Guia Tecnica Elaboracion Manuales Admvos

Gobierno del Estado de Baja California
[GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE

MANUALES ADMINISTRATIVOS]

[GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS]
Secretara de Planeacin y
Finanzas

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NDICE

Presentacin

1. Generalidades de los Manuales Administrativos

1.1 Clasificacin de Manuales

1.2 Etapas para la Elaboracin de Manuales

2. Manual de Organizacin

2.1 Contenido del Manual de Organizacin

2.2 Descripcin del Contenido

3. Manual de Procedimientos

3.1 Contenido del Manual de Procedimientos

3.2 Descripcin de Procedimientos

3.3 Diagrama de Flujo

4. Manual de Servicios al Pblico

4.1 Objetivos del Manual

4.2 Contenido del Manual de Servicios al Pblico

5. Anexos

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3

PRESENTACIN

Con la finalidad de dar cumplimiento a los principios rectores del Gobierno del Estado de Baja
California, la Secretara de Planeacin y Finanzas, con fundamento en el Articulo 24, Fracciones XIX y XX
de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado y Articulo 16 Fracciones V y VI de su propio
Reglamento Interno, se ha dado a la tarea de elaborar y difundir instrumentos, en el marco de la
modernizacin administrativa, que coadyuven al mejor funcionamiento de los programas y proyectos del
Gobierno.

La presente Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales Administrativos es una herramienta de apoyo
a la labor de quienes tienen encomendada la realizacin de estos importantes documentos normativos en
las diferentes reas gubernamentales y, por lo tanto, al cabal y oportuno cumplimiento de esta obligacin
legal, teniendo como principales objetivos:

A) Contribuir para que las Dependencias y Entidades del Sector Paraestatal cuenten con los instrumentos
administrativos previstos en sus ordenamientos jurdicos;

B) Inducir a las Dependencias y Entidades que ya cuentan con este tipo de instrumentos, a que los
mantengan permanentemente actualizados;

C) Que las adecuaciones a los mismos se realicen con apego a las reglas generales, algunas de orden
prctico y otras de orden jurdico;

D) Que las Dependencias y Entidades Paraestatales cuenten con instrumentos que describan y delimiten
con claridad los procedimientos que realizan;

E) Lograr homogeneidad en el empleo de la terminologa, que ha ido tomando connotacin especial en la
elaboracin de los proyectos administrativos que tienen relacin directa con la organizacin y
funcionamiento de las Dependencias y Entidades Paraestatales.

Por la naturaleza del contenido de los manuales administrativos, stos se pueden convertir en verdaderos
instrumentos de induccin para el personal de nuevo ingreso, en valiosas fuentes de informacin para el
personal que ya colabora en la Dependencia o Entidad Paraestatal, pero sobre todo, en una herramienta
de trabajo que imprima dinamismo, solidez y continuidad a las actividades institucionales de Gobierno.

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1. GENERALIDADES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la institucin; concentran
informacin amplia y detallada acerca de su quehacer, bases jurdicas, atribuciones, estructura orgnica,
objetivos, polticas, grado de autoridad y responsabilidad, funciones, actividades, operaciones o puestos
en general, sin duplicar los ordenamientos legales emanados del poder Legislativo o Ejecutivo, tales como
leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, etc.

1.1 CLASIFICACIN DE MANUALES

Los Manuales Administrativos reflejan en general la organizacin de la Dependencia o Entidad, y de
acuerdo a su alcance pueden ser:

1. Manual de Organizacin
2. Manual de Procedimientos
3. Manual de Servicios al Pblico.

1.2 ETAPAS PARA LA ELABORACIN DE MANUALES

Para la elaboracin o actualizacin de los Manuales Administrativos de una Dependencia o Entidad se
deben considerar las siguientes etapas:

a) Planeacin del Trabajo
b) Aplicacin de Tcnicas de Investigacin
c) Anlisis de la Informacin
d) Estructuracin del Manual
e) Validacin de la Informacin
f) Autorizacin del Manual
g) Distribucin y Difusin
h) Revisin y Actualizacin.

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2. MANUAL DE ORGANIZACIN

El Manual de Organizacin es un documento normativo que permite conocer la estructura orgnica de la
Dependencia o Entidad en su conjunto o parte de ella. Adems, define concretamente las funciones
encomendadas a cada una de las reas que integran la institucin.

Los Manuales de Organizacin por el alcance de su informacin se clasifican en:

Manual General de Organizacin.- Refleja la estructura orgnica completa de la Dependencia o
Entidad, a partir de la descripcin del primer nivel hasta los niveles operativos.

Manual Especfico de Organizacin.- Comprende las funciones y responsabilidades solamente de
un rea en especial, de acuerdo a la divisin administrativa que se tenga en la Dependencia o
Entidad, por ejemplo: Subsecretara, Direccin General, Direccin, Subdireccin, Departamento,
etc., y que debido al grado de especializacin o volumen de informacin se requiera contar con un
documento por separado.

2.1 CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

La informacin que deber contener el Manual de Organizacin deber considerar los siguientes puntos:

1. Identificacin (portada)
2. ndice
3. Introduccin
4. Directorio de Funcionarios
5. Antecedentes histricos
6. Marco Jurdico
7. Atribuciones de la Dependencia o Entidad, y en el caso de manuales especficos de la unidad
administrativa
8. Estructura Orgnica
9. Organigrama General
10. Organigrama funcional
11. Organigrama por unidad administrativa
12. Organigrama por puesto y plaza
13. Descripcin de puestos
14. Disposiciones complementarias.

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2.2 DESCRIPCIN DEL CONTENIDO

1. Identificacin (portada):

Es la cara exterior del Manual, que tiene como objetivo su identificacin a travs de los siguientes datos:

Logotipo oficial del Gobierno del Estado de Baja California al margen superior izquierdo
Nombre de la Dependencia o Entidad a que se refiere
Siglas de la Dependencia o Entidad
Titulo y extensin del Manual si es general o especfico
Niveles jerrquicos que comprende
Nmero de revisiones en su caso
rea responsable de su elaboracin
Cantidad de ejemplares impresos
Liga de internet de su publicacin
Lugar y fecha de elaboracin. (Vase grfico 1)

Grfico 1

Secretara de Planeacin y Finanzas
SPF
Manual de Organizacin General
Niveles Jerrquicos:
Seis
Segunda Revisin
Unidad Responsable de su elaboracin:
Direccin de Organizacin y Desarrollo Institucional
Ejemplares impresos: 2
Pgina de su publicacin:
www.bajacalifornia.gob.mx/bcfiscal/
Mexicali, Baja California; Julio de 2011
Junta de urbanizacin del Estado
JUEBC
Manual de Organizacin Especfico de la
Subdireccin Financiera y Administrativa
Niveles Jerrquicos:
Cuatro
Primera Revisin
www.bajacalifornia.gob.mx/junta_urbanizacion/
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2. ndice

Incluye la relacin de los diversos apartados que conforman el documento aplicndose las siguientes
indicaciones:

Dar una referencia numrica o alfabtica a cada concepto
Colocar las referencias a la izquierda de los temas y conceptos incluidos
Enunciar cada captulo con sus secciones, temas y nmeros de pgina. (Vase grfico 2)

Grfico 2

I.- Introduccin.. 1
II.- Directorio de Funcionarios.... 2
III.- Datos de la Dependencia
1-AntecedentesHistricos. 15
2-MarcoJurdico.. 17
3-Atribuciones.. 18
4-EstructuraOrgnica. 21
5-OrganogramaGeneral.... 22
IV.-
Datos de las Unidades Administrativas
1-OrganigramaFuncional..
2-OrganigramaporUnidadAdministrativa..
3-Organigramaporpuestoyplaza..
4-Descripcindepuestos..
24
30
38
48
n d i c e:
Contenido Pgina
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3. Introduccin

Es el texto que encabeza el manual y puede contener lo siguiente:

Importancia de contar con un manual
Metodologa utilizada en el desarrollo del trabajo
Contenido del documento y una breve descripcin o propsitos bsicos que se pretenden
alcanzar. (Vase grfico 3)

Grfico 3

Introduccin
El presente manual de organizacin de la ________________________________, se elabor con
el finde que estadependencia o entidad cuente con un documento que explique la manera en que
est organizada, quienes son los servidores pblicos que en sta colaboran, las unidades
administrativasquelaintegran ysusrespectivasfunciones.
La metodologa empleada para la elaboracin del manual inici a partir de consideraciones
generales como el anlisis de la documentacin existente relativa al organismo, para establecer
conclusionesparticulares deorganizacin para cadaunidad administrativa.
Con la finalidad de reforzar lo anterior, tambin se elabor un cuestionario sobre las funciones que
desempean cada uno de los jefes de las unidades administrativas conjuntamente con sus
subordinados; informacin queseconfirmdemanera aleatoria mediante entrevistaspersonales.
Una vez hecho esto, se elaboraron los organogramas y se redactaron las funciones que fueron
objetode unarevisinpor partede losjefesde lasunidades administrativas.
Este manual est dirigido a todo el personal que labora en esta institucin para que conozca con
exactitudyprecisincules sonlasfunciones quedesempea.
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4. Directorio de Servidores Pblicos

Relacin de los principales servidores pblicos del rea descrita en el manual y los cargos que ocupan
dentro de la estructura de la Dependencia o Entidad. Es conveniente que la secuencia se presente en el
mismo orden que la estructura orgnica.

ste se integra con el nombre y apellidos de los servidores pblicos que ocupan la titularidad de las
unidades administrativas que se describen en el manual, complementados con los cargos que ocupan
dentro de la estructura de la organizacin. (Vase grfico 4)

Grfico 4, Modelo de directorio de servidores pblicos (se le puede dar cualquier formato de
presentacin, siempre ycuando contenga los elementos citados).
Directorio
Nombre: Cargo Oficial:
Telfono: Estudios Acadmicos (ltimo
grado):
Numero de Fax:
Correo Electrnico:
ltimo puesto desempeado:
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5. Antecedentes Histricos

Comprende una breve descripcin de cmo se origin la Dependencia o Entidad, la Ley o Decreto que le
da sustento y los principales aspectos de su evolucin histrica hasta la actualidad. (Vase grfico 5)

Grfico 5

Antecedentes Histricos
A continuacin se describen en orden cronolgicos los acontecimientos que dieron origen al actual INDIVI
denominadoInstitutoparael DesarrolloInmobiliarioydelaViviendaparael EstadodeBajaCalifornia:
09deDiciembrede1969.
SiendoGobernador deBajaCaliforniael C. Ing. Ral SnchezDazMartell, medianteel decretoNo70, expedidopor
la H. VI Legislatura del Congreso del Estado, propone la creacin de un Organismo Descentralizado, denominado
BienesRacesdel EstadodeBajaCalifornia; sepublicael citadoDecretoenel PeridicoOficial del Estadoel 20de
Diciembredel mismoao.
07deSeptiembrede1978.
Siendo Gobernador Constitucional del Estado de Baja California el C. Roberto de la Madrid Romanda, propone el
cambiodenombre del Organismo Descentralizadodenominado Bienes Racesdel Estadode Baja California, por el
deInmobiliariadel EstadodeBajaCalifornia, cuyoobjetoprincipal fueladotacindelotesconserviciosprogresivos
yaccionesdeampliacinymejoramientodevivienda. Sepublicael Decretoenel PeridicoOficial del Estadoel 10
deseptiembredel mismoao.
.
El INDIVI se constituye en una sola Entidad Paraestatal que impulsa la promocin, realizacin de programas y
acciones de carcter estratgico en materiade Suelo, Vivienda yRegularizacin de la Tenenciade laTierra, con el
propsito de mejorar la eficiencia y ampliar la cobertura de acciones en beneficio de la poblacin del Estado. El
Decreto se publica en el Peridico Oficial del Estado el 08 de febrero de 2008, entrando en vigor a los 90 das
posterioresel 09deMayode2008.
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6. Marco Jurdico

Este apartado contiene una relacin de los ordenamientos o disposiciones legales que norman las
actividades de la Dependencia o Entidad, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Es
recomendable mencionar la fecha de publicacin en el Peridico Oficial del Estado, su vigencia y que
sigan un orden jerrquico, como se indica:

Constitucin Poltica Estatal
Leyes
Cdigos
Decretos
Reglamentos
Convenios
Acuerdos y/o circulares
Otros (lineamientos, polticas, normas, programas, etc.). (Vase grfico 6)

Grfico 6

Marco Jurdico
En este apartado se describen los principales ordenamientos Jurdico de los que se derivan y fundamenta el marco de
actuacindel Institutopara el Desarrollo Inmobiliarioy delaViviendapara el EstadodeBajaCalifornia:
ConstitucinPolticadelosEstadosUnidos Mexicanos.
D. O. 01-V-1917
ConstitucinPolticadel EstadoLibre ySoberano deBajaCalifornia.
P. O. 16-VIII-1953
LeydeAmparo.
D. O. 10-I-1936
LeyFederal del Trabajo.
D. O. 01-IV-1970
LeydeExpropiacin para el EstadodeBajaCalifornia.
P. O. 28-II-1954
LeyGeneral deBienes del EstadodeBajaCalifornia.
P. O. 31-VII-1973
LeydeUrbanizacindel EstadodeBajaCalifornia.
P. O. 20-VIII-1981
CdigoCivil del Estadode BajaCalifornia.
P. O. 30-VI-1983
LeyOrgnica delaAdministracinPblicadel Estadode BajaCalifornia.
P. O. 20-I-1986
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7. Atribuciones

Se transcriben de manera completa y textual las facultades otorgadas a la Dependencia o Entidad
incluidas en la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Estatal, Instrumentos de Creacin de Entidades
o en el Reglamento Interior. Para tal efecto, sealar el ttulo completo del ordenamiento, captulo, artculo,
inciso y texto de la misma. (Vase grfico 7)

Grfico 7

Atribuciones
El Institutoparael DesarrolloInmobiliarioy delaViviendaparael EstadodeBajaCalifornia, tienelas atribuciones
quesedescribenen el Artculo4del DecretodeCreaciny publicado enel PeridicoOficial del 08defebrero de
2008:
Artculo4.- Para el cumplimientode suobjeto, el INDIVI tendrlassiguientes atribuciones:
I. Adquirir, administrar y enajenar inmuebles por cualquier ttulo, as como el aprovechamiento para sus fines
deaquellos del dominio privadodel Estado, que el Ejecutivoleasigneenpatrimonio;
II. Promover, financiar ollevar acaboprogramas de construccindeviviendapara ventaoarrendamiento;
III. Urbanizar, fraccionar y vender terrenos que formen parte de su patrimonio, de conformidad con las
disposicioneslegalesde lamateria;
IV. Promover, financiar, construir, urbanizar, vender o recibir en arrendamiento o en administracin, desarrollos
habitacionales, industriales o comerciales, as como inmuebles para realizarlos tanto en las zonas urbanas
comoenlasrurales;
V. Realizar las obras de los desarrollos que promueva, celebrando en su caso los contratos respectivos, de
conformidad con las disposiciones legales aplicables segn la naturaleza y fuentes de los recursos
financieros;
VI. Celebrar operaciones de compra-venta, promesa, de venta, fideicomiso, asociacin en participacin,
hipoteca, arrendamiento, mandato, garantadecrditoocualesquiera otranaturalezasobre bienes muebles
einmuebles;
VII. Adquirir acciones o partes sociales de sociedades, cuya actividad est relacionada directa o indirectamente
consuobjeto, en lostrminos delanormatividad aplicable;
VIII. Obtener de las Instituciones de crdito los financiamientos que requiera para el logro de su objeto y
atribuciones;
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8. Estructura Orgnica

Es el listado de Unidades Administrativas ordenadas de tal forma que sea posible visualizar los niveles
jerrquicos de la dependencia o entidad y sus relaciones de subordinacin, tomando como punto de
partida el rea del Titular o del rgano de Gobierno en el caso de las entidades. (Vase grfico 8)

Grfico 8

Estructura orgnica
1.0 Junta Directiva
1.1 Direccin General
1.1.1Unidad de Planeacin
1.1.2Departamento Jurdico
1.1.3Unidad de Contralora Interna
1.2 Subdireccin Financiera y Administrativa
1.2.1Coordinacin Financiera y Administrativa
1.3 Subdireccin de Recaudacin
1.3.1. Coordinacin de Participacin Ciudadana
1.3.2. Coordinacin de Padrones
1.3.3. Coordinacin de Recuperacin de Cartera
1.3.4. Coordinacin de Recaudacin Zona Costa
1.4 Subdireccin de Obras y Proyectos
1.4.1. Coordinacin de Proyectos y Seguimiento
1.4.2. Coordinacin de Derramas
1.4.3. Coordinacin de Obras
1.4.4 Coordinacin Tcnica Zona Costa
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9. Organigrama General

ste se conceptualiza como la representacin grfica de la organizacin que refleja la relacin y jerarqua
que guardan entre si las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones de
autoridad, de asesora, de coordinacin, niveles jerrquicos y canales formales de comunicacin.

En este apartado, es importante resaltar que la ubicacin jerrquica de los rectngulos que contengan los
nombres de las distintas unidades administrativas, son los que determinan el grado de autoridad y
responsabilidad de las mismas dentro de la Dependencia o Entidad Paraestatal, por lo que los citados
rectngulos deben ser de tamaos iguales, esto es, no por el hecho de que un rectngulo sea ms grande,
tendr mayor importancia o viceversa.

En el diseo de los organigramas se recomienda aplicar los siguientes criterios:

a) Atender los niveles jerrquicos en el caso de una Secretara:
1. Oficina del Titular
2. Subsecretara
3. Direccin
4. Subdireccin
5. Departamento
6. Delegacin.

b) Atender los niveles jerrquicos en el caso de una Direccin de Ramo:
1. Oficina del Titular
2. Subdireccin de Dependencia
3. Departamento
4. Delegacin.

c) Atender los niveles jerrquicos en el caso de una Entidad Paraestatal cuando aplique:
1. rgano de Gobierno
2. Direccin General
3. Subdireccin
4. Departamento
5. Delegacin.

d) Utilizar nicamente rectngulos del mismo tamao en la elaboracin de los organigramas al representar
las unidades administrativas.

Incorrecto
Correcto
X
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e) Las lneas de enlace entre un rectngulo y otro nos indican las relaciones de autoridad y las unidades
de mando, por lo cual debe utilizarse la lnea continua (no debe existir ms de una lnea o terminar con
flecha).

f) La utilizacin de lneas punteadas (--------------) obedece a las relaciones de desconcentracin.

Incorrecto
Correcto
X
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Ejemplo de una Dependencia

OFICINADEL
TITULAR
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
SUBSECRETARA
DEPARTAMENTO
DEPLANEACIN
DIRECCINDE
AUDITORA
AMBIENTAL
DEPARTAMENTO
DEAUDITORA
TIJUANA
COORDINACINDE
VIDASILVESTRE
COORDINACIN
JURDICA
DIRECCINDE
IMPACTO
AMBIENTAL
DEPARTAMENTO
DEAUDITORA
MEXICALI
DIRECCINDE
GESTIN
AMBIENTAL
DEPARTAMENTO
DEAUDITORA
ENSENADA
DEPARTAMENTO
DEPREVENCIN
DELA
CONTAMINACIN
DEPARTAMENTO
DEINFORMACIN
GEOGRFICA
03 111
03 121
43 131
04 132
03 512
43 212
43 322
43 321
43 312
43 313
43 221
43 232
43 242
43 413
43 421
43 422
43 423
43 433
B=0
CF=3
B=0
CF=7
B=0
CF=1
B=3
CF=2
B=0
CF=3
B=0
CF=4
B=2
CF=1
B=1
CF=4
B=0
CF=2
B=0
CF=4
B=0
CF=1
B=0
CF=1
B=1
CF=2
B=2
CF=2
B=0
CF=2
B=1
CF=5
B=1
CF=2
B=0
CF=1
SECRETARA DE PROTECCIN AL
AMBIENTE
TOTALDEPERSONAL=73
B=23
CF=50
DIRECCIN
FORESTALYDE
FAUNA
COORDINACIN
OPERATIVADEL
CUARTEL
FORESTAL
COORDINACINDE
REASNATURALES
PROTEGIDAS
43 413
43 413
43 413
B=2
CF=2
B=9
CF=1
B=1
CF=0
DEPARTAMENTO
DEANLISIS
AMBIENTALDE
ENSENADA
DEPARTAMENTO
DEANLISIS
AMBIENTAL
TIJUANA
DEPARTAMENTO
DEANLISIS
AMBIENTAL
MEXICALI
DEPARTAMENTO
DERECURSOS
MATERIALES
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Ejemplo de una Entidad Paraestatal

DIRECCINGENERAL
INSTITUTOESTATAL
DELAGUA

DIR. DEOPERACIONY
MANTENIMIENTO
DIR. DEPROYECTOSY
CONSTRUCCION
UNIDADJURIDICA
CF=2
UNIDADDE
LICITACIONES
UNIDADDE
COMUNICACION
SOCIALYREL.
PUBLICAS
UNIDADDE
PLANEACION
DEPTO. DE
CONSTRUCCION
SUBDIRECCIONDE
OPERACION
SUBDIRECCIONDE
MANTENIMIENTO
DEPTO. DE
MANTENIMIENTO
MECANICO
DEPTO. DE
MANTENIMIENTO
ELECTRICO
DEPTO. DE
OPERACION
DEPTO. DE
PROYECTOS
DIR. ADMINISTRATIVA
YFINANCIERA
DEPTO. DE
RECURSOS
MATERIALES
DEPTO. DE
RECURSOSHUMANOS
DEPTO. DE
PROTECCION
CATODICA
DEPTO. DE
MANTENIMIENTODE
OBRACIVIL
DEPTO. FINANCIEROY
EVALUACION
PRESUPUESTAL
CF=2
CF=4
B=2
CF=1
CF=3
CF=5 CF=2
CF=6
CF=3
B=2
CF=1
CF=1
B=43
CF=1
B=12
CF=2
B=13
CF=2
B=14
CF=1
B=15
CF=1
B=4
CF=3
B=1
CF=2
B=10
CF=4
B=2
CF=2
03 101
03 124
03 126
03 108
03 134
03 125 104 115
104 123
104 119
103 109
103 135
103 110
103 137
103 111
103 112
103 113
103 114
04 102
04 104
04 118
04 106
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18

10. Organigrama funcional

Este apartado corresponde a la descripcin de las actividades inherentes a cada una de las unidades
administrativas contenidas en la estructura orgnica, que le permiten cumplir con las atribuciones que tiene
encomendadas legalmente. Cuando el manual de organizacin se refiere a una unidad administrativa en
particular, esta descripcin corresponde a las actividades que integran cada uno de los puestos. Para una
adecuada descripcin de las funciones es recomendable atender lo siguiente:

1. La descripcin de funciones se elabora por cada una de las unidades administrativas de la
estructura orgnica comprendida en el Reglamento Interno y Presupuesto de Egresos
2. Que los ttulos de las unidades administrativas sean los mismos que se sealen en el apartado de
la estructura orgnica
3. Que la descripcin de funciones siga el orden establecido en la estructura orgnica
4. Redactar primero las funciones sustantivas que corresponden a la accin bsica de cada unidad
administrativa, las funciones de las reas constituyen el conjunto de actividades afines cuya
agrupacin es general y establecen lo que debe hacerse para conseguir el objetivo de la unidad
administrativa.
5. La descripcin de funciones debe iniciar con un verbo o verbos en tiempo infinitivo que denote
accin, identificando con claridad el nivel de responsabilidad y autoridad de la unidad
administrativa en el nivel jerrquico que le corresponda. (ver el siguiente ejemplo)

Superior
Directivos
Operativos
Niveles de decisin
Titular de Dependencia
Titular de Entidad
Subsecretaria
Direccin de rea
Subdirector de rea
Jefatura de Departamento
Coordinador de rea
Subsecretaria
Delegados
Verbos
Acordar
Aprobar*
Designar*
Expedir*
Modificar
Ordenar
Promover
Regular
Remover*
Presentar
Revisar
Revocar*
Sancionar*
Controlar
Dirigir
Integrar
Organizar
Programar
Proponer
Supervisar
Actualizar
Analizar
Aplicar
Apoyar
Consultar
Coordinar
Definir
Desarrollar
Determinar
Disear
Ejecutar
Elaborar
Informar
Integrar
Notificar
Participar
Suministrar
* Exclusivas de los titulares
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Ejemplo de Organigrama funcional:

DIRECCIN DE
PLANEACIN
Asesorar a las dependencias en la
elaboracin, diseo, evaluacin y
modificacin del contenido
programtico desus programas.
Analizar e integrar el proyecto del
programa operativo anual de
administracin publica central para su
remisin al congreso del estado;
Integrar los avances programticos
trimestrales de la gestin financiera
correspondientes de la administracin
publica central, para ser remitidos al
congreso del estado.
Analizar y en su caso autorizar, las
solicitudes de movimientos presupuestales
capturados por las dependencias en el
sistema integral de presupuesto,
asegurando la congruencia del ejercicio
presupuestal con el programtico.
Analizar y en su caso validar y tramitar
ante el congreso del estado, las solicitudes
de movimientos programticos realizados
por las dependencias, asegurando la
congruencia del ejercicio presupuestal con
el programtico.
Realizar el anlisis, evaluacin y
verificacin del cumplimiento de los
avances programticos de las
dependencias centrales, para registrar el
desempeo de cada programa con relacin
al ejercicio del gasto publico y elaboracin
de los informas respectivos;
Proporcionar al congreso del estado la
informacin que solicite en materia de
programacin y que contribuya a la mejor
comprensin de las propuestas en el
proyecto de presupuesto de egresos y de
cuenta publica respectivamente.
Definir los criterios tcnicos y
lineamientos que regularn la
integracin del anteproyecto de
presupuestode egresos.
Vigilar del adecuado apego por parte
de las dependencias a los criterios y
lineamientos que regularn la
integracin del proyecto del
presupuestodel egresos.
Emitir y actualizar el catalogo de
partidas presupuestales as como otras
polticas y criterios tcnicos que
regulan el ejercicio del gasto.
Efectuar los cambios en el sistema
integral de presupuesto para adecuar
las asignaciones presupuestales a cada
ramo, de conformidad a lo autorizado
por el congreso del estado, as como
llevar el seguimiento.
Analizar las variaciones
presupuestales y determinar sus causas
e informarlos en los avances
presupuestales para la toma de
decisiones.
Revisar la vialidad financiera de las
propuestas de movimientos
presupuestales de transferencias o
ampliaciones que presentan las
dependencias.
Determinar la viabilidad financiera de
las modificaciones presupuestales de
ampliacin que solicitan los
organismos autnomos.
Tramitar ante el congreso del estado
las modificaciones presupuestales por
las dependencias.
Estimar el resultado del ejercicio
presupuestal en funcin de las
ampliaciones realizadas.
Establecer los criterios tcnicos
, polticas y esquema operativo
que deber contener el manual
de operacin para los programas
normal y descentralizado.
Celebrar reuniones de
coordinacin con los diferentes
sectores de gobierno para la
planeacin de diferentes
programas, obras y acciones de
inversin publica en el estado, as
como al interior dela secretaria.
Revisar y opinar sobre la
integracin del convenio de
desarrollo social con el gobierno
federal.
Elabora la formula y
metodologa para la distribucin
de los recursos provenientes del
ramo 33 a los municipios, de
acuerdo a las variables y recursos
asignados por la federacin con la
participacin de las reas de la
secretaria que corresponda (solo
recursos del fondo de
infraestructura social municipal.
Celebrar reuniones de
seguimiento y evaluacin de los
programas de inversinpublica.
Atender y solventar las
observaciones de la contadura
mayor de hacienda.
DIRECCIN DE
PREUSPUESTO
DIRECCIN DE
INVERSIN PBLICA
Asesorar a las entidades
paraestatales en la elaboracin
de sus programas operativos
anuales.
Impulsar que las entidades
paraestatales observen lo
establecido en los lineamientos
para la programacin y
presupuestacin del gasto publico
( en materia de programacin).
Autorizar la evaluacin
mensual, trimestral y semestral
del cumplimiento de los
compromisos establecidos en los
programas operativos anuales.
Autorizar los dictmenes
programticos de las entidades
paraestatales.
Analizar, y revisar las
propuestas de modificaciones
programticas de las entidades
paraestatales, para que sea
otorgada la aprobacin
respectiva.
Dirigir la operacin y mantener
actualizada la informacin del
sistema de programacin.
Participar en reuniones de
trabajo con personal de las
entidades paraestatales,
dependencias coordinadas de
sector normativas.
DIRECCIN DE
SEGUIMIENTO AL SECTOR
PARAESTATAL
DIRECCIN DE
DESARROLLO
INSTITUCIONAL
Participar en los mecanismos de
coordinacin interinstitucional para
dar seguimiento al marco
atribucional y a las estructuras
organizacionales de las
dependencias.
Elaborar proyectos de
modificacin a la normatividad
institucional y a las estructuras
orgnicas de las dependencias que
fomenten el cumplimiento de las
prioridades del desarrollo estatal y
del ejercicio.
Revisin y aprobacin de la
estructura organizacional y de
plazas que integran el presupuesto
por programas.
autorizar las propuestas de
modificacin a la estructura de
plazas del poder ejecutivo e
incorporarlas al proyecto de
presupuestode egresos.
Analizar y validar las propuestas
de cambio de marco normativo y a
las estructuras organizacionales de
las dependencias, as como, evaluar
el impacto en el gasto publico.
Formular y actualizar las guas
tcnicas para la elaboracin de
reglamentos internos, y manuales
administrativos del sector central
paraestatal.
Revisar y validar los proyectos de
reglamentos internos de las
dependencias que sern expedidos
por el ejecutivoestatal.
Llevar aun registro sobre la
evolucin normativa,
organizacional y de plazas de las
dependencias.
SUBSECRETARA DE
PLANEACIN Y
PRESUPUESTO
ORGANIGRAMA
SUBSECRETARA DE
PLANEACIN Y PRESUPUESTO
ADMINISTRATIVOS]
Finanzas

20

VERBOS COMUNES PARA DESCRIBIR
FUNCIONES ESPECFICAS

ADMINISTRATIVOS]
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21

11. Organigrama por Unidad administrativa

Muestra en forma particular la estructura de una unidad administrativa o rea, por lo tanto, representa la
organizacin especfica de una direccin, departamento, coordinacin, entre otros de la dependencia o
entidad.
Indica, para cada unidad administrativa, las necesidades en cuanto a puestos, as como el nmero de
plazas existentes o necesarias, tambin describe la relacin administrativa de cada una de las plazas que
la componen as como el cdigo presupuestal por unidad administrativa.
Los puestos incluidos en el organigrama por unidad administrativa debern corresponder, al nmero de
plazas existentes en el organigrama general y a los puestos de las cdulas de puestos.
Ejemplo:

Director
Ejecutivo de cuenta
Ejecutivo de cuenta
Ejecutivo de cuenta
Ejecutivo de cuenta
Asistente Ejecutiva
CF
B
CF
CF
CF
CF
General Por unidad administrativa
Direccin de
Organizacin y
Desarrollo Institucional
B=1
CF=5
20 151
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22

Ejemplo de un Organigrama por Unidad Administrativa:

ANALISTA
FINANCIERO
SECRETARIA
ANALISTA
FINANCIERO
ANALISTA DE
PROGRAMACIN
SECRETARIA
ANALISTA
ESPECIALIZADO
ANALISTA DE
PROGRAMACIN
ANALISTA DE
PROGRAMACIN
ANALISTA
ESPECIALIZADO
ANALISTA
FINANCIERO
JEFE DEL DEPTO.
SEGUIMIENTOY
EVALUACIN AL
SECTOR
JEFE DEL DEPTO.
PROGRAMACION
SECTORIAL
DIRECTOR DE
INVERSIN
SECTORIAL
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
COORD. TECNICO
ESPECIALIZADO
ANALISTA
ESPECIALIZADO
COORDINADOR
ADMINISTRATIVO
CF
B
B
B
B
CF
CF
CF
CF
CF
CF
CF
CF
CF
CF
CF
CF
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23

12. Organigrama por puesto y plaza

Indica las necesidades en cuanto a puestos y el nmero de plazas existentes para cada unidad
administrativa. Tambin se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

Ejemplo:

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24

13. Descripcin de Puestos

Contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos contenidos en la estructura orgnica
autorizada, que le permiten a la dependencia o entidad cumplir con sus atribuciones legales.

El puesto es la unidad bsica de trabajo en una estructura de organizacin. El puesto est integrado por
un conjunto de actividades y de requerimientos necesarios para llevarlas a cabo. Un puesto puede tener
una o varias plazas. Por ejemplo, podemos tener el puesto de Analista Tcnico Especializado y 25
personas trabajando en ese puesto. Se recomienda que nicamente se describa el puesto
independientemente de que exista una o ms plazas.

La descripcin de puestos es de gran utilidad, ya que se convierte en un instrumento de apoyo para el
adecuado reclutamiento y seleccin de personal. As mismo, permite conocer cules son los programas de
capacitacin que deben tener los ocupantes del puesto, y futuras evaluaciones de desempeo.

En el caso de las Dependencias los formatos utilizados correspondern a las cdulas de puestos validadas
por la Oficiala Mayor, en el caso de las Entidades Paraestatales podrn tomar como modelo el mismo
formato de acuerdo a lo siguiente:

1.Identificacin y
Ubicacin del Puesto:
Apartado que contiene
los datos necesarios
para ubicar el puesto
dentro de la estructura.
2. Tramo de control:
Apartado que identifica
la posicin jerrquica
dentro de la estructura
administrativa en
relacin con sus
superiores jerrquicos y
sus subordinados, es
decir, a quien reporta y
quien supervisa.
ADMINISTRATIVOS]
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25

Misin
Se define en funcin de su contribucin con los objetivos de la Dependencia o entidad y la unidad
administrativa de adscripcin, en concordancia con la misin del puesto inmediato superior.

Funciones
Conjunto de actividades especficas de un puesto, relacionadas entre s, que se realizan en forma
sistemtica y reiterada para el logro de objetivos institucionales. Constituyen la parte principal de una
descripcin de puestos y se definen a partir de las disposiciones jurdico-administrativas.

Estructura
gramatical a
utilizar
VERBO
Accin
OBJETO
Qu?
CONDICIN
Cmo?
PROPSITO
Para qu?
Estructura
gramatical a
utilizar
VERBO
Accin
OBJETO
Qu?
CONDICIN
Cmo?
Constatar,
supervisar y
validar
que los actos
jurdicos
registrales
se realicen con apego a la normatividad y los
procesos establecidos para su ejecucin, brindando
las certificaciones e informacin registral conducente.
3.Misin y Funciones
del puesto:
Razn de ser del
puesto y acciones que
tiene que desarrollar
para cumplir su
contribucin a los
objetivos
institucionales.

4.Entorno Operativo:
Apartado que describe
el contexto de
relaciones humanas
en el cual se
desarrollan
cotidianamente las
funciones de un
puesto y las
justificaciones de las
mismas.
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26

5.Perfil del Puesto:
Requerimientos y
especificaciones de
ocupacin para
garantizar que su
desempeo sea el
adecuado,
representando el
conjunto de
conocimientos,
experiencia,
capacidades y su
aplicacin de acuerdo
a las condiciones del
trabajo o
requerimientos
legales.
6. Responsabilidad:
Capacidad de
responder por ciertos
actos y
consecuencias, que
corresponde a la
actividad propia del
puesto y de la relacin
que guarda su
competencia con los
recursos asignados
para su desempeo o
informacin que de
ste resulta.

7.Condiciones de
Trabajo:
Determina las
caractersticas fsicas
y ambientales que
impone el puesto, as
como el riesgo que
ste implica al
desempearlo.
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27

8. Competencias:
Conjunto de
habilidades,
conocimientos,
destrezas y actitudes
que adquiere una
persona en la escuela,
la prctica o la
capacitacin; para
desarrollar una
funcin productiva
determinada, en
condiciones reales de
trabajo.
8.3 Norma Tcnica de
Competencia Laboral:
Es un estndar de desempeo
que refleja los conocimientos,
destrezas, aptitudes y actitudes
que debe poseer una persona
para ejercer una funcin
determinada, as como los
criterios de desempeo que
evidencien su cumplimiento de
acuerdo a lo esperado por la
organizacin.

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28
Sirve como patrn de comparacin del deber ser (desempeo esperado) vs desempeo real del ocupante
del puesto.
Lo que una persona debe ser capaz de hacer
La forma en que puede juzgarse si lo que hizo est bien hecho
Las condiciones en que la persona debe demostrar su aptitud y actitud.

Elaborado y autorizado por:
Nombre y cargo de la persona
que elabor y de quien autoriz
al interior de la dependencia.

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29

14. Disposiciones complementarias:

Este apartado se integra con un conjunto de disposiciones que tienen la particularidad de indicar la entrada
en vigor del manual, la periodicidad en su actualizacin, en su caso la abrogacin de un manual publicado
anteriormente y aquellos aspectos que el titular de la Dependencia o Entidad determine para la adecuada
aplicacin del Manual.

Es importante y elemental que como parte fundamental de estas disposiciones complementarias, aparezca
el o los nombres y puestos de quienes legalmente estn facultados para expedir y validar estos
instrumentos jurdicos administrativos.

As mismo es recomendable resaltar en la redaccin la liga de internet en donde estar publicado dicho
documento.

Disposiciones complementarias:
PRIMERA: El presente Manual de Organizacin del Instituto para el Desarrollo Inmobiliario y de la Vivienda
para el Estadode Baja California, entrar en vigor al da siguiente de su aprobacin por la Junta Directiva del
INDIVI.
SEGUNDA.- Lafrecuenciadeactualizacindel presenteManual deOrganizacinsercomomnimocadaao.
Dichamodificacindeberser validadapor laSecretaradeInfraestructurayDesarrolloUrbano, Secretarade
Planeacin y Finanzas, Oficiala Mayor y laContralora; y hacerla del conocimientode los servidores pblicos
queintegranel recursohumanodel INDIVI.
Tercera.- El presente Manual se dar a conocer por medios electrnicos a travs de la pagina de internet
www.indivi.gob.mx/
Dadoen la ciudad de Mexicali, Baja California, en la Sala de Juntasde esta Entidad Paraestatal, a los_____
dasdel mesde_______del aodosmil once.
A t e n t a m e n t e
DIRECTOR GENERAL
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30

3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El Manual de Procedimientos es el documento informativo donde se consignan en forma metdica los
pasos u operaciones que se deben llevar a cabo para que se cumplan adecuadamente las funciones que
se realizan dentro de una Dependencia o Entidad.

El Manual de Procedimientos describe en forma lgica, sistemtica y detallada las actividades del rea de
acuerdo a sus atribuciones para su ejecucin, sealando quin, cmo, cundo, dnde y para qu han de
realizarse. Los Manuales de Procedimientos por el alcance de su informacin se clasifican en:

Manual General de Procedimientos.- Contiene la descripcin de los procedimientos de toda
Dependencia o Entidad
Manual Especfico de Procedimientos.- Comprende las actividades a realizarse en un rea en
especial de la Dependencia o Entidad, por ejemplo: Subsecretara, Direccin General, Direccin,
Subdireccin, Departamento, etc., y que debido al grado de especializacin o volumen de
informacin se requiera contar con un documento por separado.

El Manual de procedimientos es til porque permite establecer formalmente los mtodos y tcnicas de
trabajo que deben seguirse para la realizacin de las actividades, as como precisar los responsables de
los procesos y un aspecto importante es que a travs de este documento pueden efectuarse diagnsticos
administrativos, y de esta manera eficientar y agilizar los procedimientos establecidos.

Consideraciones sobre la elaboracin del Manual

a) Cmo comenzar?

Los responsables de la elaboracin del Manual de Procedimientos, deben confirmar que se cuente con un
manual de organizacin o en su caso que se encuentre debidamente actualizado. Con este manual se
podrn identificar las unidades orgnicas que conforman la dependencia o entidad y por ende facilitarn la
identificacin de los procedimientos que se realizan en ellas.

Es importante que se convoque a una reunin con los responsables de las unidades orgnicas, con el
objeto de informarles que se proceder a elaborar el manual o en su caso a actualizarlo y solicitar el apoyo
para que proporcionen la informacin que se requiera para dicho fin.

Podr solicitarse a los titulares de las distintas unidades orgnicas que enlisten los principales
procedimientos que realizan y las polticas de operacin de los mismos, esto facilitar la recopilacin y
anlisis de la informacin.

Peridicamente se realizarn entrevistas con los titulares de las unidades orgnicas con el objeto de que
clarifiquen procedimientos y validen los avances que se tienen.

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31
3.1 Contenido del Manual de Procedimientos

La informacin que integrar el Manual de Procedimientos deber considerar los siguientes puntos:

1. Identificacin (Portada)
2. ndice
3. Introduccin
4. Listado de los procedimientos
5. Secciones por cada procedimiento y estas deben de incluir:
a) Portada que contenga el nombre del procedimiento, as como la unidad responsable de su
ejecucin
b) Contenido por procedimiento: Objetivo y partes que intervienen
c) Polticas de operacin
d) Descripcin del procedimiento.
e) Diagrama de flujo
f) Formatos utilizados en el procedimiento, as como una breve explicacin de su llenado, en
caso de llenado tcnico de campos
6. Disposiciones complementarias.


Es la cara exterior del Manual, que tiene como objetivo su identificacin a travs de los siguientes datos:

Indicar el tipo de manual

SPF
Manual de Procedimientos
Direccin de Desarrollo Institucional
JUEBC
Manual especfico de Procedimientos de la
Grfico 1
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32
2. ndice

En este apartado se presenta de manera sintetizada y ordenada los temas principales que componen el
manual.

1. Introduccin
2. Listado de los procedimientos
3. Procedimiento
3.1 Denominacin del procedimiento y unidad responsable de su ejecucin
3.2 Objetivo, areas de intervencin
3.3 Polticas de operacin
3.4 Descripcin del procedimiento
3.5 Diagrama de flujo
3.6 Formatos utilizados
4. Disposiciones transitorias.

Incluye la relacin de los diversos apartados que conforman el documento aplicndose las siguientes
indicaciones:

Dar una referencia numrica o alfabtica a cada concepto
Colocar las referencias a la izquierda de los temas y conceptos incluidos
Enunciar cada captulo con sus secciones, temas y nmeros de pgina. (Vase grfico 2)

Grfico 2

ndice
Contenido Pgina
1.-Introduccin------------------------------------------------------------------------------------- 03
2.-ListadodeProcedimientos------------------------------------------------------------------ 04
3.-Glosario------------------------------------------------------------------------------------------ 06
4.-Procedimientos-------------------------------------------------------------------------------- 08
4.1.- Denominacindel procedimientoyunidad responsable desuejecucin
4.2.- Objetivo,reasdeIntervencin
4.3.- Alcance
4.4.- Definiciones,abreviacionesysmbolos
4.5.- Listadedocumentosrelacionados
4.6.- ProcedimientosyResponsabilidades
4.7.- PolticasdeOperacin
4.8.- DiagramadeFlujo
4.9.- FormatosUtilizados
5.-DisposicionesTransitorias-----------------------------------------------------------------191
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33

3. Introduccin

En este apartado, se explica en forma clara y concisa los objetivos del manual, as como la utilizacin del
mismo y cundo se harn las revisiones, incluye un mensaje y autorizacin del titular. (Vase grfico 3)

Grfico 3

4. Listado de los Procedimientos

En este apartado, se enlistarn de manera ordenada por unidad administrativa los procedimientos que se
describirn posteriormente. (Vase grfico 4)

Grfico 4
Introduccin
Debido a la importancia que reviste la correcta implementacin de procedimientos que se realizan
dentro de la Direccin de Promocin y Afiliacin, Direccin de Gestin de Servicios as como la
Direccin de Administracin y Financiamiento del Rgimen de Proteccin Social en Salud de Baja
California, se elaborel manual de procedimientos, al cual se le realizarn revisiones y
actualizacionesperidicas, conel objetivodeeficientizar mtodos ytcnicasdetrabajo.
El presente documentos va dirigido a todo el personal del REPSSBC, el cual colabor en la
elaboracinde ladescripcinexactadeprocedimientos.
La colaboracin eficiente y oportuna en el cumplimiento de los lineamientos de este manual, se
traducirenel logro delamejora continuadelos serviciosofertados.
Listado de procedimientos del Repss
Direccin de Promocin y Afiliacin
I.Promocin del Seguro Popular
II.Orientacin
III.Afiliacin y Reafiliacinal Seguro Popular
IV.Resguardo de expedientes
V.Validacin del padrn Estatal
VI.Incorporacin de Familias Migrantes al padrn Estatal
VII.Incidencias al padrn
VIII.Homologacin de nombres de colonias y localidades
Direccin de Gestin de Servicios de Salud
I.Validacin de cobro de servicios otorgados a los usuarios del seguro popular
II.Validacin de Expedientes de Gastos Catastrficos
III.Evaluacin y Autorizacin de Proyectos Innovadores
IV.Producto no Conforme
V.Aplicacin de Cdula de Requerimientos Mnimos
VI.Revisin de Servicios Otorgados
Direccin de Administracin y Financiamiento
I.Baja del Trabajador
II.Alta de personal
III.Elaboracin de nomina
IV.Solicitud de vacaciones
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34

5. De los procedimientos

Cada uno de los procedimientos que se enlisten y figuren en el manual deber contener lo siguiente:

a) Portada y nombre: en este apartado se describe el procedimiento as como la unidad
responsable de su ejecucin. El nombre que se le asigne para distinguirlo, deber
corresponder con la funcin o actividad que se describa, debe iniciar en verbo operativo o
sustantivo.

Ejemplo:

Integracin de la bitcora del suministro de combustible y lubricantes de
los vehculos oficiales.

b) Objetivo y partes que intervienen: Expresa claramente el resultado que se busca obtener al
realizar las actividades y operaciones que integran el procedimiento e inicia con verbo en
infinitivo.

En la redaccin de los objetivos es necesario considerar lo siguiente:

- Evitar el uso de palabras que puedan entenderse en dos o ms sentidos.
- Excluir adverbios de tiempo, lugar o modo, que denoten imprecisiones, por ejemplo: mucho,
poco o de gran responsabilidad.

Ejemplo:

Procedimiento: Elaboracin del programa de actividades

Objetivo: Establecer las operaciones necesarias para formular el
programa anual de actividades, as como orientar a los directores de rea
para posicionar resultados en su programa.

Partes que intervienen: Enumeracin de las unidades o puestos que intervienen en la ejecucin del
mismo.

Ejemplo:

Unidades Orgnicas que intervienen en el procedimiento de
formulacin de Presupuesto:
Direccin General
Direccin de Programacin Presupuestos
Direcciones de rea

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35

c) Polticas de Operacin: Describen los lineamientos especficos a los que se sujeta la
realizacin de una actividad o procedimiento, orienten la realizacin de las actividades sin
tener que consultar los niveles jerrquicos superiores y deben redactarse en afirmativo e
iniciar con sujeto y verbo en futuro.

Ejemplo:

La documentacin comprobatoria se recibir siempre y cuando cumpla
con los requisitos fiscales y de control interno establecidos.

d) Descripcin del Procedimiento: Es la explicacin escrita, en forma lgica y secuencial,
de cada una de las actividades u operaciones a realizar dentro de un procedimiento,
expresa el orden en que se desempea el trabajo y seala quienes son los responsables
de su ejecucin.

Para su redaccin y presentacin:

1. Cada actividad inicia con un verbo conjugado en tercera persona del singular en
tiempo presente (entrega, recibe, revisa).

Ejemplo:

Obtiene del archivo cronolgico permanente, el Contrato de prestacin de servicios
profesionales un tanto, y elabora el Cuadro de control de pagos en original, en el cual
registra la Dependencia o Entidad auditada y el nmero de pagos convenidos y
archiva de manera cronolgica permanente ambos documentos.

2. La redaccin de cada actividad ser clara, precisa y responder a las preguntas
quin lo hace?, qu hace?, cmo? y para qu se realiza la actividad?

Ejemplo:

(Quien lo hace?) Direccin General de Auditoria

(Qu hace?) Obtiene del archivo cronolgico permanente, el Contrato de prestacin
de servicios profesionales un tanto

(Cmo?) Elabora el Cuadro de control de pagos en original

(Para qu?) En el cual registra la Dependencia o Entidad auditada y el nmero de
pagos convenidos y archiva de manera cronolgica permanente ambos documentos a
fin de llevar el control de los mismos.

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36

3. Todas las actividades descritas debern ser numeradas de manera secuencial; en
el caso de la pregunta se escribe sin nmero, posteriormente la numeracin
contina en las opciones derivadas de esa pregunta.

Ejemplo:
1- Obtiene del archivo cronolgico permanente, el Contrato de prestacin de
servicios profesionales un tanto, y elabora el Cuadro de control de pagos en
original, en el cual registra la Dependencia o Entidad auditada y el nmero
de pagos convenidos y archiva de manera cronolgica permanente ambos
documentos.
2-

4. Cuando una actividad indique la toma de decisiones derivada de las operaciones
de revisin, verificacin y anlisis, se deben sealar las diferentes alternativas o
cursos que puede tomar un procedimiento.

Ejemplo:
En caso de estar correcta:

Elabora el Oficio de solicitud original y copia, dirigido al titular de la Dependencia o al
Director General de la Entidad, y en su caso, al Jefe de la Unidad Administrativa de la
Contralora General, a fin de que tramite el pago de los honorarios del Auditor Externo
y recaba en ste la firma del Director General de Auditoria Gubernamental.

En el caso de estar incorrecta:

Regresa documentacin para su correccin

Siempre que existan alternativas de decisin debe formularse la pregunta que dar respuesta a las
decisiones. Asimismo, cuando se redacten se utilizarn trminos como si, cuando, en caso, etc.

5. Indicar el origen de los documentos (recibe, obtiene o elabora) y su destino o
trayectoria (enva, turna, archiva o desecha). El uso del trmino TURNA, se utiliza
cuando envan documentos internamente y el de ENVIA es para los casos en que
se manda la documentacin fuera de la organizacin.

Ejemplo:
Enva Oficio de solicitud y la Factura de honorarios originales al titular de la
Dependencia o al Director General de la Entidad, y en su caso al Jefe de la Unidad
Administrativa de la Contralora General y archiva de manera cronolgica permanente
la copia del Oficio de solicitud como acuse de recibo, en el Expediente de control de la
auditora.

Cuando en la descripcin narrativa se mencione el nombre de un documento, la primera letra del nombre
deber ir en mayscula y en caso de que tenga clave, sta se colocar entre parntesis, asimismo deber
remarcarse en letras negritas el nombre del documento.

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37
Cuando una actividad implique utilizar un formato, se anotar su nombre, se har referencia a la
trayectoria de su trmite y al nmero de copias.

6. La descripcin del procedimiento se presenta en tres columnas, la primera seala
el nmero de actividad, la segunda al responsable de su ejecucin y la tercera la
actividad a desarrollar.

7. Al final de cada descripcin se indicar quien elabor, quien revis y quien
autoriz.

Elabor Revis Autoriz
XXXXXXXX XXXXXX XXXXX
Cargo Cargo Cargo

8. Al finalizar la descripcin narrativa de los procedimientos es conveniente agregar
la frase: Fin del procedimiento.

No. de
Actividad
Responsable de su
ejecucin
Actividad a Desarrollar
4 Direccin
General de
Auditoria
Registra en el Cuadro control de pagos original, el pago tramitado y lo archiva de
manera cronolgica permanente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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38

Ejemplo de una descripcin de procedimiento

NOMBREDE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD
Descripcin del Procedimiento
Fecha: 27de Julio de 2011
Hoja: 1/1
Direccin:
Departamento:
Nombre del procedimiento: Emisin de Nomina
No. de
Actividad
Responsable de su
ejecucin
Actividad a Desarrollar
1 Direccin General
de Auditoria
Obtienedel archivocronolgicopermanente, el Contrato de prestacinde servicios profesionales un tanto, y
elabora el Cuadro de control de pagos en original, en el cual registra la Dependencia o Entidad auditada y el
nmero de pagos convenidos y archiva de manera cronolgica permanenteambos documentos.
Pasael tiempo.
2 Direccin General
de Auditoria
En caso de estar correcta:
Elabora el Oficio de solicitud original y copia, dirigido al titular de la Dependencia o al Director General de la
Entidad, y en su caso, al Jefe de a Unidad Administrativa de la Contralora General, a fin de que tramite el pago de
los honorarios del Auditor Externo y recaba en ste la firma del Director General de Auditoria Gubernamental.
En el caso de estar incorrecta:
Regresa documentacin para su correccin
3 Direccin General
de Auditoria
Enva el Oficio de solicitud y la Factura de honorarios originales al titular de la Dependencia o al Director
General de la Entidad, y en su caso al Jefe de la Unidad Administrativa de la Contralora General y archiva de
manera cronolgica permanente la copia del Oficio de solicitud como acuse de recibo, en el Expediente de
control de la auditora.
4 Direccin General
de Auditoria
Registra en el Cuadro control de pagos original, el pago tramitado y lo archivade manera cronolgica
permanente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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39

e) Diagrama de Flujo: Es la representacin grfica de un procedimiento, el cual refleja el
desarrollo de las actividades, indicando a los responsables de su ejecucin.

En los procedimientos que integran el Manual deber existir congruencia entre la parte
narrativa y los diagramas de flujo, es decir, que una actividad se vea reflejada en ambos
apartados.

Para su diseo y redaccin:

Se utiliza una simbologa especial
Es necesario establecer claramente las actividades que integran el curso normal del
procedimiento, sin incluir situaciones espordicas
Las actividades de los procedimientos se muestran de izquierda a derecha, desde la parte
superior de la hoja. Se indican los responsables de ejecutar las actividades; as como su
secuencia a travs de flechas
Las actividades se expresarn en forma breve y precisa, e iniciarn con un verbo en tiempo
presente, conjugado en tercera persona del singular (recibe, archiva, turna, etc.).

Notas para el diseo de los diagramas de flujo:

Cada diagrama tendr un encabezado con el nombre de la Dependencia o Entidad, del rea
Responsable y del Procedimiento.
El inicio del procedimiento y el final del mismo se representa con el siguiente smbolo:

Es conveniente no mezclar en un mismo lado del smbolo varias lneas de entrada y salida.

Ejemplo:

Inicio Fin
Incorrecto Correcto
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40
Por claridad, no debe haber ms de una lnea de unin entre dos smbolos.

Ejemplo:

Las lneas de unin se deben representar mediante lneas rectas; en caso necesario se utilizan
ngulos rectos.
Ejemplo:

Para efectos de presentacin, es recomendable que los smbolos tengan tamao uniforme, salvo
el caso que se requiera hacer resaltar alguna situacin especial.
Ejemplo:

ON
ON 0
Incorrecto Correcto
RECIBE Y REALIZA
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO
DE RECURSOS
HUMANOS
ON 0
ELABORA Y TURNA
ON
RECIBE Y REALIZA
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO
DE RECURSOS
HUMANOS
ELABORA Y TURNA
ON= OFICIODE
NOTIFICACIN
ON= OFICIODE
NOTIFICACIN
O
O
Incorrecto Correcto
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41
En cuanto a su contenido y/o uso:

La redaccin del contenido en el smbolo de una actividad que incluya un documento debe ser
representada como el siguiente ejemplo: Recibe de la Unidad Administrativa el Oficio de
notificacin en original, analiza, y determina su procedencia.

Si existen varios tantos de un documento, el original se tiene que identificar con la letra Oy las
copias mediante dgitos 1, 2,3, etctera. Es recomendable hacer esta anotacin en el extremo
inferior derecho del smbolo:
Ejemplo:

El contenido del smbolo conector puede ser alfabtico o numrico, y debe ser igual en los
conectores de entrada y salida.
Ejemplo:

Cuando se archive o se obtenga un documento del archivo, la lnea de flujo saldr del documento,
no de la actividad.
Ejemplo:

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42

Si el diagrama de un procedimiento requiere de 2 o ms pginas, es recomendable utilizar el
conector de pgina, poniendo un conector de salida para la pgina que termina y uno de entrada
para la que inicia.
Ejemplo:

Al final de cada diagrama se indicar quin elabor, quien revis y quien autoriz, incluyendo su
nombre y cargo

Elabor Revis Autoriz
XXXXXXXX XXXXXX XXXXX
Cargo Cargo Cargo

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43

Simbologa para la Elaboracin de Diagramas de Flujo

Los diagramas que se recomiendan son los de formato columna o panormico, en el que se presenta el
flujo o secuencia de las operaciones en su totalidad y cada puesto o unidad administrativa corresponde
segn sea el caso a una sola columna.

Para facilitar su elaboracin se recomienda utilizar el programa iGrafx con el propsito de lograr
uniformidad en el manejo de diagramas, se plantea la simbologa ANSI, la cual ha demostrado su utilidad
prctica a la administracin pblica.

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44
Ejemplo de Diagrama de flujo:

CONTRATO COTIZ..
T.REF.O.
COTIZ..
T.REF.O.
T.REF.O
AUTO.
OF.SOL.
AUTO.
AUTO.
AUTO.
LISTA LISTA.
CADASEXENIO SE
ELABORA EL PLAN
ESTATAL DE
DESARROLLO, CON LAS
ESTRATEGIAS PARA EL
MISMO.
ELABORACIN DE PROYETOS Nombre del procedimiento:
Unidad
Administrativa:
Direccin de Infraestructura
Elaboracin:
TITULAR SIDUE
Julio,2011
Hoja
1
de
2
Diagrama de
Flujo
EL TITULAR SE REUNE
CON LOS DIRECTORES
DECADA AREA Y LES
PIDE QUE PRESENTEN
UNALISTA DE OBRA
NECESARIA PARA
LASOCIEDAD
EL DIRECTOR SE
REUNECON EL JEFE
DENORMATIVIDAD Y
EL JEFE DE PROYECTOS
PARA REALIZAR
LALISTA DE OBRAS
INICIO
Fecha de
1 3 4
PROP.O. = PROPUESTA DE OBRA
OF.SOL.= OFICIO DE SOLICITUD
AUTO. AUTORIZACIN
T.REF.O.= TERMINOS DE REFERENCIA DE OBRA
COTIZ.= COTIZACIN
PAQ.INFO.= PAQUETE DE INFORMACIN
EXP.= EXPEDIENTE
A.PYTO.= AVANCE DEL PROYECTO
T.PAGO= TRMITE DE PAGO
OF.TM.O.= OFICIODE TERMINACION DE OBRA
SEREALIZAN MESAS
DETRABAJO CON EL
CONSEJO ESTATAL DE
INFRAESTRUCTURA
CON EL FIN DE
ESTABLECER OBRAS
YACCIONES .
2
PROP.O.
EL DIRECTOR
PRESENTA AL TITULAR
LASPROPUESTAS
DEOBRAS
5
PROP.O.
SEREALIZA MESA DE
TRABAJO Y SE
PRESENTA LA
PROPUESTA DE
TODAS LAS
DIRECCIONES
6
PROP.O.
EN MESAS DE TRABAJO
SEDECIDE QUE
DEPENDENCIA SERA
EJECUTOR( A NIVEL
ESTADO O MUNICIPIO)
7
PROP.O.
EL TITULAR DECIDE
EINFORMA AL
EJECUTOR DE LA
OBRA(A NIVEL
SECRETARIA)
8
DIRECCIN DE
INFRAESTRUCTURA
OFICIO
SEREALIZA LA
SOLICITUD DEL
NOMBRE DE LA OBRA
CON MONTOS
AUTORIZADOS
9
OFICIO
SEENVIA AL DIRECTOR
DEINFRAESTRUCTURA
PARA SU FIRMA
10
OFICIO
SEENVIA EL OFICIO
AL ARCHIVO Y LO
DESPACHA
11
DIRECCIN DE
INVERSIN
SECTORIAL
OFICIO
SEPASA DEL ARCHIVO
ALA DIRECCIN DE
INVERSIN SECTORIAL
12
OFICIO
RECIBE OFICIO Y SE
TURNAAL JEFE DE
PROGRAMACIN PARA
SU ANALISIS Y REVISION
13
OF.SOL.
ELABORA OFICIO DE
SOLICITUD Y
AUTORIZACION DEL
RECURSO A LA SPF
14
OF.SOL.
SEDA DE ALTA EL
NOMBRE DE LA OBRA
EN EL SINVP
15
OF.SOL.
ENVIA EL OFICIO DE
SOLICITUD Y
AUTORIZACION DEL
RECURSO A LA SPF
FIRMADO POR EL
DIR. DE INV. SECTORIAL
16
SEFONDEA LA OBRA
17
OBRA
SEAPRUEBA LA
OBRAEN EL SINVP
18
OFICIO
SEGENERA UN OFICIO
EN EL OFICIO DEL SINVP
DEAPROBACIN DE
LAOBRA A LA SPF, Y LO
FIRMA ELECTRONICO,
SECRETARIO Y
SUBSECRETARIO DE SPF
19
PROYECTO
REVISA EL DIRECTOR
DEINFRAESTRUCTURA
YEL JEFE DE ESTUDIOS
YPROYECTOS EL
MONTO Y LOS ALCANCES
DEL PROYECTO
20
PROYECTO
EL JEFE DE ESTUDIOS
YPROYECTOS, LE
COMUNICAA UN
ANALISTA CUALES SON
LOSALCANCES
21
EL ANALISTA REALIZA
LOSTERMINOS DE
REFERENCIA
22
T.REF.O.
ANALISTA PASA LOS
TERMINOS DE
REFERENCIA AL JEFE
DEDEPARTAMENTO Y
AL DIRECTOR
23
T.REF.O
EL DIRECTOR Y ELJEFE
DEESTUDIOS Y
PROYECTOS REVISAN
LOSTERMINOS Y LE DAN
Vo.Bo.
24
T.REF.O.
SEENVIA INFORMACIN
DETERMINOS DE
REFERENCIA DEL
PROYECTO AL
CONTRATISTA PARA SU
COTIZACIN
25
EL CONTRATISTA ENVIA
AL DIRECTOR/JEFE DE
ESTUDIO Y PROYECTOS
SU COTIZACION
PARA REVISION
26
EL DIRECTOR REVISA
EL PRESUPUESTO Y
LEDA EL Vo.Bo.
27
COTIZ..
T.REF.O.
SEPASA INFORMACION
DECOTIZACION Y
LOSTERMINOS DE
REFERENCIA AL COORD.
DECONT. Y SEGUIM.
PARA REVISION DEL
FORMATO DEL PRESUP.
28
OFICIO
SEENVIA OFICIO AL
AREA DE SERVICIOS
TECNICOS PARA
REALIZAR LA
CONTRATACION SEGN
CORRESPONDA
29
DIRECCIN DE
OBRAS Y SERVICIOS
TCNICOS
PAQ.INFO.
SEREALIZA EL TRAMITE
DECONTRATACION,
VERIFICANDO QUE
LOSDATOS DEL
CONTRATISTA SEAN
LOSCORRECTOS
31
PAQ.INFO.
SEENVIA INFORMACION
DEL PROYECTO, EL
DICTAMEN DE
JUSTIFICACION PARA
SU CONTRATACION AL
AREA DE SERVICIOS
TECNICOS
30
CONTRATO.
SEELABORA EL
CONTRATO DE
SERVICIO
32
CONTRATO.
SELE COMUNICA AL
CONTRATISTA QUE PASE
AFIRMAR EL CONTRATO
33
CONTRATO.
SEELABORA
OFICIO DE
CONTRATACIN
34
PAQ.INFO.
SEENVIA EL PAQUETE
DELA INFORMACION
RECOPILADA A LA
DIRECCION DE INV.SEC.
PARA FIRMA DEL SRIO.
35
OFICIO
ENVIA EL OFICIO Y EL
CONTRATO PARA LA
FIRMA DEL SECRETARIO
36
OFICIO
SEENVIAN COPIAS
DEL OFICIO A LAS
DIFERENTES AREAS
INVOLUCRADAS
37
CONTRATO
SELE NOTIFICA AL
DIRECTOR QUIEN VA A
EJECUTAR LA OBRA, QUE
EL CONTRATO ESTA
FIRMADO POR MEDIO DE
UNACOPIA DEL OFICIO
DECONTRATACION
38
COPLADE
A
ADMINISTRATIVOS]
Finanzas

45
f) Formatos utilizados en el procedimiento, as como una breve explicacin de su
llenado en el caso del llenado tcnico de campos: Deber presentarse un ejemplar de
cada uno de los formularios que se utilicen en las distintas operaciones del procedimiento.

Ejemplo:

FORMATO 2
UNIDAD ADMINISTRATIVA NIVEL UNIDAD ADMINISTRATIVA NIVEL MODIFICACION OBSERVACION
ESTRUCTURA ACTUAL ESTRUCTURA PROPUESTA JUSTIFICACION
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD PARA ESTATAL
COMPARATIVO DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA ESTRUCTURA ACTUAL Y LA ESTRUCTURA PROPUESTA
NOMBRE DEL FORMATO:
"COMPARATIVO DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
ESTRUCTURA ACTUAL Y LA ESTRUCTURA PROPUESTA"
OBJETIVO:
Realizar el anlisis comparativo entre las unidades administrativas
autorizadas en Reglamento Interno y las propuestas, a fin de
identificar aquellas de nueva creacin, cancelacin, cambio de
adscripcin y/o denominacin, as como una breve explicacin en
cada caso.
No. D E C O N C E P T O S E D E B E A N O T A R
1.- Nombre de la Dependencia o
Entidad:
La denominacin de la Dependencia o Entidad, de conformidad a la
Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado y a su
Reglamento Interno o al decreto de su creacin.
2.- Estructura actual:
Nombre de las unidades administrativas, de conformidad al
Reglamento Interno vigente.
3.- Estructura propuesta:
Nombre de las unidades administrativas que se proponen. Su
descripcin deber guardar congruencia con la escala jerrquica
autorizada oficialmente; de ah que si existe una unidad
administrativa de nueva creacin se dejar un especio en la
estructura autorizada, para describir posteriormente la unidad
administrariva que se propone.
4.- Nivel:
Ubicar a la unidad administrativa en los niveles de los rangos
salariales existentes.(21.- Secretario de Ramo, 20.- Subsecretario,
19.- Director de Area, 18.- Subdirector, 17.- Jefe de Departamento).
5.- Modificacin:
En todos los casos es necesario especificar el movimiento que se
realiza, el cual solamente puede ser uno de los que se enlistan a
continuacin: Sin cambio, Cancelacin, Creacin, Cambio de
Denominacin, Cambio de Adscripcin, Renivelacin.
Nota: En los casos de cambios de adscripcin, ser necesario indicar de donde proceden o a donde van.
6.- Observacin:
En los casos que se requiera se debe describir la modificacin a la
estructura dando una breve expliacin.
FORMATO 2
INSTRUCTIVO DEL LLENADO
LLENADO DEL FORMATO 2
ADMINISTRATIVOS]
Finanzas

46

6. Disposiciones complementarias


instrumentos jurdico-administrativos.

documento.

Disposiciones Complementarias
Primera.-El presenteManual deProcedimientos dela_____________________entrarenvigor
apartir del da siguientede suaprobacin por el rgano deGobierno y
Segunda.-Este documento tendr vigencia a partir de su autorizacin en Junta Directiva y deja
sin efecto a los expedidos en fechas anteriores, as como todos aquellos documentos que se
opongan al mismo.
Tercera.- El presente Manual se dar a conocer por medios electrnicos a travs de la pagina
deinternet www.bajacalifornia.gob.mx/junta_urbanizacion/.
Dadoenlaciudad deMexicali, BajaCalifornia, enlaSaladeJuntas de estaEntidadParaestatal,
alos_____ dasdel mes de_______ del ao dos mil once.
Atentamente
Director General
ADMINISTRATIVOS]
Finanzas

47

4. MANUAL DE SERVICIOS AL PBLICO

El Manual de Servicios al Pblico integra informacin real y concisa acerca de los servicios que una
Dependencia o Entidad proporciona al pblico y de los trmites y la forma en que se desahogan.

Este Manual debe ser un documento de fcil consulta con informacin clara, redaccin sencilla y evitar
usar trminos tcnicos que dificulten la comprensin de los usuarios.

Los servicios al pblico pueden considerarse como aquellos que las Dependencias o Entidades prestan o
producen, en el desarrollo de sus funciones, para atender las demandas de los usuarios que acuden a las
oficinas pblicas a ejercer sus derechos o a cumplir con sus obligaciones.

4.1 Objetivos del Manual

Situar en un documento informacin real, referente a los diversos servicios que la Dependencia o
Entidad proporciona, as como de los requisitos y trmites que el pblico solicitante debe realizar
para obtenerlos

Proporcionar a las reas encargadas de atender al pblico un documento que sirva de gua para
orientar e informar correctamente a los usuarios de los servicios

Contribuir en la relacin que existe entre las Dependencias o Entidades y el usuario, ya sea en el
ejercicio de sus derechos o en el cumplimiento de sus deberes

Difundir a la poblacin en general, los servicios que se proporcionan en las diferentes
Dependencias o Entidades.

4.2 Contenido del Manual de Servicios al Pblico

El Manual de Servicios al Pblico vara de acuerdo con la naturaleza y los objetivos de cada Dependencia
o Entidad, por lo que se aconseja observar las siguientes recomendaciones respecto a su contenido:

2. ndice
3. Introduccin
4. Cuerpo del Manual
5. Disposiciones complementarias

ADMINISTRATIVOS]
Finanzas

48


En este apartado se compilan los datos que describen de manera general el tipo de manual y la
dependencia o entidad a la que pertenece.

Se incluyen los siguientes datos:

Indicar el tipo de manual

SPF
Manual de Servicios al Pblico
Direccin de Desarrollo Institucional
JUEBC
Manual de Servicios al Pblico
ADMINISTRATIVOS]
Finanzas

49

2. ndice o Contenido

En este apartado se presenta de una manera sintetizada y ordenada los temas principales que componen
el manual.

3. Introduccin

En este apartado, se explica en forma clara y concisa los objetivos del manual, as como la utilizacin del
mismo y cundo se harn las revisiones, incluye un mensaje y autorizacin del titular.

NDICE
Pgina
Introduccin.......2
Servicio de Libertad de Gravamen....3
Servicio de Recuperacin...................5
Servicio de Convenio de Pago de Obras de Urbanizacin....7
Introduccin
El presente Manual de Servicios de La Junta de Urbanizacin del Estado de Baja California, se elaboro con la
finalidad de servir como un instrumento de apoyo que integre los diferentes servicios que la Junta de Urbanizacin del
Estadoofrecealasociedad,propiciandodestamanerael accesooportunoalamisma.
Para su elaboracin se cont conla participacin del personal que directamente presta los servicios al pblico, la
colaboracin del departamento jurdico para la confirmacin de los fundamentos jurdicos, la autorizacin del titular del
organismo, la elaboracin del manual y el seguimiento del proceso de validacin y autorizacin por la Subdireccin
Financiera y Administrativa ante los organismos normativos de Gobierno del Estado y Junta Directiva. La revisin de ste
documentoserealizardeformaanual,as comodeacuerdoalasnecesidadesdel organismo.
La JuntadeUrbanizacindel Estadode BajaCalifornia, esun organismopblicodescentralizadodel Ejecutivo del
Estado, conpersonalidadjurdicaypatrimoniopropio, OrganizadoyestructuradoenlostrminosdelaLeydeUrbanizacin
del Estado y a cargo de un Director General el cual cuenta con las atribuciones conferidas dentro del citado ordenamiento
jurdico; la cual tiene por objeto ejecutar las obras de urbanizacin bajo el sistema plusvala y de cooperacin, as como
para gestionar y contratar lo relativo a la ejecucin de dichas obras y concurrir ante organismos e instituciones privadas y
autoridadesFederales,EstatalesyMunicipalesparacoordinarseenlaejecucindelasmismas.
Este manual est dirigido al pblicoen general, usuariosde los servicios que prestala Junta deUrbanizacin del
Estado, as como a los titulares del organismo para el acceso prctico y oportuno a la informacin de los servicios
actualizadosquebrindael organismo, paralaadecuadatomadedecisionesaquehayalugar; as mismoestdirigidoatodo
el personal que labora en la Juntade urbanizacin del Estado de Baja California, debido a que la implementacin de ste
documentopermiteeficientarel quehacergubernamental destaentidad.
Atentamente
Director General
ADMINISTRATIVOS]
Finanzas

50
4. Cuerpo del Manual

En este apartado se desarrollar la descripcin de los servicios que proporcionan las diferentes reas de
atencin de la dependencia o entidad como parte central o sustancial de este manual.

Para su correcta y clara descripcin se debern considerar los siguientes puntos:

1. Nombre del trmite o servicio
2. Objetivo del trmite o servicio
3. rea responsable
4. Oficina que realiza el trmite o servicio
5. Costo
6. Tiempo de respuesta
7. Ubicacin del rea de atencin y telfonos
8. Horario
9. Fundamento jurdico-administrativo
10. Requisitos para solicitar el servicio
11. Formatos a utilizar
12. Comprobante a obtener
13. Vigencia.
14. Procedimiento a seguir

1. Nombre del trmite o servicio.- Corresponde a la identificacin del servicio proporcionado,
deber iniciar con verbo operativo o sustantivo y sealarse de acuerdo con la accin que
desarrolla el usuario, por Ejemplo: Solicitud de copia certificada de acta de nacimiento,
Obtencin de beca a la excelencia educativa, etc.

Ejemplo:

2. Objetivo del Servicio.- Indica la finalidad de la ejecucin del trmite para obtener el servicio.
Debe ser una explicacin clara y no tcnica, que contiene una breve descripcin de la situacin de
las conductas o acciones que el gobierno a travs de este trmite, trata de controlar o normar.
Ejemplo: En el trmite de solicitud de copia certificada del acta de nacimiento, la finalidad de este
servicio es tener certeza jurdica de la nacionalidad del interesado.

Ejemplo:

Nombre del servicio
Solicitud de Libertad de Gravamen
Objetivo del servicio
Que el usuario obtenga el documento que lo libera de adeudo de impuestos de plusvala o de cuotas
de cooperacin de obras ante la JUEBC, para que pueda realizar actividades de construccin, ceder,
traspasar, vender, hipotecar o subdividir su predio.
ADMINISTRATIVOS]
Finanzas

51
3. rea Responsable.- Es el rea a la cual est adscrita la oficina que proporciona el servicio o
realiza el trmite, de acuerdo a la estructura orgnica vigente de la Dependencia o Entidad.

Ejemplo:

4. Oficina que realiza el Servicio.- El nombre del rea en donde se lleva a cabo el trmite para
recibir el servicio, de acuerdo a la estructura orgnica vigente de la Dependencia o Entidad.

Ejemplo:

5. Costo.- Indica el importe que debe cubrir el usuario para que se le otorgue el servicio y realizar el
trmite correspondiente.

Ejemplo:

6. Tiempo de Respuesta.- Es el lapso de tiempo que requiere la oficina responsable para atender la
solicitud del interesado y brindar el servicio, es decir, el proceso total del trmite. Este deber ser
expresado en meses, semanas, das, horas, minutos, etc.

Ejemplo:

7. Ubicacin del rea de atencin, telfonos y portal de internet.- Seala el domicilio completo
del rea (calle, nmero, colonia, cdigo postal, telfono de la oficina y portal de internet, en su
caso) a donde acudir el usuario para realizar el trmite u obtener mayor informacin.

Ejemplo:

Area Responsable:

Subdireccin de Recaudacin
Oficina que realiza el servicio
Coordinacin de Padrones
Costo:

$62.26
Tiempo de Respuesta:
7 minutos
Ubicacin del rea de atencin, telfonos y Portal de Internet:
Calzada Independencia y Calafia, Plaza Baja California, Locales 2 y 4 A, Mexicali, Baja California. Telfono 5-557-
19-76
http://www.bajacalifornia.gob.mx/junta_urbanizacion/
ADMINISTRATIVOS]
Finanzas

52

8. Horario de Atencin al Pblico.- Es el lapso de tiempo en que puede presentarse el usuario a
realizar el trmite para obtener el servicio. Este deber indicar los das y en su caso los turnos de
atencin, si hubiera ms de uno.

Ejemplo:

9. Fundamento Jurdico-administrativo.- Es la base legal especfica que le atribuye al rea
responsable la prestacin del servicio. Este deber considerar toda la normatividad jurdica que
faculta para tal fin desde la Constitucin, en su caso, hasta los lineamientos y polticas
administrativas aplicables.

Ejemplo:

10. Requisitos para solicitar el servicio.- Seala la documentacin o condiciones que debe cumplir
el interesado para realizar el trmite. Es importante especificar el tipo de documento que se
solicita y la cantidad, es decir, originales, copias simples, copias certificadas, etc. En el caso de las
fotografas deber especificarse el tamao, cantidad y las caractersticas necesarias. Por ejemplo:
Tamao infantil, blanco y negro, etc.

Ejemplo:

Horarios:
Lunes a Viernes de 8:00 am a 4:00 pm y sbados de 9:00 am a 12:00 pm
Fundamento Jurdico:

Se cobra en base al artculo 18 inciso f) de la Ley de Ingresos para el Estado de Baja California, el monto a
liquidarse por el servicio.
Requisitos:

El Certificado de Libertad de Gravamen que expide el Municipio en las Oficinas de Catastro Municipal.
ADMINISTRATIVOS]
Finanzas

53
11. Formatos a utilizar.- Se refiere a enunciar el nombre y clave de los formatos necesarios para
realizar el trmite. Es importante que las Dependencias y Entidades que cuenten con pgina Web,
pongan a disposicin de los usuarios dichos formatos, a fin de facilitar y agilizar su atencin.

Ejemplo:

12. Comprobante a Obtener.- Es el (los) documento(s) final(es) que recibir el usuario al realizar el
trmite para obtener el servicio solicitado, por ejemplo: Ttulo Profesional, Acta de Examen
Profesional, Acta de Nacimiento, etc.

Ejemplo:

13. Vigencia.- Es el periodo o duracin en que tendr validez oficial el servicio con respecto a su
comprobante; puede ser permanente, por ejemplo: Carta de no inhabilitacin (20 das), Certificado
de Estudios (permanente).

Ejemplo:

14. Procedimiento a seguir.- Consiste en describir cronolgicamente los pasos o actividades que
deber realizar el usuario que solicita el servicio, por ejemplo: El usuario deber presentarse en
ventanilla llevando consigo debidamente llenados los requisitos, solicitar el servicio y efectuar el
pago correspondiente.

Ejemplo:

Formatos a utilizar:
Ninguno
Comprobante a obtener:
El Certificado de libertad de Gravamen que lo libera de cualquier adeudo por obra ante la Junta de Urbanizacin del
Estado de Baja California.
Vigencia:
El documento es oficial y tiene vigencia de 6 Meses al ser emitido.
Procedimiento a seguir:
El usuario deber acudir a ms tardar el da ltimo de mes a ventanilla, llevando consigo los formatos A713 y
A714 llenados a mano para su validacin. Una vez revisados, se le indicar al usuario el importe a pagar en
el rea de cajas.

ADMINISTRATIVOS]
Finanzas

54
Para Integrar los elementos citados anteriormente, se sugiere utilizar el siguiente formato:

Gobierno del Estado de Baja California
JUEBC

Formato de Servicio

Nombre del Servicio: Tiempo de Respuesta:
Solicitud de libertad de Gravamen 7 minutos
Objetivo del Servicio:

Que el usuario obtenga el documento que lo libera de adeudos de impuestos de plusvala o cuotas de cooperacin
de obras ante la JUEBC, para que este pueda realizar construccin, ceder, traspasar, hipotecar o subdividir su
predio.
Area Responsable:

Oficina que realiza el servicio:
Subdireccin de Recaudacin rea de Cajas
Costo:

Comprobante a obtener: Vigencia:
$62.26

El Certificado de libertad de Gravamen
que lo libera de cualquier adeudo por obra
ante la Junta de Urbanizacin del Estado
de Baja California.
El documento es oficial y
tiene vigencia de 6 Meses
al ser emitido.
Ubicacin del rea de atencin, telfonos y Portal de
Internet:
Horarios:
Calzada Independencia y Calafia, Plaza Baja California, Locales 2 y 4
A, Mexicali, Baja California. Telfono 5-557-19-76
http://www.bajacalifornia.gob.mx/junta_urbanizacion/
Lunes a Viernes de 8:00 ama 4:00 pm y
sbados de 9:00 am a 12:00 pm
Requisitos:

El Certificado de Libertad de Gravamen que expide el Municipio en las Oficinas de Catastro Municipal.

Fundamento Jurdico:

Formatos a utilizar:
Se cobra en base al artculo 18 inciso f) de la Ley de
Ingresos para el Estado de Baja California, el monto a
liquidarse por el servicio.
Ninguno
Procedimiento a seguir:
El usuario deber presentarse con los requisitos en mostrador, solicitar el servicio y pagar el costo correspondiente
ADMINISTRATIVOS]
Finanzas

55

5. Disposiciones complementarias.-


instrumentos jurdico-administrativos.

documento.

Disposiciones Complementarias
Primera.-El presente Manual de Servicios al Pblicode la Junta de Urbanizacin del Estado de
Baja California entrar en vigor a partir del da siguiente de su aprobacin por el rgano de
Gobierno y
Segunda.-Este documento tendr vigencia a partir de su autorizacin en Junta Directiva y deja
sin efecto a los expedidos en fechas anteriores, as como todos aquellos documentos que se
opongan al mismo.
Tercera.- El presente Manual se dar a conocer por medios electrnicos a travs de la pagina
deinternet www.bajacalifornia.gob.mx/junta_urbanizacion/.
Dadoenlaciudad deMexicali, BajaCalifornia, enlaSaladeJuntas de estaEntidadParaestatal,
alos_____ dasdel mes de_______ del ao dos mil once.
Atentamente
Director General

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