Manual de Comunicaciones Manual de Comunicaciones Manual de Comunicaciones Manual de Comunicaciones

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1. Introduccin Introduccin Introduccin Introduccin
El Manual de Comunicaciones
Objetivos

Canales de comunicacin de Nidera

2. Intranet Intranet Intranet Intranet
Funcionamiento
Mensajes que se publican en Intranet
Ejemplos
Contrato de lectura
Circuito de publicacin de noticias
Publicacin de noticias en Intranet
Gua de Referentes de Intranet

3. Mensajes que se publican en ms de un medio Mensajes que se publican en ms de un medio Mensajes que se publican en ms de un medio Mensajes que se publican en ms de un medio

4. Cartele Cartele Cartele Carteleras ras ras ras
Funcionamiento
Publicacin de los mensajes
Templates (plantillas)
Confeccin de templates

5. E EE E- -- -Mail Mail Mail Mail
Funcionamiento
Tipos de mensajes y frecuencia
Distribucin de los mensajes
Templates
Utilizacin de Lotus Notes para el envo de templates por e-mail
Mails que se envan nicamente desde RRHH Nidera
Mails que se envan nicamente desde RRHH Intranet
Procedimiento para enviar comunicados desde RRHH Nidera
Modelos de comunicados para mandar por e-mail

6. All in One All in One All in One All in One

7. Otras herramientas de comunicacin Otras herramientas de comunicacin Otras herramientas de comunicacin Otras herramientas de comunicacin
Templates para presentaciones en Power Point
Gua de bienvenida a la Intranet

8. Conclusin Conclusin Conclusin Conclusin



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1) 1) 1) 1) Introduccin Introduccin Introduccin Introduccin

Un Manual de Comunicaciones es una gua conformada por normas de
redaccin y diseo, que es de uso general de una empresa o de uso particular de
las personas/sectores que publican informaciones.
Permite establecer las pautas necesarias para la generacin y publicacin de
contenidos que circulan por los canales internos de la empresa. Propone una
lnea de estilo que se corresponda con los objetivos del sector de Recursos
Humanos y con los valores de la empresa. En sntesis, posibilita un trabajo
coherente y sistemtico en Comunicacin, potenciando sus resultados.
Cada canal de comunicacin construye un Contrato de lectura, que es la
relacin que establece un medio con sus lectores, donde deber elegirse una
estrategia discursiva que permita al medio adoptar cierta identidad y generar un
determinado vnculo con los lectores.

Objetivos

Principios de la Comunicacin Organizacional
Destacar el rol de las personas en la organizacin para alimentar el sentido
de pertenencia
Facilitar y fortalecer el involucramiento del empleado
Motivar el compromiso de los empleados

Los objetivos de los canales de comunicacin de Nidera son:
Informar de manera atractiva
Participar a los empleados
Crear un espacio de interaccin, consulta y gestin
Valorizar a las personas y el espritu colaborativo de equipo




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Estos objetivos deben alinearse con los objetivos de la organizacin y, a su vez,
requieren del compromiso y apoyo de Jefes y Directores en los programas de
Comunicacin dirigidos al personal.



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Canales de Comunicacin de Nidera
2) 2) 2) 2) Intranet Intranet Intranet Intranet


Funcionamiento

1) En el proceso de detectar, recolectar y difundir noticias participan distintos
actores:

Un responsable general de aprobacin (Gerente Regional de RRHH)
Un responsable de aprobacin (Jefe de sector)
Un responsable tcnico (Analista de Comunicaciones)
El Equipo de Referentes de la Intranet
Consultores externos e internos

2) La intranet est montada sobre una plataforma (SAP Enterprise Portal)

Todos los empleados activos de NASA (contratados, efectivos y
pasantes) pueden ingresar utilizando su usuario de red o por VPN si
estn fuera de la misma.
La Intranet est conectada alojada en la red interna y el loggeo de los
usuarios es automtico porque toma las credenciales vigentes en el
sistema operativo.

Tipos y frecuencia de mensajes que se publican en Intranet

Institucionales: son noticias que hacen a la vida y actualidad de la empresa, a los
objetivos comunes o de cada rea y novedades en general. -Semanal-



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Operativos: son mensajes de gestin que se refieren a nuevas formas de operar
de la empresa. La intranet como interfaz de gestin de nuevos sistemas para
utilizar -Segn necesidad-
Los mensajes operativos forman parte de la Intranet y aparecen bajo las
siguientes formas:
. Noticias
. Banners
. Buscador de personas y gua de internos
. Site de sectores
. Reserva de salas

De mantenimiento: Polticas, Normas y procedimientos, Cdigo de Conducta
-Semestrales, anuales-
Sociales: Cumpleaos, Nacimientos, Graduaciones, Trayectorias, Links tiles,
Clasificados, Beneficios. -Diarios, semanales, mensuales-
Otros: Calendario. -Segn necesidad-

Cmo se publican esos mensajes en Intranet?




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Contrato de lectura

El contrato de lectura de la Intranet est determinado y no debe salirse del mismo.
En la Intranet, el contrato de lectura con los lectores est determinado por:
Un estilo discursivo que utiliza la 3 persona del singular y del plural,
especialmente en las noticias, para mostrar objetividad en el tratamiento de
la informacin y ser creble.
Un estilo discursivo que utiliza la 1 persona, especialmente en diferentes
estilos de entrevistas a empleados, con el fin de generar un vnculo ms
cercano y facilitar la identificacin con las personas en cuestin.
Se reconoce el lugar del lector y se lo invita a ser parte del medio a travs
de entrevistas, campaas de comunicacin, notas, votaciones.

Circuito de publicacin de noticias

1. Semanalmente se enva un mail a los Referentes de Intranet llamado Prxima
actualizacin. En este mail se adelantan qu noticias se publicarn la semana
prxima en el Portal y se los invita a participar de la produccin de contenido
para la Intranet de Nidera y/o enviar sugerencias al equipo de RRHH Intranet.

2. Se trabajan y editan las notas que han llegado desde los distintos sectores,
una vez finalizadas se devuelven a los responsables para su
revisin/aprobacin previa a publicarlas en el Portal.

3. El segundo mail es el que se enva de manera global a todos los usuarios de
NASA, llamado Actualizacin de la intranet, una vez que la Home se ha
actualizado.

Cmo envo noticias para que se publiquen en Intranet?

Si no sos Referente de la Intranet pero te interesa compartir informacin con el
equipo de RRHH Intranet, pods acercarte al Referente de Intranet de tu sector o
enviar un mail a ngeles Calbo y/o Carla Rosconi.





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Gua de referentes de la Intranet

Encontr al referente de tu sector y acercale tu propuesta para publicar en
Intranet

A
Agustn Idoyaga
Alejandro A. Figueroa
Alejandro Luis Balcells
ngeles Calbo
Alejandra Gianinni


C
Camila Lpez
Colmano
Carla Rosconi
Carlos Arribas
Cecilia Rivas

D
Daniel Ferro
Daniel Ruiz Polizzi

E
Enzo Fiorenza
Esteban Saenz Rosas

F
Federico Cobreros
Federico Fernndez
Del Casal
Florencia Trapano
Francisco Snchez
Terrero

G
Gabriel Pierre
Gonzalo Matas Ricci
Guillermo San Romn

H
Hernn Basualdo
Hernn Maurette

J
Javier Garca Moritn
Joaquin Lesser
Jorge Itamar Juarez
Juan Manuel Villarino
Julin Martnez
Youens
Julieta Sullivan
Julio Ruffa

L
Leandro Raul Tiseyra
Leonardo Beccaceci
Luciana Laguna
Luis Alberto Garcia

M
Mara Jose Tissone
Mariano Jose
Grandinetti
Marina Andrea
Rotstein
P
Pablo Ferrero
Pablo Sere

R
Ramiro Lopez Noia
Rodolfo Seufer
Romina Mancuso

S
Santiago Bejar
Santiago Checchi
Santiago Moyano
Sebastin Canteli
Silvina Brullo
Susana Treglia
Sofa Barbara Colucci
Sebastin Cortes








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) ) ) ) Men Men Men Mensajes que se publican en ms sajes que se publican en ms sajes que se publican en ms sajes que se publican en ms
de de de de un medio un medio un medio un medio

Hay noticias de carcter social como nacimientos, casamientos, graduaciones y
beneficios, que no slo se comunican en la Intranet, sino tambin en carteleras
locales y por e- mail. En primer lugar, porque son los tipos de mensajes que ms
interesan al lector. En segundo lugar, el refuerzo por otros canales de
comunicacin permite que la gran mayora de empleados de Nidera, tengan
acceso a intranet o no, puedan informarse a tiempo de estos acontecimientos.
Para homogeneizar la manera de comunicar estas novedades se disearon una
serie de templates (o plantillas) para utilizar tanto en carteleras como en e- mails,
donde lo nico que deber hacer el responsable de comunicacin de cada planta
es escribir el nombre del empleado y fecha segn se indica.
Administracin de los templates: Para editar los templates predeterminados para
carteleras se puede utilizar Microsoft Office Word. Los templates predeterminados
para comunicar novedades por e-mail, se encuentran instalados en las casillas de
Lotus Notes de cada responsable de comunicacin, en la seccin Tools -
Stationary.








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!) !) !) !) Carteleras Carteleras Carteleras Carteleras

Funcionamiento

1) En el proceso de detectar, recolectar y difundir noticias participan distintos
actores:
Un responsable general de aprobacin (Gerente General de RRHH)
Un responsable de aprobacin (Jefe de sector)
Un responsable tcnico (Analista de Comunicacin)
Un responsable de RRHH de cada planta /acopio

2) Las carteleras son fijas y estn ubicadas estratgicamente (comedor de
planta, pasillo de oficina, cocina). Su tamao y divisin temtica se sintetiza
en el siguiente grfico:





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Cmo se publican los mensajes en las carteleras?

A partir de la creacin de este Manual, las comunicaciones que circulen al interior
de la empresa a travs de los distintos canales de comunicacin, adoptarn un
nico estilo y diseo para todas las plantas y oficinas comerciales de Nidera SA.
En este sentido, se crearon una serie de templates (o plantillas) que unifica el
diseo y mensaje a difundir.

Template Cumpleaos

Ttulo:
Cumpleaos del mes (centrado)

Fecha:
dd/mm (d: da / m: mes)
alineado a la izquierda

Nombre del empleado/a de Nidera:
Alineado a la izquierda

Fuente:
Arial

Tamao de fuente:
11

Actualizacin:
Mensual



07/08
Pedro Salva
Ramn Castillo

09/08
Micaela Paredes


11/08
Pablo Acosta

15/08
Miguel Ros



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Template Nacimientos

Ttulo:
Nacimientos del mes (centrado)

Fecha:
dd/mm (d: da / m: mes)
alineado a la izquierda

(Nombre del bebe), hijo de (nombre
del padre/madre):
Alineado a la izquierda

Fuente:
Arial

Tamao de fuente:
11

Actualizacin:
Mensual




A continuacin se detalla cmo escribir en el cuerpo del template utilizando
Microsoft Word:

1) Abrir un nuevo documento en blanco

2) En el men principal Insertar >> Imagen >> Desde archivo

3) Usar el buscador para seleccionar el template deseado y finalizar la
bsqueda haciendo clic en Insertar



07/08
Benjamin Figueroa, hijo de Alejandro
Figueroa




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4) Una vez que se abri el template en la hoja en blanco de Word, seleccionar
la herramienta Cuadro de texto ubicado al pie de la hoja


5) Hacer un rectngulo dentro del cuerpo del template donde se va a escribir
el texto.




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6) Hacer clic derecho sobre el rectngulo y seleccionar la opcin Formato de
cuadro de texto. Dentro del submen lnea, desplegar la flecha para elegir
Sin lnea y hacer clic en Aceptar




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7) Escribir el texto deseado respetando tipografa, color y espacios entre
columnas.







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") ") ") ") E EE E- -- -mail mail mail mail

Funcionamiento

1) En el proceso difundir noticias y comunicados participan distintos actores:

a. Internos:
Un responsable general de aprobacin (Gerente General de
RRHH)
Un responsable de aprobacin (Jefe de sector)
Un responsable tcnico (Analista de Comunicacin)

b. Externos:
Directivos, gerentes, consultores.


Tipos de mensajes y frecuencia

Operativos: Mensajes de gestin, Nuevas formas de operar, Capacitaciones,
Informes anuales de las reas. -Segn necesidad-
De mantenimiento: Entrega mensual de recibos, Recordatorios de vacaciones,
Feriados, Simulacros, Invitaciones a eventos. -Mensuales, semestrales, anuales.-
Sociales: Beneficio de jubilacin, Rotaciones, Fallecimientos, Beneficios
corporativos, Nacimientos, Casamientos, Campaas de Comunicacin Interna,
Actualizacin de Intranet y otras novedades. -Segn necesidad-





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Distribucin de los mensajes por e-mail

La distribucin va e-mail de estos mensajes se organiza segn el grado de
noticiabilidad de los mismos, diferenciando los casos en que la informacin debe
comunicarse de forma global, regional o local.

Con la entrada en vigencia del Manual de Comunicaciones de Nidera, se
implementa el envo de novedades sociales por e-mail a la lista de USERS
local de cada planta.
Paseo Coln enviar las novedades locales desde el correo de Carla Rosconi
y las plantas desde el correo del representante de Recursos Humanos que
normalmente se encarga de las comunicaciones. En las plantas en que, por
uno o ms motivos, no se hubiera designado un encargado de distribuir por
e-mail las novedades, el Jefe de RRHH del negocio deber seleccionar una
persona de su equipo para desempear tal funcin.
Las novedades que comenzarn a ser enviadas por e-mail al momento en
que se producen son:
Nacimientos
Graduaciones
Casamientos

Independientemente de esta nueva modalidad, los nacimientos,
graduaciones y casamientos debern continuar informndose por e-mail a
ngeles Calbo y Carla Rosconi para su publicacin en Intranet.

Template Nacimientos

Ttulo del e-mail: Bienvenido/Bienvenida (nombre de pila del beb)
Texto: El da (nmero) de (mes) naci (nombre completo del bebe), hijo de
(nombre de/la empleado/a de Nidera)
Felicitamos a (nombre del/la empleado/a de Nidera) y familia!




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Template Casamientos

Si la novedad se le informa a RRHH el mismo da:

Ttulo del e-mail: Casamiento
Texto: Hoy (nmero) de (mes) contrae matrimonio (nombre completo del
empleado - sector)
Felicitamos a (nombre del empleado de Nidera) y le deseamos xitos en esta
nueva etapa!


Si la novedad se le informa a RRHH con anticipacin:

Ttulo del e-mail: Casamiento
Texto: El da (nmero) de (mes) contrae matrimonio (nombre completo del
empleado) del sector de (nombre del sector)
Felicitamos a (nombre del empleado de Nidera) y le deseamos xitos en esta
nueva etapa!

Fuente: Calibri
Tamao de fuente: 18
Destinatarios: users - local
Comunicacin: al instante que se informa al Departamento de Recursos.




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Template Graduaciones

Ttulo del e-mail: Graduacin
Texto: Felicitamos a (nombre del empleado/a) de (nombre del sector) por haber
obtenido el ttulo de (nombre del ttulo) en la Universidad (nombre de la
universidad)

Fuente: Calibri
Tamao de fuente: 18
Destinatarios: users - local
Actualizacin: al momento en que se informa al Departamento de Recursos
Humanos y con consentimiento de la persona.




Utilizacin de Lotus Notes para el envo de novedades por e-mail

A continuacin se detalla cmo completar el proceso de envo de novedades
desde Lotus Notes utilizando la herramienta Stationery:




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1) Buscar en el men secundario de Lotus, la opcin Tools o Herramientas y
hacer clic en el signo +. Seleccionar la opcin Stationery.




2) Dentro del panel de tareas, seleccionar el template que se desea enviar y
hacer doble click.









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3) A continuacin, se abrir un nuevo e-mail con el template ya insertado en el
cuerpo del e-mail.




4) Borrar las palabras entre parntesis (nombre de pila), (numero), (mes),
(nombre completo del beb), (nombre del empleado/a) y reemplazar los
espacios con la informacin correspondiente para cada caso. Respetar
tipografa, nmero de fuente y orden del texto.




5) Seleccionar la lista de destinatarios y agregar asunto al e-mail.
Para finalizar, hacer clic en Send.


Mensajes que se envan nicamente desde la casilla RRHH Nidera

Operativos:
Anuncios globales
Nuevas disposiciones de AFIP/ANSES
Nuevas formas de operar dentro de la empresa (por ejemplo, Pedido de
documentacin para proveedores)
Evaluacin de desempeo
Idiomas




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De mantenimiento:
Entrega mensual de recibos (slo Paseo Coln)
Feriados
Recordatorios en general
Simulacros de incendio (slo Paseo Coln)
Capacitaciones (slo Paseo Coln)

Sociales:
Rotaciones de mandos medios/altos
Actualizacin de beneficios
Pedido de dadores de sangre
Donaciones
Comunicados de cambios organizativos
Fallecimientos
Invitacin a fiesta de fin de ao

Comunicados por fallecimientos de personal y/o familiares de personal
Frente a este tipo de comunicados, la empresa no tiene una posicin definida por
lo que se les da un tratamiento diferente a los casos anteriores. La accin que se
tomar frente a los comunicados depender de factores como la causa de la
muerte (laboral/ desconocida), la decisin del jefe del empleado fallecido de
comunicarlo a todo Nidera o slo a su equipo de trabajo, etc. Si la decisin fuera
comunicar el fallecimiento por e-mail, los representantes de Recursos Humanos
de las plantas deben ponerse en contacto con ngeles Calbo y Juan Carlos
Artiagoitia de Paseo Coln, indicando las consideraciones a tener en cuenta para
confeccionar el comunicado (lista de distribucin, nombre y puesto del empleado
fallecido, datos sobre el velatorio, etc.).
Cuando se trate de fallecimientos de familiares de empleados el tratamiento es el
mismo. El representante de Recursos Humanos deber contactar a la persona
afectada a fin de obtener o no su consentimiento para enviar el comunicado. Si el
colaborador estuviera de acuerdo, el personal de Recursos Humanos deber
ponerse en contacto con ngeles Calbo indicando las consideraciones a tener en
cuenta para la comunicacin (lista de distribucin, relacin del fallecido con el
empleado, datos sobre el velatorio, etc.).





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Mensajes que se envan nicamente desde la casilla RRHH
Intranet

De mantenimiento
Novedades de la semana
Actualizacin de la Intranet Referentes de la Intranet
Subastas de vehculos

Sociales:
Convocatorias a participar de diferentes Campaas de Comunicacin
Interna
Piezas de diseo: tarjetas con felicitaciones (Fin de ao, Da del Trabajador)
Resultados de Campaas de Comunicacin Interna

Procedimiento para enviar comunicados y dinmica de trabajo de
los integrantes del sector

Ante la necesidad de enviar un comunicado por e-mail a todos los usuarios de
NASA, los responsables de Recursos Humanos que se encargan de las
comunicaciones en planta deben conocer y valerse de las siguientes aclaraciones:
1) Si la comunicacin fue sugerida por el mismo Gerente de Planta/ Acopio, el
responsable en planta debe informarle que entrar en contacto con ngeles Calbo
(acalbo@nidera.com.ar) o Carla Rosconi (crosconi@nidera.com.ar) para la
evaluacin y tratamiento del comunicado.
2) Si la comunicacin fue sugerida por algn Jefe de sector, y no estuviera
chequeado por el Gerente de Planta/Acopio, el responsable de las
comunicaciones en planta debe remitir tal informacin al Gerente a fines de
hacerlo partcipe del proceso. Una vez aprobada por el Gerente, el responsable de
las comunicaciones en planta debe entrar en contacto con ngeles Calbo
(acalbo@nidera.com.ar) o Carla Rosconi (crosconi@nidera.com.ar) para la
evaluacin y tratamiento del comunicado.
3) Cuando la comunicacin fuera sugerida por algn colaborador de uno o ms
sectores, este deber comentarlo con su superior inmediato quien debe acercar el
material/inquietud al departamento de Recursos Humanos de planta, acto seguido



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el Gerente de Planta/Acopio debe ser informado y dar su consentimiento. Una vez
aprobado por el Gerente, comunicarle que se entrar en contacto con ngeles
Calbo (acalbo@nidera.com.ar) o Carla Rosconi (crosconi@nidera.com.ar) para la
evaluacin y tratamiento del comunicado.

Dinmica de trabajo

En situaciones como las comentadas en el punto anterior, un adecuado
tratamiento de la informacin se ver reflejado en el servicio de consultora que el
sector de Recursos Humanos brinda al cliente interno, habilitando a los
integrantes de la gerencia a responder consultas sobre diversos temas
relacionados con la gestin del sector.


Por este motivo, es de vital importancia compartir hacia el interior
de la gerencia cualquier informacin ANTES de que la misma se
comunique al resto de la compaa.



Modelos de comunicados para enviar por e-mail

Para facilitar la tarea del personal de Recursos Humanos de Casa Central y
Plantas, as tambin como manejar un nico estilo discursivo, los administradores
de las casillas de correo institucionales (RRHH Nidera, RRHH Intranet) cuentan
con diferentes modelos de comunicados previamente autorizados por el Gerente
Regional de Recursos Humanos. Los mismos se utilizan de manera estandarizada
y se revisan o modifican nicamente cuando la situacin amerite un tratamiento
especial de la informacin.






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#) A #) A #) A #) All in One ll in One ll in One ll in One

En diciembre de 2013, se realiz una prueba piloto del proyecto de las All in One
en la planta de Valentn Alsina.
Qu son las All in One y cuales son sus beneficios?

Las All in One son computadoras tctiles, totalmente integradas y
equipadas con la ltima tecnologa, que se ubicarn en los comedores de
las seis plantas productivas para ver la Intranet. Funcionan con un usuario
genrico y contrasea y sern administradas por el personal de Recursos
Humanos de planta.

El beneficio principal consiste en acercar la intranet a los usuarios que
hasta el momento no tenan acceso a este canal de comunicacin.
Introducirlos en sus funciones, fortalecer el vnculo empresa-colaborador a
travs de las noticias, fotos y campaas y permitir la interaccin entre pares
son los objetivos que se busca alcanzar con este proyecto.










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$) Ot $) Ot $) Ot $) Otras herramientas de ras herramientas de ras herramientas de ras herramientas de
comunicacin comunicacin comunicacin comunicacin


Power Point
Templates para presentaciones

Cada unidad de negocio de Nidera S.A (SML, G&O, NPC, ACR, OTR) utiliza, tanto para
presentaciones internas como externas, modelos de templates especialmente diseados.
Los mismos hacen a la imagen e identidad de los negocios y, por este motivo, debern
ser utilizados nicamente por los colabores que pertenezcan a la misma unidad.
El template de Nidera institucional puede ser utilizado por cualquier colaborador de las
distintas unidades de negocio, tanto en presentaciones internas como externas y frente a
un auditorio nacional y/o internacional.
Nidera SA, Nidera Semillas y Nidera Nutrientes tienen la propiedad intelectual de estas
piezas y su uso queda limitado nicamente a fines laborales.








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Nidera Institucional






Aceites Refinados

General

















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Nidera Semillas

General





Cebada
Negocio: Semillas




Girasol
Negocio: Semillas






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Maz
Negocio: Semillas






Soja
Negocio: Semillas





Sorgo
Negocio: Semillas





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Trigo
Negocio: Semillas






Nutricin y Proteccin de Cultivos
General





Zamba
General





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USEN
Negocio: NPC
Qu hay de nuevo en mi suelo?
Negocio: NPC





Agricultura Consciente
Negocio: NPC




Manual del usuario

El equipo de RRHH Intranet suma un material que forma parte de la induccin
que reciben los nuevos ingresos de Nidera: el Manual del usuario de Intranet. Este
material ya fue distribuido por e-mail a los representantes de Recursos Humanos
de cada planta y Administrativos de acopios. Quines deben recibir esta gua?
Todas aquellas personas a las que se les asigne una PC para trabajar.
Este Manual resume qu es la intranet, como loggearse y los distintos usos
permitidos. De esta forma, los nuevos ingresos se familiarizan desde el primer
momento con este canal de comunicacin.



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Conclusin Conclusin Conclusin Conclusin
La instrumentacin de este Manual permitir adaptar y regular todas las
comunicaciones que circulan dentro de la empresa a una o ms formas de
publicacin, utilizando un mismo patrn de tipografas, colores, imgenes y estilo
discursivo. En este sentido, los mayores beneficios se traducen en la adopcin de
una identidad de los mensajes del sector, la identificacin de diferentes pblicos y
el fortalecimiento de las relaciones interpersonales por medio de las diferentes
herramientas de comunicacin interna de la empresa.



















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Mar%o Mar%o Mar%o Mar%o 2&1! 2&1! 2&1! 2&1!