COURS D’AUDIT FINANCIER

3. ORGANISATION DU CONTROLE INTERNE

l. Implantation

Les Etablissements ELECTROCHOC S.A. ont pour objet social la distribution d’appareils
électroménagers. Elle livre en gros les distributeurs en Belgique et au Grand Duché de Luxembourg.
Elle a aussi un magasin de vente au consommateur à Liège L’administrateur délégué de la société,
Monsieur Doyen est également le principal actionnaire de la société.
La société est propriétaire d’un immeuble Boulevard de la Sauvenière à Liège, où se trouve ses
bureaux, un hall d'exposition et de vente en direct au consommateur et le magasin des pièces
détachées. Les appareils électroménagers sont stockés dans un entrepôt loué par la société à Angleur.

II. Procédures administratives et comptables

Procédures relatives aux achats

Les commandes d'appareils sont passées aux fournisseurs par le directeur Commercial, M. Stassen,
dans le cadre de programmes annuels négociés au début de claque année. Les appareils soit livrés par
les fournisseurs directement à l'entrepôt d’Angleur. Chaque réception est accompagnée d'un bon de
livraison du fournisseur. Ce bon revêtu de la mention “ reçu le ... ” par le chef magasinier, M.
Leveque, est conservé par lui.

I1 existe des fiches de stock tenues en quantités pour chaque type d'appareils. Lors de chaque
réception, le chef magasinier inscrit le nombre d'appareils réceptionnés sur la fiche de stock
correspondante.

Les factures fournisseurs reçues sont transmises au directeur commercial, M. Stassen, par la secrétaire
de Mr. Doyen, Mlle Ramon, qui procède chaque jour à l'ouverture et à la distribution du courrier.

M. Stassen, vérifie les factures et les compare aux bons de commande du point de vue prix et
quantités. Ensuite, il les transmet au chef magasinier qui y appose son visa indiquant que les
marchandises ont été reçues. Les factures sont ensuite retournées à M. Stassen qui les transmet à M.
Michel, du service comptable, avec la mention “ bon à payer ”.

M. Michel les enregistre alors sur son livre d’achats, et les classe dans son échéancier en vue de leur
règlement ultérieur.

Procédures relatives aux ventes

Les commandes des clients sont recueillies par trois agents commerciaux autonomes qui couvrent l’un
la Wallonie, le second, le Grand Duché de Luxembourg et le troisième Bruxelles. Les bons de
commande sont établis en deux exemplaires sur des formules pré-numérotées, un exemplaire étant
laissé au client, l’autre étant transmis au service commercial (Mlle Feller).

En ce qui concerne le magasin de Liège il est placé sous la responsabilité directe de Mr Stassen assisté
d’un vendeur employé, Mr. Legrand. Un bon de commande est également établi pour les ventes
directes, même lorsqu’elle sont effectuées au comptant. L’encaissement est effectué par le vendeur
qui établi un reçu en deux exemplaires. L’un est conservé dans la caisse. L’autre est envoyé au service
comptable. Un récapitulatif de caisse est établi chaque soir. L’argent en caisse est remis à Mlle Adam
avec un double du récapitulatif (voir ci-dessous administration et recouvrement)
Le service commercial (Mlle Feller) enregistre la commande sur un état statistique et transmet le bon
de commande au Chef magasinier M. Leveque, qui le transcrit sur son planning de livraisons. Les
expéditions sont remises à des transporteurs indépendants. Chaque expédition donne lieu à un bon de
livraison pré-numéroté établi en trois exemplaires (un pour le transporteur, un pour le magasinier, un
exemplaire destiné au service facturation).

Le chef magasinier inscrit les sorties sur les fiches de stock des articles expédiés. En fin d’année, il
est demandé au chef magasinier de procéder à un inventaire physique complet des stocks du magasin
d’Angleur. Le chef magasinier procède à cette opération avec ses deux manutentionnaires, rectifie si
nécessaire ses fiches de stocks en cas de différences, et transmet la liste d’inventaire au chef
comptable M.Michel.

Les doubles des bons de livraison établis au magasin d’Angleur, et destinés au service facturation, sont
transmis à ce dernier environ une fois par semaine,

Les employées établissent les factures en trois exemplaires et les datent du jour de leur établissement.
Un exemplaire de la facture est adressé au client, le deuxième exemplaire, auquel le double du bon de
livraison est agrafé, est classé dans le dossier du client, et le troisième est transmis à Mr Michel qui le
porte à la date du jour de l'émission des factures dans la liste des ventes à transmettre à la fiduciaire
qui établit la comptabilité.

Administration et recouvrement

La comptabilité est traitée à façon par une société fiduciaire. En ce qui concerne les ventes, les pièces
comptables y compris les documents de banque sont adressés chaque mois à cette fiduciaire qui établit
un journal des ventes du mois, les comptes individuels des clients et la balance mensuelle de ces
comptes.

Environ la moitié des clients règle par virement bancaire avec des délais qui s’échelonnent de deux à
quatre mois selon les accords pris verbalement avec le service commercial. L'autre moitié réglée par
traite à 90 jours.

Les acheteurs en magasin ( à Liège) règlent en principe comptant. Pour les commandes extérieures,
un acompte de 50 à 60 % est encaissé immédiatement par l’agent commercial et le solde est reçu par le
livreur. Les fonds ainsi recueillis (espèces et chèques) sont remis par les livreurs, à Mlle Adam, en fin
de journée ou versés par les agents sur le compte banque ouvert au lieu de leur siège d’opération le
jour même ou le lendemain au plus tard.

Les espèces sont déposées à la banque chaque jour sous réserve du fonds de caisse.
Les chèques des clients province ainsi que les effets sont transmis, après ouverture du courrier par
Mlle Ramon, à Mlle Adam, qui établit les bordereaux de remises en banque et les fait déposer en
banque le jour même, en général, par l'une des facturières. Les comptes clients sont lettrés chaque
mois par les facturières. Environ tous les trois mois, Mlle Adam examine les comptes clients et, en cas
de retards importants dans les règlements, envoie des notes au service commercial pour que les
réclamations soient faites par les agents commerciaux.

Etablissez l’organigramme des fonctions de l’entreprises

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