SOLUCIN

1. La ley 594 consiste en establecer las reglas y principios que regulan la funcin
archivstica del estado. Para ello se ha establecido en esta ley una serie de artculos
que le permiten a una entidad pblica o privada regulados por la ley guiarse y llevar
una adecuada gestin de archivo de documentacin.
2. Sistema Nacional de Archivos: Se define como el conjunto de instituciones
archivsticas pblicas o privadas con funciones pblicas y aquellas privadas que
manifiesten el inters de pertenecer al sistema.
3. Se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en
las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas.
4. AGN: Archivo General de la Nacin.
5. Es el sistema que ofrece almacenamiento seguro para los documentos y ficheros
relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento
desde su creacin y registro hasta su archivo definitivo.
6. El patrimonio documental tnico est conformado por el conjunto de documentos
de audio, audiovisuales y textuales cartogrficos y fotogrficos, producidos por las
propias comunidades, por investigadores de diferentes reas del saber, centros de
investigacin, instituciones acadmicas pblicas y privadas, entidades del Estado y
ONGs. que permiten de una u otra forma obtener informacin sobre diferentes
aspectos culturales, sociales, polticos y de la historia de los grupos tnicos
colombianos.
7. Son todos los documentos recibidos o producidos en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a la entidad, independiente del medio utilizado para su
recepcin o envo (algunos ejemplos son facturas de proveedores, cuentas de cobro
de contratistas, propuestas, cotizaciones, entre otros).
8. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte materia,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en
el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e informacin a la persona o institucin, que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia.
9. Nos habla de los principios generales que rigen la funcin archivstica, los cuales
son los siguientes:
a) Fines de los archivos
b) Importancia de los archivos
c) Institucionalidad e instrumentalidad
d) Responsabilidad
e) Direccin y coordinacin de la funcin archivstica
f) Administracin y acceso
g) Racionalidad.
h) Modernizacin
i) Funcin de los archivos
j) Manejo y aprovechamiento de los archivos
k) Interpretacin
10. Nos habla sobre la formacin de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de
los documentos, los archivos se clasifican en:
a) Archivo de gestin. Comprende toda la documentacin que es sometida a
continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que
la soliciten.
b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero
que siguen teniendo vigencia.
c) Archivo histrico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservacin permanente.
11. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas.
12. Hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
13. Es aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura
es de inters pblico y declarado como tal por el legislador.
14. Los Archivos de Gestin son los que se establecen y organizan en cada una de
las instancias contempladas en el Estatuto Orgnico de la Universidad Nacional y
aquellas que se establezcan debidamente por el rgano competente.
15. El Archivo Central se define como una unidad que administra, custodia y
conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal,
permanente e histrico que son transferidos por las diferentes oficinas de la
Universidad Nacional de acuerdo con el informe de valoracin emitido por la
Direccin General del Archivo Nacional, con el fin de brindar el servicio a los
usuarios.
16. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
a) Archivos de entidades del orden nacional;
b) Archivos de entidades del orden departamental;
c) Archivos de entidades del orden distrital;
d) Archivos de entidades del orden metropolitano;
e) Archivos de entidades del orden municipal;
f) Archivos de entidades del orden local;
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;
h) Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la ley los
desarrolle.
17. Es una unidad de conservacin a manera de cubierta que protege los
documentos para su almacenamiento y preservacin.
18. Instrumento de consulta que describe unidades documentales.
19. Folio es la numeracin individual de cada documento. Cada documento tiene un
nmero que lo identifica y diferencia de los documentos similares. Esta numeracin
individual recibe el nombre de folio. Luego, todos los formularios 22 y 29 estn
foliados, es decir cada uno de ellos esta individualizado con un nmero llamado folio.
20. Instrumento de recuperacin de informacin que describe de manera exacta y
precisa las series o asuntos de un fondo documental.
21. Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.
22. ARTCULO 46. Conservacin de documentos. Los archivos de la Administracin
Pblica debern implementar un sistema integrado de conservacin en cada una de
las fases del ciclo vital de los documentos.
23. Es la disciplina que trata los aspectos tericos, prcticos y tcnicos de los
archivos.
24. Es la profesional del nivel superior, graduado en archivstica.
25. Es la copia de un documento realizada para conservar la informacin contenida
en el original en caso de prdida o destruccin del mismo.
26. Se clasifican en:
a) Archivo General de la Nacin;
b) Archivo General del Departamento;
c) Archivo General del Municipio;
d) Archivo General del Distrito.
27. ARTCULO 9. Los archivos segn la organizacin del Estado.
a) Archivos de la Rama Ejecutiva;
b) Archivos de la Rama Legislativa;
c) Archivos de la Rama Judicial;
d) Archivos de los rganos de Control;
e) Archivos de los Organismos Autnomos.