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Gerencia de Proyectos para
Organizaciones de Desarrollo



El Presupuesto del Proyecto
El presupuesto del proyecto es la suma total del dinero asignado para el propsito parti-
cular del proyecto durante un perodo determinado de tiempo. El objetivo de la gestin
del presupuesto es controlar los costos del proyecto dentro del presupuesto aprobado pa-
ra lograr las metas del proyecto.

Nuestra definicin de un proyecto exitoso es aquel que cumple cuatro criterios de xito:
que el proyecto del mbito de aplicacin se entrega en el plazo previsto, se entrega de-
ntro del presupuesto y, una vez emitido, se atiende a las expectativas de calidad de los
donantes y los beneficiarios. Para los administradores de proyectos con verdadero xito
se debe concentrar en el cumplimiento de la totalidad de los criterios.

El presupuesto sirve como un mecanismo de control, donde los costes reales pueden
compararse y medirse con respecto a lo presupuestado. El presupuesto es un ser parme-
tro para la ejecucin y el control del proyecto. Cuando un cronograma comienza a desli-
zarse, el costo es proporcionalmente afectado. Cuando los costos comienzan a escalar, el
gerente del proyecto debe revisar el plan de proyecto para determinar si el alcance, el
presupuesto, o el cronograma necesitan ser adaptado.

Para desarrollar un presupuesto, todos los costos aplicables con las tareas del proyecto
son identificados. El desarrollo de los costos de cada una de las tareas debe ser simple y
directo y constar de: personal, materiales y otros costos directos. El costo de la ejecucion
de una tarea est directamente relacionada con el personal asignado a la tarea, la dura-
cin de la tarea, y el costo de cualquier otro elemento requeridos por la tarea.

Estimando el Presupuesto
El gerente del proyecto es responsable de estimar el presupuesto necesario para comple-
tar las actividades del proyecto. El gerente de proyecto debe asignar todos los costos a las
actividades del proyecto, incluyendo los gastos internos y externos de recursos humanos,
equipo, viajes, materiales y suministros. El presupuesto debe ser mucho ms detallado y
preciso de lo que se uso para la propuesta de proyecto. Antes de que el gerente del pro-
yecto inicie su trabajo con un presupuesto que no tenga el detalle necesario, debe revisar
las hiptesis formuladas durante la fase de propuesta de proyecto y verificar que el
acuerdo sobre el alcance se pueda lograr en el presupuesto definido.




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el presupuesto del proyecto
El gerente del proyecto puede utilizar sistemas manuales o electronicos (programas de
computacin) para generar el presupuesto final. Dependiendo del detalle y tamano del
proyecto los sistemas pueden variar de simples hojas de clculo a programas sofistocados
de programacin de presupuestos. El gerente del proyecto debe mantener siempre las
notas sobre la forma en que el presupuesto fue estimado, esto tanto para fines de evalua-
cion o auditorias. El uso de una lista que contenga toda la informacin que se requiere pa-
ra hacer el presupuesto sirve para ayudar a garantizar que todos los requerimeintos pre-
liminares de informacin se conocen y en especial las hiptesis sobre las cuales se basan
las estimaciones de los costos. El gerente del proyecto tambin debe incluir en el presu-
puesto el costo total de los recursos humanos, beneficios sociales, y el uso o compra de
los equipos y materiales necesarios para realizar el trabajo. El mtodo por el cual el per-
sonal y los servicios o productos sern adquiridos para el proyecto afectar directamente
al proceso de presupuestacin.

Una serie de restricciones: financieras, polticas y organizacinales, podrn dictar los
mtodos por los cuales los recursos tales como personal, equipo, servicios y materiales
son adquiridos. El gerente de proyecto debe conocer las polticas de adquisicin de recur-
sos, procesos administrativos, y las clausulas del contrato.
Adems, las preferencias de los beneficiarios y de los donantes
pueden influir en las decisiones de adquisicin. Informacin de
proyectos anteriores y similares se pueden utilizar para obte-
ner una comprensin de las estrategias a usar para la gestion
del presupuesto presupuestacin, las lecciones de los proyec-
tos que fueron xitosos pueden considerarse para la aplica-
cin en el proyecto actual.


Una vez que todos los requisitos del proyecto se han documen-
tado, el siguiente paso es determinar los costes de cada activi-
dad, lo que resultar en la creacin del presupuesto del
proyecto. La estimacin de los costos es un proceso de
aproximacin de los costos que el proyecto tendra para ob-
tener o utilizar los recursos del proyecto

Las estimaciones para el presupuesto se obtienen de las per-
sonas responsables del trabajo. Ellos proporcionan los conoci-
mientos necesarios para hacer la estimacin ya que deberan
de rendir cuentas durante el desempeo de las actividades.
Los miembros del equipo identifican los recursos necesarios
para realizar el trabajo, y multiplican el costo d e los recursos por las cantidades necesa-
rios para completar la tarea. Determinar cunto tiempo toma una tarea es la parte ms
difcil apara obtener una estimacin de costos precisa. Los costos de personal deberan te-
ner en cuenta el tiempo de vacaciones, licencias por enfermedad, las reuniones, y otros.
Sin incluir estos factores el presupuesto no se ajustara ala realidad de la implementacion
del proyecto.
El Esquema de Desglose del
Trabajo, EDT, el alcance, la
informacin histrica, in-
formacin de recursos y las
polticas son elementos uti-
lizados para determinar los
recursos para el proyecto. El
principal resultado es una
lista de los recursos necesa-
rios que proporcione la base
para obtener la estimacin
de presupuesto y su control,
estos elementos propor-
cionan informacin para la
gestin de presupuesto.

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el presupuesto del proyecto

Al igual que con el desarrollo de cronograma, registrar la documentacin de las hiptesis
formuladas en el desarrollo del presupuesto del proyecto es fundamental para el xito del
proyecto. Sin uan documentacin clara de estos supuestos, el seguimiento del presupues-
to sera mas difcil.

Tecnicas para Estimar Presupuestos
Existen cuatro metodos basicos para estimar un presupuesto, analoga, asencedente, des-
cendente, y estimacion parametrica

Anloga, esta tcnica de estimacin utiliza los costos reales de proyectos anterio-
res y similares como la base para estimar los costos del proyecto actual. Esta
tcnica es generalmente menos costosa que las dems, toma menos tiempo pero
as mismo es menos precisa. Las estimaciones anlogas son ms confiables cuan-
do un proyecto anterior tiene los mismos objetivos y actividades que el actual.
Adicionalmente las personas que se encargan de elaborar las estimaciones deben
tener la experiencia necesaria para determinar si ciertas actividades ser ms o
menos similares en su costo en el nuevo proyecto.
Descendente, es una estimacin que parte de un presupuesto fijo del proyecto pa-
ra de ah saber los costos individuales de cada actividad, en este escenario el pro-
yecto determina el nmero de actividades o resultados que el proyecto puede
producir con un presupuesto dado. A un presupuesto fijo se lo subdivide utilizando
la Estructura de Desglose del Trabajo para determinar el nmero o cantidad de ac-
tividades que pueden ser cubiertas con el presupuesto. En el proyecto se puede
decidir la disminucin o incremento de ciertas actividades o reducir el nmero de
niveles de la Estructura de Desglose del Trabajo para ajustarse a las limitaciones
del presupuesto. Esta estimacin utiliza los presupuestos reales de actividades en
proyectos similares anteriores.
Ascendente, requiere la estimacin de las actividades individuales y los costos de
cada recurso para sumarlos y obtener el total del proyecto. Se necesita una Estruc-
tura de Desglose del Trabajo detallada para determinar todas las actividades en el
proyecto y determinar todos los recursos necesarios, tales como personal, equipos
y materiales. El personal es responsable por una actividad o con su experiencia en
un rea especfica de desarrollar los estimados en el nivel ms bajo de la Estructu-
ra de Desglose del Trabajo y todos los estimados son sumados para obtener los es-
timados para cada nivel de la misma estructura y finalmente para todo el proyec-
to. Con esta tcnica la estimacin comienza con un nmero fijo de actividades y se
calcula el presupuesto total.
Paramtrica, utiliza parmetros estandarizados que definen los costos de una acti-
vidad o tarea para un valor o resultado especifico. Por ejemplo el costo para capa-
citar un individuo es un valor que puede incluir costos de personas, materiales o
equipos que una vez que se multiplican por el nmero total de individuos que ne-

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el presupuesto del proyecto
Las metas del milenio apun-
tan para el ao 2015 reducir la
pobreza, el hambre y la en-
fermedad que estn afectan-
do a mil millones de perso-
nas.

PM4DEV est comprometido
a proporcionar recursos y de-
sarrollar conocimientos para
apoyar a las organizaciones
de desarrollo en sus esfuerzos
de alcanzar estas metas am-
biciosas.

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cesitan ser capacitados, se obtiene el presupuesto total para esa actividad. Para
este ejemplo el parmetro puede incluir el lugar y la duracin de la capitacin. La
estimacin Paramtrica es bastante popular en proyectos de construccin, ya que
los costos pueden ser estimados en base a los metros cuadrados de construccin
para obtener el costo total de una edificacin. La precisin de esta tcnica depen-
de de la disponibilidad de los datos y de la capacidad del modelo para ser usado en
condiciones diferentes.

Control del Presupuesto
El monitoreo y control del presupuesto del proyecto aseguran que solo los cambios apro-
piados del proyecto sean incluidos en el presupuesto aprobado, que la informacin acerca
de los cambios autorizados sea comunicada y que las acciones correctivas sean tomadas
por el personal a cargo. El control del presupuesto es el proceso por el cual los costos o
gastos incurridos en el proyecto son formalmente identificados, aprobados y pagados. Los
formatos de las ordenes de compra son llenadas para cada grupo de gastos relacionados
tales como servicios de consultora, equipos y materiales. Dependiendo del nivel de auto-
rizacin los formatos de las ordenes de compra son aprobadas por el gerente del proyecto
y registradas por la unidad financiera para su monitoreo, reportes al donante y requisitos
de auditoria.

El control del presupuesto en una responsabilidad crtica del gerente del proyecto, y es
igualmente importante que la organizacin defina los roles y responsabilidades de todas
las partes involucradas en el control del presupuesto. Usualmente la responsabilidad del
departamento financiero es registrar, dar seguimiento y monitorear el presupuesto desde
una perspectiva de contabilidad de costos y generar reportes para la gerencia de la orga-
nizacin y el donante, como parte de los requerimientos de conformidad tales como, el
asegurarse que las cuentas correctas sean utilizadas y registradas.









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