Verso 01 04-02-2013

MANUAL DE
FUNDAO DE
NCLEOS DO ESF-
BRASIL



Engenheiros Sem Fronteiras Brasil
Departamento de Engenharia de Produo e Mecnica
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Contedo
Introduo ........................................................................................................................ 2
Montar Diretoria............................................................................................................... 2
Professor Orientador ........................................................................................................ 5
Estatuto ............................................................................................................................ 6
Regimento Interno............................................................................................................ 7
Conselhos .......................................................................................................................... 7
Assembleia de Fundao .................................................................................................. 7
Ata de Fundao ............................................................................................................... 9
CNPJ ................................................................................................................................ 10
Conta no Banco ............................................................................................................... 10
Alvar .............................................................................................................................. 10
Bibliografia ...................................................................................................................... 11

Introduo
Deve ser enviado aos Ncleos. O Manual de Fundao serve para auxiliar nas etapas
bsicas de fundao.
Talvez, mesmo antes de ter cumprido todos os procedimentos descritos neste
pequeno Manual, o Ncleo precise de outros procedimentos. Sendo assim, devemos
envi-los para eles, assim que pedido, desde que j sejam representados por um
Professor Orientador.
Esperamos que este Manual possa auxiliar na fundao do Ncleo. O Ncleo deve se
atentar a outros Documentos, como: Regimento Interno do ESF-Brasil; Estatuto Social
do ESF-Brasil.
A ordem do texto a ordem das atividades que o Ncleo deve concluir.
Compor Diretoria
A Diretoria mnima exigida : Diretor Geral, Vice Diretor Geral, Secretrio de
Comunicao, Secretrio de Finanas, Secretrio de Projetos e Professor Orientador.
Alm disso, o Ncleo pode ter quantos cargos achar conveniente. Segue alguns cargos
e a descrio deles.



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Diretor-Geral representa a associao ativa, passiva, judicial e
extrajudicialmente. Cabe a ele assegurar o funcionamento adequado da
associao, dirigindo, controlando e supervisionando as atividades de todo o
grupo. de sua responsabilidade manter o trabalho do Ncleo alinhado aos
objetivos da instituio. Alm disso, o responsvel por movimentar a conta
bancria junto ao Secretrio Financeiro, garantir a manuteno dos documentos
e registro do ESF e conduzir o processo de troca de gesto.
Vice Diretor Geral conduz as atividades externas do grupo, buscando alcanar os
objetivos da instituio. Deve participar efetivamente no contato com a
universidade, os alunos, empresas, outras associaes parceiras e a comunidade
a ser atendida. Cabe a ele assessorar o Diretor-Geral em suas atividades e em
caso de ausncia deste o Vice-Diretor quem preside o Ncleo.
Secretrio de Projeto garante uma eficaz captao de projetos, atendendo
sempre aos requisitos das partes interessadas. Dentro do projeto, cabe a ele
determinar um perfil de consultores e gerentes, definindo as habilidades e
conhecimentos necessrios e realizar a seleo do grupo de execuo, alm de
garantir a manuteno de todos os registros e documentos. Juntamente sua
equipe, devem captar recursos para a execuo dos projetos e tambm
assegurar a qualidade, o custo e o prazo do trabalho.
Secretrio de Comunicao o responsvel pela comunicao com os membros,
sociedade e demais interessados. Cabe a ele intermediar o contato com a sede
ESF-Brasil e os demais ncleos do pas. o responsvel tambm pelo e-mail de
contato do Ncleo e por manter a sede atualizada quanto s informaes a
respeito do grupo, que constaro no site http://www.esf-brasil.org. Deve
promover divulgao dos trabalhos da instituio, interna e externamente alm
de coordenar todos os materiais de divulgao do grupo, incluindo o pedido de
camisas. Entre suas atividades est assessorar o Diretor Geral nas reunies e
confeccionar as atas.
Secretrio Financeiro responde pela associao em questes jurdicas e
financeiras. Supervisiona as atividades de contas a pagar e a receber,
assegurando o cumprimento das obrigaes financeiras e o recebimento dos
crditos da associao. Juntamente ao Diretor-Geral responsvel por toda a
parte jurdica do ncleo alm de ser o contato direto com o contador. Cabe a ele
apresentar mensalmente relatrios financeiros para o Conselho Fiscal, elaborar e
enviar a movimentao financeira ao contador e receber dele a DRE e o Balano
Patrimonial, anualmente. de sua responsabilidade tambm confeccionar e
arquivar os contratos de projeto, aprovar oramentos para a associao,
movimentar a conta bancria e confeccionar certificados de mudana de gesto,
comprovantes de participao em projetos, recibos e termos de compromisso.
Em toda troca de gesto necessrio adequar a instituio juridicamente,
confeccionando atas e atualizando os registros em cartrio.
Assessor de Captao de Projetos devem captar projetos para o Ncleo. Pode
haver vrias pessoas neste cargo. Elas so subordinadas ao Secretrio de
Projetos.


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Assessor de Gesto deve auxiliar o Diretor Geral em suas atividades assim como
auxiliar no planejamento estratgico e principalmente na gesto de pessoas.
Assessor de Imprensa a pessoa responsvel pelas relaes do Ncleo com a
mdia local e regional. A mdia Nacional responsabilidade da Sede. Sempre que
houver oportunidade de aparecer nesta, o Presidente deve ser convidado, pois
assim, alm de divulgar o Ncleo, divulga-se todo o trabalho do ESF-Brasil
aumentando o nmero de interessados em patrocinador, voluntariar, doar,
apoiar e fundar Ncleos.
Assessor de Relaes Pblicas responsvel por auxiliar em contatos diversos
com universidade, apoiadores, parceiros, etc.
Assessor da Secretaria so os Assessores de Comunicao, Finanas e Projetos.
Devem auxiliar os Secretrios em todas as suas atividades.
Coordenador de Projeto a pessoa responsvel por liderar e promover o
acompanhamento de um ou mais projetos, garantindo o sucesso do Ncleo.
Colaborador em projeto so as pessoas que apoiam o Coordenador do Projeto e
que, efetivamente, executam o projeto.
Colaborador do Ncleo so as pessoas que participam das reunies do Ncleo
mesmo sem ter um cargo formal, e que auxiliam em atividades que
surgirem. Estes acabam participando de projetos ou pegando cargos na
gerncia. uma boa forma de colaborar e aprender para pessoas que no
possuem tempo disponvel ou se sentem sem confiana para algo mais
desafiador.

Diretor Geral

Secretrio de
Comunicao

Secretrio de
Finanas

Secretrio de
Projetos

Vice Diretor Geral

Assessor de
Fundraise

Assessor de
Oramento

Coordenador de
Projeto

Assessor de
Captao

Assessor de
Mdias

Assessor de
Imprensa

Assessor de
Relaes Pblicas

Assembleia Geral

Conselho Fiscal

Conselho
Consultivo

Assessor de
Gesto
Estratgica





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importante haver escritas as polticas de Gesto de Pessoas. Pode haver um Manual
de Gesto de Pessoas (na Sede, chamamos de Gesto de Talentos) ou estar escrito
dentro do Regimento Interno. interessante colocar os aspectos essenciais sobre o
gerenciamento de pessoas, sendo eles:
Recrutamento
Treinamento e Doutrinao
Regularizao
Monitoramento
Promoo
Desligamento

Segue o Termo de Compromisso em anexo. importante que todos, inclusive o
Profissional Orientador assinem. importante tambm, manter todas as pessoas em
um banco de dados. Assim, facilitado o monitoramento.
interessante que cada Secretrio no tenha apenas uma pessoa subordinada a ele.
Pois, duplas no formam equipe, portanto, no pode haver liderana. O trabalho e
responsabilidade so assumidos igualmente, porm o mrito e o risco no. Portanto,
ou nenhum assessor, ou mais de um.
Fundamental no esquecer o conceito de Unidade de Comando que orienta que
cada pessoa pode ter no mximo um chefe. Assim, no haver dupla prestao de
contas, dupla subordinao. H outros modelos de organograma que no o linear,
mesmo que o Ncleo opte por outro, pode ser interessante fazer este pelo menos para
organizao interna.
No incio, sugerido montar uma diretoria pequena, com apenas os 5 cargos mnimos
mais o professor orientador para tomar as decises de forma mais dinmica. Tambm
faz parte da gerncia os cargos de assessoria a essa Diretoria.
Professor Orientador
necessrio ter um professor orientador, as suas principais funes so:
Aproximar o Ncleo da Universidade;
Conseguir parcerias com profissionais qualificados e empresas para apoiar o
Ncleo;
Estimular a participao de outros professores como orientadores em projetos;
Conseguir recursos: Transporte, Salas, material grfico, internet, computador,
etc.;
Conhecimento, motivao e atrao de mais interessados;



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Portanto, observando as funes que o professor vai desempenhar, necessrio
pensar em uma pessoa certa para convidar ao cargo. No aceitando, tenta-se com
outra pessoa.
Ao aceitar, ele tem um importante papel dentro do Ncleo, provavelmente, ele ser a
pessoa que permanecer depois de todos sarem. Mesmo assim, importante pedir
para ele assinar o termo de compromisso, mas desta vez, com prazo indeterminado.
Estatuto
fundamental que os Ncleos tenham um Estatuto prprio. Ele servir para guiar os
Ncleos em todas as suas aes. fundamental que o Estatuto respeite documentos
superiores a ele, como o Estatuto Social do ESF-Brasil, o Regimento Interno do ESF-
Brasil, o Cdigo Civil (Vide Das Associaes), a Constituio Federal da Repblica
Federativa do Brasil, entre outros.
Aps a leitura deste e de outros modelos, deve ocorrer uma discusso entre os
dirigentes para adaptar os modelos prpria realidade. Discutindo os pontos chaves e
chegando a uma deciso, de preferncia, em consenso, pode-se realizar a confeco
do Estatuto do Ncleo.
Aps ser escrito, deve ser enviado a Sede para anlise e parecer. Quando for aceito
pela Sede, poder ser registrado em cartrio.
Eles so caros para registrar (mais de 50 reais). E h um acrscimo por pgina. Por isso
a formatao deve favorecer que tenha o menor tamanho possvel e deve vir nele
apenas o essencial. As demais informaes devem, portanto ir para o Regimento
Interno. claro que o Estatuto deve citar o Regimento Interno, e o Ncleo deve tornar
ambos pblicos.
Elaborado tal documento, deve-se convocar os interessados para a realizao de uma
Assembleia Geral de constituio. O Estatuto deve ser registrado junto com a ata de
fundao e eleio da atual diretoria. So necessrias duas cpias para o estatuto e
rbrica do Diretor Geral em todas as suas pginas.
O Estatuto deve conter alguns itens obrigatrios:
Denominao da entidade;
Endereo da Sede Fsica;
Finalidades e objetivos da associao;
Requisitos de admisso; demisso e excluso dos associados;
Direitos e deveres dos associados;
Fontes de recursos para a manuteno da associao;
Constituio e funcionamento dos rgos deliberativos;
Forma de gesto administrativa e de aprovao das respectivas contas;
Condies para a alterao do Estatuto e para a dissoluo da associao;


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Forma de constituio do Conselho Fiscal e seus membros. Ao menos um
membro do Conselho Fiscal deve ser da Sede do ESF-Brasil;
Relacionamento com a Sede e com os outros Ncleos do ESF-Brasil e o respeito
ao Estatuto da organizao.
Por deciso do Ncleo, constituio do Conselho Consultivo e seus membros;
Regimento Interno
O regimento interno deve dizer como o Ncleo realiza suas atividades mais bsicas.
Devem constar nele tambm as diretrizes organizacionais: Misso, valores, viso,
objetivos, etc. Ele pode ser longo e deve ser pblico. No deve ser alterado vrias
vezes. Em sua capa vir escrito a data da ltima alterao e a sua verso. O Regimento
Interno do ESF-Brasil pblico, est disponvel no website e d uma boa noo de
como fazer o do Ncleo.
Conselhos
O Estatuto dever versar sobre os Conselhos Fiscais e Consultivo. Os membros deles,
como seus Presidentes, devero ser decididos/eleitos em Assembleia Geral.
Cabe ao Conselho Consultivo auxiliar o Ncleo com informaes, contatos, experincia
e auxlio em levantamento de verbas, parcerias, etc. interessante que seja composto
por ex-membros e pessoas influentes extremamente preocupados com a causa.
O Conselho Fiscal deve auxiliar e cobrar a gesto. Verificar se esto fazendo o trabalho
com eficcia de forma idnea. Tambm interessante que seja composto por ex-
membros que mesmo no podendo mais se dedicar Diretoria, queiram ver o Ncleo
se desenvolver.
Assembleia de Fundao
Algo tradicional em ONG que as decises mximas, como escolha da Diretoria, sejam
tomadas em Assembleia. O Estatuto deve definir sobre essas questes respeitando o que
diz o Cdigo Civil e o Estatuto Social do ESF-Brasil a respeito.
interessante pensar na fundao como um grande evento. Pois a primeira
oportunidade do Ncleo de dizer a todos que ele est ali, preparado para receber apoio e
doao e, principalmente, preparado para ajudar as pessoas daquela cidade e regio.
Decidindo que hora de fundar, algumas aes devem ser resolvidas:
Marcar data e local: Decidindo o melhor dia e hora para fazer, necessrio
encontrar um local. Deve-se marcar o local com antecedncia. bom que o local
tenha impressora e retroprojetor (Vide, a Ata, logo a frente).


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Fazer Fundraise: O fundraise para a fundao fundamental para o Ncleo
aprender a faz-lo em futuras oportunidades; Para pagar as contas da fundao;
Para levantar o caixa para os aspectos burocrticos seguintes; Para reembolsar os
membros com gastos ocorridos anteriormente, como fabricao de material
grfico, camisetas, taxas de cartrio, transporte, alimentao, etc.
Um modelo de oramento em anexo ajuda a estabelecer quais so estes gastos.
Tendo o oramento, ou seja, o estudo de todos os gastos, necessrio criar uma
estratgia para cobrir estes gastos. Alm do dinheiro que o prprio Ncleo gera,
necessrio conseguir dinheiro de terceiros, em geral, empresrios, que mesmo
tendo o interesse de ajudar a sociedade no tem um escopo para isso, pois se
especializaram em outra rea, mas tem o dinheiro e o interesse de ajudar a
sociedade a progredir. Portanto, o prximo passo agora : Definir as empresas a
serem abordadas. Um modelo de banco de dados de empresas segue em anexo.
Preparar uma Carta de Apresentao: Documento formal de apresentao da
ONG e do evento de fundao. Comunicado de fundao do Ncleo na cidade.
Terminar a carta convidando. Segue em Anexo a Carta de Apresentao utilizada
pelo Ncleo Lavras.
importante fazer uma apresentao aos patrocinadores, por meio de PowerPoint
ou, melhor por ser mais dinmico, Prezi.
Tendo as empresas definidas, necessrio saber o que pedir para elas. Fazer um
plano de cotas, dizendo o que a organizao recebe ao patrocinar o evento e qual
quantia ela deve investir para isso. Vide um modelo de plano de cotas para
fundao em anexo. claro que haver um contrato onde tudo isso ser
registrado.
H formas de abordar essa empresa, a Diretoria do Ncleo deve se sentar e decidir
como ser feita essa abordagem.
Marcando uma reunio com os Dirigentes ou os responsveis pelo marketing da
empresa, importante apresentar a Arte Convite, a Carta de Apresentao e o
Plano de Cotas. Outra estratgia vivel mostrar o oramento (ou parte dele) e
saber o que a empresa pode cobrir. Para a empresa isso pode ser favorvel, pois
ela contribuiu para algo especificamente, algo palpvel. E isso ser divulgado como
O Coffee Break foi patrocinado pela Padaria XXX.
Ao fechar patrocnio para o Ncleo, necessrio assinar um contrato e registr-lo
em cartrio. Alm disso, fazer uma foto com o Diretor Geral e o Presidente (ou
responsvel) da empresa e, quem sabe, uma arte com a logo da empresa e a do
Ncleo.
Se a empresa tiver interesse de patrocinar a Fundao do Ncleo, alm de entrar
no Livro de Atas do Ncleo, onde ficar para sempre registrada a ajuda da empresa
e das pessoas da fundao daquele Ncleo, ela ser convidada para participar dele,
e claro, dever ser divulgada pelo Ncleo. Depois de um ano, interessante


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procurar a empresa novamente para conseguir patrocnio (Vide o Procedimento:
Gesto de Patrocnios).
Fazer divulgao: Carta Convite para autoridades e Stakeholder, como: Reitor,
Diretor de Centro, Professor Orientador, empresrios, polticos.
A divulgao pode ser feita nas salas de aula, com cartazes pelos Campi e
principalmente pelas redes sociais.
J que haver essa divulgao, talvez seja interessante conseguir mais voluntrios
para o Ncleo (vide Procedimento Voluntariado).
Esta tambm a hora de entrar em contato com a Sede e realizar um convite
formal. A presena de um membro da Sede, apesar de muito interessante, no
obrigatria. De qualquer forma, todos os documentos devero ser scanneados e
enviados por e-mail para a homologao pela Sede.
Realizar: Durante a assembleia uma pessoa dever ser o orador bom que ele seja
o Diretor Geral do Ncleo.
Durante a assembleia, as realizaes e intenes do Ncleo devem ser expostas
assim como seus demonstrativos contbeis.
Homologao: Durante a Assembleia de Fundao, a Sede do ESF-Brasil dever
homologar o novo Ncleo para ele poder fazer parte da organizao e receber
todo o apoio relacionado a isto, inclusive o direito de usar o nome e a logomarca. O
Regimento Interno dever versar melhor sobre os direitos e obrigaes dos
Ncleos.
Ata de Fundao
necessrio que uma ata seja escrita e assinada pelos presentes. Esta ata pode ser
escrita (pelo menos uma estrutura bsica) antes da Assembleia. O Vice-Diretor Geral
ficar responsvel por redigi-la durante a Assembleia. Segue um modelo de Ata em
Anexo.
Cartrios cobram caro para registrar o que quer que seja. Portanto, importante se
preocupar em registrar o mnimo de atas necessrio e que elas tenham a quantidade
mnima de pginas necessrias.
Imprima duas cpias e as pessoas devem assinar ambas. A ata deve ser impressa na
hora e todas as assinaturas coletadas imediatamente. No deixe ningum que precisa
assin-la sair mais cedo. Se sair, retire o nome da ata antes de imprimi-la. Devem
assinar acima do nome, RG e CPF que devem ser digitalizados e no manuscrito.
Se a ata disser que houve aceitao ou alterao do Estatuto. Ata e Estatuto devem ser
registradas juntas. Sendo duas cpias da Ata, duas do Estatuto. O Estatuto deve ter
todas as pginas rubricadas pelo Diretor Geral.


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Segue um modelo de ata de fundao e eleio da primeira Diretoria (veja que no
necessrio colocar que todos os presentes assinem, tambm como no necessrio
colocar tantos dados de cada presente, os dados necessrio so: Nome e cargo;
tambm no necessrio numerar as atas)
As atas devero ser coladas em um livro de atas. Nem todas precisam ser registradas.
Outras informaes podem ser conseguidas diretamente com o Cartrio de sua cidade
ou com a Sede do ESF-Brasil.
CNPJ
Os documentos registrados devem ser levados a um contador que deve gerar o CNPJ
do Ncleo. No havendo um contador, deve-se entrar em contato com a Sede para
que possamos auxiliar na obteno do CNPJ. Ele ser retirado na junta da Receita
Federal da sua cidade ou de alguma cidade vizinha.
Conta no Banco
Com o CNPJ e os documentos, necessrio ir a um banco abrir uma conta. Preferimos
abrir conta poupana. necessrio informar a situao de associao sem fins
lucrativos para que o banco possa tirar todas as tarifas que cobraria de uma empresa.
A conta da Sede est na Caixa Econmica Federal, e possveis transaes entre a Sede
e os Ncleos so facilitadas se os Ncleos tambm abrirem a conta em tal banco.
importante que cada Ncleo possua a sua conta bancria e preste contas
periodicamente, visando uma gesto transparente.
Para abrir a conta necessrio levar o Estatuto, a ata de fundao e a ata da eleio da
atual diretoria, registrados em cartrio. Tambm levar os documentos referentes ao
CNPJ. Cpia dos documentos de R.G., CPF, e comprovante de residncia das pessoas
que podem ser responsveis pela conta conforme for dito no Estatuto. Todas estas
pessoas devem estar presentes. No mnimo o Diretor Geral e o Secretrio de Finanas,
mas em muitos casos todos os Secretrios podem substituir o Diretor se ele no se
fizer presente, portanto, sendo assim, todos devem levar os documentos.
Alvar
Se houver sede fsica, importantssimo ter um alvar. Ele pode ser retirado sem
muita dificuldade na prefeitura da cidade. E deve ser afixado na parede da sala, de
preferncia emoldurado. Tem um prazo de validade, necessrio ficar atento e retirar
outro todos os anos.


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Bibliografia
Barbosa, Maria, Oliveira, Carolina. Manual de ONGS Guia prtico de orientao
jurdica. Quinta edio editora FGV. Rio de Janeiro. 2012.
Camargo, Maringela, Et. Al. Gesto do Terceiro Setor no Brasil. Editora Futura. So
Paulo. 2002.
Lei das Sociedades Annimas. Lei nmero 6.404, de 15 de dezembro de 1976.
Cdigo Civil Brasileiro. Lei nmero 10.406, de 10 de janeiro de 2002.
Lei da OSCIP. Lei nmero 9.790, de 23 de maro de 1999.