QUE ES LA DOCUMENTACIN DE SISTEMAS

La documentacin de sistemas es el conjunto de informacin que nos dice qu

hacen los sistemas, cmo lo hacen y para quin lo hacen.
La documentacin consiste en material que explica las caractersticas tcnicas
y la operacin de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de
un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del
sistema y para ensear a los usuarios como interactuar con el sistema y a los
operandos como hacerlo funcionar.

TIPOS DE DOCUMENTACIN
Existen varios tipos de documentacin. La de programas, que explica la lgica
de un programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de
programas y otros documentos; la del usuarios en forma general la naturaleza y
capacidades del sistema y cmo usarlo.
Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de
documentacin", el cual consiste en una poltica formal cuya documentacin se
muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada
programa de cmputo, archivo y nuevos sistemas.
Otra definicin sera la de registro fsico, generalmente por escrito que contiene
los siguientes elementos:
Polticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantacin,
operacin y mantenimiento.
El diseo del sistema de informacin administrativo.
Procedimientos para instalar el sistema de informacin administrativo.
Procedimientos para operar el sistema de informacin administrativo.
Procedimientos para mantener el sistema de informacin administrativo.


IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIN DE SISTEMAS

La importancia de la documentacin bien podra ser comparada con la
importancia de la existencia de una Pliza de Seguro; mientras todo va bien no
existe la precaucin de confirmar si nuestra Pliza de Seguros est o no
vigente.
La documentacin adecuada y completa, de una aplicacin que se desea
implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier
Sistema de Informacin, sin embargo, frecuentemente es la parte a la cual se
dedica el menor tiempo y se le presta menos atencin.
Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto de irse a
Siberia el siguiente mes, para nunca volver. Si la documentacin del sistema es
incompleta el diseador continuamente estar involucrado y no podr moverse
a otra asignacin.

ESTANDARIZACIN Y NORMALIZACIN
Estandarizacion
Significa que los smbolos convencionales se usan en todos los diagramas de
flujo para prescribir el sistema y que en la documentacin se usen formas
estandarizadas.
An cuando las normas de documentacin varan de una instalacin a otra, es
esencial que dentro de una organizacin, se utilice un solo mtodo. El uso de
procedimientos y documentacin estandarizada proporciona la base de una
comunicacin clara y rpida, adiestramiento menos costoso del personal de
sistemas, reduccin de costos de almacenamiento, y otros.
Ventajas De La Estandarizacion
Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la organizacin
de Sistemas.
Es til para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los
sistemas.
Ayuda a los analistas y diseadores de sistemas en el trabajo de integracin de
sistemas.
Asegura que el sistema opere correctamente.
Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan.
Estndares Bsicos De Documentacin
Toda documentacin que se relacione con un sistema, ya sea manual o por
computadora, sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos bsicos:
Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente
indicadas, almacenarlas en carpetas e ndice.
Los diagramas debern ser claros, no aglomerados y la escritura manuscrita
deber ser legible.
La documentacin deber ser completa.
Se incluir una leyenda o explicacin de los trminos utilizados.
La documentacin siempre se conserva actualizada.
Normalizacin
Asegrese de que los estndares sean completos, actualizados, documentados
y legibles.
Auditar permanentemente para que se cumplan los estndares.
Evaluar si los estndares establecidos son los requeridos y hacer los cambios
necesarios para que dichos estndares sean los apropiados.

TEORA GENERAL DE LOS MANUALES DE DOCUMENTACIN
Durante el desarrollo de un sistema, desde su concepcin hasta su puesta en
marcha se ha generado gran cantidad de documentos, que en muchas
ocasiones se han visto modificados por documentos posteriores debido a
cambios en el sistema.
Para evitar confusiones en las revisiones de la documentacin se desarrollan
diferentes tipos de documentos dirigidos a las personas que trabajarn con el
sistema y para facilitar el mantenimiento del mismo. La documentacin de un
sistema debe ser marcada adecuadamente, bien organizada actualizada y
completa; todos los trminos utilizados deben explicarse. La documentacin se
har disponible a todos los usuarios de acuerdo a sus necesidades.
El estilo de redaccin de los manuales de documentacin debe ser:
Concreto.
Ser preciso y definir los trminos utilizados.
Utilizar prrafos cortos.
Utilizar ttulos y subttulos.
Utilizar formas activas en lugar de pasivas.
No emplear frases largas que presenten hechos distintos.
No hacer referencia a una informacin solamente con el nmero de referencia

MANUAL ADMINISTRATIVO
Sirve como punto de partida al Sistema propuesto, ya que ser funcin de la
gerencia, de acuerdo con los usuarios de dicho Sistema, determinar silo
expuesto en l satisface los requerimientos del propio sistema. Una vez lograda
la aprobacin, se estar en condiciones de iniciar el desarrollo del Sistema
propuesto e ir integrando el resto de la documentacin.
El manual tiene como finalidad el permitir a la alta gerencia tener la informacin
necesaria y suficiente sobre un sistema en particular y servir como fuente de
consulta una vez que el Sistema ha sido implantado.
Contenido
Nombre del sistema
Describir el nombre del sistema a implantar en la empresa.
Equipo Encargado Del Sistema
Nombre del personal encargado del anlisis y diseo del sistema.
Resumen Administrativo
Compendio de lo puntos que se describen en el manual, el cual tiene como
propsito permitir a los altos ejecutivos enterarse en forma somera de la
propuesta del sistema. En este punto aparece por primera vez el nombre del
sistema, el cual debe ser nico, este deber conservarse invariable en todos
los documentos referentes a ese sistema.
Planteamiento
Este punto tiene como finalidad registrar los antecedentes que servirn de
partida al desarrollo del anlisis del sistema. Se debe mencionar:
Dependencia que requiri el trabajo.
Personas y / o puestos ocupados por estas al momento de requerirse el trabajo
(acuerdos, disposiciones legales, memorandos, y otros)
Condiciones y criterios que normaron el desarrollo del trabajo.
Fechas correspondientes.
Objetivos Del Sistema
Aqu se dejarn establecidos los objetivos que debe cubrir el sistema, en forma
clara y precisa para evitar errores de interpretacin.
Entradas Del Sistema (Informacin A Captar)
Debe quedar especificado en este punto, los documentos fuentes que inician
las operaciones del sistema as como la informacin detallada de aquellos
conceptos que sern los datos a captar por el sistema. Se debern mencionar
todos los datos que en forma secundaria originan una entrada importante al
sistema.
Ejemplo:
Nombre del
Documento Fuente
Mdulo o
Procedimiento
donde entra el
documento
Usuarios que
manejan el
documento
Origen del
documento
Salidas Del Sistema (Resultados A Obtener)
En este punto, solamente se describirn los resultados de mayor importancia
obtenidos a travs de todo el proceso. En esta seccin se debe dar mayor
nfasis a la informacin que el sistema proporciona cuidando de no hacer tan
slo mencin de los resultados a obtener. Ejemplo:
Nombre de la
salida
Destino
Periodicidad en
que se genera
Usuarios que lo
requieren
Diagramacion General Del Sistema
Es la representacin grfica de las fases del Sistema y su flujo a travs de las
dependencias que intervienen en el mismo, aunque en forma generalizada. La
tcnica a utilizar y la simbologa debe ser seleccionada por los interesados.
Explicaciones De Las Fases Del Sistema
Este punto se encuentra relacionado con el anterior ya que lo que se muestra
grficamente, ahora se describe en forma genrica, explicando los procesos
que se llevan a cabo en cada dependencia sin profundizar en detalles tcnicos
o especficos. Se deber resaltar aquellas fases del proceso en las cules se
obtengan resultados de importancia as como aquellas que requieran una
supervisin especial.
Requerimientos Del Sistema
Se establecen los recursos, tanto humanos como materiales que son
necesarios para poder llevar a cabo el sistema. Presentar costos y descripcin,
adems de las cantidades que se requieran.
Estimacin De La Fecha Probable De Implementacion Del Sistema
Es necesario que exista una fecha probable de implantacin cuya base ser la
terminacin de todas las actividades para la creacin del sistema, tales como:
anlisis, programacin, elaboracin de formas, y otros.
Se recomienda utilizar diagrama de Grantt o de Pert para establecer el perodo
de las actividades requeridas para el desarrollo del sistema.
Ejemplo:
Escala del tiempo en semanas
Actividades a
realizar 1 2 3 4
Presentacin de la
Propuesta
*****
Anlisis
Costo / Beneficio
*****
Adquisicin del
Equipo
*****
Entrenamiento *****
Consideraciones Generales Del Nuevo Sistema
En este punto se deber sealar las ventajas, desventajas, y principales
diferencias del nuevo sistema con el anterior, tales cmo seguridad,
disminucin de costo, ahorro de tiempo, flexibilidad, confiabilidad y otros.
Adems, desarrollar en cualquier aspecto de la propuesta del sistema que no
file considerado en el desarrollo de los puntos antes mencionados.

MANUAL DE USUARIO

Expone los procesos que el usuario puede realizar con el sistema implantado.
Para lograr esto, es necesario que se detallen todas y cada una de las
caractersticas que tienen los programas y la forma de acceder e introducir
informacin. Permite a los usuarios conocer el detalle de qu actividades ellos
debern desarrollar para la consecucin de los objetivos del sistema. Rene la
informacin, normas y documentacin necesaria para que el usuario conozca y
utilice adecuadamente la aplicacin desarrollada.
Objetivos
Que el usuario conozca cmo preparar los datos de entrada.
Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de salida.
Servir como manual de aprendizaje.
Servir como manual de referencia.
Definir las funciones que debe realizar el usuario.
Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error.
Pasos a seguir para definir como desarrollar el manual de usuario.
Identificar los usuarios del sistema: personal que se relacionar con el sistema.
Definir los diferentes tipo de usuarios: se presentan los diferentes tipos de
usuarios que usaran el sistema. Ejemplo: usuarios directos, indirectos.
Definir los mdulos en que cada usuario participar: Se describen los mdulos
o procesos que se ejecutarn por cada usuario en forma narrativa breve y
clara.
Importancia Del Manual De Usuario
El Manual de Usuario facilita el conocimiento de:
Los documentos a los que se puede dar entrada por computadora.
Los formatos de los documentos.
Las operaciones que utiliza de entrada y salida de los datos.
El orden del tratamiento de la computadora con los datos introducidos.
El momento en que se debe solicitar una operacin deseada.
Los resultados de las operaciones realizadas a partir de los datos introducidos.
Al elaborar el Manual de Usuario, hay que tener en cuenta a quin va dirigido
es decir, el manual puede ser manejado desde el director de la empresa hasta
el introductor de datos. Por consiguiente, debe redactarse de forma clara y
sencilla para que lo entienda cualquier tipo de usuario.


Contenido
Diagrama general del sistema
Muestra en forma condensada el flujo general de la informacin y de las
actividades que se realizan en el sistema. Proporciona una visin general del
sistema. Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques.
Diagrama particular detallado.
Presentar grficamente todos los pasos que se efecten dentro del
departamento usuario a quien est dirigido este manual. Deben especificarse
los archivos de entrada, salida, los resultados, revisiones y procesos manuales.
Explicacin Genrica De Las Fases Del Sistema
En este punto se explica en forma especfica y detallada todas las operaciones
que aparecen representadas en forma grfica en el diagrama particular. Se
analizan cada una de las fases sealando:
El proceso principal que se desarrolla.
La entrada de la informacin.
La obtencin de un resultado parcial.
El envo de informacin a otra dependencia.
Instalacin Del Sistema
La instalacin del sistema proporciona detalles completos sobre la forma de
instalar el sistema en un ambiente particular.
Iniciacin Al Uso Del Sistema
En este punto se explica cmo iniciarse en el sistema y cmo se pueden utilizar
sus cualidades comunes. Esta documentacin debe decir al usuario cmo salir
de un problema cuando las cosas funcionan mal.
Manual De Referencia
Es el documento definitivo de cara al usuario y debe ser completo. Describe
con detalle las cualidades del sistema y su uso, los informes de error
generados y las situaciones en que surgen esos errores.
Dependiendo del sistema, los documentos al usuario se pueden proporcionar
por separado o reunidos en varios volmenes. Los sistemas de ayuda en lnea
evitan que el usuario pierda tiempo en consultas manuales.
Caducidad De Documento Fuente Y Destino Final
Como el usuario trabajar con documentos fuentes, stos podrn tener un
perodo de retencin y un destino especificado.

MANUAL DE CAPTACIN

Permite tener una clara visin del proceso de Captacin de los datos fuentes
previo al procesamiento electrnico de los mismos.
Objetivos
Documentar al usuario a cerca del recorrido a travs de las pantallas del
sistema.
Conocer la forma cmo el usuario puede utilizar el equipo necesario para la
ejecucin del sistema.
Contenido
Diagrama General Del Sistema
Este diagrama debe ser presentado grficamente y en forma sencilla.
Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques ( es el
mismo diagrama que se presenta en el Manual Administrativo).
Diagramas De Pantalla
Presentar en este punto el flujo del sistema en las pantallas utilizadas por cada
mdulo.
Puntos a documentar en una pantalla:
Explicacin del recorrido para llegar a la pantalla.
Formato de los datos a captar.
Formato en que son captados los datos.
Explicacin Genrica De Las Fases Del Sistema
Es una explicacin clara, breve de todos los mdulos que se presentan en el
diagrama general.
Equipo Utilizado Para La Captacin
Se debe crear un instructivo que permita al usuario el entrenamiento del
sistema.
Debe contener los siguientes puntos:
Uso del equipo: Describir detalladamente el uso correcto del equipo utilizado
para la captacin de la informacin, dando una explicacin del encendido,
manejo, control y del material que se usa como medio de captacin de los
datos.
Entrenamiento del Software de la aplicacin:
Explicacin del software utilizado en complemento al sistema.
Ejemplo: como entrar y salir del sistema.
Situaciones Anormales
Se presentan mensajes que se emiten al momento de la captura de los datos o
cualquier condicin fuera de lo normal. Ejemplo:
Situacin anormal Mensaje Causas Soluciones
Entregas Al Computador
Establecer un calendario con fechas de entrega al computador, al igual que un
horario para la obtencin de resultados.
El calendario determina marca cundo las actividades deben llevarse a cabo de
manera que la gestin del sistema no se vea afectado. Si es un sistema en
lnea no se requiere. Ejemplo:
Operacin Frecuencia Objetivo Hora de Entrada Hora de
salida
Solicitud de
reporte
Semanal
Mensual
Actualizar
informe del
departamento
X
Antes de las 2:00
p.m.
3:00 p.m.
Caducidad De Documentos Fuentes
Establecer por escrito la fecha de caducidad de los documentos fuentes, el fin a
que han de destinarse ya sea para su destruccin, devolucin o conservacin
en un archivo.
Manual de operacin
Objetivo
Contiene la informacin que permite al personal de operacin utilizar en forma
eficiente la operacin de los sistemas de procesamiento electrnico.
Contenido
Diagrama general del sistema
Este diagrama debe ser presentado grficamente y en forma sencilla.
Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques (es el
mismo diagrama que se presenta en el Manual Administrativo ).
Diagrama general del flujo del proceso electrnico.
Se representa en este diagrama todo el ambiente perifrico que interacta en el
sistema en cuanto a: entradas manuales, medios magnticos y dispositivos de
salida. La simbologa a utilizar debe ser establecida como estndar. (Ejemplos:
cintas, discos, disquetes).
Explicacin Genrica De Las Fases Del Sistema
Es una explicacin clara, breve de todos los mdulos que se presentan en el
Diagrama general descrito anteriormente.
Diagrama De Pantallas Del Sistema
Se presenta en este punto el flujo del sistema en las pantallas utilizadas por
cada mdulo.
Puntos a documentar en una pantalla:
Explicacin del recorrido en pantalla.
Formato en que son captados los datos.
Instructivo De Operacin Por Programa
Se debe desarrollar por cada programa del sistema. Incluye:
Diagrama electrnico del programa.