Manual de ANAPRE

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ANAPRE para Windows
Versin 2.0
Anlisis de Costos y Presupuestos para
profesionales de la industria de la
construccin.
Manual del Usuario
Ing. Diego Federico Vargas Garca
CODIA 5524
Res. (809) 548-8851
Cel. (809) 280-3296
Tabla de Contenido
ii
MANUAL DEL USUARIO
TABLA DE CONTENIDO
PARTE 1.- INFORMACION GENERAL 8
Introduccin 9
Requerimientos de Sistema 9
Instalacin de ANAPRE 2.0 11
Entendiendo lo que hace el programa de instalacin 11
Corriendo el programa de instalacin 11
Registracin del usuario de ANAPRE 2.0 15
Parmetros del sistema 17
Capitulo 1.- Usando ANAPRE: El flujo de trabajo 19
Tabla de Contenido
iii
PARTE 2.- ANALISIS DE COSTOS 23
Capitulo 2.- Anlisis de Costos 24
Definiciones 24
Tipos de Anlisis 25
Gneros y subgneros 29
Componentes 35
Ensamble de un Anlisis 40
Seleccin de tems 41
Consideraciones de factores de usos, desperdicios, 42
rendimientos, mrgenes, etc.
Relaciones entre Componentes 43
Significado 43
Eliminar componentes 44
Aplicacin 45
Desglose Elemental 46
Definicin 46
Creacin 48
Importancia 49
Arbol de Componentes 50
El folleto dentro del computador 50
Significado de cada seccin del rbol 50
Ventajas y desventajas de su uso 53
Capitulo 3.- Reportes 54
Gneros 54
Catalogo general de gneros y subgneros 55
Componentes 55
Reportes de Insumos 55
Reportes de Anlisis de Costos 55
Seleccin por rango segn tipo de reporte 56
Tabla de Contenido
iv
Presentacin Preliminar en Pantalla 57
Capitulo 4.- Utilidades 59
Acceso al men de utilidades 59
Configurar impresora 59
Actualizar componentes 61
Consideraciones 61
Seguridad 62
Crear Desglose Elemental 62
Capitulo 5.- Opciones de Windows 63
Editar 63
Cortar 63
Copiar 63
Pegar 63
Ventana 63
Tile 63
Cascade 63
Arrange Icons 63
Help 64
Acerca de Anlisis 64
Capitulo 6.- Organizacin de los datos dentro del computador 65
Como se almacenan los datos 65
Enfoque Multisectorial 66
Consideraciones de seguridad 66
Creacin de un folder nuevo de componentes 67
Compartir componentes entre usuarios de ANAPRE 67
Tabla de Contenido
v
PARTE 3.- PRESUPUESTOS 68
Capitulo 7.- Organizacin de los Presupuestos 69
Introduccin 69
Organizacin de los presupuestos 70
Datos generales de un proyecto 72
Acceso a los presupuestos de un proyecto 73
Listado de Proyectos 74
Capitulo 8.- Manejo de Presupuestos 75
Creacin de un presupuesto 75
Datos generales de un presupuesto 75
Grabar un presupuesto 77
Utilizacin de un presupuesto como Modelo 78
Importar un presupuesto de otro proyecto 79
Capitulo 9.- Estructura de un Presupuesto 81
Estructura de un Presupuesto 81
Identificacin de los Items de un Presupuesto 81
Mdulos 81
Partidas 82
Sub-partidas 82
Acceso al detalle de un Presupuesto 83
Datos de los mdulos 84
Datos de las partidas 85
Datos de las Sub-partidas 87
Manejo de presupuestos de terminacin 87
Calculadora asociada al volumen y al precio de las sub-partidas 87
Como utilizar los componentes en un presupuesto 89
Tabla de Contenido
vi
Combinar partidas de varios presupuestos 91
Utilizacin de un mdulo como Modelo 94
Utilizacin de una partida como Modelo 96
Visualizar un presupuesto 97
Exportar un presupuesto a otros programas 99
Actualizar un presupuesto 100
Sin componentes 100
Con componentes 101
Manipular cantidades y precios unitarios de las sub-partidas 102
De un modulo.
Importar partidas de presupuestos hechos en una 104
Hoja electrnica (Excel, Lotus, Quattro Pro, etc.)
Capitulo 10.- Gastos Generales de un Presupuesto 106
Como accesar pantalla gastos 106
Agregar concepto de gasto 107
Datos de un gasto 108
Como mantener actualizados los gastos 109
De manera individual 109
De manera global 109
Capitulo 11.- Reportes de Presupuestos 110
Seleccin del Proyecto 110
Seleccin del Presupuesto 111
Seleccin del Tipo de Reporte 111
Formato de Presupuesto 111
Resumen por Mdulo 111
Desglose / Presupuesto 112
Desglose / Mdulo 112
Desglose / Partida 113
Desglose / Sub-Partida 113
Tabla de Contenido
vii
Anlisis en Presupuesto 113
Listado de Presupuestos 113
Capitulo 12.- Utilidades 114
Configurar Impresora 114
Capitulo 13.- Opciones de Windows 115
Editar 115
Cortar 115
Copiar 115
Pegar 115
Ventana 115
Tile 115
Cascade 115
Arrange Icons 115
Help 116
Acerca de Presupuesto 116
Capitulo 14.- Organizacin de los datos dentro del computador 117
Como se almacenan los datos 117
Proyectos 117
Presupuestos 118
Compartir informacin entre usuarios de ANAPRE 118
Consideraciones de seguridad 119
PARTE 1
PARTE 1
Informacin General
Introduccin
9
Introduccin
Felicidades por haber seleccionado ANAPRE como su asistente en la tarea de confeccin
de Anlisis de costos y Presupuestos.
ANAPRE es un programa rpido, exacto y fcil de utilizar.
Esta introduccin le explica que se necesita para correr ANAPRE, y adems algunos consejos
para aprovechar al mximo el contenido de este manual.
Si usted tiene instalado Microsoft Windows 95 en su computador y desea comenzar a utilizar
ANAPRE de inmediato, salte al Capitulo 1, Usando ANAPRE: El flujo de Trabajo. De
todas maneras usted puede regresar a leer este capitulo luego para fines de referencia.
Requerimientos de Sistema
Para correr el programa ANAPRE versin 2.0, se requiere del siguiente Hardware y Software:
Computador y Programas
Para correr ANAPRE usted necesita un computador personal basado en un procesador Intel
80386 o mayor, corriendo Windows 95/98 o NT.
El computador necesita una unidad de disquete de 1.44 megabytes (MB) 3 o una unidad de
1.2 megabytes (MB) 5, para instalar los programas.
Nota: ANAPRE requiere de Windows 9x/NT. Este manual asume que usted lo tiene instalado
y sabe como manejarlo. De no ser as, por favor refirase a las instrucciones que vienen con
Windows 9x/NT.
Espacio en Disco
Usted necesita un disco duro con por lo menos 10 MB de espacio libre para instalar ANAPRE
mas una base de datos inicial.
Introduccin
10
Memoria
ANAPRE utiliza alrededor de 500 KB de memoria RAM cuando se ejecuta. Windows 9x/NT
requiere mas memoria que esto, por lo tanto si usted puede correr Windows 9x/NT, entonces
usted puede correr ANAPRE.
Monitor
ANAPRE trabaja mejor con un monitor de 14 pulgadas o mayor y requiere una tarjeta de
Vdeo capaz de tener una resolucin de 800x600 con 256 colores.
Ratn
Usted necesita un ratn compatible con Windows 9x/NT
Impresora
ANAPRE imprime en cualquier printer soportado por Windows 9x/NT. Para mejores
resultados seleccione un printer capaz de imprimir en calidad de correspondencia.
Introduccin
11
Instalacin de ANAPRE 2.0
La instalacin de ANAPRE 2.0 solamente toma unos minutos, pero es importante que usted
siga cada paso cuidadosamente.
Instalar ANAPRE 2.0 en su computador es un proceso muy simple. Pero antes de hacerlo,
como quiera, es importante explicarle lo que hace el programa de instalacin.
Entendiendo lo que hace el programa de instalacin de ANAPRE 2.0.
El programa de instalacin prepara su computador para recibir ANAPRE 2.0, esto hace lo
siguiente:
Le permite decidir donde usted quiere instalar ANAPRE 2.0
Crea la estructura de los directorios para el programa y los archivos de ANAPRE 2.0 en su
disco duro.
Expande los archivos comprimidos de su CD o disquetes de instalacin.
Copia los archivos expandidos a su disco duro
Copia una base de datos de Anlisis e Insumos la cual esta incluida en el paquete, esta base
de datos tiene un uso mayor en el rea de edificaciones pero puede ser expandida a
cualquier rea de la construccin.
Copia varios ejemplos de presupuestos los cuales muestran la versatilidad de ANAPRE 2.0
en la tarea de confeccin de presupuestos, se incluyen presupuestos del rea de
edificaciones, carreteras, acueductos y drenaje sanitario.
Crea un nuevo grupo para ANAPRE 2.0 en el manejador de programas de Windows.
Corriendo el programa de instalacin de ANAPRE 2.0.
Si usted ha instalado alguna vez un programa de Windows, entonces usted encontrar que
instalar ANAPRE 2.0 es muy simple. Corra el programa de instalacin y siga las instrucciones
dadas en la pantalla.
Para los que son nuevos en el ambiente de Windows y necesitan mas informacin, siga las
instrucciones que se detallan a continuacin:
Nota: Estas instrucciones asumen que usted esta instalando ANAPRE 2.0 desde la unidad que
corresponde al CD-ROM, generalmente D: al disco duro de su computador, generalmente C:.
Si usted tiene una configuracin la cual tiene asignada diferentes letras a sus unidades de disco
duro y CD, por favor reemplace la D y la C con las letras apropiadas.
Introduccin
12
Para instalar ANAPRE 2.0:
1. Arranque su computador
2. Inserte el CD de ANAPRE 2.0 en la unidad D:
3. En el manejador de programas, elija RUN
4. Cuando se le pida el nombre del programa a Correr, digite d:\setup y presione OK
5. El programa de instalacin arrancara y le presentara una pantalla de informacin y a la vez
le pedir el nombre del folder donde desea instalar ANAPRE 2.0, por defecto se sugiere
c:\anapre, esta pantalla es la siguiente:
Luego de presentar esta pantalla se procede a pedir el nombre del folder donde se desea
instalar ANAPRE 2.0, para esto se despliega la siguiente pantalla:
Introduccin
13
Aqu digitamos el nombre del folder, luego presionamos Aceptar para continuar con la
instalacin o Cancelar para abortar la instalacin, adems si no estamos seguros de donde
podemos instalar ANAPRE 2.0 podemos presionar el botn Explorar para buscar el folder a
travs del explorador de Windows
A seguidas el programa de instalacin nos presenta el detalle de los archivos de programas
que va descomprimiendo as como una breve descripcin de la funcin de cada uno de ellos.
Al terminar de descomprimir los archivos de programas se presenta un mensaje de
informacin al comenzar a instalar la base de datos inicial de Anlisis e Insumos as como los
presupuestos de ejemplo que hemos incluido en el paquete.
Luego de finalizado esta operacin de descomprimir se presenta la pantalla que nos pide el
nombre del grupo de programas que le vamos a asignar a ANAPRE 2.0, esta pantalla es:
En la cual suministramos el nombre del grupo de programas y presionamos aceptar.
Finalmente podemos ver los iconos asignados a los diferentes mdulos que conforman el
programa ANAPRE 2.0 dentro del grupo de programas a los y finalmente si no hubo ningn
tipo de problemas nos sale un mensaje felicitndonos por haber instalado satisfactoriamente el
programa ANAPRE 2.0.
Introduccin
14
6. Luego de haber instalado ANAPRE 2.0 debemos proceder a registrar el programa con el
autor, para registrar el programa debemos ejecutar los siguientes pasos:
7. En la pantalla del manejador de programas correspondiente al grupo que se creo para
ANAPRE 2.0, la cual es:
Ejecutamos el icono correspondiente al Modulo de Acceso General ANAPRE 2.0, el
cual es el primero de los iconos.
Al ejecutar este programa se nos despliega la siguiente pantalla:
Introduccin
15
En la cual tenemos el acceso a todos los mdulos que conforman ANAPRE 2.0,
entonces en esta pantalla podemos ver el nombre del usuario que tiene la autorizacin
para poseer y utilizar el programa, el cual inicialmente tiene como nombre Usuario no
registrado de ANAPRE 2.0, luego para poder cambiar este nombre y ponerle el que
se desee debemos proceder a anotar el numero de serie que aparece debajo del
nombre del usuario, en este ejemplo es: 3076-18EC-0001-3160-36833.
8. Luego que anotamos el numero de serie, debemos contactar al autor del programa,
entonces luego de validar la autenticidad de la adquisicin del programa, se le dar
un Cdigo de Autorizacin el cual le permitir modificar los parmetros que
controlan el programa en su computador.
9. Para cambiar los parmetros y a la vez decirle a ANAPRE 2.0 que usted es un
usuario registrado debe presionar el botn que dice Cambia Parmetros el cual
esta en la parte inferior derecha de la pantalla anterior.
Introduccin
16
Entonces al hacer esto se nos despliega la siguiente pantalla:
La cual nos pide el cdigo de autorizacin el cual se supone lo anotamos al momento
de registrar nuestra licencia de ANAPRE 2.0, luego digitamos el cdigo y presionamos
el botn Autoriza con lo cual podemos llegar hasta la pantalla que nos permite
modificar los parmetros que controlan el programa ANAPRE 2.0.
Es necesario e importante recalcar que el seguimiento de estos pasos es lo que nos
asegura el xito en la instalacin del programa ANAPRE y adems el no registrar el
programa le impondr una serie de restricciones lo cual solo prcticamente le permitir
visualizar las informaciones que estn incluidas en el paquete (base de datos de anlisis
e insumos y los presupuestos de ejemplos) por lo que le recomendamos que se registren
inmediatamente culminen el proceso de instalacin del programa.
Introduccin
17
Parmetros del Sistema.
Esta opcin nos permite modificar algunos parmetros que son propios de cada usuario del
Sistema ANAPRE, como son: Nombre del usuario, actividad que realiza, direccin, telfonos,
contacto en la empresa, as como tambin nos permite indicar que archivo de datos y en que
lugar del disco duro estar ubicado. Esta opcin presenta dos pantallas, la primera de ellas nos
permite cambiar las informaciones generales del usuario, y es la pantalla siguiente:
Aqu podemos cambiar todos los parmetros que se nos presentan. Podemos observar el TAB
que dice General (cont.), tocando este TAB podemos accesar la segunda pantalla de
parmetros del sistema, la cual nos presenta la siguiente informacin:
Introduccin
18
En esta pantalla podemos modificar el archivo de datos por defecto, que queremos utilizar.
Esta opcin es muy importante asimilarla ya que la posibilidad de tener infinitos archivos de
datos con insumos y anlisis es una de las caractersticas mas importantes y que diferencian a
ANAPRE de otros programas de su genero.
Cuando se cambia el archivo por defecto, este cambio ser efectivo al momento de volver a
entrar al modulo de Anlisis, de manera que si desea que el cambio tenga efecto inmediato
debe salir del modulo y volver a entrar.
Tambin en esta pantalla tenemos la opcin de definir la ubicacin de los archivos de
ANAPRE, esta ubicacin ser diferenciada para cada modulo que compone el programa. Aqu
tenemos la ubicacin de los archivos del modulo de anlisis, del modulo de Presupuestos, del
modulo de Cubicaciones y finalmente tenemos la ubicacin de los archivos que son comunes a
todos los mdulos. Estos folders deben guardar la regla de nombres de folders validos y no
deben tener mas de 8 caracteres en cada nombre de folder, adems no es necesario que existan
ya que ANAPRE se encarga de crear todos los folders que sean necesarios para su buen
funcionamiento.
En el capitulo 8 de este manual explicaremos mas en detalle la forma de organizacin de los
datos y las ventajas de su aplicacin en la practica.
Usando ANAPRE: El flujo de trabajo
19
ANAPRE esta diseado para asistirlo en la tarea de proyectar los
costos de construccin de los proyectos. El a su vez esta formado por
dos mdulos, los cuales tienen sus funciones especificas en cada etapa
de la proyeccin de costos, estos mdulos son:
a) Anlisis de Costos
b) Presupuestos
El flujo de trabajo a seguir para realizar correctamente la tarea de
proyectar los costos de construccin de un proyecto se detalla a
continuacin:
20
Con los planos de la obra se
identifican las partidas o
actividades a realizar para
completar el proyecto.
Realizar los anlisis de costos
que estn asociados a partidas
y que no existan en la base de
datos en uso.
Agregar las unidades, partidas y
sub-partidas del presupuesto, as
como sus datos generales.
Identificar y agregar los costos
indirectos que por su naturaleza
genera el proyecto.
Generar los reportes asociados al
presupuesto.
Siguiendo este flujo de trabajo, usted podr ser productivo con
ANAPRE al instante.
Identificacin de las Partidas
Anlisis de Costos
Registrar el Presupuesto
Agregar los Gastos Generales
del Presupuesto
Reportes
21
La base de datos
contiene todo lo
que usted necesita
para la mayora de
los presupuestos.
Movindose a Travs de flujo de Trabajo en ANAPRE
Algunas de las tareas del flujo de trabajo toman solamente un paso
mientras que otras toman mas. De todas maneras, luego que usted vaya
a travs del proceso varias veces, este le parecer muy natural.
Para hacer la tarea de identificacin de las partidas, ANAPRE viene
con una base de datos de anlisis de costos e insumos adaptada a la
realidad de nuestro pas. Y de ser necesario, tambin usted puede crear
anlisis e insumos segn sea su necesidad.
Para seguir el flujo de trabajo en ANAPRE usted necesita hacer:
1 Con el plano del proyecto, identificar las partidas o actividades
que sern necesarias realizar para completar el trabajo.
2 Luego de tener las partidas identificadas, en el modulo de
anlisis de costos, usted debe verificar la existencia de los
componentes en la base de datos, si no existe el componente,
entonces se proceder a crearlo y de esta manera quedara
permanentemente grabado en la base de datos.
3 Luego de haber creado los componentes nuevos, se procede a
crear los desgloses para aquellos que sean Anlisis, este
desglose estar formado por componentes Anlisis o por
componentes Insumos (luego se vera en detalle cada
definicin de estos conceptos).
4 Luego de haber creado todos los componentes se pasa al
modulo de Presupuestos. Aqu se registran los datos
generales del presupuesto, as como las unidades, partidas y
sub-partidas que conforman la obra.
5 Luego de creado el presupuesto, se procede a identificar y
registrar los Gastos Generales del presupuesto, los cuales son
variables tanto cualitativamente como cuantitativamente, segn
sea la naturaleza de la obra.
22
A veces usted
decide hacer las
cosas en otro
orden, lo cual es
correcto.
6 Ya creado el presupuesto, se procede a Ensamblarlo, para de
esa manera poder visualizar en la pantalla los totales a todos los
niveles, esto es saber los valores de las unidades, de las partidas
y de las sub-partidas, as como tambin, saber los valores de los
gastos indirectos, tanto en detalle como resumidos.
7 Luego de ensamblado el presupuesto, se podr decidir si se deja
como esta o si se cambia alguna cantidad o se agrega alguna
partida. En caso de querer cambiar algo, se va al paso 4 y se
repite el proceso hasta el paso 6, hasta que se este conforme
con los valores del presupuesto.
8 Finalmente se imprimen los reportes ligados al presupuesto,
estos reportes podrn ser mas o menos segn sea la naturaleza
de la obra.
Mantenga siempre presente que estos pasos son una simple
gua. Mientras este es el orden recomendado, no es el
requerido. Usted puede realizar los pasos en el orden que
funcione mejor para usted.
Por ejemplo, usted puede luego de haber hecho el presupuesto
decidir que un insumo tiene un precio muy bajo, entonces usted
va al modulo de anlisis de costos y cambia el precio del insumo
y actualiza los anlisis relacionados con ese insumo, luego va al
modulo de presupuestos y selecciona el presupuesto que le
interesa, y con solo presionar un botn usted puede hacer que
el presupuesto quede actualizado con los cambios que hizo
anteriormente, esto de manera instantnea.
PARTE 2
PARTE 2
Anlisis de Costos
Anlisis de Costos Definiciones
24
Un Anlisis es un
grupo de insumos
usados comnmente
juntos
Anlisis de Costos
Definiciones:
Un Anlisis es un grupo de componentes que comparten informacin
dimensional comn y pueden ser identificados como un sistema sencillo
o como una operacin de trabajo para lograr un producto. Cuando
usted identifica un anlisis usado en su trabajo, puede tomar el anlisis
completo, en vez de cada elemento que lo compone individualmente.
En grandes proyectos, asociar las actividades de construccin a los
anlisis, puede resultar en un ahorro de tiempo y adems tambin ayuda
a mejorar la exactitud de los costos finales del proyecto en proyeccin.
Es bueno resaltar que el programa ANAPRE nombra los elementos que
definen un anlisis como Componentes, y que esta nomenclatura
ser utilizada en el resto de este manual.
Usted puede utilizar los anlisis incluidos en la base de datos o puede
hacer nuevos o tambin alterar los existentes.
25
Tipos de Anlisis
Existen 3 tipos primarios de anlisis, basados en cual es el uso que se le
dar, y estos son:
Anlisis Detallado - Es aquel compuesto por un grupo especifico de
componentes sencillos, los cuales juntos definen una tarea sencilla en
el proceso de construccin.
Anlisis Conceptual - Es aquel compuesto por un grupo de anlisis ,
son mas complejos que los detallados.
Anlisis Paramtrico - Es aquel formado por un grupo de
relaciones matemticas que se aplican en muchos sistemas de
construccin y los cuales pueden ser adaptados a trabajos
especficos.
ANAPRE tiene incluido una base de datos con un numero apreciable de
anlisis( alrededor de 1,000), as como de insumos (unos 1,800), los
cuales cubren la mayor parte de las tareas de construccin que se
realizan en obras en nuestro pas.
ANAPRE puede manejar cualquier tipo de anlisis, por lo tanto
depender de usted definir una tcnica de analizar costos, la cual
siempre deber estar acorde con la realidad y la practica cotidiana de
usted, el ingeniero de costos.
Las siguientes secciones describen cada tipo de anlisis, y dan ejemplos
especficos de cada uno.
26
ANALISIS DETALLADOS:
Los anlisis en detalle se consideran como los mas comunes y
elementales. Existen grupos especficos de componentes insumos para
ensamblar un anlisis, como por ejemplo: El hormign simple.
La composicin del hormign simple se detalla como sigue:
Insumo Unidad
Cemento Fundas
Arena m3
Grava m3
Agua Galones
Con estos componentes, combinados en diferentes proporciones, se
logran diferentes resistencias y por lo tanto, se obtienen diferentes
anlisis. Adems el precio unitario del anlisis ser la suma de los
productos de cantidad x precio unitario de cada componente.
La ventaja de tener anlisis detallados reside en que estos pueden ser
utilizados para formar parte de otros anlisis, que son la siguiente
categora a tratar.
ANALISIS CONCEPTUALES:
Los elementos que forman parte de un anlisis conceptual generalmente
son a su vez, anlisis. De esta manera se logra simplificar en gran
medida, el manejo de actividades sumamente complejas. Un ejemplo de
anlisis conceptual es la construccin de un muro de bloques de 6,
este anlisis parecera a simple vista algo sencillo, pero veamos su
desglose de componentes:
Elemento Unidad Uso
Sum. Varillas qqs amarre blocks
Sum y col bloques m2 col. bloques
Mortero 1:3 m3 pegado bloques
Hormign 1:3:5 m3 llenado huecos
27
Para que usar anlisis
conceptuales
Como podemos observar todos los elementos que se utilizan para
analizar 1 m2 de muro 6, a su vez son anlisis, los cuales estn
compuestos por los siguientes elementos:
Sum. Varillas acero 3/8, alambre dulce #18
Sum y col bloques bloques 6x8x16, m.o. col, andamios
Mortero 1:3 cemento, arena tipo itabo, agua
Hormign 1:3:5 cemento, arena, grava, agua
Adems, los anlisis conceptuales tambin pueden ser usados para
hacer los clculos preliminares de los costos que pueden ser sub-
contratados separados de las actividades que puede realizar su
compaa. Para lograr esto se asume que los anlisis conceptuales son
elementos primarios que se pueden expresar en precios unitarios a sub-
contratar, adems se asume tambin que los elementos de los anlisis
detallados son mayormente costos de materiales y mano de obra.
ANALISIS PARAMETRICOS:
Un anlisis Paramtrico, es un anlisis con un alcance muy amplio en su
contenido. Los anlisis paramtricos estn basados en promedios
matemticos; por ejemplo, un anlisis Paramtrico calcula las
excavaciones estructurales necesarias para construir un edificio de
oficinas, como un mltiplo del rea de construccin en planta.
Dada una variable global, un anlisis Paramtrico calcula una cantidad
especifica de un elemento de una construccin. Dependiendo de la
formula usada por el anlisis Paramtrico los resultados pueden ser
detallados o conceptuales en alcance.
Algunos sistemas hoy da usan variables globales para calcular las
cantidades de un gran numero de elementos de una construccin.
28
Un edificio de oficinas, es un ejemplo de anlisis Paramtrico, o sea, en
otras palabras, un anlisis Paramtrico es equivalente a un presupuesto.
Algunas organizaciones como el cuerpo de Ingenieros del Ejercito y la
Marina de los Estados Unidos hacen uso de anlisis paramtricos para
sus construcciones. Estos establecen valores que les permiten preparar
estimados de costos preliminares para un trabajo.
Finalmente debemos sealar que para hacer estimaciones con estos
tipos de anlisis es necesario establecer tipos de construcciones y haber
hecho por lo menos 10 trabajos similares para establecer factores.
Por ejemplo, con este mtodo de analizar se pueden establecer costos
en cisternas por galn, en carreteras por kilmetros, en edificaciones,
por metros cuadrados, etc., de manera que cuando se necesite hacer un
estimado de costos para un tipo de obra, con este mtodo se tenga un
valor muy cercano a la realidad, el cual pueda afinarse en un proceso
posterior de revisin.
Anlisis de Costos Gneros y Subgneros
29
CAPITULO 2
Anlisis de Costos
Archivos:
A partir de este capitulo trataremos el manejo del modulo de anlisis de costos simulando que
tenemos el computador dentro del manual. Esto es, presentaremos las pantallas que se visualizan
dentro del programa y explicaremos que pasos se necesitan para realizar cada accin.
Este capitulo trata sobre la primera opcin que vemos en el men que esta en la parte superior de
la pantalla, que es Archivos, el men que se presenta es el siguiente:
Figura 1.- Opciones del men de archivos
A continuacin pasaremos a definir cada una de estas opciones que aparecen en el men.
30
Gneros y Subgneros:
Debido a la gran variedad de componentes que existen en nuestro medio, se hace necesaria la
clasificacin de una manera lgica de todos estos elementos que integran los anlisis de costos,
por lo que hemos nombrado conceptualmente los trminos de gneros y subgneros para realizar
esta tarea de clasificacin.
Los gneros son la clasificacin a nivel general de los componentes que intervienen en la industria
de la construccin, un ejemplo practico de genero se da al clasificar los insumos en seis (6)
grandes grupos:
1) Materiales
2) Mano de Obra
3) Herramientas
4) Equipos
5) Sub-Contratos
6) Otros
Los Subgneros son una clasificacin mas especializada, la cual podemos utilizar para desglosar
de una manera mas acabada las diferentes categoras o actividades que encontramos en nuestro
ejercicio profesional. Por ejemplo, dentro del genero materiales podemos tener una diversidad
enorme de subgneros como son: aceros, agregados, madera, bloques, etc. , dentro de la mano de
obra, tenemos, albailera, plomera, electricidad, etc.
Tambin con estos conceptos podemos tener una clasificacin precisa de todos los tipos de
anlisis de costos que manejamos, como son, trabajos preliminares, hormign simple, hormign
armado en zapatas, hormign armado en vigas, muros, etc.
La pantalla que nos permite manejar estos conceptos es la siguiente:
31
Figura 2.- Pantalla de Gneros
Como podemos ver, desde esta pantalla podemos manejar tanto los gneros como los subgneros.
Presionado el botn Agrega podemos registrar nuevos gneros, con el botn Cambia
podemos cambiar los datos de los gneros y con el botn Elimina podemos borrar
permanentemente de la base de datos el genero que esta marcado por la barra. Adems por medio
del botn Subgneros podemos accesar la pantalla de manejo de este concepto y finalmente con
el botn Cerrar podemos regresar al men anterior, cerrando esta pantalla.
Cuando se desea agregar un genero, se despliega la siguiente pantalla:
Figura 3.- Pantalla actualiza gneros
32
En esta pantalla se pide el cdigo del genero el cual es un campo alfanumrico ( puede contener
letras y/o nmeros) de hasta 15 caracteres, luego de digitar el cdigo del genero, entonces se toca
con el ratn el botn Ok para registrar el genero o si no se quiere registrar se presiona el botn
Cancelar.
Esta misma pantalla se presenta cuando se quiere cambiar, aqu se procede a reintroducir el
cdigo y tambin se presiona el botn Ok para que el cambio sea permanente.
Cuando se desea eliminar un genero la pantalla que se despliega es:
Figura 4.- Pantalla pide confirmacin eliminar genero
La cual le pide la confirmacin para eliminar el genero, si desea eliminarlo, presione Ok, en
caso contrario presione Cancel.
Es importante tener en cuenta que cuando usted elimina un genero, el programa se ocupa de
eliminar todos los subgneros relacionados con este, por lo que se debe ser cauteloso al momento
de eliminar gneros.
33
Subgneros
Para accesar la pantalla de los subgneros se tienen dos posibilidades, la primera es presionando el
botn Subgneros que se visualiza en la figura 2, presionado el TAB (especie de marcador)
en la pantalla de actualizacin de los gneros (fig. 3). En ambos casos la pantalla que se visualiza
es la siguiente:
Figura 5.- Pantalla presenta datos subgneros
Aqu podemos observar los datos que forman parte del concepto subgnero. De nuevo se manejan
en esta pantalla los mismos mecanismos para actualizar los datos de los subgneros:
Botn Agrega - para incluir nuevos subgneros
Botn Cambia - para modificar el subgnero seleccionado por la barra
Botn Elimina - para borrar el subgnero seleccionado
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En los dos primeros casos, la pantalla a presentar es la que sigue:
Figura 6.- Pantalla actualiza subgneros
En esta pantalla tenemos 3 campos cuyo significado se detalla a continuacin:
Subgnero: es el cdigo asignado, puede tener hasta 8 caracteres alfanumricos y no puede
estar en blanco.
Descripcin: es el nombre que tendr el subgnero, puede tener hasta 30 caracteres
alfanumricos y no puede estar en blanco.
Genero: es el cdigo del genero al que pertenece el subgnero, este campo no se puede
modificar ya que el programa lo maneja internamente, siempre ser el genero que estaba marcado
cuando se presiono el botn Subgneros.
Es recomendable utilizar cdigos y nombres de gneros y subgneros que tcnicamente tengan
significado.
Cuando se desea eliminar un subgnero, aparece misma pantalla que para eliminar los gneros,
pero en este caso no hay mayores consecuencias.
Finalmente debemos recalcar que la clasificacin que se haga de los componentes a travs de los
gneros y los subgneros siempre ser algo dinmico y personal, con los cdigos de ambos
conceptos se tiene un margen de trabajo muy cmodo, depender de usted utilizarlo de la manera
que mejor se adapte a su estilo y rea de trabajo.
Anlisis de Costos Componentes
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Componentes:
Hemos denominado componentes a todos los elementos fsicos que intervienen en el proceso de
construccin de una obra. Tambin utilizamos el termino componente para englobar en un solo
concepto los insumos y los anlisis de costos.
Como podemos observar en la siguiente pantalla:
Figura 7.- Pantalla presenta los componentes
Tenemos una presentacin parcial de los datos de los componentes que existen en la base de
datos. En esta pantalla podemos ver que estos datos se pueden presentar de 3 maneras posibles,
que son:
a) Por el cdigo del componente, en orden de menor a mayor, si se quiere ubicar un componente
especifico, se digita su cdigo en el cuadro que aparece debajo del tab Por Cdigo y se
presiona la tecla TAB o se presiona la tecla ENTER para accesar la pantalla de actualizacin
del componente.
b) Por el subgnero, cuando se presiona este tab el programa selecciona solamente los
componentes asociados al subgnero que en la lnea seleccionada.
c) Por la descripcin: Cuando se presiona este tab el programa presenta un cuadro para digitar
la descripcin parcial del componente que se desea ubicar, se digita, presiona la tecla TAB y
el programa se ubica desde esa descripcin en adelante.
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Aqu tenemos los mismos botones que en los gneros y subgneros, por lo tanto el mecanismo de
actualizacin es el mismo. Adicionalmente a estos botones podemos ver otro que dice Copia,
que nos sirve para copiar el componente seleccionado con otro cdigo, cuando se toca este botn
aparece la siguiente pantalla:
Figura 8.- Pide nuevo cdigo para copia
Donde se pide el nuevo cdigo a utilizar para copiar el componente. Para copiar el componente se
digita el nuevo cdigo y se presiona el botn Ok en caso contrario se presiona el botn
Cancelar.
Esta opcin de copiar es una facilidad que proporciona el programa para cuando se tenga la
necesidad de agregar componentes que sean parecidos a algunos existentes en la base de datos,
entonces se copian y luego se modifican los datos que sean diferentes. Esta facilidad se utiliza mas
comnmente con los anlisis de costos.
Cuando se presionen los botones de Agrega y Cambia, se despliega la siguiente pantalla:
Figura 9.- Pantalla presenta datos componentes 1 de 2
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Aqu tenemos la primera parte de los datos de los componentes, estos datos son:
Cdigo: hasta 6 caracteres numricos, o sea, entre 1 y 999,999, este campo tiene que ser nico
para cada componente.
Subgnero: hasta 8 caracteres alfanumricos, este campo es el que permite la relacin de
clasificacin entre los subgneros y los componentes, o sea, a travs de este campo es que se
clasifican los componentes. Existen dos maneras de digitar este campo, una es directamente sobre
el campo utilizando el teclado, la otra es a travs del botn que esta a la derecha del campo ( ),
este botn sirve para desplegar la pantalla que nos presenta los subgneros para de esta manera de
una forma grfica y dinmica seleccionemos el subgnero en el cual deseamos insertar el
componente, esto a travs del botn Selecciona, el cual podemos ver en la siguiente pantalla:
Figura 10.- Presenta subgneros para seleccionar
Clase: este campo nos permite diferenciar cuando un componente es insumo y cuando es anlisis,
se toca con el ratn uno de los dos crculos.
Descripcin: este campo nos sirve para identificar los componentes, puede tener hasta 40
caracteres alfanumricos.
Unidad: este campo contiene la unidad comercial del componente, puede tener hasta 4 caracteres
alfanumricos.
Costo Directo: el contenido de este campo varia segn la clase del componente ( insumo o
anlisis ), cuando es un insumo, este campo contiene el precio del insumo y cuando es un anlisis
no se digita nada, ya que el costo directo es funcin de los elementos que formen parte del
desglose del anlisis.
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Cantidad: este campo contiene cantidad de comercializacin del componente para los insumos, y
para los anlisis contiene la cantidad utilizada para hacer el anlisis, generalmente para los
insumos este campo es igual a 1 y adems para la mayora de los anlisis tambin es igual a 1,
pero existen casos de anlisis en los que la cantidad es diferente de 1, el ejemplo mas practico es
el anlisis de una puerta de 0.9x2.1, en donde la cantidad es igual a este producto, por lo tanto
ser igual a 1.89.
Precio Unitario: este campo siempre ser igual al cociente de dividir el costo directo entre la
cantidad.
Rendimiento: este campo se utiliza para expresar la cantidad del insumo que puede producir el
equipo de personal que se describe en la brigada, su uso ms importante es para medir la
produccin de los trabajadores en los insumos que son mano de obra. Este es un campo numrico
de 5 enteros y 2 decimales.
Brigada: aqu podemos tener una descripcin resumida de los tipos de trabajadores y sus
cantidades, que sern necesarios para producir el rendimiento sealado en el prrafo anterior,
puede tener hasta 20 caracteres alfanumricos.
Fecha de cambio: este campo es manejado internamente por el programa, expresa cuando fue la
ultima modificacin al precio unitario del componente.
Adicionalmente a estos campos localizados en la pantalla, tenemos el TAB
"ESPECIFICACIONES", el cual al presionarlo nos presenta la siguiente pantalla:
Figura 11.- Pantalla pide especificaciones del componente
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Aqu se indica a manera de literatura cuales son las propiedades o requisitos que posee o debe
cumplir el componente, este campo puede tener hasta 150 caracteres alfanumricos, y cuando se
digita no hay que tener en cuenta los mrgenes del cuadro porque el programa se encarga de
ajustarlo automticamente.
Cuando se han digitado todos los datos descritos anteriormente, entonces se procede a presionar
el botn Ok para grabar permanentemente estos datos y en caso contrario se presiona el botn
Cancelar.
Adicionalmente a estos campos y botones, podemos observar la existencia de otro botn que dice
Desglose, este botn nos permite, en el caso de un componente cuya clase sea Anlisis,
accesar a la pantalla que nos presenta los componentes que forman parte del desglose del anlisis.
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Ensamble de un Anlisis.
La pantalla siguiente nos muestra el desglose de un anlisis:
Figura 12.- Pantalla presenta desglose del anlisis en proceso
En esta pantalla podemos apreciar el contenido cualitativo y cuantitativo del desglose del anlisis
en proceso, o sea, podemos ver cuales insumos y/o anlisis son necesarios y en que cantidad, para
ensamblar un anlisis. Tambin podemos ver que el campo Costo Directo que se presenta en
esta pantalla, coincide con el mismo campo en la pantalla anterior, esto es que internamente el
programa se encarga de acumular los valores del desglose y colocarlo en el campo
correspondiente en la pantalla de actualizacin de los componentes anlisis.
De nuevo tenemos los tres botones que se utilizan para actualizar los elementos que forman parte
del desglose, al agregar y/o cambiar, se despliega la siguiente pantalla:
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Figura 13 .- Pantalla actualiza desglose analisis
Aqu tenemos los siguientes campos:
Anlisis: este campo referencia al anlisis que esta siendo desglosado, su valor no puede ser
alterado en este proceso.
Componente: este campo sirve para indicar cual insumo y/o anlisis se desea incluir como parte
del desglose, existen 2 formas de llenarlo:
a) Digitado el cdigo que desea incluir, este cdigo puede tener hasta 6 dgitos
numricos.
b) Utilizando como auxiliar el botn que se encuentra a la derecha del campo, este botn
( ) se utiliza para accesar los componentes en forma de tabla y de esta manera sin
tener que recordar cdigos pueda seleccionar el componente que le interese. Cuando
usted presiona el botn de bsqueda, se despliega la siguiente pantalla:
Figura 14.- Selecciona tem para el desglose
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Aqu podemos buscar por la descripcin o por el cdigo, el componente que deseamos incluir en
el desglose del anlisis en proceso. Cuando lo tenemos ubicado, solo debemos presionar el botn
Selecciona y automticamente el cdigo del componente es colocado en el campo componente
que tenemos en la pantalla de la figura 13.
Luego que tenemos el componente deseado pasamos a registrar los dems campos colocados en
la pantalla.
Cantidad: este campo sirve para indicar cuanto del componente es necesario para completar el
anlisis en proceso. Este campo puede tener 7 enteros y 3 decimales.
Factor: este campo se utiliza para considerar los desperdicios y rendimientos que se consideren
para cada componente. Si usted desea considerar un desperdicio del orden del 10% para un
componente, entonces debe colocar en este campo 1.10, o sea, le suma a 1 el porcentaje que
desea considerar como desperdicio. Por otro lado si usted desea tener en cuenta los usos de la
madera, entonces si son 4 usos, pone la cantidad real de madera en el campo de cantidad y en el
factor pone 0.25.
Es bueno sealar que adems del campo factor, es posible utilizar el campo cantidad de la pantalla
de componentes, para considerar factores de rendimiento y mrgenes, esto es, si despus de
realizar el desglose de un anlisis se desea poner un margen del 10% sobre el costo directo,
entonces se pone en la cantidad 0.90, de esta manera el precio unitario se incrementa ya al dividir
entre 0.90 es mayor que al dividir entre 1.
Los campos siguientes: Precio Unitario y Valor, son manejados internamente por el programa y
no es necesario tocarlos. Pero de todas maneras es bueno especificar que el valor es igual al
producto de multiplicar la cantidad * factor * precio unitario.
Anlisis de Costos Relaciones entre Componentes
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Relaciones entre Componentes.
Si alguna vez usted se ha hecho la pregunta Con cuales anlisis esta relacionado un insumo ?,
entonces esta consulta le permite responder esa pregunta.
Significado:
Como podemos ver en la siguiente pantalla:
Figura 19.- Pantalla presenta componentes
Tenemos una lista de los componentes ordenados inicialmente por el cdigo en orden ascendente, y la
cual tambin podemos ver ordenada de manera ascendente por la descripcin del insumo.
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En la parte inferior derecha de la pantalla tenemos un botn que dice Relaciones. Luego de ubicar
el componente deseado procedemos a tocar el botn sealado y entonces se desplegara la siguiente
pantalla:
Fig. 20.- Componentes Relacionados con el Componente Cemento Gris
En la cual podemos ver el resultado de nuestra consulta. La pantalla nos muestra los anlisis en los
cuales esta incluido el componente que se seleccion en la pantalla anterior, adems podemos ver el
costo directo del anlisis as como tambin el valor del componente dentro del desglose del anlisis y
finalmente podemos ver el porcentaje que representa este valor con relacin al costo directo del
anlisis.
Eliminar Componentes.
En la primera pantalla que presenta los componentes para buscar los relacionados tenemos un botn que
dice Elimina, este nos sirve para eliminar de nuestra base de datos los componentes (insumos o
anlisis) que no estamos necesitando, pero esta eliminacin debe cumplir con la regla de que el
componente que se vaya a eliminar no este asociado a otro, dicho en otras palabras, usted no puede
eliminar el componente Cemento Gris si este es parte de por lo menos un anlisis como es el caso del
Hormign Simple 180.
Cuando se ordena eliminar un componente que esta asociado a otro, se despliega la siguiente pantalla:
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En la cual se pide la confirmacin para la eliminacin del componente, entonces al presionar OK, para
eliminar, se despliega esta pantalla:
La cual nos indica que se ha tratado de violar la integridad de la referencia existente entre los
componentes y el desglose de estos.
Pero si el componente que se desea eliminar no tiene ningn tipo de relacin con algn anlisis, entonces
solo se pide la confirmacin para eliminarlo y se ejecuta.
Aplicacin.
La aplicacin mas importante e interesante de esta consulta es que si en un momento determinado
necesitamos modificar los precios unitarios de uno o mas insumos, con ella podemos saber
exactamente cuales anlisis sern afectados y en que medida. Adems podemos saber la incidencia del
componente consultado dentro de cada uno de los anlisis.
Anlisis de Costos Desglose Elemental
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Desglose Elemental.
Definicin:
El desglose elemental tal y como lo indica su nombre es la expresin de los componentes de los
anlisis solo al nivel de insumos.
Los anlisis tienen una estructura en su desglose, la cual es definida al momento de crearlos, o
sea, un anlisis puede tener en su desglose, un insumo o un anlisis, entonces en los casos en que
un anlisis tiene otro anlisis en su desglose, entonces el desglose elemental convierte este anlisis
al nivel solo de insumos.
Visto de manera grfica, en la pantalla que sigue podemos ver la composicin del desglose del
anlisis Muro de bloques de 6 con 3/8 @ 0.80:
Figura 15.- Desglose tpico de una anlisis (tal y como se creo).
Este desglose, al momento de crear el desglose elemental, se convierte a otro formato que solo
contiene Insumos, lo cual se puede observar en la siguiente pantalla que presenta el desglose
elemental del mismo anlisis de costo.
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Figura 16.- Desglose elemental tpico de un anlisis.
Aqu podemos ver que el desglose elemental solo contiene insumos y que en el caso del cemento,
como este insumo aparece en dos anlisis, entonces la cantidad que figura aqu, es la suma de las
dos cantidades de los dos anlisis.
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Creacin.
El archivo de desglose elemental es creado por un programa ubicado en la opcin de Utilidades
del men superior del programa de anlisis de costos, esta opcin es presentada de la siguiente
forma:
Fig. 17.- Acceso al programa crea desglose elemental
Cuando se selecciona la opcin de Crea Desglose Elemental, se despliega otra pantalla pidiendo
la confirmacin del usuario para ejecutar la tarea de creacin, esta pantalla es:
Fig.18.- Pantalla confirmacin ejecutar tarea creacin
Como podemos observar, en esta pantalla se debe presionar el botn OK para ejecutar la tarea, si
no queremos ejecutarla, entonces presionamos Cancelar, luego de estar en ejecucin la tarea,
entonces se presenta la informacin del status de la tarea, podemos ver como varan los valores
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desplegados en todos los campos presentados en la pantalla y as de esta manera podemos saber
cuales componentes esta procesando y podremos estimar el tiempo restante de ejecucin.
Importancia.
La nica razn de la existencia de este concepto de desglose elemental es debido a que es este
archivo el que se utiliza en el modulo de presupuestos para generar los desgloses de insumos para
los diferentes niveles considerados, esto es, por presupuesto, por modulo, por partida y por sub-
partidas. Por lo tanto el usuario debe tener en cuenta la siguiente regla:
Cada vez que se altere el archivo de componentes, en las tareas de cambiar cantidades,
agregar componentes (insumos o anlisis de costos), cambiar la estructura de un anlisis,
eliminar componentes, se deber crear el desglose elemental antes de salir del mdulo de
anlisis de costos.
Al usar la palabra DEBERA, estamos diciendo que si no crea el archivo y trata de generar un
desglose, este saldr, pero tendr errores, por lo que para poder generar desgloses de una manera
segura y confiable deber tener en cuenta la regla antes descrita.
Anlisis de Costos Arbol de Componentes
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Arbol de Componentes.
El folleto dentro del computador.
El rbol de componentes es un mecanismo que nos permite visualizar de una forma sencilla e
interactiva los elementos ms importantes que existen en el mdulo de Anlisis de Costos, as
como la relacin jerrquica entre ellos.
Estos elementos son:
Gneros
Subgneros
Componentes
Cuando se selecciona la opcin de visualizar el rbol de componentes, nos aparece la siguiente
pantalla:
Fig. 21.- Arbol de Componentes
Significado de cada seccin del rbol.
El mecanismo de funcionamiento del rbol de componentes es muy similar al del Explorador de
Windows, o sea, cuando se presiona el smbolo de (+) ubicado a la izquierda del texto del
genero seleccionado, la pantalla se expande y presenta el siguiente nivel, que le corresponde a los
subgneros, esto los podemos ver en la siguiente pantalla:
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Fig. 22.- Expansin del rbol, presenta los Subgneros
Aqu tenemos los subgneros que estn asociados al genero ANALISIS, entre los cuales existen
varios que tambin tienen el signo (+) a su izquierda, por los que si tocamos este signo podremos
accesar el siguiente nivel, que es el de los componentes. Tambin debemos hacer notar que en la
lnea del genero seleccionado (ANALISIS), donde estaba el signo (+), existe un signo (-), esto
significa que el nivel siguiente esta abierto y que los podemos cerrar tocndolo. Adems tambin
podemos notar que algunos subgneros no tienen ningn signo a su izquierda, esto significa que
no tienen nivel siguiente.
Este despliegue tambin lo podemos lograr utilizando los botones que estn colocados debajo de
la zona de influencia del rbol. Estos botones son Abre Nudo, Cierra Nudo, donde nudo se
entiende equivale a la lnea que esta sombreada.
Cuando nos colocamos en el subgnero HORMIGON SIMPLE y tocamos el signo (+) o
presionamos el botn Abre Nudo, tenemos la siguiente pantalla:
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Fig. 23.- Arbol expandido al nivel de Componentes
Cuando del rbol esta expandido al nivel de los componentes, podemos notar que a la izquierda
de estos no hay signos (+) o (-), esto es debido a que se esta en el ultimo nivel que contempla el
rbol, o sea, que se tiene completada la relacin Genero-Subgenero-Componente, que la que
maneja el rbol.
Tambin podemos ver en la parte inferior de la pantalla los botones de acceso a las pantallas de
actualizacin de cada unos de los elementos del rbol. Estos botones trabajan indistintamente para
cada uno de los elementos, o sea, dependiendo del nivel que el usuario haya seleccionado
(Genero-Subgenero-Componente), los botones actan directamente sobre el elemento.
Debemos diferenciar los efectos de los botones, esto es, los botones Agrega y Cambia, actan
directamente sobre el nivel seleccionado, o sea, si se ha seleccionado el nivel Genero y se tiene
marcado MANO DE OBRA, entonces cuando se presiona el botn Cambiar se despliega la
pantalla de actualizacin de los gneros, al igual que con el botn Eliminar, lo mismo pasa si se
esta en el nivel Subgnero y se selecciona ALBAILERIA, entonces al presionar Cambiar
se despliega la pantalla de actualizacin de los subgneros. Lo mismo pasa al nivel de los
Componentes.
Con el botn Agrega el mecanismo de trabajo es diferente a los dos botones descritos en el
prrafo anterior, este botn acta sobre el nivel anterior al seleccionado, la siguiente tabla explica
su accin:
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Nivel Elemento tiene efecto la accin
Arbol de Componentes Genero
Genero Subgnero
Subgnero Componente
Componentes Componente
Tambin debemos destacar los botones Abre Todo y Cierra Todo los cuales actan sobre
todos los elementos del rbol, esto es, al presionar Abre Todo, se despliegan todos los niveles
del rbol (Gneros, Subgneros y Componentes) y al presionar Cierra Todo, se cierran todos
los niveles del rbol y se regresa al nivel de Gneros.
Finalmente el botn Cerrar nos sirve para volver al men anterior y es equivalente a la tecla
ESC.
Ventajas de su uso.
La principal ventaja del uso del rbol de componentes es la integracin de los diferentes elementos
del modulo y que a travs de el podemos ver la relacin existente entre estos elementos. Tambin
que es una herramienta visual para determinar donde se va a incluir un elemento nuevo de la base
de datos.
Anlisis de Costos Reportes
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CAPITULO 3
Reportes del Mdulo de Anlisis.
Cuando se selecciona la opcin de Reportes del men principal del modulo de Anlisis de
Costos, se tienen dos opciones:
a) Gneros
b) Componentes
Y a su vez los componentes tienen separados los reportes por su clase, esto es, reportes de
insumos y reportes de anlisis.
Los reportes para los componentes son los mismos, solo que segregando del archivo cada uno de
ellos, estos reportes son:
Elemento Reportes
Gneros Catalogo de Gneros y Subgneros
Insumos Listado por Cdigo
Por Subgneros
Alfabtico por la Descripcin
Por Genero y Subgnero
Especificaciones por Cdigo
Anlisis Listado por Cdigo
Por Subgneros
Alfabtico por la Descripcin
Por Genero y Subgnero
Desglose por Cdigo
Desglose Elemental
Especificaciones por Cdigo
En cada caso las pantallas para accesar los diferentes reportes son las siguientes:
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Para los Gneros
Para los Componentes Insumos
Para los Componentes Anlisis
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En varios de los reportes se pide un rango de impresin, el cual depender del parmetro utilizado
para clasificar el reporte, por ejemplo, en los reportes de componentes que sean por cdigo, se
pide un rango de cdigos para ser considerados dentro del reporte, la pantalla que se despliega
para pedir el rango de impresin es la siguiente:
Aqu se indica el cdigo menor que desea incluir en el reporte as como el cdigo mayor tambin.
En el caso de los reportes por orden alfabtico de la descripcin, tambin se pide un rango de
impresin, pero las este rango se refiere a las descripciones de los componentes que desea incluir
en el reporte, estas descripciones pueden ser parciales, esto es, que no tiene que digitar
completamente una descripcin, por ejemplo, si desea imprimir los insumos que comiencen con la
letra f, solo debe poner f. La pantalla que se despliega es:
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Adems antes de pedir los rangos de impresin segn el caso, se despliega la siguiente pantalla:
La cual presenta las opciones de ver el reporte o de imprimirlo directamente sin verlo antes,
adems si presionamos el botn Options, se nos despliega la siguiente pantalla:
Donde se especifican la cantidad de copias, si se desea imprimir a un archivo, su nombre, se
selecciona el printer, etc.
Finalmente debemos especificar que al seleccionar Ver el Reporte, se despliega la siguiente
pantalla que nos sirve de Presentacin Preliminar , lo que significa que no importa que nos
hayamos equivocado en algn parmetro para generar los reportes ya que estos siempre se
presentan en la pantalla. Esta pantalla es la siguiente:
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Esta pantalla tiene las opciones de zoom in (agrandar las letras), print (imprimir), facing pages
(presentar dos paginas simultneamente), cancel (salir sin imprimir), next page (presentar la
pagina siguiente), jump (presentar un numero especifico de pagina), con las cuales se puede
manipular el reporte, de manera que usted se asegure que lo que se gener es lo que usted
deseaba obtener.
Finalmente al presionar el botn de imprimir, se despliega la siguiente pantalla en la cual se
deciden las paginas que se van a imprimir, esta pantalla es:
La mejor manera de sentirse seguro con todas estas pantallas y opciones es probando, as que le
sugerimos que genere todos los reportes presentados y no se preocupe por gastar papel ya que
solo se imprimirn los reportes que usted decida que sern impresos.
Anlisis de Costos Utilidades
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CAPITULO 4
Utilidades del Mdulo de Anlisis.
La pantalla de acceso a la opcin de utilidades del modulo de anlisis de costos es la siguiente:
Aqu tenemos 3 opciones las cuales pasaremos a detallar a continuacin.
Configura Impresora.
Esta opcin nos permite manejar la(s) impresora(s) que estn definidas en la configuracin de su
sistema Windows, cuando se selecciona esta opcin nos aparece la pantalla definida por Windows
donde se manejan las propiedades de la(s) impresora(s), esta pantalla es:
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Como podemos ver, desde esta pantalla manejamos las propiedades de las impresoras. Esta
opcin es particularmente importante cuando se tienen configuradas varias impresoras y se desee
especificar la salida de los reportes por una de ellas
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Actualizar Componentes.
Esta opcin nos permite manejar la situacin de que al cambiar los precios de los Insumos, los
Anlisis deben ser modificados para tomar en cuenta estos precios cambiados, como son muchos
anlisis y no sabemos cuales van a variar cuando cambian los precios de algunos de los insumos,
entonces utilizamos la opcin de actualizacin en lote de los anlisis de costos.
Cuando se selecciona esta opcin se despliega la siguiente pantalla:
Aqu podemos observar que el programa le presenta informacin as como instrucciones, si desea
actualizar solo debe presionar el botn OK y en caso contrario presione Cancelar, adems
cuando se esta ejecutando la actualizacin de los componentes, podremos ver en los campos que
se presentan en la pantalla el cdigo del componente que se esta procesando as como los cdigos
de los elementos del desglose de cada componente en proceso, esto nos sirve para tener una idea
de por que parte del archivo de componentes va el proceso de actualizacin a cada segundo.
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Seguridad.
Es muy importante sealar los requisitos de seguridad al correr este opcin de actualizar los
componentes, los requisitos mas importantes a mencionar son:
a) Hacer Backup (Respaldo) antes de ejecutar la rutina
b) Solamente un usuario debe estar usando el archivo en ese momento
c) Tener un sistema de respaldo de la energa elctrica (UPS)
Por lo dems no hay otros motivos de preocupacin, ya que este proceso se ejecuta rpidamente
(unos 20 segundos) y se puede ejecutar todas las veces que sea necesario.
Crear Desglose Elemental.
Esta opcin se encuentra en este men debido a las mismas consideraciones de seguridad que se
deben tener al ejecutarlo. Ya habamos explicado su utilidad en el capitulo anterior.
La pantalla que se despliega al ejecutar la opcin es:
Lo mas importante que debemos sealar aqu es que tenemos que considerar las mismas medidas
de seguridad al crear el desglose elemental, debido a que como explicamos, este archivo es el que
utilizamos en el modulo de presupuestos para generar los desgloses de insumos a los diferentes
niveles que se presentan, por lo que este desglose solo ser confiable si al modificar anlisis o
crear nuevos, creamos el desglose elemental antes de generar los desgloses de insumos.
Anlisis de Costos Opciones de Windows
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CAPITULO 5
Opciones de Windows.
Esta seccin describe 3 opciones que son inherentes al sistema operativo Windows, estas
opciones son:
a) Editar
b) Ventana
c) Help
A continuacin pasaremos a explicar el uso de cada una de ellas.
Editar.
Esta opcin nos permite manejar el clipboard de Windows, esto es, un rea de memoria
que maneja Windows dentro de la cual podemos poner informacin, en este caso, letras o
nmeros.
La opcin de editar tiene 3 comandos, los cuales tienen significados distintos, estos
comandos son:
a) Cortar : sirve para borrar la informacin que esta en el clipboard
b) Copiar : sirve para poner informacin en el clipboard
c) Pegar : sirve para sacar la informacin del clipboard y ponerla en pantalla
Ventana.
Esta opcin nos permite organizar las diferentes ventanas que podemos tener abiertas
simultneamente dentro del modulo. Esto es, como es posible tener varias pantallas abiertas al
mismo tiempo, es posible que se oculten total o parcialmente, entonces esta opcin tiene 3
comandos para manejar esta situacin, estos son:
a) Tile : coloca las ventanas una al lado de la otra, tratando de mantenerlas
abiertas totalmente
b) Cascade: coloca las ventanas una detrs de la otra, siempre mostrando el titulo
de la ventana
c) Arrange Icons: este comando nos permite reagrupar los iconos de las
programas que se ejecutan minimizados.
Anlisis de Costos Opciones de Windows
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Adicionalmente a estos comandos, la opcin ventana nos presenta los nombres de todas
las ventanas abiertas en cualquier momento y nos permite con solo tocar un nombre saltar a cada
una de ellas.
A modo de informacin le presentamos la situacin de tener varias pantallas abiertas al
mismo tiempo y los comandos para manejarlas:
Help.
Esta opcin nos sirve para presentar la pantalla de introduccin al modulo, la cual contiene
informacin sobre el modulo, la versin del programa, el autor del programa y sus datos de
ubicacin, as como una pantalla grfica.
La pantalla de ayuda o help es la siguiente:
La cual nos presenta las informaciones mencionadas, para salir presione el botn izquierdo del
ratn
Anlisis de Costos Organizacin de datos
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CAPITULO 6
Organizacin de los datos dentro del computador.
Esta seccin describe como se puede aprovechar la facilidad que nos brinda el programa
ANAPRE de manejar dinmicamente la asignacin del archivos que va a contener nuestra base de
datos de Componentes Insumos y Anlisis de Costos.
La mayor ventaja que ofrece ANAPRE es la forma de almacenar los datos de los componentes,
los cuales estn todos en un solo folder (Edifica), y por lo tanto es fcil tener un control absoluto
de las actividades que se realicen sobre este folder, adems el programa ANAPRE utiliza una
tecnologa de compresin de datos que hace que los archivos sean sumamente compactos y
pequeos, para idea de esto imagnense que la base de datos inicial (edifica) contiene alrededor de
10,000 registros y ocupa 431Kb. de espacio en disco.
A manera grfica le presentamos la estructura de almacenamiento de datos que realiza ANAPRE
en la parte de anlisis de costos, es la siguiente:
Aqu podemos ver que dentro del folder que definimos en los parmetros del sistema, que
contendrn los anlisis (c:\anapre\datos\analisis\) tenemos los folders, codicad, edifica, invi2, etc.,
los cuales son bases de datos de insumos y anlisis de costos, los cuales tienen diferentes niveles
de precios segn las condiciones de cada proyecto, dentro de cada folder existen 5 archivos, que
son:
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Los cuales contienen los insumos, anlisis, desglose, gneros y subgneros para cada folder,
fjense en este ejemplo los tamaos de los archivos, los cuales todos ocupan unos 479 Kb., lo cual
nos demuestra lo compacto que son estos archivos.
Enfoque Multisectorial.
Esto se refiere al hecho de que podemos hacer una asignacin de archivos por sectores
diversos, como por ejemplo, provincias, proyectos, regiones, sector publico o privado, institucin
contratante, etc., en realidad las posibilidades de manejar diferentes sectores solo esta limitada por
la imaginacin del usuario.
Consideraciones de Seguridad.
Para un mejor control de la calidad de la informacin que nos suministre ANAPRE
debemos establecer normas y controles de seguridad a nivel general, estas normas pueden ser:
a) Asignar cada archivo de componentes a un usuario y que este sea responsable de su
manejo
b) Limitar el acceso al directorio de datos definido en la opcin de parmetros a los
usuarios que tengan el conocimiento y la capacidad necesarios.
c) En redes, establecer restricciones de accesos a los archivos, esto es, delimitar quien
puede leer, escribir, eliminar, etc.
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Creacin de un Folder Nuevo de Insumos y Anlisis.
Existen 2 maneras de crear los folders que contendrn los insumos y anlisis a usar en los
presupuestos:
Folder en Blanco: asignando el nombre del folder de insumos y anlisis a utilizar por defecto
(descrito en la seccin de parmetros del sistema), cuando se le da el nombre de un folder que no
existe, el programa crea de manera automtica y transparente el folder y los archivos que
contendrn los datos dentro del folder, de esta manera se tendrn los archivos totalmente en blanco
y se podr empezar a registrar insumos desde cero.
Folder Copia de Otro: esta opcin se utiliza cuando queremos crear un juego de insumos y
anlisis a partir de otro existente, para lograr esto solo es necesario, a travs del Explorador de
Windows, hacer una copia del folder existente y luego renombrarlo con el nombre que se desea, as
tendremos dos folders con diferentes nombres pero con el mismo contenido de insumos y anlisis
de costos, entonces a partir de esto procedemos a registrar nuevos insumos y/o anlisis o tambin a
cambiar los precios de estos elementos.
Compartir Datos de Insumos y Anlisis de Costos con Otros Usuarios de ANAPRE.
Es posible para un usuario de ANAPRE compartir sus anlisis y/o insumos con otro usuario sin afectar
en nada sus datos. Para hacer esto el usuario donde esta el origen de los datos a compartir solo debe
buscar en el rbol de folder de su disco el folder donde estn localizados los anlisis (en este caso
c:\anapre\datos\analisis\), definidos en los parmetros del sistema, luego busca el folder que desea
compartir (puede ser edifica,invi2,codicad, etc.) y lo copia a la unidad que desea utilizar.
Note que hemos mencionado la palabra folder y no archivo porque debe tomarse el folder. Luego
toma el disco donde copi el folder y va al computador del usuario que desea sus datos, entonces ubica
el folder donde estn localizados los anlisis de este usuario y procede a copiar el folder de origen en el
folder de anlisis, luego de terminar puede proceder a cambiar los parmetros del sistema y al correr de
nuevo el programa de anlisis podr visualizar los insumos y/o anlisis del otro usuario y adems podr
modificarlos a su entera conveniencia.
PARTE 3
PARTE 3
Presupuestos
Presupuestos Organizacin
69
CAPITULO 7
Introduccin:
La accin de presupuestar una obra consiste en desglosar las partidas o actividades que son
necesarias realizar para construirla. Estas partidas o actividades se pueden agrupar de diferentes
maneras, siempre para tener un estricto control de cada una de ellas.
Antes de realizar cualquier presupuesto, se debe tomar el plano de la obra en cuestin e
identificar cada una de las tareas a realizar para completar la obra. Luego se pasa a la accin de
transcribir en forma columnar estas tareas y en cada una de ellas se procede a hacer un anlisis de
costos de los componentes necesarios para ejecutar esa tarea. Estos anlisis son los que definimos
en la parte de Anlisis de Costos de este manual.
El alcance de este programa de Presupuestos se limita a ayudar al ingeniero en la tarea de
organizacin de las tareas necesarias para construir una obra. Esta organizacin se refiere a agrupar
estas tareas por diferentes conceptos, as como a manejar los gastos indirectos que son inherentes a
los proyectos de ingeniera.
La pantalla de presentacin de este programa es la siguiente:
Y adems se presenta la barra de opciones que es la siguiente:
70
En los siguientes captulos explicaremos todas las opciones que tiene esta barra de men. As como
Tambin el uso de los botones ubicados en la barra de herramientas debajo del men.
Organizacin de los Presupuestos.
La principal manera de organizar los presupuestos es a travs de la definicin de los
proyectos. Estos definen el conglomerado de obras que son necesarias realizar para completar
necesidades de una comunidad.
Para accesar a los proyectos seleccionamos la opcin proyectos de la barra de men del
programa y se nos presenta la siguiente pantalla:
O lo mismo seria tocando el icono Abrir Folder ubicado en la barra de herramientas
debajo del men. Este icono es el siguiente:
Al tocar la opcin seleccionar, se nos presenta la pantalla general de los proyectos, a
travs de la que podemos accesar los presupuestos inherentes a cada uno de los proyectos
presentados en la pantalla, esta pantalla es:
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En esta pantalla podemos observar una relacin de los proyectos en orden ascendente por
sus cdigos. Esta relacin nos despliega los siguientes datos de los proyectos:
a) Cdigo
b) Nombre del proyecto
c) Fecha de inicio del proyecto
d) Duracin del proyecto (en meses)
As como tambin nos presenta varios botones, cada uno de los cuales tiene una funcin
especifica, como se detalla a continuacin:
Estos tres botones son utilizados para actualizar el archivo de proyectos, sea para agregar
proyectos nuevos, modificar los datos de los proyectos existentes o para eliminar algn
proyecto que ya haya concluido o que no se desea tener mas en su computador.
Al presionar cualquiera de estos 3 botones se despliega la pantalla de mantenimiento de los
proyectos que es la siguiente:
72
Aqu podemos digitar los datos propios de cada proyecto, estos datos estn organizados en
la siguiente tabla:
Nombre del Campo Caracteres Tipo Comentario
Cdigo 8 Alfanumrico Cdigo del Proyecto
Descripcin 40 Alfanumrico Descripcin del Proy.
Fecha de Inicio 8 Numricos Dia-mes-ao
Duracin Estimada 3 Numricos En meses
Localidad 30 Alfanumrico Ubicacin geogrfica
Ciudad 30 Alfanumrico Ubicacin geogrfica
Provincia 30 Alfanumrico Ubicacin geogrfica
Pas 30 Alfanumrico Ubicacin geogrfica
Adems de estos datos tenemos otra seccin de datos que se accesa presionando el TAB
Caractersticas, donde se nos presenta la siguiente pantalla:
Aqu podemos ver un rectngulo donde podemos digitar una descripcin de las
caractersticas mas importantes del proyecto en cuestin, esta descripcin estar limitada a
5 lneas.
Luego de haber digitado los datos referentes a un proyecto especifico, presionamos el botn
OK y entonces podremos observar que el proyecto en cuestin aparecer en la lista de los
proyectos. Ya definido el proyecto, podemos accesar sus presupuestos a travs del botn
Presupuestos.
73
Este botn, al ser presionado nos presenta una relacin de todos los presupuestos que estn
incluidos en el proyecto seleccionado, esta pantalla es:
En esta pantalla podemos ver todos los presupuestos que estn incluidos en un proyecto, en
el siguiente capitulo trataremos los pasos necesarios para manejar los presupuestos.
Finalmente, en adicin a los botones de agrega, modifica y elimina, los cuales se usan para
actualizar los presupuestos, tenemos los botones de Cerrar y Listado de Proyectos, los
cuales se utilizan para cerrar la pantalla de proyectos y volver a la barra de men y adems
para generar un reporte de todos los proyectos registrados en nuestro sistema.
74
El listado de proyectos genera una salida como esta:
Aqu podemos ver una relacin de los proyectos con todos sus datos, as como un
encabezado con la fecha del reporte, el numero de cada pagina generada y el nombre del
usuario del programa de presupuestos.
Presupuestos Manejo
75
CAPITULO 8
Manejo de los Presupuestos.
La pantalla de manejo general de los presupuestos asociados a un proyecto es la siguiente:
Aqu podemos ver los botones a ser utilizados para actualizar los presupuestos (estos
botones sern siempre los mismos para todas las entidades conceptuales a las que podamos hacer
referencia en este manual, o sea, que cada botn tiene un significado conceptual invariable a travs
de este manual)
Para crear un presupuesto nuevo basta con presionar el botn Agrega, luego debemos
llenar todos los campos de informacin que nos presenta la pantalla de actualizacin de los
presupuestos y presionar OK. Estos datos que se nos pide en la pantalla siguiente se denominan
Datos generales de un presupuesto.
Presupuestos Manejo
76
En esta pantalla debemos de suministrar todos los datos que aparecen en ella, estos son:
a) Cdigo: el cdigo del presupuesto, hasta 8 dgitos alfanumricos (letras y/o nmeros)
b) Descripcin: la descripcin del presupuesto, hasta 50 caracteres alfanumricos
c) Localidad: la localidad del pas donde se ejecutara la obra, hasta 30 caracteres
d) Propietario: el nombre de la persona o institucin duea de la obra, hasta 30 caract.
e) Preparado por: nombre y cargo de la persona que prepara el presupuesto
f) Revisado por: nombre y cargo de la persona que revisa el presupuesto
g) Cantidad presupuestada: sirve para obtener un radio del valor de la inversin por
unidad, se debe entrar siempre un valor (normalmente la unidad)
h) Unidad presupuestada: indica la unidad del radio de la inversin, por ejemplo :
unidades, metros cuadrados, apartamentos, kilmetros, metros lineales, puede tener
hasta 6 caracteres alfanumricos.
i) Archivo de componentes a utilizar: se refiere al archivo de anlisis e insumos que ser
utilizado para de esa manera poder asociar sub-partidas a componentes y poder
mantener actualizado el presupuesto simultneamente con los anlisis e insumos.
Siempre se debe poner un archivo, aunque no se vayan a relacionar sub-partidas con
anlisis, estos es, un presupuesto puede tener sub-partidas relacionadas con anlisis y
otras que no tengan ningn tipo relacin, esta es una de las ventajas de ANAPRE con
relacin a otros programas de presupuestos.
Ya con todos estos datos suministrados, podemos ver otros datos los cuales no se
suministran, sino que el programa se encarga de calcular sus valores y desplegarlos en esta
pantalla, estos campos son:
a) Costo directo: es la suma de todos los valores de las sub-partidas, estos valores se
calculan como el producto de multiplicar cantidad * precio unitario.
b) Costo indirecto: es la suma de los valores clculos de los gastos indirectos, los cuales
individualmente se calculan sobre la base del costo directo del presupuesto.
c) Costo total: es la suma del costo directo mas el costo indirecto
Con estos datos en esta pantalla siempre podremos saber rpidamente a cuanto asciende
nuestro presupuesto en cada momento si tener que hacer mucho esfuerzo.
Adicionalmente a estos datos tenemos otra pantalla a la cual podemos accesar a travs del TAB
Contenido y Firmas, el cual nos presenta los datos complementarios del presupuesto. La pantalla
de acceso es la siguiente:
Presupuestos Manejo
77
Aqu podemos definir los siguientes datos:
a) Contenido: sirve para describir con palabras el contenido de la obra a ser presupuestada
b) Nombres y cargos de los funcionarios responsables: nos sirve para registrar los
nombres y cargos de las personas responsables por la veracidad de los datos del
presupuesto, estos datos tienen mayormente un uso institucional.
Adems, podemos visualizar la fecha y la hora de la ultima modificacin hecha al
presupuesto.
Luego de haber llenado todos estos datos podemos presionar el botn OK y entonces el
presupuesto es grabado de manera permanente en nuestro disco de trabajo.
Tambin es bueno sealar que se puede buscar un presupuesto presionando la primera letra del
cdigo, o sea, si existe un presupuesto con el cdigo cocina, se presiona la letra c y entonces la
barra de seleccin se posiciona en el primer cdigo que comienza con c y as con cualquier letra.
Presupuestos Manejo
78
Presupuestos Modelos.
Por otro lado, si ya tenemos un presupuesto definido en nuestro proyecto y queremos crear otro
con caractersticas muy similares al existente, podemos utilizarlo como Modelo, esto se hace
marcando el presupuesto modelo y entonces se presiona el botn Copia de la pantalla que nos
presenta todos los presupuestos de un proyecto.
Cuando usamos esa opcin, se nos presenta la siguiente pantalla:
Aqu podemos digitar el cdigo del nuevo presupuesto el cual ser creado sobre la base del que se
selecciono (existente) y tendremos como resultado otro presupuesto con los mismos datos que el
seleccionado pero con diferente cdigo Esta opcin es sumamente til porque se puede utilizar
para definir una sola vez un presupuesto extenso que se relacione con un tipo especifico de obra y
entonces cada vez que necesitemos realizar un presupuesto de ese tipo de obra solo tenemos que
copiar el presupuesto modelo y luego en el nuevo se hacen las modificaciones necesarias para
adecuarlo a nuestras necesidades.
Un ejemplo especifico de esta utilidad es que podemos registrar el presupuesto modelo del Banco
Nacional de la Vivienda (BNV) el cual se refiere especficamente a obras del tipo de edificaciones,
una vez tengamos registrado el formato de presupuesto, cada vez que vayamos a realizar un
presupuesto del rea de edificaciones podemos utilizar este modelo y luego modificar el
presupuesto nuevo.
Presupuestos Manejo
79
Importar un Presupuesto de Otro Proyecto.
En muchas ocasiones tenemos un proyecto con caractersticas similares a otro existente, por lo
tanto es posible que en el existente tengamos uno o varios presupuestos que necesitaremos en
nuestro nuevo proyecto y entonces necesitamos importarlos.
Para hacer esto, en la pantalla que presenta todos los presupuestos existentes en un proyecto,
presionamos el botn Importa, entonces se nos despliega la siguiente pantalla:
Aqu seleccionamos el proyecto del cual queremos importar el/los presupuestos y presionamos el
botn Presupuestos, con lo cual se nos despliega la siguiente pantalla:
La que nos presenta todos los presupuestos existentes en el proyecto, aqu seleccionamos el que
nos interesa importar y presionamos el botn Importa/Presupuesto, con lo cual se nos despliega
la siguiente pantalla:
Presupuestos Manejo
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Donde finalmente tenemos las opciones de ejecutar la accin de importacin (presionando el botn
OK) o de abortar la operacin (presionando el botn Cancelar. Si ejecutamos la accin veremos
en el estatus de la rutina diferentes mensajes los cuales nos irn indicando cuales elementos del
presupuesto se estn procesando, esto es, indica cuando se procesan los datos generales, los
mdulos, las partidas, las sub-partidas y los gastos generales.
Luego de finalizada la operacin de importar se regresa a la pantalla que presenta todos los
presupuestos, entonces aqu se tiene la opcin de importar otro(s) presupuesto(s) o de regresar a la
pantalla original donde podremos ver automticamente que nuestra pantalla se refresca y presenta
el(los) nuevo(s) presupuesto(s) importado(s) de otro(s) proyecto(s)
Presupuestos Estructura
81
CAPITULO 9
Estructura de un Presupuesto:
Los presupuestos presentan 3 tipos de datos los cuales podemos identificar como:
a) Datos de encabezado
b) Datos de partidas
c) Datos de gastos generales
En el capitulo anterior describimos los datos de encabezado que son los datos generales de los
presupuestos, en este capitulo trataremos los datos relacionados con las partidas de los
presupuestos.
Antes de describir como manejar las partidas de un presupuesto creemos necesario definir los
diferentes tipos de partidas en que se pueden agrupar las tareas necesarias para realizar el
presupuesto de una obra.
Las partidas de un presupuesto podemos dividirlas en 3 grupos, que son:
a) Mdulos
b) Partidas
c) sub-partidas
Mdulos.
Los mdulos son conceptos utilizados para representar los presupuestos de las diferentes
partes que componen una unidad constructiva dentro de un presupuesto, o sea, los mdulos se
pueden utilizar para representar presupuestos dentro de presupuestos.
Aunque parece complicado el concepto es bastante simple, por ejemplo, si tenemos un
edifico de 4 niveles, podemos decir que cada nivel es un mdulo, el cual tiene a su vez, partidas y
sub-partidas. Otro ejemplo es el presupuesto de una escuela, una escuela tiene un modulo de aulas,
una cocina, un sanitario de x inodoros, etc., entonces con este concepto podemos tener los
presupuestos de cada una de esas partes separados pero a su vez juntos dentro del esquema del
presupuesto.
Este concepto tambin tiene importancia por el hecho de que para fines de controles,
podemos saber dentro de cada modulo los requerimientos de insumos lo cual nos sirve para el
seguimiento de la obra en cuestin.
82
Partidas.
Las partidas representan a grandes rasgos las tareas a realizar para ejecutar un presupuesto.
Este concepto agrupa las diferentes acciones a realizar en una obra y su valor depende
exclusivamente de los valores de las sub-partidas que la componen.
Por ejemplo, siguiendo con las escuelas, dentro del modulo de la cocina tenemos las
partidas siguientes:
a) Movimiento de tierra
b) Hormigones
c) Bloques
d) Terminaciones
e) Techos
f) Instalaciones sanitarias
g) Instalaciones elctricas, etc., etc.
Sub-partidas.
Las sub-partidas representan el detalle de las actividades a realizar para ejecutar un
presupuesto. La intencin de este programa es llegar al control de este concepto ya que este a su
vez puede dividirse en varios pero estos caen dentro del mbito de dominio del programa de
Anlisis de Costos.
Las sub-partidas a su vez son las que se relacionan con los componentes, esto es, una sub-
partida puede relacionarse con un anlisis o con un insumo o tambin puede no relacionarse con un
componente.
Un ejemplo de sub-partida lo representan dentro de la partida bloques los siguientes
conceptos:
a) Bloques de 4 S.N.P
b) Bloques calados
c) Bloques de 8 B.N.P., etc., etc.
Finalmente es bueno sealar que al ser opcional la relacin de una sub-partida con un
componente, se extiende la flexibilidad de este programa, ya que se pueden confeccionar
presupuestos en los que esta relacin sea completa, parcial o que no exista ninguna relacin entre
sub-partidas y componentes.
83
Acceso al detalle de un presupuesto.
Para llegar a la pantalla de manejo del detalle de un presupuesto, o sea, para manejar las
partidas de un presupuesto, en la siguiente pantalla:
Seleccionamos el botn Partidas, entonces se nos presenta la siguiente pantalla:
Aqu podemos ver todos los mdulos que contiene nuestro presupuesto. Entonces a partir de esta
pantalla tendremos una secuencia de trabajo denominada Modulo-Partida-Sub-partida la cual
consiste en definir los mdulos (sea con Agrega o Importa) entonces en cada modulo, definir
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las partidas que lo componen y por ultimo, en cada partida definir las sub-partidas que la
componen. Esta secuencia de trabajo de digitacin realizada de manera consciente y correcta nos
asegura que la calidad de la informacin que entregaremos al finalizar la confeccin del presupuesto
es confiable y precisa.
Al presionar el botn Cambia en la pantalla que presenta los mdulos, se nos presenta la pantalla
de actualizacin de los mdulos, que es la siguiente:
En esta pantalla tenemos los siguientes datos:
a) Presupuesto : nos indica en cdigo del presupuesto con el que estamos trabajando,
no se digita.
b) Modulo : es el cdigo del modulo que estamos usando, puede tener hasta 6
c) Descripcin: es la descripcin del modulo, puede tener hasta 40 caracteres
alfanumricos
d) Valor: este campo nos indica el valor del modulo el cual se calcula sumando los
valores de todas las partidas relacionadas con el.
Luego de definir los datos del modulo con el que vamos a trabajar, pasamos a presionar el botn
Partidas, el cual nos despliega todas las partidas del modulo de trabajo, esta pantalla es:
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Al presionar el botn Cambia en la pantalla de las partidas, tendremos la siguiente pantalla:
a) Modulo : nos indica el modulo con el que estamos trabajando, no se digita.
b) Partida : es el cdigo de la partida que estamos usando, puede tener hasta 6
c) Descripcin: es la descripcin de la partida, puede tener hasta 40 caracteres
alfanumricos
d) Valor: este campo nos indica el valor de la partida, el cual se calcula sumando los
valores de todas las sub-partidas relacionadas con el.
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Entonces, luego de registrados los datos de las partidas correspondientes al modulo de trabajo,
pasamos a seleccionar la partida a la cual le vamos a definir sus sub-partidas, entonces luego de
seleccionada la partida, presionamos el botn Sub-partidas, con lo cual se nos despliega la
siguiente pantalla:
Finalmente al presionar el botn Cambia en la pantalla que nos presenta las sub-partidas
tendremos la siguiente pantalla, la cual es muy diferente a las dems que hemos presentado:
Aqu podemos ver todos los parmetros que conforman las sub-partidas. Tambin es bueno hacer
el sealamiento de que las sub-partidas son la nica parte del detalle de un presupuesto que se
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relacionan con los componentes, sean estos anlisis o insumos (no hay que hacer un anlisis para
considerar un insumo en un presupuesto).
a) Cdigo : es el cdigo de la sub-partida que estamos usando, puede tener hasta 6
b) Componente: es el cdigo del componente al cual queremos asociar la sub-partida
c) Descripcin: es la descripcin de la sub-partida, puede tener hasta 40 caracteres
alfanumricos
d) Cantidad: es la cantidad medida o estimada de la sub-partida que tiene incidencia en
el presupuesto
e) Unidad: se refiere a la unidad de medida de la sub-partida o del componente
f) Precio Unitario: es el precio por unidad de medida al cual estimamos que
realizaremos la sub-partida
g) Valor: este campo nos indica el valor de la sub-partida, el cual se calcula
multiplicando la cantidad por el precio unitario, solo se presenta, no es modificable
directamente.
h) % Ejecutado: se refiere a un porcentaje que puede ser aplicado a la cantidad de la
sub-partida para calcular lo que falta por realizar de la sub-partida, su uso es
bsicamente para hacer estimados de terminaciones en obras inconclusas.
Adems de presentar todos estos campos, tambin se presentan los cdigos y descripciones del
presupuesto, modulo y partida a la que esta asociada la sub-partida con la que estamos trabajando.
Tambin podemos ver 2 iconos, los cuales tienen una funcin especifica en la pantalla, estos son:
Este icono nos sirve para efectuar la operacin de calcular el porcentaje que falta por realizar de la
sub-partida, esto es, luego de digitado el % ejecutado se presiona el icono y automticamente se
calcula lo que falta por ejecutar y se coloca en el campo de cantidad.
Este icono al ser presionado nos despliega una calculadora la cual esta asociada a la cantidad y al
precio unitario de la sub-partida, esto es, con esta calculadora podemos calcular el volumen de la
partida y el resultado se coloca automticamente en la cantidad. Un ejemplo practico de esto es que
muchas veces cuando estamos registrando el presupuesto de una obra y estamos registrando sub-
partidas nos damos cuenta que nos falta una o varias y entonces sobre el mismo plano la
identificamos y la calculamos, entonces ese calculo, sea una simple suma o una operacin compleja
la podemos hacer con la calculadora asociada a la cantidad, de manera tal que cuando terminamos
de hacer la operacin solo tenemos que presionar el botn de salir de la calculadora y el resultado
de la operacin aparece en el campo de la cantidad de la sub-partida o del precio unitario segn se
haya presionado el icono
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La forma que tiene la calculadora es la siguiente:
Aqu podemos ver todos los botones que tiene nuestra calculadora virtual, en ella podemos ejecutar
operaciones de todo tipo as como almacenar en memoria, etc., adems tenemos 2 botones que son
importantes que son el que tiene las dos hojas, con el cual podemos enviar el resultado al clipboard
de Windows y tambin el folder abierto con una flecha hacia la izquierda, con el cual salimos de la
calculadora y enviamos el resultado al campo de cantidad de la sub-partida.
Es bueno sealar que adems de los dos iconos descritos anteriormente, existe otro icono que es el
que nos permite asignar un componente a la sub-partida, pero este ser descrito mas adelante en
este manual.
Entonces el proceso de manejar y suministrar los datos presentados en todas las pantallas detalladas
es el ciclo mayor que debemos realizar para confeccionar un presupuesto y las posibilidades de
combinar Modulo-Partida-Subpartida son solamente limitadas por la imaginacin o la capacidad de
organizacin del usuario del programa ANAPRE.
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Como utilizar los componentes en un presupuesto.
Como habamos explicado anteriormente en la pantalla de actualizacin de las sub-partidas tenemos
la posibilidad de asociar una sub-partida a un componente (insumo o anlisis). Esta asociacin se
puede lograr de dos maneras:
a) Digitando el cdigo del componente en el campo correspondiente
b) Presionado el botn pequeo que tiene el icono del folder, al hacer esto se nos presenta
la siguiente pantalla:
Aqu podemos ver una lista de los componentes de nuestro archivo en uso, clasificadas por
la descripcin y opcionalmente tambin la podemos ver clasificada por el cdigo del
componente. En esta pantalla buscamos el componente que nos interesa asociar a la sub-
partida (esto se hace digitando parcialmente la descripcin en el espacio para eso y
presionando la tecla TAB) y luego de encontrarla presionamos el botn Selecciona que
aparece en la pantalla.
Al seguir estos pasos, cuando volvemos a la pantalla de actualizacin de la sub-partida
podemos ver el cdigo del componente seleccionado en el campo correspondiente de la
pantalla, o sea, es como si hubiramos digitado el cdigo.
Ya con el cdigo digitado procedemos a determinar si vamos a poner la descripcin ya que
el programa automticamente al presionar ENTER verifica si se entro la descripcin y si no
se digit entonces se utiliza la descripcin del componente asociado.
O sea, cuando se crea una sub-partida, el programa lee automticamente de los
componentes, la descripcin, la unidad y el precio unitario, entonces si se deja en blanco
uno de estos campos en la pantalla, el programa las toma y las coloca entre los datos de la
sub-partida.
90
Por otro lado, si el usuario decide no asociar sub-partidas con componentes entonces solo
tiene que dejar en blanco el campo del componente y entonces proceder a digitar todos los
campos que aparecen en la pantalla.
Finalmente, si al principio no se decidi a asociar componentes con sub-partidas y luego
entiende que debe hacerlo, entonces solo tiene que buscar la sub-partida que desea
relacionar y le pone el componente deseado.
Esta caracterstica le da mas flexibilidad al programa ANAPRE que ningn otro programa
de su genero, ya que usted puede cambiar de condicin en cualquier momento y esto no
trae mayores consecuencias, y tambin usted puede hacer un presupuesto en el que todas las
sub-partidas estn relacionadas con componentes, como tambin ninguna sub-partida este
relacionada con componentes, o que la relacin sea parcial. De todas maneras nuestro
consejo es que trate de relacionar la mayor cantidad posible de sub-partidas con
componentes, porque de esta forma el desglose de los insumos necesarios para ejecutar la
obra presupuestada tendr la mayor exactitud posible.
Otra anotacin importante que debemos hacer es que desde el programa de presupuestos no
se pueden hacer anlisis nuevos, o sea, que usted debe tener nota de cuales componentes
van a utilizarse en el presupuesto y si hay algunos nuevos entonces usted puede registrar las
sub-partidas sin relacionarla, entra al programa de anlisis y crea los nuevos anlisis,
entonces vuelve el programa de presupuestos y le asigna los componentes a las sub-partidas
que faltaron.
91
Combinar partidas de varios presupuestos.
Muchas veces tenemos la necesidad de usar las partidas de algn presupuesto hecho en algn
momento en otro que estamos elaborando, o sea, si estamos trabajando por ejemplo con escuelas,
estas tienen una estructura modulada que nos permite tener los presupuestos de 1 aula, 2 aulas,
cocina, etc., almacenados como presupuestos independientes, entonces al momento de
presupuestar una escuela nueva la cual estar formada por una serie de mdulos, el programa
ANAPRE nos permite importar estas partidas de los mdulos como partidas del presupuesto que
estamos elaborando.
Para lograr esto, en la siguiente pantalla:
Presionamos el botn Importa el cual nos permite seleccionar de que proyecto y cual presupuesto
queremos incorporar a nuestro presupuesto. Al presionar este botn nos aparece la siguiente
pantalla:
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Aqu podemos ver todos los proyectos que tenemos registrados en nuestro sistema, entonces
seleccionamos el que nos interesa y presionamos el botn Presupuestos, al presionar este botn
se nos despliega la siguiente pantalla:
Entonces aqu seleccionamos el presupuesto del cual queremos importar las partidas y presionamos
el botn Importa / Presupuesto, al hacer esto se nos despliega la siguiente pantalla:
La cual nos pide la confirmacin de la operacin de importacin. Esta pantalla adems nos presenta
el estatus de la rutina de importacin y cuando se termina esta rutina entonces se despliega la
pantalla anterior en la cual si queremos podemos seguir importando partidas a nuestro presupuesto.
Una regla muy importante que debemos tener en cuenta en este proceso de combinar partidas de
varios presupuestos es que los mdulos de los presupuestos a ser combinados no deben estar
93
duplicados, o sea, no deben tener el mismo cdigo, de ser as la operacin de importacin no se
ejecutara. Pero como todos los cdigos que se manejan en este programa pueden ser modificados
esto no ser un problema porque solo hay que cambiarlos para que siempre sean diferentes.
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Utilizacin de un Mdulo como Modelo.
A veces se nos presenta la necesidad de elaborar un presupuesto que contiene varios mdulos, los
cuales tienen la caracterstica de que son muy similares en su relacin de partidas y sub-partidas,
entonces para abarcar esta situacin el programa ANAPRE tiene la opcin de una vez creada la
relacin de partidas y sub-partidas de un modulo, esta pueda ser copiada n veces cambiando el
cdigo del modulo.
Un ejemplo practico de esta situacin se presenta cuando hacemos un presupuesto de un edificio
multipisos, si el edificio guarda simetra por niveles podemos hacer el presupuesto desglosando las
partidas y sub-partidas de cada nivel como si fueran mdulos, entonces lo que procede es hacer el
desglose de partidas y sub-partidas del primer nivel y luego copiamos este modulo como segundo
nivel, como tercer nivel, etc., tantas veces como niveles tenga el edificio, y luego trabajamos por
nivel modificando las partidas y/o sub-partidas que sean diferentes.
Para ejecutar la opcin de copiar los mdulos, en la siguiente pantalla:
Presionamos el botn Copia, entonces se nos despliega la siguiente pantalla:
95
Entonces aqu digitamos el nuevo cdigo y descripcin que tendr el modulo que ser una copia de
el modulo que habamos seleccionado para copiar, luego presionamos el botn OK y entonces se
ejecuta la tarea de copiar todas las partidas y sub-partidas del modulo seleccionado.
96
Utilizar una Partida como Modelo:
A veces se nos presenta la necesidad de elaborar un presupuesto en el cual el modulo es una va de
agrupamiento y en el cual tenemos varias partidas que tienen el mismo desglose de sub-partidas con
diferentes valores, entonces para manejar esta situacin el programa ANAPRE tiene la opcin de
una vez creada la relacin de sub-partidas de una partida dentro de un modulo, esta pueda ser
copiada n veces cambiando el cdigo de la partida.
Un ejemplo practico de esta situacin es por ejemplo: se desea hacer el presupuesto de las obras de
Infraestructura de una urbanizacin y se desea tener un detalle por calle de todas las actividades a
realizar, entonces esto se simula de la siguiente manera: se utiliza el concepto de modulo para
designar la obra de infraestructura (agua potable, drenaje sanitario, drenaje pluvial, etc.) cada obra
o modulo se tendrn las calles de la urbanizacin que son las partidas y dentro de cada partida se
tendrn las mismas actividades detalladas como son: excavaciones, relleno compactado, colocacin
de tuberas, acometidas domiciliarias, etc., entonces, todo lo que debe hacer el usuario es definir
tantos mdulos como obras de infraestructura tenga la urbanizacin, tomar el primer modulo y
definir la primera calle a considerar entonces dentro de cada calle definir las actividades o sub-
partidas a realizar, luego que se tiene este detalle de actividades para una calle, se procede a copiar
la calle con otro cdigo y otro nombre y entonces proceder a cambiar los volmenes los cuales son
inherentes a cada calle y de esta manera la economa de tiempo y esfuerzo es exponencial.
Para hacer esta copia de partida, en la pantalla que presenta las partidas, presiona el botn Copia
y se nos despliega la siguiente pantalla:
Aqu tenemos la pantalla que nos pide el nuevo cdigo de la partida a copiar y adems de la nueva
descripcin de esta, suministramos esta informacin y presionamos el botn OK para ejecutar la
opcin de copiar o sino presionamos el botn Cancelar y abortamos la operacin.
97
Visualizar un Presupuesto.
Como habamos explicado en las secciones anteriores, la manera que ANAPRE maneja el detalle de
los presupuestos es de forma parcial, se ven los mdulos o las partidas o las sub-partidas, entonces
en este formato no tenemos una visin global de nuestro detalle.
Para en cualquier momento ver de manera conjunta la combinacin Modulo-Partida-Subpartida
el programa ANAPRE provee la opcin Ensamble, la cual se presenta en la pantalla siguiente:
Aqu, al presionar este botn se nos presenta la pantalla que nos despliega el estatus de la operacin
de ensamble, la cual consiste en crear un archivo que contiene todos los mdulos, las partidas y las
sub-partidas del presupuesto, y las presenta en orden ascendente de Modulo-Partida-Sub-partida.
Este archivo que es desplegado solo existe mientras se esta visualizando el presupuesto ensamblado
y al salir de esta pantalla automticamente se borra el archivo del disco.
Es importante destacar que esta operacin de ensamble dura solo pocos segundos y que en la
medida que el presupuesto tenga mas partidas y sub-partidas mas ser la duracin de la operacin,
pero nunca durar tanto como para que sea motivo de preocupacin.
Al terminar la operacin de ensamble, se despliega la siguiente pantalla:
98
Aqu podemos ver el presupuesto ensamblado, el cual nos presenta todos los datos que hemos
suministrado durante el proceso de registro del detalle del presupuesto. Tambin podemos ver el
costo directo del presupuesto, los gastos generales as como el costo total del presupuesto.
Tambin podemos ver la cantidad de renglones que tiene el presupuesto.
Adicionalmente a esto podemos ver los valores de las partidas y los mdulos, para lo que tenemos
que mover la pantalla hacia la derecha (con el ratn o con la flecha derecha del teclado).
Por ultimo tenemos una opcin muy importante en esta pantalla y es la de exportar el presupuesto.
99
Exportar un Presupuesto a otros Programas.
Como habamos expresado en el prrafo anterior, ANAPRE provee la posibilidad de exportar el
detalle de los presupuestos a otros programas, a travs de un archivo con formato universal. Este
formato es el que tiene como extensin CSV, lo cual significa Comma Separate Value, o sea,
Valores Separados por Coma. Este tipo de archivo es manejado por programas de diferente
ndole, como Excel, Project de Microsoft, Lotus 1-2-3, etc.
Esta opcin es importante porque con ella podemos llevar un presupuesto luego de confeccionado
a un programa como el Project de Microsoft y podemos realizar la programacin de la ejecucin de
la obra que hemos presupuestado utilizando los mismos datos que digitamos en ANAPRE, lo que
se traduce en una mayor productividad y efectividad en nuestro trabajo.
Entonces para exportar las partidas de un presupuesto, en la siguiente pantalla:
La cual nos presenta el presupuesto ensamblado, presionamos el botn Exporta y entonces se
despliega una pantalla que presenta el estatus de la rutina de exportacin, cuando esta pantalla se
cierra entonces en nuestro directorio de trabajo tendremos un archivo cuyo nombre ser igual que
el cdigo del presupuesto de trabajo y la extensin ser csv, o sea, si estamos trabajando con el
presupuesto a1a, entonces el archivo de exportacin se llamara a1a.csv y estar dentro del
directorio de trabajo definido en el programa de anlisis
100
Actualizar un Presupuesto.
ANAPRE tiene la precaucin de mantener actualizados los valores de los diferentes conceptos que
se manejan en los presupuestos, esto es, cuando se trabaja con las sub-partidas se actualizan los
valores de las partidas, cuando se trabaja con las partidas se actualizan los mdulos y cuando se
trabaja con los mdulos se actualiza el presupuesto, todo de manera automtica y dinmica.
Para prever algn corte abrupto del ciclo de actualizacin, este programa dispone de dos botones
para actualizar los presupuestos, estos botones se presentan en la siguiente pantalla:
Actualizar sin componentes:
En la pantalla anterior tenemos el botn Actualiza Costo Directo, este botn se utiliza para
recalcular los valores de las sub-partidas y acumular para las partidas, los mdulos y el costo
directo del presupuesto, adems tambin se recalculan los gastos generales del presupuesto.
Esta opcin es til cuando por la razn que fuere no se sali de la pantalla anterior presionando el
botn Ok.
Cuando se presiona el botn se despliega una pantalla que nos presenta el estatus de la operacin
de actualizacin, la cual solo dura unos pocos segundos.
101
Actualizar con Componentes.
Tambin en la pantalla anterior tenemos el botn Actualiza Presupuesto, el cual nos permite
actualizar el presupuesto con los ltimos valores actualizados de los precios unitarios de los
componentes que hemos relacionado con las sub-partidas de nuestro presupuesto.
Esta opcin es importante porque al cambiar los precios de los componentes en el programa de
Anlisis, ANAPRE no cambia automticamente los precios unitarios de estos componentes en el
presupuesto, sino, que esta opcin es manual, el usuario la ejecuta cuando crea conveniente
hacerlo.
Cuando se presiona el botn se despliega una pantalla que nos pide la confirmacin para ejecutar la
actualizacin, entonces para ejecutarla presionamos el botn OK o en caso contrario
presionamos Cancelar, la pantalla es la siguiente:
Luego que presionamos OK pasan unos segundos y entonces podremos ver que si hubo alguna
variacin en los precios unitarios de los componentes, el costo directo de nuestro presupuesto
variara as como todas las sub-partidas en las cuales los componentes asociados a ellas hayan
variado.
102
Manipular Cantidades y Precios de un Mdulo:
A veces tenemos la necesidad de manipular de forma general los volmenes y precios unitarios de
las sub-partidas de un presupuesto, para hacer esto, hemos elegido el marco del modulo y consiste
en lo siguiente:
En la pantalla que presenta todos los mdulos del presupuesto, seleccionamos el modulo con el que
deseamos trabajar, presionamos el botn Multiplica y se nos despliega la siguiente pantalla:
Aqu tenemos 4 opciones para ejecutar la accin de modificacin, estas son:
Ejecutada sobre las cantidades de las sub-partidas
Ejecutada sobre el precio unitario de las sub-partidas
Ejecutada sobre ambas variables de las sub-partidas
Adems tenemos una ultima opcin que se refiere a que si queremos quitarle a las sub-partidas
los componentes con los que hemos relacionado estas con la base de datos de anlisis e
insumos, podemos hacerlo conjuntamente con la operacin de modificacin de las sub-partidas.
Para realizar esto solo tenemos que colocar el multiplicador elegido (por defecto tiene el valor
unitario) y definir sobre que variable queremos que se ejecute la operacin de multiplicacin (por
defecto viene aplicado a la cantidad), entonces finalmente presionamos el botn OK para ejecutar
la accin o sino presionamos el botn Cancela para abortar la operacin.
103
Nota: esta opcin de operacin sobre las sub-partidas del presupuesto no son reversibles, o
sea, luego que se ejecutan quedan grabadas definitivamente por lo que aconsejamos que se
realicen con conciencia de lo que se esta haciendo.
Las aplicaciones mas importantes de esta opcin se detallan de la manera siguiente:
Si se desean aumentar los precios unitarios en un 10% se ejecuta la opcin con una variable de
1.10, sobre el precio unitario
Si se desea rebajar los precios unitarios en un 15%, se ejecuta la opcin con una variable de
0.85, sobre el precio unitario
Si se tiene un presupuesto donde los volmenes representan una unidad constructiva y se desea
convertir en un mltiplo de esta, digamos 5, entonces se ejecuta la opcin con una variable de
5, sobre la cantidad (ejemplo, se tienen los volmenes de una casa y se quieren los de 5 casas)
Si se desea entregar un presupuesto con volmenes y sin precios unitarios, se ejecuta la opcin
con una variable igual a cero, sobre el precio unitario
Si se desea entregar un presupuesto con precios y sin volmenes (ej.: para fines de cubicacin),
se ejecuta la opcin con una variable igual a cero, sobre la cantidad
Si se desea entregar un presupuesto sin volmenes ni precios, se ejecuta la opcin con una
variable igual a cero, sobre ambos, cantidades y precios.
En algunos casos la opcin se puede anular multiplicando por el reciproco de la variable utilizada
en la operacin, esto siempre no podr ser posible hacer, debido a que cuando el reciproco tenga
mas de 2 decimales se pierde precisin y adems la variable solo contempla 2 decimales.
104
Importar partidas de presupuestos desde otros programas.
ANAPRE le da al usuario la posibilidad de importar las partidas de presupuestos elaborados en
programas de manejo de hojas electrnicas tales como son Excel, Lotus 123 y Quattro Pro por
mencionar algunos. Para hacer esto es necesario hacer algunas alteraciones a los presupuestos y
adems debemos grabarlos en un formato especial (CSV) el cual nos permite comunicarnos con
estos programas.
Para lograr importar las partidas debemos trabajar en ambos programas, primero en la hoja
electrnica y luego en ANAPRE, a continuacin pasamos a detallar los pasos a ejecutar en Excel:
En Excel
Insertar una columna a la izquierda del cdigo de la partida, esta debe ser la primera
columna de la hoja
En la columna nueva colocar el nivel de la partida siguiendo el siguiente criterio:
1 Si la partida es un Mdulo
2 Si la partida es una Partida
3 Si la partida es una Subpartida
Solo debe ponerse el nivel en las lneas del presupuesto que nos interesa importar y adems
si el presupuesto no tiene una lnea de mdulo no es necesario crear una.
Se debe dar un formato General a las columnas de cantidad y precio unitario, esto es para que
estos valores sean grabados sin las comas.
El formato que debe tener el archivo de las partidas en Excel ser como sigue:
Columna Concepto Ancho Formato
1 Nivel 2 -
2 Partida 6 -
3 Descripcin 40 -
4 Cantidad 10 General
5 Unidad 4 -
6 Precio Unitario 14 General
7 Valor 16 No se usa pero debe estar
Finalmente se debe grabar el presupuesto con la opcin Guardar como tipo CSV (delimitado
por coma) y se cierra el archivo.
105
Luego de ejecutado estos pasos debemos correr el programa de presupuestos y ejecutar los
siguientes pasos:
EN ANAPRE
Se crea el presupuesto como si fuera nuevo, o sea, se digitan los datos generales y los
indirectos.
Despus de creado el presupuesto se pasa a las partidas, aqu presionamos el botn
Importa CSV, nos sale la pantalla que nos pide el nombre del archivo CSV que queremos
importar, lo digitamos o lo buscamos en el disco presionando el icono del binocular y
presionamos OK.
A seguidas vemos otra pantalla que nos presenta el archivo que seleccionamos en la pantalla
anterior y entonces presionamos OK para confirmar la operacin de importacin o
presionamos Cancel para abortar la operacin.
Luego podemos ver el detalle de la operacin de importacin y al final tendremos en
nuestro sistema el presupuesto que tenamos en Excel.
Nota:
La intencin de esta opcin es para que la transicin de Excel a ANAPRE sea lo menos
tortuosa posible y no estar compartiendo informacin entre ambos programas en ambas
direcciones.
Hemos comprobado que con apenas 3 minutos que se trabaje un presupuesto (promedio)
puede completarse la operacin de importacin dentro de ANAPRE.
Presupuestos Gastos Generales
106
Capitulo 10
Gastos Generales de un Presupuesto.
Los gastos generales de un presupuesto son aquellos costos que no pueden ser expresados como
partidas debido a la naturaleza de su origen. Estos gastos o tambin llamados costos indirectos
estn asociados a la forma y especificaciones de ejecucin de una obra.
Normalmente los gastos generales se expresan en funcin de un porcentaje del costo directo de la
obra, pero tambin en algunos se pueden considerar como un valor fijo.
El sistema ANAPRE tiene la flexibilidad de poder manejar ambos tipos de gastos generales, as
como tambin si se desea no utilizar estos conceptos dentro de un presupuesto cualquiera.
La pantalla de acceso a los gastos generales de un presupuesto, es la siguiente:
Aqu podemos ver el botn Gastos, el cual nos permite ver todos los gastos que hemos definido
en nuestro presupuesto, al presionar este botn, se nos despliega la siguiente pantalla:
107
Aqu tenemos una lista de todos los conceptos de gastos generales que hemos incluido en nuestro
presupuesto, esta lista puede variar mucho de presupuesto en presupuesto debido a que los
conceptos incluidos en ella sern funcin de la naturaleza de la obra a presupuestar.
En esta pantalla tenemos los botones de actualizacin de los gastos, al presionar Agrega, se nos
presenta la pantalla de actualizacin de los gastos, esta pantalla es la siguiente:
Aqu tenemos la pantalla de actualizacin de los gastos, fjese que el campo de presupuesto viene
con un valor por defecto, el cual es el presupuesto con el que estamos trabajando y adems trae la
secuencia ordinal del concepto del gasto, la cual comienza con 1 y se incrementa de 1 en 1. Ambos
campos no pueden ser modificados por el usuario.
108
Datos de un Gasto General.
En la pantalla anterior, la cual nos permite agregar gastos, podemos ver los siguientes campos a ser
llenados:
Descripcin: se refiere a la descripcin del concepto del gasto, puede tener hasta 40 caracteres
alfanumricos.
Porcentaje: sirve para expresar el gasto como funcin de un porciento del costo directo de la
obra, este campo puede tener 3 dgitos enteros y dos decimales
Cantidad: cuando el gasto sea de valor fijo, este campo es utilizado para registrar la cantidad
del gastos a utilizar en el presupuesto, puede tener 5 enteros y 2 decimales.
Unidad: cuando el gasto sea de valor fijo, este campo se utiliza para registrar la unidad del
gasto, puede tener hasta 4 caracteres alfanumricos.
Precio Unitario: representa el precio por unidad de medida del gasto, puede tener 7 enteros y
2 decimales.
Valor: nos representa el valor del gasto general, si el gasto es funcin del porcentaje de la obra,
se calcula como el costo directo x porciento / 100, por otro lado, si es funcin de valor fijo, se
calcula como cantidad x precio unitario.
Es bueno destacar que cuando el gasto es de porcentaje, solo se deben suministrar la descripcin y
el porciento y cuando sea de valor fijo, deben suministrarse los dems campos, exceptuando el
porcentaje ya que uno excluye al otro
109
Como mantener los gastos actualizados ?
Esta es una pregunta que nos surge en nuestra mente debido a la forma separada (en apariencia)
como se manejan las partidas y los gastos generales del presupuesto. Tenemos dos respuestas para
la misma pregunta.
De manera individual
Si usted ha registrado los gastos y luego procede a revisar las partidas, entonces para
mantener actualizados los gastos que son expresados como un porcentaje del costo
directo, debe volver a la pantalla que presenta los gastos, seleccionar el que le interesa
actualizar, presionar Cambia y luego presiona OK, de esta manera al volver a la
pantalla que presenta todos los gastos ver que el valor del gastos esta actualizado.
De manera global
Esta opcin es mas sencilla que la anterior, ya que automticamente usted sale de
cambiar un presupuesto, al presionar OK, se ejecuta una rutina interna la cual
despliega una pantalla que indica que se est actualizando el presupuesto con los ltimos
cambios hechos sobre el. Esta actualizacin se ejecuta tanto sobre las partidas como los
gastos generales. Adems, en la pantalla de registro de los datos generales de los
presupuestos tenemos el botn Actualiza Costo Directo, el cual al ser presionado
ejecuta la misma rutina de actualizacin que se ejecuta al salir, por lo que siempre
tendremos actualizado nuestro presupuesto en todas sus partes.
Presupuestos Reportes
110
CAPITULO 11
Reportes de los Presupuestos:
Los reportes son la culminacin del trabajo de un presupuestaste de obras, existe una variedad de
reportes que pueden ser generados de un presupuesto, pero ANAPRE tiene incluidos los mas
importantes para un profesional de la ingeniera.
Seleccin del Proyecto:
Para llegar al men de reportes es necesario seleccionar el proyecto de trabajo, esto se har a travs
de la misma pantalla que vimos en el manejo de los presupuestos, esta pantalla es:
O tambin podemos llegar a esta misma pantalla presionando el icono de imprimir localizado en la
barra de herramientas, este icono es:
Aqu seleccionamos el proyecto en el cual queremos trabajar y presionamos el botn
Presupuestos, lo cual nos presenta a seguidas la pantalla de seleccin de los presupuestos, as
como el men de reportes de ANAPRE, esta pantalla es:
111
Aqu tenemos una lista de todos los presupuestos que hemos realizado en nuestro proyecto de
trabajo as como tambin un men de opciones de reportes de los presupuestos. Entonces
seleccionamos el presupuesto que queremos imprimir y presionamos el botn del reporte que
deseamos. A continuacin pasaremos a detallar los tipos de reportes de los presupuestos.
Este reporte nos presenta un detalle de todas las partidas que contiene nuestro presupuesto, as
como al final nos desglosa los gastos generales de nuestro presupuesto, este reporte tiene un
encabezado en todas las paginas, el cual contiene los datos generales del presupuesto.
Este reporte nos da una relacin de partidas por modulo, con los valores de estas, as como
tambin nos calcula dos porcentajes, uno de la partida con relacin al modulo y otro de la partida
con relacin al costo directo del presupuesto. Este reporte tiene un uso gerencial y a travs de el
podemos visualizar rpidamente la distribucin de la inversin.
112
Esta opcin nos presenta un men de opciones el cual contempla los siguientes reportes:
Desglose de Insumos / Presupuesto
Resumen del Desglose por Subgnero de los Componentes
Resumen del Desglose por Genero de los Componentes
Exportar los Insumos del Presupuesto a Formato CSV
El desglose de insumos para el presupuesto nos presenta la cantidad de cada insumo que vamos a
necesitar para culminar la obra as como precio unitario, valor del insumo y adems nos calcula el
porciento de incidencia de cada insumo con relacin al costo directo del presupuesto, de manera
que podremos saber cuales insumos son los mas y cuales son los menos incidentes en nuestro
presupuestos.
El resumen del desglose por subgnero de los componentes nos agrupa los insumos por la misma
categorizacin que hemos creado en el modulo de anlisis de costos y tiene como objetivo tener en
una sola pagina los insumos agrupados, por ejemplo podemos tener los materiales de plomera, los
materiales elctricos, el acero, la mano de obra de albailera, etc.
El resumen del desglose por genero, nos sirve para determinar la incidencia de cada genero dentro
de nuestro presupuesto, aqu tendremos el desglose resumido por subgnero y genero, tal y como
lo hemos definido en el modulo de anlisis de costos adems tambin tenemos los porcientos que
representan cada subgnero con relacin al costo directo del presupuesto.
Por ultimo tenemos la opcin de exportar el detalle del desglose a otros programas tales como
Excel a travs del formato de Valores Separados por Coma (CSV) el cual nos permite llevar este
desglose a Excel y poder hacer grficos o lo que queramos con estos valores, adems al estar en un
formato universal podemos transferirlos a las agendas electrnicas que tienen la capacidad de
manejar archivos de Excel o Lotus 123.
Este reporte nos da la relacin de insumos que vamos a necesitar para ejecutar cada uno de los
mdulos que componen nuestro presupuesto. Su aplicacin mas importante es para programar las
compras de materiales. Un ejemplo bien practico de la importancia de este reporte es cuando se
tiene el presupuesto de un edificio de varios niveles y cada nivel se ha registrado como un modulo,
entonces este reporte nos dice que necesitamos por cada nivel de nuestro edificio.
113
Este reporte nos da la relacin de insumos que vamos a necesitar para ejecutar cada una de las
partidas de cada modulo que componen nuestro presupuesto. Su aplicacin mas importante es para
programar las compras de materiales por actividad. Un ejemplo bien practico de la importancia de
este reporte es cuando se tiene el presupuesto de un edificio de varios niveles y cada nivel se ha
registrado como un modulo, entonces cuando vamos a trabajar con la actividad de colocacin de
bloques en un nivel cualquiera, este reporte nos dice que necesitamos para realizar esta actividad.
Este reporte nos dice nuestras necesidades de insumos al nivel mas elemental de nuestra obra, que
son las sub-partidas, esto es, siguiendo con el ejemplo anterior, con el podemos saber la cantidad de
cemento que vamos a necesitar para hacer el paete de techo de la tercero planta de nuestro
edificio.
Este reporte nos da una relacin de todos los anlisis que estamos utilizando en el presupuesto de
trabajo. Esta relacin se hace seleccionado los anlisis que estn directa o indirectamente asociados
a una sub-partida. Un ejemplo practico de esta asociacin es que normalmente en un presupuesto
usamos el hormign en losas, pero este anlisis tiene incluido el hormign simple, en este reporte
salen ambos hormigones.
Este reporte nos da una relacin de todos los presupuestos que tenemos registrados en nuestro
proyecto de trabajo. Esta relacin es ascendente por el cdigo del proyecto
Presupuestos Utilidades
114
CAPITULO 12
Utilidades del Mdulo de Presupuestos.
La pantalla de acceso a la opcin de utilidades de los presupuestos es la siguiente:
Aqu tenemos una opcin, la cual pasaremos a detallar a continuacin.
Configura Impresora.
Esta opcin nos permite manejar la(s) impresora(s) que estn definidas en la configuracin de su
sistema Windows, cuando se selecciona esta opcin nos aparece la pantalla definida por Windows
donde se manejan las propiedades de la(s) impresora(s), esta pantalla es:
Como podemos ver, desde esta pantalla manejamos las propiedades de las impresoras. Esta opcin
es particularmente importante cuando se tienen configuradas varias impresoras y se desee
especificar la salida de los reportes por una de ellas.
Presupuestos Opciones de Windows
115
CAPITULO 13
Opciones de Windows.
Esta seccin describe 3 opciones que son inherentes al sistema operativo Windows, estas
opciones son:
a) Editar
b) Ventana
c) Help
A continuacin pasaremos a explicar el uso de cada una de ellas.
Editar.
Esta opcin nos permite manejar el clipboard de Windows, esto es, un rea de memoria que
maneja Windows dentro de la cual podemos poner informacin, en este caso, letras o nmeros.
La opcin de editar tiene 3 comandos, los cuales tienen significados distintos, estos comandos
son:
a) Cortar : sirve para borrar la informacin que esta en el clipboard
b) Copiar : sirve para poner informacin en el clipboard
c) Pegar : sirve para sacar la informacin del clipboard y ponerla en pantalla
Ventana.
Esta opcin nos permite organizar las diferentes ventanas que podemos tener abiertas
simultneamente dentro del modulo. Esto es, como es posible tener varias pantallas abiertas al
mismo tiempo, es posible que se oculten total o parcialmente, entonces esta opcin tiene 3
comandos para manejar esta situacin, estos son:
a) Tile : coloca las ventanas una al lado de la otra, tratando de mantenerlas abiertas
totalmente
b) Cascade: coloca las ventanas una detrs de la otra, siempre mostrando el titulo de la
ventana
c) Arrange Icons: este comando nos permite reagrupar los iconos de las programas que
se ejecutan minimizados.
Presupuestos Opciones de Windows
116
Adicionalmente a estos comandos, la opcin ventana nos presenta los nombres de todas las
ventanas abiertas en cualquier momento y nos permite con solo tocar un nombre saltar a cada una
de ellas.
Help.
Esta opcin nos sirve para presentar la pantalla de introduccin al modulo, la cual contiene
informacin sobre el modulo, la versin del programa, el autor del programa y sus datos de
ubicacin, as como una pantalla grfica.
La pantalla de ayuda o help es la siguiente:
La cual nos presenta las informaciones mencionadas, para salir presione el botn izquierdo del
ratn.
Presupuestos Organizacin de Datos
117
CAPITULO 14
Organizacin de los datos dentro del Computador.
Esta seccin describe como se puede aprovechar la facilidad que nos brinda el programa
ANAPRE de manejar dinmicamente la asignacin de los archivos que va a contener nuestra base
de datos de presupuestos.
Como habamos explicado los presupuestos estn organizados por proyectos, entonces
fsicamente habr un archivo de proyectos y tendremos por cada proyecto un folder que
contendr 5 archivos donde estarn todos los presupuestos asociados a este proyecto. A manera
grfica podemos ver la estructura de almacenamiento de los presupuestos.
Si tenemos el siguiente archivo de proyectos:
Entonces grficamente podemos observar la estructura de almacenamiento de los presupuestos de
cada proyecto, esta es:
118
Aqu podemos ver que por cada uno de los proyectos que
tenemos en nuestro archivo de proyectos, se corresponde
un folder debajo del folder que definimos como receptor de
los presupuestos, el cual fue definido en los parmetros del
sistema en el modulo de anlisis de costos. Entonces dentro
de cada folder de presupuestos solo existen 5 archivos que
son los que contienen todos los datos de los presupuestos,
como son: datos generales, mdulos, partidas, sub-partidas
y gastos generales. Grficamente estos son:
Compartir informacin entre usuarios.
El diseo de datos que tiene ANAPRE permite que todos los usuarios puedan compartir la
informacin de los presupuestos que realizan, para hacer esto solo son necesarios tres pasos
sencillos, que son:
El usuario (a) copia el folder cuyo nombre es el proyecto que desea compartir
El usuario (b) ubica en su computador el folder que contiene los presupuestos (usualmente
\anapre\datos\presup\) y copia el folder que le fue entregado dentro de este folder de
presupuestos
El usuario (b) crea en su archivo de proyectos uno nuevo cuyo cdigo sea el nombre del
folder creado anteriormente
Al ejecutar estos tres pasos, automticamente al seleccionar el proyecto creado y presionar el
botn que presenta los presupuestos del proyecto, estos se desplegaran instantneamente en su
pantalla y podrn ser utilizados por el usuario (b).
119
TIP:
Si el usuario (a) solo desea compartir un presupuesto de un proyecto, entonces puede crear un
proyecto nuevo temporal en su computador, importa el presupuesto que desea para este proyecto
y entonces le pasa este proyecto temporal al usuario (b), as solo compartir lo necesario sin tener
que entregar todos los presupuestos que contiene su proyecto original.
TIP:
En una institucin o empresa la cual maneje muchos proyectos, es posible que se asigne la tarea
de confeccionar los presupuestos de cada proyecto a cada usuario, en un computador y luego con
esta metodologa ser posible ponerlos todos en un solo computador (digamos un servidor
dedicado) y a partir de ese momento manipularlos en forma compartida en una red.
Por ultimo es importante sealar que esta metodologa en el manejo de los archivos es lo que
diferencia ANAPRE de los dems programas de su genero existentes en nuestro mercado, esto es,
que ANAPRE adems de ser multiusuario real, tambin tiene todas las facilidades para que
cualquier usuario sin ser un experto pueda manipular los folders y archivos que utilizamos.

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