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BPMS
Tecnologa para la Integracin y Orquestacin de
Procesos, Sistemas y Organizacin
Renato de Laurentiis Gianni
Director IBERICA IT Group
Introduccin
Cada vez ms los Sistemas BPMS-Business Process Management System, o conocidos ms tradicionalmente
como WorkFlow, van adquiriendo mayor importancia en las empresas de todos los sectores. Porqu?.... porque
las empresas saben que todos los recursos bien integrados y orquestados, y
que a su vez permitan una verdadera agilidad, son los que hacen a las
organizaciones ser ms competitivas. Las empresas se han dado cuenta que
aunque han hecho grandes inversiones en Sistemas, Aplicaciones y Tecnologas,
an no han alcanzado la flexibilidad y agilidad que se requiere hoy en da.
Mirando un poco el avance de esta tecnologa, el desarrollo y uso de los
sistemas de WorkFlow, han evolucionado desde simplemente automatizar el
enrutamiento de actividades entre personas, a coordinar los procesos de
negocio utilizando todos los recursos. En cuanto a recursos me refiero a
personas, proveedores, organizaciones, aplicaciones, documentos, imgenes,
datos, comunicaciones y otras tecnologas.
A travs de este documento quisiera explicar primero que s la Tecnologa
WorkFlow y como est evolucionando.
Que es WorkFlow?
Antes de definir lo que es WorkFlow debemos de tener una definicin clara de qu es un Proceso de Negocio :
Un proceso es un orden especfico de actividades de trabajo, que se realizan en el tiempo, en lugares
especficos y por personas o sistemas, con un principio, un fin, y entradas y salidas claramente definidas. Es
decir, una estructura cohesionada y coordinada adecuadamente para la accin.
Ahora bien, podemos definir el WorkFlow como :
La automatizacin de los procesos de negocio durante el cual documentos, informacin y tareas son
pasados de un participante a otro, incluso el cliente, acorde a un conjunto de reglas procedimentales.
Un sistema para la gestin del trabajo provee beneficios tanto a trabajadores como a la organizacin. Las tareas
de los trabajadores se realizan ms fcilmente y la organizacin conoce y controla las tareas que se llevan a cabo.
Uno de los beneficios ms importantes es que el Workflow permite a las empresas
optimizar sus inversiones existentes y del pasado en TI, implementando una
arquitectura abierta basada en los estndares de la industria, simplificando su
integracin con cualquier sistema de back-office, Middleware o ERP, y en cualquier
plataforma o sistema operativo.
La necesidad creciente de los
BPMS
Ms competitividad.
Ciclos ms cortos - Fast Time to
Market.
Mejor Calidad y Servicio al Cliente
Mayor coordinacin
Mayor colaboracin
Mejor comunicacin
Mejora continua en los procesos
Eliminacin de procesos
innecesarios a travs de la
automatizacin de los flujos de
informacin.
Coordinacin, Comunicacin y
Cooperacin independiente de la
hora y situacin geogrfica.
Mayor agilidad y flexibilidad de la
informtica que soporta al negocio.
Mayor rentabilizacin de las
inversiones en CRM, ERPs, Content
Management y otras tecnologas.
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Para entenderlo mejor, a travs del dibujo de la figura 1 podemos ver que existen diferentes capas en la
arquitectura empresarial: Bases de
datos, Sistemas y Aplicaciones,
Procesos de Negocio y Roles (Clientes,
personal, proveedores, partners, etc.).
El objetivo de un sistema de workflow
s, a travs de un motor, gestionar de
forma automatizada los procesos y
flujo de actividades, documentos,
imgenes y datos, orquestando e
integrando los Recursos Informticos y
los Roles.
Con la Tecnologa WorkFlow:
El trabajo no queda atascado o
extraviado.
Los jefes pueden enfocarse ms en los problemas del negocio y del personal, tal como el rendimiento y
capacitacin individual, mejoras de procedimientos, y casos especiales, ms que en la rutina de asignacin
de tareas.
Los procedimientos son formalmente documentados y seguidos de forma exacta y estndar, asegurando que
el trabajo es llevado a cabo en la forma planificada, cumpliendo a su vez todos los requerimientos y normas
del negocio y externos.
La persona adecuada, dispositivo o sistema es asignado a cada caso, y los casos ms importantes o crticos
en el tiempo, son asignados primero. Los usuarios no gastan tiempo escogiendo sobre cual caso trabajar,
aplazando quizs aquellos casos ms importantes pero de mayor dificultad.
Se logra el procesamiento paralelo, donde 2 o ms actividades no dependientes pueden ser realizadas
concurrentemente, generando as beneficios en cuanto a reduccin de tiempo de los procesos, mejor
servicio al cliente y reduccin de costes.
Convertimos el entorno de trabajo de Reactivo a un entorno ProActivo, con todas las ventajas y
beneficios que esto conlleva.
En cuanto a las principales funcionalidades que la Tecnologa WorkFlow provee, tenemos :
Asignar actividades a las personas de forma
automtica y segn cualquier criterio, o segn
cargas de trabajo.
Recordar a las personas sus actividades, las
cuales son parte de una cola de WorkFlow.
Optimizar la colaboracin entre personas que
comparten actividades.
Automatizar y controlar el flujo de
documentos, datos e imgenes.
Asignarle proactivamente a las personas que
deben ejecutar las actividades, todos los recursos
necesarios (Documentos, informacin,
Aplicaciones, etc.) en cada una de ellas.
Aplicaciones / Aplicaciones /
Software / Software /
Bases de Datos Bases de Datos
Rol Rol
A A
Rol Rol
B B
Rol Rol
C C
8-
9
1
7
6
5
2-4
Rol Rol
D D
Clientes Clientes
Proveedores Proveedores
Directivos Directivos
Trabajadores Trabajadores
Procesos / Procesos /
Tareas Tareas
Roles Roles
Cliente Cliente
Figura 1
Figura 2
Ejemplo de un workflow que muestra en tiempo real y con colores el
progreso de una instancia de un proceso. Tal cual como lo vemos, un
usuario autorizado puede modificar Al vuelo esta instancia en particular.
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Definir y controlar alertas segn criterios de tiempo, de evento o de condicin, provocando as algn
mensaje a un supervisor, un escalado de actividades a otras personas para que las resuelvan, y/o una
resignacin automtica.
Modificar los procesos y gestionar excepciones en vivo, o al vuelo, y desde cualquier lugar, es decir,
permitir modificar cualquier instancia de proceso ya iniciada, sin necesidad de volver a iniciarla y sin
necesidad de meter mano informticamente. Adems, a travs de cualquier navegador para que realmente
se pueda realizar desde cualquier lugar. (Figura 2)
Proveer una vista on-line para supervisores del estado e histrico de cada instancia de proceso, de cada
actividad, y del desempeo de las personas.
Hacerles llegar a cada persona sus actividades y
alertas, independientemente de su ubicacin
geogrfica, a travs de la WEB, Email, SMS, o
cualquier otro dispositivo mvil.
Proveer mtricas para responsables de reas,
organizadores, gestores de procesos y calidad, tanto
para efectos de Mejora Contnua como de Indicadores
de Calidad y de Gestin. (Figura 3)
Integrarse fcilmente con otros sistemas, aplicaciones
y ERPs.
Proveer un alto nivel de soporte para la interaccin
humana
Beneficios
Los beneficios, tanto tangibles como intangibles, son numerosos. A continuacin describo los ms importantes :
Mejora la atencin y servicio al cliente.
Incrementa el nmero de actividades ejecutadas en paralelo.
Minimiza el tiempo requerido por los participantes para acceder a la documentacin, aplicaciones y bases
de datos.
Disminuye drsticamente el tiempo de transferencia de trabajo, informacin y documentos entre
actividades.
Asegura la continua participacin y colaboracin de todo el personal en el proceso.
Disminuye drsticamente el tiempo que los participantes, supervisores y administradores necesitan
para conocer la situacin de un tem de trabajo (P.ej.: Orden de compra, participacin de siniestro,
pedido de cliente).
Simplificacin de salidas - outputs automticas. Documentos Word, Faxes, e-mails, mensajes cortos
a mviles, etc.
Disponibilidad de mecanismos para una mejor gestin y optimizacin de procesos.
El gran error de codificar el flujo de trabajo
Todos los directores de empresas saben que para mantener, e intentar incrementar, su cuota de mercado, una
organizacin debe de adaptarse y evolucionar constantemente, y adems debe de hacerlo con la mayor rapidez
posible. Codificar el flujo de trabajo en los sistemas informticos, sean stos desarrollados o sean adquiridos,
Figura 3
Tiempos Average de Procesos
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tiene el efecto de restarle el dinamismo y agilidad que toda empresa necesita, adems de incrementar los costes
de mantenimiento.
Claramente la tecnologa WorkFlow, combinada con una adecuada Gestin de Procesos, deben de tener
caractersticas especficas para ofrecer flexibilidad y agilidad a la evolucin y dinamismo de los procesos de
negocio y sistemas informticos asociados. El primer requisito es que el proceso automatizado debe ser fcil de
modificar sin ayuda de un programador, de forma que la barrera del cambio disminuya. La tecnologa WorkFlow
ha evolucionado en esta direccin con la introduccin de descripciones grficas de los procesos, como hemos visto
arriba, y la posibilidad de modificar el proceso de forma inmediata, sobre la marcha - On the fly.
Decisin estratgica Desarrollar o Comprar ?
Para aquellas organizaciones que tienden a desarrollar sus propias aplicaciones hay algunas cosas a considerar
que explico a continuacin. Desarrollar un entorno propietario de workflow tendr significantes implicaciones
para el negocio, su desarrollo y sus estrategias de marketing. Las cuestiones claves son stas :
Se debe esperar construir una base de datos o un sistema operativo propietario ? Lo mismo para un
servidor de aplicaciones ? Seguro que no. Entonces porque un elemento de infraestructura como lo es un
motor que automatiza procesos debe ser diferente ?
Se debe mantener un workflow propietario con todo el esfuerzo que eso conlleva, cuando otros estn
recogiendo los beneficios por lograr la agilidad necesaria para el mercado ?
Se deben comprometer recursos a largo plazo para ocuparse de los cambios en sistemas operativos y
bases de datos ?
Cules son las implicaciones de retrasos en los proyectos y la prdida de oportunidades de mercado
relacionada a stos ?
Para los profesionales informticos siempre existe la tentacin de desarrollar soluciones desde cero, prefiriendo
confiar en sus propias habilidades que las de los dems. Frecuentemente no aprecian los beneficios de utilizar
productos comprobados y que integran las funcionalidades deseadas en sus aplicaciones.
Un banco en Inglaterra decidi hace unos aos desarrollar su propio sistema de workflow para soportar la amplia
variedad de aplicaciones que existan Sin embargo, los departamentos usuarios encontraron que sus sistemas
eran difciles de modificar y adaptar modificaciones a una carta individual y estndar costaron alrededor de los
6,000 $. El Banco gast varios millones de dlares para ir descubriendo las trampas de su propia cosecha de
soportar un motor de procesos, vendiendo finalmente esta tecnologa a una empresa especialista.
Mantener la independencia es un lujo caro. Aquellas empresas que han desarrollado sus propios sistemas de
workflow estn ahora intentando reemplazarlos con aquellos estndares de la industria.
BPMS, ms all de los tradicionales Workflows
Como coment al principio, la Tecnologa WorkFlow est evolucionando a pasos agigantados gracias a los nuevos
estndares y las nuevas tecnologas surgidas en estos ltimos aos. Aunque la contribucin de los workflows
tradicionales de produccin, ad-hoc, administrativos y colaborativos, es an notable hoy en da, hay una nueva
generacin que quizs sea un hbrido que rene lo mejor de todos los sistemas workflow y otras tecnologas.
Como las empresas cada vez ms se estn orientando hacia los procesos, principalmente por el e-Business, sta
nueva generacin de tecnologa BPM (Business Process Management) est siendo actualmente ms investigada
que nunca.
Esta nueva generacin supera las anteriores limitaciones, conocidas en los 90, incorporando amplias capacidades
de integracin con modernas arquitecturas Java, .Net y XML, principalmente. Adicionalmente, se les estn
sumando otras tecnologas como WebServices, Motores de Reglas de Negocio y BAM-Business Activity Monitoring.
De acuerdo a Howard Smith y Peter Fingar, avalados por la BPMI (Business Process Management Initiative) y la
WFMC (WorkFlow Management Coalition), Los BPMS permiten a las empresas modelizar, implementar y
gestionar los procesos de negocio, que abarcan mltiples aplicaciones empresariales, departamentos, y
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partners, detrs de los cortafuegos y sobre Internet. Los BPMS son una nueva categora de software y abren
una nueva era en la infraestructura de las TI.
Los BPMS pueden ser vistos de 2 formas : a) como una nueva plataforma sobre la cual sern construidas la
prxima generacin de aplicaciones, o b) como una nueva capacidad profundamente incrustrada en las
categoras existentes de sistemas. En cada caso, adquiriendo los BPMS, las empresas ganan un control sin
precedentes sobre la gestin de los procesos y recursos, dndole a su vez ms valor a sus sistemas y aplicaciones
existentes, y acelerando el logro de los objetivos del negocio.
1
Los BPMS deben de reunir 3 requerimientos obligatorios : Flexibilidad extrema, Fiabilidad y Seguridad. Deben
poseer capacidades de escalabilidad, alto rendimiento, tolerancias a fallos y calidad de servicio, para poder ser
aceptados como un componente de misin crtica de la infraestructura. Y desde que esta tecnologa ha pasado la
frontera de la empresa al exterior, stos deben tambin ofrecer niveles avanzados de seguridad.
2
Como podemos apreciar en el grfico siguiente (figura 4), los BPMS sern en pocos aos el elemento crtico de
infraestructura tecnolgica, tal como han sido los DBMS en estos ltimos 15 aos, y pasaremos de una
orientacin a datos, a una orientacin empresarial centrada en procesos.
Renato de Laurentiis Gianni es Director de la empresa IBERICA IT Group, colaborador con el Centro de Investigacin en
Gestin e Ingeniera de la Produccin (CIGIP) de la Universidad Politcnica de Valencia, y otras Universidades, y Moderador de la
comunidad BPM y WorkFlow del portal ICTnet. Se ha centrado desde hace ms de 15 aos en la Gestin y Automatizacin de
los Procesos del Negocio y Arquitectura Empresarial.
(renato.delaurentiis@iitgroup.com)

1
Peter Fingar y Howard Smith, Business Process Management The third wave, p. 233, August 2002
2
Peter Fingar y Howard Smith, Business Process Management The third wave, p. 240, August 2002
El pasado
A partir de ahora
Aplicaciones Aplicaciones
Sistemas de Bases Sistemas de Bases
de Datos de Datos
( DBMS ) ( DBMS )
Datos Datos
Procesos de Procesos de
Negocio Negocio
Canales Canales
B2B B2B
Sistemas de Sistemas de
Back Back-Office -Office
Integracin
Colaboracin
Automatizacin
B.D. B.D.
Directorio Directorio
ERP ERP
Colaborador Colaboradores
Intercambios Intercambios
Redes Redes
Sistemas de Gestin de Sistemas de Gestin de
Procesos de Negocio Procesos de Negocio
( BPMS ) ( BPMS )
Figura 4
Infraestructura empresarial de misin crtica
Fuente : Libro Business Process Management The third wave
Howard Smith Peter Fingar 2002
BPMI-Business Process Management Initiative J WFMC-WorkFlow Management Coalition
L La as s o or rg ga an ni iz za ac ci io on ne es s a a m me en nu ud do o f fa al ll la an n a al l n no o c co om mp pr re en nd de er r q qu ue e s su u e ef fe ec ct ti iv vi id da ad d
p pu ue ed de e m me ej jo or ra ar r d dr r s st ti ic ca am me en nt te e s si i l lo os s p pr ro oc ce es so os s q qu ue e s so op po or rt ta an n s su u o op pe er ra ac ci i n n
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