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Todas las cuentas que surgen en las diferen-
tes transacciones comerciales que realiza una
empresa deben ser analizadas mensualmente
por el equipo contable de la misma. Por qu?
Porque aunque la contabilidad se lleve automati-
zada, los cargos y los abonos lo hace un equipo
humano y siempre se cometern errores en los
registros. Tambin hay cuentas a las que debe
encontrar su exacto valor ya que sufren modi-
caciones que hay que reejar contablemente.
Este proceso de revisar cuidadosamente los
asientos hechos en el libro diario y las cuentas
abonadas y cargadas, hallar las diferencias y
saber las que debemos aumentar de monto o las
que debemos disminuir es el proceso de ajustes.
El dinero que tenemos en el banco por ejem-
plo, constantemente lo estamos moviendo, de-
positando o retirando y esas operaciones vienen
acompaadas de cargos o abonos por distintos
conceptos que el banco nos hace y que no co-
nocemos sino hasta que nos llega el estado de
cuenta que el banco nos enva. Ya, al conocer
las diferencias encontradas, debemos aumentar
o disminuir nuestro monto en el banco segn
sea el caso.
Los ajustes.
Cuando nalizamos un ejercicio econmico,
todas las cuentas debern presentar un saldo
real, con montos sinceros, ya que con estos va-
lores se van a presentar los estados nancieros
bsicos, que son el balance general y el estado
de resultados.
Si los saldos de las cuentas no son cona-
bles, es necesario ajustarlos, ya sea aumentan-
do o disminuyendo sus montos a travs de los
asientos de ajustes.
Los ajustes son los asientos necesarios para
llevar los saldos de las cuentas a sus valores
reales. Todos los procedimientos dentro de la
lgica del cargo y abono para llevar una cuenta
a su verdadero valor son ajustes.
Cuentas que necesitan ajustes.
Los ajustes ordinarios que son aquellos que
deben realizarse con frecuencia en el ejercicio
econmico afectan a las siguientes cuentas:
Caja
Bancos
Cuentas por cobrar.
Inventario de mercancas
Activos jos.
Gastos pagados por anticipado y cargos
diferidos
Ingresos cobrados por anticipado
Ingresos por cobrar
Costos y gastos por pagar
Provisiones para obligaciones laborales.
Ajustes a la cuenta Caja.
La cuenta Caja en una empresa constan-
temente se est vericando, comprobando con
el encargado de caja la existencia de efectivo,
y al realizar este procedimiento conocido como
Arqueo de caja siempre encontramos diferen-
cias entre lo que hay en efectivo y los Vouchers
o documentos justicativos encontrados (saldo
segn libro), es decir, lo que hay no es lo que
debe haber.
AJUSTES
Entonces las cuentas: Inventario inicial, compras y gastos de compras que tienen saldo deudor
debemos abonarlas contra costo de venta y de esta manera las cerramos, mediante el siguiente asiento
al 31-12-06.
Descripcin Debe Haber
Costo de venta Bs. 27.925.000
Inventario inicial Bs. 14.000.000
Compras Bs. 13.800.000
Gastos de compras Bs. 125.000
Igualmente con las cuentas: devoluciones sobre compras e inventario nal que tienen saldo
acreedor debemos cargarlas contra costo de venta y as se cierran.
Descripcin Debe Haber
Devoluciones /compras Bs. 146.000
Inventario nal Bs. 18.900.000
Costo de venta Bs. 19.046.000
De las cuentas anteriores las nicas que deben quedar con saldo son: Inventario y Costo de venta.
El inventario nal del periodo que se cierra ser el inventario inicial del prximo periodo (Bs. 18.900.000)
Y el costo de venta se llevar al estado de resultados para deducirlo de los ingresos y determinar la
utilidad bruta.
Si nos vamos al mayor, el saldo del costo de venta quedar as.
Costo de venta
Debe Haber
27.925.000 19.046.000
8.879.000
Una vez hecho el asiento de costo de venta, se procede a cerrar todos los gastos e ingresos del
ejercicio contra la cuenta Ganancias y prdidas. Por ejemplo con la informacin que tenemos de la
hoja de trabajo tenemos los siguientes ingresos y gastos del perodo:
Ventas
Debe Haber
Bs.18.540.0000
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Se puede dar el caso de que falte dinero, es
decir que lo que encontramos en efectivo despus
del arqueo de caja es menor que el saldo segn
libros. Aqu debemos hacer necesariamente un
ajuste para sincerar el monto.
Pero tambin se puede dar el caso contrario,
es decir, que el valor total del arqueo de caja
es mayor que el saldo de libros: En este caso
la diferencia constituye un sobrante y se debe
realizar un ajuste por este valor.
Veamos los dos casos y cmo proceder para
los ajustes respectivos. Por ejemplo supongamos
que el cajero pag gastos de fotocopias por Bs.
6.000, pero se le olvid registrarlos, por lo tanto
hay un faltante por ese valor.
El ajuste que debemos hacer para sincerar el monto es el siguiente:
Descripcin Debe Haber
Gastos varios-fotocopias Bs. 6.000
Caja Bs. 6.000
Y ya con este asiento la cuenta Caja reeja su verdadero saldo, en otras palabras est ajustada.
Qu sucede si hay un sobrante en caja? Por ejemplo, si un cliente paga Bs. 20.000 pero al cajero
se le pas registrarlo, este monto por supuesto aparece como sobrante, pero debemos hacer el asiento
que no se hizo en su debido momento, esto es el ajuste, para sincerar el monto. Ser el siguiente:
Descripcin Debe Haber
Caja Bs. 20.000
Cuentas por cobrar, cliente Bs. 20.000
Ajustes a la cuenta Banco.
Otra cuenta de efectivo que llamamos Ban-
co y que se reere a todo lo que tenemos en
cuenta corriente o ahorro en uno o ms bancos,
tambin necesita ser revisada, preferiblemente
mensualmente. La revisin la hacemos compa-
rando los registros en nuestro libro diario con
el informe emitido por el banco sobre nuestros
movimientos. Este proceso se conoce como
Conciliacin bancaria.
Cuando se hace una conciliacin nos damos
cuenta que hay asientos hechos por el banco
que nosotros no tenemos y viceversa. Por lo que
es necesario hacer ajustes para mostrar el saldo
verdadero.
Las diferencias frecuentes son:
Por notas de dbito: el banco nos enva
notas de dbito por conceptos de: cheques
devueltos, chequeras, comisin de remesas,
En caja siempre habr diferencias entre lo que hay y lo que
debera haber. Por eso se requiere ajustar.
Al nal de un periodo contable se deben
cancelar todas las cuentas de ingresos y egre-
sos y dejarlas con saldo cero, este procedimien-
to es conocido como proceso de cierre. La fecha
de cierre de un ejercicio es una etapa de mucha
laboriosidad en el departamento contable de una
empresa ya que aqu se determina el resultado
del ejercicio.
Veamos con detalle los asientos de cierre.
Cierre del ejercicio.
Cuando ya se han realizado todos los ajustes
con la ayuda de la hoja de trabajo en un periodo
econmico estipulado, el siguiente procedimien-
to a seguir es cerrar las cuentas de ingresos y
egresos que reciben el nombre de cuentas nomi-
nales e indican el resultado de las operaciones
de la empresa para el ejercicio evaluado.
Todas las cuentas nominales deben quedar
con saldo cero para iniciar el prximo ejercicio
econmico. El resultado del ejercicio terminado
ser transferido al Capital, bien sea, una ganan-
cia o una prdida.
Es aqu donde radica la importancia de la
hoja de trabajo ya que all estn reejadas to-
das las cuentas que se manejaron en el lapso
evaluado, discriminadas en cuentas reales y
cuentas nominales, permitiendo distinguir los
ingresos de los egresos.
Pasos a seguir para elaborar los cierres.
Se debe empezar con cerrar las cuentas del
Costo de venta. Cerrarlas es tomar las cuentas
con saldo deudor y abonarlas todas contra la
cuenta de Costo de venta. Y tomar las cuentas
de saldo acreedor y cargarlas tambin contra
Costo de venta. Pero ilustremos la explicacin
con un ejemplo.
ASIENTOS DE CIERRE
En el proceso de
cierre hay que
estar muy pen-
dientes de los
detalles.
Supongamos que la seccin de costo de venta en la hoja de trabajo de nuestra empresa, nos
presenta la siguiente informacin:
Costo de venta
Cuenta Debe Haber
Inventario (inicial ) Bs. 14.000.000
Compras Bs. 13.800.000
Gastos de compras Bs. 125.000
Devoluciones/compras Bs. 146.000
Inventario ( nal ) Bs.18.900.000
27.925.000 19.046.000
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intereses por sobregiros, intereses por prs-
tamos y otros servicios bancarios. Son cobros
que nos hace el banco por servicios que no-
sotros no hemos registrados al momento de
recibir el informe del banco.
Por notas de crdito: El banco enva
notas crdito por concepto de prstamos abo-
nados en cuenta corriente, consignaciones de
clientes, rendimientos nancieros producidos
por los saldos en cuentas de ahorro. Si la
empresa no las ha contabilizado, al recibir el
informe, debe ajustar la cuenta Banco.
Las notas de dbitos disminuyen nuestra
cuenta Banco, las notas de crditos la au-
mentan.
Por ejemplo: si nuestra empresa recibe el informe del banco sobre nuestros movimientos en esa
cuenta y nos percatamos que hay una nota de dbito por Bs. 12.500 por la solicitud de una chequera
y una nota de crdito de Bs. 35.000 por concepto de intereses, que an no tenemos contabilizadas,
entonces debemos hacer los respectivos ajustes por esos montos.
Descripcin Debe Haber
Gastos varios solicitud chequera Bs. 12.500
Banco Bs. 12.500
-o-
Banco Bs. 35.000
Intereses ganados Bs. 35.000
Y de esta manera hemos ajustado la cuenta Banco que con estos cambios mostrar el
verdadero saldo a la fecha.
El efectivo en banco tambin debe ser revisado para ajustar
las diferencias.
1. Escribe la diferencia entre una marca de fbrica y una patente de invencin y la razn por las que
se consideran activos.
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________________________________________________________________________________
2. Menciona la diferencia entre Plusvala y Franquicia y explica el motivo por el que se clasica como
activos.
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________________________________________________________________________________
3. Cul es la diferencia entre depreciacin, amortizacin y agotamiento?
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_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
4. Una empresa tiene una patente cuyo valor es Bs. 3.000.000 y el plazo de vencimiento de la misma
es de 5 aos. Cmo calculara la amortizacin de la patente? Cul sera el asiento respectivo de
ajuste?
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_______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
A
c
t
i
v
i
d
a
d
e
s
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La marca de fabrica es una propiedad intelectual que genera benecios para una empresa.

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Pero veamos en qu consisten algunos de
los activos intangibles ms conocidos.
Marcas de fbrica: es un signo distintivo que
indica que ciertos productos o servicios han sido
producidos o proporcionados por una persona o
empresa determinada, lo que permite al consu-
midor distinguir dichos productos o servicios de
los de otros.
Patente de Invencin: es un certicado que
otorga el Gobierno, donde se reconoce que se
ha realizado una invencin y que pertenece a
una persona en exclusiva: El titular de la Paten-
te; dndole por un tiempo limitado el derecho
exclusivo de impedir que sin su consentimiento
terceras personas utilicen o exploten su inven-
cin.
La plusvala: es el incremento de valor de
un negocio por distintas razones extrnsecas
como por ejemplo, la clientela, la ubicacin, la
tradicin.
Franquicia: Es una concesin de derechos
de explotacin de un producto, actividad o nom-
bre comercial, otorgada por una empresa a una
o varias personas en una zona determinada.
Gastos de organizacin: son aquellos gas-
tos en que incurre la empresa para iniciar sus
actividades, tales como estudio de factibilidad y
mercado, asesora legal, registro mercantil, etc.
El requisito que deben cumplir los activos
intangibles para ser catalogados como activos
y no como gastos es que exista una razonable
certeza de que generarn benecios para la
empresa, ya sea incrementando los ingresos o
reduciendo los costos.
Pero estos activos tambin deben estimar
su devaluacin con el tiempo. La amortizacin
para los activos intangibles es el equivalente a la
depreciacin para los activos jos. La amortiza-
cin consiste en la reduccin peridica del acti-
vo, el clculo sobre el cual se basa el ajuste es
una apreciacin, sea en un porcentaje jo o divi-
dido entre un nmero de perodos. En el asiento
se hace un cargo a Amortizacin del gasto con
un abono a Amortizacin acumulada de ese
mismo gasto.
Por ejemplo: supongamos que nuestra em-
presa pag un monto de Bs. 2.000.000 por ase-
sora legal, registro y publicidad para iniciar sus
actividades comerciales. Para ajustar la cuenta,
el monto va amortizando ao por ao hasta com-
pletar lo estipulado de duracin. Supongamos
que se estim amortizar en 5 aos, y este es el
primer ao.
El clculo ser Bs. 2.000.000 entre el nmero de aos (5) cuyo resultado es 400.000 Bs que ser
el monto de la amortizacin anual y el asiento queda as:
Fecha Descripcin Debe Haber
31-12-06 Amortizacin gastos de organizacin Bs. 400.000
Amortizacin acumulada gastos de orga-
nizacin
Bs.400.000
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Modelo de estado de cuenta que enva un banco cticio llamado BVF:
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Existen actividades especiales como la
explotacin de recursos naturales (minas, bos-
ques, etc) que tambin tienen su tratamiento
contable de ajustes ya que son activos jos lla-
mados agotables.
Hay otros activos que generan grandes
benecios para el que los posee, pero que slo
se pueden ver expresados en un documento
legal. Nos referimos por ejemplo a marcas de
fbrica, derechos de autor, patentes. No tienen
existencia fsica o corprea pero han implicado
un costo de adquisicin para sus dueos y son
aprovechables en el negocio.
Estos tipos de activos tambin requieren
ajustarse peridicamente.
Activos agotables.
Activos agotables son aquellos cuya explo-
tacin va acabando con ellos, como la extraccin
de minerales, de petrleo, etc. Son activos espe-
ciales que estn en manos de grandes empre-
sas especializadas en esa actividad y que deben
tener permiso del Estado para la explotacin.
En contabilidad se emplea el trmino Ago-
tamiento para representar el costo de un activo
agotable o recurso natural consumido durante
un periodo. Se contabiliza en forma similar a la
depreciacin.
El procedimiento es el siguiente: se halla el
costo total del activo (Va) que ser el monto de
la inversin ms todos los gastos incidentales.
Se determina el valor residual (Vr) que ser el
valor futuro que tendr el activo en cuestin
despus de haber sido explotado totalmente y
el valor de reserva (Vup) que ser las unidades
de producto estimadas que podrn ser extradas
en el tiempo.
Vemoslo en una frmula matemtica:
Agotamiento =
Va - Vr
Vup
Esto nos da un coeciente que luego mul-
tiplicaremos por el total de unidades extradas
del activo agotable durante el periodo de pro-
duccin.
Coeciente de agotamiento x N de unidades
extradas = valor de agotamiento para el periodo
en curso.
Activos intangibles.
Los activos intangibles representan dere-
chos o privilegios que se adquieren con la inten-
cin de que aporten benecios especcos en
las operaciones del negocio durante perodos
que van ms all de aquel en que fueron adqui-
ridos.
Las cuentas principales que representan este
grupo del activo suelen ser: patentes, marcas de
fbrica, concesiones, franquicias o derechos de
explotaciones, gastos de organizacin, etc.
TRATAMIENTO DE LOS ACTIVOS
AGOTABLES Y ACTIVOS
INTANGIBLES
Un pozo petrolero por ejemplo es un activo agotable
cuya explotacin est reservada al Estado.
1. Cul es la diferencia entre la cuenta efectivo en caja y la cuenta efectivo en banco?
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2. Si tienes una cuenta de ahorro o una cuenta corriente, de seguro habrs consultado tu saldo o
tus movimientos en un fecha determinada y habrs notado que hay cantidades que te aumentan o te
rebajan tu cuenta. Cmo se llaman esos cargos y abonos que el banco hace en nuestra cuenta?
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3. Si en un retiro de efectivo bien sea de tu cuenta corriente o de tu cuenta de ahorro, el cajero por
error te entrega efectivo dems y t no lo regresas como crees t que se ajuste esa diferencia en la
contabilidad del banco?
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4. El caso contrario anterior tambin sucede en la prctica muchas veces, el cajero te entrega una
cantidad menor de lo que deba entregarte, si llevas debidamente tu contabilidad, cmo re ejaras
este hecho?
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5. Cuando retiras dinero con tu tarjeta de dbito en un cajero electrnico de un banco que no es donde
tienes tu cuenta, te cobran un monto que vara segn el banco que utilices. Supongamos que retiras
Bs. 35.000 y te cobran 3.000 Bs, qu asiento haras t en el libro diario si llevaras la contabilidad?
Descripcin Debe Haber
6. Si eres cajero de una empresa, y te sobra dinero qu procedimiento deberas hacer?
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