Tarea Gestion de La Integración

Gerenciamiento Estratgico de Empresas y Proyectos
Magster en Gestin I ntegral de Proyectos_________________________________________________________1

Magster en Gestin Integral de Proyectos
Project Management

Alumnos: Sr. Cesar Espinoza
Sr. Armando Varas
Sr. Cristian Sanz

Profesor: Mario Salmona Petersen
Asignatura: Gestin de la Integracin del
Proyecto

Santiago, Julio 2013

Tarea de Gestin de Integracin
del Proyecto

Proyecto: Alumbrado de Emergencia

Gestin de I ntegracin del Proyecto

INTRODUCCIN

Como parte de la evaluacin del Curso de Gestin de la Integracin del Proyecto,
correspondiente al Magster en Gestin Integral de proyectos 3 versin | Santiago, se
desarrollara una tarea que aborda los siguientes 3 temas del el curso:

Preparacin de KPI.
Bases de preparacin del PEP de su proyecto, estructuras y contenidos.
Plan de Gestin del Cronograma.

El desarrollo de los puntos anteriores se realizara respecto al proyecto de Instalacin Red
Independiente de Alumbrado de Emergencia Fundicin, cuyo objetivo entre otros, es de
iluminar las vas de evacuacin principales de cada planta, taller, nave, etc., con el fin de
evitar accidentes por tropiezos, golpe con objetos, cadas de distinto nivel, cadas en el mismo
nivel, etc. De esta manera, se lograr una evacuacin a las distintas zonas de seguridad
preestablecidas por cada rea. Considera la instalacin de 2 grupos Motor-Generador
(MOGE-1) y (MOGE-2) respectivamente, adems de la instalacin de mallas de puesta a
tierra, tendido de cables, canalizaciones, montaje de tableros de distribucin, montaje y
conexionado de luminarias y todo el sistema de alumbrado.

PREPARACIN DE KPI

En la siguiente tabla se describen los KPIs con valor agregado, definidos para el proyecto
Instalacin Red Independiente de Alumbrado de Emergencia Fundicin, su mtrica y la
meta a lograr.

Funcin Indicador Medida Objetivo
Alcance
Cumplimiento
de la Lnea
Base del
Alcance
Nmero de solicitudes de
cambio aprobadas que afectan
el alcance del proyecto.
Controlar el Alcance,
monitoreando el estado del
alcance del proyecto y
gestionando los cambios a la
lnea base del alcance. La
condicin establecida para el
Indicador es, KPI (alcance)<1
Tiempo
Variacin del
Cronograma
Se mide en base a la gestin
del valor ganado, usando
como indicador el ndice de
Desempeo del cronograma
(SPI=EV/PV)
La condicin establecida para el
Indicador es, SPI > 1.0.
Permitir Evaluar la magnitud
de las variaciones del
cronograma, para decidir si la
variacin del cronograma
requiere acciones correctivas de
accin inmediata, combinando
esto con un anlisis de la ruta
critica
Costo
Variacin del
Costo
Se mide en base a la gestin
del valor ganado, usando
La condicin establecida para el
Indicador es, CPI > 1.0.

como indicador el ndice de
Desempeo del Costo
(CPI=EV/AC)
Permitir detectar desviaciones
en el de presupuesto y el nivel
de eficacia en la gestin de
costos para tomar acciones
correctivas y replanificar la
gestin de costos de ser
necesario.
Comunidad
Nivel de
Compromiso
de los
Interesados
Diferencias entre los niveles
de compromiso actual y el
deseado identificados en la
Matriz de Evaluacin de
Compromiso de los
Interesados
Identificar a aquellos
interesados cuyo nivel de
Inters actual C es menor que
el nivel de compromiso deseado
D. Permite controlar el estado
del nivel de compromiso de
cada interesado para la fase
actual del proyecto, con el fin
de realizar oportunamente
nuevas comunicaciones y
medidas adicionales para
avanzar al nivel deseado de
participacin
Calidad
Desempeo
Tcnico
Cuntos errores o defectos se
han identificado (EI) y
cuntos permanecen sin
corregir (ESC).
ESC/EI < 5%. Permitir
monitorear y registrar los
resultados de la ejecucin de
actividades de calidad,
identificando las causas de una
calidad deficiente para
recomendar y/o implementar
acciones para eliminarlas.

BASES DE PREPARACIN DEL PEP DE SU PROYECTO, ESTRUCTURAS Y
CONTENIDOS

Teniendo en cuenta la actual situacin de su proyecto
Qu desafos existen en trminos de un desarrollo prctico del PEP?

Los desafos principales del desarrollo es alcanzar los objetivos planteados y planificados del
proyecto, tener claridad como la estructura general del PEP nos lleva a obtener las metas
propuestas, con ganancias a nivel general, en costos, tiempo, seguridad, calidad de los
trabajos, obviamente no daando el medio ambiente y aportando a la comunidad del sector si
fuera el caso, en este desarrollo la jerarqua de los puntos mencionados son la base para lograr
y obtener un buen proyecto.

Segn nuestra estructura de trabajo desglosaremos las siguientes tareas a seguir, en funcin de
nuestro esquema. Para el desarrollo y seguimiento detallado y global de la Instalacin de
Red Independiente de Alumbrado de Emergencia Fundicin


Organigrama del PEP en la Instalacin de Alumbrado de Emergencias

EN nuestro organigrama se pueden apreciar dos lneas importantes del proyecto segn las
peticiones del mandante, Verde: lnea primordial del proyecto en funcin de la ejecucin y las
bajas de accidentes Futuros en la fundicin, trabajando en paralelo con la ingeniera de detalle y
ejecutando con la mayor precisin posible segn los detalles acordados las entregas y revisiones
del proyecto.

Por otro lado nos encontramos con la lnea de costo y comunicacin, Naranja: lnea directa del
mandante a la cual se otorgara el servicio, stakeholder principal para la ejecucin clara y sin
variacin del alcance y el costo por trabajos adicionales del mismo, con informes entregables en
conformidad.

Cmo debera actuar con esto el PM?

La funcin principal del Project Manager, es ejecutar la gestin de integracin del proyecto al
cual fue encomendado , en este caso Nuestro primer objetivo, es reconocer cules son nuestras
actividades crticas para desarrollar el trabajo de Instalacin de Red Independiente de
Alumbrado de Emergencia Fundicin, y gracias a la preparacin del Plan de Ejecucin del
Proyecto (PEP) nuestro alcance de las tareas son acotadas y claras en seguimiento al mismo
tiempo jerrquicas, en pocas palabras observar el detalle a lo ms global del plan del cronograma.
Presenciar apoyo, revisiones y comunicacin directa con el stakeholder.


Cmo debera desarrollarse el PEP?

En funcin del proyecto Instalacin Red Independiente de Alumbrado de Emergencia
Fundicin se desarrolla con la siguiente estructura.: Partiendo con la ejecucin del acta de
constitucin del proyecto, desarrollada por Gerente de proyecto, durante las fases del alcance y
estudio de Factibilidad, el objetivo del PEP saber cmo ejecutar el proyecto a niveles de:

Nivel de detalle: Se ejecutara en Alcance e Ingeniera, en este caso el alcance puede ser variable
por su pronto ciclo de cierre, modificando nuestra lnea base en el control de cambios en costo.
En el nivel de ingeniera ser fuerte al inicio de las ejecuciones de los trabajos y la funcin
principal ser reforzar el equipo generador de estas, bajando su presin y produccin en el
comienzo de las etapas de cierre.

Elaboracin progresiva: En esta ocasin estaremos trabajando en varios proyectos al mismo
tiempo y a su vez en forma escalada de orden, se tendrn que terminar cada una de las etapas para
la apertura de nuevas a la etapa siguiente, as no interrumpiremos las secuencias para el uso. Esto
puede ser variado segn las modificaciones del cronograma o alcance segn el avance del tiempo
o requerimientos del mandante si fuera necesario.

Involucramiento: intervencin de cada uno de los integrantes del proyecto, desde el sponsor
hasta los ejecutores de los trabajos, M1 entre algunos otros, (mostrar escalas de actividades de los
trabajos en serie y orden cronolgicas del proyecto), mantener comunicacin directa con todos
los integrantes del proyecto.

Responsabilidades: Las responsabilidades por cargo del organigrama segn proyecto de
alumbrado sern las siguientes.



Administrador de Contratos:
Actividades
a) Coordinacin y Revisin (Coordinacin directa con el mandante y Gerente de
Operaciones , mantener la buenas relaciones del equipo y terceros, verificar base de datos
de Bodega, RRLL, QA/QC, Hacer seguimiento de actividades diarias con jefes de terreno
y capataces, coordinar pedidos de materiales de cada uno de los proyectos y partidas para
entrega del mandante, revisin directa de todos los departamentos, RRLL, contratos,
liquidaciones, horas extras, QA/QC, usos de recursos , Daily Reports, verificacin de
entrega de materiales, Cumplimiento de plazos, variacin de Cotos entre algunos, etc.).
b) Entrega de programas semanales con visin futura del proyecto. Con ellos se obtendrn
indicadores de desempeo y cumplimiento de metas de trabajadores, los cuales sern
publicados a inicio, mitad y final de cada turno.
c) Entrega de programas mensuales.
Responsabilidades
d) Coordinacin (Reuniones de programacin de partidas , soluciones, gestionar que todo
funcione en orden)


Departamento de Prevencin (Sernageomin, HSEC) Salud, Seguridad, Medio Ambiente y
Comunidad.
Actividades
a) Reportes diarios de actividades a realizar (Coordinacin general de reunin de fin de da,
objetivos claros a proceder en maniobras y requerimientos de cada una de las actividades
programadas).
b) Entregar reporte semanal (Hora Hombre, Dotacin de asistencia , Resumen mensual
programado con Relaciones Laborales)
c) Entregar reporte de actividades del fin de semana (Informe de dotacin, asistencia de
policlnico, eventos ocurridos, Flash, etc.).
d) Entregar reporte mensual (E-200 presentacin de gestin mensual).
e) Vocero Inducciones y Charlas (Hombre Nuevo, Reglamento interno, Programa de
gestin, Estndar operativo, Charla diaria de 5 minutos, SIGMEL, etc.).
f) Presencia en terreno (100%, acciones, actividades aprobadas).
Responsabilidades
a) Verificar matriz de riesgos en procedimientos a confeccionar.
b) Moderador comit paritario (velar por cumplimiento de reuniones mensuales y acuerdos
tomados en estos).
c) Acompaante de trabajador en caso de accidente laboral a policlnico.
d) Mantener buenas relaciones con Mandante e Inspeccin Tcnica de Obras (mantener
trabajo en equipo con diferentes entidades del proyecto).
e) Defensa de Auditoria (programadas por mandante y/o en terreno).
f) Priorizar documentacin para puesta en marcha de labores diarias en terreno.
g) Verificar el correcto llenado de documentacin en terreno.
Departamento de QA/QC

Actividades
a) Envi Diario de informacin al mandante (Daily Reports, HH, )
b) Recepcin y confeccin de protocolos (Entrega a departamento de calidad del mandante
c) Confeccin de usos de recursos (Se detallan los servicios entregados por la empresa para
futuros cobros adicionales del proyecto, estos se entregaran a da prximo del uso de
recursos)
d) Confeccin de expedientes (se encargara de completar expedientes con informacin
entregada de los departamentos HSEC y RRLL, ya sea Capataz, Operadores, Rigger, etc.)
e) Confeccin de informes de Calidad (se encargar de tener la informacin necesaria para
respaldo de informe, Fotografas, Especificaciones Tcnicas, Respaldo de registro de
pedido de materiales, si fuera necesario).
Responsabilidades
f) Recepcin de planos codificados (ser de suma responsabilidad el mantener informado a
cada uno de los departamentos de Terreno la informacin emitida por el mandante,
codificada y con timbres de diferente ndole, Aptos para construccin e Informativos,
tambin en la matriz de distribucin al personal de la empresa, se llevara un registro de
entrega de dichos planos a cada uno de los departamentos).
g) Control de terreno (El personal llevara seguimiento total de actividades en terreno, para
registro de HH gastada y Daily Reports).

h) Recepcin de procedimientos aprobados (Documento entregado en copia del
departamento HSEC para respaldo de QA/QC).
Departamento de Coordinadores de Terreno
Actividades
a) Coordinar actividades (Diarias y con planificacin a semanas prximas con tiempo real de
trabajos, chequeando recursos a corto, mediano y largo plazo. Distribuir personal de
capataces con comunicacin directa para resolver inquietudes o ideas constantes de lderes
de grupo)
Responsabilidades
b) Controles (Informe diario de usos de recursos a departamento de QA/QC, mantener
comunicacin directa con el mandante y otras empresas velando por los recursos ingresados
a la obra)
c) Coordinar trabajos con el departamento de Terminaciones y Obras Civiles.
Supervisores Elctricos y Mecnicos
Actividades
a) Supervisin (Excavaciones, Perfilados, Chequeo de Niveletas, Emplantillados, Rellenos,
Compactados, Fundaciones, Directo con el departamento de topografa, para mallas a
tierra.)
Responsabilidades
b) Controles (Charla de 5 minutos en terreno segn partida de trabajo la cual contempla
coordinacin y ejercicios fsicos motivacionales, HCR, PTS, Avance diario, Control de
cuadrilla, listado de actividades en uso de recurso, Tiempo real de trabajo, Coordinacin
directa con Supervisor de Terreno.)
c) Codificaciones y Precauciones (Programacin de recurso y actividades con sus trabajadores,
coordinando las necesidades de la semana y da siguiente, Codificacin de
herramientas, Color del mes de trabajo, Certificar que el personal mantenga sus carpetas
personales al da etc.)
d) Acompaante de trabajador a policlnico (Enfermedades comunes, dolor de cabeza, resfros,
dolores estomacales, etc.)
Departamento de Montaje
Actividades
a) Supervisin y Chequeo (Montaje de Fundaciones, Trazados, Liberacin de Sectores, Equipos,
Operadores, Rigger, Documentacin al da, Cooperacin directa de topografa).
b) Chequeos Directos Elementos de montaje (Eslingas, Estrobos, Agujas, Grilletes, Yugo,
Vientos)
Responsabilidades
c) Controles (Charla de 5 minutos en terreno segn partida de trabajo la cual contempla
coordinacin y ejercicios fsicos motivacionales, HCR, PTS, Avance diario, Control de
cuadrilla, listado de actividades en uso de recurso, Tiempo real de trabajo, Coordinacin
directa con Supervisor de Terreno.)
d) Codificaciones y Precauciones (Programacin de recurso y actividades con sus trabajadores,
coordinando las necesidades de la semana y da siguiente, Certificar que el personal
mantenga sus carpetas personales al da, etc.)

e) Acompaante de trabajador a policlnico (Enfermedades comunes, dolor de cabeza, resfros,
dolores estomacales, etc.)
Ayudantes Elctricos.

Actividades
a) Codificacin y revisin (Revisin y codificacin de herramientas menores, equipos,
extensiones de luminarias para terminaciones de conexin y varios en terrenos, chequeos de
andamios con piezas completas, identificar ubicacin y responsable de uso de recurso,
proveer tarjetas de colores para maquinarias y equipos con su respectivo color del mes).
Responsabilidades
b) Revisin y Mantencin (Revisin y mantencin de instalacin de faena, equipos, para el uso
de la instalacin de alumbrado)


PLAN DE GESTIN DEL CRONOGRAMA

Ttulo del
Proyecto:
Instalacin Red Independiente
de Alumbrado de Emergencia,
Fundicin Fecha: 29 de Julio de 2013

Consideraciones Preliminares
El proyecto es un proyecto de emergencia, por lo tanto, se desarrollar en la modalidad fast
track. La ingeniera y la adquisicin de los equipos principales se realizaron en forma
anticipada y la ingeniera de detalle se realizar en forma paralela a la ejecucin de los trabajos.
La empresa que se adjudic la realizacin de los trabajos, es una empresa colaboradora que
presta servicios de mantencin y dispone de personal permanente. El trabajo se realizar
reforzando la dotacin de personal durante el perodo que dura el proyecto.
Cabe mencionar que como el presente proyecto, corresponde a un proyecto de emergencia, el
cumplimiento del plazo es muy importante, no as los costos, en los cuales se acepta un margen
de variacin mayor.
La duracin estimada de los trabajos ser de 120 das a partir de la fecha de inicio consignada
en el Acta de Inicio.
Los hitos principales que se han definido para cada fase, son los siguientes;

Etapa Diseo Ingeniera
Hito 1:Entrega de Ingeniera de Construccin
Hito 2: Entrega de ingeniera para adquisicin MOGE1, MOGE 2, Tableros y Equipos
Alumbrado, Estructuras.

Etapa Adquisiciones
Hito 1: Orden de Compra MOGE 1
Hito 2: Orden de Compra MOGE 2
Hito 3: Orden de Compra Tableros y Equipos Alumbrado

Etapa Ejecucin
Hito 1: Acta de Inicio del Proyecto
Hito 2: Entrega de antecedentes por parte del Contratista adjudicado y capacitacin del
personal.
Hito 3: Entrega de Equipo MOGE1
Hito 4: Entrega de Equipo MOGE 2
Hito 5: Entrega de Equipos de Iluminacin

Hito : Inicio de la etapa de Construccin del Proyecto.
Hito 4: Ejecucin de los trabajos asociados a las casetas de proteccin MOGE 1 y MOGE 2;
Hito 5: Tendido de canalizaciones, conductor asociadas a MOGE 1.
Hito 6: Tendido de canalizaciones, conductor asociadas a MOGE 2.
Hito 7: Montaje de soportes y luminarias, conexionado de luminarias asociadas a MOGE 1.
Hito 8: Montaje de soportes y luminarias, conexionado de luminarias asociadas a MOGE 2.
Hito 9: Puesta en servicio de los grupos generadores y del sistema de alumbrado de
emergencia.

Metodologa del Cronograma
CPM (Critical Path Metod)
Herramientas del Cronograma
Microsoft Project 2010
Nivel de Exactitud Unidades de Medida Umbrales de
Varianzas
95% Das +/- 6 das
Reporte y Formatos del Cronograma
Se considera la emisin de un Informe de avance semanal, un Informe de avance para respaldar
cada uno de los estados de pago emitidos y un Informe Final, una vez finalizado el servicio
materia del Contrato.

El informe de avance semanal considerar un detalle de las principales actividades desarrolladas
durante la semana en referencia, considerando adems las principales novedades, observaciones,
dificultades y anormalidades detectadas durante la ejecucin de los trabajos. Considera adems,
un anlisis comparativo respecto al avance propuesto en la Carta Gantt, utilizacin de los
materiales aportados por Divisin El Teniente (En adelante DET) y la programacin de las

actividades a desarrollar durante la siguiente semana. Esta informacin ser analizada en la
reunin semanal que sostendr el Coordinador DET con el Administrador de Contrato, reunin
en la cual se analizarn adems aspectos asociados al cumplimiento de las normas, estndares y
procedimientos establecidos por DET.

El informe de avance para efectos de estado de pago, deber contener un resumen de las
principales actividades desarrolladas durante el perodo, considerando un anlisis comparativo
respecto a la programacin propuesta en la Carta Gantt y los recursos aportados por el
Contratista, a la fecha de avance. Este informe debe considerar adems un avance consolidado
respecto a la utilizacin de los materiales aportados por DET y administrados por el Contratista
durante la ejecucin de este proyecto.

El Informe final deber contener, entre otros aspectos, un Resumen Ejecutivo con una
descripcin global de los trabajos realizados, que muestre el desarrollo y ejecucin de cada una
de sus actividades, y todos los documentos y procedimientos de trabajo asociados. La estructura
de los Informes de Avance y del Informe Final ser acordada con el Coordinador DET. El
Coordinador DET lo revisar y si procede, formular sus observaciones. Su aprobacin ser
requisito para la Recepcin Final de los trabajos y la devolucin de Garantas y Retenciones.
Gestin de Procesos
Identificacin de Actividades A partir de la aprobacin del Scope Statement, el WBS y el
diccionario WBS se procede a realizar lo siguiente:
Identificacin y Secuenciamiento de Actividades
- Por cada entregable definido en el WBS del proyecto se
identifica cuales son las actividades que permitirn el trmino
del entregable. Para tal caso se da un cdigo, nombre y alcance
de trabajo, rea, responsable y tipo de actividad, para cada
actividad del entregable.
- Inicialmente definimos el secuenciamiento de las actividades
por cada entregable.
- Para este proceso utilizamos el formato de Estimacin y
Secuenciamiento de Actividades (Anexo 1).
Secuencias de Actividades Red del Proyecto
- Definimos la Red del Proyecto en base a los entregables del
proyecto.
- Luego por separado graficamos la red del proyecto de las
actividades de cada fase del proyecto.
- Para este proceso utilizamos el formato de Red del Proyecto
(Anexo 2).

Estimacin de Recursos Los recursos se estimaran en base a los rendimientos histricos
obtenidos en proyectos similares y en funcin de las cantidades
de obra de cada actividad.
Estimacin de las Duraciones El proceso de estimacin de la duracin de las actividades se
define de acuerdo al tipo de recurso asignado a la actividad:
- Si el recurso es tipo personal, estimamos la duracin y
calculamos el trabajo que tomar realizar la actividad.
- En cambio si el tipo de recurso es material o maquinas, se
define la cantidad que se utilizar para realizar la actividad.
Para este proceso, se utilizar el formato de Estimacin de
Recursos y Duraciones (Anexo 3)
Actualizacin, seguimiento y
control
Ante la aprobacin de una Solicitud de Cambio presentada por
el Contratista, se hacen las modificaciones aprobadas o si fuera
el caso se hace la replanificacin del proyecto.

El cronograma se controlar a travs del mtodo del valor
ganado y del anlisis de variaciones.

A travs de la tcnica de anlisis de variacin, se analiza la
variacin que existe entre las fechas planificadas que cada
actividad tenia para empezar y terminar con las fechas actuales
con las que las actividades se iniciaron y culminaron. Esto
ayuda a detectar variaciones y lleva a la implementacin de
acciones correctivas en caso de retrasos en el cronograma.



CONCLUSIONES

El presente trabajo, nos ha permitido apreciar de forma prctica la importancia de la WBS en el
proceso de planificacin del cronograma, ya que, esta es la base de donde surgen los paquetes de
entregables del proyecto.

Adicionalmente, hemos podido apreciar que dependiendo de las caractersticas especficas del
proyecto ha desarrollar, se debe decidir que procesos de planificacin se deben considerar con
mayor detalle y cuales se deben tratar de forma ms general.

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