CONTROL DE ALMACENES

Para lograr el control y manejo del almacn se requiere de un buen almacenero, con atributos como
ser inteligente, preferentemente joven, con un nivel de escolaridad al menos medio, ordenado,
responsable, y sobre todo honesto.
Sin embargo, debemos estar conscientes que, aunque exista una gran cantidad de controles, siempre
habr una forma de que el almacenero, solo o en combinacin con cocineros, barman, contador y
proveedores incurran en algn fraude.
Un aspecto importante, en el control de costos en el almacn, es el referido a la recepcin de
mercancas. En ocasiones, los proveedores al entregar los productos y materias primas, las primeras
veces lo harn con calidad y caractersticas solicitadas, pero algunos de ellos, al notar que no se les
revisa de manera adecuada, seguramente empezarn a reducir la calidad o a entregar menor cantidad
de la facturada.
Dentro de las polticas ms usadas en los restaurantes organizados para la recepcin de la mercanca
estn:
. Establecer un horario especfico, evitando que los proveedores lleguen cualquier da y a cualquier
hora.
. Pesar, medir o contar toda la mercanca (segn su naturaleza) y cotejarlo siempre con la factura o
remisin. Para ello se recomienda contar con bsculas de 200, 5 y 2 kilos.
. Exigir al proveedor que siempre entregue la factura antes del producto. De lo contrario se prestar
para fraudes.
. En caso de haber devoluciones o faltantes, deber realizarse el informe de reclamacin
correspondiente.
. No aceptar regalos del proveedor ni permitir que entre en el almacn o establezca conversaciones
no indispensables con el almacenero o chef.
. Utilizar una puerta de acceso de mercanca diferente a la de los clientes y empleados.
Igualmente, antes de recibir la mercanca es conveniente efectuar pruebas de rendimiento para cada
producto, y encontrar el peso, color, textura, marca, presentacin y empaque ms adecuado para el
restaurante.
Acomodo en almacn
El acomodar adecuadamente la mercanca en el almacn permite encontrar los productos ms
fcilmente, evitar mermas, robos y fugas, as como la rotacin natural de los productos, mejorar su
conservacin, control y el suministro a los diferentes departamentos.
Para lograr lo anterior se recomienda:
. Utilizar anaqueles que permitan aprovechar mejor el espacio en almacn.
. Identificar las reas ms frescas y ventiladas del lugar con el propsito de colocar ah las frutas y
verduras que no requieren refrigeracin.
. Identificar las reas de ms difcil acceso para el personal con el fin de acomodar ah los productos
de mayor costo, por ejemplo, vinos, licores, ciertos utensilios, entre otros.
. Colocar los productos ms pesados en las partes inferiores de los anaqueles.
. Si se va emplear el suelo, deben utilizar tarimas o parles que permitan la limpieza y se disminuya el
contacto con el polvo y la humedad.
. Fumigar frecuentemente en todo el restaurante, en especial las reas de cocina y almacn.
. Llevar control de los productos que tienen caducidad para evitar que permanezca demasiado tiempo
en almacn y que ponga en riesgo su calidad.
. Acomodar la mercanca en el mismo orden que se registra en la tarjeta de estiba.
Registro en la Tarjeta de Estiba
La tarjeta de estiba es el principal documento que lleva el almacenero, en ella se registra y controlan
los movimientos de mercancas del restaurante. Aunque existen muchos formatos para hacerlas, uno
de los ms adecuados es el que contempla elementos como:
-Nombre del producto.
-Unidad de medida.
- Costo unitario.
- Fecha de Recepcin y Salida de las mercancas.
- Saldos y Columna de firma, donde se pueden verificar las revisiones del rea de economa al
almacn.
Rotacin de Inventarios
La rotacin de inventarios es una de las razones financieras utilizadas para analizar la eficiencia en el
manejo del almacn de una determinada empresa.
Dicha rotacin puede ser calculada en forma mensual, semestral o anual. Para ello, simplemente
habr que utilizar el costo que corresponda a ese perodo. Es decir, si calculamos la rotacin mensual,
solo habr que registrar el costo que corresponda a ese perodo en el numerador de la frmula.
Si las ventas varan, el inventario deber ser ajustado de forma prctica, ya que de lo contrario la
mercanca se estancar o faltar, lo que a su vez ocasionar mayores mermas y menor calidad.
Sin embargo, como el almacn contar casi siempre con mltiples productos, encontraremos que los
niveles de rotacin de los mismos no sern iguales. Por ello debemos realizar el clculo de la
rotacin, al menos para los productos fundamentales, y mantener un adecuado control en las compras
del resto de los productos con el propsito de evitar excesos y/o insuficiencias de los mismos.
En algunos libros de ingeniera industrial se indica que, mientras menor sea el inventario de las
empresas, mayor ser su eficiencia. Esto es generalmente falso, ya que nicamente funciona cuando
las condiciones de mercado y costos de almacenaje lo permitan, lo que solo se cumple en una minora
de los casos.
Mximos y Mnimos en un almacn
Saber la capacidad mxima y mnima de almacenamiento es indispensable para un restaurante y hotel,
en aras de evitar su desabastecimeinto o por el contrario la caducidad de productos de lenta rotacin
Para calcular el Mximo se deber tomar en cuenta:
. Capacidad de almacenamiento.
. Descuentos sobre compras.
. Precio de mayoreo.
. Capacidad de distribucin del proveedor.
. Caducidad del producto.
. Mermas y fugas por exceso de almacenaje.
. Costo financiero.
. Costo de oportunidad.
Para el Mnimo deben analizarse:
. Tiempo que tarda el proveedor en resurtir.
. Contingencias observadas en ese proveedor anteriormente (nivel de confiabilidad).
. Posibles fluctuaciones de la demanda.
. Caducidad del producto.
Este tipo de sistemas funciona en forma adecuada si el consumo fuera constante, de tal forma que
justo cuando la mercanca estuviera prcticamente por acabarse y se llegara al mnimo, entonces
mgicamente llegar el proveedor con la nueva compra cuando la mercanca se termine.
El mantener adecuadamente las temperaturas en los refrigeradores del almacn, cocina y barra
permitir contar con productos ms frescos, mejor presentados y, sobre todo, reducir las mermas.
Para descongelar un producto se recomienda hacerlo lentamente, ya que ello no permite que se
degrade, sobre todo los crnicos y pescados.
Transferencias Internas
Las transferencias internas son formatos de control que permiten el traslado de mercancas del
almacn a los puntos de venta. Son de suma importancia, ya que de no elaborarlas se perdera el
control tanto del almacn como de las distintas reas de produccin y de consumo. Las transferencias
internas permiten legalizar las salidas del almacn.
Por otra parte, la administracin y sus directivos deben tener en cuenta que, en ocasiones, el
personal tiene un sexto sentido para identificar los materiales y la materia prima que no se controlan,
por lo que ser necesario que sistemtica y sorpresivamente realicen un seguimiento de los
productos, desde que entran al almacn hasta que salen del mismo.
Se dice que en muchos restaurantes, los gerentes o los capitanes que suelen autorizar las
transferencias internas, la firman como si se tratara solo de un trmite, sin importar las repercusiones
que implica surtir ms o menos de lo necesario.
En los das de descanso del almacenero o en los horarios que no se encuentre, no es correcto que
varias personas tengan acceso al almacn y que tambin sean varios los que surtan, debido a que se
pierde el control, adems, de que en caso de haber faltantes nunca se conocer el responsable.

La importancia en el control de inventarios incide directamente en el objetivo primordial de toda
empresa: obtener utilidades. Si bien las ventas son el motor de la empresa, si los inventarios no
operan con efectividad, no habr material suficiente para poder trabajar, el cliente estar y la
oportunidad de tener utilidades se disolver. Por eso, sin inventarios, simplemente no hay ventas.
El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que en la micro y pequea
empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, polticas o
sistemas que le ayuden a esta fcil pero tediosa tarea.
En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se
presta no solo al robo hormiga, sino tambin a mermas y desperdicios, lo que puede causar un
fuerte impacto sobre las utilidades.
Por ejemplo, sin el efectivo control de los inventarios dentro de un restaurante, las fortalezas propias
del giro (alta rentabilidad y liquidez) se convierten automticamente en debilidades.
Falta de registros
El microempresario, tambin conocido como hombre orquesta, difcilmente encuentra tiempo para
llevar a cabo todas las funciones que en l han sido encomendadas: las compras, las ventas, la
produccin, el manejo de personal, del efectivo... El empresario ocupa su tiempo ms en cuestiones
operativas o tcticas que en labores de orden estratgico.
En cuanto a la falta de registros (no solo de inventarios, sino de cualquier tipo de operacin) se oyen
los siguientes comentarios:
. Los registros son complicados y solo los contadores los entienden.
. Se necesita un programa de cmputo carsimo y complicado de entender.
. Necesito un encargado de almacn para llevar los registros bien y al da.
. No tengo tiempo suficiente para contar mi inventario.
En efecto, muchos de estos comentarios son ciertos en su momento, pero muchas veces se olvida
que contar con registros de inventario no es simplemente necesario porque las empresas grandes lo
hacen, o porque el contador lo pide (cuando lo pide), o porque los necesitamos para armar nuestro
balance general.

El objetivo principal es contar con informacin suficiente y til para minimizar costos de produccin,
aumentar la liquidez, mantener un nivel de inventario ptimo y comenzar a utilizar la tecnologa con la
consecuente disminucin de gastos operativos.
Los programas de cmputo son excelentes, sin embargo, el que estn bien estructurados no nos
garantiza que vayan a cubrir nuestras necesidades de informacin, si no los alimentamos con
informacin real y constante. Otro inconveniente que presentan es su alto costo y, en mltiples
ocasiones, la falta de soporte tcnico de parte del proveedor. En otras palabras, es como si nos
vendieran un avin y el piloto nos lo prestaran o alquilaran no cuando lo necesitamos, sino el da que
pueden, si es que pueden o quieren.
Por ello es recomendable la utilizacin de herramientas ms sencillas pero igualmente poderosas
como la hoja de clculo.
El problema en cuanto a la cuantificacin de los inventarios puede ser tan grande o tan pequeo como
nuestra gama de productos.
No necesariamente una gama de productos extensa implica problemas enormes. Lo que s complica la
operacin de nuestro negocio es una gran gama de productos dentro de la materia prima, es decir, si
vendemos pizzas, pero tambin sushi, tortas, tacos, helados, tostadas y comida internacional,
entonces nos enfrentamos con una diversificacin excesiva que nos obliga a tener un inventario
demasiado alto, y por ello a organizarnos mejor.