INTRODUCCIN

Desde los inicios de la humanidad el hombre a travs de la utilizacin de su propia

iniciativa y creatividad ha buscado la forma de simplificar todas las actividades que
realiza dentro de su labor productiva, independientemente a cul sea su objetivo.
Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas se presentar el
problema de la distribucin de las funciones.
Se han desarrollado muchas tcnicas que facilitan la labor de anlisis y estudios
que se realizan para lorar la simplificacin del trabajo.
!l objetivo de este trabajo es dar a conocer la importancia y utilidad de la
simplificacin del trabajo dentro de una oranizacin, esperamos que este sea de
mucha ayuda para conceptualizar y ampliar sus conocimientos sobre este tema, el
cual es de suma importancia dentro de la administracin.
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Definicin de manuales administrativos
" continuacin se dan alunas definiciones de lo que es un manual
Segn Duhat Kizatus Miguel A., un manual es#
$%n documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, informacin y&o
instrucciones sobre historia, oranizacin, pol'tica y procedimientos de una empresa,
que se consideran necesarios para la menor ejecucin del trabajo$.
Para A Re!es P"n#e, un manual es#
$%n folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fcil de manejar
(manuable) se concentran en forma sistemtica, una serie de elementos
administrativos para un fin concreto# orientar y uniformar la conducta que se
presenta entre cada rupo humano en la empresa$.
C"ntin"l" $, define la manual como#
$%na expresin formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para
operar en un determinado sector* es una u'a que permite encaminar en la direccin
adecuada los esfuerzos del personal operativo$.

+ara nosotros los manuales administrativos son escritos que utilizan a manera de
medios de informacin y acoplamiento que admiten buscar y emitir de manera
concretada y consecuente la informacin y procedimientos referentes a pol'ticas,
oranizacin, funciones, tcticas, etc. ,os cuales se consideran obliatorios para la
realizacin de las actividades y ocupaciones.
Ventajas
Son fuentes permanentes de informacin sobre las prcticas enerales y
sectoriales de la !mpresa.
"yudan a -nstitucionalizar y hacer efectivos los procedimientos (son una
versin $.ficial$ y adems evitan los arumentos de $Desconocimiento$)
/acilitan la fijacin, establecimiento de estndares de aplicacin.
+osibilitan la normalizacin de actividades es decir todos procedern de la
misma forma.
Son 0tiles para la capacitacin de nuevos empleados
"umentan la fijacin en la realizacin de "ctividades.
+osibilitan una deleacin efectiva.
Desventajas
1uchas compa2'as consideran que son demasiado peque2as para necesitar
un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus
interantes.
"lunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un
manual y conservarlo al d'a.
!xiste el temor de que pueda conducir a una estricta relamentacin y riidez.
Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de
las .peraciones.
!l costo de produccin y actualizacin puede ser alto.
Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad.
-ncluye solo aspectos formales de la oranizacin, dejando de lado los
informales, cuya viencia e importancia es notorio para la misma.
1uy sinttica carece de utilidad# muy detallada los convierte en complicados.
Clasificacin
!xisten diversas clasificaciones de los manuales, a los que se desina los nombres
diversos, pero que pueden resumirse de la siuiente manera#
P"r su #"nteni%"&
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de
este tipo tenemos los siuientes#
Manual %e 'ist"ria& Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre el
.ranismo# sus comienzos, crecimiento, loros, administracin y posicin actual.
Manual %e "rganiza#i(n& Su propsito es exponer en forma detallada la estructura
oranizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones,
autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
Manual %e )"l*ti#as& 3onsiste en una descripcin detallada de los lineamientos a
seuir en la toma de decisiones para el loro de los objetivos.
+ueden elaborarse manuales de pol'ticas para funciones operacionales tales como#
+roduccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
Manual %e )r"#e%i+ient"s: !s la expresin anal'tica de los procedimientos
administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del
oranismo.
!ste manual es una u'a (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy
valiosa para orientar al personal de nuevo inreso.
Manual %e #"nteni%" +lti)le& 3uando el volumen de actividades, de personal o
simplicidad de la estructura oranizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin
de distintos manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo de
manuales. %n ejemplo de este manual es el de $pol'ticas y procedimientos$, el de
$historia y oranizacin$, en si consiste en combinar dos o mas cateor'as que se
interrelacionan en la practica administrativa. !n oranismos peque2os, un manual de
este tipo puede combinar dos o ms conceptos, debindose separar en secciones.
P"r su ,un#i(n es)e#*,i#a&
!sta clasificacin se refiere a una funcin operacional espec'fica a tratar. Dentro de
este apartado puede haber los siuientes manuales#
Manual %e )r"%u##i(n: 3onsiste en abarcar la necesidad de interpretar las
instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lorar su mejor y
pronta solucin. ,a necesidad de coordinar el proceso de fabricacin (fabricacin,
inspeccin, inenier'a industrial, control de produccin), es tan reconocida, que en
las operaciones de fabricacin, los manuales se aceptan y usan ampliamente.
Manual %e #"+)ras& !l proceso de comprar debe estar por escrito* consiste en
definir el alcance de compras, definir la funcin de comprar, los mtodos a utilizar
que afectan sus actividades.
Manual %e -entas& 3onsiste en se2alar los aspectos esenciales del trabajo y las
rutinas de informacin comprendidas en el trabajo de ventas (pol'ticas de ventas,
procedimientos, controles, etc.)
Manual %e .inanzas& 3onsiste en asentar por escrito las responsabilidades
financieras en todos los niveles de la administracin, contiene numerosas
instrucciones espec'ficas a quienes en la oranizacin estn involucrados con el
manejo de dinero, proteccin de bienes y suministro de informacin financiera.
Manual %e #"nta/ili%a%: 4rata acerca de los principios y tcnicas de la contabilidad.
Manual %e #r0%it" ! #"/ranzas: !ntre los aspectos ms importantes que puede
contener este tipo de manual estn los siuientes# operaciones de crdito y
cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.
Manual %e )ers"nal: ,os manuales de personal podrn contener aspectos como#
reclutamiento y seleccin, administracin de personal, lineamientos para el manejo
de conflictos personales, pol'ticas de personal, uso de servicios, prestaciones,
capacitacin, entre otros.
Manual t0#ni#"& 4rata acerca de los principios y tcnicas de una funcin
operacional determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia para la
unidad administrativa responsable de la actividad y como informacin eneral para el
personal interesado en esa funcin. !jemplos de este tipo de $1anual tcnico de
auditoria administrativa$, y el $1anual tcnico de sistemas y procedimientos$. !stos
sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del
personal de asesor'a.
Manual %e a%iestra+ient" " instru#ti-"& !stos manuales explican, las labores, los
procesos y las rutinas de un puesto en particular, son com0nmente mas detallados
que un manual de procedimientos. !l supuesto en el que se basa este tipo de
manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas
cubiertos. +or ejemplo, un manual de adiestramiento $explica como debe ejecutarse
el encendido de la terminal de la computadora y emitir su se2al$, mientras que un
manual de procedimientos omite esta instruccin y comenzar'a con el primer paso
activo del proceso.
$enerales
Se refiere a todo el oranismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los
siuientes manuales#
1anuales enerales de oranizacin: !ste es producto de la planeacin
oranizacional y abarca todo el oranismo, indicando la oranizacin formal y
definiendo su estructura funcional.
1anual eneral de procedimientos: !ste es tambin resultado de la planeacin,
contiene los procedimientos de todas las unidades ornicas que conforman en
un oranismo social, a fin de uniformar la forma de operar.
1anual eneral de pol'ticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y
actitud de la direccin superior* para toda la empresa, estas pol'ticas enerales
establecen l'neas de u'a, un marco dentro del cual todo el personal puede
actuar de acuerdo a condiciones enerales.
Es)e#i,i#"&
1anual espec'fico de reclutamiento y seleccin# Se refiere a una rea espec'fica
(personal). 5 contiene la definicin uniforme respecto al reclutamiento y
seleccin personal en una oranizacin.
1anual especifico de auditoria interna: 3onsiste en arupar lineamientos,
instrucciones de aplicacin espec'fica a determinados tipos de actividad, aqu' se
refiere a la auditoria interna en forma particular.
1anual espec'fico de pol'ticas de personal# !ste se enfoca a definir $pol'ticas$,
pero de un rea especifica de la oranizacin, se2alando las u'as u orientacin
respecto a cuestiones de personal, tales como# contratacin, permisos,
promociones, prestaciones, etc.
1anual espec'fico de procedimientos de tesorer'a: 3onsiste en elaborar los
procedimientos en el orden de importancia de un rea espec'fica, a fin de
capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por
ejemplo# inresos a caja, pao a proveedores, etc.
Tipos
,os manuales utilizados en una oranizacin son los siuientes#
1 Manual %e "/2eti-"s ! )"l*ti#as# contiene los principios bsicos que reirn el
accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.
3 Manuales %el e+)lea%" " %e 4ien-eni%a# contiene aquella informacin que
resulta de inters para los empleados que se incorporan a una empresa sobre
temas que hacen a su relacin con la misma, y que se les entrea en el
momento de la incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos de la
empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivacion y proramacin de
carrera de empleados, derechos, obliaciones, etc.
5 Manuales %e Organiza#i(n# describe la oranizacin formal mencionando, para
cada puesto de trabajo los objetivos del mismo, funciones, autoridad y
responsabilidad.
6 Manual %e n"r+as )r"#e%i+ient"s# ,lamados tambin manual de operaciones
o de prcticas Standard, son documentos de estin de uso diario que
presentan en forma ordenada y sistemtica los pasos precisos a seuir para
lorar el trabajo de una unidad de acuerdo a mtodos previstos. ,os manuales
de procedimientos orientan el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitan las
alteraciones arbitrarias.
7 Manual %el es)e#ialista& contiene normas o indicaciones referidas
exclusivamente ha determinado tipo de actividades u oficios, se busca con este
manual orientar y uniformar la actuacin de los empleados que cumplen iuales
funciones.
8 Manual %e )r")(sit"s Mlti)les& reemplaza total o parcialmente a los
mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensin de la
empresa o el volumen de actividades no justifique su confeccin o
mantenimiento.
Procedimientos generales para elaborar manuales administrativos
!tapas practicas a seuir como procedimiento estndar en la elaboracin de los
manuales administrativos.
Definicin del objetivo a cumplir
!leccin del o los responsables de la preparacin o elaboracin
!studio preliminar de la oranizacin (detectar posibles problemas)
+laneamiento del trabajo a desarrollar. +lan cmo se reparte el trabajo y
cmo procedemos.
6elevamiento de la informacin. !ncuestas, entrevistas (las ms importantes)
!laboracin propiamente dicho del manual.
6edaccin
Diaramacin (3ap'tulos, Subcap'tulos, 4emas, etc.)
/ormato del trabajo# letras, mrenes, interlineados, etc.
3odificacin
-mpresin
!ncuadernado, pruebas piloto
Distribucin
-nstrucciones a los usuarios
Seuimiento
"ctualizacin
CONCLUSIONES
,os manuales administrativos son una herramienta donde podemos encontrar
informacin desde histrica hasta cmo proceder de forma adecuada para realizar
las actividades necesarias para el buen funcionamiento de un proceso o servicio, las
actividades y del personal, permitiendo que la biblioteca cumpla con su propsito por
la cual fue creada.
,os manuales administrativos son como elementos fundamentales para el
procesamiento, conservacin y difusin de la informacin y el conocimiento, y juean
un papel muy importante dentro de una .ranizacin. porque permiten que la
sociedad tena la oportunidad de acceder a toda la ama de informacin y
conocimientos, lorando as' una sociedad ms evolucionada.
RECOMENDACIONES
+ara la preparacin de los manuales administrativos se recomienda que se forme un
equipo en donde todos participen, tanto jefes como subordinados, pero si esto no es
posible quienes los deben realizar son que los responsables del rea o
departamento, los cuales deben tener conocimientos administrativos. "dems, cabe
resaltar que los manuales administrativos son un requisito para que una institucin u
oranizacin pueda certificarse como institucin de calidad.
,os manuales administrativos permiten que una oranizacin tena la oportunidad
de acceder a toda la ama de informacin y conocimientos, lorando as' una
empresa que posee informacin interna accesible.
4I4LIO$RA.9A
1anuales administrativos
.ranizacin de empresas
"nlisis, dise2o y estructura
!nrique 7enjam'n fran8lin
CASO PR:CTICO DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
!l se2or 9uventino ,una es el erente eneral de la empresa :,uz, S.".; desde hace
< a2os, pero recientemente se realiz el estudio correspondiente para elaborar el
manual de oranizacin y se determin lo siuiente#
!l puesto que desempe2a es de carcter ejecutivo, encarado de planificar,
oranizar, interar, diriir y controlar las actividades realizadas dentro de la
oranizacin. Su relacin con los subalternos es buena y siempre est pendiente por
cada uno de sus colaboradores, les ayuda y los hace sentir parte importante de la
oranizacin. 4iene bajo su caro al erente administrativo financiero, erente de
ventas y erente de produccin. =o tiene jefe inmediato y pertenece a la erencia
eneral.
!ntre sus atribuciones se mencionan las siuientes#
> !laborar los planes estraticos enerales
> "utorizar los proramas de capacitacin por reas
> 6ealizar reuniones semanales con el personal que tiene a su caro
> /irmar cheques
> ?elar por la buena utilizacin de todos los recursos disponibles
4iene autoridad para dar instrucciones relacionadas con las reas correspondientes.
!s responsable y vela por que se alcancen los objetivos enerales y espec'ficos
establecidos y por todo el mobiliario y equipo asinado a su rea.
!l se2or ,una, est pensando contratar a otra persona para que ocupe el puesto de
erente eneral y entre los requisitos solicitados se menciona que sea licenciado en
administracin de empresas, ineniero industrial o carrea a fin, que conozca las
leyes del pa's, con conocimientos en computacin e internet. @ue tena experiencia
de A a2os en puestos similares, buenas relaciones humanas, direccin de personal,
proactivo, diestro en el uso de computadora, excelente presentacin y licencia de
conducir (no indispensable). 3on esta informacin se le pide elaborar la descripcin
tcnica del puesto correspondiente#
-. -D!=4-/-3"3-B= D!, +%!S4.
--. D!S36-+3-B= D!, +%!S4.# =aturaleza, "tribuciones, 6esponsabilidades.
---. !S+!3-/-3"3-.=!S D!, +%!S4.# "cadmicos, Cabilidades y destrezas.
!mpresa# :,uz, S."; 1"=%", D! .6D"=-E"3-.= /echa# AF&GH&IGFA
-. -D!=4-/-3"3-B=
3dio
4'tulo del puesto
Derente Deneral.
--. D!S36-+3-B= D!, +%!S4.
=aturaleza#
+uesto de carcter erencial ejecutivo encarado de planificar, oranizar, interar,
diriir y controlar las actividades realizadas dentro de la oranizacin.
"tribuciones#
F. /irmar cheques.
I. ?elar por la buena utilizacin de todos los recursos disponibles.
A. 6ealizar reuniones semanales con el personal que tiene a su caro.
J. "utorizar los proramas de capacitacin por reas.
<. !laborar los planes estraticos enerales.
6esponsabilidades#
K ?elar por que se alcancen los objetivos enerales y espec'ficos establecidos.
K ?elar por la correcta utilizacin del mobiliario y equipo asinado a su rea de
trabajo. "creditar como m'nimo A a2os de experiencia laboral comprobada en
puestos similares.
---. !S+!3-/-3"3-.=!S D!, +%!S4.
"cadmicos
K +rofesional universitario con el rado acadmico de ,icenciado (a) en
"dministracin de !mpresas, -neniero -ndustrial o carrera a fin.
Cabilidades
K 3onocimiento de leyes laborales y fiscales.
K 3onocimiento en computacin e internet.
K +roactivo.
Destrezas
K 1anejo de equipo de oficina.
K 1anejo de proramas de computacin en ambiente LindoMs y .ffice.
.tros requisitos
K !xcelente presentacin
K ,icencia de conducir (no indispensable).