Administracin de Proyectos

Objetivo: Al finalizar el curso el capacitando contar con las herramientas para administrar un
proyecto correctamente.
ndice
1. Ideas claves de la administracin de proyectos
2. Ciclo de vida de un proyecto
3. Metodologa para definir actividades de diferente nivel
!. "structura desagregada del tra#a$o
%. &a'uetes de tra#a$o
(. )iagrama de redes
*. )iagramas de +antt.
,. -edes &"-. y C&M.
/. -uta Crtica en una red.
10. &uesta en prctica del proyecto
1. Ideas claves de la administracin de proyectos
Qu es un Proyecto
"s una organizacin temporal 'ue tiene un comienzo y un fin #ien definidos. "l o#$etivo de todo
proyecto es entregar un resultado al cliente 'ue lo satisfaga.
!mo di"erenciarlo de una tarea cotidiana
1a duracin de un proyecto es generalmente mayor a 2 das. Consta de un con$unto de tareas o
actividades2 en las cuales se pueden identificar tareas realizadas cotidianamente. &or lo mencionado
anteriormente2 un proyecto no es la ela#oracin de memorndum o circulares2 por lo cual de#emos
unificar el criterio para la concepcin de proyecto internamente.
Qu es la Administracin de Proyectos
"s una operativa llevada a ca#o para o#tener las metas esta#lecidas dentro de los o#$etivos de costo2
programa y calidad fi$ados con anticipacin. -e3ne y aprovecha al m4imo los recursos necesarios
para completarlo con 54ito. "stos recursos incluyen la ha#ilidad2 talento y esfuerzo cooperativo de un
grupo de personas6 instalaciones2 herramientas y e'uipos6 informacin2 sistemas2 t5cnicas y dinero.
7e encuentra so#re un proyecto 'ue tiene un perodo de duracin limitada y la utilizacin de los
recursos es de manera parcial. !u#les son los par#metros de un proyecto 7e de#e concentrar
en tres parmetros #sicos8
1. Calidad
2. Costo
3. .iempo
9n proyecto #ien mane$ado es a'uel 'ue se termina con el nivel de calidad especificado2 en o antes el
plazo fi$ado y dentro del presupuesto asignado.
$. !iclo de vida de un proyecto
1os proyectos son finitos8 tienen un comienzo y final #ien definidos2 y en ocasiones parecen tener vida
propia. "n consecuencia2 es lcito pensar 'ue un proyecto tiene un ciclo de vida natural 'ue consta de
cuatro fases8 concepcin2 formacin2 operacin y terminacin.
1
!O%!&P!IO%: )urante la fase de concepcin se estudia la idea de realizar un proyecto. 7i es
#eneficioso y facti#le2 la idea se transforma en una propuesta de proyecto2 y luego se toma la
decisin de :realizarlo; o :no realizarlo;.
"n la propuesta de#en incluirse los #eneficios esperados2 los estimados de los recursos
re'ueridos <personas2 capital2 e'uipo2 etc.= y la duracin del proyecto. Cuando se aprue#a la
propuesta2 el proyecto pasa a la fase formativa.
'O()A!IO%: )urante la fase formativa del proyecto se definen con claridad los o#$etivos2 se
selecciona el tipo de organizacin y se asigna al administrador del proyecto. 1uego2 se
transforma la propuesta en un plan de proyecto maestro y se ela#oran en detalle programas2
re'uerimientos de recursos y presupuestos.
1a planeacin del proyecto se realiza con el fin de prever los pro#lemas y asegurar 'ue se
cuente con los recursos apropiados en el momento adecuado. "sto significa 'ue todos los
interesados en el proyecto de#en participar en la etapa de planeacin 2 la cual puede e4igir
tiempo2 ser difcil y costosa2 en especial si no se e4plican con claridad los detalles de las
tareas 'ue de#en e$ecutarse.
OP&(A!IO%: "n la fase operativa ya de#e estar conformado el e'uipo de proyecto. "n este
momento comienza el tra#a$o en el proyecto.
-ealizar el proceso de seguimiento al progreso del proyecto2 actualizar los planes de proyecto
y vigilar de cerca el e'uipo son responsa#ilidades administrativas clave en esta etapa.
>cuparse de cam#ios propuestos en el tra#a$o por hacer o en los o#$etivos del proyecto es2
'uiz2 la tarea ms desafiante de todas.
*&()I%A!IO%: "n la fase de terminacin ya se de#e ha#er completado el tra#a$o en el
proyecto <o suspendido prematuramente=. )urante esta fase se analizan los 54itos y fracasos
del proyecto <incluida su estructura organizativa=2 se prepara un informe detallado para los
e'uipos de proyectos futuros y se les asignan nuevas tareas a los miem#ros del e'uipo.
Aun'ue los proyectos tienden a ser 3nicos en uno u otro aspecto2 un minucioso e4amen
posterior puede ayudar a los administradores a evitar los errores del pasado y aprovechar las
formas organizativas me$oradas2 las t5cnicas de planeacin y control2 y los diversos estilos de
administracin ayudan a 'ue las empresas dise?en y administren los e'uipos con mayor
efectividad en el futuro.
+. )etodolo,-a para de"inir actividades de di"erente nivel
9na vez definido el o#$etivo como el producto esperado2 se contin3a con la generacin de actividades
y su#actividades. &ara esto se propone la siguiente metodologa 'ue de manera fcil y sencilla
muestra los pasos para generar las actividades necesarias para realizar el proyecto. 7e de#en
mencionar las actividades de primer nivel necesarias para el logro del o#$etivo planteado. 1as
actividades de#en e4aminarse #a$o los siguientes criterios8
1. @"4iste alguna actividad contenida en otraA
2. @7on actividades del mismo nivel $err'uicoA
3. @"s cada actividad necesaria para el logro del o#$etivoA
!. @"l con$unto de actividades son suficientes para el logro del o#$etivoA
"s importante 'ue el grupo de actividades definan el BcmoB del o#$etivo del proyecto. 1as actividades
de primer nivel pueden estar formadas por actividades de segundo nivel y estas por un tercer nivel2
hasta donde sea necesario. 1o importante es mantener una estructura lgica del pensamiento al
definir nuestras actividades a realizar. 1a programacin de las actividades el proyecto puede realizarse
mediante el )iagrama de +antt2 'ue es un con$unto de #arras horizontales 'ue muestra la relacin del
tiempo y las actividades2 mostrando el flu$o de las mismas y su avance respecto al tiempo. >tra
herramienta importante en la Administracin de proyectos es el )iagrama &ert <program "valuation
and -evieC .echni'ue= dicho diagrama muestra la ruta crtica del proyecto2 'ue es el camino ms
largo del proyecto2 el cual se de#e dar seguimiento en cuanto a su realizacin2 es decir2 no se de#e
descuidar la realizacin de esta ruta. &or 3ltimo2 la planeacin del costo tiene como finalidad
2
adaptarse a un presupuesto determinado2 supervisando los gastos de un proyecto mientras encuentra
el progreso y evitar gastos e4cesivos.
.os principales componentes del costo son:
1AD>-8 7alarios pagados al personal tra#a$ando directamente en el proyecto.
+A7.>7 +1>DA1"78 Costo de los impuestos so#re las nminas y #eneficios suplementarios
para todos lo 'ue tra#a$an directamente en el proyecto por el tiempo invertido.
MA."-IA1"78 Costo de los renglones comprados para un proyecto.
A1E9I1"-" )" "E9I&>78 Costo de al'uiler de e'uipos usados en el proyecto.
+A7.>7 A)MIFI7.-A.IG>7 H +"F"-A1"78 Costo de la administracin y e'uipo de respaldo.
+AFAFCIA8 7on las recompensas para la organizacin al ha#er entregado un proyecto con
54ito.
/. &structura desa,re,ada del trabajo
9na estructura de desglose del tra#a$o separa el proyecto en un con$unto de componentes principales
'ue a su vez se aslan en componentes cada vez ms pe'ue?os.
9na "). centrada en el proceso agrupa las tareas por tipo2 no por segmento de proyecto. )ado el
alcance del proyecto2 no es pro#a#le 'ue se tra#a$e con simultaneidad en todos los segmentos del
proyecto. As mismo2 es difcil descu#rir 'ue falta alguna actividad. 7i se omite alguna actividad2
pueden su#estimarse los recursos 'ue se necesitan <y2 por consiguiente2 los costos= o2 lo 'ue es peor2
puede ocurrir una distorsin en la secuencia de las actividades y2 eventualmente2 puede fi$arse mal la
fecha de terminacin del proyecto.
Fota8 9na "). centrada en el proceso proporciona poca o ninguna ayuda en la planeacin y
administracin de las actividades 'ue de#an e$ecutarse. A'u slo se analizar como e$emplo
e'uivocado de desglose del proyecto.
Como se indic antes2 la "). y la lista de actividades 'ue se derivan de ella se desarrollan para
determinado nivel de administracin2 no necesariamente para el proyecto completo. 1os
administradores su#ordinados de#en unir sus productos y actividades para o#tener productos de
mayor calidad6 esto es esencial para la coordinacin y la integracin. As cada nivel de administracin
'ue o#tenga 54ito tendr "). y redes integradas con a'uellos 'ue est5n por encima o por de#a$o en
la $erar'ua administrativa.
0. Pa1uetes de trabajo
9n pa'uete de tra#a$o es el con$unto de actividades asignadas a un grupo determinado de personas.
1os pa'uetes de tra#a$o no slo descri#en el tra#a$o por hacer2 sino 'ue tam#i5n incluyen la duracin
estimada de las tareas y los recursos <personas2 e'uipos y fondos= necesarios para realizar el tra#a$o
en el tiempo previsto.
Con frecuencia las personas asignadas a la actividad o la persona encargada de ella de#en realizar los
estimados de tiempo. Fo puede so#reestimarse la importancia de esta#lecer estimados de tiempo
apropiados6 la deficiente estimacin de tiempo es la causa ms frecuente de la postergacin de la
programacin.
"n el pa'uete de tra#a$o tam#i5n pueden incluirse plazos o actividades por desarrollar2 la persona
encargada del tra#a$o y alguna otra informacin.
2. 3ia,rama de redes
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Cuando el proyecto se ha divido en un con$unto de actividades y se han creado los pa'uetes de
tra#a$o2 los planeadores del proyecto desarrollan un programa preliminar. &ara poder desarrollarlo2 es
necesario esta#lecer las relaciones de precedencia entre las actividades del proyecto. "stas relaciones
indican 'u5 actividades de#en completarse antes de comenzar otras2 y cules de#en e$ecutarse al
mismo tiempo.
"la#orar un diagrama de red del proyecto puede ayudar a 'ue los administradores del proyecto
separen y comprendan estas relaciones. 1os diagramas de red constan de una serie de crculos o
nodos conectados por flechas. "n la seccin A del cuadro numero % aparece un diagrama de red de
actividades en nodo <)AF= 'ue muestra las actividades ms importantes del proyecto del li#ro mayor
principal.
"n un diagrama de red de actividad en nodo cada actividad se representa mediante un crculo o un
nodo. 1as flechas entre los nodos indican el orden en 'ue de#en e$ecutarse las actividades.
4. 3ia,ramas de 5antt
"l diagrama de +antt es un diagrama de #arras horizontales en el cual la lista de actividades va
de#a$o del e$e vertical y las fechas se colocan a lo largo del e$e horizontal.
"n el e$e Iorizontal corresponde al calendario2 o escala de tiempo definido en t5rminos de la unidad
ms adecuada al tra#a$o 'ue se va a e$ecutar8 hora2 da2 semana2 mes2 etc. "n el e$e Gertical se
colocan las actividades 'ue constituyen el tra#a$o a e$ecutar. A cada actividad se hace corresponder
una lnea horizontal cuya longitud es proporcional a su duracin en la cual la medicin efect3a con
relacin a la escala definida en el e$e horizontal.
1as actividades 'ue comienzan ms temprano se localizan en la parte superior del diagrama2 y las 'ue
comienzan despu5s se colocan de modo progresivo2 empezando por la 'ue empiece primero2 en el e$e
vertical. )e este modo2 el diagrama parece la vista lateral de una corriente 'ue fluye de una monta?a2
lo cual e4plica por 'u5 los diagramas de +antt tam#i5n se conocen como diagramas en :cascada;.
Adems2 el flu$o desde la parte superior iz'uierda hacia la parte inferior derecha puede dar la idea de
secuencia al colocar el n3mero o la letra de la actividad precedente inmediata a la iz'uierda del
e4tremo de la #arra 'ue representa la actividad.
1os diagramas de +antt son herramientas prcticas muy utilizadas en la administracin de proyectos
por'ue no slo son econmicas y fciles de aplicar2 sino 'ue tam#i5n presentan gran cantidad de
informacin2 donde el administrador puede descu#rir de inmediato cules actividades van adelantadas
en la programacin y cules estn atrasadas.
"n general2 cuanto ms grande sea el proyecto2 ms difcil ser desarrollar y mantener actualizados
los diagramas de +antt. 7in em#argo2 en los grandes proyectos2 pueden ser 3tiles para representar
las diversas tareas en 'ue se descompone la actividad o dar una idea amplia del proyecto. >tra
desventa$a ms grave es 'ue no indican cules actividades pueden retardarse o dilatarse sin 'ue se
afecte la duracin del proyecto.
6. (edes P&(* y !P)
1as herramientas de programacin #asadas en las redes2 como &"-. y C&M2 pueden emplearse en
reemplazo de los diagramas de +antt o $unto con 5stos. "n 1/%,2 la oficina de proyectos especiales de
la armada de "stados 9nidos2 $unto con Dooz2 Allen y Iamilton2 desarroll la &"-. <t5cnica de revisin
y evaluacin de programas= para planear y controlar el programa de misiles &olaris. "n la d5cada de
los a?os cincuenta2 du&ont y -emington -and desarrollaron el C&M <m5todo de ruta crtica= para
ayudar en la construccin y mantenimiento de plantas 'umicas. "n la actualidad2 el C&M y la &"-. se
emplean indistintamente y se parecen mucho entre s.
1os diagramas de red &"-. y C&M son me$ores instrumentos 'ue los de +antt para ilustrar la
secuencia de actividades 'ue de#en e$ecutarse. Jstos indican cules actividades pueden e$ecutarse
4
con simultaneidad y cules no. >tra informacin 'ue puede deducirse de estas herramientas de
programacin #asadas en las redes es la siguiente8
1a fecha estimada de terminacin del proyecto.
Actividades 'ue son crticas <'ue retrasarn el proyecto completo si no se cumplen en la fecha
indicada=.
Actividades 'ue no son crticas. "stas actividades pueden retrasarse <si e4isten razones= sin
'ue afecten la terminacin del proyecto.
7a#er si el proyecto est al da2 retrasada o adelantado.
7a#er si el capital invertido hasta la fecha es igual2 mayor o menor 'ue la suma
presupuestada.
7a#er si e4isten suficientes recursos disponi#les para terminar a tiempo el proyecto.
Conocer la manera ms adecuada para reducir la duracin estimada del proyecto.
1os seis pasos siguientes son comunes a la &"-. y el C&M8
)efinir el proyecto y todas las actividades o tareas importantes.
)eterminar las relaciones entre las actividades. )ecidir 'u5 actividades de#en preceder a
otras y cules de#en seguir a otras.
"s#ozar una red 'ue conecte todas las actividades.
Asignar tiempo yKo costos estimados a cada actividad.
Calcular el tiempo re'uerido para completar las actividades en cada trayecto de la red.
"mplear la red para 'ue sirva de soporte al plan2 el programa2 el monitoreo y el control del
proyecto.
"n la actualidad la 3nica diferencia entre &"-. y C&M se relaciona con la duracin estimada de cada
actividad8 C&M emplea un estimado de tiempo de un solo punto de duracin de la actividad2 mientras
'ue &"-. utiliza tres <muy pro#a#le2 pro#a#le2 lo menos pro#a#le=.
Aun'ue la &"-. y el C&M pueden ser herramientas valiosas en la planeacin y el control de proyectos2
no son adecuadas para todo tipo de proyecto. "l proyecto de#e consistir en una serie de actividades
#ien definidas2 cada una de las cuales puede comenzar y detenerse independientemente de las otras.
)e#en conocerse las relaciones de precedencia 'ue e4isten entre estas actividades y para cada
actividad de#en estar disponi#les los estimados de tiempo real.
9na de las crticas ms frecuentes hechas a la &"-. y el C&M se de#e al 5nfasis 'ue ponen en las
rutas crticas. "n la prctica2 actividades 'ue no estn en una ruta crtica con frecuencia o#ligan a 'ue
se dilate el proyecto completo. Como ya se di$o2 los administradores de#en seguir de cerca tanto las
rutas crticas como las no crticas.
.am#i5n se ha criticado el empleo de tres estimados de tiempo y la distri#ucin #eta. 7i con
frecuencia es complicado 'ue las personas estimen el tiempo e4acto para cada actividad del proyecto2
mucho ms ser estimar tres. Incluso si los tres estimados son razona#lemente e4actos2 el tiempo
esperado es slo una apro4imacin y est su$eto a errores del orden del % al 10L. 7i los errores de
esta magnitud son importantes para el proyecto2 pueden emplearse frmulas 'ue reducen el error
estadstico.
7. (uta !r-tica en una red
1a ruta crtica es la trayectoria 'ue necesita el mayor tiempo para recorrer la red. "l tiempo de
holgura de las actividades 'ue se encuentran en la ruta crtica es cero.
(elacin 1ue e8iste entre un dia,rama de "lujo o proceso y un dia,rama de red.
1os diagramas de flu$o del proceso representan el tra#a$o realizado para ela#orar un producto y la
secuencia como se e$ecuta2 los ayudan a 'ue las personas comprendan y me$oren los procesos
mediante la com#inacin2 simplificacin2 reordenamiento o eliminacin de tareas. 1as actividades 'ue
5
no a?aden valor se pueden detectar con facilidad. &or e$emplo2 un e'uipo de la planta de +" en
"vendale2 >hio2 desarroll varios diagramas de proceso para mostrar como puede me$orarse la
fa#ricacin de un e$e de un motor para avin. 1as lneas originales del diagrama refle$a#an 'ue al
principio la planta hacia 5nfasis en los tra#a$adores y la eficiencia de la ma'uina. "l e'uipo descu#ri
'ue muchas de las prcticas e4istentes resta#an la eficiencia de los recursos com#inadas de la planta
y2 en consecuencia2 sugirieron lneas modificadas para el diagrama. "l me$oramiento del flu$o origin
un ahorro de tiempo de %0L2 una reduccin de 97) M! millones en los inventarios y un me$oramiento
radical de la rotacin de los mismos.
.anto los diagrama de red <en cual'uiera de las representaciones= y los diagramas de procesos2 estn
relacionados de#ido 'ue vinculan las actividades y los eventos de un proyecto entre s para refle$ar las
interdependencias entre las mismas. 9na actividad o evento puede presentar interdependencias con
actividades o eventos sucesores2 predecesores2 o en paralelo.
19. Puesta en pr#ctica del proyecto
1o ms importante en este aspecto es el seguimiento del proyecto2 para lo cual se sugiere8 "sta#lecer
el estndar2 es decir2 consultar constantemente las especificaciones del proyecto 'ue fueron
determinadas en el parmetro de la calidad2 ya 'ue si el proyecto se desva de sus especificaciones
originales2 no ha#r garanta alguna de 'ue el 54ito previsto en los estudios de via#ilidad llegue a
convertirse en realidad6 el producto esperado no cumplir con el estndar de e$ecucin. &ara un me$or
control de las especificaciones se sugiere la utilizacin de una ho$a de verificacin2 'ue consiste en una
matriz2 en la cual2 del lado derecho se enumeran las especificaciones para cada actividad del proyecto
y en la parte superior se menciona el grado de satisfaccin logrado en cada especificacin. "sto es una
medida cualitativa y de auto evaluacin 'ue sirve como retroalimentacin de la realizacin del
proyecto2 de esta manera se supervisa la e$ecucin del proyecto.
Acciones correctivas
A medida 'ue el proyecto va desarrollndose y se est supervisando2 ha#r veces 'ue lo realizado no
estar de acuerdo con los planes2 esto significa 'ue ha#r 'ue adoptar una accin correctiva. Cuando
la calidad no est de acuerdo con lo deseado lo recomenda#le es volverlo a hacer2 pero ha#r de
analizarlo detalladamente.
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