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Introduccin a la
Farmacia Hospitalaria
2006
Profesora: Dra. Mara Eugenia Olivera
Auxiliar Docente: Farm. Carolina Romauk,
Lab 116 y 210 Edificio Ciencias II
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Organizacin de la Asignatura
Clases tericas: jueves de 15:30-17:30
Actividades prcticas
Atencin Farmacutica en la Seleccin e Informacin de Medicamentos
(STP, Aula 205 Ciencias I)
Visita 1 a SFH
Atencin Farmacutica en la adquisicin de medicamentos y los sistemas de
distribucin/dispensacin (Gab.computacin 2 piso)
Farmacotecnia Hospitalaria (TP, lab 118-120, Ciencias I)
Centrales de Esterilizacin y Productos Mdicos (TP, lab 118-120, Ciencias I)
Visita 2 a SFH
La Farmacia Institucional en las especialidades clnicas (STP, B8)
2
3
Material de estudio:
Libros: (cita completa en gua de TP)
Farmacia Hospitalaria (en espaol)
Ciencias Farmacuticas: Uma abordagem em Farmacia Hospitalar (en
portugus),
Serie de documentos de la OPS: guas para el desarrollo de servicios
farmacuticos hospitalarios
Anexos de la GTP
Tericos de la asignatura
IMPORTANTE:
LAS FILMINAS DE LOS TERICOS TIENEN CONTENIDOS
ORIENTATIVOS
Son una gua para el estudio, no tienen el terico desarrollado.
Deben ser complementados con la lectura de la bibliografa correspondiente
y/o la asistencia al terico.
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Objetivos de la asignatura:
Proporcionar conocimientos bsicos necesarios para
el desempeo profesional del farmacutico en el
mbito de Servicios de Farmacia (SF) Institucionales.
Una vez cursada la asignatura, el alumno deber
ser capaz de:
1. Describir un SF considerando infraestructura,
organizacin y nivel de atencin de salud
2. Definir las funciones, acciones y prestaciones en salud de
un profesional Farmacutico que se desempea en un SF,
en general y en reas especficas
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5
Definicin de Hospital segn OMS
Parte integrante de una organizacin mdica y social
cuya misin consiste en proporcionar a la poblacin
una asistencia mdico-sanitaria completa, tanto
preventiva como curativa, y cuyos servicios llegan
hasta el mbito familiar.
El hospital es tambin un centro de formacin de
personal sanitario y de investigacin biosocial.
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Clasificacin de los hospitales*
Segn:
Funcin
Nivel de asistencia prestado (nivel de
riesgo, Res. 282/94 MS Nacin y de
complejidad, Res. 1298/97 MS Cba)
Tipo de pacientes
*Ver anexo en GTP
mbito de actuacin
Dependencia Patrimonial
4
7
Clasificacin de los hospitales segn
su funcin*
Generales: con especialidades
mdicas y quirrgicas
Especiales o monovalentes:
destinados a una o varias especialidades:
psiquitricos, geritricos, maternales
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S/ nivel de asistencia prestado
Por niveles de riesgo: factibilidad de resolver el riesgo de
enfermar o morir del ser humano
Si OP OP Asistencia Farmacutica de urgencia
Si Si Si Docencia-investigacin de Pre y posgrdo
Si Si Si Esterilizacin
OP No No Radiofarmacia
Si Si Si Farmacovigilancia
Si Si Si Toxicologa
Si OP OP Farmacocintica clnica
Si Si Si Informacin s/ medicamentos
Si Si Si* Elaboracin
Si Si Si Dispensacin
Si Si Si Gestin
Nivel 3 Nivel 2 Nivel 1 Actividades a desarrollar por los SFH
s/ definicin de niveles de Riesgo
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9
3 niveles segn el riesgo de las patologas y la
complejidad que poseen los efectores:
1nivel de atencin
2nivel de atencin, 1nivel de referencia
3nivel de atencin, 2y 3nivel de
referencia
S/nivel de complejidad *
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Clasificacin de los hospitales segn
el tipo de pacientes
Agudos
Crnicos
Tambin s/ mbito de actuacin (municipal,
provincial, nacional)
Dependencia Patrimonial (pblicos, privados,
con o sin fines de lucro)
6
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Objetivos y funciones de los hospitales
Objetivo:
prestar a sus enfermos asistencia sanitaria correcta,
al menor costo compatible con la calidad
Funciones
Asistencial o de
recuperacin de la salud
Docente
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Organizacin de los
hospitales
rganos de direccin (gerencia,
direccin mdica, direccin de gestin)
rganos de participacin y
asesoramiento (Comisin de garanta
de calidad, Comisiones clnicas)
Organigrama de un hospital
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Organigrama de un hospital
Gerencia
Director gerente
Divisin Mdica
Director mdico
Divisin enfermera
Director de enfermera
Divisin de gestin
y servicios
generales
SERVICIOS
CLNICOS:
Medicina
Cirruga
Ginecologa y
obstetricia
Servicios centrales*
Otras reas
Salas de hospitalizacin
Quirfanos
Urgencias, etc
Personal
Holtelera
Obras y mantenimiento,
etc.
Comisin central
garanta de
calidad
Director mdico
Director de
enfermera
Presidentes de
comisiones clnicas
Junta tcnico
asistencial
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Direccin mdica
Servicios clnicos
rea
mdica
rea
quirrgica
rea
materno
infantil
rea
servicios
centrales
coordinadores
Servicio
de
Farmacia
Jefe
A los servicios les corresponde llevar a
cabo la misin y los objetivos de su
especialidad en el rea de salud o
poblacin a la que atiende
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Evolucin de la Farmacia Hospitalaria*
Etapa
galnica
Preparar y distribuir
medicamentos
Etapa Clnico-
asistencial
Promover y garantizar el uso
racional de medicamentos
Objetivo
Farmacutico aislado
del paciente y otros
profesionales de la
salud
Paciente y su terapia
medicamentosa
Medicamento
Cambio en la
orientacin del
ejercicio profesional
Interaccin con otros
profesionales de la
salud
Etapa
industrial
* Ciencias Farmaceuticas: Uma abordagem em Farmacia Hospitalaria. Cap 15
16
Evolucin del concepto de Farmacia Hospitalaria
Uno de sus departamentos ms importantes, su actividad adquiere especial
significado en virtud de ser un factor de alta cooperacin en el equilibrio de la
organizacin hospitalaria, contribuyendo de modo decisivo a la disminucin
del costo de cama/da (Nogueira 1961).
Es una unidad tcnicamente preparada para proveer servicios clnicos y otros
servicios sobre medicamentos y otros productos afines que se necesitan para
un normal funcionamiento.
Es una unidad clnica, administrativa y econmica,
dirigida por un F, ligada jerrquicamente a la
direccin del H e integrada funcionalmente con las
dems unidades de asistencia al paciente.
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Farmacia clnica
Fomenta la terapia farmacolgica SEGURA,
EFICAZ Y COSTO-EFECTIVA para el
PACIENTE
Trabajo en conjunto con otros miembros del
equipo asistencial
SFH: todos los aspectos relacionados con el
medicamento
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Objetivos de la FH
Seleccin de medicamentos
Uso seguro y racional de medicamentos y otros
insumos (principal).
Distribucin de medicamentos mediante un
sistema eficaz, eficiente y seguro.
Implantar un sistema de gestin de stocks.
Colaborar en la evaluacin de costos y
elaboracin de presupuestos.
Colaborar con otras unidades clnicas
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Funciones de la FH
Bsicas:
Seleccin de medicamentos, germicidas e insumos
necesarios para el hospital
Adquisicin, conservacin y control, gerenciamiento
de los stocks.
Manipulacin, produccin de medicamentos y
germicidas
sistema racional de distribucin de medicamentos
sistema adecuado de informacin sobre
medicamentos
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Funciones de la FH
Complementarias: (uso seguro y eficaz de los
Medicamentos)
Estudios farmacoepidemiolgicos
Evaluaciones farmacoeconmicas
Actividades de farmacia clnica y atencin farmacutica
Desarrollo de programas de terapia nutricional
Implantacin de centrales de mezclas intravenosas
Estructuracin del centro de informacin de medicamentos.
Desarrollo de actividades educacionales y de investigacin
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21
Desarrollo escalonado de un SFH
Desarrollar EUM
Realizar anlisis
farmacoeconmicos
Estructurar un
sistema de FVG
Participar de la
monitorizacin
plasmtica de
frmacos
Desarrollar estudios
de farmacocintica
clnica
Participar en ensayos
clnicos de
medicamentos
Implantar SFT
Realizar estudios
biofarmacotcnico
de formulaciones
de uso en el
hospital
Estructurar unidad
centralizada de
preparacin de
citostticos
Estructurar unidad
de manipulacin de
nutricin parenteral
y de mezclas
intravenosas
Implantar control
de calidad de
materia prima y
medicamentos
manipulados
Implantar un sistema
de distribucin de
medicamentos
Estructurar el centro
de informacin de
medicamentos
Transformar la
comisin ejecutora
en CFyT
Editar y divulgar un
FT
Participar de
auditorias de
antimicrobianos
Ampliar la
participacin en las
actividades de
control de
infecciones
hospitalarias
Implantar o actualizar
el proceso de
seleccin de
medicamentos
Estructurar o
dinamizar una
comisin ejecutora
Implantar un sistema
de stock de
medicamentos
Distribuir los
medicamentos por el
sistema ms viable
Implantar
farmacotecnia bsica
y adaptativa
Participar de la
comisin de control
de infeccines
hospitalarias
Fase 4 Fase 3 Fase 2 Fase 1
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Organigrama y funciones de un SFH
Direccin y supervisin
Asistencial
Cientfica Administ Asesora
Dispensacin Elaboracin Farm Clnica
Dosis unitaria Frm. mag y
normalizdas
Control tratam
Otros sistema
Inf. Medicam
Estupef psicot
M. parenterales
Selecc. Med.
Hospitalizac.
domiciliaria
Nutric. Parent EUM
FVG/TVG
Anl. y control
M. citostticos
Envas. y etiqu
Reenvasado
Gestin
compras
Mant. Sist
informtico
Gestin
Stocks
Visita
mdica
Estadsticas
consumo y
costos
Investiga
cin
Docencia
CFT
CIH
Otras C
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23
Requisitos y directrices para viabilizar una
farmacia hospitalaria
rea fsica y localizacin adecuada *
Posicin adecuada en la estructura organizacional
Metodologas de planeamiento y control
Recursos humanos adecuados *
Mtodos de gerenciamiento de materiales *
Horario de funcionamiento amplio
Sistema de distribucin de medicamentos *
Informacin sobre medicamentos
Optimizacin de la terapia medicamentosa *
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rea fsica
Superficie de acuerdo al
nmero de camas
- 250 camas - 210m
2
, - 600
camas - 375m
2
, 1000 camas -
500 m
2
- insumo diferente a
medicamentos aumentar
50%
- 1.5; 1.2; 1 m2/cama
- rea administrativa: 2 m
2
x
persona,altura mnima de
2,5 m.
- condiciones fsicas
especficas del rea
Informacin sobre
Hospital, el SFH:
concensuar proyecto con
servicio
Ambientes mnimos:
Administracin,
almacenamiento,
dispensacin y orientacin
farmacutica.
Actividades especficas:
ambientes especficos
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25
rea
rea para almacenamiento:
Frecuencia de los pedidos,
Nivel de inventario de reserva,
Comunicacin entre las zonas o reas,
Diferenciacin entre los distintos tipos de almacenes:
generales (Especialidades de gran volumen, de
pequeo volumen), especiales (inflamables,
termolbiles, estupefacientes, psicotrpicos y gases)
de ensayos clnicos
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Zonas de dispensacin: Intra y extrahospitalaria
Zona de farmacotecnia: productos estriles y no
estriles
Zona de Farmacocintica
Unidades de almacenamiento fuera del servicio de
farmacia
Planificadas conjuntamente por Direccin mdica,
Direccin de enfermera y Servicio de Farmacia
Medicamentos en unidades de enfermera
Farmacias satlites
reas
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27
Localizacin adecuada
Fcil acceso interno y externo
Fcil comunicacin externa: recepcin de
medicamentos
Fcil comunicacin interna: distribucin de
medicamentos, desplazamientos mnimos
Proximidad con los sistemas de circulacin
vertical (ascensores y montacargas)
Equidistancia de unidades usuarias y
consumidoras
Aislamiento a los ruidos, olores y polucin.
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Mobiliario y equipo
Relacionados con el volumen de la mercanca y desarrollo de
actividades bsicas
Muebles para el desarrollo de actividades bsicas, calculadoras, computadora y
materiales para el uso de los mismos.
Estantera para almacenar adecuadamente la mercanca y que permita su
manejo ordenado;
Material auxiliar de almacn: escaleras, mesas (rea de recepcin, de
reempaque) carretilla, carro transportador, tarima;
Equipos de aire acondicionado y Refrigeradora
Sistemas de comunicacin en lo interno y lo externo
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29
Instalaciones y equipamiento *
Electricidad
Sistemas de
comunicacin
Temperatura
Instalaciones contra
incendios
Seguridad
Instalaciones mecnicas
Agua
Zonas de gestin,
compra, despachos, CIM
Recepcin de
medicamentos:
Almacenes
Zona de Farmacotecnia,
farmacocintica, UMI
Zona de dispensacin
Personal de Guardia
Software informtico
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Recursos Humanos
El personal (en nmero y especializacin) depende del nmero
de camas, tipo de hospital, nmero, tipo y cualificacin de las
funciones desarrolladas.
Personal facultativo
Personal de soporte (auxiliares de farmacia, estudiantes de farmacia,
secretaria, controlador de inventario), auxiliares de enfermera y personal
obrero
todo recurso humano que est relacionado con el suministro o
que est en contacto con medicamentos debe participar en
actividades de capacitacin y actualizacin, no slo en las
actividades de las que son responsables, sino tambin del
concepto y funcionamiento del sistema de suministro.
16
31
Personal Facultativo *
Farmacutico, con o sin ttulo de posgrado
Jefes de servicio
Gestiona recursos para lograr objetivos propuestos
Planifica, organiza y coordina las actividades del servicio
Dirige al personal
Desarrolla NyP que permitan guiar las actividades
Establece programa de garanta de calidad que asegure la
calidad de la atencin prestada
Jefes de seccin (adjuntos): tendencia a la
especializacin
Capacidad tcnica de prestacin de servicio, poder de
decisin, capacidad de comunicacin, liderazgo,
habilidad gerencial, perfeccionamiento profesional,
capacidad de ensear
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Gerenciamiento de recursos
materiales *
Rgida gestin de stocks por impacto de los precios
profesionales calificadas en conocimiento profundo de:
Bases farmacolgicas de los medicamentos en stock
Similitudes
Condiciones ideales y exigencias de conservacin
Control del plazo de validez de los medicamentos en stock
Es imprescindible la implantacin de un sistema bien
estructurado de gestin de stock para asegurar la
continuidad del proceso de la atencin farmacutica
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33
Sistemas de distribucin de
medicamentos *
NyP con participacin de enfermera, mdicos y CFT
Es esencial que el FH conozca la realidad de las diferentes
unidades de internacin, mantenga una buena relacin con el
equipo de salud y provea de la informacin necesaria para
garantizar el uso adecuado de los medicamentos.
La implementacin de sistemas apropiados de distribucin debe
ser una prioridad.
Las prescripciones deben ser analizadas Las dudas deben ser
resueltas con el prescriptor y las DECISIONES que se toman
deben ser REGISTRADAS
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Optimizacin de terapia medicamentosa
El URM consiste en obtener el efecto teraputico adecuado a
una situacin clnica del paciente utilizando el menor nmero de
frmacos, durante el perodo ms corto y con el menor costo
posible.
Optimizacin de la farmacoterapia:
anlisis de la prescripcin mdica, la anamnesis farmacolgica,
monitorizacin teraputica, participacin en las decisiones del plano
teraputico, incentivar la prescripcin de los medicamentos del listado,
desarrollar los mecanismos de notificacin de reacciones adversas y la
evaluacin continua de la atencin farmacutica prestada a los pacientes.
Contribuye a disminuir la permanencia del paciente en el hospital y a la
mejora de su calidad de vida.
18
35
Situacin actual de los conceptos
relacionados con AF
Circunscribir el trmino AF en el marco de
las funciones encomendadas al farmacuticos
Estructurar la distintas actuaciones
profesionales bajo una denominacin que
cumpla las siguientes caractersticas
Que implique conocimiento farmacutico
aplicado al paciente
Que sea reconocido por otros profesionales y por
la poblacin
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Atencin farmacutica (AF)
Adquisicin
Custodia
Almacenamiento
Conservacion
de materias
primas,
especialidades
farmacuticas
y productos
sanitarios
Dispensacin
Formulacin
magistral
Actividades
orientadas al
medicamento
Consulta
Farmacutica
Formacin en el UR
Educacin sanitaria
Farmacovigilancia
Actividades orientadas al paciente
Seguimiento del
tratamiento
farmacolgico
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37
Definicin de AF
Provisin responsable de la terapia medicamentosa con el
propsito de alcanzar resultados definidos que mejoren la
calidad de vida del paciente (Hepler&Strand, 1990)
Strand, 1997: Una prctica en la cual el farmacutico*
asume la responsabilidad junto con el paciente en cuanto a
sus necesidades farmacoteraputicas...
38
Suministro de medicamentos
Logstica (=administracin): se refiere a las
actividades que implica la planificacin de los
recursos, del funcionamiento y de la evaluacin de un
sistema de suministro, focalizado en las etapas
administrativas del sistema.
La planificacin permite:
Visin general del sistema
Facilita coordinacin e interrelacin entre las etapas del
suministro
Promueve el desarrollo oportuno de sus fases de modo de
alcanzar la eficiencia deseada
* Guia para el desarrollo de Servicios Farmacuticos Hospitalarios: LOGSTICA DEL SUMINISTRO DE
MEDICAMENTOS (OPS)
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39
Suministro de medicamentos
Varias fases secuenciales e interrelacionadas
CARCTER
ADMINISTRATIVO
CARCTER
CIENTFICO-TCNICO
El suministro se inicia con la seleccin de medicamentos
Adquisicin
Almacenamiento
Distribucin
Componentes
logsticos
El sistema de suministro es la base del funcionamiento de la
farmacia en el hospital, constituyendose en el soporte de los
servicios y de la AF
CONTROL Y
EVALUACIN
CADA ETAPA NECESITA
Y PRODUCE INFORMACIN
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Objetivos del proceso de suministro
acceso oportuno a los medicamentos necesarios,
teniendo en cuenta calidad, eficacia, seguridad y costo;
Preservar la calidad de los medicamentos durante su
conservacin y almacenamiento en las instalaciones del
hospital;
Asegurar el uso racional y control de los
medicamentos dentro de la institucin;
Disminuir los costos relacionados al consumo de
medicamentos.
Seleccin de medicamentos+GFT= piedra angular de
un sistema de suministro
21
41
Pre-requisitos para el suministro de
medicamentos
Dos nicas alternativas:
puede tomar la decisin de organizar y planificar con
criterios de racionalidad y contencin de costos, o
desarrollar suministro en forma desorganizada y
desarticulada frente a las verdaderas necesidades del
hospital con sus inevitables consecuencias negativas
en la calidad de la atencin y en los altos costos que
puede generar.
Pre-requisitos: Seleccin de medicamentos
satisfactoria dando lugar a la lista de medicamentos
seleccionados.
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Requisitos para el suministro de
medicamentos
Recursos: rea (espacio fsico), Mobiliario y equipamiento,
Recursos Humanos.
Cuanto?
nmero de camas, Categora, mbito de actuacin, Normativa
legal que afecta el suministro, Tipo de administracin de la
institucin, Oferta de profesionales, Capacidad de resolucin del
hospital.
Comisin responsable por la planificacin
Normas administrativas, manuales de procedimientos y
estructuras organizadas, sistema de informacin y de recursos
para cada etapa que conforma el sistema del suministro.
22
43
NORMAS DE FUNCIONAMIENTO:
Programacin *
Adquisicin *
Almacenamiento *
Distribucin *
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Programacin
Programacin: determinan las necesidades
de medicamentos compatibilizadas con los
recursos presupuestarios disponibles.
El proceso de programacin demanda
participacin del usuario del producto de la
programacin
aplicacin de criterios de priorizacin claramente
definidos.
servicios clnicos,
la farmacia y
la administracin
Necesidades en orden:
(ABC, VEN)
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45
Normas bsicas del proceso de programacin
Responsabilizar a la farmacia de coordinar. Integrar a la
administracin y a los servicios clnicos.
Contar con la siguiente informacin del almacn:
Consumo histrico de cada medicamento,
Perodos de desabastecimiento de los dos ltimos aos,
Consumo estimado para cada medicamento, calculado de acuerdo al consumo
histrico, perodos de desabastecimiento y prdidas evitables,
Saldo de existencia en los almacenes al final del perodo.
Estimar las cantidades de medicamentos:
Metas de produccin del hospital, nmero de egresos, nmero de
consultas, etc.
Posibles modificaciones de la demanda de atencin
Perfil epidemiolgico de la institucin
Esquema de tratamientos utilizados
Identificacin de los medicamentos vitales.
46
Normas bsicas del proceso de programacin
Priorizar las necesidades an cuando no existan restricciones
presupuestarias
Emplear la denominacin genrica
Dar cumplimiento a la normativa de programacin
Considerar a la programacin descentralizada (local, institucional) un insumo
de la programacin centralizada (nivel nacional o regional).
Considerar, como parte de la programacin de necesidades, todo tipo de
medicamento que ingrese al hospital: muestras mdicas, medicamentos en
investigacin, y prstamos interinstitucionales
Programa de desarrollo del proceso donde se identifiquen las acciones y los
responsables de su ejecucin discriminados en un cronograma de trabajo.
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47
CONSIDERACIONES SOBRE PROGRAMACIN DE
MEDICAMENTOS SEGN CONSUMO *
Seleccionar el perodo para el cual se
calcula el consumo,
Ajustar el consumo en razn de
mermas y prdidas evitables,
Ajustar el consumo para tener en
cuenta el desabastecimiento
Calcular el consumo de cada
medicamento por servicio,
Hacer la sumatoria para el clculo de
necesidades de la institucin,
Utilizar datos de morbilidad y pautas de
tratamientos establecidos en el hospital
para medicamentos que no han tenido
suministro constante,
Calcular el consumo a partir de los
registros de existencias en los
almacenes, sumando las existencias
iniciales ms los medicamentos
recibidos y restando el inventario final.
Para hacer el clculo ajustado por
merma o prdida evitable, restar del
consumo registrado las prdidas
evitables (salidas de medicamentos
por caducidad, daos u otros,
Calcular el consumo ajustado por
desabastecimiento slo si el perodo
de agotamiento fue por 30 das o
ms, multiplicando el consumo
registrado por el cociente de perodo
de clculo (meses, das)/ perodo de
meses o das con existencias,
Calcular el consumo medio de cada
medicamento discriminado por
servicio (consulta externa: por cada
mil visitas), dividiendo el consumo
ajustado de cada medicamento por el
nmero total de consultas de estos
pacientes y multiplicando por mil.
48
Adquisicin
La compra se define como el proceso mediante el cual se
obtienen los artculos en cantidades y especificaciones definidas
en la programacin.
Farmacutico participa en especificaciones tcnicas de productos
terminados o de materias primas.
Las modalidades de compra ms comunes:
Compra directa
Licitacin (pblica o privada)
Cooperativas
Factores que determinan la modalidad de compra:
el volumen a comprar, el presupuesto, el sistema de control de inventario,
el nmero de proveedores, la tendencia del consumo y la capacidad fsica
del almacn.
25
49
Normas bsicas del proceso de
adquisicin
Responsabilizar al Departamento de Compras, de las
compras en el hospital y la adjudicacin a proveedores.
Normas y procedimientos
que orienten el proceso de compra (centralizada, descentralizada,
Produccin propia, Donaciones)
y para la compra de medicamentos en circunstancias ms
comunes (MNIG, Compras para cubrir emergencias durante
horas no laborables)
Las N y P deben darse a conocer
50
Normas bsicas del proceso de adquisicin
Revisar las cotizaciones y seleccionar s/ criterios de adquisicin establecidos
(evaluar presentaciones)
Evaluar a los proveedores (registro)
Llevar la gestin de existencia o inventario en forma correcta para evitar la faltas
Existencia mnima
Existencia Mxima
Existencia de alerta
Contar con un sistema de control de rdenes emitidas
Todo proceso de compra debe contar con la siguiente informacin:
- Lista bsica de medicamentos con sus especificaciones tcnicas
- Lista de fallas de productos (emitida por almacn),
- Ofertas de los proveedores (debidamente registrados en la oficina de compras),
- Cronograma de compras.
26
51
Existencia mnima: existencia de seguridad, de reserva, de fluctuacin o de proteccin. Es la
cantidad destinada a minimizar los efectos de reposiciones tardas o efectuadas a plazos superiores
a los normales, consumo superior a lo previsto, o a plazos de entrega no cumplidos. Se
recomienda mantenerlos en sus niveles ms bajos a fin de no recargar los costos de
almacenamiento. En general, se recomienda mantener en existencia 1/3 de la cantidad que se
consume durante el tiempo de reposicin, cuando el producto es de alto valor de consumo (grupo
A en la clasificacin ABC), lo que conlleva una frecuencia de reposicin elevada. Tambin se
recomienda mantener un bajo nivel de existencia de seguridad cuando el rea del almacn es
reducida. Las existencias de seguridad para productos de mediano valor de consumo (grupo B del
ABC) correspondern a la mitad de la cantidad de reposicin y tendrn una frecuencia de
reposicin moderada. Finalmente, se estimar un nivel de existencias de seguridad elevada con
una baja frecuencia de compras para productos de bajo valor de consumo (grupo C de la
clasificacin ABC).
Existencia mxima: es la cantidad mxima aceptable en existencia en el almacn y se determina
sumando la existencia de seguridad y la que se consume durante el perodo de reposicin (o sea
entre dos reposiciones consecutivas).
Existencia de alerta: conocida tambin como punto de reposicin. Se define como la cantidad
de material que da origen al proceso de reposicin o compra, a fin de mantener las existencias
mnimas o de seguridad. Se debe iniciar un proceso de compra cuando el inventario baje al nivel
de alerta; sin embargo, es importante tener en cuenta la: Disponibilidad de espacio para
almacenar, - Disponibilidad de producto en el mercado, Disponibilidad presupuestaria.
52
Criterios para el anlisis de ofertas *
ASPECTOS CIENTFICO
TCNICOS
Caractersticas qumicas y
farmacuticas del producto
Presentacin: envase mltiple,
unitario, empaque, etiquetado,
facilidad de reenvasado,
Calidad:
Cumplimiento de especificaciones
tcnicas,
Sistema de control de calidad,
Personal de inspeccin,
Disponibilidad de informacin
cientfica,
Registro sanitario del producto.
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y
FINANCIEROS
Situacin financiera: liquidez,
endeudamiento,
Inscripcin en registro sanitario de la
empresa,
Condiciones de la empresa:
representacin de producto,
concesionario, distribuidor, productor.
ASPECTOS COMERCIALES
Precios
Plazo de entrega
Plazo de crdito
Bonificaciones
Reajuste de precios
Poltica de devoluciones/cambio de
producto
27
53
Almacenamiento
= recepcin+ clasificacin+ubicacin+ custodia+
eventual manipulacin+control de existencia.
Objetivo:
conservar las caractersticas de los medicamentos durante su
permanencia dentro del almacn.
rpida localizacin, identificacin y aprovechamiento del
espacio.
tres reas de almacenamiento en el hospital:
el almacn central,
la farmacia y
las unidades descentralizadas de stas (UTI).
54
Funciones del encargado del
almacn de medicamentos
El objetivo primordial de la jefatura del almacn es procurar que
el almacn funcione en condiciones ptimas que permitan a
las unidades ejecutoras, encargadas de las actividades
sustantivas o de apoyo, contar en forma oportuna con los
suministros necesarios para el cumplimiento de sus objetivos
FUNCIONES
Planificar, dirigir y controlar el proceso de recepcin, almacenamiento y distribucin de
medicamentos,
Coordinar, supervisar y evaluar las funciones que desarrollan las diferentes unidades que
forman el almacn,
Revisar la documentacin con los ingresos y autorizar el seguimiento de los trmites
posteriores,
Asegurar la aplicacin de tcnicas de control de calidad a los medicamentos que ingresan y que
estn bajo custodia,
Promover y sostener la coordinacin con los dems departamentos del hospital
Velar porque todas las funciones se lleven a cabo de acuerdo con las normas del hospital.
28
55
reas bsicas del almacn
1. rea de Recepcin: *
1. Objetivo: verificar que lo que se reciba cumpla requisitos
estipulados en los documentos de compra en cuanto a
cantidad, calidad y condiciones de entrega
2. Funciones:
1. controlar, cotejar
2. Elaborar informes de ingreso
3. Velar por trmites para el control de calidad
4. Llevar los registros auxiliares (kardex) del movimiento de los
medicamentos bajo su custodia.
2. rea de embalaje y despacho (distribucin)*
3. rea de ingreso y registro *
4. rea de almacenamiento
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Normas para la Recepcin de Medicamentos*
La recepcin de medicamentos consiste en recibir el pedido, al cual se le verificar las
especificaciones tales como: cantidad, calidad y empaque,
El personal del almacn de medicamentos, bajo la responsabilidad del farmacutico, ser quien
ejecutar las acciones pertinentes a la recepcin de medicamentos en el almacn central,
Al recibirse cada entrega, sta debe ser comparada con la documentacin que la acompaa,
fsicamente con la descripcin de cantidad y tipo que aparece en la etiqueta y, con la informacin
en la orden de compra u orden de remisin
Todos los recipientes deben ser cuidadosamente inspeccionados para detectar contaminacin y
dao
Al recibir el pedido se debe comprobar el cumplimiento de las especificaciones indicadas en el
formulario: cdigo, unidad de dosificacin, descripcin del medicamento, costo unitario y costo
total
No se deben aceptar medicamentos que no cumplan con las especificaciones y debe elaborarse el
informe, registro, y gua de la recepcin en el cual debe constar cualquier diferencia,
Para efecto de control de calidad se debe realizar un muestreo, el que debe ser manejado por
personal entrenado y calificado y de acuerdo con instrucciones escritas de procedimiento. Las
muestras deben ser representativas de los lotes de los cuales fueron tomados
El prstamo o traslado de medicamentos interinstitucional debe ser aprobado por el Director del
hospital o por el Jefe de farmacia
Todo medicamento debe ingresar al hospital a travs del almacn. En caso de emergencia y/o de
manera excepcional, la farmacia podr recibir los medicamentos, debiendo regularizar el trmite a
la mayor brevedad posible
El Jefe del servicio de farmacia deber informar sobre su criterio tcnico en el caso de
medicamentos que por problemas de calidad deben rechazarse.
29
57
rea de embalaje y despacho
(distribucin) *
Objetivo:
organizar los medicamentos que salen del almacn
para la unidad de farmacia en los empaques ms
convenientes y seguros
Actividades: Directamente relacionadas con el
sistema de distribucin
58
rea de registro de ingreso
Objetivo: promover la existencia de mecanismos de control y
registros que permitan mejorar el funcionamiento del almacn
Actividades:
Mantener control sobre todos los ingresos y egresos de medicamentos,
Mantener identificados todos los estantes conforme a las tarjetas de
registro.
rea de almacenamiento
Objetivo: garantizar la preservacin de calidad y el almacenamiento
ordenado y eficiente de los bienes bajo custodia
Actividades:
Almacenar y custodiar los medicamentos recibidos,
Mantener control sobre obsolescencia, baja rotacin, daos, vencimientos,
etc.,
Mantener condiciones de seguridad e higiene en el almacenamiento
Mantener los registros necesarios sobre ingresos y egresos
Vigilar la rotacin de los materiales en inventario.
30
59
Preguntas
Cuantas reas se sugiere que existan para el
almacenamiento de medicamentos?
Cual es el objetivo de cada una de ellas y que
funciones se realizan con ese fin?
Objetivo funciones
Recepcin
embalaje y despacho
ingreso y registro
almacenamiento
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Normas bsicas del proceso de
almacenamiento
Del rea *
Del local *
De los mtodos de almacenamiento u ordenamiento del
material *
De la identificacin y localizacin de los medicamentos *
De los inventarios *
De los manuales de normas y procedimientos *
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61
Normas bsicas del proceso de
almacenamiento *
Del rea
a) Contar con espacios fijos y espacios
disponibles en el rea de almacenamiento.
b) Desarrollar funciones de control o
supervisin con integridad, conocimiento y
la experiencia necesaria.
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Normas bsicas del proceso de
almacenamiento
Del local
Facilitar la conservacin de los medicamentos almacenados y
protegerlos de todas las influencias potencialmente dainas
Tener pisos de superficie lisa, de fcil limpieza y desplazamiento
Ser de tamao adecuado segn la cantidad de inventario de
productos y donde se permita tener zonas fsicamente separadas
para la ubicacin ordenada de los medicamentos
Iluminacin completa para permitir que todas las operaciones se
lleven a cabo con precisin y seguridad
32
63
Normas bsicas del proceso de
almacenamiento *
Ubicar en reas separadas los materiales que requieren
condiciones especiales de almacenamiento. Estas reas
deben ser construidas y equipadas de acuerdo a las condiciones
deseadas, tomando en consideracin los cambios climticos
estacionales o los reglamentos nacionales en rigor. Se
tomarn precauciones especiales para el almacenamiento de
materiales peligrosos y delicados tales como: lquidos y
slidos combustibles, gases bajo presin, narcticos y otras
sustancias, tales como las altamente txicas, materiales
radiactivos y corrosivos
Contar con sistemas de comunicacin adecuados, en especial de
telfono y considerar el traslado de los artculos dentro del
almacn, pudindose ste efectuar por manipulacin o por
equipos mecnicos en funcin de las dimensiones del almacn.
64
De los mtodos de almacenamiento u
ordenamiento del material *
Ordenamiento:
rotacin, despacho, control y proteccin de los materiales. Aspectos
comunes en el ordenamiento de los materiales:
Similitud, Demanda, Caractersticas especiales, Capacidad fsica del
almacn (tamao, altura del techo), Equipos y personal
sistema PEPS
De los sistemas de seguridad: contra incendios, robos y
extravos, humedad y otros factores. El sistema de seguridad
incluye mantener polticas de saneamiento y seguridad;
identificacin de los empleados, uso de uniformes y tcnicas de
limpieza.
33
65
De la identificacin y localizacin
de los medicamentos *
Conservar la correcta identificacin del medicamento
en todo el proceso del suministro
Tarjeta con informacin:
Nombre genrico del medicamento
Presentacin
Concentracin
Niveles mximo, mnimo y de alerta
Existencias
tarjetas de diferentes colores para productos que requieren control
ms estricto o adicin de color o marcas para casos especiales
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De los inventarios *
control de inventario (Peridico, permanente y especiales).
Vigilar y controlar los medicamentos en lo interno del almacn
con el propsito de:
Control de movimientos de entradas y salidas, niveles de existencia,
necesidades de reposicin y conocimiento anticipado del tiempo de
reposicin, Conocer las caractersticas y tendencias del consumo del
medicamento,
Identificar las existencias disponibles en el almacn
Reflejar la existencia de productos por vencerse o ya vencidos
Evitar o disminuir al mximo la prdida de medicamentos.
Descartar fsica y contablemente todo medicamento que se haya
deteriorado por encontrase en condiciones inadecuadas de almacenamiento
o manejo
inventarios totales (una vez al ao) o inventario selectivo (por tipo de
medicamento)
34
67
De los manuales de normas y procedimientos
del almacn de medicamentos *
debe especificarse en forma clara
los niveles de responsabilidad en la ejecucin de cada
actividad;
Cmo mantener el almacn en condiciones adecuadas y
describir los procedimientos a seguir en determinadas
situaciones de emergencia que ms comnmente ocurren en
hospitales en los que est involucrado el almacn de
medicamentos.
Debe incluir diagramas, flujogramas, de las zonas de
almacenamiento y de los procesos que all se desarrollan.
68
Distribucin
Intrahospitalaria
cuatro tipos de mtodos generales de distribucin:
el mtodo de stock o inventario permanente,
el mtodo de prescripcin individual,
el mtodo combinado de distribucin de stock e individual y
el mtodo de distribucin por dosis unitaria.
Ambulatorios
COORDINAR CON
ENFERMERA Y MEDICOS
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69
Normas bsicas del proceso de
distribucin
Documentar toda distribucin y establecer mecanismos de solicitud de
pedidos y elaboracin de formularios.
Establecer un procedimiento rpido que permita seleccionar, preparar,
embalar e identificar los productos a ser despachados;
Elaborar un programa de despacho tomando como base los pedidos recibidos
y el programa de distribucin;
Supervisar peridicamente la recepcin de solicitudes y entregas a los
diferentes servicios;
Mantener una va de comunicacin con los servicios para informar sobre
medicamentos existentes, medicamentos sin movimiento, nivel de
desabastecimiento, medicamentos prximos a vencer, medicamentos caducos,
etc.
70
Sistemas Tradicionales de Distribucin de Medicamentos
Favorecer el sistema combinado , mientras el hospital no se
encuentre en condiciones de implementar el sistema de
distribucin por dosis unitaria;
Al seleccionar el SDM ms adecuado:
El tamao, estructura fsica, distribucin arquitectnica del hospital y la
farmacia y su relacin con las unidades clnicas de cuidado al paciente
La disponibilidad de recursos humanos en la farmacia
Los sistemas especiales de control de algunas sustancias,
Las unidades de cuidado de pacientes (unidades clnicas) que incluyen a:
las unidades que mantienen cama de hospitalizacin, ej: medicina, ciruga,
pediatra, obstetricia, en las que se puede implantar sistemas de distribucin
individualizadas por paciente y por perodo de 24 horas, y
las unidades de atencin mdica especial que requieren sistemas de
distribucin basados en stock o en servicios de farmacia satlite, como sala de
parto, ciruga, emergencia y unidades de terapia intensiva.
36
71
Sistemas Tradicionales de Distribucin de Medicamentos
Iniciar el proceso general de DM mediante Instrumento
administrativo
Establecer sistemas de distribucin especiales para los productos
de uso controlado, tales como estupefactivos y psicotrpicos y
dar cumplimiento a las normas nacionales e internacionales sobre
la materia;
Elaborar normas bsicas para la preparacin, manipulacin y
reconstruccin de medicamentos, MIV, NP y de algunos
antineoplsicos, an cuando stas no se realicen en la
farmacia ni estn directamente bajo la responsabilidad del
farmacutico. Estas normas deben encontrarse disponibles en
cada servicio clnico o sala de hospitalizacin.
72
37
73
Suministro de medicamentos
Varias fases secuenciales e interrelacionadas
CARCTER
ADMINISTRATIVO
CARCTER
CIENTFICO-TCNICO
El suministro se inicia con la seleccin de medicamentos
Programacin
Adquisicin
Almacenamiento
Distribucin
Componentes
logsticos
CONTROL Y
EVALUACIN
CADA ETAPA NECESITA
Y PRODUCE INFORMACIN
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CONTROL DEL PROCESO DE
SUMINISTRO
Control de calidad de los medicamentos
especificaciones tcnicas, Supervisin continua, deteccin de fallas
teraputicas o eficacia dudosa, materias primas y productos acabados
si se cuenta con fabricacin propia.
Control de inventario
Control de consumo y utilizacin de medicamentos:
Para Hospital/servicios/prescriptor
DDD/100 camas/da; DDD/1000 habitantes/da
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75
EVALUACIN DEL SISTEMA DE SUMINISTRO
INDICADORES: apoyan al proceso de
evaluacin
Programacin
Adquisicin
Recepcin
Almacenamiento
Distribucin
Generales del sistema
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EVALUACIN DEL SISTEMA DE SUMINISTRO
INDICADORES de Programacin
Existencia de una clasificacin que permita priorizar las
necesidades de medicamentos,
Identificacin de los medicamentos del listado bsico que se
consideran esenciales y de aquellos considerados vitales,
Existencia de un equipo conformado para la estimacin de
necesidades
Porcentaje de medicamentos del listado bsico que se
adquieren con el presupuesto asignado.
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77
EVALUACIN DEL SISTEMA DE SUMINISTRO
INDICADORES de adquisicin
NyP para los procesos de compra normales y de emergencia,
Se dispone de un Comit de Compras o los aspectos de
compras son atendidos por un Comit de Farmacia y
Teraputica,
Porcentaje de medicamentos adquiridos a granel o en envase
clnico (unidosis),
Nmero de solicitudes de compra de medicamentos por mes
Las rdenes de compras tienen los datos mnimos: fecha,
nmero, proveedor y descripcin completa del material
Porcentaje del presupuesto anual del hospital utilizado en
adquisiciones de medicamentos
Evaluacin de Proveedores: Participacin, Competitividad,
Cumplimiento, Calidad
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EVALUACIN DEL SISTEMA DE SUMINISTRO
INDICADORES de recepcin
NyP para la recepcin,
Nmero de medicamentos rechazados por incumplimiento de
especificaciones,
Disponibilidad de un rea especfica para la recepcin de materiales,
Tiempo promedio entre la emisin de la orden de compra y la entrega del
producto,
Se cuenta con registro de ingreso actualizado,
Existe un sistema de control de rdenes de compra pendientes o recibidas
parcialmente
Nmero de proveedores descalificados por incumplimiento de
especificaciones
Nmero de medicamentos rechazados por mala calidad.
40
79
EVALUACIN DEL SISTEMA DE SUMINISTRO
INDICADORES de ALMACENAMIENTO
NyP para el almacn
El rea permite el ordenamiento y custodia
Dispone de un sistema de clasificacin, ubicacin y ordenamiento
especfico
El rea de almacenamiento de los diferentes tipos de materiales
(inflamables, narcticos y sicotrpicos, termolbiles) est claramente
diferenciada
Se cuenta en el almacn con iluminacin, temperatura, limpieza y
seguridad adecuada
Costo anual de medicamentos destruidos por vencimiento
Costo anual de medicamento por prdida o sustraccin
Valor de total faltante en inventario / valor de inventario segn libros
Las tarjetas de control de inventario estn actualizadas y contienen los tres
indicadores bsicos: de existencia mnima, de alerta y de mxima
Nmero de inventarios realizados en el ao.
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EVALUACIN DEL SISTEMA DE SUMINISTRO
INDICADORES de DISTRIBUCIN
NyP
Existe un programa organizado de distribucin de productos a los servicios
Nmero de medicamentos entregados al servicio de farmacia fuera de calendario, por
mes
Nmero de medicamentos no entregados al servicio debido a fallas en existencia
Nmero de veces al ao que se produjo ruptura de inventario
Se cuenta con rea de reenvasado para la distribucin interna de medicamentos,
Existe un sistema de control de distribucin a los servicios o individualizado por
paciente
Los medicamentos estn completamente identificados en todo el proceso: desde su
ingreso hasta su aplicacin/entrega al paciente
Nmero de supervisiones efectuadas a los servicios de atencin
Se cuenta en cada servicio con normas sobre mantenimiento de medicamentos en
servicios, sus cantidades y frecuencia de rotacin
Nmero de errores detectados en la preparacin de los pedidos.
41
81
EVALUACIN DEL SISTEMA DE SUMINISTRO
INDICADORES GENERALES DEL
SISTEMA
Se cuenta con criterios definidos para recibir medicamentos por donacin,
Costo anual originado por consumo de medicamentos. Su discriminacin por
servicios
Anlisis ABC del consumo y su relacin con el presupuesto para
medicamentos
Anlisis de la ejecucin del presupuesto
Cuantificacin valorizada de las prdidas (deterioro, robo, vencimiento)
Anlisis de costo y gasto de medicamentos por servicio hospitalario
Incidencia del gasto en medicamentos en el costo de la atencin hospitalaria
Definicin de indicadores para evaluar la calidad del sistema de suministro y
sus componentes.