COPIA CONTROLADA

CONTROL DE PRODUCTO NO
CONFORME
PAC005

CONTROL DE REVISIONES AL PROCEDIMIENTO

VERSIN FECHA DE REVISIN

DESCRIPCIN DE CAMBIOS
00 Junio 30 de 2004

01 Abril 13 de 2005
Se realizaron cambios en los productos no conformes que
se pueden presentar en los procesos de Importacin y
Exportacin.
02 Enero 07 de 2009
Se cambiaron los nombres de los responsables de la
accin tomada por los cargos, para importacin y
exportacin; se cambi el responsable del flujograma de
la aplicacin del producto no conforme en el proceso de
compras. Se organiz el flujograma de aplicacin de
producto no conforme en la prestacin de los servicios y
se agreg la paginacin en el encabezado del
procedimiento.


03



Octubre 15 de 2009
Se modifica el procedimiento por la necesidad de realizar
cambio en la tabla de Producto no Conforme de
Importaciones y Exportaciones. Se cambia el logo de la
empresa y el cargo de Gerente Comercial cambia a
Director Comercial.




04




Agosto 3 de 2010
Se modific el objetivo, condiciones generales, actividad
No 4 del flujograma de Productos No Conformes en el
proceso de Compras, se agrega la no devolucin de un
producto dependiendo del caso.
Para el Flujograma de los Productos No Conformes en la
Prestacin de Servicios, se modifican las actividades: No
4 donde se agregan acciones correctivas; No 5 donde se
verifica la eliminacin de la causa de la no conformidad;
se elimina la actividad No 7 de anlisis de datos; No 8 se
hace nfasis en las acciones preventivas que se deben
desarrollar.



05



Mayo 01 de 2012
Quinta modificacin del procedimiento debido a la nueva
la codificacin de certificacin en el logo de Bureau
Veritas, eliminacin de columnas en las tablas 1 y 2 de no
conformidades, modificacin de los registros RAC011
Registro de Producto No Conforme, RAC009 Solicitud de
Accin Correctiva, RAC008 Solicitud de Accin
Preventiva e inclusin de registro RAC016 Control de No
Conformidades.
06 Julio 17 de 2013
Se realiza actualizacin del documento por cambio del
Cargo de Director Comercial a Gerente Administrativo.











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CONFORME
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FECHA CARGO FIRMA
Elabor
Maria A. Rosales
Julio 17 de 2013
Jefe de Planeacin y
Control Organizacional

Revis
Jhon Jairo Rosales
Julio 17 de 2013
Representante del SGC y
SGCS

Aprob
Nestor Rosales
Julio 17 de 2013 Gerente General




CONTROL DE COPIAS AL DOCUMENTO


Copia Controlada SI NO






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CONTROL DE PRODUCTO
NO CONFORME
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1. OBJETIVO

Establecer el proceso a seguir para asegurar que se identifiquen los
incumplimientos a los requisitos, de tal manera que se pueda implementar
un tratamiento que elimine su causa y as prevenir que se vuelva a
presentar la entrega no intencional.


2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todos los procesos de la organizacin.

3. DEFINICIONES

Producto No Conforme (PNC): Producto/Servicio que no cumple con
algunos de los requisitos especificados.
Requisito: Necesidades o expectativas establecidas, generalmente
implcitas u obligatorias.
Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no
conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable.
Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no
conformidad detectada u otra situacin indeseable.
Sistema de Gestin de Calidad (SGC): forma en la que una empresa
dirige y controla todas las actividades asociadas a la calidad.
Sistema de Gestin y Control de Seguridad (SGCS): Forma en que la
empresa controla y dirige sus actividades de tal manera que estn dirigidas
y enfocadas en la seguridad de los procesos.










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4. RESPONSABILIDADES

Jefe de Planeacin y Control Organizacional: Es el responsable de
controlar los productos no conformes del Sistema de Gestin de la Calidad
y el Sistema de Gestin y Control de Seguridad, adems efectuar
seguimiento a las acciones establecidas en el reporte de los productos no
conformes, as mismo debe detectar y reportar los productos no conformes.

Representante del Sistema de Gestin de la Calidad y el Sistema de
Gestin y Control de Seguridad: Ejercido por el Gerente Administrativo,
es el responsable que se establezcan las acciones pertinentes en el reporte
de los productos no conformes, as mismo debe detectar y reportar los
productos no conformes.

Funcionarios de la Organizacin: Son responsable de detectar y reportar
productos no conformes, y teniendo en cuentas las acciones establecidas
hacer cumplimiento a estas.


5. CONDICIONES GENERALES

A travs del presente procedimiento se establecen las actividades que se
deben ejecutar para la deteccin, reporte, tratamiento y seguimiento a los
productos no conformes.

En el Proceso de Compras, el Jefe de Planeacin y Control Organizacional
cuando recibe el producto servicio, detecta la no conformidad al verificar
lo adquirido por la empresa a travs de la orden de compra, por lo cual
procede a registrarlo en el registro RCS009 Lista de Chequeo de Productos
y Servicios, de acuerdo al procedimiento PCS002 Compras, adicionalmente






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reporta las inconsistencias presentadas como producto no conforme en el
registro RAC011 y se establece el tratamiento.

Adicionalmente se puede detectar los Productos No Conformes (No
Conformidad) durante la ejecucin de los procesos en la organizacin, el
cual cualquier empleado de la empresa lo puede detectar y debe
comunicarlo al Jefe de Planeacin y Control Organizacional para que sea
reportado y se determine el tratamiento.

En la prestacin del servicio, algunos de los productos no conforme
relacionados con los procesos de Exportaciones e Importaciones, se
presentan en las siguientes tablas:

TABLA 1
PROCESO DE EXPORTACIN

TIPO DE SERVICIO SERVICIO NO CONFORME
RESPONSABLE
DE LA
DETECCION

SOLICITUD DE RESERVA DE
CUPO A LAS AEROLINEAS Y
NAVIERAS
No cumpla con la fecha de
la reserva.
Analista de
Exportaciones

ELABORACIN DE
DECLARACIONES DE
EXPORTACIN

No elaborarla segn las
instrucciones del cliente.
Analista de
Exportaciones

ENVIAR DECLARACIONES
DEFINITIVAS A LOS CLIENTES

Que dure ms de quince
das sin ser enviadas.
Analista de
Exportaciones

LIQUIDACIN DE LA
FACTURACIN DE LOS
SERVICIOS

Error en la liquidacin de los
servicios y faltante de los
soportes
Auxiliar de
Facturacin







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TABLA 2
PROCESO DE IMPORTACIN

TIPO DE SERVICIO SERVICIO NO CONFORME
RESPONSABLE
DE LA ACCIN
TOMADA
NACIONALIZACIN
Errores en la declaracin que ean
sean detectados por el inspector.

Analista de
Importaciones

Jefe de Comercio
Exterior
RECONOCIMIENTO DE
MERCANCIAS
Al momento de hacer el
reconocimiento no tome los datos
correctos.


Auxiliar de
Aduanas
CLASIFICACIN Y
DESCRIPCIN DE
MERCANCIAS
Suministrar la descripcin u omitir
la descripcin correcta de la
mercanca por parte de un
funcionario de Cargo Flash.


Analista de
Importaciones

Jefe de Comercio
Exterior
LIQUIDACIN DE
FACTURACIN
Error en la liquidacin de los
servicios y faltante de los
soportes.


Auxiliar de
Facturacin







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6. DESARROLLO

ACT FLUJOGRAMA DESCRIPCIN RESPONSABLES
DOCUMENTO
GENERADO
01

Los funcionarios de la
empresa detectan el
producto no conforme, de
acuerdo a las
generalidades
mencionadas en el
presente procedimiento y
es comunicado al Jefe de
Planeacin y Control
Organizacional.
Funcionarios de la
empresa

02

El Jefe de Planeacin y
Control Organizacional
registra el Producto No
Conforme en el formato
RAC011, junto con el
funcionario que detect el
PNC, as mismo registra el
PCN en el formato digital
RAC016 de Control de No
Conformidades.
Jefe de Planeacin y
Control
Organizacional
Formato
RAC011.
Registro de Producto No
Conforme

Formato
RAC016.
Control de No
Conformidades
03

El Jefe de Planeacin y
Control Organizacional
con el Jefe de Proceso
involucrado con el PNC
analizar y determinan las
causas que generaron las
no conformidades en el
producto o servicio,
quedando registradas en
el registro RAC011.
Jefe de Planeacin y
Control
Organizacional

Jefe de Proceso



Formato
RAC011.
Registro de Producto No
Conforme
04
Una vez establecida las
causas de la NC, el Jefe
de Planeacin y Control
Organizacional con el Jefe
de Proceso involucrado
del PNC determinan las
acciones pertinentes que
eliminen las causas de la
no conformidad y a su vez
las correcciones,
quedando registradas en
el formato RAC011 y si
genera Acciones
Correctivas nos dirigimos
Jefe de Planeacin y
Control
Organizacional

Jefe de Proceso



Formato
RAC011.
Registro de Producto No
Conforme

Formato
RAC009.
Solicitud de Accin
Correctiva


Anlisis del PNC

Deteccin del
Producto No
Conforme
Reporte del Producto
No Conforme
Acciones del PNC
A






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ACT FLUJOGRAMA DESCRIPCIN RESPONSABLES
DOCUMENTO
GENERADO
al procedimiento PAC006
y se diligencia el registro
RAC009 Solicitud de
Accin Correctiva, pero si
tambin se analizan no
conformidades
potenciales, se pueden
generar acciones
preventivas, por lo cual
nos dirigimos al
procedimiento PAC007
quedando registrada en el
formato RAC008 de
Solicitud de Accin
Preventiva.




Formato
RAC008.
Solicitud de Accin
Preventiva

05


Teniendo en cuenta las
causas y acciones
establecidas en el PNC,
se registran digitalmente
en el formato RAC016 de
Control de No
Conformidades y
continuar realizando
seguimiento de acuerdo a
lo estipulado en el
procedimiento RAC006
Accin Correctiva y
RAC007 Accin
Preventiva
Jefe de Planeacin y
Control
Organizacional




Formato
RAC016.
Control de No
Conformidades



7. REGISTROS:

RAC011 Registro de Producto No Conforme
RAC016 Control de No Conformidades
RAC009 Solicitud de Accin Correctiva
RAC008 Solicitud de Accin Preventiva

Registro de Causas y
Acciones en el Sistema
A