Manual Control Interno JC

Elabor: Revis: Nelly Quintero Aprob: Javier Del Valle
Cargo: Cargo: Control Interno Cargo: Gerente

Fecha: Fecha: Fecha:

PLANEACION ESTRATEGICA OF-CIN-INT-HLA-000
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HOSPITAL LOCAL DE AGUACHICA,
E.S.E.

OFICINA DE CONTROL INTERNO

MANUAL DE GESTIN

PROCEDIMIENTOS, GUAS Y FORMATOS
NELLY EDITH QUINTERO GUTIRREZ
JEFE DE OFICINA

AGUACHICA 2013


CONTROL INTERNO
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MISION

Nuestro compromiso es la satisfaccin de las necesidades de salud de los clientes
apoyados en la autonoma, responsabilidad administrativa y estrategias competitivas,
con un equipo con talento humano altamente calificado y motivado posicionndonos
en el mercado con tecnologa de punta.

VISION

Para el 2020 seremos lderes en servicios de primer y segundo nivel de atencin en
salud con calidad nacional mediante la creacin y fortalecimiento de una red integral
de servicios.


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VALORES INSTITUCIONALES

Los valores institucionales que inspiran y soportan la gestin del Hospital Local de Aguachica
E.S.E., estn definidos en el Protocolo tico adoptado mediante resolucin como se anuncian:

HONESTIDAD: El servidor publico y/o contratista actuar con pudor, decoro y recato, tendr
responsabilidad consigo mismo y con los dems, en relacin con la calidad de su trabajo, el
compromiso con la empresa y el desarrollo de sus funciones, dando ejemplo de rectitud ante los
dems servidores pblicos y ante la comunidad en general.

RESPETO: Es la atencin y consideracin para con los dems y consigo mismo, ciudadano de
no mellar la dignidad humana.

RESPONSABILIDAD: Es cumplir debidamente las funciones y asumir las consecuencias de
las decisiones, actos u omisiones.

COMPROMISO: El servidor pblico y/o contratista debe reflejar con su trabajo y desempeo,
el compromiso con la empresa y con la comunidad en su condicin de empleados pblicos.

LEALTAD: Es asumir el compromiso de fidelidad, respeto y rectitud, actuando siempre en
bien de la institucin y con amplio sentido de pertenencia.

TRABAJO EN EQUIPO: Intercambio de acciones, experiencias e ideas para lograr un
resultado, armonizando sus acciones para el cumplimiento de metas propuestas y asegurando
un rpido y efectivo desarrollo de los objetivos comunes.

SOLIDARIDAD: Entendida esta como el sentimiento que impulsa a los servidores y/o
contratistas de la entidad a prestarse ayuda mutua, adoptando una forma de comportamiento
que acarrea beneficios para la vida individual y empresarial.

ETICA: Conducta personal puesta de manera estable y honrada al servicio de los dems y en
beneficio propio, a impulsos de la propia vocacin con la dignidad que corresponde a la
persona humana.


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PRINCIPIOS ETICOS

Los principios ticos del Hospital Local de Aguachica Cesar E.S.E estn expresados En su
protocolo tico y se orientan bajo unas lneas de conducta generales, las cuales son:

MEJORAMIENTO CONTINUO: La entidad aplicara todos los procedimientos tcnicos e
instrumentos gerenciales que le permitan responder oportunamente a los cambios del entorno,
contando con un personal comprometido en la bsqueda de resultados excelentes en su gestin,
mediante el cumplimiento de sus deberes con competencia, diligencia y calidad.

OPORTUNIDAD: Cumplir a tiempo y con calidad las funciones en la prestacin del servicio a
los usuarios.

COLABORACION: Los servidores pblicos y/o contratistas dben realizar aquellas tareas que
por su naturaleza o modalidad sean las estrictamente inherentes a su cargo, siempre que ellas
resulten necesarias para mitigar o superar las dificultades que enfrente la empresa o nuestros
clientes.

EFICACIA: Realizacin de actividades planificadas para alcanzar el logro de los resultados
esperados.

AUSTERIDAD: Los servidores pblicos y/o contratistas del Hospital Local de Aguachica
E.S.E., deben obrar con sobriedad y racionalizacin de los recursos, de tal manera que
proyecten una imagen de transparencia en su gestin y de calidad en sus funciones.

EFICIENCIA: Es la mejor utilizacin social y econmica de los recursos Administrativos,
tcnicos y financieros disponibles para que los beneficios a los cuales da derecho la seguridad
social sean prestados en forma, adecuada, oportuna y suficiente.

UNIVERSALIDAD: Es la garanta de la proteccin para todas las personas, sin nunguna
discriminacin, en todas las etapas de la vida.


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CONTENIDO

Acto Administrativo De Aprobacin Del Manual
MISIN, VISIN, VALORES, INSTITUCIONAL
INTRODUCCIN
OBJETIVO GENERAL

CAPITULO I. PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO.
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DEL PLAN ANUAL DE LAS
AUDITORAS DE CONTROL INTERNO.
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIN DE AUDITORAS DE CONTROL
INTERNAS
PROCEDIMIENTO PARA UN PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
INTERNO.

CAPITULO II. GUAS

GUA DE INFORMES DE AUDITORA

GUA PLAN ANUAL DE AUDITORA
CAPITULO III. FORMATOS

FORMATO DE PLANIFICACIN DE AUDITORA
FORMATO DE ACTA DE INICIO
FORMATO DE ACTA DE FIN
FORMATO DE ACTA PRELIMINAR
CONCEPTOS.


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ACUERDO No.

POR MEDIO DEL CUAL DE ADOPTA EL MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DE ENFERMERIA, URGENCIAS Y HOSPITALIZACION EN LA
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL LOCAL DE AGUACHICA CESAR.

LA JUNTA DIRECTIVA DEL HOSPITAL LOCAL DE AGUACHICA, E.S.E., en ejercicio de sus
atribuciones legales y en especial las conferidas en los Estatutos internos de la E.S.E, aprobado
mediante Acuerdo No.001 de marzo 05 de 1999. y

CONSIDERANDO

Que es necesario que el rea de enfermera en urgencias y hospitalizacin cuente con el manual de
procesos y procedimientos de los diferentes procesos que adelanta, que guen la ejecucin del trabajo de
medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economa de los dems controles.

Que es necesario determinar y desarrollar los procesos y procedimientos, giles y confiables que
permitan la optimizacin del funcionamiento y servicios del rea de enfermera en urgencias y
hospitalizacin.

Que es necesario implantar y aplicar los manuales procesos y procedimientos, mediante un proceso que
garantice su permanente actualizacin.

Que para el adecuado ejercicio del servicio de urgencias y hospitalizacin del Hospital Local de
Aguachica, E.S.E., se requiere de este manual debidamente formalizado.

Que de conformidad con el Artculo 19 de los Estatutos Internos, es responsabilidad de La Junta
Directiva del Hospital Local de Aguachica, E.S.E., la adopcin de los manuales de procesos y
procedimientos de la institucin.


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ACUERDA

ARTCULO 1. Adopcin del Manual de procesos y procedimientos del rea de enfermera en el
servicio de urgencias y hospitalizacin de la E.S.E., segn el contenido del presente documento.

ARTCULO 2. RESPONSABLE Y CAMPO DE APLICACIN. El presente manual adoptado deber
ser aplicado en el rea de enfermera en el servicio de urgencias y hospitalizacin, por todos y cada uno
de los funcionarios, contratistas y/o quienes presten servicios a la oficina, so pena de incurrir en causal
de mala conducta.

ARTCULO 3. ACTUALIZACIN DEL MANUAL. Toda modificacin, complementacin, adicin o
actualizacin que deba realizarse al presente Manual adoptado, con el fin de mejorarlo para obtener la
eficiencia, la eficacia y la transparencia, deber surtir la oficializacin correspondiente y ser notificada a
cada uno de los funcionarios, contratistas y/o quienes presten servicios en el rea de urgencias y
hospitalizacin.

PARGRAFO. Corresponde al titular del rea del servicio de urgencias, velar por su aplicacin y por
su actualizacin.

ARTCULO 4. El presente Manual adoptado, reposar en Gerencia, la Oficina de Control Interno y en
la Subdireccin Administrativa del Hospital Local de Aguachica, E.S.E. La Subdireccin
Administrativa, realizar el manejo administrativo y despliegue del presente manual.

ARTCULO 5. Comunquese el presente acto administrativo a Gerencia, a la Oficina de Control
Interno, a la Subdireccin Administrativa y dems dependencias del Hospital Local de Aguachica,
E.S.E., para lo de su competencia.

ARTCULO 6. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga todas las
disposiciones que le sean contrarias.

COMUNQUESE, PUBLQUESE Y CMPLASE.

Dado en Aguachica, Cesar a los


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ALFREDO VEGA QUINTERO JAVIER DEL VALLE BELEO
Presidente Secretario

INTRODUCCIN

Resulta importante sealar que los manuales de procedimientos son la base del sistema de calidad y
del mejoramiento de la eficiencia y de la eficacia de las organizaciones pblicas y privadas. La
elaboracin de los manuales obedece a un punto de vista de obligatoriedad legal y a otro de tipo
racional. El primero, se torna taxativo para la administracin pblica, la obligacin de contar con
manuales de procedimientos. El segundo se desprende, que toda organizacin que maneje procesos,
debe incluir en su gestin, manuales tcnicamente elaborados y debidamente documentados y
adoptados.

Es indispensable para que los manuales sean efectivos, el desarrollo de actitudes, en el conjunto de
funcionarios y en general los involucrados, para hacer las cosas bien dentro de las prcticas
definidas y aprobadas, por esto es importante demandar el compromiso racional de todos los actores
involucrados, empezando por los de ms alto nivel jerrquico, asimilar la importancia de los
manuales de procesos y procedimientos, como herramientas valiosas para suministrar servicios con
alta calidad.

De conformidad con el artculo 9 de la Ley 87 de 1993, la Oficina de Control Interno, es la
dependencia encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economa de los dems
controles, asesorando a la Alta Direccin en la continuidad del proceso administrativo, la
reevaluacin de los planes establecidos y en la introduccin de los correctivos necesarios para el
cumplimiento de las metas u objetivos previstos.
Como mecanismo de verificacin y evaluacin del Control Interno debern utilizarse las normas de
auditora generalmente aceptadas, la seleccin de indicadores de desempeo, los informes de
gestin y cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnologa,
eficiencia y seguridad.


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De acuerdo con el artculo 3o del Decreto 1537 de 2001, el rol que deben desempear las Oficinas
de Control Interno, dentro de las organizaciones pblicas, se enmarca en cinco tpicos a saber:
valoracin de riesgos, acompaamiento y asesora, evaluacin y seguimiento, fomento a la cultura
del control, y relacin con entes externos.

El presente Manual, tendr tres captulos importantes, en el primero, se contemplar lo referente
con los procedimientos; en el segundo las guas y formatos con las instrucciones de
diligenciamiento; y en tercero, un glosario con el fin de homogenizar la conceptualizacin de los
trminos bsicos utilizados en el Manual.
Tomando en cuenta estas consideraciones y la necesidad de contar con instrumento gua para la
gestin de la Oficina de Control Interno, elaboramos el presente Manual.

OBJETIVO GENERAL

Documentar y formalizar los procedimientos propios del rol de la Oficina de Control Interno del
Hospital Local de Aguachica, E.S.E., con el propsito de desarrollar y mejorar la gestin de la
oficina, ayudar a conseguir los objetivos y fines esenciales del hospital, de manera ordenada,
eficiente, efectiva y trasparente. Cada proceso con sus procedimientos, tienen sus objetivos
especficos, los cuales sern determinados en este documento.

CAPITULO I. PROCEDIMIENTOS

1. PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO.

1.1. OBJETIVO
Verificar el grado de desarrollo y efectividad del Control Interno, con el fin de establecer el
cumplimiento de objetivos, metas, principios del Hospital Local de Aguachica, E.S.E.

1.2. ALCANCE
Abarca los Subsistemas, componentes y elementos del Sistema de Control Interno del Hospital
Local de Aguachica, E.S.E., dentro de los lineamientos del Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica, (DAFP).

1.3. RESPONSABLE


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El responsable de la adecuada realizacin de los procedimientos es el Jefe de la Oficina de Control
Interno del Hospital Local de Aguachica, E.S.E.

1.4. GENERALIDADES

El DAFP, establece las fechas de entrega y las directrices de la evaluacin independiente.
La informacin y comunicacin generada por este procedimiento, debe administrarse acorde con lo
establecido por la institucin.
1.5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
No. Actividad/Descripcin Responsable
01 DISEO Y/O ACONDICIONAMIENTO DE LOS
MECANISMOS PARA LA RECEPCIN DE LA
INFORMACIN.
Con los lineamientos del DAFP, se disean y se acondicionan los
mecanismos necesarios para la recoleccin de la informacin
pertinente (Formatos Digitales)

Jefe de la Oficina de
Control Interno o
profesional de la
oficina que se delegue.
02 DIVULGACIN Y ASESORAMIENTO
Informa a los responsables del diligenciamiento de las encuestas
referenciales o de autoevaluacin sobre los lineamientos y
trminos para su diligenciamiento y entrega; y se le asesora sobre
la utilizacin de los mecanismos creados para la recoleccin de la
informacin
Control Interno o
profesional de la
03 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN
Implementa la recoleccin digital, la tabulacin y la generacin
de indicadores, teniendo en cuenta los trminos, formatos y
requerimientos establecidos en las normas y directrices del
Sistema de Control Interno.
Control Interno o
profesional de la
04 ANLISIS DE LOS RESULTADOS DE LAS
EVALUACIONES Y ACTIVIDADES
Se realiza teniendo en cuenta los resultados de los planes de
mejoramiento y los informes de las auditoras del periodo

Comit
Coordinador de


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anterior, lo mismo que los resultados de la vigencia, teniendo en
cuenta los indicadores por subsistemas, componentes y elementos
evaluados.
Control Interno.

05 ELABORACIN DEL INFORME DE EVALUACIN
Se elabora teniendo en cuenta la estructura del informe emanada
del DAFP y se enva al Gerente.
Comit de
Coordinacin de
Control Interno.
06 REVISIN Y APROBACIN DEL INFORME
Revisa el informe, solicita aclaraciones y/o ajustes. Y aprueba a
travs de los medios y formatos establecidos por el DAFP.
Reenva a Equipo MECI.
Gerente/Gerencia
07 SOCIALIZAR INFORME
En reunin del Equipo MECI, se expondr los resultados de la
evaluacin del Sistema de Control Interno, con el propsito que se
evalen, decidan y adopten oportunamente las propuestas de
mejoramiento, siguiendo procedimiento de Plan de Mejoramiento
Institucional, levantndose un acta.

Comit de
Coordinacin de
Control Interno.
08 REMITIR INFORMES AL DAFP Y A JUNTA DIRECTIVA
Enva el informe de evaluacin de Control Interno, en los tiempos
y formatos establecidos por el DAFP.
Control Interno.


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1.6. FLUJOGRAMA

DISEO Y/O ACONDICIONAMIENTO DE LOS
MECANISMOS PARA LA RECEPCIN DE LA
INFORMACIN.
LINEAMIENTOS
DAFP

INICIO
DIVULGACIN Y ASESORAMIENTO

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN

ANLISIS DE LOS RESULTADOS DE LAS EVALUACIONES
Y ACTIVIDADES

ELABORACIN DEL INFORME DE EVALUACIN

ENCUESTAS
(DIGITALES)
INFORME
REVISIN Y APROBACIN DEL INFORME

SOCIALIZAR INFORME

REMITIR INFORMES AL DAFP Y A JUNTA DIRECTIVA

ACTA
OFICIOS
FIN


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1.7. MARCO LEGAL

NORMA EMISOR(A) DESCRIPCIN
Constitucin
Poltica de
Colombia.
1991
Asamblea
Nacional
Constituyente
Artculo 209, seala la funcin administrativa del
Estado, al servicio de los intereses
generalesLa administracin pblica, en todos
los rdenes, tendr in control interno
Artculo 269, seala la obligacin de disear y
aplicar procedimientos de control interno.
Ley 87 de
1993
Congreso de La
Repblica
Por la cual se establecen normas para el
ejercicio del Control Interno en las entidades y
organismos del Estado y se dictan otras
disposiciones.
Decreto 1826
de 1994
Presidencia de La
Repblica
Reglamenta parcialmente a la Ley 87 de 1993.
Decreto 2145
de 1999
Presidencia de La
Repblica
Dictan normas sobre el Sistema Nacional de
Control Interno de los organismos y entidades
de la administracin pblica del orden territorial.
Ley 617 de
2000
Congreso de La
Repblica
Deroga pargrafo 3o del artculo 11, del Decreto
1599 de 2005.
Decreto 1537 DAFP Se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, en
cuanto a elementos tcnico-administrativos del


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1.8. REGISTRO DE MODIFICACIONES

Versin Fecha tem modificado Descripcin

2. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DEL PLAN ANUAL DE LAS
AUDITORAS DE CONTROL INTERNO.

2.1. OBJETIVO
Describir las actividades a desarrollar para la planificacin de las auditoras desarrolladas por la
Oficina de Control Interno del Hospital Local de Aguachica, E.S.E.

2.2. ALCANCE
de 2001 Control Interno.
Ley 42 de
2003
Congreso de La
Repblica
Artculos 9 y 18
Resolucin
048 de 2004
Contadura
General de La
Nacin
Artculos 13 y 17.
Decreto 1599
de 2005
Congreso de La
Repblica
Modelo Estndar de Control Interno
Circular No.
3 de 2005.
El Consejo Asesor
del Gobierno
Nacional en
Materia de Control
Interno
La Oficina de Control Interno, asumiendo su rol de
evaluador independiente, deber realizar
evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente
al grado de avance y desarrollo en la
implementacin del Sistema de Gestin de la
Calidad.


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Aplica para todas las reas y unidades funcionales del Hospital Local de Aguachica, E.S.E.
El procedimiento inicia con la identificacin de las dependencias objeto de auditoras, con la
preparacin y socializacin del procedimiento hasta la evaluacin final.

2.3. RESPONSABLE

1.4. GENERALIDADES


No Actividad/Descripcin Responsable
01 Identificacin de las dependencias y/o procesos a
auditar.
Se realiza teniendo en cuenta lo siguiente:
1. Auditoras realizas en vigencias anteriores.
2. Solicitudes hechas.
3. Informes realizados por entes de control.
4. Planes de mejoramiento.
Oficina de
Control Interno
y Comit de
Coordinacin
de
Control Interno.


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5. Aquellas que son recurrentes.
6. Aspectos estratgicos de la vigencia actual.
02 Elaboracin del Plan Anual de Auditora
Elabora el Plan Anual de Auditora, determinando sus
generalidades, los aspectos institucionales, los mtodos a
implementar, requerimientos de recursos, control y
evaluacin.
Se hace un cronograma de actividades, utilizando el
Formato de Plan Anual de Auditora.
Oficina de
Control Interno
03 Aprobacin del Plan Anual de Auditora
Se socializa ante los miembros del Comit de Coordinacin de
Control Interno, mediante acta, la cual debe hacer parte del
documento.
Comit de
Coordinacin
de
Control Interno.
04 Socializacin del Plan Anual de Auditora
Se le informa y socializa a los coordinadores y/o jefes de
dependencias. Se debe levantar acta de socializacin con
firmas de los asistentes.
Comit de
Coordinacin
de
Control Interno.
05 Seguimiento al Plan Anual de Auditora
Revisar que se est cumpliendo con lo establecido en El
Plan segn el cronograma establecido. El incumplimiento
Oficina de
Control Interno


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generar anotaciones.
06 Entrega de informes
Se le presenta al Gerente y al Oficina de Control Interno,
informes ordinarios de forma trimestral sobre los avances
del Plan, que incluya la sntesis de las auditoras
realizadas y de los resultados de stas. Se pueden realizar
informes extraordinarios si hubiese lugar.
Oficina de
Control Interno
07 Evaluacin Final del Plan
En reunin del Comit de Coordinacin de Control Interno,
al final de la vigencia, se evala el cumplimiento del
programa y los resultados obtenidos, con el fin de mejorar
en la formulacin del Plan de las siguientes vigencias. Las
mejoras quedarn consignadas en las actas de mejora.
Comit de
Coordinacin
de
Control Interno.

2.6. FLUJOGRAMA

Inicio
Identificacin de dependencias y/o procesos a auditar
Elaboracin del Plan Anual de Auditora
Aprobacin del Plan Anual de Auditora
Formato del Plan
Anual de Auditora
Acta de aprobacin


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2.7. MARCO LEGAL


Ley 87 de
1993
Congreso de La
Repblica
Artculo 12, literal a.
Evaluacin del Plan Anual de Auditora
Entrega de Informes
Socializacin y comunicacin del Plan Anual de Auditora
Seguimiento del Plan Anual de Auditora
FIN
Comunicacin y acta
de socializacin
Informe de avance del
Plan
Acta de reunin de
evaluacin


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Versin Fecha tem Modificado Descripcin

3. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIN DE AUDITORAS DE CONTROL
INTERNAS

3.1. OBJETIVO

Realizar un diagnstico sistemtico, objetivo e independiente de los procesos, actividades,
operaciones y resultados, con el fin de formular recomendaciones de ajuste al mejoramiento de los
procesos a partir de evidencias, soportes y criterios vlidos.

3.2. ALCANCES

El procedimiento aplica a todas las dependencias y/ o procesos involucrados del Hospital Local de
Aguachica, E.S.E., que se encuentren en el Plan Anual de Auditoras de la respectiva vigencia, y las
que por solicitud o por necesidad se haga necesario evaluar.
La realizacin de la auditora, empieza con la planificacin y termina con las evaluaciones y
actividades eventuales.

3.3. RESPONSABLE


3.4. GENERALIDADES

Para la elaboracin de los informes de auditora se debe tener en cuenta la Gua de Informes de
Auditora.


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01 Planificacin de La Auditora.
Elabora la planificacin teniendo en cuenta lo contemplado
en Plan Anual de Auditoras o establece su contenido si
sta no aparece contemplada en el Plan, debido a que fue
solicitada
Oficina de
Control Interno
02 Identificacin de Papeles de Trabajo
Establece los tipos de instrumentos para cada mtodo y
tcnica a utilizar; disea los contenidos, teniendo en
cuenta el encabezado del formato Papeles de Trabajo.
Oficina de
Control Interno
03 Notificacin de La Auditora
Informa sobre la auditora y fecha de inicio, por medio de
comunicacin interna al responsable de la dependencia y se le
adjunta la programacin de la respectiva auditora. Si la
programacin establece solicitud de informacin previa, se le
debe manifestar la fecha de entrega y los datos precisos que se
requieren.
Oficina de
Control Interno
04 Manejo de la Informacin Previa
Se evala la informacin recibida con el fin de clasificarla,
priorizarla, identificar las unidades de anlisis, los aspectos
Oficina de
Control Interno


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a explorar y potencializar los factores de posibles riesgos.
05 Elaboracin del Acta de Inicio
Elaborar el acta de inicio segn formato
Oficina de
Control Interno
06 Reunin de Inicio de Auditora
Se da comienzo a la auditora, mediante la suscripcin del
Acta de Inicio por las partes involucradas y se orienta al
auditado sobre el objetivo de la realizacin de la auditora,
as como de los mtodos y tcnicas a utilizar.
Oficina de
Control Interno/
y persona
responsable de
la dependencia
y/o proceso.
07 Realizacin de La Auditora
Aplicando mtodos de auditora se evalan y registran las
evidencias, y se validan los soportes encontrados.
Oficina de
Control Interno
08 Cumplimiento de La Planificacin
Verifica que se haya evaluado todos los elementos a
auditar descritos en la planificacin. Se revisan los
registros y documentos utilizados o de soporte de
auditora. Si se cumple se contina con la actividad
siguiente (09), lo contrario, se devuelve a la 07. Si se
decide hacer un corte, se contina con la actividad 09 y se
consigna en el acta preliminar los elementos auditados y
se describe lo qu se har con los elementos no
Oficina de
Control Interno


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AGUACHICA E.S.E
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auditados.
09 Elaboracin del Informe Preliminar
Se elabora el informe preliminar segn formato aprobado,
registrando el marco general, la evaluacin y las
recomendaciones.
Oficina de
Control Interno
10 Elaboracin del Acta Preliminar
Se elabora el acta Preliminar en formato aprobado
Oficina de
Control Interno
11 Entrega del Informe Preliminar
Se entrega al responsable de la dependencia y/o del
proceso auditado, el Informe Preliminar con su respectiva
Acta Preliminar, con el fin de que lo apruebe o haga sus
observaciones dentro de los 10 das hbiles siguientes a la
entrega del informe.
Oficina de
Control Interno/
Responsable de
la dependencia
y/o proceso
auditado.
12 Elaboracin del Informe Final
Recibidas las observaciones del auditado, se analizan y se
procede a la correccin, si es el caso, del informe final. Si
pasado el tiempo estipulado o si no hubiera lugar a las
observaciones, se aprueba el contenido del informe
preliminar, lo cual lo convierte en el Informe Final.
Se elabora teniendo en cuenta el formato Informes de
Oficina de
Control Interno


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AGUACHICA E.S.E
Auditora.
13 Revisin y Aprobacin del Informe Final
Se hace una segunda revisin. Si es el caso, expone las
observaciones, y una vez est acorde, se aprueba el
contenido del Informe Final.
Si est acorde pasa al siguiente paso o actividad 14; si no,
pasa a la actividad 12 de este Manual.
Oficina de
Control Interno
14 Elaboracin del Acta Final
Se elabora el Acta Final, teniendo en cuenta el formato de
Acta de Fin.
Oficina de
Control Interno
15 Reunin de Fin de Auditora
Finaliza la auditora mediante la entrega del Acta de Fin al
responsable de la dependencia y/o del proceso, para la
firma de las partes y adjunta a la misma el Informe Final de
Auditora. Al auditado, si se requiere, se le debe explicar
las evaluaciones y actividades eventuales de la auditora.
Oficina de
Control Interno/
Responsable de
la dependencia
y/o proceso
auditado.
16 Evaluaciones y Actividades Eventuales
Asesora en la implementacin de controles propios e
implementacin del Plan de Mejoramiento por Procesos,
teniendo en cuenta, el Procedimiento para el Plan de
Oficina de
Control Interno


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AGUACHICA E.S.E
Mejoramiento por Procesos institucional.
Si se requiere un Plan de Mejoramiento Individual, se
informa a Recursos Humanos o quin haga las veces, con
copia a Subdireccin administrativa, para que se adelanten
las acciones pertinentes.
17 Informe a Gerencia
Envo del Informe Final de la Auditora al Gerente, para las
acciones pertinentes.
Oficina de
Control Interno
3.6. FLUJO GRAMA

Planificacin De La Auditora
Identificacin de Papeles de Trabajo

Elaboracin del Acta de Inicio

Realizacin de La Auditora

Notificacin de La Auditora

Reunin de Inicio de Auditora

Cumplimiento de La Planificacin

Manejo de la Informacin Previa

INICIO
Formato de
Planificacin de la
Auditora
Comunicacin
Interna
Papeles deTrabajo
Formato Acta de
Inicio


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NO

S

No

S

Revisin y Aprobacin del Informe Final

Elaboracin del Acta de Fin

Entrega del Informe Preliminar

Elaboracin del Acta Preliminar

Elaboracin del Informe Preliminar

Reunin de Fin de Auditora

Elaboracin del Informe Final

1
1
Formato de
Informacin de
Auditora
Cumple
Formato de
Informacin de
Auditora

Cumple
Formato de Acta de
Fin


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3.7. MARCO LEGAL


Ley 87 de
1993
Congreso de La
Repblica
Se establece normas para el ejercicio del
control interno en entidades estatales.
Decreto 1826
de 1994
Presidencia de La
Repblica.
Reglamentacin de la Ley 87 de 1993.
Decreto 1537
de 2001
DAFP Reglamenta la Ley 87 de 1993, en aspectos
tcnicos y administrativos, para fortalecer el
Control Interno en las entidades del Estado.
Evaluaciones y Actividades Eventuales

Informe a Gerencia

FINAL


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4. PROCEDIMIENTO PARA UN PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
INTERNO.

4.1. OBJETIVO

Integrar las acciones de mejoramiento, con el propsito de fortalecer integralmente el desempeo
institucional cumplir con sus objetivos corporativos, en los trminos establecidos en las leyes y
normas regulatorias que le ataen al Hospital Local de Aguachica, E.S.E., teniendo en cuenta las
recomendaciones de los entes de control internos y externos.

4.2. ALCANCE

El procedimiento aplica a todas las dependencias y/ o procesos involucrados del Hospital Local de
Aguachica, E.S.E., que se encuentren en el Plan Anual de Auditoras de la respectiva vigencia, que
se le haya hecho recomendaciones u observaciones de mejora, al igual, aquellas que han recibido
recomendaciones y observaciones de los Entes de Control externo.
El procedimiento inicia con la identificacin de necesidades y termina con la presentacin del
informe final a la Gerencia del Hospital y a las autoridades u rganos de control que lo requieran.

4.3. RESPONSABLE

La responsabilidad de la ejecucin de este procedimiento es la Oficina de Control Interno del
Hospital, en cabeza de su jefatura.


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4.4. GENERALIDADES

Los Planes de Mejoramiento recogen las recomendaciones y anlisis generado en el desarrollo de
las auditoras internas y externas como de evaluaciones independientes.
Los Planes de Mejoramiento, se pueden elaborar y consolidar para darle soluciones a problemticas
identificadas por los integrantes de una dependencia del Hospital Local de Aguachica, E.S.E.
La Oficina de Control Interno, estructurar del Plan de Mejoramiento Interno, el cual debe ser
puesto en conocimiento a la Gerencia para las acciones pertinentes, dentro del Plan de Gestin
Institucional.
Los formatos establecidos para la elaboracin y estado de avance del Plan de Mejoramiento
Institucional, fueron tomados de la Contralora General de la Repblica, de la Resolucin Orgnica
5580 de 2004.
Las comunicaciones generadas por este procedimiento se tramitan y administran siguiendo el
procedimiento de para el control de las comunicaciones y la informacin del Hospital Local de
Aguachica, E.S.E.

01 Identificacin de Necesidades
Recoge los anlisis y las recomendaciones generadas en
las:
1. Auditoras interna y externa de Control de Calidad.
2. Evaluacin del Sistema de Control Interno
3. Hallazgos y observaciones de los Entes de Control.
De la vigencia inmediatamente anterior.
Oficina de
Control Interno
y los
Responsables
de las
dependencias.


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02 Inicio de La Elaboracin del Plan
A travs del Formato de Plan de Mejoramiento, se diligencia
los campos de generalidades e ingresa en el campo
descripcin de hallazgos y aquellas recomendaciones y
observaciones identificadas. Se remite a los responsables
de la dependencia para que diligencie los campos
restantes.
Oficina de
Control Interno
03 Terminacin de la Elaboracin del Plan de Mejoramiento
Diligencie los campos restantes del Formato Plan de
Mejoramiento, remitido por la Oficina de Control Interno,
teniendo en cuenta que stos den respuestas a los hallazgos
descritos. Una Vez diligenciados los enva a la Oficina de
Control Interno.
Jefes o
responsables de
Dependencias
Necesitadas
04 Revisin del Plan
Revisa lo enviado por cada jefe de las dependencias con
necesidades, si lo considera pertinente, hace
recomendaciones de forma y/o de fondo, buscando dar
respuestas a las observaciones. Si hay recomendaciones
de mejora regresamos a la actividad 03, de lo contrario
pasamos a la actividad 05 de este Manual.
Oficina de
Control Interno.
05 Consolidacin del Plan
Teniendo en cuenta que el plan da respuesta a las
observaciones, recomendaciones del anlisis generado por
Oficina de
Control Interno,
Gerente, jefe o
responsable de
dependencia
con necesidad.


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los rganos de control interno y externos, se aprueba el
contenido del Plan, suscribiendo el documento y pasando a
la actividad 06. Lo contrario, se regresa a la actividad 03 de
ste Manual.
06 Ejecucin de Acciones
Ejecuta las acciones del Plan, teniendo en cuenta fecha de
iniciacin y de culminacin de las metas establecidas.
Jefe o
responsable de
dependencia
con necesidad.
07 Inicio de Seguimiento al Plan
Mediante comunicacin interna, remita a cada jefe de
dependencia con necesidades el Formato de Estado de
Avance del Plan de Mejoramiento, diligenciando los campos
que le corresponde.
El seguimiento se hace de manera mensual o bimensual,
dependiendo del grado del hallazgo encontrado. Los
resultados deben ser remitidos al rgano de control
respectivo en los tiempos y trminos requeridos. La
comunicacin interna, de remisin del formato, debe
contener la fecha de devolucin del formato debidamente
diligenciado; y la fecha en la que se realizar la visita de
seguimiento y evaluacin.
Oficina de
Control Interno.
08 Informacin del Estado de Avance Jefe o
responsable de
dependencia


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Del formato remitido por la Oficina de Control Interno,
diligencie los campos que le corresponde y lo devuelve a la
misma oficina.
con necesidad.
09 Seguimiento y Evaluacin de la Ejecucin del Plan
Con el fin de verificar la informacin enviada por los jefes o
responsables de las dependencias con Planes de
Mejoramiento, en el Formato Estado de Avance del Plan de
Mejoramiento, se realiza una visita de verificacin y se
diligencia el Formato de Verificacin Documental,
Procedimental y Logros de Metas.
Oficina de
Control Interno.
10 Resultado del Seguimiento y de La Evaluacin
Basado en los resultados de la visita de seguimiento y
evaluacin, en casos de incumplimientos y retrasos, en
primera instancia se le requiere por escrito el cumplimiento;
El segundo requerimiento con copia a Recursos Humanos o
la oficina que haga las veces y a Subdireccin
administrativa. La tercera ser objeto de apertura de un
Proceso disciplinario a cargo de la dependencia
competente.
Oficina de
Control Interno.
11 Presentacin de Informes
Entrega informe de resultados al Gerente, por cada
Oficina de
Control Interno.


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seguimiento y evaluacin hecho al Plan, utilizando el
Formato Evaluacin del Plan de Mejoramiento.
Si el seguimiento es realizado por un Ente de Control
Externo, se har en los formatos del Ente y se le entrega al
Gerente para su revisin, aprobacin y envo.

4.6. FLUJOGRAMA

Identificacin de Necesidades
Inicio de Elaboracin del Plan

Terminacin de la Elaboracin del Plan
Revisin del Plan
Formato de
Planificacin de la
Auditora
Formato Plan de
Mejoramiento
Formato Plan de
Mejoramiento

INICIO
Cumple
Formato de
Planificacin de la
Auditora
Formato de
Planificacin de la
Auditora
Auditoras internas y
externas.
Recomendaciones
1
Recomendaciones de
mejora de fondo y forma


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No

S

No

S

4.7. MARCO LEGAL

Consolidacin del Plan

Inicio de Seguimiento al Plan

Ejecucin de Acciones

Formato de Estado de
Avance del Plan de
Mejoramiento
Aprueba
Informacin del Estado de Avance
Seguimiento y Evaluacin a la Ejecucin del Plan
Formato de Verificacin
Documental, Procedimental y
Logros de Metas.

Resultados del Seguimiento y de la Evaluacin

Comunicacin Interna,
reiterando cumplimiento

Comunicacin Interna,
reiterando cumplimiento

Presentacin de Informes
Formato de Evaluacin
del Plan de Mejoramiento

FIN


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4.8.
REGI
STRO DE MODIFICACIONES


CAPITULO II. GUAS

Ley 87 de
1993
Congreso de La
Repblica
Se establece normas para el ejercicio del
control interno en entidades estatales.
Resolucin
5544 de
2003
Contralora
General de La
Repblica
Reglamenta la rendicin de cuentas, su
revisin y se unifica la informacin que se
presenta a ste organismo.
Resolucin
048 de 2004
Contadura
General de La
Nacin
Artculo 13. Evaluacin independiente y
objetivo del Control Interno Contable.
Artculo 14. Funciones de la Oficina de
Control Interno en el control interno contable.
Artculo 17. De la aplicacin de las
recomendaciones y correctivos.
Resolucin
5580 de
2004
Contralora
General de La
Repblica
Por la cual se reglamenta la metodologa de
los Planes de Mejoramiento y se modifica
parcialmente la Resolucin 5544 de 2003.


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5. GUA DE INFORMES DE AUDITORA

5.1. OBJETIVO GENERAL

Establecer una herramienta institucional que facilite a la Oficina de Control Interno y de Auditora
Interna, del Hospital Local de Aguachica, E.S.E., una adecuada construccin de auditoras
preliminares o finales.

5.2. ALCANCE

La presente gua, provee los lineamientos metodolgicos necesarios para el establecimiento de
informes de auditoras, producto de las dependencias y/o procesos auditados en el Hospital Local de
Aguachica, E.S.E.

5.3. MARCO LEGAL

Ley 87 de 1993.
Decreto 2145 de 1999
Decreto 1537 de 2001

5.4. MARCO CONCEPTUAL
Los informes de auditora, buscan dar a conocer al auditado y al jefe inmediato o superior, el estado
en que se encuentra la dependencia y/o proceso auditado, con el fin de estructurar un plan de
mejoramiento si se hace necesario. Estos informes tienen valor probatorio en procesos
disciplinarios, administrativos, judiciales o fiscales, cuando las autoridades pertinentes lo requieran.
5.5. ROLES Y RESPONSABILIDADES
La Oficina de Control Interno.
Elaborar o asesorar la elaboracin de los informes de auditora.
Presentar o delegar la presentacin ante el auditado el informe de auditora.
Presentar ante el jefe inmediato o superior el informe final de auditora.
Realizar seguimiento al informe de auditora.


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5.6. DESCRIPCIN

5.6.1. INTRODUCCIN

Se debe elaborar un informe preliminar de auditora, con el propsito que el auditado tenga
conocimiento de lo encontrado en el proceso de auditora practicado, ste, si lo considera pertinente,
entrega sus apreciaciones las cuales sern tenidas en cuenta en la elaboracin del informe final, el
cual se le entregar al auditado con copia al superior inmediato. Lo importante de este proceso es
que se haga un plan de mejoramiento si as lo ameritan los hallazgos.

5.6.2. METODOLOGA
El documento debe elaborarse en letra Arial, nmero 12; con mrgenes, superior e inferior, de 2,5
centmetros; con mrgenes laterales de 3,0 centmetros, interlineado doble. La pgina de
presentacin se hace centrada con letra Arial, nmero 14 y en Mayscula.
El informe debe contener lo siguiente:
Encabezado. El encabezado se encuentra en la primera pgina y se debe observar lo siguiente

En la pgina de presentacin se debe colocar la dependencia y/o el proceso auditado, tal como se
indic en la planificacin.

A. NDICE. Debe contener lo siguiente:
B. INTRODUCCIN. Se describen los aspectos generales del informe de auditora.

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INFORME PRELIMINAR O FINAL DE AUDITORA
DEPENDENCIA Y/O PROCESO

(NOMBRE DEL JEFE)
JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO

AUDITOR(ES)

LUGAR Y FECHA


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1. MARCO GENERAL DEL INFORME. Que contendr:
1.1. Objetivos de la auditora.
1.2. Elementos de Control Interno a Auditar.
1.3. Identificacin del Cliente. Dependencia y/o Procesos a auditar.
1.4. Identificacin del responsable o responsables (colaboradores) de la dependencia y/o procesos.
1.5. Identificacin del auditor o equipo de auditora.
1.6. Documentacin verificada.
1.7. Lugar y fecha.
2. EVALUACIN. Se debe desarrollar teniendo en cuenta cada uno de los elementos que fueron
establecidos en la planificacin y que se auditaron, describiendo las debilidades y las fortalezas.
3. RECOMENDACIONES. Se debe indicar lo siguiente:
3.1. Adopcin de Controles Propios.
3.1.1. Controles Correctivos. Se da a travs de la elaboracin, suscripcin de un Plan de
Mejoramiento, para la ejecucin por parte del responsable(s) de la dependencia y/o del proceso.
3.1.2. Controles Preventivos. Son propuestos por el auditor, para que el auditado los tenga en cuenta
y evitar que se presenten casos que obstaculicen el buen desarrollo de la dependencia y/o del
proceso.
4. DEFINICIONES. Se har un resumen con los trminos y conceptos, que a consideracin del
auditor y/o de la Oficina de Control Interno, permita una mejor interpretacin del informe.

C. REGISTRO DE MODIFICACIONES.

VERSIN FECHA (dd.mm.aaaa) tem MODIFICADO DESCRIPCIN

6. GUA PLAN ANUAL DE AUDITORA

6.1. OBJETIVO GENERAL
Definir el procedimiento para realizar el plan de trabajo de la Oficina de Control Interno y organizar
la labor in situ, definiendo las secuencias de actividades para realizar la visita de auditora,
definiendo los objetivos, el alcance, las fechas, y preparar los formatos, formularios y listas de
chequeo y dems papeles de trabajo.


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6.2. ALCANCE
La Gua provee los lineamientos metodolgicos necesarios para la implementacin de un Plan de
auditoras, para cada vigencia, en El Hospital Local de Aguachica, E.S.E.

6.3. MARCO LEGAL.
Ley 87 de 1993. La designacin de la Oficina de Control Interno, las funciones de los
Auditores y el informe de los funcionarios del Control Interno.
Directiva Presidencial 01 de 1997. Proporciona las directrices y se precisa el desarrollo
del Sistema de Control Interno, sealando que le compete a la Oficina de Control
Interno,..
Decreto 2145 de 1999. Artculo 8o. Las Oficinas de Coordinacin de Control Interno, o
quien haga sus veces, verifican la efectividad de los Sistemas de Control Interno para
procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, como instancia
evaluadora del Sistema de Control Interno.
Decreto 1537 de 2001, Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993.
Ley 909 de 2004, artculo 39. Obligacin de evaluar: El Jefe de Control Interno o quien
haga sus veces en las entidades u organismos a los cuales se les aplica la presente ley,
tendr la obligacin de remitir las evaluaciones de gestin de cada una de las
dependencias, con el fin de que sean tomadas como criterio para la evaluacin de los
empleados, aspecto sobre el cual har seguimiento para verificar su estricto
cumplimiento.

6.4. MARCO CONCEPTUAL.
El Plan Anual de Auditora, es una herramienta que guiar a la oficina de Control Interno y a
los sistemas de auditoras a establecer y a ejecutar un plan de trabajo prediseado para cada
vigencia, con el fin de asegurar el cumplimiento de las funciones misionales y las metas del
Hospital Local de Aguachica, E.S.E., mediante las dependencias y procesos establecidos.


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6.5. ROLES Y RESPONSABILIDADES
De La Oficina de Control Interno.
Elaborar y/o asesorar el Plan Anual de Auditoras
Presentar, el Plan Anual de Auditora, al Comit de Coordinacin de Control Interno del
Hospital, para su aprobacin.
Socializar el Plan Anual de Auditora, para cada vigencia.
Hacer el seguimiento a la ejecucin y las correcciones pertinentes, del Plan Anual de
Auditora.
Elaborar el informe de seguimiento del Plan Anual de Auditora.
Del Comit de Coordinacin de Control Interno.
Aprobar y/o sugerir mejoramientos en el procedimiento de las auditoras.
Recomendar y/o solicitar la inclusin de dependencias y/o procesos en el Plan Anual de
Auditora.
Evaluar la ejecucin del Plan de Auditora en la vigencia.

6.6. DESCRIPCIN
6.6.1. INTRODUCCIN
Se debe realizar un Plan de auditora para cada vigencia, el cual consolide las actividades a
desarrollar en el ao, por la Oficina de Control Interno y/o por el equipo de auditora.
El Plan debe contener las dependencias y/o procesos a auditar, segn el estudio previo realizado o
sugeridos.

6.6.2. METODOLOGA
El documento debe elaborarse en letra Arial, nmero 12; con mrgenes, superior e inferior, de 2,5
centmetros; con mrgenes laterales de 3,0 centmetros, interlineado doble.


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6.6.3. PGINA DE PRESENTACIN
Debe contener el logotipo del Hospital Local de Aguachica, E.S.E., con alto de 10 centmetros y 10
centmetros de ancho. Debajo del logotipo, los siguientes ttulos en mayscula y en negrilla; con
letra Arial, nmero 14:
PLAN ANUAL DE AUDITORA.
VIGENCIA
En las pginas internas, en el pi de pgina, se debe incluir: PLAN ANUAL DE AUDITORA
AO (VIGENCIA).
A. NDICE. Debe contener lo siguiente:
B. INTRODUCCIN. Se describen los aspectos generales del informe de auditora y qu se
pretende con el Plan.
1. OBJETIVOS DEL PLAN
1.1. Objetivo General
1.2. Objetivos Especficos
2. ALCANCES DEL PLAN. A qu dependencias y/o procesos aplicar el Plan Anual de Auditora
de la vigencia.
3. JUSTIFICACIN. Justificar el por qu es necesario la elaboracin, ejecucin y evaluacin del
Plan Anual de Auditora de la vigencia.
4. IMPORTANCIA DEL PLAN ANUAL DE AUDITORA. Definir los elementos de importancia
que tiene el proceso de planeacin, elaboracin, ejecucin y control del Plan Anual de Auditora de
la Oficina de Control Interno.
5. VARIABLES OBJETOS DEL PLAN ANUAL DE AUDITORA. Se establecen los factores de
anlisis para el desarrollo del Plan. Por Ejemplo.
5.1. Aplicacin de las normas.
5.2. Sistema de gestin. Cumplimiento de los procesos y procedimientos; y la administracin de los
recursos.
5.3. Autocontrol a la gestin. Medidas para el manejo eficiente de los recursos y eficacia de los
objetivos y metas. (Efectividad e impacto de la administracin de los recursos).
5.4. Planeacin. Las existencias y la ejecucin de planes, programas y proyectos institucionales.


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5.5. Sistema de Control Interno. Qu tanto se encuentra armonizado el SCI con la normatividad, la
planeacin institucional, los mtodos y los procedimientos utilizados en el desarrollo de las
funciones; y los mecanismos e instrumentos de seguimiento y evaluacin utilizados.

6. TIPOS DE AUDITORAS. Este tipo de auditora fueron tomados de la metodologa de AUDITE
de La Contralora General de La Repblica. Los conceptos fueron adaptados.
6.1. Auditora Financiera. Examina los registros de las operaciones econmicas normalmente
ejecutadas. El informe resultante, generalmente, expresa un pronunciamiento u opinin sobre la
razonabilidad del contenido y presentacin de la informacin financiera y de los estados e informes
contables del Hospital, en una fecha determinada.
6.2. Auditora de Legalidad. Tiene como propsito evaluar el contenido en las operaciones, con el
fin de determinar si los procedimientos utilizados estn de acuerdo con las normas legales internas y
externas, con el fin de medir la efectividad.
6.3. Auditora de Gestin y Resultados. Es la evaluacin de los Planes, Programas, Proyectos y
actividades ejecutadas, con el propsito de establecer el grado de economa, eficiencia, eficacia,
equidad y efectividad con que se han utilizados los recursos del Hospital.
6.4. Auditora al Sistema de Informacin y Comunicacin. Con este tipo de auditora se busca el
control de la funcin informtica, el anlisis de la eficiencia de los Sistemas de Informacin, la
verificacin del cumplimiento de la Normatividad general que tiene incidencia en el Hospital en
este mbito. Se debe velar por la correcta utilizacin de los recursos para disponer de un eficiente y
eficaz Sistema de Informacin y Comunicacin.
6.5. Auditora Especializada. Se aplica en aquellos eventos en los que exista especial inters en
examinar o evaluar un aspecto o rea, un proceso o una actividad en particular.
6.6. Auditora de Seguimiento. El propsito es establecer e informar sobre las observaciones y
recomendaciones contenidas en el Plan de Mejoramiento, han sido tenidas en cuenta e
implementadas oportunamente y el efecto causado.

7. REAS A AUDITAR


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Es la definicin del nombre del compromiso (macro proceso, proceso, subproceso, rea o
asunto) que ser objeto de examen.
En principio se considera, conforme al Sistema de Gestin de Calidad, que las auditoras deberan
realizarse por procesos, por tal razn las reas a auditar seran:
Procesos estratgicos:
Planeacin estratgica
Desarrollo del plan estratgico
Desarrollo de planes operativos anuales
Procesos misionales:
Proceso Preventivo
Proceso de Intervencin
Proceso Disciplinario
Procesos de apoyo conexos:
Proceso Centro Atencin al Pblico
Proceso registro de sanciones e inhabilidades
Trmite de acciones jurdicas
Procesos de apoyo:
Proceso estratgico
Proceso de contratacin
Proceso financiero
Proceso de gestin humana
Proceso de seleccin y carrera
Procesos administrativos
Procesos de tecnologa Informtica
Procesos de evaluacin y control:
MECI
Sistema de Gestin de Calidad
La otra forma de definir las reas a auditar sera por dependencias, se recuerda que estas cumplen
un proceso o parte de l y que por tal razn deberan valorarse los procesos y procedimientos que
desarrollan. As puede ser definida tambin como rea a auditar: reas Misionales, reas de
Apoyo, reas Asesoras y Otras reas, definidas por el Hospital Local de Aguachica, E.S.E.

8. FASES A IMPLEMENTAR EN EL PROCESO DE AUDITORA


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La auditora es un proceso sistmico, que mide y evala la gestin o actividades de las
dependencias, proyectos o procesos. En tal sentido se tendr en cuenta las siguientes fases:
8.1. Programacin. Que incluye:
Conocimiento del rea a auditar.
Determinacin del alcance
Definicin de objetivos y estrategias de la auditora
Extensin y calendario de la operacin.
8.2. Preparacin.
Asignacin de un integrante de la Oficina de Control Interno para la ejecucin de la
auditora.
Informe de la planeacin de la auditora.
8.3. Ejecucin.
Obtencin de datos.
Identificacin de no conformidades
Formacin de opiniones
Conclusiones
8.4. Elaboracin de Informes.
Informe Preliminar
Observaciones y Correcciones
Informe Final

9. TCNICAS A UTILIZAR


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Se debe especificar y definir las tcnicas a utilizar en las auditoras. Las generalmente aceptadas y
aplicadas son:
9.1. Tcnica Ocular. Consiste en visualizar (observar) de manera directa y paralela, la forma como
los responsables de la administracin o de las dependencias o de los procesos y procedimientos,
desarrollan y documentan stos. Esta tcnica permite el contacto y la percepcin directa del
accionar del auditado.
9.2. Tcnica Verbal. Permite obtener informacin mediante el dilogo con los integrantes de la
dependencia y/o de los procesos y con los integrantes del entorno relevante, con el propsito de
indagar sobre posibles debilidades en los procedimientos, controles internos y de las situaciones que
el auditor determine importante para el desarrollo de lo planeado con la auditora. Las evidencias
obtenidas deben sustentarse documentalmente con papeles de trabajo preparados por el auditor,
debidamente soportados.
9.3. Tcnica Escrita. Se registra o plasma la informacin, que a juicio del auditor sea importante
dentro de su trabajo. Esta tcnica puede realizarse de las siguientes maneras:
9.3.1. Anlisis. Consiste en identificar, estratificar o clasificar elementos constitutivos del objeto de
anlisis, como por ejemplo, planes indicativos, contratos firmados o liquidados, cuentas por cobrar
o pagar o pagadas, anlisis de los procesos, nminas pagadas, etc., con el propsito de obtener
informacin y llegar a conclusiones que a juicio del auditor afecten la gestin.
9.3.2. Conciliacin. Es el cotejo o confrontacin que se hace a la informacin recibida de diferentes
fuentes sobre un mismo tema, como por ejemplo, el cumplimiento de metas, ejecucin de contratos,
conciliacin bancaria, libros diarios, etc., para establecer la conformidad y veracidad. Este
procedimiento puede ser aplicado a varias situaciones.
9.3.3. Confirmacin o circularizacin. Permite obtener un grado razonable de certeza sobre la
existencia, cumplimiento, veracidad y autenticidad de planes y programas, cobertura de usuarios,
operaciones, cifras y datos, mediante el uso de diferentes medios.
9.4. Tcnica Documental. Consiste en obtener informacin escrita, que permita soportar las
afirmaciones, anlisis o estudios realizados por la auditora. Esta tcnica se puede surtir por:
9.4.1. La Comprobacin. Verifica la evidencia que apoya o sustenta una operacin o transaccin,
con el fin de corroborar su veracidad, legalidad, autoridad o propiedad, por ejemplo, el examen de
facturas, certificados, comprobantes, contratos, cheques cancelados, correspondencia, etc.


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9.4.2. La Revisin Analtica. Comprende el anlisis de ndices, indicadores y las tendencias, al
igual, que las investigaciones de las fluctuaciones, variaciones y relaciones que resulten
inconsistentes o se desven de las operaciones proyectadas.
9.4.3. El Estudio General. Es la evaluacin general de la entidad, sobre aspectos relacionados con
naturaleza jurdica, objeto social, estados contables, informacin presupuestal, sistemas de
informacin, sistemas de control, plan indicativo de gestin, contratacin, etc.
9.4.4. La Computacin. Es el anlisis hecho a datos o hechos asistidos por el computador y/o
software especializados.
9.5. Tcnica de Inspeccin Fsica. Es el examen tangible que se hace a planes, programas,
proyectos, contratos, indicadores, registros, documentos, inventarios, activos, etc.
GENERALIDADES.
Las pruebas corresponden a la constatacin fsica, verificacin de documentacin y tratamiento
de informacin, sirven para generar evidencias y se constituyen en registros (o papeles de
trabajo).
Las pruebas deben tener un mnimo predefinido para homologar el trabajo de los auditores y
soportar los conceptos posteriores.
El diseo de las pruebas contiene:
Descripcin: Corresponde a la presentacin de la prueba a realizar
Plan de testeo: Es la prueba
Las pruebas que son considerados como la mejor prctica son las siguientes:
Pruebas de cumplimiento: Se orientan a verificar que se est aplicando las polticas de
operacin definidas a travs de normas, circulares, directrices, resoluciones, manuales
previamente aprobados. Por ejemplo:
1. Verificar que una orden de pago tenga la informacin de registro y firma que debe presentar.
2. Verificar que el contratista haya cumplido con los parmetros preestablecidos.
Pruebas sustantivas: Son las que se realizan repitiendo la operacin con base en los mtodos y
procedimientos que deben ser habituales para verificar que el resultado corresponde con los
registros o soportes existentes. Por ejemplo:
1. Reliquidar la nmina de uno o varios servidores utilizando medios distintos a los habituales
y confrontar con los resultados
2. Realizar el conteo de las existencias fsicas de un bien en una bodega
3. Realizar un arqueo a una caja menor.


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Los programas de auditora para las reas (misional, administrativa, financiera, asesoras, de
capacitacin y dems) se precisarn para cada Plan de Visita de Auditora, por las situaciones
coyunturales y debilidades conocidas que se quieren valorar, as mismo se puede ajustar a medida
en que se ejecute el trabajo, teniendo en cuenta entre otros aspectos: los mapas de riesgo, las visitas
de auditoria, la evaluacin del Autocontrol Mejorando, el POA, evaluacin del Sistema de Control
Interno y las solicitudes que presenten los directivos de la institucin.

10. RECURSOS NECESARIOS.
10.1. Talento Humano. Se debe definir la cantidad requerida, el perfil y las competencias estimadas.
Debe ser un equipo interdisciplinario, acorde con el Plan Anual de Auditora.
10.2. Tcnicos y Tecnolgicos. Deben ser suficientes. Normatividad, manuales de procesos y
procedimientos, equipo de computacin y reproduccin, sistemas de informacin y comunicacin.
10.3. Fsicos. Papelera, oficina adecuada, escritorios, etc.
10.4. Temporales. Se refiere al tiempo necesario para desarrollar el Plan. Se debe calcular las
actividades de campo, de oficina, preparacin de informes, seguimientos, etc.
11. CONTROL Y EVALUACIN DEL PLAN ANUAL DE AUDITORA
Se debern determinar los procedimientos para hacer el seguimiento y control, con acciones de
monitoreo y evaluacin de las operaciones y actividades regulares de auditora, con el fin de que el
desarrollo sea acorde con lo planificado.
Se realizar seguimiento y evaluacin a los siguientes aspectos del Plan Anual de Auditora:
A la gestin de la auditora con el fin de asegurar que las actividades y procedimientos
estn acordes con los objetivos establecidos en el Plan.
Que los recursos utilizados sean empleados con eficiencia.
Que la gestin cumpla con las expectativas, objetivos y metas del Plan.


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Que se cumpla con el cronograma establecido y cumpliendo con los procedimientos
establecidos.

12. CRONOGRAMA DE EJECUCIN
Se debern especificar las fechas de la realizacin de las auditoras, y quin(es) lo harn. De igual
manera, se determinarn las fechas de los informes y sus entregas.

B. REGISTRO DE MODIFICACIONES

VERSIN FECHA (dd.mm.aaaa) tem MODIFICADO DESCRIPCIN

CAPITULO III. FORMATOS

7. FORMATO DE PLANIFICACIN DE AUDITORA
Dependencia o
proceso a auditar.
Periodo Lugar o sitio dnde
se realiza la
auditora.
Elementos de Control
Interno a Auditar.


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Tipo de Auditora. Teniendo en cuenta lo que se va a auditar se coloca el o los
tipos y la descripcin para ello se tiene en cuenta los tipos descritos en el plan
anual de la respectiva vigencia
Objetivo de la Auditora: Describir
Tcnicas de Auditora a emplear: Describir
Muestreo Estadstico: (Si aplica, definir). Estimacin probabilstica de una muestra que
se extrae de la totalidad de los elementos auditados (Compras, Ordenes de servicio y
Suministros) bajo un nivel de confianza del 95%, un error mximo permisible del 5%, una
probabilidad de xito del 50%.
Solicitud de informacin previa: (si aplica, definir). Fecha de entrega de la
informacin: dd-mm-
aaaa
Personal de Auditora.
Nombre y Apellido. Cargo

Nombre y Apellido (Jefe de Oficina de Control Interno)
Tiempo de Auditora
Programado:
Fechas de inicio: dd-mm-
aaaa
Fecha aproximada de fin:
dd-mm-aaaa
Elabor: Firma
Nombre y Apellido. Cargo
Fecha: dd-mm-aaaa

8. FORMATO DE ACTA DE INICIO
A los xx da(s) en letras (da en nmeros) del mes de xx de ao, en Ubicacin de
la dependencia dentro del Hospital o sus sedes alternas, DEPENDENCIA, se
inicia la auditoria programada para colocar el objetivo que est en la planificacin,
segn lo consignado en el Plan de Auditoria de la Vigencia ao.


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En la presente auditoria se evaluar los siguientes Elementos de Control Interno:
Para dar apertura al proceso de Auditoria firman las partes involucradas, siendo las
(Hora)
Firma Firma
Nombre y Apellido. Cargo Nombre y Apellido. Cargo
Auditado Auditor
9. FORMATO DE ACTA DE FIN

A los xx da en letras (da en nmeros) das del mes de mes de ao en Ubicacin
de la dependencia dentro del Hospital o sus sedes alternas, DEPENDENCIA, se
dio fin a la auditoria programada que colocar el objetivo que est en la
planificacin en pasado, cumpliendo con lo consignado en el Plan de Auditoria de
la Vigencia ao
En la presente auditoria se evalu los siguientes Elementos de Control Interno:

Para constancia de esta auditora se entrega respecti vo informe fi nal.
Se deber defini r un Plan de Mejoramiento, si es pertinente.
Para dar cierre al proceso de Auditoria firman las partes involucradas, siendo las (Hora)
Firma Firma
Auditado Auditor

10. FORMATO DE ACTA PRELIMINAR

A los xx da en letras (da en nmeros) das del mes de mes de ao en Ubicacin
de la dependencia dentro del Hospital o sus sedes alternas, DEPENDENCIA, se
entrega acta preliminar de la auditoria que tuvo como objetivo principal colocar el
objetivo que est en la planificacin en pasado, cumpliendo con lo consignado en
el Plan de Auditoria de la Vigencia ao.
En la presente auditoria se evalu los siguientes Elementos de Control Interno:

Se indica que suceder con lo no evaluado, si se har en fechas o vigencias posteriores


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Para efectos de elaboracin y entrega de Informe Final, el auditado tendr cinco (5) das
hbiles para la revisin y entrega de documentos que soporten posibles correcciones del
Informe Preliminar. Si pasado este tiempo no se recibe, por parte del auditado,
observacin alguna, se dar por entendido que aprueba lo contenido en el informe
preliminar, el cual pasar a ser Informe Final de Auditoria.
Firman las partes involucradas, siendo las (Hora)
Firma Firma
Auditado Auditor

CONCEPTOS.

Control Interno Contable: Proceso que bajo la responsabilidad del representante legal o mximo
directivo de la entidad contable pblica, as como de los directivos de primer nivel responsables de
las reas contables, se adelanta en las entidades y organismos pblicos, con el fin de lograr la
existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificacin de las actividades propias
del proceso contable, capaces de garantizar razonablemente que la informacin financiera,
econmica, social y ambiental cumpla con las caractersticas cualitativas de confiabilidad,
relevancia y comprensibilidad de que trata el Rgimen de
Contabilidad Pblica.

Evaluacin Independiente del Sistema de Control Interno: Es el examen objetivo e
independiente realizado por la Oficina de Control Interno, sobre los subsistemas, componentes y
elementos que conforman el MECI, para verificar su desarrollo en los diferentes procesos o reas.

Hallazgo: Resultados de la evaluacin de la evidencia objetiva recopilada, frente a los criterios de
Control Interno.

Plan de Mejoramiento: Conjunto de acciones que se deben tomar con el fin subsanar los hallazgos
de las diferentes instancias de control.

Informe de auditora: Documento donde se presenta el resultado de la auditoria, dirigido a la alta
direccin y al responsable del proceso auditado.


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Accin de mejora: accin implementada para incrementar los resultados del producto, proceso o el
sistema en trminos de eficacia o eficiencia.

Autoevaluacin: Proceso permanente de verificacin, diagnstico, exploracin, anlisis, accin y
realimentacin que realiza el funcionario pblico, con el fin de identificar sus fortalezas y
debilidades, sus oportunidades y amenazas, buscando el mejoramiento continuo, que garantice altos
niveles de calidad en la ejecucin de sus procesos y prestacin de servicios.

Evaluacin: Complemento fundamental de la planeacin, consistente en la verificacin y
valoracin de la gestin, dndole dinamismo al proceso planificador y facilitando la
retroalimentacin de las actividades, la toma de decisiones y la reorientacin de las acciones, para
garantizar el logro de los resultados previstos. Proceso propio y espontneo de la estructura del
pensamiento, mediante el cual se emiten juicios sobre acontecimientos y fenmenos, con base en la
comparacin con normas o estndares explcitos o implcitos.

Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Informe de auditoria: Documento donde se presenta el resultado de la auditoria, dirigido a la alta
direccin y al responsable del proceso auditado.

Observacin: situacin que debe ser tenida en cuenta para realizar mejoras en el producto, proceso
y sistema de gestin, o eliminar situaciones de riesgo potencial.

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Elabor: Revis: Nelly Quintero Aprob: Javier Del Valle

Cargo: Cargo: Control Interno Cargo: Gerente

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