UNIVERSIDAD NACIONAL

HERMILIO VALDIZN

E. A. P. INGENIERA DE SISTEMAS












CURSO : Sistemas Organizacionales Modernos

INTEGRANTES : Miraval Rojas Biseth
Pea Fernandez Robert
CICLO : IX

HUANUCO- PER
2012

Desarrollo e Implementacin de un Sistema para
Gestin Documentaria, matrculas y cobro de
pensiones a los alumnos del Colegio Seminario San
Luis Gonzaga.
I N D I C E

1. INTRODUCCIN

2. OBJETIVOS DEL TRABAJO

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO

4. GESTIN DE LA INTEGRACIN

4.1. Acta de Constitucin.
4.2. Plan de Gestin del proyecto.

5. PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE

5.1. Definir requerimientos.
5.2. Crear EDT (WBS).
5.3. Proceso para controlar las solicitudes de cambio al enunciado el alcance del
Proyecto detallado.

6. GESTIN DE TIEMPO DEL PROYECTO

6.1. Lista de Actividades del Proyecto.
6.2. Lista de Hitos del Proyecto.
6.3. Diagrama de Red del Cronograma del Proyecto.
6.4. Cronograma del Proyecto.

7. PLAN DE GESTION DE COSTOS DEL PROYECTO

7.1. Estimacin de Costos.
7.2. Determinacin del Presupuesto.
7.3. Controlar los costos.









1. INTRODUCCIN

En este documento se presenta el plan de proyecto Desarrollo e Implementacin de
un Sistema para Gestin Documentaria, matrculas y cobro de pensiones a los alumnos del
Colegio Seminario San Luis Gonzaga. de un Sistema de Informacin con entorno web
para la gestin documentaria, matrculas y cobro de pensiones en dicha organizacin.

Para elaborar el Plan Integrador en nuestro proyecto se han aplicado
procedimientos de la gua de los fundamentos de la Direccin de Proyectos PMBOK,
con el propsito de hacer accesible una metodologa prctica para el manejo
ordenado del Proyecto.






























2. OBJETIVOS DEL PROYECTO

El presente servicio tiene como objetivo desarrollar e implementar un Sistema
para la gestin documentaria, matrculas y cobro de pensiones para brindar un
servicio rpido y de calidad a los alumnos del Colegio Seminario San Luis Gonzaga.
3. PLAN DE GESTIN DE LA INTEGRACIN
4.1. Acta de Constitucin del proyecto.





ACTA DE
CONSTITUCIN DEL
PROYECTO
Cdigo: 0001
Revisin: 01
Fecha: 25-07-12
Pgina: 1 de 2
1.-INFORMACIN GENERAL
Nombre del proyecto Desarrollo e Implementacin de un Sistema para Gestin
Documentaria, matrculas y cobro de pensiones a los alumnos del
Colegio Seminario San Luis Gonzaga.
Cdigo de Proyecto 0001
Fecha de
presentacin del
proyecto
25-07-12
2.-NIVEL DE ADMINISTRACIN DEL PROYECTO
Importancia Estratgica ESTRATGICO, esta alienado con el
objetivo estratgico de la organizacin.
INCLUYE
Cambios Normativos NO
Desarrollo Software SI
3.-HISTORIAL DE REVISIONES
Versin Fecha
Modificaciones
Creado/Modificado Motivo
00 Acta de
constitucion

01
4.-ANTECEDENTES (PROBLEMTICA ACTUAL Y JUSTIFICACIN)
El manejo de los procesos tanto de los trmites documentarios, matrculas as como el
cobro de pensiones necesitan ser agilizados y mejorados.











ACTA DE
CONSTITUCIN DEL
PROYECTO
Cdigo: 0001
Revisin
:
01
Fecha: 27-07-12
Pgina: 2 de 2
5.-OBJETIVOS Y BENEFICIOS DEL PROYECTO
Objetivo: El presente servicio tiene como objetivo desarrollar e implementar un Sistema
para la gestin documentaria, matrculas y cobro de pensiones para brindar un servicio
rpido y de calidad a los alumnos del Colegio Seminario San Luis Gonzaga.
Beneficios:
Optimizar el tiempo en los trmites documentarios que se realizan en la organizacin.
Llevar un control detallado del as matrculas y cobro de pensiones que se realizan en la
organizacin.

6.-DESCRIPCION DEL PROYECTO

El servicio estar orientado al desarrollo e Implementacin de un Sistema para Gestin
Documentaria, matrculas y cobro de pensiones a los alumnos del Colegio Seminario San Luis
Gonzaga.

7.-DESCRIPCIN PRELIMINAR DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO
Restricciones presupuestales.


8.-PARTICIPANTES EN EL DESARROLLO DEL PROYECTO
Nombre del jefe del proyecto Pea Fernandez Robert Yury.
Nombre del integrante del
proyecto
Rol del participante del
proyecto
Telfono E-mail
Pea Fernandez Robert Yury. Analista de sistema
Pea Fernandez Robert Yury. Programador
Miraval Rojas Biseth. Programador
Miraval Rojas Biseth Diseador grfico
Nombre de los Stakeholder Descripcin del inters en el proyecto
Direccin de Colegio
Alumnos del Colegio
9. PATROCINADOR DEL
PROYECTO
Colegio Seminario San Luis Gonzaga
10. DURACION DEL PROYECTO 90 das
11. PRESUPUESTO ESTIMADO S/. 3,500.00




4.2. Plan de Direccin del proyecto
ALCANCE PRELIMINAR DEL PROYECTO



Hitos Principales

HITOS FECHA
Nuevo Sistema Definido. julio 2012
Nuevo Sistema editado. agosto 2012
Sistema de Gestin Validada y aprobada setiembre 2012
Taller de Capacitacin ejecutado. Setiembre 2012


Descripcin del
Proyecto


El servicio estar orientado al desarrollo e Implementacin
de un Sistema para Gestin Documentaria, matrculas y
cobro de pensiones a los alumnos del Colegio Seminario San
Luis Gonzaga.

Estimaciones de
Costo (Orden de
Magnitud


Inversin Asignada: S/. (soles)

Costo Total del Proyecto 3,500.00


Riesgos Iniciales
Definidos
Demora en el desembolso por parte del patrocinador del
proyecto (Colegio Seminario San Luis Gonzaga).



Restricciones
Interna
Tiempo : 90 das
Inversin: S/. 3,500.00




Requerimientos de
Gestin de la
Configuracin
Juicio de Expertos Comit de Gerentes:
Auditorias o Revisiones de Direccin del Colegio.
Los cambios solicitados deben ser aprobados por la
Gerencia General del Proyecto y el Equipo de Gestin de
Cambios.
Los cambios deben incorporarse en la Gestin de Control
de Cambios.










4. PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE

5.1. Definir requerimientos.

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA
Requerimientos Funcionales Requerimientos No
funcionales
Rendimiento
Disponibilidad
Seguridad
Accesibilidad
Usabilidad
Estabilidad
Portabilidad
Costo
Operatividad
Interoperabilidad
Escalabilidad
Concurrencia
Mantenibilidad.

5.2. Definicin del alcance:

El presente servicio general tiene como objetivo desarrollar e implementar un
Sistema de Gestin para el seguimiento, control, monitoreo y transparencia de
los Procesos Judiciales y del procedimiento de Cobranza Coactiva de
OSINERGMIN, a cargo de la Gerencia de Legal, utilizando una tecnologa web.





Objetivos del proyecto.
De Alcance: Ejecutar el total de entregables
conformados por manuales y guas de procedimiento de
uso del sistema de gestin Documentaria, matrculas y
cobro de pensiones a los alumnos del Colegio Seminario
San Luis Gonzaga.
De Tiempo: Cumplir con el plazo propuesto de 90 das
para el desarrollo del sistema e su respectiva
implementacin.
De Costos: No sobrepasar el presupuesto obtenido de
S/. 3,500.00
De Calidad: Cumplir con los requerimientos del
sistemas y aplicar el estndar del CMMI.

Descripcin del alcance
del producto.


El sistema de gestin Documentaria, matrculas y cobro
de pensiones a los alumnos del Colegio Seminario San
Luis Gonzaga, cumplir con todas las funcionalidades
dadas en los requerimientos.


Lmites del proyecto

El sistema final del Software podr funcionar con un
sistema operativo Windows xp, seven.



5.3. Crear la EDT (WBS).

El WBS ser creado haciendo la subdivisin del proyecto, en una primera
instancia en fases y luego en entregables Inicialmente se utilizar una Plantilla
Genrica de modelos similares para determinar nuestras fases del proyecto.

Luego en base a estas plantillas y fases de proyecto establecidas,
desarrollaremos una descomposicin de entregables que permitan medir y




Productos
Entregables del
Proyecto.
Los entregables del proyecto final sern los siguientes:
a) Acta de capacitacin de usuarios finales y acta de
capacitacin al personal del colegio.
b) Compromiso de mantenimiento, soporte tcnico,
acuerdos de nivel de servicio.
c) Manuales de Usuario.
d) Manuales tcnico actualizado.
e) Los cdigos y programas fuentes desarrollados
sobre dichos programas.
f) EL aplicativo final.
Criterio de
aceptacin del
producto
Que todos los documentos de Gestin: Manual, Guas y
Modelo de Gestin sean aceptadas y validados en el las
fechas establecidas de los entregables del proyecto.



Riesgos iniciales
del proyecto



Demora en el desembolso por parte del patrocinador
del proyecto (Colegio Seminario San Luis Gonzaga).



HITOS

Diseo Preliminar Sistema Definido. (30 das
calendario iniciado el servicio)
Borrador de los manuales del Sistema Concluido. (60
das calendario iniciado el servicio)
Documentos finales de los manuales del Sistema
Impreso. (80 das calendario iniciado el servicio)
Sistema de Gestin Implantado. (90 das calendario
iniciado el servicio)
Informe de capacitacin y cierre. (90 das calendario
iniciado el servicio)

Hitos Principales
Requisitos de
Gestin de
Configuracin

Todo cambio solicitado por los interesados debe ser
evaluado por el Equipo del Proyecto, que estar
conformado por el Director de dicha institucin
educativa
Requerimiento de
aprobacin del
Proyecto

Aprobacin del Nuevo Sistema de gestin
Documentaria, matrculas y cobro de pensiones a los
alumnos del Colegio Seminario San Luis Gonzaga.,
cumplir con todas las funcionalidades dadas en los
requerimientos.

controlar nuestros avances, la conclusin de una fase y la determinacin de un
hito.




5.4. Control del alcance

Cualquier miembro del equipo del Proyecto, pueden presentar una solicitud
de cambio ante la gerencia del Proyecto, esta solicitud se efectuar
formalmente das establecidos por la empresa ejecutora del proyecto
(ejemplo; martes a viernes dentro de las 08.30 horas hasta las 16.00 horas),
escrito con una sustentacin.
El Gerente de Proyecto evaluar el impacto en el alcance costo y tiempo, lo
filtrar preparar el informe con su opinin y lo presentar al comit de
Control de cambios (Ejemplo; el da mircoles en la maana de 08.30 horas
hasta las 12.00 horas). El comit de control de cambios en su reunin de todos
los mircoles a partir de las 15.00 proceder a evaluar y proceder a aprobar
y/o desaprobar las solicitudes, devolvindolo al Gerente del Proyecto al da
siguiente. El Comit de Control de Cambios lo conformar:
El Director de la institucin educativa.
5.4.1. FORMATO DE SOLICITUD DE CAMBIO

Ojo: que el cambio de los requerimientos una vez firmada afecta al costo del proyecto
Fuente: Mug Per; Gestin de Proyectos.
5. GESTIN DE TIEMPO DEL PROYECTO
5.1. Desarrollar el cronograma

El trabajo involucrado en la ejecucin de los siete procesos mencionados, est
precedido por un esfuerzo de planificacin realizado por el equipo de direccin
del proyecto, que forma parte del proceso Desarrollar el Plan de Gestin del
Proyecto, produciendo un plan de gestin del cronograma.
El Control del Cronograma se efectuar utilizando el MS Project.

El Plan de Gestin del Cronograma, incluye los siguientes componentes:

1. Lista de actividades del Proyecto.
2. Lista de hitos del Proyecto.
3. Formato indicando la secuencia d actividades, estimacin de Recursos
humanos, estimacin del Tiempo de las actividades y las precedencias.
4. Diagrama de redes del cronograma del proyecto.
5. Requisitos de los recursos de las actividades.
6. Estructura de desglose de recursos.
7. Calendario de Recursos de las Actividades
8. Cronograma del proyecto. Elaborado con MS Project
9. Control del cronograma. Efectuado con el MS Project.

Cronograma de: Tiempo, Actividades y Recursos del Proyecto: Para ms detalle ver el formato Ms Project

5.2. Controlar el Cronograma

EL control del cronograma se llevara a cabo teniendo en cuenta los entregables
que se tiene que realizar a la Empresa Solicitadora del Servicio (Colegio
Seminario San Luis Gonzaga) y la forma de pago que ellos establecen en el
contrato (Pago en partes por resultados). Estos entregables son los siguientes,
con las respectivas Fechas y monto a desembolsar.
Entregables Detalle Plazo % PAGO



Entregable 1:
Acuerdo de confidencialidad
Project Charter
Diagrama de actividades de la institucin
Lista de Requerimientos aprobadas por el
Usuario
WBS del Producto
Matriz de Trazabilidad
Lista de Riesgos
Modelo de Casos de Uso.
Especificacin de Casos de Uso.
Flujo de Procesos.
Diseo de Prototipos



A los 30 das
calendarios de
iniciado el servicio.



15% del monto
del servicio


Entregable 2:

WBS actualizado
Solicitudes de Cambio aprobadas y rechazadas
Matriz de Trazabilidad actualizada
Manuales Tcnicos (Diagrama de Clases,
Secuencia, Estados, Despliegue)
Modelo de Datos
Versin Inicial del Sistema (Programacin al
40%)


A los 60 das
calendarios de
iniciado el servicio.

20% del
monto del
servicio
Entregable 3:

Construccin del Sistema (70%)
Matriz de Trazabilidad actualizada
Modelo de Datos actualizado
A los 80 das
calendarios de
iniciado el servicio.
20% del
monto del
servicio
Entregable 4:

Construccin del Sistema (100%)
Informe con el resumen de todo lo elaborado en
los informes anteriores, as como los diseos,
utilizados en el desarrollo del sistema.
Documentacin completa del Servicio General,
de forma impresa y en medios magnticos,
recomendaciones y conclusiones.
Compromiso de mantenimiento, soporte
tcnico, acuerdos de nivel de servicio.
Manuales de Usuario
Manuales tcnico actualizado.
Actas de los usuarios funcionales y de TI
designados.
Acta de capacitacin de usuarios finales y acta
de capacitacin al personal del Colegio.





A los 85 das
calendarios de
iniciado el servicio.

25% del
monto del
servicio

Entregable 5

Informe de Soporte y Mantenimiento
A los 90 das
calendarios de
iniciado el servicio.
20% del
monto del
servicio

Los informes se entregarn en original y dos copias, en medio impreso. Asimismo, se
entregarn en medio magnticos en formato .doc; se requiere informar sobre el avance del
proyecto en forma semanal.
6. GESTIN DE COSTOS DEL PROYECTO

Nivel de Precisin de los Costos: Ajuste de redondeo se utilizar a dos dgitos.
La contingencia est incluida en los costos unitarios de cada entregable

Unidad de Medida: Todos los costos deben ser expresados en Soles. El personal es
por contrato, durante el tiempo de 90 das que dura el proyecto.

El trabajo es por resultados, de acuerdo a las necesidades para cumplir con el
cronograma y los entregables.

INFORMACIN DE RESPALDO DE LA ESTIMACION DE LOS COSTOS DE LAS
ACTIVIDADES
Para el clculo de los costos estimados, se dividir en costos directos, es decir aquellos
costos asociados directamente al proyecto; y en costos indirectos, aquellos costos
comunes que no estn asociados a algn proceso del proyecto.

Se usar el Microsoft Excel para el clculo de los costos. La elaboracin del presupuesto
estar a cargo del Gerente del Proyecto y la Gerencia de Administracin de la
organizacin. Una vez que la lnea base est definida, el Gerente de proyecto es
responsable de asegurar que el esfuerzo real, fecha de inicio y fin real, estn definidas
para cada actividad, as como el costo real de los recursos. Esta informacin es esencial
para establecer si existe variacin de costo.

Todas las variaciones sern discutidas por el equipo de proyecto. Si la lnea base de
costos del proyecto es afectada, entonces esta deber ser reportada al gerente de
proyectos quien realizar un anlisis de las variaciones para determinar si es necesario
un replanteamiento, de formularse un cambio ser reportado al Comit de Control de
cambios.

Cualquier variacin de costo que +/- 5% del presupuesto del proyecto asignado requerir
la elaboracin de un reporte de anlisis de variacin de costo para determinar la causa
raz.

REQUERIMIENTOS DEL PERSONAL CANTIDAD
Jefe de proyecto 1
Analista de sistemas 2
Programador 2
Analista de Control de Calidad 1







6.1. Costos del proyecto

PROY.: SERVICIO DE AUDITORIA DE LOS PROCESOS
Plazo de ejecucin: 90 das calendario (3 meses )
ORD ITEM Pers
Cant por
persona
Unidad
Medida
Precio
Unitario
TOTAL

PORC.
1 Personal 2500,00 95,6%

Jefe de proyecto
1

mes-h



Analista de sistemas
2

mes-h



Programador
2

mes-h

Analista de Control de
Calidad
1

mes-h



2 Servicios

4,4%
Transporte 2 reuniones




Subtotal Costo
Operaciones

100,00%
3
Gastos
administrativos 10%
4 Contingencia 5%


Sub-total (antes de
utilidad)
5 Utilidad 20%


TOTAL (antes
impuestos)
6 IGV 0%

-

TOTAL S/. 2500,00







6.2. Presupuesto del proyecto

Presupuesto de Recursos Humanos
Recursos cantidad Recursos Humanos Sueldo/Mes
Horas
Asignadas
Costo x
Hora
Sub total
Gerente del
proyecto
1 Jefe de proyecto
Equipo de
desarrollo e
Implementacio
n
2 Analista de sistemas
3 Programador
1
Analista de Control de
Calidad

Sub total de Recursos Humanos
Presupuesto de Licencias
Licencias
Software Cantidad Precio Sub Total
Licencia Microsoft Office 2007

1,00

Licencias Licencia Microsoft Project 2007
1,00
Memorias USB 8G
6,00
Sub total de Licencias

Total de Presupuesto del Proyecto

6.3. Control de Costos

Teniendo en cuenta la curva S de costos planificada, para el control de dicha
curva, si los costos salen del rango especificado se tendr que proceder de la
siguiente manera:

Identificar y determinar el cambio, estos tpicamente son generados de un
anlisis de variacin de costos o un reporte de accin correctiva.
Completar el formulario de solicitud de cambio y enviarlo con la documentacin
de soporte al gerente de proyectos.
El Gerente de Proyectos revisar la solicitud de cambio y puede requerir
informacin adicional, analiza y define alternativas de solucin considerando
que no afecte la pirmide alcance tiempo- costo calidad. Si la variacin del
costo relacionado al cambio es menor, bastar la aprobacin del gerente de
Proyectos, pero si la variacin es mayor al especificado entonces ser necesario
la aprobacin del Comit de Control de Cambios.
Una vez aprobado el cambio el Gerente de proyectos marcar el cambio como
aprobado, firmar la solicitud e informar al solicitante del estado y la razn de
aprobacin.
Denegado la solicitud, en este caso el gerente de proyectos revisar el
requerimiento denegado, firmar y notificar al solicitante del estado y la razn
de la denegacin.
El Gerente de Proyectos documentar la solicitud de cambio, actualizar el WBS,
la documentacin de planificacin y presupuesto sin son impactados.

LECCIONES APRENDIDAS

Los anlisis de variaciones, controles de cambio, acciones correctivas, sern
almacenadas en bases de datos para futuros proyectos similares as como para el
conocimiento del equipo de proyectos.

HOJA DE TRABAJO DE SEGUIMIENTO DE COSTOS






7. GESTIN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

ORGANIGRAMA:









8. GESTION DE RECUROS HUMANOS DEL PROYECTO

ROLES DE LOS PERTICIPANTE EN EL PROYECTO:
Nombre del jefe del proyecto Pea Fernandez Robert Yury
Nombre del integrante del proyecto Rol del participante del proyecto
Pea Fernandez Robert Yury Analista de sistema
Pea Fernandez Robert Yury Programador
Miraval Rojas Biseth. Programador
Miraval Rojas Biseth. Diseador grfico


GERENTE
(Jefe de Proyecto)

ANALISTA 1 ANALISTA 2
PROGRAMADOR 1
DISEADOR
GRFICO