MS ACCESS

1

Objetivos de
1. Estudiar los eleme
pantalla de Microsoft

2. Definir los tipos de d
creacin de una base

3. Crear una base de
Office Access

4. Crear tablas en Micro

5. Combinar campos
Microsoft Office Acce

CREACION
BASE DE
EN MICRO
OFFI


U
n
i
d
a
d

1

os de la Unidad
entos bsicos de la
ft Office Access.
datos que influyen en la
se de datos
de datos en Microsoft
crosoft Office Access.
s entre tablas en
cess.
CION DE UNA
E DE DATOS
MICROSOFT
OFFICE
Unidad 1
U
n
i
d
a
d

1



MS ACCESS
2
Elementos bsicos de M
1.1.- La pantalla inicial
Al iniciar Access apare
componentes fundamen
elementos y ser ms f
a continuacin puede no
que cada usuario pued
momento, como veremos


Seleccionamos una base
opcin de nombrar y crea
MICROSOFT OFFICE ACCESS
Microsoft Office Access

rece una pantalla inicial como sta, v
entales. As conoceremos los nombres
fcil entender el resto del curso. La pantal
o coincidir exactamente con la que ves en
ede decidir qu elementos quiere que s
os ms adelante.
se de datos en blanco y automticamente
ear la nueva bb.dd.
Unidad 1
vamos a ver sus
de los diferentes
alla que se muestra
en tu ordenador, ya
se vean en cada

e se nos muestra la


MS ACCESS
3

1.2.- Las barras

La barra de Ttulo
La barra de ttulo cont
estamos trabajando en e
La barra de Acces

La barra de acceso rp
como Guardar , Impr
Esta barra puede person
ello haz clic en la flecha
ms frecuentes para eleg

lo
ntiene el nombre del programa y del arc
el momento actual.
eso rpido
pido contiene las operaciones ms habit
rimir o Deshacer .
onalizarse para aadir todos los botones q
a desplegable de la derecha y aparecer
legir.
Unidad 1

rchivo con el que
ituales de Access
que quieras. Para
rn los comandos


MS ACCESS
4
Pulsando en Ms coman
aadir otras acciones qu

andos se abrir un cuadro de dilogo des
ue iremos viendo a lo largo del curso:

Unidad 1

esde donde podrs


MS ACCESS
5
La Banda de Opc
La banda de opciones
pestaas. Al hacer clic
relacionadas con la crea
Access.
Todas las operaciones s
habituales podramos a
en el punto anterior.
El botn de Offic
Haciendo clic en el bo
izquierda de la pantalla p
ver en la imagen como G
Access es el sustituto de










ciones
s contiene todas las opciones del program
lic en Crear, por ejemplo, veremos l
acin de los diferentes elementos que se
se pueden hacer a partir de estos men
aadirlas a la barra de acceso rpido co
ice
otn de Office que se encuentra en la
podrs desplegar un men con las opcio
Guardar, Imprimir... Si conoces version
el men Archivo.
Unidad 1
ma agrupadas en
las operaciones
e pueden crear en
ns. Pero las ms
como hemos visto

la parte superior
iones que puedes
nes anteriores de


MS ACCESS
6

2. Crear una Base de D
2.1.- Crear una base de
Aparecer la ventana de
Selecciona la opcin Bas

Automticamente se c
asignar la extensin .
Por defecto, Access
rellenar sus datos.
Datos
e datos
e Introduccin a Microsoft Office Acces
ase de datos en blanco.
crear nuestra nueva base de datos a
.ACCDB.
abrir una nueva tabla para que pue
Unidad 1
ess.

a la cual Access
uedas empezar a


MS ACCESS
7
Una tabla es el element
dems objetos se crean
Si observas esta venta
desde donde podremos
de la base de datos.
En principio slo encontr
defecto
3. Crear tablas de datos
3.1.-Crear una tabla de
Para crear una tabla
para visualizar sus opci
opciones:
nto principal de cualquier base de datos y
n a partir de stas.
tana, a la izquierda aparece el Panel d
s seleccionar todos los objetos que sean
ntraremos el de Tabla1 pues es el que Ac
os
e datos.
a de datos tenemos que hacer clic en la
ciones. En el marco Tablas podremos s
Unidad 1

ya que todos los
de Exploracin,
an creados dentro
Access crear por
la pestaa Crear
seleccionar estas


MS ACCESS
8
El botn Tabla ab
directamente los datos
columna determinar el t
Vista diseo es el m
Plantillas de tabla c
abre una tabla de este tip
Explicaremos a continua
mtodo consiste en defin
columnas que esta tendr
Otra forma rpida de lle
pestaa Hoja de datos,
barra de estado:

abre la Vista Hoja de datos, consist
s en la tabla y segn el valor que introd
tipo de datos que tiene la columna.
mtodo que detallaremos en esta unidad d
crea una tabla de entre un listado que ti
tipo y slo tendrs que rellenarla con sus d
uacin la forma de crear una tabla en vis
finir la estructura de la tabla, es decir, de
dr y otras consideraciones como claves, e
llegar a la vista Diseo es seleccionando
, o haciendo clic en el botn de Vista d
Unidad 1
iste en introducir
roduzcamos en la
d didctica
tiene predefinido,
s datos.
ista diseo. Este
efinir las distintas
, etc...
o la vista desde la
de Diseo en la



MS ACCESS
9
Aparecer la vista de
En la pestaa tenemos e
un nombre a la tabla, Acc
A continuacin tenemo
componen la tabla, se u
lnea (fila) de la rejilla
sucesivamente.
En la parte inferior tenem
para definir propiedade
columna que estamos de
En la primera fila escribi
pasamos al tipo de dato
queremos cambiar de
desplegable de la derech




de Diseo de la tabla:
el nombre de la tabla (como todava no
ccess le ha asignado un nombre por defec
os la rejilla donde definiremos las
utiliza una lnea para cada columna, as
lla definiremos la primera columna de
emos a la izquierda dos pestaas (Gener
es del campo es decir caractersticas a
definiendo.
ibir el nombre del primer campo, al pulsar
atos, por defecto nos pone Texto como
tipo de datos, hacer clic sobre la fle
cha y elegir otro tipo.
Unidad 1

o hemos asignado
ecto Tabla1).
columnas que
as en la primera
e la tabla y as
eral y Bsqueda)
adicionales de la
ar la tecla INTRO
o tipo de dato. Si
flecha de la lista


MS ACCESS
10
Tipos de datos.


A la hora de crear u
son los datos que se v
Los diferentes tipos
Texto: permite alm
dgitos y caracteres
caracteres, siendo su
utiliza para almacenar
que no se utilice en c
Memo: se utiliza p
o explicaciones. Tiene
recomienda para alma
campo Objeto OLE en
En Access 2007 se
Access slo utiliza los
un campo Memo.
Nmero: para d
clculos matemticos
propiedad tamao de
ms. En resumen los
largo permiten almace
tipos Simple, Doble y
utiliza para claves auto

un campo en una tabla, hay que especifi
van a almacenar en ese campo.
os de datos de Access son:
lmacenar cualquier tipo de texto, tanto ca
s especiales. Tiene una longitud por
u longitud mxima de 255 caracteres. N
ar datos como nombres, direcciones o cu
lculos, como nmeros de telfono o cdig
para textos de ms de 255 caracteres com
ne una longitud mxima de 65.536 cara
acenar texto con formato o documentos l
en lugar de un campo Memo.
e puede ordenar o agrupar por un camp
s 255 primeros caracteres cuando se orde
datos numricos utilizados en
os. Dentro del tipo nmero la
el campo nos permite concretar
los tipos Byte, Entero y Entero
cenar nmeros sin decimales; los
y Decimal permiten decimales; el tipo Id
to numricas en bases rplicas.
Unidad 1
ificar de qu tipo
caracteres como
defecto de 50
Normalmente se
cualquier nmero
digos postales.
omo comentarios
racteres. Access
s largos, crear un
po Memo, pero
dena o agrupa en
Id. De rplica se


MS ACCESS
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Fecha/Hora: para
ao 9999.
Moneda: para valo
matemticos en los qu
cuatro decimales. La
separador decimal y ha
Access recomienda
cifras en los clculos.
dgitos a la izquierda d
Moneda ocupa 8 bytes
Auto numrico: n
nmero aleatorio que
nuevo registro a una
actualizar.
S/No: valores S y
(S/No, Verdadero/Fals
Objeto OLE: obje
Excel, un documento d
datos binarios.
Hipervnculo: text
texto y utilizada como
puede tener hasta tres
Texto: el texto que a
Direccin: ruta de a
Subdireccin: posic
Sugerencia: el texto
Existe otra posibil
un campo que permite
mediante un cuadro d
opcin se inicia el Asis
Access establece el tip
l.
ra la introduccin de fechas y horas desd
alores de dinero y datos numricos utilizad
que estn implicados datos que conteng
a precisin es de hasta 15 dgitos a la
hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.
a utilizar el tipo Moneda para impedir e
s. Un campo Moneda tiene una precisi
de la coma decimal y 4 dgitos a la dere
es de espacio en disco.
nmero secuencial (incrementado de uno
e Microsoft Access asigna cada vez que
na tabla. Los campos Auto numrico
y No, y campos que contengan uno de en
lso o Activado/desactivado).
jeto como por ejemplo una hoja de clcu
de Microsoft Word, grficos, imgenes,
xto o combinacin de texto y nmeros alm
o direccin de hipervnculo. Una direccin
s partes:
aparece en el campo o control.
acceso de un archivo o pgina.
icin dentro del archivo o pgina.
to que aparece como informacin sobre he
ilidad que es la Asistente para bsque
ite elegir un valor de otra tabla o de una
de lista o un cuadro combinado. Al hac
sistente para bsquedas y al salir del Asis
tipo de datos basndose en los valores se
Unidad 1
de el ao 100 al
ados en clculos
gan entre uno y
la izquierda del
r el redondeo de
sin de hasta 15
recha. Un campo
o a uno) nico, o
ue se agrega un
no se pueden
entre dos valores
culo de Microsoft
, sonidos u otros
lmacenada como
n de hipervnculo
herramientas.
edas... que crea
a lista de valores
acer clic en esta
istente, Microsoft
seleccionados en


MS ACCESS
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3.2.- Guardar una tabla
Para guardar una tab
Ir al Botn de Offi
O bien hacer clic
Rpido.
Como nuestra tabla a
cuadro de dilogo:
Nota: Si no hemos asig
aparece un cuadro de
queremos que Access c
tipo auto numrico y lo
guarda la tabla sin clave
conveniente pero no obli

3.3.- Modificar una tabla
Si una vez creada u
ejemplo, aadir una nu
una columna, etc...) ten
Abrir la base de dato
que no lo estuviera.
Hacer clic derecho s
Diseo en el men con
a de datos.
tabla, podemos:
ffice y elegir la opcin Guardar.
lic sobre el botn Guardar de la ba
n no tiene nombre asignado, aparece

signado clave principal antes de guarda
e dilogo avisndonos de ello, y preg
cree una, si le decimos que S nos aad
o define como clave principal. Si le decim
ve principal ya que una clave principal e
ligatoria.
la de datos.
una tabla, queremos cambiar algo de s
nueva columna, ampliar una columna que
tendremos que realizar una modificacin
tos donde se encuentra la tabla a modifica
sobre la tabla que queremos modificar, s
ontextual:
Unidad 1
arra de Acceso
cer el siguiente
dar la tabla, nos
eguntndonos si
de un campo de
cimos que No se
l en una tabla es
su definicin (por
e ya existe, borrar
n en su diseo:
icar, en el caso de
seleccionar Vista


MS ACCESS
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Aparecer la ventana d
anterior.
Para modificar la defini
a modificar y realizar las
Para aadir un nuevo c
Ir al final de la tabla y
Situarse en uno de
de la pesta
insertar delante del que
Para eliminar un campo
Posicionarse en el ca
Diseo. O bien,
Seleccionar toda la
extremo izquierdo y cuan
Se borrar el campo de
campo tambin desapare
Por ltimo, guardar la ta


de diseo de tablas estudiada en la
nicin de un campo, posicionar el cursor
s sustituciones necesarias.
campo,
a y escribir la definicin del nuevo campo,
de los campos ya creados y hacer c
taa Diseo, en este ltimo caso el n
e estamos posicionados.
o,
campo y hacer clic en el botn
la fila correspondiente al campo hacie
ando est remarcada pulsar la tecla Supr
e la definicin de la tabla y los datos alm
recern.
tabla.
Unidad 1
unidad temtica
or sobre el campo
o bien,
clic en el botn
nuevo campo se
de la pestaa
iendo clic en su
o Del.
lmacenados en el