Requisitos del sistema

Proyecto: LABOR@
Revisin 100.00

junio de 2014

[Nombre del proyecto]

Descripcin del sistema

Rev. [99.99]
Pg. 2

FT ING.DDR Descripcin del sistema 01_00

Instrucciones para el uso de este formato

Este formato es una plantilla tipo para documentos de requisitos del sistema.
Est basado y es conforme con el estndar IEEE Std 1362-1998.
Las secciones que no se consideren aplicables al sistema descrito podrn de forma
justificada indicarse como no aplicables (NA).
Notas:
Los textos en color azul son indicaciones que deben eliminarse y, en su caso, sustituirse
por los contenidos descritos en cada apartado.
Los textos entre corchetes del tipo [Inserte aqu el texto] permiten la inclusin directa de
texto con el color y estilo adecuado a la seccin, al marcar sobre ellos con el puntero del
ratn.
Los ttulos y subttulos de cada apartado estn definidos como estilos de MS Word, de
forma que su numeracin consecutiva se genera automticamente segn se trate de estilos
Titulo1, Titulo2 y Titulo3.
La sangra de los textos dentro de cada apartado se genera automticamente al pulsar Intro
al final de la lnea de ttulo. (Estilos Normal indentado1, Normal indentado 2 y Normal
indentado 3).
El ndice del documento es una tabla de contenido que Word actualiza tomando como
criterio los ttulos del documento.
Una vez terminada su redaccin debe indicarse a Word que actualice todo su contenido
para reflejar el contenido definitivo.

Trabajo registrado en Safe Creative. Cdigo: 0710100109946

Puede emplearse y distribuirse segn se indica en http://www.safecreative.org/work/0710100109946

Ficha del documento

Fecha
03/06/2014

Revisin
100.00

Autor

Verificado dep. calidad.

Eduard J. Benjumea M

[Firma o sello]

Documento validado por las partes en fecha: 03/06/2014

Por el cliente

Fdo. D./ Da [Nombre]

Por la empresa suministradora

Fdo. D./Da [Nombre]

LABOR@
Requisitos del sistema

Rev. 100.00
Pg. 5

Contenido
FICHA DEL DOCUMENTO......................................................................................................... 4
CONTENIDO............................................................................................................................... 5
1 ALCANCE................................................................................................................................. 6
1.1 Identificacin ...................................................................................................................... 6
1.2 Visin general del documento ...........................................................................................6
1.3 Visin general del sistema ................................................................................................. 6
1.4 Personal involucrado ......................................................................................................... 6
2 DOCUMENTOS REFERENCIADOS.........................................................................................6
3 SITUACIN ACTUAL............................................................................................................... 7
3.1 Descripcin del sistema o situacin actual .....................................................................7
3.2 Tipos de usuarios................................................................................................................. 8
3.3 Necesidad y naturaleza de los cambios.............................................................................8
3.4 Descripcin de los cambios deseados ..............................................................................8
4 SISTEMA PROPUESTO........................................................................................................... 9
4.1 Descripcin del sistema propuesto ..................................................................................9
4.2 Tipos de usuarios ............................................................................................................... 9
4.3 Mantenimiento / soporte ................................................................................................... 9
4.4 Escenarios operacionales................................................................................................. 10
4.5 Futuras evoluciones........................................................................................................... 14
4.6 Cambios considerados pero no incluidos.......................................................................15
5 RESUMEN DE MEJORAS...................................................................................................... 16

Requisitos del sistema

LABOR@
Requisitos del sistema

Rev. 100.00
Pg. 6

1 Alcance
El presente documento de especificacin de requisitos de software brindar a los
lectores una compresin acertada a las caractersticas ms importantes concernientes a
"LABOR@", un sistema de informacin que brindara a las grandes, medianas y
pequeas empresas la posibilidad de Agilizar y optimizar todo lo concerniente a el rea
de gestin humana y nmina.

1.1

Identificacin

Sistema de Informtico de Administracin de Recursos Humanos LABOR@

1.2

Visin general del documento

El siguiente documento tiene como propsito mostrar al cliente las ventajas que ofrece el
software Labor@ para su compaa, teniendo en cuenta que sus necesidades
primordiales estn en el rea de recursos humanos debido al uso de un sistema de
informacin manual que de alguna forma torna obsoleto el funcionamiento general de su
empresa, retrasando procesos de vital importancia como el pago de nmina, la
generacin de certificados laborales, registro de horas extras etc. Dicho lo anterior
esperamos llegar a un satisfactorio acuerdo para firmar el contrato de desarrollo del
sistema.

1.3

Visin general del sistema

Facilitar la supervisin de las labores de todo el recurso humano de la empresa, as

como los trmites que un empleado debe hacer para solicitar vacaciones, permisos,
liquidaciones y etc.
Labor@ permitir una integracin completa entre empresa-empleado que vas a amar
gracias a sus potentes caractersticas de gestin administrativa y laboral.

1.4

Personal involucrado

Nombre
Rol
Categora profesional
Responsabilidades
Informacin de contacto
Aprobacin

Eduard Jose Benjumea Maestre

Desarrollador-Lder
Tecnlogo
Disear, Desarrollar e Implementar el Software.
3006190320 edjobema@hotmail.com
N/A

2 Documentos referenciados
N
1

Ttulo
Especificacin de
[Ruta]
requisitos de software

Ruta

Versin
99.99

Fecha

Autor

21/04/2013 Eduard
Benjumea

Requisitos del sistema

LABOR@
Requisitos del sistema

Rev. 100.00
Pg. 7

3 Situacin actual
Se evidencia el uso de sistemas manuales en los procesos de contratacin de personal,
registro de horas extras, expedicin de certificaciones laborales, asignacin de permisos,
registro de hora de entrada y salida, los empleados deben firmar un libro para certificar su
llegada al sitio de trabajo lo que les permite registrar la hora a voluntad propia hecho que
permite ser deshonesto al trabajador, as mismo para el pago de nmina se debe hacer el
clculo manualmente por cada trabajador.

3.1

Descripcin del sistema o situacin actual

El actual sistema puede realizar las siguientes actividades:

1. Expedir certificados laborales.
2. Registrar horas extras llenando un formulario que debe ser posteriormente aprobado
por el jefe encargado del rea.
3. Los empleados firman un libro en donde especifican la fecha, la hora de llegada y
salida.
4. El Clculo de la nmina de hace manualmente empleado por empleado.
5. Solicitar un permiso debe hacerse por escrito y esperar la aprobacin del Gerente.
6. La contratacin del personal es estrictamente manual y todo es archivado en el
Archivo Central de la empresa sin ninguna garanta en caso de incendio de
preservar esa informacin.
-

Todas estas operaciones se llevan a cabo en la oficina de recursos humanos, de ah

mismo deben revisar y consolidar la informacin de todos los empleados
mensualmente para enviar la informacin tributaria a la DIAN situacin que puede
tener como consecuencia mltiples errores.
Los tiempos de respuesta suelen ser demorados debido al alto flujo de informacin
que se maneja a diario generando malestar en los empleados que hacen peticiones
a la oficina de RR.HH.
La disponibilidad de la informacin no es muy buena ya que por ejemplo si necesitan
informacin concerniente a procesos que se llevaron a cabo hace mucho tiempo
deben examinar todo el archivo buscando dichos datos lo que genera retarde en la
gestin.
Los costos de operaciones son ms altos puesto que se debe contratar mayor
personal para administrar toda la informacin registrada manualmente, adicional a
esto estn los riesgos biolgicos y desastres por incendio o fenmenos naturales.

Requisitos del sistema

LABOR@
Requisitos del sistema

3.2

Rev. 100.00
Pg. 8

Tipos de usuarios

Tipo de usuario
Responsabilidad
Formacin
Habilidades
Actividades
Interaccin con el sistema

Tipo de usuario
Responsabilidad
Formacin
Habilidades
Actividades
Interaccin con el sistema

3.3

Empleados
Desarrollo de sus actividades asignadas
Profesionales, Tcnicos, Tecnlogos, Asistenciales.
TICs
Contabilidad, relaciones corporativas, asistencia
administrativa, abogados, ingenieros y tcnicos.
Registro de horas extras, solicitudes certificados laborales,
registro de llegada y salida, solicitud de permisos.
Administradores
Supervisin, aprobacin de Solicitudes, Generacin de
informes, Aprobacin de Documentos.
Profesionales.
TICs
Supervisin de los trabajadores, actividades de bienestar a
empleados, pago de nmina, expedicin de certificados
labores y tributarios.
Aprobacin de horas extras, aprobacin certificados
laborales, verificar llegada y salida de empleados,
aprobacin de permisos.

Necesidad y naturaleza de los cambios

Identificadas las falencias que presenta el actual sistema manual de la empresa entre las
cuales describimos los retrasos en la repuesta a solicitudes hechas por los empleados,
el clculo de la nmina total de la empresa que debe ser adems rectificado varias
veces para no presentar errores que generen insatisfaccin en los trabajadores, el
manejo anticuado de los archivos centrales que no tienen un respaldo digital, lo obsoleto
del sistema de registro de hora y llegada por parte de los empleados que les permite
deliberadamente modificar los tiempos para no ser sancionados por incumplimiento, la
asignacin de vacaciones es muy tediosa ya que se debe analizar empleado a empleado
su historial laboral para determinar cundo tiene derecho a disfrutarlas, todas estas
falencias pretenden ser suplidas con el sistema de informacin a desarrollar para su
empresa.

3.4

Descripcin de los cambios deseados

-

Hola El sistema ser implantado en el contact center Interactivos el nombre de

LABOR@.
El sistema mejorara y agilizara el proceso de automatizacin degeneracin de
nminas.
El control para el pago de las nminas se har mediante el sistema de logue de
los empleados en el aplicativo.
El sistema imprimir la nmina para entregrsela a los empleados, y enviara
por correo constancia de la misma.
El sistema guardara un historial de pago por cada uno de los empleados
El sistema deber calcular de forma automtica los sueldos de todo el personal
que est vinculado directamente a la empresa.

Requisitos del sistema

LABOR@
Requisitos del sistema

Rev. 100.00
Pg. 9

4 Sistema propuesto
Desarrollar un sistema de Informacin que satisfaga las necesidades del cliente en cuanto
al manejo sistematizado de su recurso humano, permitindole generar informes detallados
de la labor que estos desempean y calificarlos, liquidar horas extras, identificar problemas,
administrar totalmente las actividades de la empresa, generar certificados en lnea,
capacitar y brindar a sus empleados condiciones de trabajo mejoradas.

4.1

Descripcin del sistema propuesto

-

4.2

El sistema ser implantado en el contact center Interactivos el nombre de

LABOR@.
El sistema mejorara y agilizara el proceso de automatizacin degeneracin de
nminas.
El control para el pago de las nminas se har mediante el sistema de logue de
los empleados en el aplicativo.
El sistema imprimir la nmina para entregrsela a los empleados, y enviara
por correo constancia de la misma.
El sistema guardara un historial de pago por cada uno de los empleados
El sistema deber calcular de forma automtica los sueldos de todo el personal
que est vinculado directamente a la empresa.

Tipos de usuarios

Tipo de usuario
Responsabilidad
Formacin
Habilidades
Actividades
Interaccin con el sistema

Tipo de usuario
Responsabilidad
Formacin
Habilidades
Actividades
Interaccin con el sistema

4.3

Administradores
Administracin de RR.HH, Gerente (Tcnico, Tecnlogos,
Profesionales)
Profesionales y Tecnlogos
Manejo de Nomina, Bsica en Sistemas.
Supervisin de los trabajadores, actividades de bienestar a
empleados, pago de nmina, expedicin de certificados
labores y tributarios.
Aprobacin de horas extras, aprobacin certificados
laborales, verificar llegada y salida de empleados,
aprobacin de permisos.
Empleados
Desarrollo de sus actividades asignadas
Profesionales, Tcnicos, Tecnlogos, Asistenciales.
TICs
Contabilidad, relaciones corporativas, asistencia
administrativa, abogados, ingenieros y tcnicos.
Registro de horas extras, solicitudes certificados laborales,
registro de llegada y salida, solicitud de permisos.

Mantenimiento / soporte

El mantenimiento y soporte del sistema debe ser controlado y gestionado estrictamente

por el personal capacitado en la oficina de sistemas o en el encargado de administrar el
parque informtico de la empresa y por nosotros como proveedores cuando la falla o la
actividad requiera de un nivel de conocimientos muy avanzado.
Requisitos del sistema

LABOR@
Requisitos del sistema

4.4

Rev. 100.00
Pg. 10

Escenarios operacionales

4.4.1

Especificacin de casos de uso

4.4.1.1

Caso de uso 1 : Inicio de sesin para los

empleados de la compaa.

4.4.1.1.1

Diagrama de caso de uso 1

4.4.1.1.2

Descripcin del caso de uso 1

Descripcin

Inicio y cierre de sesin para los empleados de la

compaa.
Precondiciones

Secuencia
normal

El empleado debe estar registrado en el sistema

previamente.
Debe disponer de un usuario y una contrasea
Haber sido capacitado en el uso del sistema.
Paso Accin
1
Ingresar al portal Web del aplicativo
2

Ingresar usuario y contrasea para iniciar sesin.

Actualizar la contrasea y la informacin personal

Requisitos del sistema

LABOR@
Requisitos del sistema

Rev. 100.00
Pg. 11

Post
condiciones

El usuario desea cerrar su sesin

Dar click en el botn Cerrar Sesin.

Excepciones

Paso
1

Accin
El usuario no se encuentra registrado en la base
de datos

2
Solicitar informacin al usuario para incluirlo en
la base de datos.

4.4.1.2

Identificacin de Clases y Atributos

1. Trabajador:
Atributos: Nombres, Apellidos, fecha nacimiento, cedula, lugar nacimiento,
direccin, telfono, email, estado civil, sexo, profesin, sueldo, cargo, fecha
inicio, fecha terminacin, nivel, tipo de trabajador.
Mtodos: Actualizar estado
2. Asistencia:
Atributos: Trabajador, Fecha, Hora entrada, hora salida,
Mtodos: obtener asistencia, Ingresar entrada, Ingresar salida.
3. Vacaciones:
Atributos: Trabajador, Fecha inicio, Fecha fin.
Mtodos: Obtener Vacaciones
4. Horas Extras:
Atributos: Trabajador, fecha, Hora inicio, Hora fin.
Mtodos: Obtener Horas.
5. Sueldo:
Atributos: Monto, moneda, estado, fecha asignacin, fecha de pago.
Mtodos: Realizar Pago
6. Anticipo:
Atributos: Trabajador, fecha, monto.
Mtodos: obtener anticipo.
7. Viticos:
Atributos: Trabajador, Fecha, monto
Mtodos: Obtener Viticos.
8. Despidos:
Atributos: Trabajador, Motivo, fecha.
Mtodos: Obtener Despido.
9. Sueldos:
Atributos: Ao, mes, trabajador, total a pagar.
Mtodos:
10. Detalle Sueldos:
Atributos: Concepto, Unidades y Monto.
11. Generar Sueldos:
Mtodos: Generar Sueldos, obtener trabajadores.
12. Imprimir Reportes:
Mtodos: Imprimir reportes, visualizar reportes, imprimir constancia,
imprimir certificados.
13. Conceptos:
Requisitos del sistema

LABOR@
Requisitos del sistema

Rev. 100.00
Pg. 12

Atributos: Nombre, descripcin, Calculo_IPS, Valor hora extra, variables.

Mtodos: Ejecutar formula clculo.
14. Formula calculadora:
Atributos: Variables Operaciones.
Mtodos: Agregar variable, agregar operacin.
15. Datos Generales del Sistema:
Atributos: Razn social, NIT, Ao sistema, fecha del sistema, Horario
diurno, horario nocturno, salario mnimo, porcentaje IPS a trabajador,
porcentaje horas extras, horas extras nocturnas, horas extras dominicales
y festivas.
Mtodos: Actualizar fecha.

Requisitos del sistema

LABOR@
Requisitos del sistema

4.4.1.3

4.4.2
4.4.2.1
-

Rev. 100.00
Pg. 13

Diagrama de Clases

Modelo de datos
Identificacin de Entidades
Formula Calculadora

Requisitos del sistema

LABOR@
Requisitos del sistema

Sueldo
Sueldos
Trabajador
Empresa
Conceptos
Detalles Salario
Vacaciones
Viaticos
Anticipo
Despido
Horas Extras
Asistencia

4.4.2.2

4.5

Rev. 100.00
Pg. 14

Modelo Entidad Relacin

Futuras evoluciones

Dado que el software fue hecho a la medida de las necesidades no se tuvieron en

cuenta futuras evoluciones, sin embargo dejamos abierta la posibilidad para que el
cliente pueda aadir mdulos o funcionalidades nuevas en el momento que lo desee por
medio de una adicin al contrato.

Requisitos del sistema

LABOR@
Requisitos del sistema

4.6

Rev. 100.00
Pg. 15

Cambios considerados pero no incluidos

Se tuvo en mente la idea de poder modificar la razn social y el NIT en el apartado de

Informacin de la Empresa, pero debido a riesgos de reproduccin Ilegal del software no
fue incluido esta funcionalidad.

Requisitos del sistema

LABOR@
Requisitos del sistema

Rev. 100.00
Pg. 16

5 Resumen de mejoras
-

Tiempos de respuesta considerablemente mejorados.

Fcil y flexible acceso a la informacin de los empleados.
Generacin Automtica de la Nmina de los empleados.
Informacin Respaldada en caso de desastres naturales entre otros.
Eliminacin de redundancia en la informacin.

Requisitos del sistema