Am Hotel

Am Hotel
iii
Contenido
Am Hotel ............................................................................................................. 1
Introduccin .................................................................................................... 1
Introduccin General ................................................................................... 1
Requerimientos ........................................................................................... 2
Instalacin ................................................................................................... 2
Instalaciones en Red ................................................................................. 14
Barra de Herramientas .............................................................................. 15
Utilizacin del comando buscar ................................................................. 17
Ayuda on Line ........................................................................................... 19
Multiempresa ................................................................................................ 19
Activar Empresa ........................................................................................ 19
Crear Empresa .......................................................................................... 20
Borrar Empresa ......................................................................................... 21
Crear Directorio ......................................................................................... 22
Ubicacin Base Datos ............................................................................... 23
Ficheros ........................................................................................................ 24
Fichas ........................................................................................................ 24
Habitaciones ............................................................................................. 35
Apartamentos Privados ............................................................................. 40
Proveedores .............................................................................................. 42
Conceptos ................................................................................................. 43
Servicios .................................................................................................... 45
Central Reservas ...................................................................................... 46
Temporadas .............................................................................................. 48
Tarifas ....................................................................................................... 51
Cupos ........................................................................................................ 79
Auxiliares ................................................................................................... 84
Accesos / Dependencias ........................................................................... 85
Textos Predefinidos .................................................................................. 86
Histrico de Base de Datos ....................................................................... 86
Partes de Viajero ....................................................................................... 87
Parmetros Empresa ................................................................................ 90
Procesos ..................................................................................................... 122
Reservas ................................................................................................. 122
Recepciones ........................................................................................... 152
Disponibilidad .......................................................................................... 172
Partes Viajero .......................................................................................... 178
Facturacion ............................................................................................. 180
Tesoreria ................................................................................................. 194
Habitaciones ........................................................................................... 196
Apartamentos Privados ........................................................................... 197
Centralita ................................................................................................. 200
Informes ...................................................................................................... 206
Apartamentos Privados ........................................................................... 206
Informe de Reservas ............................................................................... 207
Informe Limpieza ..................................................................................... 210
Informe Facturas ..................................................................................... 213
Restaurante ............................................................................................. 217
Am Hotel
iv
Informe Estadstica INE ........................................................................... 218
Utilidades .................................................................................................... 220
Registro Incidencias ................................................................................ 220
ndice .............................................................................................................. 223

1
Am Hotel
Introduccin

Introduccin General
AMHotel es una aplicacin cuyo fin consiste en facilitar y agilizar el trabajo
diario que se produce en un hotel mediante la automatizacin de todas sus
tareas.

Para ello se ha conseguido crear una aplicacin agradable y fcil de manejar.
El equipo de desarrollo de AMHotel est completamente seguro que, una vez
comience a manejar la aplicacin, se familiarizar rpidamente con ella y podr
comprobar que le ahorrar una gran cantidad de trabajo y conseguir una
enorme mejora en la calidad de ste.

El manual se divide en distintas secciones segn el men general de la
aplicacin.
As tenemos:
- Multiempresa: en esta seccin se explica cmo trabajar con varias empresas
y/o ejercicios simultneamente. Para ello se realizan procesos de creacin de
empresas/ejercicios, borrado, activacin ...

- Ficheros: se refiere al mantenimiento (aadir, borrar, modificar y consultar)
de todos y cada uno de los ficheros de la aplicacin. A travs del cual
definiremos el perfil del hotel.

- Procesos: engloba toda la problemtica del hotel en procesos fcilmente
ejecutables. Se trata aqu de ahorrar al usuario en la medida de lo posible toda
la complejidad hotelera, para que simplemente con una sencilla introduccin de
datos registremos las operaciones deseadas.
- Informes: este captulo describe cmo se generan todos y cada uno de los
informes posibles ilustrndolo con ejemplos e imgenes.

- Utilidades: en este apartado del manual se muestran varias utilidades que se
aaden a AMHotel para un total control de la aplicacin por parte del usuario.
Entre ellas podemos destacar las utilidades de Base de Datos (revisar
estructura y reparar), creacin y restauracin de copias de seguridad, gestin
de usuarios.

- Ventana: se explica incluso el manejo del submen Ventana para aquellos
usuarios no familiarizados con aplicaciones Windows.

- Ayuda: adems de este manual podemos consultar la ayuda en todo
momento a travs del programa mediante una ayuda intuitiva e interactiva.
Am Hotel
2

* Este manual puede no ser fiel reflejo del programa que tenga instalado debido a las actualizaciones y modificaciones
de ste. Sin embargo, se ha intentado que reproduzca fielmente esta versin.
Requerimientos
AmHotel se debe instalar en un PC compatible con las siguientes caractersticas mnimas:

- Microprocesador Pentium IV o Similar.

- 512 MB de memoria RAM.

- 500 MB de disco duro libre.

- Microsoft Windows 2000/XP/Windows Vista

- CD-ROM/DVD (slo para la instalacin).
Instalacin
En este captulo se explica cmo instalar Am/Hotel para Windows en un
ordenador personal de forma correcta. Para hacer la instalacin asegrese que
su equipo cumple las caractersticas mnimas.

La instalacin se puede llevar a cabo desde un CD/DVD de instalacin o
descargando la ltima versin desde Internet a travs de la web de descarga
hitito://www.amsystem.es

1. Instalar desde CD/DVD

Para instalar Am/Hotel introduzca el CD-ROM en su lector CD/DVD. Si tiene
configurado su lector para la ejecucin automtica, Windows le mostrar una
ventana con varias aplicaciones de AM System.

[Imagen inicial de instalacin]

Seleccione la aplicacin "Am Hotel" para iniciar la instalacin

Am Hotel
3

Pulse en Siguiente

para continuar la instalacin y acceder al formulario con la
descripcin del contrato

Am Hotel
4

Marque la casilla "Acepto el contrato" y pulse sobre el botn Siguiente

. Le
aparecer el siguiente formulario

donde puede especificar el nombre de usuario y el nombre de la empresa. Una
vez completos los datos pulse sobre Siguiente

para acceder al siguiente paso
de la instalacin
Am Hotel
5

donde como podr comprobar puede especificar la ruta de instalacin de la
aplicacin. La ruta predeterminada es c:\AmSystem\AmHotel. Una vez
seleccionada la ruta de instalacin pulse sobre

Siguiente
Am Hotel
6

y establezca el nombre de la carpeta de programas (Men de Windows) donde
deseas crear los accesos directos al programa y a los complementos que este
incluye. Para comenzar el copiado de archivos a su ordenador pulse sobre

Siguiente
Am Hotel
7

Al final de proceso y en funcin del sistema operativo que tenga en su
ordenador, el instalador lanzar automticamente el paquete de instalacin de
los componentes de impresin (necesarios para el correcto funcionamiento de
la impresin de informes, facturas....). Si la instalacin dispone de esos
paquetes, le mostrar la siguiente ventana

tras lo cual se iniciar la instalacin de los componentes de impresin

Am Hotel
8

Pulse sobre Instalar

para comenzar la instalacin. Al finalizar la instalacin se
mostrar la siguiente ventana

Am Hotel
9
Por ltimo, el instalador le mostrar un mensaje indicando que la instalacin a
finalizado e indicando si es necesario reiniciar su Ordenador. Pulse sobre
Finalizar para completar la instalacin.

Si durante el proceso de instalacin, no se encuentra el paquete con los
componentes de impresin, se mostrar la siguiente ventana

Utilice el botn Descargar, para descargar una copia en tu ordenador y
posteriormente pulsar sobre Cambiar para establecer la ruta donde ha
descargado dichos componentes. Si ya dispone de los componentes de
impresin, pulse directamente sobre Cambiar y establezca la ruta. Para
comenzar con la instalacin de dicho paquete, pulse sobre

Siguiente
Tenga en cuenta que el archivo de instalacin para Windows 2000,XP y Vista
es AmCr11.exe

Am Hotel
10

Para iniciar la instalacin de los componentes de impresin, puse sobre
Siguiente

.
2. Instalar descargando desde Internet
Para obtener la ltima versin de la aplicacin conctese a la web de Am
System

Am Hotel
11

En la zona superior hay una seccin para introducir el nombre de usuario y la
contrasea, introduzca los datos de acceso y pulse sobre ACEPAR. Al hacerlo,
si los datos son correctos, le aparecer una pgina con todas las aplicaciones

Am Hotel
12
Seleccione la aplicacin Am Hotel haciendo clic encima, y se mostrar una
pgina con la descripcin de Am Hotel. A la derecha, se muestra la versin

,
junto con un botn para descargarla.

En la pgina mostrada, aparecen dos tipos de instalacin.

Am Hotel
13

El paquete que debe descargarse depende de si es una primera instalacin o
una actualizacin. La siguiente tabla le muestra el tipo de paquete que tiene
que descargar en funcin de cada situacin.

Como elegir el paquete de instalacin
Windows 2000/XP/Vista
Primera instalacin Con componentes de impresin
Actualizacin Sin componentes de Impresin

Adicionalmente a los paquetes de instalacin, si usted ha contrato el modulo de
reservsas online, se incluye un documento PDF para configurar el modulo
cliente y otro para la plataforma web.

Una vez que descargue a su ordenador los paquetes de instalacin necesarios,
efectu un doble clic sobre el archivo de instalacin AmHotel.exe, tras lo cual
comenzar el asistente de instalacin.

Los detalles del proceso de instalacin los puede consultar el punto 1 de este
capitulo
3. Trabajando con AmHotel
Am Hotel
14
Para que pueda empezar a trabajar con AmHotel debe crearse una empresa.
Para ello, lo primero es seleccionar la opcin "Crear Empresa" del men
Multiempresa. Una vez creada, debemos activarla mediante la opcin "Activar
Empresa" del men Multiempresa.
Si va a trabajar en ms de un ordenador con la aplicacin consulte el capitulo
de instalaciones en red.

Instalaciones en Red
Para realizar correctamente un instalacin en red hay que tener en cuenta las
siguientes observaciones:

- sta aplicacin debe ser instalada en cada uno de los ordenadores que vayan
a ser utilizados para la gestin del balneario/spa/centro deportivo y de todos los
mdulos complementarios.

- Se debe establecer uno de los ordenadores como servidor de datos, para que
los de mas ordenadores accedan a los datos a travs de sta.

- Para que la aplicacin funcione correctamente a travs de una conexin de
red, el ordenador servidor de datos debe tener compartido, bien el disco duro al
completo o la carpeta que contiene la base de datos de la aplicacin de hotel
"amhotel.mdb".

- Una vez compartido dicho recurso, en cada uno de los ordenadores restantes
debern crearse una conexin a este servicio a travs de la asignacin de una
letra (ejemplo: F: = \\Servidor\C) que designe dicha conexin. Esta unidad debe
ser la misma en todos los ordenadores.

- Tras crearse dicha conexin ya podremos localizar en cada uno de los
ordenadores, a travs de la opcin ubicar bases de datos del men
multiempresa de la aplicacin, donde se encuentra la base de datos
"amhotel.mdb"

Cuando trabajemos en red hay que tener en cuenta que el servidor debe ser
encendido siempre con anterioridad al resto de los ordenadores, puesto que si
no es as la conexin de red no existir para los restantes ordenadores.

Si por descuido el servidor estuviera apagado y desde nuestro ordenador
ejecutremos la aplicacin, sta nos avisar que la unidad donde estbamos
conectados no existe

Am Hotel
15

y que si queremos conectarnos en modo local, de forma que todo lo que
realizamos posteriormente no quedar reflejado para el resto de los
ordenadores
Barra de Herramientas
, puesto que los datos que registremos, lo haremos de modo
local.
Antes de pasar a describir el funcionamiento de cada una de las opciones
contenidas en el men Ficheros es conveniente saber el funcionamiento de los
botones que forman parte de la barra de herramientas estndar que es comn
a todas las opciones de ste men
La barra de herramientas se utiliza en cada mdulo de mantenimiento y nos
permite toda la gestin con los datos contenidos en cada uno de stos (aadir,
modificar, eliminar, etc...)

Aadir: Agrega un nuevo registro en el mdulo de mantenimiento activo.
Borra todos los datos que haya actualmente en pantalla y asigna un
cdigo automtico si el mdulo de mantenimiento activo lo precisa.

Am Hotel
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Buscar: Busca el registro segn las condiciones que especificamos.
Haga clic aqu para obtener ms informacin sobre el comando Buscar.

Modificar: Permite la modificacin de los datos en el mdulo de
mantenimiento activo.

Eliminar: Si se pulsa sobre este botn de la barra de herramientas se
eliminarn los datos del mdulo de mantenimiento activo.

Seleccionar: Muestra una ventana en la que nos permite la visualizacin
de todos los registros contenidos en el mdulo de mantenimiento activo.
Al hacer doble clic sobre un registro de la lista, nos mostrar los datos
del registro que hayamos seleccionado en el mdulo de mantenimiento
activo permitindonos realizar las operaciones que nos muestra la barra
de herramientas.

Confirmar: Graba las modificaciones o los datos que se vayan a agregar
en el mdulo de mantenimiento activo

Botn Cancelar: Cancela las modificaciones o grabacin de los datos
que se han introducido.

Botones de desplazamiento: la funcin de estas cuatro teclas segn se
ve de izquierda a derecha es el siguiente:

Inicio (va al primer registro).

Anterior (al anterior).

Am Hotel
17

Siguiente (siguiente registro al activo).

Fin (nos sita en el ltimo registro).

Lista Ordenar: Lista desplegable que contiene los campos
por los que se pueden ordenar los datos del mdulo de mantenimiento
activo. Por defecto aparece el texto 'Principal' que nos indica que los
datos estn ordenado por cdigo, que suele ser el primer campo a
introducir en todos los mdulos de mantenimiento.
Esta lista tambin nos muestra los campos por los que se pueden realizar
bsquedas, en otras palabras, los campos que aparezcan en sta lista sern
sombreados cuando se pulse en el icono Buscar.

Salir: Descarga el mdulo de mantenimiento activo.

NOTA: Pueden aparecer iconos aadidos a sta barra de herramientas que
sern descritas en su mdulo de mantenimiento correspondiente.
Tanto en la barra de herramientas como en otros procedimientos de la
aplicacin nos encontraremos teclas de funcin asociadas a los botones, como
por ejemplo, Aadir<F2>, Buscar<F3>, Modificar<F4>, Etc. esta leyenda la
veremos escrita sobre el mismo botn o cuando pasemos el puntero del ratn
sobre el, con un mensaje emergente, como ocurre con los botones de la barra
de herramientas.
Utilizacin del comando buscar
Vamos a mostrar un pequeo ejemplo para ver como funciona el comando
Buscar. Para ello utilizaremos cualquier mantenimiento.
1. Haga clic en el icono Buscar
2. Observe cmo se sombrean los campos por los que se puede buscar.
En este caso se puede realizar la bsqueda por cdigo y nombre.
3.

Am Hotel
18

3. Defina las condiciones de bsqueda en los campos sombreados.
4. Vuelva a hacer clic sobre el botn Buscar para volver a visualizar todo el
conjunto de registros.

Hemos visto el uso del comando Buscar pero para realizar sta con la mxima
precisin posible hay que conocer cmo establecer las condiciones de
bsqueda en los campos en los que est permitida.
Condiciones de Bsqueda.
Una vez que tenemos los campos sombreados podemos hacer lo siguiente:
1. Escribir el texto que queremos "sin ms". Por ejemplo, volviendo al
mantenimiento mostrado anteriormente, si queremos buscar un cdigo
especfico escribiramos en el campo "Cdigo" el nmero que deseamos
y haramos clic en los botones de movimiento para comprobar si hay un
registro que tenga se nmero como cdigo.
2. Escribir el texto que queremos utilizando el carcter comodn % (
porcentaje). Por ejemplo, si queremos buscar un cliente cuyo apellido
sea "garca" pero no sabemos su nombre, tendramos que escribir en el
campo cdigo lo siguiente:
%garca%: para buscar un cliente cuyo nombre contenga 'garca' en cualquier
parte de ste.
garca%: para buscar un cliente cuyo nombre empiece por 'garca'.
%garca: para buscar un cliente cuyo nombre termine por 'garca'.

3. Hacer clic en el botn Siguiente para encontrar el primer registro que
coincida con las condiciones especificadas.
4. Si el resultado de la busque es superior a un registro, utilice los botones
de desplazamiento (Primero,Anterior,Siguiente y ltimo) para movernos
por el conjunto de resultados.
5. Para salir del estado de bsqueda y volver a mostrar todos los registros,
vuelva a pulsar sobre el botn Buscar

y observe que el indicador de
bsqueda desaparece.
Tambin se pueden especificar condiciones de bsqueda en ms de un campo
sombreado.

Am Hotel
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Ayuda on Line

Multiempresa
Activar Empresa
Este proceso nos permite tener varias empresas creadas y elegir en cada
momento con cul queremos trabajar.
El aspecto de la ventana es el siguiente:

Para activar una empresa debemos seguir los siguientes pasos:

1.- Seleccionamos la opcin "Activar" del Men Multiempresa y aparecer la
ventana de Activar Empresa.

2.- Aparecer una lista con todas las empresas existentes.

3.- Para activar una empresa en concreto, la seleccionaremos de la lista y
pulsamos Aceptar. Para mantener la empresa activa que tenamos pulsamos
Salir y no se realizarn cambios.

4.- El proceso de activar empresa finalizar activando la empresa seleccionada.

Si dispone de varios usuarios, tiene que tener en cuenta que la empresa activa
se registra por cada usuario. Para agilizar el trabajo, marque la casilla "Activar
la empresa seleccionada al conjunto de usuarios del sistema".

Am Hotel
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La empresa que activemos se convertir en la empresa de trabajo. Todos
los procesos que realicemos, se llevarn a cabo en la empresa activa.

Crear Empresa
Este proceso nos permite crear varias empresas y/o ejercicios, para luego
elegir en cada momento con cul queremos trabajar mediante la opcin Activar
Empresa.

Para crear una empresa debemos seguir los siguientes pasos:

La empresa que crearemos no se convertir en la empresa de trabajo hasta
que no se active.

Seleccionamos la opcin "Crear" del men "Multiempresa" y aparecer la
ventana Crear Empresa.

a) Marco Crear Empresa: pueden elegirse aqu dos opciones:
Nueva Empresa: si queremos crear una empresa nueva, distinta a
cualquiera de las ya existentes se elegir esta opcin.
Am Hotel
21
Nuevo Ejercicio

: si queremos crear un nuevo ejercicio a partir de
una empresa ya existente, debemos elegir esta opcin.
Aparecern unas cajas de texto en amarillo en las cuales no
podemos escribir. Debemos seleccionar de la lista de empresas,
la empresa a partir de la cual queremos crear el nuevo ejercicio.
Una vez seleccionada, las cajas de texto en amarillo se rellenan
automticamente con los datos de la empresa del ejercicio
anterior.
b)
Si se introduce una empresa con nombre, ao y nmero ya
existentes, se aparecer un mensaje indicando la existencia de la
empresa. Ser necesario, pues, cambiarle el nombre o el nmero
de empresa a crear.
Marco Identificacin Empresa: Se introducen aqu los datos
necesarios para crear la empresa: ao, nombre, nmero, moneda
con la que se va a trabajar, el pas, el nmero de dgitos
decimales y perodo contable,
En caso de que lo que pretendamos crear sea un nuevo ejercicio,
aparecern unas cajas de texto en amarillo en las cuales no
podemos escribir. Debemos seleccionar de la lista de empresas,
la empresa a partir de la cual queremos crear el nuevo ejercicio.
Una vez seleccionada, las cajas de texto en amarillo se rellenan
automticamente con los datos de la empresa del ejercicio
anterior.

c)

Relacin de Empresas: es una lista en la que aparecen todas
las empresas creadas. No se podr crear por tanto otra empresa
que tenga el mismo nombre y que sea del mismo ao y cdigo.
Los datos que aparecen en esta lista dependen de la vista que se
haya elegido.
d)
Borrar Empresa
Botones Aceptar y Salir: si pulsamos sobre Salir se cancelan
los cambios y no se crea la empresa; mientras que si pulsamos
sobre Aceptar, se confirman los cambios y se crea la empresa en
cuestin.
Mediante este proceso eliminamos las empresas creadas que deseemos.


Am Hotel
22

Para borrar una empresa debemos seguir los siguientes pasos:
1.- La empresa activa no puede borrarse. Para borrar una empresa, asegrese
de que no contenga datos necesarios para su actividad.

2.- Seleccionamos la opcin "Borrar" del men "Multiempresa" y aparecer la
ventana Borrar Empresa.

3.- Aparecer una lista con todas las empresas existentes.

4.- Para salir sin borrar ninguna empresa, pulsamos salir. Para borrar una
empresa en concreto, la seleccionaremos de la lista y pulsamos Aceptar.
Crear Directorio
Este proceso nos permite registrar todas las empresas creadas que haya en el
directorio de trabajo actual, para posteriormente seleccionar la empresa con la
que queramos trabajar, mediante la opcin "Activar Empresa".

Am Hotel
23

Debemos seguir los siguientes pasos:
1.- Seleccionamos la opcin "Directorio" del men "Multiempresa" y aparecer
la ventana Crear Directorio.

2.- Aparecer una ventana en la que si pulsamos el botn Salir, cancelaremos
los cambios, mientras que bastar con pulsar sobre el botn Aceptar para
identificar todas las empresas existentes en el directorio activo para despus
trabajar con ellas.
Ubicacin Base Datos
Este proceso nos permite localizar las bases de datos tanto, en distintos
directorios dentro del mismo puesto, como en localizaciones remotas en
entorno de red.

Para localizar las bases de datos debemos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionamos la opcin "Ubicar Base Datos" del men "Multiempresa"
y aparecer la ventana Ubicacin Directorio de trabajo
Am Hotel
24
2. Pulsaremos sobre el botn de Localizar
El aspecto de esta ventana es el siguiente:
. Posteriormente se visualizar
una ventana a travs de la cual podemos buscar la base de datos en el
sitio que queramos.

- Tras haberla localizado, basta con pulsar el botn (Aceptar / Abrir / OK

), y la
base de datos quedar ubicada en dicho directorio.
- Si se pulsa el botn (Aceptar / Abrir / OK
En instalaciones en red, es recomendable localizar los datos de la base de
datos AMHotel en un servidor compartido por todos los puestos. (consultar
), en un directorio que no contenga
la base de datos, sta se crear nueva en dicho directorio.
Instalacin en red).

El proceso finalizar ubicando las bases de datos en el directorio elegido.
Ficheros
Fichas
Clientes
Esta opcin esta destinada a la gestin de los clientes. Esta ficha agrupa los
datos de cliente en 5 solapas:

1) Datos generales

: esta seccin contiene datos generales tales como el
nombre, direccin, poblacin, telfono..
Am Hotel
25

Si dispone de webcam podr capturar la foto y asignar un archivo de imagen a
la ficha. Para ello dispone de 3 botones:

Utilice este botn para seleccionar una imagen de su disco y
asignarla a esta ficha.
Si trabaja con la ubicacin en red, es obligatorio que las
imgenes estn en una ruta compartida por todos los
ordenadores.

Esta opcin le permite anular la foto de la ficha

Este botn le permite capturar una imagen directamente de la
webcam.
Si dispone de webcam, pero al pulsar sobre el botn, no le
aparece una vista previa, puede que su webcam no sea
compatible con el sistema de captura utilizado por la aplicacin
(componente de sistema avicap32.dll)

No es obligatorio rellenar todos los campos, pero le recomendamos que al
menos rellene el nombre, el pas y la provincia. El pas y la provincia son
obligatorios para el correcto funcionamiento del informe de INE

El campo tipo cliente, permite categorizar a los clientes y asignar
descuentos por tipo cliente.
Am Hotel
26

Por ltimo, si utiliza control de accesos, puede utilizar los botn de Capturar
Huella para capturar una huella dactilar y asignarla a la ficha. Utilizar
esta opcin agilizar la entrada de clientes en futuras estancias.

2) Reservas y Estancias

: Esta seccin muestra dos listados

a) Estancias: listado de todas las estancias registradas en amhotel. Para
cada estancia se muestra, la fecha de entrada, la fecha de salida,
habitacin, regimen y tarifa.
Si utiliza la opcin de Histrico de Base de datos, se aade una
columna que indica el ao de registro de la estancia.
b) Reservas: listado de todas las reservas pendientes de recepcionar en
amhotel. Se muestran incluso las que hayan sido anuladas, en tal caso la
reserva se mostrar en color color.
c) Reservas On-Line: esta seccin solo es visible si previamente se ha
marcado el parmetro "Usar clientes en la plataforma web", y permite
especificar que clientes sern accesibles a travs de la plataforma de
reservas online y su clave inicial. El cambio de la clave se debe hacer
a travs de la plataforma web. Una vez que la clave haya sido cambiada
por el cliente, esta no ser descarga en Am/Hotel.

Am Hotel
27
Si la lnea aparece en color azul, indica que el cliente estuvo alojado en la
estancia/reserva, pero no como cliente principal sino como "Otro Alojado". Por
el contrario, si la lnea se muestra en color verde indica que la reserva o
estancia pertenece a un grupo.

3) Datos de la polica

: como se observa en la siguiente imagen

los datos de la polica, incluyen el tipo de documento, el nmero del
dni,nif,pasaporte... la fecha de expedicin y expiracin del documento, la fecha
de nacimiento, el pas y el sexo. Todos estos datos son obligatorios para la
elaboracin del parte de viajero para todos los alojados mayores de 16 aos.
En la parte inferior de esta seccin se muestra un listado de los partes en los
que ha sido incluido este cliente.
Si rellena todos los datos de la polica y tiene activo el parmetro para crear
partes de viajero de forma automtica, cada vez que se realice un check-in, los
partes de viajero del cliente principal y de otros alojados se crearn
automticamente. En otro caso tendr que registrar el parte de viajero de forma
manual.

4) Datos econmicos:

Esta seccin permite registrar datos como el nmero de
tarjeta y la cuenta contable. En la siguiente imagen se muestra el aspecto de
este formulario
Am Hotel
28

El listado inferior muestra un listado de todas las facturas emitidas, incluyendo
3 campos al final que indican el total facturado, el total cobrado y el pendiente.
Si no necesita cargar todas las facturas, pude utilizar el filtro de Fecha
Histrico, para cargar solo las facturas posteriores a una determinada fecha.
Este saldo pendiente solo muestra el importe pendiente de cobrar en
facturas, es decir, si tiene algn cargo pendiente de facturar, este no se
muestra en esta seccin. Para consultar los cargos pendientes haga clic aqu
El campo Modalidad Facturacin, se puede establecer como "Nacional" o
"Exento Impuestos". Si se elige la opcin "Exento Impuestos", los cargos
generados contra este cliente no aplicar iva.
Grupo Retencin: Este campo permite indicar el grupo de retencin que se
aplicar al facturar. Actualmente este campo, solo se usa en caso de
facturacin en Colombia.

5) Captura Documento: Si dispone de un escaner de documentos del tipo
Gesvi, Inhova, Bancor o Check-Service, puede utilizar esta seccin para
conectar con el escaner y capturar el documento. Para ello, es necesario
configurar los parmetros de comunicaciones con el dispositivo. El aspecto de
la captura con Gesvi es:

Am Hotel
29

el cual permite trabajar en 2 modos:
a) Modo directo

El uso de la captura gesvi es un simple, basta con colocar el dni o
pasaporte en el lector y pulsar sobre el botn "DNI" o "Pasaporte", los
datos capturados se mostrarn sobre la ficha del cliente actual. Si su
escaner dispone de lector de tarjetas podr usar el botn "Tarjeta" para
capturar el nmero de tarjeta.

La opcin "Calibrar" permite ajustar el escaner. Este proceso es
obligatorio la primera vez que se escanea un documento.

b) Modo Eventos: este modo escanea los documentos de forma
automtica (al color el dni sobre el lector y sin necesidad de pulsar sobre
ningn botn) y los almacena en la base de datos. Posteriormente estos
documentos se mostrarn en la rejilla inferior. Para asignar los datos de la
captura a una ficha de un cliente, basta con hacer doble clic sobre el
registro deseado y los datos se cargarn sobre la ficha del cliente
Al asignar una captura a un cliente, esta desaparece del listado de
capturas pendientes.

El modo eventos requiere que el modulo "Lector NAH" este en ejecucin.
Para ello utilice la opcin del men de Windows
"Programas\AmSystem\Amhotel\Lector NAH". El aspecto de este modulo
se muestra en la siguiente imagen:
Am Hotel
30

Inicialmente este modulo no esta configurado, por que debe hacer clic
sobre "Configuracin" para acceder al formulario de configuracin

donde debe especificar la ubicacin de la base de datos de hotel, la IP y
el puerto del PC que ejecuta GesviApi. Una vez que haya configurado
correctamente el modulo de eventos, cada vez que introduzca un dni o
pasaporte en el escaner, este ser escaneado de forma automtica y
almacenado en la base de datos como documento pendiente.

En caso de utilizar el escaner Gesvi, es necesario que el API GesviAPI este
activo.

PARAMETROS RELACIONADOS

Dgitos Cuenta Contable
Config Cuenta Clientes
Comprobar existe nif
Comprobar existe nombre
Ajustar foto
Crear Cliente Balneario
Configuracin Captura de Documentos.
Configuracin Control de Accesos. Captura Huella.

Empresas
Esta opcin esta destinada a la gestin de las empresas. Esta ficha agrupa los
datos de la empresa en 3 solapas:

Dichas empresas nos permitirn hacer cargos y facturas a empresas. El
aspecto de la solapa principal es:

Am Hotel
31

donde podr especificar datos generales tales como el nombre, cif, pas,
poblacin... Al igual que ocurra con la ficha de clientes el campo Tipo Cliente,
permite categorizar a las empresas y asignar un descuento en facturacin en
funcin del tipo de cliente

La solapa de Reservas, muestra un listado con las reservas pendientes de
recepcionar y otro con todas las estancias registradas. En la siguiente imagen
se puede ver el aspecto de esta solapa

Am Hotel
32

Por ltimo, la solapa Datos Econmicos muestra un listado con las facturas
emitidas, la cuenta contable y la modalidad de facturacin

Al final del listado se incluyen 3 campos que indican el total doel total cobrado y
el pendiente. Si no necesita cargar todas las facturas, pude utilizar el filtro de
Fecha Histrico, para cargar solo las facturas posteriores a una determinada
fecha.


Dgitos Cuenta Contable
Configuracin Cuenta Clientes
Comprobar existe nif
Comprobar existe nombre
Agencias
Esta opcin esta destinada a la gestin de las agencias. Esta ficha agrupa los
datos de cliente en 3 solapas:

Am Hotel
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1) Datos generales

: esta seccin contiene datos generales tales como el
nombre, direccin, poblacin, telfono..

Adicionalmente, se incluye un campo para especificar el color de fuente que
ser utilizado en las reservas del planning de reservas.

2) Datos Reservas:

muestra un listado con las reservas pendientes de
recepcionar y otro con todas las estancias registradas. En la siguiente imagen
se puede ver el aspecto de esta solapa
Am Hotel
34

3) Datos Econmicos: Esta seccin permite especificar los datos economicos
de la agencia, tales como la forma de pago, la cuenta bancaria, la cuenta
contable, la modalidad de facturacin y en caso de trabajar con Iberojet, puede
especificar el cdigo de facturacin por fichero.
Este cdigo de iberojet se utiliza para generar un fichero de facturas que
puede ser enviado a travs de la web de iberojet.

Al final se muestra un listado con las facturas emitidas junto con 3 campos que
indican el total facturado, el total cobrado y el pendiente. Si no necesita cargar
todas las facturas, pude utilizar el filtro de Fecha Histrico, para cargar solo
las facturas posteriores a una determinada fecha.
Am Hotel
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Empleados
Las fichas de empleados son utilizadas para la gestin de la limpieza de
habitaciones y para dar de alta a los camareros del TPV Tactil (Am/Tactil). A
continuacin se muestra este modulo:

donde para cada empleado se puede especificar su nombre, otros datos
personales tales como la poblacin, la direccin, el telfono...

Con el fin de diferenciar los diferentes tipos de empleados del hotel, utilice el
cuadro de opciones inferior para determinar si es camarero, de limpieza o de
mantenimiento.

Si necesita imprimir el parte de limpieza, es necesario que el personal de
limpieza sea dado de alta como empleado y que la casilla "Limpieza" este
activa.
Puede utilizar el mantenimiento de habitaciones para registrar de que
habitaciones se va a encargar un empleado y durante cuanto tiempo.
Habitaciones
Habitaciones
Este mantenimiento es una parte fundamental de la configuracin del hotel,
pues es el lugar en el que se dan de alta las habitaciones. El aspecto de este
formulario es:

Am Hotel
36

Para cada habitacin podr especificar:

- Cdigo

: Este campo es un identificador de la habitacin, le recomendamos
que utilice un cdigo descriptivo para facilitar la gestin de reservas, estancias,
facturacin...
- No tratar como habitacin: Este campo se utiliza para dar crear servicios
como alquiler de salones, es decir, podemos hacer reservas, facturacin... pero
estas habitaciones no constarn en el informe de INE ni en los calculos de
habitaciones ocupadas.

- Tipo Habitacin: Este campo se utiliza para organizar las habitaciones el
tipos. Para el correcto funcionamiento de la aplicacin, es necesario que antes
de crear las habitaciones, registre los tipos de habitacin y que estos sean
asignados a las habitaciones.

- Grupo Habitacin: Este campo es opcional, pero permite agrupar las
habitaciones en grupos. Actualmente es utilizado para diferenciar las
habitaciones por color en el planning de reservas y para diferenciar el informe
de INE en funcin del grupo, es decir, imagine que dispone de 200
habitaciones de las cuales 50 estan registradas en el INE a nombre de una
empresa y el resto a nombre de otra empresa. Si no utiliza grupos, el informe
de INE incluir todas las habitaciones registradas, pero utilizando grupos,
puede emitir un informe de INE por cada grupo.

- Observaciones: Este es un campo libre donde puede incluir las caractersticas
de la habitacin.
Este datos se muestra en los selectores de habitaciones de reservas,
estancias... por tanto, rellene este campo con informacin til para que sus
empleados localicen las habitaciones de forma rpida.

Am Hotel
37
- Extensin: El campo extensin solo es necesario rellenarlo si captura
llamadas de la centralita. Su contenido debe ser un valor numrico que
relacione la habitacin de hotel con la extensin de la centralita.

- Cod. Hab. PMS: Este cdigo solo se usa si dispone de cerradura electrnica
Inhova o VingCard. Para establecer la relacin entre ambas aplicaciones,
Indique el cdigo de habitacin registrado en Inhova o VingCard.

- Pax Mximo: indica el nmero mximo de personas permitidas en la
habitacin.
Este valor es utilizado por el informe de INE (modelos H1) para mostrar
datos de ocupacin en funcin de pax.

- Planta/Zona: campo libre donde puede especificar la planta o zona en la que
se encuentra ubicada la habitacin. Este valor se usa para imprimir listados de
limpieza por planta/zona.

- Limpieza de habitaciones: Esta rejilla permite especificar aquellos empleados
que se encargarn de la limpieza de las habitaciones. En cada registro de
limpieza es necesario especificar el empleado y el periodo.
Esta seccin solo es necesario si va a utilizar el informe de parte de
limpieza

- Incidencias: Este listado permite registrar las incidencias producidas en cada
habitacin. En la siguiente imagen se muestra el aspecto de esta rejilla

donde para cada incidencia se puede registrar la fecha, la hora, la descripcin y
una columna (Fin) que indica si la incidencia ha sido solucionada.

Grupos Habitacin
Este mantenimiento permite registrar grupos de habitaciones. Estos son
utilizados para categorizar las habitaciones. En la siguiente imagen puede ver
el aspecto de este formulario

Am Hotel
38

los cuales son utilizados para diferenciar las habitaciones por color en el
planning de reservas y para poder imprimir informes de INE por grupo, es decir,
imagine que dispone de 200 habitaciones de las cuales 50 estan registradas en
el INE a nombre de una empresa y el resto a nombre de otra empresa. Si no
utiliza grupos, el informe de INE incluir todas las habitaciones registradas,
pero utilizando grupos, puede emitir un informe de INE por cada grupo.

Como puede observar la seccin de configuracin de INE es exacta a la
utilizada en la seccin de parmetros, es decir, puede especificar el cdigo
INE, la categora, la razn social, direccin...

La seccin de INE solo es necesaria si necesita imprimir informes de INE
independientes para cada grupo.
Tipos de Habitacin
Este mantenimiento permite registrar los tipos de habitacin existentes en el
hotel.

Am Hotel
39

Para cada tipo de habitacin es necesario especificar el cdigo y el tipo.

Le recomendamos que utilice como cdigo un valor descriptivo. Por
ejemplo, para habitaciones dobles el cdigo del tipo podra ser algo como DB o
HD.

Si utiliza el modulo de reservas on-line, es necesario que rellene la seccin
"Configuracin Web" donde puede especificar:

Tarifa Web: Especifica la tarifa que ser utilizada cuando un cliente reserva un
habitacin del tipo actual.

Stock Mnimo: Haga clic sobre este botn para establecer un stock mnimo
para todos los das o configurarlo por fechas. Se entiende por stock mnimo, al
nmero de habitaciones que deben quedar libres para que en la web se
considere completo. Por ejemplo, si se tienen 50 habitaciones dobles y el stock
mnimo est a 15, esto quiere decir que desde intenet se podrn reservar como
mximo 35 habitaciones. En la siguiente imagen, se muestra el aspecto de este
modulo

Am Hotel
40

Para establecer el stock mnimo puede hacer clic sobre un da concreto y
establecerlo manualmente. Si desea hacerlo por periodo, establezca la fecha
de inicio, de fin, el stock mnimo y haga clic sobre "Aplicar Stock Mnimo". Sin
embargo, si pulsa sobre "Obtener disponibles" se cargar como stock
mnimo el total de habitaciones disponibles por da.
Por ltimo, para grabar los datos haga clic sobre "Guardar"

Si ha configurado la seccin de reservas on-line, al salir de este formulario se
mostrar el siguiente mensaje:

para enviar los los cambios en los tipos de habitacin al servidor de AM-
SYSTEM, haga clic sobre "Enviar [F9]".

Esta comunicacin consiste en un peticion que Am/Hotel hace al cliente de
reservas on-line, y este a su vez, enva los datos automticamente al servidor
de Internet.

Configuracin Reservas OnLine
Apartamentos Privados
Propietarios
Am Hotel
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Este mantenimiento permite gestionar en el hotel apartamentos pertenecientes
a particulares/empresas. Estos apartamentos se pueden dar de alta como
habitaciones y en este mantenimiento hay que dar que alta a los propietarios
junto con sus habitaciones. El aspecto de este mantenimiento lo podemos ver
en la siguiente imagen:

donde podr rellenar:

1) Ficha personal

: permite establecer los datos personales del propietario
(Nombre, Nif, poblacin, pas, domicilio...)
2) Datos econmicos

: esta seccin incluye la forma de pago, la cuenta de
domiciliacin, la cuenta contable, el tipo iva, irpf ..
3) Habitaciones: esta es la parte ms importante de la ficha pues permite
establecer las habitaciones de las que es dueo el propietario de la ficha. Para
cada habitacin se indica el periodo, el tipo de contrato, un importe fijo de
comisin o un porcentaje y un campo libre donde podr aadir cualquier detalle
adicional sobre el apartamento o habitacin.

El uso de esta ficha permite gestionar apartamentos pertenecientes a
particulares, utilizar la facturacin a propietarios e imprimir el informe de
liquidacin para los propietarios.

Antes de definir los propietarios es importante registrar los tipos de contrato.

Am Hotel
42
Para el correcto funcionamiento de la facturacin a propietarios es
necesario establecer la empresa/cliente que se utilizar en las facturas de
propietarios.
Tipos de Contrato
Este mantenimiento permite dar de alto los tipos de contrato que sern
utilizados en la gestin de propietarios, gestin de hoteles (central reservas) y
los cupos. En la siguiente imagen se muestra el aspecto de este formulario:

donde se puede especificar el nombre y el tipo de comisin: un importe fijo o un
porcentaje de la facturacin.
Proveedores
En esta opcin, tenemos el mantenimiento de los proveedores que mantienen
relacin con nuestra empresa, para posteriormente usarlos en la entrada de
mercancas para Am/Tactil, o simplemente para tenerlos identificados y
localizados.

Este mantenimiento contiene campos para rellenar los datos personales del
proveedor, datos econmicos, datos del agente y lugares de recepcin.

El aspecto de este formulario es:

Am Hotel
43

Conceptos
El mantenimiento de conceptos es una de las partes fundamentales para el
correcto funcionamiento de la Am/Hotel, pues todo cargo realizado debe estar
asociado a un concepto. De forma predeterminada, en la base de datos se
registran los conceptos de Estancia, Anticipo, Abono Anticipo, Telfono y
Restaurante. El aspecto de este formulario es:

donde para cada concepto se puede especificar:

Am Hotel
44
1) Cdigo: campo alfanumrico para establecer el cdigo del concepto.
Para facilitar la gestin le recomendamos que utilice un valor descriptivo.

2) Nombre

: especifica el nombre del concepto.
3) Tipo

: este selector permite establecer el tipo de concepto, donde puede
elegir un valor entre cargo o abono.
4) Iva Incluido: Esta casilla permite indicar si estos conceptos incluyen iva de
forma predeterminada. Este valor se tiene en cuanta en el modulo de cargos.
Tenga en cuenta que al generar los cargos de una estancia, el iva incluido
se toma del tipo de tarifa aplicado.

5) Tipo Iva: Especifica el tipo de iva utilizado. La aplicacin tiene registrados 3
tipos de iva (4%, 7% y 16%). Si necesita aadir algn tipo iva o modificar
alguno de los existentes, acceda a la opcin Ficheros->Auxiliares-
>Economicos->Iva

6) Tipo Concepto: Determine si el concepto es de tipo fijo o extra. Esta tipo se
utiliza para agilizar la facturacin de clientes los cuales necesitan dos facturas:
una para la empresa que incluye los cargos de estancia y otra para el propio
cliente la cual incluye los extras. En el formulario de facturacin incluye un
selector de tipos de concepto

donde se puede elegir entre Contratados, Extras o Todos. Establecer
correctamente el tipo de concepto en cada concepto, agilizar la tarea de
facturacin a clientes de empresa.

7) Cuenta Contable: Este campo permite especificar la cuenta contable de
ventas utilizada al contabilizar.
Recuerde que si utiliza configuracin por series, esta prevalece sobre la
cuenta contable del concepto. Adems, esta cuenta solo se utiliza cuando se
contabiliza por conceptos.

8) Centro de Coste: este campo permite indicar un centro de coste diferente
para cada concepto. Este campo solo debe rellenarlo si utiliza contabilizacin
por centros de coste.
Recuerde que si utiliza configuracin por series, esta prevalece sobre el
centro de coste del concepto.

9) Agrupar al Facturar: active esta casilla para que al imprimir la factura se
agrupen los datos por conceptos, es decir, si la factura incluye 20 lneas de
estancia y activa esta casilla, al imprimir solo se mostrar una lnea con 20
unidades para la estancia.
Am Hotel
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10) Control de Acceso
a) Horario de maana y/o tarde.
: Esta seccin permite configurar el control de acceso a
travs de Am/Accesos. En la imagen anterior se ha definido el control de
acceso para el concepto Estancia, con lo cual, cada vez que se realice un
check-in se generarn accesos en funcin de:
b) Nmero de accesos: Puede elegir entre permitir accesos ilimitados o
limitarlo por cantidad o tiempo mximo autorizado.
c) Nivel de acceso: El nivel de acceso de toma del mantenimiento de
Accesos/Dependencias.
Tenga en cuenta que el cdigo de dependencia debe coincidir con el
cdigo de nivel de Am/Accesos. En la configuracin del nivel de
Am/Accesos se debe configurar los puntos de control asociados al nivel.

11) Personalizar propina: Si se ha activado el uso de propinas en los
parmetros de empresa, puede utilizar esta opcin para personalizar la propina
(porcetaje y/o propina) que se aplicar por cada concepto. Si se necesita
considerar el concepto como exento de propina, simplemente marque la opcin
"Personalizar Propina"

y establezcla como porcentaje e importe =0.

para enviar los los cambios en los conceptos al servidor de AM-SYSTEM, haga
clic sobre "Enviar [F9]".

de Internet.

Concepto Estancia
Servicios
Este modulo permite gestionar los servicios ofrecidos por el hotel de forma de
cada servicio se debe asociar a un concepto. En la siguiente imagen se
muestra el aspecto de este formulario:

Am Hotel
46

donde para cada servicio se puede especificar:

1) Cdigo: valor que identifica al servicio. Le recomendamos que utilice un
valor descriptivo.

2) Denominacin: Nombre asociado al servicio.

3) Concepto: Concepto asociado al servicio. Al aplicar el servicio, el tipo de
iva se tomar del concepto..

4) Precio: indica el precio del servicio.

5) Considerar como suplemento: Active esta casilla para que el servicio se
pueda utilizar como suplemento de gestin avanzada en reservas y estancias.

6) Incluir suplemento en parte de restaurante: Esta casilla solo se utiliza si
registra como servicio el desayuno, el almuerzo o la cena, para que al cargarlos
(fuera del regimen) sobre estancias o reservas, se tengan en cuenta en el parte
de restaurante. El significado de los cdigos es:
AD: Desayuno
MP: Desayuno y Cena
PC: Desayuno+Almuerzo+Cena,
AL: Almuerzo
CE: Cena

Estos servicios tambin se puede configurar como suplementos diarios
aplicables en reservas y estancias. Para ello rellene la seccin "Servicios
Diarios" de los parametros de empresa.
Central Reservas
Tipos de Contrato
Am Hotel
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Hoteles
Este mantenimiento activa la aplicacin en modo central de reservas, es decir,
gestionar habitaciones que pertenecen a diferentes hoteles. El definir hoteles
permite mantener un planning y una facturacin independiente para cada hotel.
En la siguiente imagen se puede ver la ficha de un hotel 4 habitaciones:

donde hay que especificar:

1) Datos del hotel

: permite establecer los datos como el nombre, cif, poblacin,
pas, domicilio...
Am Hotel
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2) Datos econmicos

: esta seccin incluye la forma de pago, la cuenta de
domiciliacin, el tipo iva, ..

3) Central de Reservas: Esta seccin permite especificar el periodo de gestin
de las habitaciones, la serie de factura, das realease, el contrato, las plazas
mnimas y mximas, el nmero de habitaciones, las temporadas y las tarifas
aplicables al hotel.
Una vez que haya rellenado el listado de tipos de temporada y despus de
guardar la ficha, debe acceder al modulo de temporadas para configurar la
temporada del hotel.
Observe que al rellenar el campo "Num Habitaciones", la rejilla inferior se
carga automticamente creando habitaciones automticamente en funcin del
periodo y el contrato establecidos.

4) Habitaciones: al igual que ocurre con los propietarios, esta es la parte ms
importante de la ficha pues permite especificar las habitaciones asociadas al
hotel. Para cada habitacin se indica el periodo, el tipo de contrato, un importe
fijo de comisin o un porcentaje, los da de realease y un campo libre donde
podr aadir cualquier detalle adicional sobre el apartamento o habitacin.
Recuerde que de forma predeterminada las habitaciones especificadas en
la rejilla sern creadas de forma automtica.

Antes de definir los hoteles es importante registrar los tipos de contrato.

Temporadas
Tipos de Temporada
Am/Hotel tarifica de forma predeterminada por tarifas y temporadas. Este
mantenimiento permite definir los tipos de temporada, es decir, podemos
registrar tipos como Alta, Media, Baja... El aspecto inicial de este formulario es:
Am Hotel
49

donde se debe especificar el cdigo, el nombre y el color que ser utilizado
para la configuracin del calendario de temporadas.


para enviar los los cambios en los tipos de temporada al servidor de AM-

de Internet.

Temporadas
El modulo de temporadas permite especificar mediante un calendario anual la
organizacin de las temporadas. El aspecto de este formulario es:

Am Hotel
50

En la seccin derecha se muestra un listado con los tipos de temporada
disponibles y el color asociado. Para asignar un tipo de temporada a un perido
de das, seleccione los das con el ratn

observe como el fondo se muestra de color azul, ahora pulse con el botn
derecho y seleccione el tipo de temporada en el men que aparece (o pulse
sobre Anular para borrar los das seleccionados)

Una vez seleccionado un tipo de temporada, el fondo de los das seleccionados
se muestra del color del tipo de temporada. Repita el proceso hasta que
termine de configurar el ao completo.
Am Hotel
51

En la parte superior de este formulario se muestra el selector de aos (de
forma predeterminada se muestra el ao actual), mediante el cual podemos
cambiar de ao y definir la temporada de otros aos. Recuerde que antes de
cambiar de ao o salir del formulario, es necesario pulsar sobre el botn
"Guardar" para almacenar los datos actuales.
Para agilizar la creacin de la temporada de un nuevo ao, puede utilizar el
botn y se cargar automticamente la temporada del ao anterior.

La configuracin de la temporada es fundamental para el correcto
funcionamiento del modulo de tarificacin, por esta razn, si al crear una
estancia o reserva el precio resultante es 0, revise que exista un tipo de
temporada para el periodo de la reserva o estancia.

Si trabaja en modo "Central de Reservas" y ha definido hoteles, puede
utilizar el selector de hoteles para configurar una temporada independiente por
cada hotel.


para enviar los los cambios en los tipos de habitacin al servidor de AM-

de Internet.

Tarifas
Tarifas por Temporada
Este formulario permite configurar los precios de las habitaciones en funcin de
tipo de tarifa, del tipo de temporada y del regimen de alojamiento (A,AD,MP y
PC). El aspecto de este formulario se muestra en la siguiente imagen:

Am Hotel
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el cual muestra dos listados:
1.- Tipos de temporada: esta listado incluye todos los tipos de temporada
registrados. Para seleccionar una temporada, basta con hacer clic encima para
que el panel derecho se muestren sus precios.
Si trabaja en modo central de reservas, solo se muestra los tipos de
temporadas asociados al hotel seleccionado (el selector de hoteles se muestra
en la parte inferior derecha).

2. Listado de precios: esta seccin contiene los precios por temporada que
usar AmHotel en las reservas/estancias. Para realizar alguna modificacin o
aadir un nuevo precio, haga clic sobre el botn inferior "Editar Precios" o
pulse F4. Cada registro contiene las siguientes columnas:
a) Cdigo: indica el cdigo del tipo de tarifa
b) Nombre: indica el nombre del tipo de tarifa. Esta columna se rellena
automticamente al seleccionar el tipo de tarifa.
c) Regimen: especifica el regimen. Como puede observar en la imagen
anterior, el tipo de tarifa doble, se repite 4 veces (una por cada regimen),
con un precio diferente para cada regimen.
d) Concepto: concepto utilizado para la generacin de los cargos que
posteriormente sern facturas. De forma predeterminada el texto incluido
en esta columna es el que se mostrar en el factura impresa. Si lo desea
puede mostrar el nombre del tipo de tarifa activando el parmetro
"Mostrar tarifa como concepto asociado".
e) Precio: Indica el precio. En la mayora de los casos el precio de la
estancia, suele ser la suma de varios conceptos, por ejemplo, una noche
en pensin completa suele incluir una parte como estancia y otra como
restaurante. Para registrar este desglose haga clic en el botn "..." de la
celda del precio y se mostrar el formulario de desglose

Am Hotel
53
f) Cargo diario: marque esta casilla cuando el precio especificado sea por
noche.

g) Cargo persona: marque esta casilla cuando el precio especificado sea
por persona.

Recuerde que despus de hacer cualquier modificacin, para guardar los
datos es necesario pulsar sobre el botn inferior "Aceptar".

Si su hotel trabaja con varias temporadas, tiene que hacer clic sobre cada tipo
de temporada y rellenar la rejilla de precios (para cada temporada).
Normalmente los tipos de tarifa configurados para una temporada son iguales
para el resto, con la nica diferencia del precio. Por esta razn, AmHotel
incluye la opcin "Copiar Tarifas", la cual permite copiar todos los tipos de
tarifa de una temporada o otra diferente.

el funcionamiento es bastante simple, basta con seleccionar el tipo de
temporada de origen, de destino y pulsar sobre "Aceptar".


para enviar los los cambios en los tarifas por temporada al servidor de AM-

Am Hotel
54
de Internet.

Si al crear una reserva o estancia, el precio generado es 0, revise que
exista una temporada para el periodo de la reserva/estancia y que el tipo de
tarifa y el regimen utilizado en la reserva/estancia esten definidos en tarifas por
temporada.

Concepto predeterminado para estancia

Tipos Tarifa
Este modulo permite dar de alta los tipos de tarifas que sern utilizados en las
reservas y estancias. Para ello active la opcin de men "Ficheros->Tarifas-
>Tipos Tarifa". En la siguiente imagen se puede ver el aspecto inicial de este
modulo

donde para cada tarifa se puede configurar las siguientes opciones:

1) Datos Generales

: esta seccin contiene los siguientes campos:
- Cdigo: valor valor alfanumrico de 4 caracteres que identifica el
tipo de tarifa.

Am Hotel
55
- Nombre: nombre descriptivo para el tipo de tarifa.

- Iva Incluido: Esta casilla indica si el precio lleva iva incluido o no.
Recuerde que este campo prevalece sobre el incluido en el
concepto

- Cuenta Contable: indique la cuenta contable de ventas que ser
utilizada al contabilizar facturas. Este campo solo es necesario
rellenarlo si contabiliza por conceptos y tipos de tarifa. El
funcionamiento es el siguiente, AmHotel toma todos los
conceptos y servicios incluidos en la factura de forma que todos
los cargos asociados a estancia se llevan a la cuenta de ventas
especificada en el tipo de tarifa. Si el tipo de tarifa no tiene cuenta
contable, amhotel intentar utilizar la cuenta contable del
concepto y en caso de no existir se utilizar la predeterminada.

Al crear tipos de tarifa debe tener en cuenta que no es
necesario crearlas en funcin de la temporada o regimen, es
decir, si trabaja con 2 tipos de temporadas en regimen de solo
alojamiento, desayuno y media pensin. Podra crear un 6 tipos
de tarifa para cubrir los posibles casos, pero con AmHotel solo es
necesario definir un tipo de tarifa en la cual se puede indicar en
que temporadas sera aplicable y los precios tanto por regimen
como por pax.

Este seccin permite configurar el periodo de validez de la tarifa, de forma que
tiene 3 posibles opciones.
2) Periodo de validez:
a) Si limitacin de tiempo: si no rellena la fecha de inicio y fin
(desmarcando la opcin "Periodo de Validez"), la aplicacin
considera que la tarifa
b) Valida a partir de una fecha: si la tarifa entra en vigor a partir de
una fecha pero no tiene fecha de caducidad, debe marcar la
opcin
no tiene restricciones de fechas
"Periodo de Validez", rellenar la fecha de inicio y no
marcar la opcin
c) Validez por periodo: en este caso la validez se puede
configurar rellenado el campo
"Fin"
fecha de inicio y fecha de fin.
Recuerde que para rellenar la fecha de fin es necesario
marcar previamente el campo "Fin"
De forma predeterminada al crear una nueva tarifa se configura sin
limitacin de tiempo.

3) Cargo por persona:
Esta opcin permite configurar si los precios de las tarifas son por persona o
no.

Am Hotel
56
Si marca esta opcin y la de tarificacin de adultos detallada, puede
especificar el precio para cada uno de los adultos.
La opcin predeterminada es

"No"

4) Cargo por da:
Utilice esta opcin para generar cargos en funcin de las noches de estancia.
Dispone de 3 posibles opciones:
a) Cargo diario: esta opcin hacer que se genere un cargo por
cada noche de estancia.
b) Paquete de X Noches: esta opcin es igual a la anterior solo
que limita el nmero de noches de la reserva/estancia. Si
marca esta casilla, es obligatorio que rellene el nmero de noches
del paquete.
c) Sin cargo diario: por ltimo, esta opcin solo generar un cargo
independientemente del nmero de noches de la reserva o
estancia

"Diario"
Esta opcin permite configurar como se tarifica si por personas o por
dormitorios. Si dispone de un apartamente en el cual alquila dormitorios,
marque la opcin
5) Habitacin/Apartamento:
"Apartamento", en otro caso marque

"Habitacin"

"Habitacin"

6) Regimenes Permitidos:
Esta seccin consta de 5 opciones que permiten configurar que regimenes
estan permitidos en la tarifa actual. Recuerde que para cada uno de los
regimenes seleccionados podr especificar el precio en la solapa "Precios
Grupos" y en

"Precios Da"
De forma predeterminada todos los regimenes esta permitidos

7) Estado:
Esta seccin indica el estado de la tarifa, puede utilizar el selector "Estado"

para anular la tarifa e indicar el motivo de la anulacin.
Recuerde que al anular una tarifa, esta dejar de esta disponible hasta que
vuelva ser activada.

8) Tarifa Web:
Am Hotel
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Si dispone del modulo de reservas web, debe marcar la casilla "Tarifa Web"
en aquellas tarifas que desee utilizar en Internet. De forma predeterminada el
nombre de la tarifa en internet es el mismo que el nombre en el hotel. Si desea
utilizar un nombre diferente en Internet, rellene el campo "Titulo", y por ltimo
el campo "Descripcin"

para incluir una descripcin de la tarifa.

En la seccin inferior aparecen una serie de solapas para completar la
configuracin de la tarifa. Las principales son:

1) Otros Datos:

Esta solapa consta de una serie de campos que le ayudarn a ampliar la
configuracin de la tarifa. A continuacin, se detallan las diferentes opciones:

a) Limitar Pax: utilice los 3 campos para limitar el nmero de
adultos (Mnimo y Mximo) y el de nios. Si la tarifa es para
apartamentos, se activa el campo "Num Dormitorios", que permite
restringir el nmero de apartamentos para el que la tarifa ser
compatible.

b) Restricciones Nmero Noches: los dos campos de esta
seccin permiten limitar el nmero de noches mnimo y mximo
para la tarifa actual. Si solo desea limitar el mnimo, deje vaco el
campo mximo
Si ha marcado la opcin de tarificacin diaria por paquete de X
Noches, esta seccin queda bloqueada y limitada al nmero de
noches del paquete.

c) Descuento Reserva Anticipada: si necesita aplicar un
descuento para reservas anticipadas, puede marcar la casilla
"Descuento reserva anticipada" y rellenar el campo "Das
antelacin" y "Descuento". Si la fecha de entrada de la
reserva supera los das de antelacin especificados, am/hotel
aplicar el descuento

Am Hotel
58
d) Das de la Semana:

utilice las casillas de esta seccin, para
limitar los das de la semana en los que la tarifa es aplicable. De
forma predeterminada, todos los das de la semana estan
permitidos.
Si en el periodo de la reserva/estancia existen das que no
estan permitidos por la tarifa, el sistema aplicara la tarifa
alternativa

y en caso de no existe aplicar precio 0.
Esta seccin es la que permitir detallar el precio por adulto a
nivel general o detallarlo para cada uno de los adultos y nios.
Para configurarlo debe indicar si los acompaantes utilizan el
mismo precio que el adulto principal o si por el contrario es
necesario especificar el precio de cada acompaante.
e) Tarificacin Acompaantes:

Si ha marcado la opcin de cargo por persona y tarificacin de
acompaantes detallado, el sistema permitir indicar el precio
para cada nmero de pax posible. Por ejemplo, imagine que esta
configurando una tarifa doble en la que permite como mnimo 1
adulto, como mximo 2 y 1 nio mximo. El sistema permite
detallar el precio para el primer adulto, para el segundo y para el
primer nio.

Esta opcin solo es valida si la es por persona.

Si necesita que los precios de la estancia de los nios se
puedan detallar por edades, active la opcin "Precios por
Edades". Recuerde, que si activa esta opcin es necesario
configurar los rangos de edades en la seccin "Tarifas para nios"
f) Restricciones Entrada
Por ltimo, tambin se puede configurar el
: estas restricciones permiten configurar
el da de la semana de entrada y el da del mes de entrada. Por
ejemplo, en una tarifa de fin de semana, puede establecer que el
da de la semana de entrada es el Viernes. De esta forma, esta
tarifa solo se ofrece cuando la reserva tiene como da de entrada
un viernes.
release, es decir, el
nmero de das de antelacin con el que debe hacer una reserva
para que esta sea aceptada.
Si no desea restricciones de entrada, debe dejar el campo
correspondiente vaco.

g) Tarifa Alternativa:

esta campo permite configurar una tarifa
alternativa de forma que est, se aplica cuando la
reserva/estancia incumple las limitaciones de la tarifa general.
h) Concepto: Indica el concepto que Am/Hotel utilizar para
generar los cargos de la reserva/estancia. De forma
Am Hotel
59
predeterminada este campo toma el valor del parmetro general
"Concepto Estancia"

i) Temporadas: en la parte inferior se muestra un listado con
todas las temporadas existentes en la aplicacin, marque
aquellas temporadas en las que la tarifa actual ser aplicable.
De forma predeterminada todas temporadas son marcadas
como compatibles para la tarifa.
Cada temporada que es marcada, genera un grupo de tarifa,
de forma que los precios se configuran o por grupos o por
das

.
2)
La rejilla de precios incluida en esta solapa es una de las secciones ms
importantes de la tarifa
Precios Grupos

pues permite configurar los precios de la tarifa en funcin de:
1) Grupo: de forma predeterminada cada temporada es
registrada como un grupo de tarifa, aunque si lo desea puede
aadir tantos grupos como sea necesario, especificando para ello
la fecha de inicio y de fin del grupo. En la imagen siguiente se
puede observar como hay 3 grupos de tipo temporada y otro
grupo manual que hemos denominado "Semana Santa" (observe
como este tiene definido un periodo de fechas)
2) Pax: Si la tarifa es por persona y adems ha configurado
detallar el precios de los acompaantes, podr especificar un
precio para cada uno de los adultos y nios permitidos por la
tarifa. En la imagen anterior se puede ver como para cada grupo
se puede especificar el precio del 1,2 y 3 adulto y para el 1
Nio. Si en su caso el precio es el mismo para todos los
acompaantes, marque la opcin "Igual al principal" en la
seccin"Tarificacin Acompaantes". En este caso el aspecto de
la rejilla de precios es:

Am Hotel
60

3) Regimen: como puede observar en las imagenes, cada
regimen est representado por una columna, dependiendo de los
regimenes permitidos por la tarifa se activarn/desactivarn las
columnas correspondientes. En el imagen anterior se puede ver
como esta admitidos los todos regimenes excepto "Todo
Incluido".

4) Rango de Edades: esta funcionalidad solo se puede utilizar
para detallar los precios de los nios por rango de edades, y solo
esta activa, si la tarifa se configura como "cargo por persona" y
"Precios por edades". En la siguiente imagen se puede ver el
aspecto de la rejilla de precios

Como puede observar en la imagen anterior, para el periodo de
temporada alta, se pude especificar el precio del adulto, y el
precio de nio en 3 rangos de edades (0-2,3-8 y 9-12). Los
rangos de edades se puede configurar en la seccin de "Tarifa
para nios"
Para rellenar el precio se puede hacer de dos formas:
1) General: en este modo simplemente debe hacer clic sobre la
celda correspondiente y teclear el precio.
2) Detalle Produccin: este modo permite registrar el precio
detallado la produccin, es decir, si es una tarifa para desayuno,
hay que especificar que importe es de estancia y cual de
restaurante. Para ello, haga clic sobre la celda correspondiente y
observe como aparece un pequeo botn con puntos
suspensivos , haga clic sobre el para acceder al
formulario de detalle de produccin. Con el fin de distinguir los
precios que tiene desglose de los que no, la aplicacin mostrar
en color verde aquellos precios que incluyen desglose
de produccin.
Si hay dos grupos uno asociado a temporada y otro definido manualmente
mediante fechas, el grupo manual tiene prioridad sobre del grupo de
temporada.

Am Hotel
61
Hasta ahora solo se ha explicado la configuracin bsica de la tarifa. Para
acceder a todas las opciones del tipo de tarifa debe hacer clic sobre el botn
"Op. Avanz." y el sistema le mostrar las siguientes secciones:

1) Grupos:
Los grupos son generados de forma automtica al asignar temporadas al tipo
de tarifa, aunque tambin puede aadir los grupos que necesite.

Para cada grupo debe especificar:
a) Descripcin: en esta columna puede introducir una
descripcin libre del grupo. En el caso de un grupo asociado a
una temporada, la descripcin predeterminada es el nombre del
tipo de temporada.
b) Temporada: si el grupo esta asociado a un tipo de temporada,
esta columna contiene el nombre del tipo temporada. Si es un
grupo manual esta columna estar vaca.
c) Fecha Inicio: fecha de inicio para el grupo. Esta columna
solo tiene uso cuando el grupo es manual.
d) Fecha Fin: fecha de fin del grupo. Esta columna solo tiene
uso cuando el grupo es manual.
e) Min Noches: aunque en la tarifa se puede especificar el
nmero mnimo de noches permitidos, en el grupo este lmite se
puede redefinir teniendo prioridad este valor sobre el general.
f) Mx Noches: al igual que ocurre con el campo anterior, el valor
de noches mxima se puede redefinir para cada grupo.
g) Das Semana: utilice este campo para detallar los das de las
semana en los cuales la tarifa es valida. Para rellenar los das
haga clic sobre la celda, y a continuacin haga clic sobre el botn
de puntos suspensivos. En el formulario que aparece marque los
das de la semana compatible con el grupo.
Am Hotel
62

h) Da Semana Entrada: indica el da de la semana permitido
para la entrada del cliente. Si no desea restringir el da de
entrada, deje esta campo vaco.
i) Da Mes Entrada: indica el da del mes de entrada.
j) Release:
Por defecto los grupos, tiene los mismos lmites que los enerales de la tarifa,
aunque puede redefinirlos de forma que los limites de los grupos tienen
prioridad sobre los generales.
indica el periodo de antelacin necesario para poder
registrar una reserva.

2) Precios Da:

anteriormente los precios se han definido por grupos, pero en
caso necesario los precios tambin se pueden configurar por das. Al acceder a
esta seccin, y de forma automtica los precios por da se calculan en funcin
de los grupos. En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de esta seccin.

En la parte superior hay 3 filtros:
a) Fecha: representa la fecha de inicio para mostrar los precios
por da. El valor predeterminado es la fecha actual.
b) Das:permite especificar el nmero de das a mostrar. El
valor predeterminado es 7.
c) Modo: Hay dos modos de ver los precios por da, el modo
completo permite los precios en funcin del pax, para todos los
regimenes y por fechas. El segundo modo es por regimen, en el
cual los precios se muestran por pax y fecha (para un regimen
concreto). Al utilizar esta segunda forma el nmero de das
predeterminado es 30.En la siguiente imagen se puede ver el
aspecto de esta seccin en modo regimen

para "Solo
Alojamiento"
Am Hotel
63

En la parte interior hay 3 botones, el botn siguiente y anterior permite
mostrar periodos posteriores o anteriores al actual, de forma que cada periodo
es del nmero das indica en el campo "Das".Por ltimo, el botn guardar

,
permite almacenar los cambios de precios realizados.
La modificacin de un precio se realiza haciendo clic sobre la celda
correspondiente y escribiendo el nuevo precio. Si el precio consta de varios
conceptos y quiere configurarlo, haga clic sobre una celda, y a continuacin
haga clic sobre el botn para detallar el desglose de produccin

Hay que tener en cuenta que los precios por da tiene prioridad sobre los
precios por grupo.
Cada vez que modifique un precio, este queda marcado en color amarillo,
para indicar que es un precio especifico.
Despus de realizar alguna modificacin el botn Guardar se activar de
forma automtica.
Recuerde que al pulsar sobre Anterior o Siguiente

, el sistema guardar los
cambios pendientes de forma automtica
3) Clientes:

a continuacin, vamos a explicar el funcionamiento de las
restricciones por cliente. De forma predeterminada al crear una nueva tarifa
est se configura para que ser aplicable a todos los clientes, empresas,
agencias o touroperadores.

En la parte izquierda hay 3 opciones para configurar el comportamiento de
cada grupo:
Am Hotel
64
a) No aplicable: marque esta opcin para que la tarifa no sea
compatible con el grupo seleccionado.
b) Todos: al marcar la opcin Todos la tarifa es valida para todos
clientes del grupo.
c) Seleccin: esta ltima opcin permite seleccionar que
subconjunto de clientes ser validos para la tarifa. Para ello, haga
clic sobre la opcin Seleccin
Observe como al marcar cada una de las opciones o seleccionarlos
manualmente, estos se aaden automticamente al listado de la parte derecha.
Por ejemplo, en la imagen anterior podemos ver como la tarifa es compatible
para todos los clientes con 0% de descuento, para todas las agencias con un
20% de descuento y por ltimo para todos los reservadores con un 20% de dto.
Como puede observar este listado permite especificar un % de dto para cada
grupo de clientes o para un cliente en particular.
, y a continuacin haga clic sobre el
botn de seleccin para marcar los clientes.
Recuerde si especifica un dto por este medio, est tiene prioridad sobre el
descuento por tipo de cliente indicado en su ficha

4) Ofertas Asociadas: esta seccin permite configurar las ofertas compatibles
con la tarifa actual, indicando para cada una el grupo de tarifa. De esta forma si
dispone de varios grupos de tarifa, puede restringir en que grupos (temporadas
o periodos especficos) es aplicable la oferta. En la siguiente imagen se puede
ver un ejemplo de aplicacin de una oferta sobre un grupo.

5) Servicios Incluidos: Esta seccin permite configurar paquetes en los que
adems de la estancia y el regimen, se puedan ofrecer otro tipo de servicios.

Am Hotel
65
Para cada servicio debe especificar el nombre, el nmero de unidades, el
descuento, indicar si el servicio se cargar por cada una de las noches de la
reserva/estancia y/o por cada adulto, establecer el mximo de das por estancia
y el periodo de aplicacin.
Cuando se marca la opcin Pax, el campo unidades no se tiene en cuenta.
El impuesto de turismo se debe configurar estableciendolo como servicio
incluido. Ms detalles sobre la configuracin de impuesto de turismo

6) Descuentos:

para cada tarifa puede configurar descuentos por periodos de
tiempo. La siguiente imagen muestra un ejemplo de un descuento del 15% que
se aplica si la reserva/estancia va desde 20 a 45 noches.

Para cada descuento debe especificar el grupo, el nmero de noches mnimas,
el mximo de noches y por ltimo el descuento.

7) Calendario:

este calendario muestra los das en los que la tarifa es
aplicable.

8) Tipos/Grupos Habitaciones:

esta ltima seccin permite especificar que
tipos de habitacin y grupos de habitacin pueden aplicarse a la tarifa actual.
Am Hotel
66

Tanto para los tipos de habitacin como para los grupos de habitacin, de
especificar el tipo de permiso:
a) Automtico: este es el permiso por defecto, e indica que el
tipo de habitacin/grupo esta autorizado para la tarifa.
b) Denegado: esta opcin bloquea el tipo de habitacin/grupo
para la tarifa.
c) Excepcin:
Para los tipos de habitacin, dispone de la columna "Predeterminado" que
permite especificar que tipo de habitacin es el predeterminado.
este permiso indica que solo debe aplicarse de
forma excepcional. Al aplicarlo sobre una reserva/estancia, el
sistema pedir confirmacin.
Si la tarifa
es compatible con la web, este valor permite seleccionar que fotografas estan
asociadas a la tarifa actual.

De forma predeterminada, todos los tipos de habitacin y grupos se
configuran como automticos.


para enviar los los cambios en los tipos de tarifa al servidor de AM-SYSTEM,
haga clic sobre "Enviar [F9]".

de Internet.

Am Hotel
67
Moneda
Ofertas
Adicionalmente a la configuracin de precios por tipos de tarifa y por tipo de
temporada, AmHotel incluye un modulo para registrar ofertas. El aspecto de
este formulario es:

donde se incluyen los siguientes campos:

1) Cdigo

: cdigo numrico para identificar la oferta. Es cdigo se genera
automticamente.
2) Nombre

: descripcin de la oferta
3) Das de la semana: Esta seccin consta de 7 casillas mediante los cuales
puede especificar a que das de la semana se aplica la oferta.
Si la oferta solo se aplica el viernes y el sbado, y se crea una reserva
(asociada a oferta) desde el martes al domingo, para las noches del
martes,mircoles y jueves AmHotel utiliza los precios definidos en tarifas por
temporada, y por el viernes y el sbado el precio definido en la oferta.

4) Tipo de Oferta

: seleccione el tipo de oferta, de forma predeterminada el tipo
de oferta es la estandar, mediante la cual la oferta se basa en un descuento o
importe fijo. Por otro lado la oferta regalo permite crear ofertas del tipo 7x6,
donde por cada 7 noches se regala una.
Am Hotel
68
5) Web: esta casilla marca la oferta como disponible en la web. Esta opcin
solo esta disponible si tiene contratado y configurado el servicio de reservas
online.

6) Cliente

: Esta campo permite filtrar el objetivo de la oferta, se puede escoger
entre Clientes, Empresas, Agencias, TourOperadores o Todos. Si
selecciona Agencias, y no selecciona una concreta, la oferta se aplicar a
todas las agencias, si por el contrario selecciona una agencia concreata, la
oferta solo se podr aplicar a reservas/estancias cuyo cliente a factura coincida
con el de la agencia.
7) Periodo

: esta seccin consta del periodo de validez de la oferta, donde podr
especificar la fecha de inicio y fin.
8) Regimen

: especifique el regimen al que se aplicar la oferta.
9) Mnimo nmero de das: este campo indica que la oferta solo es aplicable a
reservas/estancias con un nmero de noches igual o superior al indicado el
este campo. Si el valor es 0, la aplicacin no tendr en cuenta el nmero
de noches.

10) Tipo de Tarifa

: permite establecer el tipo de tarifa sobre la que se aplicar
la oferta. Si no especifica un tipo de tarifa, la oferta podr ser aplicada a
cualquier tipo de tarifa.
11) Precio Adulto/Nio: Esta seccin permite configurar el precio en como un
importe fijo o a un descuento (en base al precio de tarifa por temporada)
Tiene que tener en cuenta que los descuentos no son acumulativos, es
decir, si el cliente tiene un descuento por tipo de cliente y la oferta tiene otro, se
tendr en cuenta solo el de la oferta.

12) Cargo Diario

: marque esta casilla para que Am/Hotel genere un cargo por
cada noche.
13) Cargo por Persona

: marque esta casilla para que Am/Hotel genere un
cargo por cada alojado.
14) Observaciones

: campo te texto libre donde podr especificar cualquier
detalle adicional de la reserva.
15) Listado de precios en tarifas por temporada: puesto que una oferta se
puede registrar como un descuento sobre tarifa por temporada, en la parte
derecha de este modulo, se muestra un listado con todas las tarifas por
temporada que se ven afectadas por la oferta (se tiene en cuenta el periodo, el
tipo de tarifa y el regimen). Este listado es meramente informativo, y le
ayudar a decidir el descuento y a determinar a que tarifas afectar.
Am Hotel
69
Recuerde que las ofertas no se aplican automticamente a las
reservas/estancias, para ello tiene que hacer clic sobre el botn de
modulo de reservas o estancias.


para enviar los cambios en las ofertas web, al servidor de AM-SYSTEM, haga
clic sobre "Enviar [F9]".

de Internet.

Descuento para nios
Tarifas por Tipo de Habitacin
El modulo de tarifas por tipo de habitacin permite especificar en un planning
quincenal un precio por cada tipo de habitacin, cada da y regimen. El aspecto
de este formulario es:

Am Hotel
70

Este modulo de tarificacin no es accesible de forma predeterminada, para
ello es necesario activar el parmetro "Usar tarifas tipos habitacin". Mediante

donde se incluyen los siguientes filtros:
- Mes, Ao y Quincena
-
: estos 3 campos permite definir el periodo de fechas a
mostrar. De forma predeterminada se muestra la quincena incluida en la fecha
actual.
Filtro de regimen
-
: esta seccin consta de 4 casillas para filtrar por cada uno
de los regimenes de alojamiento.
Tipo Habitacin

: el selector de tipo habitacin permite mostrar solo el tipo de
habitacin seleccionado.
En la parte inferior se muestra una serie de botones para mostrar la quincena
anterior, la siguiente, imprimir el planning, actualizar los precios y por ltimo
una opcin para salir.

Una vez configurados los filtros segn sus necesidades, llega la hora de
establecer los precios, para ello seleccione una fila (segn tipo habitacin y
regimen) y arrastre el ratn por las columnas (das). Observe como el fondo
seleccionado pasa a color azul

Am Hotel
71

ahora haga clic con el botn derecho, y se mostrar el men de opciones
donde debe seleccionar la opcin "Establecer Precios"

Como su propio nombre indica, la opcin "Borrar Precios" anula los
precios registrados en el periodo seleccionado.

en la imagen anterior se muestra el formulario para grabar precios donde se
pueden rellenar los siguientes campos:
- Fecha de inicio y de fin

: estos campos permiten establecer el periodo al que
se aplicar el precio
- Regimen

: indica el regimen al que se asociar el precio establecido.
- Tipo Habitacin: indica el tipo de habitacin al que se asociar el precio
establecido. Este campo junto con los 2 anteriores se rellenan
automticamente con en funcin de la seleccin realizada en el planning de
precios anterior.
Am Hotel
72

- Concepto: esta campo permite establecer el concepto que ser utilizado para
generar los cargos pendientes. De forma predeterminada esta campo se
rellena con el concepto predeterminado especificado en los parmetros de
empresa.

- Precio: indica el precio. Recuerde que el tipo de iva a aplicar depende del
concepto establecido y que este esta incluido o no dependiendo del tipo de
tarifa.

- Desglose para produccin: Si el precio incluye partidas de varios conceptos,
puede utilizar el botn "Desglose de produccin" , para detallar el precio de
la estancia.

- Cargo por Persona

: marque esta casilla si el precio establecido es por
persona alojada.

Am Hotel
73

para enviar los los cambios en los tarifas por temporada al servidor de AM-

de Internet.

Tarifa Pactada/Personalizada
Este modulo de tarificacin permite definir el precio de una reserva/estancia de
forma manual. Le recomendamos que use esta opcin solo para casos
excepciones. Los precios habituales debe reflejarlos en tarifas por temporada o
en tarifas por tipos de habitacin. El aspecto de este modulo es:

Am Hotel
74

el cual incluye las siguientes secciones:

a) Descripcin Tarifa por temporada: En la parte superior se incluye una banda
amarilla que muestra el precio de referencia en base a las tarifas por
temporada, como podemos ver en la imagen, se muestra el tipo de temporada,
el precio y un texto que indica si el precio es noche y/o por persona. Esta
informacin le ayudar a decidir el precio y/o descuento a aplicar.
Si el cliente a facturar perteneciese a un tipo de cliente con descuento,
dicho descuento ser incluido en la descripcin.
Recuerde que este precio es meramente informativo, el precio final depende
del valor especificado en precio adulto y precio nio.

b) Datos de la Reserva/Estancia

: justo debajo de la seccin anterior, se
muestra un resumen de la reserva/estancia, el cual incluye el nmero de
habitacin, la fecha de entrada y salida, el nmero de noches, el regimen, el
pax y el tipo de tarifa. Como podr observar, todos los datos son fijos a
excepcin del tipo de tarifa, la cual puede modificarla actualizndose
inmediatamente el precio en la banda informativa.
c) Definicin del nuevo precio: esta es la seccin principal de este modulo,
contiene 2 secciones, una para especificar el precio del adulto y otra para
indicar el precio del nio. En ambas, hay una caja de texto para especificar el
Am Hotel
75
precio y otra para el descuento. Al rellenar estas casillas tiene que tener en
cuenta:

- Si desmarca la casilla "Importe" y marca "Descuento": se tomar el
precio de la tarifa por temporada (Lo puede consulta en la banda amarilla)
- Si marca "Importe" y desmarca "Descuento": se tomar el precio
indicado en importe.
- Si marca ambas opciones: se tomar el precio indicado en importe y se
le aplicar el descuento especificado.

Para completar la tarifa pactada, debe indicar si el precio lleva impuestos
incluidos (IVA, IGIC...), si es por noche (Cargo Diario) y si es por persona
(Cargo Pax)

Si necesita desglosar el precio para el informe de produccin, pude hacer
clic sobre y detallar el importe por concepto y/o servicio.

d) Opciones

: En la parte inferior se muestra una barra con las siguientes
opciones:

Toma los precios y descuentos de la
tarifa pactada y los asigna a la
reserva/estancia.

Anula la tarifa pactada asociada a la
reserva/estancia. Esto provoca que
el precio se recalcule teniendo en
cuenta el resto de opciones de
tarificacin. Haga clic aqu, para ms
detalles sobre orden de preferencia
en tarificacin.

En funcin datos datos registrados
en la tarifa pactada, Am/Hotel realiza
un calculo del precio total de la
estancia (impuestos incluidos) y lo
muestra en color azul en el display
de precios.

Cierra este formulario sin realizar
ningn cambio.

PARMETROS RELACIONADOS
Concepto Estancia
Iva Incluido por defecto
Descuento a nios
Iva incluido, cargo diario y cargo por persona en tarifa pactada

Tarifas por Tramos
Am Hotel
76
El modulo de tarificacin por tramos permite que las condiciones de tarifa sean
configurables por noches. Por ejemplo, si tenemos una reserva de 10 noches,
se puede configurar que las 3 primeras noches utilicen Tarifa Pactada en PC,
las 2 siguientes una oferta en MP y las ltimas noches una tarifa pactada en
Solo Alojamiento. En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de este
modulo:

el cual se divide en 2 secciones:

- Listado de tramos

: En la parte superior se encuentra la rejilla de tramos donde
en caso necesario podr variar las condiciones de tarifa diferentes para cada
noche. Para cada tramo aadido se debe configurar:
Fecha de Inicio y Fin: Estos campos representan el periodo de tramo.
Recuerde que dicho periodo debe estar incluido dentro del periodo de la
reserva/estancia.
En el ejemplo anterior el primer tramo comprende del da 03/02 al 08/02,
esto indica que este tramo incluye las noches 5 noches (3,4,5,6,7)

Tipo Tarifa: Esta columna indica el tipo de tarifa asociado al tramo.

Tipo de Tarificacin: Hay 3 opciones disponibles para configurar el tipo
de tarificacin: Tarifas por Temporada, Tarifa Pactada y Oferta

Datos sobre Tarifa: El valor de esta columna varia dependiendo del tipo
de tarificacin.
a) Tarifa por Temporada: el valor de esta columna se rellena
automticamente con el nombre del tipo de tarifa.
Am Hotel
77
b) Tarifa por Pactada: esta columna contiene el precio y el
descuento.
c) Oferta: muestra el nombre de la oferta.

Regimen: indica el regimen de alojamiento del tramo.

Comida de Entrada: si el regimen de alojamiento es Media Pensin o
Pensin Completa puede utilizar esta columna para indicar el tipo de
comida que utilizar el cliente en la fecha de inicio del tramo.

Observaciones: valor libre donde podr especificar cualquier dato
adicional al tramo.

Recuerde que puede aadir tantos tramos como necesite, lo nico que tiene
que tener en cuenta es que los tramos no pueden contener das duplicados.
Si dentro del periodo de la reserva/estancia hay noches que no han sido
configuradas, el sistema tomar de forma automtica el precio de la tarifa por
temporada.

- Visor grfico de tramos

: Para cada tramo definido en la rejilla anterior, se
muestra un bloque de color con el resumen del tramo y el precio total de dicho
tramo. Como podr observar en la imagen anterior cada bloque se muestra de
un color diferente siguiendo el siguiente patrn:
Tarifa Pactada: Color amarillo
Tarifa Temporada: Color verde
Oferta: Color azul
No Definido: color blanco

Para aadir un tramo puede rellenarlo de forma manual en la rejilla o utilizar el
visor grfico haciendo clic sobre el da de inicio y arrastrando el ratn hasta el
da de fin, amhotel aadir un registro a la rejilla basado en tarifa por
temporada y con el tipo de tarifa utilizado en la reserva/estancia.

Orden de preferencia en tarifas
AmHotel permite que el precio final por noche de una habitacin se puedan
gestionar por:

- Tarifas por Temporada

- Descuentos por tipos de cliente

- Ofertas

- Tarifa Pactada

Am Hotel
78
- Tarifas por Cupo

- Tarifas por tipo habitacin

- Tarifas por Tramos

donde el orden de preferencia es:

1) Tarifas por tipos de habitacin

: La aplicacin de esta tarificacin es manual,
es decir, si define tarifas por temporada y por tipos de habitacin, estas
ltimas solo se aplicarn si en la reserva o recepcin se marca la opcin Usar
Tarifa Tipo Habitacin (Junto al campo Tipo Tarifa)
2) Tarifas por tramos: las tarifas por tramos se pueden establecer
manualmente en la solapa "Tarificacin por Tramos" de las
reservas/estancias, y permiten fragmentar el tipo de tarificacin por periodos de
tiempo, es decir, si una estancia es de 9 noches, se puede establecer que las 4
primeras noches utilicen tarifa pactada, las 2 siguientes con tarifa por
temporada y as sucesivamente hasta completar el total de noches de la
estancia. Dentro de cada tramo, los tipos de tarificacin disponibles son Tarifa
Pactada, Ofertas y Tarifas Temporada.
Si utiliza tarifa por tramos pero deja noches sin configurar, se intentar
aplicar precios por cupo, descuentos por tipo de cliente o tarifas por temporada.

3) Tarifa Pactada: esta tarificacin permite especificar el precio o el descuento
de forma manual.
Este tipo de tarifa debe usarme con sumo cuidado pues la responsabilidad
del precio final depende del usuario.

4) Ofertas: Para usar ofertas es necesario definirlas previamente a travs del
modulo de ofertas.
Las ofertas no se aplican automticamente, es decir, hay que indicar que
oferta aplicar en cada reserva/estancia.

5) Cupo: si el cliente a facturar de la reserva/estancia tiene asociado un cupo,
se aplicar de forma automtica la tarificacin asociada al cupo.
El cupo permite trabajar con un dto. sobre tarifa por temporada o
especificando los precios por temporada y tarifa para la agencia/touroperador.
Para ms detalles sobre la configuracin del cupo, haga clic aqu

6) Descuento por tipo de cliente: en las fichas de clientes, empresas, agencias
y touroperadores existe un campo para indicar el tipo de cliente, a partir del
cual obtener un descuento.
Recuerde que este descuento se aplica de forma automtica, y se toma
como cliente de referencia al especificado en el campo Cliente a Facturar de
la estancia/reserva.

Am Hotel
79
7) Tarifa por temporada: Este es el tipo de tarificacin por defecto, permitiendo
especificar precios en funcin de los tipos de tarifa, de los tipos de temporada y
del regimen de alojamiento.

Tiene que tener en cuenta:

- Una vez que se utiliza unos de los tipos anteriores, el resto son descartados,
es decir, si en una reserva especifica una oferta y tarifa pactada, como la tarifa
pactada tiene preferencia sobre la oferta, se usar los precios y/o descuentos
especificados en la tarifa pactada.

- AmHotel calcula el orden de preferencia para cada noche de estancia: si la
estancia es de 10 noches y se aplica una oferta con cargo diario activado,
para cada una de las noches se intentar aplicar la oferta, pero como la oferta
se puede configurar para que solo sea valida X das de la semana. En caso de
no poder aplicar la oferta, se buscar precios por cupo (si existen), descuento
por el tipo de cliente y por ltimo en tarifas por temporada.

- Si no se encuentra un tipo de tarificacin compatible con la reserva o
estancia, el precio a aplicar es 0.

- Los precios se recalculan cada vez que realiza una modificacin en la reserva
o estancia. Si necesita cambiar este compartamiento hay que configurarlo en
los parametros de empresa

- Los descuentos no son acumulativos: si en una reserva se va a aplicar un dto
del 10% por una oferta y el cliente pertenece a un tipo con un 5%, el
descuento que se utilizar es el 10% de la oferta (tiene preferencia sobre el tipo
de cliente).

Cupos
Cupo
Este modulo permite gestionar el cupo contratado con agencias de manera que
el precio se puede definir como un descuento sobre las tarifas del hotel o
especificar los precios en tarifas por temporada. El aspecto de este modulo lo
podemos ver en la siguiente imagen:

Am Hotel
80

donde podemos ver un cupo que utiliza las temporadas y tarifas generales
(Tarifas por temporada) del hotel. Para cada cupo se puede configurar:

- Tipo tarificacin

: marque la casilla "Utilizar temporadas y tarifas generales"
para que el precio del cupo se base en un descuento sobre la tarifa temporada
general. Si por el contrario, la agencia trabaja con una temporada diferente o
con precios especficos desmarque esta casilla.
Observe como al marcar/desmarcar esta casilla se muestra/oculta la
columna "Dto. A" de la rejilla "Detalle Habitaciones Cupo"

- Agencia

: Indique la agencia a la que desea asociar este cupo.
- Contrato: rellene el tipo de contrato que utilizar este cupo.

- Periodo de validez del cupo

: Rellene la fecha de inicio y fin para establecer el
periodo de validez del cupo.
- Serie de Facturacin: rellene este campo si desea que al facturar a la agencia
de este cupo, se utilice una serie de factura especifica.
Recuerde que utilizar una serie de factura diferente, implica que llevar una
numeracin independiente.

- Das de Release predeterminados: El release es el mnimo das de antelacin
para aceptar una reserva. Si este es de 3 das, indica que el sistema solo
aceptar reservas cuya fecha de entrada sea de 3 das de antelacin.
Este es el valor predeterminado, si lo necesita puede cambiar el release
para cada tipo de habitacin o por periodos de tiempo.

Am Hotel
81
- Detalle de habitaciones: Esta es la seccin donde se especifica el nmero de
habitaciones de cada tipo incluida en el cupo. Para cada registro de detalle de
cupo hay que indicar:
a) Fecha Inicio, Fecha Fin: establece el periodo. Este no tiene porque
coincidir con el general, pero si debe estar dentro de l.

b) Das: permite establecer los das de la semana que son validos para el
cupo. Por ejemplo, si tenemos un cupo con una agencia para la noche de
viernes y del sbado. Si registramos una reserva de toda la semana, los
das lunes, martes, mircoles, jueves y domingo se utilizar el precio de
tarifa por temporada del hote, mientras que la noche del viernes y del
sbado se utilizara el precio o descuento asociado a la agencia. Como
podr observar en la imagen anterior, esta casilla muestra las iniciales de
los das de la semana, pero para establecerlos, utilice el botn "..." para
mostrar el formulario de seleccin de das

donde puede marcar los das validos para el cupo.

c) Das Release: esta columna se rellena automticamente con el
realease general, pero puede modificarlo segn sus necesidades. El
release es el mnimo das de antelacin para aceptar una reserva.

d) Tipo Habitacin: Indica el tipo de habitacin que se utilizar para el
cupo.

e) Unidades: establece el nmero de habitaciones incluidas en el cupo.
Por ejemplo, si lo establece a 3, esto indica que la agencia nos podr
reservar hasta un mximo de 3 habitaciones por da.

f) Venta Libre: active esta casilla para habilitar la venta libre, esto permite
que si la reserva de la agencia cumple el realese y hay habitacin libre,
esta podra asignarse al cupo.

g) Aviso Mnimo: esta columna solo tiene utilidad si se trabaja con venta
libre, de forma que el sistema le avisar cuando el nmero de
habitaciones sea igual o inferior al especificado en esta columna.
Recuerde que a la hora de hacer la reserva, el sistema solo avisa
permitiendole decidir si quiere o no, asociar la reserva al cupo.

Am Hotel
82
h) Descuento Adulto: esta columna solo esta visible si ha marcado la
casilla "Utilizar temporadas y tarifas generales" y permite especificar el
descuento sobre la tarifa por temporada general.

i) Descuento Nio: indica el descuento aplicable al precio del adulto.

j) Observaciones: campo libre donde podr especificar cualquier detalle
adicional.

k) Mnimo noches: esta columna es opcional y limita que las reservas a
un nmero de noches mnimo.

- Configuracin de Temporadas y Tarifas: Esta seccin solo esta activa cuando
la casilla "Utilizar temporadas y tarifas generales" esta desmarcada.

como vemos en la imagen anterior es necesario definir:

a) Tipos de Tarifa: utilice los botones de "+" y "-" para establecer que tipos
de tarifa son aplicables a la agencia.
b) Tipos de temporada: utilice los botones de "+" y "-" para establecer que
tipos de temporada son aplicables a la agencia.
Una vez definidos los tipos de tarifa y los tipos de temporada puede utilizar el
botn para definir la temporada de la agencia

Am Hotel
83

y el botn para configurar las tarifas por temporada aplicables solo a
la agencia del cupo

como podemos observar la configuracin de temporadas y tarifas temporada
se realiza del mismo modo que la general del hotel, con la diferencia de que en
este caso esta activo el selector del cupo mostrando el nombre de la agencia..

Am Hotel
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Al realizar una reserva para una agencia con cupo, AmHotel intentar
asociar la reserva al cupo de forma automtica.

Para llevar un mejor control del cupo, le recomendamos usar el planning de
cupos mediante el cual podr registrar reservas para agencias, disponibilidad
diaria para cada cupo, cierres de ventas, etc...

Si utiliza cupos, en caso necesario, puede configurar una temporada y
tarifas diferentes para cada agencia.

Tipos de Contrato

Auxiliares
Clientes
Tipos de Cliente
El mantenimiento de tipos de cliente permite categorizar a los clientes y en
caso necesario realizar descuentos automticos. En la siguiente imagen se
muestra el aspecto de este formulario:

Am Hotel
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donde adicionalmente al cdigo y nombre, se puede registrar:
- Descuento

: Porcentaje de descuento para los cargos de estancia.
- Aplicar el descuento a los suplementos diarios asociados a estancia: marque
esta opcin para ampliar el funcionamiento del descuento de forma que
tambin se tenga en cuenta en los suplementos asociados a estancia.

- No mostrar en el parte de restaurante
Economicos
: esta opcin permite excluir del parte de
restaurante a los clientes de un determinado tipo.
Iva
Type topic text here.
Accesos / Dependencias
Registrar accesos y dependencias permite controlar el acceso a las diferentes
dependencias de su hotel. Como se puede observar, este modulo es un
mantenimiento bastante simple, basta con especificar el nombre y en caso de
utilizar Am/Accesos, debe indicar cdigo de nivel.

Las dependencias registradas se utilizan en los siguientes mdulos:

a) Control de accesos en el sistema de cerradura electrnica de inhova.
Am Hotel
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b) Control de accesos a travs de Am/Accesos. Para el correcto
funcionamiento es necesario que el cdigo de nivel especificado en este
formulario, coincida con un cdigo de nivel de Am/Accesos.

Textos Predefinidos
Este modulo permite grabar textos predefinidos o fijos que podrn ser utilizados
en las observaciones de las facturas, envios de reserva, observaciones para la
tarjeta de bienvenida

donde para cada texto debe especificar el cdigo (valor alfanumrico) y la
descripcin. Aunque en este formulario el texto es fijo, a la hora de aplicarlo
podr realizarle las modificaciones oportunas.

Le recomendamos que registre en la aplicacin aquellos textos de uso
comn en facturas, reservas con el fin de agilizar el trabajo diario.
Histrico de Base de Datos
El histrico de base de datos es usado en el cardex de clientes para acceder a
reservas, estancias, facturas... de ejercicios anteriores. En cada cambio de ao
fiscal, es recomendable realizar un cambio de ejercicio, tras lo cual, las
reservas, estancias, facturas... quedan almacenadas en la base de datos del
ejercicio anterior. Para acceder a datos de aos anteriores utilice este modulo

Am Hotel
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para aadir las bases de datos de ejercicios pasados. Para aadir un nuevo
registro de histrico, rellene la descripcin, el ao, la ubicacin, y por ltimo,
pulse sobre el botn "+".

Recuerde que los cambios realizados sobre histrico se tendrn en cuenta
la prxima vez que abra la aplicacin de Am/Hotel.
Partes de Viajero
Este mantenimiento incluye todos los partes de viajero registrados en las
estancias, el aspecto de este formulario lo pude ver en la siguiente imagen

donde para cada parte es necesario rellenar los datos exigidos por la polica:
Am Hotel
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- Fecha de Entrada: fecha de entrada al hotel. Este campo se rellena de
forma automticamente tomando la fecha de entrada de la estancia.

- Tipo Documento

: utilice este selector para indicar el tipo de documento. Este
listado cambia dependiendo del pas especificado. Si el pas es Espaa, los
documentos admitidos son "DNI", "Pasaporte" y "Permiso de conducir". Si es
otro pas, los tipos son los 3 anteriores ms: "Carta o documento de identidad",
"Permiso de residencia espaol", "Permiso residencia UE".
- DNI: rellene en este campo, el nmero de documento. Utilice el botn
N.I.F. para calcular la letra del DNI.

- Fecha Expedicin: indica la fecha de expedicin del documento. Si el
documento no tiene fecha de expedicin (permiso de residencia), rellene este
campo con la fecha de entrada en el hotel.

- Nombre

: Rellene este campo con el nombre del viajero.
- Primer Apellido

: Rellene este campo con el primer apellido del viajero.
- Segundo Apellido: Rellene este campo con el segundo apellido del viajero.
Este valor solo es obligatorio si el pas es Espaa.

- Fecha Nacimiento: fecha de nacimiento del viajero. Segn la normativa
vigente es obligatorio emitir el parte de viajero de todos los alojados mayores
de 16 aos.

- Pas

: utilice el selector de pases para asignar el pas de origen del viajero.
- Sexo

: marque la casilla correspondiente al sexo del viajero.
Para facilitar el trabajo de completar los datos de esta ficha, puede hacer
clic sobre para tomar los datos de un escaner de documentos
compatible con AmHotel.

El proceso de generacin de partes puede realizarse de forma manual
desde el formulario de estancias o de forma automtica activando el parametro
correspondiente. Aunque el proceso es automtico solo registra el parte de
viajero del cliente principal de la estancia. Para el resto de alojados el proceso
es manual.

Recuerde que cada parte que da de alta, es necesario imprimirlo, que el cliente
lo firme, y una vez firmado debe ser guardado ante la posibilidad de que la
Am Hotel
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polica le solicite esta documentacin. El parte impreso lo puede ver en la
siguiente imagen:

La impresin se puede realizar de forma manual haciendo clic en el botn
o activando el parmetro "Imprimir parte viajero", de forma que cada
vez que se crea un parte, la impresin se efecta de forma automtica.

El formato impreso del parte de viajero es un formato exigido por la polica y
publicado en el BOE, por lo tanto no podrn realizarse modificaciones
particulares.
Am Hotel
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Para cada estancia debe rellenar tantos partes de viajeros como adultos haya
especificado. Si intenta rellenar menos partes, el sistema se lo permite aunque
le avisar de tal situacin.

Cada parte registrado queda almacenado, pendiente de ser enviado a la polica
o guardia civil. El envi de los partes se debe realizar diariamente a travs de la
opcin "Generar Disco", la cual crea un archivo con los partes del da actual y
pendientes del anterior. Para concretar la forma de envo pongase en contacto
con la polica o guardia civil, estos le indicarn si el envo debe realizarse a
travs de mail, fax o web.

Recuerde que todos los campos de este formulario son obligatorios.

Recuerde que el formato del informe impreso no se puede cambiar pues
debe ajustarse a los requerimientos de la guardia civil/polica.

Cdigo Hotelero
Ruta Partes Viajero

Parmetros Empresa
Este formulario es utilizado para ajustar las diversas opciones disponibles en la
aplicacin.

Para acceder a los parmetros, active la opcin Ficheros->Parmetros
Empresa.

Am Hotel
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Una vez dentro se mostrar una ventana con un men en la parte superior para
acceder a las diferentes secciones de parmetros.

1. Datos Empresa

En la siguiente imagen se muestra dicha seccin:

Am Hotel
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donde se podrn establecer los siguientes datos
- Datos de identificacin del hotel: estos campos permiten configurar el nombre,
CIF, direccin...

- Imagen Fondo: permite especificar la ubicacin del archivo de imagen que
ser utilizado como fondo de la ventana principal de la aplicacin. Por defecto,
se muestra el logo de Am System.

- Ficha de Bienvenida: esta ficha permite configurar la ficha que se entrega a
un cliente cuando este realiza una entrada (check-in) en nuestra hotel. Para
ello puede configurar:

1. Seccin Informacin

: texto libre donde puede incluir cualquier dato
adicional al check-in, por defecto se muestra en la parte derecha de la
ficha de bienvenida.
2. Seccin Horarios: la ficha de bienvenida permite especificar hasta 7
horarios, donde para cada horario se puede establecer el nombre y el
horario concreto.
Si no desea utilizar la seccin de horarios, recuerde que puede utilizar
el campo "Informacin" para escribir de forma manual una descripcin
mas personalizada de los horarios utilizados en su hotel.
Am Hotel
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3. Hora Mx. Salida:

Este campo se utiliza para imprimir en la ficha de
bienvenida, la hora mxima para dejar la habitacin libre (el da de
salida).
4. Modelo Tarjeta Bienvenida

: Este campo permite indicar el modelo de
ficha de bienvenido. El modelo estandar es el "0000", el cual tiene el
siguiente formato:

Si este modelo no se ajusta a sus necesidades pongase en contacto
con su distribuidor o con el departamento de soporte de amsystem, para
evaluarlo.

5. Solicitar observaciones al imprimir

: marque esta opcin para que al
imprimir cada tarjeta de bienvenida, se muestra una ventana donde poder
especificar unas observaciones personalizadas para cada cliente. A
continuacin se muestra una imagen con el aspecto de este formulario.
Am Hotel
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6. Imprimir una copia por cada parte de viajero: marque esta opcin para
que al imprimir la tarjeta de bienvenda, se imprima una por cada parte de
viajero.
Cuando esta activo, no se tiene en cuenta los registro de alojados
adicionales sino sus partes de viajeros.

Recuerde que para modificar algn dato, es necesario pulsar sobre el botn
inferior "Modificar", y para grabar las modificaciones es necesario pulsar sobre
"Aceptar"

2. Datos Generales
La siguiente imagen muestra el aspecto de este seccin de parmetros:

Am Hotel
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donde podr configurar:

1. Moneda y Divisa: Indica la moneda principal (esta moneda se configura al
crear la empresa y no se puede cambiar) y permite configurar la divisa. De
forma que los datos
de tipo moneda se pueden ver en el formato de la moneda principal y en
la divisa.

2. Anticipos: la configuracin de anticipos permite establecer el comportamiento
de la aplicacin en el registro de anticipos. Podemos configurar:
a) Facturar anticipos

: Si cada vez que realiza un anticipo quiere que se
emita una factura automtica, marque "Facturar todos los anticipos" e
indique la serie de factura por defecto. Recuerde que la factura que se
crea no esta cobrada, por lo que si desea registrar una entrada de dinero
en caja, es necesario que cobre la factura.
De forma predeterminada la serie es "A". Si no quiere utilizar una
serie diferente, borre el contenido del campo "Serie (por defecto)"
b) Cobrar anticipos

: marque la casilla "Cobrar todos los anticipos" para
que al crear un nuevo anticipo, se genere una entrada en caja
dependiendo de la forma de pago del anticipo.
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c) Concepto Anticipo: Este selector permite configurar el concepto
utilizado al crearse el cargo del anticipo para la factura. Por defecto
el concepto es "Anticipo"
d) Concepto Abono Anticipo: Este selector permite configurar el concepto
utilizado para crear la lnea de abono de anticipo contra el cliente. Por
defecto el concepto es "Abono Anticipo"

Para ms detalles sobre la gestin de los anticipos haga clic aqu

3. Impresoras: Esta seccin permite configurar en cada ordenador la impresora
que ser utilizada para imprimir facturas, informes,ficha de bienvenido y
ficha policial.
Recuerde que si no configura una impresora para cada uno de los
apartados, AmHotel utilizar la impresora predeterminada.

4. Vista Detalle en planning: la opcin "Mostrar Detalle" en planning de
reservas y disponibilidad, permite que al pasar el ratn sobre una reserva o
estancia, se muestra un pequeo panel con el detalle de la reserva/estancia.

4. Tipos de bloqueo: los bloqueos utilizados por la aplicacin trabajan de igual
forma que un alojamiento, es decir, empieza a las 12:00 del medio da y
terminan 24 horas despus. Marque la casilla "Bloqueos de habitaciones
como das completos" para que al bloquear una habitacin en un da
concreto, se bloquee el da completo
5. Limpieza de habitaciones: Esta seccin permite establecer los parmetros
necesarios para gestionar la limpieza de habitaciones. El significado es estos
es:
a) Nmero de das a partir de cual una habitacin limpia pasa a estado
sucio: Indica el nmero de das tras los cuales una habitacin sin ocupar
pasa a estado sucio.
b) Cambio de Sabanas: Indica cada cuantos das se realiza en cambio de
sabanas en una habitacin ocupada.
c) Cambio de Toallas: Indica cada cuantos das se realiza en cambio de
toallas en una habitacin ocupada.
d) Valores por defecto en limpieza rpida: estas 4 casillas permiten
configurar la limpieza rpida del planning de disponibilidad, desde el
cual el usuario puede establecer el estado de limpieza de las
habitaciones. Este proceso se puede realizar de forma manual (indicando
para cada habitacin que tipo de limpieza se realiza) o utilizando la
Am Hotel
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limpieza rpida, es decir, una limpieza rpida depender de las casillas
que marque en esta seccin.

6. Terminal Server:
Este botn permite activar el acceso a travs de Terminal Server.

Si va a usar Am/Hotel a travs de Terminal Server, haga clic sobre este botn,
y en la ventana que aparece marque la casilla Sistema Escritorio Remoto
ACTIVADO

7. Envios FTP:
Este botn nos da acceso a los parmetros necesarios para la comunicacin
FTP con el departamento de soporte de AM System. El aspecto de esta opcin
es:

donde se establecer el servidor FTP, el usuario, la contrasea, la carpeta de
inicio y el protocolo de comunicacin.

Am Hotel
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Si no conoce estos datos no se preocupe, esta opcin es solo para uso del
departamento de soporte.

8. Tarifa, Temporada y regimen predeterminados:

Estos 3 campos permite establecer el tipo de tarifa, tipo temporada y regimen
predeterminados. Por ejemplo, al crear una nueva estancia/reserva se
establecer como regimen inicial el indicado en este parmetro.

9. Tarifas por tipo de habitacin: Este campo permite usar la tarificacin por tipo
de habitacin. Al activarlo se habilita una nueva opcin de men en "Ficheros-
>Tarifas->Tarifas Tipos Habitacin"
10. Permitir cobro de tickets: Esta opcin permite cobrar tickets pendientes de
Am/Tactil, a travs de la opcin de cobros del men Tesorera.
11. Control de Cambios: active esta opcin para que al modificar estancias, se
muestre un formulario

para indicar el motivo del cambio. Dicho motivo es almacenado como una
incidencia accesible a travs del formulario de registro de incidencias.

12. Configuracin de las fichas de clientes: Esta seccin permite configurar
opciones aplicables a la ficha de clientes, empresas... tales como
a) Comprobar la existencia de un nombre idntico: Activando esta opcin,
la aplicacin avisa si se aade un cliente con nombre duplicado
Le recomendamos que marque esta casilla, para evitar grabar dos
veces al mismo cliente

b) Comprobar la existencia de un NIF idntico: Activando esta opcin, la
aplicacin avisa si se aade un cliente con nif duplicado
Le recomendamos que marque esta casilla, para evitar grabar dos
veces al mismo cliente.

Am Hotel
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c) En las fichas con foto ajustarlas al tamao disponible: La ficha de
clientes y empleados permite asignar una foto a la ficha, activando esta
opcin la imagen se ajusta al espacio disponible, en otro caso puede que
la foto no se visualice completamente
Le recomendamos que marque esta casilla, para la correcta
visualizacin de las fotos de sus clientes.

d) Integracin con Am/Balneario: Esta opcin solo es necesario
configurarla si tiene instalada la aplicacin de AmBalneario/AmSpa.
Activando esta opcin cada vez que se crea, modifica o elimina un cliente
este se sicroniza con la base de datos de clientes de
AmBalneario/AmSpa.

3. Partes Viajeros
En la siguiente imagen se puede ver el aspecto del formulario de partes de
viajeros.

Esta seccin permite configurar la gestin de los partes de viajero. Los campos
disponibles para ello son:

Am Hotel
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1. Cdigo de establecimiento hotelero: Este cdigo es emitido por la polica o
guardia civil, si no dispone de dicho cdigo, pongase en contacto con la
comandancia de la guardia civil ms cercana.
El cdigo es una secuencia alfanumrica de 10 dgitos.
2. Ruta para la generacin de partes de viajeros: El proceso de aviso a la
polica, se realiza mediante la generacin de un archivo que contiene todos los
partes de viajero emitidos en las ltimas 24 horas. Este ruta permite especificar
el lugar donde se almacenaran los archivos generados.
El nombre de los archivos generados sigue el siguiente formato:
CCCCCCCCCC.XXX donde CCCCCCCCCC son los 10 dgitos del cdigo de
establecimiento hotelero y XXX es una secuencia numrica que se incrementa
en cada generacin de archivos.

3. E-mail para el envo de partes de viajero: este E-mail es opcional y solo se
debe rellenar si la polica permite que los archivos con los partes se les envien
por E-mail. Por regla general, el envio de los partes e realiza a travs de la web
de la polica o guardia civil.

4. Modelo ficha policial

: aunque el formato de ficha policial es un formato
estandar publicado en el BOE. Este parmetro permite especificar un modelo
diferente al estandar para cubrir la posibilidad de cambios especficos por
comunidades o poblaciones. Si necesita alguna modificacin, contacte con el
departamento de Soporte para la evaluacin de dicho ajuste.
5. Imprimir al crear la ficha policial: al activar esta opcin, la aplicacin
imprimir automticamente cada parte en la impresora de partes de viajero
Esta impresin solo afecta a los partes que se crean automticamente.

6. Creacin automtica de partes de viajeros: Estas dos opciones agilizarn la
creacin de partes de viajero, pues cada vez que se crea una estancia se
crear automticamente el parte de viajero asociado al cliente alojado.
Si en la estancia hay ms de un alojado y no se dan de alta como "otros
alojados", los partes de viajero los tendr que generar manualmente.
Recuerde que para que los partes de viajero se creen automticamente, la
ficha de los clientes debe contener los campo mnimos exigidos por la polica:
Nombre, apellidos, tipo documento, nif, fecha de expedicin, fecha de
expiracin, fecha de nacimiento, pas y sexo.

4. Facturacin
En la siguiente imagen se puede ver la seccin de parmetros de facturacin

Am Hotel
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donde se puede configurar:

Serie (por defecto)

: especifica la serie de factura predeterminada. Recuerde
que cada serie lleva una numeracin independiente.
Modelo de Factura: es el nmero de modelo utilizado para la impresin de
facturas. El valor predeterminado es 0000G.
Este modelo es personalizable, contacte con el departamento de Soporte
para la evaluacin de dicho ajuste.

N Copias: especifica el nmero de copias al imprimir una factura

Serie (Fact. Proforma)

: especifica la serie predeterminada para las facturas
proforma. Recuerde que cada serie lleva una numeracin independiente.
Longitud Serie

: especifica el nmero de digitos mximos admitidos por la serie
de factura. Este valor puede ser como mximo 10 caracteres. De forma
predeterminada su valor es 2.
Modelo Proforma: es el nmero de modelo utilizado para la impresin de
facturas proforma.
Am Hotel
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Modelo Factura Mail: es el nmero de modelo utilizado para el envo de
facturas por mail.
La razn de diferenciar las facturas impresoras de las facturas por mail, es
debido a que multitud de clientes disponen de panel de imprenta para la
impresin de facturas.

Cargar al entrar las lneas como: Al facturar, esta opcin nos permite configurar
si los cargos se mostrarn en la rejilla de pendientes o de facturar.
Le recomendamos que seleccione la opcin

Facturar
Forma de pago (por defecto): como el propio nombre indica, es la forma de
pago predeterminada en la gestin de facturas.

Tarifa para nios: Esta seccin permite especificar el porcentaje de descuento,
el servicio asociado al cargo para estancia de nios y en caso necesario las
rangos de edades que posteriormente sern utilizados en las tarifas.
Este descuento solo se aplica cuando la tarifa aplicada esta configurada
como Cargo por Persona
La configuracin de tarifas para nios por edades solo es operativo si se
activa el parmetro "Usar tarifas avanzadas". Para configurar las edades, haga
clic sobre el botn "Edades", a continuacin, se mostrar el siguiente modulo

en el cual puede dar de alta los diferentes rangos de edades que
posteriormente sern utilizados en la ficha de tarifas, para configurar los
precios de los nios por rangos de edades. Para cada rango puede
especificar el servicio asociado al cargo, en caso de no definirse se usa el valor
genrico para nios.

Seleccionar impresora antes de imprimir

: si activa esta opcin, al imprimir una
factura, se mostrar un selector de impresoras.
Previsualizar antes de imprimir

: al activar esta opcin se mostrar una vista
previa de la factura antes de imprimir.
Am Hotel
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Control de impresin

: Esta opcin activa la compatibilidad de impresin con
Sistemas Operativos como Windows 98.
Iva Incluido

: Determina si los precios llevan iva incluido o no, de forma
predeterminada.
Finalizar estancia desde facturacin: Si activa esta opcin, cuando se facture
una estancia se marcar por defecto la opcin "Finalizar Estancia"
Finalizar una estancia supone cerrar la habitacin para nuevos cargos y
permitir una nueva entrada.
Si factura a la entrada de un cliente, le recomendamos que no active esta
opcin.

Mostrar habitaciones con cargos pendientes: esta opcin permite obtener un
listado de las habitaciones con cargos pendientes, aunque dichas habitaciones
esten finalizadas.
Este listado se muestra en el formulario de facturacin y cargos
Si no activa esta opcin, se mostrar un listado con las habitacin NO
FINALIZADAS
Para mejorar el control sobre los cargos pendientes, le recomendamos que
active esta opcin.

Mostrar tipo de tarifa como concepto asociado: Esta opcin modifica la
impresin de facturas de forma que al imprimir el cargo de estancia, en lugar de
imprimir el nombre del concepto (por defecto, Estancia), se imprimir el
nombre de la tarifa.

Cargar campo observaciones de la reserva: Activando esta opcin, cada vez
que se factura una estancia, el campo observaciones se rellenara de forma
automticamente con las observaciones de la reserva.

Observaciones con resumen de anticipos: Activando esta opcin, cada vez que
se factura una estancia, el campo observaciones se rellenara de forma
automticamente con un resumen de los anticipos incluidos en la estancia a
facturar.

Usar tarifas avanzadas: marque esta opcin para activar el nuevo modo de
tarificacin.
Si no activa este parmetro el sistema facturara por tarifas por temporada o
por tarifas tipos habitacin.
Para poder usar las nuevas opciones de las tarifas es necesario marcar
esta opcin.

Cerrar caja despus del arqueo:

marque esta opcin para que despus de
hacer el arqueo se pida confirmacin para cerrar la caja automticamente.
Lneas de logotipo y pie:
Am Hotel
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- 6 campos de texto libre para especificar la cabecera de la factura.
- Un campo de texto para especificar la ruta de logotipo grfico.
- 2 campos para las lneas de pie y 1 campo para Reg. Mercantil: estas lneas
se imprimirn al final de la factura.

Junto a cada lnea de logotipo, se incluye un casilla de verificacin para
ocultarlo al imprimir. Si activa esta opcin, la lnea de logotipo solo se mostrar
cuando la factura se envi por mail.

- Texto de proteccin de datos: Este texto permite imprimir en la factura un
texto de proteccin de datos personalizado. Para rellenarlo, hay que dar de alta
un texto fijo pulsando sobre el botn y utilizat el botn "..." para buscar uno
existente. Tambin puede usar el botn para acceder a la ficha del texto fijo

y realizar las modificaciones necesarias.

- Impuesto de turismo: Este campo permite especificar el impuesto de turismo
que ser aplicado en las facturas. Al activar este campo, en el pie de la factura
aparecer el total de dicho impuesto.
La impresin del total al pie, depende del modelo de factura que este
usando. Los modelos 4000G y 4001G lo incluyen de forma predeterminada.
Antes de especificar el impuesto, es necesario dar el alta un servicio
asociado a dicho impuesto. Donde se especifique el precio, el concepto
asociado (de este tomar el tipo de iva y si el precio es iva incluido o no), etc...

- Id Turismo

: este campo es opcional y permite rellenar el identificador de
turismo.
- Tipo de Impuesto
rellenar manualmente la cabecera del impuesto que necesitemos mostrar en la
factura.
: indica el texto que sera impreso en la factura asociado al
tipo de impuesto. Por defecto, se utiliza IVA, pero se puede cambiar por
IGIC,IPSI o

- Logo Q de Calidad: si su establecimiento tiene concedida la Q

de calidad,
marque esta opcin para mostrar este logotipo en su factura.
Am Hotel
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La funcionalidad de las ltimas 4 opciones, solo esta disponible para los
modelos 4000G y 4001G.

Esta seccin permite configurar el nmero de descuentos a utilizar, y el orden
en el que deben aplicarse los diferentes descuentos. El nmero mximo de
descuentos es 5, permitiendo configurar el orden de los siguientes descuentos:
Descuentos

- Tipo Cliente
- Tarifa Pactada, Oferta, Cupo
- Nios
- Periodos de estancia

Si dos tipos de descuento tienen el mismo orden, el sistema aplicar el mayor.

Para completar la gestin de descuento puede utilizar la casilla "Bloquear
Siguientes", para que siguiendo el orden, al aplicar el descuento bloqueado no
tenga en cuenta el resto.

Esta seccin se debe utilizar si de forma automatica se debe aplicar una
propina en funcion de la factura. Las opciones de configuracin son:
Propina en Factura

- Porcentaje: la propina se calcula en base a un porcentaje
- Importe fijo: aplica un importe fijo. Si se rellena el importe fijo
y el porcentaje, se aplicar primero el importe fijo y luego se le
sumar el importe resultante de aplicar el porcentaje a la factura.

- Base de calculo: Esta seccin permite indicar si el porcetaje de
aplica sobre la base imponible o sobre el total factura.

- Considerar como impuesto: si se marca esta opcin, el total de
la factura se calculo como BASE IMPONIBLE + IVA + PROPINA
= TOTAL FACTURA siendo TOTAL PAGAR = TOTAL FACTURA.
Sin embargo si no se marca, el calculo seria BASE IMPONIBLE +
IVA = TOTAL FACTURA siendo el TOTAL A PAGAR = TOTAL
FACTURA + PROPINA
Si se necesita considerar algn concepto como exento de propina o aplicar
un porcentaje diferente, se debe abrir el mantenimiento de conceptos. Hay que
tener en cuenta que si no se personaliza el concepto, se aplica la configuracin
general.

Facturacin a propietarios: Esta seccin permite establecer el cliente a facturar
que se utilizar en la facturacin a propietarios y la serie de factura por defecto.

Modo anulacin facturas: Esta seccin permite configurar el comportamiento de
la opcin "Anular Factura" del modulo "Gestin de Facturas". Hay 3 opciones
disponibles:
Am Hotel
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- Anular: borra las lineas de factura y la bases, pero deja la cabecera con
importe 0.
- Borrar: borra las lineas, las bases y la cabecera de la factura. Esta opcin
debe usarse con cuidado pues si no es la ltima factura dejar huecos en la
nmeracin.
- Preguntar: antes de anular la factura, el sistema mostrar un mensaje para
indicar si se quiere anular o borrar.
Por defecto, el modo predeterminado es "Borrar" para mantener
compatibilidad con versiones anteriores a la 13.11.08.

5. Recepcin
En la siguiente imagen se puede ver la seccin de parmetros de recepcin


Concepto asociado a estancia: Este campo permite especificar el concepto
que sera utilizado para generar los cargos asociados a la estancia.
Por defecto, el valor de este campo es Estancia. Si necesita aadir o
modificar los conceptos de factura abra la opcin de Ficheros->Conceptos

Hora a partir de la cual, se considera un nuevo da de venta: este parmetro se
utiliza para que al crear una nueva estancia, si la hora de entrada es inferior a
Am Hotel
107
la hora especificada en este parmetro, la fecha de entrada se establece
automticamente a la fecha del da anterior. Por ejemplo, si el valor es 10:00 y
un cliente llega a las 6:00 del da 10, el sistema propondr como fecha de
entrada el da 09, es decir, amhotel generar un cargo pendiente para el da 9.
Recuerde, que la fecha de entrada que se propone la podr modificar segn
las necesidades de cada entrada.

Hora inicial a partir de la cual se contempla una estancia: este campo se utiliza
en las salidas de los clientes, de forma que si el cliente sale despus de la hora
indicada en este parmetro, el sistema propondr factura una noche adicional.
Amhotel utiliza el formulario de finalizacin de estancia para marcar la
casilla "Realizar un cargo ms para el da de salida". Marque o desmarque
esta casilla en funcin de sus necesidades.

Intervalo de das entre la fecha de entrada y salida: El valor de este parmetro
establece el nmero de noches que de forma predeterminada se asignarn a
las nuevas estancias.

Permitir dar entrada en habitaciones sin finalizar: De forma predeterminada no
se pueden dar nuevas entrada en habitaciones con estancias sin finalizar.
Activando este parmetro, AmHotel permitir realizar entradas sobre
habitaciones que contengas estancias no finalizadas.

Al recepcionar avisar si la habitacin esta sucia: Activando esta opcin, al dar
de alta una nueva entrada, Am/Hotel nos avisar si la habitacin esta sucia.

Evaluar estado de salida: Este campo permite mostrar el formulario de
evaluacin del estado actual del hotel, mediante el cual se puede obtener un
listado con las estancias no finalizadas.
Al activar el parmetro, la evalucin del estado se mostrar cada vez que
acceda al formulario de estancias.

Excluir a los bebes del parte de restaurante y resumen de ocupacin: por
defecto, los bebes se incluyen en el parte de restaurante y en el resumen de
ocupacin. Si desea excluir a los bebes de ambos informes, marque esta
casilla.

Recalcular los movimientos de estancia solo cuando los cambios afecten a
facturacin: Cada vez que se realiza una modificacin en una estancia/reserva,
AmHotel recalcula los cargos en funcin de la estancia/reserva. Pero tambin,
se pueden modificar directamente los cargos a travs de la opcin de
Movimientos Estancia.
Si realiza cambios manuales en movimientos de estancia y despus modifica la
estancia para aadir observaciones, tiene que tener en cuenta que los cargos
se recalculan y por tanto los cambios manuales se perdern. Para evitar esta
situacin, active este parmetro para que los cargos se recalculen solo cuando
los cambios afecten a facturacin, es decir, solo cuando cambie el cliente, la
tarifa, el regimen, las fechas...

Am Hotel
108
Usar movimientos de estancia manuales: Esta opcin esta ligada a la anterior y
lo que permite es que cuando se realiza un cambio sobre un movimiento de
estancia, el cambio permanece an cuando se realicen cambios que afecten a
facturacin.
Tenga mucho cuidado si activa esta opcin, pues si realiza algn cambio en
movimientos estancia, estos se marcarn como manuales y aunque modifique
la tarifa de la estancia, se mantendr el precio anterior.

Opciones panel de reservas: El formulario de estancias incluye un listado con
las reservas pendientes de dar entrada. De forma predeterminada, solo se
mostrarn las reservas que tengan prevista entrada en el da actual. Si amplia
el nmero de das anterior a mostrar, podr recepcionar reservas de das
anteriores. Por ejemplo, si establece el nmero de das anteriores a 3 y el de
das posteriores a 2, significa que podr recepcionar reservas cuya fecha de
entrada este entre (Fecha Actual - 3) y (Fecha Actual + 2)

Opciones tarifa personalizada: Esta seccin consta de 3 opciones, que sern
utilizadas como valores predeterminados en el modulo de tarifa pactada

Servicios diarios: La seccin de servicios diarios consta de 6 servicios que
sern utilizados como suplementos diarios en reservas/estancias. Estos
servicios deben de darse de alta previamente en el modulo de Servicios.
Tiene que tener en cuanta que si cargamos un suplemento en una estancia,
este cargar 1 suplemento por cada noche. Para gestionar de forma ms
personalizada los suplementos utilice las opciones de Gestin de
Suplementos Avanzada incluidas en el formulario de reservas y estancias.
6. Reservas

En la siguiente imagen se puede ver la seccin de parmetros de reserva

Am Hotel
109


Hora libre de mantencin de reserva: Este parmetro establece la hora mxima
para que un cliente realice su entrada en el hotel.

Das a mostrar en el planning: Permite establecer el nmero de das que se
visualizarn en el planning de reservas. Por defecto, su valor es 31. El valor
permitido debe estar entre 2 y 99.
Si modifica esta valor por uno diferente a 30 o 31, se desactivar la opcin
de vista por quincenas.

A partir de la fecha actual:

esta opcin permite que el planning muestre desde
la fecha actual hasta el nmero de das indicados (por defecto 31).
Intervalo entre la entrada y la salida: El valor de este parmetro establece el
nmero de noches que de forma predeterminada se asignarn a las nuevas
reservas

Das para considerar una reserva como no presentada: Cada reserva tiene una
fecha de entrada, pero si el cliente no se presenta, este parmetro indica el
nmero de das que se le mantiene la reserva, perido tras el cual la reserva
pasa a estado "NO PRESENTADO"
Am Hotel
110
Este estado es asignado de forma automtica a las reservas y se pueden
obtener un listado en el informe de reservas no presentadas.

Generar localizador automticamente:

La reserva dispone de una campo
denominado "Referencia" o "Localizador", el cual le ayudar a localizar una
reserva. Este localizador es un campo libre que puede utilizarlo de forma
manual, o activar esta campo para que Am/Hotel le asigne un localizador
numrico nico.
Crear un cliente al aadir una reserva:

En el formulario de reservas puede
especificar un cliente ya registrado o rellenar su nombre, nif, telefono, sexo...
sin necesidad de registrar el cliente. Si activa este parmetro y rellena los
campos de identificacin del cliente en la reserva, el sistema crear un cliente
de forma automtica, de esta forma agiliza el trabajo de su recepcin.
Mail envo a Hotusa:

este campo debe rellenarse solo si enva listados en
formato Excel a Hotusa.
Colores en leyenda del planning: Esta seccin muestra los colores de fondo de
los 6 estados de las reservas y estancias. Por defecto, se muestran unos
colores predeterminados. Utilice el botn "..." para modificar el color de los
estados.

Orden habitaciones en planning: Esta opcin permite establecer el orden en el
que las habitaciones son mostradas en el planning. Se puede elegir entre
Habitacin, Tipo Habitacin y Nombre.

Mostrar estado de limpuieza en planning: Esta opcin permite mostrar un
indicador de estado de limpieza en cada habitacin del planning de reservas.

Color predeterminado en agencias: Para facilitar la localizacin de las reservas
de agencias en el planning, este parmetro permite establecer el color
predeterminado de las reservas de agencias. (Para evitar conflictos con el color
de fondo de los estados, el color de las agencias se aplica al texto)
En la ficha de agencias, hay un campo para especificar el color de la
agencia. El color de este parmetro solo es utilizado si en su ficha no se ha
establecido ningn color.

Parmetros para envo de reservas: el modulo de reservas incluye un botn
para acceder al formulario de envio de reservas.

el cual se puede parametrizar con los siguientes campos:
1. Tipo de envio por defecto: Este selector incluye 3 estados (Confirmacin,
Cancelacin o Modificacin). Indique en este campo el envio de reserva ms
comn.

2. Seleccionar impresora antes de imprimir: Este parmetro permite mostrar un
selector de impresoras antes de imprimir.

Am Hotel
111
3. Modelo: es el nmero de modelo utilizado para el envo de las reservas. El
valor predeterminado es 0000G.

4. Textos Predefinidos: esta seccin consta de 3 textos predefinidos para cada
unos de los tipos de envio disponibles. Estos estos se pueden dar de alta en el
modulo de textos predefinidos
Usar textos predefinidos agilizar el trabajo de envio de confirmaciones,
pues permite incluir hasta 3 textos diferentes. Tenga en cuenta que estos
textos se incluirn de forma predeterminada pero podrn modificarse en cada
uno de los envios.

Configuracin para reservas on-line: Si ha contrato el modulo de reservas on-
line, estos parametros permiten configurar la comunicacin entre Am/Hotel y el
cliente de reservas online. Esta comunicacin es a travs de TCP/IP, por lo que
para ello es necesario especificar la IP y el puerto. En el campo IP, debe
especificar la IP del equipo el cual ejecuta el modulo "Cliente Reservas
OnLine". Mientras que el puerto es el 10100 (valor por defecto). Por ltimo, la
opcin "Usar clientes en la plataforma web", se debe activar cuando se
necesita que los clientes que reservas a travs de Internet puedan obtener un
descuento en base al tipo de cliente. Esto requiere marcar que clientes son
accesibles a travs de la plataforma de reservas web, su clave de acceso inicial
y un tipo de cliente (sera utilizado para calcular el descuento).

7. Centralita
En la siguiente imagen se puede ver la seccin de parmetros de centralita

Am Hotel
112

esta seccin solo es necesaria si dispone de una centralita con una salida serie
(COM) de las llamadas efectuadas, en caso afirmativo, los parametros son:

Antes de rellenar estos datos es necesario que examine la trama de datos
devuelta por la centralita. Si no ha configurado la centralita, pulsa aqu para
acceder al manual de configuracin de la centralita.

Separador de la Fecha: como su propio nombre indica, establezca el separador
de la fecha. Valores tpicos para este campo son "/" o "-"
Si la fecha no tiene separador, deje este campo vaco

Formato Fecha: utilice el selector de formatos para escoger el que ms se
ajuste a la fecha de la trama.

Separador Decimal: Examine el campo importe de la trama y rellene en este
campo el smbolo de puntuacin utilizado como separador decimal.
Para que el importe de la llamada se cargue correctamente, es necesario
especificar este valor.
Recuerde que es necesario que la centralita devuelva el importe de la
llamada en euros o pasos.

Am Hotel
113
Precio por paso: Este campo se usa usa en aquellas centralitas que devuelven
el nmero de pasos en lugar del importe.
Si rellena este campo, AmHotel multiplica el importe de llamada por el valor
"Precio por paso". Por lo tanto, si su centralita devuelve el importe en euros,
pero quiere incrementar el importe de la llamada un 20%, escriba en este
campo el valor "1,2"

Identificador de la lnea: Para que amhotel recoja la llamada de la centralita,
todos los datos (Extensin, fecha, hora, duracin, telfono, importe..) deben
estar en la misma lnea. Este campo solo es til, si su centralita devuelve ms
de una lnea por cada llamada, observe los datos devueltos por la centralita
para determinar si la lnea de datos empieza por algn identificador, en caso
afirmativo rellene el campo con el identificador.
Recuerde que si rellena este campo, solo se tendrn en cuenta aquellas
lneas que empiece por el identificador.
Si no sabe cual es el identificador exacto, le recomendamos que deje el
campo vaco.

Concepto asociado al cargo de centralita: Especifique el concepto que ser
utilizado para generar el cargo.

Excluir las lneas con importe 0: Si activa esta casilla, aquellas llamadas de
importe 0, no se tendrn en cuenta.

Activar gestin de centralita: Para activar la recogida de llamadas de la
centralita, es necesario que marque esta casilla y que rellene el campo
"Fichero de lecturas"

Programa generador de lecturas: AmHotel incluye un modulo independiente
para la lectura de las llamadas de la centralita. Si utiliza otro programa diferente
para recoger las llamadas, establezca su ubicacin en este campo.

Fichero de lecturas: Este fichero de lecturas es generado de forma automtica
por el programa de lecturas, por ejemplo, el lector incluido en Am/Hotel genera
un archivo denominado central.dat en el directorio de instalacin de la
aplicacin (por defecto, c:\amsystem\amhotel\)
Si no encuentra este archivo, puede deberse a que la configuracin de la
conexin con la centralita sea errnea.
Si utiliza Char, como lector de centralita el archivo de lecturas suele
llamarse llamadas.txt
Si tiene varios equipos en red trabajando con AM/Hotel, la ubicacin de este
fichero debe ser accesible por todos, es decir, la ruta debera ser algo como

\\NOMBRE_PC_CENTRALITA\RECURSO_COMPARTIDO\AMSYSTEM\AMH
OTE\central.dat

Am Hotel
114
Acceso manual a centralita: esta opcin desactiva el acceso automtico a la
centralita. Para cargar los datos de llamadas telfonicas, hay que utilizar la
opcin "Centralita" incluida en los formularios de Cargos
Pendientes, Facturacin, Facturacin Multiple y Movimientos Pendientes.
Esta nueva opcin solo esta disponible si se activa dicho parmetro.

Configurar centralita: Haga clic sobre este botn para acceder al modulo de
configuracin de la centralita.

Para aquellas centralitas que registren las llamadas internas, puede configurar
el registro automtico de limpieza y mantenimiento mendiante la centralita.
Para ello debe configurar:
1. Identificador de limpieza: este identificador se utiliza para
identificar los cargos de telfono que son relativos a limpieza.
Para que una lnea sea considera como valida, esta debe
comenzar por ID indicado en este campo Este parmetro es
opcional, ya que en caso de especificarlo, el sistema usar los
cdigos de limpieza dados de de alta y su ubicacin dentro del
fichero de lecturas de la centralita

2. Ubicacin Limpieza/Mantenimiento: para el correcto
funcionamiento del registro de limpieza/mantenimiento, es campo
es necesario configurarlo indicando la ubicacin del cdigo de
limpieza dentro trama telefnica. Los posibles valores son:
Telfono, Duracin o Importe. Recuerde que en el mismo fichero
se incluyen las tramas para llamadas y para limpieza. Una trama
de telfono debe incluir como monmo Extension,Fecha, Hora,
Telfono, Duracin, Importe. Para el correcto registro de la
limpieza, su trama asociada debe tener Extensin, Fecha, Hora
e IdentificadorLimpieza
T 4002306111502000020 0,24
. Como podr observar, ambos tipos de
trama comparten Extensin, Fecha y Hora, y el campo
relacionado con el cdigo de la limpieza debe aparecer en la
trama como Telfono, Duracin o Importe. Un ejemplo de un
fichero de llamadas que contiene ambos tipos de trama podria ser
:
999479854
T 2002306111500000253 0,17999460701
T 0372906111501000522 0,72999370070
E 0372906111539 9101
E 0372906111549 9210
Esta trama utiliza T como identificador de llamada y E como
identificador de limpieza. Don

037 representa la extensin,
290611 la fecha, 1539 la hora ,9101 el cdigo de
limpieza/mantenimiento, el cual esta ubicado en el campo
Telfono. Estos cdigos son configurables en la centralita, y a
continacin se detalla como darlos de alta en Am/hotel.
Am Hotel
115

3. Gestin de cdigos de limpieza y mantenimiento: Este rejilla
permite dar de alta, los cdigos necesarios para el registro de
limpieza y/o mantenimiento. Nota: estos cdigos previamente
hay que configurarlos en la centralita (si desconoce como hacer
contacte con su tcnico de centralita para que le indique si su
centralita es compatible con esta funcionalidad y como configurar
dichos cdigos). Para cada uno hay que indicar
a) Cdigo
b)
: este es el identificador del tipo de
limpieza o mantenimiento.
Tipo: indica si el cdigo es para limpiza o
mantenimiento. Si es de limpieza, se registra
automticamente una limpieza de habitacin. Si es
mantenimiento se guarda una incidencia de
habitacin (accesible desde el mantenimiento de
habitaciones).
c) Tipo de Limpieza: si el Tipo=Limpieza, se
puede indicar el tipo de limpieza como:
d)
Entrada,
Salida, Tollas, Sabanas, Sucia
Estado de Mantenimiento: si el
Tipo=Mantenimiento, se puede indicar el estado de
mantenimiento como:
e)
Pendiente o Finalizado
Descripcin:
8. Contabilidad
Texto libre que se mostrar como
observaciones de la limpieza o mantenimiento.

Esta solapa contiene los parmetros necesarios para la exportacin a
contabilidad. Actualmente la aplicacin es compatible con Am/Conta,
Contaplus, Drac, A3 y Zahen

El aspecto de este formulario es:

Am Hotel
116

Nmero de dgitos: indica el nmero de dgitos contables.
Es importante que antes de empezar a dar de alta clientes, empresas o
agencias configure este parmetro correctamente, ya que al crear una ficha se
asigna la cuenta contable en funcin del nmero de dgitos contables.

Cuenta Clientes, Cuenta Agencias, Cuenta Empresas y Cuenta Reservadores
- Cdigo Cliente:
:
la configuracin de estos parmetros determinar la cuenta contable utilizada al
exportar las facturas. Cada una de estas cuentas tiene 3 opciones
al exportar, la cuenta contable se toma del campo Cuenta
Contable de la ficha de Clientes, Empresas, Agencias y Reservadores.
- Cuenta nica: al exportar, la cuenta contable es siempre la misma y viene
definida por el valor de este parmetro.
- Prefijo + cdigo cliente: al exportar, la cuenta contable, esta se forma como
unin del valor del parmetro y el cdigo de cliente. Por ejemplo, si el valor del
parmetro es 430 y el cdigo de cliente es 1229 la cuenta contable exportada
es 4301229.

Configure el resto de cuentas (Proveedores, Ventas, Compras, Efectivo,
Cheque, Transferencia...) en funcin de sus necesidades.

Am Hotel
117
Contabilizar fichas sin cuenta como varios

: si contabilizamos por cdigo cliente
y la ficha no tiene cuenta contable, se utiliza la cuenta clientes varios.
Cdigo de centro de coste: si usa Am/Conta con centros de coste, rellene este
campo el cdigo de centro de coste usado en Am/Conta.

Serie contable de facturas: este parmetro se utiliza para marcar las facturas
exportadas con una serie.
Este parmetro es til para poder importar en la misma empresa de
contabilidad datos de facturacin de diferentes bases de datos de AmHotel.

Serie contable de tickets: este parmetro se utiliza para marcar los tickets
exportados con una serie.
Este parmetro es til para poder importar en la misma empresa de
contabilidad datos de tickets de diferentes bases de datos de AmTactil.

Contabilizacin por series: marque esta casilla para que la cuenta de ingresos
se configure en funcin de la serie, el concepto o la tarifa. Para establecer
dicha cuenta, haga clic sobre el botn "Configurar" y observe como se
muestra el formulario de contabilizacin por series:

Para comenzar, pulse sobre Modificar y rellene la rejilla de contabilizacin por
series. Como puede observar puede configurar la cuenta de ventas y el centro
de costes, en funcin de la serie de factura, del concepto o de la tarifa. Cargue
tantas lneas como necesite, al final, para guardar los datos pulse sobre
Confirmar

Am Hotel
118
Contabilizacin por conceptos y tipos de tarifa

: por defecto, la aplicacin toma
la cuenta de ventas del parmetro "Cuenta de Ventas", este comportamiento,
se puede alterar usando la opcin de Contabilizacin por series, explicada en el
punto anterior. Pero si marca esta casilla, AmHotel permite usar la cuenta de
ventas especificada en el concepto o en la tarifa.
Usar contabilizacin externa

: la aplicacin utiliza el formato AM/Conta de forma
predeterminada. Si deseas utilizar otro formato, marca esta casilla y a
continuacin marque la casilla Contaplus, A3, Zahen, Drac, EuroWin o
Agresso.
CCC predeterminada en cobros con tarjeta: este parmetro especifica la cuenta
corriente predeterminada utilizada para el cobro con tarjetas.

Fichero de enlace contable

: esta parmetro establece la ubicacin del fichero
de exportacin.
9. Otros
En la siguiente imagen se puede ver la seccin de otros parmetros

a continuacin se enumeran los parmetros incluidos en esta seccin:

Datos para informe INE: La seccin de INE incluye los campos que sern
impresos en el informe de estadsticas del INE. Am/Hotel incluye un informe
Am Hotel
119
compatible con el solicitado por INE, de forma que el informe impreso puede
ser enviado directamente a INE.
Si prefiere rellenar los datos manualmente, imprima el informe de INE, y
complete manualmente el informe impreso.

Lector de Documentos
Debido a la necesidad de los hoteles de agilizar el proceso de entrada
mediante el uso de lectores de documentos tipo DNI, Pasaporte .. Am/Hotel ha
integrado la captura de datos con los lectores Check-Service, Inhova y Gesvi. A
continuacin se detallan cada uno de ellos:
a) Check-Service: este sistema ha sido ideado por el banco Santander.
Una vez adquirido y configurado el lector, es necesario especificar la IP y
el puerto del equipo que ejecuta el API check-service. Si desea guardar
una copia de las imagenes del DNI, espefiquela en el parmetro "Ruta
Imagenes".
b) Inhova: Para activar inhova, basta con hacer clic sobre la solapa
"Inhova", marcar la casilla "Activar" y especificar la IP y el puerto del
equipo que ejecuta el iCap de Inhova.
c) Gesvi: Al igual que las anteriores, una vez adquirido el lector de
documentos Gesvi, debe especificar la Ip y el puerto del equipo que
ejecuta el GesviApi
c) IDBOX: tan solo es necesario especificar la ubicacion de la aplicacin
DRA de XACOM la cual genera las lecturas de documentos. De forma
opcional se puede marcar si se quiere que las capturas sean importadas
automticamente, es decir, si se tiene abierta la ventana de clientes y se
introduce el documento en el lector, automaticamente se cargarn los
datos del documento capturado sobre la ficha actual. Para el correcto
funcionamiento de la captura, es necesario tener iniciada la aplicacin
Documents_Reader.exe

(Incluida en la carpeta \XACOM\DRA. Requiere
tener instalado NET 4.0)

Al cerrar la aplicacin esta ejecutada en segundo plano y minimizada
sobre el trybar de windows.

Cerradura Electrnica:
Am Hotel
120
AmHotel ha integrado la entrada o ckeck-in con sistemas de cerradura
electrnica del tipo Inhova y Vingcard. Para ello, en el modulo de check-in, se
ha incluido el botn "Grabar Tarjeta" el cual permite grabar la tarjeta que ser
utilizada para abrir la puerta de la habitacin.
a) Inhova: La integracin con inhova permite la comunicacin a travs de
PMS serie o TCP/IP. Para activar la cerradura electrnica de inhova,
haga clic sobre la solapa Inhova, marque la casilla Activar, establezca el
tipo de conexin, rellene los datos de conexin, especifique el nombre del
operador de inhova y marque la opcin "check-out" para que amhotel
realice el proceso de check-out en inhova de forma automtica.
Recuerde que en la aplicacin de inhova, es necesario activar la
comunicacin a travs de PMS.
Si tiene alguna duda sobre los parmetros de conexin con inhova,
pongase en contacto con su distribuidor Inhova.

b) Vingcard: La integracin con Vingcard permite la comunicacin a
travs de PMS TCP/IP. Para activarlo, haga clic sobre la solapa
VingCard, marque la casilla Activar, rellene la ip, el puerto del equipo
que ejecuta la aplicacin Vingcard Visin, el nmero de licencia...
Recuerde que en la aplicacin de VingCard, es necesario activar la
comunicacin a travs de PMS TCP/IP.
Si tiene alguna duda sobre los parmetros de conexin con VingCard,
pongase en contacto con su distribuidor VingCard.

10. Control de Accesos
En la siguiente imagen se puede ver la seccin de parmetros de control de
acceso

Am Hotel
121

Am/Hotel permite controlar accesos mediante el uso de la aplicacin
Am/Accesos, el funcionamiento es el siguiente:

Cada vez que se realiza un check-in, AmHotel incluye una nueva solapa
denominada Accesos donde se detallan las autorizaciones, antes de confirmar
la estancia, puede realizar las modificaciones necesarias sobre dichas
autorizaciones. Al grabar la estancia, Am/Hotel se comunicar con Am/Accesos
para grabar las autorizaciones.
La configuracin de los horarios y niveles de acceso se puede realizar en el
mantenimiento de conceptos.

Para el correcto funcionamiento es necesario parametrizar:

Configuracin SSB: Si su terminal es biomtrico del tipo SSB, especifique la ip,
el puerto y el nmero de equipo del terminal que ser utilizado para capturar la
huella de los clientes. Cada vez que se realiza un check-in, AmHotel capturar
la huella de todos los alojados.
Si desea excluir a los nios de la captura de huella, desmarque la casilla
"Capturar huella a nios"

Configuracin Ubicacin Am/Accesos: Esta seccin permite especificar la
ubicacin de la base de datos de Am/Accesos.
Am Hotel
122
Recuerde que Am/accesos trabaja tanto con Access como con SqlServer.
Rellene esta seccin en funcin del tipo de base de datos utilizada en
Am/Accesos.

Comunicacin con el controlador Am/Accesos:

Para el correcto funcionamiento
del control de accesos, el programa controlador, es necesario que siempre
este en ejecucin. Para que Am/hotel pueda comunicarse con el controlador de
Am/Accesos, es necesario especificar la Ip y el puerto (1111) del equipo que
ejecuta dicho controlador.
Procesos
Reservas
Reservas
El modulo de reservas es uno de los ms importantes del Am/hotel, pues
permite registrar todas las reservas recibidas en el hotel. Este formulario es
accesible desde la opcin de men "Procesos->Reservas->Reserva" o desde
el acceso directo . En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de este
formulario:

este modulo permite registrar la reserva de un cliente, si necesita crear una
reserva de grupo, puede utilizar la opcin Reservas de Grupo.

Am Hotel
123
el cual muestra 6 secciones:

- Barra de opciones superior

:
1) Busqueda de Reservas: La funcin de busqueda de registros ha sido
mejorada en el modulo de reservas para ayudarle en la busqueda de
reservas. Para abrir el formulario de busqueda, haga clic sobre el
botn para visualizar un formulario como el que se muestra a
continuacin

Su uso es muy simple, basta con rellenar uno o varios campos de
busqueda. Una vez rellenados, pulse sobre "Aceptar", este formulario se
cerrar y el mantenimiento de reservas mostrar solo aquellas reservas
que cumplan los criterios de busqueda. Si hay ms de una reserva, puede
utilizar los botones de navegacin (Primero, ltimo, Siguiente y Anterior)
para moverse por los resultados.

2) Tarifa Pactada: Esta opcin permite personalizar el precio a
aplicar a la reserva, permitiendo definirlo de forma manual.

Am Hotel
124
3) Ofertas: Haga clic sobre este botn , para visualizar un
listado con las ofertas compatibles y aplicar una de ellas a la reserva
actual. Para ello es necesario definir las ofertas previamente a travs del
mantenimiento de ofertas.

Recuerde que las 2 opciones de tarificacin no puede utilizarse a la
vez, es decir, o utiliza tarifa pactada u oferta.

- Datos Reserva
Localizador: rellene este campo con un identificador que le ayude a
identificar la reserva.
: esta seccin esta ubicada en la solapa "Reserva" y
contiene los siguientes campos:
Puede rellenar esta campo manualmente o activar el parmetro
"Generar localizador" para que este campo se rellene
automticamente.
La longitud mxima para esta referencia es de 50 caracteres
alfanumricos.

Estado: indica el estado de la reserva, se puede elegir entre "Sin
Confirmar","Confirmada" y "Anulada". Los 2 primeros estados se usan
para indicar el estado de una reserva activa y pendiente de recepcionar.
El estado "Anulada" se utiliza para anular la reserva y reutilizar la
habitacin para otros clientes.
Le recomendamos que cuando un cliente le cancele una reserva, la
marque como anulada en lugar de borrarla.

Nmero Reserva: este cdigo se calcula automticamente e indica el
cdigo interno de la reserva.

Pasajero: esta seccin consta de una serie de campos que identifican al
cliente sin necesidad de darlo de alta. Estos son el nombre, nif, sexo,
telefono y datos de la tarjeta de crdito.
Para agilizar el trabajo y evitar tener que rellenar una ficha de cliente
con estos datos, puede activar el parmetro "Crear cliente
automticamente". Si esta activo y ha rellenado los datos del pasajero,
AmHotel mostrar un mensaje de confirmacin para crear un cliente
automticamente.

Periodo de la reserva: contiene la fecha de entrada y salida prevista
para la reserva. Cada vez que se aade una reserva, la fecha de entrada
se rellena automticamente con la fecha actual y como fecha de salida
prevista depende del nmero de das predeterminado en los parmetros.

Am Hotel
125
Hora Entrada: rellene esta campo con la hora de entrada prevista del
cliente. Por defecto, la hora de entrada se rellena en funcin de la
configuracin de los parmetros.

No presentado: esta casilla indica que el cliente no se ha presentado,
puede rellenarla manualmente o si ha configurado el parmetro de
nmero de das para no presentado, este campo se rellena
automaticamente.

Pax: Esta seccin permite desglosar el pax de la reserva entre adultos,
nios y bebes. Para el caso de los nios, puede utilizar el botn para
detallar

la edad de los nios alojados.

Las edades registradas son utilizadas en el informe de resumen de
restaurante.
Tiene que tener en cuenta que el pax registrado como nio o bebe
estar sujetos al descuento configurado para nios.

Cliente: si el cliente de la reserva ya existe en la base de datos, puede
utilizar el botn "..." para buscarlo en la lista de clientes.
Este campo no es necesario rellenarlo, en su lugar puede utilizar el
localizador y/o el pasajero.

Empresa, Agencia y Tour Operador: estos campos no son necesarios
pero puede rellenarlos para indicar la procedencia de la reserva.
Recuerde que estos campos no representan al cliente a facturar.
Rellenar estos campos permite utilizar los filtros de empresa, agencia
y touroperador del informe de facturas.
Am Hotel
126

Cliente Facturar: este campo consta de un selector para el grupo del
cliente (Cliente,Empresa,Agencia...) y de un selector de clientes donde
debe establecer el cliente a facturar.
Si el cliente a facturar esta incluido en un cupo activo se activar el botn
y AmHotel, intentara aplicar los precios del cupo (siempre que sea
posible y que se cumple el orden de preferencia en tarifas). Para decidir
manualmente, si aplicar el cupo o no, haga clic sobre el botn anterior y
se mostrar el formulario de detalle de cupo

Este no tiene porque coincidir con el cliente alojado.
Si el cliente a facturar es diferente del cliente alojado, se activar la
opcin Conceptos Contratados mediante la cual podr decidir que
conceptos pagar el cliente a facturar (conceptos contratados). Esto
indica que el resto de conceptos son considerados extras, es decir, los
debe pagar el cliente alojados.
La consideracin de "Concepto Contratado" o "Extra" se puede
predeterminar en el mantenimiento de conceptos.

Tipo Tarifa: Esta campo especifica la tarifa a utilizar. Dispone de 2
opciones para seleccionar la tarifa:
a) Completo: el primer botn muestra un listado con todas
las tarifas.
b) Tarifas compatibles: haga clic sobre para acceder al
listado con las tarifas compatibles.

Tipo Habitacin: indica el tipo de habitacin en la cual se alojar el
cliente. El valor lo puede establecer manualmente o utilizando el selector
de tipos.

Habitacin: indique el cdigo de la habitacin. Este puede escribirlo
manualmente o utilizar alguno de los 2 botones de seleccin. El primero
mostrar todas las habitaciones existentes (esten ocupadas o no),
mientras que el segundo muestra solo las habitaciones libres. Con el fin
de seleccionar la habitacin ms ptima sin ver el planning de ocupacin,
el listado muestra los siguientes campos:

- Cdigo
-
: muestra el cdigo de la habitacin
Observaciones
-
: muestra las observaciones de cada habitacin
Libres Entrada
-
: este es uno de los valores que permite optimizar el
uso de las habitaciones pues indica el nmero de noches libres que
hay desde la ltima noche ocupada hasta la entrada de esta
recepcin.
Libres Salida: este es el segundo de los valores que permite
optimizar el uso de las habitaciones e indica el nmero de noches
libres que hay desde la ltima noche de la estancia actual hasta la
primera noche de una reserva posterior.
Am Hotel
127
Si el valor Libres de entrada es igual a 0 indica que la estancia
coincide con una salida de otra estancia.
Si el valor Libres de salida es igual a 0 indica que la salida de la
estancia actual coincide con una entrada de una reserva posterior.

AmHotel permite crear reservas sin habitacin, para ello basta con
dejar la habitacin vaca, y especificar solo el tipo de habitacin.
Recuerde que las reservas si habitacin se muestra al final del
planning de reservas, utilizando el smbolo "?" y el nmero de reserva.

Usar Tarifa tipo habitacin: Este botn solo esta visible si ha
configurado tarifas por tipos de habitacin. Si marca esta casilla no se
tendrn en cuenta las tarifas por temporada, en su lugar se utilizarn las
tarifas por tipos de habitacin

Regimen: Indique el regimen de alojamiento. Puede elegir entre Solo
Alojamiento (A), Alojamiento+Desayuno (AD), Media Pensin (MP) o
Pensin Completa (PC)
Si escoge la opcin MP o PC, puede elegir la comida de entrada. Este
dato es importante para una correcta impresin del informe de
restaurante.

Comida de Entrada: Este campo solo esta disponible si el regimen es
MP o PC, y permite registrar la comida escogida por el cliente el da de
entrada.
Por ejemplo, si escoge PC con cena, el ltimo da tendr desayuno y
almuerzo. Por el contrario si escoge almuerzo, el ltimo da solo
dispondr de Desayuno.

Observaciones: este es un campo de uso libre para almacenar cualquier
dato adicional de la reserva no incluido en los campos anteriores.

- Suplementos Diarios

:
Esta seccin permite incluir hasta 6 suplementos diarios a la reserva.

Am Hotel
128
Por defecto, estas 6 casillas estan desactivadas. Si desea activarlas debe
seguir los siguientes pasos:

1) Dar de alta los suplementos desde el mantenimiento de servicios
2) Configurar en los parmetros para establecer que servicios son
considerados como suplementos diarios.

Si desea que los descuentos por tipo de cliente se apliquen a los
suplementos diarios modifique el tipo de cliente, marque la opcin Aplicar el
descuento a los suplementos diarios asociados a estancia y por ltimo
recuerde que el descuento solo se aplicar a aquellos suplementos que esten
asociados al concepto de estancia.
Estos suplementos cargan 1 unidad para cada uno de los das, si necesita
modificar el nmero de unidades o aplicarlo solo para ciertos das, utilice la
solapa "Gestin avanzada de suplementos"

- Tarificacin por Tramos: Si las condiciones de tarifa no son las mismas
para todo el perido de la reserva, puede hacer clic sobre la solapa Tarificacin
por Tramos.

- Gestin avanzada de suplementos: Si el suplemento a cargar en la
reserva no es diario o necesita modificar el nmero de unidades, haga clic
sobre la solapa "Gestin avanzada de suplementos" y cargue en la rejilla los
suplementos necesarios.

- Opciones de reserva

:
1) Anticipos: AmHotel permite registrar anticipos en la reserva, para
gestionarlos haga clic sobre el botn anticipos y se mostrar un formulario
con todos los anticipos asociados a la reserva actual. Observe que el
botn de anticipos se incluye un nmero que representa el nmero de
anticipos creados en la reserva actual.

2) Movimientos Estancia: Al crearse una reserva, se generan unos
movimientos de estancia que posteriormente (al realizar el check-in) se
traspasarn a lneas de factura. Para gestionar estos movimientos haga
clic sobre el botn "Movimientos Estancia".
Recuerde que en esta seccin solo se registran los movimientos
asociados a la estancia y los suplementos.

3) Proforma: utilice esta botn para emitir una factura proforma con el
precio de la reserva actual. Esta botn tiene un doble uso, es decir, la
primera vez da acceso al formulario de creacin de proforma, pero una
vez creada, se mostrar el formulario de gestin facturas proforma.
Si la reserva ya tiene una factura proforma asociada y necesita volver
a crear una nueva, debe anular previamente la proforma anterior.

Am Hotel
129
4) Enviar: utilice esta opcin para enviar un mail/fax de confirmacin,
anulacin o modificacin de la reserva actual. Esta opcin puede utilizarla
tantas veces como sea necesario.

5) Otros Alojados: esta opcin se utiliza cuando se necesita diferenciar a
los alojados con objeto de:

- Hacer cargos de forma independiente para los distintos alojados y
por tanto emitir una factura diferente para cada alojado. Este tipo de
alojados suele ser comn en hotel que alojan clientes del colectivo
IMSERSO. Aunque tambin existe la posibilidad de emitir una sola
factura.

- Registrar a cada alojado en un regimen o tarifa diferente al
principal.

Esta botn solo esta disponible cuando en el pax de la reserva es >1. Por
ejemplo, su el nmero de adultos es 4, solo se permite 3 alojados
adicionales.

6) Conceptos Contratados: Esta opcin solo es visible cuando el cliente
es diferente al cliente a facturar y permite establecer que conceptos se
cargarn al cliente a facturar (conceptos contratados) y cuales al cliente
alojado (Extras). Para ms detalles sobre su funcionamiento haga clic
aqu.

- Informacin adicional

: este panel muestra un resumen sobre el tipo de
tarificacin aplicado a la reserva

Recuerde que este panel solo es visible cuando en la reserva se utiliza un
precio basado en descuento por tipo de cliente, tarifas por tramos, tarifa
pactada, oferta o tarifa por tipo de habitacin

Si necesita crear una nueva ficha, utilice el botn , mientras que para
mostrarla haga clic sobre

Si la reserva ya ha sido recepcionada, en la barra de titulo de la reserva se
mostrar el nmero de recepcin, tal como se muestra en la siguiente imagen

Am Hotel
130

podemos ver como la reserva esta asociada a la recepcin num. 66.

AmHotel incluye la posibilidad de solicitar el motivo del cambio de la reserva,
en la siguiente imagen se puede ver el aspecto de este formulario

basta con escribir el motivo o utilizar el botn selector de textos fijos para
cargar el texto del mantenimiento de textos predefinidos.
Recuerde que los motivos son almacenados como incidencias.

Tipo de regimen predeterminado
Tipo de tarifa predeterminado
Generar localizador automtico
Hora mxima para mantener reserva
Intervalo das
Recalcular movimientos de estancia solo cuando los cambios afecten a
facturacin
Crear cliente automtico
Solicitar formulario de motivo de cambio
Crear cliente en AmBalneario
Suplementos diarios
Permitir tarifas tipos de habitacin
Usar tarifas avanzadas
Planning de Reservas
Am Hotel
131
El planning de reservas es una de los mdulos ms usados de AmHotel, pues
muestra un planning que organiza las reservas y estancias por habitaciones y
fechas. En la siguiente imagen se puede ver el aspecto del planning de la base
de datos tutorial:

Esta ventana se adaptar al tamao de pantalla de disponible, en la imagen
anterior la resolucin es de 1024x768. Si usted usa una resolucin mayor podr
ver ms habitaciones y adems el ancho de cada columna ser superior. Le
recomendamos que la resolucin mnima del monitor sea de 1024x768, aunque
tambin es compatible con 800x600.

El planning se divide en 5 zonas:

1) Filtros:

a) Mes y ao: Utilice el selector de meses y de ao para establecer el
mes que desea visualizar. Por defecto, se muestra el mes actual.

b) Visualizar quincena: marque esta opcin para mostrar los ltimos 15
das del mes actual y los 15 primeros del mes siguiente. Esta opcin
es muy til si estamos en los ltimos das del mes.

c) Mostrar detalle: Como podr observar en el planning cada
reserva/estancia incluye un texto que representa el nmero de reserva y
el nombre del cliente. En caso de ser una reserva, si no tiene asociado
un cliente, se muestra el localizador o pasajero. En muchas ocasiones
esta informacin es insuficiente, para ello marque la casilla "Mostrar
Detalle" y al pasar el ratn por encima de una reserva/estancia, se
mostrar un cuadro de color amarillo, tal como se muestra en la siguiente
imagen

Am Hotel
132

este panel muestra un informe detallado de la reserva/estancia.

Si desea acceder a la ficha de la reserva/estancia, basta con hacer
doble clic sobre ella.

d) Visualizar anuladas: cuando un cliente anula la reserva, puede optar
por borrarla (no recomendable) o por anularla. Si borra la reserva, esta no
se podr recuperar, pero si la anula puede recuperarla (en caso
necesaria) y adems puede utilizar estas anulaciones con fines
estadsticos. Como ya se comento en la ficha de reservas, esta tiene un
campo estado, el cual incluye la posibilidad de anular la reserva. Una
reserva anulada sigue estando registrada en la aplicacin pero no se
tiene en cuenta para la ocupacin y la habitacin se puede reutilizar para
otras reservas.

El color predeterminado para una reserva anulada es el rojo, aunque se
puede configurar.

e) Mostrar grupos: si ha utilizado la opcin de reservas de grupos o
estancias de grupos, marque esta opcin para mostrar un pequeo
tringulo naranja aquellas reservas/estancias que forman parte de un
grupo. En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de un grupo cuyo
localizar se genera automticamente. Como en este caso son un grupo,
el localizador siempre empieza por "G"

f) Cambios habitacin: en el modulo de estancias existe la posibilidad de
realizar un cambio de habitacin. Marque esta opcin para marcar con un
tringulo rojo, aquellas estancias con cambios de habitacin.
Am Hotel
133

Como podr observar en la imagen anterior, si marca la opcin "Mostrar
Detalle" y se pasa el ratn por encima de la estancia, el panel de detalle
muestra la habitacin a la que el cliente se ha trasladado.

g) Distinguir agencias: con el fin de facilitar la busqueda de reservas de
agencia en el planning, marque esta casilla y el color del texto de las
reservas cambiar en funcin del color especificado en su ficha o en caso
de no haberlo configurado, se utilizar el color predeterminado.

En la imagen anterior se muestra 2 reservas de agencia y una normal,
observe como en las dos primeras el texto esta en negrita y adems el
color distinto al de las reservas normales.
En este caso ambas reservas vienen marcadas con un circulo azul,
esto indica que son reservas descargadas a travs del modulo de
reservas on-line

h) Tipo Habitacin: por defecto, se muestran todas las habitaciones
almacenadas, puede utilizar este filtro para mostrar solo las de un tipo
concreto.

Am Hotel
134

2) Paneles informativos:

a) Ocupacin

: muestra un resumen de ocupacin para el da
seleccionado, el cual incluye el nmero de habitaciones libres, las
ocupadas, el total de habitaciones y el nmero de personas alojadas.
Para calcular la ocupacin de otro da, haga clic sobre la cabecera de la
fecha.

b) Seleccin

: este panel muestra un resumen de la reserva o estancia
que ha seleccionado en el planning. Para realizar la seleccin basta con
hacer sobre la reserva/estancia.

c) ltima

: este panel contiene el resumen de la ltima reserva
almacenada.

3) Planning: esta es la zona principal, la cual muestra un planning de
ocupacin por habitaciones y fechas. Como podr observar cada da tiene 2
columnas, la primera para la salida y la segunda para la entrada. Este formato
es necesario pues una misma habitacin puede tener dos movimientos
diferentes en el mismo da, es decir, un cliente que sale y otro que entra.
incluye las siguientes funcionalidades:

a) Configurar el nmero de das del planning: por defecto, se muestran
los datos del mes actual de forma que el nmero de das depende del
mes en curso. Este comportamiento lo puede configurar cambiando el
parmetro "Das Planning". En la siguiente imagen se muestra un
planning configurado para 15 das. Observe como el espacio asignado a
cada columna se ajusta a la resolucin de pantalla. Esta opcin es
muy til si necesita maximizar el espacio de texto disponible para cada
reserva/estancia.

Am Hotel
135

b) Crear una nueva reserva: Para aadir una nueva reserva, basta con
hacer clic sobre la fecha de entrada y la habitacin, a continuacin,
arrastrar el ratn hasta la fecha de salida (observe como el periodo se
marca en color azul), hacer clic con el botn derecho y en el men que
aparece debe seleccionar la opcin "Reserva sin confirmar" o
"Reserva confirmada".

Si ha seguido los pasos correctamente, debe mostrarse el formulario para
reserva de planning donde debe completar los datos de la reserva y
pulsar sobre el botn "Aceptar" para guardarla.

c) Separador de semanas: Am Hotel marca todos los sbados y
domingos con un fondo diferente al resto de das con la idea de identificar
visualmente las semanas.

d) Fecha Actual: por defecto la fecha actual se marca de color azul, tal
como se muestra en la siguiente imagen.
Am Hotel
136

e) Visor Temporadas: En la parte superior del planning, se muestra una
pequea banda que muestra la temporada asociada a cada uno de los
das. El color utilizado para distinguir las temporadas se toma de
configuracin de los tipos de temporada.

f) Bloqueo de habitaciones: Si necesita bloquear una o varias
habitaciones durante un periodo, haz clic con el ratn sobre la fecha de
inicio y la habitacin de inicio, a continuacin, arrastre el ratn hasta la
fecha de fin y habitacin final (Observe como el periodo seleccionado se
marca en color azul), haga clic sobre el botn y en el men que aparece
seleccione la opcin "Bloquear Habitaciones". Ahora observe como se
muestra el formulario de bloqueo de habitaciones

observe como Am/Hotel rellena de forma automtica todos los campos
necesarios. Para efectuar el bloqueo de las habitaciones, simplemente
haga clic sobre el botn "Aceptar". Recuerde que antes de confirmar el
bloque puede realizar cambios tanto en las habitaciones, como en el
periodo...

Tenga en cuenta que el motivo de cambio, solo se registra como una
incidencia del registro de incidencias.
Am Hotel
137
Para bloquear una habitacin, el campo Estado debe contener el
valor "Bloqueada".
Cuando el bloqueo se realiza desde el planning, el campo motivo, se
rellena automticamente con el literal "Bloqueada desde planning de
reservas". Para una mejor gestin de los bloqueos, cambie el motivo del
bloqueo segn sus necesidades.

Una vez que ha completado todos los pasos, el bloque se muestra en el
planning como una banda de color gris que impide que se puedan crear
reservas/estancias.

Para anular un bloque existente, utilice la opcin bloqueo de habitaciones
y en el campo estado seleccione la opcin "Libre"

g) Confirmacin de una reserva sin confirmar: para marcar una
reserva como confirmada basta con hacer clic sobre ella, pulsar el botn
derecho y en el men que aparece seleccionar la opcin "Confirmada".
En funcin de la configuracin de colores del planning, el color de la
reserva cambiar a "Reserva Confirmada".

h) Realizar entrada (check-in) de una reserva: el planning de reservas
permite efectuar la entrada (check-in) de una reserva siempre que la
fecha de entrada coincida con al fecha actual. Para ello, haga clic sobre la
reserva, pulse el botn derecho y en el men que aparece

seleccione la opcin "Dar Entrada", tras lo cual se mostrar el formulario
de recepciones. Utilicelo para completar la entrada del cliente en el hotel.

Am Hotel
138
Recuerde que una vez realizado el check-in de una reserva, esta se
marca como "Registrada", pero no se borra. Este proceso se realiza de
esta forma para que en el caso de borrar la recepcin, se mantenga la
reserva original.

i) Reserva mltiple: Si necesita crear varias reservas puede hacerlo a
travs de la opcin de Reservas de Grupo o utilizar el planning. Si utiliza
el planning el procedimiento es igual que el utilizado para crear una
reserva, pero en vez de seleccionar una habitacin, puede seleccionar
varias (tenga en cuenta que las habitaciones a reservar deben estar
juntas en el planning). En la siguiente imagen podemos ver el resultado
de una seleccin para 5 habitaciones. Una vez que ha seleccionado el
periodo y las habitaciones, haga clic con el botn derecho y en el men
que aparece seleccione el tipo de reserva (Confirmada o Sin Confirmar).
A continuacin se mostrar un formulario para completar los datos de la
reserva

Todas las reservas creadas a travs de este mtodo sern iguales a
excepcin del nmero de habitacin.
Si necesita hacer cambios sobre una reserva concreta, haga clic clic
sobre ella y se mostrar la ficha de la reserva con todos sus datos. Para
modificarla, haga clic sobre el botn "Modificar"

j) Consultar resumen ocupacin diaria: para obtener un resumen de
ocupacin de un da concreto, haga clic en la cabecera del da (observe
como se muestra una columna de color azul que selecciona todo el da) y
el primer panel

mostrar informacin til sobre disponibilidad: habitaciones libres,
ocupadas, total de habitaciones y el pax.

k) Mover una reserva de habitacin o fecha: para cambiar cualquier
dato de una reserva, puede hacer doble clic sobre ella, y en la ficha que
Am Hotel
139
aparece realizar cualquier modificacin. Pero si el cambio a realizar es
solo de fecha o habitacin, puede hacerlo directamente desde el
planning. Para ello haga clic en la reserva para seleccionarla, ahora haga
clic con el botn derecho en la parte izquierda de la reserva y mantengalo
pulsado (observe como el icono del ratn cambia). Por ltimo, arrastre la
reserva hasta la nueva ubicacin.

l) Acceder la ficha de una reserva o estancia:Para mostrar la ficha de
una reserva o estancia, haga doble clic sobre la reserva.

4) Leyenda de colores:
En la parte inferior del planning se muestra una leyenda que explica los
colores utilizados en las reservas y estancias. Am/Hotel tiene una
combinacin predeterminada de estos colores, pero si lo desea puede
cambiarlos a travs de los parmetros de empresa.

5) Barra de opciones: en la parte inferior tiene disponible las siguientes
opciones:

OPCIN DESCRIPCIN

Muestra el periodo anterior, teniendo en cuenta el nmero
de das configurados para el planning.Por defecto, se
muestran meses completos. En este caso el botn anterior
muestra el mes anterior.

Muestra el periodo siguiente, teniendo en cuenta el nmero
de das configurados para el planning.Por defecto, se
muestran meses completos. En este caso el botn anterior
muestra el mes siguiente.

Utilice esta opcin para imprimir en panel una copia del
planning.
Esta opcin reajustar de forma automtica el ancho
del planning para impresin en A4.
Para facilitar la legibilidad del planning impreso, este
se puede realizar el varias hojas, imprimiendo en cada
una de ellas un subconjunto de habitaciones.

Utilice esta opcin para refrescar las reservas y estancias
del planning.

Esta opcin cierre el planning.

Am Hotel
140
Mostrar Detalle
Intervalo das no presentado
Das Planning
Bloqueo das completos
Color predeterminado agencias
Color reserva sin confirmar
Color reserva confirmada
Color reserva anulada
Color estancia
Color estancia finalizada

Anticipos
AmHotel incluye la opcin de anticipos en las reservas, en las estancias,
anticipos pendientes y por ltimo crear anticipos contra clientes no alojados.

En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de este modulo:

Antes de comenzar a utilizar la opcin de anticipos es necesario que configure
el comportamiento de los anticipos definiendo los siguientes parmetros:

- Facturar todos los anticipos: Active esta opcin si deseas que se cree
una factura para cada anticipo.
Por defecto, la serie de factura es "A", si desea modificarla configure
el parmetro "Serie Factura".
El cobro del anticipo se debe realizar cobrando la factura desde
Gestin de Facturas o manualmente desde el modulo de cobros en
(Procesos->Tesorera->Cobros)
Am Hotel
141
Al facturar un anticipo se crea un factura la cual incluye una lnea
"Anticipo", y una lnea de abono asociada a "Abono Anticipo".

- Cobrar todos los anticipos: active esta opcin para que al crear un
anticipo, se genere automticamente un movimiento caja. Los cobros de
anticipos los podr ver en el apartado de anticipos del arqueo de caja.

- Concepto asociado al anticipo y al abono de anticipo. Por defectos estos
son "A" para el concepto de Anticipo utilizado en la factura de anticipo y
"AA" para el concepto de Abono Anticipo utilizado en la lnea de abono
de anticipo.

Si el anticipo esta asociado a una reserva/estancia, al crearlo, se generar
la lnea de abono asociada a la reserva/estancia. Si por el contrario, es un
anticipo pendiente, la lnea de abono no se crear hasta que se produzca la
asociacin.

Como ya se comento al principio, se puede crear 3 tipos de anticipos:

- Reserva/Estancia: este es el tipo de anticipo predeterminado, se crea
utilizando el botn de opcin "Anticipos" ubicado en la panel derecho de
opciones de reservas/estancias.
En este caso la lnea de abono se crea al dar de alta el anticipo.

- Anticipo pendiente: este tipo de anticipo se crea desde la opcin de
men "Procesos->Reservas->Anticipos" y permite crear un anticipo
pendiente, es decir, no asociado a una reserva o estancia.
En este caso, no es necesario especificar un cliente (dado de alta
como ficha de cliente), basta con rellenar el campo del nombre con una
referencia o nombre
En este caso la lnea de abono se crea al asociar el anticipo a una
reserva o estancia.

Una vez que se ha creado un anticipo pendiente, el proceso de
asignacin a una reserva/estancia, se realiza accediendo el formulario de
anticipos desde la reserva/estancia, y una vez dentro hacer clic sobre el
botn para seleccionar un anticipo del listado que aparece.

- Anticipo a un cliente no alojado: Al acceder al modulo de anticipos en
modo "Anticipo Pendiente", se muestra una casilla denominada "No
Alojado". Al marcar esta casilla, el sistema crear un anticipo contra un
cliente y como consecuencia una lnea de abono.

Como podr observar en la imagen anterior, en la ficha del anticipo se incluyen
los siguientes campos:

Am Hotel
142
- Nmero de reserva o estancia: este cdigo indica si el anticipo se asocia a
una reserva o estancia. Si es un anticipo pendiente, este campo es
ocultado.
- Nmero de anticipo: valor interno de amhotel que se utiliza para identificar al
anticipo. Este campo se calcula automticamente siguiente un esquema
secuencia.

- Fecha: Indica la fecha en la que se crea el anticipo. Este campo se rellena
automticamente con la fecha actual, pero en caso necesario podr modificarlo
segn sus necesidades.

- Importe: rellene este campo con el importe a cobrar como anticipo.

- Entregado Por: utilice esta campo para indicar el grupo (cliente, empresa,
agencia o touroperador) y el nmero cliente que realiza el pago del anticipo.
Si es un anticipo pendiente para una habitacin, basta con rellenar el campo
del nombre, es decir, no es necesario utilizar a un cliente existente.

- Forma de Pago: Utilice el selector para establecer la forma de pago.
Antes de crear un anticipo o realizar un cobro, es necesario que defina las
formas de pago admitidas por su establecimiento.

- Tarjeta de Crdito: Este campo solo debe usarse si la forma de pago es de
tipo "Tarjeta Crdito", y se utiliza para indicar el tipo de tarjeta (Visa, 4B,
MasterCard...)

- Observaciones: campo de texto libre donde podr especificar cualquier dato
adicional a la ficha del anticipo.

- Cuenta Corriente: este campo es un selector de cuentas corrientes, se utiliza
para indicar la cuenta corriente a la que se realizar el pago en los casos de
formas de pago como Transferencia o Tarjeta.
Este dato solo es utilizado si utiliza el modulo de contabilizacin de amhotel
para programas de contabilidad (Am/Conta).
Si necesita especificar la cuenta corriente, antes de crear el anticipo debe
crearlas en el mantenimiento de cuentas corrientes.

Facturar Anticipos
Cobrar Anticipos
Forma de pago predeterminada
Concepto Abono
Concepto Anticipo
Serie Factura Anticipo
Am Hotel
143
Envo de Reserva
Mediante el uso de esta opcin, se puede enviar al cliente un mail o fax , el cual
incluye datos identificativos de la reserva tales como periodo, regimen, pax,
nombre del viajero.. En la siguiente imagen se puede ver el aspecto del envo
de una confirmacin de reserva.

Antes de enviar una reserva por mail o fax, es necesario configurar el modulo
de comunicaciones por mail/fax y configurar parmetros de envo de reservas.

Este modulo solo es accesible desde el mantenimiento de reservas y permite
especificar:

- Tipo Envo: este selector consta de 3 opciones donde se puede elegir
entre "Confirmacin", "Anulacin" o "Modificacin".
Para agilizar el trabajo, puede configurar el parmetro "Tipo de envo
por defecto"

- Nombre del emisor: Este nombre representa el nombre del hotel. Su
valor se obtiene de la configuracin de Mail especificada en la
configuracin Fax/mail

Am Hotel
144
- E-Mail Emisor: Este nombre representa el mail del hotel. Su valor se
obtiene de la configuracin de Mail especificada en la configuracin
Fax/mail

- Destinatario

: Indica el cliente al que se le enva el mail/fax, su valor se
obtiene del cliente grabado en la reserva. Si en la reserva no se ha
especificado un cliente, este campo aparecer vaco, por lo tanto, tendr
que rellenarlo manualmente.
- Mail y Fax del destinatario: Indica el mail y/o fax al que se enviar la
confirmacin/cancelacin/modificacin de la reserva. El mail y el fax se
cargan de la ficha del destinatario.

- Textos Fijos: El envo de reservas permite trabajar con 3 textos fijos
configurables para cada tipo de envo, o tambin puede rellenar su
contenido manualmente en cada envi.

En la imagen del formato de impresin se puede ver como el formato
tiene un listado con los movimientos de estancia, a continuacin, el total
de la reserva, despus el texto fijo 1, texto fijo 2, las observaciones y al
final se muestra el texto fijo 3.

Aunque los textos fijos se cargarn automticamente, puede
modificarlos segn sus necesidades.
Le recomendamos el uso de textos fijos con el fin agilizar el envo de
reservas.

- Observaciones

: Texto libre para indicar cualquier detalle adicional y de
interes para el cliente.
Una vez que ha rellenado todos los campos, puede optar por :

a) Imprimir: enva el informe de la reserva directamente a la impresora
de informes

b) Visualizar: permite visualizar en pantalla el informe de la reserva.

c) Mail: Esta opcin requiere que se configure la cuenta de correo de
origen usada para enviar la reserva. Si esta todo configurado y el
formulario esta correctamente rellenado el informe de la reserva se
enviar como un PDF adjunto al e-mail especificado en el campo "E-mail
destino"

d) Fax: Esta opcin requiere que se configure el fax utilizado para enviar
la reserva. El informe es enviado al telfono indicado en el campo "Fax
Destino" a travs del fax configurado en modulo en AmHotel.

Am Hotel
145
En al siguiente imagen se puede ver el formato de impresin estandar para el
envo de reservas:

Como se puede observar consta de una cabecera donde se indican datos de la
reserva como el pasajero, pax, periodo y el nmero de habitacin. A
continuacin, se detallan todos los conceptos incluidos en al reservas (estancia
y suplementos). Por ltimo, se muestra la seccin de textos fijos y
suplementos.

Am Hotel incluye la posibilidad de personalizar el formato de impresin, por lo
que si su hotel necesita cambios en este formato pongase en contacto con el
departamento de soporte de Am System para analizar y valorar la viabilidad de
los cambios solicitados. Para cambiar el modelo estandar de envo de reservas,
configure el parmetro "Modelo Envio Reservas"

Tipo de envo predeterminado
Am Hotel
146
Mail de emisor
Nombre del emisor
Concepto estancia
Modelo envo reserva
Impresora de informes
Ruta Logotipo Grfico
Nmero de copias en el envo de la reserva
Seleccionar impresora al enviar la reserva
Textos fijos para Confirmacin
Textos fijos para Anulacin
Textos fijos para Modificacin
Configuracin SMTP para envo de e-mails.

Planning de Cupos
Este planning es similar al planning de reservas, pero esta especificamente
diseado para facilitar el trabajo con agencias llevando un control diario de las
habitaciones disponibles para cada agencia en funcin del cupo contratado.

Para acceder a esta opcin puede utilizar la opcin de men "Procesos-
>Reservas->Planning de Cupos" o el botn de acceso directo ubicado en
la barra de botones superior de Am/Hotel

Como puede observar en la imagen anterior, este modulo se divide en las
siguientes secciones:

a) Cabecera
Am Hotel
147

En esta seccin se incluyen campos para filtrar el contenido del planning tales
como:
1. Fecha Referencia: Esta fecha permite especificar la fecha de inicio
del planning.

Por defecto, esta fecha se inicializa con la fecha actual.
2. Ver Detalle: activando esta opcin, Am/Hotel muestra un pequeo

texto
de ayuda sobre la disponibilidad para cada cupo y da.
3. Cliente: Por defecto, el visor de estado de cupo muestra todas las

agencias, utilice este selector de agencias para mostrar solo los cupos de
una determinada agencia.
Este selector de clientes consta de un selector de grupo (Cliente,
Empresa, Agencia..) y luego el selector de ficha.

b) Leyenda

Esta leyenda de colores muestra el significado de cada uno de los colores
utilizados en el planning de cupos.

Actualmente no existen parmetros para configurar los colores utilizados en
el planning de cupos.

c) Resumen de ocupacin

Este panel muestra un resumen de ocupacin diario. El aspecto de este panel
se puede ver en la siguiente imagen

donde se muestra la siguiente informacin diaria:

1. Estancias: Indica el nmero estancias registradas

Am Hotel
148
2. Reservas: indica el nmero de reservas activas (confirmadas y sin
confirmar)

3. Bloqueadas: muestra el nmero de habitaciones bloqueadas.

4. Ocupacin Total: esta fila muestra el total de habitaciones ocupadas,
se calcula como Estancias+Reservas+Bloqueos

5. Libres: Teniendo en cuenta el total de habitaciones, se muestra el
nmero de habitaciones libres sin tener en cuenta los cupos. Su valor se
calcula como Total Habitaciones - Ocupacin Total

6. Libres-Cupos: Este dato es el realmente til pues muestra cuantas
habitaciones tengo libres, teniendo en cuenta las habitaciones ocupadas
y los cupos contratados con agencias.

Con el fin de ayudar a identificar visualmente las semanas, se muestra
un columna de color en todos los domingos del ao.

d) Visor de estado de cupo

Este panel le ayudar a registrar la reserva de una agencia visualizando un
planning mensual, tal como se muestra en la siguiente imagen

Este planning se organiza mostrando en la primera columna el cdigo de tipo
de habitacin y el nombre de la agencia y en el resto de columnas (30 das a
partir de la fecha de referencia) la disponibilidad por da. Observe como se
muestra una lnea para por cada tipo de habitacin y cupo. Por ejemplo, en la
imagen anterior podemos ver como el hotel tiene un cupo con la agencia
Virginia Tour de forma que este incluye habitaciones individuales y triples. Para
cada da, tipo de habitacin y agencia se muestra

Release: este periodo es configurable por agencia y especifica los das
de antelacin para el registro de una reserva. Por ejemplo, si es 01/09 y
el release es de 5 das, indica que solo se deberan admitir reservas
cuya entrada sea el da 06/09 o posterior. Si por necesidad, es
necesario crear una reserva que incumpla el release, el sistema le
avisar aunque le permitir registrarla.

Am Hotel
149
Habitaciones disponibles: indica el nmero de habitaciones libres por
agencia y tipo de habitacin. Este dato se muestra de forma diaria y
puede ser de 3 tipos:
1. Habitaciones fijas: indica que habitaciones contratadas con la
agencia es fijo. Los das muestran con el fondo de color verde En
la imagen anterior podemos ver como tenemos contratadas con
agencias 2 habitaciones individuales, 2 triples y 3 dobles.
2. Venta Libre: el sistema de venta libre se basa en que una agencia
nos puede enviar reservas siempre que existan habitaciones
libres y que cumplan el release. Estos das se muestran de color
amarillo y en el lugar de mostrar el nmero de habitaciones se
muestra el identificador VL.
3. Habitaciones fijas + venta libre: Esta ltima opcin es una
combinacin de las dos anteriores, permitiendo la venta libre,
pero al cerrar la venta libre la agencia tiene aseguradas X
habitaciones fijas. En el ejemplo anterior, se puede ver como la
ltima lnea muestra los das con el fondo amarillo (venta libre) y
adems tiene contradas 2 habitaciones triples.

Cierre de ventas: Am/Hotel realiza el cierre de ventas de forma
automtica cuando una agencia ha completado su cupo en un da
mostrandolos en color rojo. Adicionalmente, se puede realizar un cierre
de ventas de forma manual, aunque la agencia no haya completado su
cupo. Si intenta registrar una reserva y en alguna de sus noches hay
cierre de ventas, el sistema le avisar pero en caso necesario podr
grabar la reserva.

Este planning permite realizar las siguientes operaciones:

1. Mostrar un resumen del cupo

Para obtener un resumen del contrato de un cupo, marque la opcin
"Mostrar Detalle" y pase el ratn por el nombre de la agencia.

En la siguiente imagen se puede ver el resultado de pasar el ratn
sobre el cupo "[DB] Virginia Tour"

mostrando un panel amarillo que contiene el periodo de validez,
total de habitaciones contratadas, si tiene venta libre, el tipo de
habitacin, el mnimo nmero de noches y los das de la semana
permitidos (en el formato LMXJVSD).

Am Hotel
150
2. Crear una nueva reserva

Este planning le ayudar a crear reservas de agencias pues le
muestra para cada agencia el nmero de habitaciones disponibles
por da y por tipo de habitacin. El proceso es igual al del planning
de reservas, es decir, haga clic sobre la fecha de inicio y arrastre el
ratn hasta la ltima noche, a continuacin, haga clic con el botn
derecho y en el men que aparece seleccione la opcin "Reserva
Sin Confirmar" o "Reserva Confirmada"

Si la fecha de entrada cumple el release y no hay cierre de ventas,
se mostrar la ficha de reserva rellenando de forma automtica el
periodo de reserva, el tipo de habitacin, la agencia y el nmero de
habitacin.
El nmero de habitacin se calcula de forma automticamente
ofreciendo la habitacin ms ptima.
Si durante el periodo de la reserva hay algn da con cierre de
ventas, el sistema le avisar de tal situacin y le pedira confirmacin
para grabar la reserva.

Una vez que la reserva se ha grabado, el resumen de ocupacin y
el estado da del cupo se actualizaran automticamente.

3. Ver Detalle Disponibilidad

Para obtener el detalle sobre la disponibilidad de un da y agencia,
marque la casilla "Mostrar Detalle" y, a continuacin, pase el ratn
por un da concreto y se mostrar una pequeo panel que le informa
del nmero de habitaciones ocupadas y disponibles.

4. Cierre de ventas

Como ya comentamos antes, el cierre de ventas se realiza de forma
automtica cuando una agencia ha reservado el nmero de
habitaciones que tenia contradas. A continuacin vamos a explicar
Am Hotel
151
como realizar un cierre de ventas manual. Para ello, haga clic sobre
la fecha de inicio y arrastre el ratn hasta la fecha de fin, a
continuacin, haga clic sobre el botn derecho y en el men que
aparece debe seleccionar una de las dos opciones para cerrar las
ventas:

- Cierre de Ventas: permite cerrar ventas sobre un cupo con
un nmero de habitaciones contratadas fijo.
- Cierre de Venta Libre: permite cerrar ventas sobre un cupo
con venta libre.

Recuerde que un cupo puede configurar con venta libre y adems
con un nmero de habitaciones fijas. En este caso, primero se debe
cerrar la venta libre y despus cuando haya consumido su cupo de
habitaciones fijas, debe proceder a cerrar ventas.

En la siguiente imagen podemos ver el aspecto inicial del formulario
de cierre de ventas

donde puede especificar la siguiente informacin:

Motivo del cierre: Este campo lo puede rellenar de forma
manual o utilizar el botn de Texto Fijo para asignar un texto
pre-configurado.
Configuracin mail destinatario: Esta seccin contiene el
nombre, el mail del destinatario y el asunto. Tanto el
nombre como el mail se toma de la ficha de la agencia
Mensaje: este texto es una descripcin del cierre de
ventas, es decir, el periodo y el tipo de habitacin.
Am/Hotel rellena automticamente este campo pero si lo
Am Hotel
152
necesita puede cambiarlo o utilizar el botn Texto Fijo
para carga un texto predefinido

Una vez que ha completado todos los campos del formulario puede
enviar un mail y/o simplemente registrar el cierre de ventas.

OPCIN DESCRIPCIN

Registra el cierre de ventas el el periodo
establecido y en el tipo de habitacin. Observe
que estos datos se muestran en la cabecera.

Pulse sobre este botn para enviar un mail a la
agencia con el motivo y la descripcin
especificada.

Cierre el formulario sin realizar ningn cambio.

e) Opciones

OPCIN DESCRIPCIN

Haga clic sobre esta opcin para imprimir el resumen
de ocupacin y el planning de estado de cupo. La
impresin se realiza sobre la impresora predeterminada

En una instalacin de red pueden existir varios
ordenadores registrado reservas, estancias... Utilice
esta opcin para refrescar la informacin del resumen
de ocupacin y el estado de cupo.

Cierre el planning de cupos.

Configuracin SMTP para envo de e-mails.
Recepciones
Recepciones / Estancias
El modulo de recepciones o estancias es un modulo fundamental pues le
permite realizar la entrada de clientes (check-in), gestionar el parte de viajero,
los cargos habitacin, cambios de habitacin, acceso a la factura de la
habitacin... y otras muchas opciones que se detallaran a continuacin. Este
modulo es accesible desde la opcin "Ficheros->Recepciones->Recepcin
(Check-IN)" o desde el acceso directo . En la siguiente imagen se puede
ver el aspecto de este formulario:

Am Hotel
153

este modulo permite registrar la entrada de una habitacin en el hotel, si
necesita dar entrada a un grupo, puede utilizar la opcin Recepciones de
Grupo.

Como puede observar en la imagen anterior, el modulo de estancia se divide
en las siguientes secciones:

- Barra de opciones superior

:
La barra de opciones superior es similar al del resto de mantenimientos pero
tiene 4 opciones importantes

1) Busqueda de Estancias: La funcin de busqueda de registros ha sido
mejorada en el modulo de estancias/recepciones para ayudarle en la
busqueda de recepciones. Para abrir el formulario de busqueda, haga clic
sobre el botn para visualizar un formulario como el que se
muestra a continuacin

Am Hotel
154

Su uso es muy simple, basta con rellenar uno o varios campos de
busqueda. Una vez rellenados, pulse sobre "Aceptar", este formulario se
cerrar y el mantenimiento de recepciones mostrar solo aquellas
reservas que cumplan los criterios de busqueda. Si hay ms de una
recepcin, puede utilizar los botones de navegacin (Primero, ltimo,
Siguiente y Anterior) para moverse por los resultados.
Si la estancia que busca esta finalizada, seleccione la opcin "Todas"
en el campo "Mostrar" y vuelva a intentarlo.

2) Tarifa Pactada: Esta opcin permite personalizar el precio a
aplicar a la estancia, permitiendo definirlo de forma manual.

3) Ofertas: Haga clic sobre este botn , para visualizar un
listado con las ofertas compatibles y aplicar una de ellas a la recepcin
actual. Para ello es necesario definir las ofertas previamente a travs del
mantenimiento de ofertas.

Recuerde que las 2 opciones de tarificacin no puede utilizarse a la
vez, es decir, o utiliza tarifa pactada u oferta.

Am Hotel
155
4) Filtro de Estancias: En la parte derecha de la barra de opciones se
muestra el selector "Mostrar" el cual permite filtrar las recepciones a
visualizar. Por defecto, solo se muestran las recepciones activas
(pendientes de finalizar), pero tambin puede escoger la opcin "Todas"
y Am/Hotel mostrar todas las recepciones finalizadas y pendientes de
finalizar.
Recuerde que una estancia debe finalizarse cuando el cliente se
marcha del hotel, esto permitir dar una entrada nueva en la misma
habitacin
Si busca una recepcin anterior y no la encuetra, esto se debe a que
por defecto solo se muestran las activas.

- Datos Estancia
Localizador Resv.: este campo no es necesario rellenarlo, se carga
automticamente con el localizador de la reserva. Si la estancia no tiene
una reserva previa, puede rellenarlo con un identificador, aunque
recuerde que este campo no es obligatorio.
: esta seccin esta ubicada en la solapa "Recepcin" y
La longitud mxima para esta referencia es de 50 caracteres
alfanumricos.

Matricula: este campo permite registrar la matricula del coche utilizado
por el alojado en la habitacin. Este campo no es necesario rellenarlo,
pero si lo hace podr obtener un listado de matriculas.

Nmero Estancia: este cdigo se calcula automticamente e indica el
cdigo interno de la recepcin. Recuerde que este cdigo no tiene
porque coincidir con el nmero de reserva. Si la estancia tiene una
reserva asociada, su cdigo se muestra en la barra de titulo de este
formulario.

Periodo de estancia: contiene la fecha de entrada, salida prevista y
salida real de la estancia actual. La fecha de salida real, se establece
automticamente al finalizar la recepcin. Cada vez que se aade una
recepcin, la fecha de entrada se rellena automticamente con la fecha
actual y como fecha de salida prevista depende del nmero de das
predeterminado en los parmetros.

Am Hotel
156
Hora Entrada: rellene esta campo con la hora de entrada real del cliente.
Por defecto, la hora de entrada se rellena automticamente con la
hora actual.

Pax: Esta seccin permite desglosar el pax de la reserva entre adultos,
nios y bebes. Para el caso de los nios, puede utilizar el botn para
detallar

la edad de los nios alojados.

Las edades registradas son utilizadas en el informe de resumen de
restaurante.
Tiene que tener en cuenta que el pax registrado como nio o bebe
estar sujetos al descuento configurado para nios.
Cliente: si el cliente no esta dado de alta, es necesario hacerlo utilizando
el botn , o si ya existe puede utilizar el botn "..." para buscarlo en la
lista de clientes.
Este campo es obligatorio rellenarlo.

Empresa, Agencia y Tour Operador: estos campos no son necesarios
pero puede rellenarlos para indicar la procedencia de la reserva.
Recuerde que estos campos no representan al cliente a facturar.
Rellenar estos campos permite utilizar los filtros de empresa, agencia
y touroperador del informe de facturas.

Cliente Facturar: este campo consta de un selector para el grupo del
cliente (Cliente,Empresa,Agencia...) y un selector de clientes donde debe
establecer el cliente a facturar.
Si el cliente a facturar esta incluido en un cupo activo se activar el botn
y AmHotel, intentara aplicar los precios del cupo (siempre que sea
Am Hotel
157
posible y que se cumple el orden de preferencia en tarifas). Para decidir
manualmente, si aplicar el cupo o no, haga clic sobre el botn anterior y
se mostrar el formulario de detalle de cupo

Este no tiene porque coincidir con el cliente alojado.
Si el cliente a facturar es diferente del cliente alojado, se activar la
opcin Conceptos Contratados mediante la cual podr decidir que
conceptos pagar el cliente a facturar (conceptos contratados). Esto
indica que el resto de conceptos son considerados extras, es decir, los
debe pagar el cliente alojados.
La consideracin de "Concepto Contratado" o "Extra" se puede
predeterminar en el mantenimiento de conceptos.

Tipo Tarifa: Esta campo especifica la tarifa a utilizar. Dispone de 2
opciones para seleccionar la tarifa:
a) Completo: el primer botn muestra un listado con todas
las tarifas.
b) Tarifas compatibles: haga clic sobre para acceder al
listado con las tarifas compatibles.

Tipo Habitacin: indica el tipo de habitacin en la cual se alojar el
cliente. El valor lo puede establecer manualmente o utilizando el selector
de tipos.

Habitacin: indique el cdigo de la habitacin. Este puede escribirlo
manualmente o utilizar alguno de los 2 botones de seleccin. El primero
mostrar todas las habitaciones existentes (esten ocupadas o no),
mientras que el segundo muestra solo las habitaciones libres. Con el fin
de seleccionar la habitacin ms ptima sin ver el planning de ocupacin,
el listado muestra los siguientes campos:

- Cdigo
-
: muestra el cdigo de la habitacin
Observaciones
-
: muestra las observaciones de cada habitacin
Libres Entrada
-
: este es uno de los valores que permite optimizar el
uso de las habitaciones pues indica el nmero de noches libres que
hay desde la ltima noche ocupada hasta la entrada de esta
recepcin.
Libres Salida: este es el segundo de los valores que permite
optimizar el uso de las habitaciones e indica el nmero de noches
libres que hay desde la ltima noche de la estancia actual hasta la
primera noche de una reserva posterior.
Si el valor Libres de entrada es igual a 0 indica que la estancia
coincide con una salida de otra estancia.
Si el valor Libres de salida es igual a 0 indica que la salida de la
estancia actual coincide con una entrada de una reserva posterior.

Am Hotel
158
Usar Tarifa tipo habitacin: Este botn solo esta visible si ha
configurado tarifas por tipos de habitacin. Si marca esta casilla no se
tendrn en cuenta las tarifas por temporada, en su lugar se utilizarn las
tarifas por tipos de habitacin

Regimen: Indique el regimen de alojamiento. Puede elegir entre Solo
Alojamiento (A), Alojamiento+Desayuno (AD), Media Pensin (MP) o
Pensin Completa (PC)
Si escoge la opcin MP o PC, puede elegir la comida de entrada. Este
dato es importante para una correcta impresin del informe de
restaurante.

Comida de Entrada: Este campo solo esta disponible si el regimen es
MP o PC, y permite registrar la comida escogida por el cliente el da de
entrada.
Por ejemplo, si escoge PC con cena, el ltimo da tendr desayuno y
almuerzo. Por el contrario si escoge almuerzo, el ltimo da solo
dispondr de Desayuno.

Observaciones: este es un campo de uso libre para almacenar cualquier
dato adicional de la estancia.

- Suplementos Diarios

:
Esta seccin permite incluir hasta 6 suplementos diarios a la reserva.

Por defecto, estas 6 casillas estan desactivadas. Si desea activarlas debe
seguir los siguientes pasos:

1) Dar de alta los suplementos desde el mantenimiento de servicios
2) Configurar en los parmetros para establecer que servicios son
considerados como suplementos diarios.

Si desea que los descuentos por tipo de cliente se apliquen a los
suplementos diarios modifique el tipo de cliente, marque la opcin Aplicar el
descuento a los suplementos diarios asociados a estancia y por ltimo
recuerde que el descuento solo se aplicar a aquellos suplementos que esten
asociados al concepto de estancia.
Estos suplementos cargan 1 unidad para cada uno de los das, si necesita
modificar el nmero de unidades o aplicarlo solo para ciertos das, utilice la
solapa "Gestin avanzada de suplementos"

Am Hotel
159
- Reservas pendientes Check-In

: En la seccin derecha de este formulario
me muestra un listado con las reservas pendientes de recepcionar. Para dar
entrada a una reserva haga doble clic sobre la reserva o pulse sobre el botn
"Incorporar", a continuacin, observe como el formulario de estancias se
rellena con los datos de la reserva, ahora solo falta completar la ficha de
recepcin y pulsar sobre "Confirmar". En la siguiente imagen se puede ver el
aspecto de este listado

Las opciones asociadas a este listado son:
- Mostrar por: puede optar por ordenar el listado por fecha, por
habitacin o por localizador. La opcin predeterminada es Fecha.

- Mostrar Localizador: Muestra el localizador de cada reserva. Esta
opcin viene marcada por defecto

- Mostrar Pasajero: Si marca esta opcin, en lugar de mostrar el
localizador se muestra el pasajero.
- Mostrar No Presentados: marque esta casilla para ver las reservas no
presentadas (NO SHOW). Para el correcto funcionamiento del no
show es necesario configurarlo los parmetros de empresa.

- Incluir reservas de grupo: esta opcin permite incluir las reservas
asociadas a un grupo. Por defecto, no se incluyen ya que las reservas de
grupo, pueden recepcionarse a travs del formulario de recepciones de
grupo. Recuerde que una reserva de un grupo puede recepcionarse
de forma individual desde el modulo de recepciones sin que se pierda la
referencia del grupo y sin que afecte al resto de reservas del grupo.

- Incorporar reserva: permite incorporar una reserva a una nueva
recepcin

Am Hotel
160
- Modificar reserva: haga clic sobre este botn para modificar la reserva
seleccionada.

- Localizar reserva: en el ejemplo anterior hay unas 9 reservas, buscar
una en concreto es rpido, pero para facilitar el trabajo cuando el nmero
de reservas pendientes aumenta, hemos incluido esta opcin. La cual
muestra un buscador de reservas por localizador

Su uso es muy simple, basta con introducir el localizador y pulsar sobre
buscar. Recuerde que este buscador no busca por subcadenas, es
decir, es necesario introducir el localizador completo. Si la busqueda tiene
xito, se seleccionar automticamente la reserva buscada.

Por defecto, el listado muestra las reservas que se pueden recepcionar
hoy. Para cambiar este comportamiento puede configurar el nmero de das
anteriores a mostrar y el nmero de das posteriores.

- Tarificacin por Tramos: Si las condiciones de tarifa no son las mismas
para todo el perido de la reserva, puede hacer clic sobre la solapa Tarificacin
por Tramos.

- Gestin avanzada de suplementos: Si el suplemento a cargar en la
reserva no es diario o necesita modificar el nmero de unidades, haga clic
sobre la solapa "Gestin avanzada de suplementos" y cargue en la rejilla los
suplementos necesarios.

- Opciones de estancia

:
1) Anticipos: AmHotel permite registrar anticipos en la estancia, para
gestionarlos haga clic sobre el botn anticipos y se mostrar un formulario
con todos los anticipos asociados a la estancia actual. Observe que el
botn de anticipos se incluye un nmero que representa el nmero de
anticipos creados en la estancia actual.
Si el anticipo se creo en la reserva, al recepcionarla, el anticipo se
traspasa automticamente a la estancia.

2) Finalizar: Esta opcin finaliza la estancia actual, cierra la habitacin y
permite la recepcin de nuevas reservas en la habitacin.
Am Hotel
161
Si la fecha de finalizacin es anterior a la fecha de salida, le aparecer
un mensaje indicando si quiere finalizarla con la fecha actual o con la
fecha de salida prevista.

Si finaliza la recepcin porque el cliente se marcha antes de lo previsto,
haga clic en el botn "Si", esto anular los cargos posterior a la fecha de
finalizacin, es decir, si la recepcin es del 21/09/2009 al 30/09/2009 pero
finaliza con fecha 25/09/2009, los cargos a partir del 25 sern anulados.
Si este no es el caso, haga clic en "No",y la recepcin se finalizar con la
fecha de salida prevista y no afectar a los cargos.
Finalizar una estancia actualiza la fecha de salida real con la fecha de
finalizacin.
Una incidencia muy comn es facturar el da de entrada y finalizar
tambin en da de entrada. Esto provoca que la fecha de salida real se
iguale a la fecha de entrada, lo que provoca que la recepcin no sea
visible en el planning. Para evitar este caso, finalice la recepcin SOLO
cuando cliente se marche de la habitacin. Adems, debe tener en cuanta
que si finaliza con la fecha de entrada, no podr hacer adicionales a la
habitacin.
Si dispone del sistema de cerradura electrnica inhova, y lo tiene
configurado para realizar el check-out de forma automtica, cada vez que
finalice una estancia se realizar el check-in sobre Inhova

Para correcto funcionamiento de la comunicacin entre Am/Hotel e
Inhova es necesario configurar los parametros de conexin con el PMS
de inhova y configurar inhova para activar el PMS por TCP.

3) Anular Salida: este botn solo esta activo en las estancias finalizadas.
Haga clic sobre l, para anular la finalizacin.
Este proceso anular el contenido de la fecha de salida real.
Am Hotel
162

4) Bienvenido: utilice esta opcin para imprimir una ficha de bienvenido
de la estancia actual. Esta ficha suele constar de 2 secciones, una para el
cliente y otra para el hotel, esta ltima debe ser firmada por el cliente. En
ocasiones es necesario imprimir unas observaciones personalizadas para
cada estancia, en tal caso active el parmetro Solicitar observaciones al
imprimir, y al imprimir la ficha de bienvenido, se mostrar el siguiente
formulario

donde puede rellenar el campo observaciones y de manera opcional el
precio del garaje.

Si el proceso de impresin se realiza correctamente, se mostrar la
tarjeta de bienvenido predeterminada

Am Hotel
163
Si en la estancia se registran otros alojados, antes de efectuar la
impresin, se mostrar un listado con el cliente principal y el resto de
alojados.

Marque la columna "Imprimir" para especificar a que clientes desea
imprimirles una tarjeta de bienvenido. Por defecto, se imprime una tarjeta
por cada alojado adicional. Recuerde que solo de dar de alta a otros
alojados cuando las condiciones de tarifa y/o regimen sean diferentes al
principal o cuando el otro alojado desee una factura independiente a la
del alojado principal (Colectivo IMSERSO)

El formato de impresin de esta ficha se puede personalizar (dentro
de unos limites). Por ejemplo, si dispone de una ficha de bienvenido de
imprenta, puede remitirla a AM SYSTEM para que el departamento de
soporte evale la viabilidad de la integracin.

5) Partes Viajero: esta opcin permite detallar los partes de viajero
asociados a la estancia actual. Si se activa el parmetro "Crear Parte
Viajero al aadir cada Recepcin", y se rellenan todos los datos exigidos
por la polica, al crear la estancia, se crear el parte de viajero de forma
automtica. Si necesita aadir ms partes de viajero, basta con hacer clic
sobre este botn, y rellenar una ficha para cada alojado mayor de 16
aos. Observe que el botn de partes de viajero se incluye un nmero
que representa el total de partes de viajeros asociados la estancia actual.

Al final del da debe utilizar la opcin Generar Disco para crear fichero de
partes de viajero, el cual debe ser remitido a la polica o guardia civil
segn sus indicaciones.

Para cada estancia debe rellenar tantos partes de viajeros como
adultos haya especificado.
Am Hotel
164
Si el proceso de creacin automtico de partes falla, por falta de datos
en la ficha del cliente, el sistema avisar del dato que falta y el parte
deber rellenarse de forma manual.
Para una correcta gestin de los partes de viajero, se recomienda
rellenar completamente la seccin "Datos de la Polica" de la ficha del
cliente.
Recuerde que la ley obliga a registrar cualquier alojado mayor de 16
aos , imprimir la ficha del parte viajero, que esta sea firmada por el
alojado.

6) Movimientos Estancia: Al crear una estancia, se generan unos
movimientos de estancia que posteriormente se traspasarn a lneas de
factura. Para gestionar estos movimientos haga clic sobre el botn
"Movimientos Estancia".
Recuerde que en esta seccin solo se registran los movimientos
asociados a la estancia y los suplementos. Si necesita realizar cargos
adicionales utilice la opcin "Cargos Habitacin" o "Cargos Cliente"

7) Cambio de Habitacin: esta opcin permite efectuar un cambio de
habitacin sobre una estancia activa. El proceso de cambio de habitacin
divide una estancia en 2 partes, la estancia actual se finaliza (permitir
realizar otras entradas en la habitacin) con la fecha de cambio y se crea
una nueva estancia desde la fecha de cambio hasta la fecha de salida
prevista de la estancia original. A continuacin, se muestra el aspecto del
formulario de cambio de habitacin

como podr observar en la cabecera se muestra la habitacin y el periodo
de estancia original. Para realizar el cambio de habitacin debe rellenar:
- Fecha Cambio: indique la fecha en la que desea realizar el
cambio. Por defecto, la fecha es se toma del sistema operativo.
Am Hotel
165
- Hora: rellene esta campo con la hora en la que se realiza el
cambio. Por defecto, la hora se toma de la hora del sistema
operativo.
- Tipo de Habitacin: indica el tipo de habitacin al que se
cambiar el cliente. Por defecto, el tipo es el mismo que el de la
habitacin original.
- Habitacin: este es campo ms importante para el cambio de
habitacin pues especifica la nueva habitacin que asignaremos al
cliente.

Si el proceso concluye correctamente se crear una nueva estancia cuya
fecha de entrada es la fecha de cambio y cuya fecha de salida prevista es
la misma que la estancia original. En la siguiente imagen se muestra el
aspecto de este cambio de habitacin en el planning de reservas

Para diferencias las estancias con cambios de habitacin marque la
opcin "Cambios Habitacin" del planning de reservas y se mostrar
una pequea marca roja en la esquina superior derecha.

Para facturar una estancia con cambio de habitacin, basta con facturar
la ltima habitacin y Am/hotel cargar automticamente los cargos
pendientes de todas las habitaciones en las que el cliente haya estado
alojado.

Antes de realizar el cambio de habitacin, se comprueba que no
existan cargos pendientes a partir de la fecha de cambio (Se excluyen de
la comprobacin los que estan asociados a la estancia)
Recuerde que puede realizar tantos cambios de habitacin como sean
necesario.

8) Otros Alojados: esta opcin se utiliza cuando se necesita diferenciar a
los alojados con objeto de:

- Hacer cargos de forma independiente para los distintos alojados y
por tanto emitir una factura diferente para cada alojado. Este tipo de
alojados suele ser comn en hotel que alojan clientes del colectivo
IMSERSO. Aunque tambin existe la posibilidad de emitir una sola
factura.

Am Hotel
166
- Registrar a cada alojado en un regimen o tarifa diferente al
principal.

Esta botn solo esta disponible cuando en el pax de la reserva es >1. Por
ejemplo, su el nmero de adultos es 4, solo se permite 3 alojados
adicionales.

9) Capturar DNI/PASS: si dispone de un escaer de documentos del tipo
(Check-Service, Bancor, Inhova y Gesvi), puede utilizar esta opcin para
capturar los datos de cliente a partir del DNI o Pasaporte.

10) Cargos Habitacin: esta opcin permite acceder a los cargos
pendientes asociados a la estancia actual.

11) Check-Out: haga clic sobre este botn para facturar los cargos
pendientes de la estancia actual.

12) Grabar Tarjeta: esta opcin solo esta disponible si tiene instalado un
sistema de cerradura electrnica del tipo Inhova o VingCard. Haga clic
sobre este botn para grabar la tarjeta de acceso a la habitacin.

13) Conceptos Contratados: Esta opcin solo es visible cuando el
cliente es diferente al cliente a facturar y permite establecer que
conceptos se cargarn al cliente a facturar (conceptos contratados) y
cuales al cliente alojado (Extras). Para ms detalles sobre su
funcionamiento haga clic aqu.

14) Historial Balneario: esta opcin solo esta disponible si tiene
instalado Am/Balneario o Am/Spa, puede utilizar esta opcin para
acceder al historial de balneario/spa del cliente alojado.

15) Planning Balneario:esta opcin solo esta disponible si tiene
instalado Am/Balneario o Am/Spa, puede utilizar esta opcin para
acceder al planning de tratamientos del balneario/spa.

16) Cargos Balneario:esta opcin solo esta disponible si tiene instalado
Am/Balneario o Am/Spa, puede utilizar esta opcin para acceder al
modulo de cargos pendientes de facturar en balneario. Esta opcin es
muy til para comprobar si un cliente tiene cargos pendientes en
balneario.
Para el correcto funcionamiento de las 3 opciones de balneario, es
necesario que aada la ubicacin de la base de datos de balneario a
travs de la opcin "Ubicacin de Otras Aplicaciones"
Am/Hotel y Am/Balneario utilizan una base de datos de clientes
independiente. Por esta razn, para la correcta comunicacin entre hotel
y balneario es necesario que los clientes que se creen en hotel tambin
sean creados en balneario. Para ayudar en esta tarea debe activar el
parametro "Al crear un cliente, crear copia en balneario" para mantener el
fichero de clientes sincronizado entre hotel-balneario.
Am Hotel
167

- Informacin adicional

: este panel muestra un resumen sobre el tipo de
tarificacin aplicado a la reserva

Recuerde que este panel solo es visible cuando en la reserva se utiliza un
precio basado en descuento por tipo de cliente, tarifas por tramos, tarifa
pactada, oferta o tarifa por tipo de habitacin


Si la reserva ya ha sido recepcionada, en la barra de titulo de la reserva se
mostrar el nmero de recepcin, tal como se muestra en la siguiente imagen

podemos ver como la reserva esta asociada a la recepcin num. 66.

AmHotel incluye la posibilidad de solicitar el motivo del cambio de la reserva,
en la siguiente imagen se puede ver el aspecto de este formulario

Am Hotel
168

basta con escribir el motivo o utilizar el botn selector de textos fijos para
cargar el texto del mantenimiento de textos predefinidos.
Recuerde que los motivos son almacenados como incidencias.

Tipo de regimen predeterminado
Generar localizador automtico
Hora mxima para mantener reserva
Intervalo das
Recalcular movimientos de estancia solo cuando los cambios afecten a
facturacin
Crear cliente automtico
Solicitar formulario de motivo de cambio
Crear cliente en AmBalneario
Suplementos diarios
Permitir tarifas tipos de habitacin
Crear Parte Viajero
Imprimir parte de viajero
Permitir dar entrada en habitaciones sin finalizar

Movimientos de Estancia
Este formulario contiene los movimientos de estancia de una reserva/estancia.
En la siguiente imagen se puede ver un ejemplo de los movimientos de
estancia para una reserva que incluye movimientos diarios de estancia y
suplementos:

Am Hotel
169

Este formulario consta de 5 secciones:

1) Rejilla de Movimientos: Esta rejilla contiene todos los movimientos asociados
a la reserva/estancia. Para cada movimiento se muestra la fecha, el tipo de
tarifa, el regimen, el servicio, el concepto, las unidades, el precio y por ltimo el
descuento.

En esta rejilla hay 2 tipos de lneas, las automticas son las generadas por
AmHotel en base a la reserva/estancia, mientras que las que son aadidas
mediante el botn inferior "Aadir", son consideradas manuales.

2) Panel de seleccin

: Este panel consta de 3 botones para seleccionar todas
las lneas, solo las manuales o solo las automticas.
3) Panel de asignacin

: Utilice este panel para modificar el tipo de tarifa, el
concepto, el precio y el regimen de todos los movimientos de estancia. Su
funcionamiento consiste en rellenar todos o parte de los 4 campos y pulsar
sobre
4) Panel de Totales

: La seccin totales muestra el total con los impuestos
desglosados.
5) Barra de opciones inferior

: se incluyen botones para las siguientes
operaciones
a) Aadir nuevos movimientos (se considerarn manuales)

Am Hotel
170
b) Modificar los movimientos existentes haciendo clic sobre

c) Eliminar las lneas seleccionadas: el procedimiento consiste en
pulsar sobre Modificar, seleccionar las lneas utilizando el panel de
selecciona o haciendo clic sobre la columna de seleccin (primera
columna con el fondo gris)

en la imagen anterior se muestra un ejemplo de seleccin mltiple. Por
ltimo, para borrar las lneas debe pulsar sobre

d) Imprimir: Si necesita imprimir este listado, haga clic sobre esta opcin.
El formato del informe lo puede ver en la siguiente imagen

Antes de realizar modificaciones sobre los movimientos de estancia debe
tener en cuanta lo siguiente, si modifica un movimiento automtico y despus
se realiza alguna modificacin en la reserva/estancia, todos los movimientos
automticos se vuelve a generar perdiendose los cambios realizados (esto no
afecta a los movimientos manuales). Para evitar esta situacin existen 2
opciones:

- Que los movimientos de estancia solo se recalculen cuando en la
reserva/estancia se modifiquen datos que afecten a precios (Fechas,
tarifa, cliente, regimen..): Esta opcin requiere la activacin del parmetro
correspondiente.

- Usar movimientos de estancia manuales: Activando el parmetro "usar
movimientos de estancia manuales", cuando cambie algn movimiento
este queda marcado como manual y por lo tanto no se ve alterado por las
posteriores modificaciones en la reserva/estancia. Utilice esta opcin con
cuidado, por ejemplo, si tiene una reserva con tarifa doble la cual genera
Am Hotel
171
3 movimientos de estancia automticos, si los modifica para aadir un
descuento a mano, los movimientos pasan de automticos a manuales.
Hasta aqu todo correcto, pero si despus cambia el tipo de tarifa de la
reserva, los precios no se actualizarn debido a que estan marcados
como manuales, por lo tanto tendr que cambiar el precio manualmente
en los movimientos de estancia.

Recuerde que antes de realizar cualquier modificacin o seleccin, es
necesario que pulse sobre el botn inferior o F4.
Recuerde que despus de realizar cualquier modificacin o borrado de
lneas es necesario pulsar sobre para que los cambios sean
almacenados.

Usar movimientos de estancia manuales

Evaluar Estado de Salida
Este modulo permite obtener un listado con todas las estancias pendientes de
finalizacin y con fecha de salida prevista es anterior a la fecha actual.
Esta situacin puede deberse a que un cliente alojado alargue su estancia
prevista. En la siguiente imagen se puede ver un ejemplo de este formulario:

Am Hotel
172

donde para cada estancia se muestran los siguientes campos:

1. Cdigo de estancia: es un cdigo de Am/Hotel asigna de
forma automtica y que permite identificar de forma nica a las
estancias.
2. Habitacin: muestra el nmero de habitacin
3. Datos del cliente: muestra el nmero y el nombre del cliente.
4. Personas: muestra el pax de la estancia.
5. Periodo: el periodo consta de la fecha de entrada y salida
prevista.
6. Nueva F. Salida: Esta columna solo se activa al marcar la
opcin "Finalizar", mostrando la fecha actual.
7. Hora:Esta columna solo se activa al marcar la opcin
"Finalizar", mostrando la hora actual.
8. Finalizar:
Para finalizar de estancias debe marcar la columna
esta es la columna principal, la cual permite finalizar
la estancia selecciona utilizando como fecha de salida la fecha y
hora actuales.
"Finalizar" que aquellas
estancias que desee finalizar, y por ltimo pulsa sobre la opcin

Recuerde que este formulario solo es accesible al abrir el formulario de
estancias y si el parmetro evaluar estado de salida esta activado.

Hora Salida

Disponibilidad
Planning de Disponibilidad
Este modulo permite ver planning diario de disponibilidad. Esta opcin es accesible a
travs de la opcin de men "Procesos->Disponibilidad->Planning" o a travs del
acceso directo

Am Hotel
173

como se puede ver en la imagen anterior, cada habitacin muestra el estado de
limpieza y a continuacin el nmero de habitacin.

Los posibles estados de ocupacin de una habitacin son:

a) Entrada Prevista: indica que hay una entrada de una reserva.
La entrada de la reserva la puede efectuar desde el formulario
de estancias, haciendo clic sobre la opcin o utilizar la
opcin "Dar Entrada"

del men contextual
b) Salida Hoy: indica que hay una estancia cuya fecha salida
prevista en hoy. Para facturar la estancia haga clic sobre la
opcin .

c) Salida Prevista: Este estado le indicar que estancias tienen
salida maana. Esto le puede ayudar a agilizar el trabajo de
salidas masivas. Al igual que en el caso anterior puede hacer clic
sobre la opcin , para preparar la factura del cliente.

d) Ocupada:

indica que este la habitacin esta ocupada por un
cliente.
Am Hotel
174
e) Bloqueada: este indicador muestra que habitaciones estan
bloqueadas. Para quitar el bloqueo simplemente haga clic
sobre la opcin

f) Libre:

si la habitacin no cumple ninguna de las condiciones
anteriores, se considera que esta libre para dar entrada a nuevos
clientes.
Los colores de la leyenda de estados de habitacin son fijos y no pueden
configurarse.

El estado de limpieza de una habitacin puede ser:
a) Limpia: la limpieza de una habitacin se debe efectuar de
forma manual, haciendo clic sobre la habitacin, pulsando el
botn derecho y eligiendo la opcin "Limpia" o haciendo clic
sobre la opcin . A continuacin, se muestra el
formulario de limpieza

el cual permite indicar el empleado de limpieza, el tipo de limpieza
a realizar y campo libre donde puede especificar cualquier
Am Hotel
175
comentario adicional a la limpieza. Por ltimo, el campo Hora

, se
rellena automtica con la hora actual.
Para agilizar el trabajo de registrar el estado de limpieza de las
habitaciones, haga clic sobre la opcin "Limpieza Rpida", a
continuacin seleccione la habitacin a limpiar y por ltimo, haga
clic sobre la opcin . Al realizar una limpieza rpida, el
tipo de limpieza que se realiza depende de la configuracin
predeterminada de limpieza de los parmetros de empresa.
Si desea registrar la informacin de limpieza, le recomendamos
que el proceso de limpieza se realice siguiendo los siguientes
pasos:
1. Imprimir un parte de limpieza para del da
siguiente y entregarlo a los empleados de limpieza.
2. Una vez que los empleados completen la
limpieza, esta informacin debe registrarse a travs
de este planning.

b) Sucia:
1. Una habitacin ocupada pasa cada da a estado
sucio dependiendo de los
este estado indica que la habitacin esta sucia y debe
limpiarse antes de dar una nueva entrada. Este estado se genera
de forma automtica siguiendo las siguiente premisas:
parametros de cambio de
sabanas y toallas
2. Cuando se produce una salida, la habitacin pasa
a estado sucio.
3. Una habitacin que esta libre, pasa a estado
sucio al pasar el nmero de das indicado en los
parametros.

En la parte inferior de este planning se muestra una serie de filtros que le
ayudarn a gestin el planning diario de ocupacin:
a)Tipo de habitacin: este combo contiene todos los tipos de
habitacin. Al seleccionar uno concreto, el sistema mostrar solo
las habitaciones del tipo seleccionado.

b) Fecha:

este fecha se carga de forma predeterminada con la
fecha actual y se utiliza como referencia para determinado el
estado de cada habitacin. Puede cambiar esta fecha, de forma
que puede evaluar el estado de disponibilidad de das anteriores
o posteriores.
c) Tipo de Orden: esta seccin consta de dos opciones que
permite ordenar las habitaciones por cdigo de habitacin o por
tipo de habitacin. La opcin predeterminada es "Habitacin"

Am Hotel
176
d) Mostrar Detalle:

si esta opcin esta activa, al mover el ratn
sobre las habitaciones, se mostrar una leyenda detallada con
informacin de la reserva/estancia

Como puede observar la imagen anterior muestra la leyenda
informativa de la estancia de la habitacin 103.
Esta casilla se puede configurar para que de forma
predeterminada este marcada, para ello hay que configurarlo en
los parmetros de empresa.

e) Limpieza Rpida: como se ha comentado anteriormente, esta
opcin permite registrar rapidamente la limpieza de las
habitaciones, aunque antes de usarla es necesario configurar los
valores predeterminados para este tipo de limpieza.

f) Busqueda de clientes: el modulo de busqueda de clientes
alojados le permite buscar si un cliente esta alojado en el hotel.
Para ello escriba una parte del nombre del cliente o el nombre
completo y haga clic sobre el botn , el sistema mostrar un
listado de habitaciones que tengan un cliente (tanto principal
como otros alojados) cuyo nombre contenga la cadena de
busqueda introducida. En la siguiente imagen se puede ver el
aspecto de este listado
Am Hotel
177

f) Informacin de ocupacin:

en este panel se muestra un
resumen de la ocupacin da, mostrando el nmero de estancias,
de reservas, de bloqueos, el nmero total de personas que entran
y salen del hotel, un porcentaje de ocupacin..
En la parte inferior se muestra una barra de botones con las siguientes
opciones:

Permite realizar el check-in de una reserva.

Si ha habitacin esta ocupada, esta opcin permite emitir la factura con
los cargos pendientes.

Esta opcin bloqueda una habitacin libre.

Si la habitacin esta bloqueada, haga clic sobre esta opcin para anular
dicho bloqueo.

Si la habitacin tiene una reserva o estancia, esta opcin permite abrir la
ficha correspondiente.

Esta opcin se utiliza para marcar una habitacin como limpia.
Am Hotel
178

Esta opcin pone una habitacin en estado "Sucio"

Esta opcin refresca la informacin de planning de disponibilidad.

Cierre el planning.

Mostrar Detalle
Nmero de das en los que una habitacin limpia pasa a estado sucia.
Configuracin de limpieza rpida.

Partes Viajero
Generar Disco
El modulo de generacin de disco permite crear un archivo que contiene todos
los partes de entrada de viajeros para una fecha especificada. En la siguiente
imagen se puede ver el aspecto de este formulario:

Antes de generar un parte de viajero es necesario configurar los siguientes
parmetros (Ficheros->Parmetros Empresa, despues Globales->Partes de
Viajero)
1. Cdigo de Establecimiento hotelero

: este campo es un cdigo de 10
caracteres alfanumricos que se lo facilita la guardia civil o la polica a travs
de una carta postal. Si no dispone de este cdigo acuda a su comandancia
ms cercana para que le envien este cdigo.
Am Hotel
179
2. Ruta para la generacin de los partes de viajeros:

esta ruta es la que
ser utilizada por la aplicacin para grabar el fichero de los partes de viajero.
Utilice una ruta compartida por todos los usuarios de Am/Hotel, pues despues
de la generacin, es necesario enviar el archivo creado a la guardia civil va e-
mail o web.
3. e-Mail: este campo permite especificar un mail al que ser enviado el fichero
de partes de viajero. Este procedimiento solo debe utilizarse si la guardia
civil se lo autoriza, pues la regla general es a travs de la web de hospederas
de la guarda civil.

El procedimiento para generar partes de viajeros es:

1. Crear partes de viajero: dar de alta los partes de viajero a travs del
modulo de Check-IN.
Recuerde que debe dar de alta como parte de viajero tanto al cliente
principal como a todos los alojados mayores de 16 aos.
Observe como en cada estancia aparece un nmero, junto al botn de
partes de viajero, que indica el nmero de partes registrados para la estancia.
Para facilitar el trabajo de creacin de partes, puede activar los parametros
para que estos sean creados automticamente.

2. Generar el fichero de partes diario

: al final de da o cuando ya no espere
ms entrada de viajeros, abra la opcin de generar disco para crear el parte
diario. El proceso se detalla a continuacin
Fecha

: utilice este campo para especificar la fecha de referencia. Por
defecto, se toma la fecha actual, generandose en el fichero todos los
partes de viajero cuya fecha de entrada sea la misma que la indicada en
el campo o aquellos que quedarn pendientes del da anterior. Por
ejemplo, supongamos que genera el fichero a las 22:00 con los partes
registrados hasta esa hora, pero a las 23:00 llega un nuevo viajero. En
este caso puede volver a generar un fichero con el nuevo parte o
incluirlo en el fichero del da siguiente.
Destino:
CODIGO_HOTELERO.NUMERO_SECUENCIA
este campo permite especificar la ruta donde se crear el
fichero con los partes de viajero. Observe que solo especifica el
directorio, esto es debido a que l nombre tiene un formato concreto que
sigue la siguiente regla:
De esta forma si su cdigo hotelero es el ACBDE12345 y ya ha creado
10 partes. El nombre del fichero seria: ACBDE12345.011
Am Hotel
180
La extensin del archivo es un valor nmero que se va
incrementando en cada generacin de fichero.
El valor inicial de este campo toma del parametro de Ruta para la
generacin de los partes de viajeros

e-Mail:

rellene esta campo para enviar automticamente el fichero
generado a una direccin de correo
Secuencia automtica:

esta casilla esta marcada por defecto, lo cual
indica que el nmero de secuencia se calcula en funcin del nmero de
partes generados. En ocasiones puede ser necesario modificar
manualmente la secuencia de numeracin. Para ello, desmarque esta
opcin, y en el campo que aparece indique el nmero de secuencia de
forma manual. Recuerde que una vez cambiado de forma manual, la
aplicacin utilizar este valor como referencia para continuar la
secuencia de los ficheros posteriores.
Creacin del fichero: Una vez rellenados todos los campo, haga clic
sobre el botn ACEPTAR

para crear el fichero de partes en la carpeta
especificada.
3. Envio del fichero a la guardia civil: Conectese a la web de la guardia civil,
y cargue el fichero generado por la aplicacin.
Si tiene permitido el envio por mail, haga clic sobre el botn E-mail

para
enviar el fichero creado en el paso anterior a la direccin de e-mail indicada.

Cdigo Hotelero
Ruta Partes Viajero
Mail Guardia Civil
Configuracin envio SMTP

Facturacion
Facturacin
Este modulo permite crear facturas a partir de los cargos pendientes de un
cliente o una habitacin. Este formulario es accesible desde el men
Am Hotel
181
"Procesos->Facturacin->Facturar" y desde la opcin "Check-out" del
modulo de recepciones

. La siguiente imagen muestra el aspecto del formulario
de facturacin para el cliente particular nmero 3:

Para crear una factura hay que seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar que tipos de conceptos a facturar: En la parte superior
izquierda se muestra un desplegable con 3 opciones:
- Todos: carga todos los cargos pendientes.
- Contratados: carga todos los cargos pendientes de tipo contratado.
- Extras: carga todos los cargos pendientes de tipo extra.

Este desplegable es muy til para facturar estancias a empresas de forma
que puede cargar de forma automtica todos los cargos contratados y
facturarlos a la empresa y volver a facturar al cliente pero cargando solo
los extras.

La consideracin de un concepto como contratato o extra se realiza en
la ficha de cada concepto
Por defecto, la opcin predeterminada es "TODOS"

2.- Seleccionar la habitacin o el cliente: utilice el selector de habitaciones
para seleccionar la habitacin a facturar.
De forma predeterminada solo se muestran las habitaciones
pendientes de finalizar indicando para cada una de ellas el nmero de
recepcin, la fecha de entrada y la fecha de salida prevista.
Am Hotel
182
Puede utilizar el parmetro "Mostrar habitaciones con cargos
pendientes" para mostar las habitaciones con cargos pendientes aunque
las estancias esten finalizadas. Este parmetro es muy til para facturar a
empresas o agencias de forma mensual, de forma que las estancias se
pueden finalizar dejando pendientes los cargos contratados, para que de
forma quincenal,mensual... se emita una factura que incluya todas las
estancias con cargos pendientes de una empresa/agencia.

Para facturar a un cliente no alojado, utilice el selector de clientes para
mostrar sus cargos pendientes.

3.- Completar la cabecera de la factura: En la seccin cabecera de factura
podemos rellenar datos como la fecha, la serie, el nmero de factura, la
contabilidad, el cliente a facturar y la forma de pago. El nmero de factura se
calcula automticamente en funcin de la serie y la contabilidad. Si anula
una factura anterior, el nmero no se recupera automticamente, tiene que
escribirlo manualmente. Pero recuerde que este cambio debe de hacerse al
final, es decir, justo antes de pulsar sobre

Facturar.
4.- En caso necesario pasar a pendiente los cargos que no desee facturar:
Dependiendo de la configuracin de los parmetros, los cargos pendientes se
cargarn en la rejilla "Pendiente Facturar" o "Lneas a Facturar". Puede
mover los cargos de una rejilla a otra, utilizando el botn "Mover a Pendiente"
para mover los cargos seleccionados de la rejilla "Lneas a Facturar" a
"Pendiente Facturar" o utilizar el botn "Mover a Facturar" para mover los
cargos seleccionados de la rejilla "Pendiente Facturar" a "Lneas a
Facturar". Para seleccionar cargos en cualquiera de las rejillas, simplemente
hay que hacer clic en la columna Selector de Fila (Columna con el smbolo
). La siguiente imagen muestra el aspecto de una fila seleccionada:

6.- Rellenar el campo observaciones: este campo es opcional y permite
especificar cualquier informacin adicional. Puede utilizar el botn de textos
predefinidos para cargar un texto previamente registrado.
7.- Pulsar sobre el botn Facturar: Al final del proceso, pulse sobre este botn
, para crear la factura. Si la factura se crea correctamente la
aplicacin mostrar el formulario de gestin de facturas.

Si ha configurado la conexin con la centralita telefnica, cada vez que acceda
a este modulo se importarn automticamente todos los cargos de telfono
pendientes de procesar.
Am Hotel
183
Recuerde que un cargo de telfono solo se carga a una habitacin si en el
fecha/hora del cargo existe una habitacin con una estancia activa y no
finalizada.
Si al entrar en este formulario le aparece un error 52, esto indica que el
fichero con los cargos no lo encuentra y que es necesario configurar la
ubicacin del fichero de llamadas.

Moneda
Nombre Empresa
Concepto Centralita
Centralita
Nmero y orden de los descuentos
Cargar observaciones de la reserva
Iva incluido por defecto
Modelo de factura
Serie de factura predeterminada
Cargar observaciones anticipos
Cargos Cliente
Este formulario permite gestionar los cargos pendientes de facturar de cada
cliente. Este modulo es accesible desde el men "Procesos->Cargos
Cliente"

. El aspecto de este formulario, es el que muestra la siguiente imagen:

donde se muestra un listado con los cargos pendientes de facturar y una barra
de botones en la parte inferior para aadir, modificar, eliminar cargos...

En este formulario se muestran las siguientes opciones:

Am Hotel
184
- Filtro de moneda: en la cabecera del formulario se muestra un campo para
especificar la moneda en la que se mostrarn las cantidades numricas. La
moneda predeterminada se especifica durante la creacin de la empresa, y
posteriormente puede utilizar el parametro de divisa para poder mostrar la
informacin en otra moneda alternativa.

- Cargar conceptos: esta seccin contiene dos opciones que determinan si los
cargos pendientes se obtienen teniendo en cuenta el cliente particular o el
cliente a facturar. La aplicacin permite registrar estancias en las que el
cliente alojado es diferente al cliente a facturar.

- Cargar: Actualiza el listado de cargos pendientes. Tambin puede pulsar
utilizar la tecla F11

para refrescar los datos.
- Cliente: permite establecer el cliente para el cual deseamos gestionar su
cargos. Puede utilizar el botn para seleccionar el cliente a partir de un
listado con todos los clientes.
Si ha marcado la opcin "Cliente Facturar", puede utilizar el campo Grupo

para seleccionar las empresas, agencias, clientes o reservadores.
- Listado de cargos pendientes:

Esta listado muestra una lnea por cada
cargo pendiente de facturar, de forma que cada lnea muestra los siguientes
campos:
1. Fecha: Indica la fecha del cargo.
2. Habitacin: Indica el cdigo de la habitacin. Si desconoce los cdigos
de las habitaciones, haga clic sobre el selector de columna
para seleccionar de un listado de habitaciones.
3. Servicio: Indica el servicio asociado al cargo. Si ha seleccionado un
concepto, el listado solo mostrar aquellos servicios que esten
asociados al concepto.
4. Concepto: Indica el concepto asociado al cargo.
5. Unidades: especifica el nmero de unidades incluidas en la lnea.
6. Precio: determina el precio unitario del concepto.
7. Iva: porcentaje de iva que se aplicar al precio
8. Importe: importe total de la lnea con iva incluido.
9. Descuento: Porcentaje de descuento aplicado a la lnea.
10. Iva Incluido: indica si el precio es con o sin iva

- Botones de opcin: En la parte inferior de la ventana hay una barra de
botones con las siguientes opciones:

Permite aadir nuevos cargos pendientes. Al pulsar sobre Aadir, se
visualizarn los botones de Cancelar y Confirmar.

Permite modificar las lneas incluidas en la rejilla de cargos pendientes.
Am Hotel
185

Elimina los cargos que previamente a seleccionado. Para
seleccionar una lnea haga clic sobre la columna de seleccin. La
siguiente imagen muestra el aspecto de una lnea seleccionado.

Una vez seleccionadas las lneas que deseas borrar, pulse sobre el
botn Eliminar.

Cancela todos los cambios realizados desde la ltima vez que se pulse
sobre Aadir o Modificar. Este botn solo aparece cuando pulsamos
sobre modificar o aadir

Graba todos los cambios realizados. Este botn solo aparece cuando
pulsamos sobre modificar o aadir

Pulse sobre este botn para facturar todos los cargos pendientes

Pulse sobre este botn para emitir una factura proforma de los cargos
pendientes.

Cierra el formulario de cargos de cliente.

Si ha configurado la centralita, cada vez que acceda a este formulario el
sitema importar los cargos pendientes de procesar de la centralita. Si al
acceder al formulario, el sistema muestra un mensaje con un error 52, esto
suele ser devido a que el fichero para la lectura de las tramas no existe o no es
valido.
Este formulario es til si necesita realizar cargos a clientes no alojados.

En la zona inferior derecha aparece un panel donde se muestra la base
imponible, el importe de iva y el total de los cargos pendientes..
- Panel Totales:

Moneda
Nombre Empresa
Concepto Centralita
Nmero de descuentos por lnea
Gestin de Facturas
Am Hotel
186
Este formulario permite gestionar las facturas existentes de forma que
podemos imprimirlas, modificarlas, anularlas o cobrarlas. El aspecto inicial de
este formulario es:

donde podemos ver las siguientes secciones:

- Cabecera de Factura: Esta seccin esta formada por la serie de factura, el
nmero de factura, la contabilidad (Su valor puede ser 0 para la contabilidad
oficial, 1 para la no oficial y campo viene indicado por la letra C

), la Fecha de la
factura, el cliente a facturar, un campo para indicar la forma de pago y en caso
necesario, otro para especificar el tipo de tarjeta de crdito (Visa,
Mastercard...).

Tenga mucho cuidado al modificar datos de la factura como la fecha, ya que
la numeracin y las fechas deben ser consecutivas..
El campo contabilidad solo es visible si el usuario activo tiene el permiso de
"Acceso a Datos". Recuerde que la configuracin de los permisos de usuario la
puede realizar en "Utilidades->Administracin de Usuarios".
Para facilitar la navegacin por las facturas, puede utilizar el botn y
para mostrar la factura anterior y siguiente.

- Listado de lneas de factura:

Esta listado muestra todas las lneas incluidas
en la factura, de forma que cada lnea muestra los siguientes campos:
1. Fecha: Indica la fecha del cargo.
2. Habitacin: Determina el nmero de habitacin asociado el cargo.
Am Hotel
187
3. Servicio: Muestra el servicio asociado al cargo. Recuerde que al
seleccionar un concepto, solo se mostrarn los servicios asociados al
concepto seleccionado.
4. Concepto: Muestra el concepto asociado al cargo.
5. Unidades: especifica el nmero de unidades incluidas en la lnea.
6. Precio: determina el precio unitario del concepto.
7. Iva: porcentaje de iva que se aplicar al precio
8. Importe: importe total de la lnea con iva incluido.
9. Descuento: Porcentaje de descuento aplicado a la lnea. Am/Hotel
permite especificar hasta 5 dto por lnea. Por defecto, solo esta activo 1,
pero puede configurarlo para establecer el nmero de descuentos que
necesite y el orden de aplicacin.
10. Iva Incluido: indica si el precio es con o sin iva

- Panel de Totales:

esta seccin la podemos ver en la parte inferior derecha y
muestra la base imponible, el importe de iva y el total factura.

Si la factura incluye lneas con varios tipos de iva (al 16%, 7%...) el campo
base imponible muestra la suma de todas las bases. Recuerde que en la
factura impresa SI

aparecer el correspondiente desglose de bases imponibles.
- Pie Factura: esta seccin esta formado por el campo observaciones en el
cual podremos incluir cualquier detalle adicional a la factura. Para facilitar el
trabajo, puede utilizar el botn para cargar un texto fijo predefinido en el
mantenimiento de textos fijos.

- Barra de opciones Superior:

Esta seccin esta compuesta por 3 botones
con las siguientes funciones

Al pulsar sobre esta opcin se muestra un formulario que lista
todas las facturas emitidas y nos permite seleccionar una
factura realizando filtros por cliente, serie, fechas y dgito de
contabilidad.
Otra forma de mostrar una factura es escribir su nmero
directamente en el campo Nmero Factura

Anula al factura actual. El modo de anulacion depende del
parametro de configuracin, el cual permite:

Am Hotel
188
- Anular: borra las lineas de factura y la bases, pero deja la
cabecera con importe 0.
- Borrar: borra las lineas, las bases y la cabecera de la factura.
Esta opcin debe usarse con cuidado pues si no es la ltima
factura dejar huecos en la nmeracin.
- Preguntar: antes de anular la factura, el sistema mostrar un
mensaje para indicar si se quiere anular o borrar. En este caso
se mostrar un formulario para elegir si se quiere borrar o
anular

siendo necesario especificar el motivo de la anulacin o el
borrado.

Si la factura ha sido cobrada, la aplicacin mostrar un
mensaje avisando que la factura esta cobrada, indicandonos
las referencias de cobro. Con estas referencias puede acceder
al formulario de cobros y borrarlos manualmente.
RECUERDE que si la factura que borra no es la ltima, el
nmero borrado no se recupera de forma automtica y al crear
una nueva factura tendr que cambiar manualmente el
nmero que la aplicacin propone por el de la factura anulada.

Esta opcin muestra cobro rpido de la factura.
Si efecta un cobro por un importe inferior al total, la
factura no se marca como cobrada y al volver a pulsar sobre
cobrar, la aplicacin detecta que ya tiene un cobro parcial y
rellena los datos de cobro con el importe pendiente.
Am Hotel
189

- Barra de opciones Inferior:

Estas opciones permiten realizar modificaciones
e imprimir la factura actual. Las opciones disponibles son las siguientes:

Pulse sobre esta opcin para aadir nuevas lneas a la factura.
Al pulsar sobre Aadir, se activan las opciones de Confirmar y
Cancelar

Esta opcin permite realizar modificaciones en cualquier columna de
las lneas de factura.
Al pulsar sobre esta opcin, se activan las opciones de Confirmar
y Cancelar

Permite eliminar las lneas seleccionadas. Para seleccionar una
lnea haga clic con el ratn sobre la columna de seleccin

Cancela los cambios realizados en la factura.

Haga clic sobre esta opcin para grabar los cambios realizados

Muestra una vista preliminar de la factura impresa.
Desde esta vista preliminar puede utilizar el icono para
imprimir la factura.

Enva la factura a la impresora utilizando como base el modelo de
factura especificado en los parmetros.
Si se tiene activada la opcin Previsualizar antes de imprimir, la
aplicacin mostrar la vista previa.
En la seccin de impresoras, puede establecer la impresora
predeterminada de facturas o utilizar el parmetro Seleccionar
Impresora antes de imprimir para que la aplicacin le muestre un
selector de impresoras y elegir una de ellas para imprimir.

Pulse aqu para enviar la factura por e-Mail utilizando como base el
modelo de factura especificado en los parmetros.
Recuerde que antes de enviar por mail, es necesario configurar
la cuenta de correo de envo.

Utilice esta opcin para enviar la factura por Fax utilizando como
base el modelo de factura especificado en los parmetros.
Recuerde que antes de enviar por fax, que es necesario
configurar la cuenta de correo de envo.
Am Hotel
190

Utilice esta opcin para salir del formulario de gestin de facturas

Todos los datos de la factura son modificables a excepcin de los relativos
a su numeracin, es decir, Serie, Nmero y Contabilidad

.

Moneda
Forma de Pago Predeterminada
Iva Incluido
Logotipos y Pie Factura
Serie
Previsualizar antes de imprimir
Seleccionar impresora antes de imprimir
Control de impresin
Nmero de copias
Control de cambios
Nmero de descuentos
Modelo Factura

Finalizacin de Estancia
La finalizacin de estancia permite finalizar una habitacin con el fin de efectuar
el check-out, este debe realizarse cuando un cliente abandona el hotel. El
proceso de finalizacin se invoca de forma automtica al facturar una
habitacin

como se puede observar en la imagen anterior, en la zona superior derecha se
muestra un panel con el resumen de la estancia a facturar y ms abajo 3
opciones para elegir:
Am Hotel
191

- Actualizar la Fecha de Salida Prevista a la del sistema (XX/XX/XXXX) y
generar los cargos correspondientes: esta permite cambiar la fecha de
salida del cliente alojado y generar o anular los cargos. Le recomendamos
que solo marque esta opcin cuando el cliente se marche antes de la fecha de
salida prevista o despus.

- Realizar un cargo ms para el da de salida: esta opcin permite generar
un cargo adicional para el da de salida en el caso de que el cliente salga de la
habitacin despus de la hora de salida fijada por el hotel. Por defecto, esta
casilla se marca si se factura la habitacin despus de la hora mxima de
salida.

- Finalizar estancia: esta opcin finaliza la estancia, tras lo cual no se podrn
realizar ms cargos a la habitacin y se permitir la entrada de nuevos clientes
(check-in) en la misma habitacin. Si el cliente se marcha antes/despus de la
fecha de salida prevista, marque la opcin "Finalizar estancia con fecha
actual", en otro caso seleccione "Finalizar Estancia con fecha de Salida
Prevista"
Esta opcin se marca automticamente si ha activado el parametro
"Finalizar estancia desde facturacin"
Le recomendamos que esta opcin SOLO se marque cuando el cliente
finalice su estancia en el hotel.

Una vez que ha marcado las opciones de finalizacin, pulse sobre "Aceptar"
para completar la finalizacin de la estancia.

Finalizar una estancia actualiza la fecha de salida real con la fecha de
finalizacin.
Una incidencia muy comn es facturar el da de entrada y finalizar tambin
el da de entrada. Esto provoca que la fecha de salida real se iguale a la fecha
de entrada, lo que provoca que la recepcin no sea visible en el planning. Para
evitar este caso, finalice la recepcin SOLO cuando cliente se marche de la
habitacin. Adems, debe tener en cuanta que si finaliza con la fecha de
entrada, no podr hacer adicionales a la habitacin.
Si dispone del sistema de cerradura electrnica inhova, y lo tiene
configurado para realizar el check-out de forma automtica, cada vez que
finalice una estancia se realizar el check-in sobre Inhova

Am Hotel
192
Para correcto funcionamiento de la comunicacin entre Am/Hotel e Inhova es
necesario configurar los parametros de conexin con el PMS de inhova y
configurar inhova para activar el PMS por TCP.


Finalizar estancia desde facturacin
Hora mxima de salida
Parametros cerradura inhova

Contabilizacin
Para exportar las facturas emitidas a progamas de contabilidad debe utilizar la
opcin de men

"Procesos->Facturacin->Contabilizacin Externa"

En la imagen anterior se puede ver el aspecto del formulario para exportacin
para AM/Conta

Am Hotel
193
El proceso de exportacin se realiza a travs de un fichero TXT con un formato
concreto y compatible con el programa de contabilidad que utiliza. Actualmente
Am/Hotel es compatible con los siguientes programas de contabilidad:
- AM/Conta:
- ContaPlus:
- EuroWin:
- A3:
- Drac:
- Zahen:
Los pasos que debe seguir para exportar las documentos y sus cobros son:
a)Tipo de documento: Seleccione que tipos de documentos desea expotar.
Puede elegir entre Facturas,Cobros y Tickets. Recuerde que puede marcar
una o varias de las opciones. Sol si tiene AmTactil, puede marcar la opcin
Tickets

.
b) mbito: debe seleccionar si desea exportar todos los documentos, los
contabilizados o los pendientes de contabilizar. Una vez que una factura es
exportada a contabilidad, esta se marca como contabilizada, de forma que
marcando la opcin "No Contabilizadas"

solo exportar las facturas que
todava no hayan sido contabilizadas.
c) Cuentas: En la seccin Parmetros puede encontrar una serie de campos
donde podr configurar los dgitos contables, la cuenta de iva, cuenta de
ventas, contado y banco. Los valores iniciales de estos campos se pueden
configurar en los parametros de Contabilizacin.

d) Rango:

Esta seccin consta un filtro por serie o otro por periodo de fechas.
e) Tipo de exportacin: puede marcar la casilla "Contabilizacin por
conceptos y tipos de tarifa" para que al exportar facturas, se tenga en cuenta
la cuenta de ventas de los conceptos y tarifas. Si no marca esta opcin el total
de la base de la factura se lleva a la cuenta de ventas indicada en la seccin
"Parmetros". Por el contrario, al marcar la casilla, los asientos a la cuenta de
ventas dependen de los conceptos, de forma que si el concepto es de tipo
Estancia se tiene en cuenta la cuenta contable del tipo de tarifa, en otro caso
se toma la cuenta contable del concepto.
Recuerde que aunque marque la opcin "Contabilizacin por conceptos
y tipos de tarifa", si no ha definido la cuentas en los conceptos y tipos de
tarifa, entonces se utilizar la cuenta general de ventas.
Este campo puede configurarse para que siempre este marcado, para ello
utilice la parmetros de empresa

f) Filtro de contabilidad: El campo contabilidad permite exportar las facturas
oficiales (0), las no oficiales (1) o ambas (2). Este campo solo es visible si el
usuario activo tiene el permiso de "Acceso a Datos". Recuerde que la
configuracin de los permisos de usuario la puede realizar en "Utilidades-
>Administracin de Usuarios".
Am Hotel
194

g) Fichero: este campo indica el fichero de texto que ser utilizado en la
exportacin. La ubicacin del fichero predeterminada se puede configurar
en los parametros contables.

h) Una vez que haya configurado todos los filtros, haga clic sobre la opcin
para crear el fichero contable.

Si el proceso es realizado correctamente, podr abrir su programa de
contabilidad e importar las facturas/cobros/tickets.

Contabilidad
Tesoreria
Cobros
Este formulario es un mantenimiento de cobros tanto de tickets como de
facturas. Este formulario es accesible desde el men Procesos-> Tesorera -
>Cobros. El aspecto de este formulario es:

Aunque estos cobros son generados automticamente desde el formulario de
cobro rpido de facturas, tambin puede realizar un cobro manualmente
rellenando los campos de este formulario:
Am Hotel
195

- Referencia: el valor de este campo se calcula automticamente y representa
un nmero de cobro secuencial.
- Fecha: este campo indica la fecha en la que se ha realizado el cobro.
- Modalidad: Utilice esta campo para especificar la modalidad del cobro. Al
hacer clic sobre este campo, la aplicacin muestra un listado con las siguientes
opciones: Efectivo, Cheque, Crdito, Transferencia, Pagare, Invitacin,
Impagados, Tarjeta, Bono o Cargo Habitacin
- Justificante: este campo lo puede utilizar para especificar el justificante del
cobro.
.
- Importe: este campo representa el importe total cobrado.
- Fecha Valor: indica la fecha de valor del documento. Este campo es
opcional.
- Fecha Vencimiento: indica la fecha de vencimiento del documento. Este
campo es opcional.
- Domiciliacin: estos 4 campos permite especificar el nmero de cuenta
corriente. Este campo es opcional.
- Documento: campo de texto libre para rellenar el nmero y la serie del
documento. Este campo es opcional.
- Ampliacin: campo de texto libre para ampliar la descripcin del cobro.
Este campo es opcional.
- Pagadero Por: esta campo permite especificar el cliente que realiza el cobro.
- Cuenta Corriente: especifica la cuenta corriente en la que se realiza el
cobro. Este campo es opcional.
- Tarjeta: en caso necesario, utilice este campo para especificar el tipo de
tarjeta utilizada en el cobro. Este campo es opcional.
- Observaciones: utilice este campo para rellenar cualquier detalle adicional.
Este campo es opcional.
- Documentos Cancelados: esta seccin muestra un listado con los
documentos que se van a cancelar, es decir, lo puede utilizar cancelar uno o
varios documentos. Cada documento contiene las siguientes columnas:
1. Origen: Indica el ao contable al que pertenece el documento. El valor
por defecto de esta columna es 0, es decir, indica que el documento
pertenece al ao actual. Un 1, indica que es del ao anterior, un 2,
que es de 2 aos atrs.
2. Documento: Esta columna indica el tipo de documento, es decir, Ticket
o Factura
3. Serie: indica la serie de documento
.
4. Nmero: indica el nmero de ticket o factura.
5. Fecha: esta columna contiene la fecha del documento.
6. F. Pago: esta columna contiene la forma de pago
7. Importe: especifica el importe de la factura.
8. Cancelacin: utilice esta columna para especificar el importe a cancelar.
Am Hotel
196

Para aadir un ticket o factura a la lista documentos cancelados, seleccione el
tipo de documento, introduzca su nmero y observe como las columnas Fecha,
Forma de Pago e importe se rellenan automticamente. Por ltimo, rellene la
columna Cancelacin, con el importe que desea cobrar. Puede aadir tantos
documentos como desee, de forma que la suma de los importes de la columna
Cancelacin debe coincidir en el campo importe total a cobrar.
Si la empresa esta asociada a Ecuador, se muestran 3 campos adicionales
para indicar informacin de seguimiento de dicho cobro (Estos 3 campos son
opcionales y admiten valores alfanumericos).

Una forma rpida de crear un cobro, consiste en pulsar sobre Aadir, a
continuacin, de establecer el cliente y si hay algn documento pendiente de
cobrar la aplicacin nos pedir confirmacin para cargar dichos documentos. Si
pulsa sobre el botn SI

, la rejilla de documentos cancelados se rellenar de
forma automtica con todos los documentos pendientes de cobrar.

Moneda
Habitaciones
Cambiar Estado
Este modulo permite controlar de forma manual el estado de una o varias
habitaciones en un periodo de tiempo. Por ejemplo, en la siguiente imagen se
muestra un ejemplo
para bloquear varias habitaciones en el periodo (05/04/2010-07/04/2010).

Am Hotel
197

Para cambiar el estado debe seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar que habitaciones desea bloquear, haga clic sobre el botn
"Habitaciones"

y se mostrar el selector mltiple de habitaciones

2. Periodo: Rellene el campo Fecha de Inicio y Fecha de Fin
3.
con el periodo
que desea bloquear
Estado: Seleccione el estado al que desea cambiar las habitaciones
seleccionadas. Para bloquear debe seleccionar "Bloqueada". Para liberar una
habitacin bloqueada, deber seleccionar la estado
4.
"Libre"
Motivo
: utilice esta campo para especificar cualquier observacin adicional.
Am Hotel
198
Facturacin a Propietarios
El proceso de facturacin a propietarios debe hacerse desde la opcin de men
"Procesos->Apartamentos Privados->Facturacin". En la siguiente imagen se
puede ver un ejemplo del mismo

Para crear una factura a un propietario hay que seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar que tipos de conceptos a facturar: En la parte superior
izquierda se muestra un desplegable con 3 opciones:
- Todos: carga todos los cargos pendientes.
- Contratados: carga todos los cargos pendientes de tipo contratado.
- Extras: carga todos los cargos pendientes de tipo extra.

La consideracin de un concepto como contratato o extra se realiza en
la ficha de cada concepto
Por defecto, la opcin predeterminada es "TODOS"

2.- Seleccionar el propietario: utilice el botn selector o introduzca el cdigo de
propietario.

3.- Seleccione el periodo: este periodo se tiene en cuenta para tomar todas las
estancias cuya habitacin pertenezca al propietario especificado y cuya fecha
de entrada/salida este dentro del periodo establecido. Por defecto, el
periodo se establece con el mes anterior al actual.

Am Hotel
199
4.- Completar la cabecera de la factura: En la seccin cabecera de factura
podemos rellenar datos como la fecha, la serie, el nmero de factura, la
contabilidad, el cliente a facturar (por regla general el cliente a facturar es el
propio hotel) y la forma de pago. El nmero de factura se calcula
automticamente en funcin de la serie y la contabilidad. Si anula una
factura anterior, el nmero no se recupera automticamente, tiene que
escribirlo manualmente. Pero recuerde que este cambio debe de hacerse al
final, es decir, justo antes de pulsar sobre

Facturar.
5.- En caso necesario pasar a pendiente los cargos que no desee facturar:
Dependiendo de la configuracin de los parmetros, los cargos pendientes se
cargarn en la rejilla "Pendiente Facturar" o "Lneas a Facturar". Puede
mover los cargos de una rejilla a otra, utilizando el botn "Mover a Pendiente"
para mover los cargos seleccionados de la rejilla "Lneas a Facturar" a
"Pendiente Facturar" o utilizar el botn "Mover a Facturar" para mover los
cargos seleccionados de la rejilla "Pendiente Facturar" a "Lneas a
Facturar". Para seleccionar cargos en cualquiera de las rejillas, simplemente
hay que hacer clic en la columna Selector de Fila (Columna con el smbolo
). La siguiente imagen muestra el aspecto de una fila seleccionada:

6.- Rellenar el campo observaciones: este campo es opcional y permite
especificar cualquier informacin adicional. Puede utilizar el botn de textos
predefinidos para cargar un texto previamente registrado.
7.- Pulsar sobre el botn Facturar: Al final del proceso, pulse sobre este botn
, para crear la factura. Si la factura se crea correctamente la
aplicacin mostrar el formulario de gestin de facturas.

Si ha configurado la conexin con la centralita telefnica, cada vez que acceda
a este modulo se importarn automticamente todos los cargos de telfono
pendientes de procesar.
Recuerde que un cargo de telfono solo se carga a una habitacin si en el
fecha/hora del cargo existe una habitacin con una estancia activa y no
finalizada.
Si al entrar en este formulario le aparece un error 52, esto indica que el
fichero con los cargos no lo encuentra y que es necesario configurar la
ubicacin del fichero de llamadas.

Recuerde que para el correcto funcionamiento es necesario configurar el
cliente a facturar para la facturacin a propietarios.
Am Hotel
200

Moneda
Nombre Empresa
Concepto Centralita
Centralita
Nmero y orden de los descuentos
Cargar observaciones de la reserva
Iva incluido por defecto
Modelo de factura
Serie de factura predeterminada
Cargar observaciones anticipos
Cliente a facturar para facturacin a propietarios
Centralita
Configuracin Centralita
Si su hotel dispone de una centralita telefnica y est se puede conectar
mediante clave serie a un puerto COM de su ordenador. Puede configurar el
modulo de centralita de Am/Hotel para la captura de las llamadas realizadas y
su posterior cargo a la habitacin correspondiente. Antes de nada hay que
configurar el funcionamiento del sistema de centralita. Para ello hay que seguir
los siguientes pasos:

1. Parmetros de comunicacin. Para ello acceda a la opcin "Ficheros-
>Parmetros Empresa", y despus "Globales->Centralita". Una vez dentro,
debe pulsar el botn inferior "Modificar", y a continuacin hacer clic sobre el
botn "Configurar"

. En la siguiente imagen se muestra el formulario de
opciones de configuracin de la centralita

para configurar las propiedades de comunicacin, haga clic sobre la opcin
nmero 1 (Configurar Conexin)

Am Hotel
201

y en la ventana que aparece debe configurar:

Puerto COM: es el puerto COM que utilizar para conectar su PC a la
centralita. Por regla general la conexin se realiza con un cable
serie

.
Velocidad: indica la velocidad en bps. Por defecto, el valor es 9600

.
Eco: su valor predeterminado es desactivado

.
Control de flujo: seleccione el tipo de control de flujo que utiliza la
conexin, puede elegir entre Ninguno,XOn/Xoff,RTS o Xon/RTS. El
valor predeterminado es

ninguno
Bits de Datos: el valor predeterminado es

8
Paridad: el valor predeterminado es

Nula
Bits de Parada: el valor predeterminado es 1
Si desconoce estos valores contacte con servicio tcnico de su centralita.

Una vez que ha configurado todas las opciones, haga clic en el botn Aceptar

para guardar la configuracin.
2. Verificar que la comunicacin sea correcta. Para este paso es necesario
utilizar el lector de centralita. Am/Hotel incluye uno con la instalacin, por
defecto, este lector esta ubicado en "C:\amsystem\amhotel\ctlector.exe"

. Al
abrir el lector, este intentar conectarse a la centralita y descargar las llamadas
pendientes. En la siguiente imagen se podemos ver el lector en ejecucin con
una conexin satisfactoria

Am Hotel
202
Si al intentar conectar se produce algn error, el lector mostrara el mensaje
"Conexin: Error". Adicionalmente, se genera un log de error en

"c:\amsystem\amhotel\central.err"
Para finalizar la comprobacin de comunicacin, es necesario verificar que el
lector ha podido descargar las llamadas de la centralita. Para ello debe buscar
en su equipo el archivo central.dat ubicado de forma predeterminada en
c:\amsystem\amhotel

, y comprobar que contenga las tramas de las llamadas
efectuadas. Si no encuentra este archivo, esto indica que no han descargado
llamadas. Para solucionarlo, cierre el lector (pulsando F12), realice una llamada
al exterior (para el correcto registro, es necesario que el receptor de la llamada
descuelgue) y vuelva a abrir el lector. Si probando esto ltimo sigue sin recibir
llamadas y su equipo dispone de varios, pruebe a cambiar el puerto COM de
comunicaciones o cualquiera de los parmetros de comunicacin.
Existe otros programas lectores de centralita compatibles con AmHotel,
tales como CharWin. En este caso el fichero de lecturas predeterminado es

"llamadas.txt"
3. Verificar el formato de las llamadas
Extensin
. Al abrir el fichero de llamadas
observe que las llamadas vienen en un formato definido en la centralita,hay que
comprobar que contenga al menos los siguientes datos:
Fecha
Hora
Telfono
Duracin
Importe

Un ejemplo de un fichero de lecturas podra ser

Para cada llamada todos estos datos deben aparecen en la misma lnea. De
lo contrario, deber contactar con el servicio tcnico de su centralita para que
reconfiguren el formato de salida de las llamadas.
Si alguno de los campos anterior no lo encuentra en el fichero de lecturas,
debe contactar con el servicio tcnico de su centralita para que le reconfiguren
el formato de las llamadas. Un caso comn, es que todas las llamadas tengan
importe 0. En este caso debe contratar el servicio de tarificacin a su proveedor
de telefona.

4. Configurar el formato de las llamadas: el formato de las tramas no es
estandar, es decir, cada modelo utiliza un formato diferente. Por esta razn, es
necesario configurar el formato. Am/hotel permite configurarlo de 2 formas:
Am Hotel
203
Trama de longitud fija
Si este es el tipo de sus tramas, debe seleccionar la opcin
: la trama de longitud fija es una trama como la
mostrada en el punto anterior, donde cada campo tiene tiene una
posicin y longitud fija para todas las llamadas.
"2.-
Configurar Formato" del modulo de configuracin, y en la ventana que
aparece debe configurar la posicin y la longitud de todos los campos:

Con el fin de ayudar a conocer la posicin de todos los campos, le
recomendamos que edite el fichero de lectoras y que aada en la
cabecera una secuencia numrica tal como 1234567890 repitiendola
hasta cubrir toda la trama. En la siguiente imagen se puede ver el
resultado

Con la secuencia numrica puedo ver fcilmente, que la extensin
empieza en la posicin 3, y que tiene 3 caracteres de longitud. Tambin
vemos en la fecha empieza en la posicin 13 y tiene 8 caracteres de
longitud. Utilice el formulario de la imagen anterior para rellenar la
posicin y la longitud de todos los campos.
Una vez configurado haga clic sobre la opcin "Guardar Datos"
Si utiliza CharWin como gestor de centralita, puede hacer clic
sobre el botn "Establecer configurar CHAR" para cargar los
valores predeterminados en CHARWIN.
Am Hotel
204
Trama por separadores: en este tipo de trama, los campos de la
llamadas, van separados por un carcter fijo. Por ejemplo, la trama
anterior con el separador ";" quedara como:

Para este tipo de tramas hay que marcar la opcin "3. Configurar
formato con separadores"

del modulo de configuracin, en el la
ventana que aparece

debe seguir los siguientes pasos:;
Rellenar el campo "Separador de Campos"
Hacer clic sobre el botn
, con el
separador devuelto por la centralita. En nuestro ejemplo es
";"
"Apreciar la trama en
bruto". Observe con el visor superior, sustituye el
separador por un espacio en blanco.
Ahora vamos a configurar la posiciones de cada campo.
Como el funcionamiento es con separadores, hay que
indicar el nmero de columna de cada campo.
En nuestro ejemplo, la extensin es la columna 2, el
telefono la columna 7, etc...
Una vez configurados todos los campos, haga clic sobre el
botn
Si la configuracin es guardada correctamente, se crear el archivo
"Guardar Datos"
config.dat
en el directorio de instalacin. Si tiene varios equipos que trabajan con
AmHotel, es necesario que copia este archivo a la carpeta de instalacin de
todos los ordenadores que tengan instalado AM/hotel.
Am Hotel
205

5. Previsualizar las llamadas antes de cargarlas. Vamos a utilizar la opcin
"4. Visor de Datos"

para hacer una previsualizacin de las llamadas, con el fin
de comprobar si estas se cargarn correctamente. En la siguiente imagen se
puede ver dicho modulo

el cual muestra el fichero de llamadas, organizando la trama segn ha sido
configurada en el punto 4. Con este visor podemos comprobar si configuracin
ha sido correcta.

Recuerde que para que este visor muestre datos, el archivo central.dat
debe contener datos descargados de la centralita.
Si el visor de datos, no encuentra el archivo central.dat

, le aparecer un
mensaje de aviso indicandoselo, y a continuacin un selector de ficheros, para
que pueda seleccionar el archivo de llamadas buscando en su PC.
5. Configuracin de parametros: Por ltimo, es necesario configurar a travs
de los parmetros de centralita el formato de la fecha, el separador de la fecha,
el separador decimal... marcar la casilla "Activar Gestin de Centralita"

e
indicar la ruta del fichero de lecturas.

Cada vez que se accede al modulo de cargos o al de facturacin, Am/hotel
carga el fichero de lecturas de la centralita, lo procesa teniendo en cuenta que
si hay una estancia activa (no finalizada), se realiza un cargo habitacin y en
otro caso se crea un movimiento de telfono que se puede consultar a travs
del informe de extrato de telfono. Una vez proceso, el fichero es limpiado para
evitar duplicidad en la carga de llamadas.

Am Hotel
206
Informes
Informe Movimientos de Propietario
Este formulario es accesible desde la opcin de men "Informes-
>Apartamentos Privados->Movimientos Propietario", y permite emitir una
liquidacin a los propietarios teniendo en cuenta las facturas de los propietarios
y las comisiones configuradas en las fichas de los propietarios. En la siguiente
imagen se puede ver un ejemplo de este formulario

Para emitir el informe de la liquidacin a un propietario debe seguir los
siguientes pasos:

- Periodo: determina la fecha de inicio y fin para cargar las lneas de las
facturas del propietario

- Propietario: indica el propietario que se utilizar para filtrar las lneas de
factura a incluir en este informe.

- Habitacin: permite indicar una habitacin concreta para listar solo los cargos
facturados y asociados a una habitacin. Si no especifica ninguna
habitacin, el sistema tendr en cuenta todas las habitaciones del propietario.

- Conceptos: permite seleccionar que conceptos sern incluidos en este
informe. Por defecto, todos los conceptos estan seleccionados.

Am Hotel
207
- Incluir conceptos no declarados: esta seccin permite incluir todos los
cargos facturados aunque el concepto asociado no este dado de alta.
Recuerde que Am/hotel permite dar de alta cargos sin necesidad de que el
concepto este dado de alta.

Una vez rellenados todos los filtros, haga clic sobre el botn "Visualizar"

.

En la imagen anterior, se puede ver el aspecto del informe. El cual muestra los
siguiente datos:

- Total facturado desglosado por estancias. Este es el importe facturado a los
clientes. En este caso 256,80.
- Comisin: se muestra el porcentaje de comisin y el importe de la comisin.
En este caso 35,00%.
- Total Liquidacin

: es el importe facturado menos la comisin. Este es el
importe que el hotel debe liquidar con el propietario.
Impresora Informes
Nombre Hotel
Informe de Reservas
Este informe permite mostrar un listado de reservas. Para acceder a este
listado, utilice la opcin de men "Informes->Reservas". En la siguiente imagen
se puede ver el aspecto de de este formulario:

Am Hotel
208

como puede observar en la imagen anterior, el funcionamiento de este informe
es bastante simple, basta con rellenar los filtros necesarios y por ltimo hacer
clic sobre el botn "Visualizar".

Los filtros disponibles son:

1) Estado

: esta seccin muestra los posibles estado de una reserva, utilice
este rejilla para indicar que tipos de reservas desea mostrar en el listado final
2) Periodo

: este filtro permite especificar la fecha de inicio y fin para listar solo
aquellas reservas cuyo periodo este dentro del seleccionado.
3) Cliente a Facturar

: este filtro es opcional y permite listar solo las reservas
cuyo cliente a facturar coincida con el especificado en este filtro.
4) Agencias: este filtro es parecido al anterior, pero solo se limita a agencias y
adems permite seleccionar una o varias. Si utiliza este informe el informe
resultado se agrupar por Agencia.

Am Hotel
209
5) Rango de cdigos

: para cada reserva que se da de alta, el sistema le
asigna un cdigo numrico nico. Este filtro permite listar las reserva por un
rango secuencial de cdigos.
6) Periodo por fecha de creacin o fecha de entrada: esta seccin incluye
una opcin para que el periodo tenga en cuenta la fecha de creacin de la
reserva o la fecha de entrada. Recuerde que la opcin predeterminada es
por fecha de creacin, por tanto si busca listar las reservas del mes que viene,
debe marcar la opcin "Por fecha de entrada"

7) Incluir observaciones

: marque esta casilla para incluir las observaciones
de la reserva en el informe impreso.
8) Incluir total de precio y anticipos: esta opcin permite mostrar para cada
reserva, el importe de la estancia y el total de anticipos.

9) Solo Reservas web

: esta opcin solo es valida si dispone del modulo de
reservas-online, y permite listar solo aquellas reservas registradas a travs del
modulo de reservas online.
10) Orden

: esta seccin le ayudar a ordenar el listado final.
11) Tipo de Informe
- Simple: cada reserva muestra sus datos bsicos organizados en
dos filas.
:

- Completo: en este listado cada reseva se muestra en formato de
ficha.

Am Hotel
210

- Tipo Habitacin: agrupa el listado de reservas por tipo de
habitacin, mostrando totales por el nmerode noches, el nmero
de habitaciones y el total de anticipos.

Impresora Informes
Nombre Hotel
Informe Limpieza
Am Hotel
211
Este informe se utiliza para imprimir un listado con las limpiezas registradas en
las habitaciones o para obtener que tipo de limpieza hay que realizar a las
habitaciones (para el da actual o sucesivos) en funcin de las reservas y
estancias existentes. Este informe es accesible desde la opcin de men
"Informes->Limpieza".

En la imagen anterior se puede observar el aspecto de este formulario. Para
emitir el informe, seleccione la fecha, marque el tipo de informe y por ltimo
haga clic sobre el botn "Visualizar". De forma opcional se incluyen los
siguientes filtros:

1) Planta: este campo permite filtrar solo las habitaciones asociadas a una
planta. Para configurar a que planta pertenece cada habitacin, diriganse a
la opcin de men "Ficheros->Habitaciones->Habitacin" y rellene el campo
Planta.

2) Tipo Habitacin: este filtro se utiliza para imprimir solo las habitaciones
asociadas a un tipo de habitacin.

3) Rango habitaciones

: permite limitar las habitaciones utilizado el
identificador inicial y final. Por ejemplo, si escribe como rango 202 y 210 solo
mostrar las habitaciones de la 202 a la 210.
4) Rango empleados: al igual que el rango de habitaciones, este rango limita
los empleados basandose en su cdigo.
Am Hotel
212

5) Fecha

: es la fecha de referencia para emitir el informe.
6) Orden

: utilice esta seccin para determinar el orden de impresin del
informe. Puede elegir entre Planta, Tipo Habitacin, Empleado y Habitacin.
7) Incluir observaciones: esta opcin aade junto a la habitacin, las
observaciones de la reserva/estancia asociada.

8) Tipo de Informe: Este seccin permite elegir el tipo de informe a visualizar.
Puede elegir entre:
- Limpiezas efectuadas: este listado muestra todas las limpiezas
registradas en la aplicacin. Recuerde que para grabar las
limpiezas realizadas, debe utilizar las opciones de limpieza del
planning de disponibilidad.

- Parte Limpieza:
de la limpieza de las habitaciones. Si se ha
este es el tipo de informe ms utilizado pues
permite obtener el listado de limpiezas que hay que realizar y
entregarselo al encargado/a
configurado que
empleado se encarga de cada habitacin, este listado le mostrar
que limpieza hay que hacer en cada habitacin y quien debe
hacerla. Adems de indicarle el PAX, la fecha de entrada, fecha
de salida, el tipo de cliente y los suplementos contratados por el
cliente.
Am Hotel
213

- Habitacioens desocupadas: este informe tiene el mismo
formato que el anterior, y muestra solo aquelllas habitaciones que
no hayan sido ocupadas durante X das.
Impresora Informes
Nombre Hotel
Informe Facturas
Este informe muestra un listado con las facturas emitidas. En la siguiente
imagen se muestra el aspecto inicial de este formulario

Am Hotel
214

en el cual podemos filtrar por:

- Nmeros de factura: Los 4 campos de la seccin Registro

, permite imprimir
un listado de facturas filtrado por rango de nmeros de factura y serie.
- Periodo:

esta seccin consta de una fecha de inicio y fin que permite filtrar el
listado por rango de fechas.
- Cliente a facturar:

el filtro por cliente a facturar consta de 2 campos para
listar solo aquellas facturas cuyo cliente a facturar este dentro del rango
establecido.
- Empresa, Agencia y TourOperador: en las reservas/estancias, hay 3
campos para indicar la procedencia de la reserva/estancia independientemente
del cliente a facturar. Rellene cualquiera de estos campos para obtener solo las
facturas cuya recepcin/estancia este asociada a la empresa, agencia o
touroperador seleccionado.

- Contabilidad: Esta campo permite imprimir las facturas de contabilidad 0, 1 o
2.
Am Hotel
215

- Usar impresin masiva: de forma predeterminada, este formulario muestra
las facturas en modo listado, pero si marca esta opcin se imprimirn las
facturas utilizando el formato y modelo indicado en los parametros de empresa.
Recuerde que la impresin masiva de factura no realiza previsualizacin, es
decir, las facturas son enviadas directamente a la impresora. Dependiendo del
nmero de facturas, este proceso puede tardar bastante tiempo.

- Exportacin iberojet: si trabaja con iberojet, esta opcin permite exportar las
facturas a un fichero de texto plano con un formato compatible con iberojet.
Para realizar el proceso de exportacin rellene los filtros necesarios, utilice el
selector de ficheros para establecer la ubicacin del fichero, y por ltimo, haga
clic sobre el botn "Visualizar"

. Una vez generado el fichero, acceda a la web
de iberojet y adjunte dicho archivo.
La seccin "Modelo de Informe", permite obtener 4 tipos de listado:

1) Resumido: Este listado muestra un resumen de la cabecera de la factura. En
la siguiente imagen se muestra el formato de este modelo

2) Detallado: este informe muestra un resumen de la cabecera de la factura y
para cada factura se incluye el desglose de sus lneas y las bases de factura.

Am Hotel
216
3) Pendiente: Este informe agrupa las facturas por cliente y muestra solo
aquellas facturas que no estn pagadas. Para cada factura se muestra el
importe total, el importe pagado y el importe pendiente. Por cada cliente se
mostrar un sub-total pendiente. Este informe es til para obtener un
listado de aquellos clientes con facturas pendientes de pagar.

4) Forma de Pago: Este modelo es semejante el modelo resumido pero incluye
la forma de pago de la factura.

5) 347: este modelo incluye un campo para indicar una cantidad numrica ( por
defecto 3005) y permite listar aquellos clientes a los que se les ha facturado un
importe superior al cantidad indicada. Este listado le ayudar a completar el
modelo 347.

Este mismo formulario tambin es utilizado para obtener un listado de
facturas proforma a travs de la opcin "Informes->Facturas Proforma".

Impresora Informes
Nombre Hotel
Am Hotel
217
Restaurante
Informe Diario Restaurante
El informe diario de restaurante genera un listado donde para cada habitacin
se muestra informacin detallada sobre los servicios de restaurante
(Desayunos, almuerzos, cenas...). El informe es accesible desde la opcin de
men "Informes->Restaurante->Diario".

como podr observar en la imagen anterior, puede utilizar las siguientes
opciones:

1) Tipo habitacin

: utilice este campo para filtrar las habitaciones
pertenecientes al tipo especificado.
2) Fecha: indique la fecha de referencia para calcular el parte de restaurante.
De forma predeterminada se usa la fecha actual. Recuerde que este
informe tiene en cuenta tanto reservas como estancias, por lo que puede
imprimirlo para das futuros.

3) Considerar Suplementos: este informe calcula los servicios que el
restaurante debe ofrecer en funcin del pax, el periodo de estancia y regimen
de las reservas/estancias. Pero en muchos casos, se pueden registrar servicios
de restaurante adicionales como suplementos. Para que el informe tenga en
cuenta estos suplementos, es necesario configurarlos en el mantenimiento de
servicios y activar este filtro del informe.

4) Excluir Bebes: marque esta casilla para excluir a los bebes del calculo de
restaurante. Si no marca esta opcin y tiene una reserva en regimen de
desayuno para 2 adultos y un bebe, este informe tendr en cuenta 3
desayunos.

Am Hotel
218
5) Incluir observaciones

: marque esta opcin para incluir las observaciones
de las reservas/estancias.
6) Excluir habitaciones en solo alojamiento

: marque esta opcin para excluir
aquellas habitaciones que esten en regimen de alojamiento.
En la siguiente imagen se puede ver el formato del informe resultante.

como puede observar en la imagen, para cada habitacin, se muestra el
nmero de adultos, nios y bebes, junto con el nmero de regimenes y el
numero de servicios (Desayuno, Almuerzo y cena). Tambin se incluir totales
por pax, por regimen y por servicios.

Impresora Informes
Nombre Hotel
Informe Estadstica INE
La encuesta de ocupacin hotelera es accesible desde la opcin de men
"Informe->Estadsticas INE". Para el correcto funcionamiento del modelo
EOAP-12 y EOH1-12 es necesario que revise el campo "Pax Mximo" de cada
habitacin. Si su modelo es el EOH1-12, el INE le solicitar modelo EOHM-12:
informe de datos mensuales para establecimientos hoteleros. En la siguiente
imagen se puede ver el aspecto de este formulario:

Am Hotel
219

en la cual se incluyen los siguiente filtros:

1) Modelo

: esta seccin contiene una serie de opciones con los diferentes
modelos utilizados por INE. Por ejemplo el modelo EOAP-12 es para
apartamentos tursticos, el modelo EOH2-12 es para hoteles de hasta 2
estrellas, EOH1-12 y EOHM-12 es para hoteles de ms de 3 o ms estrellas y
por ltimo el modelo EOTR-12 es para apartamentos turisticos.
2) Selector de habitaciones: de forma predeterminada, este informe incluye
todas las habitaciones excepto aquellas que tienen marcada la casilla "No
tratar como habitacin".
Por ejemplo, muchos clientes dan de alta como habitaciones a los salones
para alquiler. En estos casos es necesario que marque la opcin anterior, de
forma que esta habitacin no es incluida en el informe de imserso.

3) Filtros para modelos 2012
- Mes: indica el mes de referencia, por defecto se toma el mes
actual.
: Esta seccin es la que se utiliza actualmente y
- Ao: especifica el ao de referencia.
- Quincena: este campo solo esta disponible para el modelo
EOAP, y permite indicar la quincena. Para los modelos EOH1
y EOH2 el periodo predeterminado es de una semana.
- Cdigo INE: este campo es importante pues es un identificador
que INE asigna a los hoteles.
- Categora: esta campo permite especificar la categora del hotel.
En la imagen anterior, la categora es 4*.
Am Hotel
220
- Fecha de Inicio,Fecha de Fin: ambos campos se utilizan para
indicar el periodo de referencia utilizado para realizar los calculos
necesarios para los modelos de INE.

Antes de imprimir la encuesta de INE es necesario que revisar los
parmetros de INE, pues todos los parametros son utilizados a la hora de
imprimir el modelo.
Para el correcto funcionamiento del informe, es necesario que los clientes
espaoles tenga asignado como mnimo el pas y la provincia, y para los
extranjeros al menos el pas. En caso de no rellenar estos campos, la
habitacin de cliente no se mostrar en el informe.

Impresora Informes
Nombre Hotel
Parmetros de INE

Utilidades
Registro Incidencias
Como medida de seguridad, la aplicacin cuenta con un registro, donde
quedarn reflejadas ciertas operaciones como incidencias para su posterior
revisin por el usuario que tenga permisos para ello, con el fin de tener
conocimiento de aquellas operaciones que necesiten un seguimiento (modificar
facturas, borrar datos, modificar datos, cobrar, eliminar cobros...)

Am Hotel
221

Este formulario nos proporcionar la siguiente informacin:

Usuario con el que se entr en la aplicacin cuando se realiz el proceso.
Fecha y Hora en la te tuvo lugar.
Proceso asociado a la incidencia.
Completado, si termin de realizar o no.
Observaciones, este columna contiene informacin adicional del registro de
incidencia.

Por razones de seguridad, le recomendamos que este formulario solo sea
accesible para los usuarios autorizados.

223
ndice
A
Accesos ........................................ 96
Accesos y Dependencias ............. 96
Agencias....................................... 37
Am Hotel......................................... 1
AmConta .................................... 209
Anticipos ..................................... 152
Ayuda On Line .............................. 22
B
Barra de Herramientas ................. 19
Bloquear Habitacion ................... 214
Borrar Empresa ............................ 25
Buscar .......................................... 21
Buscar en mantenimientos ........... 21
C
Cambiar Estado Habitacion ........ 214
Cancelacin Reserva ................. 155
Cargos Cliente ............................ 199
Cargos Habitacion ...................... 199
Cerrar Habitacion ....................... 207
Ch
Check-in ..................................... 166
CheckIN...................................... 166
Check-Out .................................. 196
C
Clientes ........................................ 28
Cobros ........................................ 212
Conceptos .................................... 48
Configuracion ............................. 101
Configuracin Centralita ............. 218
Confirmacion Reserva ................ 155
Contabilidar facturas .................. 209
Contabilizacion ........................... 209
Crear Directorio ............................ 26
Crear Empresa ............................. 23
Crear Factura ............................. 196
Cupo ............................................. 89
D
Dependencias .............................. 96
Descuentos Tipo Cliente .............. 95
Directorio ...................................... 26
E
Eliminar Empresa ......................... 25
Empleados ................................... 40
Empresas ..................................... 34
Entregas a cuenta ...................... 152
Envio Reserva ........................... 155
Estadisticas INE ......................... 239
Estancias ................................... 166
Evaluar Estado Salida ............... 186
F
Facturacin ................................ 196
Facturar ..................................... 196
Facturas ..................................... 202
Ficha Policia ................................ 98
Finalizar Estancia ...................... 207
G
Generar Archivo Partes Viajero . 193
Generar Disco Partes Viajero .... 193
Gestion de Cobros ..................... 212
Gestion Facturas ....................... 202
Grupos de Habitaciones .............. 42
H
Habitaciones ................................ 40
Historial Aos Anteriores ............. 97
Historico Bases de Datos ............ 97
Hoteles ........................................ 52
Hoteles Central Reservas ............ 52
I
Incidencias ................................. 241
INE ............................................. 239
Informe Diario Restaurante ........ 237
Informe Facturas ........................ 233
Informe Limpieza ....................... 230
Informe Movimientos Propietario 224
Informe Reserva ........................ 226
Informe Restaurante .................. 237
Instalacion...................................... 2
Instalacion en red ........................ 17
Instituto Nacional de Estadistica 239
Introduccin ................................... 1
Iva ................................................ 96
L
Liquidacin Propietarios ............ 224
Listado Reservas ....................... 226
M
Movimientos Estancia ................ 183
O
Ofertas ......................................... 76
P
Parametros ................................ 101
Parametros Empresa ................. 101
Am Hotel
224
Parte Limpieza ........................... 230
Partes Policia ............................... 98
Partes Viajero ............................... 98
Planning ..................................... 142
Planning de Cupos ..................... 159
Planning Diario ........................... 187
Planning Disponibilidad .............. 187
Planning Reservas ..................... 142
Preferencia tarificacin ................. 87
Propietarios .................................. 46
Proveedores ................................. 47
R
Recepciones ............................... 166
Registro Incidencias ................... 241
Requerimientos .............................. 2
Reserva ...................................... 133
S
Servicios ....................................... 51
Solicitar Ayuda ............................. 22
T
Tarifa Pactada ............................. 83
Tarifas .......................................... 60
Tarifas por dia .............................. 85
Tarifas por Temporada ................ 58
Tarifas por Tipo Habitacion .......... 79
Tarifas por tramos ........................ 85
Temporadas ................................. 55
Textos Predefinidos ..................... 96
Tipos Contrato ................. 47, 52, 94
Tipos de Cliente ........................... 95
Tipos Habitacion .......................... 43
Tipos Iva ...................................... 96
Tipos Tarifa .................................. 60
Tipos Temporada ......................... 54
U
Ubicacion Datos ........................... 27
Ubicar Base Datos ....................... 27

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