Efectivo: se considera a todos aquellos activos que generalmente son aceptados

como medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no esta sometida a
ningn tipo de restriccin.

El efectivo es todo el dinero que tenemos disponible para gastarlo en un momento
determinado tales como monedas billetes cheques depsitos la vista y otros es una cuenta
real del balance que va ubicada dentro del activo circulante disponible y tiene sald deudor.

Control Interno del Efectivo
Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propsito de
monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo.
Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud
y confiabilidad de los registros mediante:
Divisin del trabajo
Delegacin de autoridad
Asignacin de responsabilidades
Promocin de personal eficiente
Identificacin del personal con las polticas de la Empresa.
La tendencia generalizada es efectuar los depsitos de todo el dinero que se recibe, en las
cuentas corrientes bancarias que posea la Empresa, y realizar los pagos mediante cheques,
excepto los pagos de menor cuanta, que se pagan por Caja Chica. Adicionalmente, se debe
asegurar el efectivo contra robo y fidelidad de los empleados encargados del mismo.
Caja Chica: como se vera mas adelante una medida sana de control interno consiste
en que todo pago se har por medio de cheques y nunca con el efectivo que se encuentra
en caja.
Sin embargo, se producen en toda empresa una serie de erogaciones repetitivas y de tan
poco monto cada una de ellas, que hara poco prctico y en algunos casos imposibles,
pagarlas con cheques. Refirindonos al desembolso por concepto, por ejemplo, de compra
de peridicos, caf, taxi, gasolina para vehculos, etc.


Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea con el objeto de cancelar pagos menores
estableciendo previamente su monto, es decir que dependiendo del tamao de la empresa
y el numero de operaciones que esta realice se establece el monto con el cual se crea la caja
chica y el limite en base al cual se van realizar los pagos. Esta cuenta tiene saldo deudor y va
ubicada en el balance general dentro del activo circulante disponible, el monto de la caja
chica solo sufrir una variacin cuando este sea aumentado o disminuido o se decida
eliminarlo.

Su definicin contable se refiere a una cuenta que expresa en trminos monetarios y a una
fecha determinada, el saldo en efectivo, formado por billetes, monedas, vales, justificantes
de gastos, comprobantes y otros referidos a operaciones normales de Caja Chica.

Importancia de la Caja Chica

Tal y como se indic anteriormente, la caja chica es un fondo en efectivo que se utiliza par
realizar pagos por sumas pequeas y que adems se cataloguen como urgentes.
De esta manera se puede apreciar que la implementacin de una caja chica en una
organizacin es vital para que sta pueda satisfacer los gastos que por su naturaleza y
premura se justifica el desembolso inmediato del dinero; y que por circunstancias especiales
no pueda ser cancelado mediante cheque.



Conceptualizacin Contable de la Caja Chica
Su definicin contable se refiere a una cuenta que expresa en trminos monetarios y a una
fecha determinada, el saldo en efectivo, formado por billetes, monedas, vales, justificantes
de gastos, comprobantes y otros referidos a operaciones normales de Caja Chica.
Propsito
Solventar las necesidades urgentes de artculos y materiales en una forma gil y oportuna,
cuyo origen requiere del pago inmediato.
Procedimientos
A continuacin se presentan una serie de procedimientos que en conjunto permiten la
utilizacin adecuada de los fondos de caja chica.
Constitucin de la Caja Chica
Est constituido por una suma de dinero asignada a las unidades de trabajo que as lo
requieran, con el objeto de satisfacer los gastos urgentes cuya naturaleza justifica el
desembolso inmediato y que por circunstancias especiales no puede cancelarse mediante
cheques.

Procedimientos contables para la Caja Chica

1. Creacin de la Caja Chica

Cuando la Caja chica se establece se le da un cargo a la cuenta de caja chica por el monto
establecido el cual va a servir para realizar pagos. Se abona a la cuenta banco, ya que debe
hacerse a travs de un cheque emitido por el dueo o el administrador de la empresa, el
cual debe ser cobrado por el cajero responsable de manejar o administrar este fondo fijo de
Caja Chica.

2. Realizacin de Pagos.

Despus que el cajero realiza los pagos este debe guardar todas las facturas o recibos
correspondientes, debe llevar un control de estas cancelaciones y estar pendiente cuando
llegue al mnimo de efectivo establecido, para solicitar una reposicin o reembolso de caja
chica, la cual consiste en presentar los comprobantes junto con la relacin anexa

3. Reembolso o reposicin de la Caja Chica.

Una vez que el cajero presenta la relacin de gastos junto con los comprobantes, y el
administrador le emite un cheque por el monto total del reembolso este debe hacerlo
efectivo para poder disponer del monto establecido en la Caja Chica para realizar los pagos.
Este reembolso no se debe hacer con dinero efectivo, sino a travs de un cheque. El asiento
para registrar el reembolso, consiste en cargar todas aquellas cuentas que se afectan con
dicha factura o recibo entregado junto con la relacin hecha por el cajero y se abona el total
a la cuenta de banco.





Deberes y Responsabilidades

En este apartado se incorporan los deberes y responsabilidades que asumen los encargados
de los fondos de caja chica


Seguridad: Con el propsito de obtener mejores resultados en el control interno y a fin de
fortalecer los mecanismos de seguridad, la custodia y operacin del fondo de caja chica a
continuacin se presentan algunos requerimientos y disposiciones que se recomiendan para
el rea de Caja Chica:
El fondo debe estar bajo la responsabilidad de una sola persona y preferiblemente por
periodos determinados.
El encargado de los fondos de caja chica debe estar ubicado en un lugar seguro.
Utilizacin de una caja fuerte.
Caja de metal para resguardar el dinero.
Cubculo o escritorio con llavn seguro.
Manejo de Efectivo: Se debe separar adecuadamente las funciones de tal forma que una
sola persona no sea la que solicite, autorice y cancele alguna transaccin
Custodia Valores:
Seguidamente se presentan una serie de recomendaciones referentes a la custodia de
valores:
La funcin de custodia de los documentos por cobrar debe estar separada de las de caja
(recepcin y devolucin y de registros) registro auxiliar o generales.
Los valores adquiridos se guardarn en bvedas que al efecto tiene la Institucin. El
acceso a dichas instalaciones requerir de la presencia de por lo menos dos personas o
funcionarios autorizados.
No se podrn custodiar dineros ajenos a la Institucin.
Prohibiciones:
Mezclar o custodiar dinero, documentos, objetos, cheques, valores particulares y otros
que no tengan relacin el fondo de caja chica.
Compensacin de saldos entre egresos e ingresos.
Los Empleados o ajenos a la misma, realicen cambios monetarios, cambios de cheques u
operaciones distintas a las que se destinan los fondos. No se cambiarn cheques
personales o emitidos por Empleados o Gerentes, con los fondos de las cajas de la
Institucin


Faltantes de Dinero

En el caso de que ocurriese un faltante de la caja chica el encargado de la custodia del fondo
debe proceder a:
Reintegrar en el acto, la cantidad de dinero correspondiente.
Indicar el hecho en la hoja de arqueo diario, mismo que debe ser firmado por la Jefatura
Superior, previa comprobacin de lo sucedido.

La cuenta caja chica NO SE MOVILIZA sino al momento de ser creado el fondo fijo, o cuando
se decida aumentar o cuando se decida aumentar (o disminuir) su cuanta o al momento de
decidirse su eliminacin.

Se creara con un cargo a la cuenta de Caja Chica y con un abono al Banco X y nunca ms se
movilizara dicha cuenta con las excepciones indicadas


En todo caso, los directivos de la empresa, despus de estimar las erogaciones que se harn
por medio de esta caja durante un perodo determinado establecern el monto del fondo
fijo con el que operar dicha caja, as como la cantidad mxima que se podr erogar en cada
caso.






Control interno: para que los recursos asignados a la caja chica cumplan su funcin con
idoneidad, es necesario que se establezca el acuerdo de control interno. Para ello es
indispensable poner en prctica las siguientes normas:

1) se fijara el monto del fondo fijo con el que operara la caja chica.
2) Ser nombrada la persona que se responsabilizar del manejo idneo de ese fondo. Este
funcionario no deber tener acceso a los registros de contabilidad.
3) El cheque e emita para la creacin del fondo y los que posteriormente se hagan para
reponerlo o aumentarlo, deber ser hecho a nombre del custodio de dicho fondo.
4) Se establecer la cantidad mxima que podr ser pagada por esa caja.
5) Todo pago se haga con caja chica deber ser respaldado por su respectivo comprobante,
representado por recibos prenumerados donde dar los detalles del desembolso tales
como: cantidad, autorizacin y firma.
6) Cuando se hace el reembolso de caja, los comprobantes respaldados debern ser
inutilizados mediante un sello que diga CANCELADO.
7) No debe ser permitido los vales ni el cambio de cheques por efectivo.
8) El fondo de caja chica debe ser repuesto cuando el efectivo que vaya quedando haya
alcanzado un mnimo establecido.
9) Se harn arqueos sorpresivos con la frecuencia que se requiera con el objeto de constatar
la existencia fsica del efectivo o de los comprobantes que justifican su ausencia.

Caja General: Es esta la cuenta a travs de la cual se controla la mayora del efectivo que
entra o sale permanece dentro de las instalaciones de la empresa
O el rubro efectivo.

A continuacin se mencionan algunas normas que se recomiendan tener en cuenta al
elaborar y poner en marcha el sistema de control interno:

Separacin de funciones: Las funciones del cajero deben ser claramente definidas y evitar
que intervenga en operaciones de autorizacin y registro contable.

Depsitos diarios: o debe ser permitido hacer pagos con el efectivo que haya ingresado en
caja excepto los que se hagan por caja chica. Todos los ingresos de caja deben ser
depositados intactos e el banco en forma diaria.

Endoso de cheques recibidos: a todo el cheque recibido de terceros se les debe estampar
inmediatamente el reverso un sello que diga Solo Para Depositar En La cuenta Corriente
Nmero de esta forma se evita la posibilidad de que el cheque sea cobrado indebidamente.

Ingresos por Cobranzas el ingreso por cobranza comienza desde el momento que se entrega
a los cobradores los documentos para que sean cobrados. El cajero por su parte al finalizar
el dia procede a elaborar la lanilla de deposito bancario el cual se har, a mas tardar, el da
siguiente. Una vez hecho el depsito el cajero enva a contabilidad la copia del depsito
junto con el triplicado del informe de cobranza, donde ser cotejada con la copia del
informe recibida del departamento de cobranza y procede a realizar los registros
pertinentes.

Control Interno El xito de la buena administracin del efectivo descansa en las fortalezas
que contenga el control

Prcticamente todas las transacciones que realiza una empresa afectan o afectaran en el
futuro el rubro efectivo.

A continuacin remencionan algunas normas que se recomiendan tener en cuenta a
elaborar y poner en marcha el sistema de control interno:

Separacin de funciones las funciones del cajero

Arqueos de caja: las medidas que se adopten para que el control interno sea efectivo, debe
ser reforzadas con arqueos de caja. Consiste en hacer un conteo fsico del efectivo, cheques,
valores y cualquier otro elemento que se encuentre en poder del cajero as como
cualesquiera documentos que respalden justificadamente la ausencia de l, tales como
facturas de gastos, vales, etc. Especialmente en los casos de caja chica.

Para que los arqueos sean positivos deben ser sorpresivos y Ens. Ejecucin, es
recomendable tener en cuenta los siguientes aspectos:

1) Valores que estn sujetos a arqueo: deber ser contado absolutamente todo lo que se
encuentre en poder del cajero en el momento de hacer el arqueo.
2) Arqueos del fondo de caja chica: tratndose de un fondo fijo, deber contarse, adems el
efectivo cualquier documento que respalde la utilizacin del efectivo faltante.
3) Simultaneidad en los arqueos: cuando existan varias cajas, los aqueos debern ser hechos
de manera simultnea en la misma fecha y hora.
4) Presencia del custodio en el arqueo: es indispensable que mientras dure el conteo el
cajero este presente, y que por ninguna circunstancia se ausente.
5) Evidencia del arqueo realizado: el funcionario que haga el arqueo, debe dejar evidencia
de que fue efectuado, y debe ser firmada por el custodio.

La Conciliacin Bancaria

Consiste en la comparacin de los registros de las operaciones con los Bancos, de
nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los
Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer
las correciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa.. Esto se realiza ya
que es comn que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan
con los de nuestros libros por cualesquiera de las siguientes razones:

Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
Depsitos de ltima hora que la Empresa realiz y que el Banco no registr por
haber cerrado.
Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.
Errores numricos u omisiones en los libros de la Empresa
Cheques ajenos que el Banco carga por equivocacin
Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
Cargos que el Banco efecta causados por intereses, comisiones, impuestos, etc.
Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros
realizados en su nombre o cualquier otro concepto
Errores u omisiones por parte de los Bancos

Otro Concepto Consiste en hacer una confrontacin del estado de cuenta enviado
mensualmente por el banco con la cuentaBanco que se encuentra registrada en el
libro mayor de la empresa, de tal manera, que sea posible comparar si todas las
operaciones que aparec en el estado de cuenta del banco estan registradas en los
libros de la empresa, de esta forma descubriremos las diferencias y semejanzas que
hay entre los dos, para determinar el saldo exacto que debe tener dicha cuenta.
Generalmente en las empresas se tienen esquemas hechos para realizar las
conciliaciones bancaria. De tal manera de facilitar su elaboracin la cual se puede
hacer por cualquiera de los diferentes metodos que existen.
Pasos para realizar la Conciliacin Bancaria

Para realizar la Conciliacin Bancaria se deben cumplir con los siguientes pasos:

1.Recibimos el estado de cuenta del Banco

2.Lo Comparamos con la cuenta del libro Mayor Banco

3.Cotejamos el taln de la chequera con el estado de cuenta enviado por el banco para
verificar que todos los cheques emitidos fueron cobrados y los que no aparecen sern los
cheques en transito, es decir los que aun no han sido cancelados por el banco.

4.Verificamos silos depsitos que aparecen en el estado de cuenta del banco se
corresponden con las plantillas de depsito que tenemos archivadas en su respectiva
carpeta. En caso de no aparecer registrado algn deposito en el estado de cuenta enviado
por el banco, seguramente ser un deposito en transito el cual fue realizado por la empresa
en fecha de cierre de mes y el banco no alcanzo a registrar.

5.Revisamos si en el estado de cuenta del banco existe notas de debito y/o de crdito
buscamos en la carpeta del archivo, vemos si estas fueron recibidas y chequeamos si fueron
registradas en el libro Mayor de la empresa.

6. Corregimos los posibles errores que puedan existir, tanto en el estado de cuenta enviado
por el banco como en la cuenta del libro mayor.

7.Elaboramos la conciliacin Bancaria por cualquiera de los mtodos sealados, y
verificamos a travs de esta cual es el saldo correcto o exacto que debe haber en los libros
de la empresa y en el estado de cuenta del banco.

8.Realizamos los asientos de ajuste necesarios, tomando la informacin de los libros de la
empresa, para de esta manera, corregir los errores y registrar las operaciones realizadas por
el banco y notificarlas a traves de las notas de debito y/o credito.

2.- PARTIDAS QUE SE CONSIDERAN EFECTIVO:

Se considera como efectivo las partidas del activo circulante que se mencionan a
continuacin:
Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero de obligatoria aceptacin
en el pas, con las limitaciones que la Ley impone, de acuerdo a lo especificado en la Ley del
Banco Central y la Ley General de Bancos y Otras Instituciones Financieras.
Depsitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a favor de la
Empresa.
Instrumentos de crdito de cobranza inmediata: cheques ordinarios, cheques de gerencia,
cheques de viajeros, giros postales y telegrficos y otros instrumentos de crdito de cobro
inmediato, aceptados por los bancos, que legalmente posea la Empresa.
Divisas o monedas extranjeras de libre cotizacin en la Banca Nacional.

CAJA

En esta cuenta se registrar el dinero en efectivo, en cheque y boletos
de tarjetas de crdito que entren en la empresa. Se abonar al depositar en elbanco los
ingresos recibidos y los pagos en efectivo.

Generalmente Caja tiene una cuenta auxiliar denominada Caja Chica que se emplea para
registrar los pequeos desembolsos en efectivo.

BANCOS

Esta cuenta se emplea para controlar el dinero que se moviliza en las denominadas cuentas
corrientes bancarias. Con los Bancos se suelen realizar diversas operaciones, no siempreen
dinero, en cuyo caso la cuenta que controle esa operacin deber complementarse con un
apellido.

Por ejemplo: Banco Cuenta Giros al Cobro, Banco Cuenta Giros Descontados.

EFECTOS POR COBRAR

La emplearemos para controlar determinados documentos debidamente formalizados que
representen crditos a favor de la empresa. Los documentos negociables ms importantes
que se controlan por intermedio de esta cuenta son los denominados letras de cambio o
giros y los pagars. Para que sean registrados en esta cuenta deben haber sido aceptados
por sus deudores. Esto significa reconocer una deuda y comprometerse a cancelarla a
suvencimiento o a la vista.

CUENTAS POR COBRAR

Para controlar los crditos a favor de la empresa, no reconocidos por medio de la
aceptacin de letras de cambio o pagars sino por medio de facturas emplearemos Cuentas
por Cobrar.

INVENTARIOS DE MERCANCIAS

Como su nombre lo indica, la cuenta Inventarios de Mercancas o simplemente Inventarios,
la emplearemos para reflejar el valor de las mercancaspropiedad de la empresa adquiridas
o producidas con la intencin de venderlas.

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

El nombre de la cuenta nos dice que movilizaremos la misma para agrupar todas aquellas
cantidades que hemos pagado por anticipado a cuenta de futuros gastos. Existen ciertos
contratos o circunstancias que nos obligan a emplear esta cuenta. Por ejemplo las plizas
de seguros se suelen pagar por adelantado y no ser justo que carguemos como gastosdel
mes los desembolsos efectuados dentro del mes, pero que corresponden a meses sucesivos.
Algunas de las cuentas auxiliares que forman este grupo son:
Seguros Pagados por Anticipado
Intereses Pagados por Anticipado
Impuestos Pagados por Anticipado

3.- PARTIDAS QUE NO SE CONSIDERAN EFECTIVO:

No se considera efectivo a aquellas partidas del activo que, a pesar de estar conformadas
por dinero de curso legal, no sean de inmediata disponibilidad, tales como: depsitos dados
en garanta, coberturas de reserva de capital y/o fondos de reserva legal, prestaciones
sociales, depsitos bancarios congelados por intervencin de la institucin financiera u
otros motivos, depsitos a plazo fijo, cheques devueltos por falta de fondos, estampillas
postales o fiscales, adelantos para viticos u otros gastos, vales en caja o cheques con fechas
adelantadas.

ACTIVO A LARGO PLAZO

INVERSIONES A LARGO PLAZO

Estn constituidas por cuentas que representan inversiones a largo plazo o
de carcter permanente, en ttulos valores, bienes inmuebles (no usados por la empresa)
cuentas de participacin, prstamos y, en todo caso, las acciones en empresas filiales o
afiliadas.

ACTIVO FIJO

Esta constituido por cuentas que representan activos de carcter permanente destinados a
la produccin de bienes y servicios. Sus componentes ms importantes deben separarse por
rubros, tales como:

TERRENOS

La cuenta terrenos (dentro del activo fijo) significa el valor de la tierra, donde
tenemosinstalada nuestra empresa y donde se han levantado las edificaciones
(Edificios, plantas comerciales o industriales, etc.).

La cuenta Terrenos (dentro del activo, en el grupo de Inversiones) significa el valor de los
terrenos adquiridos por la empresa para futuras expansiones, para rentarlos o bien con
fines de especulacin a corto o a largo plazo.

EDIFICIOS

Cuando la incluimos dentro del activo fijo, representa el valor de construccin de los
edificios, plantas comerciales o industriales, etc., que sean empleados por la empresa para
la produccin de bienes o servicios.

Cuando son incluidos en el grupo de inversiones, significa el valor de los edificios adquiridos
para futuras expansiones, para rentarlos o bien con el fin de especular a corto o largo plazo.

MAQUINARIA

En las empresas de tipo industrial (fabricacin de productos) y en determinadas empresas
de servicios, como por ejemplo: produccin de energa elctrica, etc., empleamos la cuenta
Maquinaria para controlar los diversos tipos de mquinas empleadas en la produccin de
bienes y servicios.

MUEBLES Y ENSERES

La cuenta Muebles y Enseres, tambin denominada Mobiliario, la emplearemos para
controlar las mesas, sillas, archivos, etc., usadas en las diversas oficinas de loa empresa.

EQUIPOS DE OFICINA

Debido, primero a la mecanizacin y actualmente a la computarizacin de
los sistemas administrativos y como consecuencia del elevado costos de estos equipos, (los
cuales, en algunos casos, como losequipos de computacin, tienen una vida muy limitada a
consecuencia de los cambios rpidos en sutecnologa) se ha hecho necesario abrir la cuenta
Equipos de Oficina que controlar la inversin en co0mputadoras,
calculadoras, procesadores de palabras, mquinas de escribir, fotocopiadoras, etc.

ACTIVO INTANGIBLE

PATENTES

Las patentes representan los derechos otorgados a una persona, natural o jurdica, a nivel
nacional o internacional, con carcter de exclusividad, para su explotacin o venta, por un
determinado nmero de aos. (En nuestro pas 15 aos).

MARCAS DE FABRICA

Estas se emplean para procurar mantener los aspectos distintivos de los productos de una
empresa. Proporcionan a sus propietarios derechos de exclusividad para el uso, explotacin
o venta de la marca.

PLUSVALIA O FONDO DE COMERCIO

El trmino plusvala se aplica para indicar el excedente o diferencia entre el valor pagado en
la compra de una empresa y el valor independiente de sus activos tangibles e intangibles.

CARGOS DIFERIDOS

GASTOS DE CONSTITUCION DIFERIDOS

En la constitucin y legalizacin de una empresa se suelen incurrir en una serie de
desembolsos, los cuales, si son de cierta relevancia con relacin a los ingresos de esa
empresa, no debern cargarse al primer perodo, sino diferirlos para ser repartidos en varios
perodos futuros. Los gastos de constitucin se realizan con la intencin de que la causa que
los motiv la creacin de la empresa, generara ingresos.

GASTOS DEDESARROLLO

Antes de la empresa comenzar a realizar operaciones que generen ingresos, necesita de un
lapso, denominado preoperatorio, en el cual se incurrir en una serie de gastos. En esta
etapa, parecera ilgico mostrar unas prdidas, cuando la empresa an no ha comenzado su
etapa operacional. En consecuencia se considera que los ingresos que se pudieran obtener
en el futuro se podran asociar con los gastos preoperatorios ocasionados para obtenerlos.
Por lo tanto, los gastos de desarrollo preoperatorios pueden diferirse.

MEJORAS EN INMUEBLES ARRENDADOS

Cuando una empresa alquila un terreno, edificio, locales comerciales, etc., es normal que
trate de acondicionarlos de acuerdo a sus necesidades, lo cual le ocasionar una serie de
desembolsos que beneficiarn a perodos futuros.

Por otra parte, en algunas ocasiones, para obtener el contrato de arrendamiento, bien sea
por la situacin de la propiedad que se desea alquilar o por cualquier otra circunstancia, se
cancela una determinada cantidad por anticipado. Estos gastos no deben cargarse al
perodo en que se realizan, ser necesario diferirlos, salvo que su monto sea tan
insignificante que no lo ameriten.
AJA PRINCIPAL: Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la
Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depsito de los
mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicar el
efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.

6.- CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN EL BALANCE GENERAL:

Control interno: que no es mas que un plan de organizacin de todos
los mtodos coordinados con la finalidad de:

Proteger los activos

Verificar la exactitud y confiabilidad de la informacin financiera

Promover la eficiencia de las operaciones.

El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.

Control interno administrativo: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las
medidas administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno contable: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
principalmente con la proteccin de los activos y a la confiabilidadde los datos de
contabilidad.

Entre las reas que debemos establecer un control interno tenemos:

Activos Caja chica

Efectivo Inventarios

Ventas Etc.

Todo sistema de control interno debe contener las siguiente caractersticas:

Organizacin- de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y
la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.

Autorizacin y registro operacional- de manera que sea de la atribucin del departamento
de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control

Eficiencia- para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos
tres (3) persona para evitar fraude.

Control Interno del Efectivo.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de
depsito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido
por:

Efectivo en caja

Cuentas bancarias

Todo aquello disponible para pagos sin restriccin.

Las medidas de control interno de efectivo estn orientadas a reducir los errores y prdidas.

La recepcin del efectivo, puede hacerse por tres vas:

Operaciones en el mostrador (ventas)

Ingresos ejecutados por cobradores

Remesas por correos

Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. Entre las
medidas de control podemos citar:
1. Uso de mquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de
estos ingresos.
2. La conciliacin debeser realizada por un solo empleado que no pertenezca al area de caja.

3) Toda recepcin debe ser respaldada por un recibo de ingreso.
4. El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.

Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a
todos los cobradores de manera que:
1. Diariamente sea preparada una relacin de todas las facturas o documentos al cobro.
2. Que al final del da, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relacin antes
mencionada.
3. Que estos documentos esten bajo la reponsabilidad de una sola persona o
preferiblemente por el departamento de cobrosy crditos.

Las remesas recibidas por correo se le encomiendad a una persona de confianza que los
reciba y prepare una relacin la cual se mandar posteriormente al departamento de
contabilidad.

Podemos establecer que el rea de efectivo comprende:

Caja y Banco

La caja se divide en dos:

. Caja chica

. Caja general

La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la
misma que no requieren uso de un cheque.

Entre las medidas de control estn:
1. Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.
2. Que estos volantes esten numerados
3. Manejados por una sola persona
4. La caja general no debe utilizarse para propsitos y retiros operacionales, para esto fue
creada la caja chica.
5. Depositar el dinero de la caja general
6. Todo deposito debe tener anexo los recibos de caja.

EFECTIVO.
Se considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio
de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no est sometida a ningn tipo
de restriccin.
De acuerdo con lo expuesto, ser aceptado como efectivo lo siguiente:
1) Efectivo en caja.
a) Monedas y billetes emitidos por el Banco central.
b) Monedas y billetes de otras naciones (divisas)
c) Cheques emitidos por terceras personal que estn pendientes de cobrar o depositar.
d) Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar.
e) Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas corrientes
bancarias tales como: giros bancarios, telegrficos o postales, facturas de tarjetas de crdito
por depositar, etc.
2) Efectivo en bancos
Ser considerado como efectivo en bancos lo siguiente:
a) Cuentas bancarias de depsitos a la vista o corrientes en bancos nacionales.
b) Cuentas en moneda extranjera depositadas en bancos del exterior, siempre que en estos
pases no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o controles de cambio que
impidan su libre convertibilidad.
c) Cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algn banco pero
que, para una determinada fecha, an no han sido entregados a sus beneficiarios.
PARTIDAS QUE NO FORMAN PARTE DEL EFECTIVO.
Existen algunos rubros que, aunque en apariencia tiene caractersticas de efectivo, no
cumplen con el requisito bsico de ladisponibilidad para la liberacin de deudas u
obligaciones por parte de la empresa.
En trminos generales, no deber ser tratado como efectivo lo siguiente:
1) NO SERA EFECTIVO EN CAJA:
a) Los vales de caja
Con frecuencia nos encontramos con que, al hacer un arqueo o conteo de caja, existen
vales, autorizados o no, que representan o respaldan extracciones de dinero. El monto de
ellos debe segregarse y ser mostrados ms bien como cuentas por cobrar.
b) Cheques post-fechados.
Se trata de cheques cuyo origen puede ser muy variado. Los casos ms corrientes provienen
de los siguientes hechos:
b.1) Un empleado emite un cheque contra su propia cuenta corriente pero, como para ese
momento0 no tiene fondos, lo emite con fecha posterior, pidindole al cajero que se lo
cambie por efectivo. Por supuesto, tal cheque permanece en la caja hasta tanto llegue la
fecha que permita cobrarlo o depositarlo en un banco.
b.2) un cliente paga una deuda con un cheque post-fechado. Este es un caso similar al
anterior. El cajero deber mantener en su poder el cheque, hasta la fecha en que pueda ser
cobrado o depositado.
En ambos casos, esas partidas deben segregarse del efectivo y, como se dijo anteriormente,
ser presentadas dentro del grupo de cuentas por cobrar respectivas.
c) Cheques devueltos.
En algunas oportunidades, cheques emitidos por terceros y recibidos por la empresa como
pago de acreencias, sondevueltos despus de haber sido depositados en un banco.
Las razones por las que estas devoluciones se producen son muy variadas. Con respecto a
ello, se recomienda tomar las siguientes actitudes, dependiendo de la causa por la que el
cheque fue devuelto.
c.1) Cheques devueltos por falta de fondos:
En este caso, el cheque devuelto no debe ser considerado como efectivo, ya que la no
disponibilidad de fondos en el banco as lo exige.
c.2) Cheques devueltos por causas diferentes a la no disponibilidad de fondos.
En oportunidades, un cheque es devuelto por causas diferentes a la de no disponer de
fondos. Tales seran los devueltos por endoso defectuoso, firmas defectuosas, disparidad de
cantidades, etc. En estos casos, los cheques devueltos podran ser considerados como
efectivo y presentados como tal, siempre que la causa por la que el cheque fue devuelto
pueda ser subsanada en corto tiempo.
d) Estampillas fiscales y de correos.
Es obvia que tales estampillas no son aceptadas como un medio comn de pago. Por ello,
deben ser separadas del efectivo y ser presentadas en el balance general como existencia
de estampillas en la seccin de gastos prepagados del activo circulante.
2) NO SERA EFECTIVO EN BANCOS:
a) Depsitos bancarios a plazo fijo.
Es obvio que cuando una empresa hace cualquier depsito de dinero en una institucin
financiara a plazo fijo, significa que no podr dispones de esos recursos hasta tanto venza
elplazo convenido.
b) Depsitos bancarios congelados
Se trata de los casos en que una empresa mantiene depsitos de dinero en instituciones
financieras que se hayan declarado en suspensin de operaciones, o hayan sido intervenidas
por las autoridades competentes.
c) Depsitos bancarios para fondos especiales.
En oportunidades, las empresas crean fondos especiales a travs de depsitos en bancos,
con el objetivo de hacer frente a cualquier obligacin futura tal como adquisicin de activos
fijos, amortizacin o reembolso de costos u obligaciones, pago de pensiones y jubilaciones o
para cubrir los costos de un juicio que est pendiente de sentencia, en caso de que se
pierda.
d) Depsitos en bancos extranjeros restringidos.
Cuando se tienen depsitos en bancos de otros pases y por diferentes razones est
restringida la disponibilidad de esos fondos, deber tambin segregarse del efectivo el
monto que corresponda, y ser presentado ms bien como otros activos.