Legajo Planificacion.1 PDF

Honorable Alcalda Municipal de Aiquile
Direccin de Auditora Interna

Cochabamba - Bolivia

CDULA: LP 1

HONORABLE ALCALDIA MUNICIPAL DE AIQUILE
MEMORANDUM DE PLANIFICACION DE LA AUDITORIA

EVALUACION DE LOS
SISTEMAS
DE ADMINISTRACION Y
CONTROL
(SAYCO)

AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013

COCHABAMBA-BOLIVIA

CDULA: LP 1/1

MEMORANDUM DE PLANIFICACION PARA AUDITORIA SAYCO
(MPA)

1. TERMINOS DE REFERENCIA
1.1 Objetivo
En cumplimiento al POA de la unidad de auditoria interna del Gobierno Municipal de Aiquile se realizara la Auditoria
de los Sistemas de Administracin y Control (SAYCO), por el periodo del 01/01/13 al 31/08/13

Objetivo del examen

Emitir una opinin independiente por el periodo auditado
Evaluando el cumplimiento correspondiente al POA (Programa operativo Anual) del Gobierno Municipal de Aiquile
para la gestin 2013, se proceder a realizar la Auditoria de los Sistemas de Administracin y Control (SAYCO),
cuyo objetivo radica en determinar la eficacia en los Sistemas de Administracin y Control que se encuentran en la
ley n 1178 y las Normas Bsicas.
1.2 Objeto
Constituye revisar de la informacin procesada por la alcalda relacionada con el control interno como ser:

1. Carpetas de instalaciones internas del plan Bolivia
2. Notas fiscales
3. Comprobantes de pago
4. Contratos
5. Ejecucin presupuestaria
6. Conformacin de las microempresas
7. Revisar el programa del Plan Bolivia

Aquellos documentos sobre los que se ha trabajado constituyen toda la informacin y documentacin
proporcionada por la gerencia general y los departamento de tesorera, contabilidad, presupuestos, administracin
de personal y almacenes, en definitiva los Sistemas de Administracin.
1.3 Principales responsabilidades a nivel de emisin de informes
El objetivo de la Auditoria Especial es emitir los siguientes informes:
a) Informe del Control Interno
b) En caso de presentarse irregularidades formular y emitir un informe con indicios de responsabilidades

CDULA: LP 1/2

No esperamos encontrar restricciones en la informacin impuesta por la empresa al alcance de nuestro
trabajo
La evaluacin que vayamos a realizar de los sistemas de Administracin y Control del Gobierno Municipal de
Aiquile, conforme a los resultados que se obtengan, se emitir un informe con deficiencias y recomendaciones
que estarn dirigidas a mejorara los sistemas de la Municipalidad.
1.4 Alcance
El trabajo fue ejecutado de acuerdo a Normas de Auditoria Gubernamental y la evidencia surgi con el anlisis
de documentos con las que cuenta la oficina central de AIQUILE

El alcance comprende del 01/01/13 al 31/08/13 de la Honorable Alcalda Municipal de Aiquile.
El trabajo fue considerado de acuerdo a criterios tomando en Normas de Auditoria gubernamental.
1.5 Metodologa
Para el logro de los objetivos aplicaremos los siguientes procedimientos:
Cuestionarios de Evaluacin
Pruebas de cumplimiento
Pruebas sustantivas.
Con el apoyo de una especialista se realizara una medicin fsica de materiales y suministros y activos reales.
Revisar las facturas
Comparar los precios establecidos
Verificar las operaciones aritmticas de las planillas presentadas

II. INFORMACION SOBRE LOS ANTECEDENTES DE LAS OPERACIONES DE LA ENTIDAD Y SUS RIESGOS
INHERENTES
2.1 Naturaleza de la actividad
Vida material
Ubicacin
Mapa
Divisin poltica
Clima
2.2 Estructura organizativa y marco legal de la entidad
2.3 Injerencia de los organismos de tuicin en las decisiones de la entidad

CDULA: LP 1/3
2.4 Principales actividades o servicios
2.5 Principales fuentes de recursos
2.6 Factores de riesgo, anlisis de la planificacin y areas crticas

III. AMBIENTE DEL SISTEMA DE INFORMACIN
El sistema contable que utiliza La empresa para la elaboracin de los estados financieros es el SINCON donde
integra las operaciones patrimoniales, presupuestarias y tesorera como exige las normas de contabilidad
integrada:

A trabes de los componentes de contabilidad se dan las informaciones de las operaciones realizadas
por la empresa
En el departamento comercial la empresa cuenta con un sistema automatizado de los funcionarios
En el departamento tcnico se lleva el sistema de administracin y control
Paquetes automatizados de activos fijos los actualizan en altas, bajas
De los ingresos y salidas de materiales de los estados financieros del ao fiscal al 01/01/2013 que se
los puede presentar hasta 31/08/2013
La direccin administrativa y financiera es la responsable de los procesos de contratacin de los
microempresarios, con los que se cuenta con procesos de licitacin de acuerdo al proyecto que se tiene
de conexin

IV. AMBIENTE DE CONTROL
4.1.- Controles Aplicables Al rea, Programa U Operacin A Evaluar
El control interno: del proceso de los Sistemas de administracin y Control Gubernamental:

o La MAE tiene predisposicin parar implementar el control interno en la empresa
o Los procesos para las contrataciones cumplen con lo establecido en sus reglamentos
o La unidad jurdica evaluara la documentacin legal referente a los requisitos exigidos
o Las microempresas previa a su ejecucin e laboraran los planos.
o La direccin tcnica emitir ordenes de trabajo a los microempresarios adjudicas a las inversiones
y/o proyectos a ser ejecutados en la Gestin 2013.
o Los comprobantes de pago cuenta con la firma de quienes elabora, autoriza y aprueba

Adicionalmente se han detectado algunos aspectos que llamaran nuestra atencin y que sern objeto de mayor
anlisis

CDULA: LP 1/4

o No se utilizaron los materiales segn especificaciones tcnicas estipuladas en los contratos
o Cobro indebido por parte de los microempresarios a los usuarios
o Falta de supervisin en la ejecucin de inversiones y proyectos
o Falta de pruebas de hermeticidad adecuadas, previas a las instalaciones internas realizadas
o Microempresarios que no cuentan con la licencia de funcionamiento de la sper intendencia de
funcionamiento.
4.2.-Estilo De Gerencia
Se deber realizar los memoriales anuales, informes de gestin, si cumpli con el POA y presupuesto

4.3.- Importancia Que Le Otorga La Gerencia a Los Controles
Muestra la actitud negativa para cumplir el control interno, esto se puede dar por el personal de apoyo de los
ejecutivos con un perfil de acuerdo a los procesos adecuados por los aspectos anteriores citados se concluye que
el riesgo es moderado, sin embargo falta implementar controles internos en todos los procesos de contratacin de
la empresa.

V. DETERMINACIN DE LAS UNIDADES OPERATIVAS
Las unidades operativas de la municipalidad de AIQUILE son las siguientes:

Oficiala Mayor.-Apoyar ala Alcalde, en al direccin, coordinacin y control en las labores tcnicas,
administrativas, financieras y culturales. Asi mismo, administrar, planificar y supervisar las recursos
humanos del municipio.

Tesorera.- Administracin de los recursos financieros humanos, tecnolgicos, materiales y
patrimoniales del gobierno municipal.

VI. ENFOQUE DE AUDITORIA ESPERADO
FACTORES DE RIESGO
1. Posibles diferencias entre la Normativa interna y las normas del sistemas de administracin y control (SAYCO).
ENFOQUES DE AUDITORIA:
Comprobar con la colaboracin de un tcnico.
Verificar con la colaboracin del supervisor, que los cuestionarios cuenten con la profundidad adecuada al
momento de la encuesta al respectivo encargado del rea a ser auditada, para que as se vea que se cumpla las
especificaciones del control interno y as poder comprobar que se haya cumplido con la normativa interna.
Posibles pagos sin la documentacin de respaldo y de cumplimiento de requisitos exigidos en la norma de la sper
intendencia y del reglamento interno.

CDULA: LP 1/5
ENFOQUES DE AUDITORIA:
Verificar que los pagos realizados cuenten con la documentacin de respaldo adecuada como ser: facturas a
nombre de la microempresa, requerimiento de la microempresa, ciclo contable, clculos aritmticos, etc.
Corroborar que los microempresas se encuentren legal mente establecidas.

VII. TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Y POR FIRMAS DE AUDITORIA
EXTERNA
La Unidad de Auditora Interna (U.A.I), no cuentan con firmas de Auditora Externa, debido a que es la primera
auditora ha practicar en la municipalidad de AIQUILE.
Es por tanto la primera auditoria ha practicarse con responsabilidad de la Unidad de Auditoria Interna.

VIII. ADMINISTRACION DEL TRABAJO
Para cumplir con el trabajo planificado se aplicaran los procedimientos contenidos en los programas preparados a
la medida con el fin de cumplir los objetivos de auditoria que se anexan en el presente documento.

Las horas presupuestadas y la conformacin de la comisin de Auditoria es la siguiente:

CARGO PROGRAMACIO
N
EJECUCION DE
PRUEBAS
INFORMES HORAS DE
SUERVISAR
TOTAL
Jefe o Director de la
Unidad de Auditoria
Interna
25 0 20 10 55
Supervisor 15 15 20 5 55
Auditor 0 50 0 0 50
Total 40 65 40 15 160

Las horas del abogado y del tcnico no estn incluidas en las horas del presupuesto.

IX. APOYO DE AUDITORIA DE LA ENTIDAD TUTORA
Omisin de este punto debido a que no cuenta con entidad tutora debido a la autonoma como Gobierno
Municipal, en consecuencia no es aplicable.

X. APOYO DE ESPECIALISTAS
De ser necesario se requerir el apoyo de un asesor legal cuyas horas no estn incluidas en el presupuesto de
tiempo, sin embargo consideramos que su trabajo no modificar significativamente el presupuesto.

CDULA: LP 3

INFORMACIN ADMINISTRATIVA

HONORABLE ALCALDA MUNICIPAL DE AIQUILE

I. MISIN
Servir a la ciudadana en todos sus requerimientos y necesidades a travs del uso transparente e igualitario de los
recursos pblicos; planificando y ejecutando obras con participacin ciudadanaen el marco de las disposiciones
legales, planes operativos y polticas institucionales de la Municipalidad.
La satisfaccin de las necesidades de la vida comunal.
Buscar integracin y participacin activo de las personas en la vida de comunidad.
Promover el desarrollo de su jurisdiccin territorial.

II. VISIN
Cubrir las necesidades y demandas de la sociedad de manera eficaz y eficiente bajo un estricto marco de equidad,
integralidad, sostenibilidad y participacin comunal; ya sea en la gestin, ejecucin y supervisin de las Polticas,
Planes, Programas y Proyectos.
Elevar la calidad de vida del ciudadano en el desarrollo humano, urbano, productivo industrial y medioambiental,
basado en principios de equidad social, impulsado desde la Municipalidad Comunal.
III. ACTIVIDAD PRINCIPAL
Unidad Tcnica, que se ocupa de la direccin , supervisin y control de Planes, Programas, Proyectos y Actividades
que realizan, los Departamentos de Educacin, Salud, Cultura, Deportes y Turismo, con el fi n de mejorar la calidad
de vida.

CDULA: LP 3/1

EDUCACIN
Realiza trabajos en coordinacin con la Direccin Distrital de Educacin realiza en la planificacin de proyectos,
mejoramiento y mantenimiento de unidades educativas.
Entrega del desayuno escolar en los distritos
Asistencia con desayuno escolar
SALUD
Coordina trabajos con la Direccin Local de Salud y los centros mdicos de Cercado, realizando programas y
proyectos con el fin de mejorar el servicio de salud.
Posta Sanitaria
Adquisicin de nueva ambulancia
Entrega de material de equipamiento Centro de Salud
CULTURA
Fomento a las danzas y msicas autctonas
Feria del Nctar del Valle

Defensora de la Niez
Dispone proteccin a Nios, Nias y adolescentes
Promueve reconocimientos voluntarios de filiacin

Polica Municipal Seguridad Ciudadana
Tiene por finalidad preservar la seguridad al
Interior del municipio

CDULA: LP 3/2

IV. ASPECTOS LEGALES
La base legal de la constitucin y funcionamiento de los gobiernos municipales se encuentra establecido en:

CONSTITUCION POLITICA DEL ESTADO, LEY 1615 DE 06 DE FEBRERO DEE 1995: Artculo 200- Artculo 206.-
LEY SAFCO LEY N 1178 DE 20 DE JULIO DE 1990:
La responsabilidad administrativa
La responsabilidad civil
La responsabilidad penal
La responsabilidad ejecutiva
LEY DE PARTICIPACION POPULAR LEY N 1551 LEY DED 20 DE ABRIL DE 1994
LEY DE DESCENTRALIZACION ADMINISTRATIVA LEY DE DESCECNTRALIZAACIN ADMINISTRATIVA, LEY N 1654
LEY DE ADMINISTRACION PRESUPUESTARIA LEY N DE DICIEMBRE DE 1999 HUGO BANZER SUAREZ
SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA RESOLUCIN SUPREMA N 218040 LA PAZ, 29 DE JULIO DE 1997
SISTEMA DE PRESUPUESTOS RESOLUCIN SUPREMA N 217095 DE 4 DE JULIOM DE 1997
SISTEMA DE TESORERIA DEL ESTADO, RESOLUCIN SUPREMA N 218056 LA PAZ, 30 DE JULIO DE 1997
SISTEMA DE PROGRAMACIN DE OPERACIONES RESOLUCIN SUPREMA N 216784 LA PAZ, 16 DE AGOSTO DEE
1996
SISTEMA DE CRDITO PBLICO RESULOCIN SUPREMA N 218041 LA PAZ, 29 DE JULIO DE 1997
SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL RTESOLUCIN ADMINISTRATIVA N 26115
SISTEMA DE ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA RESOLUCIN SIPREMA N 217055 LA PAZ 30 DE MAYO DE 1997
SISTEMA DE INVERSIN PBLICA RESOLUCIN SUPREMA N 216768 LA PAZ 18 DE JUNIO DE 1996

V. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

El gobierno municipal de AIQUILE est organizada de acuerdo a normativas vigentes en materia municipal en
base de las funciones y responsabilidades establecidas en la ley N 2028 1 de octubre de 1999 (Ley de
Municipalidades).

CDULA: LP 3/3

MANUAL DE PROCEDIMIENTO
INTRODUCCIN
Es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de
una unidad administrativa del municipio de AIQUILE o de dos ms de ellas.
En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de
todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditora, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la
conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.
UTILIDAD
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y
a los puestos responsables de su ejecucin.
Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma
detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.
Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.
RESPONSABLES

Unidades administrativas del municipio y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus
fases
ELABORACIN DEL INFORME
Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, en el que adems de exponer las
razones que llevaron a obtenerlos, incorpore la informacin estratgica del proyecto que le permita a la alta
direccin la toma de decisiones oportuna y correcta.

PRESENTACIN DEL MANUAL PARA SU APROBACIN

Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, que se presentar.
A los niveles directivos
Al rgano De Gobierno
A otros niveles jerrquicos

CDULA: LP 3/4

REPRODUCCINDEL MANUAL
Una vez que el grupo responsable de la elaboracin del manual haya recabado e integrado las observaciones
surgidas en los diferentes niveles de decisin, debe coordinarse con la unidad o rea que maneja los recursos
econmicos para que ste sea reproducido para su distribucin e implantacin.
IMPLANTACIN DEL MANUAL
La implantacin del manual representa el momento crucial para traducir en forma tangible las propuestas y
recomendaciones en acciones especficas para elevar la productividad, mejorar la coordinacin, agilizar el trabajo
y homogeneizar el conocimiento de la dinmica y componentes organizacionales.
ACCIONES DE IMPLANTACIN DEL MANUAL
Para dar a conocer el manual es conveniente definir un programa para su presentacin. En forma paralela se deben
emprender campaas de difusin mediante revistas, boletines, folletos, paneles y cualquier otro recurso de
informacin que refuerce la aceptacin, particularmente cuando las medidas de lo mejoramiento puedan afectar a
una organizacin en forma radical o a nivel grupal o sectorial.
REVISIN Y ACTUALIZACIN
Evaluar en forma sistemtica las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la implantacin del manual,
as como los cambios operativos que se realicen en la organizacin.
Establecer un calendario para la actualizacin del manual
Designar un responsable para la atencin de esta funcin.
MECANISMOS DE INFORMACIN
Son aquellos que ponen en prctica con la finalidad de establecer los flujos adecuados para que la informacin
administrativa, tanto de implantacin de mejoras como respuestas a desviaciones, pueda llegar con agilidad y
claridad a las reas y niveles que las necesiten.

CDULA: LP 3/5

MANUAL DE CONTABILIDAD
(RECURSOS PBLICOS)


DISPOSICIONES GENERALES

OBJETIVOS

El presente Manual de Contabilidad para la Municipalidad de AIQUILE autorizadas para operar con recursos pblicos,
en adelante Manual de Contabilidad para la Municipalidad de AIQUILE, ha sido elaborado de acuerdo con normas y
prcticas contables prudenciales de uso nacional e internacional.
El Manual de Contabilidad para la Municipalidad de AIQUILE tiene los siguientes objetivos:
Uniformar el registro contable de las operaciones que estn autorizadas a realizar los municipios, de
acuerdo con las normas establecidas por el rgano Rector
Obtener estados financieros que reflejen de manera transparente, la exacta situacin econmico-
financiera y los resultados de la gestin de este municipio
Permitir que la informacin financiera represente un instrumento til para el anlisis y el autocontrol
municipal; as como para la toma de decisiones por parte del consejo.
Constituir una base de datos homognea que permita el seguimiento y control de los municipios, tanto a
nivel individual como del sistema.

ALCANCES

El Manual de Contabilidad para municipios y las disposiciones que contiene, deber ser aplicado para el
registro de sus operaciones, por el municipio de Quillacollo autorizada a operar con recursos pblicos y
sus dependencias.
El municipio de AIQUILE podr abrir nuevas cuentas analticas con la autorizacin previa del rgano
rector.
Unidad siempre y cuando no exista abierto el nivel de detalle que la municipalidad requiera con la finalidad
de perfeccionar sus controles contables. Sin embargo queda establecido que para fines de envo de
informacin al rgano rector deber efectuarse dentro de los niveles predeterminados en el Catlogo de
Cuentas que forma parte del presente Manual.
Para el registro de operaciones que requieran el uso de los cdigos y denominaciones del municipio
deOMEREQUEy sus dependencias, se aplicar lo establecido en el numeral 10 de este Captulo.

CDULA: LP 3/6

SISTEMA DE CODIFICACIN Y DENOMINACIN

Codificacin y denominacin de las clases, rubros, cuentas, sub cuentas y cuentas analticas previstas en el
Catlogo de Cuentas del presente Manual, estn estructuradas sobre la base de un sistema que contempla los
siguientes niveles:

Clase : Se identifica con el primer dgito.
Rubro : Se identifica con los dos primeros dgitos.
Cuenta : Se identifica con los cuatro primeros dgitos.
Subcuenta : Se identifica con los seis primeros dgitos.
Cuenta analtica : Se identifica con los ocho primeros dgitos.
Subcuenta analtica : Se identifica con los diez primeros dgitos.

El sistema de codificacin a nivel de cada cuenta, incluye el tercer dgito para ser utilizado como integrador y par
diferenciar las operaciones por monedas, reajustables y con ajustes por inflacin.

PRESENTACIN DE ESTADOS FINANCIEROS AL CONSEJO MUNICIPAL

Los estados financieros bsicos son: el Balance General, el Estado de Ganancias y Prdidas, el Estado de
Cambios en el Patrimonio Neto y el Estado de Flujos de Efectivo.
Los estados financieros bsicos debern tener las firmas de dos miembros del consejo de administracin,
el gerente general y de quien ejerza el cargo de contador general
El balance de Comprobacin de Saldos y la informacin complementaria a los estados financieros debern
tener las firmas del Gerente General y el Contador General.
Los estados financieros a ser presentados al rgano rector, correspondientes al 31 de marzo, 30 de junio
y 30 de setiembre, debern ser aprobados por el consejo debiendo dejar constancia de su revisin y
anlisis en las actas respectivas.
Los estados financieros correspondientes al 31 de diciembre, debern ser aprobados por la Asamblea
General de la cooperativa.
En caso de existir observaciones, stas deben ser informadas de inmediato al rgano rector.

CDULA: LP 3/7

EXHIBICIN DE ESTADOS FINANCIEROS

El municipio deber exhibir en lugar visible en todos sus locales, de manera conjunta, su Balance General y el
Estado de Ganancias y Prdidas correspondientes a los perodos trimestrales.
La exhibicin de los estados financieros distintos a los anuales se efectuar dentro de los siete (7) das tiles de su
presentacin al rgano rector y no haber sido objetados por sta.
Considerando que los estados financieros al 31 de diciembre de cada ao (cuarto trimestre) son aprobados por el
Consejo, la exhibicin de los mismos se efectuar dentro de los siete (7) das tiles de realizada dicha Asamblea
General.
INFORMACIN COMPLEMENTARIA

Los Municipios debern preparar informacin complementaria a los estados financieros bsicos, en los
formularios, plazos, periodicidad y de acuerdo al detalle que, mediante anexos y reportes, determine el rgano
rector.

CIERRE DEL EJERCICIO ECONOMICO

El municipio deber cerrar su gestin econmica-contable al 31 de diciembre de cada ao, salvo que esta
Superintendencia, en algn caso especfico, determine tratamiento alternativo diferente.

APROBACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE CIERRE DEL EJERCICIO ECONOMICO Y MEMORIA ANUAL

Los estados financieros deben ser puestos a disposicin de los asociados con la debida antelacin para
ser sometidos a la Asamblea General para su aprobacin, en la forma establecida en el Captulo II del
presente Manual.
La memoria deber contener los estados financieros de cierre de ejercicio y el informe de la sociedad de
auditora externa sobre los estados financieros de la cooperativa.
La memoria debe exponer claramente la situacin econmica y financiera de la cooperativa, as como
contener una evaluacin resumida de los eventos ms importantes ocurridos en el perodo, de modo que
permita al asociado tener una imagen clara de la gestin.
La memoria debe estar a disposicin de los asociados, por lo menos diez (10) das tiles previos a la
realizacin de la Asamblea General. Aprobada la memoria, el consejo de administracin autorizar la
divulgacin respectiva.
La memoria anual ser remitida a la Federacin, dentro de los treinta (30) das calendario posterior a su
aprobacin por la Asamblea General.

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