2008 JUSPE Information Group, Inc.

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Administracin de Proyectos
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Justo Prez S.
Project Manager Information Technology
October 13, 2012

Administracin de Proyectos
JUSPE Information Group

Technology Advice.
Business Results.
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Calidad
Tiempo Costo
Riesgo
Recursos
Humanos
Comunicaciones
Adquisiciones
INTEGRACION
Alcance
Grupo de procesos: PLANIFICACION
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Grupo de procesos: PLANIFICACION

Procesos de
Planificacin

Procesos de
Ejecucin
Procesos
de Cierre
Procesos
de Inicio
Procesos de
Seguimiento y control

T Plan de Gestin de Adquisiciones
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Iniciacin Planificacin Ejecucin Seguimiento y control Cierre
Integracin
4.1 Desarrollar el
acta de constitucin
del Proyecto
4. 2 Desarrollar el plan para la
Direccin del Proyecto
4. 3 Dirigir y gestionar la
ejecucin del proyecto
4.4 Monitorear y controlar el
trabajo del proyecto
4.5 Realizar el control integrado
de cambios
4.6 Cerrar
proyecto o Fase
Alcance
5.1 Recopilar Requisitos
5.2 Definir el alcance
5.3 Crear la EDT
5.4 Verificar el alcance
5.5 Controlar el Alcance
Tiempo
6.1 Definir las actividades
6.2 Secuenciar las actividades
6.3 Estimar los recursos de las
actividades
6.4 Estimar la duracin de las
actividades
6.5 Desarrollar el cronograma
6.6 Controlar el cronograma
Costos
7.1 Estimar los costos
7.2 Determinar el presupuesto
7.3 Controlar los costos
Calidad
8.1 Planificar la calidad 8.2 Realizar el aseguramiento
de la calidad
8.3 Realizar el control de calidad
RRHH
9.1Desarrollar Plan de RRHH 9.2 Adquirir el Equipo del
proyecto
9.3 Desarrollar el Equipo del
Proyecto
9.4 Dirigir el Equipo del
Proyecto
Comunicaciones
10.1 Identificar a los
Interesados
10.2 Panificar las comunicaciones 10.3 Distribuir la Informacin
10.4 Gestionar las expectativas
de los interesados
10.5 Informar el Desempeo
Riesgos
11.1 Planificar la gestin de riesgos
11.2 Identificar los riesgos
11.3 Realizar el Anlisis cualitativo
de riesgos
11.4 Realizar el Anlisis cuantitativo
de riesgos
11.5 Planificar la respuesta a los
riesgos
11.6 Monitorear y Controlar los
Riesgos
Adquiciones
12.1 Planificar las adquisiciones 12.2 Efectuar las adquisiciones 12.3 Administrar las
Adquisiciones
12.4 Cerrar las
Adquisiciones
Areas de
Conocimiento
Grupo de Procesos de la Direccin de Proyectos
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Son los procesos necesarios para Adquirir Bienes y
Servicios a organizaciones externas, con el fin de
alcanzar los objetivos del proyecto

12.1 Planificar las Adquisiciones
Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas
. 1 Lnea base del Alcance . 1 Anlisis de Hacer o Comprar
. 1 Plan de Gestin de las
Adquisiciones
. 2 Documentacin de Requisitos . 2 Juicio de Expertos
. 2 Enunciado del trabajo relativo a
Adquisiciones
. 3 Acuerdos para trabajar en Equipo . 3 Tipos de Contratos . 3 Decisiones de Hacer o Comprar
. 4 Registro de Riesgos . 4 Documentos de la Adquisicin
. 5 Acuerdos contractuales relacionados
con los Riesgos
. 5 Criterios de seleccin de
Proveedores
. 6 Requisitos de Recursos de la actividad . 6 Solicitudes de cambio
. 7 Cronograma del proyecto
. 8 Estimacin de Costos de las
actividades
. 9 Lnea base del Desempeo de Costos
. 10 Factores ambientales de la empresa
. 11 Activos de los procesos de la
organizacin
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El gerente del Proyecto NO debe ser un experto en
Contratos
El GP debe conocer los conceptos bsicos de
contratos.
Firmar un contrato con un proveedor es minimizar
Riesgos.
Todos los requisitos deben estar en el contrato
Podemos hacer cambio a travs del procedimiento
control integrado de cambios y ambas partes deben
firmar.
El GP debe ser asignado antes de firmar el contrato
para disminuir riesgos.

12.1 Planificar las Adquisiciones
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Incluir el plazo de contrato en el cronograma del
proyecto.
El GP debe comprender todos los trminos del
contrato.


12.1 Planificar las Adquisiciones
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Se determina qu Bienes y Servicios debe adquirirse
fuera de la organizacin y cules sern provistos por el
equipo del proyecto.
Debemos analizar el tipo de contrato ms conveniente.
Documentar lo necesario para solicitar las propuestas
Establecer los criterios para seleccionar a los
proveedores.
Crear el Plan de gestin de las Adquisiciones
Crear un SOW de las adquisiciones para c/u de la
adquisiciones.
Crear los documentos de adquisicin
Determinar los criterios de seleccin de proveedores.
12.1 Planificar las Adquisiciones
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El proceso de adquisicin
Planificacin
de
Adquisiciones
Planificacin
de bsqueda
proveedores
Bsqueda
de
Proveedores
Seleccin
de
Proveedores
Administracin
del
Contrato
Cierre
Del
Contrato
Comprar o hacer
Plan de gestin de
adquisicin
- Tipos de contrato
- Formatos
Enunciado del
trabajo
(SOW)
Documentos de adquisicin
( RFP, RFQ, IFB)
Criterios de evaluacin
SOW actualizado
Envi de Documento de
Adquisicin
Conferencia de oferentes
Recibo de Propuestas
Evaluacin de propuestas
Negociacin
Contrato firmado
Seguimiento del contrato
Administracin de cambios
Pagos
Auditoria
Archivo del contrato
Aceptacin formal
Cierre
1 2 3 4 5 6
INICIO

PLAN ENVIO
RFP
RECIBO
PROPUESTAS
CONTRATO
FIRMADO
ENTREGA
PROVEDOR
CONTRATO
FINALIZADO
12.1 Planificar las Adquisiciones
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12.1 Planificar las Adquisiciones
Herramientas y Tcnicas
. 1 Anlisis de Hacer o Comprar
. 2 Juicio de Expertos
. 3 Tipos de Contratos
Determinar si es conveniente
producir algn insumo del proyecto
dentro de la organizacin o
comprarlo fuera del proyecto
Decidir alquilar o comprar un artculo para el
proyecto.
Pej. El costo de alquilar diariamente es de
$120. Si se compra el costo es de $1,000 y el
costo de mantenimiento es de $20 diarios.
Cunto tiempo se requiere para equilibrar la
compra con el alquiler.
$120 x D = $ 1,000 + $20 x D D = 10 meses.
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Criterios:
Foco en el Core del negocio
Menos Costoso
Uso de Habilidades del proveedor
Cronograma (tiempo de entrega)
Calidad (Confiabilidad, usabilidad,
mantenibilidad, etc.)
Riesgos
Hay capacidad ociosa
Quieres mantener el Control
Confidencialidad de la informacin o
procedimientos
12.1 Planificar las Adquisiciones
Inicio Planificacin Ejecucin Control Cierre Integracin Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Herramientas y Tcnicas
. 1 Anlisis de Hacer o Comprar
. 2 Juicio de Expertos
. 3 Tipos de Contratos
25k-17k
2.7k-2.5k
Make/Service
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CR T & M PF
Costo
Reembolsable
Precio Fijo o
Suma Alzada
Tiempo y Materiales
12.1 Planificar las Adquisiciones
Vendedor (V) Comprador (C).
V C V C
Riesgo de
Costos
Riesgo de
Costos
Herramientas y Tcnicas
. 1 Anlisis de Hacer o Comprar
. 2 Juicio de Expertos
. 3 Tipos de Contratos
El gerente de Compras seleccionara el tipo de
contrato y considerara:
Qu se va adquirir
El SOW de adquisicin bien terminado
Se incentivara al proveedor
Debemos conocer los tipos de contrato y sus
diferencias.
CPPC CPFF CPAF CPIF FPIF FPEPA
CPPC = Costos + Porcentaje de Costos
CPFF = Costos + Honorarios Fijos
CPAF = Costos + Honorario x Cumplimiento Objetivos
CPIF = Costos + Honorarios con Incentivos
FPEPA = Precio Fijo con ajuste econmico de precio
FPIF = Precio fijo + Honorario con incentivos
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12.1 Planificar las Adquisiciones
Herramientas y Tcnicas
. 1 Anlisis de Hacer o Comprar
. 2 Juicio de Expertos
. 3 Tipos de Contratos
FPIF: Contrato = $200,000 y adicionamos $20,000 por
avance de cada mes debe ser mayor al planificado.
FPAF: Contrato = $200,000 y cada mes siempre y
cuando el desempeo es mayor al 10% se paga una
adicional de $ 10,000.
FPEPA: Contrato = $ 200,000 un adicional acordado
de acuerdo al ndice de inflacin.
CPF: Costo + 20% de costos como honorario.
CPFF: Contrato = Costo + Honorario de $ 50,000
CPIF: El comprador y proveedor comparten un % del
ahorro de costos.

CPPC = Costos + Porcentaje de Costos
CPFF = Costos + Honorarios Fijos
CPAF = Costos + Honorario x Cumplimiento Objetivos
CPIF = Costos + Honorarios con Incentivos
FPEPA = Precio Fijo con ajuste econmico de precio
FPIF = Precio fijo + Honorario con incentivos
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12.1 Planificar las Adquisiciones
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El documento indica como ser
gestionado los procesos de
adquisiciones.
Cmo evaluaremos al proveedor?
Cmo seleccionaremos al proveedor?
Cules son las penalidades por
incumplimiento?
Hay restricciones o asunciones que
afectar las adquisiciones?
Qu tipo de contrato ser el apropiado?
Qu desarrollaremos y que
compraremos?
12.1 Planificar las Adquisiciones
Salidas
. 1 Plan de Gestin de las
Adquisiciones
. 2 Enunciado del trabajo relativo a
Adquisiciones
. 3 Decisiones de Hacer o Comprar
. 4 Documentos de la Adquisicin
. 5 Criterios de seleccin de
Proveedores
. 6 Solicitudes de cambio
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Enunciado del trabajo (SOW)
Describe qu trabajo ser realizado bajo el
contrato
Debe ser claro, completo y conciso

Factores que influyen para definir el tipo
de contrato:
Definicin del SOW
Frecuencia de cambios
Esfuerzo y conocimiento para administrar al
vendedor
Estndares de la industria

12.1 Planificar las Adquisiciones
Inicio Planificacin Ejecucin Control Cierre Integracin Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Salidas
. 1 Plan de Gestin de las
Adquisiciones
. 2 Enunciado del trabajo relativo a
Adquisiciones
. 3 Decisiones de Hacer o Comprar
. 4 Documentos de la Adquisicin
. 5 Criterios de seleccin de
Proveedores
. 6 Solicitudes de cambio
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El enfoque de este proceso depender de la
complejidad del artculo a comprar.
Punto de partida la Lista final para comprar.
Documentos de la adquisicin:
Invitacin a licitacin (IFB)
Se solicita un precio para todo el trabajo
Solicitud de cotizacin (RFQ)
Producto estndar
Cotizacin de un artculo, hora o etc.
Solicitud de propuesta (RFP)
Requiere propuesta detallada
Precio
Como ser realizado el trabajo
Quin realizar el trabajo
Experiencia de la compaa
12.1 Planificar las Adquisiciones
Salidas
. 1 Plan de Gestin de las
Adquisiciones
. 2 Enunciado del trabajo relativo a
Adquisiciones
. 3 Decisiones de Hacer o Comprar
. 4 Documentos de la Adquisicin
. 5 Criterios de seleccin de
Proveedores
. 6 Solicitudes de cambio
Inicio Planificacin Ejecucin Control Cierre Integracin Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
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12.1 Planificar las Adquisiciones
Salidas
. 1 Plan de Gestin de las
Adquisiciones
. 2 Enunciado del trabajo relativo a
Adquisiciones
. 3 Decisiones de Hacer o Comprar
. 4 Documentos de la Adquisicin
. 5 Criterios de seleccin de
Proveedores
. 6 Solicitudes de cambio
Inicio Planificacin Ejecucin Control Cierre Integracin Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Documentos de la adquisicin (RFP):
SOW
Informacin de respaldo
(especificaciones tcnicas)
Trminos y condiciones del contrato
(modelo)
Procedimiento de cmo responder al
documento
Gua para la preparacin de la
propuesta
Criterios de evaluacin

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12.1 Planificar las Adquisiciones
Inicio Planificacin Ejecucin Control Cierre Integracin Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
El gerente de proyecto debe estar familiarizado con los
procesos de adquisiciones:
Acuerdo de Confidencialidad
Acuerdos de servicio
Carta de intencin
Trminos y condiciones: Arbitraje, asignacin,
penalidad, solicitud de cambios, incentivos,
indemnizacin, propiedad intelectual, facturacin,
requisitos, incumplimientos, pagos, retencin,
garantas, terminacin, confidencialidad.
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Criterios de seleccin de proveedores
Nmero de aos en el negocio
Estabilidad financiera
Entendimiento de las necesidades
Precio
Capacidad tcnica
Capacidad para completar el trabajo
Capacidad para gestionar proyectos
Carta de intencin : NO es un contrato
Un solo proveedor: Desarrollo, Largo plazo
nico Proveedor: Patente, especializado

12.1 Planificar las Adquisiciones
Salidas
. 1 Plan de Gestin de las
Adquisiciones
. 2 Enunciado del trabajo relativo a
Adquisiciones
. 3 Decisiones de Hacer o Comprar
. 4 Documentos de la Adquisicin
. 5 Criterios de seleccin de
Proveedores
. 6 Solicitudes de cambio
Inicio Planificacin Ejecucin Control Cierre Integracin Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
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Preguntas?