TABLA DE ELABORACIN DE CARACTERIZACIN DE

PROCESO
Cdigo: GC-FO-007
GESTIN DE CALIDAD Versin: 01



1 Objetivo del Proceso.
En esta casilla se establece clara y precisamente el propsito del proceso. Cul es la razn de ser
de este proceso? Es la base para plantear un indicador de gestin.

2 Alcance del Proceso.
Define los lmites del proceso, detallando la actividad actividades con las que inicia y con las que
termina.

3 Polticas de Operacin y Aspectos Generales.
Son las pautas y/o lineamientos que se deben tener en cuenta para la realizacin y aplicacin de
actividades y procedimientos del proceso.

4 Lder de Proceso.
Rol que tiene como responsabilidad el resultado del proceso, cuyas funciones y
responsabilidades sern las de coordinacin de la operatividad del mismo, aplicacin de polticas
y objetivos estratgicos de la Institucin, cumplimiento de la normatividad interna y externa
pertinente al proceso y la promocin de acciones de mejoramiento continuo, entre otros aspectos.
Los Lderes de Proceso, se caracterizan por el profundo conocimiento de las actividades
necesarias para el eficaz funcionamiento del proceso, su compromiso y responsabilidad. De igual
manera, son quienes implementan y revisan el cumplimiento de los indicadores y hacen la
sustentacin de las auditorias de Calidad.

5 Secuencia e interaccin.
Es la seccin central de la Caracterizacin de Proceso, se ilustra grficamente la secuencia e
interaccin del proceso con sus proveedores (Externos y/ Internos), las actividades principales y
sus clientes (Externos y/ Internos) y est compuesta por los siguientes elementos:

Proveedores: Proceso, persona o tercero que suministra el producto o servicio, que se
menciona en la columna de "Entradas", en esta columna se establece la interaccin entre
procesos.
Entradas: Producto, servicio, informacin, directriz u objeto de transformacin necesaria para
el inicio del proceso. Los Insumos (equipos, papel, etc.) no se consideran entradas. No
necesariamente en todas las actividades deben existir entradas.
Actividades: Describe paso a paso las actividades que se desarrollan en el proceso. Este se
debe documentar en un diagrama de bloques, que muestre la secuencia de las actividades del
proceso. Toda actividad debe comenzar con una accin (verbo).
Salidas: Producto, servicio, informacin, directriz, etc.; que es generado como resultado de la
ejecucin de las actividades del proceso. No necesariamente en todas las actividades deben
existir salidas.
Clientes: Proceso, persona o tercero que recibe el producto o servicio, que se menciona en la
columna de "Salidas". En esta columna se establece la interaccin entre procesos.



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PROCESO
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6 Recursos.
Hace referencia a todos aquellos recursos necesarios para la operacin eficaz del proceso, tanto los
necesarios para la entrada de informacin, como para la ejecucin de las actividades y la generacin
de los productos para sus respectivos clientes, incluye recursos para la generacin de indicadores,
backups de seguridad, etc. Dentro de la caracterizacin se contemplan principalmente los siguientes:

Infraestructura. En esta casilla se debe indicar el recurso necesario para desarrollar las
actividades del proceso. Este recurso puede clasificarse en:
o Hardware, Software, equipos de comunicacin,
o Edificaciones, espacios.
o Transporte.
o Equipos de Oficina.
Talento Humano. Se deben citar los Cargos que participan en la ejecucin de las actividades
del proceso. Se pueden citar reas completas si todas las personas de esta dependencia
participan en las actividades del proceso.
Ambiente Trabajo. Se deben citar las condiciones de ambiente de trabajo necesarias para que
las actividades del proceso se ejecuten de manera eficaz.

7 Requisitos y Regulaciones a cumplir.
En esta seccin se referencia la normatividad y legislacin especfica aplicable al proceso, de ser
necesario se puede anexar un listado, con las normas, leyes, decretos resoluciones aplicables,
indicando, en que aspectos en particular dictan lineamientos para la realizacin de las actividades
del proceso. Entre otros parmetros se contemplan los siguientes:

Requisitos NTC ISO 9001:2008. En esta casilla se citan los requisitos de la norma que tienen
relacin con las actividades que se desarrollan en este proceso.
Requisitos legales y normativos. En esta casilla se citan los requisitos del SGC que tienen
relacin con las actividades que se desarrollan en este proceso.

8 Requisitos Complementarios.
Con las normas de referencia en proceso de implementacin, as como la adopcin del Sistema,
entre otros, se referencian aspectos vitales para la comunicacin de las actividades y resultados del
proceso. Los requisitos complementarios a tener en cuenta son:

Comunicacin. En esta casilla se deben indicar la comunicacin organizacional informativa a
grupos de inters o clientes internos y externos. Adicionalmente definir los medios a utilizar,
para efectuar la comunicacin.

9 Controles del Proceso.
Son todas aquellas acciones implementadas al interior del proceso, para verificar y tomar decisiones
respecto a los resultados obtenidos y las oportunidades de mejora que se deben gestionar, incluye:




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Qu se controla?: Se deben mencionar los controles a realizar en este proceso. Estos
controles se establecen para garantizar la Eficacia, Eficiencia y Efectividad del Proceso.
Quien?: Se deben citar los Cargos que realizan los controles establecidos para el proceso. Se
pueden citar reas completas, si todas las personas de esta dependencia son las que realizan
el control.
Frecuencia: Se define la frecuencia en que se ejecuta el control mencionado.
Cmo?: En esta casilla se describe la actividad que se desarrolla para implementar este
control.

10 Medicin e indicadores del Proceso.
La Institucin debe aplicar un sistema de evaluacin apropiado para el seguimiento y, cuando sea
aplicable, para la medicin de los procesos del SG. ste debe demostrar la eficacia, eficiencia y
efectividad. Cuando no se alcance los resultados planificados, deben llevarse a cabo correcciones y
acciones correctivas, segn sea conveniente, para asegurarse de la conformidad del producto y/
servicio.

El Sistema de evaluacin debe facilitar el seguimiento por parte de los clientes y las partes
interesadas, y los resultados pertinentes deben estar disponibles y ser difundidos de manera
permanente en las pginas electrnicas, cuando se cuente con ellas.

Indicador: En esta casilla se debe mencionar el nombre de los indicadores que se han definido
para medir la Eficacia, Eficiencia y Efectividad.
En esta casilla se referencia la Hoja de vida del indicador donde se encuentran todas las
caractersticas de este (formula, meta, limites, responsables, frecuencias, etc.)
Tipo: Definir en esta casilla si el Indicador es de Eficacia, Eficiencia o Efectividad.

Los indicadores de los diferentes procesos deben estar alineados con los Objetivos del Plan
Estratgico y/ Los Objetivos de Calidad de la Institucin.

11 Documentos aplicables al proceso.
Se relaciona la totalidad de los Manuales, Procedimientos, Instructivos, etc., en los que se describen
detalladamente las actividades y los registros en los que se evidencia el desarrollo del proceso.

Documentos Internos: Se deben citar todos los documentos internos referidos en el proceso,
estos documentos son aquellos que elabora la Fundacin Universitaria de Popayn para el
cumplimiento de las actividades.
Documentos Externos: Se deben citar todos los documentos externos relacionados en el
proceso, estos documentos son aquellos que son elaborados por fuera de FUP para el
cumplimiento de las actividades.
Registros: Se deben citar todos los registros (evidencias) que se dejen de las actividades del
proceso.