Instructivo

para informadores y noticadores

Pago del seguro de depsitos
Informadores
Verican el documento de identidad.
Verican el documento de titularidad.
Consultan la base de datos.
Caso especial
Verican el documento de identidad.
Atienden los casos especiales.
Notican a los depositantes.
Entregan el formulario.
Verican el documento de titularidad.
Aprueban el pago.
Noticadores
Caso general
Verican el documento de identidad.
Notican a los depositantes.
Entregan el formulario.
Verican el documento de titularidad.
Aprueban el pago.
Este instructivo es un documento de consulta sobre las actividades
que desarrollan los informadores y noticadores, en el proceso de
pago del seguro de depsitos adelantado por el Fondo de Garantas
de Instituciones Financieras (Fogan). Consltelo ante cualquier duda.
1.1. Qu es Fogan?
1.2. Qu es el seguro de depsitos?
1.3. Cundo se hace efectivo el pago del seguro de depsitos?
1.4. Cmo opera el seguro de depsitos en Colombia?
1.5. Cules son las instituciones nancieras inscritas en Fogan para efectos del seguro de depsitos?
1.6. Qu tipo de productos se encuentran protegidos?
1.7. Cul es el monto mximo que cubre el seguro de depsitos?
1.8. Cmo paga Fogan el seguro de depsitos en el caso de una cuenta individual?
1.9. Cmo paga Fogan el seguro de depsitos en el caso de una cuenta colectiva?
1.10. Cmo paga Fogan el seguro de depsitos en el caso de una cuenta conjunta?
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ndice
1 Introduccin
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Procedimiento para el pago
del seguro de depsitos
Documentos que debe
presentar el depositante
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2.1. Publicacin del aviso.
2.2. Noticacin personal.
2.3. Noticacin por edicto.
2.4. Entrega de formularios.
2.5. Interposicin de recursos.
2.6. Pago del seguro de depsitos.
2.7. Lnea de tiempo del proceso de pago del seguro de depsitos.
2.8. Puntos de atencin al depositante.
3.1. Documento de identidad.
3.2. Documento de titularidad del producto.
3.3. Formulario para el pago del seguro de depsitos.
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5 Informador
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5.1. Funciones del informador.
5.1.1. Vericacin del documento de identidad.
5.1.2. Vericacin del documento de titularidad.
5.1.3. Consulta en la base de datos.
5.1.4. Determinacin de un caso general o especial.
6.1. Funciones del noticador de un caso general.
6.1.1. Validacin de los documentos de identidad.
6.1.2. Noticacin.
6.1.2.1. Noticacin personal.
6.1.2.2. Noticacin por edicto.
6.1.3. Entrega de formularios.
6.1.3.1. Formulario diligenciado a mano.
6.1.3.2. Formulario diligenciado en lnea.
6.1.4. Vericacin de documentos de titularidad.
6.1.5. Documentos anexos al formulario.
6.1.6. Renuncia a trminos.
6.1.7. Aceptacin del monto del seguro de depsitos.
6.1.8. Aprobacin del pago.
6.2. Funciones del noticador de un caso especial.
6.2.1. Vericacin documentos de identidad.
6.2.2. Tratamiento de un caso especial.
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1.1. Qu es Fogan?
Fogan es la entidad encargada de proteger la conanza de los depositantes y acreedores
en el sistema nanciero, preservando el equilibrio econmico y la equidad en los pagos a
los asegurados. Para cumplir con este mandato, Fogan tiene la funcin de organizar, desa-
rrollar y administrar el sistema de seguro de depsitos.
El pago del seguro es una actividad realizada por Fogan, que lo pone directamente en
contacto con el pblico, de ah la importancia de que todas las personas que intervienen en
el proceso lo hagan con la mxima eciencia y responsabilidad.
1.2. Qu es el seguro de depsitos?
El sistema de seguro de depsitos es un mecanismo que, ante la liquidacin de cualquier
institucin nanciera debidamente inscrita en Fogan, garantiza a los depositantes la recu-
peracin total, o por lo menos parcial de su dinero.
En Colombia el sistema que administra Fogan est orientado prioritariamente a proteger a
los pequeos ahorradores.
1
Introduccin
1.1. Qu es Fogan?
1.2. Qu es el seguro de depsitos?
1.3. Cundo se hace efectivo el pago del seguro de depsitos?
1.4. Cmo opera el seguro de depsitos en Colombia?
1.5. Cules son las instituciones nancieras inscritas en Fogan para efectos
del seguro de depsitos?
1.6. Qu tipo de productos se encuentran protegidos?
1.7. Cul es el monto mximo que cubre el seguro de depsitos?
1.8. Cmo paga Fogan el seguro de depsitos en el caso de una cuenta individual?
1.9. Cmo paga Fogan el seguro de depsitos en el caso de una cuenta colectiva?
1.10. Cmo paga Fogan el seguro de depsitos en el caso de una cuenta conjunta?
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1. Introduccin
1.3. Cundo se hace efectivo el pago del seguro de depsitos?
Cuando la Superintendencia Financiera de Colombia ordena la liquidacin de una institucin
nanciera inscrita en Fogan.
En operacin Liquidacin
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1. Introduccin
1.4. Cmo opera el seguro de depsitos en Colombia?
En Colombia el seguro de depsitos opera con participantes y elementos anlogos a los de
un contrato de seguro convencional:
El tomador
Quien contrata el seguro y paga la prima. En nuestro
caso, las instituciones nancieras inscritas en Fogan.
El bien asegurado (acreencia amparada)
Los depsitos y/o productos que posean los asegu-
rados o beneciarios en las instituciones nancieras
inscritas en Fogan.
La prima
Suma que paga el tomador al asegurador.
El asegurador
Quien paga la indemnizacin cuando ocurre un si-
niestro. En nuestro caso, Fogan.
El siniestro
Es el evento que genera el pago de la indemnizacin
por parte del asegurador al beneciario. En nuestro
caso, el siniestro ocurre cuando la Superintendencia
Financiera de Colombia ordena la liquidacin de una
institucin nanciera inscrita en Fogan.
Indemnizacin
Pago que hace Fogafn al asegurado una vez que ocu-
rre el siniestro.
El asegurado o beneciario
Quien recibe la indemnizacin por parte del asegu-
rador, en el momento en que ocurre el siniestro. En
nuestro caso, los depositantes de las entidades nan-
cieras inscritas en Fogan.
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1. Introduccin
1.5. Cules son las instituciones nancie-
ras inscritas en Fogan para efectos del se-
guro de depsitos?
Bancos.
Corporaciones nancieras.
Compaas de nanciamiento.
Fondo Nacional del Ahorro.
Las dems entidades cuya constitucin sea autorizada por la Super-
intendencia Financiera de Colombia y respecto de las cuales la ley es-
tablezca la existencia de la garanta de depsitos por parte de Fogan.
1.6. Qu tipo de productos se
encuentran protegidos?
Depsitos en cuenta corriente.
Depsitos simples.
Certicados de depsitos a trmino (CDT).
Depsitos de ahorro.
Cuentas de ahorro especial.
Bonos hipotecarios.
Depsitos especiales.
Servicios bancarios de recaudo.
Cesantas administradas por el Fondo Nacional del Ahorro.
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1. Introduccin
1.7. Cul es el monto mximo que cubre
el seguro de depsitos?
El valor mximo asegurado que reconoce Fogan por concepto de
seguro de depsitos es de veinte millones de pesos ($20.000.000)
m/cte. por persona, en cada institucin, independientemente del
nmero de acreencias de las cuales sea titular esa persona, bien
sea en forma individual, conjunta o colectiva con otras. Los valores
que superen el monto amparado por Fogan pueden ser reclama-
dos ante la entidad en liquidacin.
1.8. Cmo paga Fogan el seguro de dep-
sitos en el caso de una cuenta individual?
Las cuentas individuales son aquellas que tiene un solo titular. En
estos casos Fogan paga al titular de la cuenta hasta el monto mxi-
mo asegurado por persona.
Ejemplo 1: Juan tena una cuenta individual por valor de $15.000.000
en una entidad asegurada por Fogan. De acuerdo con la norma-
tividad vigente, Fogan le paga a Juan el monto de su seguro de
depsitos, es decir, $15.000.000.
Ejemplo 2: Juan tena una cuenta individual por valor de $25.000.000
en una entidad asegurada por Fogan. De acuerdo con la normati-
vidad vigente, Fogan le paga a Juan el monto mximo asegurado
por persona, es decir, $20.000.000. El saldo de la acreencia debe
ser reclamado por Juan ante la entidad en liquidacin.
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1. Introduccin
1.9. Cmo paga Fogan el seguro de de-
psitos en el caso de una cuenta colectiva?
La cuenta colectiva (A o B) se abre a nombre de dos o ms per-
sonas y cualquiera de los titulares, puede manejar la cuenta inde-
pendientemente. En este tipo cuentas, Fogan paga la totalidad del
seguro a cualquiera de los titulares que se presente a reclamarlo.
Sin embargo, si se presentan todos los titulares, Fogan paga el
monto mximo de veinte millones de pesos ($20.000.000) a la
primera persona que se presente; en caso de que subsista algn
saldo en la acreencia despus de haber hecho el pago al primer
titular, se procede a pagar al siguiente y as sucesivamente.
Ejemplo 1: Jos y Carolina tienen una cuenta colectiva por un
total de $30.000.000 en una entidad asegurada por Fogan. De
acuerdo con la reglamentacin vigente, si Carolina se presenta
primero a reclamar su seguro de depsitos, Fogan le pagar
$20.000.000 quedando un saldo de $10.000.000 para Jos.
Ejemplo 2: Jos y Carolina tienen una cuenta colectiva por un
total de $50.000.000 en una entidad asegurada por Fogan. De
acuerdo con la reglamentacin vigente, si Carolina se presenta
primero a reclamar su seguro de depsitos, Fogan le pagar
$20.000.000, si Jos se presenta posteriormente, Fogan le paga-
r $20.000.000. El saldo de la cuenta, es decir $10.000.000 debe
ser reclamado por Jos o Carolina ante la entidad en liquidacin.
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2. Procedimiento para el pago del seguro de depsitos
1.10. Cmo paga Fogan el seguro de de-
psitos en el caso de una cuenta conjunta?
La cuenta conjunta (A y B) se abre a nombre de dos o ms
personas, sus rmas se registran y todas son indispensables para
el manejo de la cuenta. En las cuentas conjuntas, Fogan paga
en partes iguales a quienes se presenten a reclamar el seguro de
depsitos hasta el monto mximo de veinte millones de pesos
($20.000.000) por persona.
Ejemplo1: Jos y Carolina tienen una cuenta conjunta por un to-
tal de $30.000.000 en una entidad asegurada por Fogan. De
acuerdo con la reglamentacin vigente, la participacin de cada
titular en este tipo de cuenta se considera en partes iguales. De
esta forma, Fogan pagar a Jos $15.000.000 y a Carolina
$15.000.000 por concepto de seguro de depsitos.
Ejemplo 2: Jos y Carolina tienen una cuenta colectiva por un
total de $45.000.000 en una entidad asegurada por Fogan. De
acuerdo con la reglamentacin vigente, si Carolina se presenta
primero a reclamar su seguro de depsitos, Fogan le pagar
$20.000.000, si Jos se presenta posteriormente, Fogan le paga-
r $20.000.000. El saldo de la cuenta, es decir $5.000.000 debe
ser reclamado por Jos y Carolina ante la entidad en liquidacin.
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2.1. Publicacin del aviso
Dos (2) das despus de la orden de liquidacin de la entidad, Fogan publica un aviso
en un peridico de amplia circulacin nacional, en el que le indicar a los depositantes el
procedimiento para obtener el pago de su seguro de depsitos.
Procedimiento para el pago
del seguro de depsitos
2.1. Publicacin del aviso.
2.2. Noticacin personal.
2.3. Noticacin por edicto.
2.4. Entrega de formularios.
2.5. Interposicin de recursos.
2.6. Pago del seguro de depsitos.
2.7. Lnea de tiempo del proceso de pago del seguro de depsitos.
2.8. Puntos de atencin al depositante.
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2. Procedimiento para el pago del seguro de depsitos
Qu es la renuncia a trminos?
La renuncia a trminos, consiste en que
el depositante acepta recibir, por concepto
de seguro de depsitos, la suma que le ha
sido noticada.
En consecuencia, declara que no utilizar
el plazo de cinco (5) das hbiles que tie-
ne para presentar recursos o reclamacio-
nes ante Fogan.
2.3. Noticacin por edicto
Qu es el edicto?
Es un documento jado en las carteleras que estn ubicadas en los
lugares de atencin, dispuestos por Fogan, con el n de informar
a los depositantes que no pudieron noticarse personalmente, la
suma que se les entregar como pago por seguro de depsitos.
Durante este periodo y si el depositante
est de acuerdo con el monto noticado,
puede manifestar mediante una comuni-
cacin escrita que acepta la suma noti-
cada mediante edicto, como pago por el
seguro de depsitos. En consecuencia,
declara que no utilizar el plazo de cinco
(5) das hbiles que tiene para presentar
recursos o reclamaciones ante Fogan.
2.2. Noticacin personal
Es el proceso mediante el cual Fogan le informa a los depositan-
tes, personalmente o mediante apoderado, el valor que les pagar
por concepto de seguro de depsitos. Este proceso se lleva a cabo
nicamente dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la
publicacin del aviso de prensa. Durante este periodo y si el de-
positante est de acuerdo con el monto calculado del seguro de
depsitos, ste podr renunciar a trminos.
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2. Procedimiento para el pago del seguro de depsitos
2.4. Entrega de formularios
Es el proceso mediante el cual los depositantes de una institucin
nanciera en liquidacin entregan a Fogan el formulario que con-
tiene, entre otros, sus datos personales, los de sus depsitos, y las
autorizaciones de descuento y subrogacin. Esta informacin es in-
dispensable para el pago del seguro de depsitos.
Qu es la subrogacin?
Mediante la subrogacin, el depositante cede a Fogan los dere-
chos, acciones y privilegios derivados de las acreencias asegura-
das que posee en la entidad en liquidacin. Los depositantes se
subrogarn hasta por el monto pagado por Fogan por concepto
de seguro de depsitos.
Cundo se entregan los formularios?
En el caso de la noticacin personal, los depositantes entregan el
formulario para el pago del seguro de depsitos inmediatamente
despus de que se realiza dicha noticacin. En el caso de la no-
ticacin por edicto, los depositantes deben entregar el formulario
durante los quince (15) das hbiles posteriores a la fecha de pu-
blicacin del edicto.
2.5. Interposicin de recursos
Es el medio que tienen los depositantes noticados para manifes-
tar su desacuerdo con el valor del seguro de depsitos calculado
por Fogan.
Las personas que interpongan recurso de reposicin no podrn
acceder inmediatamente al pago del seguro de depsitos y de-
bern dirigirse al proceso de liquidacin para obtener el reconoci-
miento de su derecho .
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2. Procedimiento para el pago del seguro de depsitos
2.6. Pago del seguro de depsitos
El pago del monto de seguro de depsitos se puede efectuar en
dos modalidades:
Transferencia electrnica
La transferencia electrnica se realiza dos
(2) das hbiles despus de la noticacin
y la respectiva entrega el formulario para
el pago del seguro de depsitos.
Efectivo o cheque
El pago en cheque o en efectivo se realiza
cuatro (4) das hbiles despus de la noti-
cacin y la respectiva entrega del formulario
para el pago del seguro de depsitos.
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2. Procedimiento para el pago del seguro de depsitos
2.8. Puntos de atencin al depositante
Fogan dispondr de unos puntos para la atencin a los depositantes de la entidad que ha
sido objeto de liquidacin, los cuales sern informados a travs del aviso de prensa publica-
do por Fogan al inicio del proceso.
En cada punto de atencin, Fogan dispondr de tres (3) ventanillas para que los deposi-
tantes tramiten el pago del seguro de depsitos.
Informadores
Un informador es la persona que se encuentra ubica-
da a la entrada de los lugares dispuestos por Fogan
para atender a los depositantes de una entidad nan-
ciera en liquidacin. Este funcionario es el primer con-
tacto entre los depositantes y Fogan, y debe ejecutar
las actividades descritas en la seccin 5.
Ventanilla noticadores casos generales
Son las personas encargadas de la atencin a los
depositantes en el proceso de noticacin y recep-
cin del formulario para acceder al pago del seguro
de depsitos.
Ventanilla noticadores casos especiales
Son las personas encargadas de la atencin a los de-
positantes que se encuentran en alguno de los casos
especiales descritos en la seccin 4 de este instructi-
vo. As mismo, los noticadores de casos especiales
tienen a su cargo el proceso de noticacin y recep-
cin del formulario para acceder al pago del seguro
de depsitos.
17
A continuacin se relacionan los documentos que deben presentar los depositantes para
solicitar el pago del seguro de depsito.
3.1. Documento de identidad
Para realizar la noticacin personal, as como para tramitar la solicitud de pago del seguro
de depsitos, es necesario que el depositante presente el documento de identicacin,
segn corresponda.
Contrasea certicada por la Registradura
Nacional del Estado Civil
Documentos que debe
presentar el depositante
3.1. Documento de identidad.
3.2. Documento de titularidad del producto.
3.3. Formulario diligenciado.
3
Extranjeros residentes en Colombia
Cdula de extranjera
Extranjeros no residentes en Colombia
Pasaporte
Persona natural
Colombianos mayores de edad
Cdula de ciudadana
18
3. Documentos que debe presentar el depositante
Persona jurdica
Sociedades del sector real
Certicado de cmara de comercio, con
una antigedad no mayor a tres (3) me-
ses y documento de identidad del repre-
sentante legal.
Sociedades del sector nanciero
Certicado de representacin legal expedi-
do por la Superintendencia Financiera de
Colombia, con una antigedad no mayor a
tres (3) meses y documento de identidad
del representante legal.
Apoderados
Poder debidamente otorgado y documento
de identidad del apoderado.
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3. Documentos que debe presentar el depositante
3.2. Documento de titularidad del producto
Para tramitar el pago y demostrar la titularidad del producto, el depo-
sitante debe presentar el original y una copia de al menos uno de los
documentos que se relacionan a continuacin:
Ttulo
Extracto de cuenta
Tarjeta Chequera
Declaracin juramentada
ante Notario
Cualquier otro documento que
demuestre la titularidad
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3. Documentos que debe presentar el depositante
3.3. Formulario para el pago
del seguro de depsitos
Los depositantes debern presentar com-
pletamente diligenciado el formulario para
el pago del seguro de depsitos, tal y
como se muestra en el siguiente ejemplo:
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Son aquellos en los que los depositantes requieren un tratamiento particular por la com-
plejidad que representa la revisin de sus documentos de identidad o titularidad, o porque
corresponden a una de las siguientes situaciones:
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1. No aparecen en la base de datos suministrada por la entidad objeto
de liquidacin.
2. Se encuentran reportados en la Lista Clinton o en listas de similar
naturaleza publicadas por autoridades nacionales o extranjeras.
3. Se encuentran reportados en la Unidad de Informacin y Anlisis
Financiero (UIAF).
4. Depositantes con acreencias objeto de medidas cautelares, pero
slo respecto de aquellas acreencias objeto de la medida cautelar.
En los casos 1 a 4, aunque dichos depositantes pue-
den llevar a cabo el proceso de noticacin, no pueden
acceder al pago del seguro de depsito en la primera
etapa y deben presentar la respectiva reclamacin ante
la entidad en liquidacin.
Casos especiales
5. Co-titularidad en los productos: cuentas conjuntas y colectivas.
6. Cuando el titular de la acreencia es una sociedad administradora
de patrimonios autnomos, de mandatos, de encargos duciarios
o de carteras colectivas.
En los casos 1 a 6, el aplicativo marca automtica-
mente al depositante como un caso especial.
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4. Casos especiales
7. Pago del seguro de depsitos correspondiente a personas falle-
cidas (no se requiere juicio de sucesin).
8. Reclamacin del pago a travs de representante o apoderado
(por viaje, enfermedad, trabajo, etc.).
9. Menores de edad.
En los casos 7 al 9, el informador, con base en los
documentos presentados por la persona que se pre-
sente a reclamar el seguro de depsitos, determina
que se trata de un caso especial.
23
Un informador es la persona que se encuentra ubicada a la entrada de los lugares dis-
puestos por Fogan para atender a los depositantes de una entidad nanciera en liquida-
cin. Este funcionario es el primer contacto entre los depositantes y Fogan.
El informador atiende al pblico, verica los documentos y consulta la informacin del
depositante en la base de datos, con el n de determinar si el depositante debe realizar el
trmite de noticacin y entrega de documentos ante un noticador de casos generales o
uno de casos especiales.
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Informador
5.1. Funciones del informador.
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5. Informador
5.1. Funciones del Informador
5.1.1. Vericacin del documento de identidad
El informador debe solicitarle al deposi-
tante el documento de identidad.
(Vase seccin 3.1).
Si el depositante no presenta el docu-
mento de identidad, el informador debe
indicarle que este documento es un requi-
sito para tramitar el pago del seguro de de-
psito. Por lo anterior, el depositante debe
volver a presentarse trayendo consigo el
documento de identidad requerido.
Si el depositante denitivamente no cuen-
ta con el documento de identidad necesa-
rio, el informador le comunica que debe
dirigirse al proceso de liquidacin para pre-
sentar su reclamacin.
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5. Informador
5.1.2. Vericacin del documento de titularidad
5.1.3. Consulta en la base de datos
El informador ingresa el nmero de identicacin del depositante
en el aplicativo, el cual le indica al informador el tipo de cuenta al
que corresponde el depositante.
El informador debe solicitarle al depositan-
te el documento de titularidad de su pro-
ducto y/o acreencia (Vase seccin 3.2).
Si no estn completos los documentos
de titularidad, el informador debe indicarle
al depositante que puede proceder a no-
ticarse del valor a pagar por seguro de
depsitos. Sin embargo, deber informarle
que el pago no ser autorizado hasta que
los documentos estn completos.
26
5. Informador
5.1.4. Determinacin de un caso general o especial
Si el depositante decide noticarse el informador deber vericar si
se trata de un caso especial o no (Vase seccin 4):
Si se trata de un caso general, el informa-
dor debe entregarle el turno para atencin
en la ventanilla de casos generales.
Si se trata de un caso especial, el infor-
mador debe entregarle al depositantes el
turno para la atencin en la ventanilla de
casos especiales.
27
6
El noticador es la persona contratada por la rma logstica que
acompaar a Fogan en el proceso de atencin a los depositantes
de la entidad en liquidacin. En el proceso de pago del seguro de
depsitos existen dos (2) tipos de noticadores, los noticadores
de casos generales y los noticadores de casos especiales.
Noticador
6.1. Funciones de un noticador de un caso general.
6.2. Funciones de un noticador de un caso general.
Qu es un caso general?
Todos aquellos en los cuales puede seguirse el procedimiento
estndar para la vericacin de los documentos y aprobacin del
pago de los depositantes.
Qu es un caso especial?
Son aquellos casos que requieren un tratamiento particular por la
complejidad que representa la revisin de sus documentos de
identidad o titularidad, entre otros. Los casos especiales son los
descritos en la seccin 4 de este instructivo.
28
6. Noticador
6.1. Funciones del noticador de un caso general
6.1.1. Validacin de los documentos de identidad
Si el noticador detecta algn problema con
la documentacin debe devolverle los do-
cumentos al depositante e informarle que
puede presentarse nuevamente con un do-
cumento aceptable, para ser noticado del
monto calculado por seguro de depsitos.
En caso de que no existan problemas con
los documentos de identidad presentados
por el depositante y si ste se presenta
dentro del periodo de noticacin personal,
el noticador debe realizar las actividades
que se describen en la seccin 6.1.2.1.
El noticador solicita al depositante el do-
cumento de identidad descrito en la sec-
cin 3.1, para proceder a su vericacin.
El noticador recibe a los depositantes que se presenten a los pun-
tos de atencin dispuestos por Fogan, de acuerdo con el nmero
consecutivo de digiturno asignado por el informador.
Si el depositante se presenta a partir del
sexto (6) da hbil siguiente a la publica-
cin del aviso de prensa, es decir, durante
el periodo de noticacin por edicto, el no-
ticador debe continuar con las actividades
descritas en la seccin 6.1.2.2.
29
6. Noticador
6.1.2. Noticacin
6.1.2.1. Noticacin personal
El noticador debe ingresar al aplicativo
denominado sistema de pago del seguro
de depsitos y digitar el nmero de iden-
ticacin del depositante.
Luego debe oprimir el botn de bsqueda.
Una vez que el aplicativo genere la carta de noticacin personal,
el noticador debe imprimir tres (3) copias.
El noticador diligenciar cada uno de los espacios del sello de notica-
cin personal que aparece en la ltima hoja de la carta de noticacin.
El noticador leer en voz alta el texto de la carta de noticacin del
monto calculado por concepto del seguro de depsitos.
Posteriormente, el depositante proceder a rmar el sello de noti-
cacin en cada una de las comunicaciones.
30
6. Noticador
6.1.2.2. Noticacin por edicto
En el caso de las noticaciones por edic-
to, Fogan ja en las carteleras ubicadas
en los lugares de atencin a los deposi-
tantes, un documento con el n de infor-
mar a los depositantes que no pudieron
noticarse personalmente, el valor a pa-
gar por seguro de depsitos.
Los depositantes deben consultar el edicto
para conocer el monto calculado del se-
guro de depsitos, antes de proceder a la
entrega de formularios.
6.1.3. Entrega de formularios
Tanto en la noticacin personal como en
la noticacin por edicto, los depositan-
tes debern presentar el formulario para
el pago del seguro de depsitos. Este
formulario es un requisito para que los
depositantes puedan acceder a su pago,
los depositantes que no presenten el for-
mulario debern diligenciarlo y presentar-
se nuevamente a los puntos de atencin
dispuestos por Fogan.
Los depositantes podrn diligenciar el formu-
lario a mano o a travs de la herramienta vir-
tual dispuesta por Fogan en su pgina web.
El noticador deber vericar que el for-
mulario est completamente diligenciado
y rmado por parte de los depositantes.
As mismo, deber solicitarle a cada depo-
sitante los documentos anexos al formula-
rio que se describen en la seccin 6.1.5.
31
6. Noticador
6.1.3.1. Formulario diligenciado a mano
Si el formulario fue diligenciado por el depositante a mano o en
una maquina de escribir, el noticador debe transcribir el formu-
lario en el sistema de pago del seguro de depsitos, tal como se
muestra a continuacin:
Cuando se haya cargado en el sistema la informacin de contacto
relacionada por el depositante en el formulario fsico, el noticador
debe oprimir el botn Siguiente.
Luego procede a ingresar los productos
del depositante en la entidad objeto de
liquidacin y oprime el botn Siguiente.
32
6. Noticador
Diligenciar los campos correspondientes a
la forma en la que el depositante desea
que le paguen el seguro de depsitos.
Posteriormente, si se presenta un apode-
rado autorizado por un depositantes, el
noticador debe ingresar al formulario del
sistema de pago del seguro de depsitos,
la informacin de ste.
Una vez cargada la informacin en el for-
mulario del sistema de pago del seguro de
depsitos, el noticador debe imprimir una
copia de ste. Luego debe solicitarle al de-
positante, o a su apoderado, que verique
la informacin y, si est de acuerdo con
ella, proceda a rmar el formulario.
Si existen inconsistencias en la informa-
cin, el noticador corregir los errores del
formulario y lo imprimir nuevamente para
que el depositante, o su apoderado, pro-
ceda a rmarlo.
Finalmente, el noticador deber conser-
var los dos formularios, el presentado por
el depositante y el diligenciado en el siste-
ma de pago del seguro de depsitos, con
el n de realizar su digitalizacin.
Nota: En los casos en los que el depositan-
te no accede a nalizar el diligenciamiento
del formulario o no tiene la informacin
para ello, el noticador debe indicarle que
puede presentarse nuevamente a los pun-
tos de atencin dispuestos por Fogan con
el formulario completamente diligenciado.
33
6. Noticador
6.1.3.2. Formularios diligenciados en lnea
Si el formulario no presenta enmendadu-
ras o tachones, el noticador debe vericar
que la informacin consignada en el for-
mulario presentado por el depositante co-
incida con la informacin registrada en el
sistema de pago del seguro de depsitos.
En los casos en los que el depositante di-
ligencie el formulario a travs de la pgina
web de Fogan, el noticador debe revisar
que el formulario presentado por el deposi-
tante no tenga enmendaduras o tachones,
de lo contrario deber proceder a corregir
la informacin del formulario en el sistema
de pago del seguro de depsitos. Para ello,
debe ejecutar las actividades descritas en
el numeral anterior.
Finalmente, el noticador deber conservar los dos formularios, el
presentado por el depositante y el diligenciado en el sistema de
pago del seguro de depsitos, con el n de realizar su digitalizacin.
Una vez cargada la informacin del depositante en el sistema de pago
del seguro de depsitos, el noticador debe imprimir una copia del
formulario y solicitarle al depositante, o a su apoderado, que verique
la informacin y si est de acuerdo con ella, proceda a rmar el formu-
lario. De lo contrario, le solicitar al noticador que corrija los errores del
formulario y lo imprima nuevamente para proceder a rmarlo.
En los casos en que la informacin del formulario fsico no coincida con la informacin re-
portada por el depositante en la herramienta virtual, el noticador debe proceder a realizar
las respectivas modicaciones en el sistema de pago del seguro de depsitos.
34
6. Noticador
6.1.4. Vericacin de documentos de titularidad
En caso de que el depositante no presente
el documento que demuestra la titularidad
de su producto, el noticador procede a
informarle que ste es un documento ne-
cesario para tramitar el pago del seguro de
depsitos. El depositante puede volver a
presentarse dentro del trmino previsto para
la atencin al pblico y entrega de formu-
larios, trayendo consigo el documento que
demuestra la titularidad de su producto.
Una vez vericado el formulario para el
pago del seguro de depsitos, el noticador
debe revisar los documentos de titularidad
del depositante descritos en la seccin 3.2,
los cuales son requisitos para que los de-
positantes accedan al pago del seguro de
depsitos. El noticador debe solicitar al
depositante el original de la prueba de titu-
laridad del (los) producto (s).
En los eventos en que el documento de titularidad presentado por
el depositante no cumpla con los requerimientos establecidos por
Fogan o existe duda sobre su procedencia, el noticador debe
informe al depositante que el pago del seguro de depsitos no
puede ser tramitado y por lo tanto deber presentar su reclamacin
ante el proceso liquidatorio.
Si el depositante presenta el documento
de titularidad del producto y este cumple
con las condiciones, el noticador deber
especicar, en el sistema de pago del se-
guro de depsitos, el tipo de documento
presentado por el depositante.
35
6. Noticador
6.1.5. Documentos anexos al formulario
El noticador solicita al depositante los documentos que se deben anexar al formulario
para acceder al pago del seguro de depsitos. Los documentos sern presentados por los
depositantes de acuerdo con la siguiente categorizacin:
Personas naturales
Si eligi el pago del seguro de depsitos
por medio de transferencia, certicacin
original del establecimiento de crdito en
el que tiene la cuenta.
Copia de la prueba de titularidad del
producto (cualquiera de los documentos
descritos en la seccin 3.2).
Copia del documento de identicacin
(Vase 3.1).
36
6. Noticador
Menores de edad
Los depositantes menores de edad que quieran acceder al pago de
su seguro de depsitos, debern estar representados por sus padres,
acudientes o tutores, quienes presentarn los siguientes documentos:
Acudientes
Tutores
En caso de ausencia permanente de los
padres, se podr presentar la persona de-
signada judicialmente para el efecto. En
este caso se deber presentar copia de la
decisin judicial junto con la copia de su
documento de identicacin.
Padres
Si el trmite del pago del seguro es ade-
lantado por alguno de los padres del me-
nor de edad, ste deber presentar una
copia de su documento de identicacin.
En caso de que los padres no se puedan
presentar a realizar el trmite del pago del
seguro de depsitos, podrn autorizar por
medio de una comunicacin escrita a un
acudiente, quien deber presentar una
copia del documento de identicacin de
los padres y una copia de su documento
de identidad.
Copia autntica del registro civil de naci-
miento del menor de edad.
Copia de la prueba de titularidad
del producto.
Si eligi el pago del seguro de depsitos
por medio de transferencia, certicacin
original del establecimiento de crdito en
el que tiene la cuenta.
Adems debern presentar los siguientes
documentos, segn corresponda:
37
6. Noticador
Herederos sin juicio de sucesin
Copia del documento de identidad de
los reclamantes.
Copia del registro civil de defuncin
del titular de la acreencia.
Copia de los documentos que acrediten
el grado de parentesco que se pretende
hacer valer.
Los mismos documentos requeridos
para las personas naturales.
38
6. Noticador
Para sociedades del sector real, certi-
cado de existencia y representacin legal
expedido por la Cmara de Comercio del
domicilio principal de la sociedad, con una
antigedad no mayor a tres (3) meses.
Para sociedades del sector nanciero,
certicado de representacin legal expe-
dido por la Superintendencia Financiera
de Colombia, con una antigedad no ma-
yor a tres (3) meses.
Copia del documento de identidad del
representante legal.
Copia del RUT.
Si eligi el pago del seguro de depsitos
por medio de transferencia, certicacin
original del establecimiento de crdito en
el que tiene la cuenta.
Personas jurdicas
Copia de la prueba de titularidad del
producto (cualquiera de los documentos
descritos en la seccin 3.2).
39
6. Noticador
Apoderados
Original del poder especial o general.
Copia del documento de identidad
del poderdante.
Copia del documento de identidad
del apoderado.
Los documentos solicitados para el tipo
de persona que representen (personas
naturales o jurdicas).
40
6. Noticador
Si el depositante no presenta todos los do-
cumentos requeridos en el formulario, el
noticador le debe indicar al depositante
que su pago no puede ser aprobado y que
puede volver a presentarse con la totalidad
de los documentos requeridos a los pun-
tos dispuestos por Fogan.
El noticar tambin le indica al depositante que si no se presenta
en el periodo establecido para la entrega de formularios, deber
presentar la respectiva reclamacin ante el proceso liquidatorio.
Una vez vericados los documentos anexos al formulario para el pago
del seguro de depsitos y si stos se encuentran completos, el noti-
cador deber marcar los documentos presentados por el depositante
en la lista de chequeo del sistema de pago del seguro de depsitos.
El noticador deber conservar todos los documentos anexados por el
depositante al formulario para el pago del seguro de depsitos.
41
6. Noticador
6.1.6. Renuncia a trminos
La renuncia a trminos, consiste en la aceptacin por parte del depositante del valor a pagar
por seguro de depsitos que le ha sido noticado o comunicado. En consecuencia, declara
que no utilizar el plazo de cinco (5) das que tiene para presentar recursos o reclamaciones
ante Fogan. Slo los depositantes que hayan sido noticados personalmente deben renun-
ciar a trminos. Los noticadores debern seguir el siguiente procedimiento:
El noticar debe explicarle al depositante
la posibilidad que tiene de renunciar a tr-
minos si se encuentra de acuerdo con el
monto del seguro de depsitos noticado
por Fogan.
Si el depositante acepta renunciar a trmi-
nos, el noticador debe solicitar al deposi-
tante que manieste dicha decisin, escri-
biendo en el original y en la primera copia
de la carta de noticacin la frase: acepto
el monto pagado y renuncio a trminos.
Posteriormente, debe vericar que el depositante haya rmado las cartas y luego debe en-
tregar al depositante el original y conservar las copias rmadas.
Si el depositante acepta renunciar a trminos, y slo en este caso,
el noticador debe registrarlo en el sistema de pago del seguro de
depsitos como una persona que renunci a trminos.
Si el depositante no renuncia a trminos, el noticador debe regis-
trarlo en el sistema de pago del seguro de depsitos como una
persona que no renunci a trminos.
42
6. Noticador
6.1.7. Aceptacin del monto del seguro de depsitos
Consiste en la aceptacin por parte del depositante del valor a
pagar por seguro de depsitos que le ha sido noticado por edicto.
En consecuencia, declara que no utilizar el plazo de cinco (5) das
que tiene para presentar recursos o reclamaciones ante Fogan. La
aceptacin del monto del seguro de depsitos debe ser adelantada
por los depositantes que hayan sido noticados por edicto y es una
condicin necesaria para acceder al pago del seguro de depsitos
antes de la desjacin del edicto por parte de Fogan. Los notica-
dores debern seguir el siguiente procedimiento:
Explicar al depositante sobre la posibilidad
que tiene de aceptar el monto del seguro
de depsitos para acceder a su pago antes
de la desjacin del edicto.
Si el depositante acepta el monto del seguro de depsitos, el notica-
dor debe imprimir o entregarle al depositante un formato de carta a
travs de la cual acepta el monto calculado por seguro de depsitos.
El depositante debe leer, diligenciar y suscribir la comunicacin a
travs de la cual acepta el monto del seguro de depsitos. Poste-
riormente, debe entregar la carta suscrita al noticador.
Una vez suscrita la comunicacin por parte del depositante, el noti-
cador debe registrarlo en el sistema de pago del seguro de dep-
sitos como una persona que se notic por edicto y que acepto el
monto del seguro de depsitos.
43
6. Noticador
6.1.8. Aprobacin del pago
Una vez ejecutados los pasos descritos en los numerales anteriores, el
noticador debe autorizar el pago en el sistema de pago del seguro de
depsitos, para lo cual debe oprimir la tecla Finalizar en el aplicativo.
Posteriormente, el noticador le indicar al depositante la fecha en
la que se efectuar el pago, de acuerdo con el medio seleccionado
en el formulario.
6.2. Funciones del noticador de un caso especial
En el caso de noticacin personal el noticador de casos especiales informa personal-
mente y por escrito a los depositantes el valor que Fogan les va a pagar por su seguro
de depsitos, recibe los formularios, verica los documentos de identidad y titularidad, y
aprueba el pago.
A partir del sexto (6) da las funciones de un noticador de caso especial se centrarn en
recibir los formularios, vericar los documentos de identidad y titularidad, y aprobar el pago.
A continuacin se describen en detalle las actividades que deber realizar un noticador de
un caso especial en el pago del seguro de depsitos.
44
6. Noticador
Si detecta algn problema con los docu-
mentos de identidad y est en el trmi-
no de noticacin personal, el noticador
debe informarle al depositante que puede
presentar un documento admisible antes
de que venza el plazo para proceder a no-
ticarse personalmente, es decir, hasta el
quinto (5) da hbil despus de publicado
el aviso de prensa por parte de Fogan.
6.2.1. Vericacin documentos de identidad
El noticador de un caso especial atiende a los depositantes que
se presenten a los puntos de atencin dispuestos por Fogan y le
solicita al depositante el documento de identidad descrito en la
seccin 3.1 para proceder a su vericacin.
En caso contrario, el depositante debe
proceder a noticarse por edicto del mon-
to calculado del seguro de depsitos. El
noticador debe proceder a devolver los
documentos al depositante y est deber
presentarse nuevamente a los puntos de
atencin dispuestos por Fogan.
En caso de que no existan problemas con
los documentos de identidad presentados
por el depositante, el noticador deber di-
gitar el nmero de cdula en el sistema de
pago del seguro de depsitos dispuesto
por Fogan, con el n de iniciar el proceso
de noticacin personal (si es del caso) y
la recepcin de documentos.
6.2.2. Tratamiento de un caso especial
Los depositantes que se presentan a esta ventanilla, son depositan-
tes a los cuales se les debe aplicar un tratamiento especial, debido
a que se encuentran dentro de uno de los casos contemplados en
la seccin 4 de este instructivo. A continuacin se presenta el pro-
cedimiento que deber seguir el noticador para tratar cada caso.
45
6. Noticador
Depositante que no aparece en la base de datos
Si el depositante no aparece registrado en la base de datos, el noticador debe explicarle
que Fogan no puede aprobar su pago, por lo que tendr que presentar la respectiva recla-
macin ante la entidad en liquidacin.
El noticador imprime tres (3) copias de
la carta en la que se explica la situacin
al depositante.
Le solicita al depositante que rme el re-
cibido de la carta y le entrega el original.
Para este tipo de depositantes, el proceso naliza, lo que signica
que el noticador no podr recibirle el formulario para el pago
del seguro.
Depositante aparece en lista Clinton, UIAF o cuenta sujeta
a una medida cautelar
Si el depositante aparece en el aplicativo denominado sistema de pago del seguro de dep-
sitos como I)Reportado en la lista Clinton o en listas de similar naturaleza, II) Reportado en
las listas de la Unidad de Informacin y Anlisis Financiero UIAF o III) Como titular de una
acreencia sujeta a medidas cautelares (en este caso slo con respecto a la acreencia objeto
de la medida), el noticador debe explicarle que, de acuerdo con el artculo decimoquinto
de la Resolucin No. 002 de 2011 o normas que la modiquen complementen o adicio-
nen, su pago no puede ser realizado y por lo tanto debe presentar la respectiva reclamacin
ante la entidad en liquidacin.
Para este tipo de depositantes, el proceso naliza y el noticador no podr noticarlo ni
recibirle el formulario para el pago del seguro.
46
6. Noticador
Cuando el titular de la acreencia es una sociedad administradora de
patrimonios autnomos, de mandatos, de encargos duciarios o de
carteras colectivas
Cuando el titular de la acreencia sea una sociedad administradora de patrimonios autnomos,
de mandatos, de encargos duciarios o de carteras colectivas, el noticador de casos especiales
debe vericar que en el formulario el titular sea el patrimonio autnomo y no su administrador.
As mismo, en caso de elegir pago a travs de transferencia, el noticador verica que la
certicacin bancaria para el pago, est a nombre del encargo duciario.
Si lo anterior no se cumple, el noticador no puede tramitar el pago del seguro de depsitos
y debe informar al representante de la sociedad administradora que puede presentar su
reclamacin ante la entidad en liquidacin.
Pago del Seguro de Depsitos correspondiente a personas fallecidas
(no se requiere juicio de sucesin)
Si se trata de un pago del seguro de depsitos correspondiente a personas fallecidas, el
noticador de casos especiales debe solicitarle a las personas que pretendan acceder al
seguro de depsitos los documentos relacionados en el formulario de pago del seguro de
depsitos descritos en la seccin 6.1.5.
Si los depositantes presentan todos los documentos requeridos podrn continuar con el
procedimiento para acceder al pago del seguro de depsitos, de lo contrario, debern pre-
sentar su reclamacin ante el proceso liquidatorio.
Reclamacin del pago a travs de representante o apoderado
(por viaje, enfermedad, trabajo, etc.)
Si el depositante se presenta por medio de representante o apoderado, el noticador
deber solicitar al apoderado los documentos relacionados en el formulario de pago
del seguro de depsitos descritos en la seccin 6.1.5. Si el apoderado o representante
presenta todos los documentos requeridos podr continuar con el procedimiento para
acceder al pago del seguro de depsitos, de lo contrario, deber presentar su reclamacin
ante el proceso liquidatorio.
47
6. Noticador
Titular menor de edad
Si el depositante es menor de edad, el noticador deber solicitar a sus padres o a su
acudiente los documentos relacionados en el formulario de pago del seguro de depsitos
descritos en la seccin 6.1.5. Si el padre o el acudiente del titular menor de edad, presen-
ta todos los documentos requeridos podr continuar con el procedimiento para acceder
al pago del seguro de depsitos, de lo contrario deber presentar su reclamacin ante el
proceso liquidatorio.
Nota: Cuando el depositante necesita de
una tratamiento especial y su caso no apa-
rezca en la tabla de casos especiales des-
critos en la Seccin 4 de este instructivo, el
noticador debe dirigirse al representante de
Fogan en el punto de atencin o llamar te-
lefnicamente a Fogan y consultar el caso.
Si el depositante presenta los documentos solicitados, este podr
continuar con el procedimiento para acceder al pago del seguro. A
su vez, el noticador debe ejecutar el procedimiento descrito en los
numerales 6.1.2. a 6.1.7. de este instructivo.
Fondo de Garantas de Instituciones Financieras
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