Manual Admon Archivos

Coleccin Capacitacin a Distancia
03
MANUAL DE AUTOFORMACIN EN
ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS
Y GESTIN DE ARCHIVOS
Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal
COORDINACIN DEL PROYECTO
MA. DE LOS NGELES HERNNDEZ SNCHEZ
DIRECTORA DE CAPACITACIN E INVESTIGACIN
EQUIPO TCNICO
SONIA BARRERA GARCA
DULCE MA. JARA REYES
OSCAR M. GUERRA FORD
COMISIONADO CIUDADANO PRESIDENTE
JORGE BUSTILLOS ROQUEI
COMISIONADO CIUDADANO
ARELI CANO GUADIANA
COMISIONADA CIUDADANA
SALVADOR GUERRERO CHIPRS
AGUSTN MILLN GMEZ
MARA ELENA PREZ-JAN ZERMEO
MANUAL DE AUTOFORMACIN EN ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS Y GESTIN DE ARCHIVOS
DIRECTORIO
JOS ANTONIO RAMREZ DELEN
AUTOR DEL TEXTO
Primera edicin, septiembre 2007
Instituto de Acceso a la Informacin
Pblica del Distrito Federal (InfoDF)
La Morena No. 865, Col. Narvarte Poniente
Del. Benito Jurez, Mxico, D. F.
C. P. 03020.
transparenciadf@infodf.org.mx
www.infodf.org.mx
DESARROLLO EDITORIAL
METADATA, CONSULTORA Y SERVICIOS
DE COMUNICACIN S. C.
www.metadata.org.mx
metadatagcd@yahoo.com.mx
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PRESENTACIN
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OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
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GUA DEL PARTICIPANTE
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MDULOUNO
ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS: PARADIGMA
DEL DESARROLLO ARCHIVSTICO
Introduccin
Objetivos del mdulo
Tema 1. Desarrollo y conceptualizacin de la
Administracin de Documentos
Tema 2. Problemas esenciales de la actividad
archivstica
Tema 3. Conceptos esenciales de la
Administracin de Documentos
Tema 4. Ciclo vital de la Informacin Documental y
construccin de Sistemas Institucionales
de Archivos
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MDULODOS
COMPOSICIN DE LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES
DE ARCHIVOS
Introduccin
Objetivos del mdulo
Tema 1. Naturaleza y componentes de un Sistema
Institucional de Archivos
Tema 2. Integracin de los sistemas institucionales
de archivos: Componentes normativos.
Importancia y funciones
Tema 3. Funcionamiento bsico de los
componentes operativos de un SIA
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21
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66

71
ndice
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MDULOTRES
LOS PROCESOS DOCUMENTALES Y ARCHIVSTICOS:
CONCEPTO, MTODO E INSTRUMENTOS
Introduccin
Objetivos del mdulo
Tema 1. Produccin e integracin de la
informacin archivstica
Tema 2. Clasifcacin y ordenacin archivstica
Tema 3. Descripcin documental
Tema 4. Valoracin y disposicin
Tema 5. Conservacin, preservacin y difusin
archivstica
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MDULOCUATRO
ARCHIVOS ELECTRNICOS Y AUTOMATIZACIN DE
LA GESTIN DOCUMENTAL
Introduccin
Objetivos del mdulo
Tema 1. Dilemas de la informacin electrnica y su
manejo archivstico
Tema 2. Programas para la automatizacin y
digitalizacin de archivos
Tema 3. Preservacin a largo plazo de la
informacin electrnica
Tema 4. Normas internacionales para el manejo de
los archivos electrnicos
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MDULOCINCO
ENTORNO INSTITUCIONAL DE LA ACTIVIDAD
ARCHIVSTICA
Introduccin
Objetivos del mdulo
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92

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143

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175
175
89
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173
ndice
Tema 1. Manejo archivstico de la informacin
restringida
Tema 2. Recursos operativos de los archivos
Tema 3. Marco jurdico para la operacin
documental y archivstica
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MDULOSEIS
ESQUEMAS DE PLANEACIN Y MECANISMOS DE
COORDINACIN INTERINSTITUCIONAL PARA EL
DESARROLLO ARCHIVSTICO
Introduccin
Objetivos del mdulo
Tema 1. Importancia de la planeacin archivstica:
los programas institucionales de
desarrollo archivstico
Tema 2. Metodologa de la planeacin archivstica:
elementos de diagnstico y prospectivos a
escala institucional
Tema 3. Importancia de la coordinacin
interinstitucional para el desarrollo
archivstico
Tema 4. El papel del InfoDF en los mecanismos de
coordinacin archivstica
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ANEXOS
1. LINEAMIENTOS GENERALES EN MATERIA DE
ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL
2. BIBLIOGRAFA
3. RESPUESTAS A LAS AUTOEVALUACIONES
4. GLOSARIO

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ndice
9
PRESENTACIN
E

n el marco de sus obligaciones jurdicas y como parte de las accio-
nes que lleva a cabo en tanto rgano garante del derecho de acceso
a la informacin pblica para promover la transparencia de la activi-
dad gubernamental, la rendicin de cuentas y el fortalecimiento de una
nueva cultura de gobernabilidad democrtica en el Distrito Federal, el
Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal (In-
foDF) ha considerado como un elemento crucial de esos esfuerzos
mejorar la organizacin, clasifcacin y manejo de documentos en po-
sesin de los entes pblicos como reza el artculo 9 inciso VI de
la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito
Federal reconociendo la importancia que los documentos y archivos
poseen para el cabal cumplimiento de los propsitos descritos.
Los archivos constituyen, en efecto, una herramienta indispensable,
un recurso esencial para la gestin pblica y para la construccin de su
memoria histrica. Son, por tanto, un elemento central en las acciones
de transparencia gubernamental y la rendicin de cuentas.
A partir de este reconocimiento, la Ley de Transparencia y Acceso
a la Informacin Pblica del Distrito Federal establece la necesidad de
que los entes pblicos conserven y mantengan en forma organizada,
siguiendo estndares mnimos en materia de archivonoma, los docu-
mentos, expedientes, series y fondos documentales que se producen,
10
manejan y conservan en las diversas instituciones del gobierno del Dis-
trito Federal.
En virtud de lo anterior y en cumplimiento de sus responsabilidades
y obligaciones jurdicas, el InfoDF impuls el diseo y emisin de Linea-
mientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal, mismos
que, como resultado del consenso y un amplio proceso de trabajo con to-
dos los entes pblicos del Distrito Federal, fueron aprobados el pasado 25
de abril de 2007 por el Pleno de Comisionados del Instituto, y publicados
en la Gaceta Ofcial del Distrito Federal el 9 de mayo del ao en curso.
Para apoyar la instrumentacin e institucionalizacin de los lineamien-
tos citados, el InfoDF ha considerado esencial emprender un conjunto
de acciones de capacitacin que hagan posible tanto la comprensin de
las caractersticas y alcances de los Lineamientos Generales en Materia
de Archivos del Distrito Federal como, sobre todo, establecer un marco
comn de referencia que permita a los entes pblicos sentar bases ms
frmes y homogneas en el manejo, organizacin, control y uso institu-
cional y social de los archivos gubernamentales del Distrito Federal.
Parte esencial de estos esfuerzos lo constituye el presente Manual
de Autoformacin en Administracin de Documentos y Gestin de Ar-
chivos, que adems de estar integrado al aula virtual del InfoDF (ex-
periencia diseada para favorecer la capacitacin a distancia de los
servidores pblicos del Distrito Federal en relacin con el desarrollo
de una nueva cultura de transparencia gubernamental y temas afnes)
representa una tarea con fnes concretos: el reconocimiento de los as-
pectos bsicos de la teora y la prctica archivstica contemporneas,
concentradas alrededor del trmino Administracin de Documentos.
Esta experiencia pedaggica ofrece diferentes ventajas: a los entes
pblicos del Distrito Federal les permitir comprender de una manera
ms amplia y comprehensiva los problemas ms acuciantes de cual-
quier organizacin en el manejo de su informacin: contar con sistemas
de administracin de documentos y archivos funcionales; a las perso-
nas que elijan esta opcin de capacitacin, especialmente si laboran
en reas de archivo, les brindar la posibilidad de poseer una visin
ms completa de su trabajo, entendiendo no slo las funciones que
tienen que desempear sino, adems, el sentido, origen y destino de
11
stas, logrando con ello un mejor desempeo y una mayor adaptacin
al ambiente laboral.
El curso que se brinda a travs del presente Manual, si bien no
agota, ni mucho menos, la fenomenologa de la actividad archivstica
en toda su complejidad, garantiza una formacin de base en cuanto
a conocimientos, habilidades y actitudes sobre la Administracin de
Documentos como herramienta para la mejor organizacin de la in-
formacin documental de los entes pblicos del Distrito Federal, pues
provee al participante con la metodologa indispensable para ello, as
como con el conocimiento bsico de los instrumentos fundamentales
para la operacin de los servicios archivsticos.
13
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
A

l concluir el manual, el participante ser capaz de:
Reconocer a la Administracin de Documentos como teora y U
metodologa para la gestin de archivos, as como los princi-
pales mtodos, procesos e instrumentos tcnicos del trabajo
archivstico.
Contribuir al desarrollo de una nueva cultura de la informacin U
archivstica en el marco de las acciones de transparencia, ren-
dicin de cuentas y acceso a la informacin pblica.
Apoyar la instrumentacin e institucionalizacin de los Linea- U
mientos Generales en Materia de Archivos de los entes pblicos
del Distrito Federal.
Objetivos especfcos del aprendizaje:
Conocer los conceptos esenciales de la Administracin de Do- U
cumentos, tanto desde una perspectiva terica y metodolgica,
como desde un punto de vista instrumental.
14
Conocer y describir el ciclo vital de los documentos y su impor- U
tancia en la integracin de sistemas archivsticos para el mane-
jo de la informacin institucional.
Conocer los principales mtodos e instrumentos tcnicos para U
la organizacin y control intelectual del trabajo archivstico en
materia de clasifcacin y ordenacin, valoracin y disposicin,
descripcin, conservacin y preservacin documental.
Identifcar los procesos del trabajo documental, las operaciones U
archivsticas y la normatividad tcnica y jurdica que los susten-
ta en trminos de su integracin, organizacin, control, uso y
acceso institucional y social.
15
GUA DEL PARTICIPANTE
B

ienvenido al Manual de Autoformacin en Administracin de
Documentos y Gestin de Archivos.
Es muy importante que su primera actividad sea leer la presente
Gua, pues le ser de gran utilidad para conducir su aprendizaje con
mayor efectividad. Recuerde que usted es el sujeto de su propia for-
macin, as que su primer paso debe ser el conocer cmo est estruc-
turado el presente manual, as como algunas recomendaciones para
recorrerlo y facilitarle la conduccin de su aprendizaje.
El manual es un documento completo con la informacin ms im-
portante que se requiere para la comprensin de la temtica expuesta,
por lo tanto no exige al participante acudir a recursos externos; sin em-
bargo, al fnal del manual se proporciona bibliografa para las personas
interesadas en profundizar en los contenidos que se abordan.
Quiz usted sea un servidor pblico del Distrito Federal, un miem-
bro de alguna organizacin social o una persona interesada en el tema
de los archivos, cualquiera que sea su caso le aseguramos que este
manual le ayudar a comprender o a encauzar de mejor manera sus
necesidades e inquietudes relacionadas con el tema.
16
ESTRUCTURA DEL MANUAL
Para facilitar su estudio, el manual est estructurado en seis unidades
de aprendizaje que denominamos mdulos y un apndice en el que se
incluyen los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito
Federal. Al fnal del mismo se agrega un glosario de trminos y una bi-
bliografa temtica.
En el MDULO UNO, ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS: PARADIGMA DEL DE-
SARROLLO ARCHIVSTICO, se describen los principios y conceptos bsicos
de la Administracin de Documentos como modelo del desarrollo ar-
chivstico contemporneo. En sus cuatro temas se revisa de manera
general el desarrollo y la conceptualizacin de la Administracin de
Documentos como teora y metodologa de la actividad archivstica,
as como los problemas que hasta ahora han impedido que los archi-
vos sean cabalmente concebidos como instrumento y memoria de la
gestin pblica y elemento central en las acciones de transparencia y
rendicin de cuentas. Se destacan tambin los conceptos y principios
esenciales que permiten la construccin de los sistemas instituciona-
les de archivos y la conduccin de los procesos archivsticos bsicos
dentro de estos sistemas.
En el MDULO DOS, COMPOSICIN DE LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES DE AR-
CHIVOS, se describe en tres temas los propsitos y polticas esenciales
de los sistemas institucionales de archivos, as como las caractersti-
cas y funciones de sus componentes (normativos y operativos) como
elementos del diseo institucional requerido para el correcto desempe-
o del ciclo vital de los documentos.
En el MDULO TRES, LOS PROCESOS DOCUMENTALES Y ARCHIVSTICOS: CON-
CEPTO, MTODO E INSTRUMENTOS, se expone en cinco temas el ncleo
central de la Administracin de Documentos, asociado a los diversos
procesos archivsticos que tienen lugar a lo largo del ciclo vital de los
documentos. Tambin se estudian los principales instrumentos para la
organizacin y el control tcnico de los archivos, profundizando en las
defniciones conceptuales, los mtodos de trabajo y el carcter instru-
mental de la Administracin de Documentos para el ejercicio prctico
de las actividades archivsticas.
17
En el MDULO CUATRO, ARCHIVOS ELECTRNICOS Y AUTOMATIZACIN DE LA
GESTIN DOCUMENTAL se describe en cuatro temas la situacin actual del
manejo de la informacin electrnica y los dilemas que representa su
control tcnico desde la ptica archivstica, as como la necesidad de
establecer programas ordenados para la gestin automatizada de ar-
chivos y la preservacin a largo plazo de los archivos electrnicos.
En el MDULO CINCO, ENTORNO INSTITUCIONAL DE LA ACTIVIDAD ARCHIVSTI-
CA, se tratan algunos temas asociados al entorno institucional de los
archivos, particularmente relacionados con el manejo archivstico de la
informacin restringida. Tambin se abordan las caractersticas de los
recursos operativos de los archivos, tanto humanos como materiales,
as como la normatividad que regula en la actualidad la operacin de
los archivos pblicos, enfatizando la necesidad de una Ley de Archivos
Finalmente, en el MDULO SEIS, ESQUEMAS DE PLANEACIN Y MECANISMOS
DE COORDINACIN INTERINSTITUCIONAL PARA EL DESARROLLO ARCHIVSTICO, se
describen en cuatro temas la importancia y la necesidad de la planea-
cin del desarrollo archivstico como un conjunto de medidas integrales
para el control, evaluacin y seguimiento de la actividad archivstica
al interior de las instituciones pblicas del Distrito Federal. Se analiza
tambin la importancia de establecer mecanismos interinstitucionales
de cooperacin para la generacin de una nueva cultura de la informa-
cin archivstica.
ESTRUCTURA DE LOS MDULOS
En cada mdulo los temas se dividen de la siguiente forma:
Ttulo del mdulo. U
Introduccin. U
Objetivos. U
Desarrollo de los temas. U
Sntesis. U
Autoevaluacin. U
Referencias bibliogrfcas. U
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RECOMENDACIONES DE ESTUDIO
El ttulo Manual de Autoformacin expresa lo que deseamos que
efectivamente suceda: que usted sea el protagonista, se comprometa
con su aprendizaje y, adems, que lo disfrute; para ello le proponemos
algunas recomendaciones que esperamos le sean tiles para que lo-
gre los mejores resultados:
1. El aprendizaje depende de usted exclusivamente.
No debe olvidarlo, ya que no dispondr de tutor o gua a lo largo del
curso. Ms que una desventaja esta ausencia le representa un enorme
benefcio, pues podr:
Estudiar a su propio ritmo. U
Dedicarle al estudio el tiempo que usted disponga. U
Estudiar donde le plazca y cuando pueda. U
Repasar una y otra vez los temas. U
Consultar informacin adicional. U
Resolver las autoevaluaciones cuantas veces sea necesario U
hasta que est satisfecho con su aprendizaje.
2. Analice el siguiente orden de estudio y si le resulta til aplquelo.
Lea la introduccin de cada mdulo que vaya a 1.
estudiar. El propsito es que conozca la secuen-
cia y el alcance del tema que se abordar.
Revise detenidamente los mapas conceptuales. 2.
Al inicio de cada mdulo se presenta un mapa
conceptual que le ayudar a tener una visin es-
quematizada de los principales conceptos que
se abordarn y sus interrelaciones.
Mantenga su mente abierta y receptiva. 3. Recuerde
que de una buena coordinacin de todos los ins-
trumentos de estudio depende el aprovechamien-
to integral del manual. Esquemas, dibujos, ejerci-
cios, mapas conceptuales, grfcas, fotografas,
19
textos al margen, sntesis y autoevaluacio-
nes constituyen todo un aparato de cono-
cimiento a su disposicin. En cada uno de
ellos hallar la ruta para la comprensin de
los otros y de la totalidad del texto.
Regrese cuantas veces sea necesario a 4.
los conceptos. En caso de que alguno de
los conceptos sea de difcil comprensin
en su primera lectura, revselo nuevamen-
te, si an tiene dudas, le recomendamos
que siga adelante pues estamos seguros
que stos se irn aclarando conforme
avance en su lectura.
Revise los esquemas y recuadros. 5. Le ayu-
darn a reforzar las ideas centrales de
cada tema.
Acuda al diccionario. 6. En caso de que al-
guna palabra no le sea familiar, no dude
en acudir al diccionario para la mejor
comprensin de su signifcado, pues eso
le ayudar a entender mejor el tema.
Autoevalese. 7. Es importante que reali-
ce las autoevaluaciones para asegurar-
se de haber comprendido los diferentes
conceptos.
RECOMENDACIONES DE ESTUDIO
Mdulouno
TEMARIO
1. DESARROLLO Y CONCEPTUALIZACIN DE LA
2. PROBLEMAS ESENCIALES DE LA ACTIVIDAD ARCHIVSTICA
3. CONCEPTOS ESENCIALES DE LA ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS
4. CICLO VITAL DE LA INFORMACIN DOCUMENTAL Y CONSTRUCCIN
DE SISTEMAS INSTITUCIONALES DE ARCHIVOS
Administracin de Documentos:
paradigma del desarrollo archivstico
23
INTRODUCCIN
n el presente mdulo se destacan los prin-
cipios y conceptos bsicos de la Adminis-
tracin de Documentos, los orgenes y razn
de ser de esta disciplina, su desarrollo y evo-
lucin como resultado de la crisis funcional de
la Archivstica tradicional que prevaleca hasta
mediados de los aos cincuenta del Siglo XX,
as como su importancia como modelo para la
planeacin archivstica y la construccin de sis-
temas institucionales de archivos.
Se hace tambin una descripcin de los prin-
cipales problemas que, derivados del fenmeno
de la explosin de documentos que tambin
se explica condicionan la efciencia de los ar-
chivos como sistema de informacin para las
administraciones pblicas. Se enfatiza adems
la importancia de entender los archivos bajo esta
perspectiva, as como el papel que juegan en la
generacin de una nueva cultura de transparen-
cia, rendicin de cuentas y gobernabilidad demo-
crtica, particularmente en el Distrito Federal.
Para facilitar el estudio del mdulo, su expo-
sicin se ha dividido en cuatro temas:
Desarrollo y conceptualizacin de la Ad- 1.
ministracin de Documentos.
Problemas esenciales de la actividad ar- 2.
chivstica.
Conceptos esenciales de la Administra- 3.
cin de Documentos.
Ciclo vital de la Informacin Documental y construccin de 4.
Sistemas Institucionales de Archivos.
E
MAPA CONCEPTUAL: MDULO UNO
24
OBJETIVOS DEL MDULO
Al fnalizar el mdulo los participantes podrn:
Entender el desarrollo de la Administracin de Documentos U
como teora y mtodo para la organizacin de archivos.
Explicar el fenmeno de la explosin de documentos y la rela- U
cin del mismo con los principales problemas que prevalecen
en los Archivos.
Reconocer los principales conceptos y principios de la Adminis- U
tracin de Documentos.
Conocer el papel que juegan la Administracin de Documentos U
y su concepto central, el ciclo vital de los documentos, como
modelo para la planeacin archivstica y la construccin de sis-
temas institucionales de archivos.
Reconocer la importancia de los archivos como elemento cen- U
tral en la generacin de una nueva cultura de transparencia y
rendicin de cuentas.
TEMA1. DESARROLLO Y CONCEPTUALIZACIN DE LA ADMINISTRACIN DE
DOCUMENTOS
La Administracin de Documentos surge como teora y mtodo para
la gestin de archivos haca los aos cincuentas del pasado Siglo XX.
Fue resultado y respuesta al grave problema de produccin explosiva
de documentos, que desde dcadas antes vena presionando tanto la
calidad y efcacia de los servicios archivsticos, sus servicios e instala-
ciones, como la propia organizacin tcnica de los archivos y los recur-
sos disponibles para su manejo y control efectivos, principalmente en
las administraciones pblicas anglosajonas, sealadamente la de los
Estados Unidos de Norteamrica.
En Mxico la Administracin de Documentos adquiere plenamente
su carta de naturalizacin hasta bien entrada la segunda mitad de la
dcada de los setenta y principios de los ochenta, cuando comenz a
instrumentarse formalmente con el fn de combatir el fenmeno de la
sobreproduccin de documentos, que incluso en nuestro pas, desde
25
los aos cuarenta del siglo pasado afect la efciencia de los archivos
pblicos en todos los niveles de gobierno.
La tambin llamada explosin de documentos constituye un fe-
nmeno caracterizado por la produccin masiva de informacin docu-
mental en las organizaciones. sta obedece a
diversas causas, algunas de ellas provocadas
por el crecimiento y la propia complejidad de
las relaciones entre sociedad y gobierno, as
como por inercias, falsas tradiciones adminis-
trativas y vicios ancestrales en la produccin y
uso de documentos.
Entre estas causas pueden destacarse
como las ms signifcativas las siguientes:
El acelerado crecimiento, la diversifca- U
cin y la complejidad de las administra-
ciones pblicas.
El crecimiento, tambin acelerado, de U
la oferta y la demanda de bienes y ser-
vicios entre la poblacin y las estructu-
ras gubernamentales.
El uso intensivo de tcnicas y tecnologas U
modernas para la generacin, reproduc-
cin y transmisin de documentos.
La llamada cultura de las mil y una co- U
pias, en combinacin con la inefcacia
de procedimientos de trabajo viciados y
anacrnicos.
La ejecucin de procesos de gestin y U
tramitacin de asuntos excesivamente
burocratizados.
LAS MIL Y UNA COPIAS
26
Ms all de sus causas, los efectos provocados por dicho fenmeno
tuvieron un fuerte impacto en las administraciones pblicas y, particu-
larmente, en los archivos. Para las administraciones disponer de recur-
sos para resguardar los archivos producidos masivamente en espacios
adecuados, con mobiliario y equipo sufciente para su conservacin,
resultaba una tarea cada vez ms complicada, no exenta de severos
riesgos; para los archivos, la explosin de documentos hara evidente
una crisis funcional extremadamente crtica, que pondra en entredicho
las tcnicas, los instrumentos, los mtodos y las prcticas del trabajo
archivstico utilizados hasta entonces por la Archivonoma tradicional.
Sobre todo se ponan en duda el espritu y los principios que animaban
a la ciencia archivstica hasta mediados del siglo pasado, basados en
la conservacin exhaustiva de los documentos, esto es, la conserva-
cin de toda evidencia que pudiera resultar til para la Historia.
La fuerte crisis provocada por la explosin de documentos eviden-
ci la necesidad de no conservar toda la documentacin producida por
las administraciones pblicas, as como la necesidad de diferenciar,
mediante el desarrollo de nuevos mtodos y conceptos de trabajo, en-
tre conservar papeles o conservar informacin.
La idea de no conservar toda la documentacin traa consigo la
de eliminar aquella que no fuera ya til para la administracin, lo que
provoc grandes debates tericos entre los especialistas. En esencia
se cuestionaba la razn de ser de la archivstica tradicional, esto es,
resguardar, en benefcio de la Historia, toda evidencia documental por
mnima que sta fuera. No obstante y como fruto de estos intensos de-
bates, se obtuvieron conclusiones que ampliaron los horizontes de la
actividad archivstica, particularmente en los siguientes aspectos:
La idea de que la Archivonoma es una U ciencia en movimiento
vinculada y permeable a nuevas realidades, en oposicin a su
concepcin como una ciencia inmutable y acartonada.
La consecuente renovacin metodolgica de la archivstica tra- U
dicional hacia la Administracin de Documentos, especialmente
ante la aparicin y desarrollo de su concepto central: el ciclo
vital de los documentos.
La Administracin de
Documentos nace y
se desarrolla como
una metodologa
actuante, como una
gua para la accin
que la diferencia
sustancialmente de la
Archivstica tradicional
27
La generacin de una serie de conceptos, mtodos y nuevas U
prcticas archivsticas para el manejo integral de la informacin
documental, particularmente en materia de valoracin y dispo-
sicin documental.
El desarrollo de principios de efciencia y planifcacin de los U
recursos y las estructuras de archivo, de conformidad con
los usos diferenciados de la documentacin a lo largo de su
ciclo vital.
La concepcin de que los archivos, lejos de ser entidades ais- U
ladas, deben funcionar de manera coordinada conforme a un
modelo de organizacin que los vincule para el correcto ejer-
cicio del ciclo vital de la informacin documental, esto es, su
funcionamiento integral como sistema de informacin al interior
de las instituciones pblicas.
Lejos entonces de la posicin de rezago, excesivamente pasiva y
receptiva de la archivstica tradicional, la Administracin de Documen-
tos nace y se desarrolla como una metodologa actuante, como una
gua para la accin que la diferencia sustancialmente de la Archivs-
tica Tradicional. Sin embargo potencia y encauza sus principios, otor-
gndole a la actividad archivstica un dinamismo que busca resolver
la crisis provocada por el fenmeno de explosin de documentos e
instrumentar medidas que permitan la planifcacin y regulacin de la
actividad archivstica en su entorno institucional y social.
Es por estas razones que la Administracin de Documentos ha que-
dado defnida de la siguiente forma:
Administracin de Documentos: Metodologa integral para pla-
near, dirigir y controlar la produccin, organizacin, circulacin y
uso de los documentos, a lo largo de su ciclo institucional de vida,
atendiendo a una mayor economa y racionalizacin en el manejo
de los recursos operativos y las estructuras archivsticas.
La explosin
de documentos
constituye un fenmeno
caracterizado por la
produccin masiva de
informacin documental
en las organizaciones
28
A pesar de las diferencias sustanciales entre la Archivstica tradicio-
nal y la Administracin de Documentos, en realidad sta, basndose
en ellos con mayor rigor, permite potenciar los conceptos tradicionales
de la Archivstica clsica si vale el trmino, al tiempo que genera
un marco terico y metodolgico mucho ms abierto a las nuevas rea-
lidades que enfrentan los archivos.
Las diferencias obedecen a las
nuevas necesidades, mtodos y proce-
sos que venan surgiendo en el campo
de la informacin, y tienen que ver ms,
en el fondo, con la necesidad de salir
de las cuatro paredes de los Archivos
para asumir una actitud ms dinmica y
prospectiva y concentrarse en los fen-
menos que condicionan la efciencia de
los servicios archivsticos en el entorno
de las administraciones pblicas.
De esta forma, si bien son varias
las diferencias, son muchas las afni-
dades entre la Archivstica tradicional
y la Administracin de Documentos, lo
que permite afrmar que no se trata de
ciencias aplicadas diferentes, sino de
la evolucin conceptual de una misma
ciencia.
La Administracin de Documen-
tos, como teora y mtodo, como pa-
radigma del trabajo archivstico, no
es una doctrina utilitaria, ni tampo-
co se trata de una disciplina emer-
gente ms atenta a la efciencia y el
ahorro de recursos que a la opera-
cin tcnica de los archivos. Por el
contrario, la Administracin de Docu-
mentos pone el acento en la necesa-
ria integracin de todos los procesos
LA ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS
29
tcnicos de archivo a lo largo del concepto central
que regula su correcta administracin, esto
es, el concepto de ciclo vital de los
documentos, cuya i mportan-
cia metodolgica es esencial
para regular la produccin,
integracin, clasifcacin,
ordenacin, valoracin,
descripcin, conser-
vacin y difusin de
la informacin do-
cumental y archi-
vstica, es decir
los procesos tc-
nicos que consti-
tuyen la carne y
la sangre de la
Administracin de
Documentos y la
gestin de archivos.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
30
CUADRO 1 / DIFERENCIAS Y SEMEJANZAS ENTRE LA ARCHIVONOMA
TRADICIONAL Y LA ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS
Principios en que
se sustentan
ARCHIVSTICA
TRADICIONAL
ADMINISTRACIN DE
DOCUMENTOS
Conservacin exhaus-
tiva de Informacin
Principio de proceden-
cia y orden original
Conservacin selecti-
va de la Informacin
Principio de proceden-
cia y orden original
Ciclo vital de los
documentos
Planifcacin de
estructuras, Recur-
sos y servicios
Procesos tcnicos
distintivos
Organizacin, descrip-
cin, conservacin,
preservacin difusin
Produccin, integra-
cin, organizacin,
circulacin descrip-
cin, valoracin,
conservacin, pre-
servacin y difusin
Acceso
Especializado (ar-
chivos para servir
a la Historia)
Acceso institucional,
social y cultural
TEMA 2. PROBLEMAS ESENCIALES DE LA ACTIVIDAD ARCHIVSTICA
Derivados del fenmeno de explosin de documentos y en concordan-
cia con las refexiones expuestas en el tema anterior, podr fcilmente
comprenderse que en los archivos prevalecen una serie de problemas
caracterizables como estructurales, pues se originan en las administra-
ciones pblicas y sus procesos de gestin, por lo que han impactado
de varias formas el desempeo efciente de la actividad archivstica.
El conocimiento y reconocimiento de los problemas archivsticos re-
sulta esencial en el esfuerzo de favorecer no nicamente su solucin
integral, sino tambin adoptar medidas de prevencin y planifcacin
que posibiliten el autosostenimiento y la institucionalizacin del desa-
rrollo archivstico, y que a su vez promuevan y fomenten una nueva
La Administracin de
Documentos pone el
acento en la necesaria
integracin de todos
los procesos tcnicos
de archivo a lo largo
del concepto central
que regula su correcta
administracin
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cultura de la informacin documental de cara a su utilizacin como
efcaz instrumento de gestin, memoria institucional y elemento central
para favorecer la transparencia y la rendicin de cuentas.
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Con mucha razn los matemticos suelen decir que el
correcto planteamiento de un problema constituye el cin-
cuenta por ciento de su solucin. Si se desconocen la natu-
raleza y la dimensin de los problemas, las causas internas
y externas que los provocan y condicionan, no ser posible
enfrentarlos y resolverlos. Por eso se impone la necesidad
de que el archivista del siglo XXI adquiera y desarrolle no
slo un conjunto de habilidades tcnicas para la organiza-
cin de los archivos (lo cual, desde luego, es su principal
prioridad), sino tambin que sea capaz de desarrollar nue-
vas competencias profesionales que lo vinculen con otras
disciplinas asociadas al manejo de archivos, como el Dere-
cho, la Historia, la Sociologa, la Administracin Pblica y
las Ciencias Polticas, as como las asociadas a las teoras
y tecnologas de la informacin. La labor archivstica en los
tiempos actuales exige de la cooperacin interdisciplinaria.
Analice estas refexiones, piense en los problemas que pue-
dan tener los archivos de su institucin y describa qu posi-
bles medidas de cooperacin podran adoptarse con otras
disciplinas para favorecer las soluciones que proponga.
Los problemas ms caractersticos y acuciantes de los Archivos
pueden agruparse en tres grandes categoras. Alrededor de ellas ocu-
rre un conjunto de fenmenos que confguran el todava dramtico es-
pectro que prevalece en la operacin de los archivos pblicos en todos
los niveles de gobierno. Su solucin, sin lugar a dudas, tendr que dar-
se gradual y sistemticamente, basada en la metodologa que provee
la Administracin de Documentos.
32
Estas categoras son las siguientes:
Obsolescencia de los sistemas y mtodos del trabajo archivstico. U
Recursos operativos insufcientes e inadecuados. U
Mala relacin de los archivos en su medio ambiente institucional U
y social.
En cada una de estas categoras puede distinguirse una gran can-
tidad de circunstancias y fenmenos que afectan la operacin de los
archivos. Para cada caso las ms recurrentes son las que se indican
a continuacin:
1. Obsolescencia de los sistemas y mtodos del trabajo archivstico
Inexistencia de archivos formalmente establecidos en las admi- U
nistraciones pblicas. Es decir: carencia de reas especializa-
das con estructuras y recursos dedicados en forma exclusiva al
desempeo de la funcin archivstica.
Archivos que funcionan con arreglo a criterios personales, aisla- U
dos de su entorno y operando cada uno por su cuenta.
Ausencia de polticas formales para la produccin de documen- U
tos y la integracin de la informacin documental en expedien-
tes y series.
Utilizacin de sistemas tcnicos de clasifcacin y ordenacin U
desactualizados o impropios para los archivos.
Ausencia de criterios y mtodos para la valoracin documental, U
con la consecuente sobreacumulacin de acervos, as como la
ausencia de medidas razonadas para la depuracin de acervos y
la seleccin de documentos con valor permanente o histrico.
Desconocimiento de tcnicas, normas e instrumentos para la U
organizacin (clasifcacin, ordenacin y descripcin de archi-
vos), su conservacin y preservacin, as como su difusin e
Los problemas ms
caractersticos y
acuciantes de los
archivos pueden
agruparse en tres
grandes categoras
33
instrumentacin de accesos controlados a la informacin que
contienen los acervos.
2. Recursos operativos insufcientes e inadecuados
Personal con frecuencia castigado, sin reconocimiento institu- U
cional y sin perspectivas de desarrollo profesional.
Ausencia de programas de capacitacin permanentes. U
Recursos materiales inadecuados (cajas de archivo y estantera U
inapropiadas, espacios reducidos, con malas condiciones am-
bientales para la conservacin de acervos y con severos ries-
gos de siniestros).
Incorporacin desordenada de tecnologa de punta para el U
manejo de archivos (digitalizacin de acervos como solucin
mgica, desarrollo inapropiado de sistemas automatizados,
ausencia de polticas y normas para el manejo de informacin
electrnica).
3. Mala relacin de los archivos en su medio ambiente institucional
y social
Desdn por la actividad archivstica por parte de la autoridad. U
Desconocimiento de la funcin y desinters de usuarios por la U
informacin archivstica.
Administracin patrimonialista de la informacin archivstica. U
Aunque la situacin descrita de los archivos permite reconocer los
aspectos bsicos de su problemtica, siempre es necesario desarro-
llar diagnsticos detallados de la operacin y manejo de los recursos
que se les destinan. De esta manera se puede medir y cuantifcar con
precisin la dimensin real de los problemas, y con base en ellos fun-
damentar una estrategia unifcada de mejoras. Incluso se posibilita un
34
rediseo o una reingeniera total de todos sus procesos y estructuras
de funcionamiento, cohesionadas alrededor de efcaces medidas de
planeacin archivstica.
Resulta esencial comprender que la solucin a los muy diversos y
complejos problemas de los archivos no depende exclusivamente de la
capacitacin del personal, o de la incorporacin de tecnologas e inclu-
so de la generacin de normatividad tcnica o jurdica por s solas. Los
problemas de los archivos requieren de soluciones integrales, pues no
slo operan mal desde un punto de vista tcnico. Rebasan los mbitos
de su organizacin y ordenacin, por lo que las soluciones que se ins-
trumenten no deben concentrarse exclusivamente en dicho aspecto.
Resulta necesario entender con precisin los problemas de los ar-
chivos y orientar las soluciones a los mismos hacia el entorno institu-
cional, haca las races de la problemtica, relacionada esencialmente
con el propio desempeo de la gestin pblica. En otras palabras: es
necesario ver a los archivos desde la administracin que los produce
y usa, al tiempo que se ve a la administracin desde la efcacia de sus
archivos como sistema de informacin.
TEMA 3. CONCEPTOS ESENCIALES DE LA ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS
Transitar de los problemas a las soluciones que pueden aplicarse en el
universo de los Archivos Pblicos no es tarea fcil. Para ello es nece-
sario reconocer que la actividad archivstica no es exclusivamente una
actividad emprica, carente de inters intelectual. Tambin es necesa-
rio reconocer que su desempeo se sustenta en elementos tericos y
metodolgicos, y por tanto en el conocimiento de una serie de concep-
tos esenciales asociados a la Administracin de Documentos. Apoya-
dos en stos es como pueden construirse mejores sistemas, mtodos
e instrumentos para la organizacin y la gestin de archivos.
Para sintetizar: la actividad archivstica conlleva la ejecucin de un
conjunto de agrupaciones sucesivas de la informacin, que van de la
generacin de documentos individualizados, que se agrupan eventual-
mente en expedientes, hasta la formacin de series y archivos, en cuya
produccin, integracin, uso y control intervienen muchas personas,
La materia bsica
de los archivos son
los documentos,
productos de toda
accin pblica
35
ponindose en juego una gran cantidad de recursos, procesos y proce-
dimientos al interior de las instituciones pblicas.
La comprensin de los principales conceptos que conforman el len-
guaje tcnico de la Archivstica es esencial para el personal encargado
del manejo y la administracin de los archivos. En atencin a esta ne-
cesidad cabra formular los conceptos archivsticos desde los aparen-
temente ms simples hasta los ms complejos. Empezaremos por los
primeros en los mdulos siguientes, y luego en el glosario de trminos
de este manual, donde podrn encontrarse defniciones complementa-
rias de los conceptos citados.
La materia bsica de los archivos son los documentos, productos
de toda accin pblica, pues todo proceso de gestin en las institucio-
nes da lugar a su produccin. De hecho, toda gestin o trmite inicia
regularmente con la generacin de documentos. Pero qu es un do-
cumento? Cmo se defne? Qu caractersticas posee? Se mane-
jan stos individualmente o pueden asociarse a otros documentos y
por qu? Qu es un expediente? Cul es su naturaleza y cmo debe
integrarse? Qu caractersticas debe tener?
Del mismo modo podemos cuestionarnos sobre la composicin y
naturaleza de las series documentales, el concepto de archivo, los con-
ceptos de Clasifcacin y Valoracin, el concepto del ciclo vital de los
documentos, etc. Todo ello tiene un signifcado fundamental a lo largo
del proceso de agrupaciones sucesivas de la informacin implcitas en
la organizacin de archivos.
Los problemas de los archivos
requieren de soluciones integrales,
pues no slo operan mal desde
un punto de vista tcnico
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Cabra destacar que en el origen de la gestin pblica
hay fundamentalmente tres causas por las que se producen
documentos, que en su momento llegarn a formar parte de
archivos: primero, para documentar la atencin de trmites,
esto es, como resultado de las actividades que desempe-
an las administraciones pblicas en su relacin con la ciu-
dadana; segundo, como resultado de la administracin de
los recursos institucionales, razn por la que se genera una
gran cantidad de documentos (personal, administracin,
servicios generales, licitaciones, etc.; documentacin que,
por cierto, es comn a toda la Administracin Pblica), y,
tercero, los documentos que se producen como resultado
de la planeacin y las actividades sustantivas de las insti-
tuciones (documentacin que se asocia de manera espe-
cfca a cada institucin, de conformidad con el desempeo
de sus atribuciones jurdicas particulares). Refexione sobre
las afrmaciones previas y piense usted si adems de las
mencionadas hay otras causas por las que se producen do-
cumentos en su institucin.
Los conceptos bsi-
cos que interesa de mo-
mento destacar en este
tema se incluyen en el
cuadro 2, que se expo-
ne a continuacin:
CONCEPTOS BSICOS
37
CUADRO 2 / CONCEPTOS BSICOS
CONCEPTO DEFINICIONES
Documento
Todo registro material de informacin con indepen-
dencia del soporte o medio en el que se encuentre
y de los fnes para los que haya sido producido
Expediente
Asociacin de documentos que se referen a un mis-
mo asunto, tema o materia y que se integran en una
sola unidad de instalacin (flder, carpeta, legajo)
Serie documental
Asociacin de expedientes cuya creacin y uso deriva
del desempeo de una misma funcin o atribucin
(una funcin institucional puede dar lugar a la crea-
cin de varias series o subseries, stas constituyen
categoras subordinadas a la Serie de la que forman
parte, pero se singularizan por dar cuenta de atribu-
ciones especfcas dentro de una funcin mayor)
Archivo
Conjuntos orgnicos y organizados de informa-
cin. Conjunto de documentos, cualesquiera
sean sus fechas, sus formas o sus soportes ma-
teriales, producidos o recibidos por personas
fsicas o jurdicas, de derecho pblico o priva-
do, en el desempeo de sus actividades
Profundicemos un poco ms en las afrmaciones hechas en el cua-
dro 2. Empecemos con la defnicin de documento. De acuerdo con la
defnicin hecha, un documento puede ser, por tanto, un disquete, una
cinta, un CD, un DVD, o incluso puede ser tambin documento aqul
que slo sea legible por mquina, como el microflme o los documentos
electrnicos o digitales producidos en distintos formatos o de manera
virtual. Tambin podra ser un documento un peridico, una revista,
un libro. Incluso una piedra, si tiene registrada informacin por la mano
del hombre por as decirlo, podra ser tambin un documento. Esta ca-
racterstica la tienen por ejemplo, las estelas Mayas o el Calendario Az-
teca. Un documento escrito a mano o mediante la utilizacin de algn
medio mecnico o electrnico responde tambin a la defnicin previa-
mente dada. Qu hace, entonces, diferentes a estos documentos?
38
Una primera respuesta estara relacionada, precisamente, con la
afrmacin que en la defnicin del concepto queda excluida, esto es,
los fnes para los que haya sido producido, los propsitos para los
que fueron creados los documentos. Otra respuesta estara relacio-
nada con la naturaleza y cualidades de los mismos, as como con el
uso al que se encuentran sujetos, todo lo cual nos lleva a la necesaria
ampliacin del concepto de documento como documento de archivo.
Documento de archivo o unidad de documentacin simple,
es toda Informacin registrada en cualquier soporte, producida,
recibida y conservada por cualquier persona fsica o jurdica en el
ejercicio de sus competencias, o en el desarrollo de su actividad y
funciones y que posee un contenido, un contexto y una estructura
que le otorgan calidad probatoria de eventos y procesos.
En el desempeo de las gestiones pblicas son los documentos
de archivo los que interesan de manera esencial, pues los otros tipos
documentales generalmente no tienen todos los atributos y cualidades
que posee el documento de archivo, especialmente como instrumento
de gestin, como unidad probatoria de eventos y procesos o como
testimonio y memoria de las actividades de una institucin. Por ello, a
pesar de que en la actualidad cada vez se producen ms documentos
electrnicos o digitales (que eventualmente podran tener una natura-
leza o un uso archivstico), el documento de archivo (cuya informacin
se registra generalmente sobre el soporte papel) es el que se produce
y usa para el desempeo de las gestiones pblicas, y es el objeto de
trabajo natural de las instituciones archivsticas.
As, la defnicin del concepto de Documento de Archivo se ampla
signifcativamente cuando se describen sus caractersticas y cualida-
des, que lo singularizan frente a otros tipos documentales, que no po-
seen dichas caractersticas, al menos no totalmente.
39
El documento de archivo:
Documenta las gestiones pblicas o es resultado de procesos U
de gestin.
Es probatorio de eventos, sucesos o procesos de trabajo. U
Posee valores administrativos, legales y/o fscales. U
Con frecuencia es exclusivo y nico. U
Formaliza la institucionalidad de las acciones pblicas y les U
otorga continuidad.
Es referencia y testimonio de la accin gubernamental, esto es, U
puede adquirir valores secundarios, como memoria histrica.
Constituye un recurso central para favorecer las acciones de U
transparencia y rendicin de cuentas.
Est plenamente identifcado con datos que permiten su agru- U
pacin archivstica, esto es, posee un contexto y un contenido
que lo asocian con la institucin y rea que lo ha generado y
usado, as como con la funcin y el asunto sobre el que versa.
(Ver grfco 1)
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Piense usted en los documentos que se producen y usan
en su ofcina y describa si ellos cumplen con las caractersti-
cas mencionadas, especialmente las asociadas al contexto
y contenido que se incluyen en el grfco 1.
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GRFICO 1. DATOS DE CONTEXTO Y CONTENIDO DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO
1. Logotipo institucional / 2. Unidad administrativa productora / 3. N-
mero de referencia del documento / 4. Breve extracto del asunto que
contiene / 5. Fecha de emisin / 6. Nombre y cargo del destinatario /
7. Contenido del documento / 8. Nombre, cargo y frma del emisor / 9.
Copias marcadas / 10. Siglas del emisor y de la persona que mecano-
graf el documento.
41
Por otra parte, los documentos de archivo no se quedan solos en
ninguna ofcina. Con independencia de la razn por la que se hayan
producido, generalmente se asocian o agrupan, a otros documentos
para formar otras categoras archivsticas. Tal es el caso del expe-
diente. Como ya se dijo, un expediente se constituye a partir de la
asociacin de documentos que se referen a un mismo asunto, tema
o materia, o por ser el resultado de un mismo proceso de gestin. El
expediente, tambin llamado unidad de documentacin compuesta,
posee adems una serie de caractersticas y cualidades en tanto infor-
macin archivstica. Las ms relevantes son las siguientes:
Se integra en forma lgica y cronolgica (esto es, por asunto, U
tema o materia).
Debe foliarse para garantizar la integridad de los documentos U
que lo constituyen.
Debe estar debidamente clasifcado, esto es, identifcado, agru- U
pado y sistematizado dentro del cuerpo de un Archivo.
Debe identifcarse con una portada estandarizada y normalizada. U
Deben sealarse su vigencia, fecha de prescripcin y valor se- U
cundario o histrico, si fuera el caso.
Debe sealarse en l su fecha de apertura y, en su caso, fecha U
de cierre o conclusin.
Debe contener, si fuera el caso, la sealizacin de su carac- U
terstica como expediente restringido, reservado, confdencial,
pblico o de datos personales.
La fecha de apertura a consulta pblica si el expediente fue previa- U
mente restringido de acuerdo con la legislacin en la materia.
Sin que constituya una norma, el expediente debe organizarse en
su interior, preferentemente colocando el documento de fecha ms an-
tigua en la parte fnal del mismo y el de fecha ms reciente en la parte
inicial, aunque por ser esto una convencin, con frecuencia en muchas
42
instituciones esta labor se hace al contrario. Del mismo modo, en el ex-
pediente deben incorporarse los separadores que resulten necesarios,
as como, eventualmente, un ndice de contenidos.
Una recomendacin adicional en benefcio de la integridad y la con-
servacin fsica del expediente, as como para facilitar el acceso a la
informacin que contiene, es que el expediente no sea mayor a los diez
centmetros de espesor. Si el asunto o trmite con el que se relaciona
produce ms documentos que deben glosarse al expediente, es reco-
mendable abrir un segundo volumen o legajo del mismo expediente,
registrando en l la misma clasifcacin que se le asign al expediente
inicial, con la sealizacin aclaratoria de que se trata de un segundo,
tercer o la cantidad de volmenes resultantes del proceso de gestin.
Cabe destacar que como se ver ms adelante en el tema corres-
pondiente en este manual el expediente es la unidad de trabajo bsi-
ca de la clasifcacin archivstica. La unidad de documentacin simple
puede y debe identifcarse con los datos de contexto y contenido que
ya se mencionaron, pero es el expediente el que debe identifcarse,
agruparse y sistematizarse de manera puntual, mediante un cdigo
predeterminado por el sistema de clasifcacin que se use.
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Visite el archivo de su ofcina, detecte si en l los expe-
dientes cumplen con las caractersticas previamente men-
cionadas. Si no fuera el caso, comente esta situacin con
sus superiores y en coordinacin con ellos, analicen los
problemas detectados y presenten soluciones al caso. Si
sus expedientes cumplen en lo general con lo aqu descrito,
felicidades, tiene usted un archivo que con seguridad es un
fel refejo de una ofcina que opera efcientemente.
Ahora bien, as como en cualquier ofcina no hay nicamente un solo
documento, tampoco hay un solo expediente, sino muchos, asociados
Un expediente se
constituye a partir
de la asociacin
de documentos
que se referen a
un mismo asunto,
tema o materia
43
a las diversas funciones que desempee la ofcina en cuestin. De este
modo, si los expedientes derivan del desempeo de una misma fun-
cin o atribucin genrica, dada por mandato jurdico o administrativo a
la ofcina de referencia, podemos decir que estamos frente a uno de los
conceptos centrales en la organizacin de archivos, esto es, el concep-
to de serie documental. La serie documental constituye un concepto
central en la organizacin de Archivos, pues agrupa en una categora
superior a los expedientes individuales de un archivo.
Las series documentales guardan homogeneidad funcional, son
resultado de procesos de gestin generalmente normalizados, asig-
nados por mandato jurdico a las diversas unidades administrativas,
reas u ofcinas de cualquier institucin. Cabe destacar que as como
el expediente se relaciona con un solo asunto, tema o materia, la serie
documental se relaciona tambin con una determinada funcin o atri-
bucin genrica, que se le ha designado jurdica o administrativamente
a una determinada Unidad Administrativa. Sin embargo, el ejercicio de
las diversas funciones o atribuciones asignadas a una rea es con fre-
cuencia muy complejo, de modo tal que una misma funcin puede dar
lugar a la generacin de una o ms series documentales o subseries.
El cuadro 3 ejemplifca un caso tpico de la situacin que se comenta.
CUADRO 3 / SERIES ASOCIADAS A UNA MISMA FUNCIN
REA
PRODUCTORA
DE LA SERIE
FUNCIN
GENRICA
MANDATO LEGAL
SERIES O SUBSERIES
PRODUCIDAS
Administracin Compras y
Adquisiciones
Ley de
Adquisiciones
Licitaciones pblicas
internacionales
Licitaciones pblicas
nacionales
Invitacin a tres
Adjudicacin directa
rdenes de servicio
44
La importancia metodolgica del concepto serie documental en la
organizacin de archivos es fundamental, en virtud de que establece
una unidad de trabajo que cohesiona a los expedientes individuales
derivados de cualquier funcin o atribucin, otorgndoles homogenei-
dad en su tratamiento archivstico. Los expedientes de un archivo no
pueden ni deben, por tanto, organizarse como elementos individualiza-
dos, sino como parte de conjuntos orgnicos y funcionales coherentes,
fundamentados en categoras estructuradas que otorgan un sentido
lgico a las funciones y operaciones archivsticas, haciendo indisoluble
la relacin institucin, funcin y documentacin resultante.
Por otra parte, como se ver ms adelante en el captulo corres-
pondiente, la serie documental es la unidad de trabajo bsica de la
valoracin documental, si bien tambin pueden sujetarse a procesos
de valoracin a los documentos o a los expedientes tratados indivi-
dualmente.
Concentrmonos ahora, fnalmente, en el concepto de archivo. En
el proceso de agrupaciones sucesivas que presupone la organizacin
de archivos hemos transitado del documento al expediente y de ste a
la serie documental. As, del mismo modo que en una ofcina dada no
hay un solo documento y tampoco un solo expediente, en el caso de
la serie, en la medida en que dicho concepto se relaciona con las fun-
ciones de una ofcina, rea o unidad administrativa especfca, no hay
en ellas nicamente una sola serie, sino muchas, tantas o ms como
funciones le hayan sido asignadas a la ofcina de referencia.
El conjunto de series documentales de una ofcina o unidad admi-
nistrativa, da lugar a la formacin de su archivo, el cual, de conformi-
dad con su concepto, debe entenderse como un conjunto orgnico y
organizado de informacin producido como resultado del desempeo
de las actividades de personas fsicas o jurdicas de derecho pblico
o privado.
Para entender con precisin el concepto de archivo, quiz sea con-
veniente destacar lo que NO es un archivo, ya que con mucha frecuen-
cia se tiene una imagen equivocada de lo que los archivos son. As, los
archivos no son:
La serie documental
constituye un
concepto central en la
organizacin de archivos,
pues agrupa en una
categora superior a los
expedientes individuales
de un archivo
45
Cuartos cerrados de cuatro paredes. U
Mazmorras de castigo para burcratas indolentes. U
Bodegas de desperdicios. U
Papeles viejos y malolientes. U
Santuarios de la Historia para eruditos. U
El archivo no es el lugar fsico donde se resguardan
papeles; eso es solamente el depsito del archivo. Lo que
se resguarda en dicho depsito, sea que se trate de un lu-
gar cerrado, de estantes, archiveros o cajas, es el archivo,
que lo ser si y solo si se encuentra debidamente organiza-
do: clasifcado, ordenado y descrito.
En la esfera de las instituciones Pblicas o gubernamen-
tales, la concepcin de archivo agrega a la defnicin del
concepto su cualidad como conjunto orgnico de informa-
cin, dado que ese conjunto fue producido por estructuras je-
rarquizadas a las que se les ha asignado por mandato ofcial
responsabilidades jurdicas y administrativas, esto es, funciones
que conllevan la produccin y uso de documentos y, por tanto, la
generacin de series y archivos.
Por otra parte, esta cualidad orgnica de la informacin archivsti-
ca, hace necesario que su manejo y administracin se especialice.
Es por eso que al interior de las instituciones debe forma-
lizarse el servicio que los archivos pueden brindar
a la institucin o a las unidades administrativas a
las que se encuentren adscritos, mismas que los
han generado. As se da lugar a la formacin de
las instituciones o entidades archivsticas como
centros de informacin.
Los archivos as entendidos, como institu-
ciones de archivo, pueden ser de diferentes ti-
pos: clnicos, contables, de personal, jurdicos,
de registros administrativos pblicos, etc. Pero
su principal caracterstica es que estn cons-
tituidos por expedientes y series claramente
LO QUE NO ES UN ARCHIVO
46
identifcadas, agrupadas y codifcadas, y han sido producidos por es-
tructuras orgnicas que poseen atribuciones dadas por mandato jurdi-
co o jurdico administrativo.
De conformidad con las etapas del ciclo vital de los documentos, las
instituciones archivsticas tambin pueden diferenciarse como archivos
administrativos (de trmite o concentracin) o histricos, en cuyo caso
se organizan adems por fondos, subfondos, secciones, subseccio-
nes, adems, desde luego, de las categoras ya vistas de series, sub-
series y expedientes, que son categoras que respetan la estructura y
el orden original de la informacin archivstica, con base en el llamado
principio de procedencia y orden original de los archivos.
El principio de procedencia y orden original establece que los do-
cumentos producidos por una institucin u organismo no deben mez-
clarse con los de otros, por lo que debe respetarse tanto la estructura
como el orden que de origen les ha dado la entidad productora de los
documentos, especialmente en materia de clasifcacin archivstica. El
principio de procedencia y orden original recupera la estructura original
de la documentacin, reconstruye por as decirlo la estructura formal
y la estructura informativa de los documentos, y a su vez permite la
ordenacin de los acervos histricos en categoras claramente diferen-
ciadas. Con ello se logra manejar la documentacin no como elemento
aislado, sino por el contrario como conjunto de documentos relaciona-
dos entre s.
La informacin archivstica puede ser por tanto informacin de ges-
tin o informacin histrica. Los archivos pueden contener informacin
pblica, de uso social cotidiano, de datos personales, confdencial y
reservada, para la proteccin de personas fsicas o morales, y por res-
guardar informacin asociada a la seguridad nacional, lo que revela la
importancia de los archivos y las instituciones archivsticas, que ade-
ms de organizarlos y resguardarlos deben administrarlos efciente-
mente a lo largo de su ciclo institucional de vida, concepto central que
se aborda en el tema siguiente del presente manual.
La serie documental
es la unidad de trabajo
bsica de la valoracin
documental. El conjunto
de series documentales
de una ofcina o unidad
administrativa da
lugar a la formacin
de su archivo
47
TEMA 4. CICLO VITAL DE LA INFORMACIN DOCUMENTAL Y CONSTRUCCIN
DE SISTEMAS INSTITUCIONALES DE ARCHIVOS
Hasta aqu se ha dicho que los procesos de organizacin de archivos
revelan un conjunto de agrupaciones sucesivas que van desde la pro-
duccin de documentos hasta la determinacin de su destino fnal, que
puede ser su conservacin permanente como memoria histrica o su
eliminacin defnitiva, en virtud de no contar, si fuera el caso, con los
valores secundarios asociados a la documentacin.
A lo largo de este proceso de agrupa-
ciones sucesivas, la integracin de la in-
formacin archivstica transita de los do-
cumentos individuales a los expedientes,
de stos a las series y de las series a la
formacin de Archivos, entendidos en su
doble acepcin como conjuntos orgnicos
y organizados de informacin y como ins-
tituciones archivsticas que administran,
conservan y dan tratamiento tcnico a la
informacin documental, a la vez que ad-
ministran los recursos operativos que se
les asignan.
Todos estos procesos ocurren a lo largo
del ciclo de vida de los documentos dentro
de las instituciones, mismo que constituye
un concepto fundacional de la Administra-
cin de Documentos, y a partir del cual se
establece una dinmica prospectiva de las
actividades archivsticas.
La Administracin de Documentos permite introducir acciones de
planeacin archivstica, en la medida en que establece diferencias cla-
ras en la operacin y tratamiento de los archivos, de conformidad con
el ciclo vital de la informacin documental.
El ciclo vital de la informacin documental constituye, por tanto, el
principal concepto de la Administracin de documentos, segn el cual
los archivos recorren tres fases o edades que caracterizan su opera-
cin dentro de las instituciones:
INTEGRACIN DE LA INFORMACIN ARCHIVSTICA
48
Una primera etapa o edad de los documentos es la denominada U
activa o de gestin de la informacin documental. En esta
etapa los documentos se producen y usan para desahogar la
gestin cotidiana de los organismos y por ello tienen una utili-
dad inmediata para la atencin de trmites, esto es, tienen un
alto valor administrativo, legal y fscal.
CICLO VITAL DE LA INFORMACIN DOCUMENTAL
49
Una segunda fase o edad es la conocida como la etapa se- U
miactiva o de conservacin precautoria de los documentos,
en la que la informacin se utiliza slo como referencia o como
informacin que debe conservarse precautoriamente ya sea por
sus valores legales o por los fscales.
Una tercera etapa o edad es la conocida como histrica o de U
conservacin permanente de los testimonios documentales.
En esta fase los documentos cuya utilidad administrativa ha
prescrito o no se resguardan ya slo por precaucin legal, ad-
quieren un valor que va ms all de su valor institucional, para
constituirse como documentacin con un valor cultural y de tes-
timonio de la evolucin del organismo productor, esto es, como
documentacin con valor permanente, propiamente histrico.
Es con base en este ciclo que la operacin de los archivos puede
especializarse de conformidad con los usos y tratamiento diferenciados
de la informacin archivstica que se da a lo largo del ciclo, pues no es
lo mismo manejar los documentos que se encuentran en la fase activa,
que los que deben manejarse en sus etapa semiactiva o histrica.
Los usos, los usuarios, los procesos de trabajo, los instrumentos y
mtodos, y los recursos que se utilizan en cada etapa del ciclo son dis-
tintos. Con base en este paradigma puede construirse un sistema de
archivos, un diseo institucional apropiado para la operacin integral
de los servicios archivsticos. De acuerdo con este ciclo, la Adminis-
tracin de Documentos propone la creacin de estructuras funcionales
especializadas para el tratamiento de los documentos, que operen
estrechamente vinculadas como sistema, como conjunto de elementos
que comparten propsitos comunes. Estas estructuras funcionales de-
ben aglutinarse consecuentemente como un Sistema Institucional de
Archivos, formado por diversos componentes, tanto normativos como
operativos, a travs de los cuales puedan efectuarse todos los proce-
sos y procedimientos tcnico-archivsticos, as como disearse y pla-
nifcarse los recursos e instrumentos que permitan el correcto ejercicio
del ciclo vital de los documentos.
El ciclo vital de
la informacin
documental constituye
el principal concepto
de la Administracin
de Documentos
50
EL cuadro 4 establece la relacin entre el ciclo vital y las unidades
componentes de un Sistema Institucional de Archivos.
CUADRO 4 / CICLO VITAL Y SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
Un sistema de archivos es el conjunto de estructuras encargadas de la operacin de
los archivos que interactan para el cumplimiento de una meta comn: La adminis-
tracin efcaz de la informacin documental a lo largo del ciclo vital de la misma, con
base en el esquema siguiente:
FASES DEL CICLO VITAL
COMPONENTES DEL
SISTEMA DE ARCHIVOS
1. Activa o de gestin
Unidad Central de Corresponden-
cia (UCC) u Ofciala de Partes
Unidades de Documentacin
en Trmite (UDT) (Control de
Gestin y Archivo de Trmite)
2. Semiactiva o de conservacin
precautoria
Unidad de Archivo de Con-
centracin (UAC)
3. Histrica o de conservacin
permanente
Unidad de Archivo Histrico (UAH)
As, los sistemas institucionales de archivos se construyen a partir
de las orientaciones metodolgicas asociadas al ciclo vital de los docu-
mentos, por lo que los componentes de estos sistemas especializan su
operacin de conformidad con las diversas fases del propio ciclo. Su
operacin permite la sana circulacin de los documentos en las institu-
ciones, constituyndose como el continente a travs del cual se llevan
a efecto todos los procesos y procedimientos asociados a la gestin
de archivos.
Las polticas de operacin, los procesos bsicos de trabajo y las
funciones asociadas a cada uno de los componentes de un Sistema
Institucional de Archivos se abordan en el mdulo siguiente del pre-
sente manual.
51
SNTESIS
La Administracin de Documentos constituye una res-
puesta metodolgica a la crisis material y conceptual que
el fenmeno conocido como explosin documental plan-
te a las administraciones pblicas y a la ciencia archi-
vstica que prevaleca hasta mediados del siglo XX. La
Administracin de Documentos modifc sustancialmente
la operacin de los archivos con la introduccin de una
serie de conceptos y mtodos que concentraron su aten-
cin tanto en los procesos tcnicos de archivo, como en
la necesidad de resolver los problemas del entorno insti-
tucional de la actividad archivstica.
El ciclo vital de los documentos y la valoracin de los
documentos, cuyo propsito central se orienta a la conser-
vacin selectiva de la informacin y los diversos usos dife-
renciados de la informacin dentro de las administraciones
pblicas, se plantearon como conceptos fundamentales
del nuevo quehacer archivstico, que para resolver los pro-
blemas expuestos por la explosin de documentos exiga
una actitud ms comprometida de los profesionales de los
archivos en la determinacin de estrategias para regular
la organizacin de los archivos, desde su produccin has-
ta la determinacin de su destino fnal, en concordancia
con las etapas del ciclo de vida de los documentos.
Adicionalmente, la Administracin de Documentos
pone el acento en la necesaria planeacin de las activi-
dades archivsticas, el mejoramiento de sus recursos ope-
rativos y el diseo y desarrollo de mejores prcticas para
la gestin de documentos. Todo ello enfocado a resolver
la problemtica de los archivos que an en este siglo XXI
prevalece en todos los niveles de gobierno de las admi
nistraciones pblicas, y que se caracteriza por fenmenos
que condicionan la efciencia de los archivos y su capa-
cidad para convertirse en efcaz sistema de informacin
52
que favorezca el desempeo de las gestiones pblicas, la
construccin de la memoria histrico-documental de las
instituciones y como elemento central en el marco de una
nueva cultura de transparencia y rendicin de cuentas.
La metodologa con la que nos provee la Administra-
cin de Documentos, la comprensin de los principales
conceptos y mtodos del trabajo archivstico que ha intro-
ducido y la estructuracin de los sistemas institucionales
de archivos basados en el ciclo vital de los documentos,
puede orientar a las administraciones pblicas haca la
solucin integral de los problemas archivsticos, esto es,
haca la superacin de la obsolescencia de sus mtodos
de trabajo, el mejoramiento de sus recursos operativos y
hacia la bsqueda de una nueva cultura de los archivos
en su entorno institucional y social.
53
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T
O
E
V
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U
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C
I
N
k
AUTOEVALUACIN
Cuestionario sobre los contenidos generales del mdulo uno, Admi-
nistracin de Documentos: paradigma del desarrollo archivstico.
Mencione qu fenmeno motiv la crisis de la Archivstica tradi- 1.
cional en las administraciones pblicas de mediados del Siglo XX.
Escoja una opcin:
La falta de preparacin de los archivistas. A.
El desinters de las autoridades por los archivos. B.
El fenmeno conocido como explosin de documentos. C.
Las tcnicas de clasifcacin archivstica desactualizadas. D.
La falta de espacios para almacenar archivos. E.
Seleccione tres conceptos que distinguen a la Administracin 2.
de Documentos en relacin con la Archivstica tradicional:
La Conservacin exhaustiva de los documentos. A.
El ciclo vital de los documentos. B.
La organizacin de archivos para el uso del historiador. C.
La valoracin documental. D.
La conservacin selectiva de los documentos. E.
Mencione qu problemas adicionales trajo a los archivos el fen- 3.
meno de la explosin de documentos. Seale la opcin correcta:
Obsolescencia de mtodos de trabajo, recursos operativos in- A.
adecuados, mala relacin de los archivos en su medio ambiente
institucional.
El uso de formatos no ofciales para el control archivstico, au- B.
sencia de manuales de operacin archivstica, incremento en el
uso de tecnologas.
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C
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k
54
Falta de una Ley de Archivos, organizacin personalizada de la C.
informacin, uso de archiveros y estantes inadecuados.
Qu es un expediente? Seale la opcin correcta: 4.
Todo registro material de informacin en cualquier soporte. A.
Un conjunto orgnico y organizado de informacin. B.
Asociacin de documentos que se referen a un solo asunto, C.
tema o materia.
El ciclo vital de los documentos establece: 5.
La conservacin exhaustiva de los documentos. A.
Las tres fases o edades de los documentos. B.
La produccin incontrolada de documentos. C.
La defnicin del concepto de valoracin documental. D.
La fase semiactiva de los documentos se relaciona con: 6.
La conservacin precautoria de los documentos en un archivo de A.
concentracin.
El Archivo de trmite de la informacin. B.
La depuracin de los documentos. C.
La creacin del archivo histrico. D.
El Sistema de clasifcacin archivstica. E.
Mencione a qu se le llama unidad de documentacin simple. 7.
Escoja una opcin:
Al documento de archivo. A.
Al documento electrnico. B.
A la serie documental. C.
55
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N
k
De las siguientes opciones, cul podra ser una serie docu- 8.
mental? Seale una opcin solamente:
Los ofcios de correspondencia de una ofcina. A.
Adquisiciones y licitaciones. B.
El archivo de recursos humanos. C.
Qu es un sistema? Escoja una opcin: 9.
Las computadoras de una ofcina. A.
Conjunto de elementos que interactan para el cumplimiento de B.
metas comunes.
La digitalizacin de los archivos. C.
Qu puede permitir la administracin de documentos? Escoja 10.
una opcin:
La planifcacin de la actividad archivstica. A.
La adquisicin de recursos adecuados para el manejo de los ar- B.
chivos.
La emisin de una Ley de Archivos. C.
REFERENCIAS
REVISTA CAMBIO ARCHIVSTICO Nos 1 al 4, Seccin ...Concentrarse Archivo General de la
Nacin. Mxico, 1984.
QUINTANA PALI, GUADALUPE, ET AL. Los Archivos Administrativos en Mxico. AGN Mxico,
1986 (Cuadernos de Formacin Archivstica. Serie principios bsicos de Administracin
de Documentos).
AMPUDIA MELLO, JOS ENRIQUE, Institucionalidad y Gobierno. Un ensayo sobre la dimen-
sin archivistica de la Administracin Pblica. Mxico: INAP/AGN Mxico 1988.
FUNDACIN HISTRICA TAVERA. Primer Borrador sobre la situacin del patrimonio documen-
tal de Amrica Latina. Madrid: Fundacin Histrica Tavera, 1999.
Mdulodos
TEMARIO
1. NATURALEZA Y COMPONENTES DE UN
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
2. INTEGRACIN DE LOS SISTEMAS
INSTITUCIONALES DE ARCHIVOS: COMPONENTES
NORMATIVOS. IMPORTANCIA Y FUNCIONES
3. FUNCIONAMIENTO BSICO DE LOS
COMPONENTES OPERATIVOS DE UN SIA
Composicin de los sistemas
institucionales de archivos
59
C
INTRODUCCIN
omo se apunt en el mdulo uno, un Sistema Institucional de
Archivos (SIA) se refere al conjunto de estructuras, funciones,
procedimientos operativos y recursos asignados al control intelectual
y material de la informacin producida y usada por los organismos gu-
bernamentales a lo largo del ciclo vital de los documentos.
Los Lineamientos Generales en Materia de
Archivos del Distrito Federal establecen la posi-
bilidad de crear funcionalmente un Sistema Insti-
tucional de Archivos dentro de cada ente pblico,
con las modalidades que resulten convenientes
para cada institucin. Estos sistemas debern
facilitar el desempeo de las actividades archi-
vsticas, promover la estandarizacin de los pro-
cesos y los instrumentos tcnicos del trabajo ar-
chivstico e impulsar la generacin de criterios, la
normatividad y el diseo de mtodos de trabajo
que hagan ms homognea la gestin de los ar-
chivos pblicos del Distrito Federal, en oposicin
a su funcionamiento como entidades aisladas.
De conformidad con los Lineamientos, el SIA
se integra a partir de dos tipos de componentes:
un componente normativo, destinado a regular y
coordinar la operacin integral del sistema, y una
estructura operativa, que se integra a partir de
diversas reas o unidades documentales y archi-
vsticas encargadas del funcionamiento cotidiano
del sistema, de acuerdo con el ciclo vital de la
informacin institucional.
Por esta razn es esencial reconocer la naturaleza, polticas de
operacin, mecanismos de trabajo y responsabilidades que deben te-
ner los componentes normativos y operativos de un SIA. A travs de
la correcta vinculacin orgnica y funcional de estos componentes es
MAPA CONCEPTUAL: MDULO DOS
60
como, en la prctica, puede instrumentarse el ejercicio del ciclo vital de
los documentos.
En el presente mdulo del manual se reconocern la naturaleza y
los mecanismos de funcionamiento de un Sistema Institucional de Ar-
chivos, para lograr un desempeo efciente de la gestin documental.
El mdulo se ha dividido en los siguientes temas:
Naturaleza y componentes de un Sistema Institucional de Ar- 1.
chivos.
Integracin de los sistemas institucionales de archivos: Compo- 2.
nentes normativos. Importancia y funciones.
Funcionamiento bsico de los componentes operativos de un SIA: 3.
Unidad Central de Correspondencia. 3.1.
Unidades de Documentacin en Trmite. 3.2.
Unidades de Archivo de Trmite. 3.3.
Unidad de Archivo de Concentracin. 3.4.
Unidad de Archivo Histrico. 3.5.
OBJETIVOS DEL MDULO
Comprender el concepto de sistema y su aplicacin en la acti- U
vidad archivstica.
Reconocer la importancia funcional de un Sistema Institucional U
de Archivos como un nuevo diseo para la gestin de docu-
mentos.
Describir a los componentes normativos y operativos de U
un Sistema Institucional de Archivos y las funciones que
desempean.
Destacar la importancia de establecer un coordinador de archi- U
vos y un Comit Institucional de Administracin de Documentos
como componentes normativos de un SIA en los entes pblicos
Todo sistema tiene
componentes, los
cuales persiguen fnes,
metas y propsitos
comunes que los
vinculan como un todo
61
Conocer el funcionamiento de los componentes operativos de U
un SIA en los entes pblicos del Distrito Federal.
NATURALEZA Y COMPONENTES DE UN SISTEMA INSTITUCIONAL DE TEMA 1.
ARCHIVOS
Todo sistema, independientemente de su objeto, es decir, de los pro-
psitos para los que se haya creado, se defne de la siguiente forma:
Sistema: Conjunto de elementos que se interrelacionan para el
cumplimiento de fnes o metas comunes.
De acuerdo con la defnicin anterior, todo sistema tiene componen-
tes y su objeto y naturaleza, por as decirlo, se asocian con la idea de
que dichos componentes persiguen fnes, metas, propsitos comunes
que los vinculen como un todo integrado y homogneo. Para ello se
interrelacionan, estableciendo un conjunto de reglas claras que optimi-
cen y protejan su funcionamiento y operacin.
Los componentes de cualquier sistema pueden variar, de acuerdo
con la naturaleza de su objeto y propsitos, pero por lo general se re-
feren al menos a tres fguras mnimas:
La organizacin del sistema. U
El funcionamiento del sistema. U
Los recursos operativos asignados al sistema. U
La organizacin del sistema hace referencia a la estructura del mis-
mo, esto es, a los componentes que constituyen el continente, por as
decirlo, del sistema. El funcionamiento del sistema se refere, por su
parte, a las responsabilidades y atribuciones que el sistema efecta
para su correcta operacin, mismas que se relacionan con la ejecucin
de los procesos y procedimientos que le dan sentido, identidad y pers-
pectiva al sistema en su conjunto. Finalmente, los recursos operativos
Los recursos
tecnolgicos son
apenas una parte
del sistema, son un
subsistema y no lo
defnen en su totalidad
62
Los sistemas, as entendidos, no tienen que ver de manera exclu-
siva con sus recursos tecnolgicos, de forma tal que, errneamente,
tienda a concebrseles limitadamente. Los recursos tecnolgicos son
apenas una parte del sistema, o si se quiere un subsistema asociado a
SISTEMA
del sistema se asocian con el capital humano y los aspectos materia-
les, tcnicos y tecnolgicos que el sistema requiere para ponerse en
marcha.
63
l, pero no defnen al sistema en su totalidad. Por eso resulta equivo-
cado asociar el concepto de sistema, nicamente con computadoras o
servicios que se brindan en forma automatizada, como los de inform-
tica, con los que habitualmente relacionamos a los sistemas.
Un sistema es, entonces, un conjunto, una totalidad compleja cuyas
partes se infuyen recprocamente, tal y como se muestra en el grfco 2,
ejemplifcando un sistema que tiene como fn comn la administracin de
personal.
De esta forma, podra entenderse tam-
bin como sistema a un organismo biolgico
o artifcial, en el que sus componentes inte-
ractan y se interrelacionan. Una institucin
gubernamental, un ente pblico, por ejem-
plo, podra caracterizarse como un sistema,
ya que cuenta con todos los elementos que
permiten describirlo como tal.
Pongamos por caso al Instituto de Acce-
so a la Informacin Publica del Distrito Fede-
ral. Esta institucin, en s misma, constituye
un sistema, pues posee tanto una estructura
como funciones y recursos que interactan
para el cumplimiento de un fn comn: ser el
rgano garante del derecho de acceso a la
informacin pblica para promover la trans-
parencia de la actividad gubernamental, la rendicin de cuentas y el
fortalecimiento de una nueva cultura de gobernabilidad democrtica en
el Distrito Federal. Para lograr estos fnes, el InfoDF cuenta, adems,
con un conjunto de reglas que garantizan y regulan su funcionamiento,
al tiempo que lo protegen jurdicamente por estar sustentadas en un or-
denamiento legal: La Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin
Pblica del Distrito Federal.
Los sistemas, consecuentemente, adems de establecer su identi-
dad, tienen un conjunto de atributos que los singularizan: pueden ser
sistemas abiertos o cerrados, adaptables o rgidos, con mecanismos
de control y supervisin internos y/o externos que los regulen, ser din-
micos o estticos, centralizados o descentralizados.
GRFICO 2. SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL
64
Si la identidad y los atributos de un sistema los extrapolamos a la ac-
tividad archivstica de cualquier institucin, tendramos que admitir que
aunque cuentan con los elementos que caracterizan a todo sistema, en
realidad los archivos no funcionan como un sistema integrado, vistos
los problemas que se abordaron en el tema dos del primer mdulo del
presente manual. En efecto, los archivos carecen de una organizacin
formal e institucionalmente defnida, lo que los hace generalmente ope-
rar como entidades aisladas; sus funciones, por otra parte, se desem-
pean al arbitrio del criterio personal en la mayor parte de los casos,
sus recursos son insufcientes o inadecuados y, en general, carecen de
reglas claras que los regulen y protejan, especialmente desde un punto
de vista jurdico, ante la ausencia casi absoluta de ordenamientos le-
gales que formalicen su actividad y los protejan en tanto instrumento y
memoria de la gestin pblica. Todas estas razones los hacen perder
de vista el fn comn que podra vincularlos como un sistema, esto es,
administrar la informacin archivstica de las instituciones a lo largo de
su ciclo vital, favoreciendo el uso de la informacin archivstica como
herramienta de gestin, memoria documental de las instituciones y ele-
mento central en las acciones de transparencia y rendicin de cuentas
pblicas.
Crear un sistema aplicado al universo de los archivos pblicos, por
tanto, no es tarea fcil. Sin embargo, como se ha visto en este manual,
es perfectamente posible y viable, tanto desde un punto de vista teri-
co y metodolgico, como desde una perspectiva instrumental.
Por su naturaleza y complejidad, un Sistema Institucional de Archi-
vos tendra que disearse defniendo su identidad en forma clara, a
partir de las consideraciones siguientes:
Fundamentarlo tericamente en la Administracin de Documen- U
tos como paradigma de su construccin.
Fundamentarlo metodolgicamente a partir del concepto del ciclo U
vital de la informacin archivstica, que permite diferenciar tanto
la estructura, como el funcionamiento integral del sistema.
Fundamentarlo instrumentalmente a partir del diseo, creacin U
y formalizacin de sus componentes, tanto de regulacin como
Los sistemas tienen
un conjunto de
atributos que los
singularizan como
abiertos o cerrados,
adaptables o rgidos,
dinmicos o estticos,
centralizados o
descentralizados
65
de operacin, al tiempo que se le dota de los recursos indispen-
sables para su funcionamiento.
Un Sistema Institucional de Archivos, as concebido, tendra que inte-
grarse con los atributos siguientes:
Ser un sistema abierto, dada U
la constante interactuacin de
sus componentes con el medio
ambiente institucional y social
del que forman parte.
Ser un sistema fexible, dados U
los constantes cambios de su
medio ambiente.
Ser un sistema dinmico, per- U
fectible y actualizable en el
tiempo.
Ser un sistema perdurable, a U
partir de su regulacin y pro-
teccin jurdica.
Ser un sistema homogneo, U
centralizado normativamen-
te y descentralizado opera-
tivamente.
En concordancia con la identidad y atributos mencionados, los com-
ponentes normativos y operativos de los sistemas institucionales de
archivos, sus funciones genricas y mecanismos de operacin, se des-
criben en los temas siguientes de este mdulo.
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
66
INTEGRACIN DE LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES DE ARCHIVOS: TEMA 2.
COMPONENTES NORMATIVOS. IMPORTANCIA Y FUNCIONES
De conformidad con la defnicin, caractersticas, identidad y atributos
que distinguen a los sistemas, en los Lineamientos Generales en Mate-
ria de Archivos del Distrito Federal (Gaceta Ofcial del D. F. 9 de Mayo
de 2007) se ha planteado integrar, con las modalidades que resulten
convenientes para cada ente pblico, un Sistema Institucional de Ar-
chivos en cada uno de ellos.
CONSTRUCCIN DE UN SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
67
La construccin de los sistemas institucionales de archivos involu-
cra la realizacin de una serie de actividades que van desde el diseo
del sistema (con base en los Lineamientos Generales pero atendiendo
a las realidades especfcas de cada ente pblico), hasta la implanta-
cin del mismo, pasando por la generacin de sus instrumentos de
trabajo, la dotacin de recursos bsicos para su operacin, la capacita-
cin del personal, la incorporacin ordenada de tecnologas, as como
la creacin de los mecanismos de regulacin normativa y jurdicos que
permitan su institucionalizacin y permanencia.
Para apoyar su construccin, los lineamientos establecen las reglas
generales que, sobre una base metodolgica comn el ciclo vital de
los documentos, harn viable la integracin de los sistemas institu-
cionales de archivos (SIA) en el Distrito Federal. En estas reglas se
establece que los SIA se integrarn con los siguientes componentes:
Componentes normativos: Una estructura de regulacin que ten-
dr un carcter normativo, integrada por dos instancias o componentes:
Una Coordinacin de Archivos (CA) o equivalente. U
Un Comit Tcnico Institucional de Administracin de Docu- U
mentos (Coteciad).
Componentes operativos: Una estructura funcional encargada de
la operacin cotidiana del Sistema Institucional de Archivos, integrada,
de conformidad con el ciclo vital de los documentos, por las instancias
o componentes siguientes:
Unidad Central de Correspondencia o equivalente. U
Unidades de Documentacin en Trmite o equivalentes. U
Unidades de Archivo de Trmite o equivalentes. U
Unidad de Archivo de Concentracin o equivalente. U
Unidad de Archivo Histrico o equivalente. U
Un Sistema
Institucional de
Archivos (SIA) debe
disearse defniendo
claramente su
identidad
68
En el tema siguiente describiremos con mayor detalle los compo-
nentes operativos de los SIA. Por el momento destacaremos la impor-
tancia y funciones de sus componentes normativos.
La Coordinacin de Archivos (CA) puede integrarse como una en-
tidad especializada, encargada de regular la normatividad archivstica
a escala institucional (esto es, dentro del ente pblico al que se en-
cuentre adscrita), as como de promover la integracin de programas
de trabajo y el diseo, desarrollo, implantacin y actualizacin de los
instrumentos de control archivstico. A su vez deber propiciar la incor-
poracin de los recursos operativos requeridos por el sistema.
Cada ente pblico, de conformidad con sus condiciones adminis-
trativas y jurdicas, crear esta unidad o designar a un coordinador
de archivos equivalente, para lo cual el artculo decimotercero de los
Lineamientos establece:
U ...ser designado por el servidor pblico que tenga facultades
legales para ello, quien, en su caso, establecer su nivel je-
rrquico y adscripcin administrativa. El responsable deber
contar con experiencia y conocimientos en archivstica y tener
aptitudes para la integracin, coordinacin, control y evaluacin
de planes, programas y proyectos en la materia.
El Coteciad, por su parte, ser un rgano colegiado, encargado de la
retroalimentacin del sistema, por lo que deber crearse y formalizarse
al interior de cada ente pblico. La integracin del Coteciad, tambin
con las modalidades que resulten convenientes en cada ente pblico,
deber hacerse con las siguientes fguras, todas ellas representativas
del Sistema Institucional de Archivos y sus diversos componentes:
Una Presidencia. U
Una Secretara Tcnica. U
Vocales. U
La construccin
de los sistemas
institucionales de
archivos involucra
actividades que van
desde el diseo hasta
la implantacin
69
De acuerdo con el artculo 24, fracciones I y II de los Lineamientos,
corresponde a este Comit:
Constituirse como el rgano tcnico consultivo, de instrumen- U
tacin y retroalimentacin de la normatividad aplicable en la ma-
teria dentro de los archivos del ente pblico y,
Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de U
coordinacin y concertacin entre sus miembros que favorez-
can la implantacin de las normas archivsticas para el mejora-
miento integral de los archivos del ente pblico.
Ms all de la formalidad jurdica establecida para estos compo-
nentes, su importancia al interior de los SIA es fundamental, en virtud
de que dichas instancias sern las encargadas de la coordinacin de
todos sus componentes, propiciando su comportamiento homogneo
e integrado, as como de evaluar, dar seguimiento a sus acciones y
propiciar que interacten efcientemente para el logro de las metas y
fnes comunes del sistema como un todo y en cada una de sus partes,
logrando que entre ellos se desarrolle un sentido de pertenencia al
sistema.
Adicionalmente, los componentes normativos de los SIA, juegan un
papel central en la vinculacin del sistema con su medio ambiente ins-
titucional y social, esto es, sern las instancias responsables de que
los sistemas institucionales de archivos cuenten con los atributos que
caracterizan a todo sistema, logrando con ello que los SIA se carac-
tericen por ser:
Abiertos. U
Dinmicos. U
Flexibles. U
Perdurables. U
Homogneos. U
La Coordinacin
de Archivos puede
integrarse como una
entidad especializada,
encargada de regular
la normatividad
archivstica a escala
institucional
70
Los sistemas institucionales de archivos funcionarn gracias a sus
componentes normativos, de manera integral, homognea y estandari-
zada, bajo la divisa de operar centralizadamente desde un punto de vista
normativo y descentralizadamente desde un punto de vista operativo.
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Y

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C
I
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En el ente pblico para el que usted colabora hay un
Sistema Institucional de Archivos con la identidad, atri-
butos y componentes que se han descrito en el presente
tema? Si su respuesta es afrmativa, cree usted que su
sistema opera efcientemente o es necesario redisearlo?
Si su respuesta es negativa, cree usted que podra inte-
grarse un Sistema Institucional de Archivos con base en los
Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito
Federal, al interior de su ente pblico? Cules cree usted
que seran las fortalezas o debilidades de un Sistema Insti-
tucional de Archivos como el que se propone? Analice estas
refexiones con sus compaeros de trabajo e integren sus
ideas en un documento.
GRFICO 3. SIA: COMPONENTES NORMATIVOS
71
FUNCIONAMIENTO BSICO DE LOS COMPONENTES OPERATIVOS TEMA 3.
DE UN SIA
Los componentes operativos de un Sistema Institucional de Archivos
constituyen, por as decirlo, la carne y la sangre del sistema en su
conjunto. Reguladas por los componentes normativos del SIA, para
evitar su funcionamiento como entidades aisladas, las diversas estruc-
turas operativas del sistema se integran homogneamente fundamen-
tando su funcionamiento en el ciclo vital de los documentos. Esto hace
posible tanto diferenciar y especializar su trabajo y el correcto uso de
los recursos que les sean asignados a lo largo del ciclo, como esta-
blecer relaciones normalizadas entre ellas y con las reas a las que
brindan sus servicios tcnicos.
Los procesos y procedimientos que efectan los componentes ope-
rativos de un SIA, dan cuerpo a las intensas relaciones recprocas que
se establecen dentro del sistema, logrando con ello un funcionamiento
estandarizado que les permite dar cumplimento a sus metas y fnes
comunes: la administracin efcaz de documentos y archivos a lo largo
del ciclo institucional de vida de la informacin archivstica.
Compartir recursos, estandarizar procesos tcnicos y procedimien-
tos administrativos, as como disear, desarrollar y usar efcazmente
instrumentos de control de la informacin archivstica y documental es
realmente posible bajo dos condiciones:
Si los componentes operativos de un SIA se apegan con ef- 1.
ciencia a las reglas que determinen los componentes normati-
vos del sistema.
Si entre ellos se desarrollan mecanismos de comunicacin que 2.
hagan posible la retroalimentacin y actualizacin de la norma-
tividad que se desarrolle en el contexto de un Sistema Institu-
cional de Archivos.
As, los componentes operativos de un SIA, adems de desarrollar
el sentido de pertenencia a un sistema mayor que los vincule y les d
orientacin y perspectiva, efectan sus actividades como partes cabal-
mente integradas y no como entidades que trabajan por su cuenta con
sus propios medios y recursos.
Gracias a sus
componentes
normativos, los sistemas
institucionales de archivos
funcionarn de manera
integral, homognea
y estandarizada
72
A travs de la ejecucin de un conjunto de procesos tcnicos y pro-
cedimientos de gestin documental (acompaados efcazmente con
una serie de instrumentos de control del trabajo archivstico), las rela-
ciones e interconexiones que establecen los componentes operativos
de un SIA permiten organizar la informacin y hacerla circular apropia-
damente por las diversas instituciones archivsticas que conforman el
Sistema Institucional de Archivos.
De conformidad con los Lineamientos, los componentes operativos o
estructura funcional de un SIA se integran con las siguientes fguras:
3.1 UNIDAD CENTRAL DE CORRESPONDENCIA
La Unidad Central de Correspondencia (UCC), conocida habitualmente
como Ofciala de Partes, es el rea encargada de manejar y controlar
la correspondencia que reciban o despachen en forma centralizada los
COMPONENTES OPERATIVOS DE UN SIA
Los componentes
operativos de un SIA
efectan sus actividades
como partes cabalmente
integradas y no como
entidades que trabajan
por su cuenta
73
entes pblicos. Muchos de ellos carecen de esta unidad, ya sea por-
que porque el volumen de la informacin que reciben o despachan no
es excesivo o porque el tamao de la institucin no la hace necesaria;
tambin porque an necesitndola su diseo e integracin no se ha
planteado organizacionalmente.
Otros Entes, en cambio, cuentan con una y a veces hasta dos o
ms ofcialas de partes, trabajando cada una de
ellas con controles y mecanismos de recep-
cin y despacho muy diversos, por lo que
requieren de la homologacin o estan-
darizacin de sus procesos y procedi-
mientos de trabajo.
Debido a ello, la creacin o fortale-
cimiento de este componente operativo
de un SIA deber estar acorde con las
necesidades de cada ente pblico.
En concordancia con los Linea-
mientos Generales en Materia
de Archivos del Distrito Fede-
ral, estas reas debern des-
empear las funciones b-
sicas que se establecen
para ellos (Artculo 25):
PROBLEMAS, SI HAY DOS O MS OFICIALAS DE PARTES
74
Participar en la elaboracin de los instrumentos de control de la U
correspondencia (formatos de registro de entrada y salida de la co-
rrespondencia; controles de distribucin, vas de despacho etc.).
Recibir, revisar, registrar y controlar la correspondencia que in- U
grese o egrese del ente pblico en forma centralizada.
Turnar y distribuir oportunamente la documentacin que recibe U
a las reas o unidades administrativas a las que van dirigidas.
3.2 UNIDADES DE DOCUMENTACIN EN TRMITE
La Unidad de Documentacin en Trmite (UDT) es un componente
bsico en la operacin de un SIA. Cada unidad administrativa debe
contar con un solo servicio de Documentacin en Trmite. Las uni-
dades de Documentacin en Trmite, pueden brindar de ma-
nera conjunta, tanto los servicios de correspondencia que
ingresen o egresen a las reas a las
que se encuentren adscritas (sea que
dicha correspondencia la hayan reci-
bido de la UCC o en forma directa),
as como encargarse de los servicios
de control de gestin, con el
objeto de garantizar que
toda la correspondencia
o los asuntos en trmite
dentro de la unidad admi-
nistrativa, sean atendidos en
tiempo y forma, de conformidad
con las instrucciones que se es-
tablezcan para el efecto.
Para estar en condicio-
nes de garantizar un efi-
ciente servicio de control
de correspondencia en
trmite y gestin de los
asuntos, corresponde a
UNA EFICIENTE DOCUMENTACIN EN TRMITE
75
estas unidades el ejercicio de las funciones siguientes, de conformi-
dad con los Lineamientos referidos (Artculo 26):
Participar en el desarrollo de la normatividad que se establezca U
dentro del SIA para el desempeo de sus actividades (diseo
de controles de correspondencia y mecanismos de control de
gestin, manuales de operacin, diseo e implantacin de pol-
ticas para la tramitacin de asuntos, etc.).
Recibir, revisar, registrar y controlar la correspondencia que in- U
grese o egrese a su rea de adscripcin.
Turnar la correspondencia a las reas y funcionarios tramitado- U
res, siguiendo las polticas de control de gestin que se esta-
blezcan en su institucin.
3.3 UNIDADES DE ARCHIVO DE TRMITE
Las unidades de Archivo de Trmite constituyen un componente cen-
tral en el funcionamiento de un SIA. Dentro de cada unidad adminis-
trativa adscrita a los entes pblicos debe estructurarse orgnica o fun-
cionalmente un servicio nico de archivo de trmite, con el objeto de
combatir la dispersin que en este aspecto prevalece en muchas de
ellas en el manejo de su informacin.
Lo habitual es que en cada Unidad Administrativa o rea los ar-
chivos sean manejados por personal secretarial o por los propios
funcionarios o empleados administrativos o tcnicos que en ellas
laboran, trayendo como consecuencia, por un lado, la dispersin
de la informacin documental, la organizacin personalizada de la
informacin y el control patrimonialista de los expedientes y los ar-
chivos de cada rea.
Por otra parte, el manejo no especializado de los servicios archi-
vsticos en las ofcinas provoca (adems de la produccin excesiva de
documentos y la mala integracin de los expedientes, la mayor parte
de los cuales se manejan sin un cdigo clasifcador uniforme), un uso
defciente de la informacin archivstica como herramienta de gestin,
esto es, como recurso esencial para la tramitacin de asuntos. Al mis-
mo tiempo se dejan acumular en los escasos espacios de ofcina de
El concepto de
archivo hace
alusin al conjunto
orgnico y organizado
de informacin
76
manera anrquica y sin el uso de controles tcnicos que permitan su
plena identifcacin, agrupacin, descripcin y valoracin tcnicas.
Cada Archivo de ofcina, en consecuencia, representa una entidad
aislada que carece de formalidad institucional, como se apunt en el
primer mdulo del presente manual.
Para combatir la dispersin e improvisacin en el funcionamiento de
los archivos de trmite previamente descrito, en el Distrito Federal los
Lineamientos establecen la necesidad de que los archivos de Trmite
operen en forma estandarizada y uniforme. Para ello deben desarrollar
instrumentos de control, mtodos y sistemas tcnicos que hagan po-
sible la correcta administracin de los documentos de archivo de uso
cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones
de cada rea administrativa, esto es, para el manejo de la informacin
archivstica que se encuentra en la primera fase o edad del ciclo vital
de los documentos.
Cabe destacar que integrar un servicio de Archivo de Trmite en
cada unidad administrativa en los entes pblicos no implica necesa-
riamente crear un archivo fsicamente reunido en un solo espacio,
esto es, un archivo centralizado. Recurdese que el concepto de ar-
chivo hace alusin al conjunto orgnico y organizado de informacin,
por lo que el espacio fsico en el que se resguarda, representa nica-
mente el depsito en el que se conserva. De esta forma un Archivo de
Trmite puede considerarse como un servicio nico e integrado con
independencia de los espacios en los que se depositen sus acervos.
As, en una unidad administrativa podr haber varios espacios para
resguardar archivos, segn el nmero de ofcinas que dicha unidad
tenga bajo su tramo de control, pero los archivos slo podrn ser cali-
fcados como tales si se encuentran uniformemente organizados, esto
es, si entre ellos se comparten los mismos mtodos, sistemas e instru-
mentos de control archivstico.
Las unidades de Archivo de Trmite por tanto podrn operar des-
centralizadamente en cada ofcina adscrita a cualquier unidad adminis-
trativa, pero centralizadamente desde un punto de vista normativo.
Lo ideal, desde luego, sera que los archivos de Trmite se reunie-
ran en un solo espacio, para as cumplir con las tres acepciones que
Lo habitual es que en cada
Unidad Administrativa
o rea los archivos
sean manejados por
personal secretarial
o por los propios
funcionarios o empleados
administrativos o tcnicos
que en ellas laboran
77
pueden designarse para la palabra archivo en un sentido conceptual,
espacial e institucional:
Defnicin conceptual: archivo como conjunto orgnico y organi- U
zado de informacin.
Defnicin espacial: archivo como lugar, como espacio fsico en U
el que se depositan sus acervos.
Defnicin institucional: archivo como entidad, esto es, como U
institucin archivstica.
De acuerdo con lo anterior y en el marco de los Lineamientos Ge-
nerales en Materia de Archivos del Distrito Federal, corresponde a
las unidades de Archivo de Trmite el desempeo de las siguientes
funciones:
Artculo 27. Son funciones de los Archivos de Trmite o equi-
valente:
Coadyuvar con el Coordinador de Archivos o equivalente I.
del Ente Pblico en el desarrollo, instrumentacin y actua-
lizacin de la normatividad archivstica aplicable a escala
institucional y, particularmente, en la que se instrumente
para los Archivos de Trmite;
Integrar o coadyuvar en la integracin en las reas gene- II.
radoras, los expedientes asociados a la gestin institucio-
nal del rea Administrativa de adscripcin, recibindolos
de ellas para su clasifcacin, ordenacin, descripcin,
resguardo y para facilitar el acceso, valoracin y transfe-
rencia de la documentacin al Archivo de Concentracin
del Ente Pblico.
78
3.4 UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIN
La Unidad de Archivo de Concentracin juega un importante papel en
la Administracin de Documentos de cualquier ente pblico. Por un
lado constituye, por as decirlo, una vlvula de escape que resguarda
a los diversos archivos que le transferen las unidades de Archivo de
Trmite, desahogando a stas de documentacin que ya no tiene un
uso constante en las ofcinas.
Por otra parte, a diferencia de los archivos de Trmite, la Unidad
de Archivo de Concentracin s debe contar preferentemente con un
solo espacio para la ordenacin y conservacin precautoria de la infor-
macin archivstica que habiendo concluido con su utilidad de gestin
debe resguardarse en el Archivo de Concentracin dados sus valores
primarios de carcter legal o fscal.
Este componente operativo de un SIA resulta esencial en los proce-
sos de circulacin de la informacin archivstica, pues adems de cum-
plir con las tareas mencionadas debe encargarse de facilitar el acceso
a la informacin que resguarda y preparar la transferencia secundaria
de la documentacin que en concordancia con el catlogo de dispo-
sicin documental, principal instrumento de trabajo de la valoracin
documental, posea valores de conservacin permanentes, es decir
histricos, y que por tanto deba ser transferida a la Unidad de Archivo
Histrico del ente pblico.
Es en la Unidad de Archivo de Concentracin en donde, adems,
se determinan, con arreglo igualmente al Catlogo de Disposicin Do-
cumental y los calendarios de caducidades de la documentacin, los
procesos de depuracin y baja de la documentacin que no posea va-
lores secundarios o histricos, esto es, valores residuales a los que
motivaron su produccin y uso institucional.
Lejos de la imagen peyorativa que an prevalece para este tipo de
entidades archivsticas, a las que se les califca errneamente como
archivos muertos, los Archivos de Concentracin constituyen centros
de informacin institucional que deben ser cuidados en forma extrema,
en lugar de mantenerlos como frecuentemente ocurre en la actualidad,
en oscuras y malolientes bodegas.
79
Los procesos de gestin documental y los procedimientos operati-
vos que desempea una Unidad de Archivo de Concentracin son muy
diversos y delicados, pues en su carcter de unidad responsable de
la administracin de documentos de archivo que se encuentran en la
fase semiactiva del ciclo vital de los documentos debe contar con ins-
trumentos de control efcientes que le permitan mantener un adecuado
control tcnico y fsico de la documentacin bajo su resguardo.
De conformidad con el artculo 28 de los Lineamientos Genera-
les en Materia de Archivos del Distrito Federal, son funciones de
la Unidad de Archivo de Concentracin las siguientes:
institucional y, particularmente, la que correspondan al Ar-
chivo de Concentracin;
Operar los servicios para la administracin y control II.
de los documentos de archivo en etapa Semiactiva del
Ente Pblico, encargndose de la coordinacin, organi-
zacin y control de los procesos de transferencias pri-
marias y la ordenacin y ubicacin topogrfca de los
acervos Semiactivos;
Establecer el calendario de caducidades de los documen- III.
tos de archivo bajo su resguardo y efectuar los procesos
de disposicin documental y el prstamo de expedientes
en la etapa Semiactiva, en coordinacin con los Archivos
de Trmite del Sistema, y
Llevar a cabo, en su caso, los procesos de transferen- IV.
cia secundaria de los documentos de archivo que hayan
prescrito en sus valores primarios, administrativos, lega-
les o fscales, elaborando las actas administrativas que
correspondan, en coordinacin con la Unidad de Archivo
Histrico Institucional.
En la Unidad de Archivo
de Concentracin se
determinan los procesos
de depuracin y baja
de la documentacin
sin valores secundarios
o histricos
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El archivo de concentracin del ente pblico donde us-
ted labora realiza las actividades descritas para esta Unidad
o es slo una bodega de papeles, un archivo muerto? Co-
mente este tema con sus compaeros de trabajo.
3.5 UNIDAD DE ARCHIVO HISTRICO
La Unidad de Archivo Histrico constituye el ltimo
eslabn de la cadena, si vale el uso de este trmino,
de un Sistema Institucional de Archivos. Con frecuen-
cia escuchamos decir a los funcionarios pblicos de
cualquier institucin que los Archivos son importantes
porque son la memoria de los actos de gobierno, sin
embargo, son muy pocos los Archivos Histricos for-
malmente establecidos en las instituciones pblicas
en cualquier nivel de gobierno, particularmente en el
Distrito Federal.
La Unidad de Archivo Histrico resguarda la me-
moria institucional, por lo que sta debe estar bien
organizada y dispuesta para otros usos distintos a los
institucionales. Los archivos histricos son fuente de la
investigacin y el desarrollo de estudios en todos los m-
bitos del conocimiento humano, por lo que contar con ellos
representa un objetivo primordial de todos los proce-
sos asociados a la Administracin de Documentos
y la gestin de archivos.
En los archivos histricos debe resguardarse,
organizarse y difundirse la memoria histrico-
documental de las instituciones, las evidencias
y testimonios de su evolucin jurdica y adminis-
trativa. Por eso en esta tercera fase del ciclo de
los documentos resulta indispensable desarrollar LA MEMORIA INSTITUCIONAL ES UN SISTEMA
81
una serie de instrumentos de trabajo que permitan el acceso social a
la informacin archivstica, en benefcio de la memoria colectiva y la
cultura de transparencia y rendicin de cuentas.
Desde el punto de vista de su divulgacin, los archivos histricos
desempean un conjunto de actividades que les otorgan dinamismo
y proyeccin, tanto a ellos como a la institucin que los produjo. Esto
revela que no deben ser entidades estticas, ms parecidas a un
panten que a un museo. De ah la necesidad de impulsar una nueva
cultura de los archivos que los acerque al ciudadano y potencie su
consulta social.
Desde un punto de vista tcnico, los archivos histricos desempe-
an un conjunto de actividades complejas y delicadas, asociadas al
manejo efciente de la memoria documental. Por ello, los Lineamientos
Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal establecen que
en todos los entes pblicos del Distrito Federal se integren unidades
institucionales de Archivo Histrico (con arreglo a las modalidades ad-
ministrativas y jurdicas que en ellos prevalezcan), a efecto de cubrir
todo el espectro de las operaciones archivsticas, esto es, el cumpli-
miento exacto del ciclo vital de los documentos.
De conformidad con el artculo 20 de los Lineamientos, las funcio-
nes esenciales de una Unidad de Archivo Histrico son las siguientes:
Organizar, describir, conservar, preservar, administrar y divulgar
la memoria documental institucional.
Para cumplir efcazmente con estas funciones, el artculo 29 de los
propios lineamientos establece que corresponde a las unidades de Ar-
chivo Histrico integradas a cada uno de los entes pblicos del Distrito
Federal, el desempeo de las responsabilidades siguientes:
La Unidad de Archivo Histrico constituye
el ltimo eslabn de la cadena de un
Sistema Institucional de Archivos
82
Artculo 29. Son funciones de la Unidad de Archivo Histrico o
equivalente:
institucional y, particularmente, la que corresponda al Ar-
chivo Histrico del Ente Pblico;
Recibir y controlar los documentos de archivo que le re- II.
mita, mediante el proceso de transferencia secundaria, la
Unidad de Archivo de Concentracin del Ente Pblico y
organizar los Fondos, Secciones y Series que constituyan
su acervo, de conformidad con el principio de procedencia
y orden original y la normatividad aplicable en la materia
a escala institucional, as como en concordancia con las
mejores prcticas y normas internacionales para la des-
cripcin, normalizacin del acceso, conservacin, preser-
vacin y divulgacin social y cultural del archivo histrico
del Ente Pblico;
Elaborar la Gua General de Fondos del Archivo Histri- III.
co del Ente Pblico y los catlogos, inventarios, ndices y
controles indispensables para el manejo de la documen-
tacin histrica de la institucin, y
Establecer, en el marco de los programas de desarrollo IV.
archivstico del Ente Pblico, programas para la difusin
del archivo histrico institucional.
Con la estructuracin de los componentes operativos de un SIA en
los entes pblicos del Distrito Federal podr, consecuentemente, inte-
grarse un sistema que cuente con la identidad y atributos que distin-
guen a todo sistema.
En los archivos
histricos debe
resguardarse,
organizarse y
difundirse la memoria
histrico-documental
de las instituciones
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Considera usted que es necesario integrar un Archi-
vo Histrico en el ente pblico en el que usted colabora?
Comente el tema con sus compaeros y aporten sus ideas
y recomendaciones a la Coordinacin de Archivos de su
institucin.
GRFICO 4. COMPONENTES OPERATIVOS DE UN SIA
84
SNTESIS
Con base en el ciclo vital de los documentos, la construc-
cin de sistemas institucionales de archivos representa un
arduo y complejo proceso de trabajo para los entes pbli-
cos del Distrito Federal. No es tarea fcil comprender su
signifcado, la importancia y el papel que juegan en el des-
empeo de las actividades archivsticas como continente
en el que deben llevarse a cabo todas las operaciones y
procesos de gestin documental. Sobre todo por el mane-
jo subjetivo, personal y patrimonialista que an distingue
el funcionamiento de los archivos.
Vencer las inercias, las falsas tradiciones administra-
tivas en la produccin, control, organizacin y uso de la
informacin documental, as como el desdn con que es
vista la labor de archivos (frecuentemente asociada a la
idea de que carece de inters intelectual y de que se trata
slo de una actividad emprica concentrada en el embo-
degamiento de papeles viejos) impide ver con sufciencia
no slo el valor de los archivos como memoria histrica,
sino, incluso, su utilidad como herramienta de gestin y
recurso esencial para el desarrollo de una real cultura de
Los Archivos establecen relaciones tcnicas y admi-
nistrativas frecuentes, no slo entre ellos, sino con el en-
torno institucional del que forman parte. El desempeo de
sus actividades aglutinadas como sistema de informacin
har posible su uso intensivo tanto para documentar los
procesos de gestin de la Administracin Pblica, como
para construir la memoria de las propias instituciones de
gobierno. Hacer posible que los archivos dejen de ser is-
las en las que se utilizan instrumentos de trabajo informa-
les y poco efcientes para el control de la documentacin
que se produce en forma explosiva, requiere de la inte-
gracin de sistemas, por lo que comprender la identidad
85
y atributos de stos, as como aplicarlos al universo de
los archivos resulta una labor a emprender ms temprano
que tarde en los entes pblicos del Distrito Federal.
Reconocer los mecanismos de operacin, los compo-
nentes normativos y operativos de un Sistema Institucio-
nal de Archivos y sus interacciones funcionales, represen-
ta uno de los mayores retos incluidos en los Lineamientos
Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal.
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AUTOEVALUACIN
Cuestionario sobre los contenidos generales del mdulo dos, Compo-
sicin de los sistemas institucionales de archivos.
Mencione qu es un sistema. Escoja una opcin: 1.
Un conjunto de elementos que se interrelacionan para el cumpli- A.
miento de fnes y propsitos comunes.
Computadoras y software de informtica. B.
Manuales de organizacin y procedimientos. C.
Seale los atributos de un sistema. Escoja una opcin: 2.
Entidades normativas, operativas y procesos. A.
Abierto, dinmico, fexible. B.
Ciclo vital de los documentos. C.
En qu se fundamenta la construccin de un Sistema Institu- 3.
cional de Archivos? Escoja una opcin:
En el ciclo vital de los documentos. A.
En los manuales de organizacin. B.
En los componentes operativos del sistema. C.
Qu tipo de componente es la Coordinacin de Archivos? 4.
Escoja una opcin:
Operativo del Sistema Institucional de Archivos. A.
Abierto de un sistema. B.
Normativo del Sistema Institucional de Archivos. C.
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Qu elementos bsicos componen un sistema? Escoja una 5.
opcin:
La organizacin, funciones y recursos operativos de un sistema. A.
Las tecnologas de la informacin. B.
Los procesos de trabajo del sistema. C.
Cules son los componentes operativos de un Sistema Insti- 6.
tucional de Archivos? Escoja una opcin:
Las unidades centrales de Correspondencia, las unidades de A.
Documentacin en Trmite, la Unidad de Archivo de Concentra-
cin y la Unidad de Archivo Histrico.
El Coteciad, la Unidad Coordinadora de Archivos y los Linea- B.
mientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal.
Los procedimientos y la normatividad de los archivos. C.
Qu tipo de componente es la Unidad de Documentacin en 7.
Trmite? Escoja una opcin:
Operativo del SIA. A.
Normativo del SIA. B.
La Unidad de Archivo de Concentracin. C.
Qu provoca el manejo no especializado de los archivos? 8.
Escoja una opcin:
La excesiva produccin de documentos y la mala integracin de A.
expedientes.
La integracin de un Sistema Institucional de Archivos. B.
El control de gestin automatizado. C.
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Qu diferencia a la Unidad de Archivo de Concentracin de la 9.
Unidad de Archivo Histrico? Escoja una opcin:
Maneja la documentacin activa de las instituciones. A.
Maneja la documentacin de valor permanente de las instituciones. B.
Maneja la documentacin semiactiva de las instituciones. C.
Cules son los componentes normativos de un Sistema Ins- 10.
titucional de Archivos? Escoja una opcin:
La Unidad Central de Correspondencia. A.
La Unidad Coordinadora de Archivos y el Coteciad. B.
El Sistema Institucional de Archivos. C.
REFERENCIAS
CRUZ MUNDET, JOS RAMN, La gestin de documentos en las organizaciones / Jos Ra-
mn Cruz Mundet, Madrid: Pirmide, DL. 2006.
La Administracin Moderna de Archivos y la Gestin De Documentos: el Prontuario
Ramp / Recopilado Por Peter Walme con la Asistencia de un Grupo de Trabajo del C.I.A.
[Para el] Programa General de Informacin y Unisist Pars UNESCO, 1985.- 532 P.
RAMREZ DELEN JOS ANTONIO, Administracin de Documentos: Elementos centrales
para su discusin metodolgica. Revista del Archivo Nacional de Costa Rica. San Jos
de Costa Rica, 2005 Ao LXIX pp. 51 69 ISSN 1409-02.
RHOADS, JAMES B., La Funcin de la Gestin de Documentos y Archivos en los Sistemas
Nacionales de Informacin / James B. Rhoads [Bogot, Colombia]: Archivo General de
la Nacin, 1995.
Mdulotres
TEMARIO
1. PRODUCCIN E INTEGRACIN DE LA
INFORMACIN ARCHIVSTICA
2. CLASIFICACIN Y ORDENACIN ARCHIVSTICA
3. DESCRIPCIN DOCUMENTAL
4. VALORACIN Y DISPOSICIN
5. CONSERVACIN, PRESERVACIN
Y DIFUSIN ARCHIVSTICA
Los procesos documentales
y archivsticos: concepto,
mtodo e instrumentos
91
E
INTRODUCCIN
n el mdulo anterior se ha expuesto la importancia
de los sistemas institucionales de archivos como el
continente, por as llamarlo, a travs del cual se lle-
van a cabo un conjunto de procesos y procedimientos
de gestin documental que materializan e instrumentan
en la prctica cotidiana de los archivos el ejercicio del
ciclo vital de la Informacin archivstica. Los procesos
documentales constituyen, por as llamarlo tambin, el
contenido del sistema, mismos que le dan identidad,
sustancia y proyeccin.
Los procesos documentales y archivsticos y los pro-
cedimientos administrativos con que se efectan en el
quehacer cotidiano de las instituciones, constituyen ac-
tos concatenados que se infuyen recprocamente, por
lo que la ejecucin de los mismos en los diversos com-
ponentes de un Sistema Institucional de Archivos debe
efectuarse en forma integral y estandarizada. Para ello
resulta esencial disear, desarrollar, instrumentar y ac-
tualizar constantemente una serie de instrumentos de
control archivstico, as como un conjunto de criterios,
mtodos y sistemas de trabajo que unifquen normativa-
mente el desempeo de las actividades archivsticas a
lo largo del ciclo vital de los documentos.
En el presente mdulo se abordarn de manera gene-
ral los principales procesos de la gestin documental, enfa-
tizando su importancia conceptual, metodolgica e instru-
mental, as como la necesidad de que los entes pblicos del
Distrito Federal, con base en los Lineamientos Generales
en Materia de Archivos del Distrito Federal recientemente
emitidos, diseen, desarrollen e instrumenten la normativi-
dad tcnica y los instrumentos de control archivsticos que
se requieren para el efcaz funcionamiento de los archi-
vos institucionales como sistema de informacin.
MAPA CONCEPTUAL: MDULO TRES
92
Para desahogar los contenidos del presente mdulo se abordarn
los temas siguientes:
Produccin e integracin de la informacin archivstica. 1.
Clasifcacin y ordenacin archivstica. 2.
Descripcin documental. 3.
Valoracin y disposicin. 4.
Conservacin, preservacin y difusin archivstica. 5.
OBJETIVOS DEL MDULO
Comprender los procesos archivsticos bsicos y sus fundamen- U
tos tericos, metodolgicos e instrumentales, para aplicarlos en
los archivos de un sistema institucional.
Reconocer los principales aspectos que deben normarse en U
materia de produccin e integracin de la informacin archivs-
tica de las instituciones.
Conocer los aspectos esenciales de la clasifcacin archivstica U
y la necesidad de instrumentar criterios y mtodos para su de-
sarrollo institucional.
Reconocer las caractersticas e importancia de los instrumentos U
de descripcin documental bsicos para la organizacin, control
y acceso a la informacin archivstica.
Conocer los aspectos esenciales de la valoracin y la disposi- U
cin documental y sus instrumentos archivsticos resultantes,
para la efectiva circulacin de la informacin archivstica en un
Sistema Institucional de Archivos y la determinacin de las vi-
gencias documentales y los procesos de seleccin y depuracin
de archivos.
Reconocer los aspectos bsicos a tener en cuenta para la con- U
servacin y preservacin de la informacin archivstica, as
como la importancia de la difusin de los archivos en el fomento
de una nueva cultura en la materia, tanto a nivel institucional
como social.
93
PRODUCCIN E INTEGRACIN DE LA INFORMACIN ARCHIVSTICA TEMA 1.
En el Mdulo uno se expuso que los archivos padecen un serio pro-
blema de explosin documental y las causas que lo motivan, mismas
que en todo plan estratgico de Administracin de Documentos deben
atacarse frontalmente, a efecto de favorecer una generacin ms con-
trolada de documentos, particularmente dentro de los entes pblicos
del Distrito Federal. La construccin de los sistemas institucionales
de archivos contribuye decididamente a dicho propsito, as como al
desempeo integral de todos los procesos archivsticos, en virtud de
diferenciar y especializar el tratamiento de la documentacin a lo largo
del ciclo vital de la misma.
Adems de combatir las causas de la excesiva produccin de docu-
mentos, es necesario atender otro problema consustancial a ella, aso-
ciado a la mala integracin y agrupacin de la informacin documental.
Como se seal tambin en el tema tres del Mdulo uno, la organiza-
cin de archivos conlleva una serie de agrupaciones sucesivas de la
informacin archivstica, que transitan del documento a la formacin de
expedientes, de stos a la formacin de series documentales y de las
series a la formacin de archivos, concebidos stos como conjuntos
orgnicos y organizados de informacin. Sin embargo, estos procesos
que podran resultar de lgica comn, no lo son tanto al interior de
las administraciones pblicas, en prcticamente todos los niveles de
gobierno.
Los documentos, cuyo contexto y contenido debera facilitar su
agrupacin en expedientes, carecen con mucha frecuencia de la infor-
macin bsica que lo permita, de modo que al producirse sea para
la atencin de trmites, para la administracin de los recursos institu-
cionales o bien como parte de las funciones sustantivas de cualquier
institucin, no quedan integrados al expediente que les corresponde,
y stos, con frecuencia tambin, en lugar de integrar la informacin
de un solo asunto, tema o materia o de un solo proceso de gestin,
contienen asuntos diversos o generalidades que impiden su iden-
tifcacin, agrupacin y sistematizacin efciente, esto es, su correcta
clasifcacin archivstica.
Si los expedientes
no se integraron
adecuadamente es
imposible clasifcarlos
de manera correcta
94
De esta forma, podra decirse que muchas ofcinas pblicas cuen-
tan con los documentos que produce la gestin institucional regular,
pero no necesariamente puede afrmarse que cuenten con expedien-
tes integrados en forma lgica, esto es, por asunto, tema o materia, y
en forma cronolgica, siguiendo la secuencia en la que fueron produci-
dos los documentos que los integran.
Por otra parte, si los expedientes no se integraron adecuadamen-
te, tambin es prcticamente imposible clasifcarlos apropiadamente y
agruparlos en la serie documental con la que deberan relacionarse.
En otras palabras, no se puede asociarlos a la funcin genrica de la
que deriva su creacin, difcultando as la integracin de archivos en
su defnicin conceptual como conjuntos orgnicos y organizados de
informacin.
Esta es la razn por la que desde hace varias dcadas mucha de
la informacin documental de las instituciones pblicas se maneja en
forma individualizada, rompiendo con la estructura de agrupaciones
sucesivas de la informacin que debera serles consustancial. sta es
tambin la razn por la cual resultan crticos su correcta organizacin y
su manejo, pues tanto la excesiva produccin de documentos como su
mala integracin y agrupacin difcultan la generacin de instrumentos
tcnicos que faciliten su control intelectual y material.
Para responder a los problemas planteados resulta necesario:
Establecer polticas claras en el manejo de la documentacin, a)
con el objeto de inhibir la excesiva produccin de documentos.
Establecer mecanismos y procedimientos operativos efcientes b)
para favorecer la correcta integracin y agrupacin de la infor-
macin archivstica.
Controlar la produccin de documentos no es tarea fcil, ya que en
las administraciones pblicas prevalecen vicios ancestrales concentra-
dos alrededor de la administracin patrimonialista de la informacin. Sin
embargo puede ser factible gradualmente si se introduce en el universo
de los archivos una nueva cultura institucional para su manejo, adems
de instrumentarse polticas y procedimientos adecuados de la gestin
de los documentos. As, parece conveniente atacar la produccin
Es indispensable un
adecuado sistema
de clasifcacin
archivstica que permita
la plena identifcacin,
agrupacin y
sistematizacin de la
informacin documental
95
de documentos tomando, entre otras, las medidas que se enuncian a
continuacin:
Establecer polticas que inhiban la reproduccin anrquica de U
documentos (fotocopiado abusivo, marcado excesivo de copias
a funcionarios o reas que no tienen que ver con la tramitacin
de los asuntos).
Realizar un uso adecuado de tecnologas para facilitar mecanis- U
mos de comunicacin y control de gestin, evitando la genera-
cin de papeles para controlar papeles.
Redisear procesos de gestin e introducir medidas de simplif- U
cacin administrativa.
Formular manuales tcnicos que favorezcan la calidad de la U
gestin documental y los procesos archivsticos.
Por otra parte, en relacin con la integracin y agrupacin de la
informacin documental, resulta indispensable establecer ante todo
un adecuado sistema de clasifcacin archivstica que permita la plena
identifcacin, agrupacin y sistematizacin de la informacin docu-
mental, cuestin que se ver ms ampliamente en el tema siguiente
del presente modulo, as como reconocer la secuencia operativa en la
integracin y asociacin de los documentos.
En relacin con esta ltima puede afrmar-
se que toda accin institucional, todo proceso
de gestin produce documentos. Regularmen-
te todo proceso de gestin inicia con la gene-
racin, al menos, de un documento que la ori-
gina, al cual se le asociarn, de conformidad
con su contexto y contenido, otros documen-
tos que se referan al mismo asunto, tema o
materia. As se integra la fgura del expediente.
(Ver grfco 5)
GRFICO 5. FORMACIN DE EXPEDIENTES
96
Buena parte de los procesos de gestin, adems, se encuentran re-
gulados por alguna disposicin jurdica o jurdico-administrativa, lo que
los convierte en procesos que se desempean cotidianamente en virtud
de las atribuciones o funciones genricas que por mandato legal se le
otorgan a las instituciones pblicas, y dentro de ellas a las ofcinas o
unidades administrativas a las que corres-
ponde atender los asuntos, segn las
divisiones organizacionales que la institu-
cin tenga determinadas en su reglamen-
tacin interna. De esta forma, al asociar
los asuntos con las funciones de las que
deriva su creacin, desde la ptica archi-
vstica est teniendo lugar la formacin de
expedientes y su agrupacin con la serie a
la que corresponden. (Ver grfco 6)
Cabe destacar tambin que ninguna
ofcina gubernamental tiene asignada una sola funcin, sino varias.
Esto les hace producir varias series o subseries documentales, cuya
agrupacin dar paso a la formacin del Archivo de la ofcina o unidad
administrativa correspondiente. (Ver grfco 7)
La secuencia ope-
rativa en la asociacin y
agrupacin de documen-
tos descrita, evidentemen-
te se relaciona con todos
los procesos de gestin
de cualquier institucin,
por lo que todas las uni-
dades administrativas
u ofcinas tienen asig-
nadas funciones o atri-
buciones qu desempe-
ar. Con base en ellas
es que van integrando
sucesivamente sus do-
cumentos, expedientes,
GRFICO 6. FORMACIN DE SERIES DOCUMENTALES
GRFICO 7. FORMACIN DE ARCHIVOS
97
series y archivos. stos, adems de concebirse como conjuntos or-
gnicos y organizados de informacin, deben entenderse como insti-
tuciones archivsticas formalmente establecidas que, para operar en
forma estandarizada, son susceptibles de organizarse como Sistema
Institucional de Archivos.
La agrupacin de documentos se realiza efcientemente si adems
de establecer procedimientos estandarizados en el manejo de la docu-
mentacin se cuenta con sistemas y mtodos que permitan su control
tcnico, especialmente en materia de clasifcacin, descripcin y valo-
racin documental. Estos procedimientos se describen en sus aspec-
tos bsicos en los siguientes temas del presente mdulo.
E
J
E
R
C
I
C
I
O

D
E

R
E
F
L
E
X
I
N

Y

A
C
C
I
N
Verifque si en los archivos de su institucin los expedien-
tes de los diversos asuntos se agrupan en series documen-
tales, esto es, a la funcin genrica por la cual se producen.
Si no fuera el caso, proponga soluciones al respecto.
CLASIFICACIN Y ORDENACIN ARCHIVSTICA TEMA 2.
La secuencia operativa en la agrupacin de la informacin documental
depende en grado extremo del sistema de clasifcacin archivstica y
de los mtodos de ordenacin asociados a ella. Como se ha dicho,
la clasifcacin representa la columna vertebral de la Administracin
de Documentos, ya que permite hacer ms homognea la operacin
de los archivos, en la medida en que estructura desde su origen los
registros documentales, permitiendo su total identifcacin, agrupacin
La clasifcacin
archivstica es un
sistema que permite
aprovechar al mximo
la informacin
documental
98
y sistematizacin, con el establecimiento de instrumentos y cdigos ad
hoc, y de acuerdo con su procedencia estructural y funcional.
La clasifcacin archivstica no es solamente una agrupacin y se-
paracin de papeles por sus similitudes o diferencias, sino un sistema
que permite aprovechar al mximo la informacin documental para el
ejercicio de la gestin pblica. La clasifcacin archivstica contribuye
decididamente a la normalizacin de todos los procesos de gestin
documental, dado que infuye tanto en el campo de la descripcin ar-
chivstica como en el de la valoracin documental, y especialmente en
la recuperacin efciente de la informacin en cualquiera de las etapas
de su ciclo vital.
De este modo, as como el Sistema Institucional de Archivos consti-
tuye la estructura orgnica de los archivos, los procesos de clasifcacin,
descripcin y valoracin constituyen su estructura tcnico-funcional.
En general, el concepto de Clasifcacin alude a la defnicin
siguiente:
Clasifcacin: Proceso que permite identifcar, agrupar y siste-
matizar, por sus clases y diferencias, a los elementos individua-
les de una poblacin o universo dado.
De acuerdo con esta defnicin, cualquier grupo, poblacin o univer-
so dado puede clasifcarse. Un grupo de alumnos de un saln de cla-
se, por ejemplo, podra clasifcarse de la siguiente forma: Se identifca
al total de alumnos que componen esa poblacin dada. Posteriormente
se agrupa dicha poblacin por sus similitudes y diferencias (hombres
y mujeres), y una vez hecho esto se puede sistematizar la informa-
cin asociada a cada grupo, especialmente en relacin con cada uno
de los elementos individuales que componen al conjunto. Del mismo
modo, podemos clasifcar cualquier poblacin (sean animales, plantas
u objetos en general), de tal forma que el concepto puede aplicarse a
cualquier universo dado.
Si se extrapola el concepto clasifcacin al universo de los archi-
vos, esto es, al conjunto orgnico y organizado de informacin, puede
afrmarse que los elementos individuales de dicha poblacin sern los
La agrupacin de
documentos se realiza
efcientemente si se
cuenta con sistemas
y mtodos que
permitan clasifcarlos,
describirlos y valorarlos
documentalmente
99
documentos, los cuales se identifcan por el asunto de que tratan, se
agrupan al expediente que les corresponde y se sistematizan en la
serie documental con la que se encuentran asociados. Todo ello me-
diante la utilizacin de cdigos que permitan la ejecucin controlada
del proceso clasifcatorio.
INTEGRACIN DE LA INFORMACIN ARCHIVSTICA
100
Ahora bien, toda vez que la informacin archivstica es orgnica,
esto es, que deriva del ejercicio de funciones que por mandato jurdico
se le asignan a estructuras formalmente establecidas (ofcinas, uni-
dades administrativas, reas de trabajo) los cdigos que se utilicen en
la clasifcacin deben representar felmente tanto a las estructuras
como a las funciones a partir de las cuales se genera informacin, y,
por lo tanto, a los asuntos especfcos que se asocian a ambas.
Un sistema de clasifcacin archivstica debe tener como propsitos
bsicos, entre otros, lo siguientes:
Sistematizar y estandarizar, de acuerdo con su origen estructu- U
ral y funcional, la integracin, codifcacin, ordenacin, locali-
zacin, acceso y control de la documentacin archivstica, es-
pecialmente de los expedientes como unidad bsica de trabajo
de la clasifcacin.
Unifcar los criterios de clasifcacin en todas las unidades ad- U
ministrativas de una institucin, estableciendo para cada una de
ellas cdigos sencillos que refejen su estructura orgnica.
Incorporar para cada una de las series documentales que se U
producen en las instituciones, un cdigo clasifcador que per-
mita identifcarlas y darles un tratamiento sistemtico, especial-
mente a los expedientes asociados a ellas.
Facilitar la ordenacin y ubicacin topogrfca de los acervos U
producidos en todas las unidades administrativas de una insti-
tucin.
Facilitar la localizacin y acceso a los expedientes por parte de U
sus usuarios.
La construccin de un sistema de clasifcacin que logre con ef-
ciencia estos propsitos es una tarea ardua, que involucra tanto a los
archivistas, en su calidad de administradores de la documentacin,
como a los productores y usuarios de la informacin archivstica. La
construccin del sistema refeja la necesidad de estructurar un plan
de clasifcacin en el que se someta a anlisis y estudio tanto a las
Cualquier grupo,
poblacin o universo
de entes, objetos,
personas y hasta
conceptos puede
clasifcarse
101
estructuras institucionales como a sus funciones y a los procesos de
produccin y agrupacin de documentos.
La clasifcacin archivstica debe permitir el anlisis conceptual de
la informacin, as como el estudio de la normatividad recapitulativa
que le da sustento a la funciones que desempea una institucin y la
forma como sta documenta dichas funciones (normas, polticas, pro-
cedimientos, legislacin, reglamentaciones, etc.).
Un sistema de clasifcacin archivstica, por tanto, tiene elementos
que interactan, como en todo sistema, y su fn comn se relaciona con
la identifcacin, agrupacin y sistematizacin de la informacin docu-
mental a partir de la primera fase del ciclo vital, permitiendo su recu-
peracin y localizacin efciente, mediante el establecimiento y uso de
cdigos simples, dentro de los sistemas institucionales de archivos.
De conformidad con lo an-
terior, en los Lineamientos Ge-
nerales en Materia de Archivos
del Distrito Federal, los elemen-
tos bsicos que se consideraron
para construir un sistema de
clasifcacin archivstica para los
entes pblicos del Distrito Fede-
ral son los siguientes:
Cuadro General de Clasif-
cacin. Es un instrumento que
describe sistemticamente la in-
formacin documental asociada
a las diversas unidades adminis-
trativas de cualquier institucin,
de conformidad con las funciones
o atribuciones genricas que por
mandato legal o administrativo
se les ha asignado a cada una de
ellas. El Cuadro de Clasifcacin
SISTEMA DE CLASIFICACIN INDICADO POR LOS LINEAMIENTOS
102
est compuesto por una Tabla de Determinantes de Ofcina (TDO) y un
Catlogo de Series Documentales (CSD).
Tabla de Determinantes de Ofcina.- Es el listado de las estructuras
orgnicas de una institucin (unidades administrativas, reas, ofcinas)
a cada una de las cuales se les asigna un cdigo o clave de identifca-
cin dentro del proceso clasifcatorio. (Ver cuadro 5)
CUADRO 5 / EJEMPLO DE TABLA DE DETERMINANTES DE OFICINA
UNIDADES ADMINISTRATIVAS CDIGO REAS CDIGO
Ofcina Superior 01
Secretara Particular 02 Asistente 02.1
Direccin General Jurdica 0.3 Direccin de lo
Contencioso
03.1
Direccin de
Convenios
03.2
Direccin General de
Recursos Humanos
0.4 Direccin de
Prestaciones
04.1
Catlogo de Series Documentales.- Es un listado de las funciones o
atribuciones genricas que se les asignan a las Unidades Administrati-
vas, a cada una de las cuales se les asigna tambin un cdigo o clave
que las identifca como parte del proceso clasifcatorio. (Ver cuadro 6)
La clasifcacin archivstica
debe permitir el anlisis
conceptual de la informacin
103
CUADRO 6 / EJEMPLO DE CATLOGO DE SERIES DOCUMENTALES
SERIE DESCRIPCIN CDIGO
Adquisiciones
Expedientes resultantes de los
distintos tipos de adjudicacin
realizados
01
Amparos
Demanda, informes, audiencias,
actuaciones, sentencia y recursos
02
Asesoras
Cdulas de asesora a los
ciudadanos y otras autoridades
03
Capacitacin
Cursos impartidos al interior de la
institucin y los que se asiste
fuera de ella
04
Comit de Control
y Evaluacin
Minutas y calendario de sesiones,
acuerdos, carpetas
05
Consejo de Gobierno
Carpetas con minutas, calendarios
de sesiones y seguimiento de
acuerdos
06
El cuadro de clasifcacin archivstica debe acompaarse de un ins-
tructivo o manual de clasifcacin, en el que se establezcan los objeti-
vos, las polticas de clasifcacin, las instrucciones de uso del cuadro
en el proceso clasifcatorio, y ejemplos de clasifcacin que puedan
auxiliar al Archivista en la ejecucin de esta tarea.
Parte importante del proceso de clasifcacin lo constituye la correc-
ta identifcacin del asunto que se est clasifcando, y su asociacin
con la funcin genrica con la que dicho asunto se encuentra relacio-
nado, es decir, la funcin a partir de la cual se produce un expediente
en forma especfca.
Adicionalmente a cada expediente, en tanto unidad bsica de la
clasifcacin, deber asignrsele el nmero consecutivo que le corres-
ponde dentro de la serie a la que pertenece y el ao de apertura del
propio expediente. Los siguientes son los cinco datos mnimos bsicos
que deben registrarse en cada expediente que se clasifque en todos
104
los archivos de un sistema institucional (en su cartula o lomo y bajo
estndares de diseo):
Cdigo o clave de la unidad administrativa o rea productora U
del expediente.
Cdigo de la serie a la que pertenece el expediente que se cla- U
sifca.
Titulo del tema, asunto o materia a la que se refere el expe- U
diente.
Nmero consecutivo del expediente dentro de la Serie a la que U
pertenece.
Ao de apertura y, en su caso, cierre del expediente. U
A los datos bsicos de
clasifcacin descritos arri-
ba, el Artculo Trigsimo
Sexto de los Lineamientos
Generales en Materia de
Archivos del Distrito Fede-
ral agrega datos adiciona-
les que se relacionan con
los plazos de conservacin
asignados por la valoracin
documental, y con los da-
tos que permitan conocer
las condiciones de acceso
asociada a los expedientes
clasificados. Esto es, su
carcter restringido o pblico en concordancia con la Ley de Transpa-
rencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal.
As, utilizando tanto el cuadro de clasifcacin (tabla de determi-
nantes de ofcina, catlogo de series documentales e instructivo co-
rrespondiente), los expedientes pueden quedar cabalmente clasifca-
dos, esto es, identifcados, agrupados y sistematizados, conforme se
CARCTER DE LOS EXPEDIENTES
105
ejemplifca en la cartula de un expediente que rene estas caracters-
ticas. (Ver cuadro 7)
CUADRO 7 / EJEMPLO DE CARTULA DE UN EXPEDIENTE CLASIFICA-
DO CONFORME A LOS LINEAMIENTOS GENERALES EN MATERIA DE
ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL
1. Logotipo de la institucin / 2. Datos identifcadores del expediente
de conformidad con la LTAIPDF / 3. Datos de valoracin y disposicin
documental, de conformidad con el catlogo de disposicin documen-
tal de la institucin / 4. Cdigo clasifcador que corresponde al expe-
diente en el que: 03.1 identifca al rea productora del expediente/ 02 a
la serie documental a la que pertenece/ InfoDF vs. Prez Juan, refere
el asunto que contiene el expediente y 01 2006, corresponde con el
nmero consecutivo asignado al expediente dentro de la serie y el ao
de apertura del mismo.
El cuadro de
clasifcacin archivstica
debe acompaarse de
un instructivo o manual
de clasifcacin
106
Para complementar el sistema de clasifcacin, a la codifcacin que
se les ha asignado a los expedientes debe agregarse el mtodo de
ordenacin que mejor convenga para la guarda y localizacin efcaz de
la informacin archivstica. Los mtodos ms comunes de ordenacin
se muestran en el cuadro 8.
CUADRO 8 / MTODOS DE
ORDENACIN
Numrico
Alfabtico
Alfanumrico
Cronolgico
Geogrfco
Onomstico
Cromtico
Estructural
Funcional
Mixtos
El mtodo de ordenacin que decida utilizarse para la ubicacin
de los expedientes en el depsito del archivo depender del criterio
que mejor convenga al archivista, pudiendo utilizar para ello cualquiera
de los elementos del cdigo clasifcador. Por ejemplo, si se decidiera
por el mtodo numrico consecutivo, el archivista tendra que tomar
como referencia el nmero del expediente clasifcado, que en el caso
del ejemplo que se describe en la cartula sera el nmero 01. Si, por
el contrario, el archivista decidiera ordenar sus expedientes siguiendo
un orden alfabtico, tendra que tomar como referencia el ttulo del
asunto del expediente, que en el ejemplo descrito, sera: InfoDF vs.
Prez Juan. Si el archivista decidiera utilizar una ordenacin funcional,
entonces tendra que tomar como referencia el nmero 02, que en el
ejemplo descrito corresponde a la funcin genrica o serie Amparos,
de acuerdo con el cuadro de clasifcacin, y as sucesivamente.
La clasifcacin y ordenacin de los expedientes debe completarse
tambin identifcando la ubicacin topogrfca del acervo, esto es, al
mobiliario y espacios en los que se resguarda la documentacin, es-
tableciendo un criterio de ordenacin preciso que convencionalmente
implica ubicar los expedientes de izquierda a derecha y de arriba a
Los entes pblicos
del Distrito
Federal sern
responsables de
disear sus sistemas
clasifcatorios
107
abajo en el mobiliario usado, colocando etiquetas de identifcacin en
los diversos niveles del mismo.
El modelo presentado en este manual considera los elementos m-
nimos indispensables para el diseo de un sistema de clasifcacin
archivstica, con base en los Lineamientos Generales en Materia de
Archivos del Distrito Federal, pero en la inteligencia de que ser res-
ponsabilidad de los entes pblicos del Distrito Federal (a travs de sus
coordinadores de archivos y sus comits institucionales de Adminis-
tracin de Documentos), disear sus sistemas clasifcatorios, o bien
actualizarlos si cuentan con uno.
La construccin de un sistema de clasifcacin archivstica implica
un serio estudio institucional y documental que tendr un fuerte impac-
to en la institucin que lo desarrolle. Se trata de una actividad comple-
ja en la que deben intervenir archivistas y administradores, a quienes
corresponde establecer el plan de clasifcacin, en el que tiene que
preverse desde el diseo del sistema hasta su implantacin, proceso
que resulta an mucho ms difcil, por lo que debe ser resultado del
consenso para su correcta aplicacin. Una vez diseado e implantado,
el sistema de clasifcacin debe someterse a actualizaciones y mejoras
constantes, debido a los frecuentes cambios estructurales y funciona-
les de las instituciones pblicas.
Por otra parte, conviene enfatizar que una vez diseado e im-
plantado el sistema de clasifcacin archivstica, su uso deber ha-
cerse a partir del momento de su formalizacin institucional y en
adelante. Por ningn motivo deber reclasifcarse la documentacin
archivstica que se tenga antes de la puesta en marcha de un nuevo
sistema de clasifcacin, pues eso estara rompiendo con uno de los
principios fundamentales de la archivstica: el principio de proce-
dencia y orden original.
Cabe destacar que an cuando un archivo est bien clasifcado y
ordenado, no tendra ningn sentido si no se facilita de manera contro-
lada el acceso a la informacin que contiene por parte de sus usuarios.
Aqu es donde los instrumentos de Descripcin Archivstica (cuya uti-
lidad es fundamental en todo el proceso tcnico hasta aqu descrito)
juegan un papel central en la organizacin de archivos. El siguiente
A la codifcacin debe
agregarse el mtodo
de ordenacin que
mejor convenga para la
guarda y localizacin
108
tema del presente mdulo versa precisamente sobre el proceso y los
instrumentos de la descripcin.
E
J
E
R
C
I
C
I
O

D
E

R
E
F
L
E
X
I
N

Y

A
C
C
I
N
La institucin para la que usted colabora cuenta con
un sistema de clasifcacin archivstica como el descrito en
este tema? Si no fuera el caso, enliste usted un conjunto
de actividades a partir de las cuales podra establecerse un
plan de clasifcacin y propngalo a la Unidad Coordinado-
ra de Archivos y al Comit Institucional de Administracin de
Documentos de su Institucin, ambos componentes norma-
tivos del Sistema Institucional de Archivos de su entidad. Si
estas fguras no existen, proponga usted su creacin o una
estrategia adecuada para disear y establecer un sistema
de clasifcacin adecuado.
DESCRIPCIN DOCUMENTAL TEMA 3.
Los procesos e instrumentos de la descripcin documental constituyen
una de las piedras angulares de la actividad archivstica, infuyente en
forma decisiva en la organizacin de los archivos y, sobre todo, en la
vinculacin de stos con sus usuarios tanto institucionales como socia-
les. La descripcin, a diferencia de la clasifcacin archivstica, con la
cual est ligada de manera sustancial, ha tenido un desarrollo terico e
instrumental muy notable, a partir de lo cual se han generado una mul-
titud de estudios tcnicos y especialmente normas reguladoras de los
procesos descriptivos que, a nivel mundial, tienden a fundamentarse
sobre metodologas comunes.
La Norma Internacional General de Descripcin Archivstica ISAD
(G), es una muestra patente del grado de estandarizacin metodolgi-
ca que a nivel mundial distingue a los procesos de descripcin archi-
vstica, especialmente en lo tocante a los procesos de descripcin de
archivos histricos, si bien la descripcin puede realizarse desde el
Los instrumentos
de descripcin son
un recurso esencial
para acceder a
la informacin
archivstica
109
momento en que los documentos son producidos y a lo largo de todo
su ciclo vital.
De conformidad con esta Norma Internacional, la descripcin archi-
vstica ha quedado defnida de la siguiente forma:
Elaboracin de una representacin exacta de la Unidad de Des-
cripcin y, en su caso, de las partes que la componen, mediante
la recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la informa-
cin que sirve para identifcar, gestionar, localizar y explicar los
documentos de archivos, as como su contexto y el sistema
que los ha producido. El trmino sirve tambin para describir
los resultados de este proceso (ver Norma Internacional General
de Descripcin Archivstica ISAD (G) Segunda Edicin, Madrid,
2000. Ministerio de Cultura de Espaa).
El proceso descriptivo puede por tanto califcarse como una accin
intelectual que se expresa y tiene como resultado el desarrollo de una
serie de instrumentos tcnicos: las guas, los catlogos, los inventa-
rios, etc., cuya elaboracin depende de la unidad de descripcin que
se est explicando, la cual puede ser el documento de archivo o unidad
documental simple; el expediente o unidad de documentacin com-
puesta; la serie documental y el fondo documental y sus secciones,
as como los eventuales niveles intermedios en los que se subdividan
dichas categoras.
Los instrumentos de descripcin en los que se expresa esta accin
intelectual constituyen, por tanto, un recurso esencial para acceder a
la informacin archivstica. Son la llave maestra que vincula a los ar-
chivos con sus usuarios, y que al mismo tiempo permite la correcta
administracin de los depsitos de archivo.
Los procesos de descripcin cubren los siguientes propsitos, entre
otros:
Identifcar y explicar el contexto y contenido de los documentos U
de archivo, generando los instrumentos descriptivos correspon-
dientes que lo hagan posible.
La construccin de un
sistema de clasifcacin
archivstica implica un
serio estudio institucional
y documental
110
Facilitar el acceso controlado a la informacin contenida, res- U
guardada y conservada en los archivos.
Garantizar la elaboracin de instrumentos y controles intelec- U
tuales coherentes y fables, que permitan potenciar el uso insti-
tucional, social y cultural de los archivos.
Facilitar la recuperacin de la informacin archivstica en cual- U
quiera de las etapas del ciclo vital de los documentos y promo-
ver su difusin.
Facilitar el intercambio de referencias e informacin entre las U
instituciones archivsticas.
Construir sistemas unifcados de informacin archivstica. U
Respetando la metodologa en que se fundamenta el proceso des-
criptivo, en los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Dis-
trito Federal, en su artculo 37 la descripcin archivstica ha quedado
defnida de la siguiente forma:
Artculo 37. La descripcin archivstica es el registro sistemati-
zado de la informacin de los documentos de archivo, recopila-
do, organizado y jerarquizado de forma tal que sirva para locali-
zar y explicar el contexto y sistema que los ha producido.
La descripcin archivstica deber realizarse con base en las
normas institucionales, nacionales o internacionales universal-
mente aceptadas que convengan a los entes pblicos, con el
objeto de generar los instrumentos descriptivos bsicos que faci-
liten el control y acceso a la informacin archivstica, los cuales,
al menos debern ser los siguientes:
Inventarios, I.
Catlogos, II.
Guas generales de fondos. III.
Desarrollar entonces los instrumentos de descripcin, con arreglo
a la recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la informacin
contenida en las unidades de descripcin, permitir tanto explicar su
Las labores de
descripcin se facilitarn
enormemente si la
se identifca desde
que se produce
111
contexto y contenido, como disponer de herramientas de trabajo para
la correcta operacin de los archivos y ejercer efcazmente una de las
funciones ms notables de un servicio de archivos: facilitar el acceso
de los usuarios a la informacin archivstica.
Los instrumentos de descripcin, por su parte, pueden ser muy gene-
rales o muy particulares, dependiendo del nivel de descripcin que se est
efectuando y su formulacin debe apegarse a la identifcacin de los da-
tos que expliquen sufciente o detalladamente a la unidad de descripcin
que se haya elegido. Una gua general de fondos de un archivo histrico,
por ejemplo, describe en
forma genrica la informa-
cin asoci ada a l os di s-
tintos fondos, secciones y
series que lo constituyen,
sin entrar al detalle de los
expedientes individuales
contenidos en los acervos.
En cambio, la cataloga-
cin de un expediente o
un documento de archivo
tratados individualmente
puede ser muy particular
y, a efecto de explicarlo con
sufciencia, detalla el contexto y
el sistema que han producido dicha
informacin.
Con independencia de lo anterior,
si la informacin archivstica se identif-
ca desde que se produce, a travs de
un sistema de clasifcacin y ordenacin
adecuados, las labores de descripcin se
facilitarn enormemente, de ah la conve-
niencia de que los documentos de archivo, desde su origen, registren
con sufciencia sus datos de contexto y contenido, pues adems de
que facilitarn su agrupacin archivstica al expediente y la serie que
les corresponde, facilitarn la ejecucin de los procesos descriptivos y
FACILITAR ACCESO DE USUARIOS A LA INFORMACIN
112
la elaboracin de instrumentos de control que harn posible la localiza-
cin y el acceso a la informacin archivstica.
Entre los instrumentos descriptivos que destacan por su uso cons-
tante puede citarse a los inventarios. Dentro de un Sistema Institu-
cional de Archivos, tanto los inventarios como otros instrumentos des-
criptivos deben realizarse de la manera ms estandarizada posible,
a efecto de que tengan un uso homogneo dentro del SIA. Tambin
es conveniente formalizarlos institucionalmente, otorgndoles validez
ofcial.
Al igual que todos los instrumentos tcnicos, los inventarios deben
actualizarse constantemente conforme a los cambios o modifcaciones
que sufran las administraciones pblicas y los propios archivos, todo
ello con el objeto de disponer de instrumentos fexibles y perfectibles
en el tiempo.
INSTRUMENTACIN MNIMA
113
Los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Fe-
deral, en su Artculo 53, establecen que los entes pblicos formulen
una serie de inventarios para el control de los archivos y la ejecucin
estandarizada de algunos procesos archivsticos. Entre los inventarios
que ah se destacan se mencionan los siguientes:
Artculo 53. Los Inventarios son instrumentos de consulta que
describen las series y/o expedientes de un archivo, con el objeto
de tener el debido control de los mismos, tanto en los archivos
de trmite, concentracin y, en su caso, histrico, as como para
la eliminacin de documentacin sin valores secundarios.
Los entes pblicos debern contar con los inventarios de des-
cripcin bsica de los expedientes y series que se encuentren
depositados en los diversos archivos de la institucin, en los que
deber registrarse la informacin que permita la plena identifca-
cin, descripcin y localizacin de los expedientes y series que
se incluyan en los propios inventarios. Los entes pblicos debe-
rn contar con al menos los siguientes inventarios:
Inventarios de los archivos de trmite; I.
Inventarios de transferencia primaria; II.
Inventario del archivo de concentracin; III.
Inventarios de transferencia secundaria, en su caso; IV.
Inventario de archivo histrico, en su caso, y (sic.) V.
Inventario de depuracin o baja de expedientes. VI.
De conformidad con lo anterior, corresponder a los entes pblicos
disear y elaborar sus inventarios o actualizar los que tengan, conside-
rando en ellos los elementos sufcientemente descriptivos que permi-
tan la identifcacin de sus expedientes y series, as como el contenido
y contexto de los mismos.
Entre los
instrumentos
descriptivos destacan
por su uso constante
los inventarios
114
CUADRO 9 / EJEMPLO DE UN INVENTARIO DE ARCHIVO DE CONCENTRA-
CIN INTEGRADO POR SERIES DOCUMENTALES
Una vez que los sistemas institucionales de archivos vayan inte-
grndose en los entes pblicos del Distrito Federal (tanto en sus com-
ponentes normativos como operativos) podrn elaborarse en forma
estandarizada sus respectivos instrumentos descriptivos, aplicando
como se establece en el Artculo 37 de los Lineamientos las nor-
mas institucionales, nacionales o internacionales universalmente acep-
tadas que mejor les convengan, y abarcando en su desarrollo tanto a
los archivos de trmite, como los de concentracin e histrico de cada
ente pblico.
Tanto en materia de descripcin, como en el campo de la clasif-
cacin y la valoracin documental, conviene establecer un plan que
permita la construccin estandarizada tanto de los sistemas y mtodos
como de los instrumentos de control archivstico. La formacin de gru-
pos ad hoc dentro de los Comits Institucionales de Administracin de
Documentos puede jugar un importante papel en el diseo, desarrollo,
implantacin y actualizacin de las polticas y normas institucionales
para la Administracin de Documentos, particularmente para la cons-
truccin de planes de trabajo y el diseo y desarrollo de instrumentos
en materia de clasifcacin, descripcin y valoracin documentales.
Cabe destacar que si los archivos cuentan con instrumentos de
descripcin efcientes, su uso para el desempeo de otros procesos
archivsticos puede contribuir a la efcacia de stos. Tal es el caso de
la valoracin y la disposicin documentales, procesos que se apoyan
INVENTARIO GENERAL DE SERIES DOCUMENTALES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIN
No.
Progresivo
Serie Tipologa Perodo Clasifcacin
Total de
Expedientes
Condiciones
de acceso
115
tanto en la clasifcacin como en la descripcin de archivos. En el tema
siguiente del presente manual se abundar sobre el particular.
E
J
E
R
C
I
C
I
O

D
E

R
E
F
L
E
X
I
N

Y

A
C
C
I
N
Los archivos de su institucin cuentan con instrumentos
descriptivos sufcientemente claros y estandarizados? Si no
fuera el caso proponga a su Coordinacin de Archivos los
elementos que usted considera necesarios para estructurar
un plan de descripcin archivstica en su institucin.
VALORACIN Y DISPOSICIN TEMA 4.
La valoracin documental dentro de la Administracin de Documentos
se concibe como un proceso metodolgico que hace posible, en la
prctica, el desarrollo del ciclo vital de los documentos, ya que facilita
la circulacin y transferencia de la informacin documental en las diver-
sas estructuras de un Sistema Institucional de Archivos. La valoracin
permite tambin la seleccin de documentos histricos, as como la
depuracin razonada de los materiales documentales que no posean
un valor secundario al que motiv su creacin.
Se ha dicho que la valoracin de documentos es, en rigor, la otra
cara de la moneda de la clasifcacin. As como sta permite identif-
car, agrupar y sistematizar a los expedientes y series documentales de
cualquier institucin, la Valoracin constituye un mtodo de asignacin
de, por as llamarlas, jerarquas de los documentos, gracias a lo cual
es posible identifcar su valor administrativo, legal y fscal, as como sus
valores histricos o permanentes.
De acuerdo con la Teora de la Valoracin, la documentacin posee
dos tipos de valores: los valores primarios (que a su vez se dividen en
En materia de
descripcin,
clasifcacin y
valoracin documental,
conviene establecer
un plan
116
tres categoras de valor: administrativos, legales y fscales) y los valo-
res secundarios (divididos tambin en tres categoras: evidenciales,
testimoniales e informativos).
Con base en los va-
lores primarios se de-
terminan las vigencias
o tiempo de guarda y
conservacin de la in-
formacin archivstica
dent ro de l as di ver-
sas estructuras de un
Sistema Institucional
de Archivos (SIA) en
las fases activa y se-
miactiva del ciclo vital,
mientras que con base
en los valores secun-
darios se determina su
seleccin como docu-
mentacin histrica y para su resguardo dentro del archivo histrico
de un SIA, o bien su depuracin y eliminacin defnitiva, una vez que,
prescritos sus valores primarios, la documentacin no posea valores
secundarios que obliguen a la conservacin permanente de la informa-
cin archivstica.
El trmino disposicin documental, por su parte, refere al destino
sucesivo inmediato de los expedientes de cualquier serie dentro de
un Sistema Institucional de archivos. As, el destino inmediato de los
expedientes cuya utilidad administrativa o de gestin culmina, ser el
Archivo de Concentracin. El destino inmediato de los expedientes que
prescriben en el Archivo de Concentracin ser la seleccin de los
mismos como Archivo Histrico o su depuracin defnitiva. Con ello se
da curso prctico al ciclo vital de los documentos dentro de un Sistema
Institucional de Archivos. (Ver grfco 8)
LA DOCUMENTACIN Y SUS VALORES
117
El principal instrumento de trabajo en el que se describe la asignacin
de los valores asociados a la documentacin, se conoce como catlogo
de disposicin documental, que es un listado de todas las funciones o
series documentales producidas en cualquier institucin. A cada una de
ellas se les asigna su valoracin primaria y un trmino de vigencia y res-
guardo de los documentos dentro de un SIA (medido en aos), as como
su destino fnal una vez que prescriban dichos valores.
La valoracin documental constituye, por tanto, un proceso cen-
tral que permite la ejecucin controlada del ciclo vital de la informa-
cin archivstica dentro de un Sistema Institucional de Archivos y,
consecuentemente, refere a un concepto que, como se seal en el
primer mdulo del presente manual, modifc, sustancialmente las
prcticas archivsticas tradicionales para convertirlas en Administra-
cin de Documentos.
GRFICO 8. CICLO VITAL / SIA / VALORACIN
El trmino disposicin documental se
refere al destino sucesivo inmediato de los
expedientes de cualquier serie dentro de un SIA
118
As, los propsitos bsicos de la valoracin documental son los si-
guientes, entre otros:
Propiciar la correcta circulacin de la informacin archivstica U
dentro de un Sistema Institucional de Archivos, estableciendo
procedimientos claros de transferencias documentales.
Identifcar y seleccionar la memoria histrico-documental de las U
instituciones.
Promover la depuracin razonada de la informacin documental U
que una vez prescrita en sus valores primarios, no posea valo-
res secundarios que ameriten su resguardo, desahogando as a
los archivos de una institucin.
Resguardar (durante plazos estandarizados basados en la va- U
loracin de los documentos) los expedientes y series documen-
tales de conformidad con su ciclo vital.
Controlar y organizar la informacin archivstica, diferenciando U
sus usos de gestin de los de conservacin precautoria e his-
tricos.
Planifcar los recursos disponibles, los espacios y el mobiliario U
de los archivos.
Valorar la documentacin y generar el Catlogo de Disposicin Do-
cumental como su principal instrumento tcnico no es, en modo algu-
no, una tarea fcil. Implica, al igual que en el caso de la clasifcacin
archivstica, la participacin no slo de los archivistas de una institu-
cin, sino de grupos interdisciplinarios al interior de las instituciones
que, en forma colegiada, emprendan tambin un plan de valoracin
documental a partir del cual se desarrollen los criterios, los mecanis-
mos, las polticas y los instrumentos de valoracin, como resultado de
un exhaustivo estudio y anlisis institucional y documental, esto es, del
conocimiento que se tenga de las funciones y estructuras instituciona-
les y los usos y condiciones en las que se maneja la documentacin
que stas producen.
119
Un plan de valoracin, consecuentemente tendra que considerar
los aspectos bsicos siguientes:
La formacin de un grupo interdisciplinario de valoracin do- U
cumental, al interior de los comits tcnicos institucionales de
Administracin de Documentos en los entes pblicos del Distrito
Federal.
El desarrollo de un estudio institucional, por parte de este grupo, U
con el objeto de generar la informacin que permita el anlisis
de la normatividad, la reglamentacin interna, los organigramas
y funciones y su evolucin en el tiempo, los planes de trabajo,
la legislacin y en general toda la documentacin recapitulati-
va de la institucin que incida sobre los procesos de la gestin
institucional y la forma en cmo se documentan los procesos
sustantivos y adjetivos de las propias instituciones.
El desarrollo de un estudio o diagnstico documental que per- U
mita generar informacin relacionada con los usos y usuarios
de la informacin, la frecuencia de consulta y los historiales de
acceso y prstamo de expedientes en los archivos, los espacios
disponibles para su resguardo, los volmenes, los perodos de
la documentacin y los instrumentos tcnicos de que se dispon-
ga en ellos, especialmente en materia de clasifcacin y descrip-
cin. Todo ello con el objeto de generar criterios y polticas de
valoracin y disposicin documental pertinentes e integrales.
El diseo y desarrollo de los instrumentos asociados a la valora- U
cin documental. Entre otros, el propio catlogo de disposicin
documental, los calendarios de caducidades, los formatos o in-
ventarios de transferencia primaria, secundaria y para la depu-
racin de documentos sin valor histrico.
El diseo, desarrollo y permanente actualizacin de las polti- U
cas, instrucciones y procedimientos para la valoracin y la dis-
posicin documental, todo lo cual debe quedar integrado en un
manual de valoracin documental que se constituya como la
fuente de normatividad en la materia a escala institucional.
En el catlogo de
disposicin documental
se establecern los
valores primarios, los
plazos de conservacin y
las vigencias asociadas
a la informacin
archivstica
120
De conformidad con lo anterior, en los Lineamientos Generales en
Materia de Archivos del Distrito Federal, la valoracin documental ha
quedado descrita de la siguiente manera:
Artculo 38. La valoracin documental es el proceso de anlisis
mediante el cual se determinan los valores primarios o secunda-
rios de los documentos.
El valor documental es la condicin que guardan los documen-
tos de archivo, la cual les confere caractersticas administrati-
vas, legales y fscales en los archivos de trmite o concentra-
cin (valores primarios) o bien, evidenciales, testimoniales e
informativos, que determinan su conservacin permanente en
un archivo histrico (valores secundarios). La valoracin de do-
cumentos permite determinar los plazos de guarda o vigencias
de los documentos dentro del Sistema, as como determinar su
disposicin documental.
El catlogo de disposicin documental, en consecuencia y como
resultado de los procesos de valoracin, se concibe como el instru-
mento en el que se establecern los valores primarios, los plazos de
conservacin y las vigencias asociadas a la informacin archivstica,
as como las acciones de disposicin que corresponda a todas las se-
ries documentales y los expedientes asociados a ellas, dentro de un
Sistema Institucional de Archivos.
Adicionalmente y en concordancia con la Ley de Acceso a la Informa-
cin Pblica del Distrito Federal y los Lineamientos Generales en Mate-
ria de Archivos del Distrito Federal derivados de sta, en los catlogos
de disposicin documental que emitan los entes pblicos del Distrito Fe-
deral deber agregarse la informacin relativa a las caractersticas de la
documentacin como informacin pblica o, en su caso, restringida en
su modalidad de reservada o confdencial y los plazos de reserva que de
conformidad con la Legislacin vigente se hayan determinando en cada
ente pblico. De este modo, la informacin asociada a los catlogos de
disposicin documental, de acuerdo con el Artculo 51 de los Lineamien-
tos considera el registro de los siguientes campos:
121
Encabezado del Catlogo con el logotipo institucional, nombre
del Ente Pblico y nombre del instrumento, esto es, Catlogo
de Disposicin Documental, as como el nmero total de fojas
que lo integran;
Ao y, en su caso, clave del formato del Catlogo;
El contenido del Catlogo deber integrarse con columnas en
las que se describir al menos la siguiente informacin:
Clave de la serie documental que se relaciona en a)
el Catlogo;
Denominacin de la Serie; b)
Tipos de documentos de archivo que integran a los c)
expedientes de la serie;
Valoracin de los documentos de archivo: Adminis- d)
trativa, legal y fscal;
Vigencia o plazos de retencin de los expedientes e)
asociados a cada una de las series que se descri-
ben en el Catlogo: vigencia en el Archivo de Tr-
mite y en el Archivo de Concentracin;
Disposicin Documental, destinada a describir el f)
destino fnal de los documentos de archivo al trmi-
no de su vigencia:
Carcter de la informacin asociada a los ex- 1)
pedientes de la Serie como informacin p-
blica o de acceso restringido;
Plazo de reserva, en su caso. 2)
As, cada una de las series y, consecuentemente, de los expedien-
tes que las constituyen, tiene marcada, por as decirlo, su historia ins-
titucional, esto es, su ciclo vital, en virtud de que desde su origen se
podr saber si los expedientes se integrarn, al trmino de su ciclo, al
archivo histrico de la institucin, o si podrn depurarse, con arreglo
a las disposiciones contenidas en el propio catlogo y de conformi-
dad con el mecanismo que la instancia correspondiente para los entes
122
pblicos del Distrito Federal tenga establecido para operar ofcialmente
las depuraciones de archivos vencidos.
En la prctica archivstica cotidiana, el uso constante del catlo-
go de disposicin documental es relativamente sencillo. Sin embar-
go, para su correcta utilizacin como instrumento de trabajo efciente
en los archivos de un sistema institucional, se basa en una serie de
condiciones esenciales que hay que tener en consideracin, a efecto
de no sobresaturar los espacios de archivo, mantener actualizada la
informacin de los mismos y provocar la circulacin adecuada de los
expedientes que estos resguarden. Las enumeramos a continuacin:
Primero U .- Tener los expedientes de los archivos de trmite ca-
balmente clasifcados. Esto es: identifcados, agrupados, codif-
cados y sistematizados.
Segundo U .- Tener descritos y en inventarios normalizados los
expedientes de cada archivo, con el objeto de reconocer sus
caractersticas, ubicacin, perodo y volumen, as como mante-
nerlos actualizados.
Tercero U .- Conocer con precisin los plazos de retencin o pres-
cripcin de las series documentales que se manejen en los en-
tes pblicos del Distrito Federal.
Cuarto U .- Mantener en buen estado de conservacin los expe-
dientes en cada archivo de trmite y en el archivo de concentra-
cin de cada ente pblico.
Quinto U .- Revisar peridicamente el catlogo para elaborar, con
base en l, los calendarios de caducidades de los expedientes
que se manejen en los diversos archivos de las instituciones
pblicas.
En resumen, contar con este instrumento permite a las instituciones
establecer un fujo constante de su informacin archivstica, tener un
mejor control de su informacin documental, identifcar los testimonios
histricos que produzcan las instituciones, as como depurar documen-
tacin irrelevante, conforme a la legislacin y normatividad contenida
en los artculos 40, 41 y 42 de los Lineamientos Generales en Materia
Los archivos tienden
a padecer una serie de
enfermedades que ponen
en riesgo la preservacin
a largo plazo de la
informacin que contienen
123
de Archivos del Distrito Federal. As se mantendr una sana distribu-
cin y uso de los espacios para el almacenamiento de expedientes en
los archivos de un sistema institucional.
CONSERVACIN, PRESERVACIN Y DIFUSIN ARCHIVSTICA TEMA 5.
La conservacin y preservacin documental constituyen un proceso
de singular relevancia para la Administracin de Documentos. Tenien-
do en cuenta que los archivos se encuentren clasifcados, descritos
y valorados, y que su uso bajo esas condiciones puede potenciarse
tanto a nivel institucional como social, su proteccin como recurso para
la administracin y como patrimonio histrico resulta fundamental. De
ah la necesidad primaria de conservar y preservar la informacin ar-
chivstica en las mejores condiciones de uso al paso del tiempo, y la
necesidad complementaria de difundir la valiosa informacin contenida
en los archivos de las administraciones pblicas, en nuestro caso par-
ticularmente la del Distrito Federal.
Por razones diversas los archivos tienden a padecer una serie de
enfermedades que ponen en riesgo la preservacin a largo plazo de
la informacin que contienen. El uso constante de la informacin docu-
mental y la ausencia de medidas integrales para su proteccin fsica y
tcnica provocan graves riesgos de prdida de la informacin, y, con-
secuentemente, de la memoria institucional.
En tal situacin se encuentran tanto los archivos tradicionales, que
resguardan la documentacin en el soporte papel, como los asociados
a la informacin electrnica, tan en boga en los inicios del siglo XXI.
La escasez de recursos, la falta de espacios, la ausencia de edif-
caciones apropiadas para el almacenamiento de archivos, el uso de
mobiliario inapropiado para la conservacin de documentos, la ausen-
cia casi absoluta de medidas para la incorporacin razonada de equipo
tcnico y de seguridad, as como las psimas condiciones ambientales
en las que se resguardan masas de documentos sin orden alguno,
ponen en riesgo a la documentacin de una manera escandalosa, au-
mentando la posibilidad de graves siniestros en los archivos.
Adoptar medidas de
prevencin para proteger
la informacin archivstica
no resulta ocioso en el
marco de la Administracin
de Documentos
124
En tal virtud, adoptar medidas de prevencin para la proteccin de
la informacin archivstica no resulta ocioso en el marco de la Admi-
nistracin de Documentos, dado el inters de esta disciplina no slo
por el desarrollo tcnico de la archivstica, sino por el mejoramiento de
los recursos y tecnologas que deben destinarse para el manejo de la
informacin documental en las diversas etapas de su ciclo vital.
En este marco, la conservacin de documentos se considera no
nicamente como un proceso tcnico asociado a la restauracin fsica
de la documentacin (que de suyo padece grandes problemas ante
las caractersticas biolgicas y qumicas del soporte papel), sino que
tambin pone su atencin en el entorno institucional de las administra-
ciones pblicas donde se producen, resguardan y controlan los docu-
mentos de archivo. Sin olvidar que se caracterizan por el abandono de
polticas pblicas, el desdn por la actividad archivstica y la incuria con
que se acta en la proteccin del patrimonio documental.
La conservacin y preservacin de la informacin archivstica se
concibe entonces no slo como una medida tcnica curativa, sino como
un proceso preventivo que evite, o al menos disminuya, el riesgo y los
siniestros que puedan afectar a la documentacin en tanto recurso de
gestin y memoria institucional y social.
Establecer en las instituciones pblicas del Distrito Federal un plan
de conservacin, preservacin y difusin de la informacin archivstica
forma parte tambin de una poltica integral de Administracin de Do-
cumentos. Su fnalidad es prevenir y cuidar la documentacin a lo largo
de su ciclo vital, as como de restaurar aquella que se haya daado por
el paso del tiempo, por las condiciones de operacin de los archivos,
por la escasez de recursos adecuados y por la propia naturaleza de los
soportes documentales.
Las tcnicas de conservacin, restauracin y preservacin de do-
cumentos de archivo han avanzado notablemente en las ltimas dca-
das. Se conoce bien a los agentes de deterioro de la documentacin,
tanto como las tcnicas y tecnologas que permiten combatirlos. Por
ello resulta esencial que el Archivista conozca con sufciencia los ries-
gos que pueden enfrentarse en esta materia, as como que sea capaz
(con la ayuda de los profesionales de la conservacin y la restauracin)
125
de disear, desarrollar e instrumentar acciones preventivas para el cui-
dado de la informacin archivstica.
Ms all de las habitualmente malas condiciones institucionales en
que se resguarda a los archivos, y lo inadecuado de los recursos que
se destinan a ellos para su conservacin, los principales agentes de
deterioro de los documentos tienen que ver, entre otros, con los si-
guientes fenmenos:
La acidez del sopor- U
te papel, que provie-
ne de sus procesos de
fabricacin, de la con-
taminacin ambiental,
de la accin de hon-
gos y bacterias, de las
tintas y los procesos
oxidativos de grapas,
clips metlicos y cin-
tas adhesivas.
El calor U , que acelera
los procesos de degra-
dacin del papel.
La humedad U , que afec-
ta a las tintas y la fexi-
bilidad del papel.
La Luz U , natural o artifcial, que daa severamente al papel, blan-
quendolo o volvindolo quebradizo.
La manipulacin constante de los documentos U por parte de
sus usuarios, que contaminan al papel y, eventualmente, son
contaminados por ste.
Los insectos U , como el pescado de plata, la polilla, termitas y
otros que se nutren del propio papel, as como los roedores.
PRINCIPALES AGENTES DE DETERIORO DOCUMENTAL
126
En el cuadro 10 se destacan los principales agentes de deterioro
que afectan a los documentos de archivo, as como las opciones de
conservacin que los especialistas recomiendan para combatirlos ade-
cuadamente.
E
J
E
R
C
I
C
I
O

D
E

R
E
F
L
E
X
I
N

Y

A
C
C
I
N
Los archivos de las administraciones pblicas con fre-
cuencia se depositan en lugares que no renen buenas
condiciones ambientales para su conservacin. Visite los
archivos de su institucin y certifque si por esa causa han
sufrido algn deterioro que los ponga en riesgo. De ser el
caso sugiera recomendaciones para evitar la prdida de la
informacin que contienen.
CUADRO 10 / ALGUNOS AGENTES DE DETERIORO Y OPCIONES DE CON-
SERVACIN DE LOS DOCUMENTOS
AGENTES DE DETERIORO OPCIONES DE CONSERVACIN
Acidifcacin natural del a)
papel y derivada de cajas,
guardas, sobres, flde-
res y adhesivos cidos
Desacidifcar el papel con
un bao alcalino
Utilizar materiales CALIDAD AR-
CHIVO con reserva alcalina en com-
binacin con un deshumidifcante
Utilizar adhesivos libres de cido
Altos ndices de tempe- b)
ratura y humedad rela-
tiva (25 C en adelante
y ms de 60% de HR)
Rango ideal 18 a 22
C y 45 a 55% de HR
Elegir un sitio fresco y
seco para el Archivo
Climatizar un espacio para con-
trolar Temperatura y HR
Utilizar empaques plsticos
con calidad de archivo con al-
gn deshumidifcante
127
AGENTES DE DETERIORO OPCIONES DE CONSERVACIN
Ataque de insectos c)
biblifagos
Fumigar los acervos
Cambios bruscos de d)
temperatura y humedad
No ubicar el Archivo en lu-
gares expuestos
Radiacin UV provenien- e)
te del Sol y de la ilumi-
nacin fuorescente
Colocar fltros UV en ventanas y
vitrinas de exhibicin, as como
en las lmparas fuorescentes
Instalar un sistema de ilu-
minacin especial
Polvo, partculas pesa- f)
das y gases oxidantes
presentes en atms-
feras contaminadas
Utilizar guardas, sobres,
flderes y cajas
Instalar fltros especiales y
purifcadores de aire
Cuadro tomado en forma parcial del Manual bsico para la conservacin de archivos.
Mijares Carlos, et al. Cuadernos del archivista 1. Edicin AGN, 2006 Mxico. p.17.
Un plan de conservacin, consecuentemente, debe integrarse a
partir del conocimiento preciso que se tenga tanto de las condiciones
institucionales que afectan a los archivos, como de los fenmenos que
se citan en el cuadro 10. Esto implica formular el plan de referencia
tomando en consideracin los aspectos siguientes:
Levantar un diagnstico institucional de los depsitos de ar- U
chivo, enfatizando sus condiciones ambientales, espacios, luz,
humedad, recursos de conservacin destinados a ellos y capa-
citacin del personal.
Proponer las estrategias de actuacin que resulten necesarias, U
derivadas del anlisis de la informacin que se recabe en el
diagnstico.
Instrumentar medidas curativas de acervos daados por cual- U
quiera de los fenmenos fsicos, qumicos o biolgicos que ha-
yan puesto en riesgo a los archivos.
La conservacin y
preservacin de la
es un proceso preventivo
que evita el riesgo y los
siniestros que puedan
afectar a la documentacin
128
Establecer una serie de polticas institucionales de carcter pre- U
ventivo para la organizacin, guarda, conservacin y preserva-
cin de la informacin archivstica, especialmente en lo tocante
a espacios, mobiliario y equipo y condiciones ambientales de
los archivos.
Asignar recursos sufcientes, adecuados y necesarios para la U
conservacin de los archivos en las distintas etapas del ciclo
vital de la documentacin.
Considerar el uso de tecnologas en la transmisin de la infor- U
macin y el acceso a los archivos que permita proteger, desde
su origen, la documentacin de los procesos de gestin, as
como, en su caso, la migracin ordenada y racional de la infor-
macin archivstica de valor permanente del soporte papel al
soporte de microflm o digital.
La sana conservacin de la informacin archivstica permitir es-
tablecer medidas que fomenten la difusin de los archivos. En ellos
se resguarda documentacin muy valiosa sobre el curso cotidiano de
los acontecimientos pblicos, informacin gubernamental que incide y
afecta en forma directa a los ciudadanos.
La difusin del contenido de los archivos y el conocimiento social de
los mismos debe concentrarse en el diseo de polticas y acciones de
difusin, con un carcter equitativo e incluyente. Deben destacar ade-
ms la importancia que los archivos tienen como memoria institucional,
como instrumento de gestin y como informacin a la que se puede ac-
ceder socialmente para fomentar el derecho a la informacin, el conoci-
miento de los actos pblicos, la rendicin de cuentas y la transparencia
de la accin gubernamental. Todo ello infuir en el mejoramiento de la
vida democrtica de Mxico y, especialmente, del Distrito Federal.
La difusin de los archivos debe realizarse no slo como un acto de
carcter cultural para dar a conocer socialmente los acontecimientos
histricos, sino para fomentar una accin ciudadana participativa e in-
formada de las decisiones gubernamentales. La difusin del contenido
de los archivos debe considerarse as una obligacin jurdica, una obli-
gacin de gobierno.
Un plan de conservacin
debe integrarse a partir
del conocimiento preciso
de las condiciones
institucionales que
afectan a los archivos
129
Adoptar medidas en el marco de un Sistema Institucional de Archi-
vos para la difusin de los archivos puede contribuir a su desarrollo
como sistema de informacin y como elemento central de gobernabili-
dad democrtica.
Un plan de difusin archivstica tendra por tanto que considerar
acciones como las siguientes:
Difundir, mediante el estableci- U
miento de un registro central, la
normatividad archivstica de las
instituciones pblicas.
Difundir los instrumentos des- U
criptivos y de control que las ins-
tituciones formulen para facilitar
el acceso a la informacin archi-
vstica.
Promover el acceso pblico a la U
informacin de gestin, semiacti-
va e histrica de las instituciones.
Propiciar la organizacin de ac- U
tos, congresos, seminarios, cur-
sos, mesas redondas y eventos
de divulgacin que den a cono-
cer la importancia de los archi-
vos como instrumento de ges-
tin, como memoria institucional
y como elemento de transparen-
cia y rendicin de cuentas.
Fomentar la realizacin de exposiciones de materiales docu- U
mentales con valor histrico.
Fomentar el desarrollo de estudios e investigaciones con base en U
las fuentes primarias de archivos y promover su amplia difusin.
INSTRUMENTOS DE UN PLAN DE DIFUSIN ARCHIVSTICA
130
De conformidad con lo visto en el presente mdulo, el uso social
de los archivos pasa tanto por la construccin de los sistemas institu-
cionales de archivos como por la ejecucin efciente de los procesos
archivsticos descritos. En ambos casos han de considerarse tanto la
produccin como la integracin de la informacin archivstica, su clasi-
fcacin, descripcin y valoracin, especialmente a travs de acciones
de difusin permanentes que destaquen la importancia institucional y
social de los archivos pblicos.
Los procesos archivsticos descritos en el presente mdulo tienen
una vinculacin natural, si vale el trmino. Se infuyen recprocamente
y, por tanto, no pueden formularse sino como partes integradas a un
plan de accin general fundamentado en la Administracin de Docu-
mentos como paradigma terico, metodolgico e instrumental.
La difusin del contenido de los
archivos y el conocimiento social de los
mismos debe concentrarse en el diseo
de polticas y acciones de difusin, con
un carcter equitativo e incluyente
131
SNTESIS
A lo largo del presente mdulo se ha enfatizado la natu-
raleza de los principales procesos archivsticos que se lle-
van a cabo a lo largo del ciclo vital de los documentos. He-
mos estudiado la infuencia recproca que hay entre ellos
y repasado los principales mtodos e instrumentos que
generan para la correcta administracin de la informacin
archivstica y la necesaria conduccin de los mismos en
un entorno institucional ms apropiado, dado a partir de la
operacin de los archivos como sistema institucional.
Los problemas en la produccin de documentos, cuyos
efectos resulta necesario inhibir al tiempo que se comba-
ten sus causas, as como el anlisis de los aspectos que
condicionan la correcta identifcacin y agrupacin de la
informacin archivstica, permitirn mejorar su administra-
cin y disear instrumentos ms efcaces de control do-
cumental.
Reconocer ese circuito de asociaciones sucesivas de
la informacin es bsico para, desde su origen, poder dar-
le un tratamiento efectivo a la informacin documental.
Parte esencial de estos esfuerzos lo constituye el diseo
y desarrollo de un sistema estandarizado de clasifcacin
archivstica.
El sistema de clasifcacin puede considerarse como
una accin de gran complejidad, infuyente de manera
decisiva en el desarrollo de una nueva concepcin de los
archivos al interior de la administracin, por lo que su ela-
boracin requiere de la participacin no slo de archivistas,
sino de administradores, en un esfuerzo de convergencia
que har posible el mejor manejo de los archivos pblicos.
Por su parte, la descripcin de archivos se caracteriza
como un esfuerzo intelectual que permite vincular a los
archivos con sus usuarios. La evolucin en los mtodos y
132
tcnicas de los procesos de descripcin y los instrumentos
que a partir de ellos se generan, ha sido muy dinmica, al
grado que en esta materia se han alcanzado importantes
acuerdos metodolgicos a nivel mundial, especialmente
con la puesta en marcha de la Norma General Interna-
cional de Descripcin Archivstica ISAD (G) en la que se
establece un conjunto de criterios y campos esenciales
de los procesos descriptivos en forma estandarizada, que
han permitido vincular especialmente a los archivos hist-
ricos a escala internacional.
Por su parte, la valoracin documental constituye la
piedra de toque de la Administracin de Documentos,
pues a partir de ella, la ciencia archivstica encuentra nue-
vos cauces, dando una dimensin prospectiva al trabajo
de los archivos.
La valoracin de documentos y los usos diferenciados
de los mismos a lo largo del ciclo vital permiten fjar (con
arreglo a estudios institucionales y documentales, cuyo
desarrollo debe realizarse por grupos interdisciplinarios)
las vigencias asociadas a la informacin archivstica, sus
plazos de retencin en un sistema institucional de archi-
vos y, sobre todo, la posibilidad de seleccionar documen-
tacin histrica, descartando la documentacin que no
posea valores secundarios.
La valoracin permite el ejercicio prctico, instrumen-
tal, del ciclo vital de los documentos, revela las jerarquas
de la informacin documental, as como la posibilidad de
disear, desarrollar y mantener actualizados una serie de
instrumentos tcnicos que normalizan la circulacin de la
informacin archivstica, su manejo diferenciado y su des-
tino fnal como memoria histrica, especialmente ante el
diseo y uso archivstico del llamado Catlogo de Dispo-
sicin Documental.
133
Finalmente, la conservacin de la informacin archi-
vstica, tanto desde un punto de vista curativo como sobre
todo preventivo, implica reconocer un proceso que requie-
re de la inversin inteligente de recursos apropiados para
la preservacin de los archivos en el largo plazo, pero
tambin considerar a las tcnicas de conservacin como
una obligatoriedad jurdica frente a los graves problemas
que en la actualidad revela el manejo de los archivos p-
blicos desde que stos se producen y a lo largo de su
ciclo vital.
El reconocimiento de los agentes de deterioro y las tc-
nicas y tecnologas que se han desarrollado notablemente
en las ltimas dcadas para combatirlos, as como el esta-
blecimiento de planes de conservacin integralmente plan-
teados, revelan la necesidad de que los archivistas asuman
compromisos de cooperacin interdisciplinaria en benefcio
de la proteccin fsica y tcnica de los documentos.
Fomentar por su parte el desarrollo de programas que
difundan la importancia de los archivos como herramienta
de gestin, memoria institucional y recurso para una nue-
va cultura de transparencia, representa tambin un es-
fuerzo que compete tanto a los productores y usuarios de
los archivos, como a los administradores de los mismos.
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AUTOEVALUACIN
Cuestionario sobre los contenidos generales del mdulo tres, Los Pro-
cesos documentales y archivsticos: concepto, mtodo e instrumentos.
Mencione dos polticas para inhibir la produccin excesiva de 1.
documentos en las instituciones. Escoja una opcin:
Redisear procesos de gestin e introducir medidas de simplif- A.
cacin administrativa.
Mejorar los criterios de conservacin de documentos y adminis- B.
trar los recursos archivsticos.
Formular un catlogo de disposicin documental y mejorar la C.
descripcin de archivos.
Seale qu implica la agrupacin de la informacin archivstica. 2.
Escoja una opcin:
Elaborar el cuadro de clasifcacin archivstica. A.
La formacin de expedientes, series y archivos. B.
Formular los instrumentos de descripcin archivstica. C.
Qu es la clasifcacin? Elija una opcin: 3.
Ordenacin de los expedientes de un archivo. A.
La valoracin de los documentos. B.
La identifcacin, agrupacin y codifcacin de la informacin ar- C.
chivstica.
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Son componentes de un sistema de clasifcacin archivstica. 4.
Escoja una opcin:
La Norma ISAD (G). A.
La tabla de determinantes de ofcina, el catlogo de series docu- B.
mentales, el cuadro de clasifcacin.
El catlogo de disposicin documental. C.
La ordenacin es igual a la clasifcacin archivstica? 5.
Falso. A.
Verdadero. B.
Qu implica un plan de clasifcacin archivstica? Escoja una 6.
opcin:
Reclasifcar los expedientes de un archivo. A.
Valorar la documentacin de un archivo. B.
Desarrollar un estudio documental e institucional. C.
La descripcin de archivos genera los siguientes instrumentos 7.
descriptivos. Escoja una opcin:
Un plan de clasifcacin. A.
Inventarios, catlogos y guas. B.
Catlogo de disposicin documental. C.
Qu puede ser una unidad de descripcin? Escoja una opcin: 8.
Un expediente. A.
Un inventario. B.
Un cuadro de clasifcacin archivstica. C.
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Indique el propsito de la descripcin de archivos. Escoja una 9.
opcin:
Valorar la documentacin. A.
Identifcar y explicar el contexto y contenido de los documentos. B.
Formular un plan de descripcin. C.
Los documentos pueden tener los siguientes valores. Escoja 10.
una opcin:
Primarios y secundarios. A.
Registrales. B.
Sustantivos. C.
Cmo son los valores primarios? Escoja una opcin: 11.
Administrativos, legales y fscales. A.
Evidenciales, testimoniales e informativos. B.
Secundarios. C.
Qu permite la valoracin documental? Escoja una opcin: 12.
Introducir tecnologas de gestin de documentos. A.
Seleccionar documentos histricos y depurar documentos sin va- B.
lor secundario.
Elaborar una gua de archivos. C.
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Qu es el catlogo de disposicin documental? Escoja una 13.
opcin:
Instrumento para asignar valores, plazos de conservacin y def- A.
nir el destino de los documentos.
Instrumento para identifcar, agrupar y sistematizar la informa- B.
cin archivstica.
Instrumento de descripcin de una serie documental. C.
A quin corresponde valorar la documentacin en un ente 14.
pblico? Escoja una opcin:
A los archivistas de la institucin. A.
A un grupo interdisciplinario de valoracin. B.
A los jefes. C.
Cules son los principales agentes de deterioro de los docu- 15.
mentos? Escoja una opcin:
La explosin documental. A.
La falta de recursos humanos. B.
La acidez, el calor, la humedad, la luz y los insectos. C.
En qu rango se ubican la temperatura y humedad ideales de 16.
un depsito de archivo? Escoja una opcin:
18 A 22 de temperatura y de 45 a 55 de HR. A.
27 A 37 de temperatura y de 85 a 100 de HR. B.
10 A 12 de temperatura y de 20 a 22 de HR. C.
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REFERENCIAS
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SCHELLEMBERG, THEODORE R, Archivos Modernos: Principios y Tcnicas / T. R. Schellen-
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VZQUEZ DE PARGA, MARGARITA, La administracin de los archivos y la conservacin del pa-
trimonio documental. Encuentros Iberoamericanos, Actas, Junta de Andaluca, 1992.
Mdulocuatro
TEMARIO
1. DILEMAS DE LA INFORMACIN ELECTRNICA
Y SU MANEJO ARCHIVSTICO
2. PROGRAMAS PARA LA AUTOMATIZACIN
Y DIGITALIZACIN DE ARCHIVOS
3. PRESERVACIN A LARGO PLAZO DE
LA INFORMACIN ELECTRNICA
4. NORMAS INTERNACIONALES PARA EL
MANEJO DE LOS ARCHIVOS ELECTRNICOS
Archivos electrnicos y
automatizacin de la
gestin documental
141
L
INTRODUCCIN
a incorporacin incesante de nuevas tecnologas
de la informacin y comunicacin (TIC) en las ad-
ministraciones pblicas constituye una realidad in-
cuestionable que habr de incrementarse en forma ex-
ponencial en los prximos aos.
En el afn por convertir a la llamada sociedad de
la informacin en una verdadera sociedad del conoci-
miento hay una multiplicidad de aspectos que cuestio-
nan la capacidad de los archivos para responder efcien-
temente a los retos que impone la realidad tecnolgica.
Esta situacin se debe principalmente al rezago de los
mismos archivos como sistemas de informacin. Entre
esos aspectos podemos mencionar los siguientes:
La produccin y uso de informacin electrnica U
y multimedia.
La digitalizacin de imgenes. U
El desarrollo de poderosas bases de datos y U
aplicaciones automatizadas para el desempeo
de procesos administrativos.
La irrupcin y manejo de nuevos soportes, estn- U
dares y metodologas centrados en novedosas
estrategias de gobierno en la era electrnica.
La incorporacin y uso de tecnologas de la informacin aplicadas
al universo de los archivos no ha estado exenta de riesgos. Principal-
mente porque suele llevarse a cabo sin una visin integral y sin me-
didas de planeacin ordenada, lo que plantea serios dilemas para su
uso efciente en la gestin documental. Estos dilemas de no mediar
un desarrollo normativo inteligente en este campo pueden contribuir
tarde o temprano al colapso de los archivos como sistema de infor-
macin. Peor an, si a su vez no se aplica un tratamiento archivstico
MAPA CONCEPTUAL: MDULO CUATRO
142
efcaz para la informacin electrnica (que permita su adecuado con-
trol y administracin) pueden propiciar especialmente el colapso de la
propia informacin no custodial o virtual.
Son muchas las circunstancias y aspectos que han impedido en
nuestro pas el diseo de polticas pblicas en la materia, as como la
produccin de mtodos, tcnicas y estndares normalizados para el
manejo archivstico de la informacin electrnica. Entre otras:
Las hipotticas e improbables ofcinas sin papel. 1.
La digitalizacin de documentos como respuesta mgica al ma- 2.
nejo de la informacin archivstica.
La incorporacin coyuntural de programas y adquisicin de 3.
equipos para la automatizacin de archivos.
El desorden que prevalece en la generacin de informacin 4.
electrnica dentro de las administraciones pblicas.
La pretensin de sustituir a los documentos de archivo registra- 5.
dos en el soporte papel por documentos electrnicos o digitales,
muchos de los cuales an no han alcanzando la categora de
documento de archivo.
Dichos aspectos se combinan con otra gran causal: la acelerada
evolucin de las tecnologas de la informacin, que plantea retos im-
portantes para el control de la informacin electrnica, su uso y con-
servacin como herramienta de gestin y, sobre todo, como memoria
de largo plazo.
En materia de administracin de la informacin electrnica se ha
obtenido poco de las experiencias internacionales, que con frecuen-
cia no necesariamente pueden compaginarse o adaptarse fcilmente
a nuestras realidades. Ocurre as porque la masa crtica desarrollada
sistemticamente en este campo corresponde a experiencias de admi-
nistraciones pblicas de tradicin anglosajona. Sin embargo, el reco-
nocimiento de estos esfuerzos y el incremento en el desarrollo de in-
vestigaciones en la materia podrn contribuir a enfrentar los problemas
que en los tiempos actuales prevalecen en el manejo de la informacin
electrnica, desde la ptica de su control archivstico.
143
Por lo anterior, en el presente mdulo se destacan tres aspectos:
Algunos aspectos bsicos presentes en los dilemas que plantea U
el tratamiento archivstico de la informacin electrnica.
La necesidad de incorporar medidas razonables para la incor- U
poracin de tecnologas apropiadas para los archivos.
El reconocimiento de los aspectos esenciales necesarios para U
desarrollar una estrategia unifcada de atencin a los problemas
prevalecientes en la produccin, control y uso de la informacin
electrnica dentro de los entes pblicos del Distrito Federal.
Para desahogar los contenidos del presente mdulo se abordarn
los siguientes temas:
Dilemas de la informacin electrnica y su manejo archivstico. 1.
Programas para la automatizacin y digitalizacin de archivos. 2.
Preservacin a largo plazo de la informacin electrnica. 3.
Normas internacionales para el manejo de los archivos elec- 4.
trnicos.
OBJETIVOS DEL MDULO
Reconocer los principales problemas y dilemas que prevalecen U
en la produccin, uso y control de informacin electrnica y su
manejo archivstico.
Destacar la importancia de introducir tecnologas de la informa- U
cin aplicadas al universo de los sistemas institucionales de ar-
chivos, de una manera planifcada y razonada.
Reconocer las tendencias principales que se han desarrollado U
para la gestin de documentos electrnicos.
Promover la generacin de polticas pblicas y el desarrollo de U
normatividad y estndares unifcados para la gestin archivsti-
ca de la informacin electrnica.
144
DILEMAS DE LA INFORMACIN ELECTRNICA Y SU MANEJO TEMA 1.
ARCHIVSTICO
La introduccin de tecnologas de la informacin en el universo de los
archivos ha tenido un fuerte impacto en la evolucin de la administra-
cin de documentos, tanto desde un punto de vista terico y metodol-
gico como instrumental. Los conceptos e incluso los principios bsicos
de la archivstica se han visto cuestionados ante las nuevas realidades
impuestas por la revolucin tecnolgica.
En efecto, sin ser conclusivos, los especialistas han acordado que
la gestin de documentos electrnicos impone retos al tratamiento tra-
dicional de la informacin archivstica y a los principios esenciales en
los que sta se sustenta. Por ejemplo:
El principio de procedencia y orden original. U
La integridad y el respeto por los fondos. U
La naturaleza U expedientable y seriada de la documentacin ar-
chivstica.
Los conceptos de productor, usos y usuarios de los archivos. U
El concepto de ciclo vital de los documentos, que en la era elec- U
trnica adquiere un signifcado mucho ms amplio y compre-
hensivo.
La irrupcin de la era digital ha supuesto, en resumen, el desarrollo
de nuevos modelos y retos para los archivos, en tanto conjuntos or-
gnicos y organizados de informacin y tambin para el desempeo
profesional de la actividad archivstica, enfrentndola y, con frecuen-
cia, confrontndola con realidades que hacen obligatorio tambin el
replanteamiento de sus horizontes y fronteras.
Estas nuevas realidades plantean algunos dilemas para las admi-
nistraciones pblicas y, en consecuencia, para los archivos, que resul-
ta necesario resolver de forma inteligente, fundamentalmente en los
siguientes aspectos:
145
El tratamiento archivstico de la informacin electrnica. U
La incorporacin razonada de tecnologas de la informacin en U
el universo de los archivos.
La necesidad de garantizar la produccin y el uso controlado y ef- U
ciente de la informacin electrnica como herramienta de gestin.
La necesidad de garantizar la conservacin a largo plazo, como U
memoria histrica, de la informacin electrnica.
El desarrollo normativo y la generacin de metodologas, estn- U
dares y estrategias unifcadas de administracin de documen-
tos electrnicos.
El establecimiento de sistemas de informacin integrados U
tecnolgica y jurdicamente viables en los que coexistan
armnicamente los documentos de archivo tradicionales y los
documentos electrnicos como documentos de archivo.
Es indudable que la aplicacin de nuevas tecnologas en los pro-
cesos de gestin gubernamental ha benefciado algunos aspectos
asociados a las relaciones entre sociedad y gobierno, lo que no est
exento de diversos problemas.
Entre los benefcios que se destacan para incrementar el uso de
informacin electrnica se menciona que sta permite la ampliacin
de los usos institucionales de la informacin a sectores ms amplios de
la sociedad, redimensionando con ello las caractersticas de la llamada
sociedad de la informacin. Este atributo se ha cuestionado, sin em-
bargo, en virtud de las diferencias econmicas, polticas, culturales y
sociales existentes, especialmente en los pases en vas de desarrollo,
en relacin con sus posibilidades reales de acceso a la informacin
electrnica y la Internet.
Por otra parte, se ha dicho que la puesta en marcha de acciones
orientadas al mejoramiento de las relaciones entre sociedad y gobier-
no, en la era electrnica, se facilitan en benefcio de la transparencia
y el acceso a la informacin, la rendicin de cuentas y el efecto anti-
corrupcin que traen consigo, lo que permite sustentar las llamadas
nuevas estrategias de gobierno y la ampliacin de la vida democrtica
La irrupcin de la era digital
ha supuesto el desarrollo
de nuevos modelos y retos
para los archivos, en tanto
conjuntos orgnicos y
organizados de informacin
146
de los pases. El sistema conocido como Infomex, por ejemplo, es
muestra patente de estos propsitos.
Desde el punto de vista tcnico, la incorporacin y uso de infor-
macin electrnica posibilita las relaciones multidisciplinarias entre los
profesionales de la informacin. Abre adems nuevos horizontes para
la investigacin archivstica, relacionados especfcamente con la am-
pliacin de las tcnicas de descripcin, el estudio de la variedad de
morfologas para el registro de informacin y el desarrollo de estn-
dares normalizados para la gestin de documentos electrnicos. Con
ello se puede favorecer un manejo ms efcaz de la informacin en las
A pesar de sus benefcios, en las administraciones pblicas se
enfrentan ya graves problemas derivados de la masiva produccin y
uso de informacin electrnica. Sobre ella se han hecho los siguientes
cuestionamientos:
El escaso control jerrquico de la informacin electrnica en los U
procesos de gestin gubernamental, lo que pone en entredicho
los esquemas de control de gestin de las instituciones.
La inestabilidad de la informacin electrnica para estructurarse U
como informacin de valor permanente o histrica.
La grave prdida de informaciones sustantivas, dada la rpida U
obsolescencia de los soportes, programas y sistemas informti-
cos y telemticos en los que descansa.
Los serios problemas para el control tcnico de la informacin, U
especialmente en lo tocante a su autenticidad y seguridad jur-
dica e informtica.
Los altos costos de conservacin y preservacin de la informa- U
cin electrnica si se pretende ir a la par de la evolucin tec-
nolgica.
La vulnerabilidad y el deterioro de los nuevos soportes docu- U
mentales.
La produccin masiva y dispersa de la informacin, en oposi- U
cin a la calidad de la misma. Esto implica disponer de ms
La documentacin y los
archivos electrnicos
comparten muchas similitudes
con la informacin de los
archivos convencionales
147
informacin, vinculada e hipervinculada y, al propio tiempo,
carecer de informacin esencial, lo que signifca estar tcnica-
mente desinformados.
La documentacin y los archivos electrnicos comparten con la in-
formacin de los archivos convencionales muchas similitudes. En am-
bos casos prevalece una masiva generacin de informacin, producida
en forma exponencial y frecuentemente descontrolada y anrquica.
Entre la cultura de las mil y una copias, propia del soporte papel en
las administraciones pblicas y la generacin de millones de correos
electrnicos, no hay grandes diferencias. En ambos casos suceden
eventos muy similares:
Difcultades para localizar la informacin. U
Incapacidad para integrar los documentos al expediente que U
eventualmente les corresponde.
Insufcientes medidas para la identifcacin, agrupacin y siste- U
matizacin en forma seriada de la informacin archivstica.
Prdida de informaciones valiosas, difcultades para su alma- U
cenamiento y, ms an, para un acceso controlado a sus con-
tenidos.
En las dos situaciones es necesario introducir medidas apropiadas
de planeacin para la gestin de los documentos, as como para regu-
lar su produccin, organizacin, ordenacin, descripcin, acceso, valo-
racin, conservacin y difusin. En cualquiera de ambos casos puede
cuestionarse por igual la utilizacin de la informacin como herramien-
ta de trabajo, como elemento para el ejercicio de la transparencia y
como sedimento para la construccin de la memoria histrica de las
instituciones.
Los dilemas que plantea la generacin y manejo de informacin
electrnica imponen la adopcin de medidas emergentes para su regu-
lacin archivstica planifcada, considerando la ejecucin de proyectos
en los siguientes campos:
148
La adopcin de medidas para el tratamiento archivstico de la U
informacin electrnica en las diversas etapas de su ciclo vital.
El diseo de polticas para la planeacin y la organizacin (la U
clasifcacin, ordenacin y descripcin de la informacin elec-
trnica), as como para la valoracin, conservacin, difusin y
almacenamiento.
El anlisis tcnico de los diversos soportes de formato electr- U
nico, de cara a su conservacin y preservacin.
La puesta en marcha de ordenamientos jurdicos para la utili- U
zacin de la informacin electrnica como documentacin de
archivo con fnes probatorios.
El desarrollo de las tcnicas y estndares necesarios que ga- U
ranticen la identidad, integridad, autenticidad, fabilidad, accesi-
bilidad, inalterabilidad y seguridad informtica de la informacin
electrnica.
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Analice usted si la produccin y manejo de informacin
electrnica en su institucin estn regulados efcientemen-
te y, por tanto, puede garantizarse su uso intensivo en el
desempeo de las gestiones ofciales de su institucin, as
como su conservacin como memoria histrica. Si no fuera
el caso, proponga usted a su Coordinacin de Archivos la
realizacin de un diagnstico de la situacin que prevalece
en esta materia, para la planifcacin y el desarrollo de nor-
mas institucionales que permitan la regulacin archivstica
de la informacin electrnica de su entidad.
Los dilemas que plantea
la generacin y manejo de
imponen la adopcin
de medidas emergentes
para su regulacin
archivstica planifcada
149
PROGRAMAS PARA LA AUTOMATIZACIN Y DIGITALIZACIN TEMA 2.
DE ARCHIVOS
El uso de programas para la automatizacin de la gestin documental
y la administracin de archivos es cada da ms frecuente. El manejo y
control de la correspondencia, el seguimiento de trmites y la adminis-
tracin de archivos en forma automatizada dentro de las instituciones
pblicas revela el inters por modernizar la administracin de docu-
mentos. Sin embargo, la sola incorporacin de equipos y el desarrollo
de sistemas automatizados no garantizan la efciencia de los servicios
documentales y archivsticos si detrs de la modernizacin tecnolgica
no hay una poltica previamente diseada en la que se determinen los
fnes, los usos, las caractersticas y condiciones en las que deben apli-
carse los sistemas automatizados.
Con frecuencia, el propsito casi nico que est por detrs de estos
esfuerzos es evitar el uso de los archivos fsicos, dadas las condicio-
nes problematizadas en las que stos se encuentran, y con el afn de
sustituirlos, tcitamente, por algo que se vea en la pantalla de los
computadores personales. La incorporacin de sistemas automatiza-
dos se encuentra ms al ritmo de la moda que a los requerimientos,
expectativas y resultados que se espera obtener de los mismos.
Se ha dicho que con la utilizacin de las tecnologas de informacin,
se obtienen enormes benefcios. Entre otros, los siguientes:
La obtencin de una alta densidad de almacenamiento de la U
informacin.
El ahorro de espacios de archivo en ofcina. U
Velocidad y facilidad de acceso a la informacin documental. U
La posibilidad de compartir informacin con mltiples usuarios, U
facilitando el trabajo en grupo.
La proteccin de los registros fsicos tradicionales. U
La generacin, amplia difusin y uso de instrumentos de consulta. U
150
Un sistema de digitalizacin de imgenes, por ejemplo, ofrece una
serie de ventajas, tanto para el almacenamiento ptico o magntico de
la informacin, como sobre todo para su control y acceso. Estos siste-
mas utilizan computadoras personales que operan bajo distintas pla-
taformas informticas, permitiendo la distribucin de imgenes y texto
de documentos capturados en escner con capacidad para digitalizar
cientos de pginas en minutos. A ello se adicionan bases de datos para
su localizacin, previa indexacin y grabacin de los mismos en discos
pticos. Esta grabacin utiliza tanto tecnologas de registro permanen-
te como regrabables, que permiten escribir y borrar cuantas veces sea
necesario un documento.
De acuerdo con los especialistas, la revolucin en la tecnologa de la
informacin y las comunicaciones ha hecho que los archivistas salgan
de sus ofcinas de archivos, en vez de esperar pasivamente a que les
transferan los documentos. En este sentido, reconocemos el valor que
tiene el uso de tecnologas nuevas, cuya aplicacin, no obstante, debe
ser producto del anlisis y la superacin inteligente de los problemas,
limitaciones y restricciones que trae consigo su utilizacin, as como de
las propias restricciones, an por superar, de los archivos pblicos en
los distintos niveles de gobierno de muchos pases de Amrica Latina.
Entre las restricciones que destacaramos como las ms relevan-
tes, se encuentran las siguientes:
Restriccin jurdica U .- Hasta ahora la validez legal, esto es, el
valor jurdico de los documentos en soportes nuevos no se ha
determinado con precisin en la legislacin mexicana, salvo
para casos excepcionales de ciertos grupos documentales.
Restriccin tecnolgica U .- Carentes de valor legal, la produccin
y uso de tecnologas se ha limitado a su capacidad de almace-
namiento intensivo de informacin y a su uso restringido a cier-
tos procesos y fujos de trabajo (workfow) en las administracio-
nes pblicas que incorporan cada vez ms tecnologas de este
tipo en un contexto caracterizado por severas restricciones tec-
nolgicas asociadas a la diversidad de equipos (hardware) con
que cuentan, la carencia de redes de comunicacin dedicadas
Cada da es ms
frecuente el uso de
programas para la
automatizacin de la
gestin documental
y la administracin
de archivos
151
a la funcin y manejo de documentos y la heterogeneidad y
subutilizacin de las herramientas informticas.
Restriccin de aplicaciones U .- En este mismo aspecto, puede
sealarse que, al ser incorporados sin una revisin rigurosa del
contexto en el que habrn de aplicarse, se cuenta con una gran
variedad de programas que coexisten en las instituciones para
el mismo propsito o, diramos ms exactamente, para la mis-
ma pretensin: la sustitucin de archivos fsicos por archivos
virtuales.
Restriccin presupuestal U .- En cuyo caso pueden darse las ms
inslitas paradojas en la administracin ya que es comn invertir
grandes sumas de dinero en tecnologas destinadas a dormir el
sueo de los justos, mientras se carece de los elementos mni-
mos indispensables para la operacin de archivos, todo ello, en
un contexto siempre sujeto a limitaciones presupuestales.
RESTRICCIONES AL USO DE NUEVAS TECNOLOGAS
152
Restriccin profesional U .- Una de las mayores carencias que
se padecen es la asociada a la escasa formacin y capacitacin
del personal archivstico, ya no digamos en el conocimiento de
tecnologas y herramientas nuevas, sino, inclusive, en materia
de Administracin de Documentos y gestin de archivos, cues-
tin que se ha venido revirtiendo con altibajos en los ltimos
aos, pero exigente an de programas integrales de desarrollo
archivstico en todos los niveles de gobierno.
Restriccin tcnica U .- Ms all de los costos, de los equipos y
sistemas, del escaso valor jurdico de los documentos en sopor-
tes nuevos e incluso tambin de la capacitacin y profesionali-
zacin del personal archivstico, identifcamos un problema an
mayor que resulta urgente resolver para equilibrar la utilizacin
de tecnologas de la informacin e integrar sistemas de admi-
nistracin de documentos efcaces.
Este problema se asocia con la ausencia de estructuras tcnicas
normalizadas para la ejecucin de los procesos archivsticos en
cuanto a produccin e integracin de la informacin archivstica,
clasifcacin y valoracin documentales, y descripcin. Sin ellas
cualquier intento de uso y control de la informacin en nuevos
soportes documentales puede producir verdaderos antisiste-
mas de informacin, por as llamarlos, as como herramientas y
productos incoherentes, incompatibles e incomprensibles, que
lejos de propiciar el uso intensivo de la informacin siembran
confusin entre los usuarios de archivos fsicos y virtuales.
Es posible, bajo el contexto de restricciones mencionado pronun-
ciarse a favor del la incorporacin y uso de nuevas tecnologas en el
universo de los archivos? Evidentemente s, pero slo si se incorporan
bajo las siguientes condiciones:
Primera condicin U : Como resultado de una poltica integral de
Administracin de Documentos, que site el manejo de tecno-
logas nuevas como una herramienta y no como un sucedneo
de los archivos.
El uso de nuevas
tecnologas debe ser
producto del anlisis
y la superacin
inteligente de los
problemas, limitaciones
y restricciones que trae
consigo su utilizacin
153
Segunda condicin U : Como un elemento que presione al es-
tablecimiento de estructuras tcnicas normalizadas, especial-
mente en y para el manejo de la documentacin activa de las
Tercera condicin U : Como resultado de la revisin crtica de la
labor y el espacio conceptual y operacional de los archivistas y
su interactuacin con otros profesionales de la informacin.
Cuarta condicin U : Como parte de un esfuerzo programtico,
que tienda a equilibrar el desarrollo archivstico de las institucio-
nes y propicie una Cultura de la Informacin documental en su
entorno institucional y social.
Quinta condicin U : Atendiendo primero a la naturaleza
archivstica de la informacin documental y su nece-
saria sistematizacin, antes que a la automatizacin
aleatoria de documentos y archivos.
Bajo esa perspectiva la automatizacin de archivos
tendr un fuerte impacto en las instituciones, por lo cam-
bios que promueve en relacin con los usos y costum-
bres prevalecientes en la administracin de los archi-
vos. Sera un cambio de cultura institucional que podra
aportar enormes benefcios en el manejo de la infor-
macin archivstica tradicional y en el uso racional
de la informacin electrnica como informacin
archivstica.
Cabe destacar que hoy da gran parte de la in-
formacin dentro de las instituciones nace elec-
trnicamente. Por esta razn resulta indispen-
sable gestionarla y conservarla en medios
digitales, muchos de los cuales no pue-
den migrarse al soporte papel. Ejemplo
de ello son la informacin audiovisual y
la de las bases de datos de gestin de
documentos. Luego entonces, resulta
esencial integrar los diversos sistemas de
NUEVAS TECNOLOGAS: HERRAMIENTAS, NO SUCEDNEOS
154
informacin institucional, con el fn de cohesionar la informacin de
gestin y la memoria de las instituciones bajo el diseo de esquemas
diferenciados de operacin que permitan la generacin de interfaces
para su vinculacin efcaz.
La automatizacin de archivos y el uso de tecnologas para la di-
gitalizacin de imgenes (para la generacin de archivos electrnicos
o virtuales) deben responder a un diseo conceptual que planifque
la introduccin de tecnologas a escala institucional, y que al mismo
tiempo permita la integracin de los diversos sistemas de informacin
existentes diferenciando los propsitos de cada uno de ellos.
En el caso de los sistemas de archivos, un plan de accin de esta
naturaleza debera prever, entre otros, aspectos como los siguientes:
La incorporacin de sistemas automatizados para el control del U
ciclo vital de los documentos de archivo, especialmente a travs
del diseo, desarrollo y uso de aplicaciones en bases de datos
relacionales, que permitan el seguimiento de los documentos
desde su produccin, hasta su destino fnal, facilitando la circu-
lacin y transferencia de los mismos en las diversas estructuras
de un Sistema Institucional de Archivos.
El diseo de los mecanismos de control, especialmente en lo to- U
cante a la gestin de la informacin en trmite, con la mira pues-
ta en la generacin de esquemas de comunicacin que eviten
la produccin de documentos fsicos (formatos de control de
gestin de todos tamaos y colores) para controlar documentos
de archivo.
La vinculacin de las unidades de documentacin simple con U
las unidades de documentacin compuesta a la que se incorpo-
ran, esto es, el control de la agrupacin de documentos a sus
respectivos expedientes y series.
La generacin y actualizacin automatizada de los instrumentos U
de control archivstico, como el sistema de clasifcacin, el esque-
ma de valoracin y los mecanismos de descripcin archivstica.
Hoy da gran parte de
la informacin dentro
de las instituciones
nace electrnicamente
155
Controlar y facilitar el acceso a la informacin archivstica en las U
diversas etapas del ciclo vital, generando historiales de acceso
a la informacin archivstica.
Propiciar la incorporacin de estructuras para la digitalizacin U
de imgenes o la microflmacin de documentos de archivo,
previendo las condiciones de organizacin de la documentacin
fsica para facilitar:
La consulta multiusuaria de documentos.
El fomento del trabajo en grupo, conocido
como workfow.
La proteccin de los documentos fsicos.
El uso intensivo de la informacin.
La transmisin ordenada de la misma.
Y sobre todo la migracin de la informacin del
soporte papel al soporte digital que se encuen-
tre en riesgo de prdida, o bien para su conser-
vacin como informacin de valor permanente,
una vez que hayan prescrito los valores prima-
rios de la documentacin a digitalizar.
Como puede observarse, la revisin del contexto en el que debe
incorporarse cualquier esfuerzo de modernizacin tecnolgica para los
archivos, requiere de la formulacin de diagnsticos previos y de con-
diciones de operacin archivstica plenamente normalizadas, especial-
mente en lo tocante al desempeo de los procesos archivsticos y los
instrumentos de control con los que se acompaan.
Automatizar la gestin documental sin una previa organizacin
y sistematizacin de las funciones archivsticas puede traer consi-
go muchos ms problemas de los que la modernizacin tecnolgica
pensaba resolver. De ah la necesidad de planifcar acuciosamente
cualquier intento de incorporacin de tecnologas slo como producto
de la moda.
Por lo tanto, la planifcacin ordenada para la incorporacin de tec-
nologas en el universo archivstico debe ser resultado tambin de la
Resulta esencial integrar
los diversos sistemas de
informacin institucional,
para cohesionar la
informacin de gestin
y la memoria de las
instituciones bajo el
diseo de esquemas
diferenciados de operacin
156
actuacin multidisciplinaria de las instituciones. Para ello cobra una
importancia capital la integracin de los comits institucionales de Ad-
ministracin de Documentos dentro de los entes pblicos del Distrito
Federal.
PRESERVACIN A LARGO PLAZO DE LA INFORMACIN TEMA 3.
ELECTRNICA
Diversos especialistas en el campo de la informacin electrnica se
preguntan an si sta en realidad se utiliza efcazmente como herra-
mienta para el desempeo de los procesos de gestin gubernamental.
Algunos incluso consideran que no es lo mismo gestionar datos y do-
cumentos tratados individualizadamente, que informacin cohesionada
y sistemtica, cuya generacin responda a los requisitos de haber sido
producida por estructuras organizacionales con
funciones adquiridas por mandato jurdico,
como ocurre con la informacin archivs-
tica tradicional.
La informacin que nace en forma
electrnica con frecuencia se genera para
propsitos muy especfcos. Por ejemplo: para
la atencin de algunos trmites previamente es-
tandarizados y normalizados, que no requieren de
procesos deliberativos o toma de decisiones com-
plejas. Esto facilita el uso de la informacin aso-
ciada a dichos trmites en forma virtual, utilizando
para ello las redes de comunicacin interna de las
instituciones (intranets) o bien mediante el uso de
la Internet. Tal es el caso de diversos trmites a
los que se puede acceder desde los portales
de Internet de las instituciones, mantenidos
electrnicamente en poderosas bases de
datos que requieren de un tratamiento
informtico constante para su actuali-
zacin y el resguardo de la informa-
cin ya gestionada.
UN DOCUMENTO VIRTUAL PUEDE PERDERSE SI NO SE IMPRIME O SE GRABA
157
La informacin electrnica es tambin con frecuencia manejada
como informacin accesoria o adjetiva, gestionada a partir de las co-
municaciones establecidas a travs de correos electrnicos, que ade-
ms de carecer de formalidad institucional y valor jurdico, no necesa-
riamente se agrupan a expedientes fsicos o electrnicos. De ah su
tratamiento individualizado, en el que tambin prevalecen serios ries-
gos de prdida de la informacin contenida en ellos.
Con frecuencia al igual que ocurre con los documentos de archivo
tradicionales que se extraen y no se reincorporan al expediente del que
fueron sustrados, violentando con ello su integridad si la informacin
electrnica asociada a un proceso de gestin no se imprime en un
soporte fsico o no se graba en un soporte digital o magntico corre
el riesgo de perderse, por una multitud de razones que van desde la
vulnerabilidad de los propios soportes hasta la inestabilidad de los sis-
temas informticos que los producen y manejan.
Los mecanismos de agrupacin de la informacin electrnica que
documenten la integracin de un proceso de gestin en forma similar
a la informacin archivstica tradicional no se encuentran totalmente
defnidos. De ah la imposibilidad de darles un tratamiento como in-
formacin agrupada, susceptible de ser identifcada y sistematizada
mediante la utilizacin de esquemas clasifcatorios pertinentes. A esto
obedece, en gran parte, el fracaso de muchos procesos de digitaliza-
cin de documentos.
A diferencia de los documentos de archivo cuyo contexto y conteni-
do es fcilmente identifcable los documentos electrnicos conforman
su estructura y contenido en el mismo momento de su visualizacin, su
estructura no es fsica sino lgica y por tanto necesitan de metadatos
para ser gestionados. Los metadatos (ms all de los datos) fnalmen-
te deben entenderse como elementos de descripcin de la informacin
electrnica, independientemente de las diversas morfologas en la que
sta se encuentre (texto, imagen, audio, audiovisuales etc.).
Los metadatos coadyuvan a la localizacin expedita de la informa-
cin electrnica y, por tanto, deben disearse desde el origen de sta
en forma estructurada, a travs de la defnicin de modelos unifcados
que permitan su uso estandarizado y mediante el uso de reglas y pro-
cedimientos normalizados en las instituciones.
La automatizacin de
archivos y el uso de
tecnologas para la
digitalizacin de imgenes
deben responder a un
diseo conceptual que
planifque la introduccin
de las tecnologas a
escala institucional
158
La ausencia de estndares combinada con la produccin y uso in-
discriminado de informacin electrnica, tratada en forma individualiza-
da, limita su uso efcaz en los procesos de gestin. Sobre todo pone en
riesgo su conservacin como memoria de largo plazo.
El tratamiento individualizado de la informacin que nace electr-
nicamente sin pasar por el soporte papel padece de los fenmenos
descritos. Luego entonces su tratamiento debe enfocarse como ya
se seal en el tema anterior mediante la utilizacin de medios digi-
tales, pero bajo una ptica de control archivstico. Es decir, planifcan-
do su produccin, circulacin, integracin, clasifcacin, descripcin,
valoracin y conservacin con el propsito de gestionarla como docu-
mento electrnico de archivo.
CARACTERSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRNICO
La revisin del contexto
para la modernizacin
tecnolgica de
archivos requiere
de la formulacin de
diagnsticos previos
y de condiciones de
operacin archivstica
normalizadas
159
Por otra parte, la informacin que nace y se registra en el soporte
papel pero despus migra a soporte digital para su conservacin o
uso diversifcado debe respetar su naturaleza archivstica y agrupar-
se electrnicamente como documentos de archivos. Para ello han de
usarse procesos de indexacin y metadatos efcaces que den cuenta
fehaciente del contexto en donde fueron producidos y el contenido que
les otorga identidad.
Por consecuencia no toda la informacin electrnica puede ser tra-
tada de la misma manera. Por eso los especialistas insisten en la ne-
cesidad de adoptar medidas organizativas, de conservacin y tcnicas
que respeten el ciclo de vida de la informacin electrnica. Un ciclo en
el que debe participar activamente el profesional de los archivos; un
ciclo donde la informacin en soporte electrnico pasa igualmente por
tres etapas distintivas que la caracterizan, las cuales se muestran en
el cuadro 11:
CUADRO 11 / FASES DEL CICLO DE VIDA DE LA INFORMACIN EN SO-
PORTE ELECTRNICO
Primera fase .- Diseo de la estrategia de gestin de la informacin
en soporte electrnico.
Segunda fase .- Creacin de la informacin en soporte electrnico.
Tercera fase .- Gestin y conservacin de la informacin.
De acuerdo con lo sealado hasta aqu, debe tenerse extremo cui-
dado en la utilizacin de tecnologas aplicadas a los documentos tradi-
cionales de archivo, y no digitalizar slo porque est de moda o porque
se tenga la idea de que los archivos digitales sustituirn al papel. La
incorporacin de regulaciones tcnicas (propias de la gestin docu-
mental) aplicadas a los documentos producidos electrnica o digital-
mente constituye una de las principales acciones de poltica pblica
que los entes pblicos del Distrito Federal deberan adoptar en materia
de gestin de documentos. Por supuesto respetando lo que sobre el
particular sealan los Lineamientos Generales en Materia de Archivos
del Distrito Federal, cuyo Artculo 56 destaca:
Los metadatos
deben entenderse
como elementos
de descripcin
de la informacin
electrnica
160
Artculo 56. Los entes pblicos del Distrito Federal, en el marco
de su Sistema, debern establecer medidas para la administra-
cin, uso, control y conservacin de los documentos de archivo
electrnicos, garantizando los aspectos siguientes:
La incorporacin y uso ordenado de las tecnologas de I.
la informacin en la generacin de documentos de ar-
chivo electrnicos asociados a los procesos de gestin
institucional;
Establecer programas para la gestin de documentos de II.
archivo electrnicos;
La incorporacin de medidas, normas y especifcaciones III.
tcnicas nacionales e internacionales, para garantizar la au-
tenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad de los docu-
mentos de archivo electrnicos y su control archivstico;
Garantizar el uso y conservacin de la documentacin IV.
electrnica sustantiva como informacin de largo plazo, y
Propiciar la incorporacin de procesos e instrumentos V.
para la clasifcacin, descripcin, as como para la valora-
cin y disposicin de documentacin electrnica.
Desde el diseo de la estrategia de gestin de la informacin en
soporte electrnico (como primera fase de su ciclo de vida) deben pla-
nifcarse el mecanismo y los procedimientos para regular la produccin
de los documentos electrnicos de archivo. As podrn identifcarse su
contexto de produccin y sus contenidos, podr hacerse su agrupacin
en forma expedientable y seriada y podr integrrseles como archivo
electrnico. Siempre utilizando instrumentos de control archivstico de
la informacin electrnica en materia de clasifcacin, valoracin y des-
cripcin, a travs de metadatos que permitan la recuperacin efcaz de
la informacin electrnica de archivo.
Dada su vulnerabilidad debe tenerse especial cuidado con los so-
portes donde se registra la informacin electrnica. Esto es importante
para promover su adecuada conservacin y su perdurabilidad en el
El uso efcaz de la
en los procesos de
gestin se ve limitado
por la produccin y uso
indiscriminado de la
misma, as como por la
ausencia de estndares
161
tiempo, as como para migrarlos de manera amigable a los nuevos
soportes que genera da a da la evolucin tecnolgica.
Planifcar los procesos de digitalizacin de documentos de archivo
debe ser una accin igualmente cuidadosa, que permita garantizar la
conservacin a largo plazo de los documentos digitalizados. Debe evi-
tarse en lo posible digitalizar informacin de manera individualizada;
por el contrario, debe hacerse a travs de la estructura de metadatos
establecida, propiciando su agrupacin y codifcacin como informa-
cin archivstica.
El reconocimiento de los estudios, estndares, tcnicas y procesos
de gestin de la documentacin electrnica que se han desarrollado a
escala internacional puede ofrecer una orientacin importante en este
complejo campo de la administracin de documentos. Sin embargo es
indudable que ms all de los aspectos acadmicos en que se basan
dichos estudios, las administraciones pblicas deben pronunciarse por
el diseo de estrategias y polticas unifcadas de administracin y con-
servacin de la informacin electrnica asociadas a sus procesos de
gestin institucional. Para ello debern tener en perspectiva su uso
efectivo en el desempeo de las actividades gubernamentales y, so-
bre todo, la valoracin de la informacin electrnica para su seleccin
como informacin de largo plazo.
Sobre estas normas internacionales se hace una breve refexin en
el siguiente tema.
NORMAS INTERNACIONALES PARA EL MANEJO DE LOS ARCHIVOS TEMA 4.
ELECTRNICOS
Desde los aos noventas del pasado siglo XX los esfuerzos por analizar
y resolver la problemtica de la informacin en soporte electrnico ha
sido una constante a escala internacional, particularmente en el marco
de las organizaciones archivsticas internacionales y las asociaciones
de archivistas, sobre todo en los mbitos europeo y norteamericano.
La preocupacin por establecer un foro permanente de anlisis en
este campo ha resultado esencial para el diseo de normas y estnda-
res que permitan la regulacin de la informacin en soporte electrnico,
teniendo como eje principal su conservacin a largo plazo y su manejo
No toda la informacin
electrnica puede ser tratada
de la misma manera, de ah
la necesidad de adoptar
medidas organizativas, de
conservacin y tcnicas que
respeten el ciclo de vida de
la informacin electrnica
162
archivstico. As ocurre desde la constitucin del DLM Frum (Donnes
Lisibles par Machine, por su siglas en Francs), surgido de las reco-
mendaciones establecidas en 1991 y 1992 a partir de las iniciativas del
Consejo de Ministros de la Comunidad Europea, particularmente de
los ministros de Cultura de los estados miembro y consolidado hacia
el ao de 1996.
En pases como Australia y, particularmen-
te, Canad, se ha puesto atencin (desde
el ngulo de la investigacin y el desarrollo
acadmico) a la elaboracin de estudios que
permitan la generacin de estrategias
unificadas, normas y estndares
para la gestin y conservacin de
la informacin en soporte electr-
nico. Son particularmente notables
los esfuerzos de la Universidad de
British Columbia, con su proyec-
to denominado Interpares I y II.
En el mbito hispanoamericano, donde la
produccin terica y metodolgica ha sido muy
limitada, se ha enfatizado la necesidad de poner
atencin a los dilemas de la informacin electr-
nica. Algunos pases han empezado a desarro-
llar acciones en materia jurdica para su regu-
lacin especialmente a nivel gubernamental.
Chile y Brasil, as como Costa Rica han impul-
sado importantes esfuerzos en la materia.
Sin embargo, Espaa es el pas que ha tra-
bajado ms intensamente en la formulacin de
estudios y criterios para el manejo de la infor-
macin en soporte electrnico, particularmen-
te a partir de la emisin del documento de-
nominado Criterios de Conservacin de
Documentos Electrnicos, elabo-
rado por el Consejo Superior de
OBLIGADO: NORMAS INTERNACIONALES EN ARCHIVOS ELECTRNICOS
163
Informtica. En l se establece un conjunto de criterios y medidas para
su adopcin a nivel gubernamental.
En la base de los estudios y trabajos desarrollados en este contexto
internacional, las coincidencias son notables, a pesar de las diferen-
cias existentes entre los diversos pases en cuanto a desarrollo tecno-
lgico. Por eso constituyen referencias metodolgicas importantes que
centran su atencin en aspectos como los siguientes:
Desarrollar investigaciones permanentes y normatividad en ma- U
teria de informacin en soporte electrnico a travs de grupos
interdisciplinarios.
Enmarcar la gestin de documentos electrnicos como parte de U
programas ms amplios de administracin de documentos.
Enfatizar la necesidad de aplicar metodologas y procesos archi- U
vsticos en la gestin de informacin en soportes electrnicos.
Aplicar y desarrollar continuamente normas, estndares y re- U
gulaciones que permitan, entre otros aspectos, mantener la in-
tegridad de la informacin en soporte electrnico, as como su
seguridad jurdica e informtica.
Gran parte del xito de estas investigaciones y su uso a escala
gubernamental obedece sin duda a la tradicin archivstica de los pa-
ses que han alcanzado un desarrollo ms amplio, lo que les permite
arribar a resultados cada vez ms efcaces. Por supuesto, a partir
de la previa normalizacin de sus procesos, instrumentos y recursos
archivsticos, as como de las propias regulaciones jurdicas estable-
cidas con antelacin.
Por esta razn (adems de ser muy amplios y frecuentes, y de re-
vestir una complejidad cientfca notable) los estudios, la normatividad
y los estndares desarrollados se han planteado a partir de estrategias
metodolgicas unifcadas. De esta manera se ha puesto la atencin en
la necesidad de atender diversos campos asociados a la gestin de la
informacin en soporte electrnico. Entre ellos destacan la generacin
de una serie de normas ISO, particularmente las conocidas como ISO
15489 Partes I y II y las especifcaciones Moreq (Modelo de requisitos
Las administraciones
pblicas deben
disear estrategias y
polticas unifcadas
de administracin y
conservacin de la
asociada a sus procesos
de gestin institucional
164
para la Administracin de Documentos Electrnicos) que cubren una
serie de aspectos a tener en cuenta en esta materia. Los ms signifca-
tivos son los siguientes:
Terminologa para la Administracin de Documentos Electrnicos. U
Estndares para la creacin, captura y clasifcacin de docu- U
mentos electrnicos.
Determinacin de controles para el acceso a la informacin en U
soporte electrnico.
Valoracin y disposicin de la informacin electrnica. U
Estndares para el almacenamiento y conservacin de la infor- U
macin electrnica.
Desarrollo de metadatos y elementos descriptivos. U
Legislacin en materia de informacin en soporte electrnico. U
Para cada caso los estudios desarrollados establecen un conjunto
de especifcaciones asociadas a los requisitos previos, los criterios o
polticas, los procedimientos, los niveles de seguridad, las recomen-
daciones y el marco conceptual que respalda el conocimiento terico
de este complejo campo de la informacin electrnica. Todo ello ha
implicado el desarrollo de una disciplina emergente, alrededor de la
cual tambin ha tenido un crecimiento exorbitante la industria de las
tecnologas de la informacin aplicadas al universo de la administra-
cin de documentos.
En el cuadro 12 se destacan algunas normas en materia de gestin
de informacin en soporte electrnico.
Desde el diseo de la
estrategia de gestin
de la informacin en
soporte electrnico deben
planifcarse el mecanismo
y los procedimientos para
regular la produccin de
documentos electrnicos
165
CUADRO 12 / ESTNDARES BSICOS PARA LA GESTIN DE DOCUMEN-
TOS ELECTRNICOS, ADEMS DE LAS ISO 15489 I Y II Y LAS ESPECI-
FICACIONES MOREQ QUE ABORDAN LA MAYOR PARTE DE LOS CAMPOS
ENLISTADOS
CAMPO NORMADO NORMATIVIDAD O ESTNDARES
Terminologa 1. ISO 12651:1999 Electronic imagingVocabulary
Creacin y captura 2.
de documentos
ISO 12652 Technical report on planning considerations
addressing preparation of documents for scanning
system
ISO 12033 Electronic imagingGuidance for selection of
document image compression methods
ANSI/AIIM TR15-1997Planning Considerations, Addres-
sing Preparation of Documents for Image Capture
Clasifcacin 3.
ISO 2788, on Documentation, entitled Guidelines for
the Establishment of Monolingual Thesauri, dated
1986(E) but under review
Controles de acceso 4.
ISO/IEC 15816:2002 Information technologySecurity
techniques - Security information objects for access
control
Valoracin y disposicin 5.
ISO/TR 12037:1998 Electronic imagingRecommen-
dations for the expungement of information records on
write-once optical media
Metadatos 6.
Records Management processesMetadata for records
ISO 23081, part 1
Character encoding (ASCII, ISO 10646, ISO 8859) Lan-
guage codes (ISO 639)
Thesauri (ISO 2788, ISO 5964)
Preservacin Digital 7.
PADIPreservation and Access to Digital Information
ISO 19005-1:2005 Document managementElectronic
document fle format for long-term preservationPart 1
Victorian Electronic Records Management Strategy
(VERS). Published by Public Record Offce Victoria
(PROV), standard 99/007, 2003
(Contina en la siguiente pgina)
166
CAMPO NORMADO NORMATIVIDAD O ESTNDARES
Legislacin, estnda- 8.
res y regulaciones
ISO 12654 - Electronic imagingRecommendations
for the management of electronic recording sys-
tems for the recording of documents that may be
required as evidence, on WORM optical disk
CAN/CGSB72.342005Electronic Re-
cords as Documentary Evidence
ANSI/AIIM TR312004Legal acceptance of re-
cords produced by information technology systems
Cuadros elaborados a partir de lista de estndares para la administracin de documentos electrnicos
de DLM Frum.
(Viene de la pgina anterior)
Los estudios, la normatividad y los
estndares desarrollados en materia de
documentacin se han planteado a partir
de estrategias metodolgicas unifcadas
167
SNTESIS
Como puede observarse, los fenmenos asociados al
manejo de la informacin en soporte electrnico son ex-
tremadamente amplios y de naturaleza muy compleja. A
pesar de que en las administraciones pblicas (en todos
los niveles de gobierno en Mxico) padecen todava de
un serio retraso en cuanto a la Administracin de Docu-
mentos en soportes convencionales, el problema de pro-
duccin y control archivstico de la informacin en soporte
electrnico es cada vez ms creciente, por lo que resulta
indispensable y urgente tomar medidas de poltica pblica
para enfrentarlos de manera sistemtica.
Adoptar las referencias metodolgicas y las normas
desarrolladas a escala internacional puede favorecer el
desarrollo de investigaciones y estudios que estn ms
acordes con las realidades especfcas de esta problem-
tica en Mxico. Dentro de los entes pblicos del Distrito
Federal (en el marco de sus sistemas institucionales de
archivos y en el contexto de las colaboraciones que pue-
dan establecerse a nivel Interinstitucional) resulta nece-
sario dar una respuesta gubernamental en esta materia,
con el fn de prevenir un posible colapso de la informacin
electrnica como informacin archivstica.
Es necesario, por tanto, considerar la ejecucin de pro-
yectos debidamente planifcados, en el marco de las accio-
nes ms generales de planeacin del desarrollo archivsti-
co en los entes pblicos del Distrito Federal, que atiendan
la fenomenologa de la informacin electrnica, esperando
arribar a resultados de corto, medio y largo alcance, que
promuevan la organizacin controlada de esta informacin
como informacin archivstica, facilitando su uso como he-
rramienta de gestin y como memoria de largo plazo.
A
U
T
O
E
V
A
L
U
A
C
I
N
k
168
AUTOEVALUACIN
Cuestionario sobre los contenidos generales del mdulo cuatro, Archi-
vos electrnicos y automatizacin de la gestin documental.
Mencione un dilema que trae consigo el manejo de la informa- 1.
cin electrnica. Escoja una opcin:
Garantizar el uso de la informacin electrnica como memoria A.
de largo plazo.
Clasifcar los expedientes electrnicos. B.
Capacitar al personal archivstico. C.
El manejo de la informacin electrnica implica. Escoja una 2.
opcin:
El desarrollo normativo y la generacin de estndares. A.
Usar la Norma General Internacional de Descripcin Archivstica B.
ISADG.
Valorar la informacin electrnica para su depuracin. C.
Qu benefcios trae para la Administracin Pblica el manejo 3.
de la informacin electrnica? Escoja una opcin:
Ampliar la capacitacin archivstica. A.
Facilitar trmites va Internet. B.
Establecer ofcinas sin papel. C.
169
A
U
T
O
E
V
A
L
U
A
C
I
N
k
Mencione un problema que haya trado consigo el manejo de la 4.
informacin electrnica. Escoja una opcin:
Escaso control de la informacin electrnica en los procesos de A.
gestin gubernamental.
Introducir tecnologas inadecuadas para el manejo de los Archi- B.
vos de Concentracin.
Digitalizar Archivos de Trmite. C.
Qu medidas pueden adoptarse para un correcto manejo de la 5.
informacin electrnica? Escoja una opcin:
Analizar los procesos de gestin. A.
Archivar informacin histrica. B.
Disear polticas para la planeacin y manejo de la informacin C.
electrnica.
Mencione una restriccin que debe superarse para el manejo 6.
de la informacin electrnica. Escoja una opcin:
Dotar al personal de los archivos de equipos de cmputo. A.
La falta de recursos para almacenar documentos. B.
Que los documentos electrnicos no tienen en la mayor parte de C.
los casos valor jurdico probatorio.
Mencione una condicin bsica para utilizar efcientemente la 7.
informacin electrnica. Escoja una opcin:
Que haya una Ley de Archivos. A.
Que los archivos se sistematicen antes de automatizarlos. B.
Que se establezca un manual de operacin. C.
A
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V
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C
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N
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170
Qu implicara un plan de accin para incorporar tecnologas 8.
de la informacin en los archivos? Escoja una opcin:
La incorporacin razonada de sistemas automatizados para re- A.
gular el ciclo vital de la informacin archivstica.
Establecer un sistema de control de gestin. B.
Digitalizar la informacin histrica. C.
Cul de los siguientes es un estndar para regular la informa- 9.
cin electrnica? Escoja una opcin:
Las Normas ISO 15489 I y II y las especifcaciones Moreq. A.
La Norma General Internacional de Descripcin Archivstica B.
ISADG.
El Sistema Institucional de Archivos. C.
Qu establece el artculo 56 de los Lineamientos Generales 10.
en Materia de Archivos del Distrito Federal? Escoja una opcin:
La creacin de un Sistema Institucional de Archivos. A.
La incorporacin y uso ordenado de las tecnologas de la infor- B.
macin.
La automatizacin de los archivos histricos. C.
171
A
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I
N
k
REFERENCIAS
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tracin de documentos electrnicos, aplicables al sistema nacional de archivos de Costa
Rica / Adolfo Barquero Picado, Revista del Archivo Nacional.- San Jos (Costa Rica):
Imprenta Nacional.- Ao LXIX, n. 1-12 (2005), p. 71-92.
UNESCO, Charter on the Preservation of the Digital Heritage, http://portal.unesco.org
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. COMIT DE ARCHIVOS DE GESTIN EN ENTORNO ELECTRNICO
DOCUMENTOS ELECTRNICOS, Manual para archiveros / Consejo Internacional de Archivos,
Comit de Archivos de Gestin en Entorno Electrnico[Madrid]: Ministerio de Cultura,
Subdireccin de Publicaciones, Informacin y Documentacin.
CRITERIOS DE CONSERVACIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS. Consejo Superior de Informti-
ca. Ministerio de administraciones pblicas de Espaa en Gestin de Documentos Elec-
trnicos (Antologa) AGN Mxico. pp 73139.
GUA DE INFORMACIN ELECTRNICA (DLM Forum), http://dlmforum.eu.org, UNESCO:
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PEIS REDONDO, EDUARDO, Nuevas tendencias en el tratamiento-gestin de registros elec-
trnicos: el nuevo paradigma / Eduardo Peis Redondo. Boletn de la ANABAD.- Ma-
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1978=ISSN 0210-4164.- Vol. LI, n 2 (2001), p. 181-200.
RAMREZ DELEN JOS ANTONIO, Los procesos de transferencia de documentacin una
mirada a las fronteras de la actividad archivstica, Primer Seminario Internacional de
Archivos de Tradicin Ibrica, Ro de Janeiro, Brasil, 2000.
SERRA SERRA, JORDI, Estrategias de preservacin de documentos electrnicos: el Natio-
nal Archives and Records Administration y el Public Record Offce / Jordi Serra Serra
Priego de Crdoba: Patronato Municipal Vctor Rubio Chvarri, 2002.- P. 33-44.
Mdulocinco
TEMARIO
1. MANEJO ARCHIVSTICO DE LA
INFORMACIN RESTRINGIDA
2. RECURSOS OPERATIVOS DE LOS ARCHIVOS
3. MARCO JURDICO PARA LA OPERACIN
DOCUMENTAL Y ARCHIVSTICA
Entorno institucional de la
actividad archivstica
175
E
INTRODUCCIN
n el presente mdulo se destacarn algunos aspectos
relacionados con el entorno o medio ambiente institucio-
nal de los archivos. Sin el nimo de agotarlos, en tres temas
se har una breve referencia respecto al manejo archivstico
de la informacin restringida, de conformidad con las disposi-
ciones que sobre el particular se establecen en los Lineamien-
tos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal.
Por otra parte, se har mencin complementaria en rela-
cin con los recursos operativos de los archivos, particular-
mente asociados al perfl y competencias profesionales que
deben cubrir los archivistas, as como en relacin a los recur-
sos materiales de los archivos. Finalmente, se destacar la
necesidad de fortalecer el marco jurdico de los archivos con
el objeto de garantizar su proteccin como herramienta de
gestin y memoria histrica, de cara a la formulacin de una
Ley de Archivos del Distrito Federal.
El presente mdulo abordar los siguientes temas:
Manejo archivstico de la informacin restringida. 1.
Recursos operativos de los archivos. 2.
Marco jurdico para la operacin documental y archi- 3.
vstica.
OBJETIVOS DEL MDULO
Destacar el manejo archivstico de la informacin documental U
que se caracterice en los entes pblicos del Distrito Federal
como informacin restringida.
Reconocer las principales competencias profesionales que los U
archivistas deben tener como administradores de documentos y
ante la evolucin terica y prctica de esta disciplina.
MAPA CONCEPTUAL: MDULO CINCO
176
Reconocer las caractersticas bsicas de los recursos materia- U
les que deben asignarse a los archivos para facilitar su adecua-
da conservacin fsica, especialmente en lo tocante a mobilia-
rio, equipo y espacios.
Destacar las caractersticas del marco jurdico que requieren U
los servicios archivsticos para su proteccin y formalidad como
sistema de informacin y la necesidad de emitir una Ley de Ar-
chivos que los proteja como instrumento y memoria de gestin,
as como recurso esencial para el fomento de una cultura de
MANEJO ARCHIVSTICO DE LA INFORMACIN RESTRINGIDA TEMA 1.
Los archivos del Distrito Federal poseen informacin muy valiosa; en
ellos se encuentra contenida una gran riqueza informativa. Su uso so-
cial e institucional es muy intenso pues resguardan informacin aso-
ciada a una gran diversidad de trmites y procesos de gestin que
vinculan constantemente a sociedad y gobierno.
La informacin contenida en los archivos es pblica por defnicin,
salvo en los casos que (en concordancia con la Ley de Acceso a la
Informacin Pblica del Distrito Federal) sea caracterizada como in-
formacin de carcter restringido, en sus modalidades de reservada o
confdencial.
La caracterizacin o califcacin de la informacin archivstica como
pblica o restringida corresponde a los propios entes pblicos del Dis-
trito Federal, mediante los mecanismos y procedimientos que jurdica-
mente se encuentren en vigor, de ah la necesidad de que, con indepen-
dencia del carcter pblico o restringido de la informacin archivstica,
sta debe mantenerse en condiciones de organizacin y conservacin
que faciliten el acceso a los archivos en los que se resguarde. De ah
que el manejo de la informacin archivstica de carcter restringido
deba realizarse mediante la utilizacin de instrumentos tcnicamente
pertinentes, siguiendo la normatividad y estndares de operacin que
posibiliten su control y adecuada administracin.
177
As, la informacin archivstica restringida debe sujetarse (al igual
que la informacin archivstica caracterizada como pblica) a la norma-
tividad general y especfca que se establezca en los entes pblicos (en
concordancia con los Lineamientos Generales en Materia de Archivos
del Distrito Federal) para la ejecucin de todos los procesos tcnicos
de archivo, particularmente en materia de clasifcacin, descripcin,
valoracin y conservacin documentales.
Desde el punto de vista de la organizacin de los archivos el carc-
ter restringido de la informacin archivstica no justifca un manejo de
excepcin de la misma. Por el contrario: justifca an ms la necesidad
de organizarla por completo, precisamente en funcin de favorecer su
control tcnico.
De acuerdo con lo anterior, en los Lineamientos Generales en Materia
de Archivos del Distrito Federal, el tratamiento de la informacin archivsti-
ca con un carcter restringido deber realizarse de la siguiente forma:
Toda la informacin archivsti- U
ca de acceso restringida deber
identifcarse, agruparse y sistema-
tizarse, esto es, clasificarse, de
conformidad con el sistema de
clasificacin archivstica que se
establezca en el ente pblico.
Todos los expedientes de acce- U
so restringido debern contar con
una cartula en la que se especi-
fque su carcter de informacin
restringida, la fecha en que se ca-
racterizaron como tales, el plazo de
reserva que se haya establecido,
de conformidad con la Ley de Ac-
ceso a la Informacin Pblica del
D. F., y la fecha en que una vez
concl ui do di cho pl azo pueden
abrirse a consulta pblica.
INFORMACIN RESTRINGIDA: INVENTARIAR EN EXPEDIENTES ESPECFICOS
178
La informacin archivstica de carcter restringido, adems de U
contar con el plazo de reserva que cada ente pblico determine
y las razones jurdicas que justifcaron la reserva, debern tener
asignado el mismo plazo de conservacin o vigencia archivs-
tica que se haya designado a la serie documental con la que
se encuentran asociados, de conformidad con el catlogo de
disposicin documental del ente pblico. Sin embargo, si el pla-
zo de conservacin archivstica es menor al plazo de reserva,
se deber adicionar ste al plazo de conservacin o vigencia
archivstica.
Los catlogos de Disposicin Documental debern sealar el U
carcter pblico o restringido de la informacin archivstica,
asociado a las diversas series documentales del ente pblico.
La informacin archivstica de carcter restringido deber des- U
cribirse en un inventario de expedientes especfco, separado
del inventario general de cualquier archivo, a efecto de mante-
ner una relacin de expedientes especial. Dicho inventario de-
ber registrar la informacin siguiente:
Nombre del rea productora o usuaria de los expedien- a)
tes de acceso restringido.
Ttulo del expediente. b)
Serie documental a la que pertenece. c)
Ao del expediente y en su caso fecha de cierre del d)
mismo.
Plazo de reserva del expediente. e)
Justifcacin jurdica de la reserva. f)
Fecha de apertura pblica del expediente. g)
Responsable de la custodia de los expedientes de ac- h)
ceso restringido.
Los inventarios de expedientes de acceso restringido debern U
mantenerse actualizados en las unidades administrativas de
cualquier ente pblico.
Al trmino de su vida administrativa til, los expedientes de U
acceso restringido debern considerarse como informacin de
La caracterizacin
o califcacin de la
como pblica o restringida
corresponde a los
propios entes pblicos
del Distrito Federal
179
valor permanente o histrico, y por tanto transferirse para su
conservacin a la Unidad de Archivo Histrico del Sistema Ins-
titucional de Archivos del ente pblico.
TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN RESTRINGIDA
La informacin archivstica que posea un carcter restringido debe-
r conservarse igualmente en condiciones ptimas, en lugares seguros
dentro de las unidades de archivo y bajo el cuidado del responsable del
archivo y del titular de la unidad administrativa que la haya restringido.
Desde el punto de vista
de la organizacin
de los archivos el
carcter restringido
de la informacin
archivstica no
justifca un manejo de
excepcin de la misma
180
RECURSOS OPERATIVOS DE LOS ARCHIVOS TEMA 2.
En los mdulos previos se ha insistido sobre los problemas que ya bien
entrado el siglo XXI prevalecen en los archivos en materia de recursos
operativos, particularmente dentro de los entes pblicos del Distrito Fe-
deral, caracterizados por su inadecuada incorporacin, su insufciencia
o bien, en el caso de los recursos humanos, por la ausencia de perfles
que permitan establecer un mnimo indispensable de conocimientos en
materia archivstica.
En este tema, por tanto, se consideran algunos requisitos bsicos
para que en el marco de una estrategia de planifcacin integral en el
ejercicio de las actividades archivsticas, se establezcan en los entes
pblicos del Distrito Federal un conjunto de recomendaciones tcnicas
para la incorporacin, uso y control de los recursos operativos de los
Archivos en concordancia con los Lineamientos Generales en Materia
de Archivos del Distrito Federal (Gaceta Ofcial del D. F. 9 de mayo de
2007). En el caso de los recursos humanos se resalta la necesidad
de establecer perfles que permitan la plena profesionalizacin de los
mismos dentro de los sistemas institucionales de archivos y el desarrollo
de sus principales competencias profesionales y habilidades tcnicas;
en el caso de los recursos materiales, se recomienda su adquisicin ra-
zonada, en concordancia con las actividades que se desempean en los
archivos conforme al ciclo vital de la informacin archivstica.
El recurso humano es el plasma de cualquier sistema (los sistemas
institucionales de archivos no podran ser la excepcin). ste es el ca-
pital inteligente que hace posible la operacin integral de dichos siste-
mas. Sin embargo, los recursos humanos que laboran en los archivos
de las administraciones pblicas en Mxico prcticamente en todos
los niveles de gobierno en general no renen un perfl adecuado
para laborar en instituciones archivsticas.
Al ser habilitados para laborar en los archivos en calidad de cas-
tigados o sin cubrir un perfl predefnido en el marco de las polticas
institucionales de desarrollo de personal, el personal archivstico se
encuentra generalmente situado en una posicin de rezago que le im-
pide tanto contar con los instrumentos tcnicos que podran auxiliarle
en el desempeo de su trabajo, como con polticas que hagan posible
181
su profesionalizacin, capacitacin, actualizacin, crecimiento institu-
cional y estabilidad laboral en la funcin.
La limitada concepcin que las administraciones pblicas tienen ge-
neralmente de los archivos, de los servicios que stos brindan y de su
importancia como sistema de informacin sumada a la errnea
idea de que los archivos constituyen un servicio general, si-
milar, por ejemplo, al manejo de inventarios de
recursos materiales o la administracin
de bodegas imposibilita considerar
a los archivistas como profesionales o
tcnicos que desempean funciones
administrativas y tcnicas de capital
importancia. Se olvida, precisamente,
que el objeto de trabajo de estos profesio-
nales es la informacin, que a lo largo de su
ciclo institucional de vida exige un tratamien-
to especializado, y de archivistas con un mejor
perfl profesional para el desempeo efciente
de los procesos archivsticos, el manejo y la ad-
ministracin de las instituciones de archivo.
Incluso, dado el carcter multidisciplinario de la
gestin pblica, ms all de sus habilidades tcnicas
propias, el archivista del siglo XXI debe poseer compe-
tencias profesionales que lo vinculen con otros especia-
listas de la informacin y profesiones vinculadas a los
archivos. Por ejemplo: la historia, la administracin, la
sociologa, el derecho, la contabilidad y fnanzas, las
ciencias de la informacin etc.
En funcin de lo anterior, dentro del marco
de los sistemas institucionales de archivos,
resulta esencial la capacitacin del per-
sonal dedicado al desempeo de las
funciones archivsticas. Sin embargo,
dicha capacitacin no tendr un fuerte
impacto en las instituciones si no se
le concibe como parte de un proceso
LOS ARCHIVISTAS: ADMINISTRADORES Y TCNICOS DE LA INFORMACIN
182
ms amplio de profesionalizacin y desarrollo del personal archivstico;
si a las personas involucradas no se les dan perspectivas de crecimien-
to institucional, y mejores percepciones econmicas. Todo ello acorde
con la adquisicin de nuevas habilidades tcnicas y competencias pro-
fesionales, y con el mejoramiento en general de sus condiciones de
trabajo como profesionales de la informacin.
El desarrollo de polticas institucionales y gubernamentales para el
mejoramiento de los recursos humanos dedicados al desempeo de fun-
ciones archivsticas dentro de los sistemas institucionales de archivos en
el Distrito Federal deber realizarse a partir de estrategias y mecanismos
de planeacin efcaces. Estos, adems de impulsarse con apego a los
Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal, de-
ben centrar su atencin en los siguientes aspectos bsicos, entre otros:
El diseo de perfles y profesiogramas en los que se establezcan U
los aspectos mnimos indispensables a cubrir para laborar en
instituciones de archivos, de conformidad con sus caractersticas
ESTRATEGIAS PARA LA FORMACIN DE RECURSOS HUMANOS
183
de operacin a lo largo del ciclo institucional de vida de la infor-
macin archivstica.
La formulacin de diagnsticos archivsticos, especialmente en U
lo tocante a la situacin actual y para el diseo de estrategias
de mejora de los recursos humanos destinados en los entes
pblicos del Distrito Federal al desempeo de actividades ar-
chivsticas.
El diseo, desarrollo y levantamiento de estudios de necesi- U
dades de capacitacin bsica y especializada en materia de
Administracin de Documentos, gestin de archivos y discipli-
nas afnes.
El diseo, desarrollo e instrumentacin de estructuras curricula- U
res y contenidos para la capacitacin bsica y especializada del
personal archivstico.
El diseo de manuales e instrumentos pedaggicos para auxi- U
liar la imparticin de cursos y programas de capacitacin en la
materia.
La imparticin de cursos de Administracin de Documentos, U
gestin de archivos y disciplinas afnes, concebidos como pro-
cesos de capacitacin permanentes en los entes pblicos del
Distrito Federal, y no como sucesos o eventos aislados y sin
proyeccin.
El impulso al desarrollo de acciones de divulgacin archivstica, U
como congresos, seminarios, mesas redondas, ciclos de confe-
rencias etc., con el propsito de fomentar una cultura institucio-
nal y social de los archivos.
El diseo de estrategias que, en un marco de racionalizacin de U
los recursos disponibles, permitan la estabilidad del personal ar-
chivstico, a la vez que propicien su crecimiento institucional y el
mejoramiento de sus remuneraciones, as como la contratacin
de profesionistas y tcnicos de carrera en los entes pblicos del
Distrito Federal.
El recurso humano es
el capital inteligente
que hace posible la
operacin integral de los
sistemas de informacin
184
En el caso de los recursos materiales asignados a los archivos, la
situacin que prevalece en las administraciones pblicas no es menos
complicada que la que priva en materia de recursos humanos.
Los archivos carecen de espacios apropiados para el control tcni-
co y fsico de los acervos que resguardan, as como para su adecuada
conservacin y preservacin. De igual forma, carecen de mobiliario y
equipo apropiado. En lo general an priva en este aspecto la psima
idea de dotar a los archivos con materiales de desecho e incorporar
en ellos contradictoria y paradjicamente nuevas tecnologas que
con frecuencia no se utilizan en forma ordenada.
Uno de los problemas ms acuciantes es la falta de espacios apro-
piados en las ofcinas de los entes pblicos para resguardar a los
archivos de trmite de las instituciones. Por su parte, los archivos de
concentracin en realidad con frecuencia son slo bodegas de papel
que no cuentan con mobiliario de almacenamiento adecuado ni con
equipos para su proteccin fsica, lo que acarrea serios riesgos de
siniestros.
Una poltica planifcada de adquisicin de recursos materiales para
los archivos, de conformidad con su operacin diferenciada a lo lar-
go del ciclo vital de la informacin archivstica, redundara en ahorros
efectivos para los entes pblicos del Distrito Federal y propiciara la
incorporacin de mobiliario y equipo que cumpla con especifcaciones
tcnicas apropiadas.
Normalizar estas adquisiciones, en oposicin al alquiler de bode-
gas, la digitalizacin desordenada de acervos y, peor an, confar a
empresas privadas el almacenamiento de archivos pblicos, con todos
los riesgos tcnicos y jurdicos que tal hecho trae consigo, permitir un
manejo y conservacin ms efciente de la informacin archivstica.
Al respecto, como parte de esa poltica, en la adquisicin y uso de
recursos materiales para los archivos convendra considerar aspectos
como los siguientes:
Elaborar un mapa de riesgos y un diagnstico de los recursos U
materiales asignados a los entes pblicos del Distrito Federal,
En el marco de los
sistemas institucionales
de archivos resulta
esencial la capacitacin
del personal dedicado a
las funciones archivsticas
185
particularmente en materia de espacios, mobiliario y equipo de
almacenamiento, proteccin fsica y seguridad ambiental.
Disear normas para la adquisicin y uso de recursos materia- U
les archivsticos, as como para el desarrollo de especifcacio-
nes tcnicas en materia de mobiliario, equipo, espacios y edif-
cios de archivo.
Formular planes de adquisiciones consolidadas de recursos U
materiales con arreglo a la operacin diferenciada de los archi-
vos a lo largo de su ciclo vital.
Incorporar equipos de almacenamiento intensivo para los archi- U
vos de concentracin e histricos.
Propiciar la incorporacin de equipos y mobiliario de almace- U
namiento para archivos de trmite que eviten la sobrecarga de
pesos muertos en ofcinas.
Ubicar archivos en plantas bajas o stanos, cuidando las condi- U
ciones ambientales de luz, temperatura y humedad apropiadas
para la conservacin de acervos.
Desarrollar en forma preventiva planes de contingencia para el al- U
macenamiento, conservacin y cuidado de los archivos pblicos.
MARCO JURDICO PARA LA OPERACIN DOCUMENTAL Y TEMA 3.
ARCHIVSTICA
Los esfuerzos para emitir un marco jurdico en materia de archivos
en Mxico han sido motivo de preocupacin frecuente en el pas. Ello
obedece, desde luego, al reconocimiento de la triple naturaleza de los
archivos en tanto recurso informativo esencial para las instituciones,
memoria y testimonio de la evolucin de stas, y como herramienta
para fomentar una cultura de transparencia y rendicin de cuentas.
Instrumento, memoria y transparencia de la accin pblica son, en
el fondo, las razones en que se sustenta la creacin de los sistemas
institucionales de archivos en el Distrito Federal, y por eso mismo las
razones que sustentan la formalizacin de su organizacin y funciona-
miento desde la ptica jurdica.
Una poltica planifcada
de adquisicin de
recursos materiales para
los archivos redunda en
ahorros efectivos para
los entes pblicos
186
En los esfuerzos por mejorar la actividad de los ar-
chivos, combatiendo efcazmente los problemas que los
condicionan an, la emisin de una Ley de Archivos ocu-
pa incuestionablemente un papel esencial, tanto para la
proteccin de los archivos como recurso instrumental de la
gestin pblica y testimonio de su evolucin, como, sobre
todo, para garantizar el restablecimiento de su estatuto
institucional y social y la efcaz operacin de los servicios
archivsticos en su medio ambiente.
La emisin de una Ley de Archivos en el
Distrito Federal, sin embargo, no es tarea
fcil, sta debe ser producto de la conver-
gencia y el consenso de los principales
sectores y actores involucrados en la ma-
teria: administradores, archivistas, espe-
cialistas en teoras y otras ciencias de la
informacin, historiadores y otros usuarios
de los archivos.
La emisin de una Ley de Archivos, por
otra parte, no debe considerarse como un acto
nico, sino como parte de un proceso destina-
do a mejorar integralmente la operacin de los
archivos, la calidad de sus recursos, su restable-
cimiento como sistemas de informacin, la ejecu-
cin ordenada de los procesos de trabajo que le
son inherentes y el diseo de sus instrumentos.
Los archivos requieren del desarrollo de medi-
das integrales para su adecuado manejo, para su
difusin y control, para su proteccin como patri-
monio e instrumento de gestin. Mejorar los sis-
temas de informacin archivsticos, superando los
problemas que obstaculizan su operacin, implica
actuar y sobre todo interactuar en distintos
campos y niveles, con el concurso informado de
quienes se encuentran al frente de estos servicios
y sus principales usuarios.
AUNQUE NO ES GARANTA DE SISTEMAS EFICACES
187
Por estas razones, la legislacin archivstica debe estar precedida
tambin de rigurosos anlisis y del conocimiento integral de los archi-
vos, tanto desde un punto de vista conceptual como operacional. Es
decir, debe refejar efcientemente el complejo universo de los archi-
vos, teniendo en cuenta que la emisin de una Ley de Archivos por
s sola no es garanta del establecimiento de sistemas archivsticos
efcaces. stos no pueden establecerse por decreto, por lo que debe
tenerse extremo cuidado en el horizonte que se busca con la legisla-
cin archivstica.
En el gobierno de la Ciudad de Mxico no se parte de cero en ma-
teria jurdica en el campo de los archivos, ya que por un lado se cuenta
con la llamada Circular 1 y 1 bis emitida por la Ofciala Mayor del
Gobierno de la Ciudad de Mxico, que impacta a los entes pblicos
adscritos a las dependencias y organismos adscritos al Ejecutivo local.
Por otra parte se dispone de la Ley de Transparencia y Acceso a la Infor-
macin Pblica del Distrito Federal, y de los Lineamientos Generales
en Materia de Archivos del Distrito Federal derivados de sta y emiti-
dos por el Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Fe-
deral (InfoDF). Dichos ordenamientos constituyen un punto de partida
importante para, con base en ellos, impulsar un proceso de trabajo que
culmine con la emisin de una Ley de Archivos del Distrito Federal.
La Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Dis-
trito Federal estableci una serie de disposiciones en materia de Archi-
vos, mismas que pueden observarse en el cuadro 13.
CUADRO 13 / PRINCIPALES DISPOSICIONES EN MATERIA DE ARCHIVOS
ESTABLECIDAS EN LA LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFOR-
MACIN PBLICA DEL DISTRITO FEDERAL
DISPOSICIN O ATRIBUCIONES DE CONFORMIDAD CON:
Mejorar la organizacin, clasifca-
cin y manejo de documentos en
posesin de los entes pblicos
Titulo primero, Captulo I
Art. 9, Inciso VI
La emisin de una
Ley de Archivos en
el Distrito Federal
debe ser producto
de la convergencia
y el consenso de los
principales sectores y
actores involucrados
en la materia
188
DISPOSICIN O ATRIBUCIONES DE CONFORMIDAD CON:
Crear un sistema de archivo que
permita localizar con prontitud y
seguridad los datos que genere,
procese o reciba con motivo del
desempeo de su funcin, en trmi-
nos de la ley en la materia
Ttulo segundo, Captulo II Art. 51
El Instituto deber emitir las reglas
generales para la generacin de
datos y archivos, as como para la
conservacin de los mismos
Ttulo segundo, Captulo II Art. 53
Incisos I al IV
Dar cumplimiento, en general, a las disposiciones contenidas en el Ttulo
segundo, Captulo II, Arts. 51 al 56
Establecer los lineamientos genera-
les para la creacin y operacin de
los archivos que contengan infor-
macin pblica de consulta directa
Ttulo Tercero, Captulo I Art. 63,
Inciso X
El incumplimiento a la normativi-
dad relacionada con los archivos
pblicos
Ttulo Cuarto, Captulo I Art. 75
Inciso IV
Los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Fe-
deral derivados de la Ley de Transparencia fueron resultado de un
amplio proceso de consenso y anlisis por lo que en ellos se abarcaron
los principales campos que inciden en la operacin de los archivos del
Distrito Federal, siendo stos, los que se muestran en el cuadro 14.
CUADRO 14 / CAMPOS DE COBERTURA DE LOS LINEAMIENTOS GENE-
RALES EN MATERIA DE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL
Organizacin de los sistemas institucionales de archivos del
Distrito Federal.
Regulacin de los procesos archivsticos.
Instrumentos de control tcnico del trabajo archivstico.
189
Recursos operativos de los archivos (humanos, materiales, tcnicos,
tecnolgicos).
Programas institucionales de desarrollo archivstico.
Mecanismos de coordinacin y vinculacin de los archivos pblicos del
Distrito Federal.
Dada su cobertura, los lineamientos constituyen un punto de partida
esencial para analizar los contenidos y aspectos por cubrir en una Ley
de Archivos, pues enfocan su atencin tanto en la organizacin institu-
cional y tcnica de los archivos, como en la regulacin de los procesos
de gestin archivstica y los recursos operativos de los mismos. Apun-
tan especialmente a la necesidad de planifcar, como parte de una
accin permanente la actividad de los archivos con programas que
permitan su desarrollo institucional y el establecimiento de mecanis-
mos de convergencia, comunicacin y cooperacin entre los diversos
entes pblicos del Distrito Federal. La fnalidad es fomentar una nueva
cultura de la informacin archivstica, promover el desarrollo del senti-
do de pertenencia a los sistemas institucionales de archivos y destacar
el papel e importancia que stos tienen en las acciones transparencia
y rendicin de cuentas.
Con base en las disposiciones previas, puede avanzarse en el di-
seo, desarrollo y proceso de consenso para la emisin de una Ley
de Archivos en el Distrito Federal, cuidando, en su emisin, aspectos
como los siguientes:
Desarrollar la Ley de Archivos y normatividad jurdica comple- U
mentaria, con base en la experiencia y realidades archivsticas
que prevalecen en esta materia dentro de los entes pblicos del
Distrito Federal.
Emprender un proceso intenso y sistemtico de trabajo para la U
generacin del marco jurdico del Distrito Federal en materia de
archivos, formalizando la creacin y funcionamiento de los sis-
temas institucionales de archivos, sus componentes y mecanis-
mos de coordinacin institucional, el manejo de la informacin
190
archivstica de carcter restringido, la incorporacin de tecnolo-
gas de la informacin aplicadas a los archivos y el manejo de
la informacin electrnica como documentacin archivstica, as
como para la actividad documental asociada a las especifci-
dades y recursos de que se disponga para el ejercicio del ciclo
vital de los documentos.
Propiciar la constante participacin de grupos de especialistas U
interdisciplinarios, en los que se acredite la opinin de archi-
vistas, administradores, historiadores, expertos en teoras de la
informacin y otros profesionales, as como de los principales
usuarios de los archivos, para la emisin de una Ley de archi-
vos plenamente consensuada.
Considerar que en la emisin de la normatividad jurdica se ten- U
ga en cuenta no slo el inters patrimonial o histrico de los
documentos y archivos, sino tambin, la documentacin que
forma el cuerpo de los archivos administrativos o de gestin.
Principalmente porque en este nivel suelen ocurrir las principa-
les defciencias en materia de organizacin, control y acceso a
la informacin gubernamental.
Formalizar jurdicamente, en el marco de la Ley de Archivos, la U
planeacin de su desarrollo institucional como una medida de
carcter permanente.
Los Lineamientos constituyen un punto de
partida esencial para analizar los contenidos y
aspectos por cubrir en una Ley de Archivos
191
SNTESIS
Ms all de los aspectos estrictamente tcnicos de la Ad-
ministracin de Documentos y la gestin de archivos, en
el entorno institucional y social del quehacer archivstico
ocurren una serie de fenmenos que afectan o inciden de
manera importante en su operacin. El manejo de la infor-
macin archivstica de carcter restringido, previsto en los
Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distri-
to Federal, constituye un importante tema para la gestin
estandarizada de los procesos documentales.
A pesar de lo delicado de la informacin archivstica
que pueda en un momento dado restringirse con apego
a la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin P-
blica del Distrito Federal, su manejo archivstico tiene que
realizarse de conformidad con los criterios, mecanismos
e instrumentos tcnicos asociados a la Administracin de
Documentos, por lo que dicha informacin debe tambin
clasifcarse, describirse, valorarse y conservarse efcien-
temente, cuidando el manejo de inventarios y las polticas
que la Ley prevea para facilitar el acceso a la informacin
restringida una vez que pierda dicho carcter.
Por otra parte, en el presente mdulo se enfatiz la impor-
tancia de mejorar los recursos archivsticos, especialmente
humanos, en tanto plasma inteligente de los sistemas ins-
titucionales de archivos. El diseo de polticas para la incor-
poracin, crecimiento y desarrollo institucional y profesiona-
lizacin del trabajo archivstico resulta indispensable para
mejorar integralmente el funcionamiento de los archivos. Los
archivistas, en tanto profesionales de la informacin, deben
desarrollar un conjunto de habilidades tcnicas y competen-
cias profesionales que permitan el desempeo efciente de
la gestin de archivos y la relacin de stos con otras disci-
plinas que, en pleno siglo XXI, tienen una estrecha relacin
con la Administracin de Documentos.
192
En el presente mdulo se ha enfatizado la necesidad
de propiciar la adquisicin y uso de mejores recursos ma-
teriales para los archivos especialmente en relacin con
los espacios de depsito de los mismos y el mobiliario
y equipo que requieren, de conformidad con los usos y
mecanismos diferenciados de operacin de los archivos a
lo largo de su ciclo vital.
Finalmente se hizo alusin a la necesidad de emitir en
breve una Ley de Archivos del Distrito Federal que forma-
lice la creacin y el desempeo de las actividades de los
archivos pblicos del Distrito Federal, cuidando que sea
resultado de un amplio proceso de consenso y con base
en los Lineamientos en Materia de Archivo de los que
ya se dispone y que cubren bsicamente los principales
campos de accin de la actividad archivstica.
193
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N
k
AUTOEVALUACIN
Cuestionario sobre los contenidos generales del mdulo cinco, Entor-
no Institucional de la actividad archivstica.
Quin puede restringir la informacin archivstica? Escoja 1.
una opcin:
Los entes pblicos del Distrito Federal. A.
EL InfoDF. B.
Las Ofcinas de Informacin Pblica. C.
El Plazo de restriccin o reserva de la informacin archivstica 2.
es igual al plazo de conservacin archivstica? Elija una opcin:
S. A.
No. B.
La informacin archivstica de carcter restringido debe con- 3.
tar con una cartula donde se considere la justifcacin jurdica
que motiv la restriccin de la informacin? Escoja una opcin:
S. A.
No. B.
Qu aspectos debe considerar un plan de mejoramiento de 4.
los recursos humanos que se destinan al trabajo archivstico?
Escoja una opcin:
Un diagnstico archivstico, estructuras curriculares y el diseo A.
de cursos.
Un programa de conferencias y exposiciones documentales. B.
El aumento generalizado de salarios de los archivistas. C.
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194
Los recursos materiales de los archivos deben adquirirse de 5.
manera planifcada de conformidad con (escoja una opcin):
La renta de bodegas para el almacenamiento de archivos. A.
La operacin diferenciada de los archivos a lo largo del ciclo vital. B.
Un programa de adquisicin de tecnologas. C.
Para que tenga posibilidades de incidir en el mejoramiento de 6.
los archivos, la Ley de Archivos del Distrito Federal debe ser re-
sultado de un proceso caracterizado por (escoja una opcin):
Un proceso de anlisis llevado a cabo por especialistas en el A.
tema de los archivos.
Un proceso de consenso interdisciplinario. B.
La importacin de leyes de archivo que hayan tenido xito en C.
otros pases.
Mencione al menos dos campos que consideran los Lineamientos 7.
Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal.
La adquisicin de recursos materiales y tecnologas de digitali- A.
zacin.
La emisin de una Ley de Archivos y la capacitacin del personal. B.
La organizacin de los sistemas institucionales de archivos y la C.
regulacin de los procesos documentales.
Qu establece el Artculo 9 Inciso VI de la Ley de Transparen- 8.
cia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal? Escoja
una opcin:
Mejorar la organizacin, clasifcacin y manejo de documentos A.
en posesin de los entes pblicos.
Fomentar una nueva cultura de informacin archivstica. B.
195
A
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REFERENCIAS
Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal. InfoDF 2006.
Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal (G.O. del Distrito
Federal. 9 de Mayo de 2007).
KATELAAR ERICK, Archival and Records Management Legislations and regulations. Progra-
ma General de Informacin. Unesco, Pars. P 128. 136.
VALADEZ MONTES, MARCO ANTONIO, El Perfl del administrador de documentos en el umbral
del siglo XXI, Foro Archivstico: Revista Tcnica del Sistema Nacional de Archivos.-
Mxico D. F. Archivo General de la Nacin (1991), n. 2; p. 23-26.
TANODI, AURELIO, Programas de asistencia en el campo de archivos, Pp. 174-186, Inter-
national Council on Archives. Proceedings of the 8th International Congress on Archives:
Washington, 27 September- 1 October, 1976.
Mduloseis
TEMARIO
1. IMPORTANCIA DE LA PLANEACIN
ARCHIVSTICA: LOS PROGRAMAS INSTITUCIONALES
DE DESARROLLO ARCHIVSTICO
2. METODOLOGA DE LA PLANEACIN
ARCHIVSTICA: ELEMENTOS DE DIAGNSTICO Y
PROSPECTIVOS A ESCALA INSTITUCIONAL
3. IMPORTANCIA DE LA COORDINACIN
INTERINSTITUCIONAL PARA EL
4. EL PAPEL DEL INFODF EN LOS MECANISMOS
DE COORDINACIN ARCHIVSTICA
Esquemas de planeacin y
mecanismos de coordinacin
interinstitucional para el
199
L
INTRODUCCIN
a planeacin del desarrollo archivstico es una
necesidad que se justifca en virtud de una de-
bilidad histrica que prevalece en todos los nive-
les de gobierno de las administraciones pblicas,
especfcamente respecto al funcionamiento de los
archivos. Estos es, la carencia de medidas que de
manera estructurada permitan fjar objetivos, estra-
tegias y acciones destinadas a la operacin integral
de los servicios archivsticos en tanto sistemas de
informacin.
Otra razn que justifca la planeacin del desarro-
llo archivstico se encuentra directamente asociada
a su funcionamiento actual como entidades aisladas,
tanto de otros servicios documentales como, sobre
todo, de la administracin de la que forman parte.
Como se ha insistido, en general y salvo conta-
das excepciones los archivos pblicos operan con
arreglo a criterios personales, sin que se les apliquen
(por desconocimiento) los mtodos e instrumentos
tcnicos propios de la Administracin de Documen-
tos y la gestin de archivos. En su funcionamiento
son distintivas tambin la escasez de recursos y la
poca importancia que la autoridad les concede en
las instituciones.
La operacin actual de muchos archivos con fre-
cuencia se abandona al azar, conforme al trabajo del
da a da y bajo la presin de las exigencias de los
usuarios, a quienes se da generalmente un servicio
inefcaz. La labor archivstica carece de medidas de
prevencin y de proyectos, pues de origen se conci-
be como una actividad igualmente carente de inters intelectual y slo
como una accin emprica que puede ser desarrollada por cualquier
persona, aunque no rena un perfl adecuado para su desempeo.
MAPA CONCEPTUAL: MDULO SEIS
200
La ausencia de medidas que permitan la planeacin de los servicios
archivsticos conduce, invariablemente, a la falta de coordinacin de
estos servicios como sistema de informacin, lo que los asla an ms
del entorno al que pertenecen, dibujando as un cuadro que limita su
proyeccin institucional.
La planeacin de la activi-
dad de los archivos en los en-
tes pblicos del Distrito Fede-
ral resulta entonces esencial
para combatir las tendencias
operativas actuales de estos
servicios, por lo que es emer-
gente inducir, conforme a lo
previsto en los Lineamientos
Generales en Materia de Ar-
chivos del Distrito Federal,
la adopcin de medidas que
permitan la planeacin del
desarrollo archivstico de las
instituciones pblicas del D. F.
a efecto de promover su ple-
na modernizacin.
Complementariamente, y
ante un escenario caracteri-
zado por medidas de auste-
ridad gubernamental, resulta
indispensable tambin promo-
ver la constante cooperacin
y comunicacin entre los en-
tes pblicos del Distrito Fede-
ral, con el fn de favorecer la
consolidacin de los servicios archivsticos y el fomento de una nueva
cultura que destaque su importancia institucional y social.
En razn de lo anterior, en este mdulo se abordarn algunos as-
pectos bsicos para favorecer la planeacin del desarrollo archivstico
en los entes pblicos del Distrito Federal, as como el establecimiento
PLANEACIN DEL DESARROLLO ARCHIVSTICO, DIAGNSTICO Y PROSPECTIVA
201
de un mecanismo de cooperacin y vinculacin interinstitucional que per-
mita la plena comunicacin de los sistemas institucionales de archivos.
El presente mdulo, por tanto, abordar los siguientes temas:
Importancia de la planeacin archivstica: los programas institu- 1.
cionales de desarrollo archivstico.
Metodologa de la planeacin archivstica: elementos de diag- 2.
nstico y prospectivos a escala institucional.
Importancia de la coordinacin interinstitucional para el desarro- 3.
llo archivstico.
El papel del InfoDF en los mecanismos de coordinacin archivstica. 4.
OBJETIVOS DEL MDULO
Identifcar la importancia de la planeacin del desarrollo archi- U
vstico en los entes pblicos del Distrito Federal.
Reconocer los aspectos metodolgicos bsicos para favorecer la U
adopcin de medidas de planeacin del desarrollo archivstico.
Destacar la importancia que tiene establecer un mecanismo de U
comunicacin y cooperacin interinstitucional en los entes p-
blicos del Distrito Federal, para fomentar una nueva cultura de
la informacin archivstica.
Reconocer el papel de los entes pblicos y particularmente del U
InfoDF en el desarrollo archivstico del Distrito Federal.
202
IMPORTANCIA DE LA PLANEACIN ARCHIVSTICA: LOS PROGRAMAS TEMA 1.
INSTITUCIONALES DE DESARROLLO ARCHIVSTICO
Como se destac en la introduccin del presente mdulo, es de impor-
tancia capital adoptar medidas de Planeacin para el desarrollo archi-
vstico dentro de las instituciones pblicas del Distrito Federal.
El desempeo de las actividades archivsticas debe dejar de ser
visto como una actividad concebida slo como una accin emprica,
reducida al manejo de papeles viejos en malolientes bodegas si se
desea efectivamente contar con los archivos como informacin para la
transparencia, como herramienta de gestin y como testimonio de la
evolucin de las instituciones pblicas, pues bajo esa nociva concep-
cin, adems de consumir recursos cuantiosos pero mal aplicados en
los archivos, las instituciones pblicas dejan de usar potencialmente
uno de sus principales recursos de informacin: la documentacin ar-
chivstica.
La construccin de los sistemas institucionales de archivos y su for-
malizacin jurdica y tcnica, constituyen procesos amplios de trabajo
en los que se encuentran involucradas una serie de actividades, exi-
gentes por s solas de medidas de planeacin efcaces.
Se requiere de efcientes medidas de planeacin para el correc-
to desempeo de todas las actividades implcitas en varios campos:
el mejoramiento de la actividad archivstica, la modernizacin de sus
esquemas operativos, el desarrollo de sus mtodos y sistemas de
trabajo, la capacitacin del personal y su crecimiento institucional, la
adquisicin e incorporacin de recursos materiales, la introduccin y
aplicacin razonada de nuevas tecnologas aplicadas a los archivos y,
en general, el control y uso de los archivos a lo largo de su ciclo vital.
Emprender dichas acciones, y a su vez resolver los cuantiosos y
muy complejos problemas de los archivos, revela algunas premisas
bsicas que deben ser cabalmente comprendidas para disear los es-
quemas de planeacin archivstica que mejor convengan a las institu-
ciones. Entre otras:
Primero. Las soluciones enfrentadas a los problemas archivsticos U
no son de manera exclusiva una responsabilidad de archivistas,
203
sino, fundamentalmente, de la Administracin Pblica como un
todo y, particularmente, de los administradores pblicos, en tan-
to autoridades y en su calidad de productores y usuarios de la
informacin archivstica.
Segundo. Las soluciones a los problemas archivsticos deben U
ser resultado de una Planeacin integral y no de acciones aisla-
das, sin proyeccin, parciales, o limitadas a algn campo en es-
pecfco. La sola capacitacin del personal, la sola incorporacin
de tecnologas, o incluso, la emisin de una Ley de Archivos,
por muy buena que sta sea, no constituyen por s solas, una
solucin mgica a los problemas archivsticos de las institucio-
nes pblicas del Distrito Federal. La solucin a los problemas de
los archivos debe orientarse, con objetivos y estrategias efcien-
tes, a partir de una perspectiva integral, en la que se atienda
cohesionadamente al conjunto de fenmenos que inciden sobre
el funcionamiento de los archivos.
Tercero. Los problemas de los archivos no son U
recientes, llevan dcadas gestndose y enrai-
zndose al interior de las instituciones pbli-
cas, por lo que no puede pensarse que las
soluciones a los mismos sern inmedia-
tas. Por el contrario, estableciendo priori-
dades y condiciones propicias para su
desarrollo, la planeacin archivstica
debe enfocarse a la obtencin de
resultados de corto, mediano y lar-
go plazo, lo que exige actuar, en
forma permanente y sistemtica,
en los diversos campos asociados
a los archivos.
Cuarto. La solucin a los pro- U
blemas archivsticos exige
de la inversin inteligen-
te de recursos y, funda-
mentalmente, de buenas
ideas para saber dnde
ERROR: MUCHOS RECURSOS Y MAL APLICADOS
Los Lineamientos
Generales en Materia
de Archivos del Distrito
Federal se han planteado
que dentro de los entes
pblicos se estructure un
proceso de planeacin del
204
aplicarlos. En los archivos se gastan enormes sumas de recur-
sos econmicos de manera estril, por ejemplo digitalizando
archivos que no estn en condiciones de organizacin apropia-
das; alquilando bodegas para almacenar documentos que quiz
han perdido una frecuencia de consulta importante y carecen
de valor institucional o social; rentando servicios de almace-
namiento de documentos con empresas privadas; adquiriendo
mobiliario y equipo no propio para archivos, etc. La inversin de
recursos es necesaria, pero debe hacerse con apego a medidas
razonadas de diagnstico y en funcin de las actividades pro-
pias de los archivos.
Quinto. Los archivistas estn obligados a agregar valor a su tra- U
bajo, as como a capacitarse permanentemente, adquirir nue-
vas competencias profesionales y habilidades tcnicas dada
la propia evolucin de la Administracin de Documentos, as
como a interactuar con otros profesionales de la informacin y
disciplinas afnes a su trabajo. Del mismo modo que deben asu-
mir nuevas actitudes prospectivas y profesionales.
De acuerdo con lo anterior, los Lineamientos Generales en Materia
de Archivos del Distrito Federal se han planteado como un punto de
partida para que, en forma integral, se estructure dentro de los entes
pblicos un proceso de Planeacin del desarrollo Archivstico, enten-
dido como un esfuerzo que de manera formal se institucionalice y se
desempee anualmente, para la ejecucin de un conjunto de proyec-
tos asociados a los diversos campos que se prevn en los lineamientos
(descritos en el cuadro 14 del ltimo tema del Mdulo cinco).
El Artculo 64 de los Lineamientos Generales en Materia de Archi-
vos del Distrito Federal, establece con claridad los escenarios de ac-
tuacin de la planeacin del desarrollo archivstico:
El desempeo de las actividades archivsticas debe
dejar de ser visto como una actividad emprica,
reducida al manejo de papeles viejos
205
Artculo 64. El Programa Institucional de Desarrollo Archivsti-
co deber incluir, entre otros aspectos, los siguientes:
Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentacin de I.
normatividad tcnica;
Proyectos de capacitacin y desarrollo profesional del II.
personal archivstico;
Proyectos para la adquisicin, con base en las condicio- III.
nes presupuestales de cada Ente Pblico, de los recursos
materiales de mayor urgencia que requieran los archivos
de la institucin;
El desarrollo de estudios e investigaciones para la incor- IV.
poracin ordenada de tecnologas de informacin en el
campo de los archivos;
Acciones de difusin y divulgacin archivstica y para el V.
fomento de una nueva cultura institucional en la materia;
Proyectos para la conservacin y preservacin de la infor- VI.
macin archivstica;
Proyectos y planes preventivos que permitan enfrentar si- VII.
tuaciones de emergencia, riesgo o catstrofes, y
Proyectos de difusin de los archivos de trmite, concen- VIII.
tracin e histrico.
Los programas de desarrollo archivstico a escala institucional cons-
tituyen el cuerpo y los contenidos esenciales sobre los que anualmente
deber arribarse a resultados muy concretos. El Sistema Institucional
de Archivos es, sin embargo, el continente en el que se aplicarn ao
tras ao los programas de desarrollo archivstico. En virtud de ello, la
construccin de los sistemas institucionales de archivos representa el
requisito bsico para establecer una amplia estrategia de planeacin
archivstica.
Sentar las bases para integrar a los componentes normativos y ope-
rativos de los sistemas institucionales de archivos, as como formalizar-
los, con arreglo a las necesidades especfcas de cada ente pblico en
206
esta materia, constituye por tanto la primera accin a tener en cuenta
en los esquemas de planeacin archivstica.
La convergencia entre el continente (el Sistema Institucional de Ar-
chivos) y el contenido (los programas de desarrollo archivstico) ga-
rantizar el xito en los resultados de la planeacin y propiciar gra-
dualmente la solucin a los seculares problemas de los archivos, as
como el fomento a una nueva cultura institucional y social en torno a la
actividad archivstica.
La determinacin de objetivos, estrategias y acciones a emprender
con la incorporacin de medidas de planeacin archivstica, as como el
puntual seguimiento y la evaluacin de sus resultados, deben basarse
en aspectos metodolgicos que hagan ms efectivos los resultados de
la planeacin. Estos aspectos metodolgicos se abordan brevemente
en el siguiente tema.
METODOLOGA DE LA PLANEACIN ARCHIVSTICA: ELEMENTOS DE TEMA 2.
DIAGNSTICO Y PROSPECTIVOS A ESCALA INSTITUCIONAL
Conocer la realidad para transformarla es un requisito esencial en todo
proceso de planeacin. La elaboracin de diagnsticos precisos sobre
la realidad que desea transformarse permitir recabar la informacin
necesaria para formular efcientemente los aspectos que deben involu-
crarse en todo proceso de planeacin.
Un diagnstico completo de las situaciones que se enfrentan en el
universo de los archivos de cada uno de los entes pblicos del Distrito
Federal permitir obtener una radiografa completa o mapa de riesgos
y oportunidades sobre la realidad en la que se acta. A travs de este
instrumento podrn identifcarse los puntos crticos a enfrentar, as
como determinarse los objetivos, estrategias y acciones a desarrollar
para superarlos.
La formulacin de un diagnstico en el universo de los archivos
puede incluir aspectos como los siguientes:
La ejecucin de un censo de archivos. a)
El mapeo de procesos documentales. b)
El censo de archivos
constituye un proceso de
trabajo que incluye varias
etapas, principalmente
tres: 1) diseo,
2) levantamiento y
proceso de informacin,
3) difusin
207
El censo de archivos permitir generar informacin cuantitativa, de
carcter estadstico, a travs de la cual podrn medirse y conocerse
los problemas, as como conocerse las tendencias de las diversas va-
riables incluidas en el censo. En el caso de los archivos se relacionan
especfcamente con su organizacin y estructuras (sus recursos hu-
manos, materiales, tcnicos, tecnolgicos y presupuestales), as como
con la medicin de una serie de variables asociadas a su funciona-
miento (a la operacin documental).
El censo de archivos constituye un proceso de trabajo que incluye
varias etapas. Bsicamente implica tres fases a lo largo de las cuales
se efecta un conjunto de actividades muy concretas durante un pero-
do determinado. Las fases tpicas de un proceso censal se muestran
en el cuadro 15.
CUADRO 15 / FASES Y PRINCIPALES ACTIVIDADES DE UN PROCESO CENSAL
FASES ACTIVIDADES
Diseo 1.
1.1. Diseo conceptual
1.2. Diseo estadstico
1.3. Diseo administrativo
Levantamiento y 2.
procesamiento de
la informacin
2.1. Aplicacin de cuestionarios
2.2. Revisin y control de calidad
2.3. Captura y sistematizacin
2.4. Formulacin de cuadros de resultados
2.5. Anlisis de la informacin
2.6. Formulacin de diagnstico
Difusin de la 3.
informacin
3.1. Presentacin de resultados
3.2. Publicacin de resultados
La fase de diseo del proceso censal es crucial, ya que en ella se
defnirn los elementos centrales del diagnstico. Durante esta etapa,
Un diagnstico completo
en cada institucin
permitir obtener una
radiografa completa
o mapa de riesgos y
oportunidades para el
universo de los archivos
208
que generalmente se desarrolla con la participacin de grupos inter-
disciplinarios:
Se determina el tipo de informacin requerida. U
Se disean los instrumentos o cuestionarios necesarios para U
recabar la informacin.
Se establece el campo o universo de aplicacin del censo. U
Se determinan los resultados que se espera obtener del censo, U
asegurndose de la calidad de la informacin que el censo de-
ber arrojar.
Con base en el diseo, particularmente estadstico y administrativo,
se defnen los mecanismos para el procesamiento estadstico de la
informacin recabada en los cuestionarios, se generan los cuadros de
resultados y se determinan los recursos necesarios para ejecutar en
sus diversas fases el proceso censal.
Dentro de los entes pblicos del Distrito Federal podra optarse por
el levantamiento de una encuesta, que bsicamente sigue las mismas
etapas y actividades de un censo, pero que requiere de la precisa def-
nicin de una muestra de la poblacin en la que se aplicarn los cues-
tionarios. Cabe destacar, sin embargo, que la informacin obtenida de
esta forma nunca ser tan completa como la aplicacin de un censo de
archivos, que implica recabar la informacin en todos los elementos de
la poblacin cuantifcada, esto es, en todos los archivos de un sistema
institucional.
Con la ejecucin de un proceso censal es factible generar infor-
macin sistemtica, oportuna y confable en torno a las condiciones
de operacin de los archivos, con el fn de evaluarlas y a partir de su
interpretacin generar un proceso de planeacin archivstica efcaz. La
informacin censal puede arrojar as resultados muy concretos en rela-
cin con los siguientes aspectos:
La organizacin estructural y el funcionamiento de los archivos U
de una institucin (niveles jerrquicos, total de instituciones
El desarrollo de un
censo resulta muy til
pues permite generar
informacin cuantitativa
para la planeacin
sistemtica y confable
209
archivsticas formal o informalmente establecidas, trminos de
adscripcin administrativa, etc.).
Las caractersticas y condiciones de los recursos archivsticos U
disponibles:
Recursos humanos (escolaridad, antige-
dad en la funcin archivstica, necesidades
de capacitacin, niveles salariales, edades
del personal).
Recursos materiales (mobiliario, equipo, es-
pacios).
Recursos tecnolgicos (equipos de cmpu-
to y programas para la gestin de archivos;
digitalizacin o microflmacin de acervos,
manejo de informacin electrnica).
Recursos tcnicos (manuales de operacin,
organizacin, polticas y procedimientos, y
clasifcacin; instrumentos de control tcni-
co, inventarios, guas, etc.).
Las caractersticas de la actividad documental: total de acervos, U
metros lineales de archivos; caractersticas de los servicios de
correspondencia y control de gestin, frecuencia de consulta de
expedientes, total de expedientes activos, semiactivos o hist-
ricos, etc.
Consecuentemente, el desarrollo de un censo resulta muy til
pues permite generar informacin cuantitativa para la planeacin
sistemtica y confable, una vez que se interrelacionan las diversa
variables que se hubieran establecido durante la fase de diseo del
censo. Sobre esta base puede estructurarse efcazmente un proceso
de planeacin archivstica a escala institucional o para todo un go-
bierno, municipal o estatal.
Por su parte, la ejecucin de actividades asociadas al mapeo de pro-
cesos tiene que ver ms con la generacin de informacin cualitativa,
que se aplica especfcamente para efectuar acciones de rediseo o
reingeniera de los propios procesos bajo estudio.
210
En el caso de los archivos, la ejecucin de esta tcnica puede per-
mitir el anlisis detallado de la formas, mecanismos y procedimientos
con que se efectan los diversos procesos de gestin documental. Por
ejemplo: la produccin de documentos, la integracin de expedientes,
los procesos de clasifcacin archivstica, valoracin documental y des-
cripcin, etc. Todo ello permite su rediseo integral.
La ejecucin de los mapeos de procesos se efecta general-
mente analizando la documentacin que los sustenta: manuales,
instructivos de operacin, reglamentos, formatos de control, etc.
Si stos no existen como ocurre frecuentemente en procesos de
gestin documental el mapeo de procesos debe fundamentarse
en la experiencia o los usos y costumbres con que se efectan,
con el objeto de diagramar los procesos bajo anlisis y determinar
as sus puntos de conficto.
En todo caso, sea que se aplique un censo de archivos o un mapeo
de procesos (o ambos), la informacin que se genere a partir del m-
todo elegido resulta esencial para la determinacin de un proceso de
planeacin archivstica.
Una vez que se cuenta con la informacin diagnstica de refe-
rencia, da inicio propiamente el desarrollo de un proceso de pla-
neacin. De hecho muchos autores consideran a la generacin de
la informacin diagnstica como el primer paso de un proceso de
planeacin.
Efectuar los procesos de planeacin sobre la base de la informa-
cin diagnstica previamente obtenida lleva a la determinacin de los
aspectos siguientes:
Los objetivos de la planeacin U . Se trata de los propsitos ge-
nerales que se persiguen con la planeacin. Defnen qu es lo
que se quiere obtener con ella en forma genrica.
Las metas de la planeacin U . Se trata de los objetivos o pro-
psitos especfcos a los que se espera arribar, concretando o
haciendo ms tangible la obtencin de un objetivo general.
Las estrategias U operativas. Se trata de las formas, medios
o polticas generales que se seguirn, a partir de las cuales
211
debern cumplirse los propsitos u objetivos de la planeacin.
Las estrategias permiten tambin determinar los cursos de ac-
cin que debern seguirse y defnir cmo se efectuarn las ac-
ciones que permitirn la consecucin de los objetivos.
Las actividades especfcas a desarrollar U . Se trata de las ac-
ciones concretas que se llevarn a cabo para arribar a los resul-
tados que se espera obtener de la planeacin.
Los tiempos de desarrollo de las actividades asociadas U
a la planeacin. Se trata del calendario de ejecucin o cro-
nograma con el que se llevarn a cabo las actividades con-
cretas del plan. Cualquiera de ellos se apoya en una serie de
instrumentos de medicin (como las grfcas de Gantt) que
describen de manera sucinta las actividades involucradas en
un proyecto, los tiempos para su desarrollo e incluso los res-
ponsables de su ejecucin.
Los mecanismos de seguimiento y evaluacin U . Se trata de la
formulacin de los informes y reportes que se elaboran a lo largo
de la ejecucin de los planes o programas de trabajo. Su fnali-
dad es controlar y evaluar su desarrollo, determinar los puntos
de conficto, identifcar los cambios en la estrategia operativa
etc., todo lo cual redundar en la efcacia de la planeacin.
Informe de resultados U . Se trata de los reportes de resultados de
la planeacin, a los que generalmente se agregan recomendacio-
nes para su seguimiento, actualizacin o retroalimentacin.
Presentacin de resultados U . Se trata de la difusin y presen-
tacin de los resultados de la Planeacin a los diversos niveles
de una organizacin, con propsitos tambin de evaluacin y
continuidad.
En el caso de los programas institucionales de desarrollo archivs-
tico en los que se concretan los mecanismos de planeacin en esta
materia cabe destacar que se requiere de la activa participacin de
un conjunto de personas, administradores y archivistas en el desarrollo
multidisciplinario de la planeacin aplicada a archivos. Tiene que ser
Una vez que se cuenta con
la informacin diagnstica
de referencia, da inicio
propiamente el desarrollo de
un proceso de planeacin
212
as por la diversidad y complejidad de los fenmenos y problemas que
caracterizan el funcionamiento de los archivos pblicos.
Por consecuencia, las responsabilidades de los coordinadores de
archivos y de los comits tcnicos institucionales de Administracin
de Documentos en los entes pblicos del Distrito Federal sern fun-
damentales para formular los procesos de diagnstico y los proyectos
y mecanismos de planeacin que se pongan en marcha para la cons-
truccin de los sistemas institucionales de archivos; tambin sern im-
portantes para disear y desarrollar la normatividad tcnica y jurdica,
as como para determinar los procesos e instrumentos de control archi-
vstico que deban desarrollarse, siempre con base en un esquema de
planeacin multidisciplinario.
IMPORTANCIA DE LA COORDINACIN INTERINSTITUCIONAL PARA EL TEMA 3.
La construccin de una nueva cultura de la informacin archivstica,
el impulso al desarrollo de los archivos concebidos como sistema de
informacin, el establecimiento del estatuto jurdico y la generacin de
normas o modelos tcnicos en la materia, as como la divulgacin de
la importancia de los archivos como recurso esencial para la transpa-
rencia y la rendicin de cuentas implican formar un frente comn entre
administradores y archivistas y, particularmente, entre las instituciones
que dentro del Distrito Federal cuentan con capacidades normativas
en este campo.
De conformidad con la legislacin vigente, la Ofciala Mayor del
Gobierno del Distrito Federal, el Archivo Histrico del Distrito Federal
(dependiente de la Secretara de Cultura) y, particularmente, el InfoDF
tienen facultades para generar normatividad archivstica y propiciar el
desarrollo armnico y la modernizacin de los servicios archivsticos
del Distrito Federal, en benefcio de la transparencia, la construccin
de la memoria histrica de las instituciones y el uso de los archivos
como recurso esencial en el desempeo de las gestiones guberna-
mentales.
En virtud de ello, el establecimiento de mecanismos de comuni-
cacin entre estas instituciones es fundamental, pues de su conver-
gencia y cooperacin pueden esperarse efectivos resultados para la
El registro central
de documentacin
archivstica se
concibe como
un instrumento
para facilitar al
ciudadano el acceso
a la informacin
213
modernizacin de los archivos
pblicos del Distrito Federal.
En general, ante un escenario
de austeridad presupuestal, un
mecanismo de cooperacin entre
todos los entes pblicos del Dis-
trito Federal permitir la ejecucin
de proyectos conjuntos, especial-
mente en materia de capacita-
cin. Del mismo modo, permitir
aumentar y mejorar la ejecucin
de proyectos de divulgacin archi-
vstica (como congresos, semina-
rios, exposiciones documentales,
mesas redondas, conferencias,
etc.) en los que se destaque la
importancia institucional, social y
cultural de los archivos.
Los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito
Federal prevn la construccin de este mecanismo de coordinacin
interinstitucional en los trminos siguientes:
Artculo 66. El Instituto, en coordinacin con los Entes Pbli-
cos del Distrito Federal, establecer mecanismos de coordina-
cin y cooperacin interinstitucional para la convergencia de es-
fuerzos, el desarrollo de actividades conjuntas, tanto de carcter
tcnico como para la difusin de la importancia de los archivos
en el marco de la transparencia gubernamental y la rendicin
de cuentas y para el reconocimiento institucional y social de la
actividad archivstica.
En este marco, el InfoDF tendr una serie de responsabilidades
que ms all de sus obligaciones jurdicas, establecidas en la Ley de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal
tienen como horizonte la generacin de una cultura de la informacin
COLABORACIN INTERINSTITUCIONAL PARA LA CULTURA ARCHIVSTICA
214
archivstica y el uso efectivo de la misma en las acciones de transpa-
rencia. En otras palabras: hacer de los archivos un elemento esencial
de la transparencia.
EL PAPEL DEL INFODF EN LOS MECANISMOS DE COORDINACIN TEMA 4.
ARCHIVSTICA
Adems de promover la cooperacin y comunicacin interinstitucional
entre todos los entes pblicos (en el marco del establecimiento de los
mecanismos de coordinacin previstos en los Lineamientos Generales
en Materia de Archivos del Distrito Federal), el InfoDF tiene la respon-
sabilidad de integrar un registro central de documentacin archivstica
que contenga la informacin bsica en relacin con la propia normativi-
dad archivstica que se genere en los entes pblicos del Distrito Fede-
ral, as como para apoyarlos en el desempeo de los programas insti-
tucionales de desarrollo archivstico, vigilando su cabal cumplimento.
El registro central de documentacin archivstica se concibe como
un instrumento que adems de apoyar los procesos de planeacin en
la materia facilite al ciudadano el acceso a la informacin archivstica
del Distrito Federal. Adems de publicarse en el sitio Web del InfoDF,
dicho registro, segn el Artculo 68 de los Lineamientos, incluir:
Normatividad ofcial de los Entes en materia de archivos; I.
Programa Institucional de Desarrollo Archivstico; II.
Informes de evaluacin del desarrollo archivstico en los Entes; III.
Solicitudes de dictamen, relaciones de inventarios y autorizacio- IV.
nes de baja documental;
Solicitudes de dictamen, relaciones de inventarios y control de V.
archivos seleccionados como documentacin histrica, y
Directorios actualizados de los responsables de Archivos de los VI.
Entes Pblicos del Distrito Federal.
El InfoDF cumplir as con una de sus mayores responsabilida-
des en materia de transparencia: facilitar el uso social de la infor-
macin archivstica producida y manejada en los entes pblicos del
Distrito Federal.
En el caso de
los programas
institucionales de
se requiere de la activa
participacin de un
conjunto de personas,
administradores
y archivistas
en el desarrollo
multidisciplinario
de la planeacin
215
SNTESIS
La importancia de la planeacin del desarrollo archivstico
resulta fundamental, as como la construccin de los me-
canismos de cooperacin y comunicacin entre los Entes
Pblicos del Distrito Federal. Ambas acciones tienen el fn
de propiciar el uso social de la informacin archivstica,
desarrollar armnicamente los archivos como sistema de
informacin y favorecer su modernizacin integral. La pla-
nifcacin del desarrollo archivstico establece una diferen-
cia cualitativa en la operacin de los archivos, pues com-
bate la idea de que la actividad archivstica es solamente
una actividad emprica, reducida al embodegamiento de
papeles inservibles. Planifcar integralmente el trabajo de
los archivos en oposicin a la incorporacin desorde-
nada de medidas parciales o limitadas en cualquiera de
sus campos implica tener una visin ms amplia de los
archivos como sistema de informacin.
La ejecucin de planes y programas aplicados al uni-
verso de los archivos en el Distrito Federal parte de premi-
sas muy claras que deben tenerse en cuenta a lo largo de
los procesos de planeacin. Entre otras cabe destacar:
Que la situacin y problemas actuales de los ar- U
chivos no son de la exclusiva competencia de
archivistas. Si bien stos deben agregar valor a
su trabajo y jugar un papel central en su moder-
nizacin, los archivos son una responsabilidad
gubernamental. En funcin de ello es que deben
disearse polticas pblicas que tiendan a mejo-
rar su uso como herramienta de la gestin p-
blica, como memoria de sta y como elemento
y recurso informativo esencial para favorecer el
acceso a la informacin, las acciones de trans-
parencia y la rendicin de cuentas.
216
Que planifcar la actividad de los archivos im- U
plica conocer las realidades y circunstancias
de los archivos, y propiciar su transformacin
progresiva e inteligente, en el corto, mediano
y largo plazos.
Que generar informacin diagnstica a tra- U
vs de procesos censales y mapeo de los
procesos de gestin documental (teniendo
en perspectiva su rediseo tcnico e institu-
cional) permitir un ejercicio ms efciente de
la planeacin archivstica en los entes pbli-
cos del Distrito Federal, atendiendo as todos
los campos que se consideran dentro de los
Lineamientos Generales en Materia de Ar-
chivos del Distrito Federal.
Complementariamente, que la construccin de U
un mecanismo de cooperacin y comunicacin
interinstitucional entre los entes pblicos (es-
pecialmente en un marco de austeridad pre-
supuestal) coadyuvar a la generacin de una
nueva cultura de la informacin archivstica.
Que, fnalmente, el establecimiento de un re- U
gistro central de documentacin archivstica,
bajo la jurisdiccin del InfoDF constituye una
responsabilidad que, ms all de sus obliga-
ciones jurdicas, permitir a esta institucin
vincular de manera ms efectiva a los ciuda-
danos con la informacin archivstica en po-
sesin de los entes pblicos.
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AUTOEVALUACIN
Cuestionario sobre los contenidos generales del mdulo seis, Esque-
mas de Planeacin y mecanismos de coordinacin Interinstitucional
para el desarrollo archivstico.
Qu permitir la planeacin del desarrollo archivstico? Escoja 1.
una opcin:
Combatir la posicin aislada de los archivos. A.
Generar una Ley de Archivos. B.
Capacitar al personal archivstico. C.
Cul es una premisa de la planeacin archivstica? Escoja una 2.
opcin:
Contar con un sistema institucional de archivos. A.
Considerar a los archivos como una responsabilidad de la Admi- B.
nistracin Pblica.
Hacer un mapeo de procesos. C.
Qu permitir el levantamiento de un censo de archivos? 3.
Escoja una opcin:
Incorporar recursos materiales en los archivos. A.
Analizar los procesos de gestin documental. B.
Generar informacin estadstica para la planeacin archivstica. C.
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El mapeo de procesos permite analizar los procesos de gestin 4.
documental en busca de (escoja una opcin):
Su rediseo. A.
Contar con documentos normativos. B.
Generar informacin estadstica. C.
Cul es una actividad de la planeacin archivstica? Escoja 5.
una opcin:
Determinar objetivos, estrategias y acciones para el desarrollo A.
de los archivos.
Brindar capacitacin a los archivistas. B.
Establecer un mecanismo de cooperacin entre los archivos. C.
De acuerdo con los Lineamientos Generales en Materia Gene- 6.
rales de Archivos del D. F., el InfoDF y los entes pblicos del D. F.,
deben establecer (escoja una opcin):
Un censo de archivos. A.
Un plan de trabajo para la organizacin de archivos. B.
Un mecanismo de cooperacin interinstitucional. C.
Quin establecer el registro central de documentacin archi- 7.
vstica? Escoja una opcin:
La Ofciala Mayor del Gobierno del D. F. A.
El InfoDF. B.
La Consultora Jurdica del D. F. C.
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Qu permitir el registro central de documentacin archivstica? 8.
Escoja una opcin:
Vincular a los ciudadanos con la informacin archivstica de los A.
entes pblicos del D. F.
Generar normatividad archivstica. B.
Realizar un censo de archivos. C.
REFERENCIAS
AMPUDIA MELLO, JOS ENRIQUE, Poltica y estrategia del Programa de Modernizacin Ar-
chivstica del Gobierno Federal. Memoria del Primer Foro de Evaluacin y Consulta
Mxico: Archivo General de la Nacin, 1988.
RAMREZ DELEN JOS ANTONIO, Integracin de sistemas de administracin de documentos
y gestin de archivos: cinco razones sujetas a debate. Archivo General de la Nacin. Bo-
letn No. 3, 6 poca Ene-Mar 2004. pp. 49- 58, Mxico. Y Revista del Archivo Nacional.
Costa Rica, ao LXIX 2005 pp. 6169. San Jos de Costa Rica.
DELMAS, BRUNO, La planifcacin de las infraestructuras nacionales de archivos: esbozo
de una poltica general, Archivo General de la Nacin, Mxico 1986.
ROUSSEAU, JEAN YVES, Presente y futuro de los archivos administrativos Mxico: Archivo
General de la Nacin, 1988; Reunin del Sistema Nacional de Archivos (11. 1987. Tax-
co).- Memoria de la XI Reunin del Sistema Nacional de Archivos.
Anexos
TEMARIO
1. LINEAMIENTOS GENERALES EN MATERIA
DE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL
2. BIBLIOGRAFA
3. RESPUESTAS A LAS AUTOEVALUACIONES
4. GLOSARIO
223
LINEAMIENTOS GENERALES
EN MATERIA DE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL
INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIN
PBLICA DEL DISTRITO FEDERAL
ACUERDO 073/SO/25-04/2007
ACUERDO DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIN
PBLICA DEL DISTRITO FEDERAL, MEDIANTE EL CUAL SE
APRUEBAN LOS LINEAMIENTOS GENERALES
EN MATERIA DE ARCHIVOS.
CONSIDERANDO
1. Que de conformidad con lo establecido en el artculo 57, prrafo
primero de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
del Distrito Federal (LTAIPDF), el Instituto de Acceso a la Informacin
Pblica del Distrito Federal (INFODF) es un rgano autnomo del Dis-
trito Federal, con personalidad jurdica propia y patrimonio propio, con
autonoma presupuestaria, de operacin y de decisin en materia de
transparencia y acceso a la informacin pblica, encargado de dirigir
y vigilar el cumplimiento de la Ley de la materia y las normas que de
ella deriven, as como de velar porque los principios de certeza, legali-
dad, independencia, imparcialidad y objetividad imperen en todas sus
decisiones.
224
2. Que en el artculo 1 de la LTAIPDF se establece que dicho or-
denamiento es de orden pblico e inters general y tiene por objeto
transparentar el ejercicio de la funcin pblica y garantizar el efectivo
acceso de toda persona a la informacin pblica en posesin de los
rganos locales: Ejecutivo, Legislativo, Judicial y Autnomos por ley,
as como de todo Ente Pblico del Distrito Federal que ejerza gasto
pblico.
3. Que en el artculo 9, fraccin VI de la LTAIPDF, se establece que
entre los objetivos de sta, se encuentra el mejorar la organizacin, cla-
sifcacin y manejo de documentos en posesin de los Entes Pblicos.
4. Que de acuerdo al artculo 4, fraccin IV de la LTAIPDF, se en-
tiende por Ente Pblico: La Asamblea Legislativa del Distrito Federal; el
Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal; el Tribunal de lo Con-
tencioso Administrativo del Distrito Federal; el Tribunal Electoral del
Distrito Federal; el Instituto Electoral del Distrito Federal; la Comisin
de Derechos Humanos del Distrito Federal; la Junta de Conciliacin y
Arbitraje del Distrito Federal; la Jefatura de Gobierno del Distrito Fe-
deral; las Dependencias, rganos Desconcentrados, rganos Poltico
Administrativos y Entidades de la Administracin Pblica del Distrito
Federal; los rganos Autnomos por Ley; aquellos que la legislacin
local reconozca como de inters pblico y ejerzan gasto pblico; y los
entes equivalentes a personas jurdicas de derecho pblico o privado,
ya sea que en ejercicio de sus actividades acten en auxilio de los r-
ganos antes citados o ejerzan gasto pblico.
5. Que en el artculo 11 de la citada Ley, se establece que quienes
generen, administren, manejen, archiven o custodien informacin p-
blica, sern responsables de la misma en los trminos de la LTAIPDF;
que toda la informacin en poder de los Entes Pblicos estar a dispo-
sicin de las personas, salvo aquella que se considere como informa-
cin de acceso restringido en sus distintas modalidades; que quienes
soliciten informacin pblica tienen derecho, a su eleccin, a que sta
les sea proporcionada de manera verbal o por escrito y a obtener por
225
medio electrnico o cualquier otro, la reproduccin de los documen-
tos en que se contenga, solo cuando se encuentre digitalizada y sin
que ello represente procesamiento de la misma; que la informacin se
proporcionar en el estado en que se encuentre en los archivos de los
Entes Pblicos; que la prdida, destruccin, modifcacin, alteracin u
ocultamiento de los documentos, archivos, registros o datos en que se
contenga informacin pblica, sern sancionados en los trminos de la
LTAIPDF y dems ordenamientos relativos.
6. Que de conformidad con el artculo 53, fracciones I, II, III y IV
de la LTAIPDF, el INFODF deber emitir las reglas generales para la
generacin de datos y archivos, as como para la conservacin de los
mismos, previendo que las disposiciones permitan clasifcar, identif-
car, restaurar y preservar la informacin de acuerdo con su naturaleza;
que los mecanismos que se empleen para la conservacin y manteni-
miento de la informacin obedezca a estndares mnimos en materia
de archivonoma; que se permita la capacitacin a funcionarios previa-
mente designados por el Ente Pblico en tcnicas de archivonoma; y
que la informacin se organice de manera tal que facilite la consulta
directa de los particulares.
7. Que de acuerdo con el artculo 54, primer prrafo, de la LTAIPDF
ningn archivo podr ser destruido sin reunir los requisitos que esta-
blezca el INFODF en los lineamientos que al efecto emita.
8. Que de conformidad con el artculo 55 de la LTAIPDF el INFO-
DF coordinar con las reas responsables asignadas por cada Ente
Pblico, el procedimiento para el resguardo y almacenamiento de los
archivos que se consideren como histricos.
9. Que de acuerdo con el artculo 63, fraccin X de la LTAIPDF, es
atribucin del INFODF el establecer los lineamientos generales para la
creacin y operacin de los archivos que contengan informacin pbli-
ca de consulta directa.
226
10. Que los archivos son producto de los actos que realizan los
Entes Pblicos y son un instrumento documental informativo esencial
para el correcto desempeo de la gestin de los mismos, as como
memoria y testimonio institucional.
11. Que en los archivos de los Entes Pblicos del Distrito Fede-
ral se resguarda informacin con valor administrativo, jurdico, fscal,
histrico y de uso social permanente y, que es responsabilidad de los
servidores pblicos, desde el ms alto nivel y en toda la estructura de
los Entes, garantizar el uso correcto, la integralidad, el funcionamiento
cabal, el acceso, la conservacin y preservacin de los documentos,
expedientes y archivos en los que se sustenta su quehacer pblico y
cotidiano.
12. Que en trminos de lo establecido por los artculos 63, fraccin
XXI de la LTAIPDF y 13, fracciones I, XVII y XVIII del Reglamento Inte-
rior del INFODF, es facultad del Pleno determinar la forma y trminos
en que sern ejercidas las atribuciones del Instituto, as como dictar los
acuerdos y normatividad necesarios para el cumplimiento de la citada
Ley, Reglamento y dems disposiciones legales y administrativas que
le resulten aplicables.
13. Que ante la necesidad de instrumentar una poltica normativa
de archivos para los Entes Pblicos del Distrito Federal, a efecto de
soportar de forma ordenada, actualizada, oportuna, completa y veraz
los actos de los mismos, as como coadyuvar al fortalecimiento de la
transparencia, la rendicin de cuentas y el derecho al acceso a la in-
formacin, el INFODF desde el mes de septiembre de 2006, impuls y
coordin los trabajos correspondientes a la elaboracin de los Linea-
mientos Generales en Materia de Archivos, proceso en el que destaca
la participacin de expertos profesionales en la materia, as como de
los representantes de los Entes Pblicos, vinculados en la operacin e
integracin cotidiana de sus respectivos archivos.
227
14. Que derivado de la metodologa y trabajo instrumentado, se ela-
bor el Proyecto de Lineamientos Generales en Materia de Archivos
del Distrito Federal, mismos que entre sus objetivos, busca establecer
las bases normativas para la generacin, operacin, administracin,
conservacin y destruccin de archivos; as como avanzar en la cul-
tura institucional y social de la transparencia, la rendicin de cuentas
y el acceso a la informacin pblica en el Distrito Federal mediante la
correcta organizacin de la informacin.
15. Que de conformidad con el artculo 14, fraccin VII del citado
Reglamento Interior, es atribucin del Presidente someter a la apro-
bacin del Pleno, a propuesta propia o de cualquier otro Comisionado
Ciudadano, las normas, lineamientos y dems documentos necesarios
para el cumplimiento de las atribuciones del Instituto.
16. Que en el ejercicio de sus atribuciones, el Presidente del INFO-
DF somete a la consideracin del Pleno del INFODF, los Lineamientos
Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal, en los trminos
del documento anexo al presente Acuerdo. Por las consideraciones y
fundamentos anteriormente expuestos, el Pleno del Instituto de Acceso
a la Informacin Pblica del Distrito Federal emite el siguiente:
ACUERDO
PRIMERO. Se aprueban los Lineamientos Generales en Materia de
Archivos del Distrito Federal, en los trminos del documento que como
anexo forma parte integral del presente Acuerdo.
SEGUNDO. El presente acuerdo entrar en vigor al da siguiente de su
publicacin en la Gaceta Ofcial del Distrito Federal.
TERCERO. Se ordena al Secretario Tcnico realizar las gestiones ad-
ministrativas necesarias para la publicacin de los Lineamientos Ge-
nerales en Materia de Archivos del Distrito Federal que acompaan a
228
este Acuerdo, tanto en la Gaceta Ofcial del Distrito Federal, como en el
Portal de Internet y en los estrados del INFODF, respectivamente.
CUARTO. Se instruye al Secretario Tcnico para que realice las ac-
ciones necesarias a fn de que el presente Acuerdo y su anexo, sea
notifcado a los Entes Pblicos del Distrito Federal.
As lo acordaron, por unanimidad, los Comisionados Ciudadanos del
Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal en Se-
sin Ordinaria celebrada el veinticinco de abril de dos mil siete.
(Firma)
OSCAR MAURICIO GUERRA FORD
PRESIDENTE
(Firma)
JORGE BUSTILLOS ROQUE
(Firma)
ARELI CANO GUADIANA
(Firma)
SALVADOR GUERRERO CHIPRS
(Firma)
AGUSTN MILLN GMEZ
(Firma)
MARA ELENA PREZ-JAN ZERMEO
LINEAMIENTOS GENERALES EN MATERIA-
DE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL
CAPTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
Artculo 1. Los presentes Lineamientos son de observancia obligatoria
para los Entes Pblicos del Distrito Federal sealados en el artculo
4, fraccin IV de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin
Pblica del Distrito Federal, y tienen por objeto establecer las disposi-
ciones generales para la integracin y organizacin de sus Sistemas
Institucionales de Archivos.
229
Artculo 2. Para efectos de los presentes Lineamientos se en-
tender por:
Coteciad: Comit Tcnico Institucional de Administracin de I.
Documentos;
Instituto: Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito II.
Federal;
Ley: Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica III.
del Distrito Federal, y
Sistema: Sistema Institucional de Archivos. IV.
Artculo 3. La normatividad que emitan los Entes Pblicos, para el
manejo de sus archivos en atencin a los presentes Lineamientos, de-
ber contar con la opinin favorable del Instituto, ser publicada en los
portales de Internet de cada Ente, como parte de las obligaciones de
transparencia, en trminos de la fraccin II del artculo 13 de la Ley, y
enviada en formato electrnico al Instituto para su registro.
CAPTULO SEGUNDO
DE LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES DE ARCHIVOS
SECCIN I
Generalidades
Artculo 4. Los Entes Pblicos del Distrito Federal contarn con archi-
vos que constituyen el conjunto orgnico y organizado de la informa-
cin que generen, procesen, administren o reciban en el ejercicio de
sus funciones y atribuciones.
Artculo 5. Los Archivos de los Entes Pblicos del Distrito Federal se
establecern formalmente como Sistemas Institucionales de Archivos,
de conformidad con el ciclo vital de los documentos y en concordancia
con las disposiciones contenidas en los presentes Lineamientos.
230
Artculo 6. La informacin que generen, reciban o administren los En-
tes Pblicos en sus respectivos Sistemas Institucionales de Archivos,
que se encuentre contenida en cualquier medio o soporte documental
sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrnico, informtico, hologrf-
co o cualquier otro derivado de las innovaciones tecnolgicas, se deno-
minar genricamente documento de archivo. Ser documentacin de
archivo toda la que se encuentre en cualquier registro que documente
el ejercicio de las facultades o las actividades de los Entes Pblicos.
SECCIN II
Ciclo vital de los documentos de archivo
Artculo 7. Los documentos de archivo tienen un ciclo vital que se
constituye por las fases de vida de los mismos, a partir de los diversos
usos institucionales de la informacin contenida en ellos. Dichas fases
son las siguientes:
Activa o de Gestin de la informacin documental, tambin co- I.
nocida como primera edad de los documentos;
Semiactiva o de concentracin o segunda edad de los docu- II.
mentos de archivo, e
Inactiva o Histrica o de tercera edad de los testimonios docu- III.
mentales.
La fase activa o primera edad corresponde a aquella en que stos
se producen y se usan para desahogar la gestin cotidiana de los En-
tes Pblicos. Por ello, tienen una utilidad inmediata para la atencin de
trmites, esto es tienen un alto valor administrativo, legal o fscal.
La fase semiactiva o segunda edad es aquella en la que los docu-
mentos de archivo ya no se utilizan de manera constante en la atencin
de trmites por lo que su utilidad y uso cambia de carcter, constitu-
yndose slo como informacin de referencia que debe conservarse
de manera precautoria dados sus valores legales, administrativos o
fscales.
La fase histrica o tercera edad est determinada a partir de que
la utilidad administrativa, legal o fscal de los documentos de archivo
231
ha prescrito y porque stos adquieren un valor secundario de carcter
cultural y de testimonio de la evolucin del Ente Pblico que los genera
o administra.
SECCIN III
De la organizacin y composicin de los Sistemas Institucionales de
Archivos
Artculo 8. Con base en el ciclo vital de los documentos se fundamenta
la creacin de los Sistemas Institucionales de Archivos, ya que a cada
una de las fases o edades de los documentos de archivo corresponde
un determinado tratamiento tcnico de la documentacin. Las reas
que desempeen las funciones de las unidades de correspondencia,
de las unidades de documentacin en trmite y de los archivos de tr-
mite, sern las reas responsables en el manejo de la documentacin
activa. Las unidades administrativas responsables de los archivos de
concentracin sern las reas especializadas en el manejo de la docu-
mentacin semiactiva y las correspondientes a los archivos histricos
sern responsables del manejo y conservacin de la documentacin
con valor permanente.
Artculo 9. Los Entes Pblicos del Distrito Federal debern integrar y
organizar funcionalmente, con las modalidades que resulten necesa-
rias y de conformidad con su normatividad interna, un Sistema Institu-
cional de Archivos que les permita la correcta administracin de docu-
mentos de archivo a lo largo de su ciclo vital, atendiendo a lo prescrito
en estos Lineamientos.
Artculo 10. El Sistema Institucional de Archivos se integrar a partir
de la composicin funcional siguiente:
Componentes Normativos, y I.
Componentes Operativos. II.
Los componentes normativos tendrn a su cargo la regulacin y
coordinacin de la operacin del Sistema.
232
Los componentes operativos sern los encargados del funciona-
miento cotidiano del Sistema, de conformidad con el ciclo vital de los
documentos de archivo del Ente Pblico.
Artculo 11. Los componentes normativos se integrarn por:
Un Coordinador de Archivos, y I.
El Comit Tcnico Institucional de Administracin de Documentos. II.
Artculo 12. El Coordinador de Archivos es el responsable de regular
el Sistema Institucional de Archivos y el Coteciad ser su rgano tc-
nico consultivo.
Artculo 13. El responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos
ser designado por el servidor pblico que tenga facultades legales
para ello, quien, en su caso, establecer su nivel jerrquico y adscrip-
cin administrativa. El responsable deber contar con experiencia y
conocimientos en archivstica y tener aptitudes para la integracin, co-
ordinacin, control y evaluacin de planes, programas y proyectos en
la materia.
Artculo 14. El Comit Tcnico Institucional de Administracin de Do-
cumentos es el rgano tcnico consultivo, de instrumentacin y retroa-
limentacin de la normatividad aplicable en materia de archivos del
Ente Pblico; integrado por aquellas personas que por su experiencia
y funcin dentro del Ente Pblico se consideren necesarias para pro-
mover y garantizar el correcto manejo archivstico.
El Coteciad deber contar, al menos, con las siguientes fguras:
Una Presidencia; I.
Una Secretara Tcnica; II.
Vocales, entre los que debern participar los responsables de III.
las distintas Unidades de Archivo del Ente Pblico, y
233
Representantes de la Direccin Jurdica o equivalente y del r- IV.
gano de Control Interno del Ente Pblico, as como el responsa-
ble de la Ofcina de Informacin Pblica.
Artculo 15. Los componentes operativos debern atenderse median-
te las siguientes fguras funcionales:
Unidades generales del Ente Pblico, conformadas por: I.
Unidad Central de Correspondencia o equivalente; a)
Unidad de Archivo de Concentracin o equivalente, y b)
Unidad de Archivo Histrico o equivalente. c)
Unidades particulares en cada rea administrativa: II.
Unidad de Documentacin en Trmite o equivalente, y a)
Unidad de Archivo de Trmite o equivalente. b)
Las funciones de estas unidades podrn ser desarrolladas de ma-
nera conjunta, atendiendo a las necesidades de cada una de las reas
administrativas del Ente Pblico.
Artculo 16. La Unidad Central de Correspondencia o equivalente co-
nocida genricamente como Ofciala de Partes, ser la encargada de
brindar los servicios centralizados de recepcin y despacho de la co-
rrespondencia ofcial dentro de los Entes Pblicos.
Artculo 17. La Unidad de Documentacin en Trmite o equivalente es
la responsable de brindar integralmente los servicios de corresponden-
cia y control de gestin en cada una de las reas administrativas.
Artculo 18. La Unidad de Archivo de Trmite o equivalente es la res-
ponsable de la administracin de los documentos de archivo en ges-
tin, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y
funciones de cada rea administrativa.
234
Artculo 19. La Unidad de Archivo de Concentracin o equivalente es
la responsable de la administracin de documentos de archivo en la
fase semiactiva, cuya frecuencia de consulta ha disminuido y que per-
manecen en l hasta que concluye su plazo de conservacin en razn
de sus valores primarios de carcter administrativo, legal y fscal.
Artculo 20. La Unidad de Archivo Histrico o equivalente es la res-
ponsable de organizar, describir, conservar, preservar, administrar y
divulgar la memoria documental institucional.
Artculo 21. Las Unidades que integran el Sistema interactuarn den-
tro del ciclo vital de documentos para la correcta administracin de
los mismos, estableciendo criterios, procedimientos e instrumentos de
control documental y archivstico homogneos y estandarizados.
Artculo 22. Los responsables de las unidades operativas del Siste-
ma sern designados por las personas que tengan facultades legales
para ello, y debern contar con el perfl, conocimientos y experiencia
en archivstica, as como capacitarse continuamente en la materia, de
conformidad con el Programa Institucional de Desarrollo Archivstico
que se establezca en la materia.
SECCIN IV
De las funciones de la estructura del Sistema
Artculo 23. Son funciones del Coordinador de Archivos o equivalente,
las siguientes:
Disear, proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar, los pla- I.
nes, programas y proyectos de desarrollo archivstico;
Establecer las polticas y medidas tcnicas para la regulacin II.
de los procesos archivsticos durante el ciclo vital de los docu-
mentos de archivo;
Formular los instrumentos, procesos y mtodos de control ar- III.
chivstico del Ente Pblico;
Fungir como Secretario Tcnico del Coteciad del Ente Pblico; IV.
235
Promover la operacin regular del Coteciad y coadyuvar en la V.
integracin de su Reglamento de Operacin y Programa Anual
de Trabajo;
Elaborar y presentar los modelos tcnicos o manuales para la VI.
organizacin y procedimientos de los archivos de trmite, con-
centracin y, en su caso, histrico del Ente Pblico, en coordi-
nacin con los responsables de dichas unidades, atendiendo a
los presentes Lineamientos;
Coordinar los trabajos para la elaboracin de los principales ins- VII.
trumentos de control archivstico dentro del Ente Pblico, pro-
poniendo el diseo, desarrollo, implementacin y actualizacin
del Sistema de Clasifcacin Archivstica, el Catlogo de Dis-
posicin Documental y los inventarios que se elaboren para la
identifcacin y descripcin de los archivos institucionales;
Establecer, en coordinacin con la instancia responsable de la VIII.
funcin dentro del Ente Pblico, un amplio programa de capaci-
tacin en la materia, as como las principales estrategias para el
desarrollo profesional del personal que se dedique al desempe-
o de las funciones archivsticas;
Coadyuvar con la instancia responsable de la funcin dentro del IX.
Ente Pblico, en la elaboracin de un programa de necesidades
para la normalizacin de los recursos materiales que se desti-
nen a los archivos, propiciando la incorporacin de mobiliario,
equipo tcnico, de conservacin y seguridad, e instalaciones
apropiadas para los archivos, de conformidad con las funciones
y servicios que stos brindan, y
Coadyuvar con la instancia responsable de la funcin, en el X.
diseo, desarrollo, establecimiento y actualizacin de la nor-
matividad que sea aplicable dentro del Ente Pblico, para la
adquisicin de tecnologas de la informacin para los archivos,
as como para la automatizacin de archivos, la digitalizacin o
microflmacin de los documentos de archivo o para la gestin,
administracin y conservacin de los documentos electrnicos.
236
Artculo 24. Las funciones del Coteciad son:
Constituirse como el rgano tcnico consultivo, de instrumenta- I.
cin y retroalimentacin de la normatividad aplicable en la ma-
teria dentro de los archivos del Ente Pblico;
Realizar las valoraciones documentales que guardan los archi- II.
vos del Ente Pblico;
Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de III.
coordinacin y concertacin entre sus miembros que favorez-
can la implantacin de las normas archivsticas para el mejora-
miento integral de los archivos del Ente Pblico;
Participar en los eventos tcnicos y acadmicos que en la ma- IV.
teria se efecten en el Ente Pblico, y
Emitir el Reglamento de Operacin del Comit y su Programa V.
Anual de Trabajo, mismo que deber remitirse al Instituto dentro
de los primeros treinta das del mes de enero del ao que co-
rresponda para su registro.
Artculo 25. Son funciones de la Unidad Central de Correspondencia
o equivalente:
Coadyuvar con el Coordinador de Archivos o equivalente en I.
el desarrollo e implementacin formal de los instrumentos de
control de la correspondencia, que resulten necesarios para el
manejo de la documentacin que ingrese o egrese del Ente P-
blico en forma centralizada, debiendo observar la normatividad
institucional;
Recibir, registrar, manejar y controlar la correspondencia que in- II.
grese al Ente Pblico en forma centralizada, procurando su expe-
dita distribucin a las reas administrativas que correspondan, y
Manejar, controlar y despachar oportunamente la documenta- III.
cin que egrese del Ente Pblico en forma centralizada.
Artculo 26. Son funciones de las Unidades de Documentacin en Tr-
mite o equivalente:
237
Coadyuvar con el Coordinador de Archivos o equivalente del I.
Ente Pblico en el desarrollo, instrumentacin y actualizacin
de la normatividad aplicable a escala institucional y, particular-
mente, en la que se instrumente para las unidades de documen-
tacin en trmite;
Recibir, registrar y controlar la correspondencia que ingrese di- II.
rectamente al rea administrativa de adscripcin y, en su caso,
la que reciba de la Unidad Central de Correspondencia;
Turnar a las reas tramitadoras la correspondencia que ingre- III.
se al rea administrativa, estableciendo en coordinacin con la
instancia responsable dentro de sta, los mecanismos y con-
troles para el seguimiento de la correspondencia en trmite, de
conformidad con lo que al respecto dispongan las polticas y
procedimientos de control de gestin que se establezcan en el
Ente Pblico, y
Despachar la correspondencia de su rea de adscripcin, lle- IV.
vando los controles y registros de distribucin que se establez-
can al efecto.
Artculo 27. Son funciones de la Unidad de Archivo de Trmite o equi-
valente:
de la normatividad archivstica aplicable a escala institucional y,
particularmente, en la que se instrumente para los Archivos de
Trmite, y
Integrar o coadyuvar en la integracin en las reas genera- II.
doras, los expedientes asociados a la gestin institucional del
rea Administrativa de adscripcin, recibindolos de ellas para
su clasifcacin, ordenacin, descripcin, resguardo y para faci-
litar el acceso, valoracin y transferencia de la documentacin
al Archivo de Concentracin del Ente Pblico.
Artculo 28. Son funciones de la Unidad de Archivo de Concentracin
o equivalente:
238
Ente Pblico en el desarrollo, instrumentacin y actualizacin de
la normatividad archivstica aplicable a escala institucional y, par-
ticularmente, la que corresponda al Archivo de Concentracin;
Operar los servicios para la administracin y control de los do- II.
cumentos de archivo en etapa Semiactiva del Ente Pblico, en-
cargndose de la coordinacin, organizacin y control de los
procesos de transferencias primarias y la ordenacin y ubica-
cin topogrfca de los acervos Semiactivos;
Establecer el calendario de caducidades de los documentos III.
de archivo bajo su resguardo y efectuar los procesos de dis-
posicin documental y el prstamo de expedientes en la etapa
Semiactiva, en coordinacin con los Archivos de Trmite del
Sistema, y
Llevar a cabo, en su caso, los procesos de transferencia secun- IV.
daria de los documentos de archivo que hayan prescrito en sus
valores primarios, administrativos, legales o fscales, elaboran-
do las actas administrativas que correspondan, en coordinacin
con la Unidad de Archivo Histrico Institucional.
Artculo 29. Son funciones de la Unidad de Archivo Histrico o equi-
valente:
de la normatividad archivstica aplicable a escala institucional
y, particularmente, la que corresponda al Archivo Histrico del
Ente Pblico;
Recibir y controlar los documentos de archivo que le remita, II.
mediante el proceso de transferencia secundaria, la Unidad
de Archivo de Concentracin del Ente Pblico y organizar los
Fondos, Secciones y Series que constituyan su acervo, de con-
formidad con el principio de procedencia y orden original y la
normatividad aplicable en la materia a escala institucional, as
como en concordancia con las mejores prcticas y normas in-
ternacionales para la descripcin, normalizacin del acceso,
239
conservacin, preservacin y divulgacin social y cultural del
archivo histrico del Ente Pblico;
Elaborar la Gua General de Fondos del Archivo Histrico del III.
Ente Pblico y los catlogos, inventarios, ndices y controles
indispensables para el manejo de la documentacin histrica
de la institucin, y
Establecer, en el marco de los programas de desarrollo archi- IV.
vstico del Ente Pblico, programas para la difusin del archivo
histrico institucional.
CAPTULO TERCERO
DE LOS PROCESOS E INSTRUMENTOS ESENCIALES DE CONTROL ARCHIVSTICO
Artculo 30. Los procesos archivsticos son el conjunto de actos con-
catenados, mediante los cuales el Ente Pblico le da seguimiento al
ciclo de vida de los documentos, desde su produccin o ingreso, hasta
su transferencia al archivo histrico o su eliminacin defnitiva por no
contener valores secundarios.
Artculo 31. El Coordinador de Archivos, en consulta con el Coteciad,
emitir los instrumentos de control para la regulacin de los procesos
archivsticos que se llevan a cabo a lo largo del ciclo vital de los docu-
mentos en el Ente Pblico, e instrumentarlas en coordinacin con las
unidades de archivo.
Artculo 32. Los instrumentos de control del Sistema son aquellos ele-
mentos que permiten la revisin tcnica y administrativa de los procesos
archivsticos asociados al ciclo vital de los documentos de archivo.
240
SECCIN I
De los procesos archivsticos
Artculo 33. Los procesos archivsticos bsicos son los siguientes:
Integracin de expedientes y series; I.
Clasifcacin; II.
Descripcin; III.
Valoracin; IV.
Disposicin; V.
Baja o depuracin documental, y VI.
Transferencias primarias y secundarias. VII.
Artculo 34. Los documentos de archivo deben integrarse y obrar en
expedientes, o unidades de documentacin compuesta, constituidos
por uno o varios documentos de archivo, ordenados lgica y cronol-
gicamente y relacionados por un mismo asunto, materia, actividad o
trmite.
La integracin de expedientes deber hacerse en flderes, carpe-
tas o legajos plenamente identifcados, preferentemente con cartulas
estandarizadas en todo el Ente Pblico, con el objeto de homologar su
clasifcacin y descripcin. Los expedientes debern foliarse para la
integridad de la informacin que contienen y tambin deber evitarse
incorporar en ellos, en lo posible, elementos que daen o lastimen a los
documentos que los constituyen, como clips o grapas.
Artculo 35. Los expedientes que se relacionen con el ejercicio de una
funcin o atribucin genrica, formarn parte de una Serie Documen-
tal, la cual constituye un concepto central en la organizacin de Archi-
vos y se instituye como una categora de agrupamiento e integracin
superior de los expedientes individuales.
Los expedientes debern siempre asociarse a la Serie Documental o
funcin de la que derive su creacin y organizarse de conformidad con el
Sistema de Clasifcacin que se establezca dentro del Ente Pblico.
241
Artculo 36. La Clasifcacin Archivstica es el proceso mediante el
cual se identifca, agrupa, sistematiza y codifcan los expedientes de
acuerdo con su origen estructural y funcional.
Todos los expedientes debern estar correctamente clasifcados
mediante la utilizacin de un cdigo que los identifque plenamente,
el cual deber contener, sin menoscabo de niveles intermedios que el
Ente Pblico establezca, al menos los siguientes aspectos:
Cdigo o clave de la Unidad Administrativa o rea productora I.
del expediente;
Cdigo de la serie a la que pertenece el expediente que se clasifca; II.
Ttulo del tema, asunto o materia a la que se refere el expe- III.
diente;
Nmero consecutivo del expediente dentro de la Serie a la que IV.
pertenece;
Ao de apertura y en su caso, cierre del expediente; V.
Los datos de valoracin y disposicin documental que se aso- VI.
cien al expediente, y
Los datos asociados a la informacin de acceso restringido y, VII.
en su caso, apertura pblica del expediente, de conformidad
con lo que al respecto prevea la Ley.
Artculo 37. La descripcin archivstica es el registro sistematizado de
la informacin de los documentos de archivo, recopilado, organizado y
jerarquizado de forma tal que sirva para localizar y explicar el contexto
y sistema que los ha producido.
La descripcin archivstica deber realizarse con base en las nor-
mas institucionales, nacionales o internacionales universalmente acep-
tadas que convengan a los Entes Pblicos, con el objeto de generar
los instrumentos descriptivos bsicos que faciliten el control y acceso
a la informacin archivstica, los cuales, al menos debern ser los si-
guientes:
Inventarios, I.
Catlogos, y II.
Guas generales de Fondos. III.
242
Artculo 38. La valoracin documental es el proceso de anlisis me-
diante el cual se determinan los valores primarios o secundarios de los
documentos.
El valor documental es la condicin que guardan los documentos
de archivo, la cual les confere caractersticas administrativas, legales
y fscales en los archivos de trmite o concentracin (valores primarios)
o bien, evidenciales, testimoniales e informativos, que determinan su
conservacin permanente en un archivo histrico (valores secunda-
rios). La valoracin de documentos permite determinar los plazos de
guarda o vigencias de los documentos dentro del Sistema, as como
determinar su disposicin documental.
Artculo 39. La disposicin documental es el destino sucesivo inme-
diato de los expedientes y series documentales dentro del Sistema
Institucional de Archivos, una vez que prescriben sus valores prima-
rios, administrativos, legales y fscales, dando lugar a la seleccin de
los documentos de archivo que adquieren un valor secundario o a la
baja documental o depuracin de los que no tienen valor secundario
o histrico.
Con base en los procesos de valoracin y disposicin documental,
que invariablemente debern efectuarse dentro de los Entes Pblicos
por grupos de valoracin integrados al seno de su Coteciad, con las
modalidades que se establezcan en los reglamentos de operacin de
los Comits respectivos, se integrarn los Catlogos de Disposicin
Documental y sus instrumentos auxiliares, tales como el calendario de
caducidades, los inventarios de transferencia primaria y secundaria,
as como los inventarios de baja o depuracin de archivos, con los cua-
les se proceder a la seleccin de documentos con valor secundario
o histrico o bien a la ejecucin de los procesos de baja o depuracin
documental.
Artculo 40. La baja documental o depuracin es el proceso de elimi-
nacin razonada y sistemtica de documentacin que haya prescrito
en sus valores primarios: administrativos, legales y fscales, y que no
posea valores secundarios o histricos: evidenciales, testimoniales o
243
informativos, de conformidad con la valoracin de los documentos de
archivo.
El proceso de baja documental deber comprender cuando menos
las acciones siguientes:
El Archivo de Concentracin del Ente Pblico deber preparar I.
el inventario de la documentacin que haya prescrito en sus va-
lores administrativos, legales y fscales y que no posea valores
secundarios, de conformidad con lo dispuesto en el Catlogo de
Disposicin Documental del Ente Pblico, para operar la baja o
depuracin de los expedientes y series sujetos a este proceso;
Los Entes Pblicos debern solicitar al Coteciad, el Dictamen II.
de Valoracin Documental de aqullos archivos cuyo valores
primarios y secundarios hayan concluido;
El Coteciad llevar a cabo el proceso de valoracin documental III.
en los trminos establecidos en los presentes Lineamientos y
con base en el Dictamen referido en la fraccin que precede
emitir, en su caso, la Declaratoria de Inexistencia de Valores
Primarios y Secundarios de los archivos objeto de depuracin;
Una vez que los Entes Pblicos cuenten con la Declaratoria de IV.
Inexistencia de valores Primarios y Secundarios, procedern a
solicitar por escrito al Instituto la autorizacin para operar la baja
defnitiva de los archivos vencidos objeto de depuracin, y
Con la Declaratoria de referencia, el Instituto, previa verifcacin V.
del caso ante las instancias competentes, emitir un dictamen
de baja defnitiva y notifcar dicha circunstancia al titular del
Ente Pblico para que ste proceda en los trminos de las dis-
posiciones relativas a la baja de dichos documentos.
Artculo 41. Para la emisin del dictamen de baja defnitiva los Entes
Pblicos debern acompaar a su solicitud la documentacin siguiente:
Solicitud de baja defnitiva de archivos emitida por el titular del I.
Ente Pblico;
Dictamen de Valoracin Documental de archivos; II.
244
Declaracin de Inexistencia de Valores Primarios y Secun- III.
darios, e
Inventario descriptivo de la documentacin objeto de baja en IV.
formato electrnico.
La solicitud de baja defnitiva de archivos deber indicar el Ente
Pblico al que pertenecen; el rea o reas que los generaron y la l-
tima que los tuvo en su poder: el perodo que comprenden; el tipo de
informacin que contienen; el plazo y el procedimiento del que dispone
el ciudadano para solicitar su consulta, as como la mencin de si se
conserva respaldo electrnico para la consulta del mismo.
Una vez que el Instituto emita el dictamen de baja defnitiva, los En-
tes debern publicar en la Gaceta Ofcial del Distrito Federal y en sus
portales de Internet, la solicitud de baja defnitiva referida en el prrafo
anterior y el dictamen emitido por el Instituto, indicando el destino que
dar a los archivos.
Dicha publicacin deber hacerse por lo menos 60 das antes de la
destruccin o enajenacin de los archivos.
Los Entes Pblicos debern resguardar el dictamen y los inventa-
rios correspondientes, a partir de la destruccin o enajenacin de los
archivos.
Artculo 42. Los Entes Pblicos debern proporcionar al Instituto copia
de las actas de baja o de enajenacin que emitan en las que deber
constar la fecha, hora y lugar en la que tuvo lugar la destruccin de los
archivos vencidos y, en su caso, los datos de la persona fsica o moral
con la que procedi la enajenacin o destruccin de los archivos.
Con la informacin de referencia, el Instituto integrar un Registro
Central de Bajas Documentales autorizadas, mismo que publicar y
mantendr actualizado en su portal de Internet.
La destruccin de archivos en los que se contenga informacin reser-
vada slo podr ser autorizada por el Instituto una vez que hayan transcu-
rrido tres aos posteriores a la conclusin del perodo de reserva.
245
Artculo 43. Transferencia primaria es el proceso de traslado controla-
do y sistemtico de expedientes de consulta espordica de un archivo
de trmite a un archivo de concentracin y la transferencia secundaria
alude al traslado controlado y sistemtico, con base en las disposi-
ciones contenidas en el Catlogo de Disposicin Documental, de los
expedientes y series del Archivo de Concentracin al Archivo histrico,
para su conservacin permanente.
Articulo 44. Para efectuar de manera controlada los procesos archi-
vsticos bsicos previamente descritos, el Coordinador de archivos,
en comunicacin con el Coteciad, disear, implantar y actualizar
peridicamente una serie de instrumentos de control archivstico, de
conformidad con lo establecido en los presentes lineamientos.
SECCIN II
De los instrumentos de control archivstico
Artculo 45. Los Instrumentos bsicos de control archivstico que de-
bern disearse, implantarse y actualizarse dentro del Sistema son los
siguientes:
Manuales de Organizacin y Procedimientos; I.
Cuadro General de Clasifcacin Archivstica; II.
Tabla de Determinantes de ofcina; III.
Catlogo de Series Documentales; IV.
Cartulas estandarizadas de expedientes; V.
Catlogo de Disposicin documental; VI.
Calendario de Caducidades; VII.
Inventarios; VIII.
Formatos estandarizados para transferencias, y IX.
Gua General de Fondos. X.
Artculo 46. Los Manuales de Organizacin y de Procedimientos son
instrumentos en los que debe establecerse la organizacin estructural
del Sistema Institucional de Archivos y su funcionamiento.
246
Los Manuales de organizacin y procedimientos debern contem-
plar al menos el siguiente capitulado:
Presentacin del Manual; I.
Objetivos; II.
Polticas para la Administracin de Documentos de archivo den- III.
tro del Ente Pblico;
Organizacin estructural del Sistema Institucional de Archivos; IV.
Funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos; V.
Procedimientos operativos; VI.
Formatos e instructivos de operacin, y VII.
Diagramas de fujo. VIII.
Artculo 47. El Cuadro General de Clasifcacin Archivstica es el mo-
delo e instrumento lgico que representa, de forma sistemtica, las
categoras establecidas como resultado de la clasifcacin archivstica
y que refeja la estructura de los fondos con base en las estructuras
orgnicas y las atribuciones y funciones de los Entes Pblicos.
Artculo 48. La Tabla de Determinantes de Ofcina es el instrumento
auxiliar de la clasifcacin archivstica que permite identifcar plena-
mente, a travs de cdigos asignados, a las reas Administrativas de
un Ente Pblico acorde con su organigrama.
Artculo 49. El Catlogo de Series Documentales es un instrumento
auxiliar de la clasifcacin archivstica en el que, mediante la asigna-
cin de un cdigo y la descripcin de la tipologa documental asociada
a las diversas series documentales, se establece la plena identifcacin
de stas en el proceso clasifcatorio.
Artculo 50. Las cartulas de los expedientes debern registrar la infor-
macin que permita la plena identifcacin y agrupacin archivstica de los
mismos, en concordancia con la codifcacin que se les ha asignado.
247
El formato para la cartula estandarizada de los expedientes del
Ente Pblico deber considerar la informacin siguiente:
Nombre de la unidad administrativa generadora de los expe- I.
dientes o Fondo;
rea productora del expediente o seccin; II.
Denominacin de la serie documental con la que se asocia el III.
expediente;
Ttulo del expediente; IV.
Asunto o materia (breve extracto o descripcin del contenido del V.
expediente);
Cdigo asignado al expediente, de conformidad con el Cuadro VI.
General de Clasifcacin Archivstica;
Fecha extrema de apertura y, en su caso, de cierre del expe- VII.
diente;
Nmero de fojas tiles al cierre del expediente; VIII.
Vigencias documentales o plazos de retencin del expediente IX.
en el Archivo de Trmite y en el Archivo de Concentracin del
Ente Pblico, y
Disposicin documental al trmino de sus vigencias. X.
Adems de la informacin anterior, en la cartula de los expedien-
tes, cuando as corresponda, debern indicarse los datos que descri-
ban, de conformidad con la Ley, si el expediente en su totalidad o en
alguna de sus partes, se ha considerado como informacin de acceso
restringido, sealndose adems, en su caso, el fundamento jurdico
de la reserva, la fecha de clasifcacin y la fecha o situacin de descla-
sifcacin o apertura pblica del expediente.
Artculo 51. El Catlogo de Disposicin Documental es el instrumento
que registra de manera general y sistemtica, los valores primarios de
la documentacin, los plazos de conservacin o vigencia documental
en los archivos de trmite y concentracin, as como la clasifcacin
asignada a la informacin como pblica, reservada o confdencial y la
determinacin de su destino fnal, al trmino de sus vigencias.
248
Dicho Catlogo deber emitirse por el Ente, con instrucciones para
su uso institucional y llenado, y deber remitirse al Instituto para su
conocimiento.
El formato del Catlogo de Disposicin Documental deber conte-
ner, al menos, los siguientes campos:
Encabezado del Catlogo con el logotipo institucional, nombre I.
del Ente Pblico y nombre del instrumento, esto es, Catlogo
de Disposicin Documental, as como el nmero total de fojas
que lo integran;
Ao y, en su caso, clave del formato del Catlogo; informacin: II.
Clave de la serie documental que se relaciona en el a)
Catlogo;
Denominacin de la Serie; b)
Tipos de documentos de archivo que integran a los ex- c)
pedientes de la serie;
Valoracin de los documentos de archivo: administra- d)
tiva, legal y fscal;
Vigencia o plazos de retencin de los expedientes aso- e)
ciados a cada una de las series que se describen en
el Catlogo; vigencia en el Archivo de Trmite y en el
Archivo de Concentracin, y
Disposicin Documental, destinada a describir el des- f)
tino fnal de los documentos de archivo al trmino de
su vigencia:
Carcter de la informacin asociada a los expe- 1)
dientes de la Serie como informacin pblica o
de acceso restringido;
Plazo de reserva, en su caso. 2)
Artculo 52. El Calendario de caducidades es un instrumento auxiliar
de la valoracin documental en el que se establecern los tiempos
en que, de conformidad con el Catlogo de Disposicin Documental,
deben operarse los procesos de transferencia, seleccin y baja de la
documentacin archivstica.
249
Artculo 53. Los Inventarios son instrumentos de consulta que des-
criben las series y/o expedientes de un archivo, con el objeto de tener
el debido control de los mismos, tanto en los archivos de trmite, con-
centracin y, en su caso, histrico, as como para la eliminacin de
documentacin sin valores secundarios.
Los Entes Pblicos debern contar con los inventarios de descrip-
cin bsica de los expedientes y series que se encuentren depositados
en los diversos archivos de la institucin, en los que deber registrarse
la informacin que permita la plena identifcacin, descripcin y loca-
lizacin de los expedientes y series que se incluyan en los propios
inventarios. Los Entes Pblicos debern contar con al menos los si-
guientes inventarios:
Inventarios de los Archivos de Trmite; I.
Inventarios de Transferencia Primaria; II.
Inventario del Archivo de Concentracin; III.
Inventarios de Transferencia Secundaria, en su caso; IV.
Inventario de Archivo Histrico, en su caso, y V.
Inventario de depuracin o baja de expedientes. VI.
Artculo 54. El inventario de los Archivos de Trmite y Concentracin
deber realizarse de conformidad con las disposiciones siguientes:
Por Series Documentales, desde la fecha de entrada en vigor I.
de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
del Distrito Federal (9 de mayo de 2003) y aos anteriores;
Por expedientes a partir del 10 de mayo de 2003 y en adelante; II.
El inventario de Depuracin o baja documental deber realizar- III.
se invariablemente por expedientes y de conformidad con lo
dispuesto en el artculo 54 de Ley, y
La dictaminacin de los procesos de depuracin o baja de la do- IV.
cumentacin acumulada por los Entes Pblicos del Distrito Fe-
deral que no posea valores primarios y secundarios se llevar a
cabo conforme a lo dispuesto en el proceso de baja documental
o depuracin.
250
Artculo 55. Los inventarios estandarizados para la ejecucin de las
transferencias documentales son los instrumentos con los cuales se
agilizar el traslado controlado y sistemtico de expediente de una uni-
dad de archivo a otro segn sea el caso.
CAPTULO CUARTO
DE LA GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS
Artculo 56. Los Entes Pblicos del Distrito Federal, en el marco de
su Sistema, debern establecer medidas para la administracin, uso,
control y conservacin de los documentos de archivo electrnicos, ga-
rantizando los aspectos siguientes:
La incorporacin y uso ordenado de las tecnologas de la infor- I.
macin en la generacin de documentos de archivo electrni-
cos asociados a los procesos de gestin institucional;
Establecer programas para la gestin de documentos de archi- II.
vo electrnicos;
La incorporacin de medidas, normas y especifcaciones tcni- III.
cas nacionales e internacionales, para garantizar la autentici-
dad, seguridad, integridad y disponibilidad de los documentos
de archivo electrnicos y su control archivstico;
Garantizar el uso y conservacin de la documentacin electrni- IV.
ca sustantiva como informacin de largo plazo, y
Propiciar la incorporacin de procesos e instrumentos para la V.
clasifcacin, descripcin, as como para la valoracin y disposi-
cin de documentacin electrnica.
Artculo 57. Los Entes Pblicos deben mantener al personal archivstico
capacitado y actualizado permanentemente para la habilitacin tcnica y
la adquisicin de competencias laborales, relacionadas con la adminis-
tracin y conservacin de los documentos de archivo electrnicos.
Artculo 58. Los Entes Pblicos propiciarn, con el concurso de las
instancias competentes en sus respectivas instituciones y en el marco
251
de su Sistema, el desarrollo ordenado del programa para la automa-
tizacin de archivos, la digitalizacin de imgenes y el programa de
microflmacin, auspiciando medidas de racionalidad y efciencia en
la aplicacin y adquisicin de tecnologas incorporadas para la admi-
nistracin de documentos de archivo, la gestin y la conservacin de
archivos, en los diversos soportes documentales.
CAPTULO QUINTO
DE LA GESTIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACCESO RESTRINGIDO
Artculo 59. Los documentos de archivo que contengan informacin
de acceso restringido por los Entes Pblicos del Distrito Federal debe-
rn identifcarse y organizarse de conformidad con lo establecido en
los presentes Lineamientos en materia de integracin y clasifcacin
archivstica, por lo que para su correcta administracin y control, se
aplicarn las disposiciones tcnicas siguientes:
Todos los documentos de archivo en cualquiera de sus sopor- I.
tes, debern estar plenamente identifcados, agrupados y sis-
tematizados; es decir, se les asignar una cartula y un cdigo
clasifcatorio, con base en el Cuadro General de Clasifcacin
Archivstica;
Los documentos de archivo de acceso restringido se sujetarn a II.
lo establecido en materia de valoracin documental para todas
las series documentales a las que pertenezcan, registrndose
en el Catlogo de Disposicin Documental el plazo de reserva
que corresponda a las series de acceso restringido;
Si dentro de una serie documental se ha restringido el acceso III.
a un solo expediente o a un grupo de expedientes, stos debe-
rn registrarse en un inventario especial dentro de cada rea
administrativa en el que se sealen los datos de identifcacin
siguientes:
Nombre del rea productora o usuaria de los expedien- a)
tes de acceso restringido;
Ttulo del expediente; b)
252
Serie documental a la que pertenece; c)
Ao del expediente y en su caso fecha de cierre del d)
mismo;
Plazo de reserva del expediente; e)
Justifcacin jurdica de la reserva; f)
Fecha de apertura pblica del expediente, y g)
Responsable de la custodia de los expedientes de ac- h)
ceso restringido;
Una vez concluidos los plazos de reserva y de vigencia archivs- IV.
tica, todos los expedientes que contengan informacin de acceso
restringido, en su modalidad de reservada, de conformidad con
el Catlogo de Disposicin Documental del Ente Pblico, se con-
siderarn como informacin de valor permanente, transfrindose
al Archivo Histrico institucional para su conservacin;
Slo podr restringirse el acceso pblico a los expedientes y se- V.
ries del Ente Pblico cuando contengan informacin de acceso
restringido, en trminos de la Ley, y
Los documentos de archivo que hayan sido caracterizados como VI.
de acceso restringido por contener este tipo de informacin en
sus modalidades de informacin reservada y confdencial se su-
jetarn a lo dispuesto en la materia dentro de la Ley.
CAPTULO SEXTO
DE LOS RECURSOS OPERATIVOS DE LOS ARCHIVOS
Artculo 60. El Ente Pblico, conforme a su disponibilidad presupuestal
y normatividad aplicable, en el marco del Sistema establecer medidas
para la profesionalizacin, el crecimiento institucional y la capacitacin
permanente del personal dedicado a la funcin de archivos.
Artculo 61. El personal que en el Ente Pblico efecte actividades
archivsticas deber cubrir el perfl requerido para su desempeo.
253
Artculo 62. Los Entes Pblicos con la participacin de las instancias
competentes en la materia y dentro del Sistema, propiciarn, en un
marco de racionalidad y austeridad presupuestal, el establecimiento
de proyectos ordenados para la adquisicin de los recursos, locales,
mobiliario y equipo tcnico y de seguridad para la conservacin pre-
ventiva y, en su caso, correctiva, y la preservacin de los documentos
y archivos.
CAPTULO SPTIMO
DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVSTICO
Artculo 63. Los Entes Pblicos del Distrito Federal debern integrar
anualmente, un Programa Institucional de Desarrollo Archivstico en el
que se contemplen los objetivos, estrategias, proyectos y actividades
que se llevarn a cabo para dar cumplimiento a lo previsto por los art-
culos 60 y 62 de los presentes Lineamientos.
Artculo 64. El Programa Institucional de Desarrollo Archivstico debe-
r incluir, entre otros aspectos, los siguientes:
Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentacin de nor- I.
matividad tcnica;
Proyectos de capacitacin y desarrollo profesional del personal II.
archivstico;
Proyectos para la adquisicin, con base en las condiciones pre- III.
supuestales de cada Ente Pblico, de los recursos materiales
de mayor urgencia que requieran los archivos de la institucin;
El desarrollo de estudios e investigaciones para la incorpora- IV.
cin ordenada de tecnologas de informacin en el campo de
los archivos;
Acciones de difusin y divulgacin archivstica y para el fomento V.
de una nueva cultura institucional en la materia;
Proyectos para la conservacin y preservacin de la informa- VI.
cin archivstica;
254
Proyectos y planes preventivos que permitan enfrentar situacio- VII.
nes de emergencia, riesgo o catstrofes, y
Proyectos de difusin de los archivos de trmite, concentracin VIII.
e histrico.
Artculo 65. Para la ejecucin, control y evaluacin del Programa Insti-
tucional de Desarrollo Archivstico, los Entes Pblicos establecern las
medidas que se estimen necesarias, siendo obligatorio, en el marco de
las acciones de transparencia y rendicin de cuentas, publicar el citado
Programa y el Informe Anual de su cumplimiento en los portales de
Internet de cada Ente Pblico.
El calendario e informes de avance anual debern remitirse al Ins-
tituto, a ms tardar, el 31 de enero de cada ao en formato impreso y
electrnico para su registro.
CAPTULO OCTAVO
DE LOS MECANISMOS DE COORDINACIN ARCHIVSTICA
Artculo 66. El Instituto, en coordinacin con los Entes Pblicos del
Distrito Federal, establecer mecanismos de coordinacin y coopera-
cin interinstitucional para la convergencia de esfuerzos, el desarrollo
de actividades conjuntas, tanto de carcter tcnico como para la difu-
sin de la importancia de los archivos en el marco de la transparencia
gubernamental y la rendicin de cuentas, y para el reconocimiento ins-
titucional y social de la actividad archivstica.
Artculo 67. El Instituto, con la participacin de los Entes Pblicos
propiciar la capacitacin del personal archivstico, la organizacin de
eventos acadmicos que vinculen a la comunidad archivstica del Dis-
trito Federal y la cooperacin con organismos tanto nacionales como
internacionales para el fomento de una nueva cultura institucional y
social de los archivos.
255
Artculo 68. El Instituto establecer y publicar en su sitio Web un
Registro Central de Documentacin Archivstica que contendr toda la
informacin relativa a los procesos e instrumentos de control archivs-
tico y programas interinstitucionales de archivos de los Entes Pblicos,
a fn de evaluar su desarrollo, as como la ejecucin de los programas
de trabajo y para el control y dictamen de los procesos de eliminacin
y seleccin de archivos.
La documentacin que contendr el Registro ser la siguiente:
Normatividad ofcial de los Entes Pblicos en materia de archivos; I.
Programa Institucional de Desarrollo Archivstico; II.
Informes de evaluacin del desarrollo archivstico en los Entes III.
Pblicos;
Solicitudes de dictamen, relaciones de inventarios y autorizacio- IV.
nes de baja documental;
Solicitudes de dictamen, relaciones de inventarios y control de V.
archivos seleccionados como documentacin histrica, y
Directorios actualizados de los responsables de Archivos de los VI.
Entes Pblicos del Distrito Federal.
TRANSITORIOS
Primero. Los presentes Lineamientos entrarn en vigor al da siguien-
te de su publicacin en la Gaceta Ofcial del Distrito Federal.
Segundo. Los Entes Pblicos, con independencia de que cuenten con
normatividad archivstica aplicable al Ente, especialmente en materia
de clasifcacin archivstica o valoracin documental, debern elaborar
los manuales de operacin referidos en trminos de los presentes li-
neamientos, dentro de los seis meses siguientes a la entrada en vigor
de este instrumento normativo.
En tanto, podrn seguir rigindose por su normatividad en todo aque-
llo que no contravenga a lo dispuesto por los presentes Lineamientos.
256
Tercero. El programa de desarrollo archivstico de los Entes Pblicos
correspondiente al ao 2008, deber contemplar, adems de lo dis-
puesto en el artculo 63 de los presentes Lineamientos, el diseo y
ejecucin de los siguientes proyectos de trabajo:
Programa anual de capacitacin archivstica del Ente Pblico; a)
Desarrollo del Manual para la organizacin y funcionamiento del b)
Sistema Institucional de Archivos del Ente Pblico;
Instalacin de su Comit Institucional de Administracin de Do- c)
cumentos y la formulacin de su Reglamento de operacin y
programa de trabajo especfco;
Desarrollo del cuadro de Clasifcacin Archivstica del Ente d)
Pblico;
Desarrollo del Catlogo de Disposicin Documental de la insti- e)
tucin;
Inventarios de Archivo de Trmite y concentracin del Ente f)
Pblico;
Directorio de responsables de los Archivos del Ente Publico, y g)
Cronograma de las actividades asociadas a los proyectos de h)
trabajo.
Cuarto. El Sistema de Clasifcacin entrar en vigor a partir de su crea-
cin y formalizacin institucional dentro del Ente Pblico.
Por ningn motivo deber reclasifcarse la informacin anterior a la
emisin formal del Programa de Clasifcacin Archivstica, sta deber
conservarse en los trminos en los que se organiz, respetando el prin-
cipio de procedencia y orden original de la documentacin.
Quinto. La fecha lmite para que los Entes Pblicos presenten sus
programas de desarrollo archivstico a partir de 2008, ser el ltimo da
hbil del mes de enero de cada ao. Asimismo, se debern remitir al
Instituto, en la misma fecha, para su validacin y registro.
257
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269
GLOSARIO
ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS: Metodologa para planear, dirigir y controlar la produc-
cin, descripcin, organizacin, valoracin, disposicin, circulacin, acceso, uso,
conservacin, preservacin y difusin de los documentos, expedientes, series,
fondos y archivos a lo largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una
mayor economa y racionalizacin en el manejo de los recursos operativos ar-
chivsticos.
ARCHIVO: Conjunto orgnico y organizado de informacin en cualquier soporte, producido
o recibido en el ejercicio de las funciones y atribuciones de personas fsicas o
jurdicas, pblicas y privadas.
ARCHIVO DE CONCENTRACIN: Unidad responsable de la administracin de documentos
cuya frecuencia de consulta ha disminuido (semiactiva) y que permanecen en l
hasta que concluye su plazo de conservacin, en razn de sus valores primarios
de carcter administrativo, legal y fscal.
ARCHIVO DE TRMITE: Constituye la unidad responsable de la administracin de documen-
tos en gestin, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones
y funciones de cualquier unidad administrativa.
ARCHIVO HISTRICO: Unidad responsable de organizar, describir, conservar, preservar, ad-
ministrar y divulgar la memoria documental institucional.
BAJA DOCUMENTAL: Proceso de eliminacin razonada y sistemtica de documentacin que
haya prescrito en sus valores primarios: administrativos, legales y fscales, y que
no posea valores secundarios o histricos: evidenciales, testimoniales o informa-
tivos, de conformidad con el catlogo de disposicin documental.
CALENDARIO DE CADUCIDADES: Instrumento de control de los tiempos en que, de conformi-
dad con el catlogo de disposicin documental, deben operarse los procesos de
transferencia, seleccin y baja de la documentacin archivstica.
CATLOGO DE DISPOSICIN DOCUMENTAL: Registro general y sistemtico que establece los va-
lores primarios de la documentacin, los plazos de conservacin o vigencia docu-
mental en los archivos de trmite y concentracin, as como la clasifcacin asig-
nada a la informacin como documentacin pblica, reservada o confdencial, y la
determinacin de su destino fnal al trmino de sus vigencias, que puede ser su eli-
minacin defnitiva en caso de carecer de valores secundarios o bien su seleccin
como documentacin histrica o de valor permanente, susceptible de transferirse
para su conservacin y divulgacin a una unidad de Archivo Histrico.
270
CATLOGO DE SERIES DOCUMENTALES: Instrumento auxiliar de la clasifcacin archivstica en
el que se describe la tipologa documental asociada a las diversas series docu-
mentales.
CLASIFICACIN ARCHIVSTICA: Proceso de identifcacin, agrupacin, sistematizacin y codif-
cacin de expedientes de acuerdo con su origen estructural y funcional.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Fases por las que pasan los documentos en una institu-
cin y que se caracterizan por diversos usos institucionales de la informacin:
una primera etapa denominada ACTIVA o de GESTIN de la informacin docu-
mental; una segunda fase, conocida como SEMIACTIVA o de CONSERVACIN
PRECAUTORIA de los documentos y una tercera etapa, INACTIVA o HISTRI-
CA de los testimonios documentales. El ciclo vital se reconoce tambin como la
teora de las tres edades de los documentos, a los que se da tratamiento en el
Archivo de Trmite durante su primera edad, en el Archivo de Concentracin en
la segunda edad, y en el Archivo Histrico durante su tercera edad.
CONSERVACIN ARCHIVSTICA: Procesos y medidas destinados a asegurar la preservacin, la
prevencin o restauracin de alteraciones fsicas de los documentos de archivo
y el mantenimiento de los soportes en los que se encuentren.
CORRESPONDENCIA: Conjunto de comunicaciones administrativas emitidas o recibidas por
las unidades administrativas de los entes pblicos en el desempeo de sus acti-
vidades y el ejercicio de sus atribuciones.
COTECIAD: Comit Tcnico Institucional de Administracin de Documentos de cada ente
pblico del Distrito Federal.
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA: Modelo e instrumento lgico que representa
de forma sistemtica las categoras establecidas como resultado de la clasifca-
cin archivstica y que refeja la estructura de los fondos con base en las estruc-
turas orgnicas y las atribuciones y funciones de los entes pblicos.
DESCRIPCIN ARCHIVSTICA: Elaboracin de una representacin exacta de la unidad de des-
cripcin y, en su caso, de las partes que la componen, mediante la recopilacin,
anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirve para identifcar, ges-
tionar, localizar y explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el
sistema que los ha producido.
DETERMINANTE DE OFICINA: Cdigo asociado a la identifcacin de la unidad administrativa
generadora o usuaria de la documentacin archivstica.
DISPOSICIN DOCUMENTAL: Destino sucesivo inmediato de los expedientes y series docu-
mentales dentro de un sistema institucional de archivos, una vez que prescriben
sus valores primarios, administrativos, legales y fscales. As, el destino inmedia-
to de los expedientes cuya utilidad administrativa o de gestin prescriba en el
Archivo de Trmite, ser el Archivo de Concentracin. Del mismo modo, el desti-
no inmediato de los expedientes que prescriben en el Archivo de Concentracin
ser la seleccin de los mismos como Archivo Histrico o su eliminacin, en caso
de que carezcan de valores secundarios.
DOCUMENTO O UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE: Todo registro material de informacin con independen-
cia del soporte en el que se encuentre y los fnes para los que haya sido creado.
271
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Informacin registrada en cualquier soporte, producida, recibida y
conservada por cualquier persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus compe-
tencias o en el desarrollo de su actividad y funciones y que posee un contenido,
un contexto y una estructura que le otorgan calidad probatoria de eventos y
procesos de la gestin institucional.
DOCUMENTO ELECTRNICO: Informacin producida, usada, enviada o recibida por medios
electrnicos o migrada a stos a travs de un tratamiento automatizado y que re-
quiera de una herramienta informtica especfca para ser legible o recuperable.
EXPEDIENTE O UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA: Unidad documental constituida por varios do-
cumentos de archivo, ordenados lgica y cronolgicamente y relacionados por
un mismo asunto, materia, actividad o trmite.
FONDO: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte,
producidos orgnicamente y/o utilizados por una persona fsica, familia o entidad
en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.
INFODF: Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal.
INVENTARIOS DOCUMENTALES: Instrumentos de consulta que describen las series y expe-
dientes de un archivo y que permiten su localizacin (inventario general), trans-
ferencia (inventario o relacin de transferencia) o baja documental (relacin de
expedientes objeto de eliminacin).
LTAIPDF: Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal.
SECCIN: Diferenciacin y estratifcacin de un fondo, dando lugar a grupos ms espec-
fcos, formados por documentacin que, teniendo un origen institucional comn,
presenta ciertas semejanzas estructurales concretas que los distinguen de otras
secciones.
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de expedientes cuya produccin y uso se relaciona con el
ejercicio de una funcin o atribucin genrica. La serie documental constituye un
concepto central en la organizacin de archivos, pues agrupa en una categora
superior a los expedientes individuales de un archivo. Una funcin institucional
puede dar lugar a la creacin de varias series o subseries. stas constituyen ca-
tegoras subordinadas a la serie de la que forman parte, pero se singularizan por
dar cuenta de atribuciones especfcas dentro de una funcin mayor. Las series
constituyen divisiones elementales de las secciones de un fondo, integradas por
grupos de documentos ms pequeos, que a ms de sus afnidades concretas,
presentan similitudes temticas exclusivas, en relacin con una funcin institu-
cional especfca que las distingue de otros bloques o series documentales.
SISTEMA: Conjunto de elementos o componentes que interactan para el cumplimiento de
fnes o metas comunes.
SISTEMA DE ARCHIVOS: Conjunto de mtodos, procesos, procedimientos, instrumentos y
recursos destinados a la integracin, clasifcacin, ordenacin, descripcin, valo-
racin y disposicin, conservacin, preservacin y divulgacin de la informacin
archivstica.
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS: Unidades de archivos de Trmite, Concentracin e
Histrico y reas coordinadoras de archivos que interactan a lo largo del ciclo
vital de los documentos para la correcta Administracin de los mismos, tambin
conocido como sistema red de archivos.
272
TABLA DE DETERMINANTES DE OFICINA: Listado de las unidades administrativas de un ente
pblico acorde con su organigrama ofcial, a cada una de las cuales se les asigna
un cdigo que las identifca e individualiza como parte de la clasifcacin archi-
vstica.
TRANSFERENCIA: Traslado controlado y sistemtico de expedientes de consulta espordica
de un Archivo de Trmite a un Archivo de Concentracin (transferencia primaria)
y de expedientes que deben conservarse de manera permanente del Archivo de
Concentracin al Archivo Histrico (transferencia secundaria).
UBICACIN TOPOGRFICA: Ordenacin de los expedientes de un archivo en el espacio o
mobiliario destinado para su resguardo fsico y que puede seguir criterios crono-
lgicos, alfabticos, numricos, geogrfcos, onomsticos, cromticos o mixtos.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Cualquier estructura orgnica de los entes pblicos con nivel de Di-
reccin General o equivalente y ofcinas de mandos superiores (Ofciala Mayor,
Coordinacin General, Subsecretara, Secretara, Jefatura de Gobierno, etc.).
UNIDAD CENTRAL DE CORRESPONDENCIA: rea encargada de brindar los servicios centraliza-
dos de recepcin y despacho de la correspondencia ofcial dentro de los entes
pblicos, conocida genricamente como Ofciala de Partes.
UNIDAD DE DOCUMENTACIN EN TRMITE (UDT): Unidad especializada para brindar integral-
mente los servicios de correspondencia y control de gestin y los relativos al ma-
nejo y tratamiento tcnico de los archivos de Trmite en las unidades administra-
tivas. Con frecuencia estos servicios se brindan separadamente por ofcinas de
correspondencia, por un lado, y archivos de trmite individualizados por el otro.
VALORACIN: Actividad que consiste en el anlisis e identifcacin de los valores docu-
mentales para establecer criterios y plazos de vigencia, as como de disposicin
documental.
VALOR DOCUMENTAL: Condicin de los documentos que les confere caractersticas admi-
nistrativas, legales y fscales en los archivos de Trmite o Concentracin (valores
primarios) o bien, evidenciales, testimoniales e informativos en los archivos his-
tricos (valores secundarios).
VIGENCIA DOCUMENTAL: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus
valores administrativos, legales y fscales, de conformidad con las disposiciones
jurdicas vigentes.
Manual de Autoformacin en Administracin de
Documentos y Gestin de Archivos
Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal
Primera edicin, septiembre de 2007. Mxico, D. F.
Tiraje: 1,000 ejemplares
Se termin de imprimir en los Talleres de
Corporacin Mexicana de Impresin S. A. de C. V.
Coleccin Capacitacin a Distancia
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