LA IMPORTANCIA DE LA GESTION DE LA INFORMACION Y CONOCIMIENTO

EN EMPRESAS CONSTRUCTORAS
Sofa Villagarca
1


Sinopsis: Con el fin de evitar reinventar la rueda cada vez que se ejecuta un nuevo proyecto
de construccin, es importante que la empresa tenga mecanismos de captura, diseminacin y
actualizacin del conocimiento debidamente integrados. Estos mecanismos deben ser amigables
para evitar el rechazo de los usuarios.
Palabras Clave: Gestin del Conocimiento, bases de datos, integracin, tecnologas de
informacin.
Introduccin
1

Como se sabe, durante el desarrollo y
ejecucin de un proyecto de construccin se
genera un gran conocimiento e informacin.
Sin embargo, la mayor parte de la misma no
queda capturada por la empresa, sino que
queda simplemente de experiencia para los
involucrados directos perdindose as el
potencial de poder compartirla y
diseminarla para otros proyectos futuros
que tengan actividades similares. As vemos
que frecuentemente se repiten los mismos
errores y se reinventa la rueda
constantemente (Tan et al., 2006).
Es evidente que las caractersticas
particulares del producto construccin es
uno de los principales motivos que llevan a
este escenario. Los proyectos de
construccin son casi siempre productos
nicos. Adems, para cada proyecto se
designa una cantidad de personal y recursos
que tiene como foco principal y exclusivo
el desarrollo de un determinado
emprendimiento, dentro de un plazo y costo
ya previsto.
Por otro lado, dado que la construccin es
artesanal y multidisciplinar, ya que
intervienen numerosos participantes
(personal de obra, proveedores de
materiales o componentes, subcontratistas),
tiene como consecuencia que cada proyecto
sea comparable a un sistema complejo con
elevada variabilidad, es decir un sistema
difcil de predecir. As cada obra tiene una
carga para procesar informacin bastante
elevada y complicada para atender y

1
Ingeniero Civil, Magister en Ingeniera
Universidad de Sao Paulo, GyM SA,
svillagarcia@gym.com.pe
resolver las situaciones que surgen
diariamente.
Todas estas caractersticas, generan un
escenario bastante complejo que no
favorece que se den las condiciones para la
captura del conocimiento. En general, el
personal que labora en un proyecto est
focalizado casi exclusivamente en el xito
de su obra y el hecho de registrar
informacin que no la necesita al corto
plazo genera una carga de trabajo ms que
no se encuentra entre sus prioridades
inmediatas.
Sin embargo, desde el punto de vista de la
empresa, la informacin y conocimiento
generado en cada proyecto son valiossimos
y es parte del know how de la organizacin.
El poder capturarla y usarla de una manera
organizada para no repetir errores y mejorar
nuestros procesos, podra constituir una
ventaja competitiva frente a sus pares. Por
lo tanto, es importante, que las empresas
tengan mecanismos formales que faciliten y
permitan:
La captura y registro del conocimiento
e informacin durante el desarrollo de
los proyectos,
la difusin y uso de la informacin
capturada.
El objetivo de este documento es discutir y
analizar las distintas herramientas y
tcnicas que usan las empresas para la
Gestin de la Informacin y Conocimiento
y proponer algunas recomendaciones para
el mejoramiento de esta gestin en
empresas constructoras.
La informacin y el conocimiento en la
empresa
La informacin soporta el planeamiento,
control y la toma de decisiones especficas
como futuras en una organizacin. Sin ella
el escenario se vuelve incierto por lo que la
carga para procesar informaciones aumenta.
(Galbraith, 1974). Esta afirmacin ratifica
la importancia de la informacin no solo
para el uso inmediato sino para decisiones
futuras.
Por otro lado, la Gestin del Conocimiento
tiene el fin de transferir el conocimiento e
informacin desde el lugar dnde se genera
hasta el lugar en dnde se va a emplear.
Implica el desarrollo de las competencias
necesarias al interior de las organizaciones
para compartirlo y utilizarlo entre sus
miembros. De esta definicin podemos
inferir que la Gestin del Conocimiento
tiene dos puntos principales:
Conocimiento e Informacin: que
incluye la captura, almacenamiento y
difusin del conocimiento e
informacin generada en la empresa.
Personas: que son los que finalmente
toman las decisiones con la informacin
y conocimiento disponible.
Respecto al primer punto, la dificultad est
en capturar el conocimiento y usarlo para
alimentar y mejorar el sistema. Es una
actividad que demanda tiempo y esfuerzo y
que frecuentemente se realiza cuando el
proyecto ya est terminado y por ello se
pierde informacin. En este sentido, Tan et
al. (2006) afirman que es importante que la
captura del conocimiento se haga de una
manera viva, es decir, en el momento que
se genera el conocimiento. Algunos
beneficios de esta prctica son:
Prevenir la prdida de conocimiento
debido al periodo de tiempo
transcurrido entre la captura y la
ejecucin.
Maximiza el valor de re-uso del
conocimiento ya que permite que el
conocimiento sea compartido y re
usado lo antes posible.
Provee de informacin que puede ser
usada en el momento de operacin,
mantenimiento, etc.
Estos mismos autores sealan que se deben
tener en cuenta los siguientes aspectos para
que se viabilice la captura del conocimiento
en vivo:
Carga de trabajo: el mecanismo usado
por la empresa para este fin no debe
incrementar la carga de trabajo del
empleado.
La metodologa o tcnica usada para
capturar el conocimiento debe
garantizar la veracidad y exactitud del
conocimiento.
El costo para capturarlo no debe ser
mayor a los beneficios obtenidos.
A seguir se lista las tcnicas y tecnologas
ms usadas para Gestionar el Conocimiento
en empresas relacionadas a la construccin
son (Tan et al., 2006):
Reclutamiento: es una prctica para
obtener personal capacitado para cubrir
necesidades existentes o futuras de la
empresa.
Mentoring: el mentor ayuda al
profesional a su cargo a desarrollar las
capacidades acordes con su potencial y
a conseguir, un comportamiento que
unido al conocimiento y habilidades
cumpla con los requerimientos de la
empresa.
Desarrollo del talento: la empresa es
consciente que sus empleados son su
principal activo y son los que enfrentan
los retos en el da a da y toman
decisiones. Consiste en capacitar al
empleado para que desarrollen
competencias que le ayudaran a
desenvolverse en su cargo de una
manera efectiva.
Rotacin de puestos de trabajo: consiste
en rotar a los empleados en diferentes
puestos para que cambien de funciones
y aprendan nuevas competencias.
Capacitaciones, reuniones, workshops,
presentaciones: bastante utilizado para
difundir conocimiento generado en los
proyectos.
Relatorios o Informes Post Proyectos:
son realizados al culminar el proyecto.
Forums: es una herramienta muy
poderosa para compartir informacin,
pero tiene la desventaja que es de
naturaleza pasiva, por lo que si un tema
no sale en el frum no se llega a
compartir.
Directorio de especialistas: es usado
para capturar la informacin de quien
sabe qu dentro de la empresa. Es til
para conectar personas que necesita
conocimiento con las que tiene el
conocimiento.
Intranets: se utiliza para compartir
conocimiento documentado entre
proyectos.
Portales: que usan la internet para
compartir informacin especfica y
tiene acceso libre o restringido.
Softwares, etc.
Podemos apreciar que algunas herramientas
estn enfocadas en mejorar las
competencias de los empleados mientras
que otras en registrar y diseminar el
conocimiento e informacin. El uso de estas
herramientas es un indicador de la
importancia que ha tomado este tema dentro
de las empresas del rubro.
A continuacin se dividir el anlisis de la
informacin levantada en la bibliografa en
dos interrogantes:
Cmo capturamos y difundimos la
informacin en una empresa
constructora?
Si pensamos en un proyecto de
construccin por ejemplo, podemos
clasificar el conocimiento e informacin
que necesitamos capturar en dos tipos:
a) Informacin que se encuentra en
informes y archivos registrados de una
manera formal por la obra durante la
ejecucin del proyecto, por ejemplo:
ratios de productividad, costos,
relatorios, etc.
b) Conocimiento no registrado
formalmente en obra, por ejemplo:
conocimiento resultante del aprendizaje
de implementar nuevos procesos,
tecnologas, equipos, etc. Lock Lee
(2005) llama a este tipo de
conocimiento tcito, est muchas veces
entendido como el know how no
codificado que resulta de la experiencia
humana, improvisacin e innovacin.
Se debe notar que el conocimiento no
registrado en la obra (Tipo b) es el que ms
abunda y difcil de capturar.
Para poder aprovechar el potencial de la
informacin formalmente registrada (tipo
a), la empresa debe garantizar que se
encuentre almacenada de una manera tal
que sea de fcil acceso y recuperacin. De
lo contrario, se duplicaran los esfuerzos al
buscarla o no se usara, ya que los usuarios
no sabran como encontrarla a pesar de
estar formalmente registrada.
Esta situacin sucede frecuentemente en las
empresas donde si bien cada proyecto
desarrolla bastantes documentos o informes
que podran ser tiles para otras obras y
reas de la empresa, estos no se encuentran
almacenados de una forma que favorezcan
su difusin y uso posterior. Por ello, es
importante la informacin se encuentre
debidamente integrada y respaldada por un
sistema de informaciones que contemple
ese fin. Este sistema debe incluir el diseo
de sus flujos, formas de emisin, de
recepcin y de registro de la informacin y
conocimiento
Debemos tener en cuenta que en los ltimos
aos las Tecnologas de la Informacin y
Comunicacin- TICs) han evolucionado
tremendamente y facilitan la integracin, la
captura, almacenamiento, filtro de
informaciones dentro de las empresas. Por
lo que las empresas deben garantizar que
estas cumplan una funcin estratgica
dentro de la organizacin y usarlas como un
soporte para la difusin de la informacin y
conocimiento.
En este sentido, el uso de redes y servidores
para cada proyecto es en la actualidad una
necesidad y es el punto de inicio para la
captura de informacin de la obra. En
muchas ocasiones se pierde mucho tiempo
buscando informacin dentro de un mismo
proyecto ya que los usuarios no la colocan
en el servidor sino que cada uno maneja sus
archivos en carpetas personales no
compartidas.
La estructura de la red debe definirse al
inicio de obra y de preferencia todas las
obras de la empresa deberan manejar la
misma para facilitar la bsqueda de
informaciones. La Figura 1 presenta un
ejemplo de una lista de carpetas para
guardar archivos en obra. La idea sera que
en todas las obras se utilice una
codificacin nica y esta debe estar definida
por un administrador del sistema. As, una
persona que busque informacin podr
encontrarla rpidamente ya que todas las
obras usan la misma lgica para
archivarla.

Figura 1- Carpetas del Servidor
Otra herramienta sumamente poderosa que
nos trae las TICs son las bases de datos
virtuales. Una base de datos es una
coleccin de datos almacenados con un fin
especfico y organizados de una manera tal
que permite que su contenido sea
fcilmente recuperado, administrado y
actualizado (Learn IT: The Power of the
database, 2012). En casi todas las empresas
es bastante comn el uso de bases de datos
para registrar informacin contable, costos,
ventas, rdenes de compras, facturas,
pagos, etc.

Figura 2- Base de Datos
Tomando el caso de una obra, una base de
datos virtual que contenga una evaluacin
actualizada de proveedores, por ejemplo, es
una informacin sumamente importante que
podra evitar que se contrate a un proveedor
que ha tenido problemas anteriores con la
empresa. Es muy frecuente encontrar este
tipo de problema en obras porque no se
tiene la informacin disponible en el
momento oportuno.
Si adems, tenemos otra base de datos
virtual que contenga informacin acerca de:
los diferentes sistemas, procedimientos y/o
tecnologas constructivas implementados,
los responsables que acompaaron la
implementacin de los mismos y el
proveedor o subcontratista que lo realiz,
ya tendramos una base de datos actualizada
de especialistas o de quien sabe que
dentro de la empresa.
Es decir si, por ejemplo, en una obra se va
hacer un Muro de Tierra Retenida MTR y
se necesita informacin del tema, se podra
realizar una bsqueda en el sistema bajo
MTR y apareceran: todas las obras que han
trabajado con este sistema, el responsable
de la implementacin, el proveedor que
suministro el material, etc. Adems, si esta
base est relacionada a otras bases de datos
como: la de proveedores, la de datos
generales de la obra, etc., la bsqueda
podra tambin proporcionar informacin
acerca del desempeo del proveedor para
ese proyecto, del gerente de obra de ese
proyecto, etc.

Figura 3-Estructura de Red (Villagarcia,
Frigieri, & Cardoso, 1999)
Esto es un pequeo ejemplo del potencial
de las bases de datos virtuales para
organizar conocimiento e informacin de
una manera eficaz. Es importante resaltar
que no basta con registrar la informacin y
el conocimiento, es importante que estos se
encuentren almacenados de una forma tal
que puedan ser consultados fcilmente y
soportados por una estructura de red que
integre las informaciones (Figura 3), de no
ser as, lo ms probable es que su uso se
limite a persona que gener la informacin,
perdindose de esta manera, su potencial
para el uso colectivo.
Respecto al siguiente tipo de conocimiento
(tipo b), llamado tambin tcito y que no
responde a un registro formal, es sin duda el
ms difcil de capturar y el ms abundante.
Dentro de este grupo se encuentra:
el conocimiento que proviene al
implementar una nueva tecnologa o
proceso.
el conocimiento (aprendizaje) que
proviene de realizar diariamente las
funciones propias del cargo del
empleado.
Se propone que el paso inicial debera ser
seleccionar el tipo de informacin que la
empresa considera importante registrar. Por
ejemplo, el conocimiento que proviene al
implementar una nueva tecnologa o
proceso es definitivamente una informacin
valiosa y por lo tanto debera responder a
un procedimiento formal de la empresa.
As, al iniciarse una obra se debe identificar
las nuevas tecnologas o procesos que se
implementaran y seleccionar los que se
registraran formalmente. Uno de los
principales parmetros para la seleccin
debera ser el potencial de reutilizacin de
la informacin en la empresa. Cada gerente
de obra deber ser responsable del
cumplimiento de este registro para que el
procedimiento sea realmente ejecutado.
Es importante que la empresa tenga un
formato estandarizado que incluya los datos
mnimos a registrarse por cada proceso
nuevo: recursos necesarios, ratios de
productividad, procedimientos, costos,
problemas encontrados, soluciones
propuestas, consideraciones a tenerse en
cuenta antes de la implementacin,
consejos, etc., en fin todo dato que pueda
ser til para usarse en el futuro.
Lo recomendable es capturar el
conocimiento en el momento de la
implementacin (en vivo), para ello se
recomienda llevar un histrico digital donde
se registre la informacin relevante del da.
Esta informacin debe complementarse con
fotos, videos y tambin grabaciones.
Debemos tener en cuenta que actualmente
los dispositivos mviles tienen aplicaciones
que favorecen el registro de informacin in
situ. El reporte final ser elaborado usando
la informacin recolectada y teniendo en
cuenta los parmetros mnimos que debern
ser registrados, antes de registrarse deber
pasar por una revisin para finalmente ser
registrado virtualmente y disponible para
consulta. Este reporte debe estar
almacenado en la base de datos de
procedimientos de la empresa.
Por otro lado, para el conocimiento que es
el generado como consecuencia del
aprendizaje de las funciones propias de
cada puesto se debe tratar que la
transmisin del conocimiento se de en el
momento de formacin de subalternos. De
esta forma, todos los empleados que tengan
personal a cargo, cumplirn con la labor de
transmisores de conocimiento.
Adems de estas herramientas se pueden
usar los frums, charlas, capacitaciones,
etc. La empresa peruana Graa y Montero,
por ejemplo, tiene un portal del
conocimiento para compartir informacin
de diferentes obras y de la empresa. La
misma empresa promueve el Portal de
Ingeniera (Portal de Ingenieria, 2012), que
es de uso pblico y donde los usuarios
comparten informacin de ingeniera,
colocan artculos de inters para el sector,
hay frums, en fin se comparte informacin
en lnea.
Lo importante a tener en consideracin es
que la informacin debe quedar registrada
virtualmente y disponible para consulta
desde las obras o reas que la necesiten.
Cul es la importancia del empleado en
la gestin del conocimiento?
El empleado es clave en este proceso ya que
por un lado es el que genera y trae el
conocimiento y por otro es el que enfrenta
las diversas situaciones que se presentan
diariamente y propone soluciones usando su
criterio basado en la informacin
disponible.
Por lo tanto, es importante que la empresa
garantice que los mismos tengan las
competencias necesarias para desenvolverse
eficazmente en sus cargos. Las
capacitaciones, mentoring, rotacin de
puestos, reclutamiento son herramientas
usadas por las empresas para alcanzar este
objetivo.
La empresa Graa y Montero, por ejemplo,
identificando esta necesidad ha diseado un
Programa de Crecimiento para sus
empleados. Se han identificado 21
competencias a alcanzar y 5 niveles de
desarrollo. Para ello se ha establecido un
Programa de Formacin acorde con las
competencias que se desean alcanzar en
cada nivel. (Creciendo en Graa y Montero,
2012). Es claro que la implementacin de
este programa requiere de una fuerte
inversin pero el objetivo de la empresa es
garantizar un crecimiento sostenido para el
futuro y tiene claro que su principal activo
son sus empleados. Adems, es consciente
que para el sector es una empresa gua que
sirve de ejemplo y lo que hace tiene
impacto para las dems empresas de su
rubro, por ello su compromiso tambin es
con la sociedad.
Comentarios Finales
Se ha discutido la importancia de tener
informacin y conocimiento debidamente
registrado y accesible para las diferentes
reas y proyectos de la empresa.
El diseo de un sistema de informacin que
integre la informacin y conocimiento y
que est debidamente respaldado por las
TICs es vital. Como ejemplo, se han
planteado herramientas rpidas de
implementar y que ahorraran tiempo y
dinero a la empresa como son: el crear una
base de datos de proveedores con
evaluacin actualizada realizada desde la
obra, el tener una base de datos de
procedimientos implementados en obra,
relacionado a los responsables de
implementacin, proveedores o
subcontratistas, ambas bases deben contar
con acceso desde obra. As como tambin,
que el registro de nuevos procedimientos en
obras se haga en vivo y que este respaldado
por una poltica de la empresa.
Como se coment en la introduccin, uno
de los principales obstculos para la captura
de informacin en empresas constructoras
es que, la gestin se hace por proyecto y por
ello los participantes estn concentrados
particularmente en sus proyecto. Siendo as,
si la empresa no establece los lineamientos
respecto a la Gestin del Conocimiento y
disee un sistema de acuerdo a los objetivos
que se desean alcanzar en un corto y
mediano plazo difcilmente se va a tener
xito en la captura y reaprovechamiento del
conocimiento generado dentro de las obras.
Es fundamental que la alta gerencia de la
empresa lidere y respalde el Sistema de
Gestin de Conocimiento que se decida
implementar.
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