Unidad 1.

Planificacin y Preparacin de Auditoras

Actividad: Planificacin y preparacin de auditoras


Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua
determine y desarrolle el programa y plan de auditora que contribuya a la
determinacin de la efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad de su
empresa.

Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la
normatividad ISO 19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos:

1. Diseo del programa de auditoras1: el programa de auditora que disee
debe contener lo siguiente:

a. Objetivos y alcance del programa de auditora.

RTA/

OBJETIVO
Proporcionar metodologa para realizar las auditoras internas con el fin de
verificar si el sistema de gestin institucional y el sistema de gestin de la calidad
se est ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y est acorde con
las polticas administrativas y legales, para asegurar el control dl cumplimiento de
las actividades de la alcalda de Florencia, realizando recomendaciones
imparciales sobre la base de las evidencias y el grado de cumplimiento de los
objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, como tambin oportunidades
de mejora a la operacin de las actividades; apoyando a la alta direccin en la
toma de decisiones para corregir las desviaciones presentadas.

ALCANCE
Contempla desde la planificacin, programacin, ejecucin y documentacin, as
como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las
auditoras internas del cumplimiento de la gestin y sistema de gestin de la
calidad en la alcalda de Sincelejo en el periodo fiscal vigente.

b. Cronograma de las auditoras a realizar en el ao.

RTA/



7. DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES
ACTIVIDADES DETALLES
Elaborar el programa de auditoria Se realiza anualmente segn entre otras las siguientes consideraciones
1. Implementacin de nuevos procesos.
2. Resultados de auditoras anteriores.
3. Resultados de evaluacin de riesgos.
4. Directrices de la direccin.
5. Seguimiento a planes de mejoramiento.
6. Evaluacin de la direccin.
7. Resultados de evaluacin de indicadores.
8. Recursos disponibles.
9. Cambios en la legislacin aplicable.
El programa anual de auditoria es aprobado por el representante legal previo presentacin
por parte del jefe de control interno.
Elaborar el plan de auditoria El jefe de control interno asigna al auditor lder quien debe realizar un plan de auditoria el
cual debe contener:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Criterios
4. Auditor lder y equipo auditor
5. Fecha de apertura y cierre
6. Actividades especficas a auditar
7. Fecha y hora
El plan de auditoras, se debe enviar con antelacin al da de realizacin de la auditoria y
solicitar los documentos necesarios al auditado segn criterio del auditor lder.
Preparar la auditoria Una vez recibido el plan de auditoria autorizado por el auditado y los documentos
soportes, previa realizacin de la auditoria se procede as:
1. Se efecta la revisin de la documentacin segn los criterios y objetivo de la
auditoria
2. Se hace la lista de verificacin
3. Se solicita informacin que se considere necesaria para el proceso de la
auditoria del auditado.
4. Evaluar informacin y datos relacionados con: objetivo, funciones, propsito,
entorno, organizacin interna, recursos humanos, procedimientos, servicios o
productos, infraestructura informtica, sistema de informacin, informacin
contable, financiera y presupuestal (donde aplique). Resultados de evaluaciones
del SCI, INFORMES DE AUDITORIA, evaluaciones anteriores, indicadores de
gestin, mapas de riesgos. etc.
Realizar reunin de apertura Se hace con las personas responsables de las funciones o procesos por auditar, el lder
coordina la reunin de apertura para presentar al grupo auditor y adems para:
1. Revisar el plan de auditoria
2. Indicar como se realizaran las actividades
3. Confirmar canales de comunicacin
4. Dejar espacio para que los auditados hagan las preguntas que consideren para
el proceso.

Recoleccin de la informacin Las fuentes de informacin son variables de acuerdo a la complejidad de la auditoria entre
otra pueden ser:
1. Entrevistas
2. Observacin de actividades y ambiente de trabajo
3. Revisin de documentacin: poltica, objetivos, planes, procedimientos,
instructivos, guas, proyectos, contratos, aplicativos, bases de datos, entre otros.
4. Revisin de registros: inspeccin, supervisin, interventora, actas de reuniones,
informes de gestin, informes de evaluacin. Etc.
5. Resmenes de datos, evaluaciones de despeo
6. Registro de base de datos y procedimientos
7. Registros de otras fuentes como: retroalimentacin de la ciudadana,
informacin extrema como proveedores, entidades bancarias.
8. Sitios web
Prepara conclusiones de la El equipo auditor debe reunirse antes de la reunin de cierre para:


auditoria 1. Revisar los hallazgos contra los objetivos
2. Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de
auditoria y/o una oportunidad de mejora
3. Acordad las conclusiones de la auditoria
4. Formular las recomendaciones a que haya lugar
Ejecutar reunin de cierre Se realiza la reunin con los funcionarios que atendieron la auditoria y el dueo del
proceso auditado, en la reunin de cierre se ratifican los siguientes aspectos:
1. Actividad auditada
2. Conclusiones
3. Presentacin de las no conformidades (si las hay( firmadas por el auditado
El responsable del proceso auditado tiene 15 das hbiles a partir de la notificacin del
informe para realizar el plan de mejoramiento de las acciones correctivas o preventivas
encontradas.
Informe de auditoria Se realiza el informe definitivo correspondiente en el formato informe de auditora el cual
ser enviado al JCI para su revisin, el informe debe ser entregado al JCI 8 das despus
de haber terminado la auditoria.
Distribuir el informe Enva mediante oficio al responsable del proceso auditado y al auditor lder.
Realizar seguimiento Este lo hace el lder del grupo auditor o quien se designe para verificar el cumplimiento de
las acciones correctivas o preventivas propuestas en el plan de mejoramiento.

c. Criterios de auditora.

6, DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE RESPONSBLE



Alta
direcci
n.
Depende
ncias de
la
entidad.
Organis
mos de
control.




Programa
de
auditoria.
Plan de
auditoria.
Proceso de
la entidad.
Planes de
mejoramien
to vigentes.
Auditorias
anteriores.
Elaborar el programa
de auditoria.




Evidencias
de auditoria.
Hallazgos.
Acciones
correctivas y
preventivas.
Informes de
auditora.
Planes de
mejoramiento
.





Alta
direccin.
Dependencia
s y procesos
de la entidad.
Organismos
de control.





Jefe de control
interno.
Lder grupo
auditor.
Elaborar el plan de
auditoria.
Preparar la auditoria.
Realizar reunin de
apertura.
Recoleccin de la
informacin.
Preparar conclusiones
de la auditoria.
Ejecutar reunin de
cierre.
Informe de auditora.
Distribuir el informe.
Realizar seguimiento.






5, DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS REGISTROS
Manual de procedimientos
Manual de implementacin MECI
NTCGP-1000-2004
Manual de competencias
Plan de mejoramiento.
Programa de auditoria.
Plan de auditoria.
Informe de auditoras
anteriores.
Lista de verificacin.
Formato programa de auditoria.
Formato plan de auditoria.
Formato informe de auditora.



d. Auditores seleccionados por procesos.

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABORO
Carlos Andrs Pastas Profesional
universitario

REVISO
Mario Pinzn Orbes Jefe Oficina
Control Interno

APROBO
Mario Pinzn Orbes Jefe Oficina
Control Interno


e. Recursos necesarios.

RECURSOS HUMANOS: Profesionales de la oficina de control interno Auditores
de calidad de la entidad FINANCIEROS Viticos Papelera y tiles.

TECNOLOGICOS HARDWARE: equipos de cmputo e impresoras Software:
internet, aplicativos, office.

INFRAESTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el
trabajo de los auditores en la oficina de control interno.

f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditora.

11, RIESGOS ASOCIADOS
NOMBRE DEL
RIESGO
DESCRIPCI
ON DEL
RIESGO
POSIBLES
CONSECUENCI
AS
IMPACTO PROBABIL
IDAD
VALORACION DEL RIESGO MANEJO
DEL
RIESGO
MEDIDAS





1





2





3





1





2





3
A
C
E
P
T
A
B
L
E



2
T
O
L
E
R
A
B
L
E



3
M
O
D
E
R
A
D
O




4
I
M
P
O
R
T
A
N
T
E


5
I
N
A
C
E
P
T
A
B
L
E

6
incumplimien
to
Que el
programa de
auditoria no
se cumpla en
su totalidad.
Deficiencia en el
seguimiento a la
gestin y
calidad.


x


x


Tolerable

Asumir,
reducir el
riesgo.

Capacitacin a
los auditores
inexactitud Informes no
basados en
las
evidencias
reales.
Decisiones
equivocadas
basadas en
informes no
ajustados a la
realidad de la
entidad.



x



x



Tolerable


Asumir,
reducir el
riesgo.


Capacitacin a
los auditores.


2. Diseo del plan de auditora: el plan de auditora que disee debe contener lo
siguiente:

a. Objetivos y alcance de la auditora.



OBJETIVO

Ejercer el control de gestin sobre la informacin de la gestin disciplinaria de
la Procuradura Regional Nario.

ALCANCE

Ejecucin presupuestal correspondiente a la vigencia 2012 por el concepto de
gastos generales, del nivel central.

b. Procesos a ser auditados.

PROCESOS ESTRATGICOS:

Planeacin estratgica
Desarrollo del plan estratgico
Desarrollo de planes operativos anuales

PROCESOS MISIONALES:

Proceso preventivo
Proceso de intervencin
Proceso disciplinario

PROCESOS DE APOYO CONEXOS:

Proceso de relatora
Proceso centro de atencin al publico
Proceso registro de sanciones e inhabilidades SIRI
Tramite de acciones juridicas

PROCESOS DE APOYO:

Proceso estratgico
Proceso de contratacin
Proceso financiero
Proceso de gestin humana
Proceso de seleccin y carrera
Procesos administrativos
Procesos del IEMP


Procesos de tecnologa informtica
PROCESOS DE EVALUACION Y CONTROL:

Sistema de gestin de calidad

c. Criterios de auditora y documentacin de referencia.

a) Elaborar el Plan de Visita de Auditora.

1. Precisar los detalles de la auditora tales como:

Determinacin del tipo de auditoria
Determinacin de equipos y medios de almacenamiento electrnico a
utilizar.
Consideracin y definicin de fechas de inicio y terminacin, actividades
in situ, preparacin y entrega de informe.
Asignacin de tareas al equipo auditor.
Determinacin de recursos necesarios.

Definir:

Objetivos
Alcance
Antecedentes

b) Someter el Plan de Visita de Auditora a aprobacin del Jefe de la Oficina
de control interno.
c) Generar comunicaciones necesarias.
d) Abrir archivo documental de la auditoria.

d. Ubicacin, fechas, tiempo esperado y duracin de las actividades de
auditora.

CRONOGRAMA

Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria.

Siguiendo la Norma Tcnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices para la
Auditora de los Sistemas de Gestin de la Calidad, as como por las buenas
prcticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sera la
siguiente:



Preparacin del Plan de Auditora.
Asignacin de las tareas al equipo auditor.
Preparacin de los documentos de trabajo.
Realizacin de la reunin de apertura. Fecha prevista para su celebracin.
Recopilacin y verificacin de la informacin.
Generacin de hallazgos de la auditora.
Preparacin de las conclusiones de la auditora.
Realizacin de la reunin de cierre. Fecha prevista para su celebracin.
Preparacin del informe de auditora.
Aprobacin y distribucin del informe de auditora

e. Mtodos de auditora a utilizar.

PARA APLICAR EL MTODO DEDUCTIVO A LA AUDITORA SE
NECESITA:

Formulacin de objetivos generales o especficos del examen a realizar.
Una declaracin de las normas de auditoria generalmente aceptadas y
principios de contabilidad de general aceptacin.
Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen.
Aplicacin de normas generales a situaciones especficas.
Formulacin de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto

f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.

Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito
asignado, en coordinacin con las unidades administrativas
correspondientes.
Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados,
tomando en cuenta para su integracin, entre otros aspectos, las
condiciones tcnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones
interpersonales.
Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos, tales
como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin, nmero
de auditores por equipo y las instrucciones especficas, entre otros.
Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el propsito
de lograr el objetivo general propuesto para la auditora especfica.
Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del
trabajo, la asistencia tcnica necesaria para que stos cumplan
eficientemente con sus obligaciones.
Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la
planificacin especfica previa a la ejecucin del trabajo y examen de reas
crticas.





3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

El desarrollo de esta actividad me permiti conocer en identificar que en el En el
desarrollo de las auditoras es fundamental establecer una excelente
comunicacin entre el auditor lder, la alta gerencia y el personal auditado,
manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la mxima
cooperacin de ambas partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la misma.

Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos
internos de la empresa, sino tambin los requisitos externos y su interiorizacin en
la organizacin, tales como normas ambientales, regulacin de empaques, normas
fitosanitarias. El no tener estos requisitos actualizados dentro de la empresa
puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados. Por lo
tanto una auditora sera y eficiente debera ir ms all de lo interno a la
organizacin.

El mejoramiento continuo ha de ser una filosofa dentro de la organizacin y no
una imposicin de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de contratacin.