MANEJO DEL ARCHIVO PARA REGISTRO DE DATOS EN ESCUELAS Y COLEGIOS

HOJA DE INFORMACIN

Al momento de abrir el archivo deber habilitar las macros.

En este apartado slo se puede modificar los datos del Rector(a) o Director(a), Secretaria y Ao Lectivo. Al
presionar sobre el ICONO verde en la parte superior derecha, encontrar informacin sobre dnde puede
comunicarse si requiere de soporte tcnico.

HOJA DATOS ANTERIORES

Si posee un archivo con datos de la matriculacin del perodo anterior, puede utilizar esta hoja, en cuyo caso se
copiar la informacin que se tenga a la mano. Los campos que se requieren en la actualidad son:

DATOS DEL ESTUDIANTE
Apellidos y Nombres
Cdula
Cdigo Educ.
Matric. Educ.
Matric/Interna
Folio
Fecha/Nac.
Lugar/Nac
Cantn
Provincia
Pas
Nacionalidad
Gnero
E/Civil
Correo/Elec
Celular/Telf.
Es hurfano de?
En caso de emergencia acudir a
Telfono
Grado/Ao al que se matricula
Paralelo
Bachillerato
Figura Profesional
Fecha/Matric
Curso/Grado Anterior
Plantel Anterior
Ao Lectivo Anterior
Promedio Cert. Promoc.
Comportamiento
Fecha/Certif. Promocin
Direccin
Observacin

DATOS DEL PADRE
Cdula/Padre
Apellidos y Nombres
Fecha/Nac.
Nacionalidad
Gnero
E/Civil
Correo
Celular/Telf
Nivel de Educ.
Area
Ocupacin
Vive con estudiante
Autorizado a retirar
Lo representa?

Direccin
Observacin

DATOS DE LA MADRE
Cdula/Madre
Apellidos y Nombres
Fecha/Nac.
Nacionalidad
Gnero
E/Civil
Correo
Celular/Telf
Nivel de Educ.
Area
Ocupacin
Vive con estudiante
Autorizado a retirar
Lo representa?
Direccin
Observacin

DATOS DEL REPRESENTANTE
Cdula/Representante
Apellidos y Nombres
Fecha/Nac.
Nacionalidad
Gnero
E/Civil
Correo
Celular/Telf
Nivel de Educ.
Area
Ocupacin
Vive con estudiante
Autorizado a retirar
Direccin
Observacin
Parentesco

Adicionalmente deber llenar los campos de BONO (Si o No), BENEFICIARIO (Apellidos y Nombres) Y SI EXISTE
ALGN DISCAPACITADO EN EL DOMICILIO (Si o No).

Si la informacin con que cuente no contiene todos los campos, los puede llenar en la hoja siguiente.

HOJA DATOS ACTUALES

Si se llenaron los datos en la Hoja DATOS ANTERIORES, usted podr colocar el nmero de referencia del
estudiante en la columna CK (Al final donde dice: REFERENCIA Datos_Anteriores) y automticamente se
obtendr la informacin respectiva del alumno. Si por el contrario, no se tienen datos en la Hoja DATOS
ANTERIORES, proceda a digitar la informacin en esta hoja. Los campos que se mencionan ms arriba, tambin
se encuentran en esta hoja, los que estn remarcados con rojo tienen la opcin de escoger varias alternativas,
como por ejemplo:




Tener presente las opciones de estos campos (se deber
escoger entre las alternativas propuestas).






En esta hoja existe el campo N de Foto si se toma la fotografa al estudiante y se digita el nombre de la
fotografa en dicho campo, se podr imprimir la fotografa en varios de los documentos, tal como se indicar en

las hojas respectivas, para realizar esta operacin se requiere que el archivo de matriculacin y las fotografas se
encuentren en una misma carpeta.

HOJA MATRCULA

El manejo de esta hoja es sencillo, slo se debe de digitar el nmero de orden del alumno y aparecer toda la
informacin que se requiere para imprimir este documento. Si ha tomado la fotografa del estudiante y digit el
nombre de la imagen en el campo respectivo, se podr imprimir junto con la matrcula. Luego de digitar la
referencia del alumno, el cursor se sita en otra celda que contiene el nmero de la fotografa, presione la tecla
funcional F2 para actualizar los datos y aparecer la imagen del estudiante, recuerde que deber estar en la
misma carpeta que el archivo de matrculas (tener cuidado de no eliminar o borrar la celda que se menciona).
Si la foto es tomada con Cmara Digital, de preferencia que sea en la resolucin ms baja o reducir su tamao
a 200 x 240 pxeles utilizando el visualizador de imagen de Microsoft Office.



HOJA FICHA_EDUC

Esta hoja es la Ficha de registro de datos solicitados por el Ministerio de educacin, funciona de manera similar a
la anterior, el nmero de referencia del estudiante corresponde al de la Matrcula. Para actualizar la fotografa
se presiona la tecla funcional F2 y aparecer la imagen.



HOJA CERT_MATRIC



El nmero de registro del alumno ya aparece, al igual que el identificador de la imagen. Se presiona F2 y se
obtiene la foto.

HOJA FICHA_INSPECCION

Es una hoja de compromiso del representante, funciona de la misma manera.




HOJA DATOS SIGEE

Al digitar el nmero de referencia del Alumno, se obtendr toda la informacin que se debe ingresar al SIGEE,
sobre el alumno, el padre, la madre y el representante si es el caso.


HOJA LISTADOS

Se trata de una tabla dinmica que permite obtener los listados de acuerdo a ciertos parmetros como el Curso
al que se matricula, el Paralelo, la Figura Profesional y el Gnero del alumno. Esta tabla deber actualizarse
constantemente, para ello deber situarse en cualquier lugar de la misma y presionar sobre el botn derecho
del mouse.




HOJA INFORME

Finalmente se tiene la Hoja INFORME, la que facilita informacin sobre el nmero de estudiantes por curso,
clasificndolos por Gnero, si no se requieren ciertos cursos o grados slo deber ocultrselos.




COMPUSERVICIOS: 0997660699 0982554596 042942612

FABIN ROMN LANEZ