Mdulo 4

El Control y
los Sistemas

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Sistemas de Control

En este mdulo podrs analizar qu significa controlar. Podrs adems,
analizar la importancia del control, la utilidad que tiene el definir sistemas
de control acorde a la empresa, a los recursos, al personal designado a tal
fin y las necesidades, y as evitar gastos innecesarios.

El concepto de control est mal concebido en nuestra cultura ya que, en
cierto modo, significa reconocer que se ha errado en algo. Pero se lo debe
reivindicar porque gracias al control es que se va aprendiendo de las
equivocaciones.
En culturas como la japonesa, en cambio, cuando se detectan errores
dentro de los procesos se los considera como perlas debido a que ese
hallazgo le permitir mejorar todo el proceso.

Entonces, aprendamos de nuestros errores y de que se debe planificar para
comparar entre lo previsto y lo real.
Por ejemplo, si te pregunto, cmo te fue en las vacaciones? Seguramente
me responders mire profesora, cuando no planifico las vacaciones me va
brbaro. Por supuesto que te va a ir muy bien. Porque cuando uno no
espera nada, lo que venga ser bueno. Entonces, planifiquemos nuestras
vacaciones y si un ao no nos va como lo planeamos, para el prximo
cambiemos algo. Porque como dijo Albert Einstein: Si buscas resultados
distintos, no hagas siempre lo mismo".


La planificacin y el control son dos de las funciones inseparables que debe
realizar el administrador. Sneca afirm que: Si el hombre no sabe a cul
puerto se dirige, ningn viento le es favorable". El control establece
medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los
planes exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los
actos.

Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar
desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el futuro. Localiza los
sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se
establecen medidas correctivas. Proporciona informacin acerca de la

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situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al
reiniciarse el proceso de la planeacin. Reduce costos y ahorra tiempo al
evitar errores. Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la
administracin y consecuentemente, en el logro de la productividad de
todos los recursos de la empresa.

El control acta en todas las reas y en todos los niveles de una empresa.
Prcticamente, todas las actividades de una empresa estn bajo alguna
forma de control o monitoreo.

Preferentemente, debe abarcar las funciones bsicas y reas clave de
resultados como:

Control de marketing
Se efecta mediante el estudio de informes y estadsticas donde se analiza
si las metas de mercado se han cumplido o no; comprende reas tales
como ventas, desarrollo de productos, distribucin, preci o, publicidad y
promocin, etc.

Control de ventas
Los pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales para el
establecimiento de este control. La funcin de este sistema sirve para
medir la actuacin de la fuerza de ventas en relacin con las ventas
pronosticadas y adoptar las medidas correctivas adecuadas, etc.

Control de produccin
La funcin del control en esta rea busca el incremento de la eficiencia, la
reduccin de costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del producto,
aplicando tcnicas como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones,
programacin lineal, anlisis estadsticos y grficas, etc.

Control de calidad
Se refiere al cuidado que debe hacerse para comprobar una calidad
especfica, tanto en materias primas como en los productos terminados;
establece lmites aceptables de variacin en cuanto al color, acabado,
composicin, volumen, dimensin, resistencia, etc.

Control de inventarios
Se encarga de regular en forma ptima las existencias en los almacenes
tanto de refacciones como de herramientas, materias primas, productos en
proceso y terminados; protegiendo a la empresa de costos innecesarios por
acumulamiento o falta de existencias en el almacn.


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Control de compras
Esta funcin verifica el cumplimiento de actividades como seleccin
adecuada de los proveedores, evaluacin de la cantidad y calidad
especificadas por el departamento solicitante, control de los pedidos desde
el momento de su requisicin hasta la llegada del material, determinacin
del punto de pedido y reposicin, comprobacin de precios, etc.

Control de finanzas
Proporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y
del rendimiento en trminos monetarios de los recursos, departamentos y
actividades que la integran.

Control de recursos humanos
Su funcin es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin
de todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de
los objetivos de este departamento, aplicando la evaluacin al
reclutamiento y seleccin, capacitacin y desarrollo, motivacin, sueldos y
salarios, seguridad e higiene y prestaciones, nivel de desempeo, etc.


Si recuerdas, al comienzo de esta asignatura te propuse que pensaras la
nota que deseabas obtener al finalizar el proceso. Bueno, ahora es el
momento de analizar este punto en detalle.

Sistema y procesos de control
Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las
actividades planificadas. Permite mantener a la organizacin o sistema en
buen camino.
La palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidos:

Control como funcin coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir
conductas indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases,
hacer escndalos, etc.
Control como verificacin de alguna cosa, para apreciar si est
correcto, como verificar pruebas o notas.
Control como comparacin con algn estndar de referencia como
pesar una mercadera en otra balanza, comparar notas de alumnos
etc.

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Control como funcin administrativa, esto es, como la cuarta etapa
del proceso administrativo. Constituye la ltima etapa del proceso
administrativo. Este tiende a asegurar que las cosas se hagan de
acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado
y dirigido, sealando las fallas y errores con el fin de repararlos y
evitar que se repitan.

Uno de los aspectos ms importantes que ha de caracterizar al control
como proceso lo constituye el hecho de que el mismo se disee con un
enfoque sistmico, por lo que resulta de gran importancia esclarecer los
conceptos a l asociados.

Es preciso retomar entonces el concepto de sistema (organizacin,
empresa, rea o departamento, etc.), visto esto como un conjunto de
elementos interrelacionados entre s, en funcin de un fin, que forman un
todo nico y que posee caractersticas nuevas que no estn presentes en
cada uno de los elementos que lo forman.
Cada elemento que conforma un sistema tiene una funcin especfica bien
definida y la obligacin de cumplirla y contribuir de forma sinrgica al
correcto funcionamiento y, en definitiva, alcanzar el objetivo determinado.

Puede hablarse, entonces, de un Sistema de Control, como un conjunto de
acciones, funciones, medios y responsables que garanticen, mediante su
interaccin, conocer la situacin de un aspecto o funcin de la organizacin
en un momento determinado y tomar decisiones para reaccionar ante ella.

Algunos autores han estudiado que los sistemas de control deben cumplir
con una serie de requisitos para su funcionamiento eficiente:

Ser entendibles.
Seguir la forma de organizacin.
Rpidos.
Flexibles.
Econmicos.
Cada parte de este sistema debe estar claramente definida e integrada a
una estructura que le permita fluir y obtener de cada una la informacin
necesaria para el posterior anlisis con vistas a influir en el
comportamiento de la organizacin. Habra que agregar a la definicin
brindada dos factores importantes


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El proceso de control debe contar con una definicin clara de cada centro
de informacin. Debe tener bien definido qu informacin es la necesaria y
cmo se recoger, procesar y llevar a la direccin para la toma de
decisiones.

El sistema de control debe estar soportado sobre la base de las
necesidades o metas que delinee la organizacin. Estas metas pueden ser
asumidas como los objetivos que se ha propuesto alcanzar la organizacin
y que determinan en definitiva su razn de ser.
El hecho de que el sistema de control se defina y oriente por los objetivos
estratgicos de una organizacin, le otorga un carcter eminentemente
estratgico, pues estar diseado para pulsar el comportamiento de las
distintas partes del sistema en funcin del cumplimiento de esos objetivos,
y a la vez aportar informacin para la toma de decisiones estratgicas.

Cada objetivo debe estar debidamente conformado y ajustado a las
caractersticas del entorno y a las necesidades objetivas y subjetivas de la
organizacin. El seguimiento de la evolucin del entorno permite
reaccionar, y reajustar si es necesario, la forma en que se lograrn esas
metas planteadas e incluso replantearlas parcial o totalmente.

Para lograrlo es necesario que el sistema de control funcione de tal forma
que permita obtener la informacin necesaria y en el momento preciso.
Debe permitir conocer qu est sucediendo alrededor y tomando como
base las vas escogidas para llegar al futuro (estrategias), conocer la
reaccin a esos cambios externos. Muchas veces, los cambios externos
exigen cambios internos y se hace imprescindible conocer cmo y cundo
cambiar.

El futuro no se puede prever en los trminos en los que hasta ahora lo
hemos entendido, sino que es necesario inventarlo, es por ello que se
utilizan las premisas de planeacin que permiten proyectar las variables.
Nunca saldremos de lo que somos, personal y organizacionalmente, si no
visionamos, al menos como imagen, lo que deseamos ser y trabajamos y
luchamos por ello. De all la importancia fundamental de la planificacin y
la efectiva determinacin de objetivos estratgicos. Un sistema de control
con un enfoque estratgico debe ser capaz de medir el grado de
cumplimiento de esos objetivos.





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Proceso bsico de control
Para Harold Koontz y Heinz Weihrich (1994) todo sistema de control debe
atravesar por stas tres etapas:

1. Establecimiento de estndares y puntos crticos.

2. Medicin del desempeo.

3. Correccin de las desviaciones.

El establecimiento de estndares y puntos crticos permite a la direccin
orientarse directamente sobre indicadores que le informen sobre la
situacin (a priori o a posteriori) de la organizacin. Los planes facilitan la
comparacin con lo que se ha logrado, pero atentan en contra de la
innovacin.
En este punto se incluye la determinacin de los objetivos que se traza la
organizacin para su superacin, pero la poca flexibilidad (en el mayor de
los casos) slo les permite sobrevivir.

En base a estos indicadores se puede medir de forma cuantitativa el
comportamiento de los componentes de la organizacin, lo que se define
como medicin y evaluacin del desempeo. En cada microentorno u
organizacin, existe una serie de aspectos que son especialmente
importantes y de los cuales depende, en ltima instancia, su posicin
competitiva. Esta valoracin permite tener una idea de qu y cules son los
puntos crticos de la organizacin. Algunos autores definen estos aspectos
como variables clave, mediante las cuales se debe expresar el
funcionamiento interno y la proyeccin de la organizacin.

Se considera que la evaluacin del desempeo debe hacerse con un
enfoque multidimensional, y medirse a travs de criterios como
estabilidad, eficiencia, eficacia y mejora del valor, para los cuales, si se
toman como referencia estndares regulados o planificados, expresarn el
nivel de efectividad, y si se toma como punto de partida la competencia,
entonces expresarn el nivel de competitividad de la organizacin.

No basta con determinar los criterios para hacer una correcta evaluacin
del desempeo, tambin se requiere de una interaccin armnica entre
objetivos, estrategias, indicadores. Esto permite hacer anlisis cualitativos
y hacerlo en funcin de los objetivos globales y en los procesos locales para
hacer posible el anlisis de las causas races del nivel de desempeo
alcanzado por la organizacin en general.


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Despus de efectuada la comparacin entre los indicadores y el real, se
analizan las causas de las desviaciones y se toman medidas para corregir el
comportamiento, lo que en organizaciones flexibles y abiertas al cambio,
podra implicar incluso reorientar el rumbo de la gestin.

Grficamente, el proceso de control se puede expresar:










Estndares y puntos crticos de control
Establecimiento de Estndares

Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve
como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control.
Los estndares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse
los resultados; representan la expresin de las metas de planeacin de la
empresa o departamento en trminos tales que el logro real de los deberes
asignados pueda medirse contra ellos.

Los estndares pueden ser fsicos y representar cantidades de productos,
unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o

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pueden estipularse en trminos monetarios como costos, ingresos o
inversiones; u otros trminos de medicin.

Por ejemplo:
Si el objetivo es vender 1000 unidades en el mes, la norma de medida son
las ventas (medida en unidades fsicas en funcin del objetivo). Se debe
establecer el punto crtico de medicin, es decir el da y hora que se debe
medir la variable.

Una vez que se mide la misma, se debe seguir el proceso de anlisis del
esquema para ver qu sucede en la realidad con respecto a lo planificado.


Tipos de control
Control anticipante, preventivo o preliminar.
Este control tiene lugar antes de comenzar las operaciones e
incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas
para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con
propiedad. La consistencia en el uso de las polticas y
procedimientos es promovida por los esfuerzos del control. Sirve
para anticiparse a los errores y permite disminuir los costos de
reelaboracin de productos.
Control concurrente o en tiempo real.
Este control tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los
planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las
actividades, segn ocurran. Se va evaluado el proceso a medida que
va sucediendo el mismo.
Control de retroalimentacin.
Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin de los
resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras
del estndar aceptable. Es el ms costoso porque implica la
reelaboracin del producto.


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Grficamente, se puede identificar cada uno de ellos en funcin del
proceso:











Requisitos para controles eficaces
Medicin de resultados
Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para
determinar exactamente qu estn haciendo los subordinados, la
comparacin del desempeo real con lo esperado es fcil. Pero hay
actividades en las que es difcil establecer estndares de control , por lo que
se dificulta la medicin.


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Correccin
Si como resultado de la medicin se detectan desviaciones, corregir
inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y
procedimientos para que no se vuelvan a presentar.

Retroalimentacin
Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con
la informacin obtenida causante del desvo.
Existen una serie de consideraciones a tener en cuenta para lograr
eficiencia en el sistema de control:

1. Se deben adaptar los controles a los planes y a los puestos de trabajo.
2. Adaptar el control a los administradores encargados de aplicarlos.
3. Estar seguros que los puntos crticos representan excepciones.
4. Utilizar controles objetivos.
5. El sistema de control debe ser flexible.
6. Adaptacin del sistema de control a la cultura de la organi zacin.
7. Utilizar controles econmicos.
8. Establecer controles que se orienten a las acciones correctivas.










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Bibliografa de la Lectura 12

Koontz, H. y Weihrich, H. (obra citada): captulo 18 y 19.