Quando o assunto correspondncia, qual a primeira ideia que surge na sua cabea? provvel que seja a carta de carter pessoal.
No entanto, existem vrios tipos de correspondncias, entre as quais, podemos distinguir trs tipos bsicos:
a) Particular a carta trocada entre familiares, colegas, amigos ou namorados. Os objetivos desse tipo de correspondncia podem variar: pedir ou expor notcias, solicitar favores, agradecer ou declarar sentimentos, dentre outros. A linguagem informal e espontnea.
b) Comercial a carta trocada entre profissionais liberais, entre uma empresa e outra, entre empresas e seus clientes para tratar de negcios. Refere-se, geralmente, a transaes comerciais, industriais e financeiras (assuntos sobre investimentos bancrios, emprstimos, cobrana de duplicatas, divulgao de produtos etc.). A linguagem objetiva e mais formal.
c) Oficial a carta trocada entre instituies pblicas, civis e militares, ou de um rgo oficial para uma pessoa ou empresa: atos dos poderes Legislativo, Executivo ou Judicirio; requerimentos de cidados; avisos populao. A linguagem deve ser formal e impessoal. H um Decreto Federal que dita as normas das Correspondncias Oficiais: o Manual de Redao da Presidncia da Repblica.
Princpios Fundamentais
A prtica faz o bom redator. Mesmo com as inovaes tecnolgicas, a correspondncia ainda um dos meios mais utilizados para a comunicao, pois trata-se de uma forma bastante econmica.
Os princpios gerais das cartas comerciais e oficiais so: A maneira correta de construir a mensagem; O emprego das formas de tratamento; Os fechos para encerramento; O endereamento; A estrutura dos documentos.
A mensagem
Toda comunicao deve ser eficiente a fim de evitar transtornos como pedidos indeferidos (no aceitos), avisos incompreendidos, prejuzos financeiros, dentre outros.
Lembre-se de que preciso organizar o pensamento, definindo o contedo antes de redigi-lo. A mensagem deve ser breve e sem rodeios.
Redigindo com clareza e conciso, que so qualidades bsicas de um bom texto, voc tornar sua mensagem facilmente compreensvel e expressiva. 4
Para obter um texto conciso, importante revis-lo depois de pronto. Assim, sero percebidas as eventuais redundncias ou repeties desnecessrias de ideias. Escreva apenas o necessrio para obter o mximo de efeito expressivo com o mnimo de palavras. Observe este exemplo:
Temos o imenso prazer de comunicar o recebimento, nesta data, de sua prezada carta de oito do ms em curso.
Podemos dizer a mesma coisa, com grande economia de palavras, de papel e de tempo, se escrevermos:
Recebemos sua carta referente ao dia oito do corrente.
Muitas vezes, o que claro para quem envia a mensagem pode no ser compreensvel para quem a recebe. Veja o exemplo:
Solicitamos entregar o requerimento secretria que deixamos em cima da mesa.
Escrevendo com clareza, podemos evitar problemas de compreenso:
Solicitamos entregar secretria o requerimento que deixamos em cima da mesa. A ordenao dos termos na frase um fator importante para a clareza da comunicao.
Importante: Antes de comear a redigir, conhea algumas expresses muito usadas no passado (chaves) e que, hoje, caram em desuso. Voc deve, portanto, evit-las:
Venho pela presente... Tem esta a presente finalidade... Venho atravs desta... Como de conhecimento de V. S... Tenho em mos... Sem mais, firmamo-nos... Venho por meio desta.. Mui respeitosamente... Em ateno a... Sirvo-me desta... Outrossim... Sendo o que nos resta para o momento... Entrementes... Em face do exposto... /Diante do exposto... Sendo o que nos oferece... Acusando o recebimento... Aproveitamos o ensejo... Certos da sua ateno... Sem mais para o momento... Reiteramos o nosso apreo... Agradecendo a ateno dispensada... Renovamos os nossos votos... Antecipadamente gratos... Sendo o que nos cumpre comunicar... Sem mais, subscrevemo-nos... 5
O Tratamento
Os pronomes de tratamento mantm a formalidade necessria s cartas comerciais e oficiais, uma vez que as pessoas envolvidas, em geral, no se conhecem. Existem orientaes especficas para isso. A primeira orientao est relacionada ao tipo de correspondncia e posio hierrquica de quem recebe.
Quanto posio hierrquica, h normas que devem ser respeitadas, levando-se em considerao o cargo que as pessoas ocupam.
Se voc enviar uma carta ao Presidente da Repblica, por exemplo, deve usar tratamento Vossa Excelncia.
Veja o quadro a seguir: Agrupa as autoridades em universitrias, judicirias, militares, eclesisticas, monrquicas e civis; Apresenta os cargos e as respectivas formas de tratamento (por extenso, abreviatura singular e plural); Indica o vocativo correspondente e a forma de endereamento. Autoridades Universitrias
Cargo ou Funo Por Extenso Abreviatura Singular Abreviatura Plural Vocativo Endereamento Reitores Vossa Magnificncia
ou
Vossa Excelncia V. Mag. ou V. Maga.
V. Exa. ou V. Ex. V. Mag. as ou V. Magas.
ou
V.Ex. as ou V.Ex.as Magnfico Reitor
ou
Excelentssimo Senhor Reitor Ao Magnfico Reitor
ou
Ao Excelentssimo Senhor Reitor Nome Cargo Endereo Vice-Reitores Vossa V.Ex., ou V.Ex. as ou Excelentssimo Ao 6
Excelncia V.Ex.a V. Ex.as Senhor Vice- Reitor Excelentssimo Senhor Vice- Reitor Nome Cargo Endereo Assessores
Pr-Reitores
Diretores
Coord. de Departamento Vossa Senhoria V.S. ou V.S.a V.S. as ou V.S.as Senhor + cargo Ao Senhor Nome Cargo Endereo
Autoridades Judicirias Cargo ou Funo Por Extenso Abreviatura Singular Abreviatura Plural Vocativo Endereamento Auditores
Curadores
Defensores Pblicos
Desembargadores
Membros de Tribunais
Presidentes de Tribunais Vossa Excelncia V.Ex. ou V. Ex.a V.Ex. as ou V. Ex.as Excelentssimo Senhor + cargo Ao Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo 7
Procuradores
Promotores Juzes de Direito Meritssimo Juiz ou
Vossa Excelncia M.Juiz ou V.Ex., V. Ex.as V.Ex. as
Meritssimo Senhor Juiz
ou
Excelentssimo Senhor Juiz
Ao Meritssimo Senhor Juiz
ou
Ao Excelentssimo Senhor Juiz Nome Cargo Endereo
Autoridades Militares Cargo ou Funo Por Extenso Abreviatura Singular Abreviatura Plural Vocativo Endereamento Oficiais Generais (at Coronis) Vossa Excelncia V.Ex. ou V. Ex.a V.Ex. as , ou V. Ex.as Excelentssimo Senhor Ao Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Outras Patentes Vossa Senhoria V.S. ou V. S.a V.S. as ou V. S.a Senhor + patente Ao Senhor Nome Cargo Endereo
8
Autoridades Eclesisticas Cargo ou Funo Por Extenso Abreviatura Singular Abreviatura Plural Vocativo Endereamento Arcebispos Vossa Excelncia Reverendssima V.Ex. Rev. ma ou V. Exa. Revma. V.Ex. as
Rev. mas ou V. Ex.as Rev.mas. Excelentssimo Reverendssimo A Sua Excelncia Reverendssima Nome Cargo Endereo Bispos Vossa Excelncia Reverendssima V.Ex. Rev. ma ou V. Ex.a Rev.ma V.Ex. as
Rev. mas ou V. Ex.as Rev.mas Excelentssimo Reverendssimo A Sua Excelncia Reverendssima Nome Cargo Endereo Cardeais Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima V.Em., V. E.ma
ou
V.Em. Rev. ma , V. E.ma Rev.ma V.Em. as , V. E.mas
ou
V.Em as
Rev. mas ou V. Emas Rev.mas Eminentssimo Reverendssimo ou Eminentssimo Senhor Cardeal A Sua Eminncia Reverendssima Nome Cargo Endereo Cnegos Vossa Reverendssima V. Rev. ma
ou V. Rev.ma V. Rev. mas
V. Rev.mas Reverendssimo Cnego Ao Reverendssimo Cnego Nome Cargo Endereo Frades Vossa Reverendssima V. Rev. ma
ou V. Rev.ma V. Rev. mas
ou V. Rev.mas Reverendssimo Frade Ao Reverendssimo Frade 9
Nome Cargo Endereo Freiras Vossa Reverendssima V. Rev. ma
ou V. Rev.ma V. Rev. mas
ou V. Rev.ma Reverendssimo Irm A Reverendssima Irm Nome Cargo Endereo Monsenhores Vossa Reverendssima V. Rev. ma
ou V. Rev.ma V. Rev. mas
ou V. Rev.ma Reverendssimo Monsenhor Ao Reverendssimo Monsenhor Nome Cargo Endereo Papa Vossa Santidade V.S. - Santssimo Padre A Sua Santidade o Papa Sacerdotes em geral e pastores Vossa Reverendssima V. Rev. ma
ou V. Rev.ma V. Rev. mas
ou V. Rev.ma Reverendo Padre Ao Reverendssimo Padre
ou
Ao Reverendo Padre Nome Cargo Endereo
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Autoridades Civis Cargo ou Funo Por Extenso Abreviatura Singular Abreviatura Plural Vocativo Endereamento Chefe da Casa Civil e da Casa Militar Cnsules Deputados Embaixadores
Governadores (no se abrevia o pronome)
Ministros de Estado Prefeitos
Presidentes da Repblica (no se abrevia o pronome)
Secretrios de Estado Senadores Vice- Presidentes de Repblicas Vossa Excelncia V.Ex. ou V. Ex.a V.Ex. as
ou V. Ex.as Excelentssimo Senhor + Cargo Ao Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Demais autoridades no contempladas com Vossa Senhoria V.S. ou V. S.a V.S. as
ou V.S.as Senhor + Cargo Ao Senhor Nome Cargo Endereo 11
tratamento especfico
Saiba Mais: concordncia com os pronomes de tratamento
Concordncia de gnero
Com as formas de tratamento, faz-se a concordncia com o sexo das pessoas a que se referem: Vossa Senhoria est sendo convidado (homem) a assistir ao III Seminrio do IFNMG. Vossa Excelncia ser informada (mulher) a respeito das concluses do III Seminrio do IFNMG.
Concordncia de pessoa
Embora tenham a palavra "Vossa" na expresso, as formas de tratamento exigem verbos e pronomes referentes a elas na terceira pessoa: Vossa Excelncia solicitou... Vossa Senhoria informou... Temos a satisfao de convidar Vossa Senhoria e sua equipe para... Na oportunidade, teremos a honra de ouvi-los...
A pessoa do emissor
O emissor da mensagem, referindo-se a si mesmo, poder utilizar a primeira pessoa do singular ou a primeira do plural (plural de modstia). No pode, no entanto, misturar as duas opes ao longo do texto: Tenho a honra de comunicar a Vossa Excelncia... Temos a honra de comunicar a Vossa Excelncia... Cabe-me ainda esclarecer a Vossa Excelncia... Cabe-nos ainda esclarecer a Vossa Excelncia...
Emprego de Vossa (Excelncia, Senhoria etc.) Sua (Excelncia, Senhoria etc.)
Vossa (Excelncia, Senhoria etc.), tratamento direto - usa-se para dirigir-se a pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a correspondncia (equivale a voc): Na expectativa do atendimento do que acaba de ser solicitado, apresento a Vossa Senhoria nossas atenciosas saudaes.
Sua (Excelncia, Senhoria etc.): em relao pessoa de quem se fala (equivale a ele fala): Na abertura do Seminrio, Sua Excelncia o Senhor Reitor da IFNMG falou acerca o Plano Estratgico.
Abreviatura das formas de tratamento
A forma por extenso demonstra maior respeito, maior deferncia, sendo de rigor em correspondncia dirigida ao Presidente da Repblica. Fique claro, no entanto, que qualquer forma de tratamento pode ser escrita por extenso, independentemente do cargo 12
ocupado pelo destinatrio: Vossa Magnificncia.
assim que manuais mais antigos de redao ensinam a tratar os reitores de universidades. Uma forma muito cerimoniosa, empolada, difcil de escrever e pronunciar. J no existe hoje em dia distanciamento to grande entre a pessoa do reitor e o corpo docente e discente. , pois, perfeitamente aceita hoje em dia a frmula >Vossa Excelncia (V. Ex.a). A invocao pode ser simplesmente Senhor Reitor, Excelentssimo Senhor Reitor.
A estrutura
Cada modelo de carta oficial possui caractersticas especficas em sua estrutura, porm todos devem ter a seguinte estrutura: -Apresentao do assunto Introduo. -Explanao Desenvolvimento do assunto. -Concluso Solicitao de resposta ao exposto, agradecimento resposta ou declarao que aguarda providncias.
O fecho
As correspondncias comerciais e oficiais devem terminar de forma breve, tendo a finalidade de arrematar o texto e saudar o destinatrio. Existem trs fechos simplificados e muito utilizados. So eles:
a) Respeitosamente: empregado para autoridades de hierarquia superior de quem remete a correspondncia;
b) Atenciosamente: empregado para autoridades da mesma hierarquia ou de hierarquia inferior de quem remete a correspondncia;
c) Cordialmente: empregado para correspondncias dirigidas a particulares e de hierarquia semelhantes. Esses fechos devem ser seguidos por vrgula e logo abaixo, geralmente, vem centralizada a assinatura, com o nome e o cargo da autoridade que o expediu. Exemplo:
Respeitosamente,
(Assinatura) Mrcia Cristina de Souza Superintendente Geral INSS
Observao: O trao para assinatura est em desuso.
O endereamento
O endereamento feito, escrevendo o nome completo do destinatrio, precedido do tratamento apropriado e seu respectivo endereo (rua, nmero, bairro, CEP, cidade, sigla do Estado), iniciando-se esquerda, a fim de deixar espao suficiente para a 13
selagem direita. No verso do envelope, deve constar o nome completo do remetente e seu endereo (incluindo os mesmos itens do destinatrio).
Erros no endereamento obrigam os correios a dispendiosas operaes de busca ou devoluo da correspondncia.
2 Tipos de correspondncias Curriculum Vitae O currculo o registro da histria profissional das pessoas. a sua propaganda, e como tal no pode ser apenas um pedao de papel frio. um documento que deve ser elaborado para destacar competncias, habilidades e realizaes, de forma que caracterize o profissional, de maneira elegante e agradvel. O currculo deve se constituir numa mensagem breve. No toa que quase em muitos pases se utiliza a palavra francesa resum (que significa resumo) para designar currculo. Normalmente o currculo chega ao seu potencial empregador antes de voc, portanto, quanto melhor a impresso que causar a seu respeito, mais oportunidades poder propiciar. No existem normas especficas ou forma padronizada para se elaborar um currculo, pois diversos especialistas divergem sobre o assunto, mas todos concordam que ele deve ser organizado, claro, objetivo, sucinto. Dados essenciais Identificao Nome Idade Estado civil Nacionalidade Endereo (Rua, n, complemento, bairro, CEP, cidade, estado) Telefone para contato Formao acadmica Atuao profissional (empregos: citar em ordem decrescente) rea de atuao (planejamento das atividades) Formao profissional (cursos, treinamentos e trabalhos realizados)
- Ensino Mdio completo: E.E. Joo XXIII Concluso em 2000. - Tcnico em Informtica: Escola Aprendiz de 2000 a 2001
Experincia Profissional
- Logos Informtica desde setembro de 2006. Instrutor de Informtica e Programador
- P & R Informtica julho de 2000 a agosto de 2005. Digitador
Cursos Extracurriculares
- Ingls Escolas FISK em curso desde 2011 - Espanhol bsico CCAA (Centro de Cultura Anglo Americana) de 2010 a 1011 - Concludo
Informtica bsica e avanada - Logos Informtica 2001 a 2002 - Relaes Humanas e Trabalho em Equipe CDL (Cmara de Dirigentes Lojistas de BH) CH:24h - abril de 2013
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A Plataforma Lattes
O currculo Lattes a base de dados de currculos e instituies das reas de cincia e tecnologia em um nico Sistema de Informaes.
um instrumento que registra a vida pregressa e as informaes profissionais de cientistas, professores, pesquisadores, estudantes de ps-graduao e de graduao, profissionais autnomos, funcionrios de empresas, governos, organizaes civis etc.
A partir do Currculo Lattes, o CNPq desenvolveu um formato-padro para coleta de informaes curriculares hoje adotado no s pela agncia, mas tambm pela maioria das instituies de fomento, universidades e institutos de pesquisa do Pas. Os currculos inseridos na Plataforma Lattes podem ser usados individualmente pelos seus titulares e podem ser acessados por terceiros por via de um sistema de busca, sendo preservados o nmero de documentos pessoais. As informaes registradas no Lattes incluem formao educacional, publicaes, atividades exercidas, vnculos institucionais atuais e passados, participaes em congressos, eventos, produtos gerados e patenteados, bolsas e financiamentos obtidos etc. A adoo de um padro nacional de currculos, com a riqueza de informaes que esse sistema possui, a sua utilizao compulsria a cada solicitao de financiamento e a disponibilizao pblica destes dados na internet, favorece uma maior transparncia e confiabilidade s atividades de fomento para liberao de bolsas de estudo, recursos para pesquisas e contratao de profissionais qualificados. Qualquer pessoa pode criar e atualizar seu currculo Lattes no site CNPq (www.cnpq.br) atravs de senha de uso pessoal e intransfervel.
Modelo Curriculum Lattes
1. Dados Pessoais 2. Formao Acadmica/Titulao 3. Curso de Especializao 4. Curso de Aperfeioamento/Atualizao/Extenso (mnimo 40 horas) 5. Experincia Profissional na rea de educao em sade ou afins Estgio Extra-curricular 6. Bolsa de Estudo IC Monitoria Extenso Outras 16
7. Participao em Grupo de Pesquisa 8. Orientao Iniciao Cientfica Monografia (TCC) Monitoria 9. Comunicao em eventos com anais ou certificado 10. Trabalho Publicado em revista, livro completo ou captulo de livro 11. Outras Publicaes ou Produes
Memorando
O memorando a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nvel diferente. Trata-se, portanto, de uma comunicao eminentemente interna.
Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de projetos, ideias, diretrizes etc. a serem adotados por determinado setor do servio pblico.
Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao do memorando em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocrticos. Para evitar desnecessrio aumento do nmero de comunicaes, os despachos ao memorando devem ser dados no prprio documento.
O memorando segue o modelo do padro ofcio, com a diferena de que o seu destinatrio deve, preferencialmente, ser mencionado pelo cargo que ocupa (se houver).
Exemplo de memorando:
TECIDOS ALVORADA S/A
Memorando
De: Chefe da Seo de Estamparia N 34 Para: Chefe do Setor Administrativo Data: 30/03/2014
Assunto: paralisao da produo
Comunico-lhe que uma das mquinas no Setor de Estamparia est em reparos, estando a produo paralisada at amanh.
Carlos Eduardo Azevedo
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Requerimento
uma solicitao dirigida a uma determinada autoridade por um servidor que lhe est subordinado diretamente.
Atravs desse documento, pode-se requerer algo que tenha amparo legal, justificando o pedido. Muitas vezes podem aparecer no requerimento, citaes de leis ou artigos.
No tratamento, comum o uso de formas respeitosas, tanto no vocativo quanto no texto. O requerimento compe-se das seguintes partes:
1 Invocao Feita no alto da folha, a partir da mensagem esquerda, com o pronome de tratamento conveniente, o ttulo ou o cargo da pessoa a quem se dirige o requerimento.
2 Texto Deve ter apenas um pargrafo, comeando, aproximadamente, a nove linhas da invocao.
Contm: a) Identificao do requerente: nome, nacionalidade, estado civil, nmero da cdula de identidade, endereo, bairro e outros dados que a natureza do requerimento exigir; b) Exposio do que se est requerendo; c) Justificativa do que se requer: citaes legais e indicaes de documentos comprobatrios.
3 Fecho Colocado a trs linhas do texto e ocupa o lado direito da folha. Sua forma invarivel: Nestes termos Pede deferimento
4 Data A duas linhas abaixo do fecho escreve-se o nome da localidade e a data completa.
5 Assinatura localizada a duas linhas abaixo da data, alinhada disposio adotada no texto, sem necessidade de haver trao.
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Modelo de Requerimento
Excelentssimo Senhor Governador do Estado de Minas Gerais
Jos Alves, Funcionrio Pblico Estadual, MASP 324.765 2, lotado na Escola Estadual Jlio Soares de Januria, MG, residente na Av. Minas Gerais, 2324/apto 204, nesta cidade, vem requerer de V. Ex.a a concesso de licena para tratar de interesses pessoais, por dois anos, como lhe faculta a Lei, por estar impedido de exercer suas funes temporariamente.
Nestes termos, Pede deferimento.
Januria, 25 de maro de 2014.
( Assinatura)
Declarao Modelo I
DECLARAO
Declaro para os devidos fins, que concordo em supervisionar a Aluna ___________________________________, regularmente matriculada no _______ semestre de _______ do Curso de Graduao da Escola de Enfermagem de Ribeiro Preto da Universidade de So Paulo, durante a realizao de estgio extracurricular, a ser desenvolvido no perodo de ____/____/______ a ____/____/______, no horrio das _____ h _____min s _____h e _____min, perfazendo carga horria de ________ horas, de acordo com as atividades abaixo indicadas: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
(timbre da empresa ou instituio com nome e endereo)
DECLARAO
Declaramos para fins de comprovao perante a UNIVERSIDADE DE SO PAULO, Diretoria de Registros Acadmicos, que _______________________ _______________________ estagiou nesta empresa, _______________________ (Departamento/Seo), cumprindo ___________horas, com o objetivo especfico de efetuar o trabalho sob o ttulo _____________________________________necessrio para a obteno do diploma de Bacharel em Administrao.
A seguir, uma breve descrio das atividades exercidas pelo aluno no perodo de estgio:
Data Assinatura Nome Cargo
Modelo III
DECLARAO
Eu, (Fulano de Tal), brasileiro(a), solteiro(a), profisso tal, residente e domiciliado em (Cidade), na rua ________, n. _________CEP n _________portador do CIC n________carteira de identidade n______ da carteira de trabalho n______srie ____e do ttulo de eleitor n. _______declaro sob as penas da lei que no exero cargo, funo ou emprego pblico. Assim, por ser verdade a presente declarao, assino-a para todos os efeitos da Lei.
Declaramos, para os devidos fins, que o(a) Sr.(a)_________________________________________, ora submetendo-se Seleo do Programa de Ps-Graduao em Arquitetura e Urbanismo da FAUFBA, ser liberado(a) de suas atividades nesta Instituio durante o perodo de _________ anos, para cursar as atividades acadmicas exigidas pelo curso de _________________ desse PPG-AU, caso venha a ser um dos candidatos selecionados.
____________, ___ de ____________ de _________
Dirigente Responsvel
Circular
Circular uma forma de correspondncia atravs da qual o emissor, utilizando cpias de idntico contedo, comunica-se com diversos destinatrios: pessoas, empresas, rgos ou entidades.
A circular empregada para transmitir decises, sugestes, convites, informaes Ex: lista de preos, lanamento de produtos, promoes etc.
Nas empresas privadas e rgos pblicos, uma forma dinmica e segura de correspondncia interna entre vrios departamentos/setores, uma vez que pode substituir reunies que serviriam apenas para comunicar certas decises.
Nos casos em que se trata de transmitir uma informao muito importante, usual o receptor da circular assinar um termo de recebimento (ou ciente), para que, no futuro, no alegue ignorar a informao transmitida.
Na elaborao de uma circular, devem ser observados os aspectos:
a) O texto deve ser redigido numa linguagem clara e objetiva;
b) A partir do texto original, redigido pelo emissor, so feitas tantas cpias (ou impressas quantos forem os destinatrios);
c) Dependendo do destinatrio, a circular pode ser de dois tipos: circular interna para os prprios funcionrios da empresa/instituio ou circular externa para outras empresas/instituies, clientes ou pblico em geral;
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d) As empresas que tm preocupao com a organizao e a eficincia administrativa empregam um impresso especfico para se redigir a circular interna. Em geral, o cabealho desse impresso contm os seguintes elementos:
Logotipo e nome da empresa Circ. N Data: / / De: (nome e/ou cargo do emissor) Para: (cargo do destinatrio)
e) Diferentemente da carta, a circular, pelo fato de ser enviada a vrios destinatrios, no contm os nomes deles. Em certos casos, emprega-se apenas um vocativo genrico, que se aplique a todos os destinatrios (ex: Prezado Cliente, Senhor Gerente, Caro Associado etc.);
f) Em geral, a circular apresenta a palavra CIRCULAR, no alto da pgina, seguida de sua numerao e, eventualmente, da data: Circular N 07 de 22/04/2014;
g) A assinatura, o nome e o cargo do emissor devem aparecer a aproximadamente trs linhas abaixo do final do texto;
h) Quando a circular acompanhada de cpia de algum outro documento, conveniente escrever a palavra anexo(s) no p da pgina esquerda e citar o nome do documento: Anexo: cpia do Edital de Convocao.
Exemplo circular interna
CDL Cmara de Dirigentes Lojistas de Januria Circular N 52/2014 de 22/04/2014.
De: Assessoria de Comunicao Para: colaboradores da CDL
Em reunio administrativa realizada no dia 5 p.p., deliberou-se que: 1- A partir do prximo dia 2 de maio todos os funcionrios devero fazer uso do uniforme; 2- Nenhum funcionrio poder comparecer sem o seu uso, exceto em situaes excepcionais, com a prvia autorizao da gerncia; 3- Os funcionrios sero responsabilizados pelos danos causados ao uniforme (manchas, queimadura de ferro etc.) tendo que substituir a pea danificada.
Atenciosamente,
Luciane Belizrio Caffarello Assessora de Comunicao
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Exemplo de circular externa
Cmara de Dirigentes Lojistas de Januria Rua Peanha, 800 - Edifcio Walter Cipriano
Em 22/04/2014
Prezado associado,
A Cmara de Dirigentes Lojistas de Januria comunica aos associados que dia 5/5/2014 s 19h haver no auditrio desta entidade uma assemblia geral para anlise dos resultados de 2013.
Sua presena de grande importncia para o fortalecimento de nossa entidade.
Atenciosamente,
Jos Geraldo lemos Prata Presidente
Procurao
um documento por meio do qual pode-se conceder a outra pessoa o poder de praticar ou administrar seus negcios, bens, haveres. H dois tipos de Procurao: Especfica e Geral.
Especfica: O outorgante (quem confere a autorizao) concede um ou alguns poderes ao outorgado (o beneficirio da autorizao) para executar tarefa definida que , por exemplo, o recebimento da aposentadoria.
Geral: Com ela o outorgado tem plenos poderes para substituir o outorgante em qualquer ocasio que ele no puder comparecer ou se manifestar por escrito., e, principalmente, ao se tratar de transao ou providncia junto a organismos pblicos ou privados.
Fica a critrio do outorgante decidir se a procurao ser feita por instrumento particular ou por instrumento pblico. Em alguns casos, obrigatrio faz-la por instrumento pblico.
No primeiro caso, pode ser feita de prprio punho ou digitada, com reconhecimento de assinatura feito pelo cartrio, que carimba a procurao, declarando a subscrio (assinatura) como legtima.
No segundo caso, a procurao lavrada por tabelio, em Livro de Notas, sendo depois fornecido aos interessados o traslado do documento (a cpia autntica do que consta no livro). 23
Importante: Os dados do mandante e do procurador, principalmente CPF (de ambos) devem ser precisos. H tambm a necessidade de se verificar, com rigor, a formulao dos poderes concedidos, para que, futuramente, no haja problemas de abuso de poder.
Partes que compem uma procurao: Ttulo: Deve ser colocado no centro, na parte superior do papel em letras maisculas. Texto: Iniciado aps quatro linhas do ttulo, aproximadamente; O outorgante deve ser identificado claramente (nome, nacionalidade, estado civil, profisso, documentao, endereo); Deve conter o nome do procurador e sua identificao tambm; Os poderes concedidos devem estar claramente estabelecidos; especificar se so gerais ou especficos; Localidade e data colocado cerca de trs linhas aps o texto; Assinatura a assinatura do outorgante deve estar trs linhas abaixo da data; Testemunhas Caso a procurao seja particular, muitas vezes necessria a assinatura de duas testemunhas acompanhadas pelas respectivas identificaes (endereo, CI ou CPF).
Modelo de Procurao
PROCURAO
Por este instrumento particular de procurao, eu, Pedro Paulo Pinheiro, brasileiro, casado, engenheiro civil, portador da C.I. n M 324.654 e CPF n 652.810.016-51, residente na Rua Inglaterra, 340 Bairro Gr-Duquesa, Milho Verde, MG, nomeio e constituo meu bastante procurador o Sr. Paulo da Silva Cruz, brasileiro, casado, Administrador de Empresas, portador da C.I. n M 3.432.168 e CPF n 618.489.435 07, residente na Rua Peanha, n 324 Centro, Belo Horizonte, MG, para o fim especfico de fazer minha inscrio no concurso para Tcnico do Tribunal de Justia, estando para tal fim, autorizado a assinar documentos e a praticar todos os atos necessrios ao fiel desempenho deste mandato.
Januria, 22 de abril de 2014.
Assinatura
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Carta Comercial
Carta Comercial e Carta pessoal
Inicialmente, preciso destacar dois tipos bsicos de carta:
O primeiro a correspondncia oficial e comercial, que nos enviada pelos poderes polticos ou por empresas privadas (comunicaes de multas de trnsito, mudanas de endereo e telefone, propostas para renovar assinaturas de revistas etc.).
Nesse tipo de correspondncia, mesmo que venha assinada por uma pessoa fsica, o emissor uma pessoa jurdica (rgo pblico ou empresa privada) no caso, devidamente representada por um funcionrio.
Outro tipo de correspondncia a carta pessoal, que utilizamos para estabelecer contato com amigos, parentes, namorado (a). Tais cartas, por serem mais informais que a correspondncia oficial e comercial, caracteriza-se pela linguagem coloquial.
Nesse caso o remetente a prpria pessoa que assina a correspondncia. Embora voc possa encontrar por a livros que trazem "modelos" de cartas pessoais (principalmente "modelos de carta de amor") fuja deles, pois tais "modelos" se caracterizam por uma linguagem artificial, repleta de expresses desgastadas, alm de serem completamente ultrapassados.
No h regras fixas (nem modelos) para se escrever uma carta pessoal. Afora a data, o nome (ou apelido) da pessoa a quem se destina e o nome (ou apelido) de quem a escreve, a forma de redao de uma carta pessoal extremamente particular.
No processo de comunicao (e a correspondncia uma forma de comunicao entre pessoas) no se pode falar em linguagem correta, mas em linguagem adequada. No falamos com uma criana do mesmo modo que falamos com um adulto.
A linguagem que utilizamos quando discutimos um filme com os amigos, bastante diferente daquela a que recorremos quando vamos requerer vaga para um estgio ao diretor de uma empresa. Em sntese: a linguagem correta a adequada ao assunto tratado (mais formal ou mais informal), situao em que est sendo produzida, relao entre emissor e destinatrio (a linguagem que voc utiliza com um amigo ntimo bastante diferente da que utiliza com um parente distante ou mesmo com um estranho).
Na correspondncia deve ocorrer exatamente a mesma coisa: a linguagem e o tratamento utilizados vo variar em funo da intimidade dos correspondentes, bem como do assunto tratado.
Uma carta a um parente distante comunicando um fato grave ocorrido com algum da famlia apresentar uma linguagem mais formal. J uma carta ao melhor amigo comunicando a aprovao no vestibular ter uma linguagem mais simples e descontrada, sem formalismos de qualquer espcie.
25
Modelo de carta comercial
(Timbre ou cabealho com a logotipo da empresa e endereo)
AC/ n. 2460/07
Januria, 30 de maio de 2014.
Ao Senhor Carlos Amorim
Assunto: encaminhamento
Senhor Diretor,
Encaminhamos a V.S. o relatrio de produtividade desta empresa referente ao ano de 2006, conforme sua solicitao em ofcio datado de 20 de maio de 2014.
Na oportunidade, confirmamos nossa presena em assemblia geral agendada para 30 de junho de 2014, onde faremos a apresentao dos dados anexos, para a equipe de colaboradores.
Colocamo-nos disposio para qualquer esclarecimento.
Atenciosamente,
Francisco Rodrigues Assessor de Comunicao Leste Indstrias de Calados LTDA
Anexo: relatrio
FL/docs2014
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Ofcio
Os ofcios so utilizados como forma de correspondncia oficial j h bastante tempo e tm registros datados desde a poca do imprio. Considerando-se que naquela poca, os aspectos polticos e ideolgicos, e o fato de que quem produzia a correspondncia normalmente eram pessoas diferenciadas na sociedade (principalmente por serem alfabetizadas), parece lgico concluir que manifestavam de alguma forma suas opinies, crenas etc. Principalmente porque, ao longo de nossa histria, so incontveis os escritores que se tornaram funcionrios pblicos e o contrrio.
Ao se escrever qualquer tipo de texto, o indivduo sempre procura, mesmo que muitas vezes sem sucesso, atrair a ateno do leitor, seduzi-lo. No caso das correspondncias oficiais no diferente.
Um pargrafo de incio, um pargrafo de desenvolvimento, ou o do assunto propriamente dito, e um pargrafo de encerramento. Os livros de redao de correspondncia tambm orientam que os pargrafos iniciais e finais devero evitar os chaves e os vcios de linguagem tpicos da introduo e da despedida deste tipo de texto.
Ora, o primeiro pargrafo dever atrair o leitor, convid-lo a ler com ateno o texto que segue. Em muitas correspondncias possvel verificar a importncia do destinatrio atravs desse pargrafo. Isso em razo da linguagem escolhida e dos adjetivos utilizados.
No pargrafo de desenvolvimento do assunto, a explanao dever ser concisa, clara, para que, em poucas linhas, o interlocutor entenda a mensagem.
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Modelo de ofcio
(Timbre ou cabealho com a logotipo da empresa e endereo)
OF/AC/ n. 2460/07 Januria, 30 de maio de 2014.
Excelentssimo Senhora Prefeito Municipal de Januria - MG Manoel Jorge de Castro
Assunto: solicitao
Excelentssimo Senhor Prefeito,
Solicitamos a V.Ex. a autorizao para utilizarmos o auditrio do Palcio Municipal, a fim de realizarmos uma assembleia desta Cmara de Diretores Lojistas com demais autoridades municipais.
Salientamos que tal reunio refere-se discusso de metas que visam gerir benefcios para nossa cidade, no tocante aos diversos segmentos da rea comercial.
Respeitosamente,
Francisco Rodrigues Assessor de Comunicao da CDL-GV
Anexo: cronograma da assembleia
FL/docs2014
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Forma de diagramao Os documentos do padro ofcio devem obedecer seguinte forma de apresentao:
d) Deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citaes, e 10 nas notas de rodap;
e) Para smbolos no existentes na fonte Times New Roman poder-se- utilizar as fontes Symbol e Wingdings;
f) obrigatrio constar a partir da segunda pgina o nmero da pgina;
g) Os ofcios, memorandos e anexos destes podero ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho);
h) O incio de cada pargrafo do texto deve ter 2,5 cm de distncia da margem esquerda;
i) O campo destinado margem lateral esquerda ter, no mnimo, 3,0 cm de largura;
j) O campo destinado margem lateral direita ter 1,5 cm;
k) Deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas e de 6 pontos aps cada pargrafo, ou, se o editor de texto utilizado no comportar tal recurso, de uma linha em branco;
l) No deve haver abuso no uso de negrito, itlico, sublinhado, letras maisculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatao que afete a elegncia e a sobriedade do documento;
m) A impresso dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impresso colorida deve ser usada apenas para grficos e ilustraes;
n) Todos os tipos de documentos do padro ofcio devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;
o) Para facilitar a localizao, os nomes dos arquivos devem ser formatados da seguinte maneira: tipo do documento + nmero do documento + palavras-chaves do contedo. Ex: Ofcio 123 relatrio de produtividade ano 2006.
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Relatrio Comercial
Documento atravs do qual se faz a apresentao dos resultados de uma atividade.
Modelo
Logotipo da empresa (ou timbre)
RELATRIO
Assunto: vendas no ms de dezembro de 2004
Senhor Diretor
Encaminho a V. S. este relatrio que contm o total das vendas dos colaboradores das Lojas Brasileiras S/A.
Marco Antnio Ferreira R$35.590,00
Maria Helena Fernandes Santos R$32.750,00
Paulo Gomes Lima R$25.850,00
Vera Teixeira Pena R$21.340,00
Rafael Souza e Silva R$20.690,00
Cristiano Jos Pereira R$18.232,00
Estou disposio de V. S. para mais informaes e esclarecimentos.
Januria, 3 de abril de 2014.
Raquel Teixeira Gomes Assistente Administrativo
Correio eletrnico - e-mail
O correio eletrnico, por seu baixo custo e rapidez, transformou-se na principal forma de comunicao para transmisso de mensagens.
No existe uma forma rgida para sua estrutura, sendo uma correspondncia flexvel, porm, deve-se evitar o uso de linguagem incompatvel com uma comunicao oficial.
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Sempre que disponvel, deve-se utilizar recurso de confirmao de leitura. Caso no seja disponvel, deve constar de mensagem pedido de confirmao do recebimento.
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico tenha valor documental e para que possa ser aceito como documento original, necessrio existir certificao digital que ateste a identidade do remetente na forma estabelecida em lei.
Modelo
Senhora Flvia,
Solicito que faa as cpias dos ofcios 024/08 e 001/09, para arquivamento.
Atenciosamente,
Bruno Chaves Gerente de Vendas
Ata
Ata um documento em que so registrados, de forma resumida e objetiva, os fatos ocorridos durante uma reunio e que segue um determinado padro:
A ata deve ser redigida enquanto ocorre uma reunio ou assemblia, em livro prprio, com folhas devidamente numeradas e rubricadas uma a uma, no canto superior direito do livro, pelo responsvel por sua abertura, no caso, o presidente;
Esse documento tem uma abertura e um fechamento padronizados e deve ter uma linguagem simples, clara e objetiva;
Nos casos em que a lei obriga, a ata deve ser registrada no em cartrio ou junta comercial e publicada em jornais;
A cpia da ata, no caso de publicao, deve vir acompanhada da frase Cpia fiel da Ata de (tipo de reunio; exemplo: Assemblia Geral), lavrada no livro de (Reunies/Assemblias etc.) n..., da empresa...; A ata deve ser redigida, se possvel, enquanto ocorre a reunio, por isso usual que o secretrio que a redige, seja uma pessoa no envolvida nas discusses e deliberaes a serem tomadas pelos participantes;
Quando no h um secretrio j constitudo, ele deve ser nomeado no ato da reunio, e sua funo ser um observador e narrador fiel dos fatos;
Toda ata dever ser lida em voz alta para depois ser aprovada e assinada;
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Caso haja algum fato a ser acrescentado aps a leitura da ata, ou ocorrer rasuras deve-se acrescent-lo antes das assinaturas com a expresso: digo (logo aps o erro) ou Em tempo: onde se l... leia-se...(se for percebido apenas no final);
A ata no deve conter rasuras, nem pargrafos, nem linhas em branco porque pode ser um documento com valor jurdico e tambm para garantir a veracidade do documento original;
Os nmeros importantes devem ser escritos por extenso. Ex: trs anos ou colocar o nmero e a seguir, o extenso dentro do parntese. Ex: 3 (trs anos)
Modelo de termo de abertura
Este livro contm 200 (duzentas) pginas tipograficamente numeradas e por mim conferidas e rubricadas e destina-se ao registro das Atas de Reunies da ( nome da empresa) com sede nesta cidade, na Rua..... n
Local e data Assinatura Nome em letra legvel Cargo
Modelo de termo de encerramento
Este livro, com 200 (duzentas) pginas, devidamente rubricadas pelo Sr..., que na poca era (cita-se o cargo da pessoa que fez o termo de abertura e rubricou as pginas), destinou-se ao registro e Atas de Reunies da (nome da empresa), conforme se l no Termo de Abertura constante na 1 pgina.
Local e data Assinatura Nome em letra legvel Cargo
O formato da ata
Introduo (ou cabealho) N. da ata e especificao da reunio.
Abertura Data por extenso, hora, local, tipo de reunio, nome completo da empresa, forma de convocao para a reunio.
Verificao de presena (Quorum) Registro do nmero de presentes e se ele suficiente para a reunio, segundo a lei ou estatutos da empresa. 32
Definio da mesa diretora Nome dos indicados para dirigir a reunio (presidente, coordenador e secretrio) e forma de escolha (aclamao, votao etc.).
Texto Assuntos tratados, decises, opinies dos presentes, consideraes, interrupes etc.
Encerramento Frase-padro: Nada mais havendo a ser tratado, eu (nome do secretrio) lavrei apresente ata que se lida e aprovada, ser assinada por todos os presentes. Colocar o local e data, assinar e colher a assinatura dos presentes a comear pelo presidente da reunio.
Modelo de ata
Assemblia Geral Extraordinria Aos dez dias do ms de fevereiro de dois mil e sete, s dezenove horas e trinta minutos, no auditrio da Empresa Valadarense de Refrigerantes, na avenida Minas Gerais 525 nesta cidade, reuniram-se em Assemblia Geral Extraordinria os acionistas da referida empresa devidamente convocados por correspondncia enviada em primeiro de fevereiro de dois mil e sete. Verificando o Livro de Presenas, o diretor, responsvel pela convocao, Sr. Marcelo Albuquerque de Menezes constatou a presena de nmero suficiente de acionistas, conforme os estatutos da empresa, razo pela qual, havendo nmero legal, declarou instalada a Assemblia e em condies de deliberar sobre o objeto da convocao. A seguir, convidou os presentes a indicarem o presidente e secretario para iniciarem os trabalhos. Por aclamao foi nomeado para presidir a reunio o Sr. Marcelo Albuquerque de Menezes, e para secretria, eu, Cristina Maria Fernandes. O presidente iniciou apresentando aos presentes a seguinte pauta: a) apresentao do grfico de produtividade da empresa no ano anterior: b)constituio e eleio do novo Conselho de Administrao. Em seguida o grfico foi apresentado em power point, onde todos puderam observar os resultados positivos da empresa e a abrangncia de novas regies. Na oportunidade, os acionistas comentaram sobre fatores que influenciaram no crescimento da empresa. O Sr. Jos Marque Pereira acredita que o resultado foi consequncia de um acompanhamento sistemtico do setor de recursos humanos coordenado pela administradora Elizabeth Rocha Souza, que promoveu um treinamento contnuo com os colaboradores do setor de vendas e distribuio. De acordo com a opinio do Sr. Cludio Pereira Santiago este sucesso foi tambm decorrente da boa qualidade do produto que cada vez mais tem dominado o mercado regional pela boa aceitao. Em seguida, o presidente passou ao segundo assunto da pauta solicitando aos presentes que os interessados colocassem seus nomes disposio para comporem o Conselho de Administrao. Aps discusso iniciou-se a votao direta e aberta cujos votos foram computados ficando confirmado o seguinte resultado: primeiro conselheiro: Dr. Jlio Csar Batista Dias, segundo conselheiro: Carlos Ferreira Dias, terceiro conselheiro: Jos Antunes Barbosa. Os eleitos foram cumprimentados e o presidente declarou encerrada a reunio convidando os presentes para um lanche. Nada mais havendo a ser tratado, o presidente da mesa deu por encerrada a reunio, s vinte horas e trinta minutos, lavrando-se a presente ata que lida e aprovada, ser assinada por todos os presentes. Marcelo Albuquerque de Menezes, presidente da mesa; Cristina Maria Fernandes, secretria; e demais acionistas.
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Telegrama
O telegrama um instrumento de comunicao rpida, utilizado em casos de urgncia ou em situaes especiais: casamento, formatura, condolncia. A linguagem telegrfica tem certas particularidades: clareza, conciso e objetividade do texto; dispensa as formas de cortesia; dispensa os acentos grficos; dispensa palavras suprfluas;
Modelo de telegrama
Telegrama virtual
O Telegrama est de cara nova.
Alm de mais bonito, ele tambm mais moderno, funcional e cheio de novidades. O preo passou a ser por pgina enviada e no mais por palavras. Outra novidade que as palavras vm acentuadas e o texto pontuado.
E tem mais. Pela Internet, voc pode inserir figuras relativas a eventos, que se encontram disponveis em um banco de imagens, para compor a sua mensagem. Voc pode, tambm, enviar o telegrama com a logotipo da sua empresa, entre em contato conosco para saber como.
Para os telegramas destinados s localidades com populao acima de 1 milho de habitantes, em breve ser possvel agendar a data e a hora de entrega (modalidade Telegrama Data-hora) e, ainda, se a sua urgncia for ainda maior, tambm em breve voc poder optar pela entrega at 2 horas (modalidade telegrama duas horas).
O Novo Telegrama est cheio de novidades, mas uma coisa no mudou: quem recebe, l!"
Fonte: www.correios.com.br
Modelo de formulrio impresso para telegrama
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Referncias
FERREIRA, Reinaldo Mathias. Correspondncia Comercial e Oficial com Tcnicas de Redao. 4 ed. So Paulo: tica, 1989.
GOMES, Edegard. Redao Prtica e Oficial Empresarial. Rio de Janeiro: Ediouro, 1985.
LUFT, Celso Pedro. Novo Manual de Portugus. 3 ed. So Paulo: Globo, 1996.
MEDEIROS, Joo Bosco. Correspondncia: Tcnicas de Comunicao Criativa. 3ed. So Paulo: Atlas, 1986.
MENDES, Gilmar Ferreira et al. Manual de Redao da Presidncia da Repblica. Braslia: imprensa Nacional, 1991.
NATALENSE, Maria Liana Castro. Secretria Executiva: Manual Prtico. So Paulo: IOB, 1995.
YAMAMOTO, Denise Yurie. Redao Oficial E comercial. So Paulo: SENAC. Departamento Regional em So Paulo, 1997.