FIABILISATION ET CERTIFICATION DES COMPTES DES ETABLISSEMENTS PUBLICS DE SANTE
Contrle interne comptable et financier (Ordonnateur et comptable)
Cartographie type du cycle des achats d'exploitation Versionnovembre2011 Directiongnraledesfinancespubliques Directiongnraledel'offredesoins 3. Cycle achats d'exploitation Arrt des comptes annuels Gnral Commande Rception des marchandise s Rception des factures Ordre de Payer Prise en charge Cas particulier achats stocks Cas particulier achats defluides Intrts Moratoires Cas particulier des produits desant Cartographie risques Achats V4df nov11 .xls 2/12 Cas particulier achats stocks Cas particulier achats defluides Cas particulier des produits desant Cartographie risques Achats V4df nov11 .xls 2/12 Haut bilan Bas bilan Rsultat 3.1. Achats d'exploitation Ensemble ORD/CL Absence de rgles et de procdures formalises Non respect des rgles et des procdures Dtermination de rgles et de procdures formalises et communication de celles-ci tous les acteurs concerns Dfinition des responsabilits (circuit de validation et identification du processus de supervision) Ensemble ORD/CL Absence de sparation des tches entre les fonctions d'expression des besoins, de passation des commandes (dans le cadre ou non de marchs) et d'autorisation des commandes, de rception, d'enregistrement comptable, de contrle des factures et de rglements des fournisseurs Non respect des dlgations Dtermination de rgles et de procdures formalises et communication de celles-ci tous les acteurs concerns Ralisation d'organigrammes sparant les tches, dfaut que celles-ci soient ralises par des individus diffrents Gestion des habilitations (gestion informatiques, dlgations de signatures) Ensemble ORD/CL Non respect des rgles comptables en matire d'achats stocks Identification des achats avec ou sans gestion de stocks Identification des moyens de contrle interne par rapport aux commandes Exemple de mesure de matrise du risque Impact financier Probabilit Taches Procdures 3. Cycle achats d'exploitation Cycles / Processus et observations Principaux comptes Acteurs Gnral (achats stocks et non stocks) Risques Objectifs de qualit comptable ORD Commande d'un bien non-conforme au besoin exprim directes passes sur les sites internet des fournisseurs Politique de rfrencement des fournisseurs et des produits: dispositif de veille technique, juridique, environnemental et social des entreprises mise en place d'un rfrentiel Traitement rapide des oprations ORD Commande "hors procdure" sans engagement Rgularit Faible Moyen Identification des exceptions possibles l'application de la procdure : liste des oprations concernes et des seuils de signification correspondants ; matrise de l'tendue de la liste ; rgularisation a posteriori de l'engagement ORD Litiges et contentieux dus au dfaut de respect du code des marchs publics (mise en concurrence, procdure d'attribution, seuil des marchs, etc) Rgularit Moyen Moyen Matrise des rgles de la commande publique Dispositif de veille technique, juridique, environnemental et social des entreprises Elaboration et mise jour d'un rfrentiel fournisseur Publication au recueil des actes administratifs Commande Engagement comptable Engagement juridique Cartographie risques Achats V4df nov11 .xls 3 / 12 Haut bilan Bas bilan Rsultat Exemple de mesure de matrise du risque Impact financier Probabilit Taches Procdures Cycles / Processus et observations Principaux comptes Acteurs Risques Objectifs de qualit comptable ORD Absence d'adresse de facturation Rgularit Faible Faible Respect des procdures formalises ORD Absence de suivi de l'application des conditions d'achats ngocies et des ventuelles remises de fin d'anne (plate forme d'achats) Exactitude Faible Moyen Connaissance tout moment des tats de commandes (passes, honores ou non) ORD Collusion entre le service acheteur et le fournisseur - Fraude Rgularit Faible Faible Utilisation de bons de commande (BdC) prnumrots Validation et visa des BdC par une personne autorise ORD
Non rception ou rception incomplte (partielle ou tardive) de la commande Exactitude Exhaustivit Faible Moyen Identification des responsabilits notamment sur la conformit BDC/BDR Dlais de rception : rception diligente avec contrle immdiat (admission /refus) - rception sursise avec contrle diffr (admission/refus ultrieur aprs Passif 401 6011/6021/ 6022/6031 1/ 6066/6071 616 sauf 616-7 616-8 626 ORD Rception non-conforme la commande Exactitude Faible Moyen ORD Absence de suivi particulier sur les produits (dont les mdicaments) "gratuits" Exactitude Faible Faible ORD Cration d'un bon de rception fictif Rgularit Faible Faible ORD Mconnaissance par l'quipe logistique de l'exhaustivit des rceptions et des retours aux fournisseurs Exhaustivit Exactitude Faible Moyen Livraison / Rception des marchandises Rception Constatation du service fait ( / p contrle) Contrle et optimisation des modalits de gestion des livraisons (privilgier les livraisons au fil de l'eau aux livraisons centralises sur un jour/une priode donne) ==> (risque de vol/perte faible, mise en magasin immdiate, inventaire permanent jour, ...) Formalisation de la rception (cration d'un bon de rception, rapproch du bon de livraison ou annotations structures sur le bon de livraison) J ustification par le responsable du magasin de tout cart entre la commande et la rception (Rfrences-Quantit) Suivi par le systme de toutes les rceptions (conformes ou pas) et de tous les retours raliss Pour tout retour, utilisation de bons de retour prnumrots, viss et annots par le responsable du magasin Cartographie risques Achats V4df nov11 .xls 4 / 12 Haut bilan Bas bilan Rsultat Exemple de mesure de matrise du risque Impact financier Probabilit Taches Procdures Cycles / Processus et observations Principaux comptes Acteurs Risques Objectifs de qualit comptable ORD Non rception ou rception tardive de la facture correspondant une commmande honore par le fournisseur Exactitude Exhaustivit Faible Faible Mise en place d'un systme permettant la connaissance rapide de toutes les factures reues ou recevoir Rapprochement du bon de commande, du bon de livraison et de la facture (Rfrences produits, quantits, prix, conditions de paiement) ORD Dfaut d'enregistrement de la date d'arrive de la facture Exactitude Faible Moyen Mise en place d'un systme permettant la connaissance rapide de toutes les factures reues ou recevoir ORD Absence de prise en compte d'une facture affrente une commande rceptionne Exhaustivit Moyen Moyen Mise en place d'un systme permettant la connaissance rapide de toutes les factures reues ou recevoir ORD Absence de liquidation des intrts moratoires Exhaustivit Rgularit Faible Moyen Mise en place d'un systme permettant la connaissance rapide de toutes les factures reues ou recevoir ORD Prise en compte d'une facture relative un bien non command ou command non reu (en tout ou i ) Exactitude Faible Faible Mise en place d'un systme permettant la connaissance rapide de toutes les factures reues ou recevoir Rception des factures Liquidation partie) factures reues ou recevoir ORD Facture errone ou incomplte (rfrence au march errone; erreur sur les prix, les quantits, la TVA, etc) Exactitude Exhaustivit Faible Moyen Mise en place d'un systme formel de suivi des anomalies et dfinition des procdures internes lies aux litiges (carts prix, carts quantits, etc) ORD Double rglement d'une facture Exhaustivit Rgularit Moyen Faible Identification des exemplaires de la facture utiliss dans le circuit d'approbation. Destruction des exemplaires inutiles ORD Avoir non reu du fournisseur en cas de retour de marchandise Exactitude Faible Faible Mise en place d'un systme permettant la connaissance rapide des avoirs reus ou recevoir Utilisation de demandes d'avoirs numrotes - Approbation des demandes d'avoirs et suivi de la rception des avoirs ORD
Non comptabilisation d'une facture Rgularit Exhaustivit Exactitude Moyen Faible ORD Double comptabilisation d'une facture Exactitude Moyen Faible Revue formalise des pices justificatives et des contrles effectus Recensement des factures fournisseurs entrant dans l'tablissement Dfinition des procdures assurance la traabilit des factures fournisseurs Cartographie risques Achats V4df nov11 .xls 5 / 12 Haut bilan Bas bilan Rsultat Exemple de mesure de matrise du risque Impact financier Probabilit Taches Procdures Cycles / Processus et observations Principaux comptes Acteurs Risques Objectifs de qualit comptable ORD Comptabilisation d'une facture indue Rgularit Moyen Faible Rapprochement bon de commande / bon de livraison / facture ORD Imputation ou comptabilisation errone d'une facture (y compris TVA) Imputation Faible Faible Contrle de l'enregistrement et de l'imputation comptable ORD Retard de mandatement entranant des pnalits et intrts moratoires Exactitude Moyen Moyen Traitement diligent des liquidations conformment aux procdures crites Procdure d'enregistrement de la date d'arrive des factures ORD Erreur de liquidation Exactitude Faible Faible Contrle informatique ORD E l i R l it F ibl M C t l i f ti d i Ordre de payer Mandatement ORD Erreur sur le crancier Rgularit Faible Moyen Contrle informatique du crancier Traitement des suspensions de paiement ORD Suspensions de paiement reues du comptable non traites. Mandats non rgulariss Exactitude Rattachement au bon exercice Moyen Faible Mise en place d'un suivi des suspensions de paiement ORD Absence de mandatement relatif une charge prleve Exhaustivit Rattachement au bon exercice Moyen Moyen Suivi et apurement rgulier des dpenses rgulariser en liaison avec le comptable ORD Risque de prlvement erron exactitude Exhaustivit Rgularit imputation Moyen Moyen Rapprochement avec la facture initiale Mise en place d'un contrle a posteriori Prise en charge CL Erreur de liquidation Exactitude Faible Faible CL Erreur d'imputation comptable Imputation Faible Faible Contrle hirarchis en fonction des risques et des enjeux : scurisation pour l'exacte imputation dela commande, du service fait, de la qualit du crancier, des pices justificatives Suivi des comptes fournisseurs Contrle Cas particulier mandatement ralis aprs rglement Visa Cartographie risques Achats V4df nov11 .xls 6 / 12 Haut bilan Bas bilan Rsultat Exemple de mesure de matrise du risque Impact financier Probabilit Taches Procdures Cycles / Processus et observations Principaux comptes Acteurs Risques Objectifs de qualit comptable CL Erreur d'enregistrement Exactitude Imputation Faible Faible CL Non respect du code des marchs publics Rgularit Moyen Moyen Matrise de la rglementation de la commande publique Contrle de conformit la rglementation et de l'acte d'engagement CL Erreur de calcul Exactitude Faible Faible Suivi de l'excution des marchs et de la rcupration de l'avance Traitement des oppositions CL Non prise en compte d'une opposition ou d'une cession de crances Rgularit Exactitude Faible Faible Notification de l'opposition au comptable (fiscale, IS, TVA) Modalits d'enregistrement et de suivi adaptes Retenue de garantie CL Non comptabilisation de la retenue de garantie Exactitude Moyen Moyen Contrle des conditions d'appliccation de la retenue de garantie Libration des garanties CL Suivi des retenues de garantie : non transmission l'ordonnateur de l'tat rcapitulatif des retenues de garantie Rgularit Exhaustivit faible Fort Le comptable doit adresser rgulirement, a minima une fois pas ans, un tat de solde du compte de suivi des RG, l'ordonnateur pour que ce dernier Suivi des comptes fournisseurs Contrle de l'imputation Rcupration des avances en solde G, o do ateu pou que ce de e vrifie l'anciennet des retenues non ORD Non transmission par l'ordonnateur du certificat de libration de la retenue de garantie Rgularit Exhaustivit faible moyen A rception de l'tat l'ordonnateur vrifie les retenues au regard des marchs excuts et des reserves mises sur les prestations. CL Erreur de liquidation Exactitude Faible faible Contrle de la rgularit de la libration des garanties CL Erreur d'enregistrement Imputation Faible Faible Anlayse priodique des comptes fournisseurs et critures correctives ventuelles CL Erreur de crancier en cas de cession de crance Exactitude Faible Faible Suivi des oppositions - Mises jour des fiches de cessions-opposition CL Retard de rglement entranant des intrts moratoires Rgularit Exhaustivit Moyen Moyen Traitement des mandats dans le respect du dlai global de paiement Mise en paiement 515 401 Cartographie risques Achats V4df nov11 .xls 7 / 12 Haut bilan Bas bilan Rsultat Exemple de mesure de matrise du risque Impact financier Probabilit Taches Procdures Cycles / Processus et observations Principaux comptes Acteurs Risques Objectifs de qualit comptable Cas particulier des dpenses prleves CL Absence de mandat correspondant la charge prleve
Exhaustivit Rattachement au bon exercice Moyen Moyen Suivi et apurement rgulier des dpenses rgulariser Remboursement DMI & MO Remboursement des mdicaments en sus des GHS au vu de la dispensiation nominative Dclaration tutelle ORD Dclaration sous-estime des mdicaments achets (erreur volume/valeur) Dclaration sur-estime Exactitude Rgularit Exhaustivit Fort Moyen Etat de suivi mensuels des DMI & MO Analyse de gestion adapte Suivi des remboursements raliss ORD Non mandatement des intrts moratoires Rgularit Moyen Moyen Enregistrement de la date de rception de facture dans le SI ORD Calcul erron Exactitude Faible Faible Contrle du paramtrage du SI Rapprochement par sondage entre la date de rception sur la facture et la date enregistre dans le SI Mandatement Intrts moratoires CL Erreur de liquidation Exactitude Faible Faible Rapprochement par sondage entre la date de rception sur la facture et la date enregistre dans le SI CL Erreur d'imputation Imputation Faible Faible Contrle de la bonne imputation comptable ORD Oprations en cours au sein de l'EPS non comptabilises Rgularit Exhaustivit Moyen Moyen Procdures de recensement des oprations en cours devant tre rattaches (mise en uvre du cut-off achats de fin de priode) Procdures d'valuation des DENM - impact sur les comptes de stocks ORD Oprations rattaches non justifies Rgularit Exactitude Moyen Moyen J ustification des rattachements (constitution d'un dossier de clture) ORD Absence d'enregistrement Exhaustivit Rattachement au bon exercice Moyen Moyen Contrle de la comptabilit des charges rattacher Recensement des charges rattacher l'exercice Arrt des comptes annuels Visa Cartographie risques Achats V4df nov11 .xls 8 / 12 Haut bilan Bas bilan Rsultat Exemple de mesure de matrise du risque Impact financier Probabilit Taches Procdures Cycles / Processus et observations Principaux comptes Acteurs Risques Objectifs de qualit comptable CL Absence de comptabilisation des charges rattacher l'exercice Rgularit Exhaustivit Rattachement au bon exercice Moyen Moyen Contrle et suivi des comptes de rgularisation CL Absence de justification des rattachements Exactitude Moyen Moyen J ustification des rattachements (constitution d'un dossier de clture) CL Erreur d'imputation Imputation Faible Faible Contrle de la bonne imputation comptable Actif 321 / 322 / 39 60321 60322 6091 ORD Entres en stock non enregistres entranant un inventaire permanent erron Rgularit Exactitude Exhaustivit Moyen Moyen Interface (ou intgration) informatique entre rception et entre en stock Inventaires tournants avec procdure formalise d'explication des carts Dfinition d'une politique concernant l'entre en stocks des mdicaments livrs "gratuits" (traabilit) 3.2. Cas particulier des achats stocks Intgration comptable 481 486 gratuits (traabilit) Suivi rgulier de l'inventaire permanent ORD Erreur sur code produit Exactitude Faible Faible Interface (ou intgration) informatique entre rception et entre en stock Sorties de stock ORD Sorties de stocks non enregistres entranant un inventaire permanent erron Exactitude Exhaustivit Moyen Moyen Procdures de demande des services et de traitement formalises Procdure de livraison au sein des units, dsignation de rfrents par unit Procdure de contrle quantit demande / quantit rceptionne / quantit impute Procdures de dispensiation nominative Suivi rgulier de l'investaire permanent Inventaires tournants avec procdure fo malise d'e plication des ca ts Mouvements de stocks Entres en stock Cartographie risques Achats V4df nov11 .xls 9 / 12 Haut bilan Bas bilan Rsultat Exemple de mesure de matrise du risque Impact financier Probabilit Taches Procdures Cycles / Processus et observations Principaux comptes Acteurs Risques Objectifs de qualit comptable Retours en stock ORD Retours en stocks non enregistrs Inventaire permanent erron Exactitude Exhaustivit Moyen Moyen Procdures de retour formalises Suivi rgulier de l'inventaire permanent Inventaires tournants avec procdure formalise d'explication des carts Gestion des retours en stock de produits gratuits Gestion des cessions de m/ss et des prts interhpitaux ORD Procdures d'inventaire physique non matrises Exactitude Exhaustivit Moyen Moyen Stock erron Exactitude Exhaustivit Moyen Moyen Inventaires physiques rguliers et exhaustifs des lieux de stockage : - en fin d'anne si pas d'inventaire permanent ou si CIC jug insuffisant - inventaires tournants si il y en a et si le CIC sur les mouvements est jug Stock erron Exhaustivit Moyen Moyen ORD Consommations de l'exercice errones Exactitude Exhaustivit Moyen Moyen ORD Absence d'inventaire des stocks tampons dans les services Exactitude Exhaustivit Moyen Moyen ORD Absence de provision pour dprciation des stocks (produits obsoltes ou abms) Exactitude Exhaustivit Moyen Moyen ORD Absence de comptabilit des stocks Absence de suivi des stocks Exactitude Exhaustivit Fort Moyen Dfinition des procdures lies la gestion des stocks des budgets annexes Ann lation d stock initial CIC sur les mouvements est jug suffisant Protection d'accs physique aux produits et fournitures Dfinition et communication des procdures d'inventaire physique (responsable IP, acteurs concerns, primtre - Marchandises et lieux de stockage, modalits de comptage - en aveugle, pastilles, double comptage, gestion des stocks prims ou dfectueux, modalits de gestion des carts, valorisation, provision pour dprciation des stocks) Reconnaissance Valorisation Inventaire physique Cartographie risques Achats V4df nov11 .xls 10 / 12 Haut bilan Bas bilan Rsultat Exemple de mesure de matrise du risque Impact financier Probabilit Taches Procdures Cycles / Processus et observations Principaux comptes Acteurs Risques Objectifs de qualit comptable CL Absence d'enregistrement comptable Diffrence entre l'inventaire physique et l'inventaire comptable Exactitude Exhaustivit Fort Moyen Rapprochement du rsultat de l'iventaire physique et du stock comptable ORD Difficult d'valuation de l'engagement rendant impossible la liquidation Rgularit Exactitude Moyen Moyen ORD Non respect des rgles et procdures d'engagement Rgularit Moyen Moyen ORD Dfaut, absence de suivi des contrats : non respect des contrats de fournitures Rgularit Exactitude Moyen Moyen ORD Fraude Rgularit Faible Faible Liquidation Suivi des consommations ORD Difficult de suivi des fluides consomms et des montants facturs Exactitude Rattachement au bon Moyen Moyen J ustification des fluides consomms (rapprochement des compteurs ventuels avec les quantits sur les factures, rapprochement des tarifs avec le contrat) Engagement comptable Engagement juridique Souscription d'un abonnement ou d'un contrat Annulation du stock initial, constatation du stock final Inventaire comptable Analyse des contrats et des indicateurs indispensables au suivi des consommations et des tarifs Procdures de suivi des contrats de fournitures des fluides et notamment des volutions tarifaires. Communication des principales clauses du contrat aux diffrents acteurs concerns. 401 6061 3.3. Cas particulier des fluides consomms et des montants facturs au bon exercice Comparaison avec les consommations antrieures Ordre de payer CF. achats d'exploitation Prise en charge CF. Achats d'exploitation ORD / CL Oprations en cours au sein de l'EPS non comptabilises Rattachement au bon exercice Exhaustivit Sincrit Moyen Moyen ORD/CL Oprations rattaches non justifies Rattachement Rgularit exhaustivit Faible Faible 3.4. Cas particulier des produits de sant (tissus, Produits sanguins labiles) Commande Engagement comptable Engagement juridique ORD Commande hors procdure et sans engagement Commande non-conforme la demande Procdure spcifique d'engagement ex- post (en urgence) Validation des BdC par une personne autorise. Traitement rapide des oprations Arrt des comptes annuels Procdure de recensements des consommations en cours (arrt des compteurs des dates proches de l'arrt des comptes annuels) - Analyse des carts entre les consommations annuelles et les consommations des priodes antrieures. Recensement / intgration comptable 401 515 Cartographie risques Achats V4df nov11 .xls 11 / 12 Haut bilan Bas bilan Rsultat Exemple de mesure de matrise du risque Impact financier Probabilit Taches Procdures Cycles / Processus et observations Principaux comptes Acteurs Risques Objectifs de qualit comptable Rception Rception ORD Non rception ou rception incomplte (partielle ou tardive) de la commande Rception non-conforme la commande Mconnaissance par le service dpense de l'exhaustivit des rceptions et des retours aux fournisseurs Rgularit Exhaustivit Moyen Moyen Formalisation de la rception (cration d'un bon de rception, rapproch du bon de livraison ou annotations structures sur le bon de livraison) Suivi par le systme de toutes les rceptions (conformes ou pas) et de tous les retours raliss Communication aux personnes concernes pour l'imputation sur le dossier patient Ordre de payer CF. Achats d'exploitation Prise en charge CF. Achats d'exploitation Arrt des comptes annuels et inventaire CF. Achats d'exploitation 607 401 Cartographie risques Achats V4df nov11 .xls 12 / 12