A Importncia e Influncia do Setor de Compras nas Organizaes

Glenda Franco e Laila Vale

RESUMO

O setor de compras, antes visto como uma rea de funes rotineiras, hoje compreendido como
parte diretamente integrante dos processos logsticos das organizaes. Seu sentido passou a
envolver a definio das necessidades das empresas, minuciosa seleo de fornecedores e
negociaes que garantam preos atrativos somados a qualidade.

As organizaes, cada vez mais focadas em estratgias de competitividade, passaram a valorizar
mais a funo de compras, considerando-a como uma aliada que interfere diretamente em suas
reas produtivas e financeiras.

Muitos fatores contriburam para essa mudana de viso, tais como a tecnologia da informao,
que possibilita reduo de tempo e despesas, alm de uma busca por relacionamentos mais ticos
e durveis com os fornecedores no objetivo de garantir menor custo e maior qualidade.

Dessa forma, o setor de compras no implica mais em apenas comprar ou adquirir, mas passou a
ser parte estratgica das empresas que pretendem continuar participando do mercado de hoje e do
futuro.

PALAVRAS-CHAVE: Compras, Gerenciamento, Competitividade.

1. INTRODUO

Os dicionrios definem a palavra compras como o ato de dar dinheiro pela posse de alguma coisa,
adquirir. Para Baily et al. (2000), a funo de compras um procedimento pelo qual as empresas
determinam os itens a serem comprados, identificam e comparam os fornecedores disponveis,
negociam com as fontes de suprimentos, firmam contratos, elaboram ordens de compras e
finalmente, recebem e pagam os bens e servios adquiridos.

Segundo Rafael Bravo Bucco, quem pensa que o setor de compras de uma organizao apenas
a rea responsvel por negociar para conseguir preos baixos, deveria rever seus conceitos. O
setor de compras hoje est cada vez mais perto do alto escalo. Alm de negociar, o setor agora
tem a misso de estreitar e nutrir o relacionamento com os fornecedores e clientes internos,
mostrando tambm a viabilidade dos produtos em desenvolvimento.

2. COMPRAS

Paradoxalmente, enquanto vemos aumentar recursos tecnolgicos no mundo, percebe-se
claramente que as crises econmicas ainda causam grande impacto nas organizaes, levando-as
a implementar aes direcionadas a fim de que qualidade e excelncia sejam atingidas de maneira
prtica e objetiva. Como parte das estratgias que possibilitem a manuteno das empresas num
mercado cada vez mais competitivo, o gerenciamento racional do setor de compras vem adquirindo
fundamental importncia, contribuindo para resultados cada vez mais positivos.

O objetivo da atividade de compras a obteno e coordenao do fluxo contnuo de suprimentos
a fim de atender aos programas de produo; comprar os materiais pelos melhores preos, no
fugindo aos parmetros qualitativos e quantitativos, alm de procurar as melhores condies para a
empresa (DIAS, 2005).

Martins e Alt (2001) defendem que esses objetivos devem estar alinhados aos objetivos
estratgicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente externo e interno.

O gerenciamento eficaz do setor compras hoje uma atividade essencial e diretamente ligado
competitividade e ao sucesso de uma empresa, devendo ser capaz de proporcionar a reduo de
custos e o aumento nos lucros. O departamento de compras atual deve ser parte integrante do
processo de logstica da organizao e participar ativamente nas tomadas de decises.

Comprar com eficincia de forma a se garantir benefcios para a empresa fator fundamental no
s para a competitividade, mas at mesmo para a permanncia das empresas no mercado.
necessrio que se tenha um banco de dados sempre atualizado, funcionrios capazes e com alto
poder de negociao, alm de se investir em um relacionamento forte com os fornecedores. A
habilidade do setor de compras influencia diretamente o sucesso financeiro da empresa, sendo
mesmo uma ferramenta indispensvel para o xito nos negcios, portanto necessrio que se
promova constantes reavaliaes nas estratgias adotadas alm do desenvolvimento de novas
diretrizes no intuito de atingir os objetivos da organizao.

O mercado atual muito mais atento e informado. Todos, fornecedores e clientes, buscam sempre
as melhores alternativas, avaliam oferta e procura em relao ao valor dos produtos, formam uma
expectativa de valor e agem com base nela. A satisfao e conseqente repetio da compra
dependem de essas expectativas serem ou no atendidas.

Moraes (2005) defende que o setor de compras pode tambm desempenhar outros papis, sendo
um deles mais voltado para a negociao. O setor, no caso, seria o negociador de preos junto aos
fornecedores, sendo que essa negociao ir determinar o preo final dos produtos e,
consequentemente, a competitividade da empresa. O departamento est tambm inter-relacionado
com os estoques, lhe cabendo assim a tarefa de controlar a quantidade de produtos a serem
comprados a fim de satisfazer adequadamente os demais setores da empresa. Segundo Dias
(2005), necessrio aperfeioar os investimentos de forma a promover o aumento do uso eficiente
dos meios financeiros e a reduo das necessidades de capital investido em estoques. O autor
afirma ainda que a questo delicada, estando diretamente ligada administrao de compras,
haja vista que nveis de estoque, embora signifiquem a segurana da no interrupo da produo,
demanda, ao mesmo tempo, custos muitas vezes altos para a empresa, por terem que ser
armazenados e controlados constantemente.

O estoque da organizao afeta o custo de produo, podendo trazer problemas, como a
necessidade de um maior controle, alm de despesas com pessoal e sua manuteno. Dessa
forma, o setor de compras deve exercer a importante funo de monitorar os nveis de estoque
para que estejam sempre em equilbrio.

Moraes (2005) argumenta que importante que os empregados do setor de compras sejam bem
informados e que estejam sempre se atualizando, desenvolvendo habilidades interpessoais, como
poder de negociao, capacidade para trabalhar em equipe, comunicao eficaz e que saibam
administrar conflitos. Para Baily et al. (2000) perfil ideal do comprador pode ser definido como o de
algum que v a funo como geradora potencial de lucro, acreditando ter o dever de contribuir
para os planos a longo prazo como parceiro em igualdade de condies. Deve possuir MBA, ter
uma forte base financeira e tecnolgica e compreender que a rea de compras vital para o
bem-estar da empresa, necessitando assim de uma contribuio criativa para os planos e as
polticas corporativas. O comprador ideal deve ainda aspirar a ascenso, ansiar pela eliminao
das deficincias na administrao de recursos humanos e proporcionar melhores condies de
trabalho.

Tem que ter metas e objetivos bem definidos e fazer uso de melhor planejamento e criatividade
alm de contar com a colaborao de outros executivos da empresa.

Percebe-se, pela definio do autor, quanto o papel do departamento de Compras modernizou-se,
considerando-se que at a dcada de 70, o setor era restrito a uma funo meramente operacional.
Sua funo bsica era comprar materiais e servios externos para atender as necessidades dos
usurios. Com o aumento do volume de transaes, o departamento ficou limitado ao processo de
pedidos e o grande nmero de fornecedores alm do excesso de atividades no agregavam valor.
Processos padronizados deram origem ao aumento de atividades burocrticas, impedindo a
existncia de um pensamento estratgico sobre o negcio da empresa (Riggs & Robbins, 2001). Na
dcada de 80, com a criao do princpio japons Just in time, grande parte de empresas
americanas e brasileiras passaram a realizar suas compras em pequenos lotes. A partir da dcada
de 90, com a globalizao, a reengenharia de atividades, o aumento da competio e a presso
para reduo de custos, a ateno das empresas passou a ser desviada para a rea de Compras.
A partir de ento, passou a existir um grande benefcio nas relaes empresas/fornecedores. Esta
oportunidade hoje uma fonte de vantagens competitivas, no podendo mais ser negligenciada
(Drucker apud Baily, 2000).

Entre os benefcios responsveis pelo aumento da importncia do setor de Compras,
encontram-se:

a) A reengenharia de processos – atravs da qual as abordagens interfuncionais passaram
a superar as antigas vises funcionais dentro da organizao. A rea de Compras passou a ter foco
no processo interfuncional e no apenas na funo isolada de compras (Baily et al. (2000).

b) O fracasso das tcnicas tradicionais de redues de custos – Diante da competio
global, as empresas passaram a buscar meios de reduzir custos de mo de obra, processos e
materiais. O setor de compras tentou reduzir custos por meio de negociaes com fornecedores e
atravs da adoo de prticas de terceirizao. O fracasso das prticas de reduo de custos
gerou a necessidade de obteno de outras formas de extrao de valor da rea de compras
(Wright apud Moncza et al.,1998).

c) O fracasso das relaes adversrias com fornecedores - O exemplo das empresas japonesas de
relao de colaborao com fornecedores configurou-se mais adequado para o contexto atual, do
que a tradicional abordagem de adversrios. O setor de compras passou a se preocupar mais com
a entrega de maior valor para o cliente final (Laserte, 1998). Baily et al. (2000) ainda soma a isso o
fato de que o grande avano da tecnologia fez com que o conceito de compras passasse a ser visto
como um processo contnuo que tinha como objetivo integrar os fornecedores aos processos da
organizao. Desta forma, seria possvel adquirir vantagens competitivas provenientes das
diminuies nos custos, desenvolvimento tecnolgico, melhoria da qualidade e reduo do tempo
do ciclo de desenvolvimento dos produtos. Laserte (1998) argumenta que, apesar de constatada a
necessidade de transformao, as mudanas ainda so lentas e o foco da rea de compras ainda
reside em processos funcionais. Para Baily (2000), h um maior reconhecimento de que a funo
compras no apenas uma atividade rotineira de administrao de pedidos. A rea de Compras,
que antes desempenhava um papel reativo, passou pr-atividade. De acordo com Riggs &
Robbins (2001), deve-se repensar o processo de compras, substituindo o sistema moroso e
antiquado por um processo gerencial simples que crie valor em cada compra. Brites (2006),
defende que, como resultado de sua crescente importncia nas organizaes, o setor de Compras
hoje alvo de constantes alteraes.

O novo cenrio oferece grandes oportunidades de melhorias e aperfeioamento. O setor deve
continuar a intensificar-se, aumentando seu grau de importncia, focando mais nas atividades
geradoras de crescimento da eficincia operacional e promovendo cada vez mais a reduo de
custos, aumentando assim a criao de valor para as empresas.

3. CONCLUSO

ntido que, com a utilizao de novas tecnologias e estratgias, o setor de compras passou a
apresentar oportunidades cada vez mais vantajosas para a relao clientes/fornecedores,
melhorando a qualidade de servios e/ou produtos. Com isso, as organizaes passam a ter mais
contribuio para alcanarem suas metas e objetivos estratgicos. Com a eficiente administrao
de compras haver maior agilidade nas operaes e a crescente melhoria da qualidade nas das
aquisies, proporcionando assim um diferencial competitivo e positivo.

A rea de compras evoluiu, especialmente em funo da globalizao, dos novos sistemas
informatizados e da adoo de tecnologias cada vez mais avanadas. A antiga viso de compras
como uma atividade meramente rotineira de aquisio de produtos passou por um processo de
grande evoluo, sendo hoje considerada como uma rea de importncia estratgica para as
organizaes. O mercado atual, com seus desafios de competitividade e sucesso organizacional
dever ser a alavanca propulsora para a intensificao da importncia do setor. Assim, a eficaz
administrao da gesto de compras dever ser responsvel pelo aumento da produtividade e
qualidade dos produtos e servios, alm de aumentar tambm a lucratividade, promovendo a
satisfao dos clientes.

O papel do comprador passou tambm a ser essencial, sendo esse profissional hoje visto como
um analista de compras. As novas prticas adotadas no departamento de compras passam a ser
responsveis por melhorias na administrao de estoques, promovendo a reduo e disponibilidade
dos produtos no momento certo. Como conseqncia dessa evoluo, as empresas tem cada vez
mais oportunidades de alcance de suas metas e objetivos.

4. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

ARNOLD, J. R. Tony. Administrao de Materiais. So Paulo, Editora Atlas S. A., 1999.

BAILY, Peter, FARMER, David et al. Compras: princpios e administrao. So Paulo: Editora
Atlas, 2000.

BRITES, Pedro Lima. Operacionalizar a funo de Compras. Disponvel em: Saiba mais sobre o
curso de ps-graduao de Administrao de Compras, clicando aqui.