PASOS PARA CREAR UNA PROPUESTA

DE CONSULTORIA

Cuando se trabaja a cuenta propia como consultor, tenemos que enfrentarnos a cerrar una
venta de servicios siendo en ocasiones algo desconcertante e intimidatorio, en especial para
los que inician sus pininos, por lo que paso a explicar los aspectos fundamentales del cierre de
una venta en un proceso de consultara.
En este trabajo se presentarn diversas estrategias a tener en cuenta y su importancia en la
mesa de negociaciones, a la hora de redactar la propuesta.
El propsito de las propuestas tiene dos vertientes:
Primero, provee al cliente la informacin necesaria para alcanzar una decisin;
Segundo, sirve de vehculo para promover los servicios (Keish & Keish, 1996).
La propuesta es la base para un buen contrato, documenta lo que se pretende hacer, el
tiempo en que se proyecta hacer y la forma en que ambos, el cliente y el consultor, pretenden
beneficiarse. Los costos por servicios se pueden establecer de diversas formas y ofrecindole
diferentes alternativas de pago al cliente. De modo que ustedes puedan vender su propuesta y
satisfacer a la vez las necesidades del cliente.
Escribiendo la Propuesta de Servicios
Luego de que se ha llegado a un acuerdo en las entrevistas iniciales, entre el cliente y el
consultor, sobre la naturaleza del trabajo solicitado por el cliente, normalmente ste ltimo
suele pedir una propuesta escrita al consultor. Cohen (1985) indica que hay cinco razones
principales para crear una propuesta escrita, lograr un contrato e iniciar su trabajo como
consultor:
1. La propuesta escrita finaliza el acuerdo. Se convierte en el documento de venta
donde se atan todos los cabos sueltos y se plantea claramente el trato.
2. La propuesta indica lo que el consultor va a realizar. Esta es la oportunidad
para plantear el servicio que el consultor va a prestar de manera precisa. Deben
transmitir y demostrar que lo que usted propone ser de valor nico para la
organizacin (Weiss, 2003).
3. La propuesta indica el marco de referencia necesario para el tiempo en que se
va a cumplir con el servicio. Tan importante como lo que el consultor va a hacer, es
indicar en cuanto tiempo lo va a realizar. En la propuesta se deben describir de
manera secuencial el objetivo en tiempo de ejecucin para cada paso necesario para
lograr el proyecto de servicio, as como el compromiso necesario por ambas partes,
para lograr cumplir con el proyecto en el tiempo propuesto (Block, 1999).
4. La propuesta escrita indica lo que el consultor va a recibir por sus servicios.
5. La propuesta se convierte en la base del contrato.
Block (1999) subraya que las propuestas estn diseadas no tanto para crear obligaciones,
sino ms bien para aclarar la comunicacin sobre lo que va a suceder en el proyecto. Las
mismas deben incluir aclaraciones sobre los siguientes elementos:
1. Sociedad operacional en la empresa. Esto quiere decir, tener influencia
sobre lo que pasa, sobre eventos significativos descubiertos, mantener el respeto por
la contribucin que usted hace.
2. Acceso a las personas y a la informacin de lnea. Libertad de movimiento
para perseguir resultados y data relevante al proyecto.
3. Tiempo de las personas de lnea de la organizacin. Es importante aclarar
que uno de los mayores costos de cualquier proyecto de mejoramiento, es el tiempo
de las personas de lnea de la organizacin, necesario para planear y lograr los
cambios buscados. En ocasiones antes de empezar una asignacin propuesta, se le
indica al consultor que no ocupe mucho tiempo del personal de lnea, por que ellos no
quieren o no deben de ser interrumpidos (p. 54). Estas es una advertencia de que el
proyecto debe ser renegociado y que se deben aclarar las necesidades de ambas
partes para el logro del proyecto.
4. Oportunidad para ser innovador. Los consultores generalmente gustan de
probar cosas diferentes. Sin embargo, se debe preguntar al cliente directamente por
estas oportunidades, para luego no tener que estar justificando.
5. La propuesta debe balancear claramente las necesidades, consideraciones
y condiciones de las partes, para luego obtener un buen contrato sobre el que
apoyarse y utilizar como punto de referencia cuando inicie el servicio del consultor.
El negocio de la consultara es negociar necesidades. Todas las necesidades son vlidas. Lo
importante es que el consultor sea capaz en todo momento de poder preguntar con claridad a
todas las partes involucradas sobre las expectativas, sobre las preocupaciones, sobre la
necesidad de tiempo de las personas de lnea para el proyecto, sobre los supuestos
encubiertos que usted encuentre y sobre el control en el proyecto. Si usted como consultor
puede discutir abiertamente todos estos puntos, entonces usted podr lograr una buena
propuesta de servicio y, quizs en lo adelante, un contrato.
Elementos de una Buena Propuesta Escrita
Cohen (1985) indica una serie de pautas acertadas que se deben seguir a la hora de redactar
una propuesta. El autor sugiere que para escribir una buena propuesta utilice al redactar un
estilo franco, claro y amistoso a la vez. Se deben anticipar las preguntas y preocupaciones del
lector proveyendo contestaciones especficas a dichos cuestionamientos (Keish & Keish,
1996). Resista la tentacin de incluir en la propuesta ideas que no fueron discutidas con el
cliente durante las reuniones previas a la entrega de la misma; evite estas sorpresas a menos
que pueda consultarlas previamente. Revise antes de entregar completamente el documento,
recuerde que esta es su carta de presentacin formal. Revise con su cliente, adems, todos
los puntos principales de la propuesta antes de entregar. Se debe mantener una estructura
clara y con un orden lgico en el escrito.
Se pueden dar casos en que el cliente pida que la propuesta siga un modelo especfico
propuesto por ellos. Si sta es la situacin, siga las instrucciones de su cliente. A continuacin
vamos a explicar brevemente los pasos descritos por Cohen (1985):
1. Apertura. En esta parte simplemente indique que usted escribe esa propuesta
con el propsito de dar a conocer sobre el proyecto que se discute.
2. Trasfondo de la situacin. Describa el trasfondo de la situacin por la cual se
genera la decisin de consultora. Plantee por escrito las asunciones de su cliente
relevantes al caso; si las mismas son correctas dan al cliente la credibilidad en su
buen juicio al analizar la situacin. Si las asunciones son incorrectas, trate de
convencer a su cliente de por qu plasma las cosas desde otra perspectiva antes de
redactarlo por escrito. Recuerde, evite las sorpresas.
3. Objetivos. Redacte los objetivos de manera precisa. Describa exactamente lo
que su cliente va a recibir como resultado de su trabajo. Sea realista sobre las
mejoras que se esperan si el proceso de consultora es exitoso (Block, 1999).
4. Mtodos del estudio. En esta parte indique las alternativas metodolgicas
para lograr los objetivos del proyecto. Discuta las ventajas y desventajas de cada
alternativa, as como los mtodos propuestos a utilizar en cada una y por qu.
Especificar todas las alternativas incluso aquellas que no se pretenden utilizar es de
suma importancia, sobretodo cuando se compite por el proyecto. Si se es convincente
en este punto, su propuesta puede ser la base para decidir sobre otras propuestas por
su nivel de especificidad.
5. Problemas potenciales. Todo proyecto tiene sus problemas potenciales que
pudieran limitar o disminuir el logro de los resultados esperados. No omita o trate de
hacer ver como menos importantes estos problemas. Documntelos claramente, a la
vez que indica cmo pretende manejarlos en caso de que surgieran. Ningn proyecto
esta libre de problemas, usted genera mayor respeto por anticiparse a estos que por
negarlos u omitirlos.
6. Flujograma del proceso y calendario del producto. ste demuestra cmo
se van a ir logrando las tareas y en qu orden para mayor eficiencia en el manejo del
proyecto. ste, a su vez, demuestra que usted tiene dominio del proyecto, le establece
metas al equipo de trabajo, a la vez que sirve como instrumento de evaluacin y
revisin de cmo se est avanzando en el proyecto. En el planteamiento del
calendario, sea realista en el establecimiento de plazos.
7. Descripcin del producto terminado. Describa cmo ser su reporte final; si
tendr grficas, fotografas y tablas; el nmero de copias que proveer y a quienes
entregar estos resultados. Si va a entregar los mismos en una reunin con varias
personas o si simplemente lo entregar a quien solicit el servicio. Estas
especificaciones le servirn para su propia organizacin, sobre cmo tiene que
trabajar y el material que va a necesitar. Con relacin a quienes recibirn el reporte
final, es importante aclarar este punto con su cliente antes de plasmarlo en la
propuesta. Incluya aqu la fecha de entrega del mismo.
8. Informacin sobre costos y forma de pago. Indique cmo quiere que sea el
pago, por ejemplo: 50% adelantado y 50% a la entrega. Si su cliente lo prefiere, no
haga un precio global, divida su factura por renglones, por sub-entregas. Ms
adelante, en este trabajo se explicarn con detalle cmo redactar e incluir los costos
en su propuesta.
Weiss (2003, 2004) subraya nueve pasos que deben ser contemplados para crear una buena
propuesta:
1. Valoracin de la situacin: ste es un resumen de las condiciones que enfrenta
un prospecto cliente, que necesita ser mejorado como resultado de una relacin de
consultora.
2. Objetivos: estos deben seguir a la valoracin de la situacin, en orden, para
moverse de lo general a lo especfico. Los objetivos son los resultados del negocio,
que deben ser alcanzados a travs de nuestra intervencin con el cliente. Se debe
hacer una lista de los objetivos de forma clara y bien fundamentada.
3. Medidas del xito: stas son indicadores del progreso que se est cumpliendo
con los objetivos. Dichas medidas pueden ser cuantitativas y cualitativas. Las mismas
se deben asignar para cada objetivo como indicadores de progreso para evaluar el
xito.
4. Expresin de valor: es una descripcin del mejoramiento y del xito que la
organizacin podr derivar como resultado del xito del proyecto.
5. Metodologa y opciones: esta seccin le provee al comprador un resumen de
las formas en las que se va a estar trabajando. Las opciones son acercamientos
alternativos para alcanzar los objetivos, proveen al cliente la habilidad de determinar
cmo usar al consultor en vez de cuando usarlo. Se debe explicar que hay varias
maneras de alcanzar los objetivos, que todas ellas funcionarn, pero que algunas
opciones proveen ms valor que otras.
6. Tiempo: se debe indicar un estimado de cuando el proyecto debe comenzar y
finalizar. Es importante negociar previamente estas fechas con el cliente.
7. Responsabilidad conjunta: stas son las responsabilidades del cliente y del
consultor para asegurar que el proyecto se toma y se completa exitosamente. Las
responsabilidades de cada parte deben ser especficas y claras.
8. Trminos y condiciones: esta parte es la referente a los costos, fechas de
pago, reembolsos y otros asuntos relacionados a lo financiero.
9. Aceptacin: es la parte de la propuesta en la que el comprador firma, indicando
que est de acuerdo con todos los detalles, trminos y provisiones incluidas. La
aceptacin tambin puede ser oral, o en forma de pago, cuando se ha estipulado que
un pago indicar la aceptacin de los trminos de la propuesta.
Keish y Keish (1996) indican que, dependiendo de la naturaleza del proyecto de consultora,
la propuesta debe contener, adicional a todos los elementos antes descritos, lo siguiente:
1. Carta de trmite: sirve para presentar al consultor y para identificar la
propuesta.
2. Pgina del ttulo: presenta el tema de la propuesta, proveyendo de informacin
sobre la compaa y la informacin del consultor. Si la propuesta es federal, debe
incluir la informacin que identifique el nmero RFP (i.e., request for proposals) al que
pertenece.
3. Tabla de contenido: le permite al lector ver el contenido en un vistazo general.
Si la propuesta es corta, no ser necesario hacer la tabla de contenido. Para una ms
larga, la tabla de contenido es esencial.
4. Resumen de la propuesta: esta seccin consiste en una o dos pginas
describiendo lo que se intenta hacer. Debe ser corta y precisa, definiendo el proyecto
de consultora y su propsito general.
5. Experiencias y calificaciones: en esta seccin se deben delinear las
calificaciones y experiencias que tiene el consultor. Tambin se debe especificar si se
incluirn socios o se subcontratarn a otros consultores.
Conclusiones
Basndonos en esta revisin de literatura, pudiramos concluir que la estructura final de una
propuesta de consultara no es nica, pues cada autor la describe de una manera distinta, a
pesar de tener puntos en comn. Lo ms importante es que ustedes identifiquen claramente a
sus clientes y sus necesidades.
A partir de ello, inicie la redaccin de su propuesta de modo que satisfaga en el mejor grado
posible estas necesidades y expectativas; considere como partes indispensables de su
propuesta el plantear claramente el propsito, los objetivos, la metodologa a utilizar para
alcanzar los objetivos descritos, el tiempo, los costos y las condiciones necesarias para el
xito del proyecto, una medida que sirva de referencia a modo de evaluacin, tanto para el
cliente como para el consultor, del grado en que se est cumpliendo lo propuesto. Por ltimo,
las condiciones o instrucciones necesarias para aceptar y formalizar el acuerdo entre las
partes.
Recuerde, toda propuesta escrita puede convertirse en un contrato de trabajo, con slo
agregar unas cuantas lneas, donde tanto el cliente como el consultor indique su
consentimiento con los trminos expuestos en la propuesta. Sin embargo, existen una serie de
consideraciones que son importantes seguir para convertir una propuesta en un contrato de
trabajo y evitar dolores de cabezas antes o despus de iniciado el trabajo, por lo cual se le
sugiere al consultor que haga que un abogado revise su propuesta, previo a ser entregada al
cliente, en caso de que desee utilizar la misma como el contrato oficial de trabajo.
Si usted toma en consideracin todas estas guas, estar creando propuestas con la
estructura correcta y de seguro la misma se convertir en una buena herramienta para vender
sus servicios, que con la prctica ha de ir mejorando. Como indicaron Warrick y Donovan
(1979), escribir buenas propuestas no es lo nico, existen una serie de destrezas adicionales
que todo consultor debe desarrollar para lograr alcanzar el xito en el campo de la consultora.
Por ejemplo, el consultor debe tener destrezas para mercadear programas e ideas,
diagnosticar la organizacin, sintetizar data, escribir informes, resolver problemas, edificar
equipos de trabajos, resolucin de conflictos, procesos de consultora, destrezas de
adiestramientos y desarrollo, habilidad para identificar y responder a necesidades reales de la
organizacin; habilidad para adaptarse rpidamente a las situaciones de cambio, habilidad
para establecer rpidamente confianza y compenetracin con clientes y habilidad para obtener
resultados que perduren. Si como practicantes logramos desarrollar todas estas destrezas, el
xito estar asegurado.
Referencias

Block, P. (1999). Flawless Consulting: A guide to getting your expertise used (2ed.). Estados
Unidos: Jossey-Bass/Preiffer.
Cohen, W. (1985). How to make it big as a consultant. New York: Amacon.
Keish, G & Keish, P. (1996). How to Start and Run a Successful Consulting Business.
Canada: John Wiley and Sons.
Warrick, D.D. & Donovan, T. (1979). Surveying Organization Development Skills.Training and
Development Journal, 33(9), 22-25.
Weiss, A. (2003). Organizational consulting: how to be an effective internal change agent.
New Jersey: John Wiley & Sons.
Weiss, A. (2004). Getting started in consulting. (2ed.) New Jersey: John Wiley & Sons.
http://psicologiaindustrialorganizacional.blogspot.mx/2011/05/pasos-para-crear-una-propuesta-
de.html
http://www.fao.org/docrep/016/an773s/an773s00.pdf
http://www.inti.gob.ar/ambiente/pdf/mbp_aserraderos.pdf