Diseo de un sistema automatizado que lleve el control efectivo

http://www.monografias.com/trabajos28/sistema-inscripcion/sistema-inscripcion2.shtml

Desde el punto de vista estadstico, una poblacin o universo de estudio puede estar referido a
cualquier conjunto de sus elementos de los cuales se pretende indagar y conocer sus
caractersticas, o una de ellas, y para el cual sern validas las conclusiones obtenidas en la
investigacin.

La poblacin seleccionada para este trabajo ha sido el personal que labora en el plantel, tal como
docentes, administrativos y directivos que en total sern 40 personas.

Por otra parte, cuando se seleccionan algunos elementos con la intencin de averiguar algo sobre
una poblacin determinada, este grupo de elementos es denominado muestra. Por supuesto, la
intencin de toda investigacin es que lo que el resultado obtenido en la muestra sea cierto para la
poblacin en su conjunto. La exactitud de la informacin recolectada depende, en gran manera, de
la forma en que fue seleccionada la muestra.

Sin embargo, existen casos en lo que no es posible medir cada uno de los individuos de una
poblacin. En esta ocasin, se toma una muestra representativa de la misma.

La muestra descansa en el principio de que las partes representan al todo y, por lo tanto, refleja las
caractersticas que definen la poblacin de la que fue extrada, lo cual es indicativo de su
representatividad. Por lo tanto, la validez de la generalizacin depende de la validez y tamao de la
muestra.

La muestra estadstica es una parte de la poblacin, o sea, un nmero de individuos u objetos
seleccionados cientficamente, cada uno de los cuales es un elemento del universo. La muestra es
obtenida con el fin de investiga, a partir del conocimiento de sus caractersticas particulares, las
propiedades de una poblacin.

Para que la muestra seleccionada sea realmente representativa de la realidad que busca reflejar,
los estratos en los cuales se divide la poblacin a encuestar deben ser respetados. En el caso de
la Escuela Tcnica Comercial "Luis Razetti" cuenta, como ya se indic con (40) integrantes,
mientras que el departamento docente administrativo tienen 14 personas en su haber, esto ltimo
se tomar como muestra. Esta se considera no probabilsticas ya que van a depender del
investigador y realizar el estudio y los anlisis de la informacin recolectada, el cual est
representado de acuerdo a los parmetros establecidos en la investigacin.

La muestra final queda como se expone en el cuadro presentado a continuacin:
Cuadro 3 Poblacin Seleccionada en la Escuela Tcnica Comercial "Gabriela Mistral".

Cargos No. de Personas
Director 1
Subdirector 1
Docentes 28
Personal Administrativo 7
Archivista 3
Total 40

Cargos No de Personas
Directora 1
Docentes 10
Personal Administrativo 3
Total 14

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de la Informacin.

Las tcnicas de recoleccin de datos son aquellas que permiten obtener todos los datos
necesarios para realizar la investigacin del problema que est en estudio mediante la utilizacin
de instrumentos que se disearn de acuerdo a la tcnica a seguir.

Es de gran importancia utilizar los instrumentos correctos para asegurarse de obtener la
informacin relevante a fin de solucionar correctamente el problema mediante el estudio de los
datos verdaderamente relevantes.

Considerando que esta investigacin se encuentra centrada a la conformacin de un sistema
automatizado de inscripcin para la Escuela Tcnica Comercial "Gabriela Mistral". Bajo un enfoque
de calidad de servicio; se estima llevar a cabo la recoleccin de los datos a partir de la
interpretacin de procesos que se llevan a cabo en la Escuela Tcnica Comercial "Gabriela
Mistral".

Existen dos mtodos principales de recoleccin de datos a continuacin: el mtodo directo el cual
el investigador procede a recolectar los datos directamente de la fuente primaria de informacin y
el medio indirecto, en el cual la informacin llega al investigador a travs de personas o medios
cercanos a la fuente primaria que le brinda los datos necesarios para realizar la investigacin.

Para la presente investigacin a de utilizarse el mtodo directo ya que al tratarse de un proyecto
factible con diseo de campo resulta imprescindible la presencia de los investigadores en la fuente
primaria a fin de garantizar la obtencin de todos aquellos datos de importancia para la resolucin
efectiva del problema.

Dentro del mtodo directo se tiene varias tcnicas para recolectar los datos entre los cuales se
encuentran:

La observacin directa: es el mtodo mediante el cual se dirige a la fuente primaria de informacin
y se ocupan de percibir todo el ambiente y los procesos concernientes al problema, al fin de tener
una visin clara del entorno del problema y de las fallas existentes y percibir las posibles
soluciones que pueden tener en el mismo punto el instrumento utilizado en esta tcnica fue la hoja
de registro.

La entrevista: en la cual se entabla una conversacin entre los investigadores y las personas que
estn en contacto con la fuente primaria de informacin a fin de tratar de obtener datos relevantes
acerca de la situacin, sus caractersticas y posibles soluciones.

Para la obtencin de la informacin proviene directamente de la realidad estudiada, se utiliz la
observacin cientfica, mediante la utilizacin de una hoja de Registro, que permiti a los
investigadores percibir la realidad actualmente existente en la Escuela Tcnica Comercial "Gabriela
Mistral", en el departamento docente administrativo.

Cronograma de Actividades.

En el siguiente cuadro se describen las actividades por los investigadores durante la realizacin de
esta investigacin.



Cuadro 3 Cronograma de Actividades



Anlisis de la Hoja de Registro.

La primera etapa del recaudo de datos se realiz mediante la observacin directa del
departamento administrativo docente de la Escuela Tcnica Comercial "Gabriela Mistral", all los
autores crearon un registro acerca de la utilizacin que dan los integrantes de la muestra
seleccionada y su interaccin con los dems departamentos relacionados directa o indirectamente
con el proceso de inscripcin.

Para cumplir con esta fase los investigadores elaboraron un modelo de hoja de observacin en el
cual apuntaron los procesos realizados por los integrantes del departamento as como las fallas o
carencias que los mismos manifestaron respecto al uso de la misma.

Fue sobre la base de los resultados obtenidos de esta primera etapa que se elabor el cuestionario
aplicado a la muestra seleccionada, pues advertidos en este proceso de observancia.

A continuacin se presenta la hoja con las anotaciones realizadas en las distintas visitas a la
Escuela Tcnica Comercial "Gabriela Mistral".

Cuadro 4 Hoja de Registro

Fecha Observacin
9 de Enero del 2012 Departamento Administrativo Docente:

Los integrantes del departamento Administrativo Docente revisan la
carpeta y el libro de vida de cada uno de los alumnos inscrito en la
institucin para verificar si los documentos bsicos solicitados se
encuentran correctamente archivados en dicha carpeta, para luego
realizar una lista de alumnos inscritos en las diferentes menciones para
notificar los documentos faltantes y solicitar al alumno el documento
faltante.
10 de Enero del 2012 Departamento de Informtica:

Observancia de equipos informticos en buen estado y una red empleada
para la transmisin de data.

Resultados Generales

A continuacin en el cuadro 5 se describe las respuestas obtenidas por empleados en la muestra
poblacional.

Resultados Totales y en porcentajes de la Aplicacin del Cuestionario al Personal que labora en la
Escuela Tcnica Comercial "Gabriela Mistral".




# Valores
TEM S (#) No(#) S (%) No(%) TOTAL TEMS TOTAL %
1 12 2 86 14 12 100
2 6 8 43 57 12 100
3 7 7 50 50 12 100
4 3 11 21 79 12 100
5 10 4 71 29 12 100
6 11 3 79 21 12 100
7 9 5 64 36 12 100
8 6 8 43 57 12 100
9 4 10 29 71 12 100
10 11 3 79 21 12 100
11 9 5 64 36 12 100
12 9 5 64 36 12 100

tem 1-. Considera usted que es de gran utilidad que se disee un sistema automatizado de
inscripcin en la Escuela Tcnica Comercial "Gabriela Mistral"?

Anlisis del tem: el 100% respondi que S, debido a que la personas que laboran en el
Departamento Administrativo Docente, requieren un sistema automatizado, que agilice el proceso
de inscripcin en el menor tiempo posible de respuestas inmediatas.

tem 2-. Usted considera que es necesario o indispensable mejorar el proceso manual de
inscripcin?

Anlisis del tem: El 86% respondi que S, consideran que es necesario mejorar el actual proceso
de inscripcin de alumnos, lo que indica que el funcionamiento de los actuales momentos es
regular motivado que debe requerirse gran cantidad de inscripciones en forma manual por lo que
se requiere de mucho ms tiempo para llenar registros y originando a la vez prdida de
documentos y el restante 14% indica No, no lo consideran necesario, esto pudiera deberse a la
percepcin que tienen del trabajo manual.

tem 3-. Existen formas estandarizadas para cada uno de los formatos elaborados en el
departamento?

Anlisis de tem: El 93% respondi que S, debido a que afirman la existencia de algunos formatos
estandarizados para la bsqueda de operaciones bsicas las cuales estn referidas al registro de
inscripcin del alumno, cartelizacin, boletn de notas y libro de vida, esto hace suponer la poca
variedad de formatos que el personal encargado opera, para atender el variado requerimiento que
pueda o no solicitar el alumno. Mientras que el restante 7% responde que No, por ende a que este
grupo no necesitan la utilizacin de formatos estandarizados para las operaciones que realizan
dentro del departamento.

tem 4-. Actualmente el proceso empleado para la inscripcin de los alumnos es de fcil y rpida
revisin?

Anlisis de tem: El 36% responde que S, consideran que el proceso actual de inscripcin es el
apropiado ya que no tienen la prctica del uso de un sistema automatizado. Esto pudiera deberse a
la percepcin que tienen del trabajo manual.

El 64% expresan que No, debido a que estos consideran que un sistema automatizado de
inscripcin permitir el control de la informacin procesada en forma efectiva evitando la perdida de
tiempo, agotamiento del personal, la duplicacin de registros y la perdida de documentos.

tem 5-. Considera que la implementacin de un proceso automatizado de inscripcin garantizara
un mnimo de prdida y duplicacin de informacin?

Anlisis de tem: El 100% expresan que Si, debido a que estos consideran que un sistema
automatizado de inscripcin permitir el control de la informacin procesada en forma efectiva
evitando la duplicacin de registros y la perdida de informacin, permitiendo a su vez realizar
auditorias en tiempo record.

tem 6-. Considera que la mayor efectividad de un sistema automatizado para el proceso de
inscripcin, sera ms rpido la recoleccin de datos y la disminucin de errores en duplicacin y
prdida de documentos?

Anlisis de tem: El 100% expresan que Si, debido a que estos aseguran que un sistema
automatizado de inscripcin consentir el control de la informacin procesada en forma efectiva y
rpida, admitiendo la modificacin de errores y evitando la duplicacin y prdida de documentos.

Claramente se puede observar como en el plantel se necesita un sistema que facilite la rapidez en
el proceso de inscripcin y minimice los errores de duplicacin de datos y prdida de documentos.
El sistema contar con un gran potencial en cuanto a velocidad de procesamiento y
almacenamiento de datos.

tem 7-. Considera que el mayor inconveniente de un proceso automatizado de inscripcin, sera
la interrupcin de la conexin del servidor, la red y fallas elctricas?

Anlisis de tem: El 64% de los encuestados opino, que uno de los aspectos impositivos de un
proceso automatizado para la trascripcin de datos, lo constituye la redundancia en la conexin del
servidor, ya que este problema hace volver a la utilizacin de un proceso manual a manera de
contingencia para mantener la continuidad del trabajo, mientras se resuelve el inconveniente
presentado, lo cual acarrea gran perdida de tiempo y molestia al personal. En opinin contraria
36% de los encuestados manifestaron que la redundancia de conexin no sera inconveniente.

Es evidente que si fallan algunas de estas caractersticas expuestas anteriormente se podra llegar
a interrumpir el servicio del sistema, pero para eso se tienen planes de contingencia a travs de los
formatos manuales.

tem 8-. Considera que la rentabilidad de implantar un sistema automatizado para el proceso de
inscripcin en la Escuela Tcnica Comercial "Luis Razetti", sera rentable en la economa?
Anlisis de tem: El 79% responden que Si por que sienten la gran necesidad de un sistema
automatizado que le traera mayor eficiencia en su trabajo y trayendo consigo la mejor
organizacin del departamento.

El 21% responden que No por que estos se sienten bien en la forma en que trabajan, pues temen
que un sistema automatizado facilite mucho el trabajo y este les quite su empleo debido a que ya
no se necesitara tanto personal.

La implantacin de este sistema es rentable en un gran porcentaje debido a la simplificacin de
pasos realizados en el proceso de inscripcin.

tem 9-. Considera importante el diseo de un manual de procedimientos y seguridad de
implantarse un proceso automatizado de inscripcin?

Anlisis de tem: Segn se observa en el Grfico 9 que el 100% responden que S debido a que no
tienen los conocimientos bsicos del uso de un computador y mucho menos los conocimientos
prcticos del manejo de un sistema automatizado. Mientras que el 0% son los que tienen los
conocimientos bsicos del uso de un computador y tambin conocen muy bien sobre los manejos
de sistemas automatizados.

La elaboracin del manual es vital ya que muchos usuarios desconocen el manejo del sistema. El
manual contendr gran cantidad de informacin vital e importante para el manejo del sistema,
adems sirve como un instrumento de aprendizaje sobre las funciones y caractersticas del
sistema.

tem 10-. Considera que el proceso automatizado de inscripcin permitir un mejor control de la
auditoria?

El 100% responden que S debido a la rapidez de los y eficiencia de los computadores que nos
facilitan ese trabajo a veces tedioso como lo es la auditoria donde siempre se termina con dolor de
cabeza.

Por supuesto que el sistema permite el registro de datos de manera ms organizada facilitando
informacin mucho ms rpido y en cualquier momento. El sistema contar con las funciones de
imprimir varios tipos de reportes en cualquier momento ya sea por pantalla, impresora o ambas.

tem 11-. Considera Usted que sea necesario que en el Sistema Automatizado de Inscripcin se
incluya un modulo de Ayuda?

Anlisis de tem: El 100% responden que S por que saben muy bien que a veces se puede
necesitar saber alguna informacin de alguna herramienta del sistema la cual sea la menos
utilizada por lo cual siempre existe la posibilidad de que se le olvide al usuario, as podr hacer una
breve consulta acerca de su duda. Mientras que el 0% son los que no tienen los conocimientos
bsicos del uso de un computador, y no saben ni entienden la razn de un mdulo de ayuda.

El mdulo de ayuda representa una herramienta muy til en el sistema, ya que en ella se
encuentra gran informacin que facilita el manejo del mismo. Los datos sern almacenados en el
equipo local y adicionalmente en un disco espejo ubicado en un pequeo servidor, el cual solo
tendr acceso personal autorizado.

tem 12-. Los datos manejados por el Sistema Automatizado de Inscripcin deben respaldarse en
unidades de almacenamiento ubicadas en la Escuela Tcnica Comercial "Gabriela Mistral"?

Anlisis de tem: El 64% responden que S por que saben muy bien que a veces los equipos
informticos se daan de manera tal que se pueden perder los datos de manera irreparable, y la
solucin ms prctica y apropiada es la realizacin de respaldos en otras unidades de
almacenamiento destinadas nicamente para este propsito. Mientras que el 36% son los que no
tienen los conocimientos bsicos del uso de un computador.

Debe existir un respaldo del manejo de datos en el sistema ya que de esta manera se garantiza el
nivel de seguridad en la informacin.

Conclusiones.

Las instituciones educativas se han visto presionadas al ser ms eficientes en el desempeo de
sus funciones para as asegurar el buen servicio a padres y alumnos, orientndose a un contexto
de competitividad. Bajo estas consideraciones insistimos de concientizar la importancia de aplicar
el enfoque de la automatizacin de sus procesos asumiendo stos, imperiosamente, como parte de
su existencia diaria, e inclusive readaptarlos continuamente en concordancia a los nuevos
requerimientos y avances en materia tecnolgica para mantenerse a la par de las dems
instituciones educativas, quienes siempre estarn dispuestos a obtener mayores ventajas en el
mercado.

El proceso de inscripcin de la Escuela Tcnica Comercial "Gabriela Mistral" se lleva de forma
manual esto conlleva a proponer un sistema automatizado de inscripcin del alumnado. Bajo este
enfoque el proceso que tiene lugar cuando un representante tramite una operacin de inscripcin
del alumno, y as mismo toda la dinmica que conlleva el control de requisitos solicitados y
recibidos de la respectiva solicitud.

Y paralelamente, tomando como base su orientacin a la mejora de la calidad del servicio, disear
un Sistema automatizado de Inscripcin, que contribuya a agilizar el flujo de la informacin
involucrada a lo largo del proceso de inscripcin, y por ende que permita un manejo ms ptimo
del tiempo destinado a las auditorias, bsqueda de informacin y documentos, todo ello en aras de
adecuarse a las tendencias y exigencias que impone continuamente el mercado, garantizando as,
su competitividad u supervivencia.

Las ventajas que trae el sistema automatizado de inscripcin, ofrece una gran velocidad en el
procesamiento y manejo de datos trayendo consigo tambin la agilidad de generar reportes en muy
poco tiempo y asimismo facilita las auditorias, evitando perdida de tiempo, datos, evitando la
duplicacin de inscripciones, ofreciendo seguridad de los datos, brindando una interfaz amigable
entre el usuario y el sistema.

La mala manipulacin del sistema por usuarios inexpertos en el sistema trayendo como
consecuencia la prdida o eliminacin de registros accidentalmente, fallas elctricas muy largas.

Por lo antes expuesto es que el personal del Dpto. Administrativo Docente manifiesta que es
necesario implantar para mayor efectividad un sistema automatizado de inscripcin la cual agilizar
de manera eficiente este proceso, ya que permitir que los usuarios puedan acceder a la
informacin solicitada sin complicados procesos que dificultan el proceso.

Es necesario e indispensable para implementar el sistema los equipos computarizados y que
tengan los programas recomendados como Access 2010 entre otros.

El sistema cuenta con una clave donde el usuario tiene que suministrar su nombre y contrasea,
adicionalmente el sistema esta preparado para bloquearse al 3er intento fallido de la contrasea y
nombre de usuario evitando el uso del sistema por usuarios indebidos.

Las polticas se ven afectadas por la decisin del plantel, el sistema solo lo podr manipular las
personas autorizadas por el Departamento Administrativo Docente que este encargado del
sistema.

El sistema facilitar las auditorias a travs de reportes trimestrales que se pueden reflejar ya sea
en pantalla o impresora.

Se dictarn 2 semanas de enseanza al personal, adicionalmente tendrn un manual del sistema y
un men de ayuda incluido en el sistema.

Por lo tanto, los actores concluyen que la propuesta desarrollada es capaz de solventar los
problemas que en el presente se derivan del sistema automatizado de inscripcin en el Dpto.
Administrativo Docente. De llevarse a cabo, esta puede llegar a convertirse en una herramienta
esencial que permitir de una manera eficiente y confiable incrementar la cantidad de inscritos y la
facilidad de auditorias.

Recomendaciones.
A continuacin se sealan algunas recomendaciones: a la Escuela Tcnica Comercial "Gabriela
Mistral"

A travs de la presente investigacin los autores sienten la relevancia de automatizar el proceso de
inscripcin en la Escuela Tcnica Comercial "Gabriela Mistral". La prdida de documentos,
duplicacin de inscripciones, agotamiento de personal en largas auditorias.

Para solventar est situacin, los investigadores establecieron la necesidad del diseo de un
sistema automatizado de inscripcin, que contribuya de manera determinante a incrementar la
eficiencia en el requerido proceso de inscripcin que se tramitar diariamente en los periodos de
inscripcin en la institucin.

Entre las principales recomendaciones derivadas de la investigacin emprendida y la propuesta
presentada, los investigadores establecieron las siguientes:

a) Implantacin de sistemas automatizados de inscripcin que puedan agilizar los procesos
manuales, b) Actualizacin de Sistemas Operativos en algunas mquinas que permitan el manejo
del Sistema Automatizado de Inscripcin, c) Es recomendable disear un plan de seguridad y
respaldo, que permita rescatar los datos en caso de cualquier eventualidad, d) Asesoramiento a los
usuarios en el manejo o requerimiento del Sistema Automatizado de Inscripcin.

PROPUESTA

En este captulo se da a conocer la presentacin, justificacin, objetivos, fundamentacin,
estructura, factibilidad y costo de la Propuesta para el Diseo de un Sistema Automatizado de
Inscripcin que permitir el control de las inscripciones en la Escuela Tcnica Comercial "Gabriela
Mistral", para el mejoramiento en la calidad del servicio.

Presentacin.

Para poder exponer la propuesta formulada por los expertos fue necesario realizar una valoracin
previa referente al actual proceso de inscripcin que se lleva de forma manual, as como de los
requerimientos necesarios para la ejecucin de la propuesta aqu presentada y la factibilidad de la
misma. La propuesta plantea la necesidad del desarrollo de un sistema de informacin que lleve en
forma efectiva el control del proceso de inscripcin en la Escuela Tcnica Comercial "Gabriela
Mistral", pasando de un proceso manual a uno totalmente automatizado, a travs de una aplicacin
bajo el entorno del Sistema Operativo Windows, desarrollado en el lenguaje Visual Basic 6.0 y
utilizando como gestor de Base de Datos Access 2010.

El sistema Automatizado de Inscripcin para la "Escuela Tcnica Comercial "Gabriela Mistral"
permitir realizar el almacenamiento de Informacin mediante los procesos requeridos por el
usuario, tambin contar con una seguridad de acceso, lo cual permitir solo al usuario encargado
tener entrada al sistema, con el fin de evitar perdidas de informacin del departamento. Y por lo
tanto, a la propia institucin.

El sistema contar con una persona encargada como soporte tcnico en sistemas, el cual permitir
llevar el control del efectivo funcionamiento del mismo.

Justificacin.

Los sistemas de informacin son la mejor herramienta a la hora de procesar gran cantidad de
datos, de otra forma los datos procesados seran menos confiables. En este orden, el sistema
propuesto es una herramienta confiable para el manejo y manipulacin de informacin.

El sistema propuesto en esta investigacin esta orientado a mejorar el proceso de inscripcin de la
Escuela Tcnica Comercial "Gabriela Mistral", adems de permitir al usuario que maneje el
sistema, realizar tareas de manera rpida, evitando as prdida de tiempo y de informacin.

La iniciativa de incluir esta herramienta en la Escuela Tcnica Comercial "Gabriela Mistral",
responde a la carencia de control de inscripciones antes mencionadas, sin embargo, el propsito
del diseo de un sistema automatizado para el instituto, es el mayor y mejor control en el manejo
de los procesos de informacin, creando un ambiente cmodo para el usuario.

La comunicacin entre el usuario y el sistema propuesto ser mas confiable y amigable para as
facilitar el efectivo funcionamiento del sistema de inscripcin de la Escuela Tcnica Comercial
"Gabriela Mistral".

Objetivos de la Propuesta.

Los objetivos propuestos para la propuesta son los siguientes:

Objetivo General.

En el diseo del sistema propuesto para la escuela tcnica comercial "Gabriela Mistral", se
pretende lograr mejorar el proceso actual de inscripcin adaptndolo a la comodidad de operar
dicho sistema por los usuarios encargados controlando la cantidad de informacin almacenada de
manera segura precisa y eficiente en la base de datos que contiene la informacin del alumno
inscrito.

Objetivos Especficos.

Determinar las fallas en el proceso actual de inscripcin de los alumnos inscritos por el
departamento Administrativo Docente de la Escuela Tcnica Comercial "Gabriela Mistral".

Elaborar un sistema que permita controlar el proceso de inscripcin del alumnado evitando la
prdida de tiempo, lentitud en el proceso, prdida de informacin, agotamiento del personal y
duplicacin de inscripciones.

Controlar los ingresos y egresos de inscripcin mediante reportes, ya sea por pantalla e impresora.
Modificar y agregar funciones de acuerdo a los reglamentos internos del departamento
Administrativo Docente (inscripcin).

Fundamentacin.

Esta fundamentado sobre la base del desarrollo de sistemas informticos que vienen orientndose
sobre el enfoque de la sistematizacin progresiva de los procesos internos que se lleva a cabo
diariamente, para obtener un flujo rpido de informaciones fiables, elevar la cantidad y disminuir los
costos operativos asociados otorgando respuestas inmediatas a las necesidades del alumno
inscrito. Para la adecuada terminacin de requerimientos de sistema propuesto, adems de la
comunicacin de los usuarios directos del sistema de informacin comunicacin realizada a
travs del cuestionario aplicado fue necesario la observacin de los procesos de inscripcin que
se realiza actualmente (de forma manual) en el departamento administrativo docente. Tambin se
observ los equipos, software, hardware empleados en el departamento administrativo docente.
Fue a travs de esta estrategia que los autores pudieron establecer que, adems de los fallos
evidenciados en la etapa de investigacin preliminar, dentro del plantel se cuenta con los recursos
necesarios para realizar el diseo de informacin en el departamento administrativo docente
permitiendo as optimizar el proceso de control efectivo del proceso de inscripcin de la Escuela
Tcnica Comercial "Gabriela Mistral", cuenta con todos los elementos para realizacin y puesta en
funcionamiento de la propuesta.

Es necesario hacer notar la automatizacin de un determinado sistema el cual es utilizado como
una herramienta factible, con el fin de facilitar el desarrollo de actividades de mayor envergadura
en cuanto al procesamiento de informacin y labor del personal.

Estructura.

En el presente punto se mostrar el funcionamiento del modelo propuesto: Propuesta
Automatizado de inscripcin, el cual estar basado en la manipulacin de objetos dispuestos en
pantallas de trabajo que bsicamente representa el programa. Se encuentra diseada para
inscripcin de alumnos las principales pantallas del programa se tiene contrasea del sistema para
poder acceder al programa seguidamente presenta una pantalla de bienvenida, luego se presenta
la pantalla principal del sistema donde tendr las opciones de modificar, eliminar e inscribir un
alumno consultar generar reportes, un men de ayuda cada uno de estos botones que presenta la
pantalla principal muestran otras pantallas con otras opciones que el usuario necesita para realizar
las operaciones requeridas en el sistema.

Estudio de Factibilidad.

Segn las categoras mencionadas en lneas anteriores humana, econmica, material y
tecnolgica, la distribucin de los recursos a emplear en el desarrollo de prototipo se da de la
siguiente forma:

Recursos Humanos.

La Directora de la Escuela Tcnica Comercial "Gabriela Mistral".

Personal Administrativo Docente encargado del sistema propuesto.

Recursos Econmicos

El plantel cuenta con equipos computarizados que satisfacen las necesidades del sistema, los
autores aseguran que la misma no es necesaria la compra de equipos nuevos para el
departamento. En cuanto al software del sistema los equipos ya poseen el sistema operativo
Windows 2010, desarrollo y programacin Visual Basic 6.0 y la base de datos Microsoft Access
2010.

Recursos Tecnolgicos.

Para garantizar un rendimiento adecuado del sistema propuesto es necesario que los equipos
hardware donde se van a instalar y operar el sistema cumplan con los siguientes requerimientos
unidad central de procesamiento (CPU) Pentium III, se recomienda 128 megabyte (MB) de
memoria RAM, el mnimo admitido es de 64 megabytes (MB). Disco duro de 20 GB. Sistema
operativo Windows o Windows XP monitor VGA, teclado y mouse.
Posibles Pantallas del Sistema.

Contrasea


En esta pantalla diseada en Visual Basic 6.0 tenemos el nombre de usuario, donde se deber
colocar el nombre del usuario autorizado por el departamento Administrativo Docente para el
manejo del sistema, seguidamente tenemos la contrasea que dicho usuario autorizado por el
Departamento Administrativo Docente deber introducir correctamente para que el sistema se
inicie y pueda ser manejado por dicho usuario tambin tenemos 2 botones aceptar que sirve para
validar el nombre y contrasea del usuario y cancelar que sirve para salir del sistema retornando
as al escritorio de Windows.

Presentacin del Inicio del Sistema


Esta es la pantalla que inmediatamente que el usuario valide su nombre y contrasea y a su vez
estos dos anteriormente mencionados sean correctos se visualizar esta pantalla que contiene el
nombre del Departamento, nombre del sistema, logotipo de la Escuela Tcnica Comercial
"Gabriela Mistral", numero de versin, una pequea advertencia indicando que la descripcin del
sistema se encuentra en el men ayuda y adicionalmente la hora actual en que se ingreso al
sistema. Dicha pantalla se mostrar durante unos 9 segundos despus de dicho tiempo
transcurrido aparecer la pantalla de bienvenida al sistema.

Bienvenida al Sistema


En esta pantalla se encontrar una imagen de bienvenida seguidamente de la versin, una breve
explicacin de la funcin del sistema y una advertencia de copyright y finalmente 2 botones, el
botn aceptar que acepta para proseguir a la pantalla del men principal del sistema y el botn
informacin del sistema que proporciona informacin acerca del sistema como sus caractersticas.

Men del Sistema


En esta pantalla se visualizan todas las herramientas que el operador autorizado del sistema
utilizar para manejar debidamente el sistema entre estas encontramos el botn reporte, el botn
de ayuda, el botn historial, el botn inscribir, el botn consultar y el botn salir. Adicionalmente
cuenta con mens en la parte superior, estos mens realizan las mismas operaciones que los
botones se coloc men en la parte superior debido a que algunos usuarios prefieren los mens y
otros prefieren botones por lo que se diseo la interfaz grfica de acuerdo a las caractersticas y
gustos de los usuarios, para hacer el sistema lo ms amigable posible.

Consultas


Dentro de esta pantalla se encuentran varios tipos de consultas tales como consultar por alumno,
consultas acadmicas, consultas por representante consultas requisitos por alumno, consultas
requisitos que deben, consultas cantidad de alumnos por ao, mencin y seccin, listado de
alumnos por seccin y mencin y por ultimo consultas por fecha de nacimiento. Este men
consultas contiene todas las consultas posibles que necesita el operador del sistema para trabajar
muy amigablemente con el sistema.

Datos Acadmicos del Alumno


En esta pantalla el operador del sistema suministrar al sistema los datos acadmicos del alumno
tales como cdula, cdula del representante, cdigo de especialidad, especialidad ao acadmico
mencin, seccin, ao escolar, cdigo de condicin, condicin acadmica y autorizado por.

Una vez suministrados todos estos datos el usuario se dirige a con el mouse o cursor hacia el
botn que se encuentra en la pantalla esquina superior izquierda donde el botn es un dibujo de un
disco el usuario deber presionar este botn para guardar los datos o al suministrar el ultimo dato
presionar la tecla enter. Luego deber dar clic al botn aceptar para volver al men principal.

Datos Personales del Alumno


En esta pantalla se puede observar los siguientes requisitos: cdula del alumno, cdula del
representante, apellidos, nombres, fecha de nacimiento, edad, lugar de nacimiento, sexo, direccin
habitacin y telfono habitacin.

Una vez suministrados todos estos datos el usuario se dirige a con el mouse o cursor hacia el
botn que se encuentra en la pantalla esquina superior izquierda donde el botn es un dibujo de un
disco el usuario deber presionar este botn para guardar los datos o al suministrar el ultimo dato
presionar la tecla enter. Luego deber dar clic al botn aceptar para volver al men principal.

Reportes


Aqu se puede detallar que en esta pantalla podemos realizar los siguientes reportes: constancia
de estudio, constancia de buena conducta, constancia de inscripcin, materia pendiente (total) y
repitiente (total).

Con tan solo seleccionar la accin automticamente se ejecutara el reporte este se mostrara en
pantalla con la opcin de impresin.

Datos Personales del Representante


En esta pantalla se encuentran los siguientes campos: cdula del representante, cdula del
alumno, apellidos, nombres, profesin, estado civil, sexo, direccin habitacin y por ltimo telfono
de casa.

Una vez suministrados todos estos datos el usuario se dirige a con el mouse o cursor hacia el
botn que se encuentra en la pantalla esquina superior izquierda donde el botn es un dibujo de un
disco el usuario deber presionar este botn para guardar los datos o al suministrar el ultimo dato
presionar la tecla enter. Luego deber pisar el botn aceptar para volver al men principal.

Salir


En esta ltima pantalla se observa un primer mensaje el cual indica que el sistema se esta
despidiendo continuamente con un segundo mensaje que pregunta si esta seguro que desea salir
del sistema dando como opciones 2 botones uno que dice que si y el otro que dice que no.
Si se presiona el s se estar afirmando la salida del sistema, posteriormente el sistema se cerrar
y si se presiona no el sistema volver a la pantalla men.

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