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La Importancia Fiscal y Legal de los

Libros y Registros Obligatorios
para las Sociedades
C.P.C. Jos Mario Rizo Rivas
Lic. Margarita Mora Robles
La legislacin mexicana dene me-
dios de control por los cuales se iden-
tica, mide, registra la informacin
econmica de una empresa. De esta
manera, se establece la obligacin de
que las empresas cuenten con libros
en los que se registre la historia de la
sociedad.
En los libros se anotan metdica y
ordenadamente las operaciones rea-
lizadas, se registran todos los hechos
contables y movimientos de la socie-
dad; as, los libros se consolidan
instrumentos utilsimos para veri-
car en todo tiempo el resultado de las
actividades y la situacin econmica
nanciera de la empresa.
El objetivo del presente artculo
es extender ante al lector un pa-
norama general de la obligacin y
los efectos bencos de llevar libros
y registros en las sociedades. Para
ello, lo primero que ha de consi-
derarse es la divisin de los libros en
contables y sociales.
Los libros contables
Constituye una obligacin contar
con los libros, as lo preceptan los
artculos 28 del Cdigo Fiscal Fede-
ral (CFF) y 34 del Cdigo de Co-
mercio; pero tambin comportan una
necesidad, ya que permiten obtener
datos ordenados de acuerdo a los
principios contables o bases espe-
ciales de registro que se emplean
para evaluar la situacin econmico-
nanciera de la empresa. Los libros
principales son el Diario, el Mayor y
el de Inventarios.
En el libro Diario (considerado
como uno de los ms importantes)
se har el registro estrictamente cro-
nolgico de las operaciones practica-
das por una empresa y corrindolas
por partida doble a n de indicar
el movimiento de cargo o crdito;
adems se incluyen descripciones bre-
ves de los actos, actividades y opera-
ciones que se realicen y produzcan
modicaciones en las cuentas, con
sus correspondientes cantidades.
En el libro Mayor guran los
nombres de las diversas cuentas de
la contabilidad establecidas para el
registro, clasicacin y control de
las operaciones practicadas y regis-
tradas previamente en el libro diario,
su saldo al nal del periodo de re-
gistro inmediato anterior, el total
del movimiento de cargo o crdito a
cada cuenta en el periodo y su saldo
nal. Como el libro diario, tienen su
fundamento legal en los artculos
28 y 29 del Reglamento del Cdigo
Fiscal Federal.
El libro de Inventarios y Balan-
ces, es el instrumento de registro
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COLABORACIONES EXTERNAS
de los bienes, derechos y deudas
que se tienen, permite identicar
por unidad, producto, concepto y
fecha los aumentos y disminucio-
nes en los inventarios, la existencia
al inicio y al nal de cada ejercicio
conforme al artculo 28 del Cdigo
Fiscal Federal. Funge cmo medio
de control de las mercancas, mate-
ria prima, productos en proceso y ya
terminados. En l han de aparecer
los estados de posicin nanciera y
de resultados.
Los contribuyentes pueden em-
plear indistintamente los sistemas
de registro manual, mecanizado o
electrnico para cumplir con su obli-
gacin conforme al artculo 27 del
Reglamento del Cdigo Fiscal Fe-
deral. Si se adopta el registro manual
o mecanizado, debern llevarse cuan-
do menos los libros Diario y Mayor;
si se opta por el registro electrnico,
se llevar como mnimo el segundo
citado.
Dado que el artculo 28 del Regla-
mento del Cdigo Fiscal Federal
marca la obligacin de que los libros
estn debidamente encuadernados,
empastados y foliados, las fojas que
se destinen a formar los libros Diario
y/ o Mayor podrn encuadernarse y
foliarse consecutivamente dentro de
los tres meses siguientes al cierre del
ejercicio y han de incluir el nombre,
domicilio y RFC del contribuyente.
Por regla general, la documenta-
cin y la contabilidad debern ser
conservadas en el domicilio scal
durante un plazo de cinco aos
contados a partir de la fecha en
que se present o debi presentar
la declaracin con ellas relacionada
(artculo 30 del Cdigo Fiscal Fe-
deral); sin embargo, cuando dichas
documentacin y contabilidad co-
rrespondan a actos cuyos efectos
scales se prolonguen en el tiempo,
el plazo de referencia comenzar a
computarse a partir del da en que
se presente la declaracin scal del
ltimo ejercicio que haya producido
tales efectos.
Si por alguna razn los libros y
dems registros de contabilidad del
contribuyente se inutilizan de manera
parcial, debern conservarse hasta en
tanto no se extingan las facultades
de comprobacin de las autoridades
scales. Si la destruccin es total o se
trata de prdida o robo de los libros
y registros, habrn de registrarse, en
los nuevos libros, los asientos rela-
tivos al ejercicio en el que sucedi
la destruccin o prdida, pudiendo
realizarse por concentracin y de-
biendo conservar en su caso, el docu-
mento pblico en el que consten los
hechos ocurridos, conforme el art-
culo 33 del Reglamento del Cdigo
Fiscal de la Federacin.
En los artculos 83 y 84 del Cdi-
go Fiscal Federal estn preceptuadas
las infracciones y sanciones en las
que se puede incurrir por la inobser-
vancia de la obligacin de llevar la
contabilidad (libros y registros), con
multas desde los $180.00 hasta los
$55,901.00 e incluso la posibilidad
de que la autoridad, ante la omisin
de libros y registros contables, pueda
efectuar una determinacin presun-
tiva de las contribuciones omitidas.
En efecto, el Cdigo Fiscal Federal
otorga a la autoridad scal la facultad
de determinar presuntivamente la
utilidad scal de los contribuyentes,
sus ingresos y el valor de los actos,
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actividades o activos por los que se
deba pagar impuestos cuando no se
lleven libros o registros contables
con la documentacin comprobato-
ria de ms del 3% de alguno de los
conceptos de las declaraciones, o no
proporcionen los informes relativos
al cumplimiento de las disposiciones
scales. Esto es ms que suciente
para sealar la importancia de contar
con los libros y registros contables
actualizados y en perfecto orden,
pues de lo contrario se podran
ncar a la empresa crditos scales
basados en una aproximacin de
lo que la autoridad scal considere
como contribucin omitida y que de
antemano se sabe resultar ruinosa
en el aspecto econmico-nanciero
para la sociedad, que se ver en la
necesidad de disponer los medios de
defensa legales que correspondan.
Los libros sociales
Permiten conocer los movimien-
tos importantes de una sociedad:
sus acuerdos principales, la salida o
entrada de algn socio, el incremento
en su capital social, la compraventa
de activos, acciones, etc. Llegan a
convertirse en la constatacin escrita
de la historia de la sociedad.
Si bien aqu slo se har mencin
de los principales libros que lleva
una sociedad annima por ser sta
la de tipo ms comn, bastar para
dar al lector idea de los libros que se
deben llevar en otras sociedades.
Libro de Actas. Es el libro cor-
porativo ms importante de una
sociedad, pues en l deben constar
todos y cada uno de los acuerdos
tomados en Asambleas Generales
Ordinarias y Extraordinarias. La
obligacin de llevar este libro nace
con el Acta Constitutiva de la socie-
dad, pues ya a partir de ese momento
es posible deliberar y acordar algn
asunto importante que afecte a la
sociedad y segn el artculo 36 del
Cdigo de Comercio es cuando se
debe de integrar el libro de Actas.
Para cumplir con dicha obligacin
deber hacerse constar en ste por lo
menos una Asamblea General Ordi-
naria cada ao y las Asambleas Gene-
rales Extraordinarias que se requieran,
segn la sociedad; las actas de Asam-
bleas Generales debern ir debida-
mente rmadas por el Presidente, el
Secretario y el Comisario que hubie-
ren intervenido conforme al artculo
194 de la Ley General de Sociedades
Mercantiles, as como por los accio-
nistas presentes que lo deseen.
A veces las sociedades no pueden,
por algn motivo, hacer constar
las actas en el libro; en tales casos,
segn el artculo 34 del Cdigo de
Comercio, esas actas (que se pueden
denominar como sueltas) debern
ser encuadernadas dentro de los tres
meses siguientes al cierre del ejercicio,
debidamente rmadas por el Presi-
dente y el Secretario de la Asamblea.
Libro de Registro de Acciones.
En ste deben registrarse todos y
cada uno de los socios accionistas que
formen parte de la empresa, tanto
desde el momento de su constitucin
como cada vez que ingrese un nuevo
miembro, pues de acuerdo al artculo
129 de la Ley General de Sociedades
Mercantiles, la sociedad considerar
dueo de las acciones a quien apa-
rezca inscrito como tal en el regis-
tro; ste deber incluir tambin, por
supuesto, las salidas de los miembros.
El objetivo del
presente artculo
es extender ante al
lector un panorama
general de la
obligacin y los
efectos bencos de
llevar libros y
registros en las
sociedades.
LA IMPORTANCIA FISCAL Y LEGAL DE LOS LIBROS...
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COLABORACIONES EXTERNAS
La obligatoriedad de este libro nace,
como la del anterior, con el momento
en que se constituye la sociedad.
Los requisitos de este Libro,
segn el artculo 128 de la Ley Gene-
ral de Sociedades Mercantiles, son:
1.- Nombre, nacionalidad, domi-
cilio del accionista e indicacin
de las acciones que le pertenez-
can, expresndose los nmeros,
series, clases y dems particulari-
dades;
2.- La indicacin de las exhibicio-
nes que se efecten;
3.- Las transmisiones que se reali-
cen.
Libro de Registro de Aumento
o Disminucin de Capital Social.
Como su nombre seala, deber
contener la inscripcin de todo
aumento o disminucin (especi-
cando su manera y proporcin) del
Capital Social.
Libro de Sesiones de Consejo.
En los estatutos de la empresa se
podr especicar si ser dirigida por
un Consejo de Administracin o por
un Administrador General nico;
de ser un Consejo, las resoluciones
tomadas debern ser registrarse por
escrito, segn lo marca el artculo
143 de la Ley General de Sociedades
Mercantiles, para lo que se sugiere
llevar este tipo de libro en aras de un
mejor control.
Los Libros Corporativos son
documentos mercantiles que, debi-
damente integrados y rmados, sir-
ven como importantes medios de
prueba no slo para efectos legales
internos, sino tambin externos. Con
fundamento en el artculo 1299 del
Cdigo de Comercio, si se lleva un
juicio mercantil, el reconocimiento o
inspeccin judicial har prueba plena
cuando se haya practicado en obje-
tos que no requieran conocimientos
especiales o cientcos, como puede
ser la revisin de la actualizacin de
los Libros Corporativos. Ms an: a
peticin de parte o de ocio en un
litigio podr decretarse la exhibicin
de los Libros, registros y documen-
tos de los comerciantes; de ah la
importancia de tener actualizados
tales Libros en una empresa.
As mismo, las autoridades s-
cales, con fundamento en el artculo
53 del Cdigo Fiscal de la Federacin,
pueden solicitar datos, informes o
documentos del contribuyente.
A lo anterior ha de aadirse que
todo comerciante, segn el artculo
46 del Cdigo de Comercio, est
obligado a conservar los libros, re-
gistros y documentos de su negocio
por un plazo mnimo de 10 aos, si
bien para efectos scales es conve-
niente conservarlos durante toda la
vida de la sociedad, pues conforme
al artculo 30 del Cdigo Fiscal Fe-
deral, tratndose de las actas cons-
titutivas de las personas morales,
de los contratos de asociacin en
participacin, de las actas en que se
haga constar el aumento o la dismi-
nucin del capital social, la fusin
o la escisin de sociedades, de las
constancias que emitan o reciban
las personas morales en los trmi-
nos de la Ley del Impuesto Sobre la
Renta al distribuir dividendos o uti-
lidades, de la informacin necesaria
para determinar los ajustes a que se
reere la ganancia por enajenacin
de acciones y el costo comprobado
de adquisicin en enajenaciones sub-
secuentes, as como de las declara-
151
ciones de pagos provisionales del
ejercicio, de las contribuciones fede-
rales, deber conservarse por todo
el tiempo que subsista la sociedad o
contrato de que se trate.
Ahora bien: el artculo 241 de la
Ley General de Sociedades Mercan-
tiles precepta, para efectos de li-
quidacin de una sociedad, que una
vez nombrados los liquidadores, los
administradores les entregarn libros,
bienes y documentos de aqulla,
adems de que dichos liquidadores
mantendrn en depsito durante diez
aos tales documentos.
Otra razn para que las empre-
sas tengan actualizados sus Libros
Corporativos (adems de las ventajas
administrativas que reportan el con-
trol y orden de las operaciones de la
empresa), es que, de no ser as y con
fundamento en los artculos 28 lti-
mo prrafo, 83 fraccin II, 84 fraccin
II del Cdigo Fiscal de la Federacin,
en caso de una Visita Domiciliaria o
Revisin de Gabinete por parte del Ser-
vicio de Administracin Tributaria
(SAT), traera consecuencias scales
y una multa por aproximadamente
$4,211.00; aunado a otra multa de no
menos de $25,000.00 segn el artculo
37 del Cdigo de Comercio.
Conclusin:
La obligatoriedad de tener debida-
mente actualizados los libros conta-
bles y corporativos, no slo evita
contingencias de carcter scal que
pueden redundar en la aplicacin
de crditos scales presuntos y la
imposicin de multas, sino que
implica el benecio de otorgar a
las sociedades instrumentos pro-
batorios en caso de revisiones por
parte de la autoridad scal en ejer-
cicio de sus facultades de compro-
bacin; incluso frente a otros juicios
de carcter mercantil, pues en dife-
rentes tesis jurisprudenciales puede
constatarse que las actas de asam-
blea de sociedad mercantil produ-
cen conviccin y ecacia probatoria
frente a la autoridad hacendaria a
partir de la fecha en que se protocoli-
zan, as como que los asientos de los
libros realizados conforme a la ley
mercantil hacen fe contra los que no
observaron lo ordenado por la ley,
salvo prueba en contrario admitida
por el derecho; es decir, contra una
sociedad o un comerciante que no
lleva la contabilidad o no presenta
sus libros, hacen fe los de su con-
trario llevados regular y legalmente.
El nombramiento de administra-
dor o Consejo de Administracin
y Comisarios, de acuerdo con el
artculo 181 fraccin II, ser acor-
dado por medio de una Asamblea
Ordinaria, la cual slo requiere para
su validez que el acta respectiva se
asiente en el libro relativo. Esto sig-
nica que tiene validez jurdica por
el simple hecho de plasmar la vo-
luntad de las partes integrantes de
una Asamblea de Accionistas en un
Acta; sin embargo cabe mencionar
que a n de que los nombramientos
de apoderados y administradores
surtan efectos jurdicos contra ter-
ceros, ser necesaria su inscripcin
en el Registro Pblico de Comercio.
Lo expuesto muestra la impor-
tancia que cobra para las empresas
que los libros contables y sociales se
hallen correctamente actualizados y
ordenados.

Constituye una
obligacin contar
con los libros; pero
tambin comportan
una necesidad, ya
que permiten obtener
datos ordenados de
acuerdo a los
principios contables
o bases especiales
de registro para
evaluar la situacin
de la empresa
LA IMPORTANCIA FISCAL Y LEGAL DE LOS LIBROS...