BOTICA ROSA DE AMERICA 2014

BOTICA ROSA DE AMERICA DE E&M CONSULT AND SERVIS GENERALS SAC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DOMICILIO COMERCIAL: AV. LOS ROSALES 411 URB. VALDIVIEZO ATE Telefono

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LISTA DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTANDAR

NOMBRE DEL DOCUMENTO

RECEPCION Y REVISION DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS DE FARMACIA, PERFUMERIA Y AFINES DISPENSACION DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y AFINES EVALUACION DE RECETAS MEDICAS TRATAMIENTO DE PRODUCTOS CON POLITICA DE CANJES MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES TRATAMIENTO PARA LOS PRODUCTOS EXPIRADOS TRATAMIENTO PARA LOS PRODUCTOS DETERIORADOS RETIRO Y/O DEVOLUCION DE PRODUCTOS LIMPIEZA EN LOS ESTABLECIMIENTOS FARMACEUTICOS ALAMACENAMIENTO DE PRODUCTOS REFRIGERADOS CRONOGRAMA DE FUMIGACION MANTENIMIENTO DE EXTINTOR

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RECEPCION Y REVISION DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y AFINES

GENERALIDADES. 1.1 La recepcin consiste en la secuencia de operaciones en el que los productos llegan al establecimiento para ser verificados y correlacionados con facturas y guas 1.2 Antes de su aplicacin, el presente procedimiento debe ser ledo y entendido. 1.3 Ante una duda u observacin detectada, debe, consultarse con el qumico farmacutico regente para su aclaracin respectiva. 1.4 Toda accin que no se encuentre tipificada en este procedimiento, deber ser consultado con el qumico farmacutico regente para su adecuacin y actualizacin antes de ser aplicada

2. OBJETIVO Garantizar la correcta recepcin de productos farmacuticos y afines, acorde a las normas de buena prcticas de recepcin. 3. ALCANCE. La responsabilidad de ejecutar este procedimiento estar a cargo del: Qumico farmacutico regente Tcnico en farmacia 4. LUGAR DE APLICACIN. En el rea de recepcin del establecimiento farmacutico 5. FRECUENCIA DE APLICACIN. Cada vez que lleguen productos farmacuticos y afines al establecimiento farmacutico 6. PROCEDIMIENTO. Para la recepcin de productos farmacuticos y afines el responsable se asegurara de contar con la siguiente documentacin: Facturas Guas de remisin

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7. PASOS A SEGUIR 7.1 RECEPCION DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y AFINES 7.1.1 El Q.F. responsable del establecimiento farmacutico debe preparar la recepcin, y si lo requiere delegar el chequeo al personal (tcnico de farmacia) El transportista a su llegada comunica con el Q.F responsable del establecimiento farmacutico, a quien le entrega como documento: guas de remisin y/o facturas, siendo este requisito indispensable. El transportista proceder en bajar del vehculo los bultos los que deben ubicarse en parihuelas de manera ordenada para que el contero sea certero. El Q.F. responsable del establecimiento farmacutico podr delegar la revisin a un tcnico para posteriormente verificar y validar su revisin. Es recomendable destinar en el local un solo lugar para la revisin de los productos farmacuticos y afines para facilitar el conteo. Dicho lugar debe estar despejado.

7.1.2

7.1.3

7.1.4 7.1.5

7.2 REVISION DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y AFINES 7.2.1 La revisin de los productos farmacuticos y Afines se debe realizar despus de recepcionado el pedido, en caso que el pedido llegue muy retrasado, casi al finalizar el da del trabajo, entonces se terminara de chequear la maana siguiente. 7.2.2 La revisin de los productos Farmacuticos y Afines se DEBE hacer sobre parihuelas, NUNCA DIRECTAMENTE SOBRE EL PISO. 7.2.3 Se debe agrupar las cajas y/o bolsas por rubros (farmacia y/o perfumera) 7.2.4 Al momento de realizar el chequeo considerar que la inspeccin DEBE incluir la revisin de: a) Embalaje; b) Envases; c) Rotulados; d) Contenido; 7.2.4.1 ENVASE MEDIATO - Que el material del embalaje est limpio, no arrugado, quebrado o hmedo que indique deterioro del producto; y - Que no se encuentre abierto. 7.2.4.2 ENVASE INMEDIATO - Que no se observen manchas o cuerpos extraos. - Que no presenten grietas, rajaduras, roturas o perforaciones.

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Que el cierre o sello sea seguro y cuando lleve la banda de seguridad, este se encuentre intacta; - Que no se encuentre deformados; y - Que corresponda a los requerimientos del producto en casos de condiciones especiales. 7.2.4.3 Los rtulos deben ser legibles, indelebles, en caso de etiquetas estas deben estar bien adheridas al envase y en ellos se debe revisar: - Nombre del producto - Presentacin del producto - Concentracin y forma farmacutica, cuando corresponda. - Laboratorio al que pertenece - Fabricante - Condiciones de almacenamiento - Cantidad, teniendo en cuenta las unidades contenidas en cada caja. Adicionalmente se tiene que verificar lo siguiente: a) Lote b) Fecha de Expiracin c) Registro Sanitario 7.2.4.4 En el contenido siempre que no haya riesgo de alteracin de los mismos se debe revisar: 7.2.4.4.1 Lquidos no estriles )jarabes, elxires, suspensiones, emulsiones, soluciones y gotas) - Homogeneidad del producto. - Uniformidad del contenido; - Presencia de gas y otros signos que podran indicar contaminacin del producto. 7.2.4.4.2 Lquidos estriles (inyectables de pequeo volumen, de gran volumen y oftlmicos) - Ausencia de partculas extraas detectables visualmente. - Ausencia de turbidez en la solucin. - Cambio de color; y - Uniformidad del contenido. 7.2.4.4.3 Solidos no estriles (tabletas, polvos, grnulos, grageas, tabletas vaginales, comprimidos, capsulas) - Uniformidad en las caractersticas especficas del producto (forma, color, tamao, y marcas); - Ausencia de manchas, roturas, rajaduras, pegajosidad o material extrao incrustado o adherido al producto. - Existencia de capsulas vacas, rotas o abiertas; y - Que los polvos para reconstruir no estn apelmazados. -

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7.2.4.4.4 Solidos estriles (polvos y liofilizados para aplicacin inyectable) Ausencia de material extrao; y Cambios en el color u otras caractersticas fsicas que podran indicar alteracin en el producto.

2.2.5 Al terminar de chequear todas las cajas y bolsas, Q.F. o tcnico que realizo el chequeo ordenara los comprobantes de correlativo y se archivara en el lugar correspondiente. Adems se separaran los productos observados sui los hubiera en un lugar determinado.

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ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS DE FARMACIA, PERFUMERA Y AFINES

1. GENERALIDADES 1.1El rea de almacenamiento comprende las acciones que se toman para la ubicacin de los productos en un espacio fsico con fines de custodia 1.2 El presente procedimiento debe leerse y entenderse antes de su aplicacin 1.3 Ante cualquier duda presentada, se deber consultar con el propietario y/o qumico farmacutico regente 1.4 Toda accin distinta al procedimiento, debe ser consultado al propietario y/o al qumico farmacutico para su actualizacin.

2. OBJETIVO Implementar una eficaz y correcta ubicacin de almacenamiento para los productos farmacuticos teniendo presente el orden y las condiciones adecuadas para las custodias en funcin de sus especificaciones tcnicas. 3. ALCANCE 3.1 Hacer que el producto almacenado pueda ser fcilmente identificado, contabilizado y que permita una adecuada y rotacin de stock 3.2 La responsabilidad de ejecutar este procedimiento est a cargo de: * Qumico farmacutico * Tcnico farmacutico Quienes debern utilizarlos registros documentarios correspondientes para efectuar una labor eficiente 4. LUGAR DE APLICACIN. En el Establecimiento Farmaceutico: Area destinada a almacen 5. FRECUENCIA DE APLICCION. Cada vez que se requiera.

6. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO. 6.1.1 El Tecnico responsable verificara en su area la mercadera recibida,confrontando la factura con la gua de remisin del

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provedor.Tambien verificara la existencia de los productos confrontando con el informe de recepcin, observando el buen estado de los productos Si existe alguna incomodidad o disconformidad ; entonces deber comunicar mediante un informe al Quimico Farmaceutico 6.1.2 los productos se internaran en las areas de almacenamiento conciderando el laboratorio fabricante o titular y el orden alfabetico, lo que nos permitir una buena rotacin de stock. Para todo ello el tcnico responsble deber emplear las hojas de control y/o el sistema computarizado 6.1.3 todo internamiento de productos hacia el area de almacenamiento deber tener muy presente las cantidades y volmenes por almacenar. Puesto que el espacio fsico no fuera suficiente; entonces la totalidad del lote se tendr q destinar a otro espacio mayor ( almacen mayor a futuro ). 6.1.4 Todo producto debe ser almacenado en su envase original, y cada Producto deber ocupar su espacio respectivo ( nunca se debe almacenar dos productos diferentes en el mismo espacio ). 6.1.5 El tcnico responsable deber chequear ( 2 veces / dia ) en el formato correspondiente, las condiciones ambientales ( temperatura ) y de limpieza 6.1.6 Los productos siempre deben estar ubicados en los estantes, parihuelas y otros, por ningn motivo deben ubicarse directamente en el piso.

7. PASOS A SEGUIR 7.1 AREA DE ALAMACENAMIENTO EN EL ESTABLECIMIENTO FARMACEUTICO 7.1 El establecimiento farmacutico cuenta con un rea de almacenamiento especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar adecuadamente los productos de farmacia, perfumera y afines. 7.2 Estas reas cuentan con un tamao adecuado que permiten una correcta distribucin y rotacin de los productos. 7.3 Las reas de almacenamiento son de material de melamine y estn ubicadas en lugares donde se evitan riesgos de contaminacin de materiales y/o de productos, las paredes de la zona de almacenamiento son de fcil limpieza, los pisos son de porcelanato, de superficie lisa y lo suficientemente nivelados para el transporte de los productos de acumulacin de calor.

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7.4 Todas las reas de almacenamiento se encuentran bajo techo, los techos son de un material apropiado de tal manera que no permite el paso de los rayos solares ni de acumulacin de calor. 7.5 Las reas de almacenamiento cuentan con una adecuada circulacin del aire para crear mejores condiciones de trabajo, dicha circulacin de aire es a travs de una ventilacin natural o artificial (ventiladores o equipos de aire acondicionado). 7.6 El establecimiento farmacutico debe contar como mnimo con un termmetro en el rea de dispensacin (mesn y anaqueles) y otro en el rea de almacn.

8. RESPONSABILIAD POR EL ALMACENAMIENTO DE LOS PRODUCTOS DE FARMACIA, PERFUMERIA Y AFINES EN EL ESTABLECIMIENTO FARMACEUTICO. 8.1 El Quimico Farmaceutico verificara que se cumplan estrictamente las condiciones de almacenamiento ,adems de supervisar las actividades concernientes al tcnico responsable de almacen. 8.2 El Quimico farmacutico ,supervisara frecuentemente los registros de control ambiental ( temperatura )y si fuera necesario tomara las medidas correctivas para mantener el equilibrio del ambientes . 8.3 El Quimico Farmaceutico,y/o propietario supervisara la limpieza de los ambientes ,stanteria y otros de acuerdo al procedimiento respectivo.

8.4 Todo producto de farmacia, perfumera y afines debe ser colocado sobre parihuelas, en ningn caso deben colocarse los productos directamente en el piso. 8.5 El almacenamiento de los productos de Farmacia, perfumera y afines, se inicia inmediatamente despus de la Recepcin y revisin de los productos farmacuticos y afines que recibe el establecimiento farmacutico. 8.6 La responsabilidad del almacenamiento es del Quimico Farmaceutico la cual podr ser delgada en el personal tcnico de farmacia para que realice las siguientes funciones: - verificacin de los nmeros de lotes. - Revisin de las fechas de Expiracion de los productos. - Almacenar y realizar controles respecto a las fechas de expiracin, deterioros, distorsiones de stock de todos los productos que se encuentran ubicados en el mesn, anaqueles (rea de dispensacin)

CONTROL DE TEMPERATURA EN AREA DE ALMACENAMIENTO MES

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DIA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 TEMEPRATURA A.M. TEMPERATURA P.M. FIRMA DE RESPOSABLE Q.F.

DISPENSACION DE LOS PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y AFINES 1. GENERALIDADES. 1.1 La dispensacin consiste en la secuencia de operacin en el que los bienes llegan al cliente y termina con la sastifaccion de la necesidad de estos. 1.2 Antes de su aplicacin, el presente procedimiento debe ser ledo y entendido. 1.3 Ante una duda u observacin detectada, debe consultarse con el Quimico Farmaceutico regente para su acalaracion respectiva.

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1.4 Toda accin que no se encuentre tipificada en este procedimiento, deber ser consultado con el Qumico Farmacutico regente para su adecuacin y actualizacin antes de ser aplicada 2. OBJETIVO Establecer el mecanismo adecuado para proporcionar los productos farmacuticos y afines para su dispensacin al cliente. 3. ALCANCE. L a responsabilidad de ejecutar este procedimiento estar a cargo del : QUIMICO FARMACEUTICO REGENTE VENDEDORES ( TECNICOS DE FARMCIA ) 4. LUGAR DE APLICACIN. En el area de dispensacin del Establecimiento Farmaceutico. 5. FRECUENCIA DE APLICACIN Cada vez que ingresa clientes y/o pacientes al Establecimiento Farmaceutico y con receta medica solicite productos farmacuticos o afines. 6. ESPECIFICACIONES TECNICAS PARA LA DISPENSACION DE LOS PRODUCTOS 6.1 ENTREGA: 6.1.1 Este deber estar correctamente rotulado,en perfecto estado ( completo,limpio,sin arruga,sin deteriorar,exento de humedad ). 6.1.2 debera estar totalmente cerrado. 6.2 ENVASES: 6.2.1 MEDIATO. a) Que la identificacin corresponda al producto b) Que el envase este limpio y sin rasgos de alteracin. c) No se debe estar abierto, manchado, ni hmedo d) Que sea homogneo en su tamao, resistencia y colores. e) Condiciones especiales ( si se requieres )

6.2.2 INMEDIATO. a) Que la identificacin corresponda al producto. b) Que el envase este limpio y sin rasgos de alteraion c) No debe estar abierto , ni hmedo. d) Que sea homogeneo en su tamao, resistencia y colores e) Que no presente manchas ni cuerpos extraos f) Que no presente grietas ,perforaciones ,roturas g) Que el cierre o sello sea seguro y se encuentre intacto. h) condiciones especiales ( si se requiere )

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6.2.3 ROTULOS. Estos deben ser legibles y estar bien adheridos al envase ( indelebles ), observar adems : a) Nombre del producto b) Concentracin, forma farmacutica, presentacin c) Numero de lote, fabricantes o importador d) Condiciones de almacenamiento 6.2.4 CONTENIDO DEL PRODUCTO. Apreciar en el contenido fisico del producto lo siguiente: a) Homogeneidad fsica del producto. b) Presencia de particulas extraas y otros que indiquen contaminacin. c) Cambio de color, elementos extraos incrustados. d) Manchas, rajaduras, pegajosidad. e) Existencia de formas farmacuticas vacias, rotas, decoloradas.

7. DEFINICIONES

7.1 Dispensacin de Medicamentos 7.2 Es el acto profesional farmacutico de proporcionar uno o ms medicamentos a un paciente generalmente como respuesta a la presentacin de una receta elaborada por un profesional autorizado. En este caso el profesional Qumico farmacutico informa y orienta al paciente sobre el uso adecuado del medicamento, reacciones adversas, interacciones medicamentosas y las condiciones del producto. 7.3 Expedio Venta al detalle y directamente al usuario que efectan las farmacias o dems establecimientos de dispensacin. 8. PASOS A SEGUIR Observacin: Los pacientes deben ser tratados con respeto y es imprescindible mantener siempre la confidencialidad e intimidad cuando se atienda al cliente. 8.1 Recepcin y validacin de la solicitud de productos farmacutico y/o afines o prescripcin mdica: 8.1.1 Si la condicin de venta del producto es con prescripcin mdica (receta) proceder segn el documento 4: EVALUACION DE RECETAS MEDICAS 8.1.2 Si se trata de productos farmacuticos OTC o de otros productos que no requieren receta mdica: recibir el pedido verbal del cliente. 8.2 Anlisis e interpretacin de la prescripcin:

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3.2.1. El qumico farmacutico en el caso de la prescripcin mdica (receta), la leer y deber interpretar las abreviaturas utilizadas por el prescriptor correctamente asimismo deber confirmar el ajuste de la dosis en funcin al estado y situacin particular de cada paciente, realizar correctamente el clculo de la dosis y la cantidad a entregar del medicamento, identificar las interacciones medicamentosas y la duplicidad teraputica. Si existieran dudas sobra la prescripcin estn debern ser resueltas a travs de una interconsulta con el prescriptor. 3.2.2 El qumico farmacutico podr ofrecer al usuario alternativas de medicamentos qumica y farmacolgicamente equivalentes al producto solicitado por el cliente o prescrito en la receta, en igual forma farmacutica y dosis.

8.3 Ubicacin y Seleccin de los productos para su entrega. 3.1.1 Identificar y seleccionar el o los productos en los estantes del almacn, leyendo con sumo cuidado 8.4 Entrega de los productos e informacin por el QumicoFarmacutico 8.4.1 Los medicamentos deben entregarse al paciente o su representante con instrucciones claras, aadiendo la informacin que se estime conveniente. El profesional. Q.F. es responsable de brindar informacin y orientacin sobre la administracin uso y dosis del producto farmacutico, sus interacciones medicamentosas, sus reacciones adversas y sus condiciones de conservacin. 8.4.2 Las advertencias relacionadas con los posibles efectos indeseables, debe realizarse, por el Q.F. responsable del establecimiento farmacutico con objetividad y claridad, a fin de evitar que el paciente abandone el tratamiento. Se debe incidir en la frecuencia, duracin del tratamiento y via de administracin de los medicamentos, debiendo informarse tambin sobre: - Cuando tomar el medicamento, en relacin a los alimentos (Ej. Masticarlo, con mucha agua, aplicarlo localmente); - Como guardar y proteger los medicamentos para su adecuada conservacin. 8.4.3 El Q.F. responsable del establecimiento farmacutico, podr dar al cliente las recomendaciones necesarias sobre las condiciones de conservacin del producto, y algunas consideraciones adicionales indicadas en la receta mdica fuera el caso. 8.4.4 Es necesario asegurarse que el paciente comprenda las instrucciones y siempre que sea posible se solicitara que el paciente repita las instrucciones brindadas.

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8.4.5 Se encuentra estrictamente prohibido dispensar productos farmacuticos y afines deterioros y/o vencidos.

EVALUACION DE RECETAS MEDICAS

1. OBJETIVO Establecer el mecanismo adecuado que se debe seguir cuando se evalan recetas mdicas en el establecimiento farmacutico. 2. DEFINICIONES 2.1 Receta Mdica Se entiende por receta mdica el documento normalizado por el cual los mdicos, los cirujanos dentistas y las obstetricias legalmente capacitados prescriben la medicacin al paciente para su dispensacin por las farmacias o boticas. Orden emitida por un profesional prescriptor (mdico, cirujanos dentistas, obstetricias) para que una cantidad de cualquier medicamento o medicamentos en ella especificados sea dispensada a la persona determinada y que contiene directrices para su uso correcto. 3. RESPONSABILIDADES 3.1 OBLIGACIONES QUE TIENE QUE CUMPLIR EL QUIMICO FARMACEUTICO 3.1.1. En caso que el establecimiento farmacutico no cuente con el medicamento solicitado por el cliente, el Q.F. 3.1.2. Registrar en el dorso de la receta el nombre del producto alternativo dispensado, el nombre del laboratorio fabricante, la fecha en la que se efecta la dispensacin, as como firma y sello. 3.1.3 Interpretar adecuadamente la receta medica proporcionada por el cliente. 3.1.4 Brindar informacin y orientacin sobre la administracin, uso y dosis del producto farmacutico, interacciones, sus reacciones adversas y sus condiciones de conservacin.

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3.1.5 Tratar a los clientes con respeto y manteniendo la confidencialidad e intimidad cuando se dispense ciertos tipos de medicamentos o se trate de ciertas patologas. 3.2 OBLIGACIONES QUE TIENE QUE CUMPLIR EL TECNICO DE FARMACIA 3.2.1 Realizar las tareas de expendio. 3.2.2 Ayudar al cliente a la mejor comprensin de la recetas. 3.2.3 De no tener el medicamento indicado en la receta del cliente, informar al Q.F. responsable del establecimiento farmacutico. 3.2.4 El personal est IMPEDIDO de realizar actos correspondiente a la dispensacin. 4. PASOS A SEGUIR 4.1 TIPOS DE RECETA MEDICA 4.1.1. RECETA MEDICA COMUN - La prescripcin de medicamentos, Ej. Fosamax, Irrigor, Ceproxina, Yasmin, Rosphin, Araba, Viagra, Madopar, Zocor, Nexium, etc. Se realizara con receta mdica comn. - La dispensacin de los medicamentos u otros productos farmacuticos de venta bajo receta, deber circunscribirse a las recetas que se presenten con letra clara y legible a fin de evitar errores de comprensin. - El contenido de las recetas debe sujetarse a lo establecido en la legislacin vigente. Al momento de su recepcin el Q.F. deber constatar lo siguiente informacin: 1. Nombre, direccin y numero de colegiatura del profesional que la extiende o nombre del establecimiento de salud cuando se trate de recetas estandarizadas. 2. Identificacin del paciente: nombres y apellidos del paciente. 3. Nombre del producto farmacutico objeto de la prescripcin en su denominacin comn internacional. 4. Concentracin y forma farmacutica. 5. Posologa, indicando el nmero de unidades de toma y da, as como la duracin del tratamiento. 6. Lugar y fechas de expedicin y expiracin de la receta. 7. Sello y firma del prescriptor que la extiende. En funcin a la validacin realizada, el Q.F. decidir la dispensacin o no del medicamento y/o pertinencia de la interconsulta con el prescriptor. En la atencin de recetas mdicas, el Q.F. que realiza la dispensacin deber garantizar el derecho de los usuarios a su intimidad y a la confidencialidad de la informacin. Cuando el Q.F. responsable del establecimiento farmacutico dispensa un medicamento alternativo al prescriptor, se anotara al dorso de la receta el nombre de la alternativa dispensada, el nombre del laboratorio

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fabricante, as como la fecha en la que se efecta la dispensacin seguida de la firma y sello del Q.F. responsable del establecimiento farmacutico. Por norma legal, los medicamentos estn en la obligacin de anotar en la receta mdica el nombre genrico de los medicamentos y luego el equivalente comercial del mismo. Para el caso en el que el tcnico de farmacia tenga alguna duda respecto a los productos prescrito con una receta medica, inmediatamente deber consultarlo con el Q.F. responsable del establecimiento farmacutico para su respectiva orientacin.

TRATAMIENTO DE PRODUCTOS CON POLITICA DE CANJE S

1. OBJETIVO Establecer el mecanismo adecuado que se debe seguir respecto al tratamiento del producto con polticas de canje en el establecimiento farmacutico. 2. DEFINICIONES POLITICA DE CANJES: Es el acuerdo entre la empresa y el laboratorio para la devolucin de productos en un determinado tiempo. 3. PASOS A SEGUIR: 3.1. La devolucin de estos productos esta basada segn la poltica de canje que tenga cada laboratorio, los motivos mas frecuentes de devolucin son: - Vencimiento. - Falla de fabricacin (falla del envase mediano, falla de envase inmediato, falla de las caractersticas organolptica, etc) - Deterioro - Deterioro por exhibicin 3.2. Cuando el establecimiento farmacutico recepcione productos con fecha de vencimiento prximos a vencer y que no cumplen con la poltica de canje de los laboratorios, el Q.F. est en la obligacin de separar e informar al personal que se hace la entrega para que este tenga las consideraciones respectivas cuando se tome alguna medida. 3.3 cuando el personal del establecimiento farmacutico detecte la presencia de productos prximos a vencer, deteriorada o con falla de

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fabricacin a travs de los controles internos que se realizan en los establecimientos farmacuticos (inventarios parciales), inmediatamente el personal deber informar lo detectado al Q.F. responsable del establecimiento 3.4. Seguidamente el Q.F. responsable del establecimiento farmacutico deber proceder a verificar si dicho producto tiene poltica de canje. Si tiene, separara en una caja rotulada Productos para canje, prohibida su venta , y gestionara su devolucin a su respectivo laboratorio o distribuidor 3.5. La devolucin de productos refrigerados deber ser en forma separada respecto a otros productos que se enven, asimismo en el empaque de los productos refrigerados deber colocarse la palabra refrigerado 3.6. El plazo para el envo de productos con canje lo cara cada laboratorio o distribuidor. Esto ser siempre antes de su fecha de vencimiento

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

1. ORGANIGRAMA

PROPIETARIO

Q.F. REGENTE

P. TCNICO EN FARMACIA

PERSONAL AUXILIAR
2. PERFIL DE PUESTO

NOMBRE DEL PUESTO: INMEDIATO SUPERIOR:

QUIMICO FARMACEUTICO ADMINISTRADOR PROPIETARIO O INVERSION

PUESTO DIRECTO A SU CARGO: TENCINO DE FARMACIA

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I.

OBJETIVO DEL PUESTO Administrar y controlar la correcta operatividad del establecimiento farmacutico que se encuentra bajo su responsabilidad. FUNCIONES GENERALES Planificar, organizar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar la gestin del establecimiento farmacutico que se encuentra bajo su responsabilidad. FUNCIONES ESPECIFICAS Brindar atencin farmacutica a los pacientes en el establecimiento, adoptando una actitud orientadora y educadora de los pacientes en todo lo relacionado a los medicamentos. Velar por el correcto funcionamiento del establecimiento. Cumplir y hacer cumplir la Ley general de salud y otras normas conexas. Hacer cumplir la aplicacin de las buenas prcticas de almacenamiento y dispensacin, y otras que exijan la Organizacin Mundial de la Salud, La organizacin Panamericana de Salud y otras instancias internacionales. Vigilar las fechas expirables. Controlar y vigilar el mantenimiento de la calidad de los productos farmacuticos y material mdico hasta que sean recibidos por usuarios. Informar a la autoridad de salud de nivel nacional las reacciones adversas de las que tenga conocimiento y pudiera haberse derivado por el uso de los medicamentos que se comercializan ajo su responsabilidad Servir como consultor la seleccin de medicamentos necesarios para la comunidad aplicando criterios de uso racional. Establecer una eficaz y segura dispensacin de productos farmacuticos. Promover la adherencia de los pacientes al tratamiento prescrito. Supervisar y capacitar al personal tcnico de cuyas acciones en el proceso de dispensacin es el directo responsable. Mantenerse actualizado para absolver en forma adecuado las interrogantes e inquietudes de los pacientes, controlando el diagnstico y automedicacin. Dispensar, informar y orientar al usuario sobre la administracin, uso y dosis del producto farmacutico, su interaccin otros medicamentos, sus reacciones adversas y sus condiciones de conversacin. Cumplir con los procedimientos manuales del establecimiento farmacutico. Dirigir, coordinar y controlar al personal tcnico a su cargo sobre las buenas prcticas de almacenamiento y dispensacin.

II.

III.

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NOMBRE DEL PUESTO: INMEDIATO SUPERIOR: ADMINISTRADOR

TCNICO DE FRAMACIA QUMICO FARMACUTICO

PUESTO DIRECTO A SU CARGO:NINGUNO

I.

II.

III.

OBJETIVO DE PUESTO. Realizar el servicio de expendio, atencin al cliente y mantener el correcto almacenamiento de los medicamentos u otros productos en el establecimiento farmacutico, estar bajo supervisin del Qumico Farmacutico. FUNCIONES GENERALES. apoyar al Qumicofarmacutico en el expendio del producto farmacutico, productos naturales, no farmacuticos y del servicio al cliente en el establecimiento farmacutico cuando este no lo quiere. FUCIONES ESPECFICAS No cumplir con los procedimientos, manuales, instrucciones y adems documentos internos del establecimiento farmacutico. atender al pblico con cortesa y prontitud, para crear y mantener la buena imagen de la botica. No realizar actos correspondientes a la dispensacin o de ofrecer a los usuarios alternativas al medicamento prescrito. Velar para que los medicamentos y otros productos se encuentre bajo buenas condiciones de almacenamiento en los anaquelesasignados bajo responsabilidad, tanto en la sala de venta como en el almacn.

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verificar peridicamente las fechas de vencimiento de los medicamentos y otros productos. ordenar los medicamentos en los anaqueles, de modo que se permitan la fcil ubicacin y control de estos. Realizar peridicamente el control de existencias fsicas efectuando inventarios parciales por laboratorios. cumplir estrictamente con los horarios de trabajo establecido por el Qumico Farmacutico Administrador. cumplir estrictamente con los horarios de trabajo establecido por elQumicoFarmacutico Administrador. Cumplir estrictamente con el horario de limpieza del establecimiento farmacutico. Mantener limpios, libre de polvo los anaqueles que estn bajo su responsabilidad. Usar el uniforme asignado durante la jornada de trabajo. Acatar las rdenes que impartan en relacin a sus labores. Comunicar inmediatamente al Qumico Farmacutico cualquier problema o anomala que se presente en el establecimiento farmacutico (producto vencido, detoriorado, faltante, etc.) Proponer alternativas de mejoras para un mejor desempeo de sus funciones en el local.

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7 TRATAMIENTO PARA PRODUCTOS EXPIRADO

1. OBJETIVO Establecer el mecanismo adecuado para el tratamiento que se deba dar a los productos prximos a expirar o expirados detectados en el establecimiento farmacutico. 2. PASOS A SEGUIR El personal del local est en la obligacin de informar al Q.F. responsable la existencia de productos prximos a expirar o expirados. El Q.F. del local est en la OBLIGACION de retirar e inhabilitar todos los productos de la zona de venta que se encuentran expirados. El retiro e inhabilitacin de los productos vencido de la zona de dispensacin deber ser de forma INMEDIATA. Todos los productos expirados - inhabilitados, debern ser colocados en una caja debidamente rotulada y ubicada en una parte de almacenaque tambin debe estar identificado. la caja deber tener el siguiente rotulo: PRODUCTOS EXPIRADOS . ESTA ESTRICTAMENTE PROHIBIDO mantener en la sala de dispensacin del establecimiento Farmacutico productos a expirar o expirados. El Qumico Farmacutico registrara el cuaderno de ocurrencias si existiera alguna anormalidad en este tema. El descubrimiento de productos expirados por las entidades supervisoras dl estado declinara responsabilidad al Qumico Farmacutico Administrador.

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8 TRATAMIENTO PARA LOS PRODUCTOS DETERIORADOS

1. OBJETIVO Establecer el mecanismo adecuado para el tratamiento que se debe dar a los productos deteriorados detectados en el establecimiento farmacutico. 2. PASOS A SEGUIR. El personal del local est en la obligacin de informar al Q.F. la existencia de productos deteriorados por acciones fsicas externas o internas. Los productos encontrados como deteriorados quedara bajo custodia del establecimiento farmacutico los cuales debern estar debidamente rotulados y ubicados en el almacn el que tambin debe estar identificado: PRODUCTOS DETERIORADOS PROHIBIDA SU VENTA. Cuando los productos que llegan la establecimiento farmacutico presenta un deterioro, el Q.F. tiene la responsabilidad de comunicar al personal que hace entraga para tomar las acciones correspondientes. Las devoluciones de productos deteriorados a sus respectivos laboratorios o distribuidores se registrara en el Cuaderno de Ocurrencias.

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RETIRO Y/O DEVOLUCION DE PRODUCTOS

1. OBJETIVO. Establecer y describir las responsabilidades y el mecanismo adecuado para el retiro y/o devolucin adecuada de un producto del establecimiento farmacutico. 2. DEFINICIONES. 2.1. Retiro y/o devolucin de productos observados A solicitud del fabricante, mediante una carta dirigida al establecimiento, por Alertas tcnicas de calidad del producto realizado por DIGEMID, o por actividades de control interno del establecimiento. 2.2 RETIRO Y/O DEVOLUCIONES D EPRODUCTOS CON POLITICAS DE CANJE En el caso que el establecimiento farmacutico se detecte la presencia de productos prximos a vencer.

2.3 RETIRO Y/O DEVOLUCIN DE PRODUCTOS EXPIRADOS En el caso que se detecte algn producto expirado en el establecimiento farmacutico.

2.4 Retiro y/o devolucin de productos deteriorados, En el caso que se detecte productos deteriorados en el establecimiento farmacutico.

3. PASOS A SEGUIR Proceder al retiro y/o devolucin de los productos observados, con poltica de canje, expirados, deteriorados; segn sea el caso, tal como registra los procedimientos para cada uno de ello.

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10 LIMPIEZA DEL ESTABLECIMIENTO FARMACUTICO

1. OBJETIVO. Establecer el mecanismo adecuado para la limpieza de establecimiento farmacutico.

2. ARTCULOS DE LIMPIEZA A UTILIZAR Escoba Recogedor Trapeador Baldes Guantes Franelas Detergente Desinfectante para piso (Poett)

3. PASOS A SEGUIR, El Qumico Farmacutico deber coordinar con el propietario del establecimiento en realizar el requerimiento de los materiales de limpieza necesarios. El Qumico farmacutico debe designar las responsabilidades de limpieza diarias para cada trabajador. Con el objetivo de minimizar la carga diaria de limpieza y el tiempo empleado en la misma, todo el personal es responsable de mantener limpia su rea de trabajo. Se debe verificar que los envases de los desinfectantes estn debidamente rotulados. El Qumico Farmacutico determinar el horario para realizar la limpieza, la cual debe ser lo ms temprano posible. Proceder a realizar la limpieza diaria, semanal o mensual, segn corresponda.

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Limpieza Diaria: Barrer con una escoba retirar la suciedad del piso, empleando movimientos firmes, pero despacio para evitar levantar polvo. Recoger la basura utilizando un recogedor y colocarla en una bolsa de plstico. Limpiar el polvo de los muebles, vitrinas, mostradores, anaqueles, paredes, puertas y ventanas, utilizando un pao seco. Trapear el piso con una sustancia desinfectante. En caso de derrame de algn producto lquido en el anaquel o en el piso, retirar inmediatamente el envase en una bolsa de plstico y realizar la limpieza con un pao, enjuagarlo y volver a limpiar hasta que el anaquel o el piso quede completamente limpio, luego secar. Limpiar los servicios higinicos empleando materiales distintos a los utilizados en el resto del establecimiento. Usar diariamente desinfectantes.

Limpieza Semanal:

En cuanto a la limpieza de pisos, trapear con detergente una vez por semana (sbado o domingo), usando primero agua con detergente y luego solo agua, tantas veces como sea necesario para eliminar el detergente. NO USAR ACIDO.

En cuanto a la limpieza de anaqueles y productos, Retirar los productos de los anaqueles teniendo cuidado para evitar accidentes y confusiones, hacerlo por sectores empezando por los de mayor altura.

Colocar los productos sobre una parihuela. Limpiar el utilizando un pao hmedo, enjuagndolo tantas veces como sea necesario.

Limpiar los productos con un pao seco, sacudiendo tantas veces como sea necesario.

Colocar con cuidado nuevamente cada producto en su lugar. Repetir esta accin anaquel por anaquel hasta concluir con todos.

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Limpieza Mensual: Proteger los productos o medicamentos con bolsas de plstico grandes. Limpiar el techo con un escobilln envuelto con una franela, empezando por las esquinas, con movimientos firmes, pero despacio para evitar levantar polvo. Limpiar las paredes utilizando el mismo escobilln envuelto con una franela comenzando en la parte superior, y con movimientos de arriba hacia abajo. Limpiar las puertas primero con un pao seco y luego con uno hmedo el cual se enjuagar tantas veces como sea necesario. Una vez terminada la limpieza del techo, paredes, puertas y pisos proceder a la limpieza de anaqueles y productos de acuerdo a lo establecido en la limpieza semanal.

Concluida la limpieza, lavar y secar todo el material empleado, quedando listo para su prximo uso.

Guardar los materiales empleados, limpios en un lugar destnado para tal fin.

Se llenar un cuaderno de registro de limpieza, el cual, el Qumico Farmacutico debe verificar que las labores de limpieza se hayan llevado a cabo, y de ser as debe firmar el cuaderno de registro.

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CONTROL DE LIMPIEZA DIARIA

MES: AO: DA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 HORA VERIFICADO (FIRMA)

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CONTROL DE LIMPIEZA SEMANAL

MES: AO: SEMANA PRIMERA SEGUNDA TERCERA CUARTA HORA DA VERIFICADO FIRMA

MES: AO: SEMANA PRIMERA SEGUNDA TERCERA CUARTA HORA DA VERIFICADO FIRMA

MES: AO: SEMANA PRIMERA SEGUNDA TERCERA CUARTA HORA DA VERIFICADO FIRMA

MES: AO: SEMANA PRIMERA SEGUNDA TERCERA CUARTA HORA DA VERIFICADO FIRMA

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CONTROL DE LIMPIEZA MENSUAL

AO:

MES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SETIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

HORA

DA

VERIFICADO

FIRMA

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11 ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS REFRIGERADOS

1. OBJETIVO. Establecer el mecanismo adecuado para el almacenamiento de productos refrigerados en el Establecimiento Farmacutico.

2. DEFINICIONES. CADENA DE FRIO: Se denomina cadena de fro o red de fro al sistema de conservacin estable y controlado (temperatura idnea), manejo, transporte y distribucin de los productos farmacuticos que lo requieran, que permita conservar su eficacia desde su salida del laboratorio fabricante hasta el lugar donde se va a efectuar la administracin, con el fin de garantizar que sean conservadas a la temperatura adecuada y evitar su deterioro.

3. PASOS A SEGUIR. 3.1. El almacenamiento de los productos refrigerados, se inicia INMEDIATAMENTE despus de la recepcin y revisin que realiza el establecimiento farmacutico. 3.2. El personal responsable por el almacenamiento de los productos refrigerados, debe SIEMPRE aplicar el sistema FIFO y FEFO. 3.3. La responsabilidad del almacenamiento es del Qumico Farmacutico, la cual podr ser delegada al personal Tcnico de Farmacia, para que realice las siguientes funciones: a. Verificacin de los nmeros de lotes. b. Revisin de las fechas de expiracin de los productos. c. Almacenar y realizar controles respecto a las fechas de expiracin, deterioros, distorsiones de stock de todos los productos refrigerados. 3.4. El establecimiento farmacutico debe poseer una refrigeradora con las siguientes caractersticas: a. Debe estar en perfectas condiciones. b. La base del refrigerador debe estar bien balanceada(nivelada) sin desniveles en el piso.

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c. El congelador debe estar libre de hielo acumulado y preferiblemente que no se forme escarcha. Para ello se debe descongelar peridicamente, ya que la acumulacin de escarcha disminuye la capacidad frigorfica del aparato. d. La refrigeradora debe contar con un termmetro en buen estado que regule la temperatura deseada. e. La temperatura dentro del refrigerador debe obligatoriamente situarse entre 2 y 8 C. f. El refrigerador debe ser de uso exclusivo para los productos farmacuticos que lo requieran, y en ninguna circunstancia se debe introducir ningn otro tipo de sustancia o alimento. g. El establecimiento debe tener un medio alternativo que garantice mantener la cadena de fro. Ej .Hielera.

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12 CRONOGRAMA DE FUMIGACIN

1. OBJETIVO. Establecer el mecanismo adecuado para la fumigacin del establecimiento farmacutico.

2. DEFINICIONES. Desinfectar por medio de bombas manuales de fumigacin las plagas existentes en un lugar determinado.

3. PASOS A SEGUIR. El Qumico Farmacutico deber coordinar con el propietario del establecimiento en contratar los servicios profesionales de una empresa de fumigacin en forma semestral y esta a la vez nos expender un certificado de fumigacin el cual deber ser exhibido en el establecimiento.

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13 MANTENIMIENTO DE EXTINTOR

1. OBJETIVO. Establecer el mecanismo adecuado para el mantenimiento del extintor dentro del establecimiento farmacutico.

2. DEFINICIONES. Aparato para extinguir incendios por medio de un chorro de agua o de sustancias qumicas que dificulta la combustin.

3. PASOS A SEGUIR. El Qumico Farmacutico deber coordinar con el propietario del establecimiento en contratar los servicios profesionales de una empresa de fumigacin en forma semestral y esta a la vez nos expender un certificado de fumigacin el cual deber ser exhibido en el establecimiento.

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14 GESTION ADMINISTRATIVAS
1. DEFINICION. Es un conjunto de acciones orientadas al logro de los objetivos de una institucin y/o Empresa a travs del cumplimiento y la ptima aplicacin del proceso administrativo Consta en: Planear Organizar Dirigir Coordinar Controlar

2. OBJETIVO.

La aplicacin de un modelo de gestin administrativa persigue los siguientes objetivos : 2.1 Optimizar los procesos de gestin logrando un trabajo ms eficaz y fcil de Realizar. 2.2 mejorar los productos o servicios que se ofrecen a los clientes 2.3 establecer procedimientos de seguimiento y control de los procesos internos y de los productos o servicios de tal forma que se facilite la toma de decisiones a partir del conocimiento de la situacin existente. 2.4 Incorporar nuevas tecnologas para mejorar e incrementar la oferta de productos o servicios. 2.5 Establecer un sistema de planificacin estratgica en la empresa alargo plazo.

3. PROPOCITOS DE LA GESTION ADMINISTRATIVA. 3.1 Dar soporte en la planificacin y control de las actividades empresariales en este Caso de la empresa farmacutica (farmacia y/o botica) 3.2 Gestionar el sistema de informacin contable ( Contabilidad Financiera y analtica )

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3.3 Detectar y anticipar las necesidades de la empresa y asu vez seleccionar la combinacin de fuentes de financiacin que permita satisfacerlos mismos de la forma ms eficientes. 3.4 Analizar desde el punto de vista administrativo las decisiones de la empresa en cuanto a: inversiones, polticas comerciales, precios de los productos, presupuesto etc. 3.5 Planificar estrategias de precios.

4. FACTORES EN LA GESTION ADMINISTRATIVAS. Dentro del contexto de factores que influyen en el control de gestin administrativa tenemos factores internos y externos. 4.1 FACTORES INTERNOS. 4.1.1 4.1.2 4.1.3 El sistema de organizacin jerrquica de la empresa o organigrama funcional. La forma de dirigir la organizacin. El sistema de informacin que maneja la organizacin.

4.2 FACTORES EXTERNOS. 4.2.1 La competencia externa que obliga a adoptar estrategias diferentes ante la competitividad comercial que existe hoy en dia. 4.2.2 La legislacin aplicable: *Leyes * Reglamentos * Cdigos. 4.2.3 La utilizacin de nuevas tecnolgicas para promocionar los productos.