CONTROL DE DOCUMENTOS

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RIF-J-31332476-7

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

Cdigo Fecha Revisin Pgina

PR-FM-CD-02 08-11-13 0 2 de 12

!"RO"#S$TO Establecer los pasos a seguir para el control de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad (S.G.C). %! ALCANCE Este procedimiento cubre la revisin, aprobacin, emisin, distribucin y actualizacin de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad y aplica a todos los documentos normalizados que estn relacionados con el S.G.C, incluyendo !anuales. "rocesos (#ic$as) "rocedimientos. %nstrucciones de &raba'o. Especi(icaciones #ormularios )escripciones de cargo

&! RES"ONSA'$L$DADES Es responsabilidad del )irector de la )ireccin de %nvestigacin de *limentos ( )%*) , de(inir los controles necesarios para los documentos del S.G.C. Es reponsabilidad del )irector del *rea velar por el cumplimiento de los lineamientosestablecidos en este procedimiento. Es responsabilidad del Coordinador de Calidad e'ecutar los controles indicados en este documentos. Es responsabilidad de todo el personal de la empresa cumplir con los lineamientos establecidos en este procedimiento. (! DESCR$"C$ON DEL "ROCED$M$ENTO (! NORMAS! +.,., &odos los documentos son revisados por el )epartamento de Calidad y aprobados por el Gerente General.

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+.,.- .os documentos aprobados se registran en el (ormato /#01#!1C)12, .ista !aestra de )ocumentos3. En la cual se indica el cdigo del documento, nombre, n4mero de revisin, y (ec$a de emisin. +.,.5 .a .ista !aestra de )ocumentos3 es mantenida y resguardada por el Coordinador de Calidad y est6 disponible al personal que la requiera. +.,.+ .a documentacin del sistema de la calidad se utiliza ba'o la modalidad de documento controlado. 7o est6 permitido sacar copias de los documentos controlados distribuidos en el sistema de Gestin de la calidad. +.,.8 En la ultima p6gina de todas las copias distribuidas de un documento (no originales) se coloca la palabra /)0C9!E7&0 C07&:0.*)03.

Las copias controladas deben contener en la parte posterior de cada una de las pginas que conforman el documento, el sello en color azul, que se presenta a continuacin, con todos los datos de registro, tambin en color azul:
COPIA CONTROLADA

Documento______________________ ________________________________
Firma______________________________ Fecha____________________________

+.,.; .as versiones actualizadas de la documentacin del S.G.C est6n disponibles al personal de #*!E)ESC, C.*. en cada una de la 6reas. Cuando la Coordinacin de Calidad lo considere apropiado, se pueden suministrar copias adicionales para otros niveles de la organizacin. +.,.< .os cambios en los documentos son revisados y aprobados por las mismas (uentes que lo $icieron originalmente antes de su emisin. +.,.= .a in(ormacin para (undamentar la revisin y aprobacin, est6 siempre disponible para las personas que tienen la responsabilidad de llevar a cabo esas actividades. +.,.> .a naturaleza de los cambios e(ectuados a los documentos se registran en el (ormato /#01 #!1C)12- Control de Cambios a )ocumentos3. +.,.,2 Cuando se requiera cancelar un documento, esta situacin es revisada por el Gerente o ?e(e del )epartamento del 6rea y aprobada por el Gerente General. El aviso de cancelacin de un documento se env@a a todas las 6reas registradas para la distribucin del documento. .a cancelacin de un documento se realiza mediante el (ormato /#01#!1C)125 Cancelacin de los )ocumentos3.

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+.,, .a distribucin de los documentos se realiza mediante el (ormato /#01#!1C)12+ .ista de )istribucin de )ocumentos3. +.,- &odas las copias suplantadas o canceladas de documentos controlados, son retiradas de uso y se destruyen una vez que se $a recibido el documento actualizado. +.,5 .os originales suplantados o cancelados se marcan en su portada con la leyenda /)0C9!E7&0 0AS0.E&03 si son retenidos para propsitos $istricos. .a emisin de documentos no controlados se permite solo en el caso de uso eBterno (para clientes u otras entidades) o cuando en circunstancias especiales as@ lo decida el )epartamento de Calidad. +.,.,+ .os documentos no controlados llevan impreso en su portada la leyenda /)0C9!E7&0 70 C07&:0.*)03. +.,.,8 .os documentos provenientes de (uentes eBternas que (orman parte del sistema de la calidad, se registran en el (ormato /#01#!1C)128 .ista !aestra de )ocumentos EBternos3. Esta lista se actualiza cada vez que ingresa un nuevo documento eBterno al sistema de gestin de la calidad. +.,.,; .a .ista de )ocumentos EBternos es mantenida y resguardada por el )epartamento de Calidad y est6 disponible al personal que la requiera. +.,.,< .os documentos eBternos obsoletos son destruidos o si se requiere conservarlos para propsitos $istricosC se indica en la portada la leyenda )DOCUMENTO O'SOLETO*.

+! For,ularios
#01#!1C)12, .ista !aestra de )ocumentos #01#!1C)12- Control de Cambios a )ocumentos #01#!1C)125 Cancelacin de )ocumentos #01#!1C)12+ .ista de )istribucin de los )ocumentos #01#!1C) 28 .ista !aestra de )ocumentos EBternos #01#!1C)12; Solicitud de Elaboracin de )ocumentos

-! Docu,e.taci/. de Re0ere.cia
":1#!1C)12, Gu@a para elaboracin de los documentos

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1! 2losario de T3r,i.os
! Nor,a Es un documento que describe las directrices o pautas que se deben seguir, para alcanzar un (in especi(ico. %! Nor,ali4aci/. Es una actividad que se realiza para simpli(icar y uni(icar los criterios sobre un tema espec@(ico, la cual aporta soluciones optimizando el mane'o de las operaciones en las organizaciones. &! Docu,e.to Cualquier medio impreso o electrnico que lleve in(ormacin. (! $.strucci/. de Trabajo Es un documento que describe como se debe realizar una actividad espec@(ica, de manera detallada.

+! For,ulario! Es un documento donde se registra una in(ormacin asociada a un proceso de la empresa, y que suministra evidencia de la actividad realizada. -! "rocedi,ie.to #orma especi(icada de llevar a cabo una actividad o un proceso 1! Ma.ual Es un documento que contiene in(ormacin valida y clasi(icada sobre una determinada materia en la organizacin, y esta con(ormado por un compendio de documentos que pueden ser "rocedimientos, %nstrucciones de &raba'o, #ormularios, %nstructivos, )ocumentos Generales etc. 5! Docu,e.tos E6ter.os Es toda aquella in(ormacin relacionada con el S.G.C de la empresa, que no se origina ella, y puede proceder de clientes, proveedores, y otros. .a cual incide o a(ecta la Calidad de los productos o servicios generados.

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N7

C#D$2O DEL DOCUMENTO

T$TULO DEL DOCUMENTO

RES"ONSA'LE

FEC8A DE A"RO'AC$#N

N7 DE RE9!

"R:FM:CD:; MS2C:;

Gu@a para la elaboracin de la documentacin !anual del Sistema de Gestin de la Calidad

Calidad Calidad

5 + 8 ; < = > ,2 ,,

C07&:0. )E C*!A%0S. NOM'RE DEL DOCUMENTO C#D$2O RE9$S$#N FEC8A DE EM$S$#N DESCR$"C$#N DE LA MOD$F$CAC$#N EFECTUADA F$RMA

F -FM-CD-02!1"-0"-13 R#$!1

NOM'RE DEL DOCUMENTO C#D$2O<FEC8A< RE9$S$#N FEC8A DE CANCELAC$#N

RA=ONES DE CANCELAC$#N

*probado por

Coordi.ador de Calidad

Fecha

Revisi/. N>

F -FM-CD-02!1"-0"-13 R#$!1

NOM'RE DEL DOCUMENTO C#D$2O

RE9$S$#N

NOM'RE DEL USUAR$O

FEC8A DE ENTRE2A

F$RMA

F -FM-CD-02!1"-0"-13 R#$!1

N>

NOM'RE DEL DOCUMENTO

FEC8A DE FEC8A DE "U'L$CAC$#N RE2$STRO

F -FM-CD-02!1"-0"-13 R#$!1

F -FM-CD-02!1"-0"-13 R#$!1