Lic.J av ierLozanoAlar cn SecretariodelRamo Dr.lv aroCastroEstrada SubsecretariodelTrabajo,SeguridadyPrevisinSocial Lic.Patric iaEs pinos aTorres SubsecretariodeDesarrolloHumanoparaelTrabajoProductivo Dr.

J aim eDomin goL pezBuitrn SubsecretariodeEmpleoyPolticaLaboral Lic.LorenzoMartnezGarza OficialMayor DirectorGeneraldeCapacitacin Lic.BeatrizPuli doCampos DirectoradeCapacitacinTcnica Lic.MaraGuadalu peGarcaMercado Lic.BetziNarahMoralesMartnez Investigacin,escrituraydiseopedaggico

GuadeCapacitacin

Lic.BeatrizPuli doCampos Ing.RafaelEs calanteMartnez Revisintcnica Lic.Dian aMargaritaRiv eraOrtega Lic.Dian aOliv aLp ez DiseoGrfico GuadecapacitacinDiagnsticodenecesidadesdecapacitacin Segund aedi cin:2008. ISBNentrmite Este programa est financiado con recursos pblicos aprobados por la Cmarayquedaprohibidosuusopara fines partidistas, electorales o de promocin personal de los funcionarios Queda rigurosamente prohibida, sin autorizacin escrita de los titulares de Copyright bajo las sanciones establecidas en las leyes, la reproduccin parcial o total de esta obra por cualquier medio o procedimiento, comprendidos la reprografa y el tratamiento informtico. SECRETARA DEL PREVISINSOCIAL TRABAJO Y

Diagnsticode necesidadesde capacitacin

DireccinGeneraldeCapacitacin Blvd. Adolfo Ruiz Cortnez 3313, Col. San Jernimo Aculco, C.P. 10400 Mxico,D.F. Tel.(55)30003500 www.stps.gob.mx ImpresoenMxicoD.F.

SubsecretaradeDesarrolloHumanoparael TrabajoProductivo DireccinGeneraldeCapacitacin

D IA GN N ST T I CO OD D EN CE E SI ID A D E SD D A G S C EN E E C S D A D E SD E CA AP A CI IT A CI I N C A C T A C N
G u a e a p a c ii tt a c ii n G u d C a p a c a c n G u ad d eC C a p a c a c n

ndice
Presentacin Objetivo 1.Ejerciciodeautoevaluacin(inicial) 2.Consideracionesprevias 3.Definicinyclasificacin 4.Planeacindeldiagnsticodenecesidades 5.Metodologa 6.Mtodosytcnicasauxiliares Consideracionesfinales Anexos Bibliografa 7 9 11 15 23 27 28 42 49 50 59

Guade Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Guade Capacitacin

P resentacin La Direccin General de Capacitacin y Productividad ha elaborado la gua tcnica Diagnstico de necesidades de capacitacin, con la finalidad de proporcionar una metodologaque facilitelaidentificacin delas necesidades queenmateriadecapacitacinexistenenlasempresas. El diagnstico de necesidades de capacitacin es el factor orientadorquepermiteprincipalmente: Laestructuracinydesarrollodeplanesyprogramas. El establecimiento de las acciones de seguimiento y evaluacindelprocesocapacitador.

Esta gua tcnica cuenta con las caractersticas necesarias para que el usuario pueda llevar su autoaprendizaje en forma simple y clara. El documento incluye informacin sobre: la definicin de necesidades de capacitacin, actividades previas, tipos de necesidades, metodologa, tcnicas y herramientas auxiliares. Con la informacin anteriorelusuariopodraplicarladeteccindenecesidades decapacitacinensuempresa.

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Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Guade Capacitacin

Objetivo

Proporcionarloselementostcnicos necesariosparalaaplicacindela metodologaeinstrumentosutilizadosenel diagnsticodecapacitacin.

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Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Ejerciciodeautoevaluacin(inicial)

INSTRUCCIONES: Lea los siguientes enunciados y conteste en forma clara, precisa y breve. Al concluir,reviselahojaderespuestas.

1.Cundosepuedehablardelaexistenciadenecesidades decapacitacinenunaorganizacin?

2.Cul es el propsito del diagnstico denecesidadesde capacitacin?

3.Qu resultados concretos debe arrojar la investigacin sobrenecesidadesdecapacitacin?

4.Por qu es importante determinar el nmero y caractersticas de los trabajadores que requieren capacitacin?

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Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Guade Capacitacin

Respuestas

Autoevaluacininicial

1.Elpuntodepartidaparaladeterminacindenecesidades decapacitacin es laexistenciadeproblemaspresentes y futuros en la empresa, que se suscitan por la modificacin de estrategias, procedimientos y tecnologas, inadecuada administracin, polticas inoperantes, o cuando los problemas se deben a deficiencias en los conocimientos, en las destrezas manualesoactitudesinadecuadasdelpersonal.

4.Porquebrinda criterios paradecidir laformade impartir lacapacitacin,comobaseparaestimarelcostoposible delacapacitacin por eltiempoy cantidaddepersonal, permite tomar decisiones en cuanto a la amplitud del contenido del programa, la seleccin de tcnicas de instruccinydematerialesdidcticos.Adems,permite planearlaorganizacindeloseventosencuantoaritmo detrabajo.

Algunas delascaractersticasimportantes quese deben conocerson:edad,escolaridad,experiencialaboral.

2.Conocerconexactitudtantolasdeficienciasactualesdel personalcomosusnecesidadesfuturas.

3.Nmero exacto capacitacin.

de

trabajadores

que

necesitan

Caractersticasdelostrabajadoresquenecesitanser capacitados. Descripcinprecisaycompletadelasactividadesen quenecesitansercapacitados.

Estos datos constituyen los antecedentes indispensables paralaelaboracindecualquierprogramadecapacitacin y su importanciaradicaen queslo partiendodeellos se puedeplanear,elaboraryaplicarconxitounprograma.

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Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Guade Capacitacin

I . Consideracionesprevias

La capacitacin genera procesos de cambio, los cuales se enfocan al mejoramiento de la calidad de los recursos humanos y por lo tanto al logro de los objetivos de la empresa.

Es evidente que existe una estrecha vinculacin entre la capacitacinyeladecuadodesempeodelasfuncionesque se realizan en una empresa, y en este sentido es importantedestacarquelacapacitacin esuna inversiny no un gasto de operacin, ello se debe a que sus efectos sondelargaduracin.

La tarea del especialista en capacitacin es analizar y enfrentar la problemtica de su entorno, determinar alternativas de solucin, as como adelantarse y orientar susesfuerzosalasnecesidadespresentesyfuturas.

El DNC, como de ahora en adelante se referir al diagnstico de necesidades de capacitacin, forma parte fundamental del proceso tcnico delacapacitacin,el cual essecuencialycclicocompuestopordiferentesfases.Cada faseasuvezestcompuestaporprocesos,metodologasy caractersticasparticulares.

Los responsables de capacitacin actan como agentes de cambio, ya que al contar con los medios adecuados moldean la conducta de los trabajadores, con el propsito deincrementar susconocimientos,habilidadesy actitudes de esta manera se busca la excelencia de las organizacionesparacontribuiralcrecimientodelpas.

P rocesodelacapacitacin

A nlisissituacionaldelaorganizacin

A fin dedirigir el proceso decapacitacin con efectividad, oportunidadycalidad,sehaceimprescindiblesatisfacerlas necesidades existentes en la empresa que contribuya al logrodelosobjetivosestablecidos.

Objetivosempresariales Procesoproductivo Estructuraorganizacional Estrategias Recursosdisponibles Clientesyproveedores Fuerzasydebilidades

Por ello, el diagnstico de necesidades de capacitacin se consideralapartemedulardelproceso.Lainformacinque brinda constituir los antecedentes indispensables para planear, elaborar y aplicar con xito los programas correspondientes.

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Guade Capacitacin

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Ejecucindeplanesyprogramas

Organizacinylogstica Organizacionales. Coordinacinysupervisin Ocupacionales. Seleccindeinstrumentosdeevaluacin Individuales. Seleccinyformacindeinstructores Mtodosytcnicas. Procedimientoseinstrumentos.

Evaluacinyseguimiento
Elaboracindeplanesyprogramas Aplicacindeinstrumentosdeevaluacin Evaluacindelosresultadosdecapacitacin Objetivosdeaprendizaje. Seleccindecontenidos. Evaluacindeaprendizaje. Materialdeapoyodidctico. Tcnicasdeenseanza. Tcnicasgrupales. Evaluacindelaprendizaje. A nlisissituacionaldelaorganizacin Anlisiseinforme Propuestas

Laclavedelxitodeunabuenaadministracinempresarial loconstituyeunaadecuadaplaneacinoperanteyefectiva, para ello se tendr que partir del conocimiento pleno y sistematizado de la realidad interna y externa esto es, reconocer problemas y necesidades, recursos disponiblesy caractersticas del medio que favorecen acciones o que entorpecenyfrustranobjetivos.

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Elrealizarunanlisissituacionaldelaempresaimplicauna investigacin sobre la productividad de la misma, a travs destaseanalizanproblemas,carenciasolimitaciones,as comolascausasquelasoriginan,paraestarenposibilidad desubsanarlas.

Algunas de las tcnicas ms conocidas para realizar el anlisis situacional es la ley de Pareto, y el anlisis de la relacin causa efecto de problemas denominado modelo Ishikawa. Estas tcnicas bien aplicadas son efectivas y se usan en combinacin con otras como son: lluvia de ideas, corrillos,encuestas,etc. Elanlisissituacionalpermitedeterminarsicadaunodelos problemas que se detectan son posibles de ser resueltos con capacitacin, y entonces realizar un anlisis ms detalladoparasuclasificacin,priorizacinytratamiento. A travs de l se definen reas, secciones, niveles y/o puestosocupacionalesdeatencinprioritariaylosaspectos (contenidos) que apoyen las estrategias corporativas para ellogrodelosobjetivospropuestos.

Se entiende por productividad al aprovechamiento inteligentedelosrecursosdisponiblesparaproducirunbien ounserviciodeterminado,atravsdeunprocesoordenado ysistemticodetrabajo.1

Reconocer que la productividad en las empresas se ve influida por tres factores fundamentales: ambientales, humanos y tecnolgicos, permite determinar el tipo de problemas y deficiencias que las limitan, con base en ello realizarun anlisis comparativo delasmetas planteadas y losresultadosobtenidosporlaorganizacin.

Sntomasposiblesquepuedanindicaro sugerirunanecesidaddecapacitacin
I ndicador Bajaodecreciente P roblema Produccin, normas de rendimiento, utilizacin de mquinasyequipo. Tasa de accidentes, rotacin de personal, ausentismo,desperdicio. Demoras, disputas, quejas de clientes, problemas de reclutamiento. Tiempo para ejecutar los trabajos o para la utilizacin de maquinas y equipo.

El anlisis situacional debe ser realizado por personal especializado que analice a la organizacin en conjunto, tome decisiones, evale objetivos y establezca estrategias deatencin.

Altaocreciente Se puede realizar a travs de distintos procedimientos e instrumentos elaborados para ese fin, como son: entrevistas, cuestionarios, anlisis de informes y expedientes,observacinquebusqueidentificarlasituacin deproductividad,procesosdecalidad,climaorganizacional, forma de impacto de cualquier cambio estructural, y analizarlaplaneacinestratgicaplanteadaporlaempresa.

Excesivooenaumento

Prolongado

SecretariadelTrabajoyPrevisinSocial.ProgramaNacionalde CapacitacinyProductividad.1991.

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Guade Capacitacin

La capacitacin que surja de los problemas anteriores se reconoce como capacitacin reactiva, ya que proviene de hechosydificultadespresentes.

Las caractersticas del diagnstico de la empresa permiten flexibilidadensuaplicacin,yaquesepuederealizarcomo unarevisinperidica,semestraloanualbuscandosiempre la calidad y confiabilidad de los resultados, los cuales dependern sustancialmente de la veracidad de la informacin.

Factoresqueprovocannecesidadesdecapacitacin.

Expansindelaempresaeingresodenuevos empleados. Trabajadorestransferidosoascendidos. Implantacin o modificacin de mtodos y procesosdetrabajo. Actualizacin de tecnologa, equipos, instalacionesymaterialesdelaempresa. Produccin y comercializacin de nuevos productososervicios.

Los cambios que efecte la empresa provocarn futuras necesidades de capacitacin, a sta se le reconoce como capacitacinproactiva,yaqueseadelantaalosproblemas y trata de prever los resultados que fortalecern a la organizacin.

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2.

DEFI N I CI N Y CLASI FI CA CI N

Definicin Es un estudio especfico que se realiza en cada puesto de trabajo para establecer la diferencia entrelosnivelespreestablecidosdeejecucinyel desempeorealdeltrabajador,siempreycuando tal discrepancia sea de conocimientos, habilidades,destrezasyactitudes.

Unanecesidaddecapacitacinesladiferencia cuantificableomediblequeexisteentrelosobjetivosde unpuestodetrabajoyeldesempeodelapersonaque loocupa. El DNC, proporciona informacin completa sobre el estado enqueseencuentraelpersonalrespectoasushabilidades, actitudes y conocimientos, lo que permite establecer objetivosyaccionesconcretasenelplandecapacitacin.

LosproductosquearrojanelDNCson:

El DNC es uno de los temas de mayor complejidad del proceso de capacitacin, en verdad no es tarea fcil investigarculessonlasnecesidadesrealesyprioritariasde capacitacinqueserequierensatisfacer.

Enqucapacitar:Objetivosgeneralesycontenidos. Aquin: Identificacin clara y precisa del universo a capacitar y sus caractersticas. Conqucantidadyprofundidadse darnlosconocimientos. Con qu urgencia/ prioridad es necesarialacapacitacin.

Es claro que el punto de partida para la determinacin de necesidades de capacitacin es la existencia de problemas presentes y prever necesidades futuras. Ello permite determinarlasnecesidadesaresolverenuncorto,mediano ylargoplazo.

Cunto:

Cundo:

Para que una empresa alcance con xito sus objetivos, es necesario que su personal realice al nivel de eficiencia requeridalastareasquelesonencomendadas.

Es importante enfatizar que la efectividad deun programa decapacitacinnodependeexclusivamentedelacalidadde los cursos, sino tambin de la forma en que se satisfacen las necesidades de capacitacin determinadas con anterioridad. Engeneral,unanecesidaddecapacitacinserepresenta: Exigencia delcargo Desempeo del ocupante Necesidades de capacitacin

Las necesidades de capacitacin se traducen en conocimientos, habilidades o actitudes que deben ser adoptados, desarrollados o modificados para mejorar la calidad del trabajo y la preparacin integral del individuo, (veranexo1).

Menos

Igual a

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Clasificacindenecesidadesdecapacitacin Porsuorigen

Porsucircunstancia

Presentes Organizacional Anlisis situacional dela empresa. anlisisdel puesto

Debilidadesgenerales, se identifica en dnde es ms necesaria la capacitacin. Lo que es necesario en trminos de capacidad, conocimiento, habilidades y actitudes. La persona que necesita capacitacin yenqulanecesita.

Problemticas en torno a elementos que componen la organizacin en el momento en que se efecta el diagnstico de necesidadesdecapacitacin. Todo cambio que decide realizar laorganizacin acorto,mediano y largo plazo provocar necesidades futuras pues las transformaciones provocan modificacinenlashabilidadesy conductasdelostrabajadores.

Ocupacional

Futuras

Individual

evaluacin del trabajador

Porlaformaenquesepresentan

Manifiestas

Surgen de problemas evidentes porque se dan de un proceso de cambio: mtodos,tcnicas,etc.,ycon personaldenuevoingreso.

Encubiertas

Los problemas y necesidades que surgen de stos no se observan fcilmente, pueden ser de carcter moral, organizacional y de procedimientos.

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3.P laneacindeldiagnsticodenecesidades Con lafinalidaddellevaracabo sistemticamenteel DNC, se requiere organizar un plan de trabajo bsico que tome encuentalossiguienteselementos:

4. M etodologa El diagnstico de necesidades de capacitacin es una investigacin sistemtica, que se realiza a travs de una metodologa especfica que permite obtener e integrar la informacin necesaria para guiar la elaboracin de los programas decapacitaciny establecer eltipodeacciones aseguir. Unavez que el anlisis situacional dela empresa indica el lugaryelmomentodeefectuarunDNC,entoncesseaplica lametodologadeinvestigacincorrespondiente. ElDNCserealizaen5fasesfundamentales: Establecimiento dela situacinideal.Situacindelas necesidadesocupacionales. Definicin de la situacin real, tambin conocidas comonecesidadesindividualesyevaluacinindividual. Anlisiscomparativodelasituacinidealyreal. Establecimientodeestrategias. Informederesultados. M etodologa

Necesidadesdecapacitacin
Identifica Localiza Prioriza - problemas a resolver mediodecapacitacin. - reas,personas. - las necesidades por orden de urgencia. por

Plandeaccin
1.Determinar el objetivo del DNC: todas las reas crticas localizadas, algunas de ellas o unasola. 2.Hacer el inventario delos puestos personas queabarcarelDNC. 3.Precisar los recursos humanos, materiales, financierosytiempoconquesecuentaparala investigacin. 4.Definir la metodologa y tcnicas para recopilarinformacin. 5.Elaborar el programa de actividades y responsablesdesucumplimiento. 6.Elaborar instrumentos de control formatos, para: registrar las actividades, los recursos y laduracinprevista. 7.Capacitar a los recursos humanos que fungirncomoinvestigadores. 8.Sensibilizar y comprometer a los jefes en el proyecto.
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Situacin ideal

Situacin real

Elaboracinde programas Plan instruccional Tcnicas grupales y de enseanza Recursos didcticos Evaluacindela

- Anlisis comparativo - Estrategias - Informe

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Situacinideal Descripcindelpuesto

La especificacin del puesto se realiza considerando las mejores condiciones de funcionamiento y desarrollo de la empresa respecto a sus recursos humanos, materiales e instalaciones,entreotros.

Es aquella en la que los recursos materiales son los adecuadosysuficientes,optimizadosensuutilizacinylas actividades laborales se desarrollan de manera eficiente paraobtenerelmximodeproductividad.

Existen dos procedimientos para recopilar la informacin quedefinelasituacinideal.Esrecomendableaplicarambos a fin de contar con la mayor cantidad de datos acerca del puesto.

Situacinideal. Recopilacindeinformacindocumental. Tcnicaseinstrumentosdeinvestigacin. Descripcindelpuesto. Requerimientos puesto. de capacitacin del

a) Revisin deladocumentacin administrativa, enrelacin a: Descripcindepuestos. Manualesdeprocedimientosydeorganizacin. Planesdeexpansindelaempresa. Registrodecontratacin. Necesidadesdeproduccin(planes).

DuranteelDNCesfundamentalobservarlasdiscrepancias entreloqueseesperaquehagaeltrabajador,situacin ideal,yloquehace,situacinreal,lasdesviaciones resultantessedenominannecesidadesdecapacitacin.

Parahacerestacomparacinprimerosedefinelasituacin ideal,estoes:(veranexo2).

b) Recopilar informacin correspondiente del puesto por parte del jefe inmediato, supervisores y personal involucrado estratgicamente con el puesto. Estas personas debern aportar datos actualizados y de relevancia acerca de la situacin ms deseada que esperan del puesto, deben ser datos verdicos y viables.

Especificar las funciones que debe desempear un trabajador y los requerimientos de capacitacin (conocimientos, habilidades y actitudes) que se requierenparapoderdesarrollarlaseficientemente.

En el primer procedimiento se realiza una revisin documental y resulta sencillo obtener anotaciones, conclusiones e informacin que defina el puesto o aportedatoscomplementariosparaste.

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Guade Capacitacin

Elsegundoprocedimientoesunpocomscomplicado, por lo que se sugiere seleccionar y aplicar tcnicas apropiadassegnlascircunstanciasque existan ylos recursosconquesecuente.

Cualquieradelastcnicaseinstrumentosseleccionados,o bien,lacombinacindestosdebernpermitirrevisary analizarlasiguienteinformacin: Actividadesfundamentalesysecundarias.

Asimismo, es indispensable contar con instrumentos (formatos) donde se vace la informacin recopilada que permita una mayor organizacin, clasificacin y homogenizacindeladefinicindelpuesto.

Contenidos de capacitacin requeridos, en trminos de: conocimientos, habilidades y actitudes. Recursosmateriales. Condicionesdeequipodehigieneyseguridad.

Tcnicaseinstrumentosdeinvestigacinpara determinarlasituacinideal.

Requisitosgeneralesdelperfilquehadecubrirel aspirante:idioma,escolaridadyexperiencia. Situacinreal Evaluacindelindividuo implica investigar lo que es y se hace en la empresa actualmente, esto es,definir a cadatrabajador en su puesto. Una vez que se han determinado las necesidades organizacionales y ocupacionales, se determina qu persona necesitaquecapacitacin.2

Tcnicas Entrevista Encuesta Anlisispordiscusindegrupos

I nstrumentos Guadelaentrevista. Cuestionario. Lluviadeideas. Binas(2personas). Corrillos(4). Grupos pequeos (5). Phillip66(6).

Observacinyanlisisdetareas

Escalaestimativa. Registroanecdtico. Listadecotejo.

Formatoparadescripcindelperfilideal(veranexo2)
2

PintoVillatoro,Roberto.Procesodecapacitacin.Mxico.1992.pp.26

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Situacinreal Revisindeinformacin. Tcnicaseinstrumentosdeevaluacin Evaluacinindividual. Identificacindelpersonalparacapacitacin. Formacindegruposconnecesidadessimilares decapacitacin.

La identificacin de necesidades individuales se le conoce tambincomoevaluacin. Es importante que en esta identificacin se determinen caractersticasindividualescomo: Edad. Escolaridad. Experiencialaboral. Cualquier otro elemento importante para elaborar un programadecapacitacin. Para determinar las necesidades de cada trabajador, se requiere evaluar su actuacin en los aspectos descritos en lasituacinidealodescripcindelpuesto. Si un trabajador no realiza adecuadamente una funcin o actividaddesupuesto,onocuentaconlosconocimientos, habilidades y actitudes que se requiere, se sugiere no solamente especificar las deficiencias sino precisar en qu medidanoloscumple. (Veranexo3) Laevaluacindeldesempeodeltrabajadorsellevaacabo apartirdelarevisindeprocedimientosydeusaralgunas delastcnicaseinstrumentosqueseaplicanparadefinirla situacin ideal. Se seleccionan aqullos que resulten ms convenientesdeacuerdoa: Nivel ocupacional al que se va evaluar: directivo, gerenciamedia,administrativo,operativo. Cantidad de personal al que se aplicarn los instrumentos.

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Recursos con los que cuenta el administrador de la capacitacin:materiales,financierosyhumanos. Se puede agregar ala lista detcnicas e instrumentos los siguientes:

Tcnicaseinstrumentosdeinvestigacinparadeterminarla situacinreal.
Seleccionar Elaborar

Encuantoaladocumentacinadministrativa:
Tcnicas Evaluacindedesempeo Anlisisdeexpedientes. Entrevista Encuesta Anlisis/evaluacin discusindegrupos I nstrumentosde evaluacin Guadeentrevista Cuestionario por Binas(2). Corrillos(4). Grupospequeos(6). Observacin y anlisis y Escalaestimativa. evaluacindetareas Registroanecdticoocarta descriptiva. Lista de cotejo o de verificacin. Autoanlisis Inventariodehabilidades. Cuestionario, autoanlisis. Evaluacin conocimientos habilidades de Examen y prctico. gua de

Encuantoalarecopilacindirecta:
Exmenesdeconocimientosyhabilidades. Autoanlisis. Centrodeevaluacin. Inventariodehabilidades.

Losresultadosquedebenobtenerseenestaetapason:

Nmero de capacitacin. Caractersticas capacitados.

trabajadores de los

que

requieren a ser

trabajadores

Descripcin de actividades: conocimientos, habilidadesyactitudesenquesecapacitarn.

terico

y/o

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Anlisiscomparativo

Situacin ideal puesto

Situacin real individuo

Es evidente que en el perfil ideal, algunas funciones son ms importantes que otras de acuerdo a su impacto en la productividad del rea o de la empresa, as como de otros factoresigualmenteimportantescomo: Influenciaenellogrodelosobjetivosdelaempresa. Imagendelaempresa. Apoyo aotrasreas o puestos por cargas detrabajo, etc.

Elanlisiscomparativoeselprocedimientopararealizaruna confrontacinentrelasituacinidealylareal.Secompara lo que se debe realizar en el puesto y lo que realiza el individuo.

Porello,seestudianlasdiversasfuncionesporseparado. Se recomienda determinarla prioridad que tienela funcin paraelpuestoatravsdesmbolosalfabticosonumricos queresaltensuimportanciaporejemploA,ByCo1,2y3. Despus de realizarlo se decide qu funciones requieren capacitacinyenqumedida.

Susprocedimientosson:

Situacinideal Clasificar y ordenar informacin obtenida delperfildelpuesto

Situacinreal Clasificar y ordenar informacin obtenida del trabajador en su puesto Al trabajar sobre las funciones prioritarias o crticas comprende otro aspecto importante, ya que determina la secuencia adecuada de la capacitacin. Desarrollar programas estratgicos y/o intensivos en reas crticas o prioritarias.Concentrarlainformacinenelanexo4.

Relacionarlainformacindecadaunodelos elementosdelperfildelpuestoconlosperfiles delostrabajadoresqueloocupan. Establecerlasdiferenciasporcadatrabajador Centrarenunamatrizlosresultados delasnecesidadesdetodoslos trabajadoresdeunmismopuesto.

Establecimientodeestrategias.

LosresultadosdelDNCpermitenconocerconobjetividad: Quinrequierecapacitacin. Enqusecapacitary Cundo se debe capacitar a los trabajadores: prioridadyorden.

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La especificacin de las acciones clave que se desprenden del DNC y la coordinacin de las mismas constituyen las estrategias:

ApartadosaconsiderarenelinformedeDNC:

Ttulo: Diagnstico de necesidades de capacitacin deldepartamentooseccindelaempresa. Establecerlasprioridadesdecapacitacin,deloms alomenosurgente. Definirloscontenidosdecapacitacin. Los contenidos de aprendizaje deben subsanar las necesidadesdecapacitacindetectadas. Los contenidos junto con las caractersticas de los participantes se desprenden aspectos tan importantes como la duracin del evento y la determinacin de las tcnicas de enseanza y grupalesqueseaplicarn. Determinarlastareasyactividadesqueserealizarn parallevaracabolacapacitacin. Establecer los recursos humanos (perfil y funciones) y financieros (presupuesto) que se necesitan para desarrollarlasaccionesdecapacitacin. (veranexo5). ndice: Lista de contenidos o captulos del informe, incluyendolapaginacindecadauno. Introduccin o antecedentes: Permite una comprensin global de lo que va a exponer. Es importante que se incluya una justificacin de los motivos que dieron origen a la investigacin, en l tambin se debenespecificar lastcnicasymtodos de investigacin aplicados, el universo que cubri el diagnstico (puestos y/o niveles ocupacionales) y el proceso estadstico manejado (global, muestreo, controldevariables,etc.). Resumen o sumario: Proporciona una rpida y sinttica visin del resultado de la investigacin. Abarca una explicacin breve de la investigacin efectuadaysuresultado. Desarrollo de la investigacin (cuerpo del informe): Aparecerlainvestigacin clasificada por materiaso puntos analizados, los ttulos de stos deben ser seleccionados deacuerdo con el temacontenido.Se recomienda que los captulos o puntos contenidos seanlossiguientes: Elabor:Nombredelapersona(s) que lo realiz,el puestoqueocupadentrodelaempresayfechadela investigacin.

Informe El informe es el documento quepresentael resultado de la investigacin. Sirve de gua para tomar las decisiones que msconvengan.

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- Datos generales: es conveniente partir de informacin general del departamento, seccin o rea donde se realiz el D.N.C., comoson: a)Nmero de empleados por nivel y puesto ocupacional. b)Escolaridadclasificacinpornivel. c)Antigedadenelpuesto(promedio). d)Poblacinmasculinayfemenina.

a)Definicin del personal que presenta necesidades de capacitacin, datos administrativosycaractersticas. b)Descripcin de los conocimientos, habilidades y actitudes para efectuar eficientementelasactividadesdelpuesto. c)Presentacin de las evidencias que justifiquen las necesidades (exmenes, evaluacin del desempeo, cuestionarios, etc.). d)Jerarquizacin de las necesidades por prioridad de atencin al puesto y a los objetivos organizacionales, segn sea el caso. Conclusiones y recomendaciones: Se incluyen deducciones desprendidas de la investigacin efectuada, descubrimientos logrados, polticas a seguirenelfuturo.Supone:

- Evaluacin de los objetivos presentes del departamentoydelaorganizacin,lospuntos aanalizaryaevaluarpuedenser:causasdel incumplimiento de los objetivos organizacionales y de los puestos (problemas presentes). a)Repercusin del incumplimiento objetivospresentes. de

b)Previsiones del sistema para alcanzar objetivos futuros (causas de problemas futuros y estimacindel incumplimiento de stos). c)Clasificacinyjerarquizacindelascausas. - Evaluacin de los individuos respecto a su puesto: Es la poblacin objetivo para capacitacin, de la cual se definirn las actividades o funciones requeridas y prioridades. Los puntos que deben especificarseson:

Propuestasdecambioomodificacinalasituacin administrativa y de proceso de la empresa, departamentooseccinestudiada.

Definir el plazo en que se llevar a cabo la capacitacin y las estrategias a seguir en el desarrollodelasacciones.

Enlistar las causas de los problemas que no se solucionan mediante capacitacin y encauzarlos a lasreasresponsablesparasusolucin.

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Guade Capacitacin

5.

M todosytcnicasauxiliares

Capacidadoconocimientosadesarrollar. Actitudesanteelcambio.

Para aplicar la metodologa descrita o cualquier otra, es necesario auxiliarse de mtodos, tcnicas e instrumentos que permitan recopilar informacin duranteladeteccin de necesidadesdecapacitacin.

Anlisisdeproblemas. La deteccin de necesidades puede surgir del anlisis de un problema operacional es decir, que no se tenga la informacin suficiente y necesaria para manejar una situacin imprevista por lo que serequierepreguntar:

M todos para la deteccin de necesidades de capacitacin. Anlisisdeunaactividad Una actividad es un conjunto de operaciones o tareas productivas, educativas, recreativas, etc. que desarrolla una persona, grupo de personas, empresas e instituciones de acuerdo a un plan de trabajo preestablecido. De ah que una forma para incrementar la productividad, es establecer un mnimo de pasos que deban realizar para producir un artculo deservicio,llevaracabo unafuncin o efectuar un proceso determinado entre otros, procurandominimizartiempoyesfuerzo. Anlisisdeunequipoutilizado La renovacin, actualizacin o mantenimiento del equipotraeconsigolanecesidaddedesarrollaruna nuevacapacidadmanualoadquirirtambinnuevos conocimientos por parte del supervisor y de los trabajadores,porloquesedebeconsiderar: Caractersticasdelnuevoequipo.

Cul es exactamente el problema? y Quines estnimplicados?

Anlisisdelcomportamiento Consisteenanalizarconductasnotpicasdelindividuoodel grupo,talescomo:

Bajaeficienciayproduccin. Elevadonmerodeaccidentes. Altogradodeausentismo. Desperdiciodematerial. Faltadecooperacin. Resistenciaaladireccineinstruccin.

Anlisisdelaorganizacin Los defectos de la organizacin afectan la adecuacin del individuoydelosgruposcuando:

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Guade Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Guade Capacitacin

Existefaltadeplaneacinadecuada. Delegacindeautoridadconfusa. Vaguedaddeobjetivos. Evaluacindeltrabajo

Listadeverificacin

Se sugiere realizar una evaluacin formal y peridica de la actuacin individual en el trabajo, con base en procedimientos especficos y determinando los puntos ptimos de la realizacin de las tareas que sern usadas como puntos de comparacin. Anlisisgrupalesoparticipativos Seprecisaparasurealizacin:

Consiste en descomponer una tarea, proceso, programa, actividad o rea responsable, efectundose una lista detallada de sus partes o pasoslgicos.

Anlisisydescripcindepuestos

El anlisis de puestos es el procedimiento que permite obtener, ordenar y analizar sistemticamente informacin de un puesto determinado.

Reunir un grupo homogneo (Ejecutivos, superiores, ingenieros, oficinistas, obreros calificados). Escribir en el pizarrn una pregunta de inters comn. Pedir a los miembros del grupo que contesten cualquiercosaqueselesocurra. Anotar sus respuestas junto a la pregunta en el ordenquesurjan. Estableceruntiempolmite. Cuando termine el tiempo asignado, enumerar la listaeidentificarlos puestos que requieren nuevos conocimientos.

La descripcin de puestos es una exposicin detallada que describe el trabajo desarrollado, las responsabilidades involucradas, la habilidad y capacitacin requerida, las condiciones bajo las cualessellevaacaboeltrabajo,lasrelacionescon otrospuestosylosrequisitospersonalesdelmismo.

Elementos que debe contener la descripcin de puestos:

Identificacindelpuesto. Datossobresuelaboracin. Descripcingenricadelasactividades. Descripcin especifica de las actividades del puesto.

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Guade Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Guade Capacitacin

Tcnicasparaladeteccindenecesidades Entrevista

Los secretarios tomarn nota de las conclusiones. Terminado el tiempo establecido, cada grupo se reintegrar y cada moderador presentar sus resultados. El conductor anotar las conclusiones obtenidas,lasclasificar,ordenaryprocederadarlas aconoceralgrupo.

Conversacincaraacaraconunpropsitodefinidoque involucrauncontinuointercambiodeinformacin. Sus objetivos son obtener informacin, investigar y diagnosticarabordarun problema,motivosyconciliar. Laentrevistapuedeserdirigidaynodirigida. Laentrevistadirigida:enellaelentrevistadorelabora preguntas previamente, para las cuales se esperan respuestasfirmesdelentrevistado. En la entrevista no dirigida, se exige un mayor dominio, ya que el entrevistador no elabora preguntas cerradas y, por tanto, el entrevistado puede proporcionar informacin ms amplia que deberestructurarseposteriormente. Corrillos.

Tormentadeideas

Esta tcnica permite la expresin libre de ideas posibilitando que un tema y/o problemas se analicen desdediferentespuntosdevista. Las ideas ms sobresalientes se anotan a fin de rescatar los aspectos ms importantes del problema encuestin.

Inventariodehabilidades

Eslapresentacinordenadadeunaseriedeactitudes en extrema conexin que permite determinar la secuenciaenlacualsedesarrollan. Elobservadorcolocaelordendelasaccionesconforme las ejecuta el trabajador en el desempeo de su puesto. Lasntesisdelasaccionesocaractersticasregistradas servirn de base para corregir al trabajador en los procedimientosrealizadosporste. Para su elaboracin se deberntomaren cuentados situaciones:

Consiste en dividir al grupo en pequeos equipos de cuatroocincopersonas.Senombraaunmoderadorya un secretario y se le entrega por escrito las instrucciones de la tarea a realizar por el grupo, sto tambinpuedehacerseverbalmenteyenalgunoscasos auxiliarsededocumentosqueproporcioneninformacin sobreeltemaatratar. Seestableceuntiempodeterminadoparalarealizacin delatarea,serecomiendade10a50minutos.

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Guade Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Guade Capacitacin

Incluir el desglose general, con la probable secuencia de las actividades que se quieren observar. Anotar acciones que se consideren como negativas ya que esto permitir informar de lo correcto o incorrecto de las acciones ejecutadas porelobservador. Observacionesyanlisisdetareas

CONSI DERA CI ONESFI NA LES. Los siguientes aspectos permitirn realizar un adecuado diagnsticodenecesidadesdecapacitacin: Enfocartodoslosesfuerzosenreascrticas,endondese puedan obtener resultados efectivos yunfuerteimpacto enfuncindelosobjetivosdelaempresa. Evaluarlosrecursos,stopermitirmedirelalcanceylas posibilidadesdeaccin. Analizar cuidadosamente el (las) rea (s) en donde se aplicar el DNC, lo que facilitar definir las estrategias factiblesyconcretasdeaplicar. La participacin directa de supervisores y jefes, quienes debern diagnosticar y determinar las necesidades de capacitacin, ya que son stos quienes ms conocen los requerimientosyproblemasdelasreasdetrabajo. Establecer y preparar reuniones con las ms altas autoridades de la organizacin para efectuar una ardua labor de sensibilizacin, hasta convencerlos de los beneficios redituables que les aportar la capacitacin. Estas reuniones debern arrojar el consenso general sobrelaorientacinyalcancedelplandecapacitacin. Invertirsuficientetiempoenelplandeaccin,endefinir la metodologa que servir de gua, as como en la elaboracin de instrumentos, esto evitar errores, confusiones y desperdicio de recursos. Si es posible, es recomendable realizar una prueba piloto con los instrumentosqueseutilizarnenelDNC.

Esta tcnica tiene como objeto estudiar y prestar atencin a la forma como se realiza un trabajo, para ello se utiliza una gua de observacin o lista de verificacin. Cuestionario.

Esta tcnica es la ms utilizada para determinar necesidades, su diseo y aplicacin requiere experiencia. Las preguntas deben formularse de tal manera que puedan dirigirse alos puntos que se desean conocer se requiere de claridad y precisin en los conceptos. Se debe contar con criterios de medicin que le den validez. Autoanlisis.

Debe dirigirse al personal que por su formacin acadmicay nivel jerrquico enlaorganizacin posea la capacidad de analizar sus propios recursos y necesidadeslaborales.
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Guade Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Guade Capacitacin

A NEXOS N o.1 REASODOMI NI OSDELAP RENDI ZA JE AREAOCUPACIONAL:

HABILIDADES PSICOMOTRIZ

CONCIMIENTOS COGNOSCITIVOS

ACTITUDES AFECTIVO

PERFILDELPUESTO

Paradesarrollar habilidades

Paraincrementar conocimientos

Paramodificar actividades

Poderhacer

Saberhacer

Sentimental

Manual

Intelectual

Actitud DESCRIPCINGENRICA:

No.2

Prctico

Conceptual

Sentimental

51

52

ACTIVIDADESYOPERACIONESQUEREALIZA:

PUESTODETRABAJO:

Guade Capacitacin

CONOCIMIENTOS:(SABER)

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

HABILIDADES:(HACER)

ACTITUDES:(SER)

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RECURSOSMATERIALES:(MAQUINARIA,HERRAMIENTA,MATERIAPRIMA,ETC.)

CONDICIONESYEQUIPODEHIGIENEYSEGURIDAD:

REQUISITOS: EDADRECOMENDABLE: CONDICIONESFSICAS: EXPERIENCIA: OTROS: SEXORECOMENDABLE: ESCOLARIDAD:

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Guade Capacitacin

Guade Capacitacin

No.3

PERFILDELTRABAJADORENELPUESTO

PUESTODETARBAJO: AREAOCUPACIONAL:

DESCRIPCINGENRICA:

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

ACTIVIDADESYOPERACIONESQUEREALIZA:

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CONOCIMIENTOS:(SABER)

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

HABILIDADES:(HACER)

ACTITUDES:(SER)
Guade Capacitacin

Guade Capacitacin

RECURSOSMATERIALES:(MAQUINARIA,HERRAMIENTA,MATERIAPRIMA,ETC.).

CONDICIONESYEQUIPODEHIGIENEYSEGURIDAD:

REQUISITOS: EDADRECOMENDABLE: CONDICIONESFSICAS: EXPERIENCIA: OTROS:

57 58

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

SEXORECOMENDABLE:

ESCOLARIDAD:

N o.4

M ATRI ZDERESULTADOSDENECESI DA DES

reaopuesto:

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Trabajador

Actividades Conocimientos Habilidades

Actitudes

Condiciones Recursos Principales dehigieney Requisitos materiales necesidades seguridad

Guade Capacitacin

Guade Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

Guade Capacitacin

Recursoshumanos

Bibliografa

Cinterfor.Proyecto130. Determinacindenecesidadesde formacinprofesional.Montevideo.Ed.Mc.Gehec. 1980.223pp. ColeccinEjecutivaExpansin.Compilacin.Cmodiseary aplicar un programa interno de capacitacin. Mxico.Ed.Expansin.1993.217pp. Chiavenato, Idalberto. Iniciacin a la administracin de personal. Mxico. Ed. McGraw Hill Iberoamericana.1993.152pp. Ince, Venezuela. Desarrollo de programas de adiestramiento: identificacin de necesidades de adiestramiento.Caracassf15pp.

ESTA BLECI M I EN TODEESTRATEGI AS

N o.5

Necesidaddetectada

Accinde capacitacin

PintoVillatoro,Roberto. Procesodecapacitacin.Mxico. 2.ed.Diana.1992.199pp. Siliceo, Alfonso. Capacitacin y desarrollo de personal. Mxico.1991.52pp.

reaopuesto:

Trabajador

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Guade Capacitacin
Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

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