BODEGAS 1. Conceptos Bsicos Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercanca.

La formulacin de una poltica de inventario para un departamento de almacn depende de la informacin respecto a tiempos de adelantes, disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales de compras, es la fuente mejor de esta informacin Esta funcin controla fsicamente y mantiene todos los artculos inventariados, se deben establecer resguardo fsicos adecuados para proteger los artculos de algn da o de uso innecesario debido a procedimientos de rotacin de inventarios defectuosos de rotacin de inventarios defectuosos y a robos. Los registros de deben mantener, lo cual facilitan la locali!acin inmediata delos artculos. "uncin de los #lmacenes$ %. '. ). &antienen los materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros. (ermitir a las personas autori!adas el acceso a las materias almacenadas. &antienen en constante informacin al departamento de compras, sobre las e*istencias reales de materia prima. +. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas ,entradas y salidas.. /igila que no se agoten los materiales ,m0*imos 1 mnimos-. "uncin de las 2aranti!ar el abastecimiento e invalida los efectos de$ %. '. ). +. 3etraso en el abastecimiento de materiales. abastecimiento parcial 4ompra o produccin en totales econmicos. 3apide! y eficacia en atencin a las necesidades. E*istencias$

2. Equipos de Almacn Estrategias y cajas o casilleros$ (uede aumentar muc5o la eficiencia total y la fle*ibilidad de los procedimientos que emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En algunas compa as, el departamento de conservacin constituye las estanteras, los casilleros, compartimiento, entre otros, que se 5acen con madera ordinaria y contra enc5apadas. Sin embargo, las estanteras de acero se 5an 5ec5o ya, de uso general que las de madera y pueden comprarse a los fabricantes especiali!ados del ramo en una gran variedad de modelos y tama os. "uncin de 3ecepcin$ La funcin de recepcin, ya sea de una unidad de la compa a o de un transportador comn, es la misma. Si el material se reciben de cualquier otra fuente u otro departamento de la compa a, la actividades de construccin, el procedimiento ser0 el mismo. 6mportancia$ La recepcin adecuada de materiales y de otros artculos es de vital importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su e*periencia

centrali!ada la recepcin total bajo un departamento nico, las e*cepciones principales son aquellos grandes empresas con plantas mltiples. La recepcin esta estrec5amente ligada a la compra, ya que probablemente el 789 de los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra. (roceso %. #l recibir un envi$ Se le someter0 a verificacin para comprobar si esta en orden y en buenas condiciones, si el recipiente esta da ado o no se recibi el numero de paquetes requeridos. Se debe 5acer la salvedad correspondiente inmediatamente y no se podr0 dar recibo de conformidad por el envi, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es areo, martimo o terrestre, como se podra e*igir para dar fuer!a a cualquier reclamo resultante sobre envos ocultos. '. :e &anera Similar$ El material que recibe una instalacin de la compa a tambin debe ser sometido a una inspeccin preliminar, antes de introducirles en el 0rea de almacenamiento, en el caso de que en la inspeccin inicial se detecte materiales de calidad inferios o en malas condiciones se le debe rec5a!ar.

3. Costos de Almacenamiento ;odo material almacenado genera determinados costos, a los cuales denominaremos, los costos de e*istencias dependen de dos variables< la cantidad en e*istencias y tiempo de permanencia en e*istencias y el tiempo de permanencia en e*istencias. 4uanto mayor es la cantidad y el tiempo de permanencia, tanto mayores ser0n los costos de e*istencias. El costo de e*istencias ,4E es la suma de los sos costos$ el costo de almacenamiento ,4#- y el costo de periodo ,4(- /emos$ a. 4osto de #lmacenamiento$ El costo de almacenamiento ,4#- se calcula mediante la siguiente ecuacin$ 4# = >?'* ;* (* 6 :onde$ >= cantidad de material en e*istencia en el periodo considerado. ;= ;iempo de almacenamiento. (= (recio @nitario de material y, 6= ;asa de almacenamiento e*presada en porcentaje del precio unitario. Sin embargo, el 4# esta compuesto por una parte variable ,la cantidad de material y el tiempo- y una parte fija ,alquiler de la bodega, salarios del personal de la bodega, seguro contra incendio y robo, maquinarias y equipos instalados, entre otro-. La parte fija no depende de la cantidad y tiempo de almacenamiento. (or ello, es prudente utili!ar una formula mas amplia 1 la tasa de almacenamiento ,;#- que constituye la suma de las siguientes tasas ,tosas e*presadas en porcentaje-$ ;a = ;a = %88 * #* 4a ;asa de almacenamiento "sico$

4*(

:onde$ #= Area ocupada por las 4a= 4osto anual del metro cuadrado de 4= 4onsumo anual del (= (recio @nitario ;b= ;asa de retorno del capital detenido en e*istencias$ e*istencias. almacenamiento. material. material.

;b= %88* 2anancia >*( :onde: > * (= /alor de los productos almacenados. ;c= ;asa de seguros del material almacenado

;c= %88* 4osto anual del equipo >*( ;d= ;asa de transporte ,manipulacin y distribucin del material

;d= %88* devaluacin anual del equipo >*( ;e= ;asa de absoloscencia del material$ ;e= %88* (erdidas anuales por antigBedad

>*( En resumen, la tasa de almacenamiento ,;a- es la suma de todas las tasas e*plicadas$ ;#= ;a C ;b C ;c C ;d C ;e C ;f b. 4osto de pedido$

El costo de pedido ,4(- es el valor en peso de los costos incurridos en el procesamiento de cada pedido de compra. (ara calcular el 4(, se parte del costo anual de todos los costos involucrados en el procesamiento de los pedidos de compra, divididos por el numero de pedidos procesados en el pedido. 4(= 4osto anual de los pedidos ,4#(Dumero de pedidos en el a o ,DEl 4#( se calcula a travs de los siguientes gastos efectuados en el a o$

%. '.

&ano de obra utili!ada para emisiones y procesamiento de los pedidos. &ateriales utili!ado en la confederacin del pedido ,formularios, papel, sobres, entre otros-. ). 4ostos indirectos$ gastos efectuados indirectamente, como lu!, telfono, fa*, gastos de oficina, entre otras-. 4alculados el 4# y el 4(, se obtiene el 4E$ 4E = 4# C 4( ;odos los esfuer!os para calcular y controlar las e*istencias se 5acen para reducir al mnimo el 4E. 4. cnicas de Almacenamiento de !ate"iales El almacenamiento de materiales depende de la dimensin y caractersticas de los materiales. Estos pueden e*igir una simple estantera 5asta sistemas complicados, que involucran grandes inversiones y complejas tecnologas. La eleccin del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores$ %. '. ). +. .. E. Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales. ;ipos de materiales que ser0n almacenados. ;ipos de materiales que ser0n almacenados. Dumero de artculos guardados. /elocidad de atencin necesaria. ;ipo de embalaje.

El sistema de almacenamiento escogido debe respetar algunas tcnicas imprescindibles de la #&. Las principales tcnicas de almacenamiento de materiales son$ %. 4arga unitaria$ Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para posibilitar su manipulacin, transporte y almacenamiento como si fuese una unidad. La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un todo nico en cuanto a la manipulacin, almacenamiento o transporte. La formacin de cajas unitarias se 5acen a travs de un diapositiva llamado pallet ,plataforma-, que es un estrado de madera esquemati!ado de diversas dimensiones. Sus medidas convencionales b0sicas son %%88mm * %%88mm como patrn internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento. Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera$ a. En cuanto al numero de entrada en$ plataformas de ' y de + entradas. b. (lataforma de ' entradas$ se usan cuando el sistema de movimiento de materiales no requieren utili!ar equipos de materiales. c. (lataforma de + entradas$ Son usados cuando el sistema de movimiento de materiales requiere utili!ar equipos de maniobras. '. 4ajas o cajones. Es la tcnica de almacenamiento ideal para materiales de peque as dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas, l0pices, entre otros. #lgunos materiales en procesamiento, semiacabados pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas las cajas o cajones pueden ser de metal, de madera de pl0stico. Las dimensiones deben ser esquemati!adas y su tama o pude variar enomermente puede construirlas la propia empresa o adquirirlas en el mercado proveedor.

).

Estanteras$ Es una tcnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tama os y para el apoyo de cajones y cajas estandari!adas. Las estanteras pueden ser de madera o perfiles met0licos, de varios tama o y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, la estanteras constituye el medio de almacenamiento mas simple y econmico. Es la tcnica adoptada para pie!as peque as y livianas cuando las e*istencias no son muy grandes. +. 4olumnas$ Las columnas se utili!an para acomodar pie!as largas y estrec5as como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. (ueden ser montadas en rueditas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero .. #pilamientos$ Se trata de una variacin de almacenamiento de cajas para aprovec5ar al m0*imo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribucin equitativa de cargas, es una tcnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanteras, ya que en la practica, forma un gran y nico estante. El apilamiento favorece la utili!acin de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. La configuracin del apilamiento es lo que define el numero de entradas necesarias a las plataformas. E. 4ontenedores fle*ible$ Es una de las tcnicas mas recientes de almacenamiento, el contenedor fle*ible es una especie de saco 5ec5o con tejido resistente y cauc5o vulcani!ado, con un revestimiento interno que varia segn su uso. Se utili!a para almacenamiento y movimiento de slidos a granel y de lquidos, con capacidad que puede variar entre .88 a %888 Filos. Su movimiento puede 5acerse por medio de apiladoras o gras Es muy comn la utili!acin de tcnicas de almacenamiento asociado el sistema de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan fle*ibilidad y mejor aprovec5amiento vertical de los almacenes. #. $n%enta"io &'sico Se da el nombre de inventario de mercanca a la verificacin o confirmacin de la e*istencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es una estadstica fsica o conteo de los materiales e*istentes, para confrontarla con la e*istencia anotadas en los fic5eros de e*istencias o en el banco de datos sobre materiales. #lgunas empresas le dan el nombre de inventario fsico porque se trata de una estadstica fsica o palpable de aquellos que 5ay en e*istencias en la empresa y para diferenciarlos de la e*istencia registradas en las "E. El inventario fsico se efecta peridicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasin, el inventario se 5ace en toda la empresa< en la bodega, el las secciones, en el deposito, entre otras. El inventario fsico es importante por las siguientes ra!ones$ %. (ermite verificar las diferencias entre los registros de e*istencias en las "E y la e*istencias fsicas ,cantidad real en e*istencia-. '. (ermite verificar las diferencias entre las e*istencias fsicas contables, en valores monetarios.

).

(roporciona la apro*imacin del valor total de las e*istencias ,contables-, para efectos de balances, cuando el inventario se reali!a pr*imo al cierre del ejercicio fiscal.

La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos ra!ones$ %. El inventario fsico cumple con las e*igencias fiscales, pues deben ser transcrito en el libro de inventario, conforme la legislacin. '. El inventario fsico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la e*istencia del material y la apro*imacin del consumo real. (. Codi)icaci*n de !ate"iales (ara facilitar la locali!acin de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utili!an sistemas de codificacin de materiales. 4uando la cantidad de artculos es muy grande, se 5ace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tama os, etc. (ara facilitar la administracin de los materiales se deben clasificar los artculos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuados, operativos operacionali!acin de la bodega y control eficiente de las e*istencias. Se da el nombre de clasificacin de artculos a la catalogacin, simplificacin, especificacin, normali!acin, esquemati!acin y codificacin de todos los materiales que componen las e*istencias de la empresa. /eamos mejor este concepto de clasificacin, definiendo cada una de sus etapas. 4atalogacin$ Significa inventario de todos los artculos los e*istentes sin omitir ninguna. La catalogacin permite la presentacin conjunta de todo los artculos proporcionando una idea general de la coleccin. Simplificacin$ Significa la reduccin de la gran diversidad de artculos empleados con una misma finalidad, cuando e*isten dos o mas pie!as para un mismo fin, se recomienda la simplificacin favorece la normali!acin. Especificacin$ significa la descripcin detallada de un articulo, como sus medidas, formato, tama o, peso, etc. 4uando mayor es la especificacin, se contara con mas informaciones sobre el artculos y menos dudas con respecto de su composicin y caractersticas. La especificacin facilita las compras del articulo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara. "acilita la inspeccin al recibir el material, el trabajo de ingeniera del producto, etc. Dormali!acin$ 6ndica la manera en que el material debe ser utili!ado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales. Estandari!acin$ significa establecer idnticos est0ndares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no e*istan muc5as variaciones entre ellos. La estandari!acin 5ace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificacin, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en e*istencias. #s catalogamos, simplificamos, especificamos, normali!acin y estandari!acin constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificacin. # partir de la clasificacin se puede codificar los materiales. 4L#S6"64#46GD 4atalogacin Simplificacin

Especificacin Dormali!acin Estandari!acin 4H:6"64#46GD +. Clasi)icaci*n , Codi)icaci*n de los !ate"iales #s clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensin, forma, peso, tipo, caractersticas, utili!acin etc. La clasificacin debe 5acerse de tal modo que cada genero de material ocupe un legar especifico, que facilite su identificacin y locali!acin de la bodega La codificacin es una consecuencia de la clasificacin de los artculos. 4odificar significa representar cada articulo por medio de un cdigo que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de nmeros y letras. Los sistemas de codificacin mas usadas son$ cdigo alfabtico, numricos y alfanumrico. El sistema alfabtico codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas caractersticas y especificacin. El sistema alfanumrico limita el numero de artculos y es de difcil memori!acin, ra!n por la cual es un sistema poco utili!ado. El sistema alfanumrico es una combinacin de letras y nmeros yE abarca un mayor numero de artculos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los nmeros representan el cdigo indicador del articulo. AB

--

2.(

4digo indicador

2rupo

4lase El sistema alfa numrico de codificacin de materiales. El sistema numrico es lemas utili!ado en las empresas por su simplicidad, facilidad de informacin e ilimitado numero de artculos que abarca.