Memoria de Trabajo: Juegos Panamericanos Guadalajara 2011 Edicin XVI La Fiesta de Amrica

7mo. Cuatrimestre

UNID Plantel Sahuayo, Mich.

INTRODUCCIN
La Universidad Interamericana para el Desarrollo ha implementado, en su plan de estudios, un cuatrimestre de Estada Empresarial, para que los alumnos obtengan la experiencia que el campo laboral, que cada da es ms importante en los profesionistas y que se nos exige en la mayora de las ocasiones para poder obtener un trabajo. Para realizar dicha Estada Empresarial se contact con la empresa COPAG 2011 (Comit Organizador de los Juegos Panamericanos Guadalajara 2011) en la ciudad de Guadalajara Jalisco, para realizar la integracin de tiempo completo en el rea especfica de Relaciones Publicas.

Los Juegos Panamericanos son un evento multideportivo; se realiza cada 4 aos, con 42 naciones del Continente Americano, 49 diversos deportes y ms de 5,000 atletas; organizados por la Organizacin Deportiva Panamericana (ODEPA) y el Comit responsable de la Organizacin y Coordinacin de cada Edicin, puesto que dichos evento se realiza en diferentes pases del continente, mediante una cuidadosa seleccin a travs de reuniones previas con ODEPA y los Comits Olmpicos de cada pas.

En este ao se celebr la Edicin XVI de dichos Juegos, se llevaron a cabo del 14 al 30 de octubre de 2011, en la ciudad de Guadalajara, Jalisco, Mxico, siendo esta la tercera vez que dicho pas organiza unos juegos panamericanos y la primera afuera de la Ciudad de Mxico. ODEPA eligi por unanimidad a Guadalajara durante la 44 Asamblea General de la Organizacin celebrada en Buenos Aires el 28 de mayo de 2006.

El 5 de agosto del 2007 fue publicado en el rgano municipal del Ayuntamiento de Guadalajara, el decreto que aprueba la creacin del Organismo Pblico Descentralizado de la Administracin Pblica Municipal de Guadalajara, denominado Comit Organizador de los XVI Juegos Panamericanos Guadalajara 2011 (COPAG 2011).

El presente trabajo habla de una serie de actividades que se realizaron en El Comit Organizador de los XVI Juegos Panamericanos Guadalajara 2011, en el rea de Relaciones Pblicas cuya actividad principal fue enviar invitaciones, verificar la confirmacin y atender a Very Important Person (Invitados VIP) tanto en los Eventos Rumbo a Guadalajara 2011 como en la realizacin de la XVI Edicin de los Juegos Panamericanos, as como tambin las diversas actividades que se realizaban de forma paralela en diferentes eventos que tuvieron sede en la Ciudad, as como tambin de los eventos que se realizaron en conjunto con el H. Ayuntamiento de Guadalajara, dando inicio a la colaboracin en el dicha rea en el mes de Mayo y concluyendo actividades en el mes de Octubre del presente ao.

JUEGOS PANAMERICANOS GUADALAJARA 2011 EDICION XVI LA FIESTA DE AMERICA

Los XVI Juegos Panamericanos 2011, se realizacin en la Ciudad de Guadalajara, Jal. Siendo esta la tercera edicin en Mxico. Gracias al modelo educativo que maneja la UNID y en el cual estoy cursando, tuve la satisfactoria experiencia de realizar mi Estada Empresarial en el Comit Organizador de los Juegos Panamericanos Guadalajara 2011, donde estuve colaborando en el rea de Relaciones Publicas del mes de Mayo a Octubre del presente. Durante mi estancia y colaboracin en dicho evento de renombre internacional, pude aprender cmo se maneja una organizacin desde las diferentes reas que la conforman, as como tambin darme cuenta de las carencias y fallas que se tienen cuando una de esas reas no funciona al 100% o deja de realizar sus actividades, obstruyendo as de cierta forma el trabajo de los dems. En el rea de Relaciones Publicas nuestra funcin era atender a los Invitados VIP en cada uno de los eventos Rumbos a Guadalajara 2011; donde el proceso iniciaba desde el envi de invitaciones va correo electrnico a cada uno de los VIP y/o sus asistentes, posterior a ello, era necesario verificar la Zona VIP. En cada Zona VIP tena que estar ubicado estratgicamente tanto para que el acceso de los VIP a dicha zona fuera el adecuado as para acceder a la zona de realizacin de las competencias, de igual forma deba de contar con catering, inmueble cmodo para que la estancia en la zona fuera lo ms placentera posible, informacin relevante a las competencias; hojas de resultados, quienes estaban jugando y quienes lo haran al da siguiente. Una vez verificada zona VIP, se realizaban llamadas para confirmar asistencia por parte de los Invitados VIP y as saber con cuantas personas se contara por da en dicha zona.

Durante la realizacin de cada evento, se realizaba la recepcin de los Invitados VIP, se les entregaba una acreditacin especial para tener acceso tanto a la zona VIP como a la zona de competencias posterior a ellos se les guiaba a la zona, si exista alguna duda se les aclaraba, alguien del rea de Relaciones Publicas se encargaba de revisar que el catering no faltara, as mismo una persona de Relaciones Publicas se mantena en la zona para atender a los Invitados VIP, puesto que de esto dependa el xito del trabajo del rea de Relaciones Publicas. Cada evento Rumbo a nivel a Guadalajara Amrica o 2011, era eliminatoria Nacional a Juegos Juegos

Panamericanos

Eliminatoria

para

Panamericanos, y unido a esto tambin era evento de Prueba para la instalacin donde se realizaba cada uno de ellos; puesto que esto tambin nos daba la pauta para mejorar, evitar y/o corregir acciones que durante la realizacin de la XVI Edicin de los Juegos Panamericanos, no se presentaran de la misma forma. En cada evento Rumbo a Guadalajara 2011 las actividades eran relativamente las mismas, sobre todo en envi de invitaciones de forma electrnica, confirmacin de asistencia por parte de Invitados VIP, as como tambin la verificacin de la zona, el catering, mueble De forma paralela a cada evento, tambin se tuvo presencia en algunos eventos importantes como; VII Congreso Internacional de la Familia, Foro Mundial de Medios Pblicos, Semana Cultural UNIVA, XXIV Congreso Panamericano de Medicina del Deporte y Expo-Joven 2011, donde se tena un stand de Juegos Panamericanos; se daba informacin relevante a dicho acontecimiento, entrega de calcas, pulseras, playeras, gorras, calendarios y folletos con publicidad de los XVI Juegos Panamericanos Guadalajara 2011.

Tambin se realizaban activaciones en Escuelas Primarias y Secundarias, donde el equipo de RP acuda con las mascotas oficiales para dar a conocer que representa cada una de ellas, sus gustos as como l porque era importante el practicar el deporte y la importancia de la realizacin de los Juegos Panamericanos en la Ciudad de Guadalajara, Jalisco. Las Mascotas Oficiales de la XVI Edicin de los Juegos Panamericanos Guadalajara 2011 fueron: Huichi: Una venadita color rosa, representando la cultura Huichol caracterstica del estado de Jalisco. Nacida en Tapalpa, Jalisco. Leo: Un len, representando el emblema de la Ciudad de Guadalajara, Jalisco., y defensor de las personas con capacidades diferentes (ser tambin la mascota oficial de los Juegos Parapanamericanos, tambin a realizarse en la Ciudad del 13 al 30 de Noviembre de 2011). Nacido en la Ciudad de Guadalajara, Jalisco. Gavo: Un agave color azul, representando la bebida tradicional de Jalisco; el tequila y el paisaje tequilero de Jalisco. Nacido en Tequila, Jalisco. Anexo a todo esto, el Presidente Municipal de Guadalajara; Mtro. Aristteles Sandoval Daz, realizaba activaciones en Preparatorias y Universidades, donde daba una pequea conferencia en relacin a los XVI Juegos Panamericanos, las estadsticas en el estado en referencia al deporte, el avance de la construccin de las instalaciones deportivas y cuando seran entregadas, los jugadores que representaran a Mxico en este evento, as como la importancia que tendra para el estado ser el responsable de organizar y coordinar dicho evento.

La funcin del rea de Relaciones Pblicas en cada una de estas visitas que realizaba el Presidente Municipal; era llevar la agenda es decir asignar da, hora y lugar al que asistira as como hacerle saber a la escuela que da le fue asignado, la hora en que llegara el equipo de Relaciones Pblicas y si podra o no asistir el alcalde de Guadalajara, un da antes a la activacin en cada escuela se tena que ir a checar el lugar donde dara la conferencia, el nmero de personas que asistiran para en base a eso llevar o hacer llegar el material que se repartira, as como tambin llevar equipo de sonido, montar mueble y posterior a su visita, coordinar el desmontaje de todo lo que se ocup para que la activacin fuera posible. Para el 10 de Octubre el Alcalde de Guadalajara, ofreci una cena de gala de bienvenida a los Comits Deportivos ya presentes en la ciudad, dicha evento fue en conjunto con el Gobierno del Estado. Al rea de Relaciones Publicas le toco coordinar todos los retalles relativos a la cena, organizar desde la entrega de invitaciones fsicas, electrnicas y la invitacin a los medios de comunicacin y sociales, as como el lugar, lo que se ofrecera de cenar, los responsables de la seguridad del lugar, los accesos para los invitados, la msica que amenizara dicho evento y todos los detalles previos a este acontecimiento, puesto que realizo en el Patio Los Naranjos del Hospicio Cultural Cabaas. El arranque oficial de la XVI Edicin de los Juegos Panamericanos Guadalajara 2011, fue el da 14 de Octubre de 2011 en el estado Omnilife aunado a esto tambin fue el banderazo de inicio del Fan Fest Guadalajara 2011, nica Edicin por ser sede de los XVI Juegos Panamericanos, el cual durara los 15 das de los Juegos, se instal sobre Paseo Chapultepec, desde Av. La Paz hasta la Glorieta a los Nios Hroes, sobre la Av. Chapultepec.

En dicho Fan Fest, estuvo un stand de pases invitados como Colombia y Argentina, as como de las Secretarias de Turismo de los diferentes Estados de la Repblica, Socios Comerciales y Socios Patrocinadores de los Juegos Panamericanos, tambin de las Ciudades ms representativas del Estado. En cada stand de acuerdo al ramo del que fuera se daba a conocer los destinos tursticos ms atractivos de Mxico, as como las artesanas que cada uno de ellos ofrece para el mundo, las promociones, paquetes tursticos y como es que apoyan a la economa del pas; muestras gastronmicas y de artesanas del Estado de Jalisco, as como diversos eventos todos los durante las tardes con acceso gratuito al pblico en general, dicho evento se realizaba de 12:00 p.m. a 12:00 a.m., de lunes a domingo. El rea de Relaciones Publicas, era el responsable del stand del H. Ayuntamiento de Guadalajara, en conjunto con la Secretaria de Turismo del municipio, donde se daba informacin sobre los Juegos Panamericanos, los horarios, las instalaciones donde se realizaran y propaganda referente a dicho evento elaborada por el Ayuntamiento; as como tambin informacin turstica referente a Guadalajara y su Zona Metropolitana los atractivos que ofrece la ciudad, las actividades tanto culturales como de entretenimiento tanto de da como de noche, puesto que tambin se estaban celebrando las tradicionales Fiestas de Octubre con el lema; Amrica nos une en Guadalajara. De forma paralela a este evento tambin se tena que coordinar las reas VIP de algunos de los juegos deportivos, puesto que muchos de ellos se realizaban de forma simultnea en diferentes complejos.

En cada complejo se tena una Zona VIP, para poder cubrir y tener atendidas todas las zonas de cada instalacin, fue necesario contar con el apoyo de los voluntarios y de ms personal tanto del rea de Relaciones Publicas como de Relaciones Internacionales, para poderles brindar un mejor servicio a los visitantes del extranjero, puesto que en cada uno de los eventos quienes tenan ms acceso a las reas eran los Directivos de las Comisiones Deportivas de los diferentes pases, entrenadores, asistentes de entrenadores, attaches, y en menor medida los Regidores, Presidentes Municipales, Secretarios de estado y municipales, Directores y Gerentes Generales de las Cmaras de Comercio tanto del estado como a nivel nacional, Directores de Escuelas de diversos niveles acadmicos. Cada uno de ellos tena el acceso ilimitado a las instalaciones y a los eventos, puesto que contaban con acreditacin con dichos accesos. Haba tambin que coordinar que el catering estuviera a tiempo en cada una de las Zonas VIP, puesto que los eventos comenzaban a las 9:00 a.m. y terminaban alrededor de las 8:00-9:00 p.m., y por lo general los entrenadores y representantes de las comisiones deportivas llegaban antes de la hora de arranque de las competencias. As mismo se tena que estar al pendiente de que el stand de Chapultepec no se quedara desatendido, por lo que fue necesario implementar horarios compartidos para poder tener atendidos tanto el stand como los eventos a los que furamos requeridos.

En una de las Zonas VIP de uno de los eventos, fue necesario desmontar el rea, porque los cnsules de los diferentes pases no dejaban entrar a los invitados VIP por encontrarse, en reuniones o teleconferencias con personal de su pas de procedencia y se opt por retirarla para evitar que los VIP pasaran un mal rato y que la discusin con los cnsules no subiera de todo o se daaran las relaciones existentes. En alguna de las otras zonas VIP se tuvo otro problema, puesto que los atletas ingresaron a ella sin tener el acceso necesario, por lo cual se llam la atencin al rea de Relaciones Publicas pero tambin a los responsables de la seguridad del lugar puesto que se retiraron antes de tiempo. Cabe resaltar que fue el equipo de Relaciones Publicas fue uno de los que ms trabajo tuvo durante este evento, puesto que era la cara bonita de COPAG pero tambin del H. Ayuntamiento de Guadalajara, y en cierto modo de este departamento dependa que los visitantes y asistentes a este magno evento se llevaran una buena o mala impresin de la ciudad y de la organizacin del evento. El departamento de Relaciones Publicas tuvo presencia desde Eventos Rumbo a Guadalajara 2011 hasta el cierre de las competencias, por ser el responsable de la atencin a VIP, coordinar y revisar Zonas VIP as como tambin tener presencia con H. Ayuntamiento de Guadalajara en los diversos eventos realizados de forma simultnea a este evento de talla internacional.

CONCLUSIONES
Considero que a pesar de ser un evento de talla internacional, Mxico como pas y en especfico la ciudad de Guadalajara, tiene mucho que aprender, demasiado en que mejorar para que las actividades se desarrollen lo mejor posible. En el rea de Relaciones Publicas dentro del Comit Organizador de los Juegos Panamericanos Guadalajara 2011, hay dos vertientes Relaciones Pblicas y Relaciones Internacionales y un solo director para ambas, pero no est del todo definido, con lo cual no se tiene un lder y por lo tanto se crea confusin al momento de la toma de decisiones, puesto que no se sabe a cul de los dos directivos responderle. Ahora por otra parte cabe destacar que al momento de desarrollar, coordinar o planear un evento, todo mundo quiere ser el primero en hacerlo y poder pararse el cuello ante el jefe; cosa que muchas de las veces dificulta que el trabajo con el resto del equipo se vuelva pesado y hasta tedioso, porque los dems compaeros ni avanzan ni dejan avanzar al resto del equipo. Desde mi perspectiva, considero que se debera de definir bien desde un principio las actividades de cada uno de los miembros del equipo, as como el lder y saber tomar las riendas del equipo, hacer un buen cronograma de actividades donde se indique el responsable de cada una de ellas; y que cada quien se encargue de su responsabilidad y si en algo puede ayudar a los dems, que lo haga y si no, mejor que no opine ni busque la forma de daar el trabajo de los compaeros; por que con esa actitud solo retrasa el trabajo de todos alterando as el curso de lo planeado. Creo que en todos los departamentos hubo problemas considerables que se supieron resolver, pero tambin se cometieron errores que no debieron de suceder, no despus de haber tenido ms de 3 aos organizando eventos similares o actividades donde de una o de otra forma ya se saba a lo que se enfrentaba.

Pienso que la experiencia que tuve de participar en una organizacin de esta magnitud fue de las mejores, puesto que pude aprender cmo es que se manejan las Relaciones Pblicas tanto dentro como fuera de una empresa, as como tambin todo el tiempo, dinero y esfuerzo que se invierte para un evento que relativamente dura nada en comparacin con toda la organizacin que hubo detrs de l, as como darme cuenta que muchas de las veces las personas no cumplen con sus obligaciones y sin embargo tienes, adems de sacar tus propias responsabilidades, ver la forma de que las de los dems salgan a flote con el fin de que todo cumpla con los planes establecidos, puesto que en ocasiones depende de ti o est en tus manos que eso se logre para bien de la organizacin. Fue muy satisfactorio el ver, que despus de mi Estada Empresarial en COPAG 2011, fuera requerida mi presencia, lo cual me deja ver que les gusto mi forma de trabajar con ellos, mi desempeo en cierta forma profesional, puesto que el tener una buena actitud en lo que se realiza, sea por conviccin o por cumplir con las reglas, polticas y estatutos de la empresa; siempre se obtendr una buena recompensa. Y que mejor recompensa que haber podido participar un tanto detrs de bambalinas en la organizacin del evento ms importante para Mxico en los ltimos 25 aos, un evento que posiblemente no se repita en mucho tiempo. Independientemente de las experiencias amargas, de los buenos y malos ratos vividos en la empresa, en los eventos e incluso con los compaeros de trabajo, para m, la mayor satisfaccin es poder decir: Estuve ah, estuve en la Fiesta de Amrica, fui parte de la empresa que se encarg de organizar ese evento y la responsable de que todo fuera un xito, de que le mundo conociera de lo que Mxico es capaz, an con algunas adversidades de por medioy sobre todo ellos me mandaron llamar por que les gusto mi trabajo y desempeo profesional

BIBLIOGRAFIA
http://es.wikipedia.org/wiki/Juegos_Panamericanos#Medallero_hist.C3.B3rico_hasta_2011 http://www.guadalajara2011.org.mx/deportes/deportes http://www.expo-guadalajara.com/ Prado, Isis Afrodita, Turismo Cultural en Juegos Panamericanos Guadalajara 2011 Reporte de Estada Empresarial, 2011.