uente: "GUIA BSICA PARA LA PREPARACIN DE PERFILES DE PROYECTOS" de la Oficina Internacional del Trabajo, Programa Internacional de la Erradicacin del

Trabajo Infantil OIT/IPEC www.ipec.oit.cr Un proyecto es un conjunto ordenado de recursos y acciones para obtener un propsito definido. Dicho propsito se alcanzar en un tiempo y bajo un costo determinado. Un proyecto surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visin de la organizacin y, finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles. Tipos de Proyectos 1. Proyecto productivo: Son proyectos que buscan generar rentabilidad econmica y obtener ganancias en dinero. 2. Proyecto pblico o social: Son los proyectos que buscan alcanzar un impacto sobre la calidad de vida de la poblacin, los cuales no necesariamente se expresan en dinero. Criterios para seleccionar un proyecto Beneficiar a la mayora de la poblacin o a la mayor parte del rea de las empresas. Brindar el mayor nmero de oportunidades de trabajo. Requerir bajos montos de dinero para facilitar el financiamiento. Contribuir a las exportaciones del pas o la reduccin de problemas prioritarios. Etapas de un proyecto

Elementos que conforman un perfil de proyecto

1. Nombres y antecedentes del proyecto Nombre del proyecto. Necesidad o necesidades que se pretenden resolver.

Beneficiarios del proyecto. Opinin de los beneficiarios frente al proyecto. Entidad responsable de los estudios.

2. Estudios anteriores o en proceso. Objetivos del proyecto Objetivo general. Objetivos especficos.

3. Mercadeo del proyecto mbito y alcalces del proyecto: productos o servicios del proyecto, rea de influencia y vida til del proyecto. Estudio de la oferta: comportamiento de la oferta histrica y estimacin de la oferta futura. Estudio de la demanda: comportamiento de la demanda histrica y estimacin de la demanda futura. Balance entre la oferta y la demanda. Aspectos relativos a la comercializacin y el abstecimiento de insumos.

4. Aspectos tcnicos del proyecto Tamao del proyecto. Localizacin del proyecto. Estudios bsicos. Procesos tecnicos necesarios. Instalaciones y equipos requeridos

5. Programacin y organizacin del proyecto Programacin de actividades. Organizacin para la operacin del proyecto. Entidad responsable de la ejecucin.

6. Aspectos financieros del proyecto Costos del proyecto: inversin fija, otros costos y cronologa de los costos. Ingresos o beneficios del proyecto.

Situacin con y sin proyecto: resumen de costos e ingresos y cronologa de costos e ingresos incrementales. Posibles fuentes de financiamiento: identificacin de posibles fuentes financieras y principales condiciones de financiamiento.

7. Evaluacin financiera y riesgos Principales ndices de evaluacin. Riesgos ms importantes. 8 Conclusiones y recomendaciones

Recomendaciones para redactar cada elemento del perfil de proyecto

1. NOMBRE Y ANTECEDENTES DEL PROYECTO El nombre del proyecto debe: oSer breve. oContener las siguientes partes: Funcin del proyecto +Referencia del producto o servicio a que estar destinado el resultado + Localizacin del proyecto. oMantenerse a lo largo de la vida del proyecto. En el apartado de antecedentes y origen del proyecto debe: oEspecificarse las necesidades que motivaron la proposicin del proyecto. oDescribir a los futuros beneficiarios como grupo y su importancia en relacin con el resto de las organizaciones sociales de la zona y registrando la opinin que ellos tienen sobre el alcance del proyecto.

En cuanto a la descripcin de quienes van a elaborar los estudios: oDescribir (el nombre, recursos, experiencia y formalidad) a la empresa o entidad que identific el estudio y est encargada de elaborar el perfil del proyecto. oDescribir (el nombre, recursos, experiencia y formalidad) a las empresas o entidades responsables de los estudios de pre-factibilidad y factibilidad.

En relacin a los estudios previos o en procesos, es necesario describir, en forma resumida, tanto, los que se relacionan directamente con el proyecto como los temas afines.

2. OBJETIVOS DEL PROYECTO

Los objetivos generales corresponden a la contribucin o contribuciones ms significativa del proyecto al desarrollo de la comunidad beneficiaria, la regin o el pas; es decir, tiene que ver con aspectos como. Aumentar las oportunidades de empleo en la comunidad, incrementar los ingresos de grupos asociativos, entre otros. Los objetivos especficos estn relacionados con las funciones propias del proyecto y con las necesidades concretas que le dieron origen.

3. MERCADO DEL PROYECTO. Para definir el mbito y alcances del proyecto debe: oDescribir cules son los productos o servicios (primarios y secundarios)del proyecto. oDescribir el rea de influencia del proyecto en cuanto a los espacios que ocupan los beneficiarios y usuarios del mismo. oEstablecer la vigencia temporal del proyecto. Para establecer el estudio de la oferta debe: oDescribir y graficar la oferta histrica de productos y servicios de otras empresas u organizaciones de similar alcance del proyecto. oEstablecer la tendencia futura de la oferta de productos y servicios. Para establecer el estudio de la demanda debe: oEstimar la demanda del producto o servicio que se lograr con el proyecto a partir de la identificacin de usuarios y beneficiarios, as como de informacin disponible sobre consumo o empleabilidad. oObtn estimaciones de consumo o empleabilidad para definir la tendencia de la demanda futura. Para definir el balance entre la oferta y la demanda debe: oEstablecer la diferencia entre la oferta y la demanda. Si la diferencia es muy pequea, el proyecto no tendra sentido ya que su espacio de accin sera limitado. Para definir los aspectos relativos a la comercializacin yel abastecimiento de insumos debe. oRealizar un estudio sobre los agentes, canales y precios. oEstudiar la disponibilidad de los insumos.

4. ASPECTOS TCNICOS DEL PROYECTO Para definir este componente es necesario contar con un profesional especializado en la ocupacin o rea del proyecto a fin de que al establecer las instalaciones, equipos, tecnologas, requerimientos de localizacin, etc., sean pertinentes. Para definir el tamao del proyecto debe considerarse: oLa brecha entre la oferta y la demanda. oLas condiciones reales de las cuales ha partido el proyecto. Para definir la localizacin del proyecto debe;

oConsiderarse la disponibilidad de terrenos o instalaciones fsicas. oContar con la disponibilidad de servicios bsicos (agua, energa elctrica, alcantarillados). oAccesibilidad peatonal y vehicular. En relacin a los estudios bsicos debe: oDelimitar los recursos en infraestructura o caractersticas del terreno que requiere el proyecto, contrastndolos con estudios tcnicos existentes sobre los recursos naturales del lugar donde se realizar el proyecto. Es necesario prever dificultades para obras civiles, inundaciones peridicas, entre otros. Para delimitar los procesos tcnicos debe. oEstablecer las actividades o procesos necesarios para obtener los resultados del proyecto, apoyando dicha descripcin con un diagrama de flujo. Es esencial contar con el apoyo de especialistas. Para delimitar instalaciones y equipos necesarios debe: oCrear una tabla que contenga columnas para escribir el nombre, tamaos o capacidades y caractersticas de las instalaciones y equipos principales necesarios para la realizacin del proyecto.

5. PROGRAMACIN Y ORGANIZACIN DEL PROYECTO Para programar las actividades del proyecto en su fase de estudio y ejecucin debe: oRealizar una lista de actividades. oDeterminar cules actividades requieren desarrollarse secuencialmente y cuales en forma simultnea. oEstimar los tiempos de ejecucin de cada actividad. oDefinir responsables de cada actividad. oElaborar un diagrama de barras segn los tiempos estimados, respetando la secuencia, simultaneidad y dependencia de las actividades.

Para establecer cmo ser la entidad que operar el proyecto debe: oProponer el tipo de empresa que se har cargo del proyecto una vez este se ejecute, esto implica delimitar el tipo de propiedad de la entidad (pblica, privada, mixta, privada con algn control estatal) y definir un organigrama de los elementos directivos y de operacin (instancias de decisin, organismos de apoyo, gerencias, etc.).

6. ASPECTOS FINANCIEROS DEL PROYECTO. Para establecer los costos e ingresos econmicos del proyecto debe: oEstimar la inversin fija del proyecto (costos en que se incurren una sola vez), tales como: estudios, en obras, equipos e instalaciones. oEstimar los costos de operacin o funcionamiento, contabilizados en forma anual para el periodo de vida til del proyecto. Utilizar montos referidos a una fecha determinada.

oEstimar el costo de reposicin que debe ser igual al monto en obras, equipos e instalaciones entre la vida til del proyecto. oEl costo de salvamentos es ms bien un ingreso que se percibe al finalizar el proyecto dado que algunos los equipos e instalaciones tienen una vida til mayor a la duracin del proyecto. Para estimar los ingresos o beneficios del proyecto debe tomar en cuenta el volumen de la produccin y el precio al productor o la incorporacin del servicio en el mercado. Para establecer la situacin de con y sin proyecto debe establecer una comparacin de costos y beneficios de un producto o servicio antes (sin proyecto) y durante el proyecto. Para establecer el financiamiento del proyecto debe: oElaborar una lista de las posibles fuentes de financiamiento segn la naturaleza del proyecto. oDescribir en forma puntual. Las condiciones de prstamo: mximo porcentaje de la inversin, tasa de inters, periodo de gracia, plazo de amortizacin de la deuda y requisitos. oEstablecer el costo econmico que aportar la entidad que propone el proyecto.

7. EVALUACIN FINANCIERA Y RIESGOS. Utiliza la tasa de inters de la posible fuente de financiamiento como tasa de descuento y calcula el valor actual de los costos e ingresos de cada uno de los aos de la vida til del proyecto para determinar si el proyecto es financieramente rentable; es decir, si a lo largo de la duracin del proyecto, los beneficios superan los costos. Compara la rentabilidad del proyecto con la de otros proyectos para determinar su prioridad. Lista los posibles riesgos que pudieran afectar el xito del proyecto y las medidas de contingencia para prevenirlos.

8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. Las conclusiones se pueden redactar haciendo referencia: oA la proporcin de beneficiarios frente a la regin, para resaltar la importancia del proyecto. Tambin oA la fraccin de brecha entre oferta y demanda que atender el proyecto, se puede destacar tambin las posibilidades de expansin del proyecto, si es el caso. oA la solidez tcnica del proyecto (idoneidad de la localizacin, tecnologas, experiencia exitosas, importancia de introducir la tecnologa propuesta en el proyecto, etc.). oA la solidez financiera del proyecto. Las recomendaciones pueden emitirse en torno a: oLa opinin de los posibles beneficiarios, destacando su nivel de participacin y aportacin en el proyecto. oLa comercializacin de los insumos requeridos; as como, de los productos resultantes del proyecto. oAlternativas de localizacin y tecnologa.

EL PERFIL DE PROYECTO

3.1 Qu es un perfil de proyecto?

Un perfil de proyecto es una descripcin simplificada de un proyecto. Adems de definir el propsito y la pertenencia del proyecto, presenta un primer estimado de las actividades requeridas y de la inversin total que se necesitar, as como de los costos operativos anuales, y, en el caso de proyectos destinados a la generacin de ingresos, del ingreso anual. El perfil es una descripcin simplificada en varios sentidos; los costos pueden no estar an bien definidos, los tems menores pueden excluirse y los supuestos en cuanto a la demanda del resultado de la inversin - sea sta una infraestructura destinada al cuidado de los nios, un puente, o vegetales enlatados - son probablemente solo eso: supuestos.

3.2 Cul es el propsito del perfil?

El perfil de proyecto cumple varios propsitos importantes. stos se analizan a continuacin de manera breve. a) El perfil de proyecto ayuda a asegurar que los miembros de la comunidad o grupo en cuestin comprendan las posibles implicaciones de su propuesta en trminos de inversin y de costos operativos, requerimientos de mano de obra y escala de las operaciones y otros factores. Con frecuencia estos elementos surgen solamente cuando el proyecto propuesto se debate y se escribe de manera participativa. Hasta este punto, los miembros del grupo podran haber pensado que sera bueno contar con una nueva va de acceso al poblado, sin haberse dado cuenta de lo que esto implicara - tanto para el poblado en general como de manera personal. b) El perfil evita que se desperdicien esfuerzos en la preparacin detallada de proyectos incoherentes, que carecen del apoyo de los solicitantes o que no pasan las pruebas bsicas de viabilidad. Si los recursos humanos y financieros requeridos para apoyar la formulacin del proyecto son limitados - situacin frecuente - - este aspecto del perfil es muy importante, pues acta como un filtro. As, si la comunidad recibe fondos solamente para apoyar la preparacin de un nico proyecto completo al ao, es mejor no desperdiciar estos recursos en un proyecto que no tiene posibilidades de xito. c) La participacin de los miembros del grupo en la preparacin y evaluacin del perfil es una etapa importante en el proceso de apropiacin del proyecto especfico. Adems es importante para aumentar la confianza de los participantes en cuanto a su habilidad para identificar y desarrollar soluciones reales para sus problemas (o respuestas a oportunidades). Para las comunidades o grupos que siempre han dependido de que personas externas les digan lo que deben hacer, este proceso de fortalecimiento de la confianza es una contribucin valiosa al capital social de la comunidad. d) Sumado a las dems etapas del enfoque RuralInvest, el perfil contribuye a un proceso de implementacin ms exitoso. La experiencia ha demostrado que los proyectos desarrollados empleando RuralInvest, y para los cuales se han realizado ejercicios de desarrollo participativo de perfiles de proyecto, presentan menos problemas durante el proceso de implementacin subsiguiente. En parte esto parece deberse a que los solicitantes comprenden de manera ms clara los objetivos y la operacin del proyecto. Otros factores pueden ser el aumento de la confianza y el sentido de pertenencia del proyecto, as como la relacin desarrollada con los tcnicos locales.

3.3 Cul es la diferencia entre un perfil y el diseo detallado de un proyecto?

A pesar de que un perfil normalmente es el primer paso en el desarrollo del diseo detallado de proyecto, existen diferencias importantes entre los dos. El perfil presenta una visin simplificada del proyecto final, que omite elementos importantes, a fin de reducir la complejidad del anlisis y de facilitar su comprensin por parte de las comunidades rurales que no cuentan con experiencia previa en el diseo o anlisis de proyectos. Estas omisiones no son negativas en s mismas, pero pueden ser peligrosas si la persona que dirige las sesiones participativas en la comunidad olvida su existencia y anima a los participantes a pensar que el perfil es el proyecto. A continuacin se presentan las caractersticas clave de un perfil de proyecto. Un perfil es una toma instantnea del proyecto: Un anlisis detallado de proyecto toma en cuenta los cambios que tendrn lugar en el proyecto a lo largo del tiempo. Una planta procesadora de frutas a pequea escala que produce mermeladas y otras conservas puede incrementar los volmenes que procesa en el transcurso del tiempo, adems, puede incrementar la eficiencia del procesamiento (y as reducir los costos) o puede empezar a procesar otro tipo de fruta cosechada en otros perodos del ao, y as permanecer abierta durante ms meses al ao. El perfil, no obstante, tiene un enfoque simplificado y analiza los resultados obtenidos en un ao promedio durante la vida del proyecto. Un perfil simplifica el reemplazo de equipo y maquinaria: En el mundo real la maquinaria y el equipo se reemplazan cuando se hace demasiado costoso mantener su funcionamiento. El proyecto deber hacer frente a costos en el ao en que stos se reemplacen. En el perfil de proyecto con su visin de toma instantnea del mundo, esta consideracin no es posible. El perfil, por lo tanto, separa fondos en el ao promedio seleccionado para contribuir a l costo de reemplazo de la maquinaria. A pesar de que sto no es preciso, por lo menos permite asignar fondos para esta etapa esencial. El perfil no incluye costos de financiamiento: Una simplificacin clave que se realiza al preparar un perfil para un proyecto dirigido a la generacin de ingresos, es ignorar por completo los costos de financiamiento ya que la estimacin de estos costos requiere de clculos complicados (los proyectos no dirigidos a la generacin de ingresos normalmente no presentarn costos de financiamiento, pues emplean fondos de donaciones, en lugar de prstamos). En el anlisis detallado del proyecto se toman en cuenta los costos de financiamiento - no solo para la inversin en s misma, sino tambin para el capital operativo requerido para cubrir los gastos operativos iniciales. Los costos de financiamiento pueden ser significativos y su ausencia en esta etapa implica que el perfil se ver ms atrayente que si se incluyeran estos costos; por consiguiente, es importante tener en cuenta este factor. Un perfil hace estimados generales para los costos e ingresos: Al preparar un proyecto detallado se espera que los solicitantes se esfuercen al mximo para obtener informacin precisa en lo relacionado a los costos e ingresos (incluyendo los rendimientos y precios). Un taller se podra dividir en reas como la mejora del acceso para vehculos, el cimiento de concreto, la estructura principal (por metro cuadrado), la provisin de agua y de energa elctrica y el equipo. Este anlisis detallado no es necesario ni deseable cuando se prepara un perfil. En esta etapa ser suficiente estimar que, en trminos generales, los costos aproximados del taller sern de 12 500 dlares EE.UU. Un perfil excluye los costos asociados: Los proyectos usualmente incluyen varios costos asociados que se dejan de lado al preparar un perfil. Estos pueden incluir tems como: la capacitacin tcnica del personal; el establecimiento de sistemas (por ejemplo, de contabilidad); las tarifas para certificados sanitarios o para el registro de la compaa; el diseo de embalaje y etiquetas y el pago a arquitectos, inspectores o ingenieros que supervisarn los trabajos necesarios para la consecucin del proyecto. A pesar de que en s mismos cada uno de estos costos puede no ser muy alto, en conjunto pueden crear una carga significativa a los costos iniciales de la nueva empresa. Estimar estos costos de manera precisa implica un trabajo considerable y normalmente se dejan de lado en la preparacin del perfil.

Un perfil presta atencin limitada a la organizacin e impacto del proyecto: A fin de asegurar que una inversin se convierta en un proyecto exitoso es de vital importancia considerar con cuidado cmo el proyecto final se manejar y operar y qu tipo de impacto puede tener en el entorno social, cultural y ambiental en el que se realiza. Identificar estos factores con frecuencia puede implicar discusiones considerables en el grupo, y en el caso del impacto ambiental, puede incluso requerir de la presencia de un evaluador especialista en la materia. Repetimos, no es necesario dar todas las respuestas en la etapa del perfil. Sin embargo, es importante que los solicitantes hayan reflexionado sobre estos factores, de lo contrario, las discusiones que surjan pueden causar un dao severo a la unidad y al compromiso de los grupos en una etapa posterior del proceso de preparacin.

3.4 Elementos principales del perfil de proyecto

El perfil de proyecto, preparado con los solicitantes, consta de cinco partes. La ltima parte tiene dos variaciones: una destinada exclusivamente a los proyectos dirigidos a la generacin de ingresos (5a); y la otra destinada a los proyectos no dirigidos a la generacin de ingresos (5b). Con la excepcin de la Parte 1 (Introduccin) no es esencial que los componentes se completen en el mismo orden en que se presentan. Muchos grupos prefieren definir la inversin antes de abordar los costos generales o el ingreso, pero este orden no es fijo. En el Anexo 1 se presenta un formato de los componentes, que se puede emplear como una gua cuando se dibujan los cuadros en un pizarrn o en hojas grandes de papel.

Parte 1:

Antecedentes: Esta seccin presenta informacin general acerca de los solicitantes, la ubicacin del proyecto y sus caractersticas. Adems presenta un resumen breve de los objetivos y de la justificacin de la inversin, incluyendo la demanda potencial del producto o servicio que ser el resultado del proyecto cuando ste est en operacin. El propsito de la Parte 1 es permitir a una persona que no est familiarizada con el proyecto comprender - preferiblemente en un espacio no superior a una pgina - los antecedentes de la propuesta. Se debe alcanzar un acuerdo entre los solicitantes en cuanto al propsito general y a las caractersticas del posible proyecto, as como determinar qu personas tomarn parte en la operacin y manejo del mismo.

Parte 2:

Inversin: En esta seccin los solicitantes deben hacer una lista de los distintos elementos que se debern obtener (que el grupo deba comprar o suplir) para que la inversin tenga lugar. Tambin es necesario estimar la vida media de cada tem (con excepcin de la tierra - ver Seccin 4 de este manual) y determinar quin ser responsable de proveerlo (prstamo, donacin, contribucin de la comunidad). De esta manera, se realiza un clculo sencillo para determinar el costo anual promedio de cada tem.

Parte 3:

Costos operativos e ingresos por actividad: Esta seccin describe los ingresos y los costos que resultan directamente de las actividades del proyecto y que cambian segn la escala de la actividad (es decir, mientras mayor sea la actividad, mayores sern los costos e ingresos). Si el proyecto es un proyecto sencillo, puede constar de una actividad nica, por ejemplo, la produccin de harina (en el caso de un molino local). No obstante, en otros casos podran realizarse varias actividades; por ejemplo, una planta procesadora de lcteos puede producir queso, mantequilla y yogurt. Esta seccin es relevante principalmente para los proyectos dirigidos a generar ingresos, aunque en ciertas circunstancias, listar los costos operativos e incluso los ingresos podra ser til para otro tipo de proyectos (v.g. cuando existe un cobro para los usuarios de una clnica). Para completar esta seccin de manera adecuada es necesario que el grupo comprenda de manera adecuada los conceptos de unidad de produccin, unidad de venta, y ciclo de produccin, que se analizan ms adelante en

la Seccin 4 de este manual.

Parte 4:

Costos generales y de mantenimiento: Algunos tipos de costos no estn asociados con la escala de produccin, pero son una consecuencia del proyecto en general. Estos pueden incluir gastos como: contratar a un administrador, una enfermera, u otro empleado; operar un vehculo; impuestos locales o prediales; o gastos de oficina. Tambin incluyen los costos de mantenimiento (pero no de reemplazo) del equipo y de otros bienes adquiridos o construidos durante la etapa de inversin - por ejemplo, el mantenimiento de la va de acceso o la reparacin de cercas destinadas a proteger un rea reforestada.

Parte 5a:

Estimado preliminar y de viabilidad (nicamente para los proyectos dirigidos a la generacin de ingresos). En esta seccin se realizan los clculos simples requeridos para hacer un estimado preliminar de la viabilidad del proyecto. Los clculos clave son: Ingreso neto anual: Para determinar si el ingreso proyectado es superior a los costos directos y generales. Ingreso neto anual menos costos de inversin anual: Para determinar si el ingreso neto anual (punto anterior) es suficiente tambin para cubrir el reemplazo de la inversin a medida que sta alcanza el fin de su vida til. Nmero de aos de ingreso neto requeridos para cubrir la inversin: Para determinar si el ingreso neto anual es suficientemente alto para pagar el costo de inversin en un perodo razonable de tiempo.

Parte 5b:

Estimado preliminar sobre los beneficiarios (proyectos no dirigidos a la generacin de ingresos). Esta seccin relaciona el costo general de establecer y operar el proyecto con el nmero de beneficiarios, tambin toma en cuenta cmo se cubrirn los costos operativos. Los clculos principales son: Costo de inversin por beneficiario: El costo de inversin total previsto dividido para el nmero de beneficiarios directos (usuarios y proveedores) y beneficiarios indirectos (todos aqullos que se vern potencialmente afectados por el proyecto). Costo operativo anual por beneficiario: El costo operativo anual total (incluyendo mantenimiento y reparacin) dividido para el nmero de beneficiarios directos e indirectos).

La identificacin preliminar de las fuentes futuras de fondos para la operacin y mantenimiento del proyecto es tambin una parte clave de la preparacin del perfil para los proyectos no dirigidos a la generacin de ingresos. Obtener fondos de inversin con frecuencia es ms fcil que encontrar recursos para cubrir los costos anuales una vez que el proyecto est en marcha. Los usuarios del proyecto y/o la comunidad circundante debern financiar las partes de este costo que no se cubran con financiamiento externo.