Manual SIAC Cuentas Por Cobrar v3 250804

Manual SIAC GLOBAL COMMERCE Cuentas por Cobrar V3
FUTURESOFT S.A.
SISTEMA INTEGRADO PARA ADMINISTRACION CORPORATIVA

GLOBAL COMMERCE
MODULO SIAC CUENTAS POR COBRAR
MANUAL DEL USUARIO
Copyright FutureSoft-SA
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INDICE GENERAL
INDICE GENERAL ......................................................................................................................................... 2 I. INTRODUCCION ........................................................................................................................................ 4 II. PANTALLA DE CONTROL DE INGRESO DE USUARIOS ............................................................... 5 CONTROL DE PASSWORD PARA ACCESO MDULO SIAC-CXC .................................................... 5 1. DOCUMENTOS.-......................................................................................................................................... 6 1.1 COBROS.- .................................................................................................................................................. 7 1.1.1 Documentos de Cobros a la Vista.- ............................................................................................ 7 1.1.2 Documentos de Cobros / Documentos en Garanta.- ................................................................. 9 1.1.3 Eliminar Cobros.- .............................................................................................................................. 9 1.2 TIPOS DE NOTAS DE CRDITO (N/C).- ..................................................................................................... 11 1.2.1 Notas de Crdito Por Devolucin.- ................................................................................................. 11 1.2.2 Notas de Crdito por Montos o Anticipos ................................................................................ 12 1.3 NOTAS DE DBITO (N/D)......................................................................................................................... 12 1.4 REIMPRESIN DE DOCUMENTOS.-............................................................................................................ 13 2. PROCESOS ................................................................................................................................................ 14 2.1 DEPSITO BANCARIO ........................................................................................................................ 14 2.2 RECAP ..................................................................................................................................................... 15 2.3 DOCUMENTOS DE CRDITO ..................................................................................................................... 16 3. CONSULTAS.............................................................................................................................................. 17 3.1 CONSULTAS DE ESTADO DE CUENTA ....................................................................................................... 17 3.2 CONSULTAS DE FACTURAS/NOTAS DE DBITO.................................................................................. 18 3.2.1 Consultas por Saldos de Cobros a Facturas y/o Notas de Dbito: ................................................. 18 3.2.2 Consulta de Facturas i Notas de Dbito Aplicadas ......................................................................... 19 3.2.3 Consulta de Facturas i Notas de Dbito Generadas por Tarjeta/ Crdito: .................................... 20 3.3 CONSULTA ABONOS / NOTAS DE CRDITO ........................................................................................ 21 3.3.1 Saldos de Abonos i/o Notas de Crdito .................................................................................... 21 3.3.2 Consulta de abonos aplicados a ... .................................................................................................. 22 3.4 CONSULTAS DE COBROS .......................................................................................................................... 23 3.4.1 Consulta de Cobros por Montos ............................................................................................... 24 3.4.2 Consulta de Cobros Aplicados a. ............................................................................................. 24 3.5 CONSULTA DE DOCUMENTOS EN GARANTA APLICADOS A .... .......................................................... 26 3.6 CARTERA.- .............................................................................................................................................. 26 3.6.1 Cartera Total ............................................................................................................................ 26 3.6.2 Cartera Por Vencer ................................................................................................................. 27 3.7 CONSULTA DE CLIENTES ......................................................................................................................... 28 3.7.1 Datos Generales .............................................................................................................................. 28 3.7.2 Crdito ............................................................................................................................................. 28 3.7.3 Saldos y Otros.................................................................................................................................. 29 3.8 AUXILIAR DE CLIENTES ........................................................................................................................... 29 3.9 DOCUMENTOS VENCIDOS ........................................................................................................................ 30 3.10 DEPSITOS ............................................................................................................................................ 30 3.10.1 Depsitos Pendientes..................................................................................................................... 31 4. INFORMES ................................................................................................................................................ 32 4.1 INFORME DE RECAUDACIONES .......................................................................................................... 32 4.1.1 Informe de Recaudaciones por Documentos ............................................................................ 32 4.1.2 Informe de Recaudaciones por Forma de Cobro ..................................................................... 33 4.2 INFORME FACTURAS / NOTAS DE DBITO.- ............................................................................................. 34 4.2.1 Informe de Facturas / ND por Secuencia/ Servicio .................................................................. 34
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4.2.2 Informe de Facturas / ND por Garanta.- ................................................................................ 35 4.3 INFORME DE ABONOS / NC.- ............................................................................................................. 35 4.4 INFORME DE TEMS I/O SERVICIOS.- ................................................................................................... 36 4.5 INFORME DE COMISIONES PENDIENTES ............................................................................................. 37 4.6 ANLISIS DE VENTA.- .............................................................................................................................. 37 5. MANTENIMIENTO .............................................................................................................................. 38 5.1 MANTENIMIENTO DE CLIENTES.-....................................................................................................... 38 5.2 MANTENIMIENTO DE CONFIGURACIN.- ........................................................................................... 41 5.2.1 Configuracin de Clientes por Tipos.- ............................................................................................ 41 5.2.2 Configuracin de Servicios Directos.-...................................................................................... 42 5.2.3 Configuracin de Regin.-........................................................................................................ 43 5.2.4 Configuracin de Bancos ......................................................................................................... 44 5.2.5 Configuracin de Tarjeta de Crdito........................................................................................ 44 5.2.6. Asignacin de Zonas a Vendedores.-.............................................................................................. 45 5.2.7 Asignacin de Vendedores a Clientes.- ........................................................................................... 46 5.2.8 Porcentaje de Comisiones.- ............................................................................................................. 46 5.3 CAMBIO DE PASSWORD.- ......................................................................................................................... 47 PARA SALIR DEL MENU PRINCIPAL .................................................................................................... 47
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I. INTRODUCCION
A continuacin se detallar el contenido de cada una de las opciones que el mdulo de Cuentas por Cobrar tiene. Cabe mencionar la normalizacin de iconos y procesos. Estos iconos y procesos estarn en cada una de la pantallas del mdulo por lo que procederemos a explicarlos para una mejor utilizacin de los mismos. 1. Como consultar.- Al pulsar el icono 1 se muestra la pantalla con los campos a filtrar y el icono 2 se muestra visible. Seguido se debe digitar la condicin de bsqueda que se desea y a continuacin pulsar el icono 2 para ejecutar la bsqueda. La consulta aparece en la pantalla y se podr mover al inicio (icono 3), al final (icono 6), atrs (icono 4) y el siguiente (icono 5) como se muestra en la siguiente figura.
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Como Crear.- Al pulsar el icono se inicializarn los campos a digitar y se activarn los iconos de grabar y deshacer (no continuar con la operacin). Como Modificar.- Para poder modificar primero se debe de consultar, una vez visualizado el registro . a modificar se dar doble clic o se pulsar el icono de detalle Como Grabar.- Una vez en el detalle del registro, realizar las modificaciones necesarias y pulsar el . Una vez pulsado, el mdulo le preguntar si est seguro de modificar o crear icono de grabar si fuese el caso. Como Deshacer.- Si estuviese en el detalle y quisiera deshacer lo digitado solo se debe de pulsar el . icono de deshacer Como Eliminar.- El proceso de eliminacin de un registro es muy similar al proceso de modificacin es decir, primero se debe de consultarlo, luego visualizarlo, posicionarse sobre l con un clic y luego . El sistema le pedir una reconfirmar la operacin. pulsar el icono de eliminar Como Imprimir.- Luego de consultar, todo lo que se visualiza ser lo puede imprimir pulsando el icono .
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. Agregando documento.- Para agregar un documento siempre estar visible el icono Creando documento en garanta.- Se puede crear un documento en garanta utilizado el siguiente icono .
10. Cuando se tenga que cobrar cualquier documento con una factura, se debe de pulsar el icono y automticamente se desplegaran las formas de cobro. 11. Como salir de la pantalla en ejecucin.- Si se desea salir al men o una pantalla anterior se debe de pulsar el icono .
La secuencia con la que ha sido diseado el manual , es la misma que el usuario observa en los mens y pantallas de la aplicacin.
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II. Pantalla de Control de ingreso de usuarios
En la pestaa DSN, se escoge el motor de base de datos al que se va a conectar el Mdulo SIAC-CXC
Control de Password para acceso Mdulo SIAC-CXC

Para ingresar al Mdulo debe de realizar los siguientes pasos (figura 0): Ingrese el nombre del usuario (previamente configurado y autorizado por el administrador del sistema), ingrese su password o contrasea personal, seleccione el nombre de la compaa con la cual est autorizado a trabajar. A continuacin haga clic en el mouse o presione la tecla [enter] para ingresar al men principal.
Figura 0. Ingreso a SIAC - Cuentas por Cobrar
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III. MENU PRINCIPAL. MODULO SIAC-CXC

El men principal del Mdulo SIAC-CXC permite el acceso a las siguientes opciones: (ver figura 1) Documentos Procesos Consultas Informes Mantenimiento Ver Ayuda
Figura 1. Opciones del Men principal
1. DOCUMENTOS.Esta opcin detalla los tipos de transacciones que pueden ser procesados, dependiendo de la parametrizacin efectuada en la opcin 5.Mantenimiento-. Tambin dispone de la opcin de poder reimprimir cualquiera de los documentos previamente transaccionados y la opcin Salir- para regresar al men de ingreso de password (Fig. 0). Los tipos de transacciones a seleccionarse son:
Cobros o A la Vista o Doc. en Garanta o Eliminar Cobros Notas de Crdito o Por Devolucin o Por Monto anticipos Notas de Dbito Reimpresin Salir.
Figura 2. Opcin Documentos- del Men Principal
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1.1 Cobros.Detalla los tipos de cobros que se puede optar (Fig. 3): Cobro a la Vista Cobros con Documentos en Garanta Eliminar Cobros
Figura 3. Tipos de Cobros
1.1.1
Documentos de Cobros a la Vista.-
Para ingresar a la opcin: haga clic sobre la opcin - Cobros A la vista-. Aparecer una pantalla solicitando la caja donde se cobrar 1 . En la siguiente pantalla se solicitarn los siguientes datos: fecha de emisin; tipo de secuencia de cobro; (la moneda y la paridad es fija); cdigo del cliente (Espacio en Blanco para Ayuda); descripcin de la transaccin; se escoge con vieta 2 al correspondiente recaudador. El sistema genera automticamente el nmero del documento de cobro a la vista. A continuacin se deber ingresar el o los documentos a cobrar, oprimiendo el botn de creacin de documento o F4 (ver figura 4). Si se escoge una factura equivocada, se la puede eliminar oprimiendo el botn de eliminacin o pulsando F5. En este momento estamos en capacidad de ingresar el valor a cobrar, en la columna Abono, que contiene por defecto el valor del saldo de la factura. Las formas de cobro, se ingresan pulsando el botn con el signo de dlar ($) o F6. Automticamente se mostrar una pantalla con las siguientes formas de cobro, (ver figura 4.1): Efectivo, solicita la moneda y el valor, Cheques a la Vista; solicita el Bancos, la moneda, la fecha de cobro, el nmero del cheque, la cuenta corriente y el valor, Transferencias, solicita el Banco, el nmero de la cuenta, la moneda, el nmero de transferencia, la fecha del deposito, el tipo de transaccin, la caja y el valor Tarjeta de Crdito, solicita el Nombre de la Tarjeta, el nmero de la tarjeta, la fecha de vencimiento, la autorizacin, la cdula de identidad, el nmero del voucher, moneda y valor Notas de Crditos, solicita el Cdigo de la Nota de Crdito, se mostrara el saldo de la misma, moneda y valor Retencin al IVA, solicita el cdigo de la retencin, el porcentaje de la retencin, la moneda y el valor, Retencin a la fuente, solicita el cdigo de la retencin, el porcentaje de la retencin, la moneda y el valor Crdito, solicita los das de crdito y el valor Abono (Anticipos, solicita el Cdigo del Anticipo, se mostrara el saldo del mismo,
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esta caja esta asignada al usuario con el que se ingresa Se hace clic con el Mouse sobre la vieta
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Documentos en Garanta, solicita el cdigo del documento, se mostrarn los valores del mismo. Se ingresar el valor que se relacionar con la factura que se est procesando, moneda y valor Comisin de Tarjeta de Crdito, solicita la moneda, el porcentaje de comisin, el comprobante y el valor; recuerde que por cada una de la opciones de cobro explicada, debe de oprimir el botn Aceptar para que quede registrada la transaccin. Si se desea consultar lo transaccionado oprima la pestaa de consulta. Una vez digitado y verificado, grabe. (ver figura 4). Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno.
Figura 4. Cobro -documentos a la vista-
Figura 4.1 Cobro d ocumentos a la vista-
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1.1.2
Documentos de Cobros / Documentos en Garanta.-
Esta opcin le permite registrar el cobro de un documento en garanta registrado contra una factura emitida a un cliente determinado. Para el efecto, se digitan los siguientes datos: fecha de emisin, fecha de cobro, cdigo del cliente, banco, vendedor, zona, recaudador, estado en que se encuentra el documento en garanta (pendiente, aplicada o anulada), el valor, descripcin, nmero de cheque, nmero de cuenta corriente. En la parte media inferior de la pantalla, aparece la informacin del documento contra el cual se va a cobrar el documento en garanta. En la parte inferior aparece el total del valor registrado. El sistema genera automticamente el nmero de cobro del doc. en garanta. (ver figura 5). Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno
Figura 5. Cobros -documentos en garanta-
1.1.3 Eliminar Cobros.Con esta opcin se pueden eliminar cobros. El proceso de eliminacin se lo maneja en forma de rbol o sea que no se podr eliminar un cobro si ste tiene una relacin con un depsito. Por lo tanto, se deber eliminar primero el depsito y si el cobro se lo realiz con una tarjeta de crdito, primero tendr que eliminar la nota de dbito automtica que se gener para la empresa emisora de la tarjeta. Si esta ND tiene un recap y ya fue cobrado, primero se deber eliminar el cobro del recap. Aunque parezca complejo, no lo es. Este proceso nos ayuda a que no queden documento en el aire, es decir sin referncias por un lado y por otro, que exista un control ms eficaz en la auditora del sistema. Cabe mencionar que no se podrn eliminar cobros si ya estn registrados en contabilidad. La pantalla a continuacin muestra los posibles criterios de bsqueda para seleccionar los cobros a eliminar.
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figura 6 a Pantalla para bsqueda de Cobros
Despus de pulsa el icono de ejecutar se mostraran los registros seleccionado y podr entrar al detalle y proceder a eliminarlo.
figura 6.1 pantalla para Eliminar Cobros
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1.2 Tipos de Notas de Crdito (N/C).Detalla los tipos de notas de crdito que se pueden efectuar en el sistema. Estas opciones son (Fig. 7): Por Devolucin Por monto o Abonos
Figura 7. Tipos de notas de crdito
1.2.1 Notas de Crdito Por Devolucin.Consiste en la generacin de una Nota de Crdito (N/C) de un documento directamente registrado como una factura o nota de venta de un cliente. Para el efecto, se registran los siguientes datos: fecha de emisin, secuencia de la n/c 1, descripcin de la n/c, cdigo del cliente y el nmero de factura contra la cual se emite la n/c directa. Si se ponen espacios y se pulsa [enter] automticamente se aparecer la ayuda de facturas a las que se le puede generar notas de crdito. Aqu podr seleccionar una o varias facturas dando clic en las columna de seleccin 2. En el rea media de la pantalla, aparece la informacin al detalle del contenido de la factura en referencia, que va a ser considerada en la n/c; aqu se tendr que digitar la cantidad de artculos por los que se realizar la nota de crdito, pude ser total o parcial; si el articulo maneja serie, tambin ser solicitada en la columna de series. En el rea inferior de la pantalla, totaliza los valores de la n/c., as como el saldo que resta a la factura original. (Fig. 8). Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno.
Figura 8. Nota de crdito Por Devolucin
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1.2.2
Notas de Crdito por Montos o Anticipos
Esta opcin permite registrar n/c, que no se relacionan directamente a una operacin anterior como una factura de un cliente. El monto correspondiente a esta n/c queda registrado en el estado de cuenta del cliente, y podra ser aplicado a una factura posterior. Para el efecto, se registran los siguientes datos: tipo de secuencia o tipo de n/c por monto, fecha de emisin, cdigo del cliente, nombre del vendedor, estado de la operacin, garante -si existe-, descripcin de la n/c, servicio por el cual se generar la nota de crdito, y el detalle 3 completo de la n/c tal como lo muestra (Fig. 9). El sistema genera automticamente el nmero de la n/c. Recuerde que la notas de crdito por monto pueden manejarse con varias secuencias y con varios servicios y pueden ser utilizadas con documento de pago como se lo explica en la opcin de cobros a la vista. Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno.
Figura 9. Nota de crdito por monto
1.3 Notas de Dbito (N/D)

Esta opcin genera n/d contra una factura anterior de un cliente determinado. Se requiere digitar los siguientes datos: fecha de emisin, cdigo del cliente, cdigo del garante, vendedor, descripcin o motivo de la n/d. A continuacin se detalla la descripcin de los servicios por los cuales se genera la n/d (Fig. 10), as como los montos de la operacin. El sistema genera automticamente el nmero de la n/d. Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno.
pendiente, cancelado o anulado
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Figura 10. Notas de dbito
1.4 Reimpresin de Documentos.En esta opcin se puede imprimir de nuevo un documento emitido anteriormente, tal como: cobros, n/c, n/d. Para el efecto, escoja el tipo de documento a reimprimir y digite su nmero (Fig.11). Elija despus el icono para imprimir. Si quiere retornar al men principal elija
Figura 11. Reimpresin de documentos
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2. PROCESOS
El men Procesos- contempla operaciones que permiten efectuar los depsitos bancarios, la generacin de recap y la emisin de letras de cambio o pagares (Fig. 12) Las opciones que se cuenta actualmente son: Depsito Bancario Recap Documentos de Crdito
Figura 12. Procesos
2.1
Depsito Bancario
Permite el registrar los depsitos que se efectan consecuencia de las operaciones y cobranzas de cartera. En esta opcin, se dispone de dos pantallas. La primera (Fig. 13a) le permite referenciar por el No. de Transaccin. Una vez que se elige la transaccin correspondiente y mediante un doble clic, aparece la pantalla de Bancos -Transacciones- (Fig. 13b) en donde detalla la informacin de ese depsito en particular. La informacin que se puede obtener es: No. De Transaccin, moneda, tipo de cambio, Banco (cdigo, nombre), tipo (depsito, caja, otras cuentas, etc), status (activo, inactivo, conciliada), fecha de depsito, fecha de cuadre, No. de documento, concepto, y el valor. Si desea crear uno nuevo haga clic en nuevo y comience a ingresar los datos en cada campo que le presenta, el sistema genera automticamente el nmero de transaccin. Si desea regresar al men principal, elija el icono de retorno
Figura 13a. Transacciones de Depsitos
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En esta pantalla deber ingresar la fecha de depsito, el nmero de papeleta y debe de ir seleccionando los valores que se irn sumando para el depsito; tenga muy en cuenta que el banco a depositar es muy importante.
Figura 13b. Transacciones de depsitos
2.2 Recap
Los recap se generan de los cobros con tarjeta de crdito. Esto quiere decir, que al momento en que se est cobrando una factura con tarjeta de crdito, el sistema genera automticamente un nota de dbito para el emisor de la tarjeta. Esta nota de debito se le relaciona con el recap y la fecha de vencimiento para luego realizar cobros parciales o totales sobre el recap. Recuerde que puede generar un recap con varios vouchers o notas de dbitos o un recap con un voucher como lo muestra la siguiente figura.
figura 14 Pantalla del Recap
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2.3 Documentos de Crdito

Esta opcin permite la emisin de las letras de cambios, pagar la reimpresin de las mismas. Se debe de consultar la factura a la que se desea aplicar cualquiera de los documentos mencionados y al momento de grabar, solicitar su impresin. Recuerde es muy importa escoger Tipo/Documento y el recaudador, ya que estos determinarn si es letra de cambio o pagar y el recaudador asignado al cobro.
figura 15 Pantalla de Documentos de Crdito
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3. CONSULTAS
La opcin Consultas del Men Principal permite el acceso a los diferentes tipos de consultas estndares que el sistema provee (Fig.16). A continuacin se detalla cada una de ellas: Estado de cuenta Facturas/notas de dbito Abonos/n/c Cobros Documentos en Garanta Cartera Clientes Auxiliar de Clientes Documentos Vencidos Depsitos Pendientes
Figura 16. Consultas
3.1 Consultas de Estado de Cuenta

La opcin de consultas por estado de cuenta tiene como objetivo el listar todas las transacciones efectuadas por un cliente. Para efecto de la consulta, estas transacciones pueden ser definidas por rangos de tiempo, (fecha inicio y de terminacin) (Fig. 17). Para escoger el cliente, se digita el cdigo de cliente o se utiliza la opcin de bsqueda, haciendo clic en bsqueda , pudindose adicionalmente seleccionar el criterio de .
bsqueda por garante si lo desea. Si desea imprimir , haga clic en la tecla Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno .
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Figura 17. Consulta de Estados de Cuenta de clientes
3.2 Consultas de Facturas/Notas de Dbito

La informacin que se relaciona con Facturas / Notas de Dbito de un cliente especfico (Fig. 18), se la puede obtener de dos maneras: Por Saldos Aplicadas a... Generadas por Tarjeta/ Crdito
Figura 18. Consultas de Facturas / Notas de Dbito
3.2.1 Consultas por Saldos de Cobros a Facturas y/o Notas de Dbito: Esta opcin le permite realizar sus consultas de facturas / n/d por saldos, pudiendo elegirse va criterio de bsqueda (haga clic en los espacios correspondientes), donde opcionalmente se puede optar la informacin por garante, en forma de resumen o por documentos en garanta. Para el efecto, haga clic en el icono de bsqueda, y le aparecen los datos que ha solicitado, (figura 19), con el detalle de: vendedor, zona, la aplicacin elegida, status, forma (contado o crdito), tipo de moneda. En la parte inferior aparece el cdigo del cliente, nombre del cliente, valor del documento, abono documento, saldo de documento, Subtotal IVA., y el IVA. La informacin requerida tambin puede seleccionada por rangos de fecha. Para imprimir el documento haga clic en imprimir . Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno .
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Figura 19. Consultas por saldos de cobros
3.2.2 Consulta de Facturas i Notas de Dbito Aplicadas Las consultas de facturas y n/d aplicadas, se las efectan, primero seleccionando el cliente (clic en la vieta del nombre del cliente) y escoja el rango de fecha (inicial y final). Tambin es posible la bsqueda mediante rango de documentos (inicial y final), recap, nmero de tarjeta de crdito, nmero de autorizacin y voucher. Una vez realizado este proceso, haga clic en el icono de bsqueda, luego de lo cual aparecern los datos que se solicit en la consulta (Fig. 20). Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno .
Figura 20. Consulta facturas y n/d aplicadas
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3.2.3 Consulta de Facturas i Notas de Dbito Generadas por Tarjeta/ Crdito: Esta consulta muestra los documentos vencidos por la tarjeta de crdito, se puede consultar todas la notas de dbito o filtrar con recap o sin recap, por rango de fecha (inicial y final). La fecha de corte es la fecha que controla los abonos realizados. Existen tres formatos de reportes 1, 2 y 3 como se muestran en las figuras siguientes:
Figura 21. Consulta facturas y n/d Generadas por Tarjeta/ Crdito
Figura 21 .a Consulta facturas y n/d Generadas por Tarjeta/ Crdito
Figura 21 .b Consulta facturas y n/d Generadas por Tarjeta/ Crdito
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Figura 21 .c Consulta facturas y n/d Generadas por Tarjeta/ Crdito
3.3

Consulta Abonos / Notas de Crdito
Esta opcin le permite realizar sus consultas de abonos o n/c de dos maneras (ver figura 22) Saldos Aplicadas a....
Figura 22 pantalla de men de abonos / notas de crdito
3.3.1
Saldos de Abonos i/o Notas de Crdito
Esta opcin consulta por abonos o n/c. Debe elegir primero la aplicacin haciendo clic en el icono 4 , si desea en resumen haga clic en resumen, elija tambin el status (pendiente o cancelado), tipo de moneda, el rango de fecha inicial y fecha final, despus de haber realizado este proceso, haga clic en el icono de bsqueda ( le aparecern los datos, (figura 23). Si desea imprimir haga clic en imprimir Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno ),
abono o anticipo, nota de crdito normal
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Figura 23 pantallas de consultas por saldos
3.3.2 Consulta de abonos aplicados a ... Para esta consulta, el procedimiento es: Elija el rango de fecha inicial y fecha final, el tipo de moneda (dlares) haga clic en bsqueda le aparecer una pantalla donde usted debe elegir el cliente y hacer clic en bsqueda (ver figura 24a) e inmediatamente le aparecern los datos que solicit en su consulta, despus debe de hacer nuevamente clic en bsqueda y le aparecen los datos en la pantalla inferior (ver figura 24b) Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno
figura 24 a pantalla de bsqueda de clientes
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Figura 24 b pantalla de consultas por abonos n/c aplicados a..
3.4 Consultas de Cobros

Las consultas por cobros puede realizarlas de dos maneras: Montos Aplicados a.....
Figura 25 pantalla de men Cobros
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3.4.1
Consulta de Cobros por Montos
En consultas cobros por montos, le permite ver por cliente el valor a cobrar (sea por documento o cobro normal). Si desea un resumen, haga clic en resumen, elija el tipo de secuencia, el rango de fecha(inicial y final), el tipo de moneda. Si desea por documento o cobro normal, seleccinelo haciendo un visto. Una vez que ha sealado su tipo de consulta haga clic en el icono de bsqueda , y aparecern los datos requeridos,
vase la figura 26. Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno
Figura 26 pantalla de montos cobrados
3.4.2
Consulta de Cobros Aplicados a.
Para esta consulta, elija el rango de fecha(inicial y fina)l, el tipo de moneda y haga clic en el icono de bsqueda (figura 27a) y se presentar una pantalla con datos en blanco donde usted debe de hacer clic en buscar
figura 27 a pantalla de consultas bsqueda de clientes
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Posteriormente se presenta en la misma pantalla los datos de clientes, para elegir cualquiera debe de hacer doble clic (figura 27b)
figura 27 b bsqueda de clientes
Le dar como resultado la pantalla principal de cobros aplicados a... con los datos solicitados (figura 27c) Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno
Figura 27 c pantalla de consultas cobros aplicados a..
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3.5
Consulta de Documentos en Garanta Aplicados a ....
Elija el criterio de la bsqueda como nombre del cliente, fecha inicial y final, moneda haga clic en buscar y le presentar los datos solicitados puede imprimir si lo desea. (ver figura 28)
figura 28 pantalla de Consultas Documentos en Garanta
3.6 Cartera.-
figura 29 pantalla de men de Cartera
3.6.1
Cartera Total
En esta consulta se podr visualizar en la pantalla o emitir el reporte de lo consultado. Los datos se relacionan a facturas vencidas y por vencer, depende de la opcin, dentro de una rango de fechas (inicial y final)de facturas o notas de dbitos. La fecha de corte es la que controlara los abonos. Si selecciona Aplicar Notas de Crdito, Aplicar Abonos y Documentos en Garantas, se visualizarn y restarn del total de la cartera. Tambin puede escoger la opcin de solo vencidos y cortar la cartera dentro de los rangos deseados. Una vez que ha realizado este proceso elija el icono de bsqueda y le aparecern los datos que ha solicitado en su . Si desea regresar al men principal
consulta. Ver figura 30. Si desea imprimir haga clic en imprimir elija el icono de retorno
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Figura 30 pantalla de consultas Cartera Total
3.6.2
Cartera Por Vencer
Solo tomar aquellas facturas que estn por vencer al igual que la cartera vencida por rangos de fecha (inicial y final) y filtrar las facturas o notas de crdito. La fecha de corte evaluar los pagos. Recuerde los rangos son dinmicos y puede aplicar notas de crditos y documentos en garantas. (Ver figura 31)
figura 31 Cartera Por Vencer
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3.7 Consulta de Clientes

En - Consulta por clientes - puede verificar los datos correspondientes a cada cliente, para lo cual se presentan tres pestaas: Datos Generales Crdito Saldo y otros
3.7.1 Datos Generales En Datos Generales constar la informacin correspondiente a: direccin, cdigo, nombre, status, RUC, apartado postal, representante, contacto, telfonos, tipo de cliente, etc. (ver figura 32a)
Figura 32 a (datos generales)
3.7.2 Crdito Presentar los datos correspondientes a crditos como: plazo en das, monto, saldo al que aplica. figura 32 b.
Figura 32 b (datos de crdito)
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3.7.3 Saldos y Otros Le permite consultar de acuerdo a la factura, si tiene notas de dbito o notas de crdito, si tiene algn documento en garanta, etc. (ver figura 32 c)
Figura 32 c (saldos y otros)
3.8 Auxiliar de Clientes
figura 33 pantalla de Auxiliar de Clientes.
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3.9 Documentos Vencidos

Esta consulta muestra aquellos documentos como notas de crdito, anticipos y documentos en garanta que no se han aplicado a ninguna factura, la consulta se la realiza por el rango de fecha inicial y final la cual filtrara las facturas y la fecha de corte la cual controlar los documentos mencionados. Recuerde que la evaluacin de esta fecha puede ser por la de vencimiento o por la de emisin. (Ver figura 34)
Figura 34 pantalla de Documentos Pendientes
3.10 Depsitos
Permite las consultas de los depsitos efectuados desde dos perspectivas: los depsitos realizados y los que se encuentran pendientes
figura 35 pantalla de Men de Depsitos
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3.10.1 Depsitos Pendientes
Figura 37 pantalla de Depsitos Pendientes
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4. INFORMES
Imprime sus reportes de acuerdo a sus necesidades Se presenta varias opciones para poder hacerlo: Recaudaciones Facturas/ND Abonos/NC tems/Servicios Comisiones Pendientes Anlisis de Ventas
Figura 38 pantalla de men Informes
4.1

Informe de Recaudaciones
Por Documentos Por formas de Cobro
Figura 39 pantalla de men informes por recaudaciones
4.1.1
Informe de Recaudaciones por Documentos
Para obtener el Informe impreso de Recaudaciones por Documentos- debe de elegir: secuencia del moneda, localidad, y la fecha desde donde desea hasta que documento, haciendo clic en el dado derecho fecha, una vez realizado su seleccin, configure la impresora y haga clic en imprimir se comenzar a imprimir su informe por recaudaciones por documentos. (ver figura 40) Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno en ese momento
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Figura 40 pantalla de informes de recaudaciones por documentos
4.1.2
Informe de Recaudaciones por Forma de Cobro
La opcin de - Recaudaciones por forma de cobro, le permite un informe impreso de las recaudaciones ), realizadas y la forma de cobro. Debe seleccionar: cliente, cobros en ( haciendo clic en la parte derecha localidad, rango de fecha (inicia y final) y visto de los tipos de documentos. Para imprimir su informe, configure la impresora y haga clic en el icono de impresin Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno (ver figura 41)
Figura 41 pantalla de Informes de Recaudaciones por Formas de cobro
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4.2 Informe Facturas / Notas de Dbito.En - Informes por Facturas / Notas de dbito-, le permite tener un reporte impreso de dos maneras para mayor facilidad como: Por secuencia/ Servicio Por Garanta
Figura 42 pantalla de men Informes por Facturas n/d
4.2.1
Informe de Facturas / ND por Secuencia/ Servicio
Elija los parmetros para imprimir, haga clic en la parte derecha de las opciones: secuencia de n/d, servicio, localidad. Haga un visto en documento en cualquiera de las opciones que le presenta, elija moneda y el rango de fecha es decir fecha inicial y fecha final, configure el tipo de impresora y haga clic en el icono de imprimir le comenzar a imprimir su informe solicitado. (ver figura 43) Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno
Figura 43 pantalla de Informes de facturas i/o notas de dbito por secuencia
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4.2.2
Informe de Facturas / ND por Garanta.-
Elija los parmetros para imprimir: como el rango de fecha, cliente, vendedor, localidad, pendientes, tipo de documento tipo de moneda, haga click en el icono de imprimir solicitado. (ver figura 44) Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno le comenzar a imprimir su informe
Figura 44 pantalla de Informes de facturas i/o notas de dbito por garanta
4.3
Informe de Abonos / NC.-
En esta opcin debe de elegir primero los parmetros de impresin, como son: secuencia de documentos le aparecern los datos y elija uno), luego elija la moneda, tipo de (haga clic en la parte derecha documento haga un visto con el mouse en la opcin que desea, si slo quiere un resumen haga un visto, elija fecha inicial y fecha final, configure la impresora y haga clic en imprimir regresar al men principal elija el icono de retorno (ver figura 45) Si desea
Figura 45 pantalla de Informes de Abonos i/o notas de crdito por secuencia
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4.4
Informe de tems i/o Servicios.-
El men -Informes de tems/servicios le dar un reporte impreso de los tems o servicios existentes. Para sto elija los parmetros de impresin: tipo de moneda1, elija el tipo de cuenta contable haciendo un clic en la parte derecha, elija el tem o servicio, el tipo de documento lo elige haciendo un visto con el mouse en cualquiera de las opciones que le aparecen, no se olvide de definir desde que fecha hasta que fecha desea su informe y como quiere agruparlo si por tem/servicio o Cta. contable, configure el tipo de impresora e imprima (ver figura 46). Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno
Figura 46 pantalla de Informes de tems/Servicios
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4.5
Informe de Comisiones Pendientes
Para imprimir este tipo de informe elija los parmetros de impresin: si es por vendedor, por recaudador y le aparecern los datos, elija desde que fecha, hasta que fecha desea su informe, configure el tipo de impresora e imprima (ver figura 47). Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno
Figura 47 pantalla de Comisiones Pendientes
4.6 Anlisis de venta.-
figura 48 Reporte de Anlisis de Venta
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5.
MANTENIMIENTO
La opcin de Mantenimiento- es una de las ms importantes, en el mdulo, ya que aqu se puede crear, eliminar, o modificar algn registro, dato o caracterstica que se necesite para poder realizar los distintos procedimientos o movimientos que se requiere, para esto le presenta distintas opciones: Clientes Configuracin Cambio de Password
Figura 49 pantalla de men de Mantenimiento
5.1
Mantenimiento de Clientes.-
En - Creacin de Clientes- se crea al cliente con todos lo datos especficos: Para el efecto se presenta cuatro pestaas: Datos generales Crdito Verificacin otros
Datos generales: Ingrese primero todos los datos como: cdigo, nombre, direccin, apartado postal, representante, contacto, telfonos, fax, tipo de cliente (mayorista y minorista) y status (ver figura 50 a) Para grabar haga clic en el icono Si desea buscar algn dato haga clic en bsqueda compaas ya creadas. y en ejecutar le aparecern los datos de varias
Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno
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Figura 50 a pantalla de Clientes Datos Generales
Crdito: Ingrese todos los datos referentes a crdito: crdito en dlares, zona, regin, lista de precios, si desea bloquear crdito haga un visto, de lo contrario no. Ver figura 50 b Para grabar haga clic en el icono . Si desea buscar algn dato haga clic en bsqueda y en ejecutar
le aparecern los datos de varias compaas ya creadas. Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno
Figura 50 b pantalla de Clientes Crdito
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Figura 50 c pantalla de Clientes Verificacin
Otros: Esta opcin le permite ingresar datos como comentario, en la parte inferior le aparece el nmero de Cta. contable (dlares) Ver figura 50 d. Para grabar haga clic en el icono . Si desea buscar algn dato haga clic en bsqueda y en ejecutar
Figura 50 d pantalla de Clientes Otros
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5.2
Mantenimiento de Configuracin.-
En - Mantenimiento de Configuracin -, como su nombre lo indica, le permite configurar una opcin que le ayudar a trabajar con mayor facilidad en el mdulo de cuentas por cobrar. Se presentan las siguientes opciones: Tipos de Cliente Servicios Regiones Bancos Tarjetas de Crdito Asignacin de Zonas a Vendedores Asignacin de Vendedores a Clientes Porcentaje Comisin
Figura 51 pantalla de Men de Configuracin
5.2.1 Configuracin de Clientes por Tipos.En Configuracin de cliente por tipos- puede crear modificar, o eliminar un tipo de cliente. Para modificar un dato de un tipo de cliente, primero le aparece una pantalla (figura 52) donde debe de elegir el tipo de cliente al que va a modificar haciendo doble clic.
figura 52 pantalla de configuracin de Tipos de Clientes
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Seguido, se presentar la pantalla con los datos del cliente. Si quiere actualizar datos puede hacerlo slo en status o crdito directo (colocar o quitar el visto). Ver figura 52 a. Para ingresar o crear un nuevo tipo de e ingrese cada campo con los datos requeridos como: cdigo, descripcin, si aplica a cliente haga clic en cobro directo haga un visto, y el status (activo o inactivo) Para grabar datos haga clic en grabar Para deshacer o regresar al anterior elija el icono de la flecha curva
. Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno
Figura 52 a pantalla de Configuracin Tipo de Cliente
5.2.2
Configuracin de Servicios Directos.-
Puede realizar cualquier cambio al momento en que elija el cliente. Al ingresar a servicios, le aparecer una pantalla con los datos de clientes (figura 53 a). Haga doble clic en el cliente que desea y se ver la pantalla principal de servicios directos; escriba los datos que desea y no se olvide de grabar, ver figura 53. . Para hacer uno nuevo haga clic en el icono e ingrese los datos Para grabar haga clic en el icono en cada campo y grabe. Si quiere eliminar sombree el registro y haga clic en el icono de eliminar y acepte. Si desea buscar algn dato haga clic en bsqueda y en ejecutar le aparecern los datos de varias
compaas ya creadas. Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno
Figura 53 a pantalla Auxiliar de bsqueda
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Figura 53 pantalla de configuracin de Servicios Directos
5.2.3
Configuracin de Regin.-
Con esta opcin se puede crear, modificar o eliminar una regin. Para modificar le aparecer primero la pantalla con todos los datos, elige haciendo doble clic y se le ir a la pantalla de Regiones (figura 54) . Para crear uno nuevo haga clic en el icono e ingrese los datos en Para grabar haga clic en el icono cada campo como: cdigo, descripcin y status, luego grabe. Si quiere eliminar sombree el registro y haga clic en el icono de eliminar y acepte. Si desea buscar algn dato haga clic en bsqueda y en ejecutar
Figura 54 pantalla de Configuracin de regiones
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5.2.4
Configuracin de Bancos
En men configuracin por bancos puede crear, modificar o eliminar un Banco. , obtendr la pantalla con los campos en donde debe ingresar Para crear uno nuevo haga clic en el icono los datos como: cdigo, descripcin, Cta. Contable, y status, luego grabe. Para modificar elija en la pantalla que se le presenta, haga doble clic y proceda a realizar los cambios que desee: si est activo o inactivo, cambiar el nombre del banco, Cta., contable, siempre que modifique debe de grabar. (Figura 55) Para grabar haga clic en el icono . Para eliminar un registro seleccinelo (sombreado) y haga clic en
eliminar el icono que tiene la x. Si desea buscar algn dato haga clic en bsqueda y en ejecutar le aparecern los datos de varias compaas ya creadas. Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno
Figura 55 Configuracin de Bancos
5.2.5
Configuracin de Tarjeta de Crdito
La opcin de - Configuracin de tarjetas de crdito -, le permite cambiar, actualizar, crear o ingresar una nueva tarjeta, al igual que en las anteriores opciones de mantenimiento por configuracin, la primera pantalla le permite escoger con doble clic y realice los cambios que desee y no se olvide de grabar. (ver figura 56). Para crear uno nuevo haga clic en el icono ingresar datos como: cdigo, descripcin, cliente, Si desea buscar algn dato haga clic en bsqueda compaas ya creadas. obtendr pantalla con los campos, en los que debe de y en ejecutar le aparecern los datos de varias
Si desea regresar al men principal elija el icono de retorno
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Figura 56 Configuracin de Tarjetas de crdito
5.2.6. Asignacin de Zonas a Vendedores.Todo vendedor debe de tener una zona asignada por esa razn, luego de crear un vendedor debe de asignarle una zona.
Figura 57 Configuracin de Asignacin de Zonas a Vendedores
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5.2.7 Asignacin de Vendedores a Clientes.Si la empresa decide que el cliente debe de ser manejado por un vendedor especifico y por ms que le facture otro vendedor la comisin la ganara el vendedor asignado debe de ingresarlo en esta opcin. Para realizarlo debe de pulsar nuevo y escoger el cliente, la bodega de donde se facturar y el vendedor que lo atender.
Figura 58 Configuracin de Asignacin de Vendedores a Clientes
5.2.8 Porcentaje de Comisiones.Este porcentaje esta determinado por un rango de ventas, es decir, si el vendedor de una localidad llega a vender cierto valor, se le dar una comisin. El rango (inicial y final) de los montos de venta se detallan junto con el porcentaje de comisin que el vendedor va a ganar.
Figura 59 Configuracin de Porcentaje de Comisiones
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5.3 Cambio de password.En esta opcin se puede cambiar el password de los usuarios. Se debe de realizar de la siguiente manera: (ver figura 60) Ingrese su password actual Luego ingrese su password nuevo Confirme su password nuevo Haga clic en OK para grabar
Si no desea cambiar password haga clic en cancelar.
figura 60 pantalla de cambio de password
PARA SALIR DEL MENU PRINCIPAL

Se escoge la opcin que dice salir que se encuentra dentro de documentos, ver figura 61.
figura 61 pantalla para salir del mdulo Siac cuentas por cobrar
Una vez que usted elija la opcin salir le aparecer una pantalla preguntndole si est seguro salir de la aplicacin, deber elegir la opcin SI o NO: (figura 62)
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figura 62 Salir del mdulo de Cuentas por Cobrar
Si elige la opcin SI le aparecer la pantalla de ingreso al Mdulo SIAC Cuentas por Cobrar, donde usted debe hacer clic en el icono que tiene un dibujo en forma de puerta con una flecha, que sirve para salir de todo el sistema de SIAC (figura 63).
figura 63 pantalla principal de acceso a Siac Cuentas por Cobrar
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SISTEMA INTEGRADO PARA ADMINISTRACION CORPORATIVA

MODULO SIAC CUENTAS POR COBRAR

MANUAL DEL USUARIO

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II. Pantalla de Control de ingreso de usuarios

Control de Password para acceso Mdulo SIAC-CXC

Figura 0. Ingreso a SIAC - Cuentas por Cobrar

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III. MENU PRINCIPAL. MODULO SIAC-CXC

Figura 1. Opciones del Men principal

Figura 2. Opcin Documentos- del Men Principal

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Figura 3. Tipos de Cobros

Documentos de Cobros a la Vista.-

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Figura 4. Cobro -documentos a la vista-

Figura 4.1 Cobro d ocumentos a la vista-

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Documentos de Cobros / Documentos en Garanta.-

Figura 5. Cobros -documentos en garanta-

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figura 6 a Pantalla para bsqueda de Cobros

figura 6.1 pantalla para Eliminar Cobros

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Figura 7. Tipos de notas de crdito

Figura 8. Nota de crdito Por Devolucin

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Notas de Crdito por Montos o Anticipos

Figura 9. Nota de crdito por monto

1.3 Notas de Dbito (N/D)

pendiente, cancelado o anulado

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Figura 10. Notas de dbito

Figura 11. Reimpresin de documentos

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Figura 12. Procesos

Figura 13a. Transacciones de Depsitos

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Figura 13b. Transacciones de depsitos

figura 14 Pantalla del Recap

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2.3 Documentos de Crdito

figura 15 Pantalla de Documentos de Crdito

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Figura 16. Consultas

3.1 Consultas de Estado de Cuenta

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Figura 17. Consulta de Estados de Cuenta de clientes

3.2 Consultas de Facturas/Notas de Dbito

Figura 18. Consultas de Facturas / Notas de Dbito

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Figura 19. Consultas por saldos de cobros

Figura 20. Consulta facturas y n/d aplicadas

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Figura 21. Consulta facturas y n/d Generadas por Tarjeta/ Crdito

Figura 21 .a Consulta facturas y n/d Generadas por Tarjeta/ Crdito

Figura 21 .b Consulta facturas y n/d Generadas por Tarjeta/ Crdito

Manual SIAC GLOBAL COMMERCE Cuentas por Cobrar V3

Figura 21 .c Consulta facturas y n/d Generadas por Tarjeta/ Crdito

Consulta Abonos / Notas de Crdito