ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y

OPORTUNIDAD – ECYO
ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN Contratación (Igual o inferior al 10% de la menor
COLOMBIA
cuantia)

No. ________ y fecha de la solicitud: ________ (diligencia dependencia que realice el proceso de
contratación)

PARA CONTRATAR BIENES ____________ SERVICIOS______X________

A continuación presento el estudio de conveniencia y oportunidad requerido conforme a lo dispuesto en el

artículo 25, numerales 7 y 12 de la ley 80 de 1993 y en el artículo 8 de la Ley 1150 de 2007 y artículo 3
del decreto 2474 de 2008, para adelantar el proceso de selección y la consecuente celebración del
contrato requerido.

Se podrá consultar en el Archivo General de la Nación Carrera 6 No. 6-91, segundo piso Grupo Asuntos
Jurídicos, Teléfono: 3282888 Ext. 276 / 250. O a través de la página web del AGN:
www.archivogeneral.gov.co / www.contratos.gov.co

1. DEPENDENCIA SOLICITANTE: GRUPO DE SERVICIOS GENERALES

2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER CON LA

CONTRATACIÓN: (Con base en el Plan de Compras y Plan de Acción).

Se hace necesario el mantenimiento preventivo y correctivo de 6 brilladoras industriales y 5 aspiradoras

industriales, semi-industriales y domestica de propiedad del Archivo General de la Nación, las que hace
aproximadamente 3 años no se les hace mantenimiento y se requieren en estado optimo de
funcionamiento para la limpieza de las instalaciones de la entidad y de los depósitos donde se custodia el
patrimonio documental que la nación ha transferido al AGN.

3. OBJETO DEL CONTRATO Y ESPECIFICACIONES ESENCIALES:

Mantenimiento preventivo y correctivo de las brilladoras y aspiradoras del Archivo General de la Nación.

4 FUNDAMENTOS JURÍDICOS DE LA CONTRATACIÓN:

Constitución Política Nacional, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008, Decreto 3576
de 2009 y demás normas vigentes que regulen la materia.

5. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO:

Soporte Técnico Soporte Económico (*)

Ítem Descripción del Bien y Unidad Cantidad Valor Unitario Valor Total con
Especificaciones Técnicas de por el con IVA($) IVA ($)
Medida contrato
BRILLADORA INDUSTRIAL LUX DE
1 UNIDAD 1 355.540 355.540
17” REF: 20800412630 CORRECTIVO
BRILLADORA INDUSTRIAL LUX DE
2 17” REF: 20800345779 CORRECTIVO
UNIDAD 1 432.100 432.100
BRILLADORA INDUSTRIAL
3 ELECTROLUX DE 17” REF: UNIDAD 1 294.060 294.060
20800040675 CORRECTIVO
BRILLADORA INDUSTRIAL LUX DE
4 UNIDAD 1 352.060 352.060
17” REF:222400394637 CORRECTIVO
BRILLADORA INDUSTRIAL
5 ELECTROLUX DE 17” REF: UNIDAD 1 484.300 484.300
20800040007 CORRECTIVO
BRILLADORA INDUSTRIAL
6 PROFESIONAL LUX REF: UNIDAD 1 368.300 368.300
20800412631 CORRECTIVO

Proceso: Gestión Jurídica y Contratación Fecha: 20-05-09 Versión: 2 Código: CO-301-FR-100 Página 1 de 5
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cuantia)

ASPIRADORA INDUSTRIAL
7 ELECTROMEK REF: 1040061 UNIDAD 1 305.080 305.080
CORRECTIVO
ASPIRADORA INDUSTRIAL
8 ELECTROLUX REF: 2080004008 UNIDAD 1 252.880 252.880
CORRECTIVO
ASPIRADORA SEMI-INDUSTRIAL
9 ELECTROLUX REF: 20800043024 UNIDAD 1 319.000 319.000
CORRECTIVO
ASPIRADORA DOMESTICA Z 102
10 ELECTROLUX REF: 21801185780 UNIDAD 1 203.000 203.000
CORRECTIVO
ASPIRADORA SEMI-INDUSTRIAL
11 SBASE REF: 20800020661 UNIDAD 1 248.240 248.240
CORRECTIVO
TOTAL 3. 614.560

Para establecer el valor del contrato a celebrar y/o valor estimado del proceso de selección se optó por el
siguiente método:

Solicitar cotizaciones a reconocidos expertos en el tema

Solicitar cotizaciones a proveedores de los productos o servicios X
Se acudió a estudios de entidades que provean información de precios
Análisis Históricos de los bienes y/o servicios adquiridos por la Entidad
Estudios de expertos
Otra. Especifique cuál?

NOTA: Se deberán tener en cuenta la consulta en el SICE y el catálogo Único de Bienes y Servicios

6. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA

MÁS FAVORABLE: (artículo 12 del Decreto 2474 de 2008, concordantes con los artículos 1 y 2 del
Decreto 3576 de 2009). Para dar cumplimiento con el presente numeral deberán tener en cuenta el
artículo en mención.

a) La escogencia recaerá sobre aquella oferta con el precio mas bajo, siempre que se encuentre en
condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la Entidad.

7. DE LOS RIESGOS: (Deberán incluir la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles
involucrados en la contratación para la Entidad y el Contratista, que puedan afectar el equilibrio económico del
contrato.artículo 88 del decreto 2474 de 2008)

Para el contratista

Que el contratista no cuente con el personal especializado.

Demoras en el inicio del contrato, debido a la falta de legalización del contrato por parte del contratista.
Responderá por haber ocultado, al contratar, inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones o por
haber suministrado información falsa.

Para el AGN

Que el contratista no garantice la calidad del servicio o no cumpla el objeto contractual en el tiempo
establecido, para lo cual la entidad solicitara al mismo la constitución de los amparos necesarios.
Trabajo de mala calidad.

Proceso: Gestión Jurídica y Contratación Fecha: 20-05-09 Versión: 2 Código: CO-301-FR-100 Página 2 de 5
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8. AMPAROS QUE DEBEN CONSTITUIR EN LA GARANTÍA ÚNICA: (en concordancia a los riesgos
tipificados en el numeral anterior se debe escoger las garantías que debe constituir el contratista,
teniendo en cuenta lo establecido en los Decretos2848 de 2008, modificado por el Decreto 2493 del
2009)

Contratista:

Calidad de los bienes y/o servicios ______X_______

Cumplimiento del contrato ______X_______
Salarios y Prestaciones Sociales ______________
Estabilidad de la Obra ______________
Manejo y buena inversión del anticipo ______________
Manejo y buena inversión del pago anticipado ______________

AMPARO ADICIONAL:

Responsabilidad Civil Extracontractual _____________

9. CONDICIONES DEL CONTRATO

9.1 Plazo de Ejecución: Un (1) mes para la ejecución del contrato a partir del acta de inicio.

9.2 Vigencia del Contrato: Cuatro (4) meses a partir del vencimiento del plazo de ejecución

9.3 Lugar de Ejecución: Archivo General de la Nación Cra. 6 No. 6-91.

9.4 Valor del Contrato: TRES MILLONES SEISCIENTOS CATORCE MIL QUINIENTOS SESENTA PESOS
M/CTE. $3.614.560 INCLUIDO IVA.

9.5 Forma de Pago del Contrato: Se hara un unico pago del 100% del valor del contrato al recibo a
satisfacción del objeto contratado expedido por el supervisor acompañado de la factura por parte del
contratista, certificación de cumplimiento expedida por el supervisor, certificación expedida por el revisor fiscal
de la empresa (si lo tienen) o por el representante legal acreditando el pago de aportes parafiscales (SENA,
ICBF, Caja de Comprensación Familiar) y patronales (Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos
Profesionales de los Empleados de la Empresa), en cumplimiento del Artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y
disponibilidad de PAC.

9.6 Obligaciones del Contratista:

1. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de las brilladoras y aspiradoras de propiedad del AGN.
2. Realizar a satisfacción del AGN el objeto contratado.
3. Prestar el servicio con personal idóneo, directamente contratado y supervisado por el contratista para
garantizar la efectiva prestación del servicio.
4. Realizar el servicio en el plazo establecido con la calidad y características establecidas en la propuesta.
5. Constituir las pólizas requeridas.
6. Allegar al AGN para el trámite del pago, certificación del Representante Legal o del Revisor Fiscal según
el caso, sobre el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, riesgos profesionales y
parafiscales (Caja de Compensación Familiar, SENA e ICBF) de los empleados del CONTRATISTA, de
conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, concordante con el 1 de la Ley
828 de 2003.
7. Acatar las instrucciones que para el desarrollo del contrato le imparta el AGN por conducto del supervisor.
8. Entregar para la ejecución del contrato y para cada uno de los pagos, copia del comprobante de pago del
aporte mensual al sistema de seguridad social (salud y pensión).
Suministrar la información correctamente, sobre el tipo de cuenta (ahorro o corriente), No. de Cuenta,
entidad bancaria y sucursal. Diligenciar el formato entregado por la entidad con el fin de que la entidad
pueda realizar los pagos por transferencia electrónica.

Proceso: Gestión Jurídica y Contratación Fecha: 20-05-09 Versión: 2 Código: CO-301-FR-100 Página 3 de 5
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9.7 Obligaciones del AGN

1. Informar al contratista sobre los aspectos técnicos que éste requiera para la debida y oportuna ejecución
del contrato.
2. Expedir el recibo a satisfacción por el cumplimiento de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA.
3. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de él forman
parte.
4. Cancelar al contratista la suma establecida en oportunidad y forma prevista.

9.8 Supervisión:

La Supervisión del contrato estará a cargo de la Coordinadora del Grupo de Servicios Generales o quien
designe el Secretario General.

10 VIABILIDAD PRESUPUESTAL

Inversión: ________$

Objetivos Estratégicos
Actividades
Eje Específicos Clase de
Proyecto de Inversión
Estratégico SUBPROGRAMA / Gasto
PROGRAMA
PROYECTO

(*) GG.: Gastos Generales; SP:

Servicios Personales

Funcionamiento: $3.614.560 INCLUIDO IVA

Presupuesto Concepto del Gasto

Mantenimiento GG
(*) GG.: Gastos Generales; SP: Servicios Personales

11. PRESUPUESTO OFICIAL: TRES MILLONES SEISCIENTOS CATORCE MIL QUINIENTOS SESENTA
PESOS M/CTE. $3.614.560 INCLUIDO IVA.

12. OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA ELABORACIÓN. (serán los requisitos
habilitantes, según sea el caso, de los oferentes. El área técnica a su criterio elegirá solicitar
experiencia para permitir participar en el proceso.)

Aspectos verificables habilitantes de la oferta de contenido jurídico: marcar con X, no se requiere anexar
la documentación

Marque
PERSONA NATURAL con X
FORMATO UNICO HOJA DE VIDA LEY 190 DE 1995 X
FOTOCOPIA DE LA CEDULA X
LIBRETA MLITAR X
FOTOCOPIA CERTIFICADO JUDICIAL Y DE POLICIA, EXPEDIDO POR EL DAS X
FORMATO INFORMACIÓN TRIBUTARIA RUT Y RIT X
COPIA DE AFILIACIÓN AL SISTEMA DE SALUD Y PENSIÓN O CERTIFICACIÓN ORIGINAL DEL
PAGO DE APORTES PARAFISCALES X
OFICIO DONDE SE MANIFIESTE SU INTENCION DE AFILIARSE AL SISTEMA DE RIESGOS
PROFESIONALES ARP DECRETO 2800 DE 2003 ( ANEXO 2) X
DOCUMENTOS QUE ACREDITAN LA FORMACIÓN O EXPERIENCIA SOLICITADA X
Proceso: Gestión Jurídica y Contratación Fecha: 20-05-09 Versión: 2 Código: CO-301-FR-100 Página 4 de 5
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cuantia)

CERTIFICACIÓN DE EXPERIENCIA DE _--_ AÑO ( S ) ___---___ y /o DE _----_MESES EN LA

CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DE CONTRATOS DE IGUAL O SIMILAR OBJETO Y DE IGUAL O
MAYOR VALOR , CELEBRADOS DESDE EL AÑO 2001 A LA FECHA DE PRESENTACIÓN DE LA
OFERTA

Marque
con una
PERSONA JURIDICA X
CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL X
FORMATO UNICO DE HOJA DE VIDA PERSONA JURIDICA LEY 190 DE 1995 X
FORMATO INFORMACIÓN TRIBUTARIA RUT Y RIT X
COPIA DE AFILIACIÓN AL SISTEMA DE SALUD Y PENSIÓN O CERTIFICACIÓN ORIGINAL DEL
PAGO DE APORTES PARAFISCALES ( REPRESENTANTE LEGAL O REVISOR FISCAL ) ULTIMOS 6
MESES X
CERTIFICACION DE INSCRIPCIÓN DE PROVEEDOR EN EL SICE (si lo requiere ) X
COPIA DEL REGISTRO UNICO TRIBUTARIO RUT X
CERTIFICACIÓN DE EXPERIENCIA DE _--_AÑO( S )__-----__ y /o DE _---_ MESES EN LA
CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DE CONTRATOS DE IGUAL O SIMILAR OBJETO Y DE IGUAL O
MAYOR VALOR , CELEBRADOS DESDE EL AÑO 2001 A LA FECHA DE PRESENTACIÓN DE LA
OFERTA

DEPENDENCIA SOLICITANTE RESPONSABLE Y COORDINADORA DEL PROYECTO:

Firma: _________________________________________________
Cargo: Coordinadora Grupo de Servicios Generales
Nombre: SANDRA YULIETH VASQUEZ MURILLO

ORDENADOR DEL GASTO:

Firma: _____________________________________________________
Cargo: Secretario General
Nombre: ANTONIO RAFAEL DÍAZ MONTIEL

Fecha de elaboración: 21/10/2009

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