LA ORGANIZACIN DEL EQUIPO DE VENTAS Consiste en el diseo de estrategia comercial a aplicar por el equipo de ventas para conseguir los

objetivos marcados en las polticas de la empresa. Organizar es disear el organigrama o la estructura de ventas al servicio de los objetivos; es decir disear las relaciones entre la fuerza de venta. CMO ORGANIZAR EQUIPOS DE VENTAS? Los aspectos fundamentales son: * studio de las necesidades de los clientes reales ! potenciales" ! de

las caractersticas del producto#servicio comercializado. $%u& vendo'" $( quien vendo' * )ijar el nivel ! calidad del servicio a los clientes e identificar los recursos *umanos que mejor se adapten a la acci+n de venta establecida ,$C+mo quiero salir a vender'-. * .elimitar el plan de actividad a partir del n/mero de clientes ! potenciales" frecuencias de visitas" media de visitas por vendedor ! da ! n/mero de das de ventas al ao. CRITERIOS PARA DISEAR UNA ORGANIZACIN COMERCIAL * La organizaci+n comercial se define en funci+n de la naturaleza del trabajo a realizar. * La implantaci+n o reconversi+n de una organizaci+n comercial debe ser objeto de una progresiva evoluci+n.

* 0na organizaci+n debe ser 1viva2 para adaptarse a las circunstancias del mercado en cada periodo" es decir que sea fle3ible. * Cada organizaci+n comercial debe proporcional la m43ima estabilidad" continuidad" rentabilidad durante la vigencia del plan comercial. * La proporci+n del personal comercial dentro de la organizaci+n debe depender de su dimensi+n" de su mercado ! del tipo de producto#servicio que comercializa. ELEMENTOS DETERMINANTES DE LA ESTRUCTURA COMERCIAL * 5edios financieros * 6aturaleza del producto. * 5&todos de ventas. * 7ervicio de la empresa * 6umero de comerciales responsables. * Coste de la estructura. * 7ituaci+n geogr4fica. * 7ituaci+n de los proveedores. * 8mportancia en el mercado. * 9ama de productos. * Canales de distribuci+n. 5&todos de gesti+n. * :osibilidades de promoci+n. * ficacia#rendimiento de la misma. REQUISITOS DE LA ESTRUCTURA DE VENTAS * ;erarquizaci+n de las funciones importantes que garantice una ejecuci+n eficiente de las misiones asignadas.

* Clara delimitaci+n de las funciones de los +rganos jerarquizados. * ;efaturas en cada nivel ;er4rquico cubiertas por personas que gocen de un reconocido prestigio personal ! profesional entre sus subordinados. * 6umero limitado de subordinados en cada nivel que facilite la supervisi+n" la comunicaci+n ! el control. * Comunicaci+n normalizada entre los diversos estamentos. LA FALTA DE ORGANIZACIN COMERCIAL ORIGINA: * 0na centralizaci+n e3cesiva de autoridad. * 0na falta de coordinaci+n entre trabajos ! actividades. * 5ala circulaci+n de la informaci+n en ambos sentidos. * Conflictos entre vendedores ,territorios" tarifas" etc.- esto sucede porque no *a e3istido una reuni+n para e3plicar las caractersticas de sus funciones. * Clientes sin visitar ! clientes visitados con duplicidad. * :roblemas derivados de la doble autoridad jer4rquica ! funcional. CAMBIOS EN LA ESTRUCTURA COMERCIAL 0na organizaci+n comercial debe ser fle3ible en su planteamiento" ! de *ec*o son muc*o mas frecuente los procesos reorganizativos que los de desarrollo de nuevas organizaciones.

La din4mica de la actividad e3ige una serie de cambios reorganizativos en funci+n de: < < < l crecimiento de la actividad que conlleva el desarrollo propio de toda la La evoluci+n de mercado ! de los productos. Los adelantos tecnol+gicos que modifican las tareas a realizar para empresa.

conseguir los mismos resultados.

3isten unos colaboradores e3pertos en funciones tienen asignados: * Inspe !"# $e %en!&s: =a por las delegaciones para contratar" ver problemas" etc. * A$'(n(s!#& ()n $e %en!&s en *n& $e+e,& ()n: por la que depende del director regional" pero no por ellos son jefes de ventas. * A!en ()n &+ +(en!e en &$& e'p#es&: esta situado en diferentes sitios. 0n ejemplo es la dependencia del jefe de ventas. * Te+e'&#-e!(n, "#,&n(.&!(%&'en!e: en cada empresa puede estar centralizado" o en las zonas" e incluso en oficinas comerciales. LA DIRECCION COMERCIAL s el m43imo responsable del 4rea comercial" ! de ella cuelga algo mas que las ventas ,!a que de cada puesto depende mas de un puesto-" con varias direcciones de ventas.

EL DIRECTOR DE VENTAS s la persona responsable del equipo *umano que integra la red de ventas ! del cumplimiento de los objetivos asignados a la misma. director de ventas es el responsable de vender ! *acer vender. ntre sus funciones b4sicas entran: * Re+&!(%&s & +& "#,&n(.& ()n $e +& #e$ $e %en!&: < La previsi+n de ventas ,aunque luego no sea &l" el que marque los objetivos-. < l an4lisis" la evaluaci+n ! selecci+n de canales comerciales ,!a que el debe disear la estructura de la red de ventas-. < La elaboraci+n del organigrama de venta. < l desarrollo del presupuesto de venta. < l an4lisis e interpretaci+n de los datos de ventas ,control de resultados-. * Re+&!(%&s &+ e/*(p" $e %en!&s: < < < La formaci+n del personal comercial ,vendedores" televenta" 7.(.C" ;.=-. l control de la gesti+n de los vendedores. l an4lisis del proceso administrativo de la gesti+n comercial. s decir" el

* Re+&!(%&s &+ &p"0" $e %en!&s: < < < < La elaboraci+n de oferta ! presupuesto. La elaboraci+n de informes cuantitativos ! cualitativos. l desarrollo de reuniones ! convenciones de venta. (plicaci+n ! seguimiento del plan de atenci+n al cliente. ,no lo elabora"

pero tiene la responsabilidad de llevarlo a cabo-.

* Re+&!(%&s & +"s +(en!es: < < Control de la cartera de clientes ,atenci+n especial" fidelizacion porque =isitas a los clientes importantes ,el director de ventas tiene sus propios

es mu! difcil conseguir nuevos clientes" a no ser que sea una empresa nueva. objetivos ! aunque no los tenga debe realizar visitas" !a que siempre es importante contactar con los buenos cliente-. < < 9esti+n de impagados. n /ltima instancia" es su responsabilidad. >ratamiento de reclamaciones" las incidencias pueden ser origen de

p&rdida de un cliente. EL 1EFE DE VENTAS s la persona responsable de un determinado n/mero de vendedores. ntre sus funciones b4sicas est4n: < La determinaci+n de las cuotas de ventas" de los miembros del equipo. < La supervisi+n ! control de los vendedores. < La formaci+n sobre el terreno de los vendedores. < l control de actuaci+n en equipo. < Los objetivos de ventas propios. EL VENDEDOR s la persona responsable del asesoramiento al cliente" utilizando los medios ! la t&cnica a su alcance para conseguir que este adquiera el producto#servicio que se le ofrece. ntre sus funciones b4sicas est4n: < La consolidaci+n de la cartera de clientes. < La prospecci+n ! captaci+n de nuevos clientes. < (tender correctamente las incidencias que se produzcan. < La presentaci+n de la empresa en su ambiente de actuaci+n.

LOS AGENTES DE VENTAS 7e trata de personas que no pertenecen a la plantilla de la empresa" ! que sirven para cubrir una zona con pocos clientes !#o de bajo potencial de ventas. BAS2NDOSE EN LA ESTRUCTURA DE LOS INTEGRANTES DE LA ORGANIZACIN: * D(#e !"# "'e# (&+: 7e responsabiliza del 4rea de ventas ! de

actividades derivadas de la misma. * Inspe !"# $e %en!&s: ,en staff-; especialista en control" selecci+n de vendedores. ste puede llegar a ser un departamento. * De+e,&$" $e +& ."n&: 6o siempre tiene que e3istir" cada degacion seria un traslado de la central. * A$'(n(s!#& ()n $e %en!&s: es la parte administrativa que recoge todo lo que genera la actividad comercial" no tiene nada que ver con la administraci+n de la empresa. >anto la administraci+n de ventas como el servicio al cliente ! el telemar?eting" pueden estar situados en cualquier de los tres niveles de la empresa: central" delegaci+n ! oficina comercial. * 1e3e $e %en!&s: es el mando intermedio" es una figura clave" con un colectivo de vendedores dependientes" este" incluso puede tener a su cargo oficinas comerciales. * Se#%( (" $e &!en ()n &+ +(en!e: ,7.(.C- son las personas encargadas de recoger al cliente una vez que *a comprado.

* 1e3e $e e/*(p": *ace lo mismo que el jefe de ventas" pero al menor escalar; coordina ! controla los cuatro o cinco vendedores a su cargo. * Te+e'&#-e!(n,: :ersonas que se ponen en contacto con clientes por tel&fono. :uede ser para vender ,televenta- o para concertar visitas. * E4e *!(%" $e *en!&s: Cuatro o cinco vendedores necesitan una

persona que les concierte entrevistas en e3clusiva. CUALES SON LAS DIFERENTES FORMAS DE ORGANIZAR LA RED DE VENTAS5 * O#,&n(.& ()n p"# ."n&s: Consiste en dividir el mercado potencial en un cierto n/mero de zonas ! territorios siguiendo criterios geogr4ficos" ! asignar un vendedor a cada uno de ellos. destacan: < < < vita duplicidades !#o solapamientos entre vendedores" frente a los :ermite definir mejor las responsabilidades. 5ejora la informaci+n mercadol+gica" como consecuencia de un mismos clientes. ntre las ventajas de este sistema se

delimitado 4mbito de actuaci+n. Cada vendedor es especialista de su territorio" domina su mercado ! sus conocimientos" son los m4s completos. * O#,&n(.& ()n p"# p#"$* !"s: Consiste en dividir la actividad comercial por lneas de productos que son atendidos de forma independiente para asegurar una buena especializaci+n en cada uno de ellos. * O#,&n(.& ()n p"# 'e# &$"s: Consiste en equipos independientes que act/an en un mercado especifico con gente especializada en ese segmento" por ejemplo" los pauelos de papel" que se venden de diferentes maneras: grandes superficies" perfumeras ! farmacias. Las ventajas de este sistema son:

< <

La ma!or penetraci+n de mercado derivada de la especializaci+n. 6o *a! posibilidad de que distintos vendedores de la misma

organizaci+n visiten al mismo comprador. ntre sus limitaciones: < < < La gama de producto no puede ser mu! numerosa" ni mu! *eterog&nea. La ma!or estructura que se deriva del desdoblamiento. La falta de *omogeneidad geogr4fica. +(en!es: n este caso el grupo especializado act/a

* O#,&n(.& ()n p"#

sobre una divisi+n particular del p/blico objetivo" con vendedores especialistas en el tratamiento de cada grupo ,:.C." 9.C." administraci+n p/blica" distribuidores" etc.-. ste sistema se aplica cuando: < < < Las necesidades de gesti+n son diferentes para cada tipo de clientes. La competencia obliga a una presencia por cliente mu! alta. La empresa intenta penetrar en mercados nuevos. 7u principal ventaja es que el vendedor conoce mu! bien el proceso de decisi+n del cliente" ! de *ec*o" es quiz4s" la organizaci+n m4s co*erente con el concepto de mar?eting. * O#,&n(.& ()n M(6!&: >odo lo que sea mezclar es complicar la estructura" pero puede paliar problemas: sumar ventajas ! restar inconvenientes. 7e trata en cada caso de elegir aquella combinaci+n que permita aprovec*ar al m43imo las oportunidades que brinda el mercado" sumando las ventajas de cada uno de los sistemas individuales a la vez que minimizando sus principales inconvenientes.

EL DIMENSIONAMIENTO DE LA FUERZA DE VENTAS5 :ara dimensionarla correctamente" *a! que *acerlo de abajo a arriba. l n/mero de puestos depende del n/mero de vendedores" son muc*os los criterios que se pueden utilizar como base de decisi+n" pero los que deben primar por su objetividad ! operatividad" para determinar el n/mero de vendedores ,aunque todos tienen sus ventajas e inconvenientes- son: < < < < < studio de las necesidades" deseos ! actitudes de los clientes reales ! Las caractersticas del producto o servicio comercializado. La coordinaron de las actividades de venta de la empresa con el resto La determinaci+n del nivel ! calidad del servicio a los clientes l grado de delegaci+n ! supervisi+n que requiera la actividad

potenciales ,cartera de clientes ! mercados-

de departamentos: producci+n 8@." financiero" etc. identificando los AA.BB. desarrollada. LA ZONA DE VENTAS :rimero se debe analizar de lo mas pequeo a lo mas grande; es decir" primero se deber4 analizar los territorios ! luego las zonas. Las zonas son participaciones administrativas; son un conjunto de territorios. Los territorios tienen un sentido mercadol+gico. La zona eCs una parte geogr4fica de la cobertura total en la que operan varios vendedores sometido a la autoridad de un responsable en un intento de descentralizar la actividad de la empresa ! acelerar la decisi+n al cliente. l establecimiento de las zonas de ventas se debe realizar teniendo en cuenta criterios racionales:

< < < < <

Las posibilidades ! oportunidades de alcanzar los objetivos propuestos La composici+n ! distribuci+n de los potencial" $%u& estructura tiene" l numero total de personas ! territorios que integran cada zona. Los factores que condicionan ! caracterizan la venta de

en funci+n de la potencialidad de la zona. como son ! donde est4n" etc.'

productos#servicios de la empresa. La carga de trabajo resultante para cada zona inicialmente elegida QU7 ES UN TERRITORIO DE VENTAS l territorio de ventas es un conjunto de clientes ! potenciales asignados a un vendedor" concesionario o distribuidor. .e aqu se deduce que son los clientes los que definen el territorio" ! no al contrario. (lgunas razones para establecer el territorio de ventas: < < < < :ermite a la empresa cumplir mejor el mercado potencial. (umenta el inter&s del vendedor que act/a como verdadero gerente del Con ellos la direcci+n de ventas esta en mejores condiciones de evaluar )acilitan el servicio de atenci+n al cliente CUALES SON LAS CONDICIONES DEL TERRITORIO DE VENTA < < .eben estar netamente definidos" evitando divisiones arbitrarias que pueden causar conflictos entre vendedores. 7e debe asignar cada territorio a cada vendedor para manejar responsabilidades /nicas" !a que este es el 4mbito de trabajo de un vendedor. < 6o deben modificarse salvo casos e3cepcionales previstos ! negociados.

negocio en su territorio. ! controlar las actividades de los vendedores.

<

.eben ofrecer iguales oportunidades de ventas ! suponer una carga de trabajo similar ,si no son equipotenciales conviene *acer los ajustes necesarios a trav&s de las cuotas de ventas ! no de los sistemas de retribuci+n-.

<

.eben tener en cuenta las vas de comunicaci+n ! la presencia de la competencia. LAS FASES DEL DISEO DE LOS TERRITORIOS DE VENTAS * .ebemos saber quienes son nuestros clientes ! potenciales" esto nos

dar4 un n/mero. * Objetivos iguales a la carga de trabajo. * Calcular el n/mero de vendedores. *0bicarlos. QUE SON RUTAS DE VENTAS Llamamos estudios de rutas a la t&cnica que procura optimizar los traslados del vendedor desde su base operativa *asta los distintos clientes minimizando espacios a recorrer ! tiempo a emplear" ! ma3imizando as la acci+n de venta. Los objetivos del diseo de ruta son los siguientes: < < < < < < (provec*ar mejor el tiempo de desplazamiento. vitar en lo posible la improvisaci+n. Aeducir la fatiga del vendedor. (umentar la economa ! la eficacia de los traslados Llegar al cliente oportuno en el momento adecuado. vitar el olvido de clientes ! las visitas injustificadas.

DISEO DE RUTAS Las variables influ!entes son: < < < < < < L a duraci+n de los circuitos. La clasificaci+n de los clientes por categora. l modelo de tiempo perdido. l medio de transporte utilizado. l n/mero de clientes a visitar ! su ubicaci+n. Las actividades complementarias. l diseo de las rutas mas id+neas constitu!en un problema logstico que admite un tratamiento a base de complejas t&cnicas de investigaci+n operativas" pero la forma *abitual ! sencilla de resolver este problema es con a!uda de mapas en blanco sobre los que se van reflejando todos los datos de inter&s ,poblaciones" distancia" tiempo de recorrido" numero de ubicaci+n ! el tipo de clienta.-.