Organismo Andino de Salud Convenio Hiplito Unanue

Proyecto Control de la Malaria en las zonas fronterizas de la Regin Andina: Un enfoque comunitario (PAMAFRO fase 2)

SISTEMA DE GESTIN DE MONITOREO & EVALUACIN

(SIGEME)

Enero , 2.008

CONTENIDO
INTRODUCCIN I. OBJETIVOS, ESTRATEGIAS Y NIVELES DE COORDINACION 1.1. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE MONITOREO & EVALUACIN 1.2. DIFERENCIAS ENTRE MONITOREO Y EVALUACIN 1.3. ESTRATEGIAS DEL MONITOREO Y EVALUACIN 1.4. ACTORES INVOLUCRADOS EN LA IMPLEMENTACIN DEL PAMAFRO 1.5. NIVELES DE COORDINACIN Y USUARIOS DEL SIGEME 1.6. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA GERENCIA DE M&E II. MECANISMOS DE MONITOREO & EVALUACION 2.1. QU MONITOREA EL PAMAFRO? 2.2. MECANISMOS Y CATEGORAS DE M&E 2.3. INSTRUMENTOS DE ANLISIS 2.4. INSTRUMENTOS DE VALIDACIN Y AUDITORIA DE DATOS 2.4.1. VISITAS DE CAMPO 2.4.2. INFORMANTE CLAVE 2.4.3. REFERENCIA CRUZADA 2.4.4. MONITOREO EXTERNO 2.4.5. ENCUESTAS A BENEFICIARIOS 2.4.6. EVALUACIONES 2.5. INSTRUMENTOS DE PARTICIPACIN DE M&E 2.5.1. SALAS DE SITUACIN 2.5.2. REUNIONES DE ACTORES 2.5.3. REUNIONES CON PUNTOS FOCALES III. MATRIZ DE MARCO LOGICO IV. TABLERO DE INDICADORES CLAVE FASE 2 V. FORMULARIOS, REPORTES, CONTROL Y SEGURIDAD DE INFORMACION 5.1. FORMULARIOS 5.2. REPORTES 5.3. CONTROL DE DOCUMENTACIN 5.4. ACTORES INVOLUCRADOS Y RESPONSABILIDADES 5.5. SEGURIDAD DE INFORMACIN VI. FLUJO DE INFORMACION 6.1. FLUJO DE INFORMACIN SEGN JERARQUA DE INDICADORES 6.2. USO DE INFORMACIN VII. SISTEMA INFORMATICO 7.1. CARACTERSTICAS DEL SISTEMA INFORMTICO 7.2. FLUJO DEL PROCESO 7.3. NAVEGACIN RPIDA A FUNCIONES DEL SUPERVISOR VIII. ANEXOS
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4 5 6 6 6 7 8 9 10 11 11 12 13 13 14 14 14 14 14 15 15 15 15 16 19 21 21 22 23 24 25 26 27 28 30 32 33 33 34 38

ANEXO NO. 1: MATRIZ DE RASTREO DE INDICADORES ANEXO NO. 2: ATTACHMENT FASE 2 ANEXO NO. 3: POA FASE 2 ANEXO NO. 4: PLAN DE GESTIN DE RIESGOS ANEXO NO. 5: MATRIZ CAMBIOS ANEXO NO. 6: MATRIZ DE CALIDAD ANEXO NO. 7: MATRIZ DE COMUNICACIN ANEXO NO. 8: FICHAS TCNICAS DE INDICADORES CLAVE IX. FORMULARIOS X. BIBLIOGRAFIA XI. GLOSARIO

38 38 38 38 38 38 38 38 39 40 41

SIGLAS
PAMAFRO SIGEME SICOVE RAVE SR M&E DP GT GST GME CN TCS TS Proyecto control de la Malaria en las zonas Fronterizas de la Regin Andina Sistema de Gestin de Monitoreo y Evaluacin Sistema de Informacin Comunitaria de Vigilancia Red Andina de Vigilancia Epidemiolgica Subreceptor Monitoreo y evaluacin Director Proyecto (sede Lima) Gerente Tcnico (sede Lima) Gerente Sistemas y Comunicaciones (sede Lima) Gerente Monitoreo y Evaluacin (sede Lima) Coordinador Nacional (en cada pas) Trabajador comunitario de salud Trabajador de salud

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INTRODUCCIN
El Proyecto de Control de la Malaria en las Zonas Fronterizas de la Regin Andina: Un Enfoque Comunitario (PAMAFRO), est dirigido a promover la participacin comunitaria, fortalecer la participacin de organizaciones civiles, incrementar el acceso al diagnstico y tratamiento de la malaria, disear, establecer e implementar un sistema comunitario de informacin, y una red de comunicaciones para el control de la malaria, brindar soporte a los trabajadores de salud de las reas de frontera ms pobres, y, adems incentivar investigaciones esenciales de salud orientadas a priorizar y resolver los principales problemas de salud. Un conjunto de indicadores internacionales fueron establecidos por la Estrategia de Hacer Retroceder el Paludismo, el Fondo Mundial de lucha contra el SIDA, la tuberculosis y la malaria y la Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional con el objetivo de medir los alcances en el control de la malaria. La mayor limitacin de estos indicadores recae en el sesgo de orientacin hacia lugares de transmisin en frica y pocos indicadores han sido aadidos progresivamente con aplicabilidad para otras reas (pases de Suramrica y Sureste Asitico). En las Amricas, el control de la malaria control ha sido alcanzado anteriormente con gran impacto en algunos pases. Brasil, Venezuela y Surinam fueron capaces de erradicar la Malaria en algunas regiones de sus pases a finales de la dcada de los aos cincuenta. Desde all, una serie de informacin malariomtrica ha sido recolectada rutinariamente, basada en las estrategias de erradicacin. La Organizacin Mundial de la Salud ha identificado deficiencias de indicadores mas adecuados para reas de baja transmisin fuera de frica. El ltimo reporte mundial de Malaria enfatiza nuevos indicadores basados en reas de alta transmisin en frica subsahariana, donde ocurre ms del 90% de la malaria en el mundo, y en reas de baja transmisin dentro de frica (limitado a malaria urbana), Asia y Latinoamrica. El Fondo Mundial de lucha contra el SIDA, la tuberculosis y la malaria, ha desarrollado una herramienta con fines de monitoreo y evaluacin (M&E). Los indicadores mencionados en esta herramienta de M&E estn relacionados con los estndares internacionales y existen claras instrucciones relacionadas con la posibilidad de usar otros indicadores no mencionados en esa herramienta de M&E Durante la Fase 1 del Pamafro para realizar el monitoreo y evaluacin se dise e implement el Sistema de Gestin de M&E (SIGEME), el cual permite contar con informacin fidedigna y actualizada para la toma de decisiones, as como detectar las desviaciones a travs de la emisin de seales de alerta. El presente documento describe los elementos del Sistema de Gestin de Monitoreo y Evaluacin SIGEME, que permite: ahorrar tiempo, disminuye errores, mejora la calidad de las intervenciones, recopila datos oportunamente, contribuye a toma de decisiones en funcin de cambios producidos, contribuye al aprendizaje. El SIGEME busca generar un lenguaje nico y coherente, de manera que se puedan obtener de forma oportuna las revisiones y permita recomendar medidas correctivas para optimizar los resultados del proyecto. El SIGEME se concentra en el monitoreo de indicadores y metas del proyecto, costos del proyecto, cumplimiento de tiempos, logro de objetivos, seguimiento de riesgos, registro de cambios que se produzcan y control de calidad. El presente documento describe la arquitectura del sistema de M&E, detallando: i) niveles de coordinacin y usuarios; ii) mecanismos de M&E, iii) matriz de marco lgico, iv) tablero de indicadores clave con sus fichas tcnicas, v) formularios y reportes, vi) flujo de informacin, y, vii) sistema de informacin. 4
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I.

OBJETIVOS, ESTRATEGIAS Y NIVELES DE COORDINACION

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I. OBJETIVOS, ESTRATEGIAS Y NIVELES DE COORDINACION 1.1.

Objetivos del Sistema de Gestin de Monitoreo & Evaluacin

Detectar desviaciones (en los indicadores y metas) respecto a lo programado para adoptar acciones correctivas tendientes a eliminar los efectos de dichas desviaciones. Generar informacin permanente acerca del grado de ejecucin de las actividades del proyecto, la forma de utilizacin de los recursos disponibles y el nivel de logro de los resultados y productos esperados. Emitir seales de alerta que permitan tomar correctivos para ajustar la marcha de la ejecucin del proyecto. Mejorar el desempeo del proyecto y velar por que se haga un uso eficiente de los desembolsos del Fondo Mundial Proporcionar una base para la toma de decisiones sobre las modificaciones que sea necesario hacer al proyecto.

1.2.

Diferencias entre Monitoreo y Evaluacin1

El Monitoreo se refiere al seguimiento rutinario de los elementos clave del proyecto (recursos, productos, resultados), mediante el mantenimiento de registros, informes peridicos y sistemas de vigilancia; as como observacin en centros sanitarios y aplicacin de encuestas. La Evaluacin es aquella que se realiza para evidenciar el cambio en los resultados relacionados con la intervencin del proyecto. Es decir, la evaluacin intenta vincular un resultado particular directamente con una intervencin, despus de transcurrido un periodo de tiempo.

1.3.

Estrategias del Monitoreo y Evaluacin

Las estrategias para desarrollar el M&E en el PAMAFRO son: Estrategia 1: Participacin de los beneficiarios en el Monitoreo y Evaluacin, a travs: Recoleccin de informacin que alimenta al SIGEME. El ya existente sistema de informacin en cada uno de los cuatro pases es muy similar al del proyecto. Las muestras de sangre son tomadas en las postas, los casos positivos son reportados de este nivel al siguiente (municipios). A este nivel local, la informacin es enviada a nivel provincial

Adaptado de Gua de Monitoreo y Evaluacin de VIH/sida, Tuberculosis y Malaria, enero 2006; varios autores

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donde se consolida y reporta al Ministerio de Salud. El Pamafro recibe esta informacin de los pases andinos, la consolida y la publica en la Red Andina de Vigilancia Epidemiolgica RAVE. No solo los casos positivos de malaria (especificado por tipo de parsito), son reportados en cada nivel, sino tambin el nmero y los tipos de tratamientos a seguir para cada caso. El proyecto recibir informacin proveniente de la Red de Vigilancia y tomar decisiones respecto a los tratamientos para la malaria, de acuerdo a los perfiles de resistencia encontrados en cada. Participacin en la evaluacin de impacto (encuestas, entrevista, inspecciones visuales) Participacin en el monitoreo de proyectos de control de malaria

Estrategia 2: Participacin de organizaciones para M&E, para lo cual se definen sus roles, as en el caso de: Red Andina para la Vigilancia Epidemiolgica consolidar la informacin de los cuatro pases y permitir hacer un seguimiento a los indicadores de la meta general como la incidencia de la malaria, su mortalidad o municipios con alta prevalencia. Ministerio de Salud (a nivel departamental o provincial) efecta el control de calidad de los diagnsticos y tratamiento, a travs de tcnicos laboratoristas con experiencia en la enfermedad. Universidades, ONGs o entidades de salud pblica, se encargarn de: i) reportar la evaluacin del 10% de las muestras tomadas, para control de calidad, ii) disear los informes de anlisis de la informacin (Sala de situaciones), iii) presentar los informes de avance de las diversas capacitaciones, iv) reportar los avances de los proyectos de investigacin, proyectos de control de malaria.

La retro-alimentacin debe ser proporcionada por estas instituciones, pero es el PAMAFRO quien se encargar de la coordinacin, de modo que se asegure que el control de calidad se llevar en todos los lugares. Estrategia 3: Rendicin de cuentas, el sistema de gestin de Monitoreo y Evaluacin esta disponible en web y a disposicin del pblico, por lo que, se podr acceder a conocer el avance tcnico y financiero del PAMAFRO, y as contribuir a la transparencia y rendicin de cuentas. Adems contar con un espacio de lecciones aprendidas que contribuir a mejorar la gestin de proyectos similares

1.4.

Actores Involucrados en la implementacin del PAMAFRO

Para determinar los usuarios del SIGEME es necesario presentar los involucrados de la implementacin del Pamafro: Mecanismo Coordinador Regional (MCR): est representado por los Ministros de Salud de los pases del rea Andina (Per, Ecuador, Colombia y Venezuela) y miembros de organizaciones de la sociedad civil de los pases; quienes tienen como rol fundamental rendir cuentas de la gestin del Pamafro. Receptor Principal (RP): Es el Organismo Andino de Salud Convenio Hiplito Unanue (ORAS), encargado de administrar los fondos del proyecto y asegurar que se cumplan las metas establecidas en la propuesta. Cuenta con un equipo de gestin responsable de asegurar que el proyecto sea implementado con los mejores estndares de calidad y que logre los resultados e impactos previstos. 7
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Subreceptores (SR): representan a entidades gubernamentales sector salud ( Ministerios de Salud), entidades gubernamentales no sector salud, organizaciones sin fines de lucro nacionales e internaciones, universidades, organizaciones comunitarias, organizaciones privadas, religiosas y otras entidades; para realizar estudios y actividades proyecto. Adems se preve la unin de firmas para responsabilizarse de una o ms actividades. Puntos Focales (PF): son las contrapartes tcnicas de los Sectores gubernamentales Ministerio de Salud, que establecen las pautas tcnicas para la realizacin de las actividades del proyecto. Los PF a travs de sus instancias nacionales especializadas (ejm. Estrategias Sanitarias o Programas Nacionales de Malaria, Direcciones Provinciales, reas de salud, entre otros) proporcionarn al proyecto la informacin necesaria sobre la atencin de pacientes y tratamiento otra referida a los indicadores de resultado y de efecto/impacto que se vaya alcanzando) Coordinaciones Nacionales (CN): El PAMAFRO ha establecido en cada pas de intervencin, una oficina de coordinacin integrada por un coordinador nacional, un tcnico en M&E y un asistente administrativo, que tienen como rol la operativizacin del plan de trabajo aprobado. Poblacin Objetivo (POM): son los beneficiarios de las actividades del PAMAFRO, y que participan de las diversas actividades de control de malaria en sus respectivas comunidades

1.5.

Niveles de Coordinacin y Usuarios del SIGEME

El Sistema de Gestin de Monitoreo y Evaluacin SGEME garantiza la informacin sobre el avance del proyecto de manera fluida y oportuna; para esto se ha identificado los niveles de coordinacin y usuarios, segn se observa en el grfico No. 1
Grfico No. 1

Niveles de Coordinacin y Usuarios del SIGEME

E stru c tu ra P A M A FR O U su a rio s S IG E M E

O R A S -P A M A F R O

F o n d o G lo b a l M e c a n ism o C o o rd in a c i n R e g io n a l 4 M in iste rio s S a lu d

S u b re c e p to re s

C o o rd in a c i n P e r C o o rd in a c i n Ecua d or C o o rd in a c i n V e n e zu e la

P u n to s F o c a le s

R AVE
C o o rd in a c i n C o lo m b ia S IG EM E

C O M U N ID A D

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Como se puede observar en el grfico No. 1 del lado de los ejecutores directos del PAMAFRO, se tiene los siguientes niveles: primer nivel est formado por el equipo de gestin del PAMAFRO en la sede de LIMA segundo nivel por el equipo de las Coordinaciones Nacionales, que estn ubicados en Iquitos, Ecuador, Colombia y Venezuela, y, tercer nivel por los SubReceptores segn actividades que permitan cumplir con los objetivos Los 3 niveles estn en estrecha coordinacin con los usuarios del SGEME, es decir con: el Fondo Mundial, los Ministerios de Salud y entidades de la sociedad civil que conforman el Mecanismo de Coordinacin Regional, los Puntos Focales y el Receptor Principal ORAS, y la comunidad.

1.6.

Estructura Organizativa de la Gerencia de M&E

La estructura de la Gerencia de M&E esta conformada por (Grfico No.2): i) personal tcnico (en la Sede del Proyecto) cuyas actividades son: i) la planificacin del Monitoreo y Evaluacin (definicin de evidencias a recopilar, mtodo e instrumento de recopilacin), ii) seguimiento a cumplimiento de metas, costos, riesgos, cambios y entregables del proyecto, iii) consolidacin de datos provenientes de los pases y su correspondiente control de calidad, iv) anlisis de datos, v) divulgacin y comunicacin a los diferentes usuarios. Gestores de datos (tcnicos de monitoreo en los pases) encargados principalmente de la recoleccin de los datos, sea de aquellos indicadores provenientes de las estadsticas de los Ministerios de Salud, como de los Subreceptores que trabajan en las localidades. Adicionalmente son responsables del monitoreo in situ para verificar los datos. Efectan el primer control de calidad de datos previo al envo a sede del proyecto
Grfico No.2

ii)

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL GERENCIA M&E

Tcnico Monitoreo COLOMBIA MCR ANDINO Tcnico Monitoreo ECUADOR MINISTERIOS DE SALUD

GERENCIA M&E REGIONAL

FONDO MUNDIAL

Tcnico Monitoreo IQUITOS SUBRECEPTORES Tcnico Monitoreo VENEZUELA

Flujo de recopilacin de informacin Flujo de diseminacin, anlisis y divulgacin

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II.

MECANISMOS de MONITOREO & EVALUACION

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II. MECANISMOS DE MONITOREO Y EVALUACION 2.1. Qu Monitorea el Pamafro?

El SIGEME hace el seguimiento a los siguientes aspectos: Indicadores y metas Costos Tiempo Riesgos Cambios Comunicacin/divulgacin

Adems la Gerencia de M&E es responsable del monitoreo y evaluacin de los Subreceptores; para cual se ha dispone de la Metodologa para Monitoreo y Desempeo de Subreceptores.

2.2.

Mecanismos y Categoras de M&E

El PAMAFRO para efectuar el M&E utiliza mecanismos divididos en tres categoras, segn su caracterstica predominante, asegurando el equilibrio entre ellas:

Tabla No. 1

MECANISMOS DE M&E
Anlisis Validacin Visitas de campo Informantes Clave y/o referencias cruzadas Monitoreo externo Encuestas a usuarios Evaluaciones Participacin Salas de situacin/anlisis Reuniones de actores Reuniones puntos focales

Logro de objetivos Plan Operativo Anual (costos, cantidad y tiempo) Riesgos Cambios Comunicacin / Divulgacin (reportes e informes)

Anlisis de instrumentos implica recolectar y analizar informacin y documentacin del PAMAFRO que provea criterios sobre los avances. Validacin, presupone comprobar o verificar si el avance que se informa es real (auditoria de datos) Participacin, implica obtener retroalimentacin de los socios y beneficiarios sobre los avances y acciones propuestas. 11
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2.3.

Instrumentos de Anlisis

Para recopilar y analizar los aspectos (logro de objetivos, costos, tiempo, calidad, riesgos, cambios, y comunicacin) se han elaborado instrumentos que permiten su monitoreo, estos se observa en la siguiente tabla No.2

Tabla No. 2 Aspectos

ASPECTOS E INSTRUMENTOS PARA M&E

Instrumento Descripcin
Contiene el catlogo de indicadores, su medicin, recopilacin de datos, fuente de informacin, anlisis de datos, control de calidad de dato, frecuencia de recopilacin, medio de verificacin contiene los indicadores clave, en formato del Fondo Mundial, en base a los cuales el Pamafro es evaluado semestralmente Hace el seguimiento a las 3Cs: costo-cantidadcronograma esta herramienta incluye: identificacin de riesgos, disparadores, acciones de contingencia Permite tener el control del alcance del proyecto y registro de cambios realizados este instrumento permite verificar el cumplimiento de criterios de calidad de entregables Flujo de informacin y calendarizacin de reportes

Usuario
Oras-Pamafro Ministerio de Salud

Matriz de Rastreo de Indicadores Logro de objetivos Framework Annual (attachment): indicators, Targets, and periods covered Plan Operativo

Fondo Mundial MCR PAMAFRO MCR PAMAFRO Pamafro Reportes al FM PAMAFRO Fondo Mundial MCR

Costos, Tiempos, Cantidad Riesgos Control de cambios Calidad

Plan de gestin Riesgos

Plan de cambios Matriz de control de calidad Plan de divulgacin

Comunicacin

El software del SIGEME permite recolectar la informacin de los avances de cada indicador de manera mensual, trimestral y/o anualmente, en los instrumentos mencionados. Adems se cuenta con los diversos Formularios que se aaden al presente documento. Como anexos se incluyen los instrumentos mencionados. Anexo No.1: Matriz de Rastreo de Indicadores Anexo No.2: Framework Annual (attachment): indicators, Targets, and periods covered Anexo No. 3: Plan operativo Anexo No. 4: Plan Gestin de Riesgos Anexo No. 5: Plan de cambios Anexo No. 6: Matriz Calidad (criterios de calidad) Anexo No. 7: Plan de Divulgacin 12
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2.4.

Instrumentos de Validacin y Auditoria de datos

El objeto de la validacin o auditoria de datos es contrastar la informacin proporcionada por subreceptores y o ejecutores de las diversas actividades contempladas en el Plan operativo. En tal sentido, el equipo tcnico, los tcnicos de monitoreo de cada pas, con apoyo de los Trabajadores Comunitarios de salud y los Trabajadores de Salud de los Ministerios2 respectivos, validarn dicha informacin a travs de los siguientes mecanismos: Visitas de campo Informantes clave Referencias cruzadas Encuesta a beneficiarios / usuarios Evaluaciones

Se utiliza la Tabla No. 3 para realizar identificar el mtodo utilizado para la validacin de la actividad que se quiere constatar. Es importante indicar que en el Plan de Calidad se incluye los items a controlar y validar por actividad.
Tabla No. 3

VALIDACION DATOS
Mecanismo
Comentario para calificacin de Desempeo

Actividades del POA

Visita de campo

Informante

Referencia Cruzada

Encuesta

Evaluacin

Otro

Actividad 1.1.1 Actividad 2.1.3 Actividad n.

2.4.1. Visitas de campo

Las visitas de campo se utilizarn como mecanismo de monitoreo de dos maneras: i) ii) iii) Visitas de campo realizadas por parte de la GT y GM&E para validar los resultados en las localidades y puntos de servicio. (en dichas visitas se solicitan evidencias como: registros de GG y pruebas rpidas, listas participantes, etc) Visitas de campo de los TM para verificar las actividades del TS (en los formularios se incluyen los medios de verificacin a recolectar) Visitas de campo de los TS para verificar el trabajo de los TCS (en los formularios se incluyen los medios de verificacin a recolectar)

En la seccin formularios se detallan aquellos que se utilizan y se anexan los formatos correspondientes. Estos formularios deben ser cargados a la plataforma del SIGEME para socializar visitas.

Los TS y TCS han recibido capacitacin durante la Fase 1 en el monitoreo y vigilancia de actividades de control de malaria

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2.4.2. Informante Clave

Para realizar la verificacin de la ejecucin de una actividad se puede recurrir al personal del Ministerio de Salud o trabajador comunitario, que de constancia del cumplimiento de meta o inversin realizada en la localidad.

2.4.3. Referencia Cruzada

Igual que en el caso anterior; esta previsto utilizar a ms de un informante, que permita triangular la informacin y constancia de cumplimiento de tareas y gastos en las localidades priorizadas

2.4.4. Monitoreo externo

Esta previsto contratar a subreceptores y/o consultores para contribuir al monitoreo in situ, en lo concerniente a: gestin de los proyectos de control de malaria aplicacin de las intervenciones integrales de control de malaria (incluye uso de mosquiteros) desempeo de los trabajadores de salud y microscopistas capacitados elaboracin de reportes epidemiolgicos a nivel de Nute 3 y 4 distribucin de medicamentos antimalricos y disponibilidad de insumos en los puestos de salud en las localidades microscopios puestos en las localidades de fronteras (calibrados y funcionando adecuadamente) mejora de la red de distribucin y almacenamiento uso de resultados de investigaciones

2.4.5. Encuestas a beneficiarios

Se aplicarn encuestas de satisfaccin a los beneficiarios con el objeto de conocer si la intervencin del proyecto ha sido difundida y el grado de aceptacin. Las encuestas a realizar consideradas en la Fase 2 son: Encuesta CAP al 5to. Ao, para medir el cambio de comportamiento Encuesta de satisfaccin de TS y TCS de estrategia educativa y comunicacional de manera bianual Encuesta a hogares para medicin de hogares con al menos un mosquiteros tratado con insecticida y que durmi la noche previa bajo mosquitero

2.4.6. Evaluaciones
Se contemplan efectuar con el apoyo de firmas externa, personal de salud y/o consultores las siguientes evaluaciones: evaluacin de efectividad de intervenciones integrales de control de malaria evaluacin de impacto del proyecto (incluye Sicove) evaluacin de uso adecuado y acceso a mosquiteros, evaluacin de competencias y monitoreo del desempeo a microscopistas 14
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evoluciones de la calidad de prescripcin en los establecimientos de salud

El Plan de divulgacin (Anexo NO. 7) detalla la forma de socializar los resultados de las evaluaciones consideradas.

2.5.

Instrumentos de Participacin de M&E

2.5.1. Salas de situacin

Las salas de situacin se refieren a reuniones de actores que a partir de las estadsticas de malaria, producidas por el Sistema Comunitario de Vigilancia Epidemiolgica SICOVE, y presentadas en forma matricial, son analizados y discutidos. Producto de la reunin es la toma de decisiones que contribuya a la disminucin de malaria y por tanto, al seguimiento del proyecto.

2.5.2. Reuniones de actores

Se han incluido reuniones anuales de avance del proyecto que incluye a los principales actores del PAMAFRO, misma que permite rescatar sugerencias de los participantes para el mejor desarrollo del proyecto; as como informar de los avances.

2.5.3. Reuniones con puntos focales

Se refiere a talleres una vez al ao con los puntos focales para intercambio de experiencias y feedback en mirar al mejoramiento de calidad de las intervenciones de control de malaria.

15
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III.

MATRIZ DE MARCO LOGICO

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III. MATRIZ DE MARCO LGICO

La Matriz de Marco Lgico ser monitoreada segn se define en la Matriz de rastreo de indicadores (Anexo No. 1). El Marco Lgico permite visualizar que todos los indicadores del Pamafro estn vinculados a los diferentes objetivos.

MARCO LOGICO PAMAFRO

indicadores clave o mandatorios

FIN - OBJETIVO DE DESARROLLO

INDICADORES DE IMPACTO
Indice Parasitario Anual (IPA)

MEDIOS DE VERIFICACION
1. Estadsticas oficiales 2. Reporte Epidemiolgico Trimestral Pamafro 1. Estadsticas oficiales 2. Reporte Epidemiolgico Trimestral Pamafro Registro de febriles segn formato propio de los Ministerios de Salud

SUPUESTOS
1. las entidades locales y lideres colaboran en la planificacin de actividades 2. estabilidad de los recursos humanos capacitados 3. compromiso poltico permanente por parte de las autoridades de salud nacional y regional

Disminuir la mortalidad y morbilidad de malaria en las zonas fronterizas de los 4 pases andinos

Mortalidad por Malaria

Nmero de municipios con IPA mayor 10

PROPOSITO - OBJETIVOS INTERMEDIOS

INDICADORES DE EFECTO / RESULTADO

Nmero de localidades participando en actividades de control de malaria Nmero de personas entrenadas en control de malaria Nmero de personas reentrenadas en control de malaria

MEDIOS DE VERIFICACION
Reporte Pamafro Reportes de capacitacin y evaluacin Reportes de capacitacin y evaluacin Encuestas de campaas de informacin, sintona, visualizacin Encuesta de uso

SUPUESTOS

0BJETIVO 1:

Nmero de personas alcanzadas con actividades para cambio de comportamiento Nmero de hogares con al menos un mosquitero impregnado % de poblacin general que durmieron bajo mosquiteros tratados con insecticidas la noche previa a la encuesta (embarazadas y nios) Numero de mosquiteros de larga duracion tratados con insecticidas (MTI) distribuidos en localidades priorizadas Numero de mosquiteros impregnados o reimpregnados con insecticidas Nmero de localidades alcanzadas mediante bsqueda activa de casos

1. lderes comunitarios y poblacin dispuesta a ser capacitada e implementar actividades 2. compromiso poltico permanente 3. socios participando y cumpliendo acuerdos de cooperacin 4. estrategia de institucionalizacin de la estrategia de control de malaria por los pases

Promover y fortalecer la Organizacin Social y Comunitaria, participacin activa para el planeamiento y liderazgo para la lucha contra la malaria

Encuesta de uso

Base de datos de distribucin de mosquiteros

Base de datos de impregnacin y /o reimpregnacin Formulario de implementacin de intervenciones de control por localidad Reportes nacionales Reportes nacionales 1. disponiblidad de medicamentos en el mercado 2. disponibilidad de medicamentos en insumos de malaria 3. los recursos comprometidos de los ministerios estarn disponibles segn cronograma 4. ministerios de salud implementando gestin de calidad del diagnstico

OBJETIVO 2: Incremento del acceso al diagnstico y tratamiento de malaria en la poblacin

Nmero de personas con malaria recibiendo tratamiento % de personas con malaria recibiendo tratamiento malrico segn pautas nacionales Nmero de personas examinadas (mediante gota gruesa/extendido y/o pruebas rpidas) Porcentaje de epidemias intervenidas

Reportes nacionales

OBJETIVO 3: Disear e implementar un sistema de vigilancia epidemiolgica comunitaria

Nmero de localidades con monitoreo comunitario que notifican al sistema de vigilancia epidemiolgico Sistema de deteccin de epidemias diseado y operativo Nmero de proyectos de investigacin implementados y con resultados utilizados en la toma de decisiones

1. Canal endmico 2. Matriz de intervenciones de control 1. los trabajdores comunitarios de salud estn dispuestos y tienen voluntad en apoyar el proyecto 2. los ministerios se apropian de las modificaciones base de datos Pamafro al sistema de vigilancia 3. las autoridades tomen decisiones en base a reportes del SICOVE Reporte de implementacin

OBJETIVO 5: Desarrollar investigaciones esenciales de salud

1. entidades que conocen los lugares donde interviene el proyecto 2. los municipios compartan y tomen decisiones en 2. Reporte de Proyectos finalizados y base a resultados de investigaciones uso de informacin 1. Reportes de seguimiento a Proyectos de investigacin

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ACTIVIDADES

INDICADORES PRODUCTO / PROCESO

MEDIOS DE VERIFICACION
convenio firmado informes de capacitacin y evaluacin a participantes y facilitadores 1. proyectos de control 2. reporte de monitoreo de proyectos de control de malaria 3. reportes epidemiolgicos locales

SUPUESTO
inters en los agentes para apoyar y promover el proyecto los capacitados tienen dificultades de trasladarse y dedicacin de tiempo 1. disponibilidad de TCS en participar en capacitaciones de proyectos 2. Capacidad de reaccin y gestin en los ejecutores frente a las actividades contempladas en el proyecto

Objetivo 1: Promover y fortalecer la Organizacin Social y Comunitaria, participacin activa para el planeamiento y liderazgo para lalucha contra la malaria 1.1. 1.2. Creacin de alianzas con agentes al menos un convenio vigente en cada pas claves, Instituciones colaboradoras y l lid d Capacitacin en el control de porcentaje de TCS activos malaria Implementacion de intervenciones nmero de cuas radiales difundidas en Nute 4 de impacto en el control de Malaria del rea del proyecto

1.3

1.4.

Seguimiento de planes de salud locales

nmero de planes locales implementndose

reportes de monitoreo de planes locales

conocimiento bsico sobre formulacin de planes de salud y/o voluntad de capacitacin

nmero de reuniones binacionales (Nute 2, 3, 4)

actas de reuniones binacionales y planes operativos y/o acciones

Efectividad y cumplimiento de las decisiones adoptadas en los niveles central, subregional y local

Objetivo 2: Incremento del acceso al diagnstico y tratamiento de malaria en la poblacin 2.1 Adquisicin de Insumos de Diagnstico, Tratamiento y Microscopios nmero de pruebas rpidas distribuidas 1. actas entrega 2. plan de distribucin 3. reporte seguimiento uso de pruebas 1. no resistencia a los medicamentos utilizados 2. facilidades de desaduanizacion 3. sistemas de transportacin en las areas del proyecto 4. adecuacin de instrumentos de recopilacin de informacin (pruebas rpidas) 5. medios de comunicacin adecuados para notificacin locales(transporte) 6. reglamentacin de uso sea clara en los pases

nmero de microscopios en mantenimiento nmero de tratamientos comprados y distribuidos 2.2 Gestin de la distribucin, almacenamiento y puntos de diagnstico nmero de puestos fortalecidos (Nute 4)

1. reporte de mantenimiento de microscopios 1. actas entrega 2. plan distribucin 1. actas entrega 2. reporte de fortalecimiento informes de capacitacin y evaluacin a participantes y facilitadores informes de capacitacin y evaluacin a participantes y facilitadores reporte de evaluacin

capacidad local para mantenerlos capacidad local para mantenerlos 1. conocimiento de la red de distribucin de medicamentos y capacidad de formular controles y resolver problemas cooperacin de las personas capacitadas

2.3

Capacitacin y entrenamiento para Nro. de personal de salud capacitado en manejo el diagnstico y tratamiento de pruebas rpidas porcentaje de microscopistas con reforzamiento

estabilidad de microscopistas capacitados en Fase 1 procedimientos y procesos aceptados

2.4

Gestion calidad en el diagnstico y nmero de evaluaciones de prescripcin y tratamiento administracin de tratamiento por rea priorizada nmero de reportes de evaluacin de competencias y desempeo a microscopistas

reporte de evaluacin a microscopistas

procedimientos y procesos aceptados

Objetivo 3: Disear e implementar un sistema de vigilancia epidemiolgica comunitaria 3.1. Produccin de la informacin por zonas homogneas nmero de reportes epidemiolgicos resultado de la implementacin de salas de situacin Capacitacion a TS q esten a cargo de la notifcicacion epidemiologica in situ, manejo de sistema de informacion 1. reportes de salas de situacin 1. disponibilidad de informacin 2. voluntad de aplicacin de modelo de vigilancia comunitario 1. estabilidad del personal capacitado 2. cambio autoridades locales

informes de capacitacin y evaluacin a participantes y facilitadores

3.2

Anlisis de la informacin

Reuniones de anlisis de informacin y toma de decisiones nutes 3 y/o 4 (reuniones)

1. ayudas memorias reuniones

1. cambio de autoridades locales 2. Toma de decisiones a nivel de gobierno central, sobre gestin de prevencin y control de la malaria

Objetivo 4: Implementar redes de comunicaciones de voz y datos 4.1 Adquisicion e instalacin de equipos nmero de nodos instalados (Ecuador) de comunicaciones de voz 1. facturas de compra 2. acta entrega de nodos 1. facilidades de desaduanizacin y valores accesibles 2. adecuaciones fsicas, geogrficas, ambientales adecuadas 3. sistemas de transportacin en las areas del proyecto

4.2

Sostenibilidad del Sistema de comunicaciones

nmero de capacitaciones in situ a operativos y/o mantenimiento nodos

1. plan sostenibilidad aplicado 1. costos de mantenimiento accesible 2. plan de mantenimiento aplicado 2. comunicaciones sin interferencias 3. proveedores mantenimiento locales

Objetivo 5: Desarrollar investigaciones esenciales de salud 5.1 Desarrollo de investigaciones para toma de decisiones nmero de investigaciones operativas implementadas en reas de frontera 1. protocolos aprobados 2. proyectos de investigacin 1. incluyan temas innovadores y necesarios para investigar 2. voluntad de autoridades locales para aceptar cambios en procesos y/o procedimientos

18
.

IV.

TABLERO DE INDICADORES CLAVE FASE 2

19
.

IV. TABLERO DE INDICADORES CLAVE

Como se puede observar en la Matriz de Marco Lgico se han identificado en color verde aquellos indicadores clave que semestralmente se reportan al Fondo Mundial, y sobre los cuales efectan su evaluacin del desempeo del Pamafro. Cada uno de los indicadores clave tiene una ficha tcnica que permite caracterizar al indicador. Las Fichas Tcnicas de cada Indicador Clave se detallan en el Anexo No.8
Impact / outcome Indicator
Impact Impact Impact Impact Impact Impact Impact Impact Impact Impact Impact Impact Outcome Outcome Outcome Outcome

Indicator value
Malaria Incidence annual parasite index (API) in Colombia Malaria Incidence annual parasite index (API) in Ecuador Malaria Incidence annual parasite index (API) in Peru Malaria Incidence annual parasite index (API) in V l Malaria mortality in project areas of project in Colombia Malaria mortality in project areas of project in Ecuador Malaria mortality in project areas of project in Peru Malaria mortality in project areas of project in Venezuela Number of municipalities with API > 10 in Colombia Number of municipalities with API > 10 in Ecuador Number of municipalities with API > 10 in Peru Number of municipalities with API > 10 in Venezuela Percentage of households owning at least one ITN Percentage of the general population that slept under insecticide-treated mosquito bed nets the previos night Percentage of the pregnant women that slept under insecticide-treated mosquito bed nets the previos night Percentage of the children under 5 year old that slept under insecticide-treated mosquito bed nets the previos night

Baseline Year
2001-2002 2001-2002 2001-2002 2001-2002 2001-2002 2001-2002 2001-2002 2001-2002 2001-2002 2001-2002 2001-2002 2001-2002 2006 2007 2007 2007

Targets Source Year 1

13,45 12,32 50,72 5,04 22 0 10 0 33 6 23 9

Year 2
11,77 10,78 44,38 4,41 19 0 8 0 29 6 20 8

Year 3
10,09 9,24 38,04 3,78 16 0 7 0 25 5 17 7

Year 4
9,25 8,47 34,87 3,47 15 0 7 0 23 4 16 6

Year 5
8,40 7,70 31,70 3,15 10 0 4 0 20 4 14 5 53.568 20% 85% 85% 85%

16,81 15,40 63,40 6,30 27 0 12 0 41 8 29 11 23,362 (11%) 0 0 0

National Health Accounts National Health Accounts National Health Accounts National Health Accounts National Health Accounts National Health Accounts National Health Accounts National Health Accounts National Health Accounts National Health Accounts National Health Accounts National Health Accounts KAP survey Pamafro Specific surveys (to be defined) Specific surveys (to be defined) Specific surveys (to be defined)

Objective / Indicator Number

Indicator

Phase 1
latest available results (P8)

Periodical targets for year 3 & 4 P11 P12 P13 P14 P15
1200 100% 4.400 1.000 1.000.000 342.840 300.000 1.633.845

targets (P10)

Number and percentage of localities participating at least in malaria control semestry activities Number of service deliverers trained in malaria control activities Number of service deliverers retrained in malaria control activities Number of people reached with behavioral change communication (BCC) activities Number of long lasting impregnated mosquito nets distributted in prioritized localities Number of nets impregnated or reimpregnated with insecticides Number of people examined (blood smear and/or rapid diagnostics tests) Number of people with malaria receiving treatment Percentage of people with malaria receiving treatment according to national policy Number of localities screened by active case detection Number of localities with community monitoring which notify the information system of the Health Ministries Percentage of epidemics intervened

NA 4.101 NA 350.000 92.840 NA 803.845

NA 4.101 NA 186.403 80.944 NA 653.845

500 4.300 200 550.000 122.840 30.000 993.845

700 4.400 400 600.000 252.840 130.000 1.163.845

900 4.400 600 750.000 297.840 210.000 1.333.845

1.100 4.400 800 850.000 327.840 280.000 1.483.845

2 3 4

5 6

7 8

89.316

80.549

124.231

145.481

166.731

185.481

204.231

9 10 11

NA NA

NA NA

75 100

80 140

85 180

90 180

90 200

550

549

600

600

600

650

650

12

NA

NA

75

82

90

90

95

20
.

V.

FORMULARIOS, REPORTES, CONTROL Y SEGURIDAD DE INFORMACION

21
.

5.1. Formularios
El SIGEME dispone de 2 tipos de Formularios: para registrar los datos y para verificacin de informacin. 5.1.1. Formularios para el Registro de Datos:

Tabla No. 4
No. Formulario FI 01 Formulario Registro de Morbilidad y Mortalidad por malaria

FORMULARIOS DE M&E
Responsable del Usuario registro Registra casos de malaria (incluye Sistema de Ministerios mortalidad) y su IPA, tipo de parsito, informacin de los RAVE segn NUTES 3 4 (segn el caso) Ministerios SGEME Fondo Mundial Registra las actividades de control de Equipo de la Fondo Mundial SIGEME malaria que se realizan en las coordinacin localidades intervenidas nacional de cada Ministerios de salud de los pases pas Ministerios Registra y sistematiza los reportes de Subreceptores SIGEME capacitacin en control de malaria Fondo Mundial Consultores Ministerios SIGEME Fondo Mundial SIGEME Fondo Mundial Descripcin

FP 01

FP 02

Localidades participando en actividades de control de malaria Capacitacin de personas en control de malaria Recapacitacin personas en control

FP 03

de Registra y sistematiza los reportes de Subreceptores capacitacin y seguimiento de las Consultores personas recapacitadas

FP 04

FP 05

Registra todas las personas que son Equipo de la alcanzadas con actividades que coordinacin induzcan cambios de nacional de cada comportamientos pas Subreceptores Consultores Sistema de Gestin de Registra censo, entrega, Equipo de la estrategia de impregnacin, reimpregnacin y coordinacin mosquiteros monitoreo de uso de mosquiteros nacional de cada pas Registro de diagnostico Registra las personas examinadas con Equipo de y tratamiento gota gruesa, Prueba rpida y tratados coordinacin por malaria nacional de pas Ministerios de de los pases Prescripcin adecuada Registra la informacin de los puntos Equipo de centinelas coordinacin nacional de pas Consultores Localidades Notificantes Registra las actividades que notifica la Ministerios de localidad de los pases

Personas alcanzadas con actividades de cambio de comportamiento

SIGEME

FP 06

Fondo Mundial Ministerios de salud de los pases la SIGEME

cada Fondo Mundial salud la SIGEME cada Fondo Mundial Ministerios de salud de los pases salud SIGEME

FP 07

FP 08

FP 09

Fondo Mundial SICOVE Sistema de deteccin Registra la epidemia detectada, Ministerios de salud SIGEME de Epidemias actividades para su control y de los pases resultados de la intervencin Equipo de SICOVE coordinacin nacional de los Fondo Mundial

22
.

FP 10

Implementacin proyectos

pases de Registra las actividades, seguimiento, Subreceptores estado, lugar de desarrollo y personas participando activamente Consultores

SIGEME Fondo Mundial

5.1.2.

Formularios para la Verificacin de Datos

Tabla No. 5
No. Formulario FP 11 Formulario Visita in central situ

FORMULARIOS DE M&E
Descripcin equipo Registra las observaciones y recomendaciones realizadas por el equipo central a las diferentes actividades seleccionadas en la visita Registra la verificacin del cumplimiento de las diversas actividades realizadas por el TS Registra la verificacin del cumplimiento de las diversas actividades realizadas por el TCS Responsable GT TM Usuario GM&E

FP 12

Visita in situ TM a TS

CN

TM

FP 12

Visita in situ TS a TCS

CN

TM

5.2.

Reportes

Para el monitoreo y evaluacin el PAMAFRO ha determinado la utilizacin de los siguientes reportes de diseminacin y anlisis de los datos obtenidos, mismos que cumplen con criterios de aceptacin de calidad, antes de su aprobacin. (ver Anexo No. 7 de Plan de Divulgacin)

23
.

tabla 6
REPORTE
Informe de Resultados de Evaluacin de Impacto y BCC

REPORTES DE M&E
PROPOSITO
Registra los resultados de la evaluacin de impacto y cambios de comportamiento ( realizada por una entidad externa) Es el reporte (formato del Fondo Mundial ) para evaluacin de avance de metas y desembolsos; as como registro de cambios, desviaciones y lecciones aprendidas Registra actividades por objetivocumplimiento acumulado comparado con la planificacin Registra el avance y resultados del proyecto (grficos, tablas, mapas) Registra avances programticos de metas y financieros Registra, procesa y analiza los casos de malaria y produce los diferentes indicadores malario mtricos

RESPONSABLE
GT GM&E GM&E

SUBRECIPIENTE
FONDO MUNDIAL MINISTERIOS MCR FONDO MUNDIAL MCR FONDO MUNDIAL MINISTERIOS MCR MCR MINISTERIOS APCI (Agencia Peruana de Cooperacin Internacional) MINISTERIOS area Andina MERCOSUR CAN OTCA Direccin Proyecto Ministerios de Salud Paises SISTEMA DE VIGILANCIA paises

FRECUENCIA
una vez (5to.ao)

Reporte Programtico y Financiero (FM)

semestral

Informe anual del Receptor Principal

GT GAF GM&E Miembros del Equipo del PAMAFRO GT M&E CN GT GM&E

Anual

Boletin de Resultados Reporte anual de actividades Reporte Trimestral de anlisis de la situacin de malaria

Trimestral Anual semestral

Reporte trimestral de actividades del equipo de la Registra las actividades de gestin de la oficina en cada pas Coordinacin Nacional Reporte de epidemias detectadas e intervenidas en zonas El reporte de las epidemias detectadas en zonas fronterizas ser notificado a los fronterizas del Area Andina equipos de trabajo de ambas fronteras en cada zona homognea.

semestral semestral

Informe de Evaluacin Comunicacional

de Estrategia

Educativa y ser resultado de la aplicacin de encuesta, focos group, otras tecnicas para evalaur los resultados del plan de educacin y comunicacin

GT

MINISTERIOS MCR MINISTERIOS MCR

bianual

Evaluacin de la efectividad de las intervenciones integrales permitir conocer el efecto de las estrategias de intervencin en el control de para el control de malaria malaria en las reas priorizadas Informe de evaluacin de competencias y monitoreo del este informe se orientar a medicin de competencias de los microscopistas desempeo capacitados en la Fase 1 y su posterior desempeo Informes de las evaluaciones de la calidad de prescripcin en resultado del levantamiento de informacin en puestos de diagnstico y los establecimientos de salud de las zonas priorizadas. tratamiento cuyo objetivo es monitorear la calidad de prescripcin

GT

anual

Anual

GT GM&E

MINISTERIOS
Anual

GT
Mapas con estratificacin de riesgos por NUTE 4 o NUTE 3. el sistema de georegerenciacin emitir diversos mapas con las localidades estratificadas Reportes y/o boletines por NUTE 4 o NUTE 3. el SICOVE articulado con los Ministerios fortalecern los reportes a nivel de Nute 4y3

MINISTERIOS
Anual

GM&E GM&E

MINISTERIOS
Anual

Informes finales de las investigaciones. Artculos publicados

son informes con los resultados de las investigaciones

GT
Artculo publicado en revista cientfica y/o presentacin de investigacin en evento cientfico.

GT

MINISTERIOS MINISTERIOS MCR MINISTERIOS MCR

semestral bianual

5.3.

Control de Documentacin

El SIGEME realiza el control de diversos documentos (formularios y reportes) para asegurar la disponibilidad de la informacin para aquellos que la requieren. El proceso de control de los documentos incluye el acceso, la revisin y la disposicin de las versiones obsoletas.

24
.

Aspecto
Acceso

Caractersticas del control de documentos

El SIGEME dispone del mdulo de Biblioteca Virtual donde almacena los documentos, segn estructura que permite la consulta fcil de la informacin La Biblioteca tiene un ndice de referencia de los documentos disponibles para los miembros del proyecto que contienen la ms reciente revisin de los documentos El SIGEME almacena los medios de verificacin que evidencian el cumplimiento de metas; para lo cual existen formatos segn indicador, que facilite el acceso estandarizado a la informacin Los documentos nuevos y las revisiones son realizadas y aprobadas por la Gerencia Tcnica con la suficiente experiencia e informacin en el tema Las revisiones y actualizaciones se realizan con suficiente material de referencia y soporte Todos los documentos obsoletos son desechados Los cambios en los documentos revisados son identificados, si es prctico, en el documento mismo Se efectan revisiones peridicas de cada documento (semestralmente) Los medios de verificacin y/o evidencias del cumplimiento de metas del proyecto se custodian en el proyecto por 5 aos

Revisin, actualizacin y destruccin

5.4.

Actores involucrados y responsabilidades

Tcnico de Monitoreo es responsable de: - La documentacin y/o medios de verificacin que sustentan el cumplimiento de las metas (medio fsico y digital). Y de su levantamiento en la plataforma online con frecuencia mensual. - Verificar que las evidencias sean completas y correctamente presentada en los respectivos formularios - Gestionar la entrega inmediata de la documentacin sustentatoria faltante Asistente administrativa es responsable de: - Ingresar los contratos y productos de los consultores y subreceptores, una vez hayan sido aprobados por la Gerencia Tcnica Coordinador de Monitoreo es responsables de: - Monitorear que el archivo de medios de verificacin de los pases se lleve correctamente y sea cargado en el software. - Revisar los archivos documentarios a fin de detectar que no falten documentos sustentatorios. - Custodiar los Informes y Reportes que se emiten hacia los diferentes entidades (Fondo Mundial, Ministerios, MCR, otros), tanto en fsico como en digital. Encargado de levantar dichos documentos en la plataforma online de manera trimestral. 25
.

Gerente de M&E es responsable de: Supervisar que el archivo documentario se lleve correctamente Controlar la calidad de documentos tcnicos, reportes anuales, otros, previo a levantar en la plataforma online Ordenar el desecho del archivo documentario una vez cumplido el periodo exigido por la Secretara Ejecutiva

5.5.

Seguridad de informacin

El rea de sistemas del ORAS-Conhu tiene como norma el procedimiento de backups de informacin (SIS-5.1), cuyo objetivo es asegurar la integridad de la informacin ante cualquier evento donde la informacin de la GM&E este comprometida, de tal forma que se pueda restaurar los datos afectados en un perodo corto de tiempo. El rea de Sistemas presentar informes mensuales de los Backups realizados, dentro los 5 das del mes siguiente al Gerente de Administracin y Finanzas, con copia a la GM&E.

26
.

VI.

FLUJO DE INFORMACION

27
.

6.1.

Flujo de informacin segn jerarqua de indicadores

Grfico No. 3

Flujo de Informacin

Flujo de Informacin en funcin de la Jerarquia indicadores

Impacto
IPA (50%), mortalidad (70%), municipios (50%)

Ministerio Salud

Resultado

Participacin comunitaria Diagnstico y Tratamiento Red deComunicacin Investigaciones

SICOVE SubRecep (Minist.Salud

Universidad, ONG)

Producto

Actividad
14

El flujo de informacin para el SGEME se realizar en dos niveles diferentes: En primer lugar, el M&E har seguimiento a los indicadores de impacto, en cuanto a la reduccin de la morbilidad en malaria (IPA), la reduccin de la mortalidad; y del nmero de municipios con IPA > 10. Para monitorear este objetivo, se utilizar informacin existente en el rea de estudio de los cuatro pases, la cual ser facilitada por los Ministerios y las municipalidades. La informacin ya existente en el rea, as como la del SICOVE que ser implementada por el proyecto, proveer de la informacin necesaria para monitorear los avances en la reduccin de la malaria. El segundo nivel de M&E esta relacionado con los indicadores de resultado, producto y actividad (tarea e insumo del proyecto), establecidos para alcanzar los objetivos del proyecto (participacin social y comunitaria, mejoras en los procesos de diagnstico y tratamiento, desarrollo del SICOVE, monitoreo del proyecto piloto de la red de comunicacin y los procesos de investigacin). El flujo de informacin entre los distintos actores se puede apreciar en el siguiente flujograma:

28
.

Flujograma No. 1

FLUJO DE INFORMACIN PARA MONITOREO Y EVALUACION

Localidades Ministerio de Salud
Nute 2 Regresa a Nute 2 si hay errores
1. Reporte o Sbana Epidemiolgico Mensual Consolidacin y control de calidad mensual

JERARQUIA INDICADORES

Subreceptores

Tcnico Monitoreo

Coordinador Monitoreo

Gerente Monitoreo

Fondo Mundial

MCR

1. Registro de Febriles

IMPACTO
Registro TS o TCS

1. Consolidacin Mensual y trimestral 2. Control calidad 2 Elaboracion Reporte

Revisin y Divulgacin trimestral

Regreso a TM si hay errores

1. Reporte Epidemiolgico Anual 2. Reporte Anual

Reporte Epidemiolgico Semestral

EFECTO

Encuesta de hogares (mosquiteros)

TS aplican encuestas

Generacin de bases de datos 1. Consolidacin 2. Anlisis Revisin con GT Identificacin de desviaciones 1. Reporte Programtico registro anual 1. Reporte Programtico registro anual

Regresa a SR si hay errores ejecucin de actividades en localidades

Completa Formularios segn indicador Mensual Recepcin, Anlisis de Formularios Mensual y Validacin del dato

1. Consolidacin de Informacin 2. Control calidad medios de verificacin 3. Elaboracin Reporte Trimestral

Regreso a TM si hay errores

1. Control calidad Reporte FM 2. Evaluacin desempeo SR 3. Elaboracin Reporte Resultados

Reporte Resultados Trimestral

RESULTADO

TO realiza programacin de intervenciones locales con TS

Llamadas telefnicas a SR, al informante y/o visitas de observacin SR realiza actividades en localidades Seguimiento al Tablero de Indicadores Semanal
1. Consolidacin Semanal de indicadores 2. Divulgacin a DP

Reporte Programtico Trimestral

TS registra actividades

el TS remite formulario luego de cada intervencin en la localidad Regresa a SR si hay errores ejecucin de actividades en localidades
Completa Formularios segn indicador Recepcin, Anlisis de Formularios Mensual y Validacin del dato

1. Consolidacin de Informacin 2. Control calidad medios de verificacin 3. Elaboracin Reporte Trimestral

Regreso a TM si hay errores

1. Control calidad Reporte FM 2. Evaluacin desempeo SR 3. Elaboracin Reporte Resultados

Reporte Resultados Trimestral

PROCESO
SR realiza actividades en localidades

Llamadas telefnicas a SR, al informante y/o visitas de observacin Seguimiento al Tablero de Indicadores Semanal
1. Consolidacin Semanal de indicadores 2. Divulgacin a DP

Reporte Programtico Trimestral

TS registra actividades

el TS remite formulario luego de cada intervencin en la localidad

El rol del tcnico de M&E en cada pas es fundamental para garantizar la calidad del monitoreo en trminos de reportes oportunos y confiables, y cumplimiento de criterios de aceptacin.

29
.

6.2.

Uso de informacin

El conocimiento obtenido del monitoreo y evaluacin es el ncleo del proceso de aprendizaje del PAMAFRO. El monitoreo y la evaluacin proporciona informacin que, una vez aceptados y aprobados, se convierten en conocimientos que promueven el aprendizaje. La informacin ser difundida a fin de convertirse en conocimiento aplicado3. Para asegurar que el aprendizaje sea pertinente, los resultados funcionarn en tiempo real, lo que permite, que las conclusiones se puedan controlar con los pases en un plazo de das o semanas, dando una oportunidad excelente de eliminar interpretaciones equivocadas, fomentar el sentido de propiedad de las unidades de los pases y hacer llegar los resultados a los involucrados cuando les sea ms til. El monitoreo y la evaluacin contribuyen al acervo general del PAMAFRO, sobre qu funciona, qu no funciona y por qu; por tanto, una vez se cuente con sus resultados se debe:

Registrar las experiencias adquiridas Tener una mentalidad abierta Entregar informacin en tiempo real Recomendar cambios al diseo del PAMAFRO Aplicar lo que se ha aprendido Supervisar como se aplica los nuevos conocimiento

En el siguiente cuadro se resume algunas acciones que son producto de lo detectado en el monitoreo.

PNUD, Manual de seguimiento y evaluacin de resultados

Acciones producto del monitoreo de proyectos

Resultados del Monitoreo 1. No hay ninguna desv iacin notable respecto a la programacin inicial 1. Ninguna accin Acciones

2. Desviaciones de calendarios para el suministro de insumos y/o generacin de resultados debido a dificultades con la ejecucin 2. La GME, GT debe determinar los efectos de los retrasos y sus causas probables; v erificar si hay que hacer cambios en la ejecucin y qu tipos de cambios recomendar

3. El GME debe solicitar a las unidades ejecutoras en cada pas que determine la gravedad de los problemas y analice las causas probables; proponer 3. Evidencia de problemas emergentes de la administracin (gestin del proyecto) soluciones que se basen en una estrategia de interv enciones de gestin progresivas de manera que se consideren niv eles jerrquicos de interv encin ms bajos antes de apelar a los ms altos; finalmente planifique los ajustes y modificaciones necesarios. El GME debe considerar la conveniencia de efectuar una ev aluacin intermedia

4. Desviaciones considerables respecto de los calendarios para el suministro de insumos y/o la generacin de resultados debido a un diseo inadecuado del proyecto (fase de diseo).

4. El DP debe solicitar a la unidad ejecutora rev isar el POA y analizar las posibilidades de que todava se pueda alcanzar el propsito del proyecto. El DP debe tambin considerar la necesidad de ejecutar una evaluacin intermedia de ejecucin.

5. El DP debe solicitar a la unidad ejecutora de cada 5. Costos que sobrepasan significativamente los estimados en el diseo del proyecto El DP puede recomendar acciones tales como: auditoras, cambios considerables del diseo y/o gestin del proyecto, evaluacin intermedias pas establecer las causas y efectos del incremento de costos, determinar medidas de accin inmediatas.

6. Bajo desempeo de activ idades y resultados, pero sin causas claras.

6. El DP debe recomendar hacer una evaluacin intermedia de la de ejecucin.

31
.

VII.

SISTEMA INFORMATICO

7.1.

Caractersticas del sistema informtico

La solucin tcnica se basa en: El desarrollo del sistema en plataforma Web. Los usuarios interactan con el sistema desde sus pcs a travs del navegador de Internet. El sistema posee el mecanismo de flujo de procesos (workflow). Los expedientes (Planes Operativos Anuales y Reportes de Actividades) se transfieren electrnicamente entre usuarios mediante el uso de las opciones del sistema.. Todos los procesos computacionales operan desde el Computador Servidor ubicado en la Sede Central del PAMAFRO. El acceso directo al servidor est completamente restringido, y nicamente est disponible para las labores propias de mantenimiento computacional, a fin de garantizar la seguridad de la informacin.

Los mdulos principales del Sistema son: 1. 2. 3. 4. Administracin del sistema Plan Operativo Anual Reportes trimestrales (subreceptores) Supervisin de procesos y generacin de cuadros agregados de informacin sobre el avance financiero y fsico de las actividades.

El sistema se focaliza en dos productos principales: El procesamiento de expedientes de las Oficinas de Coordinacin: Planes Operativos Anuales (POA) y Reportes Mensuales de Actividades La generacin automtica de cuadros comparativos programacin vs ejecucin de actividades

La Gerencia de M&E cuenta con los Manuales para el Administrador, Usuario y Supervisor

7.2.

Flujo del proceso

El procesamiento de expedientes est descrito en el siguiente flujo de procesos: Las comunicaciones para el procesamiento de los expedientes se efectan a travs de mensajes internos del sistema. La persona que recibe un mensaje del mensaje, ingresa automticamente el expediente correspondiente al abrir el mensaje.

33
.

7.3.

Navegacin rpida a funciones del Supervisor

Ingreso al Sistema Para ingresar al sistema, abra el Navegador de Internet e invoque a la direccin

http://intranet.conhu.org.pe/sigeme:

Ingrese su cdigo de usuario y su contrasea, luego haga un click sobre el botn SIGEME. Men Inicial del Sistema: Inmediatamente aparecer la siguiente pantalla. En la columna izquierda, encuentra la relacin de funciones, mientras que en la columna derecha, encontrar la lista de comunicaciones enviadas por los usuarios del sistema. Estas comunicaciones pueden ser avisos de envo de POAs, reportes de actividades, o documentos de correspondencia.

34
.

Al hacer un click sobre la opcin Supervisin, se despliegan en la pantalla las funciones correspondientes. Revisin de Planes Operativos Anuales Esta opcin permite consultar los POAs registrados por todos las Oficinas de Coordinacin. Ofrece acceso directo al ltimo POA aprobado (vigente) y a la reprogramacin que est en proceso de revisin.

Al ingresar a un POA especfico de una Oficina de Coordinacin, se puede tener acceso a todas las revisiones anteriores. Revisin de Reportes de actividades Esta opcin permite consultar los reportes de actividades registrados por todos las Oficinas de Coordinacin.

En esta lista aparecer la relacin de Oficinas de Coordinacin que tienen sus planes operativos anuales aprobados. Al ingresar a un reporte especfico de una Oficina de Coordinacin, se puede tener acceso a todos los reportes anteriores.

35
.

Informacin Financiera Mensual:

El sistema presenta la informacin mensual de la ejecucin presupuestaria para todas las subactividades del PAMAFRO, consolidando la informacin financiera de todas las Oficinas de Coordinacin. Al Seleccionar una subactividad, se puede consultar la informacin desagregada por Oficina de Coordinacin. Ejemplo:

El sistema proporciona la opcin de generar cuadros de valores acumulados a un mes determinado, mostrando indicadores:

Resumen Financiero por Oficina de Coordinacin: El sistema presenta un cuadro consolidado de la ejecucin financiera para todas las Oficinas de Coordinacin.

36
.

Informacin de Metas: El sistema presenta un cuadro comparativo mensual de la ejecucin vs programacin de cada una de las metas en forma agregada por cada subactividad.

Seguimiento de Indicadores El sistema proporciona el despliegue de un cuadro resumen de las subactividades que tienen relacin directa con los Indicadores similar con las mismas opciones del Seguimiento de Subactividades.

37
.

VIII.

ANEXOS

Anexo No. 1: Anexo No. 2: Anexo No. 3: Anexo No. 4: Anexo No. 5: Anexo No. 6: Anexo No. 7: Anexo No. 8:

Matriz de Rastreo de Indicadores Attachment Fase 2 POA Fase 2 Plan de Gestin de Riesgos Plan de Cambios Matriz de Calidad Plan de divulgacin Fichas Tcnicas de Indicadores Clave

38
.

IX.

FORMULARIOS

39
.

X.

BIBLIOGRAFIA

Gua de Monitoreo y Evaluacin, VIH/SIDA, Tuberculosis, Malaria, varios: Fondo Global, OPS, UNICEF, USAID, otros OPS-USAID, Indicadores operacionales y epidemiolgicos para la evaluacin de las acciones de control vectorial en malaria, borrador. Mancero Tamara, OPS, Indicadores para Malaria, Costa Rica, 2005 Roll Back Malaria, Framework for monitoring progress & evaluating outcomes and impact, Geneve, 2000 Kaplan R.S. y Norton D.P.: Cuadro de Mando Integral .Barcelona, Ediciones 2000, S.A. El Banco Interamericano de Desarrollo, Instituto Latinoamericano de Planificacin Econmica y Social; Material docente sobre gestin y control de proyectos-Programa de capacitacin, CEPAL, Serie Manuales. Organizacin Panamericana de la Salud, Organizacin Mundial de la Salud; Manual de Monitoreo de la ejecucin de proyectos, Washington, 1999. Samn Angel Hctor, Control de gestin y evaluacin de resultados en la gerencia pblica (Metaevaluacin-Mesoevaluacin), Serie Manuales, Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificacin Econmica y Social-ILPES, CEPAL, ECLAC, Chile, 1999. Cohen E.; Franco R., Evaluacin de Proyectos Sociales, Siglo Veintiuno Editores, 5 Edicin, Mxico, 2000. Tobar Katherine, Diseo de Proyectos de Desarrollo, publicacin FLACSO, Quito, 2002 Tobar Katherine, Gestin de Proyectos de Desarrollo, publicacin FLACSO, Quito, 2003 PMI; Gua para Direccin de Proyectos, Madrid, 2004 BID, Material del curso de Gestin de Proyectos, www.eclac.cl Bodadilla Percy, Aguila Luis, Morgan Mara; Diseo y Evaluacin de Proyectos de Desarrollo, Proyecto de apoyo a ONGs, Per 1998 Drudis Antonio, Gestin de Proyectos, Ed.Gestin 2000 S.A., Barcelona 1992 Weiss Joseph, Direccin de Proyectos: las 5 fases de su desarrollo, Ed.Addison-Wesley Iberoamericana, EU, 1994.

40
.

XI.

GLOSARIO

Actividad, acciones necesarias en un proyecto para transformar determinados recursos en productos a partir de un conjunto de insumos y recursos, en un periodo determinado. Acciones que consumen recursos y tiempo; se les puede identificar un responsable y un producto medible resultante. Eficacia, es el grado con el que una accin alcanza los resultados esperados. Eficiencia se refiere al uso ptimo de los recursos asignados en programas, subprogramas y proyectos. Evaluacin, consiste en una valoracin exhaustiva y sistemtica de una intervencin del estado y sus efectos (positivos o negativos, esperados o no) para determinar su eficiencia, efectos e impacto. Indicadores de Impacto son medidas de desempeo para el objetivo de desarrollo al cual apunta el proyecto a mediano o largo plazo. Indicadores de propsito o de efecto definen la transformacin verificada en el comportamiento de los beneficiarios o el cambio en la manera en que funcionan las instituciones que pueden atribuirse al proyecto. Efecto es todo comportamiento o acontecimiento del que puede razonablemente decirse que ha sido influido por algn aspecto del proyecto (Bond, 1995)4. Indicadores de resultados o de eficiencia, son descripciones breves, pero claras de cada uno de los resultados que tienen lugar durante la ejecucin del proyecto, ya que corresponde a la entidad ejecutora producir los resultados esperados. Indicadores de las actividades o de proceso, que son los indicadores del cumplimiento de las actividades programadas por el proyecto, con la pertinencia y calidad esperada. En el marco lgico, sobre todo para efectos de control de la ejecucin del proyecto, se acostumbra utilizar como indicador de las actividades el presupuesto requerido para ejecutar cada una de stas Indicador, es la representacin cuantitativa que sirve para medir el cambio de una variable con respecto a otra. Un buen indicador debe ser claro, til para tomar decisiones y actualizable cada vez que se necesite. Proporciona la capacidad de medir el logro de los objetivos propuestos en torno a lo que se hizo, lo que se est haciendo o lo que se deber hacer en el futuro. Meta, expresin cuantitativa y cualitativa de los logros que se pretenden obtener con la ejecucin de una accin en el proyecto. Objetivo, finalidad hacia la que se orientan las actividades o acciones de un plan, programa o proyecto. Seguimiento, es la recoleccin y anlisis continua de informacin til para tomar decisiones durante la implementacin de una poltica, programa o proyecto, con base en una comparacin entre los resultados esperados y el estado de avance de los mismos5.

4 Citado por Ernesto Cohen; Rolando Franco; Evaluacin de proyectos sociales, Siglo veintiuno editores, 5. Edicin, 2000, p 92. 5 The World Bank IBRD, Designing and Building a Results-Based Monitoring and Evaluation System, 2000)

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HOJA DATOS DOCUMENTO

Informacin del Documento: Nombre del Proyecto: Secretario Ejecutivo: Fase: Preparado por: Colaboracin de: Revisado por: PAMAFRO Dr. Oscar Feo Fase 2 Katherine Tobar, GM&E Daniel Vargas, CM&E MCR Andino Fecha de Revisin: 11- 12 feb/08 Versin del Documento No: Fecha de la Versin: Fecha de Preparacin: 01 31/ene/08 30/ene/08

Lista de Distribucin: De Secretario Ejecutivo a MCR Para Mecanismo Coordinacin Regional Accin* aprobacin Fecha 4 feb 08 Telfono/Fax/email Email

Fecha de Telfono/Fax/email vencimiento 12 feb 08 Email

* Tipos de accin: Aprobacin, Revisar, Informe, Archivo, Accin Requerida, Asistir a reunin, Otro (por favor especificar)

Historial de la Versin Ver. No. 01 Ver. Fecha Revisado por: Nombre del Archivo Sistema Gestin (SIGEME) M&E Fase 2

31 ene 08 MCR

Nota de Propiedad La informacin y datos contenidos en todas las pginas de este documento Sistema de Gestin de Monitoreo y Evaluacin elaborado por el equipo de M&E del proyecto constituye informacin confidencial y privilegiada de PAMAFRO.

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