Ing.

Csar Roque Siles

Captulo 2
Entre muchas posibilidades de trabajo, MS Project nos
permite:
Planificar y programar tareas as como asignar recursos a
dichas tareas de manera adecuada y sencilla.
Realizar un control, organizacin y seguimiento, as como
coordinar toda la informacin que conlleva los requisitos
del proyecto, la duracin y los recursos asignados a las
diferentes tareas.
Visualizar el Plan de Proyecto en formatos estndar y con
un diseo de diagramas muy apropiados y fciles de
interpretar.
Establecer escenarios dentro del proyecto para crear
anlisis de hiptesis. Planteamientos del tipo "Que pasara
si..."
Intercambiar informacin de proyecto con todos sus
participantes a travs de una red local, Internet o de una
Intranet.
Abrir Project En el men Inicio buscar el submen
Microsoft Office y dentro de este ubicar el
submen Microsoft Project 2007
Creacin de la carpeta de trabajo
Abrir el explorador de Windows
Seleccionar la carpeta mis documentos
En el men archivo seleccionar Nuevo y luego Carpeta
Digite el nombre Curso MSProject
Puede suceder que al abrir Project nos solicite
una cuenta de Project Server, si esto sucede,
seleccione la cuenta Mi PC y luego haga click en
trabajar sin conexin
Tablas
I
n
d
i
c
a
d
o
r

P
a
n
e
l

A
c
t
i
v
o
Entradas
Grficos
Escala temporal
A
s
i
s
t
e
n
t
e
s
Campos
Barras herramientas
men
Elemento Funcin
Barras de herramientas y
mens
Proveen acceso rpido a las funciones
Asistentes Contiene las funciones ms comunes. Sirve para guiarse a la hora de efectuar
alguna tarea.
A la entrada aparece la de nuevo proyecto de forma predeterminada
Entradas Permite editar e incluir los datos de forma manual. Se activa cada vez que
cambiamos el valor de un campo
Indicador de panel activo Indica el nombre de los paneles o vista que se tiene activo en el proyecto
actual.
Tablas Despliegan la informacin especfica de las tareas o recursos. Se puede
incluir en ellas los distintos campos que contiene una tarea o un recurso y
mostrarlos de forma horizontal.
Campos En la lnea oscura se muestran los encabezados de la tabla, en estos se detalla
el nombre del campo que se est viendo.
Pueden modificarse para ajustar la presentacin del proyecto.
Grficos En esta rea se pueden desplegar los diagramas de Gantt o la informacin
grfica de la asignacin de recursos.
Escala de tiempo Marca el tiempo en que las tareas se ejecutan. Esta puede ser ajustada para
mostrar los periodos de tiempo que mejor se ajusten al proyecto.
Vistas: Las vistas son la forma en que Project presenta la
informacin al usuario
Tareas:
Calendario: Vista semana a semana y da a da de las tareas del proyecto.
Diagrama Gantt: Informacin de la tarea y ubicacin grfica en el
tiempo.
Diagrama Red: Informacin de las tareas organizada grficamente
segn las relaciones.
Uso de tareas: Para ver cuales recursos son utilizados por cada una de
las tareas
Recursos:
Uso de recursos: Muestra los recursos y las tareas que los han solicitado
Grfico de recursos: Visualizar el comportamiento de los recursos en el
tiempo
Hoja de recursos: Informacin resumen de cada recurso del
proyecto
Para mostrar una
vista, seleccione
del men Ver la
vista que desea
mostrar de las
predefinidas.
Tablas: Son una forma de organizar y predefinir la
presentacin de los datos que se quieran modificar.
Algunos ejemplos son:
Tareas:
Tabla de entrada: Inclusin de la informacin inicial
de los proyectos
Tabla de costo: Muestra la informacin detallada de
los costos por actividad
Tabla de resumen: Muestra los tiempos y los costos
por actividad.
Recursos
Entrada: Inclusin de la informacin base de los
recursos
Costo: Muestra un resumen del costo programado y
del seguimiento de cada recurso.
Trabajo: Muestra un resumen de la cantidad de
esfuerzo asignado a cada recurso en el proyecto.
El uso de tablas es
bastante til pues el
usuario controla las
columnas del proyecto
que va a modificar.
Para mostrar una tabla,
seleccione la vista
correspondiente y luego
seleccione el men
VERTabla y marque la
que desea.
Panel de asistentes: Muestra las tareas ms comunes para
guiarse en la elaboracin de un proyecto.
Cada paso del asistente le mostrar una ventana diferente en
la parte izquierda de la pantalla.
Estableciendo los valores iniciales
Qu
hacer?
Cmo hacerlo?
Mostrar el
asistente
En la barra de herramientas de
guas seleccione en la seccin de
tareas el asistente de nuevo
proyecto
Defina la
fecha de
inicio del
proyecto
En el asistente mostrado a la
izquierda seleccione del calendario la
fecha estimada de inicio.
Tambin puede digitarla
directamente en el formato
reconocido por el sistema
Salvar y
continuar
En la parte inferior derecha haga
click en el botn de guardar y
continuar la panel 2.
Si se est utilizando la versin
estndar haga click sobre el link
Listo (Done en ingls)
No usar
colaboraci
n WEB
En el segundo panel, escoger la
opcin de NO.
Esta colaboracin se refiere al uso
de proyectos en bases de datos a
travs de Project Server.
Qu
hacer?
Cmo hacerlo?
Guardar e
ir a paso 3
En la parte inferior seleccionar el link
para continuar y guardar.
El
proyecto
est listo
para
guardarlo
Seleccione el botn de guardar en la
barra de herramientas
En el cuadro de dilogo seleccione la
carpeta creada en Mis Documentos
Curso MSProject
Digite el nombre de su proyecto
Haga click en guardar
Definir
propiedad
es
adicionale
s
En el men Archivo Seleccione
Propiedades
All le aparecer una ventana en la
que puede digitar la informacin
adicional de su proyecto:
Paso 2
Paso 3
Con el asistente
Qu hacer? Como hacerlo
Crear el nuevo
proyecto
En el men Archivo Seleccione Nuevo
MS Project crear un nuevo documento con
las opciones predeterminadas.
Asignar fecha de
inicio.
En el men Proyecto Seleccione
"Informacin del Proyecto
En la ventana, seleccione en el campo de
Inicio del proyecto la fecha de comienzo
y haga click en Aceptar.
Guardar el proyecto Seleccione el botn de guardar en la barra
de herramientas
En el cuadro de dilogo seleccione la
carpeta creada en Mis Documentos
Curso MSProject
Digite el nombre de su proyecto
Haga click en guardar
Modificar
informacin
adicional
En el men Archivo Seleccione
Propiedades
All le aparecer una ventana en la que
puede digitar la informacin adicional de su
proyecto:
En MS Project, un calendario
es la base de la medicin
exacta de los tiempos.
Estndar: Este es el calendario que de
forma predeterminada se utiliza para
los clculos. Define una jornada
tradicional de 8:00 a.m a 5:00 p.m.
24-Horas: Este calendario asume que
en el proyecto se trabaja sin detenerse
Jornada nocturna (night shift):
este calendario est predefinido para
jornadas que van desde las 11:00 p.m.
hasta las 8:00 a.m.
Calendario del proyecto: Este calendario
definir el clculo de los tiempos de las
actividades nuevas creadas en el proyecto.
Calendario de recursos: Cada recurso de
trabajo (personal, maquinaria, equipos) en
Project puede tener una jornada de trabajo
distinta a los otros recursos o distinta al
proyecto.
Calendario de tareas: Si en un proyecto
existen trabajos especiales que requieren
laborarse en jornadas distintas al resto del
proyecto, se puede asignar un calendario
especial a esa actividad.
Qu hacer? Como hacerlo
Ingresar a la ventana de
edicin de calendario
En el men Herramientas
seleccione Cambiar calendario
laboral
En esta ventana tendr la vista
mes a mes de los das laborados y
no laborados segn la leyenda
mostrada a la izquierda y los
horarios mostrados a la derecha.
Para pasar de un mes a otro se
utiliza la barra vertical que
aparece a la derecha del
calendario
Seleccionar el
calendario a editar
En la caja de seleccin marcada
como Para Calendario:
despliegue la lista de calendarios
y escoja el que desea modificar.
Note que el calendario activo
para el proyecto aparece indicado.
Qu hacer? Como hacerlo
Definir la semana laboral Marcar la cejilla de Semana laboral y
luego hacer click en detalles
Dentro de la semana de detalles procede de
esta forma:
Seleccione uno o varios das a la vez de
la lista (para varios presione SHIFT
mientras hace click)
Para esos das indique el horario de
trabajo segn sea:
o Jornada predeterminada: Utiliza la
que se defina para el proyecto.
o No laboral: Ese da no se trabaja.
o Turnos especiales: En este se indica
varios turnos de trabajo. En cada fila
de la caja mostrada en la parte
inferior, se digitan las horas de
entrada y salida de cada turno.
Se hace click en Aceptar
Qu hacer? Como hacerlo
Definir las excepciones Una excepcin es aquellos das particulares que
se presentan con cierta regularidad y que
funcionan distinto a la semana laboral, a saber,
vacaciones, das feriados o salidas regulares en
horarios distintos.
Para crear una excepcin, vaya a la cejilla de
excepciones
Marque en la vista del calendario el primer
da que se presentar la excepcin. P.e. 1
enero
En la tabla, en una fila vaca, digite un
nombre para esa excepcin.
Digite en el campo de fin la fecha en que
la excepcin dejar de tener lugar.
Cuando est creada haga click en Detalles.
Qu hacer? Como hacerlo
Definir las excepciones Marque si es da laboral o si tiene turnos de trabajo distintos.
Indique los turnos de trabajo si corresponde
Indique la periodicidad de la repeticin:
o Diario: Indique la cantidad de das que dura antes de
volverse a repetir.
o Semanal: Indique cada cuantas semanas se repite la
excepcin y cuales das.
o Mensual:
Si es un da especfico de cada mes, seleccione la
primera opcin.
Si es algn da especfico de la semana en el mes,
seleccione la segunda opcin.
Para ambas opciones indique cada cuantos meses
se repite la repeticin.
o Anual:
Si es un da especfico, indique la primera opcin
y digite el da y el mes que se repite.
Si es un da especfico de la semana en un mes
especfico, marque la segunda opcin y seleccione
el nmero de da, el da de la semana y el mes en
que se presenta.
Cuando MSProject realiza los clculos,
cambia todas las duraciones internamente a
horas.
Esto lo hace a travs de
Seleccionar del men
HerramientasOpciones
Marcar la cejilla de Calendario
Indicar en la pantalla la hora predeterminada de
entrada y la de salida en el formato reconocido por
el sistema.
En el campo de Jornada Laboral indique la
Cantidad de Horas efectivas por da.
En el campo Semana Laboral indique la cantidad
de Horas efectivas por Semana.
En el campo Das por mes indique la cantidad de
Das Laborables por Mes.
Qu hacer? Cmo hacerlo
Abrir las opciones del
proyecto
En el men ProyectoSeleccionar Informacin del
Proyecto
Marcar el calendario En la caja desplegable de Calendario, seleccione el que desea
utilizar para el proyecto.
Luego presione Aceptar.
Para crear un calendario nuevo, en la ventana del editor de
calendarios haga click en el botn Crear calendario.
Luego seleccione el calendario que utilizar como origen y haga
click en aceptar.
Ahora seleccione el calendario creado y comience a hacer los
cambios.
Qu hacer? Cmo hacerlo
Abrir el asistente que corresponde En la barra de herramientas de asistentes marque
Tareasdefinir periodo laborales generales
Seleccione el calendario del proyecto En el cuadro desplegable, seleccione el calendario que
va a utilizar como Calendario de Proyecto
Marque el Link Guardar e ir a paso 2
Seleccionar los das laborales Marque cada una de las casillas de los das que se
laborarn en el calendario seleccionado para el
proyecto.
Modificar las horas predeterminadas A la derecha de la pantalla aparecer un calendario de
una semana laboral con las jornadas laborales
marcadas.
Si se desea cambiarlo, hay que hacer click sobre la
opcin de Ajustar las horas laborales
En el asistente aparecern las casillas para modificar las
horas por da.
Seleccione cada da de la semana e indique en las
casillas inferiores las horas de inicio y fin de cada
turno.
Si requiere campos adicionales, active el Link de
Especificar turnos adicionales
Marque el Link Guardar e ir a paso 3
Qu hacer? Cmo hacerlo
Cambiar otros das
laborales
El asistente presenta en este paso una opcin para modificar el calendario
laboral, la cual nos llevar a la pantalla vista en los puntos anteriores.
Definir la jornada
laboral.
Luego de definir los das laborales, el asistente solicita las equivalencias vistas
en la seccin anterior.
Horas por da hbil
Horas por semana hbil
Das hbiles por mes
Crear calendarios
adicionales
Si se desea, el asistente le permitir crear calendarios adicionales mediante un
sub-asistente.
Para activarlo marque el Link de crear nuevo calendario
Seleccione la opcin Crear un calendario nuevo y siga al paso 2
Cree el calendario Digite un nombre para el calendario
Establezca el calendario fuente
Seleccione las horas laborales tal como se indic previamente.
Cambie de ser necesario los das feriados con la ventana de edicin de
calendarios
El asistente le solicitar si desea crear nuevos calendarios.
Aplicar los
conocimientos
adquiridos en los
pasos anteriores
Se tiene el siguiente proyecto:
Fecha de Inicio: 25 mayo 2007
Objetivo: Elaboracin de un mtodo
Administrador: Jorge Varios Doble
Jornada Bisemanal:
Semana 1: M-V, 7:00 17:00; S:7:00 15:00
Semana 2: L-J, 7:00 17:00; V:7:00 15:00
Feriados segn legislacin costarricense
Se pide crear el nuevo proyecto en MS Project
y definir los calendarios.
Guarde el archivo como Calendario
Bisemanal.mppx
Crear el archivo y
los calendarios del
proyecto escogido al
inicio.
Con los datos propuestos inicialmente para
su propio proyecto, cree el archivo de datos
de Project.
Defina los calendarios de los recursos y de
las tareas.
Asigne el calendario del proyecto
Guarde el documento.
Qu hacer? Como hacerlo
Ir a la vista del diagrama de Gantt Seleccionar del Men VERDiagrama de Gantt
Seleccionar la tabla de entrada En el men Verseleccionar TablaEntrada
Digitar las tareas En la nueva tabla, bajo el campo de Tarea se va a digitar el nombre de
cada tarea tal como en Excel.
Asignar las duraciones Una vez introducida la lista de tareas del proyecto, procedemos a digitar
las duraciones. De forma predeterminada, Project asigna una duracin
de un da.
En el campo duracin seleccione una celda correspondiente a una tarea
Digite la duracin efectiva de la tarea de la siguiente forma:
Das: Digite un nmero seguido de d
Horas: Digite un nmero seguido de h
Meses: Digite un nmero seguido de ms
Minutos: Digite un nmero seguido de min
Al digitar las duraciones, los datos del campo de duracin cambian de
tener un signo de interrogacin (?) a tener un dato fijo.
Este cambio significa que la duracin ya no es estimada, sino cierta.
Crear Hitos Para marcar una tarea como un hito, debemos indicar una duracin de
cero.
Cuando se modifique el hito el indicador grfico cambia.
Tarea Procedimiento
Editar el texto Seleccione una celda
Haga click en la barra de Entradas
Digite el texto
Presione Enter o la marca de Aceptar
Mover una tarea Seleccionar la fila completa marcando el campo de ID
Despliegue el men con el botn derecho del mouse
Seleccione Cortar Tarea
Posicinese sobre la ID de la tarea donde quiere que aparezca la tarea cortada
Despliegue el men con el botn derecho del mouse
Seleccione Pegar
Copiar una tarea completa Marque el ID de la tarea
Seleccione del men de botn derecho el comando copiar
Seleccione la fila dnde desea que la tarea aparezca
Con el men del botn derecho del mouse seleccione Pegar
Modificar el ancho de una columna Marcar con el mouse la divisin entre columnas
Arrastrar el mouse hacia la izquierda o derecha mientras se mantiene presionado el botn izquierdo
Modificar el alto de una fila Marcar con el mouse la divisin entre filas
Arrastrar hacia arriba o abajo el mouse mientras se presiona el botn izquierdo.
Insertar tareas nuevas Seleccione la tarea que seguira a la nueva tarea
Presione la tecla Insert
Borrar una tarea Marque el ID de la tarea
Presione la tecla Delete
Deshacer Seleccionar del men Edicin el comando Deshacer.
Solamente se puede deshacer o rehacer una accin.
Qu hacer? Cmo hacerlo
Ir a las opciones de visualizacin Seleccionar del Men HerramientasOpciones
Seleccionar la cejilla de Vista
Marcar la casilla de Mostrar tarea de Resumen
Presione Aceptar
Crear el
listado de
tareas para
el ejemplo
de
elaboracin
del mtodo
La EDT del proyecto de elaboracin del mtodo es esta, se pide:
Abrir el archivo Calendario Bisemanal.mpp
digitar las tareas de ltimo nivel de esta EDT
Guardar el documento como Elaboracin de mtodo para contratacin.mpp
Mostrar la tarea resumen del proyecto
Elaboracin de mtodo para contratacin
Recopilacin
de
informacin
Adaptacin a
proceso
actual
Redaccin
inicial del
documento
Redaccin de
documento
final
Documento
finalizado
Revisin de
informacin en la
compaa
Estudio de
procedimiento
actual
Elaboracin de
borrador de
mtodo
Estudio de
comentarios
Impresin y
empaste de copias
Revisin de
normas existentes
Estudio de
mejoras
propuestas
Elaboracin de
presentacin
Modificacin al
borrador
Elaboracin de
presentacin
Revisin de
normativas
internacionales
Concenso con el
grupo de trabajo
Reunin para
exponer
metodologa
Impresin del
documento final
Final del proyecto
Estudio de la
informacin
Periodo de
comentarios
Iniciar con las tareas
en MS Project en el
proyecto
predefinido
Crear el listado de tareas del proyecto
seleccionado por usted
Mostrar la tarea de resumen del proyecto
Guardar el archivo
Qu hacer? Como hacerlo
Entrar a la vista del
diagrama de Gantt.
En el men verseleccionar Diagrama de Gantt.
Insertar la tarea
recursiva
Posesionarse en la celda dnde desea agregar la tarea
En el men insertarelija tarea repetitiva
En la caja de dialogo indicar un nombre para la tarea
En la duracin marcar el tiempo que dura cada actividad cada
vez que se ejecute.
Escoja el patrn de repeticin, segn sea diariamente, semanal,
mensual o anual.
Indique para el periodo seleccionado la frecuencia, la fecha de
repeticin peridica los das de la repeticin segn lo solicite
el programa.
En el intervalo de repeticin indique la fecha de inicio del ciclo
de repeticiones.
Escoja si la tarea se ejecutar una cantidad fija de ocasiones o
terminar en una fecha especfica. Para esto utilice los campos
de Terminar despus de Terminar el:.
Si la tarea se ejecuta con algn calendario distinto al
predeterminado, se puede escoger en el campo de Calendario
Qu hacer? Como hacerlo
Modificar tareas
repetitivas
Para editar una tarea repetitiva, seleccione la tarea madre.
Con el botn derecho del mouse abra el men
Del men mostrado seleccione Informacin de la tarea repetitiva
Este procedimiento mostrar la informacin de la actividad.
Editar una de las tareas
peridicas
Para editar una de las tareas agregadas como parte del ciclo de
actividades, solamente hay que hacer doble click sobre el nombre de la
tarea.
Esto abrir el dilogo de informacin general de la tarea.
Para mostrar la informacin detallada de una actividad,
simplemente se posesiona sobre la tarea deseada y se hace
doble click sobre esa tarea.
Esto activar el siguiente dilogo:
Cmo crear una
tarea Recursiva
Cree un archivo nuevo:
En la primer tarea inserte la siguiente
actividad:
Nombre: Elaboracin de Reportes
Periodicidad: Semanal
Da: Viernes
Duracin: 3 meses
Calendario: Estndar
Duracin de cada reporte: 2 horas.
Guarde el archivo como
Recursiva_Reportes.mpp
Qu hacer? Cmo hacerlo
Insertar una
tarea del
nivel de la
EDT
Seleccione la tarea que
quedar inmediatamente
despus del nivel de la EDT
Presione la Tecla Insert.
Digite el nombre del
entregable de la EDT
Marcar las
tareas hijas
Seleccione la primer tarea
por debajo del nivel de la
EDT.
Presione la tecla Shift y
marque a la vez la ltima
tarea que forma el detalle del
nivel de la EDT.
Establecer
las tareas
como hijas
del nivel del
EDT
En la barra de herramientas
seleccione el botn de
incrementar nivel.
Qu hacer? Cmo hacerlo
Volver a
restaurar un
nivel
Para que las tareas dejen de formar parte
de un nivel especfico, hay que marcarlas
y presionar el botn de Disminuir
nivel
Mover un
nivel
completo
Para mover un nivel completo de la EDT
bajo un nivel superior se siguen estos
pasos:
Insertar la tarea del nivel superior:
Seleccionar la tarea que representa el
nivel siguiente.
Presionar el botn de incrementar el
nivel:
Generar la EDT del
proyecto ejemplo
Abrir el archivo Tareas y EDT.mpp
Generar la EDT del proyecto sobre las
tareas ya montadas.
Guardar el archivo.
Crear la EDT d ela
archivo seleccionado
por el estudiante
como proyecto
propio
Para el proyecto propio que se eligi,
generar la EDT correspondiente y guardar
el archivo.