4.5.2.

Studiu

de caz Keos Keos este o companie care distribuie consumabile pentru tehnica de calcul. Sistemul de procesare a comenzilor provenite de la clieni, respectiv a facturrii produselor livrate adoptat de Keos este urmtorul: Dra. Kate, operator la departamentul de vnzri, nregistreaz comenzile ntr-un registru de comenzi, pre-numerotat, emis patru exemplare (1 original i trei copii) pentru fiecare comand, numai dup ce a interogat baza de date referitoare la registrul de vnzri. Interogarea are drept scop asigurarea c limitele de credit alocate pe clientul respectiv nu sunt depite. Clienii noi sunt supui n prealabil procesului de stabilire a limitelor de creditare, operaiune efectuat de ctre managerul departamentului de vnzri; Primul exemplar (originalul) al comenzii este reinut la serviciul de vnzri, iar cele trei copii sunt trimise la depozit pentru a fi autorizat livrarea. Depozitul selecteaz produsele comandate i le ambaleaz. Comenzile pentru produsele care nu se gsesc n stoc sunt nregistrate ntr-un fiier de ateptare i sunt procesate n momentul n care stocurile sunt primite. Exemplarele doi i trei ale comenzii sunt trimise clientului mpreun cu produsele livrate, cernd clientului s semneze exemplarul doi i s-l restituie agentului de distribuie Keos. Cea de-a patra copie este trimis la serviciul de contabilitate i este confruntat cu exemplarul doi returnat de client. Detaliile exemplarului patru sunt introduse de ctre dra. Sharon, operator registrul vnzri, n fiierul privind registrul de vnzri. Programul prevede o serie de chei de control pentru a preveni riscul de a nu introduce greit codul clientului sau al produselor livrate. n caz de eroare, programul respinge nregistrarea i solicit corectarea informaiilor. Apoi, programul emite automat factura, n dublu exemplar, care cuprinde toate informaiile referitoare la client i preul produselor livrate acestuia. Primul exemplar al facturii este trimis clientului, iar exemplarul al doilea este ataat exemplarelor de comand doi i patru. Registrul de vnzri este actualizat automat, iar la finalul fiecrei zile, programul genereaz o list a tuturor facturilor emise n ziua respectiv. Programul genereaz un raport de vnzri la finalul fiecrei sptmni, iar suma total este confruntat de Sharon cu valoarea nregistrat pentru aceeai perioad n registrul de vnzri. Pe baz lunar, programul emite o situaie complex privind analiza creanelor i maturitatea acestora pe fiecare client. Sharon are responsabilitatea de a transmite clienilor situaia privind datoriile lor fa de Keos, de a avertiza clienii care nu-i achit datoriile la scaden i de a conveni cu acetia mecanisme de reealonare a plilor. O analiz a creanelor relev faptul c durata de ncasare a acestora s-a mrit de la 39 la 74 zile pe parcursul anului curent, dei politicile Keos prevd o scaden de 30 de zile.

Cerine: 1. Identificai deficienele de control intern referitoare la procedurile Keos privind sistemul descris. 2. Descriei procedurile care ar permite reducerea perioadei de ncasare a creanelor de ctre Keos.