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Unidad 4 .

- Planeacin
3.1 Planeacin

3.1.1) Que es la planeacin La planeacin es el primer paso del proceso administrativo, ya que antes de iniciar cualquier accin es necesario determinar los objetivos que se pretenden alcanzar, as como determinar los elementos necesarios para lograr ese fin. No contar con este tipo de planeacin implica graves riesgos ya que se estara trabajando con una administracin improvisada. La planeacin implica analizar los posibles problemas que se puedan presentar, definir acciones a seguir y los pasos especficos que se llevarn a cabo en cada accin para lograr los objetivos planteados. En la organizaciones donde se preocupaban poco por la planeacin se han dado cuenta que la situacin actual se ha vuelto muy compleja y que si antes podan salir adelante sin utilizarla adecuadamente, hoy en da sera muy riesgoso no aplicarla porque seguramente su empresa fracasara. Algunas de las ventajas que se obtienen al aplicar adecuadamente la planeacin son las siguientes: Se puede lograr una adecuada direccin y control de las actividades. Disminuyen los riesgos de la empresa al prever posibles problemas y disear acciones para neutralizarlas. Se logra una mejor organizacin Se logra una mejor distribucin de los recursos disponibles Permite aplicar los conceptos de mejora continua.

Algunas de las desventajas son: Implica ajustarse a un esquema definido que en algunos casos frena la creatividad de los miembros de la organizacin. Se le debe dedicar el tiempo que sea necesario y los recursos que el proceso de planeacin requiera para llegar a un buen producto. La planeacin se aplica no solo a procesos administrativos de empresas sino tambin en instancias pblicas, solo basta recordar como en el ex bloque sovitico todas las actividades econmicas y de gobierno eran regidas por planes definidos por el estado. Lo mismo se puede aplicar a la vida personal al disear cada individuo su plan de vida. Cuando se realiza una planeacin las probabilidades de xito son mayores, pero an as existe la posibilidad de que se presenten fracasos debido a que no se soporta la informacin de manera objetiva, se seleccionan alcances poco realistas, no se consideran todos los gastos que se necesitaran a la hora de preparar el presupuesto, no se preparan acciones para imprevistos, etc.
Factibilidad.- Lo que se planee debe ser realizable Objetividad y cuantificacin.Es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones, o clculos arbitrarios. Flexibilidad.- Establecer mrgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas. Unidad.- Debe haber armona entre el plan general y los planes especficos. Del cambio de estrategias.- Cuando un plan se extiende en el tiempo (largo plazo), ser necesario rehacerlo completamente.

Los planes tienen varias clasificaciones: Con respecto al tiempo: b.1.3.a) de corto plazo, hasta un ao b.1.3.b) de mediano plazo, hasta tres aos b.1.3.c) de largo plazo, mas de tres aos Con respecto a su frecuencia de uso: b.1.4.a) continuos (inscripciones semestrales) b.1.4.b) alternos (Organizacin de un evento y se reduce el presupuesto) b.1.4.c) nicos (solo se usan una vez, Bicentenario de la Independencia de Mxico) Con respecto a su carcter de estratgico: b.1.5.a) estratgico
Es el proceso mediante el cual los ejecutivos trazan la direccin a largo plazo de una entidad estableciendo objetivos especficos en el desempeo, tomando en cuenta circunstancias internas y externas para llevar a cabo los planes de accin seleccionados. Esto suele llevarse a cabo dentro de las organizaciones en el nivel directivo, o el ms alto nivel de mando.

b.1.5.b) tctico
Este proceso presenta caractersticas de ser un proceso sistematizado, continuo y permanente, orientado al futuro cercano, racionalizar la toma de decisiones, determinar cursos de accin, a la vez que es flexible para aceptar ajustes y correcciones.

b.1.5.c) de operacin
Se da en los empleados, en el nivel ms bajo de la organizacin, donde se detalla acerca de la forma en que las metas tendrn que ser alcanzadas, incluyendo esquemas de tareas y operaciones debidamente racionalizados y sometidos a un proceso programable y tcnicas computacionales.

b.2) Herramientas de planeacin Para desarrollar el proceso de planeacin se dispone de herramientas que consisten en diversos planes los cuales se utilizan segn la necesidad que se quiera atender.

Estas herramientas son las siguientes: b.2.1) Estrategias Trmino que se toma de los conceptos militares y que significa arte de dirigir y coordinar acciones militares para lograr una victoria o minimizar los costos de una derrota. En el mbito empresarial se aplica como una respuesta para enfrentar los desafos que implica el desarrollarse en un mercado competitivo, donde cada empresa desea ganar el mercado para obtener las mayores utilidades posibles. Con la estrategia se presentarn las bases para organizar, dirigir y control la empresa contemplando una planeacin de corto, mediano y largo plazo.

Ejemplo: Estrategias de UABC = Aumento de la matrcula, Modernizacin de la infraestructura de TI,


Certificacin acadmica y administrativa.

En trminos generales lo que se logra con una estrategia es la supervivencia del ms apto, por lo que la vigencia de dicha estrategia se debe de estar evaluando continuamente para realizar los ajustes necesarios si los resultados obtenidos no son lo deseados o si los resultados ya fueron alcanzados y se requiere entonces de la generacin de una nueva estrategia. b.2.2) Objetivos Los objetivos son los fines esenciales que la organizacin persigue en un tiempo determinado y estn relacionados a un resultado especfico, definiendo la razn de ser de la organizacin.

Los

objetivos

deben

ser

perfectamente

conocidos y entendidos por todos los miembros de la organizacin ya que sirven pare el desarrollo de metas y la definicin de acciones a seguir. Deben de ser estables durante el periodo establecido de lo contrario originan conflictos. Al determinarlos recordar las siguientes seis preguntas claves: Qu?, Cmo?, Dnde?, Quin?, Cundo?, y Porqu?.

Ejemplo: Objetivos UABC = Atender la mayora


certificacin.

de estudiantes de ES, Contar con la mejor

infraestructura de TI en el noroeste de Mxico, Ser la IES mejor evaluada por sus programas de

b.2.3) Metas Las metas algunas veces suelen confundirse con los objetivos, pero existe una diferencia ya que en este caso se habla de resultados parciales cuantificables relacionados del logro de los objetivos y que al estarlas monitoreado permite hacer correcciones en caso de stas no resulten lo esperado para alcanzar los objetivos planteados, los cuales no cambian.

Ejemplo: Metas UABC = En 2008: habr 40,000 alumnos, la relacin Alumnos/PCs ser de 10,
el 100 % de los programas estarn acreditados.

b.2.4) Polticas Las polticas son guas preestablecidas para orientar las acciones en circunstancias donde una situacin se presenta una y otra vez dentro de una organizacin. Esto es unifican las interpretaciones de tal forma que los administradores puedan delegar autoridad sin perder control, dndoles una

limitada libertad de reflexin y eleccin a los ejecutivos, mandos medios y operativos.

Ejemplo: Polticas

UABC = Ingreso con prioridad a estudiantes de BC, Adquisiciones de equipo por

licitacin, Requisito de ingreso para profesores de TC ser que cuenten con un Doctorado.

b.2.5) Reglas Las reglas son especificaciones concretas no sujetas a la discrecionalidad de cada en el que generalmente su

persona, no permitiendo ninguna desviacin respecto a la accin estipulada. Puede considerarse como el tipo ms sencillo de un plan incumplimiento genera sanciones. Las reglas tiene la particularidad de que deben de ser acatadas por toda la estructura jerrquica incluyendo la alta direccin.

Ejemplo:

Reglas UABC = Cumplir con el 80 % de asistencia para tener derecho a Examen

Ordinario. No ingerir bebidas alcohlicas en las instalaciones, No fumar en los edificios,

b.2.6) Procedimientos Los procedimientos son secuencias cronolgicas que se establecen para efectuar las actividades rutinarias y especficas. Es muy importante su correcta formulacin porque un error puede resultar muy costoso para la organizacin. Es comn el siendo representar los ms los procesos los

mediante diagramas utilizando una serie de smbolos, comunes generados por la ANSI (American Nacional Standard Institute) Algunas y la ISO (Internacional reciben una standard Organization). organizaciones certificacin por desarrollar sus procedimientos por escritos, bajo los lineamientos de la ISO,

como una forma de mostrar que son una organizacin de calidad.

Ejemplo: Procedimientos UABC = Reinscripcin en lnea,


revisin de un examen ordinario.

solicitar un ttulo o cdula profesional,

b.2.7) Programas Los programas son esquemas donde se calendarizan la operaciones en una secuencia de actividades, mismas que habrn de realizarse para alcanzar los objetivos armonioso entre el propuestos. Optimizan la utilizacin de los recursos, reducen las improvisaciones, mejora la direccin de las actividades, promueve un ambiente personal. Los programas se dividen en programas generales cuando se habla de uno que aplica a toda la empresa y de particulares cuando se trata solo de un departamento de la misma.

Ejemplo: Programas UABC = de Becas, de Vinculacin con el sector empresarial, de intercambio


acadmico.

b.2.8) Presupuestos Los presupuestos son esquemas generales o especficos que nos permiten conocer que cantidades de dinero se necesita invertir en cada uno de nuestros programas. Es muy importante el disear un buen presupuesto porque sirve como un patrn de ejecucin, que permite coordinar las actividades de los diferentes y departamentos de la organizacin controlar sus operaciones,

estableciendo responsabilidades claras en cuanto a el uso de los recursos y los logros alcanzados.

Ejemplo: Presupuesto UABC = Mantenimiento de jardines, Celebracin del aniversario de la UABC,


Departamento de auditora.

b.2.9) Proyectos Los proyectos son actividades temporales desarrolladas de una manera coordinada y controlada que se llevan a cabo para la realizacin de un objetivo dado, contemplando tiempos de inicio y de conclusin as como los recursos asignados para cada una de sus etapas. Los proyectos tiene una serie de fases que incluye: fase inicial, fase de planeacin, fase de ejecucin y control, fase final o de cierre.

Ejemplo: Proyectos UABC = Remodelacin del aula magna de la Facultad de Ingeniera,


matemticas de manera virtual (Internet), Asistencia comunitaria.

Clase de

b.3) Pasos de la planeacin El trabajo de planeacin en trminos generales puede dividirse de la siguiente manera:
b.3.1) Definir y analizar el problema

La primera fase consiste en definir el problema y estudiarlo tratando de desmenuzarlo en pequeas partes, de tal forma que resulte ms sencillo su anlisis. En el anlisis preliminar se identifican las fortalezas y debilidades para conocer las posibilidades reales de cualquier iniciativa que se pretenda desarrollar.

Ejemplo: Alto ndice de reprobacin en Matemticas en la Facultad de Ingeniera.

Identificacin de Fortalezas y Debilidades


Fortalezas
Profesores capacitados Vinculacin Sector Empresarial Infraestructura

Debilidades
Actitud y deficiencias alumnos nuevo ingreso Presupuesto insuficiente Masificacin educativa

En la diversidad esta la riqueza.

b.3.2) Desarrollo de alternativas El siguiente paso es el establecimiento de alternativas, tratando de que stas no sean numerosas y que estn bien sustentadas, enseguida se muestren una mayor viabilidad.
a) Programa de asesores (con alumnos de alto desempeo acadmico en ingeniera). b) Capacitacin de profesores de secundaria y preparatoria. c) Contratar a profesores para que acten como asesores extraclase.

seleccionan solo las que

b.3.3) Eleccin de la alternativa ms conveniente En el momento de las seleccin de las mejores opciones desarrollado en el punto anterior ya prcticamente vamos vislumbrando cual ser la alternativa a seleccionar, entonces solo se requiere hacer un anlisis ms fino para tomar la decisin final, la cual suele ser en algunas ocasiones extremadamente difcil.
Programa de asesores (con alumnos de alto desempeo acadmico en ingeniera).

b.3.4) Establecimiento de programas derivados Una vez seleccionar la alternativa, se proceder desarrollar programas derivados que apoyarn al plan bsico. Estos programas se elaboran asignando perodos especficos para cada actividad as como las fechas en que deben realizarse.
a) Convocatoria para elegir alumnos con alto desempeo acadmico b) Ubicar espacios para que se desarrollen las asesoras. c) Asignar presupuesto para materiales de trabajo.

b.3.5) Ejecucin del plan Para realizar la ejecucin del plan debe de trasladarse las acciones a cifras, esto es desarrollar el presupuesto correspondiente para preparar la implementacin de dicho plan, teniendo establecidas las medidas de control para ir monitoreando los progresos. b.4) Planeacin estratgica En la vida cotidiana nos encontramos con organizaciones en la cuales, algunos de sus miembros ignoran el porqu realizan ciertas actividades, ni hacia donde la calidad del se dirigen los esfuerzos que realizan. Lo anterior impacta en producto y/o servicio que se proporcionan, por lo que para dar rumbo

requiere dirigir los esfuerzos en pos de un fin determinado, manteniendo informados a todos los miembros de la organizacin de la misin y visin de la misma.

Misin.- es la razn de ser de la organizacin. Se identifica la funcin o tarea bsica de una empresa o institucin.

Ejemplo de CEMEX: Satisfacer globalmente las necesidades de construccin de nuestros clientes y crear valor
para nuestros grupos de inters consolidndonos como la compaa de materiales para la construccin ms eficiente y rentable del mundo.

Visin.- A donde queremos llegar. Es la imagen que se tiene del lugar a donde se quiere llegar, de cmo queremos vernos, como organizacin en un futuro definido.

Ejemplo de CEMEX: Buscamos ser una empresa competitiva, impulsora del desarrollo de nuestro pas, que
brinde soluciones innovadoras y sustentables para la construccin, orientadas a mejorar la calidad de vida de las familias mexicanas.

La planeacin estratgica es una planeacin a largo plazo que contempla los factores presentes en el medio en que la organizacin se desenvuelve. Segn Michael Porter la eficiencia administrativa y la calidad no son suficientes para sobrevivir en un mercado altamente turbulento. La planeacin estratgica inicia es un proceso que inicia con el anlisis interno de los insumos de la organizacin, para saber con cuales elementos se cuenta. Tambin se realiza un estudio de la industria en la cual se quiere participar, considerando para ellos las cinco fuerzas de Porter: competidores, clientes, proveedores, competidores potenciales y productos sustitutos.

De igual manera se hace un anlisis de los factores externos para medir la competitividad externa considerando factores tales como: Entorno poltico, entorno econmico, entorno social y finalmente el entorno tecnolgico. Con toda la informacin anterior se puede ya determinar cul sera el perfil empresarial que se pretende desarrollar, consciente de donde se encuentra la empresa y hacia donde se quieren dirigir. El siguiente paso es que el grupo de trabajo encargado de la planeacin estratgica genere la definicin de la misin, visin y valores de la empresa. Posteriormente se procede a definir los propsitos y objetivos principales. La siguiente etapa consiste en hacer un anlisis de amenazas y oportunidades externas presentes y futuras, as como de debilidades y fortalezas internas, mejor conocido como anlisis FODA. Este anlisis nos permite tambin determinar riesgos y planes contingentes. Ejemplo de anlisis de FODA, Caso Sector Turismo Baja California

Productos y Servicios Hotelera, en sus distintos tipos de categoras. Gastronoma, con una gran variedad de especialidades. Industria vitivincola (Ruta del Vino). Comercio y servicios, que reflejan la diversidad mexicana. Marina y pesca deportiva. Fraccionamientos tursticos y campos de golf Destino de Cruceros Tursticos y Recientemente una creciente oferta inmobiliaria.

Cifras del Turismo en baja California Fortalezas: Debilidades: Oportunidades: Percepcin de riesgo en el cruce fronterizo. Informacin negativa en los medios de E.U. Imagen de corrupcin en las autoridades mexicanas. Percepcin de inseguridad en carreteras del estado. Calidad del servicio Tenencia de la tierra y ordenamiento territorial. Vocacin turstica en los 5 municipios del estado. Ubicacin geogrfica con un mercado accesible de gran tamao. Diversidad en atractivos naturales y clima agradable. Auge en diverso nichos del sector (reas: vitivincola, inmobiliaria, turismo y rural). Avance importante en la definicin de productos tursticos (sitios y rutas). Se cuenta con procesos de planeacin estratgica en algunos destinos. 11 % de la actividad econmica. 61,000 empleos permanentes. 32 % del turismo fronterizo a Mxico. Ms de 84 millones de cruces fronterizos en 2006. 4.2 millones de pasajeros areos. 600,00 visitantes de cruceros tursticos. Ms de 20,000 cuartos de hotel Inversin estimada de $ 3,500 millones de dlares en el sector inmobiliario residencial. Ms de 300 eventos al ao consolidados.

Amenazas:

Reconocimiento del turismo en el gabinete federal. Negociar cargas fiscales para impulsar la competitividad de los destinos tursticos de BC. Oportunidad histrica en el sector turismo e inmobiliario residencial. Mar de Cortz.

Que los gobiernos estatal y municipal no le den la prioridad que merece el turismo. Requerimiento de pasaporte a norteamericanos. Tiempo de espera elevado en cruce fronterizo. Que contine el ambiente de inseguridad en B.C.

Finalmente la empresa se encontrar en condiciones de seleccionar el punto de mxima oportunidad y mnimo riesgo donde deber desarrollar su plan estratgico y fijar las polticas impulsoras para lograr los objetivos y metas. Tambin generar su plan de desarrollo basado en el punto donde encuentres sus mximas fuerzas y oportunidades y desarrollar planes de contingencia en base al punto donde exista el mayor riesgo.